Какая ERP-система подходит вашей компании. Критерии выбора и сравнения поставщиков решений

Как выбрать ERP-решение? Какие вопросы нужно задавать представителям ERP-компаний (и на какие вопросы вы вправе получить полные и исчерпывающие ответы), как не дать ввести себя в заблуждение при проведении презентации ERP-решения? Как довести внедрение ERP-системы до логического завершения?

На эти и другие вопросы я постараюсь ответить в этой статье. В ней речь пойдет о фундаментальных возможностях, которым, на мой взгляд, должны удовлетворять ERP-решения для малого и среднего бизнеса — сегмента СМБ.

Рассматривать крупный бизнес я в этой статье не буду, поскольку крупные предприятия обычно имеют в штате высококвалифицированных специалистов, способных оценить существующие на рынке системы, «примерить» их к существующей на предприятии инфраструктуре и провести тендер, в условиях которого уже четко прописаны параметры будущей системы. Или же вообще для выбора ERP-решения нанимается консалтинговая компания.

Если говорить в среднем, то количество «проваленных» ИТ-проектов в России сегодня около четверти от общего их числа. Но думаю, что я не ошибусь, если назову ERP-внедрения одними из самых провальных, и здесь уже процент успешных внедрений не превышает 15-20%. Почему проекты по автоматизации бизнеса проваливаются?

  • Отсутствие четкой цели, поставленной заказчиком
  • Ошибочный выбор ERP-решения
  • Некачественно сформулированное ТЗ
  • Низкая квалификация специалистов, внедряющих решение, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя
  • Недостаточный административный ресурс со стороны заказчика.

Уверен, что в улучшении этой ситуации заинтересованы как возможные заказчики внедрения, не желающие платить свои деньги за пустые обещания, так и ИТ-компании, уставшие стыдливо прятать почти дописанные «истории успеха» в стол. Поэтому моя цель — максимально расширить знания потенциальных заказчиков ERP-систем, тогда риск неудачи при внедрении значительно снизится. В этой статье мы поговорим о выборе решения, а именно о том, как снизить количество ошибок при выборе ERP-решения. В статье я сформулирую минимальные, на мой взгляд, функциональные требования, наличие которых позволит заказчику быть уверенным, что функциональный фундамент системы достаточно прочен, и потенциально система в состоянии решать многие задачи.

Первое, что необходимо сделать еще до начала поиска ERP-системы — совершенно четко ответить себе на вопрос «Зачем мне это?». Иными словами, четко сформулировать цель, которую необходимо достичь. Так, чтобы при приеме системы от поставщика банально поставить «галочки»: это решено, это решено, а это — нет.

Конечно, есть целый ряд функциональных возможностей, которые обязательно должны быть в ERP-системе, иначе внедрение не даст должного результата, и на этих возможностях мы остановимся ниже. Но кроме стандартных возможностей система должна уметь решать и те задачи, которые присущи именно вашей компании, и настройка (а в большинстве случаев, чего уж греха таить, разработка) таких возможностей, как правило, занимает бОльшую часть времени проекта. И если представители erp-компании пытаются вас убедить, что нужно перестраивать бизнес под ERP-систему, то это глупость, потому что для максимального эффекта система должна впитать в себя все лучшее, что есть в бизнесе, плюс дать бизнесу все лучшее, что в ней уже есть .

Кто выбирает ERP-систему?

Не нужно бояться ERP-систем и считать, что это что-то очень сложное. Ни в коем случае нельзя доверять выбор ERP-системы только системным администраторам, или только руководителям служб продаж и т.д. Каждый из них будет выбирать систему исключительно по тем критериям, которые интересуют, в первую очередь, его самого. Причем требования каждого могут противоречить друг другу. В то время как ERP-система должна отвечать требованиям всего бизнеса в целом. Поэтому выбор ERP-системы — это задача если не первого лица компании (а в малом и среднем бизнесе только первого лица), то, по крайней мере, одного из первых лиц. Только руководитель (или топ-менеджер) компании может однозначно и непротиворечиво сформулировать задачи и цели. Многие руководители говорят «Я в этом ничего не понимаю». В чем? ERP-система — это отражение вашего бизнеса, ее структура должна быть понятной человеку, знающему законы своего бизнеса (а отнюдь не рынка информационных технологий). Выбирая автомобиль, мы, может быть, и не знаем, как в деталях там все устроено, и, тем не менее, к выбору автомобиля мы подходим во всеоружии, точно зная, какими характеристиками он должен обладать, сколько должен стоить и т.д., причем не боимся этого выбора. Также нужно подходить и к выбору ERP-системы, т.е. четко зная, каким требованиям она должна удовлетворять и какими функциональными возможностями должна обладать. И не стесняйтесь формулировать эти требования простым, понятным языком. И ответов, кстати, требуйте на этом же языке.

ERP-система: для кого?

Система должна быть устроена просто и очевидно, ведь работать с ней предстоит вашим сотрудникам, которые «в этом» понимают еще меньше вас. Таким образом, если ERP-система не понятна и не очевидна, то это уже повод задуматься. Когда вы едете на автомобиле и вам нужно повернуть направо, вы просто поворачиваете руль в правую сторону, и вам не важно, что при этом происходит «внутри». Так же и работа в программе не должна обременять пользователя непонятными ему терминами и понятиями, бесконечными галочками и кнопками. Простота в эксплуатации существенно облегчает процесс обучения пользователей.

Цель внедрения

Вы должны четко себе представлять цель проекта внедрения. Цель должна быть не расплывчатой, а совершенно четкой. Целью не может являться «оптимизация бизнес-процессов», «улучшение деятельности компании» и т.д. Такие цели нельзя «пощупать», поэтому после запуска системы невозможно будет понять достигнуты цели или нет. Целью, например, может являться построение консолидированной финансовой отчетности (совершенно конкретных финансовых отчетов) на основании автоматизации конкретных (подчеркиваю) бизнес-процессов. Целью может являться внедрение системы планирования ресурсов и показателей (опять же конкретных) и т.д. Если вы автоматизируете цепочку поставок и финансов, но не будете иметь внятных финансовых и управленческих отчетов, то результата не будет, так как не будет обратной связи, и влиять на процесс вы не сможете. Ситуация в компании будет непонятной, принятие своевременных решений будет затруднено.

Конечно, в идеале нужно иметь на руках сформулированные требования (описание бизнес-процессов с требованиями к отчетности и возможностям системы), однако встречается такое крайне редко. Во многих компаниях нет не только документа, описывающего бизнес-процессы, но даже понимания как они (эти бизнес-процессы) вообще работают и кто и за что отвечает. Поэтому прежде, чем приступить к выбору ERP-решения, вы должны сформулировать для себя четкие критерии оценки внедрения, для того, чтобы по его результатам вы могли сказать себе «я получил (получила) то, что хотел (хотела)». Стоит заметить, что начиная процесс внедрения ERP-системы, вам в любом случае придется участвовать в разработке технического задания (ТЗ), где вы будете описывать ваши бизнес-процессы совместно с поставщиком ERP-системы. Без технического задания автоматизировать бизнес-процессы не стоит, т.к. в этом случае существенно повышаются риски неудачного внедрения, ведь нет документа, по которому вы бы могли принять или не принять готовую работу. К тому же если вы не представляете, что же хотите получить в итоге, то вряд ли вы будете довольны результатом.

ERP-система — инструмент для принятия решений

На мой взгляд, любое ERP-решение — это, в первую очередь, инструмент для принятия решений. На основании чего принимают решения? На основании отчетов. Вот значит, и один из видов критериев. Отчетность. Система должна давать полноценные отчеты о деятельности компании, которыми являются, например, «Прибыли и убытки», «Движение денежных средств», «Баланс», и многие другие управленческие отчеты. Если эти отчеты будут отражать реальную картину положения дел, то вы без труда разберетесь в проблемах компании, и будете иметь возможность влиять на ситуацию. И если во время презентации вам будут говорить, что в демо-версии эти отчеты просто не настроены, не верьте. Если в системе они есть, их будут показывать в первую очередь. Отчеты обязаны предоставлять не только цифры, но и инструменты для их анализа. Анализировать цифры отчетов можно по-разному, и я не буду здесь заострять на этом внимание. Главное, чтобы вы имели возможность все цифры проверить непосредственно из отчета, т.е. каждую цифру детализировать вплоть до первичных данных непосредственно из отчета. Иначе вы не будете уверены в достоверности данных. Отчетность должна быть прозрачной.

Отчетность должна отражать основные аспекты деятельности компании, быть простой и понятной. Она должна полностью и автоматически собираться вашей ERP-системой. Если данные в отчетность о деятельности компании попадают со стороны, через процедуру экспорта/импорта или, что еще хуже, вручную, то кто-то в компании должен постоянно этим заниматься (поддерживать формат, изменения и проч.), а значит тратить время и деньги. Идеальный вариант — когда вся деятельность компании осуществляется в ERP-системе, и уже на базе этих данных система сама строит отчетность.

Важно не только знать показатели деятельности, но и иметь возможность анализировать их динамику и структуру. Показатели нужны не просто для того, чтобы на них смотреть, а для того, чтобы на основе их анализа принимать решения, способные эти показатели изменить. Одно дело, когда вы видите, что дебиторская задолженность клиентов в этом месяце составляет 1 000 000 руб., и совсем другое, когда вы видите, что в начале года она была 2 000 000 руб., а затем плавно снижалась. Значит решения, которые вы принимаете по ее снижению, работают .

Какой смысл в значении дебиторской задолженности, если вы не знаете, какие клиенты и по каким сделкам ее сформировали? Значит, система должна позволять детализировать все цифры в различных разрезах.

Важно знать не только динамику изменения показателей деятельности компании, но и структуру этих показателей. То есть, иметь возможность оценить «удельный вес» каждой составляющей (товаров, клиентов, менеджеров, контрактов (проектов) и др.) в различных показателях. Это позволит принимать действенные меры по оптимизации взаимоотношений с клиентами и коррекции товарного ассортимента. Зная клиентов «лидеров» и «аутсайдеров», вы можете принимать решения по точечным мероприятиям для улучшения ситуации или ее удержания. То же самое касается и товаров. В этой сфере можно сделать множество «открытий чудных»: часто бывает, что товары, которые приносят больше всего прибыли, регулярно отсутствуют на складе и, наоборот, на складе лежат товары, которые прибыли не приносят.

Пример отчета о прибылях и убытках:

Структура отчетности должна быть настраиваема, поскольку состав показателей в каждой компании может отличаться. Кроме того, должна быть возможность добавлять показатели в процессе эксплуатации, на ходу. Причем система должна позволять делать это быстро и, желательно, без привлечения разработчика.

Я рассказал о финансовой отчетности, теперь речь пойдет об отчетности оперативной. Оперативная отчетность должна позволять проводить мониторинг бизнес-процессов. Простой пример — ваш клиент заказал у вас товар. Вы осуществляете ему поставку под заказ. В рамках этой поставки существует масса параметров, которые вам нужно контролировать и принимать незамедлительные меры по исправлению ситуации, в случае, если что-то пойдет не так. Для того чтобы вовремя поставить товар клиенту, необходимо, чтобы ваши логисты вовремя заказали его у поставщика, поставщик вовремя выставил вам счет, вы его вовремя оплатили, поставщик вам вовремя отправил груз и т.д. И все эти параметры необходимо постоянно отслеживать, в противном случае проблем не избежать. И именно ERP-система должна позволять вам это делать. Имея такие возможности, вы сможете постоянно улучшать качество работы своей компании.

Важнейший момент — сквозной учет. Система должна позволять учитывать товар насквозь, по всем нужным вам параметрам. Что это означает? Это означает, что вы должны иметь возможность проследить историю любой отгрузки. Вы отгрузили товар клиенту, а система должна показать, из какой партии эта отгрузка, кто поставщик и где находятся остальные части партии. Без такой системы вы не получите правильного формирования счетов-фактур в разрезе грузовой таможенной декларации (ГТД), потому что если в отгрузке присутствует один и тот же товар, но из разных партий (товар закуплен у разных поставщиков), то в счете-фактуре товар должен быть разбит на разные строки, поскольку ГТД у них разная. Еще более сложный случай — учет серийных номеров изделий. Необходимость в нем возникает, когда компания занимается поставкой оборудования, которое необходимо обслуживать по гарантии, индивидуально по каждому изделию. Как вы можете быть уверены, что именно у вас было куплено это изделие? Только по серийному номеру.

Функции, которые должны быть в вашей ERP-системе

Я рассказал вам о принципах работы ERP-системы, теперь же пришло время для описания функционала, которого вы вправе ожидать.

Документооборот . По сути, бизнес — это оборот денег, товаров и документов. Заказы, договоры, предложения, счета, накладные, акты, заявки и т.д. Все подобные документы система должна позволять делать не просто быстро, но и функционально. Одно дело, когда документ вы можете только распечатать, и совсем другое, когда вы можете его сохранить в различных форматах (pdf, doc, jpeg, xls и др) и отправить клиенту по электронной почте. Значит, система должна обладать современным встроенным редактором отчетов. Любой документ должен иметь маршрут, который он должен пройти в обязательном порядке (например, договор на поставку товара должен обязательно пройти юриста, проверка его грамотности и «подводных камней», коммерческого директора, и только после этого попасть к генеральному директору на подпись). Что очень важно, в процессе маршрута система должна по определенным правилам ограничивать доступ пользователей к документу или процессу (чтобы избежать утечки информации из компании, защититься от изменений после согласования), а сам маршрут документа должен быть гибко настраиваем.

Работа с клиентами . С ситуацией, когда у вашего клиента несколько юридических лиц, вы сталкиваетесь постоянно, а значит и сталкиваетесь с проблемой понимания взаиморасчетов по клиенту в целом. Сегодня ваш клиент купил у вас товар по одному своему юридическому лицу, а завтра по другому. Однако контролировать дебиторскую задолженность, объемы продаж, доход и т.д. вы хотите не по юридическим лицам ваших клиентов, а по клиенту в целом. Вы должны четко понимать по каждому клиенту, какую часть прибыли (и других показателей) сформировал по компании именно этот клиент (а не юридическое лицо клиента). И в абсолютном выражении, и в относительном.

Карточка клиента должна быть информативной, т.е. в ней должна быть не только контактная информация по клиенту, но и вся информация по взаиморасчетам и документам. Иными словами, зная клиента, необходимо иметь возможность видеть все счета, оплаты по ним, отгрузки и прочее, не делая для этого каких-то сложных (а порой и непонятных) отчетов.

Единая информационная система . Вся корпоративная информация представляет собой единый массив связанных между собою данных, поэтому крайне неудобно, когда информация по работе с клиентами у вас в одной системе, а информация по управлению поставками в другой. ERP-система — это, в первую очередь, единое информационное пространство вашего предприятия. Бизнес-процессы неразрывны, значит и управление ими должно быть неразрывно. Ситуация, когда необходимо отследить сделку от момента заключения договора до доставки груза клиенту возникает постоянно, и система должна давать возможность эту цепочку отследить насквозь.

Прозрачность . ERP-система должна делать прозрачными все бизнес-процессы компании. Вот простой пример. Вы заключили договор на поставку некого товара. После завершения сделки вы должны увидеть насквозь:

Когда и какой договор заключен
- когда и какие выставлены счета клиенту
- когда и как они оплачены
- когда и у кого товар заказан
- когда и как оплачены счета поставщика
- когда, на какой склад, и по каким накладным вам поставили этот товар
- когда груз доставлен клиенту, по каким накладным, с какого склада.

Вот такая простая сделка, которую вы должны иметь возможность в любой момент воспроизвести от начала и до конца. Казалось бы, все очень просто, однако на деле с подобными ситуациями возникают затруднения.

Работа с поставщиками . Работа с поставщиками подразумевает под собой формирование заказов поставщикам, учет счетов поставщиков, накладных и других документов. Также система должна позволять фиксировать предложения поставщиков на ваши заказы (чтобы иметь возможность выбирать лучшего поставщика по различным параметрам). Однако такую возможность удобно использовать, когда речь идет о крупных спецификациях, а если ваш заказ состоит из нескольких наименований, то заносить в систему все предложения просто экономически нецелесообразно, поскольку эта задача тоже требует времени. При работе с поставщиками вы должны иметь возможность насквозь проследить каждую сделку от момента заказа до момента прихода товара на склад: когда товар заказан, какой счет (или счета) вам выставили в ответ на ваш заказ, когда и как его оплатили, по каким накладным и когда вам поставили груз. Система должна позволять фиксировать точки нахождения груза, если речь идет о длительных поставках. Ну и, конечно, контролировать все дополнительные затраты на поставку и включать их в себестоимость груза. Что касается планирования, то грамотный инструмент планирования поставок позволит существенно сократить складские запасы без потерь для объемов продаж, а значит — освободить оборотные средства, что в нынешней ситуации с кредитованием весьма актуально.

Сервис и ремонты . Сейчас все реже встречаются компании, которые занимаются только торговлей. Как правило, все стараются оказывать клиентам и сервисные услуги по обслуживанию оборудования и его ремонту.

Вы должны иметь возможность управлять и планировать выезды инженеров для ремонта, учитывать запасные части, быстро искать требуемые запчасти. Часто понять, какая запасная часть для какого оборудования, не так просто, и эту задачу система должна решить. Без учета серийных (заводских) номеров оборудования при оказании ремонтных и сервисных услуг не обойтись.

Прием оборудования в стационар, отправка внешним ремонтным организациям, замена оборудования клиенту, проведение экспертиз, все эти функциональные возможности нужны, если ваша компания оказывает услуги по ремонту и обслуживанию оборудования клиентам.

Если вы оказываете вашим клиентам сервисные услуги, то полезно посмотреть, как проходит оформление такой сделки. Как заключается договор, как в нем фиксируется обслуживаемое оборудование, как формируются счета и акты выполненных работ. Попросите показать этот функционал. Многие о нем заявляют, но на деле им обладают буквально единицы ERP-решений.

Управление доступом пользователей . Выбирая ERP-систему, вы уже должны представлять приблизительные уровни доступа ваших пользователей и совершенно не стесняться просить показывать, как именно регулируется доступ пользователей к разделам системы, к документам, к клиентам и т.д.

Все, что вам показывают во время презентации, должно быть вам понятно. Если то, что вам показали, вам не понятно, значит, этого нет.

Система должна позволять разграничивать доступ на уровне разделов, пунктов меню, кнопок. Возьмем список клиентов (а можно и список зарплат). Вы ведь не хотите, чтобы все сотрудники компании в этом списке видели все записи? Значит, система должна позволять определять алгоритмы доступа пользователей к спискам, например, по подразделениям или по менеджерам.

На чем строится система управления доступом? Как настраивается доступ? Доступ необходимо настраивать для каждого конкретного пользователя системы? Если да, то это путь тупиковый. Должны быть организованы функциональные роли, доступ которых должен быть четко настроен и определен, а затем уже к пользователю (а еще лучше к штатной структуре компании) можно эти роли привязать.

Планирование. Должна ли система позволять планировать деятельность компании? Несомненно. Однако большинству малых предприятий это не нужно, просто потому что сама система планирования — это тоже определенные затраты, которые не всегда окупятся. Но если не нужно сейчас, то может пригодиться позже. Поэтому ознакомьтесь с инструментами и возможностями планирования. Что касается финансового планирования, то система должна позволять планировать показатели деятельности не только в валовом эквиваленте, но и по подразделениям, сделкам, клиентам. Система контроля кассовых разрывов поможет предотвратить ситуации, когда деньги нужны, а их нет. Однако внедрить такую систему на предприятии не просто, т.к. придется планировать буквально каждый платеж, а это не всегда возможно. Что касается планирования поставок продукции (сырья), то этот вопрос на порядок сложнее финансового планирования, как с точки зрения требований, так и с точки зрения сложности внедрения. Я сейчас говорю не о системе заказа товаров, когда остатки достигли страховых запасов, а о реальном планировании, где алгоритмы планирования учитывают сроки поставки, транспорт, сезонность, текущие поставки и другие критерии. Думаю, не ошибусь, если скажу, что только одна из двадцати компаний, взявшихся за внедрение планирования поставок, доведет это до логического конца. Но стоит посмотреть на инструменты, которые есть в системе, и, желательно, поинтересоваться, по каким именно алгоритмам работает планирование, как конкретно обеспечивается планирование закупок по компании в целом и подвоз товаров на склады. Насколько эти алгоритмы подходят именно вашей компании, решать вам. Но повторюсь еще раз: внедрить в компании (особенно в компаниях с большим ассортиментом) полноценно работающее планирование закупок — это архисложная задача, которая, зачастую, решается годами .

Производство. Здесь все достаточно индивидуально, поскольку в каждом производственном бизнесе есть свои особенности, которые сформулировать весьма сложно. Но, по крайней мере, программный продукт должен позволять проводить объемно-календарное планирование, формировать сменные задания, учитывать сырье, формировать себестоимость изделий, настраивать маршруты изделий. Остальные функциональные возможности необходимо изучать индивидуально и внимательно по каждому случаю.

Управление кадрами. Управление кадрами — это не просто список сотрудников, это и структура компании, ее штатное расписание, всевозможные приказы, отчеты, трудовые договоры и т.д. Ну и, конечно же, зарплата, алгоритмы которой часто принимают такие причудливые формы, что кажется, это вообще невозможно автоматизировать. Самым сложным в алгоритмах расчета зарплаты является расчет премий сотрудникам, и здесь система должна позволять настраивать автоматический расчет премий для различных сотрудников на основе различных финансовых показателей. Иными словами, одни сотрудники должны получать 10% от прибыли (или от выручки) по определенной группе товарных позиций при выполнении плана (или без плана), а другие 15%. Более сложные алгоритмы, видимо, придется дорабатывать индивидуально.

Продуманная ERP-система позволит вам еще и вести учет кандидатов на вакансии, и когда вам нужно будет закрыть вакансию, можно будет обратиться к человеку, о котором вы уже многое знаете, который проходил собеседование в вашей компании.

На описании функций я заканчиваю свой рассказ о выборе ERP-системы. После описания возможностей систем этого класса я отдельно должен сказать: выбирая ERP-систему, вы выбираете не только программный продукт, но и людей, которые будут вам ее помогать внедрять и поддерживать. Поэтому ваши беседы с представителем компании не должны происходить в виде двустороннего монолога, где каждая сторона говорит о чем-то своем и на одной ей понятном языке. Вы должны говорить на «одном языке» и понимать друг друга.

Аббревиатура ERP происходит от английского выражения Enterprise Resource Planning , что дословно означает планирование ресурсов предприятия. Теоретически такая система представляет собой общую стратегию деятельности компании, которая учитывает следующие направления:

  • Управление финансовыми ресурсами - ведение налоговой отчетности, бухгалтерского учета, планирование бюджета;
  • Управление трудовыми ресурсами;
  • Управление активами;
  • Взаимодействие с партнерами и учет истории операций клиентов.

С практической стороны, говоря про ERP системы бизнеса, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для сведения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимых для работы предприятия.

Простыми словами ERP системами являются комплексы мероприятий, включающие в себя: модели управления потоками информации на предприятии, оборудование для ее хранения и обработки, программное обеспечение, IT-отдел и специалистов технической поддержки, а также непосредственно пользователей.

Строение IT-системы планирования ресурсов предприятия

Являясь сложным программным обеспечением, ERP система состоит из следующих элементов:

  • Платформа - основная среда (ядро), обеспечивающая работу компонентов программы, а также базовый функционал (справочная информация, функции) компании. Это основа системы, без которой ее работа невозможна.
  • Инструменты управления данными - сюда входит хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы модулей.
  • Подключаемые модули - независимые друг от друга программы, которые подключаются к платформе и используют в своей работе основные базы данных. Именно наличие независимых модулей, которые могут отключаться и подключаться без нарушения работы всего комплекса, отличает ERP системы от других видов программного обеспечения, используемого при автоматизации бизнес процессов.

Модули, подключаемые к основной платформе системы планирования ресурсов производства, условно делятся на три группы:

  1. Внутренние - программы, используемые внутри предприятия, доступ к которым имеют сотрудники.
  2. Внешние - программы, к которым имеют доступ клиенты и партнеры (например, личный кабинет дропшиппер посредника).
  3. Коннекторы - программы для подключения с другими программными продуктами, не являющимися частью системы ERP, но используемые компанией в своей деятельности. Они выполняют обмен данными.

Где взять ERP систему для предприятия

Существует три способа приобрести ПО для планирования ресурсов:

  1. Создание собственного продукта . Зачастую оказывается нерациональным методом, поскольку отсутствие профессионального подхода может привести к возникновению ситуации, когда будет учтено только одно направление, что не даст ощутимого эффекта. При этом внедренную таким способом систему, как правило, сложно заменить или дополнить.
  2. Покупка готовой платформы и внедрение ее в работу предприятия . Тут необходимо сделать правильный выбор в соответствии с деятельностью вашей компании. Качественные и известные продукты стоят довольно дорого и требуют постоянной поддержки со стороны разработчика.
  3. Профессиональная разработка ERP систем индивидуально для компании . Только 20% создаваемых на отечественном рынке программ успешно интегрируются в работу предприятий. А значит риск компании получить некачественный продукт по завышенной стоимости достаточно большой.

Как выбрать и внедрить ERP систему

Универсальной системы планирования ресурсов, подходящей для всех компаний, не существует. Для каждого производства выбирается свой наиболее оптимальный продукт, который затем корректируется в процессе внедрения.

Виды ERP систем для предприятий

Классификация систем планирования ресурсов предприятия осуществляется по нескольким параметрам, учет которых поможет вам в выборе подходящего продукта. Так, по назначению они могут быть отраслевыми и общими. Первый вариант подходит для очень крупных компаний, а также для предприятий, выпускающих уникальный продукт или применяющих нестандартные методики ведения бизнеса.

По виду организации выделяют системы следующих форматов:

  • Публичные - доступ к общему функционалу программы имеет множество пользователей, но ваши данные доступны только сотрудникам вашей компании.
  • Приватные - программа изолирована и может изменяться, и дорабатываться под задачи компании.
  • Гибридные - совокупность двух видов.

По типу хранения информации:

  • Облачные - базы данных располагаются на внешних серверах.
  • Внутренние - данные хранятся на собственном сервере компании.

По формату пользовательского интерфейса:

  • Стационарные (десктопные) - программное обеспечение для подключения к базам данных устанавливается на ПК и может работать автономно от сети интернет, используя только внутренние коммуникации.
  • Браузерные (работающие только онлайн) - доступ к системе осуществляется через сайт компании и личный кабинет сотрудника, клиента или партнера.

По архитектуре программного обеспечения:

  • Модульные - складываются из множества компонентов (модулей), разработанных для решения различных задач.
  • Монолитные - единые комплексные программы.

По классу лицензии на использование:

  • Проприетарная - закрытое ПО, для использования которого требуется оплатить лицензию.
  • Open Source - бесплатные программы с открытым исходным кодом.

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Неправильный выбор системы управления предприятием ERP не только повлечет за собой дополнительные расходы, но и может негативно отразиться на работе предприятия. Чтобы не допустить ошибок, вам нужно знать основные из них:

  • Отсутствие правильно выбранной и четко сформулированной цели . Важно понять, что ERP - должна улучшать работу компании, перенимая положительные стороны и компенсируя отрицательные. А потому, при выборе необходимо точно определить какой эффект от внедрения должен быть получен. Если вашей целью является оптимизация бизнеса в целом, вы не получите необходимого результата. Все задачи должны быть конкретизированы в техническом задании (ТЗ). При этом система должна быть адаптирована под компанию, а не наоборот. Полностью перестраивать бизнес, особенно если он прибыльный, под систему ERP - ошибочно.
  • Неправильный выбор методики решения поставленных задач . Каждая система ERP построена для определенной сферы бизнеса. Она может быть адаптирована для производственной сферы или исключительно для торговли.
  • Односторонний взгляд на выбор системы . Команда специалистов, составляющих ТЗ, выбирающих и контролирующих процесс внедрения системы должна включать в себя представителей различных отделов компании (IT, продаж, кадрового, производственного). В противном случае итоговый продукт будет выбран с позиции удобства только одного звена пользователей и не принесет должной эффективности предприятию в целом.
  • Недостаточная квалификация разработчика и специалистов, осуществляющих внедрение . Процесс создания и интеграции системы планирования ресурсов имеет высокую стоимость и многие компании, стремясь снизить затраты, обращаются к фирмам с малым опытом или используют бесплатные ERP системы, что достаточно рискованно.
  • Низкий уровень контроля процесса интеграции программы в систему .
  • Сложность интерфейса . Если программа слишком сложна для интуитивного понимания, вы можете столкнуться с проблемой необходимости обучения персонала работе с ней. Это также повышает риск случайных ошибок при внесении данных, что влечет за собой некорректное планирование и все вытекающие последствия.

Какие функции должна обеспечивать система планирования ресурсов

Основной инструмент при планировании бизнеса, позволяющий принимать решение - это отчетная документация. Именно она является основой работы ERP, которая в свою очередь должна предоставлять возможность анализировать данные отчетов с различных позиций. А потому эффективная ERP система должна обладать рядом следующих функций:

  • Обеспечение удобного документооборота . Основным назначением ERP систем является обеспечение быстрого оформления документации (счета, накладные, отчеты, прайсы), а также последующих операций с ними (поиск, доступ, пересылка, редактирование).
  • Планирование . Алгоритм системы, особенно для производства, должен позволять планировать платежи, поставки, работу склада, сезонные изменения, объемы продукции. Для каждой компании планирование производства носит индивидуальный характер и привязано к объемно-календарной стратегии.
  • Прозрачность информации . Программа должна фиксировать все операции, стороны, объемы и даты их проведения, что сделает работу компании более прозрачной для анализа.
  • Разграничение доступа для разных уровней . Поскольку система охватывает очень большой объем информации о работе компании, большая часть которой должна оставаться закрытой для сотрудников нижних уровней, клиентов и партнеров, она должна позволять закрывать часть данных для пользователей с различным допуском.
  • Единая сеть данных . Система ERP должна обеспечивать возможность отслеживать все процессы в отдельности (например, сделки) на всех уровнях от закупки сырья и производства, до оформления продажи и уплаты налога.
  • Кадровый учет . Программа должна предусмотреть возможность контроля численности персонала, планирование графика выходов и отработанных часов, учет уровня квалификации сотрудников и составление графиков отпусков, прохождения курсов повышение квалификации. Также эффективная система планирования предусматривает возможность расчета зарплат и премий, с учетом формы оплаты труда.
  • Работа с поставщиками . Функционал системы должен позволять хранить и обрабатывать базу поставщиков, отправлять запросы на наличие, планировать формирование заказов, высвобождение оборотных средств и оплату счетов, контролировать процесс доставки, а также вести отчетность по закупкам.
  • Работа с клиентами . Система должна позволять вести полный учет данных по каждому клиенту, независимо от того сколько юридических лиц входит в структуру последнего. Это подразумевает не только возможность предоставления клиенту работать через собственный кабинет, но и хранение данных по совершенным сделкам, дебиторской задолженности, планированию поставок, обработке счетов, истории сотрудничества. Это позволяет изучать спрос и уровень прибыли, полученной от каждого клиента.
  • Сервисное обслуживание и ремонт . Если речь идет о производстве, эта часть программы должна обеспечивать планирование технического осмотра оборудования, графика проведения планового ремонта, модернизации или замены оснащения предприятия. Для торговых предприятий в системе должна быть предусмотрена возможность учета сервисного обслуживания проданных товаров и ремонта по гарантийным обязательствам.

Особенности внедрения ERP

Система планирования ресурсов оперирует базами данных, которых, как правило, очень много. Непосредственно сама информация может находиться на различных носителях, включая бумажную документацию, а потому ее перенос в электронный формат - это огромный труд. Сами данные разделяют на две группы:

  • Важные - информация, которая является основой деятельности предприятия. Это данные о работе и управлении производством, отчетность отдела продаж и кадровиков. Они должны использоваться в системе ERP обязательно.
  • Общие - информация, имеющая значение для конкретной компании, которая не используется компанией постоянно, но является также важной. Эти данные добавляются в систему по необходимости или по требованию руководства компании.

Идеальная ERP должна предусматривать возможность использования всех видов данных, но на практике, чтобы упростить процесс внедрения, для начала учитываются важные, а затем постепенно интегрируются общие.

Исходя из того, какие данные должны быть использованы и требуемого функционала системы, составляется техническое задание. Оно представляет собой официальный документ (инструкцию), демонстрирующий какие задачи и цели необходимо реализовать в процессе внедрения. На основе ТЗ составляется календарный план работ по интегрированию.

Выделяют три стратегии внедрения системы планирования ресурсов предприятия:

  1. Пошаговая интеграция - вначале в эксплуатацию запускаются основные модули (например, учет финансов, бухгалтерия и документооборот), а затем после отладки их работы, постепенно внедряются остальные. Этот метод занимает очень много времени и не может продемонстрировать достижения результата сразу. Он нередко применяется компаниями при самостоятельной разработке системы.
  2. Комплексное внедрение - система применяется сразу по всем направлениям и в полном объеме, а затем производится постепенная отладка работы. Этот метод позволяет быстро интегрировать систему планирования ресурсов предприятия. Он применяется при покупке готового программного обеспечения.
  3. Комбинированный метод - внедрение ERP систем происходит сразу по всем направлениям деятельности, но поэтапно. Эта стратегия позволяет максимально сократить время на внедрение при наименьшей потере качества работы. Чаще всего применяют такую методику частные компании, предлагающие услуги по разработке индивидуального ПО.

Как работает ERP система и кому она необходима

Учитывая сложность и высокую стоимость, внедрение ERP будет целесообразным только для крупных компаний, где объем данных для учета очень велик и требует систематизации. Высокую эффективность такие системы демонстрируют для крупносерийного производства, в различных корпорациях и холдингах. Если же компания не выпускает широкий ассортимент или занимается изготовлением мелких партий, столь серьезная система планирования ресурсов ей не требуется, и только замедлит процесс и приведет к неоправданным убыткам.

Единственным исключением, по мнению специалистов консалтинговых агентств является использование ERP систем небольшими компаниями, работающими в условиях очень высокой конкуренции, где автоматизация всех процессов создает дополнительное преимущество.

Чтобы понять нужна ли вам такая система, необходимо просчитать экономическую эффективность от ее внедрения. Она может определяться различными параметрами (снижение запасов, скорость производства продукции, сокращение штата, повышение производительности труда), и в итоге для самого предприятия должна приносить дополнительную прибыль или, как минимум, сокращение расходов.

Краткий обзор популярных ERP

Чаще всего основные ERP системы компаний - это готовые продукты, скорректированные под деятельность предприятия. Они могут быть платными и бесплатными. При грамотном внедрении можно добиться эффективности в обоих случаях.

Популярные бесплатные продукты:

  • ERPNext - минималистичная программа для работы частного предпринимателя (ИП). Основной недостаток - ограниченное дисковое пространство, которое можно увеличивать за дополнительную плату.
  • Галактика ERP - разработана под отечественный рынок и позволяет учитывать частые изменения в законодательстве.

Платные программы:

  • SAP ERP - одна из наиболее популярных систем, предлагающих широкий функционал и удобный интерфейс.
  • 1С:Предприятие - достаточно популярная и доступная по цене система, предлагающая большое количество специализированных решений.
  • OpenBravo ERP - программа для среднего уровня с удобным масштабированием и доступной стоимостью.

Достоинства и недостатки ERP

Большинство недостатков ERP систем вытекает из ее основных качеств, поскольку основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении программы связаны с допущением ошибок при принятии решения о необходимости использования и непосредственном выборе ПО.

Отрицательные стороны интеграции системы планирования ресурсов

Несмотря на то, что назначение ERP систем - это улучшение процесса деятельности производства, они имеют свои недостатки. В числе последних:

  • Сложность программы и, как следствие, высокая цена покупки и внедрения.
  • Повышенные требования к оборудованию для хранения и обработки данных , включая сервера для хранения резервных копий. Оно должно быть надежным и быстродействующим, что определяет высокую стоимость.
  • Необходимость обеспечения дополнительной защиты данных , тщательный контроль системы безопасности и настройка иерархии доступа. Хранение информации в электронном формате, и особенно с доступом через сеть, повышают риск хищения или уничтожения (намеренного или случайного) важных документов.
  • Зависимость от энергообеспечения компании . Если в офисах, складских помещениях или в торговых залах компании неполадки с электрической сетью, работа компании может полностью остановиться.

Практические достоинства ERP-системы

Внедрение стратегии и программного обеспечения для учета и планирования ресурсов - это эффективный способ добиться улучшений в работе компании, который обладает следующими преимуществами:

  • Возможность интеграции в различные типы производства и быстрая адаптация под широкий спектр деятельности предприятий. Система ERP подходит для промышленных комплексов, банковских организаций, торговых предприятий, сферы услуг.
  • Поддержка методов планирования по различным направлениям деятельности компании.
  • Возможность построения виртуального предприятия.
  • Качественный учет финансов по всем подразделениям.
  • Возможность управления корпорациями с большим количеством международных подразделений и удаленных сотрудников.
  • Масштабируемость и гибкость для внедрения на предприятиях различной величины.
  • Способность работать с другими программами и приложениями, используемыми на предприятии.
  • Интеграция данных в единую систему, что делает их доступными для множества отделов.

Понимая особенности ERP системы, что это простыми словами и как выбрать для своего предприятия, вы сумеете предостеречь себя от ошибочной покупки ненужного вам дорогостоящего продукта, подобрав наиболее эффективный, сможете грамотно осуществить внедрение, добиться повышения эффективности и прибыли компании.

Целенаправленный выбор ERP-системы состоит в том, чтобы закрепить преимущества компании. Тщательный отбор наиболее приемлемой для данного предприятия системы очень важен, так как внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние на общий уровень эффективности, перекрестной функциональности и сотрудничества в рамках всего предприятия. Компания должна выбрать ERP-систему, основываясь на заранее определенных, заданных и согласованных критериях оценки систем. Процесс выбора должен проходить в соответствии с организационными принципами и политикой компании вплоть до принятия окончательного решения. Из каких соображений исходить, выбирая между продуктами западных и отечественных разработчиков программных комплексов? Что нужно учитывать компании при выборе такого программного комплекса?

В первую очередь исходить следует из потребностей и возможностей. Выбор программного продукта для автоматизации бизнеса -- очень ответственное решение и принимать его следует только после проведения целого ряда подготовительных мероприятий. Если у Вас крупное предприятие со сложной структурой, и Вы заинтересованы значительно повысить его эффективность и инвестиционную привлекательность, а затраты на внедрение в несколько миллионов долларов и стоимость владения системой в 3-5% от годового оборота для Вас приемлемы, то Вам следует выбирать "большой" программный комплекс западного производства.

В том случае, если масштабный охват системой бизнес-процессов не требуется, а необходимо лишь наладить учет в некоторых областях, есть смысл рассматривать рынок отечественных продуктов с целью выбора оптимального решения.

В том и в другом случае необходимо помнить, что:

ь выбор поставщика ПО -- ответственное решение, требующее организации отдельного внутреннего проекта, включающего в себя обследование предметной области и формирование структурированных требований. Для организации такого проекта рекомендуется привлекать квалифицированных консультантов, обладающих соответствующими методиками и опытом. Внимательно относитесь к предпроектным оценкам сроков и затрат, которые декларируют представители поставщика, требуйте развернутого обоснования и аргументации;

ь если Вы собираетесь эффективно внедрить масштабную систему, без реинжириринга бизнес-процессов в той или иной форме Вам, скорее всего, не обойтись. В противном случае, может получиться часто встречающаяся ситуация, когда система внедрена (и Ваш поставщик отрапортовал уже в пресс-релизах об успешном внедрении), но работает на сбор невостребованных данных и не решает актуальных управленческих задач.

В таких случаях затраты на внедрение и содержание системы являются необоснованными;

ь для управления проектами реинжиниринга и внедрения программного комплекса я рекомендую также привлекать аутсорсеров с наличием методической базы и положительного опыта в подобных проектах. Реинжиниринг, как и построение ИС являются в первую очередь проектами управления серьезными изменениями в информационной инфраструктуре менеджмента, поэтому ответственность за их исполнение должна быть возложена на экспертов в области менеджмента, а не на софтверных специалистов.

Анализ опыта выбора систем управления предприятиями (ERP, CRM) показывает, что наиболее часто встречающимися критериями являются следующие: стоимость системы, гибкость, масштаб, открытость, возможность модификации под потребности предприятия, имидж фирмы-производителя, наличие успешных внедрений на предприятиях аналогичной отрасли, соотношение Цена/Качество, соотношение Цена/Функционал, функционал системы, СУБД, лежащая в основе КИС (Корпоративной Информационной Системы), возможность работы в КИС удаленных подразделений и др.

Значения критериев, выдвигаемых в процессе выбора к желаемому объекту, и позволяют принимать решения. Чем более точны и детальны эти критерии, тем, с одной стороны, более сложен механизм выбора, но, с другой стороны, и более правильный, так как учитывает достаточно большое количество различных факторов.

информационный управление качество

Этап оценки и выбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значеие. Особого внимания требует оценка функциональности и технологичности сложных ERP-систем, предназначенных для больших распределённых предприятий. Чем крупнее автоматизируемое предприятие и учреждение, тем выше цена ошибки при выборе системы.


Выбор ERP-системы. Критерии и этапы

Этап оценки и выбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значеие. Особого внимания требует оценка функциональности и технологичности сложных ERP-систем, предназначенных для больших распределённых предприятий. Чем крупнее автоматизируемое предприятие и учреждение, тем выше цена ошибки при выборе системы.
При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиям к ERP-системе - комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Потенциальные клиенты могут работать по-разному, если на предприятии имеется процесс производства, то он может быть самым разнообразным, начиная с изготов¬ления на заказ и заканчивая поточным производством.

В некоторых случаях, чтобы дополнить отсутствующую функциональность, компаниям предстоит модернизировать стандартно-поставляемые приложения.
Основные группы критериев выбора ERP-системы:

Исчерпывающая функциональность, покрывающая все имеющиеся бизнес-процессы;

Функциональность, необходимая для соответствия национальному законодательству и общепринятой практике взаимодействия хозяйствующих субъектов;

Функциональность, реализующая использование лучших, наиболее эффективных, проверенных мировой практикой методов организации работ;

Резерв функциональности, обеспечивающий возможности для изменения и развития бизнеса в течение ближайших 5-10 лет;

Простота использования;

Развитые средства настройки бизнес-процессов;

Простота модернизации и дополнения функциональности системы посредством реализации новых бизнес-процессов, отражающих специфику конкретного предприятия;

Наличие средств упрощающих процесс внедрения;

Интегрированность различных компонентов системы;

Производительность;

Масштабируемость;

Использование стандартных широко распространенных ИТ-технологий;

Наличие средств интеграции с другими приложениями;

Совместимость с распространенными офисными приложениями;

Наличие стандартной технологии внедрения для всех партнеров, обеспечивающей гарантированные результаты внедрения;

Технические средства, используемые для работы системы;

Системное окружение, в котором может работать система;

Качественная документация и контекстная помощь в любой ситуации;

Открытая платформа и открытые системные интерфейсы;

Открытая структура системы и открытый исходный код всех приложений;

Контролируемость и надежность системы;

Простота установки;

Простота в управлении;

Наличие технологии обучения работе с системой и учебных материалов;

Требуемые навыки пользователей;

Устойчивость производителя системы;

Ежегодные инвестиции в развитие системы;

Распространенность системы на рынке, в отрасли, в регионе, отзывы пользователей;

Присутствие поставщика и системы на локальном рынке;

Стратегия развития и модернизации системы;

Структура и возможности партнерской сети по внедрению системы;

Структура и возможности системы сертификации и подготовки специалистов;

Распространенность специалистов на рынке;

Система техподдержки и обновления;

Периодичность выхода обновлений системы и документации, скорость реакции на изменения в законодательстве;

Затраты на внедрение;

Затраты на эксплуатацию;

Экономическая эффективность от внедрения;

Защита инвестиций в сделанные настройки и изменения при обновлении версий;

Сроки внедрения;

Необходимый состав команды внедрения.

В каждую группу может входить различное число критериев - от нескольких до нескольких десятков. По каждому критерию, независимо от того, в какую группу он входит, должен быть подготовлен вопрос, на который необходимо получить ответы от потенциальных поставщиков системы.
Целенаправленный выбор ERP-сиcтемы состоит в том, чтобы укрепить преимущества компании.

Тщательный подбор наиболее приемлемой для данного предприятия системы очень важен, так как внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние на общий уровень эффективности, результативности, перекрёстной функциональности и сотрудничества в рамках всего предприятия. Компания должна выбрать ERP-систему, основываясь на заранее определенных, заданных, согласованных критериях оценки систем.
Процесс выбора должен проходить в соответствии с организационными принципами и политикой компании вплоть до принятия окончательного решения.

Очень полезным является использование для этих целей списков контрольных вопросов. Предоставляемые консультантами списки вопросов должны дополняться или изменяться в зависимости от требований конкретной организации. Кроме того, в процессе обсуждения такие списки играют далеко не последнюю роль, так как они помогают сконцентрировать внимание на действительно важных вопросах.

Процесс выбора ERP-системы для предприятия должен включать в себя следующие этапы:

Создание команды для выбора ERP-системы;

Формулировка функциональных требований к предполагаемой системе, которая должна охватить все предприятие.

Поиск и первичный отбор подходящих ЕRP-систем.

Подготовка подробных списков контрольных вопросов по группам критериев и присвоение им приоритетов;

Отбор тех доступных ERP-систем, которые больше всего соответствуют установленным требованиям по утвержденным критериям. Компания может также вступить в партнерские отношения с поставщиками, предоставив им списки контрольных вопросов;

Оценка конечного списка ERP-систем с точки зрения совокупности требований, описанных в предыдущем разделе;

Отбор ERP-систем для демонстрации работы, встречи с поставщиками, проведения практических испытаний;

Поручение поставщикам проведения функционального и нагрузочного тестирования, непосредственное участие в тестах.
При этом необходимо использовать одинаковые данные, которые предоставляются всем поставщикам для тестирования и последующего составления отчетов о результатах.

Объединение результатов полученного рейтинга с другими рейтингами ERP-систем, полученными из внешних источников, с результатами тестов, с данными о стоимости установки и эксплуатации ERP-систем, с данными о сроках внедрения систем, сведениями об опыте и профессионализме компании-поставщика, а также о рисках, связанных с внедрением каждой из ERP-систем;

Систематический подход, основанный на точной числовой оценке параметров, не только исключит возможность принятия ошибочного решения, но и сделает очевидными мотивы принятого решения. Отчет с рекомендациями предоставит ясный рейтинг ERP-систем и обоснования для такого рейтинга, а также доводы для принятия окончательного решения. На более поздних этапах внедрения, всем будет очевидно, почему выбор пал на эту, а не на другую ERP-систему. Такой подход позволит в любой момент времени проследить процесс принятия окончательного решения о внедрении конкретной ERP-системы в компании.
Команда, ответственная за выбор, обязательно должна включать в себя:

1. функциональную подкоманду;

2. техническую подкоманду;

3. технологическую подкоманду;

4. коммерческую подкоманду.

Функциональная подкоманда должна состоять из работников, хорошо знающих деловые операции компании, производственные технологии, сильные и слабые стороны деятельности компании. Так как движущей силой проектов внедрения ERP-систем являются пользователи, то можно порекомендовать включить в функциональную подкоманду представителей всех функциональных подразделений, которые впоследствии будут участвовать во внедрении системы.

Желательно, чтобы все эти представители имели опыт внедрения других, раннее использовавшихся систем.

Члены технической подкоманды должны иметь богатый опыт в разработке и проектах по внедрению обычных приложений, а также разбираться в стандартных средах разработки и традиционных методологиях, используемых в жизненном цикле разработки программного обеспечения. Наличие опыта разработки в среде ERP-систем будет большим дополнительным преимуществом. Члены этой подкоманды должны пони¬мать основные причины использования ERP-системы, а также то, что движущей и направляющей силой являются функциональные пользователи.

Члены технологической подкоманды должны быть хорошо знакомы с последними достижениями в области компьютерного оборудования, сетей и систем, в особенности с мобильными технологиями, вопросами масштабирования и возможностями взаимодействия компьютерных сетей.

Чтобы принять обоснованные решения по вопросам инфраструктуры для внедрения ERP-системы, они должны быть знакомы с современными стандартами и протоколами передачи данных. В компетенцию этой подкоманды также входит приблизительный прогноз нагрузки на систему и возможной реакции системы, вопросы совместимости, модернизации, сетевого тра¬фика в локальных и глобальных сетях.

Члены технологической подкоманды должны быть знакомы с системами архивации, резервного копирования и восстановления утраченных данных, а также ори¬ентироваться в вопросах подготовки помещений, прокладки кабелей, установки и поддержки различных технических устройств.

Члены коммерческой подкоманды должны иметь навыки ведения переговоров с поставщиками, составления и заключения контрактов, определения условий и сроков поставок, критериев акцептования и процедур утверждения; разбираться в вопросах гарантии качества, условий оплаты, условий лицензирования, в различиях версий и релизов, юридических тонкостях и налогообложении и т. д.

Преимущества и недостатки выбранной ERP-системы на основе информации, собранной на основе согласованного списка критериев оценки.

Таблица сравнительных характеристик ERP-систем.

Оценка стоимости внедрения сопоставляемых ERP-систем и преимуществ, которые будут получены в результате внедрения.
Оценка стоимости должна делаться на основе собранной информации о затратах на оборудование, программное обеспечение, непосредственно на ERP-систему, создание сети, инсталляцию, обучение персонала, а также информации о стоимости контракта на техподдержку, стоимости консультационных услуг при инсталляции, затратах на связь и т. д.

Примерный график проекта внедрения, с указанием дат основных этапов

Каким бы по масштабу ни был ваш бизнес, рано или поздно вы столкнетесь с потребностью в его автоматизации. Широкий выбор современных ERP систем – это прекрасно. Но как определить наиболее подходящую, особенно с учетом частых неудач по их внедрению?

Это серьезная задача: вы приобретаете не просто ERP, а системных подход к управлению всей компанией. Надеемся, дальнейшие советы помогут вам максимально снизить риски неудачного выбора и внедрения ERP.

Составьте список требований к ERP системе

Конечно вы знаете обо всех преимуществах, которые дает внедрение ERP системы . Прежде всего, она позволит контролировать бизнес — продажи, поставки, закупки, а также людей, задействованных в этих процессах.

Уверены, вы уже знаете о преимуществах внедрения ERP системы. Прежде всего, она позволяет контролировать бизнес-продажи, поставки, закупки, а также работу сотрудников, задействованных в этих процессах. И здесь важно составить список всего, что вы хотите автоматизировать. При этом у вас возникнет ряд требований к ERP, которые и помогут выбрать программное обеспечение.

Популярность брендов ERP или предпочтения конкурентов не должны влиять на ваше решение. Главное, из чего нужно исходить – потребности бизнеса и возможности самой системы.

Не знаете с чего начать? Попробуйте задействовать самые распространенные критерии:

    Управление информацией . Насколько прост доступ к основным данным? Можно ли получать индивидуальные отчеты?

    Эффективность . Насколько эффективна система? Насколько успешно она оптимизирует процессы или, напротив, создает путаницу?

    Стоимость обслуживания . Возможно ли обслуживать систему самостоятельно? Нужно ли привлекать стороннего консультанта для внесения изменений?

    Рост . Будет ли ERP-система способствовать росту бизнеса? Сможет ли она развиваться вместе с бизнесом?

    Стратегия . Поддерживает ли ERP-система стратегию вашего предприятия?

    Надежность . Насколько надежна и стабильна система в работе? Какова степень безопасности хранимых данных?

    Инфраструктура . Способствует ли инфраструктура вашего предприятия внедрению ERP-системы?

    Соблюдение законодательства . Поддерживает ли ERP-система необходимые нормативные документы и акты? Способна ли она адаптироваться к изменениям в нормативно-правовой среде?

Эти вопросы помогут вам оценить ERP-системы, которые присутствуют на рынке и сделать окончательный выбор.

Разбейте внедрение ERP на этапы и разработайте план действий

Опишите ваши текущие бизнес-процессы и выделите слабые места, на которые следует обратить внимание. Также отметьте все базовые и сильные стороны, которые должны быть автоматизированы с помощью ERP.

Поэтапная реализация внедрения требует тщательного планирования – до того, как вы окончательно определитесь с выбором программного обеспечения.

С учетом особенностей вашей комании разработайте комплексный план, в который включите следующие пункты:

  • установка системы;
  • тестирование;
  • обучение сотрудников;
  • контроль исполнения.

Детализированный план также должен включать:

  • контроль успешности;
  • ключевые организационные изменения;
  • новый вид рабочего процесса;
  • перемещение данных.

Подсчитайте все затраты на ERP систему

Стоимость программного обеспечения – это еще не все ваши затраты. Чтобы подсчитать во сколько вам обойдется ERP-система, необходимо также учесть расходы на внедрение. Возможно понадобится обновление материально-технической базы вашей компании, а также поддержка системы и ее обслуживание. До того, как вы сделаете выбор, вам необходимо выяснить конечную стоимость автоматизации предприятия и экономическую выгоду от внедрения.

Дополнительные расходы влечет и обучение персонала. На этом этапе возможно внедрение простой по функционалу системы, которая позволит сотрудникам привыкнуть к новым инструментам и легко исправить допущенные в процессе ошибки. К этому нужно быть готовыми. Только после завершения такого обучения процесс внедрения ERP-системы можно считать успешным.

“ERP система это не только программное обеспечение, это еще и стоимость внедрения, обучение персонала”

Составьте список наиболее подходящих систем и проведите более предметный разговор с представителями этих компаний

Пообщайтесь с подходящими вам кандидатами, попросите продемонстрировать работу системы с подробным описанием всего, что она умеет. Не стесняйтесь задавать любые вопросы, которые возникают в ходе демонстрации.

Учтите, что и вас будут спрашивать о компании и бизнесе – это в ваших же интересах. Чем больше вы друг о друге узнаете, тем с большей вероятностью примете правильное решение.

Вопросы, которые вы должны задать:

  • Способна ли ваша система адаптироваться к изменениям в нормативно-правовой среде?
  • Какие функциональные модули имеются в ERP?
  • Как долго ваша организация работает в этом бизнесе?
  • Сколько у вас клиентов?
  • Какие варианты по размещению вы предлагаете (облако/хостинг/клиентское оборудование)?
  • Сталкивались ли вы с задачами, которые интересуют мою организацию?
  • Как долго вы разрабатываете ваш продукт?
  • Сможет ли ваша система удовлетворить потребности моей организации, когда она вырастет?
  • Какую поддержку вы предлагаете?
  • Что требуется, чтобы внести коррективы в систему после внедрения?
  • Вы предлагаете мобильные приложения?
  • Совместима ли система со сторонними сервисами? И если да, то с какими?
  • Насколько ваши клиенты влияют на разработки вашей компании?
  • Какое время обычно занимает реализация решения для клиента с потребностями похожими на мои?
  • У вас есть структурированная методология внедрения?
  • Какие технологии и платформы (операционные системы, базы данных и прочее) использует ваше ПО?

Вопросы, на которые вы должны быть готовы ответить:

  • Каков годовой доход вашей компании?
  • Какова у вашего бизнеса сфера деятельности и интересов?
  • Сколько сотрудников и отделов есть у вашей компании. Какова организационная структура компании?
  • Какова ваша текущая ИТ-инфраструктура?
  • Какой вариант размещения ERP системы для вас более предпочтительный?
  • Что является движущей силой внедрения ERP системы в вашей компании?
  • Сколько пользователей будут работать в системе одновременно?
  • Какие объемы документов и сделок вы обрабатываете каждую неделю/месяц?
  • Какие другие системы также планируете интегрировать?
  • Есть ли команда проекта внедрения?
  • У вас есть бюджет, выделенный на проект?
  • Каков ваш процесс принятия решений, и кто участвует?
  • Где вы в процессе оценки и выбора?
  • Когда вы хотите получить готовую систему?
  • Какие другие предложения вы рассматриваете?

Сделайте выбор

После детального знакомства со всеми предложениями, пора приступать к процедуре выбора. Но и здесь не все так просто для тех, кто внедряет ERP впервые. Возможно, вы не вполне понимаете, чего хотите от этой системы.

На что стоит обратить внимание в данном случае:

  1. Цена ПО
  2. Простота внедрения
  3. Простота использования
  4. Соответствие бизнесу
  5. Функционал
  6. Потенциал для роста
  7. Качество документации
  1. Уровень предоставляемой поддержки
  2. Точность учета времени работы разработчиков над доработками
  3. Соответствие бизнесу
  4. Потенциал для роста
  5. Цена ПО
  6. Качество документации
  7. Функциональность
  8. Легкость в использовании
  9. Простота внедрения
  10. Возможность использовать существующее оборудование

“Задумайтесь над тем, как меняются приоритеты у компаний, которые уже имели опыт внедрения системы и знают чего хотят.”

Используйте и пользуйтесь всеми преимуществами

ERP – это централизованная информационная система, отражающая состояние бизнеса и позволяющая им управлять. Вы избавляетесь от множества рутинных процессов, которые стоят бизнесу денег, влекут за собой ошибки и задержки по срокам, что также ведет к убыткам.

Используя же ERP систему , вы видите все данные по компании, из которых можете формировать необходимые вам отчеты всего в несколько кликов. А визуализация отчетов в форме диаграмм и графиков позволяет легко оценить информацию и принять эффективное решение.

ERP – это новый стандарт качественного управления, контроля и оптимизации предприятия . А также надежный инструмент для роста вашего бизнеса. Единственное, что нужно сделать – правильно выбрать систему.