Министерство образования и науки Республики Казахстан

Университет Международного Бизнеса

Кафедра «Финансы и кредит»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Финансы»

на тему: «Автоматизированные системы управления финансовой деятельностью и финансовыми расчетами»

Выполнил: студент

2 курса очного отделения

специальности «Финансы»

группы №204, Лигай Алексей Юрьевич

Проверил: доцент кафедры «Финансы и кредит»

Мадыханова Кундыз Адильхановна

АЛМАТЫ, 2011

Введение

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых- основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие- постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Актуальность определяется широким внедрением АСУ и АРМ во все без исключения сферы деятельности, как организаций, так и физических лиц.

Цель исследования определить значение применения автоматизированных систем управления на примере автоматизированных системах управления финансами. Достижение этой цели потребовало:

· Рассмотрения и изучения монографических публикаций и статей

· Изучения понятия автоматизированных систем управления

· Анализа проблем внедрения и использования АСУ на предприятиях

Объект исследования – автоматизированные системы управления финансами

Структура курсовой работы обусловлена предметом, объектом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы, приложения.

1. Автоматизированные системы управления

1.1 Основные понятия об АСУ

Интенсивное усложнение и увеличение масштабов промышленного производства, развитие экономико-математических методов управления, внедрение ЭВМ во все сферы производственной деятельности человека, обладающих большим быстродействием, гибкостью логики, значительным объёмом памяти, послужили основой для разработки автоматизированных систем управления (АСУ), которые качественно изменили формулу управления, значительно повысили его эффективность.

АСУ – это, как правило, система «человек-машина», призванная обеспечивать автоматизированный сбор и обработку информации, необходимый для оптимизации процесса управления. В отличие от автоматических систем, где человек полностью исключён из контура управления, АСУ предполагает активное участие человека в контуре управления, который обеспечивает необходимую гибкость и адаптивность АСУ.

Рассмотрим упрощённую структурную схему переработки данных в АСУ (рис. 1). Цифрами обозначены этапы переработки данных. Из анализа схемы видно, что этапы 1, 2, 3, 4, 8, 9 в своём составе могут содержать много операций, которые не требуют творческого участия человека и, следовательно, могут быть выполнены техническими средствами. Этапы же 5, 6, 7 требуют творческого подхода к решению поставленных задач, этап 7 вообще не может быть осуществлён без участия человека, т.к. несёт в себе элемент правовой ответственности.

Рис. 1. Упрощённая схема переработки информации в АСУ

Поэтому следует говорить не о вытеснении человека из контура управления сложными системами, а о рациональном распределении функций управления между человеком и техническими средствами, освобождающем человека от решения рутинных задач и возлагающем на него задачи, решение которых требует творчества.

Существенными признаками АСУ является наличие больших потоков информации, сложной информационной структуры, достаточно сложных алгоритмов переработки информации. Общими свойствами и отличительными особенностями АСУ как сложных систем являются следующие:

·наличие большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, причём изменение в характере функционирования какого-либо из элементов отражается на характере функционирования другого и всей системы в целом;

·система и входящие в неё разнообразные элементы в подавляющем большинстве являются многофункциональными;

·взаимодействие элементов в системе может происходить по каналам обмена информацией, энергией, материала и др.;

·наличие у всей системы общей цели, общего назначения, определяющего единство сложности и организованности, несмотря на всё разнообразие входящих в неё элементов;

·переменность структуры (связей и состава системы), обеспечивающий многорежимный характер функционирования;

·взаимодействие элементов в системе и с внешней средой в большинстве случаев носит стохастический характер;

·автоматизация имеет высокую степень, в частности широкое применение средств автоматики и вычислительной техники для гибкого управления и механизации умственного и ручного труда человека, работающего в системе;

·управление в подавляющем большинстве систем носит иерархический характер, предусматривающий сочетание централизованного управления или контроля с автономностью её частей.

1. Информационные системы, обеспечивающие сбор и выдачу в удобном виде информацию о ходе технологического или производственного процесса. В результате соответствующих расчётов определяют, какие управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим образом. Основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию.

2. Управляющие системы, которые обеспечивают наряду со сбором информации выдачу непосредственно команд исполнителям или исполнительным механизмам. Управляющие системы работают обычно в реальном масштабе времени, т.е. в темпе технологических или производственных операций. В управляющих системах важнейшая роль принадлежит машине, а человек контролирует и решает наиболее сложные вопросы, которые по тем или иным причинам не могут решить вычислительные средства системы.

2.1 Информационные системы

Цель таких систем – получение оператором информации с высокой достоверностью для эффективного принятия решений. Характерной особенностью для информационных систем является работа ЭВМ в разомкнутой схеме управления. Причём возможны информационные системы различного уровня.

Информационные системы должны, с одной стороны, представлять отчёты о нормальном ходе производственного процесса и, с другой стороны, информацию о ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального процесса.

Различают два вида информационных систем: информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи с системой по соответствующему запросу, и информационно-советующие (активные), которые сами периодически выдают абоненту предназначенную для него информацию.

В информационно справочных системах ЭВМ необходима только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. На основе информации, переработанной в ЭВМ и предоставленной в удобной для восприятия форме, оператор принимает решения относительно способа управления объектом.

Системы сбора и обработки данных выполняют в основном те же функции, что и системы централизованного контроля и являются более высокой ступенью их организации. Отличия носят преимущественно качественный характер.

В информационно-советующих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие функции:

·определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса;

·определение управляющих воздействий по всем или отдельным параметрам процесса;

·определение значений (величин) установок локальных регуляторов.

Данные о технологических режимах и управляющих воздействиях поступают через средства отображения информации в форме рекомендаций оператору. Принятие решений оператором основывается на собственном понимании хода технологического процесса и опыта управления им. Схема системы советчика совпадает со схемой системы сбора и обработки информации.

2.2 Управляющие системы

Управляющая система осуществляет функции управления по определённым программам, заранее предусматривающим действия, которые должны быть предприняты в той или иной производственной ситуации. За человеком остаётся общий контроль и вмешательство в тех случаях, когда возникают непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства. Управляющие системы имеют несколько разновидностей.

Супервизорные системы управления. АСУ, функционирующая в режиме супервизорного управления, предназначена для организации многопрограммного режима работы ЭВМ и представляет собой двухуровневую иерархическую систему, обладающую широкими возможностями и повышенной надёжностью. Управляющая программа определяет очевидность выполнения программ и подпрограмм и руководит загрузкой устройств ЭВМ.

Системы прямого цифрового управления. ЭВМ непосредственно вырабатывает оптимальные управляющие воздействия и с помощью соответствующих преобразователей передаёт команды управления на исполнительные механизмы. Режим прямого цифрового управления позволяет применять более эффективные принципы регулирования и управления и выбирать их оптимальный вариант; реализовать оптимизирующие функции и адаптацию к изменению внешней среды и переменным параметрам объекта управления; снизить расходы на техническое обслуживание и унифицировать средства контроля и управления.

2.3 Проблемы и задачи при внедрении АСУ

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

· отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

· необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

· необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

· сопротивление сотрудников предприятия;

· временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

· необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Ниже эти пункты описаны подробнее:

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Наверное, этот пункт является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту. В данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным – максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов.

Необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.

Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые в случае необходимости должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.

Не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

· создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;

· наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;

· всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений. Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

· повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

· принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

· специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;

· с особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

· возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

· после определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и, естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения. Собственно для этого и существуют профессиональные бизнес-консультанты.

2.4 АРМ: характеристика основных элементов

С целью обеспечения возможности взаимодействия человека с ЭВМ в интерактивном режиме появляется необходимость реализовать в рамках АСУ так называемое АРМ – автоматизированное рабочее место. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

· возможность ввода информации в ЭВМ;

· возможность вывода информации из ЭВМ на экран монитора, принтер или другие устройства вывода (в настоящее время этот перечень достаточно широк – графопостроители, и т.п.).

Так называемые интеллектуальные АРМ в свою очередь также содержат в своем составе ЭВМ, тем или иным способом подсоединенную к центральной ЭВМ (ВК) АСУ. Устройства ввода также должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации: текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ оснащаются при необходимости универсальной или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации (типа мыши), различного рода сканерами и т.д.

С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили цветными мониторами, средствами создания и управления звуковыми сигналами вплоть до возможности создания и воспроизведения речевых сигналов.

Рисунок 2. Схема автоматизированного рабочего места

АРМ должен отвечать следующим требованиям:

· своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

· минимальное время ответа на запросы пользователя;

· адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

· простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;

· терпимость по отношению к пользователю;

· возможность быстрого обучения пользователя;

возможность работы в составе вычислительной сети.3. АРМ аналитика

1 Назначение. Статистическая и аналитическая обработка финансовых и системных данных, событий, происходящих в подсистеме.

2 Перечень решаемых подзадач.

Формирование статистических и/или аналитических таблиц по заданному алгоритму.

Сохранение разработанных алгоритмов построения статистических и/или аналитических таблиц.

Формирование статистических и/или аналитических таблиц по сохраненным алгоритмам.

Расчет финансово-экономической эффективности функционирования подсистемы.

Графическое представление результатов статистической и/или аналитической обработки данных.

Вывод документов на печать.

Допускается совмещение нескольких АРМов на одном клиентском месте. Интерфейсы пользователей выполнены в виде графических окон в соответствии со стандартом GUI.

Целевая система реализована на базе СУБД Oracle с использованием технологий интернет/интранет. В качестве интеллектуального ядра системы использованы средства автоматического анализа текста, выпускаемые «Гарант-Парк-Интернет» под торговой маркой RCO. Для использования в ИАС “Кибер-Аналитик” библиотека RCO Semantic Network была портирована на Linux, а ее функционал, поддерживаемый программным интерфейсом, подвергся расширению.

Дополнительно на базе технологии RCO TopNet была реализована подсистема визуализации семантических сетей, которая обеспечивает навигацию по сети в графическом интерфейсе и удобный просмотр требуемых фрагментов сети, благодаря чему существенно повышается эффективность работы аналитика.

RCO КАОТ представляет базовое решение для организации автоматизированного рабочего места аналитика и включает в себя передовые технологии обработки текста, лингвистические и математические алгоритмы, которые могут быть использованы для решения широкого класса задач: от контекстного поиска документов с учетом всех словоформ, синонимов и опечаток до поддержки принятия экспертных решений на основе анализа информационных массивов с применением искусственного интеллекта. Все программные компоненты, вошедшие в состав RCO КАОТ, уже более года активно используются в силовых ведомствах России.

RCO КАОТ обеспечивает автоматический анализ содержания полнотекстовых документов и поддержку рабочего места аналитика с возможностью работы в локальной сети по протоколам tcp-ip и http. Серверная часть комплекса работает под управлением ОС Windows NT/2000 Server, используя в качестве сервера приложений Internet Information Server. На клиентской машине должен быть установлен Web-броузер Internet Explorer. В базовой поставке RCO КАОТ работает с документами, хранящимися в папках файловой системы, однако предполагает адаптацию к используемым хранилищам документов при необходимости. В состав RCO КАОТ входит набор программных модулей, часть из которых может поставляться или адаптироваться к нуждам заказчика независимо от других.

В полной поставке комплекс содержит следующие модули:

RCO TopSearch Win – расширенные возможности поиска. Контекстный поиск с применением морфологического анализа и тезауруса русского языка обеспечивает эффективный поиск документов по содержащимся в них словам и фразам. Нечеткий поиск позволяет отыскать требуемую информацию при наличии орфографических ошибок в документе или в запросе. Тематический поиск позволяет находить темы, связанные в тексте по смыслу с запросом, а также искать документы по темам.

RCO TopTree Win – построение иерархических рубрикаторов для оперативного мониторинга и маршрутизации информационных потоков, а также систематизация результатов контекстного поиска.

RCO TopNet Win – построение и визуализация семантических сетей для навигации в информационном пространстве с опорой на ключевые объекты документов и их взаимосвязи. Позволяет исследовать смысловое окружение интересующих объектов, выявлять цепочки и области связности объектов в коллекции документов.

RCO TopSOM Win – представление содержания коллекции документов на плоскости в форме тематической карты, визуализация распределения результатов поиска на карте.

RCO TopLine Win - визуализация изменений тематики потока документов. Позволяет исследовать смену ракурсов, в которых фигурирует целевая проблема, во времени.

Формирование автоматизированного рабочего места аналитика, включающего как обязательные фиксированные периодические формы представления результатов, так и режим работы с нерегламентированными запросами.

3. Сущность информационных технологий и создание информационных систем

В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы».

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет:

· оптимизировать планы работы,

· быстро вырабатывать решения,

· четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:

· активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

· интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

· наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;

· создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;

· формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

· постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Автоматизированная система управления финансами является частью действующей системы управления финансами, неотъемлемым элементом структуры финансовых органов и других структур управления финансами. Без АСУФ невозможно совершенствование финансового механизма и его составных частей, особенно в период перехода к рыночной экономике, вызвавшего существенные изменения в объеме экономической информации и ее характере: во-первых, возрос поток информации (объем), во-вторых, изменилось содержание информации (раньше она носила командный характер, теперь все более и более становится информационной). Обработать информацию старыми методами и старыми техническими средствами невозможно, а следовательно, нет возможности своевременно выработать научно обоснованные управленческие решения и быстро провести их в жизнь. В свою очередь при принятии управленческих решений встают вопросы по совершенствованию форм финансовых отношений, т. е. вопросы достоверности информации об управляемом объекте, тенденциях его развития, а также влиянии принимаемого решения на перспективу развития управляемого объекта и на этой базе - на результаты хозяйствования в целом.

Под АСУ финансами понимается совокупность административных, экономических и математических методов управления; электронной вычислительной, организационной техники и современных средств связи, позволяющих научно управлять финансами.

В создании АСУФ используются теоретические положения финансовой кибернетики, которая представляет собой учение о процессе управления финансами, организации обмена финансовой и экономической информацией между управляющими и управляемыми подсистемами.

АСУ финансами является в свою очередь подсистемой общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования, прогнозирования и управления экономикой государства.

Важное место в автоматизированной системе управления финансами занимает автоматизированная система финансовых расчетов (АСФР), которая является подсистемой АСУФ. В результате создания и внедрения этой системы повысилась эффективность управления финансами, поскольку сократилась трудоемкость сбора, обработки и анализа информации, появилась возможность производить на базе ЭВМ многовариантные расчеты основного финансового плана страны и его исполнения на всех уровнях. В подсистемах АСФР решается комплекс задач по сводным расчетам бюджета, доходам и налогам, расходам бюджетных учреждений, финансам отраслей народного хозяйства. АСФР применяется не только в области планирования, но и при исполнении бюджета (составление росписи бюджета, внесение изменений в бюджетные показатели, учет исполнения бюджета по доходам и расходам и др.)- АСФР позволяет установить рациональную структуру аппарата финансовых органов. Кроме того, применение АСФР требует совершенствования системы финансовых показателей, разработки новых методов выявления и мобилизации доходов формирования финансовых резервов, рационального расходования финансовых ресурсов.

В современных условиях в финансовой системе государства все большее развитие получают местные финансы. Отсюда важной задачей становится внедрение автоматизации финансовых расчетов в работу областных, районных и городских управлений (отделов) исполнительных комитетов. Первоначальной стадией АСФР в низовых звеньях является внедрение в них автоматизированных рабочих мест (АРМ) с использованием микро-ЭВМ персонального пользования, а также создание информационно-вычислительных центров. Особенно это актуально для работников налоговых инспекций, имеющих дело с многочисленными, постоянно меняющимися данными. Появление в структуре местных финорганов ИВЦ и АРМов ведет к изменению труда их работников, поскольку ручной способ сбора и бумажная технология обработки информации сменяется безбумажной в виде машинных носителей информации.

Совершенствование финансовых отношений в страховом деле в современных условиях невозможно без автоматизированной системы управления в страховании. Здесь используется математическое моделирование расчетов по определению размеров страховых платежей, страховых возмещений и др.

При всей важности автоматизированной системы управления финансами нельзя преувеличивать ее возможности. Многие задачи по управлению финансами не поддаются формализации, поскольку требуют опыта работников финансовых органов, традиционных (умственно-аналитических) методов работы. Например, автоматизированная система управления финансами сама по себе не может совершенствовать формы и методы финансовых отношений. Это сфера деятельности специалиста. Но для того чтобы произвести это совершенствование, специалист ставит системе цели, задачи, выдает ей первичную информацию, корректирует ее, осуществляет постоянный контроль за работой системы. Таким образом, специалист по финансам, получив данные на основе АСУФ, делает выбор решения из подготовленных вариантов.

Необходимо отметить, что автоматизированная система управления финансами может успешно функционировать в условиях стабильной экономики. Только в этом случае она даст возможность существенно изменить содержание работы аппарата финансовых органов, поскольку у специалистов высвобождается время для анализа установленных форм и методов финансовых отношений, разработки и решения задач, связанных с их совершенствованием.

3.2 ERP (Enterprise Resource Planning – Управление ресурсами предприятия)

Основные понятия производственного менеджмента (в том числе и термин «ERP») можно считать вполне устоявшимися. В этой области признанным «стандартом де-факто» служит терминология Американской ассоциации по управлению запасами и производством (American Production and Inventory Control Society, APICS ). Основные термины и определения приводятся в Словаре APICS, который регулярно обновляется по мере развития теории и практики управления. Именно в этом издании содержится наиболее полное и точное определение ERP-системы.

В соответствии со Словарем APICS, термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning – Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях.

Во-первых, ERP-система – это информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов.

Во-вторых (в более общем контексте), ERP-система – это методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг.

Таким образом, термин ERP может означать не только информационную систему, но и соответствующую методологию управления, реализуемую и поддерживаемую этой информационной системой.

Основные функции ERP-системы

Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:

 ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);

 управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;

 планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;

 управление запасами и закупочной деятельностью. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;

 планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;

 финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;

 функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.

Учет и управление финансами

Важность задач учета и управления финансами не вызывает сомнений. Поэтому то, что производственные функции ERP-системы дополняются финансовыми функциями, выглядит вполне закономерным.

Финансовые задачи, решаемые при помощи ERP-системы, можно подразделить на три категории: финансовый учет , управленческий учет и финансовый менеджмент .

В соответствии с международной практикой, бухгалтерский учет (Accounting ) включает в себя два направления: финансовый учет (Financial Accounting ), ориентированный преимущественно на внешних пользователей финансовой информации и управленческий учет (Managerial Accounting ), ориентированный на принятие управленческих решений внутри компании.

Финансовый учет

Финансовый учет ведется в соответствии с действующим законодательством, поэтому одним из критериев выбора ERP-системы является степень ее локализации. При этом под локализацией следует понимать не только русификацию, но и соответствие системы требованиям российского законодательства, в том числе в области бухгалтерского учета и отчетности. Проблема локализации актуальна не только для России, и то, что ведущие ERP-системы работают в разных странах, подтверждает их адаптируемость к местному законодательству. Локализация ERP-систем, как правило, обеспечивается локальными представительствами компаний-поставщиков.

К сожалению, нормативную базу российского бухгалтерского учета пока трудно назвать стабильной: уже не первый год она находится в состоянии реформирования. Но все происходящие изменения законодательства контролируются поставщиками ERP-систем (точнее – их российскими представителями) и находят отражение в функциональности программных продуктов.

В части финансового учета ERP-система обеспечивает учет операций с дебиторами и кредиторами, материально-производственных запасов, основных средств и нематериальных активов (с начислением амортизации), учет производственных операций и другие функции бухгалтерского учета. Система также обеспечивает мультивалютность, позволяя вести учет операций в разных валютах.

Важным качеством ERP-систем является то, что они не только обеспечивают ведение бухгалтерского учета в соответствии с национальным законодательством, но и позволяют составлять отчетность в соответствии с международными стандартами – МСФО (IAS) и GAAP.

Кроме того, ERP-система позволяет автоматизировать бухгалтерский документооборот и отчетность. Это касается таких функций, как выставление счетов на оплату (в том числе на разных языках, в зависимости от контрагента), расчеты с поставщиками и заказчиками (в том числе в иностранной валюте), обработка документарных операций (инкассо, аккредитивы, чеки, векселя), отчетность по срокам платежей, выверка операций по банковским счетам и другие. Эти функции являются общепринятыми, поэтому их использование в отечественной практике не вызывает серьезных проблем. Некоторые специфические особенности (например, 20-значные номера банковских счетов) учитываются при локализации ERP-систем.

Управленческий учет

Управленческий учет (Managerial Accounting ) ориентирован, прежде всего, на внутренних пользователей информации, включая руководителей компании. При этом, если правила финансового учета и финансовой отчетности определяются законодательством, то методология управленческого учета является прерогативой самого предприятия.

Инструментарий управленческого учета чрезвычайно разнообразен: достаточно вспомнить метод полного поглощения косвенных затрат и маржинальный метод, позаказный и попроцессный способы учета, учет по центрам затрат, функционально-стоимостной учет, а также различные методы оценки материальных запасов и определения себестоимости. Однако, несмотря на разнообразие, все методы учета имеют одну общую черту – они теснейшим образом связаны с производственными процессами и, соответственно, с производственной плоскостью ERP-системы.

С точки зрения типичной ERP-системы считается, что предприятие состоит из некоторого числа производственных цехов, каждый из которых, в свою очередь, включает в себя несколько рабочих центров. Каждый рабочий центр может выполнять несколько технологических операций, причем одна и та же операция может выполняться в одном или нескольких рабочих центрах.

Прямые материальные затраты (сырье, материалы, комплектующие и т.д.) учитываются на основе спецификации изделия. Прямые затраты на оплату труда производственного персонала также непосредственно относятся на выпускаемую продукцию, на основе почасовых ставок. Что касается накладных расходов, то они не могут быть отнесены на себестоимость выпускаемой продукции напрямую и (при использовании метода полного поглощения) подлежат распределению между производимыми изделиями на основе баз распределения и ставок поглощения.

Каждый раз, когда через рабочий центр проходит некоторая единица продукции, эта единица «поглощает» часть накладных расходов, а объем поглощения определяется произведением ставки поглощения на долю активности рабочего центра, приходящуюся на данное изделие. В качестве базы распределения чаще всего выступают: труд (количество трудочасов, израсходованных рабочим центром), оборудование (количество затраченных часов машинного времени) или материалы (количество или стоимость обработанных материалов). Для обеспечения таких расчетов в ERP-системе имеется соответствующая функциональность.

Современные ERP-системы также способны поддерживать маржинальный метод учета косвенных затрат и метод функционально-стоимостного учета.

Финансовый менеджмент

Одна из основных задач финансового менеджера – обеспечить ликвидность предприятия, чтобы предприятие в любой момент было способно выполнить свои финансовые обязательства. Возможности ERP-системы в части регулирования денежных потоков основаны на том, что в системе заложена вся необходимая для этого информация, включая детали расчетов с поставщиками, заказчиками и персоналом. Все это позволяет автоматизировать составление графика платежей и поступлений (платежного календаря).

С другой стороны, финансист не должен допускать неоправданного избытка денежной наличности, которая, как известно не приносит дохода. Избыток денежных средств следует либо инвестировать в более доходные активы, либо направить на уменьшение привлеченных средств (тем самым, сэкономив на процентных расходах). Все эти операции производятся на основе расчетов, а необходимая информация поступает из ERP-системы.

Финансовые модули ERP-систем также содержат функции, поддерживающие процесс бюджетирования (включая формирование финансового плана и контроль его исполнения), а также функции оперативного финансового планирования (ведение платежного календаря)

Система управления финансами, автоматизация управленческой отчетности

Управление финансами предприятия – один из основных бизнес-процессов. Независимо от направления деятельности именно затраты, доходы и прибыль являются реальным критерием эффективности работы. Рациональное управление финансами предприятия, автоматизация управленческой отчетности, возможность оперативно отслеживать движение и целевое использование денежных средств позволяют планировать и прогнозировать развитие компании, принимать обоснованные управленческие решения.

Возможности и функции

Управление финансами в рамках ERP-системы охватывает все направления финансовой деятельности предприятия – бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, поддержка всех принятых российских и международных стандартов (IAS, GAAP), автоматизация финансовой и управленческой отчетности. Такой подход к управлению финансами позволяет топ-менеджменту и владельцам компании повысить прозрачность бизнеса и эффективность корпоративного управления.

Система управления финансами предприятия позволяет полностью автоматизировать ведение бухгалтерского учета.

ERP-система в рамках единого информационного пространства формирует параллельную отчетность, учитывающую параллельные планы счетов, соотношения финансового и календарного годов, многовалютность учета, настраиваемые версии баланса и отчета о прибылях и убытках. Развитые средства консолидации позволяют объединять данные и формировать отчетность по различным заданным параметрам. В частности, ведение учета основных средств и их амортизации возможно сразу в двух аспектах – учет для сторонних организаций и внутренний учет для управленческого звена. Для внешних организаций учет производится в соответствии с нормативами эксплуатации основных средств, для руководителей предприятия система позволяет вести реальные данные, учитывающие моральный износ и реальную выработку оборудования.

Возможности системы управления финансами позволяют автоматизировать большое число трудоемких расчетов. Так система предоставляет возможность рассчитывать себестоимость производимой продукции, автоматически сверяя нормативную и реальную себестоимость и производя необходимые проводки. Кроме того, система управления финансами обеспечивает корректировку стоимости списанной продукции, обновляя в конце месяца сумму списания в соответствии со средней стоимостью списанных товаров на конец месяца.

Решение предоставляет полную функциональность по ведению налогового учета на предприятии. ERP-система автоматически выполняет сложные расчеты по налогу на прибыль. Также возможности системы позволяют автоматизировать учет НДС, УСН, НДФЛ, ЕСН и др.

Формирование внутренней управленческой отчетности необходимо для планирования, контроля и управления деятельностью компании. Автоматизация учета позволяет получать управленческую отчетность не просто быстрее бухгалтерской, но и обеспечивает ежедневное представление информации. При этом ERP-система позволяет использовать финансовые данные, отражающие реальное состояние дел на предприятии. Функциональность системы управления финансами предоставляет возможность вести учет по местам возникновения прибыли, затрат и внутренним заказам, учет по проектам, планировать доходы и затраты, рассчитывать плановую стоимость продукции. При этом инструментарий системы позволяет оперативно контролировать затраты на продукт и результаты работы компании.

Внутренний контроль над деятельностью предприятия, проведение внешнего и внутреннего аудита также учитываются в системе управления финансами. Для поддержки высокого качества корпоративного управления финансами система предоставляет инструменты управления внутренними средствами контроля, в частности, возможность проверки бухгалтерской и финансовой отчетности, выявления дефицитов и недостач, а также отслеживания эффективности самих процедур внутреннего контроля.

Информационная система аудита позволяет внутренним и внешним аудиторам повысить эффективность работы за счет предварительно настроенных для аудиторской деятельности отчетов, отражающих ситуацию на предприятии.

Система обеспечивает комплексную поддержку финансового менеджмента , предоставляя полную функциональность для комплексного управления финансово-экономической деятельностью компании. Для эффективного управления финансовыми ресурсами система предлагает инструменты учета и контроля затрат и результатов, а также инструменты прогнозирования будущих затрат, план-фактного анализа, и, что самое главное, возможность выявления причин отклонений.

Функциональные возможности системы позволяют не только управлять финансовыми ресурсами, но и моделировать финансовую устойчивость предприятия на основе коэффициентов ликвидности, устойчивости и деловой активности. Функциональность по ведению сделок в системе позволяет прослеживать происходящие изменения на каждом этапе – от стадии трейдинга до отражения сделки в финансовом учете. Оценка и контроль рисков позволяет компаниям максимально обезопасить себя от ошибок в финансовой деятельности. В результате ERP-система предоставляет руководству компании полную информацию о финансовой деятельности, на основании которой топ-менеджмент имеет возможность принимать взвешенные управленческие решения.

Использование erp системдает:

· Повышение прозрачности финансово-экономической деятельности компании

· Повышение качества и скорости принятия решений

· Оптимизация управления денежным потоком

· Ведение всех видов учета в едином информационном пространстве

· Повышение эффективности корпоративного управления

· Ежедневное получение управленческой отчетности, основанной на точных и актуальных данных

· Сокращение затрат на организацию управления финансовой деятельностью

· Повышение прибыльности за счет четкого контроля и прогнозирования затрат

Самые распространенные в использовании по СНГ, в том числе и в Казахстане, в классе платформ ERP-вендоры 1С и SAP.

Также используются продукты Oracle, Cognos, Microsoft.

Заключение

Эффективная деятельность предприятий и хозяйственных организаций, стабильные темпы их работы и конкурентоспособность в современных экономических условиях в значительной степени определяются качеством управления финансами. Оно включает в себя финансовое планирование и прогнозирование с такими обязательными элементами, как бюджетирование и бизнес планирование, разработка инвестиционных проектов, организация управленческого учета, регулярный комплексный финансовый анализ и на его основе решение проблем платежеспособности, финансовой устойчивости, преодоление возможного банкротства предприятия.

Автоматизированные системы управления обладают множеством достоинств. Однако при их внедрении не стоит забывать и про недостатки. Чтобы АСУ принесли максимум плюсов и минимум минусов, необходимо:

· Перед тем, как осуществлять проект внедрения нужно максимально формализовать его цели;

· Никогда не стоит жертвовать стадией предпроектного анализа. Необходимо привлекать профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента. Затраты непременно окупятся. Но стараться иметь дело при этом с солидными компаниями, так как, к сожалению, кроме консультантов, существуют еще и псевдо-консультанты;

· Нужно старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения, так как ошибки дорого обходятся; стараться посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;

· Необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями руководителя проекта;

· Нужно создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

Необходимо помнить, что внедрение системы как ремонт – его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.

Список использованной литературы

1. Общая теория финансов. /Под ред. Дробозиной Л.А. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.

2. Финансы. /Под ред. Ковалевой А.М. Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 1996.

3. Информационные системы и технологии в экономике./Под ред. В.И. Лойко, 2-е издание, М.: Финансы и статистика, 2005

4. Автоматизированные информационные технологии в экономике./под ред. проф. Г.А. Титоренко, ЮНИТИ, 1999

5. Финансы./ Под ред. Ли В.Д., Мельников…

6. http://sergeeva-i.narod.ru/opp/page24.htm

7. http://www.microtest.ru/software/erp/1258/

Приложение 1

Отзыв о проведении проекта «Внедрение автоматизированной системы управления финансами в АО «Республиканская Телерадиокорпорация «КАЗАХСТАН»

Республиканская телерадиокорпорация «Казахстан», объединяющая национальный телеканал «Казахстан», Казахское радио, Радио «Шалқар», Радио «Астана» и региональные телерадиокомпании, занимает особое место среди электронных средств массовой информации страны. Она имеет славную биографию и наследует лучшие традиции казахстанской теле- и радиожурналистики. История ее существования берет истоки с начала вещания в 1922 году Казахского радио и регулярных телепередач первого Телевизионного канала Республики, созданного в 1958 году. «Казахстан» – государственная телерадиокорпорация, осуществляющая информационную политику нашего государства. По степени охвата населения республики она занимает бесспорное лидирующее положение. 98,3% населения страны имеют возможность смотреть передачи, радио могут слушать 87,85 % ее жителей. Кроме того, сигналы Корпорации могут принимать жители приграничных территорий сопредельных стран (Россия, Китай, Кыргызстан, Узбекистан, Монголия). При этом важно заметить, что как минимум для половины сельского населения Казахстана, входящих в зону уверенного распространения сигналов НТК «Казахстан» и региональных телерадиокомпаний, телевидение остается главным средством удовлетворения информационных и культурных потребностей, приобретения знаний, организации досуга. Гордостью АО РТРК «Казахстан» является «Золотой фонд», в котором хранятся более 10 тысяч телевизионных передач, видеофильмов и более 100 тысяч уникальных записей казахского радио, многие из которых являются бесценными.

С целью обеспечения руководства АО «Республиканская Телерадиокорпорация «КАЗАХСТАН» качественной управленческой информацией, необходимостью формирования консолидированной управленческой отчетности по 14 филиалам компании и головным офисам, а так же – для своевременного предоставления достаточно большого количества разнообразных отчетных форм в вышестоящие организации, возникла необходимость внедрения комплексной автоматизированной системы управления финансами компании. Приоритетными задачами в данном направлении стали разработка методологии и автоматизация бюджетного планирования, управленческого учета, а также сокращение времени на подготовку отчетности.

Для нас важным критерием при отборе партнера для решения поставленных задач было наличие не только программного обеспечения и набора услуг по его внедрению. В первую очередь наш партнер должен был обладать навыками методологической проработки поставленных задач и способностью передать знания и технологии по дальнейшему самостоятельному обслуживанию созданной единой автоматизированной системы нашим сотрудникам. Исходя из данных критериев, была выбрана компания «ИНТАЛЕВ».

Началом нашего сотрудничество явилось обследование текущего состояния компании в части поставленных задач, сформулированы цели и критерии успешности будущего проекта, состав, продолжительность и последовательность работ по каждому из направлений, которые были зафиксированы в Уставе проекта и служили ориентиром на протяжении всего времени его реализации. Наш проект был разбит на три крупных блока:

1) Бюджетное планирование

2) Управленческий учет и отчетность

3) Регламентированная отчетность

В настоящее время мы завершили все блоки по проекту, в результате которых мы получили следующие результаты:

разработана единая методология планирования, отраженная в 5 положениях.

создана автоматизированная система управления финансами компании, позволяющая оперативно вносить плановые данные и получать необходимые формы отчетности как по плановым, так и по фактическим данным. Операционные, функциональные и итоговые бюджеты формируются с любой периодичностью, и в разрезе необходимых нам аналитик (ЦФО, вид деятельности, вид финансирования, проекты, статьи БДР и БДДС и пр.), есть возможность разложить любую цифру бюджета до необходимого уровня детализации. Фактические данные поступают в управленческий контур автоматически, что исключает двойной ввод информации и позволяет оперативно проводить анализ план-фактных отклонений.

в программном продукте реализована возможность моментального формирования регламентированных отчетов, предоставляемых в вышестоящие организации. Данный процесс реализован посредством OLAP и значительно облегчает трудоемкость подготовки данных отчетов.

филиалы планируют свою деятельность в разработанных форматах Excel и передают данные по электронной почте для автоматической консолидации в головную структуру, согласно утвержденному регламенту планирования.

в автоматическом режиме рассчитываются финансово-экономические коэффициенты.

В ходе выполнения этапов данного проекта консультантами компании «Инталев» было проведено обучение наших сотрудников работе в настроенной системе. Также подготовлены подробные инструкции по работе в автоматизированной системе и осуществлен успешный запуск автоматизированной системы в опытную эксплуатацию.

Отдельно хотелось бы выделить эффекты, которые мы получили благодаря успешной реализации данного проекта:

единая информационная база данных, которая включает в себя данные бухгалтерского учета, данные управленческого учета, централизованный архив документов

контроль над бизнесом в режиме реального времени

возможность оперативного формирования управленческой отчетности, сокращение сроков и затрат по формированию бюджетов и подготовки отчетов в вышестоящие организации

Внедрение программы в нашей компании проходило в плановом режиме, без авралов и «стихийных бедствий», поэтому прошло без существенных проблем и сложностей. Ответственное отношение всех ключевых сотрудников к новой программе, грамотная и оперативная работа консультантов компании «ИНТАЛЕВ» способствовали успешному запуску системы в промышленную эксплуатацию.

Хочется поблагодарить проектную команду компании ИНТАЛЕВ за предоставление качественных услуг и пожелать успешного продвижения на рынке Казахстана.

Консультанты

Знаете ли Вы, что примерно 75% проектов по автоматизации управленческого учета и бюджетирования заканчиваются ничем? А большую часть из оставшихся 25% достаточно сложно назвать успехом, когда вспоминаешь, сколько времени, денег и нервов на это потрачено.

Все дело в том, что Автоматизация управленческого учета и бюджетирования – это очень сложный процесс. Он требует перевода требований руководителей и сотрудников к учетной системе, выражаемых, чаще всего, на бизнес-языке, в набор функциональных возможностей и настроек программного продукта, выражаемых на языке IT. И чуть ли не ключевой компетенцией в ходе автоматизации является редко встречающееся умение переводить бизнес-язык в IT, и наоборот. Консалтинговая группа «Здесь и Сейчас» готова стать для Вас таким переводчиком!

ДЛЯ КОГО

Для руководителей компаний любых размеров и видов деятельности, желающих автоматизировать процессы управленческого учета и бюджетирования в кратчайший срок и с наименьшими временными и финансовыми затратами.

ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В ХОДЕ ПРОЕКТА РАБОТЫ

Любой процесс автоматизации можно представить в виде следующей схемы:

При этом мы рекомендуем не просто выполнить все указанные этапы, но и обязательно соблюсти приведенный порядок. Именно от этого будет зависеть, получите ли Вы необходимый результат, как долго его придется ждать и во что он Вам обойдется.

На этапе разработки технического задания Ваша методология управленческого учета и бюджетирования будет превращена в четкие требования к программному продукту, а также задания программистам на осуществление необходимых настроек. Ни в коем случае нельзя пропускать данный этап, так как он не только позволит компании сэкономить средства на приобретение программного продукта, но и в несколько раз уменьшит срок, необходимый для его настройки и внедрения. При этом обращаем внимание, что если у Вас нет четкой методологии ведения учета либо бюджетирования деятельности, либо Вы бы хотели еще раз убедиться в их эффективности до старта процесса автоматизации – Вы можете воспользоваться соответствующими услугами наших консультантов.

В соответствии с требованиями, разработанными при подготовке технического задания, нами будет выбран оптимальный продукт для автоматизации управленческого учета и бюджетирования именно Вашей компании. Обращаем внимание, что КГ «Здесь и Сейчас» работает с широким спектром программных продуктов (типовые конфигурации 1С; специализированные конфигурации для ведения управленческого учета и бюджетирования (ИТАН, ИНТАЛЕВ и пр.), Microsoft Dynamics, SAP и т. п.). Мы будем выбирать тот продукт, который наилучшим образом подходит именно Вам! Кстати, многим нашим клиентам мы ставим учет и бюджетирование на основе Microsoft Excel. Ведь если он подходит, то зачем платить больше?!

На следующем этапе осуществляются определенные в техническом задании настройки в программный продукт , которые позволят компании в нужный срок формировать управленческие отчеты, согласовывать и контролировать бюджеты и т.п.

Затем проводится обучение пользователей работе с программой, а также работа в тестовом режиме (ведение учета и формирование отчетности за тестовый период либо тестовое составление бюджета). И только после утверждения результатов работы в течение тестового периода процесс автоматизации заканчивается.

В РЕЗУЛЬТАТЕ , если все указанные работы будут выполнены качественно и в описанной очередности, Вы в кратчайший срок с наименьшим отвлечением Ваших специалистов и с наименьшими финансовыми затратами получите автоматизированные процессы учета и бюджетного управления.

Специалисты КГ «Здесь и Сейчас» имеют успешный опыт автоматизации управленческого учета и бюджетного управления деятельности компаний различных размеров и отраслей с использованием разнообразных программных продуктов. Мы можем оказать Вам необходимую помощь в нелегком процессе автоматизации, приведя к нужному результату кратчайшим путем.

При этом возможно выполнение либо полного спектра работ по автоматизации, либо только тех из этапов, которые вызывают у Вас наибольшие затруднения. Так, например, мы можем превратить Ваши методологии управленческого учета и бюджетирования в набор понятных инструкций для программиста, передать Вашему программисту для осуществления настроек, а в дальнейшем проконтролировать результаты его работы.

ВЫПОЛНЕННЫЕ ПРОЕКТЫ

Другие продукты консалтинга по Финансы

Постановка бюджетного управления
Постановка управленческого учета
Диагностика системы управления финансами

Есть ли у Вас план, миссис ИКС?
12.02.19

Подробнее все публикации
Насколько устойчив бюджет вашей организации?
11.09.17

С чего начинается составление бюджета? Как составить плановый баланс и бюджет движения денежных средств? К каким рискам может быть чувствителен бюджет? Об этом Вы узнаете в ст...

Подробнее все публикации
Принципы формирования и предоставления управленческой отчетности
02.08.17

Любой руководитель, принимая управленческие решения, основывается на информации о том, что происходит в его подразделении, компании, бизнесе. Разумеется, все управленцы нуждаются в...

Подробнее все публикации
Не упасть или дотянуться - как рассчитать точку безубыточности. Часть 2
29.03.17

В 1 части данной статьи мы начали говорить о том, как рассчитать точку безубыточности: на примере СТО проанализировали показатели, необходимые для этого ра...

Подробнее все публикации
Не упасть или дотянуться - как рассчитать точку безубыточности. Часть 1
15.03.17

Прибыль в бизнесе начинается только после того, как пройдена точка безубыточности. Но реально ли заранее ее определить? Как рассчитать точку безубыточности в&nb...

Подробнее все публикации
Что делать с финансами? Тренды 2017 года.
22.02.17

Подробнее все публикации
Управление затратами компании как кулинарная техника
14.02.17

Секрет успеха Le Cordon Bleu Если вы любите готовить, то у вас наверняка начинает учащенно биться сердце, когда вы слышите название «Le Cordon Bleu». Для тех, про кого писал изв...

Подробнее все публикации
Как управлять средствами Компании в кризис? Часть II.
25.10.16

Все, описанное в предыдущей статье, применимо не только в кризисное время. Все сказанное необходимо компании для эффективного управления своими денежными средствами независимо...

Подробнее все публикации
Как управлять средствами Компании в кризис? Часть I.
26.09.16

Вы когда-нибудь замечали, что Компании очень похожи на людей? Во всяком случае, принципы работы с финансами в обоих случаях очень и очень схожи. Это касается как стратегических вещ...

Подробнее все публикации
Валютные риски: как организации оценить возможные потери и определить свою валютную позицию?
05.09.16

Подробнее все публикации
Дети и деньги. Почему мы платим им за оценки в школе, а они спускают семейные накопления
15.08.16

Душевные, добрые, толерантные, красивые - белорусы могут описывать себя любыми хорошими словами. Но в этом ряду никогда не будет определения «финансово грамотные». До сих пор в наш...

Подробнее все публикации
Как определить, от каких расходов отказаться, когда экономить уже не на чем?
01.02.16

Даже если компания урезала все лишние затраты, источники экономии найти можно. Но при этом очень важно правильно расставить приоритеты. От чего стоит отказаться в первую очередь, а...

Подробнее все публикации
Как управлять валютными рисками бизнеса сегодня
24.08.15

Вопрос злободневный для белорусских предпринимателей и топ-менеджеров. Практические рекомендации, как в условиях регулярных девальваций можно защитить средства компании, дает партн...

Подробнее все публикации
«Фишки» Excel для бизнеса
03.08.15

Думаю, каждому читателю журнала «Финансовый директор» знакомы два расхожих выражения, в которых чаще всего фигурирует одна и та же цифра: человек использует возможности своего...

Подробнее все публикации
Как выбрать оптимальный канал поставки? Связь финансовых показателей и оперативного управления (Часть 2)
30.03.15

В первой части мы говорили о том, как можно использовать финансовые коэффициенты в управлении оперативной деятельностью компании. В частности, сравнивались два возможных канала зак...

Подробнее все публикации
Как выбрать оптимальный канал поставки? (Часть 1)
27.01.15

Связь финансовых показателей и оперативного управления...

Подробнее все публикации
Анализ плана продаж и маркетингового бюджета: логика и алгоритм. Часть 4
01.12.14

В предыдущих номерах журнала мы учились составлять прогноз продаж, учитывающий: существующий на рынке временной тренд; зависимость объема продаж от внешних и внутренних факторов (в...

Подробнее все публикации
Анализ плана продаж и маркетингового бюджета: логика и алгоритм. Часть 3
10.11.14

В предыдущих статьях мы изучили два основополагающих статистических подхода, которые могут помочь в прогнозировании объемов продаж, а именно выявление: временного тренда в динамике...

Подробнее все публикации
Анализ плана продаж и маркетингового бюджета: логика и алгоритм. Часть 2
06.08.14

В первой части статьи нами был начат важный разговор о планировании и прогнозировании продаж компании. Было определено, что в идеале планированием должна заниматься коммерческая сл...

Подробнее все публикации
Как компании занять правильную позицию на валютном рынке? (часть 2)
12.05.14

Подробнее все публикации
Как компании занять правильную позицию на валютном рынке? (часть 1)
03.03.14

Подробнее все публикации
Как превратить «размытые» риски в конкретные цифры?
17.02.14

Риски в деятельности есть у каждого субъекта хозяйствования, но управляют ими очень и очень немногие. Причем зачастую это происходит из-за того, что людей попросту пугает такое пон...

Подробнее все публикации
Как сократить затраты на логистику?
07.10.13

Полагаем, в настоящее время большинство руководителей понимают, что логистическая система неразрывно связана с деятельностью всего предприятия. Период «островной политики» управлен...

Подробнее все публикации
Как довезти до склада прибыль, а не убыток? (часть 2)
05.08.13

Подробнее все публикации
Как довезти до склада прибыль, а не убыток (часть 1)
08.07.13

В прошлой статье журнала «Финансовый директор» говорилось о том, как отдел продаж компании должен принимать решение о предоставлении клиенту скидки, а также о том, какая информация...

Подробнее все публикации

Как научиться управлять личными финансами, и как это поможет эффективнее управлять финансами корпоративными?
27.09.17

Подробнее все новости
Управленческий учет - инструмент, который приносит прибыль
18.07.17

10-11 августа приглашаем вас на семинар «Управленческий учет. Практика постановки и внедрения в компании». На тренинге вы узнаете, как управленческий учет, который является составн...

Подробнее все новости
Все о финансах для руководителей
06.03.17

На программе «Бизнес-финансы для руководителей» Вы получите инструменты управления деятельностью своего бизнеса в зависимости от желаемого финансового результата. Ждем Ва...

Подробнее все новости
Чего ожидать бизнесу в 2017 году
01.12.16

Подробнее все новости
Бюджетирование - инструмент, способный принести максимальную пользу Вашей компании
11.08.16

О том, как использовать этот инструмент и чем он может быть полезен, именно в современных условиях нестабильности и непредсказуемости рынка, Вы узнаете на бизнес-семинаре «Бюджетир...

Подробнее все новости
Что нужно знать о своем бизнесе, чтобы управлять им эффективно? Вам поможет финансовый анализ
09.12.15

Посетив бизнес-семинар «Финансовый анализ компании как система поддержки принятия управленческих решений» Вы приобретете необходимые знания и навыки, которые помогут Вам...

Подробнее все новости
Excel и Google - надежные помощники в автоматизации бизнес-процессов Вашей компании
05.11.15

Ни для кого не секрет, что большинство специалистов используют возможности этих программных продуктов только на 70%. Однако всем известные Google Docs и Excel способ...

Подробнее все новости
О финансовых потерях на курсах, затратах и деньгах
21.10.15

Подробнее все новости
Как впечатления клиента от банка влияют на розничные продажи?
12.10.15

Подробнее все новости
Приглашаем к участию в семинаре «Финансы для нефинансистов»
09.07.15

На семинаре «нефинансовые» руководители поймут, как их деятельность сказывается на финансовых результатах работы компании. По итогам обучения они смогут, даже не осуществляя с...

Подробнее все новости
Акция «Супервыгодное лето» на программы в открытом формате
28.05.15

Подробнее все новости
«10 горячих дней» - выгодные предложения только этой весной

Мы живем в период новой НТР(компьютеризация). Любое предприятие оснащает каждое рабочее место компьютерами, отсюда изменение характера работы в финансовой сфере.

Первоначально внедрение автоматизации было связано с созданием АСУ финансами (в управлении финансами).

АСУ финансов - это совокупность административных, экономических, математических методов вычислительной и организационной техники, средств связи, позволяющих эффективно управлять финансовой системой.

Эта идея появилась в 70-е годы, когда подразумевалось АСУ всей страны по управлению финансами. Необходимость в мощных структурах по управлению финансами отпала очень скоро, т.к. директива управления не устраивала все предприятия страны.

Концепция АСФР(автоматизированной системы финансовых расчетов) - это комплексная система осуществления финансовых расчетов по составлению и исполнению бюджетов в условиях широкого использования экономико - математических методов. Прогресс же привел к тому, что основное внимание теперь уделяется созданию АРМов, а не вычислительных центров.

Основные перспективы внедрения автоматизированных структур в области финансов :

1. Компьютеризация бухгалтерии и других экономических служб предприятия позволяет перейти на бездокументальный электронный бухгалтерский и финансовый учет (вводятся в компьютер реквизиты субконто, сканирование документов, пересылка по факсу, модему).

2. Глобальная компьютеризация в виде создания широкой системы АРМов позволит осуществить создание полностью законченной системы АСФР Федерального казначейства => получение сводки о структуре расходов к концу каждого рабочего дня, т.е повышается эффективность финансового контроля.

3. Финансовое планирование на ПК позволяет широко применять математическое моделирование(e.g. линейное программирование), значит, качество финансовых планов поднимется на порядок выше.

Быстро решается с помощью ПК и проблема нехватки работников по проверке налоговых отчетных документов, также появляется возможность оформления не выходя из дома договоров купли-продажи ЦеБу, ведь в настоящее время широко распространены гос. ЦеБу - ГКО, не имеющие реальной физ. формы.

Последствия автоматизации :
1. Сокращение штата финансовых работников не ожидается.
2. Изменения в области качества работы финансистов.
3. Решения в области финансов будут более обоснованными.
4. Возможность выполнения финансистами творческой работы не выходя из дома.

3. Финансовый контроль: понятие, значение, формы, виды, методы. Организация финансового контроля в РФ. Бюджетный контроль: содержание, задачи, классификация.

Финансовый контроль.

Это стоимостной контроль исполнительных и законодательных органов всех уровней, а также специально созданных учреждений за финансовой деятельностью всех экономических субъектов с применением экономических методов.

Финансовый контроль – это один из видов государственного контроля за образованием, распределением и использованием финансовых ресурсов всеми звеньями финансовой системы. Под финансовый контроль подпадают те отношения, от которых зависят размеры фондов денежных средств и эффективность их использования.

Таким образом, финансовый контроль – это регламентированная нормами права деятельность государственных, муниципальных, общественных и иных хозяйствующих субъектов по проверке своевременности и точности финансового планирования, обоснованности и полноты поступления доходов в соответствующие фонды денежных средств, правильности и эффективности их использования.

Роль и значимость финансового контроля определяется тем, что он:

является средством обеспечения законности финансово-хозяйственной деятельности;

является этапом управленческого цикла (сравниваются фактические результаты с принятыми решениями и предписаниями).

Классификация финансового контроля.

Выделяют следующие виды финансового контроля:

бюджетный (Парламент РФ, Счетная палата, Федеральное казначейство, правоохранительные органы);

налоговый (Государственная налоговая служба, правоохранительные органы, Федеральное казначейство);

банковский (Центральный банк, аудит, правоохранительные органы);

за страховой деятельностью (Министерство финансов, правоохранительные органы);

таможенный (Государственный таможенный комитет, другие органы);

валютный (Центральный банк, другие органы);

общественный (условный).

II. По времени:

предварительный (до факта осуществления финансовой операции);

последующий.

III. По формам проведения:

обязательный (внешний);

инициативный (внутренний).

Тема 6. Государственные финансы – основы анализа.

2. Структура государственных финансов.

3. Теории государственных финансов зарубежных и российских экономистов.

4. Планирование, моделирование и прогнозирование в системе государственных финансов

Государственные финансы являются важной сферой финансовой системы страны. Гос финансы - сов-ть денеж фондов, управляемых гос органами общей и спец компетенции с целью обеспечения общегос-х и соц-х потребностей.

Гос финансы - это денежные отношения по поводу распределения и перераспределения стоимости общественного продукта и части нац богатства, связанное с формированием ресурсов в распоряжение гос-ва и гос-х предприятий и использованием гос средств на нужды общ-ва.

Субъектами денеж отношений в данной сфере явл гос-во (в лице соответствующих структур власти), предприятия, объединения, организации, учреждения, граждане.

Гос финансы состоят из федеральных финансов, финансов субъектов федерации, местных финансов, гос бюджета, внебюджетных фондов, гос кредита и финансов предприятий.

Гос финансы призваны:

обеспечивать определенные темпы развития ведущих отраслей народного хоз-ва;

разумно перераспределять фин ресурсы м/у отраслями и м/у регионами страны;

м/у производственной и непроизводственной сферами;

выравнивания баланса внешнеэк-х сделок;

охрана информации и т.д.

Основными фин регуляторами гос-ва явл налоги, инвестиции, дотации, кредиты, учетные ставки, льготы и др.

Главное звено гос-ва - это бюджет, который является основным фин планом гос-ва, имеющим силу закона.

Гос бюджет - это денежные отношения м/у гос-вом, юр и физ лицами по поводу перераспределения нац дохода и части нац богатства в связи с образованием расходования бюджетных фондов.

Внебюджетные фонды - это средства правительства и властей, связанных с финансированием расходов, не включенных в бюджет; это форма перераспределения и использования фин-х ресурсов, привлекаемых гос-вом для финансирования некоторых общественных потребностей и комплексно расходуемых на основе оперативной самостоятельности. К экономич внебюджетн фондам относ: дорожные фонды, фонд воспроизводства минерально-сырьевой базы РФ, федер-ый эколог-ий фонд РФ, фонд борьбы с преступностью К соц-ым внебюджет фондам относ: пенсионный фонд, фонд обязат-го мед страхования, фонд занятости Гос кредит предст собой кредитные отн-ния между гос-вом, от имени кот выступают органы исполнительной власти и хоз субъектами, физ. лицами по поводу получения займов, предоставления кредитов или гарантийного обеспечения, (т.е. когда гос-во берет на себя ответст-ть за погашение займов или выполнение др обязвт-в взятых физ. и юр. лицами).

Гос кредит отражает кредитные отношения по поводу мобилизации временно свободных ден средств хозяйс-х субъектов и населения на возвратной и платной основе для финансирования гос расходов.

Основными формами государственного кредита являются займы и казначейские ссуды.

Финансы предприятий можно рассматривать как сис-му денеж подходов. Именно финансы предп-ия являются реальной основой финансов вообще. Они обслуживают матер производство, участвуют в создании ВВП и от их состояния зависит полнота обеспечения централизованных фондов гос-ва.

Государственные финансы являются важной сферой финансовой системы страны, призванной обеспечить государство денежными средствами, необходимыми ему для выполнения экономических, социальных и политических функций. По экономической сущности государственные финансы – это денежные отношения по поводу распределения и перераспределения стоимости общественного продукта и части национального богатства, связанные с формированием финансовых ресурсов в распоряжении государства и использованием государственных средств на затраты по расширению производства, удовлетворению растущих социально-культурных потребностей членов общества, нужд обороны страны и управления. Субъектами денежных отношений в данной сфере являются государство (в лице соответствующих структур власти), предприятия, объединения, организации, учреждения, граждане.

Экономическое содержание государственных финансов неоднородно; в их составе выделяются отдельные обособленные звенья, каждое из которых выполняет специфические функции. В состав государственных финансов включаются: бюджеты разных уровней государственного управления, внебюджетные фонды, государственный кредит, финансы государственных предприятий. Благодаря разному функциональному назначению перечисленных звеньев государство оказывает влияние на широкий спектр экономических и социальных процессов, решение отраслевых и территориальных проблем.

Важную роль в составе государственных финансов играют бюджетные взаимосвязи, складывающиеся на федеральном, республиканском (субъектов федерации) и местном уровнях. С помощью бюджетных отношений в распоряжение государственных структур мобилизуется значительная часть национального дохода, перераспределяемого финансовым методом. Бюджеты разных уровней - федеральный, республиканские, местные являются финансовой базой деятельности соответственно для федеральных, республиканских и местных органов власти и управления. В условиях экономической самостоятельности республиканских и административно-территориальных структур их бюджеты имеют полную автономию, независимое положение, закрепленное соответствующими законодательными актами. Установление состава бюджетных доходов и расходов каждого уровня зависит от разграничения функций между федеральными, республиканскими и местными органами государственной власти и управления.

Для выполнения общих функций в границах федерации Россия формирует федеральный (центральный бюджет. Его ресурсы предназначаются для государственных целевых комплексных программ, обеспечения государственных расходов, связанных с выполнением Россией федеральных функций, а также содержания вооруженных сил и органов управления. Федеральный бюджет имеет важное значение для правильного решения экономических и социальных задач в масштабе всей России.

В системе бюджетных отношений Российской Федерации особое звено составляют республиканские бюджеты. Аккумулируемые в них финансы предназначены для выполнения республиками, входящими в Российскую Федерацию, своих государственных функций. Концентрируемые в республиканских бюджетах средства распределяются в отраслевом и территориальном разрезах в целях обеспечения прогрессивной структуры общественного производства, усиления социальной направленности развития экономики, поддержания единого уровня социальной защищенности граждан данной республики, обеспечения им гарантированных конституцией прав и свобод.

Важное значение в системе бюджетных отношений отводится местным бюджетам. В последнее время они развиваются быстрыми темпами в связи с повышением роли и влияния местных органов власти: растут масштабы местного хозяйства, расширяются и усложняются функции местных органов власти. Местные бюджеты все больше используются для регулирования экономических процессов, влияют на размещение производительных сил, способствуют повышению конкурентоспособности продукции, выпускаемыми местными предприятиями, созданию территориальной инфраструктуры, финансированию затрат по воспроизводству трудовых ресурсов. Важную роль играют местные бюджеты в реализации социальных программ, финансировании возрастающего объема социальных расходов, обусловленных повышением требований к росту качества жизни.

Отдельное звено в составе государственных финансов образуют внебюджетные фонды. Они хотя и управляются федеральными, республиканскими и местными властями, тем не менее организационно отделены от бюджетов и имеют определенную самостоятельность. К внебюджетным фондам относятся: фонд социального страхования, пенсионный фонд, фонд занятости населения, другие целевые фонды государственного и регионального значения (инновационный, природоохранительный, регионального развития и т.д.). Главное назначение внебюджетных фондов любого уровня – финансирование отдельных целевых мероприятий за счет специальных целевых отчислений и других источников. Значение обособленного функционирования внебюджетных фондов особенно возрастает в условиях экономической и финансовой нестабильности в стране. Автономный статус внебюджетных фондов позволяет гарантировать своевременное финансирование важнейших социальных мероприятий. В отличие от федерального, республиканских и местных бюджетов внебюджетные фонды подлежат значительно меньшей регламентации и меньшему контролю со стороны органов государственной власти.

Внебюджетные фонды довольно разнообразны как по функционально-целевому назначению, так и по уровням управления. В соответствии с функциональным назначением их можно подразделить на фонды, имеющие либо экономический, либо социальный, либо природоохранный характер. По уровням управления внебюджетные фонды подразделяются на фонды общественного, республиканского и регионального значения.

Специфической частью государственных финансов выступают денежные отношения, составляющие содержание государственного кредита. Государственные кредитные отношения возникают в связи с мобилизацией временно свободных денежных средств предприятий, организаций и населения и их передачей во временное пользование органам государственной власти для обеспечения финансирования государственных расходов. Привлечение государством временно свободных денежных средств юридических и физических лиц осуществляется путем продажи на финансовом рынке облигаций, казначейских обязательств и других видов государственных ценных бумаг. Основными формами государственного кредита являются займы и казначейские ссуды. Государственный кредит играет важную роль в укреплении экономики и ее финансовом оздоровлении.

С его помощью ресурсы, аккумулируемые на финансовом рынке, направляются на финансирование потребностей экономического и социального развития. Государственные кредитные ресурсы позволяют цивилизованным способом покрывать бюджетный дефицит. Способствуя оттоку денег из обращения, государственный кредит смягчает остроту проблем в сфере денежного обращения.

2. Структура государственных финансов .

Государственные финансы – это денежные отношения по поводу распределения и перераспределения национального богатства и национального дохода, связанные с формированием финансовых ресурсов в распоряжении государства и государственных предприятий.

Главная система государственных финансов – бюджетная, в которую включаются наряду с бюджетами соответствующих уровней и внебюджетные фонды.

10. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ

Автоматизированная система управления финансами представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации при составлении финансового плана.

Использование автоматизированных информационных систем позволяет:

Оптимизировать планы работы,

Быстро вырабатывать решения,

Четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д. Финансовый анализ сопровождается выполнением большого объема разнообразных вычислений: абсолютных и относительных отклонений, средних величин, дисперсий, процентных величин и др. Результаты анализа требуют графического или табличного представления. Вся обработка экономической информации является объектом автоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники, особенно персональных ЭВМ.

Применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически невыполнимых вручную и традиционными методами.

Новые возможности, открывшиеся для анализа, обусловлены исключительными особенностями ЭВМ:

низкая стоимость, высокая производительность, надежность, простота обслуживания и эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличие развитого программного обеспечения, диалоговый режим работы и др.

Управление финансами подразумевает необходимость ведения Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности.

Наиболее популярна на российском рынке корпоративная система компании "Инфософт". В данную корпоративную информационную систему входят модули "бухгалтерский учет и отчетность", "технико-экономическое планирование", "анализ финансово-хозяйственной деятельности". Также большой сегмент рынка занимают компания «1С бухгалтерия» и др.

Из книги Управление финансами автора Дараева Юлия Анатольевна

2. Процесс управления финансами Как и в любой другой управляемой системе, в процессе управления финансами выделяются субъекты и объекты управления. В качестве объектов выступают разные виды финансовых отношений, в качестве субъектов – организационные структуры,

Из книги Большая Советская Энциклопедия (ПР) автора БСЭ

50. Основные правила в процессе управления финансами Теория управления финансами не представляет собой сверхсложную теорию, а является сборником правил, основанных на положениях здравого смысла. Рассмотрим основные принципы этой теории, применение их поможет достичь

Из книги Большая Советская Энциклопедия (УС) автора БСЭ

Из книги США: История страны автора Макинерни Дэниел

Из книги Финансы: Шпаргалка автора Автор неизвестен

Из книги Управление персоналом автора Доскова Людмила

9. ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ Сферы и звенья финансовых отношений взаимосвязаны, образуя в совокупности единый финансовый аппарат.Финансовый аппарат состоит из:1. Министерства финансов, осуществляющего выработку единой государственной финансовой, кредитной, денежной

Из книги Правила технической эксплуатации метрополитенов Российской Федерации автора Редакционная коллегия "Метро"

Из книги Логистика автора Мишина Лариса Александровна

Из книги Шпаргалка по теории организации автора Ефимова Светлана Александровна

Построение системы бюджетирования и управленческого учета – важная задача, стоящая перед руководителями и финансовым менеджментом компании, желающей развиваться и эффективно функционировать на рынке. Это отмечается практически всеми посетителями форумов и конференций, посвященных вопросам финансового управления, и полностью отражает реалии сегодняшней коньюктуры. Правила игры сегодня таковы, что по-настоящему успешным может стать тот, кто эффективен, то есть тот, кто постоянно снижает свои транзакционные расходы и наиболее оптимально использует результаты.

КАК БЫТЬ УСПЕШНЫМ?

Ответ прост. Для начала необходимо разработать методологически верную систему управления финансами, которая будет соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. У компании должна быть необходимая финансовая структура, разработаны бюджеты и показатели внутреннего анализа, описаны процессы планирования и управленческого учета, созданы необходимые для собственников, топ-менеджеров и инвестора отчетные формы, отражающие состояние дел на предприятии.

Разработка методологи – это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии – это тема отдельного обсуждения. Сейчас представим, что у нас уже имеются разработанные финансовая и бюджетная структура, практика управленческого учета, система планирования и внутреннего анализа. Данные разработки закреплены в приложениях, которыеявляются регламентными документами для всех сотрудников, участвующих в процессе бюджетного управления. Возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы работа началась, а не осталась на бумаге? Вроде бы понятно – начать работать по закрепленным в документах регламентам. Но для этого нам потребуется:

· Сделать эту работу эффективной

· Снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета

· Повысить оперативность предоставления данных

· Обеспечить полноту и достоверность

· Снизить транзакционные и коммуникативные расходы при взаимодействии участников процесса финансового управления

Большинство из вышеперечисленного волнует нынешних топ-менеджеров и собственников, понимающих особую важность повышения эффективности управления за счет сокращения как материальных, так и информационных расходов, и многие сегодня начинают интенсивно решать данные задачи с использованием информационных технологий.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ФИНАНСОВ. ЗАЧЕМ И ДЛЯ ЧЕГО?

Задумываясь об автоматизации , для начала необходимо определиться с целями данного процесса, а затем, исходя из целей, - предъявить требования к автоматизированной системе управления. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от индивидуальных специфических особенностейдеятельности компании. Самое главное, такая информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью – то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта – основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.

ВЫБОР ИТ РЕШЕНИЯ

С какими задачами сталкиваются сотрудники, ответственные за выбор того или иного информационного решения?

1. Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре

2. Обеспечение реализации разработанной методологии

3. Гибкость ИТ решения , возможность оперативного внесения изменений

4. Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей

5. Интеграция ИТ решения с информационными системами, предоставляющими фактические данные

6. Автоматическое и моментальное получение отчетности

7. Автоматическое планирование бюджетов

8. Возможность ведения бюджетирования по международными стандартам

9. Интеграция финансов с процессами и проектами

10. Возможность удаленного доступа к программному средству

11. Дополнительно: многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования.

Остановимся более подробно на каждом пункте.

Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре. Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла (рис.1) приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, ИТ-сотрудники компании – прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс- прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании, выражающихся в виде потери времени и материальных ресурсов.

Обеспечение реализации разработанной методологии. Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, закрепленного в положениях, с возможностью осуществления оперативных донастроек, связанных с изменением принципов, методики и техники внутреннего планирования и учета. Это очень важная характеристика информационного решения, которая должна приниматься во внимание, в первую очередь, при выборе программного обеспечения, призванного автоматизировать финансовый учет компании, от которого непосредственно зависит величина расходов на внедрение и сопровождение данной системы.

Гибкость ИТ-решений, оперативного внесения изменений. Все составляющие модели бюджетирования и учета должны обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы обязаны в оперативном режиме донастроить, изменить, скорректировать модель финансового управления (рис 2). Это возможно лишь тогда, когда конкретно сам предметный специалист и создает данные настройки, а также ключевые элементы системы такие как: финансовая структура, модели бюджетов, счета и правила получения фактических данных. Они не являются «зашитыми» на уровне кода константами программы, а могут быть созданы и изменены на пользовательском уровне с учетом требований безопасности системы.

Выполнение данных требований к программным продуктам значительно способствует росту эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коимв большинстве случаев является финансовый директор, быть настоящим «хозяином» (то есть быть компетентным в настройке) своей финансовой системы.

Пример 1

Рассмотрим случай из практики. В компании, занимающейся производством технического оборудования, бюджетное планирование и управленческий учет были реализованы сотрудниками ИТ в одном из программным продуктов, автоматизирующих бюджетирование, с учетом всех методологических требований специалистов финансового отдела. Удаленные подразделения вели планирование в книгах MS Excel и еженедельно высылали свои планы и отчеты в головную компанию, что значительно усложняло процесс консолидации данных в итоговых бюджетах и приводило к практической невозможности составления управленческого баланса. В компании была разработана система финансовой ответственности через бюджеты, то есть разработаны необходимые формы документов для ввода плана и получения отчетности, принципы автоформирования получения фактических данных и необходимые регламентные процедуры (закрытие счетов, разнесение косвенных расходов и пр.). Спустя два-три месяца изменения ситуации на рынке повлекли за собой необходимость организационных изменений внутри компании и, следовательно, изменение финансовой структуры и методологии ведения управленческого учета. Специалистами компании, внедрявшими систему бюджетного управления около шести месяцев, пришлось заново переписывать всю логику настроек программного продукта. Таким образом, можно сказать, что ведение бюджетирования в таких жестких, оперативно не изменяемых программных продуктах, схоже с реализацией бюджетирования и учета в Excel, когда происходит потеря оперативности и гибкости, а также невозможно полноценно отразить специфику деятельности компании.

Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей. Программный продукт должен учитывать требования пользователей, работающих в системе, по содержанию и внешнему виду документов, с которыми приходится работать. Иными словами, ИТ-решение должно поддерживать принцип ведения коллективного планирования в компании, когда специалисты различных отделов вводят свои финансовые планы в единой информационной среде.

Интеграция ИТ-решения с информационными системами, представляющими фактические данные. Очень важно, чтобы программное средство для ведения бюджетирования и управленческого учета имело возможность легкого объединения с источником данных по фактической деятельности компании, коим является бухгалтерский и оперативный учет. От данного свойства ИТ-решения серьезнейшим образом зависят оперативность получения достоверных данных в управленческом учете и возможность проведения план-фактного анализа деятельности компании, что влияет в конечном итоге на скорость принятия управленческих решений топ-менеджментом компании.

Пример 2

К омпания занимается производством фотопродукции. Бухгалтерия ведется в системе 1С Предприятие 8.2. Существует сильный штат программистов, хорошо знающих свое дело. Руководством компании была поставлена задача «дописать» типовую конфигурацию 1С и создать базу для ведения упрвленческого учета, в которую бы попадали фактические «очищенные» бухгалтерские данные. Теперь программистами были написаны правила переноса и трансформации данных в управленческий контур, необходимые отчетные формы для целей руководства компании. Планирование ведется в таблицах MS Excel, при этом часть планов компании составляется сотрудниками финансового отдела, часть - сотрудниками других функциональных служб (маркетинг, отдел продаж). Проблемы можно выделить следующие:

1. Двойной ввод фактических данных для целей проведения план-фактного анализа (планирование ведется в таблицах MS Excel , управленческий факт собирается в дописанной 1С).

2. Бизнес компании интенсивно развивается, и от учетной системы постоянно требуются новые данные для анализа, что трудно осуществимо, в связи с отсутствием гибкой информационной системы:

a. тратится время на написание технического задания программистам;

b. перевод задач, стоящими перед сотрудниками финансовой службы, соответственно с языка финансиста на технический язык программистов занимает длительное время;

c. обратная связь от программистов также идет на техническом языке терминов.

3. Сложность консолидации бюджетных данных. В компании был разработан довольно внушительный перечень бюджетов (функциональные), которые необходимо сводить в итоговые бюджеты движения денежных средств, бюджет доходови расходов. Данный процесс занимал много времени и сил, поскольку требовал постоянной сверки плановых бюджетных данных на их корректность и сопоставимость друг с другом.

4. Не сводился управленческий итоговый баланс. Такой вариант бюджетного управления не может являться образцовым примером, хотя тоже имеет свое право на существование. С этого начинают небольшие компании с несложным видом деятельности, когда штат специалистов еще не такой большой и транзакционные расходы не оказывают прямого и сильного воздействия на функционирование компании. Если же копания динамично развивается на рынке, то такой вариант автоматизации системы финансового управления приводит лишь к росту проблем и потере ориентации в пространстве.

Таким образом, в идеале система финансового управления должна обеспечивать достоверными плановыми данными, таки фактическими данными руководство компании в одной программной среде.

Автоматическое и моментальное получение отчетности. Программное решение должно позволять получать комплексную систему управленческой отчетности в любой момент времени. В любых интересующих разрезах для осуществления оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Высшим пилотажем будет автоматическое построение упрвленческого баланса.

Автоматическое планирование бюджетов. Для сокращения трудозатрат на осуществление планирования, в программном продукте должны быть предусмотрены механизмы автоформирования плановых данных в зависимости от различных условий (планирование приходов от расходов, различные регламентные процедуры и т.д.)

Пример 3

Рассмотрим производственное предприятие агропромышленного сектора, имеющее достаточно сложный производственный цикл с большим количеством хозяйственных операций. Учет данных операций ручным способом занимал львиную долю времени сотрудников финансового отдела. За счет использования возможности программного обеспечения по автозаполнению статей бюджетов в зависимости от движений по другим статьям были значительно сокращены трудозатраты на ведение упрвленческого учета и планирования в компании, повысились эффективность планирования учета, что в конечном итоге привело к сокращению материальных затрат на 10 %.

Возможность ведения бюджетирования и учета по международным стандартам. В связи с интенсивными процессами интеграции со странами м международного сообщества и возможностью выхода компаний на международный рынок капитала данное свойство программного продукта играет все большую роль при выборе средства для автоматизации системы управления финансами. Отечественный топ-мененджмент смотрит в будущее, и многие понимают, что через два-три года получать отчетность по стандартам МСФО будет уже насущной необходимостью.

Интеграция финансов с процессами и проектами. Процессное управление становится все более популярным в последнее время. Когда предприятие строит свою деятельность вокруг процессов – это считается верхом мастерства. Таким образом, программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен автоматизировать сам процесс ведения бюджетирования и упрвленческого учета, ранее разработанный на бумаге. Пример процесса планирования бюджета доходов и расходов представлен на рис. 3.

Возможность удаленного доступа к программному средству. Компании с географически распределенной филиальной структурой не всегда имеют финансовые возможности, чтобы приобрести программный продукт для каждого офиса. Да и топ-менеджерам, находящимся в командировках и поездках, необходимо постоянно держать руку на пульсе управления компанией. Поэтому сегодня одним из значимых качеств программного решения является его возможность обеспечить удаленный доступ через Интернет к базе данных организации.

Многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования. У предприятия обычно существует несколько вариантов развития на будущее, то есть несколько сценариев планов, например, оптимистический, реалистический и пессимистический. При этом чем дальше временной горизонт планирования, тем больше может быть различных вариантов. Плюс ко всему значительное число компаний осуществляет свою деятельность не только в отечественной валюте, но и в других национальных валютах. Следовательно, для оптимального ведения автоматизированного планирования и учета программным средством должны поддерживаться все вышеперечисленные характеристики.

Заключение.

Таким образом, если вы решили автоматизировать систему управления финансами в своей компании, для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать следующее: ИТ-решение – это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное ИТ-решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.