Bu yazıda təsvir olunan effektiv görüşlərin məşhur mövzusunu davam etdirəcəyik.
İclas protokollarının nədən ibarət olduğunu, nə üçün lazım olduğunu və enerjili nəticə əldə etmək üçün bürokratiyadan necə uzaqlaşmaq lazım olduğunu ətraflı təhlil edək.
|
Daimi giriş |
Mükəmməl giriş |
|
İclas zamanı hər kəs şiddətlə gündəliklərinə müxtəlif qeydlər yazır. |
Hər kəs onlayn girişin aparıldığı ekrana və ya lövhəyə diqqət yetirir |
|
Görüşün nəticələrini hər kəs fərqli anlayır. |
Hər kəs görüşün nəticələrini, istənilən nəticəni əldə etmək üçün kimin və nə etməli olduğunu eyni dərəcədə başa düşür. |
|
İştirakçılar görüşə gəldiklərindən daha az enerjili ayrılırlar |
İştirakçılar yığıncağı daha enerjili, vəzifəyə yönəlmiş şəkildə tərk edirlər |
|
İclasda qəbul edilmiş qərarların icrası məcburi olmayan |
Tamamlanması üçün qəbul edilmiş tapşırıqları yerinə yetirmək öhdəliyi - axırda hamı tapşırığı vaxtında yerinə yetirməyə söz verdiyinizi gördü və eşitdi. |
|
İclasın gündəliyinə əməl edilməməsi və ya olmaması |
Görüşün vizual gündəliyini izləyin |
|
İclasın razılaşdırılmış və imzalanmış protokolları ən yaxşı halda ertəsi gün, daha tez-tez isə daha sonra görünür |
Protokol iclasın sonunda razılaşdırılır, çap olunur və dərhal imzalanır! |
|
Qəbul edilən qərarlara nəzarət etmək çox vaxt tələb edir |
Qəbul edilmiş qərarlara nəzarət etmək minimum vaxt tələb edir, çünki onlar korporativ tapşırıqlara nəzarət sistemində izlənilir |
İdeal giriş adi flipçart vərəqləri və markerlərdən istifadə etməklə təşkil edilə bilər və ya siz daha mürəkkəb və müasir alətlər. Əsas odur ki, düzgün metodologiyaya əməl edin və oyun qaydalarına əməl edin.
Bu məqalədə biz 100-dən çox tamamlanmış layihədən hazırlanmış xüsusi MindJet Görüş Dəqiqələri Mind Manager şablonumuzdan istifadə edərək mükəmməl görüş qeydi üçün yeddi inqrediyentlə tanış olacağıq.
2. Mükəmməl İclas Protokolunun Yeddi Elementi
İdeal iclas protokolu belə görünür: iclasın protokolu iclasın özündə razılaşdırılır, çap olunur və dərhal imzalanır. İştirakçılar iclas zalından iş yerlərinə gedərkən onlara tapşırıqlar verilir və iş yeri minməlidirlər e-poçt protokolun yekun variantı, habelə korporativ tapşırıqların idarə edilməsi sistemində icrası üçün onlara verilən tapşırıqlar. Və bu mümkündür! Gəlin necə olduğunu öyrənək.Razılaşdırılmış protokol və təyin edilmiş həllər əldə etmək üçün biz xüsusi MindJet Mind Manager şablonundan istifadə edəcəyik. Bütünlükdə belə görünür.
Şəkil 1. Ümumi forma Onlayn giriş üçün MindJet şablonu
Görüş zamanı onu tədricən doldurmağınızı tövsiyə edirik. Biz bu şablonu müxtəlif şirkətlərdə güclü görüş mədəniyyətini tətbiq etmək üçün layihələrimiz nəticəsində illər boyu qururuq. Gəlin bu şablona daha yaxından nəzər salaq.
2.1. Görüşün başlama və bitmə vaxtlarını izləyin Bir çox görüşlər səhv vaxtda başlayır və bitir. Bununla mübarizə aparmağın bir yolu görüşün başlanğıc və bitmə vaxtlarını izləmək və qeyd etməkdir. "Ölçərsən, idarə edərsən" sadə prinsipinə əməl edərək:
Şəkil 2. Təşkilati təfərrüatları daxil edin
Həmçinin tövsiyə edirik ki, ayrı bir mövzuda görüşə gecikənləri düzəltməyi unutmayın ki, hamı bunu görə bilsin. Təsiri sadəcə sehrlidir: heç kim siyahıya gec düşmək istəmir. Və sonra statistikanı yekunlaşdıra və ən çox gec olanların reytinqini göstərə bilərsiniz.
2.2. Yığıncaq iştirakçılarının rollarını müəyyənləşdirin və paylayın
Ən işləyən və təsirli vasitələrçox vaxt ən sadədir. Təəccüblüdür, amma doğrudur: əksər görüşlərdə iştirakçılar iştirakçıların rollarını, kimin və nə etməli olduqlarını tam başa düşmürlər. effektiv həyata keçirilməsi görüşlər və nəticələr.
şək.3. İştirakçıların rollarını bölüşdürün
- İclasın sədri - iclasların hazırlanması və keçirilməsi üçün müəyyən edilmiş qaydaların yerinə yetirilməsinə cavabdehdir. Görüşün təsirli və enerjili olub-olmayacağı ondan asılıdır.
- İclasın məruzəçisi - iclas iştirakçılarına aid olan məlumatların yüksək keyfiyyətli və qabaqcadan hazırlanmasına və çatdırılmasına cavabdehdir.
- Görüş iştirakçısı məsuliyyət daşıyır öz-özünə məşq və Aktiv iştirak görüşdə
- İclasın katibi - İclasın protokolunun aparılmasına cavabdehdir.
- Enerji qoruyucusu - görüşün enerjisinə cavabdehdir. Əgər ofis havasızdırsa, uzun müddət fasilə yoxdursa, ümumi dinamika aşağıdırsa, o zaman enerji saxlayan iclası dayandırmalı və enerji artırıcı tədbir keçirməlidir.
- Biliyin qoruyucusu məlumatın fiksasiyasına cavabdehdir ki, heç bir dəyərli düşüncə itirilməsin. Bir qayda olaraq, katibə bu və ya digər fikri qeyd etmək lazım olduğunu göstərən bu şəxsdir.
- Kontekst Baxıcısı - İclasın gündəliyinin saxlanmasına cavabdehdir. İclasın gündəliyinin pozulması halında hər kəsə siqnallar.
- Time Keeper - Görüş vaxtı məhdudiyyətlərinin saxlanmasına cavabdehdir. Məsələnin müzakirəsinin bitməsinə 2 dəqiqə qalmış qərar vermək və nəticəni düzəltməyin vaxtı çatdığını bildirir.
2.3. Məqsədlər təyin edin, iclasın gündəliyini təyin edin
Əksər iclasların adətən yazılı gündəliyi olmur. Bu o deməkdir ki, əksər iştirakçılar görüşə niyə gəldiklərini ümumiyyətlə anlamırlar. Bu, iclasın əvvəlində, bütün iştirakçıları daxil etmək üçün çox vaxt itkisinə səbəb olur 
Şəkil 4. Niyə gedirik?
Buna görə də, MindJet Mind Manager protokolunun bu sahəsi üçün xüsusi hazırlanmış sahəni dolduraraq gündəliyi dəqiqləşdirin. Biz həmçinin tövsiyə edirik ki, 2.1.-ci bənddə göstərilən prinsipə uyğun olaraq, gündəlikdəki məsələyə nə qədər vaxtın nəzərdə tutulduğunu və faktiki olaraq ona nə qədər vaxt sərf edildiyini, xronometrajı saxlamağı. Siz görəcəksiniz ki, 3-4 həftəlik məqsədyönlü ölçmədən sonra vaxtında tamamlanan görüşlərin faizi əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşacaq.
2.4. Həlləri düzəldin
Növbəti üç nöqtə bir-biri ilə sıx bağlıdır. Bu görüşün nəticəsidir. İnsanlar niyə bir araya gəlirlər? Bundan sonra nə edəcəyinizi razılaşdırmaq. Bu tənzimləmələr üç növ ola bilər:- Hər kəsə təsir edən həllər
- Xüsusi ifaçılara tapşırılan vəzifələr
- İclasda qaldırılan və görüşdə konkret həllinə və ya konkret vəzifəyə gəlmək mümkün olmayan suallar. Bu, adətən, iclasın əhatə dairəsindən kənar bir məsələ qaldırılanda və ya məsələ bu barədə qərar qəbul etmək üçün kifayət qədər hazırlanmadıqda baş verir.
Beləliklə, həllər.
Şəkil 5. Qərarların mətnini daxil edin.
İclasda yeni qaydalar, iş prosesləri, təşviqlər, cəzalar, məlumatlar və daha çox şeylər müzakirə olunur və iclasda iştirak edənlərin hamısına şamil olunan qərarlar şəklində təsbit edilməlidir. Bütün bunları “Qəbul edilən qərarlar” blokunda qeyd etməyi tövsiyə edirik.
2.5. Tapşırıqlar təyin edin Müdrik Bismarkın dediyi kimi, əgər bir tapşırığın yerinə yetirilməsini istəyirsinizsə, onun icrasına yalnız bir şəxs cavabdeh olmalıdır.
Bunu etmək üçün MindJet Mind Manager-də tapşırıqları düzəltmək üçün bölmədən, eləcə də sağdakı Tapşırıq Məlumatı sekmesinden istifadə edin.
Şəkil 6. Tapşırıqları daxil edin.
Tapşırığın mətni, son tarixi və məsul icraçı olması vacibdir. Bu sahələr doldurularkən ekranda məlumatlar göstərilir və iclasın bütün iştirakçıları kimin, nəyə görə və hansı məsuliyyəti öz üzərinə götürdüyünü görürlər.
2.6. Daha sonra müzakirə üçün sualları qeyd edin
Biz assosiativ düşündüyümüzə görə, istənilən görüşdə, şübhəsiz ki, iclasın gündəliyində nəzərdə tutulmayan suallar olacaq. Əgər bu sualları tez həll etmək mümkün deyilsə (məsələn, “üç sətir” qaydasından istifadə etməklə), onda biz onları “Sonra müzakirə üçün suallar” bölməsində həll etməyi tövsiyə edirik.
Şəkil 7. Daha sonra müzakirə üçün sualları yazın.
Bu sualları həll etmək çox vacibdir. Əvvəla, iştirakçılar görəcəklər ki, məsələ əldən getməyib və bundan sonra mütləq qaldırılacaq. İkincisi, gündəmdəki suala keçməyə imkan verəcək. Üçüncüsü, problemi həll etmək ritualının özü müzakirə olunan mövzudan digərinə keçməyə imkan verir. Əgər düzəlməzsə, o zaman hamı zehni olaraq həll olunmamış məsələni düşünəcək.
2.7. İclasın qərarlarını razılaşdırın, protokolu çap edin və imzalayın! Task Control-də tapşırıqlar təyin edin (Microsoft Outlook)
Və ən əsası. İclasın sonunda gündəm müzakirə edildikdə, qərarlar qəbul edildikdə, tapşırıqlar verildikdə və müzakirəyə çıxarılacaq məsələlər sonradan müəyyən edildikdə, yekunlaşdırmaq mütləqdir. Yəni bir daha protokoldan alınan qərarları demək. Bundan sonra, MindJet Mind Manager proqramı üçün xüsusi Qaydalar oynatma əlavəsindən istifadə edərək, "Protokol yaradın" düyməsini basın.
düyü. 8. Həlləri Microsoft Word protokoluna ixrac edin və Microsoft Outlook-da tapşırıqlar təyin edin
Və iclasın protokolunu alacaqsınız, onu çap etmək üçün dərhal iclasa göndərə və iştirakçılar tərəfindən imzalaya bilərsiniz!
düyü. 9. Avtomatik olaraq alınan Microsoft Word protokolunun nümunəsi.
Protokol imzalandıqdan, iclas başa çatdıqdan və bütün iştirakçılar öz iş yerlərinə getdikdən sonra proqramımızın daha bir xüsusiyyətindən yararlanın - korporativ Outlook tapşırıqlara nəzarət sistemindən istifadə edərək bütün tapşırıqları 5 saniyəyə təyin edin! Bunun üçün proqramımızın "Sifarişləri təyin et" düyməsini sıxın.
Şəkil 10. Outlook tapşırıqları avtomatik olaraq onlayn giriş proqramından əldə edilir.
Sizə lazım olan tək şey sözlərin düzgünlüyünü yenidən yoxlamaq və tapşırıqların hər birində “Göndər” düyməsini sıxmaqdır! İndi yığıncağın hər bir iştirakçısı iş yerinə gələrək Microsoft Outlook-da razılaşdırılmış protokol və təyin edilmiş tapşırıqlar alacaq!
3. MindJet Mind Manager şablonumuzla mükəmməl görüşü özünüz təşkil edə bilərsiniz!
Yuxarıda təsvir olunan şablonu, həmçinin onun qurulması və istifadəsi metodologiyasını pulsuz yükləməyi təklif edirik! Bunun üçün aşağıdakı formanı doldurmağınız kifayətdir və biz sizə hər şeyi göndərəcəyik!Bu şablon elə konfiqurasiya edilib ki, ondan lazımsız blokları silə biləsiniz (məsələn, iclasda “Sonra müzakirə üçün məqamlar” kateqoriyasından heç bir sual yoxdursa) – sadəcə olaraq bu bloku silmək kifayətdir, və bu blokun dəqiqələrinin son versiyasında sadəcə olmayacaq.
Rəylər:
Mind Manager-in köməyi ilə görüşlərimiz keyfiyyət və keçirilməsinə sərf olunan vaxt baxımından daha səmərəli oldu. Standartın qaydaları ilə təmin edilən aydın struktur və Mind Manager şablonu şəklində texniki tətbiq görüşlərimizi başqa səviyyəyə qaldırdı. Razılaşdırılmış protokollar indi görüşün sonunda dərhal görünür. Hesablamalarımıza görə, layihənin sonunda kollegial qurumların iclaslarının keçirilməsində zehni idarəetmənin tətbiqi ilə bağlı vaxt qazanması həftədə təxminən 2 saat təşkil edib.
Maksim Vladimiroviç Baromenski, İdarə Heyəti sədrinin müavini,
Rusiya Sberbankının Moskva Bankı
İndi görüşlər ölçülə bilən nəticələr və son tarixlərlə xüsusi qərarlar qəbul edir və görüş başa çatan kimi Outlook proqramında icraçılara tapşırıqlar verilir. İclas protokolları iclasın sonunda avtomatik olaraq razılaşdırılır. Mind Manager-də müzakirə olunan məsələlərin icmalı xəritəsi sizə gündəmdən yayınmamağa və müəyyən bir məsələ ilə bağlı konkret qərar qəbul etməyə doğru hərəkət etməyə imkan verir. Təqvimin əvvəlcədən planlaşdırma və hazırlıq qaydaları sayəsində biz həmişə görüşlərə vaxtında başlayırıq və hətta planlaşdırılan vaxtdan əvvəl bitiririk!
V.V.SALMIN
BAYKAL BANKININ SƏDRİ
Bu əlavənin MindManager 14.1-in MindJet versiyası üçün etibarlı olmasına baxmayaraq, diqqətinizi onu da cəlb edirik. Sonrakı versiyalar üçün bu əlavə hələ etibarlı deyil, lakin aşağıdakı formadan istifadə edərək bizə sorğu göndərsəniz, onu Şirkətinizə uyğunlaşdıra bilərik!
Görüşlərinizi effektiv şəkildə qeyd edin!
Katibin müqəddəs vəzifələrindən biri də müxtəlif səviyyəli rəhbərlərin təşəbbüsü ilə müşavirə, müşavirə və görüşlərin hazırlanmasıdır. Əksər hallarda katib belə hadisələrin protokollarını da aparır. Bu yazıda bu prosesləri necə daha səmərəli etmək barədə sizə məlumat verəcəyik.
Protokoldan danışmağa başlamaq üçün ilk növbədə görüşlərin hazırlanması üzərində dayanmaq lazımdır. Belə bir tədbirdən əvvəl gündəliyi düşünmək, iştirakçıların tərkibini müəyyən etmək, bütün məruzəçilərin məruzələrini və digər materialları oxumaq vacibdir. Bütün bunlar əlavə səylər tələb edəcək, lakin nəticədə protokolun saxlanması xeyli asanlaşacaq.
VAXTA NECƏ QƏNAƏT ETMƏK?
Müxtəlif araşdırmalara görə, təşkilat rəhbərinin və digər işçilərin iş vaxtının 10%-dən 50%-ə qədəri görüşlərə sərf oluna bilər. Vaxta qənaət etmək üçün görüşün təşəbbüskarları, ev sahibləri və iştirakçıları aşağıdakı qaydaları yadda saxlamalıdırlar:
İclasda yalnız iş qaydasında həlli mümkün olmayan məsələləri müzakirə edin.
Görüş iştirakçılarının sayını məhdudlaşdırın. Bu, hadisənin müddəti ilə düz mütənasibdir. Əgər 5 nəfərlə görüş 1 saat davam edirsə, 10 və daha çox iştirakçı ilə görüş 2 saat və ya daha çox davam edəcək.
Görüş üçün əvvəlcədən məlumat materialları hazırlayın. Hesablamalar, analitik hesabatlar, cədvəllər, qrafiklər, xülasələr, foto və video materiallar, təqdimatlar, məhsul nümunələri, ekspert rəyləri ixtisaslaşmış mütəxəssislər tərəfindən təqdim edilməlidir. Amma iclasın katibi materialların hazırlığını yoxlamağa borcludur. Buna görə də, tədbirdən bir və ya iki gün əvvəl:
a) köməyi ilə məsul şəxslər kim təqdimatlar edəcək, bütün məlumat materiallarının siyahısını tərtib edəcək;
b) ildə hazırlanmış materialları məsul şəxslərdən almaq elektron formatda(məsələn, təqdimatlar, izahat qeydləri və s.);
c) məsul şəxslərdən çap olunmuş referatları və məruzələrin mətnlərini almaq.
Hər bir məsələ üçün bir məsul işçi təyin edin, hətta bir qrup insan əmri yerinə yetirməli olsa belə.
Günahkarları ifşa etmək üçün vaxt itirməyin. yadda saxla ki əsas vəzifə hər bir iclasın gündəliyini müzakirə etmək və ona dair qərarlar qəbul etmək.
GÜNDƏM
Bu, iclasda müzakirəsi planlaşdırılan məsələlərin siyahısıdır. Onlar iclasın sədri tərəfindən müəyyən edilir. Bununla belə, katib də bu prosesdə iştirak edə bilər.
Gündəliyi təyin edərkən aşağıdakı təlimatlardan istifadə edin:
- Çox geniş olan görüş mövzularını bir neçə alt mövzuya bölün. Zəruri hallarda məsul şəxslər hər bir alt mövzu üzrə hazırlıq iclasları keçirə bilərlər.
Məsələn, ayın sonunda “İcrasına dair planlaşdırılmış göstəricilərƏsas istehsalın emalatxanaları” sərlövhələrindən əvvəl sexlərdə bir sıra kiçik yığıncaqlar keçirilməlidir: “Töküm sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Blank sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Planın yerinə yetirilməsi haqqında” maşın sexi üzrə plan”, “Yığışdırılma sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”. Və ya "Müəssisədə ERP sisteminin tətbiqi haqqında" mövzusunda görüşdən əvvəl bir neçə görüş keçirilməlidir: "İstehsalata ERP sisteminin tətbiqi problemləri haqqında", "Mühasibat uçotunda ERP sistemi ilə 1C arasında əlaqənin təmin edilməsi haqqında" ”, “Açıq texniki dəstək ERP sistemləri və məlumatların ötürülməsi” və s.
- Ümumi mövzu ilə birləşdirilən eyni əhəmiyyətə malik məsələləri gündəliyə salın. Məsələn, nəqliyyatın təmin edilməsi, anbara çatdırılma qaydası, göndərmə və ixrac hazır məhsullar müəssisənin ərazisindən.
Bir-biri ilə əlaqəli daha geniş spektrli məsələlər də gündəliyə salına bilər. Məsələn, bunlara aşağıdakılar daxil ola bilər:
Yeni istehsal xəttinin alınması;
İstehsalın texnoloji hazırlığı;
Yeni avadanlıqların alınması ilə əlaqədar layihə və texnoloji sənədlərə dəyişikliklərin edilməsi;
İstehsal binalarının modernləşdirilməsi və maşın bağlamalarının inkişafı;
İstehsalın logistik dəstəyi.
Eyni zamanda, fabrikin girişinin yenidən qurulması və ya fabrik yeməkxanasında keçid üçün elektron ödənişlərin təşkili bu iclasda açıq şəkildə müzakirəyə dəyməz.
Aydındır ki, katib həmişə gündəliyin məzmununa təsir göstərə bilməz. Yığıncağı lider bir araya gətirir və o, həm də bir sıra məsələləri qeyd edir. Və əgər menecer bir iclasın gündəliyinə tökmə istehsalı üçün yeni istehsal xəttinin alınmasını və ərazinin təmizlənməsi üçün yaz iməciliyinin təşkilini daxil edərsə, onu inandırmaq mümkün olmaya bilər. Amma biz öz tərəfimizdən iməciliyin təşkili ilə bağlı müzakirənin başqa iclasa çıxarılmasını təklif edə bilərik, məsələn, binanın fasadının rənglənməsi və ya təşkilatın ad günü münasibətilə şənliklərin keçirilməsi məsələsi ilə birləşdirilə bilər.
- Gündəliyi yalnız iclas iştirakçılarının səlahiyyətlərinə və məsuliyyət sahəsinə aid olan məsələlərdən ibarət olun. Məsələn, təchizat rəhbəri olmayan yerdə təchizat məsələlərini müzakirə etmək əbəs olardı.
- Mövzuların və gündəm maddələrinin sayını məhdudlaşdırın. Onlar ayrılmış müddət ərzində effektiv şəkildə müzakirə oluna və həll oluna bildiyi qədər çox olmalıdır. Məsələn, iclasın 1 saatı ərzində müzakirə olunan mövzuların miqyasından və iclasın hazırlanmasının keyfiyyətindən asılı olaraq 1-dən 5-ə qədər məsələ müzakirə edə bilərsiniz.
- Son iclasda verilən tapşırıqlar və tapşırıqlar haqqında hesabatı gündəliyə daxil edin, yığıncaqlar ümumi mövzu və iştirakçıların tərkibi ilə birləşdirilərsə. Hazır olun ki, belə bir məsələ gündəmdə olmasa belə, sədr öz səlahiyyəti ilə onu təqdim edə bilər. Buna görə də, təlimatların siyahısını əvvəlcədən çap etmək daha yaxşıdır - sədrdə, məsul şəxsdə və katibdə olmalıdır.
GÖRÜŞ İŞTİRAKÇILARI
Tədbir iştirakçıları üçün ümumi tələblər:
Gündəlikdəki məsələlərə səriştə və maraq;
İclasın nəticələrinə görə qərarlar qəbul etmək və tabeliyində olanlara göstərişlər vermək üçün kifayət qədər yüksək mövqe.
Tədbir zamanı iştirakçıların siyahısı dəyişə bilər. Əgər gündəmdə iclasın bütün iştirakçılarına təsir edən mövzular varsa və onların yalnız bəzilərinə aid olan məsələlər varsa, o zaman ilk növbədə müzakirə etməlisiniz. ümumi məsələlər. İclasın bu hissəsinin sonunda əlavə müzakirəyə cəlb edilməyən işçilər buraxıla bilər.
Hər kəsi necə xəbərdar etmək olar
Bütün iclas iştirakçılarına məlumat verin tarixi, vaxtı, keçirilmə yeri, tədbirin mövzusu haqqında.
istifadə edərək görüş haqqında məlumat verə bilərsiniz telefon zəngi, sms mesajları, e-poçt(çatdırılma və oxunma bildirişi ilə), şəxsi bypass.
İştirakçılardan biri müxtəlif səbəblərdən iş yerində olmadıqda ( illik məzuniyyət, müvəqqəti əlillik, ezamiyyət və s.), işdə olmamağın səbəbini öyrənmək və dəyişdirmə sxeminə uyğun olaraq olmayan şəxsi əvəz edən işçiyə onun iclasda iştirak etməli olduğunu xatırlatmaq lazımdır.
Həmçinin kompüterinizdəki təqvimə “deputata onun planlaşdırma iclasında iştirak etməli olduğunu xatırlatmaq” kimi bir göstəriş əlavə etmək faydalı olacaq.
Görüş haqqında kimə və nə vaxt xəbərdarlıq edildiyi barədə məlumat cədvələ daxil edilə bilər (Nümunə 1).
NÜMUNƏ 1
Görüş iştirakçılarının məlumatlandırılması
Görüş 24.06.2017-ci il tarixində saat 11:00-da Satınalmalar Direktorunun ofisində keçiriləcək.
Mövzu: 2017-ci ilin ikinci yarısı üçün təchizatçılarla müqavilələrin bağlanması.
Yığıncaq iştirakçıları üçün oturacaqların təşkili
Yığıncaq üçün oturma cədvəlini hazırladığınızdan əmin olun, əgər varsa:
Yüksək vəzifəli şəxslər (şəhərlər, rayonlar, ərazilər, respublikalar, federasiyalar);
Sahiblər transmilli korporasiyalar və holdinqlər və s.;
Tərəfdaş təşkilatların nümayəndələri.
Mümkünsə, katibə sədrin masasının yanında ayrıca stolda yer verilir (Nümunə 2).
Misal 2
Oturma cədvəli
Ad kartları
Müvafiq yerlərin qarşısındakı masalarda vəzifəsi və (və ya) tam adı ilə ad vəsiqələrini yerləşdirmək lazımdır. hər bir iştirakçı. Ən sadə seçim "evə" qatlanmış bir vərəqdir (şək. 1).
düyü. bir. Yığıncaq iştirakçısının adı kartı
Nişanlar
Xüsusilə kritik hallarda, aşağıdakıları göstərməli olan döş nişanları (döş lövhələri) hazırlamaq lazımdır:
TAM ADI. iştirakçılar;
onların mövqeləri;
Hər bir iştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın adı;
Göstərilən təşkilatın yerləşdiyi ərazi.
Nişanda həmçinin aşağıdakılar ola bilər:
İştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın loqosu;
Tədbirin loqosu (emblemi) (iclaslar, konfranslar və s.).
Siz simli və ya paltar sancağı olan nişanlardan istifadə edə bilərsiniz. Onlar dəftərxana ləvazimatları və ofis ləvazimatları mağazalarında satılır.
Siz özünüz mətn ilə əlavələr hazırlaya, sonra onları printerdə çap edə, qayçı ilə kəsib nişanlara qoya bilərsiniz (şək. 2).
düyü. 2.Özünüz tərəfindən hazırlanmış nişan əlavəsi
Hazırlanması üçün kifayət qədər vəsait ayrılıbsa, insert kartları çap xidmətləri göstərən bir təşkilatdan sifariş verilə bilər. Adi daxili görüşlər üçün isə döş nişanları ümumiyyətlə lazım deyil.
İclasın Müddəti
Üstündə müxtəlif növlər görüşlərin müxtəlif vaxtları var. Məsələn, səhər iclası təxminən yarım saat çəkə bilər, konkret məsələ ilə bağlı regionlararası görüş isə bütün günü çəkə bilər.
Görüşün müddəti əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır. Bütün iştirakçılar tədbirin başlama və bitmə vaxtlarını bilməlidirlər. Bu, gecikməmək üçün tez və səmərəli işləməyə kömək edəcək.
qırılır
İclasın müddəti astronomik saatı (60 dəqiqə) keçirsə, o zaman hər akademik saatda (45 dəqiqə) fasilə vermək lazımdır.
Xüsusilə uzun tədbirlərdə fasilələr verilə bilər, bu müddət ərzində iştirakçılara qəlyanaltılar (sendviçlər, meyvələr, şirniyyatlar) və içkilər (çay, kofe, şirələr, mineral su və s.).
İclasın səviyyəsi aşağı olduqda və iclasın keçirildiyi zalın yanında soyuducu, qəhvə maşını və birdəfəlik qablar ofis ziyarətçiləri üçün görüş iştirakçıları özlərinə qəhvə, çay və ya su tökə biləcəklər.
İclas iştirakçılarının oturduğu masaların üzərinə su və stəkan olan butulkaları əvvəlcədən qoymaq olar – o zaman onlar təkcə fasilə zamanı deyil, istənilən vaxt susuzluqlarını yatıra biləcəklər. Süfrələrə yemək qoymamaq daha yaxşıdır. İştirakçılardan biri iş sənədlərinə sendviç atırsa və ya qəhvə tökürsə, utanc verici olacaq.
Ayrı bir otaqda qəlyanaltı və içkilərlə süfrə qurmaq daha yaxşıdır. Bu, adətən, katib tərəfindən edilir, ancaq o, protokol saxlamırsa. Katib iclas zamanı otağı tərk edə bilmədikdə, fasilə vermək üçün təyin edilmiş digər işçi heyəti fasilə təşkil etməlidir. Və ya alternativ olaraq, katib görüşdən əvvəl kofe fasiləsi üçün hər şeyi hazırlayır. Genişləndirilmiş iclaslarda köməkçilər adətən əvəzolunmaz olurlar.
Vaxt çərçivəsi
Tədbirin müddəti tənzimlənməlidir. İclasın sədri bu qaydaya əməl olunmasına nəzarət edir.
Yığıncağı planlaşdırarkən, hər bir məruzəçinin çıxışı və hər bir məsələni müzakirə etməsi üçün tələb olunan vaxtı nəzərə aldığınızdan əmin olun.
Hər çıxışın cədvəli üçün sədrlə yoxlayın.
Lazım gələrsə, fasilələr planlaşdırın.
Kalkulyatorda bütün dövrləri əlavə edin və alınan məbləğə əlavə edin
İclasın nə qədər çəkə biləcəyi sədrə bildirilməlidir. Əgər o, bu rəqəmlə razılaşarsa, reqlament bütün iştirakçıların nəzərinə çatdırılmalıdır, əks halda onlar düzəliş edib sədrə hesabat verməlidirlər.
Razılaşdıqdan sonra vaxt məhdudiyyətləri ilə gündəm bütün iclas iştirakçılarına göndərilir (Nümunə 3).
NÜMUNƏ 3
Vaxt məhdudiyyətləri ilə gündəm
İclasın protokolları: 5 ƏSAS ADDIM
Protokol həm daimi fəaliyyət göstərən kollegial orqanların (komissiyalar, komitələr, şuralar və s.), həm də müvəqqəti kollegial orqanların - müxtəlif iclaslar, iclaslar, seminarlar və konfransların fəaliyyətini sənədləşdirir.
ayırmaq aşağıdakı növlər protokollar:
. Qısa Protokol- tam adın qeyd olunduğu sənəd. və iclas iştirakçılarının mövqeləri, mövzusu, əsas məsələləri, xülasə hesabatlar, qəbul edilmiş qərarlar, hər bir məsul şəxs üçün tapşırıqların siyahısı. Belə bir protokol, bir qayda olaraq, əməliyyat iclaslarında saxlanılır.
. Tam Protokol, yuxarıda göstərilənlərin hamısına əlavə olaraq, bütün çıxışların, rəylərin, düzəlişlərin və müzakirənin digər nüanslarının ətraflı qeydlərini ehtiva edir. Bu sənəd görüşün ətraflı şəklini bərpa etməyə imkan verir.
Protokolun aparılması formasını iclasın sədri və ya müəssisənin rəhbəri seçir.
İclas üçün hazırlanan çıxışların mətnləri və digər materiallar ərizə formasında tərtib edilir. Onlara protokolun mətnində istinad edilməlidir.
Katib iclasın gedişatının nə qədər düzgün və tam qeyd olunmasına cavabdehdir. Protokol icra edilməli olan bütün çıxışları, müzakirələri, şərhləri və qərarları özündə əks etdirən yeganə sənəd olduğundan bu məsuliyyəti də qiymətləndirmək olmaz. İclas zamanı onun iştirakçıları nəyisə eşitməyə bilər, onu yazmağa vaxt tapmaya bilər. Bunu protokola istinad edərək bərpa etmək asan olacaq.
Addım 1: iş yerini hazırlayın
Görüş başlamazdan əvvəl dəqiqələri götürməyi asanlaşdırmaq üçün:
. Salonda oturacağınız yeri seçin tədbirin harada baş tutacağı. O, üzdə bütün iştirakçılara görünməli, sədrin, məruzəçilərin çıxışları və “tamaşaçıların iradları” aydın eşidilməlidir (Nümunə 2-də oturma cədvəlinə baxın).
. Tam adları ilə görüş iştirakçılarının siyahısını masanıza qoyun. və vəzifələr, habelə oturma cədvəli. İclas başlamazdan əvvəl kimin harada oturduğunu diqqətlə öyrənmək və lazım olduqda diaqrama baxmaq faydalı olardı.
. Dəftərxana ləvazimatlarını yığın. Özünüzlə 2-3 qələm, 2 qələm, 2 pozan götürün.
. Ofis avadanlığının və digər cihazların işlək olub olmadığını yoxlayın: saat, səs yazıcı, video kamera (əgər varsa). Elektrik kabelini və ehtiyat batareyaları və ya akkumulyatorları unutma.
Görüşdən əvvəl bütün hesabatların əsas məqamlarını nəzərdən keçirin.
Addım 2: görüşün gedişatını düzəldin
İclas üçün hazırlanmış materiallardan (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, iştirakçıların siyahıları və s.) əlavə olaraq protokol səs yazısı, videoçəkiliş, stenoqram və ya əlyazma qeydlərinin layihəsi əsasında tərtib edilir. görüş zamanı saxlanılır.
Qaralama qeydləri necə saxlamaq olar?
1. Protokol layihəsi üçün vərəqlər hazırlayın- onların sayı gündəliyin əhatə dairəsindən asılıdır. Birinci vərəqdə iclasın tarixi, onun mövzusu, protokolun nömrəsi, iştirakçıların siyahısı, gündəliyi yazın (Nümunə 4).
NÜMUNƏ 4
İclas protokolunun layihəsi. Vərəq nömrəsi 1
Müzakirə üçün təqdim olunan suallar, ayrıca yazın təmiz vərəqlər, girişlər üçün kifayət qədər yer buraxaraq:
Vərəq nömrəsi 2: “Əlvan və qara metalın tədarükü üzrə müqavilələrin bağlanması üzrə işlərin vəziyyəti haqqında”. Proxorovun məruzəsi P.D.;
Vərəq nömrəsi 3
Vərəq nömrəsi 4: "Təchizatların nəqliyyat təchizatı haqqında." Medvedev V.Yu.-nun məruzəsi;
Vərəq nömrəsi 5: ... (görüş zamanı tamamlanmalıdır);
Vərəq nömrəsi 6: “Xammal və materialların alınması üzrə bağlanmış və icra edilmiş müqavilələr üzrə hesablaşmaların vəziyyəti haqqında”. Fomina K.D.-nin reportajı;
Vərəq nömrəsi 7: ... (görüş zamanı tamamlanmalıdır);
Vərəq nömrəsi 8: "Ametist MMC ilə OAO ESPZ-yə polad və ərintilərin tədarükünə dair müqavilələrin bağlanması haqqında". Teleginin təklifləri I.I.;
Vərəq nömrəsi 9: … (görüş zamanı tamamlanacaq).
2. Bütün iclas iştirakçılarının iştirak edib-etmədiyini yoxlayın. Protokol layihəsində olmayanların üstündən qələmlə kəsin - onlar gecikə bilər. İclasdan sonra iştirak etməmə və gecikmə səbəblərini öyrənin.
Gecikmiş şəxslərin gəliş vaxtı birbaşa protokolun mətnində mötərizədə qeyd edilsin:
Belə olan halda iclasda iştirak edənlərdən hansının və konkret olaraq nəyin buraxıldığı dəqiq bilinəcək.
3. "EŞİLDİ" bəndini doldurun. Layihənin birinci vərəqində və hesabatların müvafiq başlıqları olan vərəqlərdə ardıcıl olaraq tam adı qeyd edin. və məruzəçilərin mövqeləri, çıxışların mövzuları və onların xülasəsi. Yalnız əsas məlumatları düzəltmək lazımdır: tarixlər, rəqəmlər, faktlar. Daha sonra qeydləri təqdim olunmuş nitq mətnləri (referat) ilə yoxlayın. Əgər uyğunsuzluq aşkar etsəniz, onları iclasın sədrinə bildirin.
4. "DANIŞLI" maddəsini daxil edin(zəruridirsə). Bu bənd natiqlərin nitqinin gedişi digər iştirakçıların şərhləri, sualları və etirazları ilə kəsildikdə doldurulur. tam protokolda hər bir belə qeyd dərhal qeyd edilməlidir, xüsusən də: "Xahiş edirəm, onu protokola daxil edin" ifadəsi ilə müşayiət olunarsa. Misal üçün:
Fakt budur ki, istənilən bəyanat görüşün gedişatını dəyişə bilər və sonradan bunun nə vaxt və nə ilə bağlı baş verdiyini vurğulamaq lazım gələ bilər.
Qısa protokolda
Yığıncaq zamanı lider tabeliyində olanlara çatdırmalıdır faydalı məlumat və onların qarşısına aydın məqsədlər qoyur. Hər şey düzgün aparılırsa, əməyin səmərəliliyi artacaq, əks halda yığıncaqların sırasına yenidən baxılmalıdır.
Necə tez-tez görüşlər keçirirsiniz? İşçiləriniz nə qədər tez-tez onlardan faydalı bir şey alırlar? Onlar sizin qarşısına qoyduğunuz məqsəd və vəzifələri başa düşürlərmi?
Planlaşdırma görüşlərindən sonra onların işinin səmərəliliyi artırmı? adekvat olursunuz rəy? Əgər siz ən azı bir suala “yox” cavabını verdinizsə, o zaman onlara minimum vaxt sərf etmək və maksimum fayda əldə etmək üçün səmərəli görüşlər və görüşlər planlaşdırmağı öyrənməlisiniz.
Effektiv görüş
Yığıncaqların köməyi ilə ayrı-ayrı şöbələr arasında və şöbələrin öz daxilində əlaqə saxlanılır, qəbul edilən qərarlar təcəssüm olunur və ayrı-ayrı işçilər arasında işin yerinə yetirilməsi üçün motivasiya artırılır. Ancaq yalnız effektiv görüş bu problemləri həll edə bilər, ona görə də görüşlərinizin aşağıdakı meyarlara cavab verib-vermədiyini özünüz yoxlayın:
1. Format uyğunluğu. Görüşlərin bir neçə növü var: iclas, brifinq və operativ. Bu görüşlərin hər birinin öz məqsədləri var və buna görə də davam edir fərqli vaxt. Operativ yeni yaranmış problemi həll etmək üçün nəzərdə tutulub.
Adətən 5-10 dəqiqə davam edir, problemlə birbaşa əlaqəli olan insanları toplayır. Planlaşdırma iclası adətən hər gün səhər keçirilir və 25-30 dəqiqə davam edir. Bu müddət ərzində menecer gün üçün tapşırıqlar qoymalı, əvvəlki günün nəticələri ilə bağlı rəy almalı və lazım gəldikdə planları tənzimləməlidir.
İclas qlobal problemin həllini tapmaq, onun bazarı üçün yeni təklif formalaşdırmaq, inkişaf etdirmək məqsədi daşıyır yeni proqram motivasiya və s.
Çox vaxt görüşlər iki mərhələyə bölünür - birincisi axşam keçirilir, iclasın məqsədlərini müəyyən edir, müzakirə olunacaq problemlərin konturlarını müəyyənləşdirir. Səhər saatlarında iki saata qədər davam edə bilən ikinci mərhələ başlayır. Tam görüş xalis yaradıcılıqdır.
2. Tapşırıqların spesifikasiyası. Hər bir iclasda əvvəlcədən iştirakçılara elan edilmiş dəqiq müəyyən edilmiş vəzifələr olmalıdır. Gündəmdən yayınma çox arzuolunmazdır.
3. Sərt qaydalar. Dəvət olunanların hamısının görünməsindən asılı olmayaraq görüşün başlama və bitmə vaxtı olmalıdır. Aydın vaxt məhdudiyyətləri təyin edin, məsələn, gündəmin 1-ci maddəsini 25 dəqiqəyə bitirin.
Hər natiq üçün müəyyən vaxt ayırın - 5 dəqiqə kifayətdir, bu, insanlara mətləblə danışmağı öyrədəcək. Mövzudan kənar söhbətlər və ya kənarlaşmalar eşidirsinizsə, bu cəhdləri dayandırın, vaxtınıza qənaət edin.
4. Optimal tərkib. Yığıncaqda ona aidiyyəti olan insanlar iştirak etməlidir. Eynilə, otur və dinlə, heç kimi dəvət etmə. Qoy hər kəs öz işi ilə məşğul olsun.
5. Hər kəsə söz. İclasın hər bir iştirakçısının konkret məsələ ilə bağlı öz fikrini bildirmək imkanı olmalıdır. Qarışmayın və üstəlik, sizin fikrinizə zidd olsa belə, işçinin nitqini kəsməyin. Adekvat rəyə ehtiyacınız varmı?
6. Qeydlərin aparılması. Gündəm tək deyil məcburi sənəd görüşlər. Bütün əsas məqamları, prioritet qaydada çıxış edən əməkdaşları, konkret məsələ ilə bağlı fikirlərini, ən əsası iclasın nəticələrini qeyd edən protokol çox faydalı kağızdır.
Görüş iştirakçılarına xəbər bülleteni göndərməyi unutmayın ki, hər hansı məqamları aydınlaşdırmaq üçün həmişə əllərində olsun. Beləliklə, tapşırıqların icrasına nəzarət etmək və nəticələri təhlil etmək daha rahat olacaq. Məhz "tapşırıq - nəticələr - nəzarət - tapşırıq" sxemi görüşləri ən səmərəli və yığcam etməyə imkan verir.
7. Planlaşdırılan görüş. Hər bir işçi yenidən görüş otağına nə vaxt dəvət olunacağını bilməlidir. Sürpriz görüşlərin təşkilində pis köməkçidir, iştirakçıların hazırlaşmağa vaxtı olmur və ya ofisdə olmadıqları üçün ümumiyyətlə gəlmirlər.
Birdən problem yaranıbsa və onu həll etmək üçün əməliyyatçı çağırmaq qərarına gəlmisinizsə, “bilmirəm”, “yoxlamalıyam” və “sonra sizə hesabat təqdim edəcəm” cavablarına hazır olun.
Effektiv iclası necə hazırlamaq və keçirmək olar?
Effektiv görüş keçirmək üçün ilk növbədə ona hazırlaşmalısınız. Görüşə başlamazdan əvvəl lider özü üçün aşağıdakı suallara aydınlıq gətirməlidir:
- Yığıncaq hansı məqsədləri güdür və görüş hansı vəzifələri həll edir?
- görüşün formatı nədir, iclas iştirakçılarının rolları nədən ibarətdir. İşçilərin rolları əvvəlcədən bölüşdürülür: bir sədr və bir katib olmalıdır. Görüşün dəqiq başlama və bitmə vaxtını da müəyyənləşdirin.
- görüşün strukturu nədir. Tipik bir quruluş belə görünür:
- salamlar;
- iclasın məqsədlərinin, qarşıya qoyulan vəzifələrin, iclasın formatının elan edilməsi;
- mövcud problemlərin müzakirəsi və təhlili;
- ifaçılardan rəy almaq;
- nəticələrin təhlili və yaxın gələcək üçün vəzifələrin müəyyən edilməsi;
- ümumiləşdirmə.
- iclasın gündəliyi nədir. Gündəliyin hər bir məsələsi üzərində işləmək üçün dəqiq vaxt təyin edin, iclas uzun müddət əhatə edirsə, fasilə üçün vaxt ayırın.
- hansı sənədlər lazımdır. İştirakçıları maraqlandıracaq bütün lazımi məlumatları hazırlayın, materialların əvvəlcədən öyrənilməsi üçün paylayın.
- görüşün zəruri olub-olmaması. Görüşə dəvət göndərməzdən əvvəl bunun həqiqətən zəruri olub olmadığını yoxlayın.
Bu suallara özünüz cavab verin:
- Qarşıya qoyduğunuz tapşırıqları indi həll etmək lazımdırmı?
- İştirakçılar görüşdən nə götürməlidirlər?
- Görüşdən sonra onların işi necə dəyişməlidir?
- Bütün lazımi məlumatlar toplanıbmı? Hər hansı bir suala “bilmirəm” cavabını alacaqsınız?
- Problemi başqa yolla, görüşlər keçirmədən həll etmək olarmı?
Effektiv görüşlər keçirmək üçün sadə qaydaları xatırlayın, tamaşaçıların diqqətini cəlb edin əsas məqsəd, müzakirəni müsbət və ya neytral saxlayın və insanları öz fikirlərini ifadə etməyə təşviq edin.
Onda siz işçilərinizin səmərəliliyində artım əldə edəcək və eyni zamanda sərf olunan vaxtın miqdarını azaldacaqsınız.
Müasir biznes müxtəlif növ danışıqlar olmadan mümkün deyil. İşgüzar görüşlər rəhbərlik üçün əsas məqsəd və vəzifələri bir anda hamıya çatdırmaq imkanıdır struktur bölmələri, rəy almaq və alınan məlumatlar əsasında şirkət üçün fəaliyyət planını tənzimləmək.
Yığıncaqlar daim səmərəliliyi qiymətləndirmək və əldə edilən nəticələri təhlil etmək üçün ehtiyac duyan bir növ biznes idarəetmə vasitəsidir.
İşgüzar ünsiyyət, işgüzar söhbətlər, görüşlər, danışıqlar, müzakirələr: işgüzar ünsiyyət forması kimi
İşgüzar ünsiyyəti adi ünsiyyətdən ayırmaq lazımdır, çünki birincinin konkret məqsədi var və ciddi davranış etikası var, ikincinin isə heç bir əsası və səbəbi ola bilməz.
İşgüzar ünsiyyətin bir çox formaları var, əsaslarına aşağıdakılar daxildir:
- işgüzar söhbətlər- biznesin fəaliyyətinin konkret məsələləri üzrə məlumat mübadiləsini (və ya birtərəfli ötürülməsini) təmsil edir. Bu, birbaşa rabitə və ya dolayı (İnternet texnologiyalarından istifadə, telefoniya) ola bilər. Bu tipünsiyyət onun danışıqlar və ya görüşlər şəklində davam etdirilməsini nəzərdə tutur;
- yığıncaqlar, bir qayda olaraq, şirkət işçilərinin (adətən struktur bölmələrinin rəhbərlərinin) həll etmək üçün cəlb edildiyi daha böyük bir ünsiyyət formasıdır. strateji məsələlər biznesin inkişafı;
- danışıqlar - konkret məqsəd daşıyır və müzakirəyə yönəlir mühüm məsələlər, müqavilələrin, müqavilələrin bağlanması, hər iki tərəf üçün vacib olan sənədlərin imzalanması;
- müzakirələr – əsas aləti “beyin fırtınası” (bütün tərəflər tərəfindən ideyaların yaradılması) olan şirkətin mühüm məsələlərinin açıq müzakirəsi. qeyri-standart yanaşmalar problemin həllinə.
Sadalanan formalara əlavə olaraq, onların bir sıraları var: işgüzar müsahibələr, mübahisələr, görüşlər, yazışmalar, təqdimatlar, konfranslar. Onların hamısının özünəməxsus xüsusiyyətləri var, lakin eyni biznes etikası qaydalarına cavab verirlər.
İşgüzar görüşlər: vəzifələr, məqsədlər, mövzular
Konkret həll yolu tapmaq üçün işgüzar görüşlər keçirilir aktual problem və ya tapşırıqlar. Bundan əlavə, görüşlərdə şöbələrin əməkdaşları istənilən məsələlərin mümkün həlli ilə bağlı öz fikirlərini rəhbərliyə çatdıra bilərlər. Bu ünsiyyət forması şirkətdəki vəziyyəti, onun zəif və zəif olduğunu hərtərəfli görməyə imkan verir güclü tərəflər, komandaya yeni insanların daxil olmasına, onlarla tanış olmasına şərait yaradır korporativ mədəniyyət və təşkilat tərəfindən qəbul edilmiş standartlar.
Görüşlərin əsas məqsəd və vəzifələri:
- şirkətin siyasətini saxlamaq, eləcə də onun inkişafı və bütün işçilərə çatdırılması;
- şirkətin strateji məqsədinə uyğun olaraq bütün xidmət və şöbələrin hərəkətlərinin inteqrasiyası;
- yeni vəzifələrin müəyyən edilməsi və artıq həyata keçirilən kampaniyaların effektivliyinin qiymətləndirilməsi;
- ortaya çıxan məsələlərin həlli.
Görüşlərdə olan mövzular tamamilə fərqli ola bilər.
AT Rus praktikasıƏn azı həftədə bir dəfə planlaşdırma görüşlərinin keçirilməsi adətdir. Belə ki, şöbə müdirləri həftə ərzində görülmüş işlər haqqında hesabat verir və növbəti üçün planlar müəyyən edir (yaxud qarşıdan gələn iş həftəsi ərzində icrası üçün tapşırıqlar alır).
Planlaşdırılmamış görüş üçün fürsət və ya mövzu dinamik və dəyişən görüşdən irəli gələn bir sıra məsələlər ola bilər. xarici mühit hansı şirkətlərdə fəaliyyət göstərir.
İşgüzar görüşlərin növləri, növləri və təsnifatı
İşgüzar görüşlər forma, mövzu və iştirakçılara görə fərqli ola bilər.
Onların əsas təsnifatı aşağıda təqdim olunur:
- müəyyən sahəyə mənsub olmaqla: inzibati iclaslar (həll etmək problemli məsələlər), elmi (konfranslar, simpoziumlar, seminarlar təşkil və həll etmək üçün keçirilir aktual məsələlər elmi sahədə), siyasi (müəyyən üzvlərin qurultayları və yığıncaqları siyasi hərəkatlar) və qarışıq növlər;
- iştirakçıların miqyasına və sayına görə: beynəlxalq (xarici tərəfdaşların, mütəxəssislərin, müəyyən sahə üzrə ekspertlərin cəlb edilməsi ilə), milli, regional, şəhər;
- tədbirin keçirildiyi yerdə: sahə və yerli görüşlər;
- müntəzəm olaraq: dövri, daimi görüşlər.
Təqdim olunan təsnifata əlavə olaraq, görüşlər problemli, operativ və təlimatlandırıcıya bölünə bilər.
Problemli görüşlər qısa müddətdə problemlərin optimal həllini tapmağa yönəlib.
Əməliyyat (və ya onlara dispetçerlik də deyilir) şirkətin cari vəziyyəti haqqında məlumat əldə etməyə yönəldilmişdir. Tabeliyində olanlardan bütün məlumatlar şöbə müdirləri tərəfindən toplanır və sonra təşkilatın icra başçısına ötürülür. Bu, planların necə yerinə yetirildiyi, məqsədlərə çatıldığı, vəzifələrin necə həll edildiyi barədə məlumatlardır. Bu cür görüşlərin digərlərindən əsas fərqi onların müntəzəmliyi, iştirakçıların siyahısının sabitliyi və iclasın gündəliyinin (yəni onun ətraflı planının) mümkün olmamasıdır.
Brifinq yığıncaqları, dispetçer görüşlərindən fərqli olaraq tərs qaydadadır - direktiv formatda bütün məlumatlar rəhbərdən birbaşa tabeliyində olanlara enir və sonra təşkilatdakı səlahiyyət şaquli boyunca müəyyən vəzifələrin konkret icraçılarına ötürülür. Bu cür məlumatlara təşkilatın cari işinə təsir göstərə bilən rəhbərliyin göstərişləri, yeni qaydalar, davranış normaları, konkret tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün son tarixlər daxildir.
İşgüzar görüşlərin hazırlanması, təşkili və keçirilməsi
İclasın səmərəli olması üçün onun əsas məqamlarını diqqətlə nəzərdən keçirmək lazımdır: görüşün məqsədi, əsas vəzifələr, tədbirin mərhələləri. Yalnız belə şəraitdə görüşdən faydalanmaq olar.
Təəssüf ki, onların çoxu yalnız biznes mühitində qəbul olunduğu üçün keçirilir. Bir çox şirkətlərdə mütəmadi olaraq həftənin əvvəlində rəhbərliklə görüşlər, görüşlər adi hala çevrilib və mənasını itirib.
Lakin böyük şirkətlərİnkişaf etməyə və böyük bazar paylarını qazanmağa çalışan , bu məsələyə böyük diqqətlə yanaşır:
- iclas iştirakçılarının siyahısı müəyyən edilir;
- uzun müddət ərzində onun gündəliyi hazırlanır, zamanla düzəlişlər edilir;
- bölmə rəhbərlərinin hesabat verdikləri strateji vəzifələr prioritet olaraq qalır.
İşgüzar görüş keçirməyin mərhələləri və texnologiyaları
Hər bir iclasın iki əsas mərhələsi var: hazırlıq və birbaşa keçirmə.
Birinci mərhələdə tədbirin aktuallığı müəyyən edilir, məqsəd və vəzifələri müəyyən edilir, iştirakçıların siyahısı formalaşdırılır, gündəliyə uyğun olaraq məruzələr və təqdimatlar hazırlanır.
İkincisi, birbaşa mövcud gündəliyə uyğun olaraq, bütün iştirak edənlərin iştirak edə biləcəyi məsələlər əhatə olunur. Bir qayda olaraq, şirkət rəhbərliyi iclasa sədrlik edir və onun tonunu təyin edir, söz hüququ verir, konstruktiv müzakirədən kənara çıxarsa, müzakirəni dayandırır.
İclasda əsas mərhələlərlə yanaşı, problemin həllini nəzərdə tutursa, qərar qəbuletmə mərhələsi də ola bilər. Bu, müzakirə və ya səsvermə yolu ilə edilə bilər.
Biznes görüş planı nümunəsi
Əlində olan ətraflı plan görüşdükdən sonra səmərəli keçəcəyinə əmin ola bilərsiniz.
Belə bir plana aşağıdakılar daxil ola bilər:
- rəhbərin salamlama nitqi - müəyyən bir vaxta (rüb, ay, həftə) yekun vurmaq;
- problemin işıqlandırılması, onun şirkət üçün aktuallığının əsaslandırılması;
- onun həlli üzrə beyin həmləsinin təşkili;
- bütün mövcud variantların qiymətləndirilməsi;
- problemin həlli variantlarının toplanması;
- problemin həlli üçün xüsusi vasitələrdən istifadəyə dair səsvermə və ya başqa qərar qəbul etmək;
- problemin həlli sərhədlərinin müəyyən edilməsi: şərtlər, məsul şəxslər, üsullar.
İclas zamanı konkret bir məsələyə qayıtmaq və onu daha ətraflı nəzərdən keçirmək üçün onun əsas məqamlarını qeyd etmək vacibdir.
Expocentre sərgi və konqreslərində işgüzar görüşlər
Məhsulların təbliğinin effektiv vasitələrindən biri də Ekspomərkəz Sərgi Meydanlarında keçirilən sərgi və konqreslər çərçivəsində işgüzar görüşlərin keçirilməsidir. Bu formatda işgüzar görüşlər digərlərindən bir qədər fərqlidir. Əgər adi bir toplantıya gedəcək idarə heyəti Bir müəssisə, sonra sərgi əsnasında hər hansı bir istehsalçı var unikal imkan müəssisənin problemlərini kompleks şəkildə həll etmək və məhsulların bütün təchizatçılarını və distribyutorlarını dəvət etmək.
İşgüzar danışıqlar üçün xüsusi təchiz olunmuş otaqlar, Expocentre Fairgrounds-un konqres zalları müxtəlif sayda insanlar üçün nəzərdə tutulub. Ona görə də bütün iştirakçıların yerləşdirilməsi ilə bağlı heç bir problem yoxdur. MatchMaking sistemindən istifadə edərək görüşün vaxtını əvvəlcədən təyin edə bilərsiniz. Təqdimat texnikası görüşü daha zəngin və dolğun edəcək.
Sergey "qaynamağa" başladı. “Vaxtımı boşa keçirirəm və görməli olduğum çox şey var. Yenə işdən sonra uzanmalı olacağam ”deyə növbəti iclasda oturaraq düşündü.
Görüş, ümumiyyətlə, heç bir şey deyil. Aradan saat yarım keçmişdi, amma orada olanların heç biri həqiqətən görüşün məqsədini xatırlamırdı.
Hadisə zamanı onlar ən azı beş dəfə atladılar müxtəlif mövzular, qarşıdan gələn korporativ partiyanı, iclasda heç kimin olmadığı şöbədə vakansiyaların bağlanması problemini və başqa bir şeyi müzakirə etdi.
Sergey bir ildir ki, kifayət qədər böyük bir Rusiya şirkətində orta menecer kimi işləyir. Əvvəlcə çoxlu görüşlərin olması onu çox "qıcıqlandırdı". Hansı ki, bəzən iş gününün çox hissəsini alırdı. Lakin onların effektivliyi çox aşağı idi. Tərəqqidən dərhal sonra Sergey artıq yaxşı bilirdi ki, bir çox görüşlərdə onun iştirakı prinsipcə lazım deyil. Amma həmkarları, digər şöbələrin daha təcrübəli rəhbərləri tədricən onu inandırdılar ki, bu, rəhbərin işinin bir hissəsidir. Və qarışdı.
İndi isə boş vaxt itkisindən yaranan qıcıq fonunda Sergeyə elə gəldi: “Bütün görüşlər həmişə və hər yerdə belə səmərəsiz olur? Onları məhsuldar etmək olarmı? Və ən əsası, bunu necə etmək olar?
O, bu məsələni araşdırmaq qərarına gəlib. Və iki addımda hərəkət edin. Əvvəlcə görüşləri heç bir şeyə çevirməyən şeyi düzəldin və təhlil edin. İkinci mərhələdə isə yüksək effektiv, məhsuldar görüşlər üçün həllər tapın. Yığıncaqlar sürətli, dəqiq mövzuda, problemlərin həlli və hazır plançıxış hərəkətləri.
Zəif Yığıncaq Performansının Səbəbləri
Sergeyin qeyd etdiyi görüşləri sıfıra endirən problemlərin siyahısı belədir:
1. Coxswain olmadan görüş.
İclasda kimin məsul olduğu, kimin çıxış etməli olduğu, kimin danışmadığı, mübahisəni nə vaxt bitirməyə dəyər, kimin fəaliyyət planını ümumiləşdirib düzəltməsi bəlli deyil. Belə görüşlər uzun müddət uzanır və tez-tez “Gəlin yenidən görüşək və hər şeyi müzakirə edək” ifadəsi ilə başa çatır, çünki yaranan mübahisələr dalana dirənib və arbitr yoxdur.
2. Qaydasız görüş.
İclas başlayana qədər dəvət olunanların 20%-i gəlmişdi. Qalanları yarım saat ərzində "yuxarı çəkdi". Biri üzr istədi. Kimsə 20 dəqiqə gecikərək, ümumiyyətlə, tez gəldiyini bildirdi, çünki hələ hamı toplaşmamışdı. Prinsipcə, artıq hamı görüşlərin vaxtında başlamamasına öyrəşib və heç kim xüsusilə tələsmirdi. Gələnlərdən artıq kimsə getmişdi. Nəticədə hər şeyi danışıb yarım saata başladılar. Heç kim iclasın nə vaxt bitməli olduğunu, kimin çıxış edəcəyini, hansı məsələlərlə bağlı müzakirə aparmadı. Yaxşı ki, iclas otağı pulsuz idi, belə oldu ki, bütün idarə heyəti toplandı və görüş otağında müsahibə gedirdi - və iclas başqa vaxta keçirilməli idi.
3. Hazırlıqsız görüş.
Belə görüşlərin nəticəsi, bir qayda olaraq, belədir: qoy Petrov və İvanov statistika hazırlasınlar, təhlil etsinlər və nəticə çıxarsınlar, sonra biz yenidən görüşüb, nəhayət, hər şeyi qərara alacağıq. Növbəti görüşə hazırlıq məqsədilə görüş.
4. Səhv kompozisiya.
Yığıncaqda səhv insanlar var. Qərar verənlər yoxdur. Və ya vəziyyətə həqiqətən nəzarət edənlər yoxdur. Məsələn, şöbə müdiri iştirak edir, lakin məsələ ilə bağlı dərin bilik tələb olunur ki, bu da yalnız birbaşa icraçıya məxsusdur. Və ya əksinə, orada olanların tərkibi lazımsız olaraq "şişirilir". Hər ehtimala qarşı iştirak edənlərin yarısı çağırıldı. Onlardan bəziləri sadəcə səssizdir - və bu daha yaxşı seçimdir. Digər hissəsi isə çağırıldıqları vaxtdan rəhbərliyə öz əhəmiyyətini və səriştəsini göstərmək istəyir. Aktiv davranır, lazımsız suallar verir. Heç bir şey və bu kimi şeylər haqqında aktiv təkliflər verir. Çox səs-küy, ediləcək bir şey yoxdur.
5. Məqsədsiz görüş.
Və bu, heç bir şey haqqında görüşlərin əsas problemidir. İlkin olaraq təyin olunmasa, məqsədə çatmaq mümkün deyil. Sergey bu vəsilə ilə yadıma “Alisa möcüzələr ölkəsində”dən bir dialoqla gəldi:
Zəhmət olmasa deyin buradan hara getməliyəm?
Hara getmək istəyirsən? - pişik cavab verdi.
Mənə əhəmiyyət vermir, Alice dedi.
Onda hara getməyinin əhəmiyyəti yoxdur, - Pişik dedi.
Sadəcə bir yerə çatmaq üçün, - Alice izah etdi.
Mütləq bir yerə çatacaqsınız, - Pişik dedi.
Sadəcə kifayət qədər uzun gəzmək lazımdır.
Görüşlərdə belə olur. Hər kəs bir yerdə bitir. Amma doğru yerdirmi?
6. Nə etməli?
Əbədi rus sualı. Görüşün nəticəsi olaraq, nə edəcəyi ilə bağlı dəqiq bir anlayış yoxdur. Kim etməli. Nə vaxt? Son tarixlər nədir və hamısına kim nəzarət edir. Hamı danışdı, dağıldı, amma heç kim heç nə etməyə başlamadı.
Effektiv görüşləri necə keçirmək olar?
Görüşlərin aşağı səmərəliliyi ilə bağlı əsas problemlərin siyahısını alan Sergey onları həll etmək üçün bir plan hazırladı. Tematik kitablar, məqalələr oxudu, digər şirkətlərdən olan həmkarları və dostları ilə söhbət etdi və əldə etdiyi budur:
1. Sükançı.
Hər bir uğurlu layihədə olduğu kimi toplantıda da lider olmalıdır. Əvvəlcədən dəqiq müəyyən edilmiş bir işçi olmalıdır. Çox vaxt bu, iştirak edənlərin ən yüksək vəzifəsində olan bir insandır, lakin həmişə deyil. Başlanğıcda söz almalı, görüşün məqsədini təkrarlamalıdır, nəticə necə olmalıdır, vaxt məhdudiyyəti, bitmə vaxtı. Və yekunlaşana qədər iclasa nəzarət edin. Mövzunu diqqətlə izləyin və onun müzakirə olunan mövzudan kənara çıxmasına imkan verməyin. Müzakirə olunan məsələ ilə bağlı olmayan ifadələrin kökünü kəsin.
2. Qaydalar.
Müəyyən edin və ciddi şəkildə riayət edin: iclasın başlama və bitmə vaxtını, keçirilmə yerini, iştirakçıların tərkibini, planlaşdırılan çıxışları (natiq, mövzu, çıxış vaxtı), çıxışların ardıcıllığı və vaxt çərçivəsi.
3. Hazırlıq.
Çox vacib bir məqam, bir qayda olaraq, şirkətlərdə tətbiq edilmir. İştirakçılara əvvəlcədən, tercihen bir gün əvvəl yazılı şəkildə aşağıdakı məlumatları ehtiva edən dəvətnamələr göndərilməlidir:
- görüşün məqsədi (hansı suala görüşün sonunda cavab verilməlidir);
- yer (bunun bron edilmədiyinə əmin olun);
- başlama vaxtı, bitmə vaxtı, iştirakçıların tərkibi;
- kimə və hansı materialları hazırlamaq;
- kimə çıxışlar, məruzələr hazırlamaq;
- tanışlıq üçün materiallar (lazım olduqda).
Onlar birbaşa dəvətə əlavə edilə bilər və ya yerləşdikləri şəbəkə qovluğuna keçidlə göstərilə bilər.
Bunun üçün Outlook və ya CRM imkanlarından istifadə edin. Bu cür hazırlığı həyata keçirdikdən sonra görüşün başlaması dəfələrlə səmərəli olacaq. Onsuz görüşə başlama!
4. Tərkibi.
İştirakçıların sayını minimuma endir! Yalnız həqiqətən ehtiyacı olanları dəvət edin. Qərar verənlər olmalıdır. Qərar verən olmadan müzakirə etmək quma su tökmək kimidir. Əgər ekspertin rəyinə ehtiyac olacağı gözlənilirsə, sadəcə ona əvvəlcədən xəbər verin ki, o, qoşulmağa hazır olsun.
5. Məqsəd.
Ən vacib sual. Görüşün məqsədini yazılı şəkildə bildirməyi unutmayın. Görüşün sonunda iştirakçılar hansı suala cavab verməlidirlər? Bunu yazılı şəkildə qeyd etməyinizə əmin olun. Yazılı ifadə cari tapşırığın mahiyyətini daha aydın və yığcam təsvir etməyə stimul verir.
6. Nə etməli?
Görüşün nəticələri. Həmişə görüşün sonunda əvvəldə qoyulan məqsədə nail olub-olmadığını qeyd edin? Verdiyiniz suala cavab verilibmi?
Və bundan sonra nə etmək niyyətindəsiniz?
Nəticələrə əsasən tapşırıq müəyyən edilibsə, onu formalaşdırın. Nəticənin nə olacağını müəyyənləşdirin. Bunu etmək üçün suala cavab verin: "Məqsədin əldə edildiyini necə başa düşəcəyik?"
İfaçıları və son tarixləri müəyyənləşdirin.
Növbəti addımı müəyyənləşdirin. İfaçının ilk və sadə hərəkəti. Məsələn, müştərini göndərmək vəzifəsi. Növbəti addım göndərmə deyil, təsdiq üçün müştəriyə zəng etməkdir ümumi şərtlər və ya çeşid sorğusu tələb edən müştəriyə məktub. Bir icraçı tərəfindən konkret sadə addım müəyyən etdikdə, siz prosesə başlayırsınız. Çox vaxt bütövlükdə vəzifə aydındır, lakin konkret olaraq haradan başlamaq lazımdır - heç bir anlayış yoxdur və ifaçı hərəkətlərin başlamasını gecikdirir.
Nəticələri yazılı şəkildə qeyd edin. Bir həftədən sonra heç kim detalları xatırlamayacaq. İclasın rəhbəri (və ya iclasın katibi, əgər varsa) yazılı hesabat göndərməlidir, burada göstərməlisiniz: qəbul edilmiş qərarlar, qoyulmuş tapşırıqlar, son tarixlər, icraçılar, kim nəzarət edir, növbəti iclasın tarixi ( zəruridirsə).
Görünə bilər ki, həyata keçirilməsi üçün əlavə vaxt tələb olunacaq yazılı dəvətlər, formulalar, hesabatlar. Əslində bu belə deyil. Birincisi, bu, çox vaxt tələb etmir, çünki bunlar daxili sənədlərdir. Mövzunu çatdırmaq vacibdir. Burada ədəbi ləzzətlər tələb olunmur. Axı siz gün ərzində onlarla məktub yazırsınız, elə deyilmi? İkincisi, yığıncaqlarda qənaət olunan vaxt və ən əsası, tez əldə edilən nəticələr şirkət işçiləri üçün daha çox vaxt boşaldacaq. Dörd görüş üçün sadəcə olaraq üç “əlavə” adamın iştirakçılar siyahısından çıxarılması şirkətə işçilərin əlavə 12 saatlıq məhsuldar işini təmin edəcək (nəzərə alın ki, artıq şirkət tərəfindən ödənilib).
Həyata keçirin, həyata keçirin və yenidən həyata keçirin!
Bu təkliflərlə Sergey öz şəxsində direktora və sahibinə müraciət etdi. Təkliflər bəyənilərək həyata keçirilib. Və icra prosesi hər hansı bir dəyişiklik kimi müəyyən müqavimətlə keçsə də, sona qədər həyata keçirildi. İndi görüşlər, Sergeyin xəyal etdiyi kimi, sürətli, səmərəli, çıxışda həll edilmiş problem və dəqiq fəaliyyət planı ilə oldu.
Və Sergey artıq vəzifədədir kommersiya direktoru. Onun təşəbbüsü təkcə səmərəli görüşlər vasitəsilə şirkətin inkişafını sürətləndirməyə kömək etmədi. Problemi anlamaq, həll yolu hazırlamaq və həyata keçirmək istəyi ona digər təcili biznes problemlərini həll etməyə kömək edir.
P.S. Müəllifdən.Öz təcrübəmdən əlavə edə bilərəm ki, hətta bu hekayədən həyata keçirilən (dəqiq həyata keçirilmiş!) və işçilərin bacarıqları səviyyəsində müəyyən edilmiş bir neçə əsas məsləhət istənilən ölçülü şirkətlərdə görüşlərin təsirini əhəmiyyətli dərəcədə artıra bilər. Ən əsası - həyata keçirin!