Hazırda hansısa lideri az-çox təsəvvür etmək mümkün deyil böyük firmaöz fəaliyyətini katibsiz idarə etmək. Böyük işçi heyəti, müxtəlif bölgələrdə filial və nümayəndəliklərinin olması, aktiv sənəd idarəetməsi olan şirkətlərdə, bir qayda olaraq, vəzifələrin dəqiq müəyyənləşdirilməsi ilə bir-birini tamamlayan bir neçə vəzifə var: katib, məmur, referent. Kadrların saxlanması üçün istehsal xərclərinin azaldılmasında vacib amil tariflərin birləşməsi olduğu kiçik təşkilatlarda katib öz fəaliyyətində menecer köməkçisi, məmur və kadr meneceri funksiyalarını birləşdirərək universal işçiyə çevrilir.
Katibin katibinə həvalə edilmiş vəzifələrin çoxu standart iş təsvirində göstərilmir, lakin müəyyən bir təşkilatın fəaliyyətinin xüsusiyyətlərinə əsasən işəgötürənin özü tərəfindən müəyyən edilir. Bununla belə, bəziləri ümumi müddəalar bir işçinin belə bir vəzifə çərçivəsində fəaliyyəti haqqında məlumatlar mövcuddur və bunlardan bir məmur katibi üçün CV tərtib edərkən olduqca uğurla istifadə edilə bilər.
Biznes katibinin vəzifə öhdəlikləri
Katib nəinki köməkçisi olduğu bilavasitə rəhbərin, həm də təşkilatda fəaliyyətinin nizama salınmasında və sistemləşdirilməsində mühüm rol oynayır. rəy müdir və tabeliyində olanlar, icraçılar və müştərilər arasında, şirkət daxilində və onun arasında səmərəli sənəd axınının təmin edilməsi struktur bölmələri. Beləliklə, onun öhdəliklərinə aşağıdakılar daxildir:
- müştərilərlə telefon və şəxsi danışıqların aparılması, daxil olan sənədlərin, faksların, telefon mesajlarının və s. qəbulu, göndərilən sənədlərin işlənməsi və yönləndirilməsi, bilavasitə rəhbərdən sifarişlərin maraqlı şəxslərin diqqətinə çatdırılması;
- rəhbərin müştərilər, tərəfdaşlar və şirkətin işçiləri ilə görüşlərinin təyin edilməsi və təşkili;
- təmin edilməsi ilə ziyarətçilərin qəbulu və qeydiyyatı rahat şərait gözləyən zaman katibin səlahiyyətlərinə aid olan məsələlər barədə məlumat vermək;
- müəyyən edilmiş formada hesabat sənədlərinin aparılması, mövcud qanunvericilik çərçivəsində sənəd dövriyyəsinin təmin edilməsi, sənədlərin, məktubların arxivinin yaradılması və s.
Yuxarıdakı funksionallıqdan göründüyü kimi, kargüzar katibinin fəaliyyət dairəsi kifayət qədər müxtəlifdir. Bu siyahıda göstərilən vəzifələri yerinə yetirməklə yanaşı, əslində şirkətin siması olan katibdən aşağıdakı keyfiyyətlərə malik olması tələb olunur:
- səriştəli anlaşıqlı nitq, fikirlərini aydın ifadə etmək bacarığı;
- xoş niyyət, dözümlülük, xoş görünüş;
- bilik işgüzar etiket və şəxsiyyətlərarası etiket.
CV-də sizin uğurlarınızı deyil, uğurlarınızı qeyd etməli olduğunu eşitmiş ola bilərsiniz. rəsmi vəzifələr. Axı bu Ən yaxşı yol keçmiş işlərinizdə nə əldə etdiyinizi nümayiş etdirmək, həmçinin potensial işəgötürənlərə onlar üçün nə edə biləcəyinizi göstərmək. Lakin bir çox insanlar öz tərcümeyi-hallarına “Peşəkar Nailiyyətlər” bölməsini daxil etməyi unudurlar. Bunu necə yazmaq olar ki, kadrlar məmurunu mümkün qədər maraqlandırsın və istədiyi vəzifəni alsın? Bütün təfərrüatları öyrənmək üçün oxuyun.
Məsuliyyətlər və nailiyyətlər arasındakı əlaqə və fərq
Sadə bir misal. Sizin əsas vəzifə- tədbirlərin təşkili və keçirilməsi. Onda nailiyyətiniz belə ola bilər: “Mən 200 min rubldan çox pul yığdım. xeyriyyə gecəsi zamanı 100 ziyarətçidən.
Niyə bu qədər vacibdir? CV-nizi oxuyan şəxs sizin haqqınızda daha çox bilməlidir. Kadrlar zabitləri artıq bilirlər ki, müəyyən bir vəzifənin hansı vəzifələri öz üzərinə götürür. Aşkar faktları sadalayanda, siz yalnız öz CV-nizdə qiymətli yer, eləcə də qərar qəbul edənin diqqətini itirmiş olursunuz. Haqqınızdakı hər bir ifadənin konkret məqsədi olmalıdır, yəni işəgötürənə bu vəzifə üçün ən yaxşı namizəd olduğunuzu sübut etmək.
Ticarət sahəsi
Bu gün məhsul istehsal etmək onu satmaq qədər çətin deyil. Buna görə də, ticarətlə əlaqəli peşələrə böyük tələbat var və iş axtaranlara yüksək qazanc və yüksək qazanc perspektivi təklif edir. Karyera inkişafı. Satıcının tərcümeyi-halında hansı peşəkar nailiyyətlər istədiyiniz mövqeyi əldə etməyə kömək edəcək?
Vacib qayda
Təsdiq edə bilmirsinizsə, yazmayın. İşəgötürənlər tez-tez satış üzrə müraciət edənlərin CV-lərində çox yalan danışdıqlarından şikayətlənirlər. Əgər sizdən parlaq nailiyyətlərinizin sübutunu təqdim etməyiniz istənirsə, sizdən başqa bir sənəd əldə edə bilməlisiniz keçmiş işəgötürən sözlərinizi dəstəkləmək üçün.
İstənilən satıcının əsas uğuru
Gənc mütəxəssislər üçün
Fəaliyyətinizin şirkətin dövriyyəsinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir etdiyini hələ deyə bilmirsinizsə, CV-nin “Peşəkar nailiyyətlər” bölməsində hələ də yazmağa nəsə tapa bilərsiniz. Nümunələr:
- “Kollektiv tərəfindən mühasibat uçotu və analitik şöbəsinin tələblərini daha yaxşı başa düşmək üçün “Qeyri-iqtisadçılar üçün müəssisədə iqtisadiyyat” təqdimatını hazırlayıb rəhbərliyə, sonra isə digər işçilərə təqdim etdi.”
- “Analiz aparıb yekun hesabat son 18 ay ərzində formatlaşdırma xətalarını müəyyən etdi və hesabat üçün universal şablon yaratdı.
Dəqiqlik və dəqiqlik
Mühasibin tərcümeyi-halında peşəkar nailiyyətlər də birbaşa rəqəmlərlə bağlıdır və son tarixlər və dəqiqlik də böyük rol oynayır. Beləliklə, onların siyahısı belə görünə bilər:
Maliyyə qurumunun əməkdaşı olmaq istəyənlər üçün
Yenə də CV-də peşəkar nailiyyətlər rəqəmlər və pulla bağlıdır. Bununla yanaşı, abituriyentin insanlarla işləməyi bildiyini, liderlik keyfiyyətlərinə malik olduğunu, eyni zamanda komanda oyunçusu olduğunu göstərməsi vacibdir. Axı bank bütün ölkə üzrə çoxsaylı filiallardan ibarət böyük bir şirkətdir və onun bütün işçiləri ahəngdar işləməlidir.
Buna görə də, bir CV-də peşəkar nailiyyətlərinizi necə təsvir edə bilərsiniz. Misal:
- “İşdən sonra ilk altı ayda 20% daha çox satdım Maliyyə xidmətləri Müştəri ehtiyaclarının diqqətlə öyrənilməsi və daimi müştərilərlə işləməsi sayəsində satış baxımından daha çox çatdırıldı.
- “Biznesin ipoteka kreditləşməsinin həcminin artması təmin edilib ki, bu da bank filialının mənfəətinin 2% artmasına səbəb olub”
- “2014-cü ildə telefon zənglərinin köməyi ilə müştəri bazamı 10% artırdım potensial müştərilər, və mövcud müştərilər tərəfindən bankın xidmətlərinin tövsiyə edilməsinin təşviq edilməsi.
- “5 yeni işçidən ibarət qrupa qaydalar üzrə təlimlər keçib sənədlər kreditlərin verilməsi.
- "Mən bankın 3 VIP müştərisi ilə işləmişəm, onların hesablarında ümumi dövriyyə təxminən 7 milyon rubl təşkil edir."
- “Daha çox potensial borcalan cəlb etmək üçün 5 yeni kredit paketinin layihələndirilməsində birbaşa iştirak etmişəm”.
Ancaq CV-nin “Peşəkar Nailiyyətlər” bölməsini doldurmağa yalnız formal şəkildə yanaşmamalısınız. Misal: siz həmçinin "Təşkil edilmiş korporativ piknik 120 nəfər üçün şəhərətrafı sanatoriyaya səyahət. Deyəsən, bu nailiyyətin sizin peşəkarlığınızla çox az əlaqəsi var, amma əslində bu, potensial işəgötürənə sizin əla təşkilatçılıq bacarıqlarınız, dəstəyiniz olduğunu nümayiş etdirəcək. korporativ mədəniyyət, və komanda ilə əla münasibətləri var, bu da çox təqdir olunur
Themis xidmətçiləri üçün
Hüquqşünas ixtisası həmişə çox populyardır. Kadrlar məmurunun sizi digər müraciət edənlər arasında görməsi üçün vəkilin tərcümeyi-halında “Peşəkar Nailiyyətlər” bölməsini doldurmağa məsuliyyətlə yanaşın. Ümumiləşdirmələrdən qaçın və konkret faktlar verin. Problem-fəaliyyət-nəticə modelindən istifadə edin.
CV-də peşəkar nailiyyətləri təsvir edərkən bunu necə dəqiq tətbiq etmək olar? Nümunə: “Hüquqi araşdırmanı tamamladım və məhkəmənin qərarı üçün iddiaçıdan ərizə tərtib etdim” ifadəsinin əvəzinə vəziyyəti aşağıdakı kimi təsvir edin: “İddiaçının qəbzi ilə bağlı işdə iddia qaldırdım. , nəticədə sağlamlığa zərər dəymişdir ki, bu da 100 min rubldan çox qiymətləndirilir. Məhkəmə zərərçəkmişin iddiasını təmin edib”. İkinci ifadə işdəki rolunuzu daha dolğun şəkildə ortaya qoyur və bacarıqlarınızı göstərir.
Məhkəmədə yüksək səviyyəli qələbələriniz yoxdursa və bir müəssisədə tam ştatlı hüquqşünas kimi işləyirsinizsə, o zaman şirkətin hərəkətlərinizdən əldə etdiyi faydalara diqqət yetirin: qanuna uyğun olaraq bağlanmış böyük məbləğli müqavilələr və müəssisəniz üçün ən böyük fayda ilə; uğurlu həll mübahisəli vəziyyətlər təchizatçılarla və s.
Keçən həftə "" fəxri məzunu Elena adlı katibə vakansiyasına iddialı idi. Rabota.ru saytında anonim ərizəçi kimi danışır: nədənsə qərar verdi. Əmək sənədi Yelena ən zəngin iş təcrübəsi və nüfuzlu təhsildən xəbər verir. Amma ərizəçi özünü açıq-aydın qiymətləndirir. Rabota.ru-nun məşğulluq üzrə eksperti ona öz tərcümeyi-halında daha əhəmiyyətli bir mövqe göstərməyi və yüksəltməyi məsləhət görür arzu olunan maaş, həmçinin “İş təcrübəsi” və “Peşəkar bacarıqlar” bölmələrindəki çatışmazlıqları aradan qaldırmaq.
CV-nin orijinal versiyası
| Elena | Qadın cinsi Doğulduğu il: 23 aprel 1969-cu il Moskva şəhəri |
| arzu edir gələcək iş | Vəzifə: katib Əmək haqqı (minimum): 30.000 rubl. |
| təcrübə | 5 ildən çox Rusiya Elmlər Akademiyasının Sistem Proqramlaşdırma İnstitutu (ISP RAS), Moskva, sentyabr 1997-ci ildən indiyədək "Kitty" QSC (Moskva), 1996-cı ilin iyulundan 1997-ci ilin sentyabrına qədər "Firma SU-53 Mosvodokanalstroy" MMC (Moskva), 1994-cü ilin sentyabrından 1996-cı ilin iyuluna qədər Ümumittifaq Elmi Tədqiqat. və dizayn və texnoloji. kibernetika institutu Kənd təsərrüfatı VASKHNIL (VNIPTIK VASKHNIL) (Moskva), 1986-cı ilin sentyabrından 1994-cü ilin sentyabrına qədər |
| Professional Bacarıqlar | Ünsiyyətcillik, təşkilatçılıq, çalışqanlıq, vicdanlılıq, məsuliyyətlilik, stressə davamlılıq; xeyirxahlıq, təşəbbüskarlıq, bacarıq qısa müddət təşkilata xas olan zəruri bacarıqları öyrənin. Mən asanlıqla öyrənirəm, komandada işləməyi xoşlayıram, işləmək və layiqli pul qazanmaq istəyirəm. |
| Təhsil |
Əsas Ali İngilis dili İnstitutu(daha yüksək), 1999-2002-ci illər Dövlət Neft və Qaz Akademiyası. N. M. Qubkina (Moskva)(daha yüksək), 1986-1993-cü illərdə Təlim: |
| əlavə informasiya | Ailə vəziyyəti: Evlidir Uşağınız var Səyahət imkanları: bəli |
Ekspert rəyi
Ərizəçinin CV-ni diqqətlə oxuduqdan sonra məlum olur ki, Elenanın peşəkar təcrübəsi çox müxtəlifdir. O, katibin və ofis menecerinin standart işinə əlavə olaraq:
- tərcüməçi işləmiş və yüksək səviyyəli (müqavilələri tərcümə etmək, nümayəndə heyətləri ilə işləmək - bu, görürsən, bilik tələb edir!);
- tenderlərin təşkilində və keçirilməsində iştirak edənədək müəssisənin birinci şəxsinin köməkçisi kimi fəaliyyət göstərmişdir;
- digər katiblərin işini təşkil edir və əlaqələndirirdi, yəni baş katib, şöbə müdiri idi.
Ümumiyyətlə, zəngin iş təcrübəsi və nüfuzlu təhsil var. Ərizəçinin özünü qiymətləndirməməsi daha çox məyusedicidir. Arzu olunan vəzifə - katib. Amma katibə-tərcüməçi, katib-referent, birinci şəxsin köməkçisi üçün müraciət etmək kifayət qədər realdır. Eyni şey üçün də gedir əmək haqqı- Belə bir mütəxəssisin bazar dəyəri 1300-1700 dollar və daha çox diapazonda dəyişir.
CV-nin doldurulmasında bəzi qüsurlar da işəgötürənlə görüşü gecikdirə bilər. "İş təcrübəsi" ndə Elena, yəqin ki, mövqeyini göstərdi iş dəftəri, və yalnız rəsmi vəzifələrdə - faktiki olaraq işğal edilir. Bununla belə, əksər menecerlər və işə götürənlər məsələnin faktiki tərəfi ilə daha çox maraqlanırlar, xüsusən də sadalanan vəzifə öhdəlikləri özləri üçün danışır.
Bundan əlavə, müxtəlif iş yerlərində oxşar vəzifələrlə CV-ni çox yükləməyə ehtiyac yoxdur. Tutduğu vəzifələrdən sonuncusuna diqqət yetirmək kifayətdir.
Və əlbəttə ki, CV-də "Peşəkar bacarıqlar" bölməsi ən vacibdir. Burada Elena ümumi bir səhv etdi: peşəkar bacarıqların əvəzinə şəxsi keyfiyyətləri və gələcək iş arzularını göstərdi. Bu arada, məhz “Peşəkar Bacarıqlar” bölməsində ərizəçinin işəgötürənin diqqətini bilik və bacarıqlara cəlb etmək imkanı var, bunun sayəsində o, əslində istədiyi vəzifəyə müraciət edir. Və "ictimailik" və "təşkilat" kimi sözləri tamamilə atlamaq daha yaxşıdır.
Şəxsi keyfiyyətlərin sadalanması ilə daha diqqətli olmaq lazımdır. Yaxşı, kim özü haqqında “tənbəl, tutqun, həftədə bir dəfə saçımı darayıram” yazacaq? Amma bütün abituriyentlər "zəhmətkeş, icraçı, məsuliyyətli" - işçilər yox, allahın bəxti! Gündə onlarla, hətta yüzlərlə CV-yə baxan əksər kadr zabitləri ən yaxşı halda bir az yumorla “hər cəhətdən mükəmməlliyə” istinad edirlər.
Bundan əlavə, masanın üzərində kimin CV alacağını heç vaxt bilmirsiniz. Məsələn, sizin peşəkar bacarıqlarınız liderə uyğun olacaq, lakin düşünmədən daxil edilmiş "təşəbbüs" patron bunu iyerarxik təməllər üçün təhlükə kimi görsə, hər şeyi məhv edə bilər.
Beləliklə, bütün ağlasığmaz və ağlasığmaz üstünlükləri sadalamaq lazım deyil. Əgər həqiqətən istəyirsinizsə, bu peşəyə ən uyğun görünən iki və ya üç keyfiyyəti qeyd edin.
CV-nin düzgün versiyası
| Elena | Doğum tarixi: 23 aprel 1969-cu il Moskva şəhəri |
| Gələcək iş üçün arzular | Vəzifə: Katib-tərcüməçi, katib-referent, müdir köməkçisi Sənaye: Katiblik, kargüzarlıq, AHO Əmək haqqı (minimum): 1500 USD-dən |
| təcrübə | 5 ildən çox 1997-ci ilin sentyabrından indiyədək vaxt Vəzifə öhdəlikləri:İyul 1996 - Sentyabr 1997 QSC "Kitty", Moskva Vəzifə: katib-referent, rəis köməkçisi. Şirkətin fəaliyyətinin təsviri: dizayn bürosu, italyan şirkətinin nümayəndəliyi. 1994-cü ilin sentyabrı - 1996-cı ilin iyulu 1986-cı ilin sentyabrı - 1994-cü ilin sentyabrı |
| Təhsil | Əsas daha yüksəkdir. İngilis Dili İnstitutu. İxtisas: dilçilik və mədəniyyətlərarası ünsiyyət. 1999-2002. Dövlət Neft və Qaz Akademiyası. N. M. Qubkina. İxtisas: tətbiqi riyaziyyat. 1986-1993. Təlim: |
| Professional Bacarıqlar | Qəbulun təşkili. Katiblərin işinin əlaqələndirilməsi. Tam biznes. Xarici tərəfdaşların Rusiyada qalmasının və rəhbərin xaricdə qalmasının təşkili. Malların, işlərin, xidmətlərin satın alınması üçün tenderlərin təşkili və keçirilməsi. Korporativ tədbirlərin təşkili və keçirilməsi. İngilis dili (səlis: sənədlərin tərcüməsi, işgüzar yazışmalar, xarici tərəfdaşlarla ünsiyyət). Etibarlı PC istifadəçisi (xüsusi proqramların siyahısı). |
| əlavə informasiya | Ailə vəziyyəti: Evlidir. Uşağınız var. İşgüzar səfərlər imkanı: bəli. |
| Sponsor: |
Katibin peşəsi haqqında biliklər çox vaxt filmlərdən əldə edilən məlumatlarla və məktəbdə, institutda, müxtəlif təşkilatlarda katiblərin işinin fraqmentlərinin müşahidələri ilə məhdudlaşır. bələdiyyə qurumları.
Ancaq bu, çox məsuliyyətlidir və xüsusi bilik və bacarıq tələb edir. Hamısı bu biliklərin tətbiqi sahəsindən asılıdır. Katibin tərcümeyi-halının nümunələrini, daha doğrusu, ona olan tələbləri nəzərdən keçirin.
katib katib davası
Tutaq ki, siz orta məktəbi bitirmisiniz və orada katibə işləmək istəyirsiniz böyük şirkət. Kadrlar şöbəsində sizdən özünüz haqqında hər şeyi izah etməli olduğunuz bir CV doldurmağınız xahiş olunacaq.
- Pasport məlumatlarınızı, o cümlədən qeydiyyat və ailə vəziyyətini göstərin;
- Bu vəzifəni əldə etməyin məqsədini göstərin.
- Niyə bu vəzifəyə digər namizədlərdən daha yaxşı olduğunuzu göstərin
- Bilik həmişə xoşdur Xarici dillər.
- Kompüter bacarıqları belə müzakirə olunmur. İstifadəçi səviyyəsi uyğun deyil. Müxtəlif proqramlarda inamla işləməyi bacarmalısınız: Word, Excel, Power Point və s.
- Ali təhsil bu səviyyəli şirkətlərdə, bir qayda olaraq, məcburidir.
- İş təcrübəsi, mövcudluq sürücülük vəsiqəsi, rəy xoş gəlmisiniz.
Bundan əlavə, özünüzü xarakterizə etməli olacaqsınız. Nə qədər punktual, savadlı, təmkinli olduğunuzu və s.
Nümunə katibin CV hazırlamağa çalışaq
Pavlova Galina Sergeevna Məqsəd: Katib köməkçisi / Rəhbərin köməkçisi vəzifəsinin alınması Əlaqə telefonu: ххх-хх-хх-хх Doğum tarixi: 09.10.1978. Təhsil: 1996-2001 Xabarovsk Pedaqoji Dövlət Universitetiİxtisas: müəllim-psixoloq 2001-20003 Təkmilləşdirmə kursları ingiliscə HDU-da. İş təcrübəsi: 2006 - 2009 "Tərəqqi" kommersiya bankı Vəzifə: katib köməkçisi, menecer köməkçisi Vəzifələr: texniki xidmət işgüzar yazışmalar və normativ tələblərə uyğun olaraq sənəd dövriyyəsi; xarici tərəfdaşlarla ingilis dilində işləmək; ingilis dili sənədlərinin rus dilinə və əksinə tərcüməsi; kimi danışıqlarda iştirak; rəhbərin iş planlarını tərtib etmək; xarici mehmanxanaların bron edilməsi və internet vasitəsilə biletlərin bron edilməsi. Professional Bacarıqlar:
- qanunun tələblərinə uyğun olaraq ofis işlərinin aparılması;
- yazılı tərcümələr hər hansı bir sənəd;
- iclas protokolu;
- Rəhbərin bir həftə, bir ay üçün işinin plan-cədvəlini tərtib edirəm;
- VİP qonaqlar da daxil olmaqla qonaqların qəbulunu və danışıqlarını təşkil edirəm;
Əlavə məlumat: İngilis dili - pulsuz PC - MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML bilikləri; Ofis avadanlığı; Yazı tipi 230 simvol/dəq. Qeydiyyat: Kirov, st. Amurskaya, 18, mənzil. 10. "Ailə vəziyyəti: evlidir, oğlu 4 yaşında. Arzuolunan əmək haqqı: 30.000 rubldan. Bu, sadəcə, katibin tərcümeyi-halı nümunəsidir, lakin real tələblərə yaxındır.
Müasir şirkətin idarəetmə strukturunda katib vəzifəsinin dəyişməsi ilə əlaqədar olaraq, katib köməkçisinin təhsil səviyyəsinə, onun peşəkar erudisiyasına, ünsiyyət qabiliyyətinə, müxtəlif problemləri həll etmək bacarığına da daha yüksək tələblər qoyulur. iş tapşırıqları. Bu gün katibə-referent peşəsi katibə işinin xüsusiyyətlərinə görə insandan yüksək hazırlıqlı, bütöv bir sıra şəxsi və işgüzar keyfiyyətlərə malik olmağı tələb edir.
Katib köməkçilərini işə dəvət edən çoxsaylı elanlara müraciət edək. Bu vəzifəyə iddiaçıların qarşısında aşağıdakı tələblər qoyulur: işgüzar iş üzrə biliklər (idarəetmə sənədlərinin əsas növlərinin tərtibi və işlənməsi qaydalarını və sənədlərlə işin təşkili üçün əsas qaydaları bilmək nəzərdə tutulur); PC bacarıqları (mətn redaktoru bilikləri nəzərdə tutulur) MS Word, elektron cədvəl sistemləri MS Excel və ümumi tanışlıq əməliyyat sistemi Windows); xarici dil, daha çox ingilis, daha az alman və ya fransız dilinin müəyyən sərhədləri daxilində bilik.
Əslində, müasir katiblər üçün ixtisas və digər tələblər daha genişdir. Təəssüf ki, katibə işə götürərkən menecer həmişə bu tələbləri aydın şəkildə ifadə edə bilmir. Və işin təsviri, mövcud olduqda, katib köməkçisinin vəzifələri haqqında tam təsəvvür yaratmır.
Peşəkar katib-referent müəyyən bilik və bacarıqlara malik olmalı, müəyyən işgüzar və şəxsi keyfiyyətlərə malik olmalıdır. Katib-referent peşəsi yüksək səviyyəli əsas təhsili nəzərdə tutur.
Peşəkar bilik və bacarıqlar Müasir katibə-referent üçün zəruri olanı üç qrupa bölmək olar:
1. Sənədləşmə üçün tələb olunan biliklər və informasiya dəstəyi rəhbərliyi və bütövlükdə firma. Katib-referent bilməlidir:
üzrə normativ-metodiki sənədlər sənədləşdirmə dəstəyi idarəetmə,
Sənəd idarəetməsinin təşkilinin əsas prinsipləri,
Arxiv işinin əsasları
Əsas tətbiq proqramları
Rus dili, bir və ya bir neçə xarici dil (şirkətin profilindən asılı olaraq).
İdarəetmə sənədlərinin əsas növlərini və növlərini tərtib etmək və icra etmək;
ilə işi rasional şəkildə təşkil edin idarəetmə sənədləri, arxiv saxlamaq;
Məlumatı tapmaq, təşkil etmək və saxlamaq;
həzz alın yazı makinası, fərdi kompüter, printer, sənədlərin tərtibi, istehsalı, surətinin çıxarılması üçün digər vasitələr.
2. Şirkətin və onun administrasiyasının kommunikativ dəstəyi üçün zəruri olan biliklər:
İşgüzar söhbətin aparılması qaydaları;
Ziyarətçilərin qəbulunun, görüşlərinin, ezamiyyətlərinin təşkili prinsipləri;
Müasir rabitə vasitələri;
Peşəkar etikanın əsasları.
Bu biliyə əsaslanaraq, katib aşağıdakıları bacarmalıdır:
Xəbərlər işgüzar söhbətlər və telefon danışıqları;
Görüşlər, təqdimatlar, işgüzar səfərlər təşkil etmək;
Müasir rabitə vasitələrindən istifadə etmək;
Ziyarətçilərin qəbulunu və telefon xidmətini təşkil etmək;
İşinizi planlaşdırın, planlaşdırın və menecerin vaxtına qənaət edin.
3. Firmanın əsas fəaliyyəti ilə bağlı biliklər, onun daxili strukturu və xarici əlaqələr:
İdarəetmə işinin təşkili prinsiplərini, idarəetmənin hüquqi əsaslarını;
İnzibati, əmək və əsasları iqtisadi qanun;
Hüquqi aktlar firmanın və onun işçilərinin fəaliyyətini tənzimləyən qaydalar.
Bu biliklərə əsaslanaraq, katib təmin etməyi bacarmalıdır səmərəli iş lider.
Yaxşı katibə-referent olmaq üçün təkcə bilik və bacarıq kifayət deyil. Peşənin tərkib hissəsi olan bir sıra işgüzar və şəxsi keyfiyyətlərə malik olmaq lazımdır.
Əsas işgüzar keyfiyyətlər katib tərəfindən tələb olunur:
Təşkilati bacarıqlar: öz işini, rəhbərinin işini və ofisin işini təşkil etmək bacarığı, görüşlər, təqdimatlar, ezamiyyətlər, nümayəndə heyətlərinin qəbulu və digər tədbirləri təşkil etmək bacarığı;
Məsuliyyət, etibarlılıq: məsuliyyət daşımaq bacarığı, həmişə yalnız diqqətlə yoxlanılmış məlumatlardan istifadə etmək;
Dəqiqlik və çalışqanlıq: əmrlərin vaxtında və dəqiq yerinə yetirilməsi, heç vaxt heç nəyi unutmamaq və heç vaxt heç nəyə gecikməmək bacarığı;
Təşəbbüs və müstəqillik: hər vəziyyətdə rəhbərdən göstəriş gözləmədən öz səlahiyyətləri daxilində müstəqil qərarlar qəbul etmək bacarığı;
Şirkətə sədaqət, loyallıq: şirkətin işlərinə sahiblik hissi, nəzakət və ehtiyatlılıq göstərmək bacarığı, məxfi məlumatları saxlamaq bacarığı;
Məxfiliyi saxlamaq bacarığı və məxfi informasiya;
Uzaqgörənlik: təfərrüatlı planlaşdırma ehtiyacından və əmrin xırda təfərrüatlarını dəqiq izah etməkdən azad olaraq, rəhbərin əmrlərini qabaqcadan görmək bacarığı.
Şəxsi keyfiyyətlər, katibə lazımdır:
Ünsiyyətcillik, uyğunlaşma bacarığı: insanlarla asanlıqla əlaqə qurmaq, bir fəaliyyət növündən digərinə tez keçmək bacarığı;
Xoşməramlılıq, nəzakətlilik, nəzakətlilik, həssaslıq, insanlara səmimi diqqət, başqalarına kömək etmək istəyi, xüsusən də stresli vəziyyətlərdə, son nəticədə - ofisdə psixoloji rahatlıq yaratmaq bacarığı;
İntellekt: nitq mədəniyyəti, görünüş, iş yeri;
Nəzakət, diplomatiya: incəlik, istənilən problemi nəzakətlə həll etmək, həmsöhbətin qürurunu incitmədən istənilən suala cavab vermək bacarığı;
Çalışqanlıq, vicdanlılıq;
Təvazökarlıq, dəqiqlik;
Maraq: öz bilik səviyyəsini daim təkmilləşdirmək, əlaqəli fəaliyyət sahələrinə yiyələnmək, katiblik sahəsində ən son nailiyyətlərdən və şirkətin fəaliyyətindən xəbərdar olmaq istəyi.
Beləliklə, deyə bilərik ki, XX-XXI əsrlərin qovşağında. Rusiyada katiblik peşəsinin yeni bir növü formalaşdı - katib köməkçisi, təkcə menecer köməkçisi və onun köməkçisinin deyil, həm də bir çox başqalarının vəzifələrini birləşdirdi. idarəetmə funksiyaları. Müxtəlif təşkilatlarda katib köməkçisinin vəzifələri əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənir, lakin ümumi bir tendensiya var: onların fəaliyyət dairəsi daim genişlənir və idarəetmə strukturunda onun rolu müasir təşkilat durmadan yüksəlir. Eyni zamanda, bu vəzifə üçün müraciət edənlərə tətbiq olunan tələblər də artır.
Katib-referent ilə məşğul olan yüksək səviyyəli mütəxəssisdir yaradıcılıq işi insanlarla, sənədlərlə, məlumatlarla.