Bir şirkətdə elektron sənəd idarəetmə sistemini özünüz necə tətbiq edəcəyinizi sizə 10 addımda izah edəcəyik.
Yüklə faydalı sənədlər:
Elektron sənəd idarəetmə sisteminə niyə ehtiyacınız var?
Yəqin ki, kompüterlərin olduğu bir şirkət də qalmayıb yerli şəbəkələr. Beləliklə, EDI şərtləri, elektron sənəd dövriyyə, gec-tez hətta kiçik təşkilatların yaxın planları haqqında söhbətlərdə qeyd etməyə başlayacaqlar.
Bir sözlə, elektron sənəd dövriyyəsi təşkilatın sənəd dövriyyəsinin rəqəmsal elektron formaya köçürülməsi, bütün sənəd emalı proseslərinin avtomatlaşdırılmasıdır.
İxtisaslaşdırılmış proqram təminatının - elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin (EDMS) köməyi ilə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi və saxlanmasının şirkət üçün faydaları nələrdir?
- Əməyin səmərəliliyi və nəticədə məhsuldarlığı artır. İstənilən sorğunun avtomatlaşdırılmış axtarışı sənədlərin emal vaxtını əhəmiyyətli dərəcədə azalda, onların icrasının vaxtında aparılmasına nəzarəti təmin edə bilər.
- İşçilər sistemdə yaradılmış və qeydiyyatdan keçmiş istənilən sənədə dərhal giriş əldə edirlər. Tez düzəlişlər etmək mümkün olur, sənədlərə giriş ifaçılar tərəfindən seçilə bilər.
- "İnsan amili"nin təsiri minimuma endirilir, onunla əlaqəli səhvlər istisna edilir.
- Əməyin səmərəliliyinin artırılması hesabına məsrəflər azaldılır, ofis avadanlığı və istehlak materialları üçün xərclər azalır.
- Həm fərdi ifaçılar, həm də şirkətin şöbələri arasında qarşılıqlı əlaqələr yaxşılaşır. İnformasiya mübadiləsi və idarəetmə siqnallarının keçməsi sürətlənir.
- Kollektiv girişin təmin edilməsi və hər bir mərhələnin vaxtının monitorinqi ilə sənədlərin yaradılması, əlaqələndirilməsi və təsdiqi üçün vaxt azaldılır.
- Sənədlərin arxiv saxlanmasının təşkili xərcləri azalır.
- Sənədlərin itki və zədələnmədən, icazəsiz girişdən qorunma dərəcəsini artırır.
Bir növ ofis işi ilə əlaqəli olan hər kəs "elektron sənəd, elektron sənəd dövriyyəsi" anlayışları ilə tanış olduğundan, heç kimin EDMS-nin tətbiqinə ehtiyac olduğunu inandırmaq lazım deyil. Ancaq bir çox şirkət hələ də bunun mürəkkəb və bahalı olduğuna inanır. Lakin, bu vaxt, təşkilatın özünün qüvvələri tərəfindən həyata keçirilməsi olduqca mümkündür, bu da xərcləri əhəmiyyətli dərəcədə azaldacaqdır.
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi (EDM): icra mərhələləri
Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi alqoritmi 10 addımdan ibarətdir.
Addım 1. Avtomatlaşdırmanın məqsəd və vəzifələri barədə qərar verin. Müəssisədə sənəd dövriyyəsi problemlərini təhlil edin, onların elektron sənəd dövriyyəsi vasitəsilə həll edilib-edilməyəcəyini nəzərdən keçirin.
Addım 2 xərcləyin layihə öncəsi sorğu. Bunun üçün şirkətinizdə uçotun aparılmasının xüsusiyyətlərini öyrənin:
- icraçılar və struktur bölmələr arasında sənəd dövriyyəsinin auditini aparmaq;
- sənəd axınının optimallaşdırılması üçün mövcud qaydaları təhlil etmək, daxili və xarici sənədlərin hərəkət marşrutlarını izləmək;
- şirkətdə formalaşan bütün növ daxili sənədlərin yaradılması, əlaqələndirilməsi və təsdiqi prosesini öyrənmək;
- daxil olan və gedən yazışmaların qeydiyyatı və işlənməsi qaydasını yoxlamaq;
- şirkətin uçotunun norma və tələblərə uyğunluğunu qiymətləndirmək sənaye standartları, Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi;
- faylların formalaşdırılması qaydasını, onların cari saxlanmasına və saxlanmaq üçün təşkilatın arxivinə verilməsinə dair tələbləri öyrənmək;
- hansı biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması lazım olduğunu nəzərə almaq;
- əldə edilmiş məlumatları təhlil edin və formullaşdırın texniki tələblər EDMS elektron sənəd idarəetməsinə cavab verməlidir.
Sxem. Daxili sənədlər üzrə əməliyyatlar
Addım 3 Sənəd idarəçiliyinə keçməzdən əvvəl şirkətdəki mövcud biznes proseslərinin auditini aparın elektron formatda. Sənəd axınları ilə işi sistemləşdirmək və sadələşdirmək, şirkətdə ofis işinin bütün sistemini optimallaşdırmaq lazımdır. Sənədlərin işlənməsi üçün qaydalar hazırlayın, icraçılar arasında məsuliyyət sahələrini təyin etdiyiniz təlimatları tərtib edin, onlar arasında qarşılıqlı əlaqə qaydasını yazın. Yerli qaydalara əlavə və dəyişikliklər etmək, iş təsvirləri. İT xidməti ilə birlikdə təhlükəsizlik məsələlərini, girişə nəzarəti nəzərdən keçirin. GOST R ISO 15489-1-2007-də müəyyən edilmiş sənədlərin idarə edilməsində standartlaşdırma sisteminin tələblərini rəhbər tutmaq.
Addım 4 Sənəd dövriyyəsi prosesinin diaqramını tərtib edin, sənəd axınının marşrutlarını, icra qaydasını və ardıcıllığını, sənədlərin əlaqələndirilməsini və təsdiqini yazın. Bütün ifaçılar üçün sənədə eyni vaxtda giriş və əməkdaşlıq imkanını təmin edin. Xüsusi istək və tələbləri nəzərə alaraq texniki tapşırıq tərtib edin.
Addım 5 Müasir EDMS-ni öyrənin, hansı dəyişikliklərin və əlavələrin edilə biləcəyini düşünün tipik konfiqurasiya təşkilatınızın EDI-nin elektron sənəd idarəetməsini xarakterizə edən xüsusiyyətləri nəzərə alaraq. Bir çox proqram təminatı şirkəti hesab edir fərdi tələblər müştərilər və lazımi düzəlişlər etmək.
Addım 6 İki seçimdən birini seçməklə təşkilatınızda EDMS tətbiq etməyə başlayın:
- Bir növ sənədlərin işlənməsi ilk dəfə avtomatlaşdırıldıqda EDI-ni sənədlərin növləri üzrə həyata keçirin: əmr və göstərişlər, müqavilələr və müqavilələr.
- EDMS-ni bölmələr üzrə addım-addım tətbiq edin, ilk işlər kargüzarlıq xidmətində avtomatlaşdırıldıqda, sonra kadr xidməti, mühasibat uçotu və s.
Sənədlərin işlənməsi artıq hər hansı bir seçimlə başladığı üçün sənədləri imzalamaq səlahiyyətinə malik məsul icraçılar üçün sertifikatlar alın.
Cədvəl elektron rəqəmsal imzanın hansı növlərinin mövcud olduğunu və hansı sənədləri imzalayarkən onlardan istifadə oluna biləcəyini göstərir.
Addım 7 Əvvəllər yaradılmış kağız sənədləri elektron formata çevirərək elektron arxiv yaradın. Elektron arxivdə sənədlər həm skan şəklində, həm də mətn redaktoru formatlarında saxlanıla bilər. Rəhbərlik elektron sənəd dövriyyəsini tətbiq etmək zərurəti barədə qərar qəbul edən kimi elektron arxiv yaratmağa başlaya bilərsiniz.
Şirkət fayllarının nomenklaturasındakı elektron fayllar
Addım 8 EDMS-ni şirkətdə istifadə olunan digər avtomatlaşdırılmış uçot sistemləri ilə inteqrasiya etmək. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərində işləmək, bir qayda olaraq, artıq tətbiq edilmiş və hazırda şirkətdə avtomatlaşdırılmış kadr, maliyyə və istehsal uçotunu təmin edən mühasibat uçotu sistemləri ilə məlumat mübadiləsinin mümkünlüyünü nəzərdə tutur.
Addım 9 Xüsusi iş yerlərinin spesifik xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq işçilərə təlimlər keçirmək, istifadəçi təlimatlarını hazırlamaq.
Addım 10 İfaçıların yeni iş şəraitinə uyğunlaşması dövründə tənzimlənən prosedurlara riayət olunmasına nəzarəti təmin etmək. Şöbələrdə qalanlara operativ köməklik göstərəcək məsul işçilər təyin edin və EDS-dən istifadənin müəyyən edilmiş qaydasına əməl olunmasını təmin edin.
Anlamaq lazımdır ki, EDMS-in tətbiqi, iş axını elektron formatlar- özlüyündə son deyil. Budur təsirli vasitədir xarici qarşılıqlı əlaqə və təkcə icra hakimiyyəti və nəzarət orqanları ilə deyil. EDMS ilə tək bir iş axını təmin edəcək ayrı-ayrı bölmələr və podratçılarla sənədlərin operativ mübadiləsi. Təşəbbüs və tərəfdaşlarınızı, təchizatçılarınızı və müştərilərinizi ələ alın. Bu, nəinki məlumat axını mübadiləsinin keyfiyyətini və sürətini artırmağa, həm də müəssisədə tətbiq olunan elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin geri qaytarılma müddətini azaltmağa kömək edəcəkdir.
Binanın əsaslarını öyrənmək optimal sistem sənəd dövriyyəsi üçün nümunələr və sənəd dövriyyəsi cədvəlinin qurulması üçün addım-addım alqoritm veririk.
Məqalədən öyrənəcəksiniz:
Müəssisədə iş axını sxemi
Mərkəzləşdirilmiş
Bu forma funksiyaların xətti paylanması prinsipinə (bir nəfərlik idarəetmə) əməl edən ciddi iyerarxik idarəetmə strukturu olan təşkilatlar üçün uyğundur. Kağız dövriyyəsinin mərkəzləşdirilmiş forması varlığını nəzərdə tutur təşkilati strukturu bütün sənədlərlə işləməyə cavabdeh olan ixtisaslaşdırılmış bölmənin firmaları.
mərkəzləşdirilməmiş
Bu forma, əməliyyat muxtariyyəti prinsipinə uyğun olaraq şöbələrin səlahiyyətlərinin aydın şəkildə bölündüyü təşkilatlar üçün uyğundur.
Sənəd dövriyyəsinin qeyri-mərkəzləşdirilmiş forması hər bir struktur bölmənin sənədlərlə işləməyə cavabdeh olan öz departamentinin olmasını nəzərdə tutur.
qarışıq
Bu dövriyyə forması ilə sənədlərlə işləməkdə aparıcı rol verilir mərkəzi xidmət DOW, lakin prosedurların bir hissəsi hər biri daxilində yaradılmış xüsusi xidmətlərə həvalə edilir struktur vahidi firmalar.
İş axını sxeminin nümunəsi
Sənədlərin hərəkəti üçün marşrut sxemi işgüzar sənədlərin dövriyyə sisteminin əsas prinsipidir. Bu sxemdə hər bir sənəd axını təyin edilir ümumi xüsusiyyətlər Nümunələr təyin edilir və məcburi prosedurlar müəyyən edilir.
Bu diaqram göstərir:
- icraçılar (yəni bu axının işlənməsi ilə məşğul olan şöbələr);
- marşrut (yəni ifaçıların sırası);
- tərs hərəkətlərin olması (sənəd bir ifaçıya bir neçə dəfə verilirmi);
- hər bir konkret podratçı tərəfindən həyata keçirilən əməliyyatların xarakteri).
Bir təşkilatın iş axını sxeminin nümunəsi Şəkildə göstərilmişdir. biri:
Şəkil 1. Müəssisənin sənəd dövriyyəsinin sxemi
Həmçinin oxuyun:
Sənəd axınının növləri
Sənəd dövriyyəsinin qapalı sistemi daxilində təşkil edilən məlumatların müəyyən istiqamətdə hərəkətinə sənəd axını deyilir. Məlumatların mənbəyi və təyinatı eyni olaraq qalır.
Sənəd hərəkətlərinin təsnifatı onların idarəetmə obyekti ilə əlaqəsi və hərəkət istiqaməti əsasında həyata keçirilir.
Birinci təsnifat
- üfüqi axınlar (eyni səviyyəli şöbələr arasında baş verir);
- şaquli axınlar (müxtəlif səviyyəli şöbələr arasında baş verir);
- yüksələn (tabe strukturlardan gələn sənədlər aparıcı olanlara keçir);
- enən (idarəetmə strukturlarından sənədlər tabeliyində olanlara keçir).
İkinci təsnifat
- gələn axın gələn kağızlarla formalaşır xarici mənbələr;
- çıxış axını təşkilatdan göndərilən sənədlərlə formalaşır;
- daxili axın təşkilat daxilində dövriyyədə olan sənədləri formalaşdırmaq.
Təşkilatda iş axınının mərhələləri
Sxemin hazırlanması və həyata keçirilməsi təşkilatın sənəd axını bütün müxtəlif prosedurları bir sıra əsas addımlarda birləşdirməyi nəzərdə tutur:
yönləndirici emal. Bu mərhələdə daxil olan yazışmalar qəbul edilir, yoxlanılır, ünvanlara paylanır və baxılmaq üçün rəhbərə təqdim edilir.
İlkin mülahizə. Bu mərhələdə DOW xidməti sənədləri növə, əhəmiyyətə, mürəkkəbliyə, müəllif statusuna və s. görə nəzərdən keçirir və təsnif edir.
Rəhbərliyə istiqamət. Bu mərhələdə qərarlar qəbul edilir və inzibati qərarlar qəbul edilir.
Müalicə. Bu mərhələdə sənədlərin icrası və saxlanmağa göndərilməsi baş verir.
Bütün mərhələlərin əsas prinsipi rasional hərəkətdir, yəni. axınların optimallaşdırılması, onların konsolidasiyası və azaldılması. Bu məqsədlə xüsusi texnoloji təlimatlar yaradılır, onların əsas məqsədi prosedurların ən səmərəli qaydasını müəyyən etmək və optimal marşrut sxemlərini hazırlamaqdır.
Sənəd axını diaqramını necə tərtib etmək olar
Sənədlərin keçidinin bütün mərhələlərinin qrafik nümayişi üçün ən yaxşı seçim diaqramdır. Hər bir iş növü diqqətlə təhlil edilir və bu təhlilin nəticəsi bütün prosesi vizuallaşdıran bir axın sxeminin hazırlanmasıdır.
Problemi həll etmək üçün lazım olan hərəkətlərin ardıcıllığı qrafik dizaynı alır.
Vahid qrafik sxemi yoxdur. Hər bir müəssisə onu müstəqil şəkildə inkişaf etdirməlidir. Müəssisə nə qədər böyükdürsə, nə qədər çox fəaliyyət göstərirsə, cədvəl bir o qədər ətraflı olmalıdır.
İkinci mərhələ.
Sənədləşməyə cavabdeh təyin edirik
ilə ilkin sənədlər bunu etmək olduqca sadədir - tərtib edən dizayna cavabdehdir. Digər sənədlər üçün belə bir məsul şəxs təyin edilməlidir. Bu edilmədikdə, sənəd itirildikdə və ya təqdim edilmə müddəti pozulduqda, soruşacaq heç kim olmayacaq.
Üçüncü mərhələ.
Biz son tarixləri təyin edirik.
Hansı dövr məsul işçi bir sənəd təqdim etməlidir - bütün cədvəlin ən vacib hissəsi. Müddət kağızın icra edildiyi gündən keçən aylar və ya günlərlə müəyyən edilə bilər.
Dördüncü mərhələ.
Dizayn seçimi
Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, qrafik tərtib etmək üçün əlverişli üsul axın sxemidir. Amma onu həm mətn şəklində, həm də cədvəl şəklində formatlaşdırmaq olar. Mətn forması kiçik bir təşkilat üçün uyğundur, daha böyük olan üçün masa daha rahat olacaqdır. Əsas prinsip- sxeminiz sənədlərin dövriyyəsinə cavabdeh olan işçilər üçün asan oxunmalıdır.
Bu gün elektron sənəd dövriyyəsi həyatımıza cəsarətlə daxil olur, bu gün demək olar ki, bütün şirkətlər elektron sənədlərdən istifadə edir, elektron poçtdan, elektron bəyannamələrdən istifadə edir, xüsusən ƏDV vergisi üçün məcburi bəyannamələr qanunla müəyyən edildiyi üçün. Kimsə irəli getdi və içəri girdi Gündəlik həyat elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri və bütün hesabat və ilkin sənədlər elektron formaya köçürülmüşdür.
Elektron sənəd dövriyyəsi anlayışı və elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlükləri
Elektron sənəd idarəetməsi sənədlərlə işləmə üsuludur. Elektron sənəd dövriyyəsinin xüsusiyyətləri elektron sənədlərin elektron rəqəmsal imza ilə imzalanmasıdır. EDS ilə imzalanmış belə bir sənəd kağız üzərindəki sənədə dəyər baxımından bərabərdir.Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri var.
Cədvəl
Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri
| Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlükləri | Elektron sənəd dövriyyəsinin çatışmazlıqları |
| Sənədləri tez tapmaq imkanı; Mərkəzləşdirilmiş sənəd idarəetmə strukturunun mövcudluğu; Sənədlərin elektron arxivdə sistemləşdirilmiş saxlanması; Sənədlərin qeydiyyatı və koordinasiyasında sadəlik; Elektron rabitə kanalları vasitəsilə sənədləri imzalamaq və göndərmək imkanı, vaxta qənaət edir; Oxşar sənədlərin tərtib edilməsi imkanı; Elektron auditin aparılması | Elektron almaq ehtiyacı rəqəmsal imza; Qarşı tərəf elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə etmədikdə istifadənin mümkünsüzlüyü; Elektron sənəd dövriyyəsi üçün əlavə xərclər; Vahid sənəd axını formatlarının olmaması; Bəzi istifadəçilərin elektron sənədlərə inamsızlığı |
Eyni zamanda, elektron sənəd dövriyyəsi getdikcə daha çox inkişaf edir. Və bunun üçün ilkin şərtlər var.
Birincisi, elektron sənəd dövriyyəsi vergi qanunvericiliyində nəzərdə tutulub. Məsələn, sığorta haqları və ya fərdi gəlir vergisi ilə bağlı hesabat verilərkən, şirkətdə 25 nəfərdən çox insan varsa, o, elektron şəkildə təqdim edilməlidir. Elektron hesabat elektron şəkildə təqdim edilməlidir. Bundan əlavə, izahatlar, əgər hesabat elektron şəkildə təqdim olunarsa, 2017-ci ildə də elektron sənəd şəklində verilməlidir.
İkincisi, mühasibat uçotunda elektron sənəd dövriyyəsi qəbul edilir. 402-FZ saylı "Mühasibat uçotu haqqında" qanuna əsasən, ilkin uçot sənədi kağız üzərində və (və ya) elektron imza ilə imzalanmış elektron sənəd şəklində tərtib edilir.
Üçüncüsü, 2017-ci ildə elektron sənəd dövriyyəsi daha çox alacaq daha çox inkişaf məhkəmə sistemində. Belə ki, çoxları məhkəmə qərarlarının internetdə elektron şəkildə dərc olunmasına öyrəşib. Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsinin 4-cü maddəsinə uyğun olaraq, iddia ərizəsi, ərizə, şikayət, təqdimat və digər sənədlər məhkəməyə kağız və ya elektron formada, o cümlədən imzalanmış elektron sənəd şəklində verilə bilər. qanunvericiliklə müəyyən edilmiş qaydada elektron imza Rusiya Federasiyası, məhkəmənin rəsmi internet saytında “İnternet” informasiya-telekommunikasiya şəbəkəsində yerləşdirilmiş formanı doldurmaqla. Oxşar müddəalar mülki proses hissəsində də müəyyən edilir.
Dördüncü, elektron texnologiya tender sənədlərində elektron sənəd dövriyyəsinin istifadəsi, elektron hərracların keçirilməsi baxımından həyatımıza möhkəm daxil olub. Məqaləyə görə federal qanun 04/05/2013-cü il tarixli 44-FZ nömrəli (07/03/2016-cı il tarixli dəyişikliklərlə) elektron formada hərracda "Dövlət və bələdiyyə ehtiyaclarını ödəmək üçün malların, işlərin, xidmətlərin satın alınması sahəsində müqavilə sistemi haqqında" ( elektron auksion) satınalma haqqında məlumatın sifarişçi tərəfindən belə hərrac haqqında bildiriş və bu barədə sənədlərin vahid informasiya sistemində yerləşdirilməsi yolu ilə qeyri-məhdud sayda şəxslərə çatdırıldığı, iştirakçıların qarşısında vahid tələblərin və əlavə tələblərin qoyulduğu hərrac deməkdir. satınalma, belə bir auksion təmin edilir elektron platforma onun operatoru.
Beşinci səbəb onunla bağlıdır ki, bu gün bir çox şirkətlər müxtəlif bölgələrdə, müxtəlif şəhərlərdə fəaliyyət göstərir, buna görə də təşkilat üçün səmərəli biznes sənəd dövriyyəsini sürətləndirmək və tərəflər arasında münasibətləri sadələşdirmək lazımdır. Bu baxımdan, intuitiv olaraq bir çox şirkət elektron sənəd idarəetməsini təqdim edir.
Elektron sənəd idarəetməsini necə tətbiq etmək olar?
Birinci mərhələdə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi ilə bağlı fundamental qərar qəbul etmək lazımdır. Belə bir qərar müəssisənin əmri ilə verilir. Bəzi şirkətlər şirkət daxilində sənəd dövriyyəsini və sənədlərin koordinasiyasını tənzimləyən xüsusi yerli aktlar hazırlayır, belə xüsusiyyətlərə şöbələr arasında sənədlərin əlaqələndirilməsi, nəzarət, rəhbərlik tərəfindən imzalanması və saxlanması daxildir. arxiv sənədləri.İkinci mərhələdə, sənədləri emal edərkən şirkətin hansı imzadan istifadə edəcəyini seçməlisiniz.
Sadə elektron imza kodlardan, parollardan və ya digər vasitələrdən istifadə etməklə müəyyən şəxs tərəfindən elektron imzanın formalaşması faktını təsdiq edən elektron imzadır.
Qeyri-ixtisaslı elektron imza elektron imzadır:
- elektron imza açarından istifadə etməklə məlumatın kriptoqrafik çevrilməsi nəticəsində əldə edilən;
- elektron sənədi imzalayan şəxsi müəyyən etməyə imkan verir;
- elektron sənədin imzalandığı andan sonra ona dəyişikliklər edilməsi faktını aşkar etməyə imkan verir;
- elektron imza alətlərindən istifadə etməklə yaradılmışdır.
- elektron imzanın yoxlama açarı ixtisaslı sertifikatda göstərilmişdir;
- elektron imza yaratmaq və yoxlamaq üçün tələblərə uyğunluğunu təsdiqləyən elektron imza alətlərindən istifadə olunur (6 aprel 2011-ci il tarixli 5-ci Federal Qanunun 5-ci maddəsi, təhlükəsizlik məqsədləri üçün bu, təkmilləşdirilmiş ixtisaslı imzadır.
Dördüncü mərhələdə müqavilənin bağlanması üçün sənədləri təqdim etmək lazımdır.
Beşinci mərhələ sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilənin bağlanmasıdır. 6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli (30 dekabr 2015-ci il tarixli dəyişikliklərlə) "Elektron imza haqqında" Federal Qanunun 2-ci maddəsinə əsasən, sertifikatlaşdırma mərkəzi - qurum, fərdi sahibkar və ya dövlət qurumu və ya bədən yerli hökümət elektron imzanın yoxlanılması açarlarının sertifikatlarının yaradılması və verilməsi funksiyalarını, habelə digər funksiyaları yerinə yetirmək.
Altıncı mərhələ şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi, elektron sənədlərin konkret mübadiləsinin təşkilidir. Hesab-fakturalar əməliyyatın tərəflərinin qarşılıqlı razılığı ilə və onların uyğunluğu olduqda elektron formada tərtib edilir. texniki vasitələr və təsdiq edilmiş formata uyğun olaraq bu fakturaları qəbul etmək və emal etmək qabiliyyəti.
Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilədə nə olmalıdır?
Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlayarkən, sertifikatlaşdırma mərkəzinin hüquqi statusuna diqqət yetirmək lazımdır. Sertifikatlaşdırma mərkəzinin akkreditasiyası o şərtlə həyata keçirilir ki, o, xüsusən də elektron sertifikatda göstərilən məlumatlara etibar etmələri nəticəsində üçüncü şəxslərə dəymiş itkilərə görə məsuliyyətin maliyyə təminatının olması tələblərini yerinə yetirsin. belə sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş imza yoxlama açarı və ya sertifikatlar reyestrində olan məlumatlar , belə bir sertifikatlaşdırma mərkəzini aparan ən azı 1,5 milyon rubl məbləğində.Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlayarkən, müqavilənin mövzusuna diqqət yetirmək vacibdir. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 432-ci maddəsinə əsasən, bu cür müqavilələr üçün məcburi olan şərtlər bunlardır. Tərəflər müvafiq hallarda tələb olunan formada müqavilənin bütün vacib şərtləri üzrə razılığa gələrsə, müqavilə bağlanmış sayılır. Yəni, müqavilənin mövzusunu mümkün qədər aydın şəkildə təyin etmək vacibdir.
Müqavilənin predmeti “Elektron imza haqqında” qanundan irəli gəlir.
Doğrulama Mərkəzi:
- elektron imzanın yoxlama açarlarının sertifikatlarını yaradır və belə sertifikatlar verir;
- elektron imzanın yoxlama açarlarının sertifikatlarının qüvvədə olma müddətlərini müəyyən edir;
- bu sertifikatlaşdırma orqanı tərəfindən verilmiş elektron imza yoxlama açarlarının sertifikatlarını ləğv edir;
- ərizəçinin tələbi ilə elektron imza vasitələri verir;
- elektron imzaların yoxlanılması üçün bu sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş və ləğv edilmiş sertifikatların reyestrini aparır;
- sertifikatların reyestrinin aparılması qaydasını müəyyən edir;
- ərizəçilərin tələbi ilə elektron imzanın açarlarını və elektron imzanın yoxlanılması üçün açarları yaradır;
- sertifikat reyestrində elektron imzaların yoxlanılması üçün açarların unikallığını yoxlayır;
- elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçılarının tələbi ilə elektron imzaları yoxlayır;
- elektron imzadan istifadə ilə bağlı digər fəaliyyətləri həyata keçirir.
- xidmətlərin göstərilməsinə dair müqavilədən irəli gələn öhdəliklərin sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi;
- vəzifələrin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi ("Elektron imza haqqında" 04.06.2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli Federal Qanunun 13-cü maddəsinin 3-cü bəndi (30.12.2015-ci il tarixli dəyişikliklər).
Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsini necə təşkil etmək olar?
Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsi saat mexanizmi kimi təşkil edilməlidir. Axı, elektron sənəd dövriyyəsinin sənədlərin skan edilməsi, elektron rəqəmsal imza ilə imzalanması vacibdir. Bu o deməkdir ki, elektron skan edilmiş nüsxələrə cavabdeh olan bir mütəxəssis və xüsusi bir mütəxəssis lazımdır proqram təminatı, sənədləri imzalamağa imkan verir.Elektron sənədlərin layihələrinin tərtibi, icrası və təsdiqi müvafiq qaydada həyata keçirilir ümumi qaydalar kağız üzərində oxşar sənədlərə münasibətdə qurulan ofis işi. Elektron sənəddə möhür olmadığı üçün kağız üzərində oxşar sənəd üçün müəyyən edilmiş bütün rekvizitlər olmalıdır, möhür izi istisna olmaqla. məcburi şərt. Şirkət daxilində elektron rəqəmsal imzadan istifadə olunmayan elektron sənədlərlə hərəkətləri təsdiqləmək üsullarından istifadə edilə bilər. Məsələn, elektron rəqəmsal imza olmadan sənədlər nəzarətə götürülə bilər.
Qarşı tərəflərinizlə sənəd dövriyyəsini təşkil etmək istəyirsinizsə, o zaman qarşı tərəflə müqaviləyə müvafiq müddəaları daxil etməlisiniz.
Sənədlər elektron şəkildə hazırlanır və imzalanır. İstifadə olunan elektron rəqəmsal imza vasitələri müəyyən edilmiş qaydada sertifikatlaşdırılmalıdır.
Ən asan yol, səlahiyyətlilərlə, məsələn, vergi xidməti ilə elektron sənəd dövriyyəsini təşkil etməkdir. bunun üçün də almaq lazımdır Elektron imza və sertifikatlaşdırma orqanı ilə müqavilə bağlamaq. Çox vaxt vergi ödəyiciləri vergi orqanına bəyannamələr, izahatlar və hesab-fakturalar təqdim edirlər. kimi" rəy» sənədlər Rusiya Federal Vergi Xidmətinin 15 aprel 2015-ci il tarixli ММВ-7-2 nömrəli əmrinə uyğun olaraq vergi orqanı tərəfindən tərtib edilir. [email protected]“İstifadə olunan sənədlərin göndərilməsi Qaydasının təsdiq edilməsi haqqında vergi orqanları vergilər və rüsumlar haqqında qanunvericiliklə tənzimlənən münasibətlərdə öz səlahiyyətlərini həyata keçirərkən telekommunikasiya kanalları vasitəsilə elektron formada və Federal Vergi Xidmətinin 17 fevral 2011-ci il tarixli ММВ-7-2 / əmrinin bəzi müddəalarının etibarsız sayılması haqqında. [email protected]».
Bu sənədlərə aşağıdakılar daxildir:
- aydınlaşdırma tələbləri;
- nəzarət edilən xarici şirkətlərin bildirişləri;
- vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) çağırışı haqqında bildirişlər;
- vergi bildirişi;
- vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pullarının köçürülməsinin dayandırılması haqqında qərarlar;
- vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pullarının köçürülməsinin dayandırılmasının ləğv edilməsi haqqında qərarlar;
- səyyar vergi yoxlamasının aparılması haqqında qərar;
- digər sənədlər.
Elektron sənədlərin saxlanmasını necə təşkil etmək olar?
Əsas normativ akt Elektron sənədlərin saxlanmasını tənzimləyən Rusiya Federasiyasının arxiv fondundan sənədlərin və digər arxiv sənədlərinin dövlət orqanlarında, yerli özünüidarəetmə orqanlarında və təşkilatlarda saxlanması, əldə edilməsi, uçotu və istifadəsinin təşkili Qaydaları (Mədəniyyət Nazirliyinin əmri ilə təsdiq edilmişdir). Rusiya Federasiyasının 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli qərarı, bundan sonra - Qaydalar). AT bu sənədİlk dəfə olaraq elektron sənədlərin saxlanması qaydaları müəyyən edilir.Sənədlər necə saxlanmalıdır?
Hər şeydən əvvəl, müəyyən bir təşkilatın işlərinin nomenklaturasını hazırlamaq lazımdır. İşlərin nomenklaturası şirkətdən, fəaliyyət sahəsindən asılı olaraq dəyişəcək.
İşlərin nomenklaturası icra edilmiş sənədləri işlər üzrə qruplaşdırmaq, işlərin sistemləşdirilməsi və uçota alınması, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və sənədlərin axtarışı üçün istifadə olunur. İşlərin nomenklaturası daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama işlərinin inventarlarının tərtibi, habelə müvəqqəti (10 ilədək) saxlama işlərinin uçotu üçün əsasdır.
İkincisi, halların formalaşdırılması zəruridir. Bunun üçün elektron formada saxlanılacaq sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılmalıdır. Nəzərə alın ki, müəyyən sənədlərin saxlanması üçün müəyyən vaxt məhdudiyyətləri var. Məsələn, mühasibat sənədləri 5 il, vergi sənədləri isə 4 il saxlanılır.
Üçüncüsü, işlərin nomenklaturasında məlumatların elektron formada saxlanmasına işarə qoymaq lazımdır. Məsələn, “Vaxt cədvəlləri. Elektron Sənədlər.
Dördüncü, sənədləri arxivləşdirməlisiniz.
Elektron faylı saxlama üçün yerləşdirməzdən əvvəl o:
-dən boşaltmaq elektron sistem(sənəd hər hansı xüsusi proqram məhsulunda yaradılıbsa);
- uyğun formatda saxlamaqla mümkün dəyişikliklərdən qorunmaq;
- yaddaş daşıyıcısına yazın.
Elektron sənədlərin saxlanması və arxivləşdirilməsi üçün ümumi qəbul edilmiş format PDF/A-dır. O, adi PDF-dən fərqlənməlidir, hər yeniləmə ilə fayllarla işləmək üçün yeni imkanlar görünür. PDF/A başqa bir şey üçün nəzərdə tutulub: bu, elektron sənədlərin uzunmüddətli arxiv saxlanması üçün formatdır.
Beşinci addım təsvirlər yazmaqdır. İnventar elektron sənədlərlə bağlı yaradılan bütün elektron sənədləri əhatə edir. Lakin işlərin kağız üzərində formalaşdırılması zamanı göstərilən vərəqlərin sayı əvəzinə elektron sənədlərin həcmi göstərilir.
Təsvir formatı belə görünə bilər:
| Başın mövqeyinin adı struktur vahidi | ||
| İmza | Şifrənin açılması | |
| İmza tarixi | ||
| RAZILIQ Vəzifə DOE xidmətinin rəhbəri | ||
| İmza | Şifrənin açılması | |
| İmza tarixi | ||
| Arxiv meneceri (arxivə məsul şəxs) | ||
| İmza | Şifrənin açılması | |
| İmza tarixi | ||
Bəzi hallarda sənədləri məhv etmək lazımdır. Məsələn, kifayət qədər uzun müddət saxlanılır ofis qeydləri saxlama müddəti başa çatıb və məhv edilməlidir. Bu zaman sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılır. Belə bir müayinə xüsusi komissiya tərəfindən aparıla bilər. Ekspertizanın nəticələrinə əsasən sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında akt tərtib edilir. Belə bir aktın forması şirkət tərəfindən müstəqil olaraq hazırlanır. Və akt əsasında disklər və ya digər saxlama vasitələri sadəcə məhv edilir.
Sonda qeyd etmək lazımdır ki, əlbəttə ki, gələcək elektron sənədlərə aiddir. Bununla belə, elektron sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili vacibdir. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə yalnız bir sənəd qoşulduqda bir çox şirkətlər sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkil edilməməsi problemi ilə üzləşirlər. iş yeri bir şöbədə və ya hətta bir şöbədə, sənədlərin əksəriyyəti hələ də kağız üzərində saxlandıqda. Buna görə də, elektron sənəd dövriyyəsi ilə bağlı bütün məsələlər sistemin tətbiqi mərhələsində "bankda" həll edilməlidir.
Müəssisənin işçiləri lazımi məlumatların axtarışına (statistikaya görə, bu, onların iş vaxtının 40% -ni alır) və ya artıq mövcud olan sənədlərin yenidən yaradılmasına çox vaxt sərf edirlər (bu, təxminən 70% hallarda olur). Tipik bir vəziyyət nə vaxtdır mənbə kodu müqavilələr hüquqşünaslar tərəfindən elektron formada saxlanılır (çox vaxt dəyişikliklər tarixi olmadan); mühasibat yazılışları müqavilələrin icrasını müşayiət edən sənədlərə əsasən mühasibat uçotu sistemində aparılır; müqavilələrin və müvafiq sənədlərin qeydləri elektron cədvəldə saxlanılır; qaimə-faktura və aktlar kağız formasında maliyyə şöbəsində, müqavilə işləri ilə bağlı cari yazışmalar isə işçilərin elektron poçt qutularında saxlanılır. Belə “səpələnmiş” məlumat və sənədlərlə onların bütövlüyünü, ardıcıllığını və təhlükəsizliyini təmin etmək çətindir.
İnformasiya resurslarının idarə edilməsi hər hansı bir təşkilatın fəaliyyəti üçün mövcuddur xüsusi məna. Asılı olmayaraq hüquqi vəziyyət və ya təşkilati formalar qurumun fəaliyyəti icra və qanunvericilik orqanları, iqtisadiyyatın tənzimlənməsi ilə məşğul olan strukturlarla fəal qarşılıqlı əlaqədə olmağa çağırılır. Bütün bunlar, öz növbəsində, müəyyən bir iş axını yaradır.
Beləliklə, Met-İnfo MMC təşkilatlanma ehtiyacını kəskin hiss edir effektiv idarəetmə informasiya resursları və sənəd idarəetməsi (və geniş mənada informasiya) sahəsində kompüter texnologiyalarından istifadə etmək üçün fəal addımlar atmaq.
Təəssüf ki, "Met-İnfo" MMC-də kompüter proqramlarının sənədlərlə istifadəsi bəzi hallarda sənədlərlə işin yenidən qurulması ilə müşayiət olunmur, yəni. Sənədlər bəzi məlumat istifadəçiləri tərəfindən əl ilə tərtib edilir.
Buna görə də, bütün mühasibat sənədlərinin istifadəçiləri üçün Met-İnfo MMC-nin ümumi uçot məlumat bazasına çıxışı təmin etmək, yəni materialların qəbulu, ötürülməsi kimi xarici sənədlərin qəbulu yerlərində məlumatların birbaşa daxil edilməsini təmin etmək tövsiyə olunur. məhsulların anbara - müəssisənin emalatxanasında kadrlar şöbəsi işə qəbul və işdən çıxarılma haqqında məlumatların bilavasitə mühasibat uçotu sisteminə daxil edilməsini təşkil edir.
Bütün bunlar aşağıdakı üstünlükləri təmin edəcək: məlumatın etibarlılığının artması; əl əməyinin azalması.
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi (EDMS) və ya EDMS (Elektron Sənəd İdarəetmə Sistemləri) sənədlərin bütün həyat dövrü ərzində (yaradılması, dəyişdirilməsi, saxlanması, axtarışı, təsnifatı və s.), habelə sənədlər arasında qarşılıqlı əlaqə proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün bir sistemdir. işçilər. Bu zaman sənədlər dedikdə ilk növbədə strukturlaşdırılmamış sənədlər nəzərdə tutulur (Word, Excel faylları və s.). Bir qayda olaraq, EDMS sənədlərin elektron arxivini və iş proseslərinin avtomatlaşdırılması sistemini ehtiva edir.
EDMS əsasında effektiv qeydlərin idarə edilməsi sistemin üç komponentinə əsaslanır:
- - texnologiya (müasir kompüter sistemləri əsasında).
- - yaradılması və istifadəsinin korporativ qaydaları informasiya resursları(və onların inzibati sənədlərdə birləşdirilməsi).
- - istifadəçilərin psixologiyası və onların hazırlığı (lazım olduqda fərdi).
Qeydiyyat sənəd idarəetmə sistemlərində aparılır normativ sənədlər, inzibati sənədlər (sərəncamlar, göstərişlər), orqanlar, qurumlarla yazışmalar, kredit təşkilatları, digər qurum və müəssisələr, habelə vətəndaşlar. Bundan əlavə, EDMS struktur qurumlar tərəfindən yaradılan daxili rəsmi yazışmalar və təşkilati və inzibati sənədlərin layihələri ilə işləyir.
EDMS sənədlərin hərəkəti və icrasına nəzarəti təmin edir, ehtiva edir tam məlumat rəhbərliyin verdiyi göstərişlər və ifaçıların hərəkətləri haqqında. EDMS-nin mühüm elementi müvafiq sənədlərə və sərəncamlara formal və semantik istinadlar sistemidir. EDMS-də axtarış, ənənəvi ofis təfərrüatlarına əlavə olaraq, sənədlərin kontekstli seçilməsinə imkan verən təsnifatçılar sisteminə (tematik olanlar da daxil olmaqla) əsaslanır.
Təsnifatlayıcıların saxlanması proseduru ciddi şəkildə tənzimlənir. Kataloqların bir hissəsi qeydiyyatdan keçən mütəxəssislər tərəfindən formalaşır (məsələn, müxbir təşkilatların təsnifatı). Qalanlara dəyişiklik etmək inzibatçının səlahiyyətindədir, bundan əlavə, inzibatçı təsnifatçıların yeni mövqelərinə daim nəzarət edir və zəruri hallarda onları düzəldir. Beləliklə, kataloqların vəzifələrinin mümkün təkrarlanması aradan qaldırılır, sənədlərin qeydiyyatı zamanı səhvlər aradan qaldırılır. Sistemin səmərəliliyi o halda təmin edilə bilər ki, istifadəçilər müntəzəm olaraq təlim keçsinlər və sistemdəki hərəkətlərinə “yumşaq” nəzarət etsinlər (səhvlərin düzəldilməsi, məcburi məlumat detallarının doldurulması tələblərinə əməl olunması və s.).
EDMS-nin yaradılması həm də xidmətin rolunun dəyişməsi ilə bağlıdır sənədləşdirmə dəstəyi: uniforma texnoloji tələblər EDMS-dən istifadə edərək iş axınının təşkilinə, sənədlərlə işləməkdə əslində məlumatla işin təşkili üçün metodoloji əsas olan "inzibati çərçivə" sistemini qurur.
Ümumiyyətlə, sistemdən istifadənin aydın prosedurunun və informasiya ilə işləmə qaydalarının müəyyən edilməsi EDMS-nin uğurla həyata keçirilməsini və onun tam istifadəsini təmin edən əsas amillərdən biridir.
Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin məqsədləri bunlardır: işin avtomatlaşdırılması, sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması, sənədlərin və göstərişlərin icrasına nəzarətin avtomatlaşdırılması, icra intizamının yüksəldilməsi, sənədlərlə işin qaydaya salınması, əməliyyatların aparılması üçün vaxtın azaldılması. sənədlərlə, kağızsız texnologiyalara keçid.
Beləliklə, dar mənada elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən (EDMS) istifadənin effektivliyini müəyyən etmək mümkündür ayrı-ayrı sənaye sahələri və istifadəçilər.
EDMS istifadəçiləri üçün əmək xərclərinə qənaəti daha ətraflı nəzərdən keçirək.
İşçilərin əmək məsrəflərində şərti illik qənaətin hesablanması j-ci ixtisas EDMS-in tətbiqi nəticəsində məlumatın hazırlanması və emalı proseslərinin mürəkkəbliyini dəyişdirərkən j ilə aşağıdakı düsturla müəyyən edilir:
C j \u003d C zpj (Q 1 - Q 2) A 2 / F j,
burada С зпj - illik fond əmək haqqı işçi j məlumatların hazırlanması və emalı ilə məşğul olan ixtisaslar, rub.; Q 1 , Q 2 - əsas və yeni versiyalarda məlumat vahidinin hazırlanması və emalının mürəkkəbliyi proqram məhsulu, adam/saat; A 2 - proqram məhsulunun, natural vahidlərin yeni versiyasında məlumatların hazırlanması və emalı üzrə işlərin illik həcmi; Ф j - məlumatların hazırlanması və emalı ilə məşğul olan j-ci ixtisas üzrə bir işçinin illik iş vaxtının fondu, h.
5787 rubl maaşı olan bir işçinin əmək haqqı üçün qənaəti hesablayaq. Nəticə etibarı ilə menecerin illik əmək haqqı 69.444 rubl təşkil edir. Nəzərə alsaq ki, beş günlük iş həftəsi, iş günlərinin sayı 249, illik iş vaxtı fondu 1992 saat olacaq.
Əvvəlki iş üsulu ilə və EDMS sistemində sənədlərin hazırlanması və işlənməsinin əmək intensivliyi müvafiq olaraq 25 [adam/saat] və 20 [nəfər/saat] təşkil edir. EDMS-də məlumatların hazırlanması və emalı üzrə işlərin illik həcmi (in təbii vahidlər) təşkil edir? 80 sənəd.
Beləliklə, menecerin əmək haqqı xərclərində qənaət əldə edirik:
C \u003d 69,444 (25 - 20) 80 / 1992 \u003d 13,944,58 rubl,
-da sənədlərin hazırlanması və işlənməsi ilə məşğul olan kadr işçisinin illik əmək haqqı fondunun 20%-ni təşkil edir avtomatlaşdırılmış sistem iş axını.