Hazırda aktiv inkişaf var proqram həlləriİT texnologiyaları sahəsində. Onlar insan fəaliyyətinin müxtəlif sahələrində və istehsalatda, kiçik biznesdə, təhsildə və digər eyni dərəcədə vacib sənaye sahələrində istifadə olunur. Bununla paralel olaraq hər yerdə çoxlu kağız sənədlərdən istifadə olunur.
İndiki vaxtda bir çox müəssisələr kağız sənədlərdən imtina edərək öz müəssisəsini elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə keçirmək istəyirlər. Bu, inanılmaz dərəcədə rahat və praktikdir.
Əlbəttə ki, sənədləri tərcümə etmək ehtiyacının gəlməsi ilə elektron sistem bu istiqamətdə proqram məhsulları hazırlayan şirkətlər var. Və bəzən bu eyni məhsullar onları qiymətləri ilə almaq istəyənləri sadəcə şoka salır. Ancaq şəxsi maraqları üçün işləməyən bəzi insanlar sayəsində elektron sənəd dövriyyəsi sistemi üçün proqramları pulsuz tapa bilərsiniz.
Bu gün iki belə məhsulu ayırd etmək olar: Alfresco və NauDoc.
NauDoc ofis işini, müxtəlif biznes proseslərini və iş axınını avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuş məhsuldur. Bu proqram NAUMEN tərəfindən hazırlanmışdır. Təqdim olunan proqram sənədlərin işlənməsi prosedurunu idarə etməyə, habelə qarşıya qoyulmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi üzrə əldə edilmiş nəticələr nəticəsində icra intizamına nəzarət etməyə imkan verir.
NauDoc sizə rollar əsasında müxtəlif giriş hüquqlarına malik sənədlər üçün saxlama təşkil etməyə imkan verir. Bu, müəyyən bir şirkətin işçilərinə sənədlərə istənilən vaxt baxmağa imkan verir, hətta o anda məsul şəxs iş yerində nədənsə yox olsa belə.
Bu proqramın qeydiyyat jurnalı var, burada sənədlərin bütün hərəkətlərini və onların nüsxələrini müəssisə daxilində izləyə bilərsiniz.
NauDoc-da nəzarət imkanı sizə birbaşa sistemdə işçilərinizə tapşırıqlar verməyə, onların icrasına nəzarət etməyə, son tarixlərə nəzarət etməyə, sənədləri təsdiq üçün göndərməyə və sonra artıq təsdiqlənmiş sənədləri sistemin digər istifadəçilərinə göndərməyə imkan verir. Proqram avtomatik rejimdə müəyyən bir sənəd növü üçün marşrutlar qurmağa imkan verir.
Sistemdə tamamilə bütün hərəkətlər web-interfeys vasitəsilə həyata keçirilir. Bu, planetin istənilən küncündə sistemə daxil olmağa imkan verir. Belə ki, qurum daxilində vahid informasiya məkanı mövcuddur və onun nümayəndəlik və filiallarının harada yerləşməsinin fərqi yoxdur.
Sistemin texnoloji xüsusiyyətləri aşağıdakılardır:
- 100% web-interfeys istənilən yerdən sistemə qoşulmaq imkanı açır;
— Skan və mətnin tanınması üçün ABBYY Fine Reader Scripting Edition proqram təminatı sistemə inteqrasiya olunub;
- sistem elə konfiqurasiya edilmişdir ki, istifadəçilərin avtorizasiyası və autentifikasiyası xarici kataloq xidmətlərində həyata keçirilə bilər;
— sistemin işləmək üçün modulu var rəqəmsal imza. İstifadəçilər Microsoft CryptoAPI interfeysini dəstəkləyən istənilən kriptoprovayderin rəqəmsal imzasından istifadə edə bilərlər.
NauDoc sisteminin imkanlarına aşağıdakılar daxildir:
- təşkilati və inzibati istiqamətin sənədləri ilə işin asanlığı. Bütün elektron sənədlər müəyyən şablonlar əsasında yaradılır. Bir sənəd yaratarkən istifadəçi yalnız sənədin qeydiyyat kartındakı detalların dəyərlərini göstərməlidir. Bu dəyərlər avtomatik olaraq sənədin mətninə əlavə olunur. Lazım gələrsə, istifadəçiyə şablon mətnini dəyişdirməyə icazə verilə bilər.
Hər bir sənəd növünə müəyyən detallar dəsti təyin edilə bilər. Bunun üçün istifadəçi “Texnoloq” hüququna malik olmalıdır.
Sənəd yaradıldıqdan sonra müəssisədə bu funksiyaya cavabdeh olan işçilərə təsdiq olunmaq üçün göndərilir. Təsdiqləmə prosesi tamamilə sistemdə saxlanılır. Planlaşdırılmış son tarixlərə avtomatik nəzarət edilir, lazımi işçilərə məlumat verilir və təsdiqləmə prosesi haqqında bildiriş alınır.
Hər bir sənədlə işləyərkən sistem avtomatik olaraq ona qeydiyyat nömrəsi verir.
- prosesin idarə edilməsi. NauDoc sistemi idarəetmə və idarəetmə ilə əlaqəli iş axını prosesini avtomatlaşdırmağa imkan verir istehsal prosesləri müəssisələr. Hər bir proses sistemdə ayrıca konfiqurasiya edilə bilər, yəni müəyyən bir proses üçün sistem daxilində öz təmsilçiliyi, ona cavabdeh olan şəxslər, habelə təyin edilmiş son tarixlər təyin olunur. Proqramda prosesin hər bir mərhələsinə nəzarət etməyə və planlaşdırılan müddətlərin mümkün uğursuzluğu halında bu hadisənin günahkarını müəyyən etməyə imkan verən hesabat alətləri var. Məlumatları topladıqdan sonra prosesi təhlil edə və lazımi dəyişikliklər edə bilərsiniz.
- məsul vəzifəli şəxslər tərəfindən sənədlərin təsdiqi qaydası. Sənəd yaradıldıqdan sonra təşkilat daxilində qəbul edilmiş prosedurdan asılı olaraq təsdiq üçün insanlar dairəsinə göndərilir. Sənədlə kollektiv iş zamanı bütün prosedurlar sənədin eyni nüsxəsi üçün həyata keçirilir. Təsdiq üçün məsul şəxslər sənədə giriş əldə edir. İstənilən vaxt təsdiq hesabatı yarada bilərsiniz, burada təsdiqləyicinin adı və vəzifəsi qeyd olunur və prosedurun dəqiq vaxtı dərhal göstərilir.
- kağız və elektron sənədlərin sistemdə qeydiyyata alınması imkanı. Avtomatik giriş işin müəyyən mərhələsində baş verir. Xüsusilə kağız sənədlər üçün sistem sənədin qrafik təsvirini əlavə etmək imkanına malik elektron kart təqdim edir və onu sənədin skan edilməsi ilə əldə etmək olar.
- məzmun və təfərrüatlar üzrə sənədlərin sürətli axtarışı. Proqram tez tapmağa imkan verir tələb olunan sənəd təfərrüatları daxil etməklə, yəni qısa təsviri və ya qeydiyyat nömrəsi. Sistem əlavə edilmiş faylların məzmunu, eləcə də sənədlərin özləri üzrə axtarış aparmağa imkan verir.
- Yazışmalarla işləmək (daxil olan və gedən). Sistem şirkətin poçt serverindən istifadə etməklə şirkətin yazışmaları ilə işləmək imkanı verir. Sistemdən keçən istənilən məktub adi sənəd kimi işlənir.
Daxil olan yazışmalar birbaşa katibə gedir. Məktubları daxil olan yazışmalar jurnalında qeyd edir. Sənəd avtomatik olaraq qeydiyyat nömrəsini alır. Sonra müəssisə rəhbərinə göndərilir, oxunduqdan sonra baxılması və ya icrası üçün işçilərə göndərilir.
Çıxış sənədləri təşkilat tərəfindən qəbul edilmiş şablon əsasında yaradılır. Sənədi təsdiq edən menecerə göndərilir.
Təsdiqləmə prosedurundan sonra sənəd onu müvafiq jurnalda qeyd edən katibə gedir. Bu məktubdan sonra katib tərəfindən istədiyiniz e-poçt ünvanına göndərilir. Bütün yazışmalar avtomatik olaraq sistemdə saxlanılır və istənilən vaxt hər kəs özünə lazım olanı tapa bilər.
- korporativ veb-portal və şirkətin veb-saytını yaratmaq imkanı. NauDoc sistemi müəssisəyə veb-saytlar yaratmağa və onlara məzmun yerləşdirməyə imkan verir. Bu halda, məzmun sənədlər, şəkillər və NauDoc-da yaradılmış hər hansı digər obyektlərdir.
Sistemdə sayt səhifələrini redaktə etməyə imkan verən və idarə edilməsi asan olan daxili WISYWIG redaktoru var. Həmçinin burada xəbərlərin, sorğuların və profillərin dərcini idarə edə bilərsiniz.
Lazım gələrsə, səhifələrin dizaynını dəyişə bilərsiniz. Saytın müxtəlif bölmələrinə giriş sənədləri saytda dərc etməzdən əvvəl onları əlaqələndirməyə imkan verir. Bu gün NauDoc-un iki nəşri var: Pulsuz və Müəssisə.
İkinci pulsuz elektron sənəd idarəetmə sisteminə baxaq Alfresco. Bu sistemdən geniş istifadə olunur Qərb şirkətləri sənədləşmə üçün elektron formatda və müxtəlif layihələrin idarə edilməsi. Bu xidmətin populyarlığını kodun açıqlığı (Open Source) ilə izah etmək olar, eyni zamanda proqram stabil işləyir və müxtəlif ölçülü layihələr üçün istifadə edilə bilər.
Təqdim olunan proqramın sabitliyində təəccüblü heç nə yoxdur, çünki sistemin yaradıcısı Documentum-u idarə etməklə tanınan Con Nyutondur.
Bu şirkət elektron sənəd idarəetmə sistemləri bazarında liderdir iri müəssisələr. Bu sistem bir çox korporasiyalar tərəfindən uğurla istifadə olunur. Sistem istənilən platformada və müxtəlif verilənlər bazası ilə işləməsi ilə fərqlənir.
Alfresco, bir neçə on minlərlə istifadəçi sayı ilə istənilən saxlanan sənədlərin öhdəsindən asanlıqla gəlir.
Təqdim olunan sistem Rusiyada az tanınır, çünki yaxın vaxtlara qədər heç kim Alfresco sistemindən istifadə üçün dəstək və təlimlərin təşkili üçün peşəkar xidmətlər göstərə bilməzdi.
Alfresco-nun üstünlüklərinə veb əlçatanlığı daxildir. Sistem müəssisələrin kompüterlərində əlavə proqram təminatının quraşdırılmasını tələb etmir, ona görə də müştəri proqram təminatının yenilənməsinə ehtiyac yoxdur. Siz hətta dünyanın istənilən yerindən mobil cihazlardan da sistemdə işləyə bilərsiniz. Alfresco ən qabaqcıl və müasir veb interfeysinə malikdir.
Bunu deməyə dəyər son illər həm Amerika, həm də Avropa elektron sənəd idarəetmə sistemləri veb interfeysinə xüsusi diqqət yetirməyi dayandırdı.
Dəstək yalnız sənədlərə uzaqdan daxil olmaq üçün verilir. Bu, insanların ofis proqramlarından istifadə edərək sənədləri redaktə etməyə alışmasının nəticəsi idi.
Beləliklə, standart qovluqlar və fayllarla işləmək zərurəti problemini necə həll etmək olar, baxmayaraq ki, onların marşrutlaşdırması olmaması, tələb olunan versiyanı dəstəkləməməsi, girişin olmaması və s.
Həll hazırlanmışdır və uzun müddətdir ki, elektron sənəd idarəetmə sistemlərində istifadə olunur.
İş masamızı təsəvvür edək. Burada, məsələn, iki qovluq var. Biri "baxılan sənədlər", ikincisi - " korporativ sənədlər". Birincisini açırıq və müəyyən sayda sənəd görürük. Bu qovluqdakı sənədlər baxılmaq və qərar vermək üçündür. Belə bir sənəd adi MS Word-də açılır. Belə çıxır ki, sizin təkcə sənədi oxumaq deyil, həm də sənədin istənilən variantını açmaq, şərhləri oxumaq, onunla bağlı qərar qəbul etmək, göndərmək imkanınız var. bu sənəd yuxarıda göstərilən bütün hərəkətləri birbaşa Word və ya başqa bir ofis proqramında yerinə yetirərək ehtiyacı olanlara.
Bundan əlavə, burada istifadəçi daxil olan və gedən tapşırıqları görür.
Əgər yeni müqavilə yaratmalı və sonra onu təsdiq üçün göndərməlisinizsə, problem yoxdur. Bütün bunları MS Word proqramında etmək, sənəd yaratmaq və müəyyən edilmiş standart marşruta göndərmək olar. Siz həmçinin sənədi sadəcə olaraq “korporativ sənədlər” qovluğuna köçürə bilərsiniz və o, avtomatik olaraq istədiyiniz marşruta keçəcək.
Əlbəttə ki, heç kim veb-interfeysdən imtina etməyəcək. Veb interfeysi sizə daha geniş tapşırıqları yerinə yetirməyə imkan verir.
Bu üsul səfərlərdə, işgüzar səfərlərdə, mobil cihazlardan sürətli çıxış əldə etmək, habelə sənədlər və hesabatlarla kollektiv tapşırıqları yerinə yetirmək imkanı üçün əlverişlidir.
Alfresco sistemi iki əsas versiyada buraxılır: Enterprise Edition və Community Edition.İcma nəşri pulsuz yükləmək üçün mövcuddur və istənilən biznes tərəfindən istifadə edilə bilər. Qeyd etmək lazımdır ki, bu versiya yalnız sistem icmasının üzvləri tərəfindən dəstəklənir. Buna baxmayaraq, Alfresco Community sistemin Avropa ölkələrində ən çox yayılmış versiyasıdır.
Sistem həm az sayda iştirakçı tərəfindən istifadə oluna bilər, həm də on mindən çox istifadəçiyə asanlıqla xidmət göstərə bilir. Sistem daxili PostgreSQL və MySQL verilənlər bazası ilə işləyir.
) NauDoc - bütün səviyyəli menecerlərin və mövzu mütəxəssislərinin sənədləri ilə işləmə prosesini keyfiyyətcə təkmilləşdirmək, sənədlərlə müntəzəm iş vaxtını azaltmaq, başqa sözlə, müəssisədə iş axınının avtomatlaşdırılması.
NAUDOC, NAUMEN tərəfindən hazırlanmış ofis işlərinin, iş axınının və biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün proqram məhsuludur. NAUDOC, tapşırıqların icrası haqqında hərtərəfli məlumat almaqla sənədlərin işlənməsini idarə etməyə və icra intizamına nəzarət etməyə imkan verir.
NauDoc elektron sənəd dövriyyəsi sistemi orta və kiçik biznesin, idarəetmə şirkətlərinin iş axınının avtomatlaşdırılması üçün optimaldır. layihə təşkilatları, holdinq strukturlarının bölmələri, habelə bölmələrin qarşısında duran iş axınının avtomatlaşdırılması üzrə konkret vəzifələrin həlli üçün böyük şirkətlər(ISO 9001:2000 tələblərinə uyğun olaraq normativ sənədlərlə işin təmin edilməsi, işçilərlə kadrlar şöbəsi arasında qarşılıqlı əlaqə və s.).
NAUDOC-dan istifadə edərək, işçilərə sənədlərə istənilən vaxt və istənilən vaxt daxil olmaq imkanı verən rollar əsasında giriş hüququ olan sənədlərin vahid repozitorunu təşkil etmək mümkündür. mümkün qədər tez sənəd sahibinin iş yerində olmasından asılı olmayaraq bütün lazımi məlumatları tapın. Qeydiyyat jurnalları müəssisə daxilində sənədlərin kağız nüsxələrinin hərəkətini izləməklə daxil olan, daxili və gedən sənədləri qeydiyyata almağa imkan verir.
Performans intizamı üçün NAUDOC nəzarət alətlərinin olması sizə sistemdə işçilərə tapşırıqlar təyin etməyə, onların icrasına nəzarət etməyə, son tarixləri izləməyə, sənədləri təsdiq üçün göndərməyə və təsdiq edilmiş sənədləri sistemin digər istifadəçiləri tərəfindən nəzərdən keçirilməsi üçün göndərməyə imkan verir. Parametr həyat dövrü sənəd kateqoriyaları üçün, sənədlərin hərəkəti üçün tipik marşrutları təyin etməyə, onların avtomatik marşrutunu və tapşırıqların təyin edilməsini konfiqurasiya etməyə imkan verir.
Sənədlər və tapşırıqlarla bütün hərəkətlər veb-interfeys vasitəsilə həyata keçirilir, dünyanın istənilən yerindən sistemə qoşulur və bununla da təşkilat üçün, o cümlədən uzaq filiallar və mobil işçilər üçün vahid informasiya məkanı yaradılır.
NauDoc elektron sənəd idarəetmə sistemindən istifadənin üstünlükləri:
Vəzifəli şəxslər tərəfindən sənədlərin təsdiqi prosedurunun sadələşdirilməsi
- Sənəd yaradıldıqdan sonra işçi təşkilatda qəbul edilmiş sənədin təsdiqi proseduruna uyğun olaraq onu müəyyən bir dairəyə təsdiq üçün göndərir.
- Kollektiv işləyərkən bütün hərəkətlər sənədin bir nüsxəsində həyata keçirilir. Sənədi təsdiq edən NauDoc istifadəçiləri işləyərkən ona giriş əldə edirlər.
- İstənilən mərhələdə təsdiq hesabatı yaradıla bilər (təsdiq edənin adı və vəzifəsi və sənədin təsdiq edildiyi dəqiq vaxt göstərilməklə).
Elektron və kağız sənədləri sistemdə qeydiyyatdan keçirmək imkanı
- Sənədin qeydiyyat jurnalında qeydiyyatı sənədlə işin müəyyən mərhələsində avtomatik olaraq baş verir.
- Kağız sənədlər üçün sistemdə xüsusi elektron kart yaradılır, sənədin skan edilmiş surəti karta əlavə edilə bilər.
Təfərrüatlar və məzmun üzrə sənədlərin axtarışını sürətləndirmək
- NauDoc sistemi sizə müəyyən bir atribut (məsələn, qeydiyyat nömrəsi və ya qısa təsvir) üzrə bütün sənədləri dərhal tapmaq imkanı verəcək.
Təşkilati və inzibati sənədlərlə işin sadələşdirilməsi
- İstifadəçi əvvəlcədən müəyyən edilmiş şablona uyğun olaraq NauDoc sistemində sənəd yaradır. Sənəd yaratmaq üçün onun qeydiyyat kartındakı detalların dəyərlərini dəyişdirməlisiniz, onlar avtomatik olaraq sənədin mətninə daxil ediləcək. Lazım gələrsə, istifadəçiyə şablon mətnini dəyişməyə icazə verə bilərsiniz.
- Sənəd yaradıldıqdan sonra işçi təşkilatda qəbul edilmiş prosedura uyğun olaraq onu müəyyən insanlar dairəsinə işə göndərir.
- Sistem təsdiqləmə qaydasını "bilir": mərhələlərdə planlaşdırılan son tarixlərə nəzarət edir, xəbərdar edir məsul şəxslər, sistem həmçinin sənədin mərhələdən mərhələyə köçürülməsi barədə bildirişlər göndərir.
- Sənədin qeydiyyat jurnalında qeydiyyatı sənədlə işin müəyyən mərhələsində avtomatik olaraq baş verir. Bu zaman sənədə qeydiyyat nömrəsi verilir və qeydiyyat tarixi təyin olunur.
Prosesin idarə edilməsi
- NauDoc sistemi istehsalı avtomatlaşdırmağa imkan verir və ya idarəetmə proseslərişirkətlər. Mərhələləri, məsul şəxsləri, tənzimləmə müddətlərini vurğulamağa imkan verir. Bu, prosesin hər bir instansiyasının hansı mərhələdə olduğu barədə hesabat verməyə, “darboğazları” və son tarixlərin qaçırıldığı məsul şəxsləri tapmağa, dəyişiklik etməzdən əvvəl prosesi həyata keçirməyə imkan verir.
Daxil olan və gedən yazışmalarla işin sadələşdirilməsi
- NauDoc e-poçt müştərisi kimi konfiqurasiya edilə bilər ki, bu da sistemdəki adi sənədlərlə olduğu kimi daxil olan və gedən sənədlərlə işləməyə imkan verir.
- Daxil olan yazışmaların işlənməsi zamanı məktublar katib tərəfindən qəbul edilir, məktubları Daxil olan Yazışmaların Reyestrində qeydə alır, sənədə avtomatik qeydiyyat nömrəsi verilir. Hazırlandıqdan sonra sənəd təşkilatda qəbul edilmiş qaydada qərarın qəbul edilməsi üçün rəhbərə göndərilir. Baxıldıqdan sonra sənəd təşkilatın işçilərinə tanış olmaq və ya icra etmək üçün göndərilir.
- Çıxan yazışmaları emal edərkən, işçi təşkilatda qəbul edilmiş şablona uyğun olaraq məktub yaradır, təşkilatda qəbul edilmiş qaydada təsdiq üçün rəhbərə göndərir. Sənəd təsdiq edildikdən sonra avtomatik olaraq katibə göndərilir. Katib məktubu Reyestrdə qeyd edir və elektron poçtla göndərir. Bu halda, bütün sənədlər sistemdə saxlanılır və axtarış üçün əlçatan olur.
Şirkətin korporativ internet portalının və internet resursunun yaradılması
- NAUDOC sizə İnternet və intranet saytları yaratmağa və məzmunun yerləşdirilməsini idarə etməyə imkan verir (MÜHƏRHƏR funksionallığı). Məzmun sənədlər, qrafika və digər NAUDOC obyektləri ola bilər.
- Daxili WISYWIG redaktorunda resurs səhifələrinin rahat inkişafı və redaktəsi, versiyaya nəzarət.
- Xəbərlərin, anketlərin və səsvermənin nəşrinə rəhbərlik.
- Resurs səhifələrinin daxili inkişafı və yenidən dizaynı.
- Resursun bölmələrində mərkəzləşdirilmiş giriş nəzarəti, veb resursda dərc edilməzdən əvvəl sənədləri əlaqələndirmək imkanı.
Sistemin texnoloji xüsusiyyətləri
- 100% veb-interfeys dünyanın istənilən yerindən sistemə qoşulmağa imkan verir, təşkilat, onun uzaq filialları və mobil işçiləri üçün vahid informasiya məkanı yaradır.
- sistem ABBYY FINEREADER Scripting Edition skan edilməsi və OCR proqramı ilə birləşdirilib;
- sistem LDAP və ya Microsoft Active Directory kimi xarici kataloq xidmətlərində olan insanların autentifikasiyasına və avtorizasiyasına imkan verir;
- sistem elektron rəqəmsal imza () ilə işləmək üçün modula malikdir və Microsoft CRYPTOAPI interfeysini dəstəkləyən istənilən kriptoprovayderin rəqəmsal imzasını idarə etmək mümkündür.
NauDoc elektron sənəd dövriyyəsi sistemi orta və kiçik biznesin, idarəetmə şirkətlərinin, layihə təşkilatlarının, holdinq strukturlarının bölmələrinin sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması, eləcə də iri şirkətlərin bölmələrinin qarşısında duran sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması üzrə konkret vəzifələrin həlli üçün optimal şəkildə uyğundur. İSO 9001:2000 tələblərinə uyğun normativ sənədlərlə işləmək, işçilər və kadr xidməti arasında qarşılıqlı əlaqə və s.
NauDoc elektron sənəd dövriyyəsi sistemi ildə 5000-ə qədər sənəd yarada bilən 50-yə qədər istifadəçinin rahat işləməsi üçün nəzərdə tutulub. Bunlar məhsulun inkişaf etdirildiyi Zope proqram platformasının texnoloji məhdudiyyətləridir.
Praktik müşahidələrdən aşağıdakı amilləri ayırd etmək olar:
- Yüksək sistem etibarlılığı. 4 illik istismarda bir dənə də olsun nasazlıq olmayıb.
- Haker hücumlarına qarşı yüksək səviyyədə sistem təhlükəsizliyi
- Pulsuz sistem üçün yaxşı funksionallıq, lakin ödənişli sistem üçün olduqca zəifdir
- Kiçik verilənlər bazası ilə belə serverdə yüksək yük. Zəif mövzu optimallaşdırması günahkar kimi görünür. Ona görə də sənədlərlə iş ləng gedir.
- Verilənlərin verilənlər bazasına daxil edilməsinin əlverişsizliyi.
- Bu kimi istifadə imkanları yoxdur , deyəsən proqramçılar sistemi satış üçün yox, özləri üçün yazıblar.
- Sistemin inkişaf etməməsi təəssüratı.
- Forumda zəif (yavaş) texniki və məlumat dəstəyi, hətta ödənişli müştərilər üçün
- Pulsuz versiyada, müəyyən sayda yığılmış tapşırıqdan başlayaraq, axtarış səhv cavabları qaytarır.
- Ödənişli versiyada, müəyyən sayda yığılmış tapşırıqlardan başlayaraq - axtarış axtarış sahəsini seçərkən səhvlər etməyə başlayır, sənədləri səhv yerdə axtarır, standart məntiqi axtarış şərtlərini başa düşmür.
- Sistem kodu açıqdır, lakin əl ilə nəyisə dəyişmək qeyri-realdır.
Platforma: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD
NAUDOC 2 nəşrdə mövcuddur: NAUDOC Pulsuz və NAUDOC Enterprise
Şərhinizi buraxın!
Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin cavab verməli olduğu əsas tələblər:
- Etibarlı saxlama və sənədlərin asan axtarışı.
- Kargüzarlığın dəstəklənməsi və icrası.
- Sənədlərin icrasına və onların marşrutlaşdırılmasına vaxtında nəzarət.
- Analitik hesabatların yaradılması.
- İnformasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi.
Müasir EDMS, həmçinin müştərilərlə qarşılıqlı əlaqə, onların sorğularının işlənməsi funksiyalarına və bir çox tətbiq olunan problemləri həll etməyə imkan verən əlavə faydalı alətlərə malikdir.
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin növləri
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin təsnifatının müxtəlif növləri var, lakin ən göstərici təsnifat EDMS-nin başlıq funksionallığına görə bölünməsidir. İstənilən EDMS ilk növbədə müəyyən bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün nəzərdə tutulduğu kimi tərtibatçı tərəfindən yerləşdirilir. Bu o demək deyil ki, o, əksər "qardaşlara" xas olan heç bir əlavə texnologiyanı təmin etmir. Hər bir elektron sənəd idarəetmə sisteminin yalnız bir dəsti öz güclü və güclü tərəflərinə malikdir zəif tərəfləri. Funksional başlığa görə təsnifatda sadəcə nəzərə alınır güclü tərəflər SEDov.
Beləliklə, belə görünür:
- EDMS elektron sənədləri, eləcə də kağız sənədlərin rəqəmsal analoqlarını yaratmaq və onlarla işləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur.
- Hadisələrin və sənədlərin bütün həyat dövrü ərzində qeydiyyatını avtomatlaşdıran uçot sistemləri (elektron fayl şkafları).
- Əsas vəzifəsi böyük korporativ məlumat depoları ilə işi avtomatlaşdırmaq olan EDMS.
- Elektron arxivləri sənədləşdirmə ilə idarə edən sistemlər.
- EDMS, funksionallığı arxivlərdən və digər elektron mənbələrdən lazımi məlumatların çıxarılmasında ixtisaslaşmışdır.
- Nəzarət edən sistemlər korporativ proseslər, sənədlərin işlənməsi və təşkilatın iş sənədləri ilə işləməkdə iştirak edən işçilərinin fəaliyyəti.
- Məlumat saxlama cihazlarını idarə edən məlumat EDMS.
Yalnız Rusiyada istifadə olunan mənşə ölkəsi üzrə SED-lərin qısa təsnifatı da mövcuddur. Buna əsasən, ölkəmizdə elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri xarici Lotus/Domino platformasında hazırlanmış yerli, idxal və rus dilinə bölünür. İcmalımıza yalnız iki xarici EDMS nümunələri daxildir - EMC Documentum və Lotus Domino.Doc. Bütün digər EDMS-lərin Rusiya "vətəndaşlığı" var.
TOP-10 elektron sənəd dövriyyəsi sistemi
Müəssisədə sənəd idarəetməsini avtomatlaşdırmaq üçün EDMS seçərkən həlledici olan beş parametrin müqayisəsinə diqqət yetirərək elektron sənəd idarəetmə sistemlərini qiymətləndirdik. Şkala on ballıqdır.
| yer | Proqram/xidmət | Qiymət | Öyrənmə asanlığı | Funksionallıq | Rusiya qanunvericiliyi üçün mühasibat uçotu | Texniki dəstək |
Ümumi hesab |
| 1 | Case | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Arxiv | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Sənədi | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Məntiqlər | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Fərat | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-İş axını | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Qeyd: Cədvəldəki sistemin yekun qiymətləndirilməsi 100% obyektiv olduğunu iddia etmir və bu mövzunun dərin təhlili əsasında müəllifin fikrini əks etdirir. Elektron sənəd idarəetmə sistemlərinin bu nəzərdən keçirilməsi yalnız istifadə üçün təhlükəsiz seçilə bilən yüksək keyfiyyətli proqram məhsulları arasında aparılır müxtəlif növlər Biznes.
İŞ
Bu elektron sənəd dövriyyəsi sistemi bütün postsovet məkanında öz seqmentində tanınmış liderdir. Həm iri holdinqlər, həm korporasiyalar, həm də kiçik müəssisələr orada sənəd dövriyyəsini və ofis işlərini uğurla həyata keçirirlər. Bu sistemə münasibətdə tautologiyanı tətbiq etmək məqsədəuyğundur: “DELO” öz işini bilir. Həqiqətən, bu proqram ofis işinin və iş axınının dərin avtomatlaşdırılması üçün idealdır.
pros
- İstənilən elektron sənədin hərəkətinin bütün mərhələlərini izləmək imkanı.
- Sənədləşdirmə layihələrinin yaradılmasında sadəlik və rahatlıq.
- Sistemin ümumi sazlanması və funksionallığı.
Minuslar
- "Uzanmış" mənfi cəhətlərə bir qədər arxaik interfeys və mənimsənilməsində müəyyən çətinlik daxildir.
qiyməti neçəyədir?
Bir iş yeri daxilində "DELO" sistemindən istifadə etmək üçün lisenziyanın qiyməti (DBMS - Oracle) bu yerlərin planlaşdırılan ümumi sayından asılıdır və 11.000 rubl (201-500 r / m) ilə 13.400 rubl (1-5 r) arasında dəyişir. /m). Təşkilat Microsoft SQL Server DBMS-dən istifadə edirsə, o zaman biri üçün lisenziya iş yeri müvafiq olaraq 7200 ilə 9500 rubla başa gələcək.
Məntiqlər
Logic SED proqramı 2012-ci ilə qədər Boss-Referent adlanırdı və ən populyar proqramlardan biri idi. Rus sistemləri elektron sənəd idarəetməsi, Delo EDMS-ə ciddi rəqibdir. Ad dəyişikliyi bunun keyfiyyətinə heç bir təsir göstərmədi proqram məhsulu, və o, bütün növ və ölçülü müəssisələr üçün etibarlı və funksional qeyd idarəetmə sistemi olmağa davam edir.
pros
- Sənədin təsdiqi üçün mürəkkəb çoxsəviyyəli marşrutlar qurmaq imkanı.
- İstifadəçi məlumatlarının yüksək səviyyədə qorunması.
- Sistemin əsas komponentlərinin mənimsənilməsinin nisbi asanlığı.
- Çevik və fərdiləşdirilə bilən sənəd emal prosesləri.
Minuslar
- Ciddi kadr dəyişikliyi ilə giriş hüquqlarının əlverişsiz diferensiallaşdırılması.
- Ən vicdanlı iş deyil texniki dəstək.
- Arxaik interfeys.
qiyməti neçəyədir?
Bu proqramdan istifadə etmək üçün bir lisenziyanın qiyməti ona qoşulmuş işçilərin sayından asılıdır. Əgər onların sayı 49 nəfərdən çox deyilsə, onda qiymət hər iş yeri üçün 5900 olacaq; 50-dən 199-a qədər əlaqəli işçilər - 5200 rubl; və 200-dən çox iş yeri varsa, bir lisenziyanın qiyməti minimal olacaq - 4900 rubl.
Fərat
Bu elektron sənəd idarəetmə sistemi İSO 9000 keyfiyyət standartının tələblərinə və ofis işi sahəsində Rusiya QOST-larına tam uyğun olaraq hazırlanmışdır. Fərat “mağazadakı həmkarlarından” bir çox özünəməxsusluğu ilə fərqlənir proqram təminatının inkişafı, rəqabət aparan EDMS-də tapıla bilməz. Sırf texnoloji cəhətdən bu sistem müasir sistemdə ən "qabaqcıl" sistemlərdən biridir Rusiya bazarı SEDov.
pros
- Bu sistemin çatdırılma paketinə avtomatik olaraq istifadəçi təşkilatını əlavə proqram təminatı almaqdan azad edən daxili Nika DBMS daxildir.
- Gözəl yaddaqalan dizaynla dostluq interfeysi.
- Giriş hüquqlarını idarə etmək üçün daxili rol mexanizmi.
Minuslar
- Xüsusilə zəif kompüterlərdə olduqca yavaş sürət.
- İşdə vaxtaşırı uğursuzluqlar və yavaş texniki dəstək.
qiyməti neçəyədir?
Sistemin təşkilatın öz serverində quraşdırılması ilə standart lisenziya bir iş stansiyası üçün 5200-dən 7300 rubla qədərdir, daha çox istifadəçi - qiymət daha aşağıdır. Bununla belə, server komponentini istehsalçının avadanlıqlarına yerləşdirmək variantı da var. Bu halda, abunə haqqı sistemi tətbiq olunur - ayda 10.000-dən 95.000 rubla qədər olan dörd tarif.
1C: Arxiv
Bu, müəssisə sənədlərinin idarə edilməsi üçün ən yaxşı və şübhəsiz ki, ən çox yönlü proqramlardan biridir. 1C:Arxiv müxtəlif formatlı biznes sənədlərinin etibarlı və ən əsası mərkəzləşdirilmiş saxlanmasını təmin edir, ona sənədləri redaktə edə bilən səlahiyyətli işçilər tərəfindən daxil olur.
pros
- Lazımi məlumatları tez tapmaq üçün düzəldilmiş alqoritm.
- İstənilən növ sənədləri - mətn və qrafikadan tutmuş audio və video fayllarına qədər saxlamaq imkanı.
- Bu proqram təminatından həm böyük, həm də kiçik müəssisələrdə uğurla istifadə etməyə imkan verən ən geniş miqyaslılıq.
- Bu proqramı rəqiblərdən fərqləndirən 1C:Arxiv-in əsas üstünlüyü məhsulun qiymətinin və onun funksional imkanlarının optimal birləşməsidir.
- Xarici proqramlarla inteqrasiya üçün dəstək.
Minuslar
- Çoxlu sistem resurslarının istehlakı.
- Təcrübəli istifadəçilər üçün belə mənimsənməkdə artan çətinlik.
qiyməti neçəyədir?
Bu proqramın "yığılmasının" qiyməti 12.000 ilə 57.000 rubl arasında dəyişir və ilk məbləğ yalnız 1C: Arxiv-in əvvəlki versiyasını təkmilləşdirmək üçün ödənilməli olacaq.
DIRECTUM
Sadə və funksional EDMS DIRECTUM kiçik və orta biznes üçün əla həll olacaqdır. Bu sistem sayəsində təşkilatı DIRECTUM-da işləməyə "ağrısız" köçürmək üçün elektron sənəd idarəetməsi ənənəvi kağız iş axını ilə uğurla birləşdirilə bilər. Qabaqcıl İş axını texnologiyası ofis iş proseslərinin səmərəli avtomatlaşdırılmasını təmin edir.
pros
- Sənədlərin axtarışını və identifikasiyasını mümkün qədər asanlaşdıran xüsusi proqram vasitələrinin mövcudluğu.
- Xüsusi tapşırıqlar üçün sistemin müstəqil modifikasiyası üçün geniş imkanlar.
- Digər proqramlarla inteqrasiya imkanları genişləndirildi.
Minuslar
- Sistem diqqət mərkəzindədir idarə heyəti müəssisələr - orada adi kargüzarların işləməsi daha çətindir.
- Bir qədər çaşqın və qeyri-şəffaf qiymət siyasəti.
qiyməti neçəyədir?
Bu EDMS-dən istifadə üçün lisenziyalar həm fərdi, həm də paket təkliflərinin bir hissəsi kimi alınır. Ən ucuz əsas müştəri lisenziyası 7800 rubla başa gəlir. Lisenziya paketlərinin dəyəri 148.200 rubldan (20 işçi üçün əsas) başlayır və 2.010.000 rubla (200 işçi üçün) qədər artır.
OPTIMA-İş axını
Bu elektron sənəd idarəetmə sistemi öz seqmentində güclü orta kəndlidir. Daim inkişafdadır və indiyə qədər bazarın tanınmış mastodonları ilə bərabər şərtlərdə rəqabət apara bilmir. Bununla belə, OPTIMA-WorkFlow-un bir sıra "hiylələri" var - onu izdihamdan fərqləndirən unikal texnologiyalar.
pros
- Eyni növ sənədlərin və onların qeydiyyat məlumatlarının ardıcıl daxil edilməsi funksiyasının həyata keçirilməsi.
- Antivirus proqramı ilə tarama.
- Seçdiyiniz müntəzəm və şifrəli sənədlərin indeksləşdirilməsi.
- Çoxdilli istifadəçi interfeysi.
Minuslar
- Gedən yeniləmələr tərəfindən həmişəlik aradan qaldırılan tipik funksionallığın çatışmazlıqları.
qiyməti neçəyədir?
Bu platformaya əsaslanan tipik həllərin qiyməti 55.000-dən 75.000 rubla qədərdir.
EMC Sənədi
İş proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün bu platforma İT sənayesinin dünya lideri EMC tərəfindən hazırlanmışdır. Fərdi alətlərin çevik fərdiləşdirilməsi ilə birləşən güclü funksionallıq EMC Documentum-u Rusiya bazarında mövcud olan ən yaxşı xarici EDMS edir.
pros
- Dizayn sənədlərinin idarə edilməsində yüksək dərəcədə rahatlıq.
- Giriş hüquqlarının bölüşdürülməsini idarə etməyə imkan verən giriş/çıxış mexanizminin tətbiqi.
- Təsdiq prosedurunu bir neçə səviyyədə həyata keçirməyə imkan verən funksiyanın olması.
- Skan və sənəd tanıma cihazları üçün dəstək.
Minuslar
- Yalnız Internet Explorer brauzeri ilə işləyir.
- İçəridə yoxluq açıq giriş sistem üzrə texniki və praktiki sənədlər.
- Tez-tez "əyləclər" və yüksək sistem yükü ilə gecikmələr.
qiyməti neçəyədir?
Bu platformadan istifadə üçün sabit qiymətlər yoxdur. Onun həyata keçirilməsinin dəyəri hər bir müştəri ilə fərdi olaraq razılaşdırılır.
LanDocs
1997-ci ildə yerli LANIT şirkəti tərəfindən hazırlanmış, sənəd idarəetməsinin avtomatlaşdırılması üçün bu platforma bir çox müəssisə və qurumlar tərəfindən bu günə qədər tələbat olaraq qalır. LanDocs sizə rahat iş axını və iş axını mühiti yaratmağa imkan verir, bütün kateqoriyalı istifadəçiləri onu idarə etmək üçün lazımi alətlər dəsti ilə təmin edir.
pros
- İnteqrasiya edilmiş kriptoqrafik mühafizə vasitələrinin mövcudluğu.
- Uzaq filiallardan işçiləri iş axını prosesinə daxil etmək imkanı.
- Kağız sənədlərinin toplu skan edilməsi funksiyasının olması.
Minuslar
- Olduqca ümumi performans problemləri.
- Funksionallığı genişləndirmək üçün zəif imkanlar.
- Sistemi sıfırdan mənimsəməkdə çətinlik.
qiyməti neçəyədir?
Server lisenziyasının qiyməti 30.000 ilə 216.000 rubl arasında dəyişir. İstifadəçi lisenziyalarını 5600-dən 8400 rubla qədər qiymətə almaq olar.
CompanyMedia
CompanyMedia biznes proseslərinin, iş axınının və ofis işlərinin avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulmuş proqram həlləri toplusudur. Bu EDMS, parametrlərin misilsiz çevikliyi və ayrıca quraşdırıla bilən müstəqil modulların mövcudluğu ilə rəqiblərdən fərqlənir.
pros
- İmkan uğurlu iş kompleksi olan müəssisələrdə sistemlər korporativ struktur və ərazi təşkilatı.
- İlin 365 günü gecə-gündüz aktiv işləməyə imkan verən sistemin misilsiz etibarlılığı.
- Bir neçə növ iş ilə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış dəstək.
- Təşkilatın iyerarxik strukturuna uyğun olaraq giriş hüquqlarının diferensiallaşdırılması.
Minuslar
- Veb interfeysi bəzi brauzerlər, xüsusən də FireFox üçün məhdud dəstəyə malikdir.
- Sistemin diqqəti əsasən orta və böyük biznesə yönəlib.
qiyməti neçəyədir?
Bu proqram təminatının son qiyməti işçilərin təlimi, əlavə modulların quraşdırılması və sistemdən istifadə hüquqlarının ötürülməsi daxil olmaqla bir çox komponentlərdən ibarətdir. Ümumi məbləğin yuxarı həddi 99.000 rubl təşkil edir. Ən ucuz tematik modul 4000 rubla başa gələcək.
Lotus Domino.Doc
Bu EDMS yüksək səviyyəli məlumat təhlükəsizliyi sisteminə malik olan məşhur Notes/Domino platforması üçün proqramdır. Lotus Domino.Doc həmçinin korporativ sənədlərin böyük repozitoriyasını həyata keçirməyə imkan verən təkmil elektron arxivə malikdir.
pros
- Paylanmış mühitdə sənəd axınının idarə edilməsi məsələlərinin kompleks həlli üçün nəzərdə tutulmuş unikal təkrarlama sistemlərinin mövcudluğu.
- Məlumat anbarının ayrı-ayrı hissələrində sənədlərin axtarışı imkanı.
- LDAP kataloqları korporativ səviyyəyə qədər böyüyür.
Minuslar
- Bu sistemin çatışmazlıqları əsasən onun Qərb mənşəli olmasından irəli gəlir - interfeys və bəzi funksiyaların həyata keçirilməsi ilə bağlı müəyyən suallar var.
qiyməti neçəyədir?
İstifadəçi və server lisenziyalarının qiyməti platformanın saytında fərdi olaraq hesablanır.
Nəhayət
İcmal altında müəyyən bir xətti yekunlaşdıraraq qeyd etmək istərdim mühüm nüans: biznesinizə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi onun gəlirliliyinin dərhal artmasına zəmanət vermir və bəzi hallarda zərər verə bilər. Təşkilatınız EDMS olmadan uğurla işləyir və qazanc əldə edirsə, onları həyata keçirməyə qərar verməzdən əvvəl min dəfə düşünün. "Mütərəqqi moda" təqib etmək və onlara ciddi ehtiyac olmadan bu sistemləri quraşdırmaq lazım deyil. Bununla belə, biznesin genişlənməsi və işçilərin yüksək iş yükü ilə elektron sənəd dövriyyəsi sistemi şirkətə sənədləşmə girdabından çıxmağa kömək edəcək bir növ xilasedici ola bilər.
Kiçik biznes mənim üçün bazar üçün vacib görünür, çünki böyük federal müştərilərin sayı məhduddur və demək olar ki, hamısı platforma və proqram təminatı seçiminə qərar verib. Və orada işləyən mexanizmlər çox da bazar əsaslı deyil.
Beləliklə, əgər konkret olaraq bazar haqqında danışsaq, müştəri bazasının genişləndirilməsi üçün əsas potensial sadəcə kiçik biznesdir. Kiçik müəssisələr elektron sənəd dövriyyəsinin real faydalarını gördükdə və EDMS-in funksionallığı onların real ehtiyaclarını əks etdirməyə başlayanda və nazirliyi miniatür şəklində təkrarlamadıqda, bu bazar mühasibat uçotu kimi kütləvi olacaqdır. EDMS təchizatçılarından biri 1C-nin uğurunu təkrarlaya bilərmi?
Beləliklə, kiçik müəssisələr üçün EDMS haqqında 5 mif:
Son bir neçə ildə elektron sənəd dövriyyəsinə hazırlığın artmasına baxmayaraq, insanlar hələ də texnologiyanın bəzi aspektlərini başa düşmürlər. Onlar tez-tez fayl idarəçiliyini ECM-nin bir hissəsi hesab oluna bilən Enterprise Content Management və ya EDMS ilə səhv salırlar. Burada xüsusilə kiçik biznes problemlərinin diqqət mərkəzində olan beş mifi dağıtmağa çalışacağıq.
Mif №1: Mənim Fayl Explorer var, ona görə də ayrıca EDMS-ə ehtiyacım yoxdur
Həqiqətən, Windows Explorer faylları idarə etməyə imkan verir, lakin bu yalnız əsas vasitədir, onun əhəmiyyətli məhdudiyyəti iyerarxik qovluq strukturudur.
Sənədləri məhsullara və müştərilərə görə qovluqlardan istifadə edərək qruplaşdırmaq istədiyiniz zaman belə elementar bir məsələ həll edilmir - A müştərisi X və Y məhsulları sifariş edir. Müştəri B - X və Z məhsulları. Biz məhsullar və müştərilər tərəfindən sifarişləri görmək istəyirik. istənilən DBMS və ya hətta Excel bunu etməyə imkan verir. Ancaq sənədləri bu şəkildə qovluqlara çeşidləmək işləməyəcək.
Teorik olaraq, etiketlərdən və bağlantılardan istifadə edə bilərsiniz, lakin əslində bu əlverişsizdir. Belə çıxır ki, fayl sisteminin köməyi ilə sənədlərin təsnifatı və axtarışı üçün rahat sistem qurmaq mümkün deyil.
Mif №2. Kiçik bizneslərin EDMS-ə ehtiyacı yoxdur
Heç bir şey həqiqətdən uzaq deyil. Kiçik biznes ciddi resurs məhdudiyyətləri altında fəaliyyət göstərir, heç kim sənədlərlə müntəzəm əməliyyatlar aparmaq, onları yerləşdirmək, təsnif etmək və axtarmaq üçün əlavə işçilər tutmayacaq. Hətta olan işçilər də daha məhsuldar işləməlidirlər. Təşkilatda EDMS-nin olması lazımi sənədlərin bir siçan ilə əldə olunacağına zəmanət verə bilər.
(Yaxşı, bəlkə iki və ya üç, bu hələ sənədləri və ya fayl anbarını dolaşmaqdan daha sürətlidir.)
Mif №3. EDMS kiçik müəssisələr üçün çox mürəkkəbdir
Kiçik biznesdə sənəd dövriyyəsi üçün tələblər adətən daha sadədir və sahiblər onları podratçının qarşısında tərtib edə bilərlər. Bazarda tətbiqi asan olan kifayət qədər məhsul var. Hesabın idarə edilməsi kimi bir şöbə və ya funksiya ilə başlaya bilərsiniz. Bunun səmərəliliyə necə təsir etdiyinə baxın. Sonra bütün təşkilatı genişləndirə bilərsiniz. EDMS-nin aşağıdakı tələblərə cavab verdiyinə əmin olun: sadə istifadəçi interfeysi, quraşdırma və konfiqurasiya asanlığı, başa düşülən və tam bələdçi və yüksək keyfiyyətli texniki dəstəyin mövcudluğu.
(Öz başıma əlavə edəcəm - böyük bürokratik ofis kimi olmağa çalışmayın! İş tərzinizə qənaət edin. İşçiləri öyrətmək daha yaxşıdır, buna qənaət etməməlisiniz. Biznes proseslərinin təhlilinə və cizgilərinə qənaət etmək daha yaxşıdır. Siz onları artıq başa düşürsünüz. Əgər yoxsa, çox güman ki, biznes artıq kiçik deyil.)
Mif sayı 4. EDMS kiçik müəssisələr üçün çox bahadır
Kiçik bizneslər adətən iri korporasiyalarda tətbiq olunan həddən artıq inkişaf etmiş mürəkkəb inteqrasiya olunmuş həllərə ehtiyac duymurlar. Çox genişlənməyə ehtiyacınız yoxdur, çünki istifadəçilər az olacaq. Buna əsaslanaraq, qiymət baxımından olduqca münasib olacaq bir həll seçə bilərsiniz. Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsinə keçid çap xərclərini azaltmağa kömək edəcək. (Ancaq buna şüurlu yanaşmaq və idarə etmək lazımdır, əks halda kağızın qiyməti yalnız artacaq.)
(Və yenə özüm deyəcəm - ROI-nin hesablanması ilə EDMS-in həyata keçirilməsi- qaranlıqdır. Analitiklər sizə hər şeyi deyəcəklər. İntuisiyanıza etibar edin. Ümumiyyətlə, EDMS xərcləri azaltmağa və məhsuldarlığı artırmağa kömək etməlidir.)
Mif sayı 5. EDMS tətbiq edildikdən sonra kağız sənədlərdən tamamilə qurtula bilərsiniz
Beləliklə, siz kiçik biznesinizdə EDMS tətbiq etdiniz. Təbrik edirik! Ancaq yeni bir parçalayıcıya tələsməyin. Kağız sənədlər hələ də lazımdır. Onları üç qrupa ayıraq:
1) Qanunla kağız şəklində olması lazım olan sənədlər. Məsələn, müqavilələr və digər rəsmi sənədlər.
2) Biznes prosesləri bu şəkildə qurulduğu üçün kağız şəklində qalan sənədlər. Nə qədər ki, kuryerləriniz iPad-lərlə təchiz olunmayıb, onlara sənədlər lazımdır.
3) Kağız şəklində olması mütləq olmayan sənədlər. İstənilən hesabat ofis qeydləri, tətbiqlər və s. - ilk iki qrupa daxil olmayan hər şey. Şerderdə təhlükəsiz şəkildə aparıla bilərlər.
Aylar və illərdən sonra ilk iki qrupdan olan sənədlər tədricən üçüncü qrupa keçəcək. Qanunvericilik dəyişir və texnologiyalar inkişaf edir, tezliklə hər kuryerə bir planşet vermək və kağızla aldatmamaq daha asan ola bilər. Nə vaxtsa kağızsız ofisə belə çatacağıq.
Heç kimə sirr deyil ki, hər hansı bir işin uğurlu aparılması ilk növbədə sənədlərin sadələşdirilməsi mexanizminin necə işləməsindən asılıdır. Axı, sənədləşmə ilə işləmək, zövq gətirməsə də, şirkətin idarə edilməsində vacib bir əlaqədir.
Bundan əlavə, sənədlərlə vaxtında məşğul olmaq lazımdır, əks halda o, yığılmağa və itirilməyə başlayacaq. Mümkün itkilərin qarşısını almaq üçün elektron sənəd dövriyyəsi sistemi tətbiq edilib.
Bu yazıda izah edəcəyik: EDMS nədir? Onun növləri, üstünlükləri və mənfi cəhətləri hansılardır?
İnternetin inkişafı ilə qalın qovluqların və tozlu arxivlərin vaxtı keçmişdə qaldı. İndi sənədlərlə işləmə prosesi tam avtomatlaşdırılıb. Lazımi sənədləri bir kliklə tapmaq olar və arxivləşdirmə ümumiyyətlə insan müdaxiləsi olmadan həyata keçirilir. EDMS müəssisələr üçün belə imkanlar açır.
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi (EDMS) sənədlərin elektron şəkildə işlənməsini təmin edən xüsusi proqram təminatıdır. Başqa sözlə, EDMS sayəsində işçilər arasında sənədlərin ötürülməsi, fərdi tapşırıqların verilməsi, arxiv və s.
Şübhəsiz ki, bir çox təşkilatlar elektron sənədlər yaratmaq, saxlamaq və köçürmək iqtidarındadır. Bununla belə, sadəcə elektron format heç bir hüquqi qüvvəyə malik olmayacaqdır. Üçün elektron kağız kilo almışsa, bunun hər iki tərəf tərəfindən imzalanması vacibdir. Bu halda sənədlər xüsusi elektron imza ilə möhürlənməlidir.
Beləliklə, SED iki növə bölünə bilər:
- Şirkət daxilində işçilər arasında sənəd dövriyyəsi;
- Xüsusi rabitə kanalları vasitəsilə müxtəlif müəssisə və təşkilatlar arasında sənəd dövriyyəsi.
EDMS-dən təşkilat daxilində istifadə etmək üçün xüsusi proqram təminatı tələb olunur. Adətən belə bir proqram EDI platforması adlanır. Bundan əlavə, bu cür proqram təminatının düzgün işləməsi üçün sizə lazım olacaq isteğe bağlı avadanlıq. Məsələn, serverlər, şəbəkə kanalları və s.
İki fərqli şirkət arasında sənədlərlə işləmək lazımdırsa, elektron sənəd idarəetmə operatoruna ehtiyacınız olacaq. Belə bir operator olardı yaxşı köməkçi. Axı o, mesajları necə çatdırmağı bilir, sənədlərin hansı formatda göndərildiyini yoxlayır, elektron imzanın qoyulmasını tələb edir və ona nəzarət edir, sənədləri özü saxlayır və arxivləşdirir və s.
Beləliklə, EDMS bütün biznesin "qan dövranı sistemi" dir. Bu, çox vaxta qənaət edir və təbii ki, bütövlükdə təşkilatın işinə müsbət təsir göstərir. Bəs bu tip məlumatların emalının həmişə faydası varmı? Və EDMS bir işə zərər verə bilərmi? Bu suallara cavab vermək üçün elektron sənəd dövriyyəsinin müsbət və mənfi cəhətlərini nəzərə almaq lazımdır.
EDI-nin müsbət və mənfi cəhətləri
Hər hansı digər proses kimi, EDI-nin də müsbət və mənfi tərəfləri var. Əsas parametrlər aşağıdakı cədvəldə təqdim olunur.
 Üstünlüklər |
 mənfi cəhətləri |
|---|---|
|
|
Kiçik biznes üçün elektron sənəd dövriyyəsinin real dəyəri
(*) Əgər şirkət kiçikdirsə və biznesin sahibi (və ya fərdi sahibkarın özü) sənədləri şəxsən imzalamaq niyyətindədirsə, o zaman xərclər minimal olacaqdır. Onlar elektron alışdan ibarətdir rəqəmsal imza- 1500 rubl və elektron sənəd idarəetmə xidmətinə giriş - 100 rubldan.
Kiçik həcmlər üçün redaktorlarımız Kontur.Diadoc xidmətini tövsiyə edir. Tarifi seçsəniz Universal", onda xərclər göndərilən sənəd üçün cəmi 9 rubl olacaq. Orijinal sənədlərin poçtla göndərilməsi ilə müqayisə edildikdə, burada bir göndərilir qeydiyyatlı məktub bölgə daxilində ən azı 50 rubl olacaq. Fərq göz qabağındadır:
Sistem bütün yeni istifadəçilərə elektron sənədlərin 50 xoş bonus köçürməsini verir.
Cədvəldən göründüyü kimi, SED-in müsbət cəhətlərinə baxmayaraq, mənfi cəhətləri də var. Əsasən, onlar maddi xərclərə düşürlər, göründüyü kimi, kiçik olmaya bilər.
Şirkət yalnız proqram təminatının quraşdırılması və lazımi avadanlıqların alınması üçün əhəmiyyətli xərclərə məruz qalmayacaq, həm də xüsusi bacarıqları olmadan elektron sənəd idarəetmə sistemi sadəcə işləməyəcək bir işçi işə götürməlidir. Belə bir işçi də maaş verməlidir. Və bu başqa bir xərc maddəsidir.
Ancaq unutmayın ki, sərf olunan səylər gələcəkdə öz bəhrəsini verəcək və EDMS ilə işləyən firmalar yalnız fayda verəcəkdir. Axı, onlar yalnız məlumatların işlənməsi vaxtına qənaət edəcəklər, həm də xidmətlərin, məsələn, arxivçinin ödənişinin dəyərini əhəmiyyətli dərəcədə azaldacaqlar. Hər şeyə əlavə olaraq, elektron arxiv əlavə binalar, əlavə dəftərxana ləvazimatlarının alınması və digər nöqtələr tələb etmir.
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi nədir?
Bir qayda olaraq, bu, elektron sənədləri yarada, göndərə, qəbul edə və imzalaya biləcəyiniz elektron sənəd idarəetmə sistemidir (EDM). Onlar əlyazma imzası olan kağıza bərabərdir. Elektron sənəd dövriyyəsini həyata keçirmək üçün sizə elektron imza sertifikatı lazımdır.
İnterfeys adətən podratçılar (sizin partnyorlarınız və EDI-də iştirak edən müştərilər) və əsas tab - Sənədlər daxil olmaqla 2-3 tabdan ibarətdir. Bu tabda Gələn və Gedən bölmələri sizin göndərdiyiniz və qəbul etdiyiniz sənədləri ehtiva edir.
EDI növləri
Şübhəsiz ki, elektron sənəd dövriyyəsini tətbiq edərkən təşkilatlar səmərəliliyə böyük önəm verirlər. Müəyyən bir təşkilat üçün hansı EDI növünün ən təsirli olacağını söyləmək çətindir. Hamısı müəssisənin istiqamətindən və onun iş proseslərindən asılıdır.
Bununla belə, funksionallıq, idarəetmə texnologiyası, tərkib komponentləri və s. baxımından EDI-nin ümumi kvalifikasiyası mövcuddur. Bu baxımdan SED-in əsas növlərini ayırd etmək olar:
- Ofis sistemi. Bu növ müəssisənin ofis işlərinin aparılması üçün nəzərdə tutulmuşdur. Üstəlik, iş şaquli nəzarət ilə bütün qəbul edilmiş qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir, yəni. yuxarıdan tabeçiliyə;
- Elektron arxivlər. əsas məqsəd belə bir sistem sənədlərin saxlanması üzrə işin təşkilidir. Digər şeylər arasında, proqram istifadəçiyə lazımi kağızı asanlıqla tapmağa imkan verir. Bununla belə, belə bir sistemdə sənədlərin ötürülməsi mümkün olmayacaq;
- İş axını sistemləri. Bu tip sistemlər ona görə istifadəçilər arasında geniş yayılmışdır əsas vəzifə iş proseslərinin təşkili və avtomatlaşdırılmasıdır. Bu cür proqram təminatı ilə iş görmək asandır və iş axını yalnız iş anlarının mövcudluğu üçün bir bəhanədir;
- ECM sistemləri. Proqram təminatı istifadəçiyə təşkilatın idarəetmə sisteminə yeniliklər təqdim etməyə imkan verir. Vasitəsilə mürəkkəb sistemlər bəlkə idarə edə bilər: sənədlər, imzalar, iş axınları, işçilərin bilikləri və s. Bu tip EDI daha bahalı olacaq, çünki o, istifadəçiyə qabaqcıl funksionallıq təklif edir.
Qeyd etmək lazımdır ki, hər bir EDMS növü əvvəlkindən ən iddialı olur və verir daha çox imkanlar istifadəçilər. Bununla belə, elektron sənəd dövriyyəsinin tam üstünlüklərini qiymətləndirmək üçün düzgün seçim etməlisiniz.
Doğru SED-i necə seçmək olar
Artıq qeyd edildiyi kimi, EDMS seçimi xüsusi diqqət tələb edən mürəkkəb bir prosesdir. Digər şeylər arasında, şirkətin rəhbərliyi müəssisənin istiqaməti, işçi heyəti və s. kimi çox sayda həlledici amilləri nəzərə almalıdır.
Məsələn, üçün kommersiya təşkilatı həm işçilər arasında, həm də tərəfdaşlar arasında EDMS quraşdırmaq düzgün olacaq. Yalnız bu yolla müəssisə lazımi iqtisadi səmərə əldə edə biləcək.
üçün ictimai qurum onun işinin xüsusiyyətlərinə diqqət yetirmək və vermək daha yaxşıdır daha çox diqqət elektron arxivlərin yaradılması. Həm də işçiləri onlarla işləmək üçün öyrətmək tələb olunur.
Bu və ya digər EDMS seçərkən, sistemin qeyd olunan tələblərə cavab verib-vermədiyini nəzərə almaq vacibdir. Bunlara daxildir:
- Funksionallığın tamlığı;
- İstifadə rahatlığı;
- Bu sistemin iş prosesinə hansı sürətlə daxil ediləcəyi;
- Parametrlərin olması və onlar çevik olmalıdır;
- Sistemin funksionallığı genişləndirmək imkanı varmı;
- EDMS-ni müəssisənin mövcud proqram təminatına uyğunlaşdırmaq mümkündürmü;
- Uyğunlaşma asanlığı;
- Texniki dəstəyin mövcudluğu. Bu cür yardımın yüksək səviyyədə olması vacibdir;
- İstehsalçının reputasiyası və s.
Bu faktı nəzərə alaraq, istifadəçi aşağıdakı hərəkətlərə əməl etməlidir:
- Funksionallığı araşdırın. “İmkanlar” fəslinə xüsusi diqqət yetirilməlidir. İstehsalçının proqram tərəfindən yerinə yetirilən vəzifələrin siyahısını xüsusi olaraq göstərməsi vacibdir. Xüsusi bir xüsusiyyət yoxdursa, belə bir EDMS sistemindən imtina etməyə dəyər;
- Tematik təqdimatların mövcudluğu. Proqramın demo materialı olması vacibdir və bununla da istifadəçiyə funksionallıqdan necə istifadə edəcəyini izah edir;
- Ekran görüntülərini öyrənin. Beləliklə, menecer funksionallığın həqiqətən sadə olub-olmadığını və qeyd olunan tələblərə cavab verib-vermədiyini yoxlaya biləcək;
- Həqiqi istifadəçilərin rəylərini oxumağınızdan əmin olun. Ən yaxşı seçim YouTube-da videolara baxmaqdır;
- Bir çox istehsalçı rəhbərlərə pulsuz sınaq təklif edir. Beləliklə, istifadəçi seçilmiş məhsulun uyğun olub olmadığını başa düşə biləcək;
- Malın qiymətinə gəlincə, açıq-aşkar görünür ki, bu maddə alıcını həyəcanlandırmaya bilməz. EDMS-nin real dəyərinin nə qədər olacağını müəyyən etmək çətindir, lakin bu və ya digər rəqəmin nəyə əlavə olunduğunu araşdırmağa dəyər. Buna görə də, qiymət siyahısının ətraflı öyrənilməsi alıcıya gözlənilməz xərclərdən və məsrəflərdən qaçmağa kömək edəcəkdir.
Yalnız bir mütəxəssisin düzgün seçim etməyə kömək edəcəyini xatırlamaq lazımdır. Buna görə də, bir EDMS seçilməsi və quraşdırılması yalnız xüsusi bacarıqları olan bir şəxsin yaxından diqqəti altında aparılmalıdır.
Yüksək qiymətə görə, ölkəmizdəki bütün təşkilatlar EDMS ilə işləmir. Hazırda yalnız böyük firmalar elektron sənədləşmə işləri aparın. Ancaq işlər dəyişir və çox güman ki, yaxın gələcəkdə bir EDMS köməyi ilə işləmək ehtiyacı təqdir ediləcək və bir çox firma elektron biznes aparmağa imkan verəcəkdir. Beləliklə, onlar ən təsirli və uğurlu olacaqlar!