Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как «бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями, соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.

Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения, записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может являться что угодно – от обыкновенной записки – до приказа высшего руководства. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации – так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать – вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.

Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.

Электронный документ – это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость документу - как бумажному, так и электронному - придает его содержимое и подписи.

Электронный документооборот – это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.

Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.

Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае - входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.

29 июня 2017 г. 12:55

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
журнал учета приказов о приеме на работу;
форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
табель учета рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура		Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.
Книга покупок	Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.	Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи). Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
Книга продаж	Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по
Журнал полученных и выставленных счетов-фактур	Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.	Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.

Дополнительный лист Книги покупок		Аналогично книгам покупок и продаж.
Дополнительный лист Книги продаж	Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка	Аналогично книгам покупок и продаж.
		С 1 июля 2017 не применяется.
		Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189 .
Документ о передаче товара при торговых операциях	Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.	Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)	Документ, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)	Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру	Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. УПД заменяет: Счет-фактуру; Первичный документ: накладная/акт; Комплект документов: счет-фактура + накладная/акт.	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.
Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру	Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях: для корректировочных счетов-фактур; при корректировании первичных документов; при корректировании первичных документов, включающих в себя счет-фактуру (универсальных передаточных документов).	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом "2"), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.
Ответ на требование о представлении пояснений	Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.	С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ . За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.	Описано выше
Товарно-транспортная накладная	Основание для подтверждения расходов на перевозку товара. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией	Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье
Акт приемки-сдачи работ (услуг)	Подтверждает факт выполнения работ (услуг).	Описано выше
Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация	Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.	Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка). При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией. Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395
Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации	Используется при вывозе товаров с таможенной территории.	Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.
Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)	Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.	Особенностей не выявлено.
Товарная накладная (ТОРГ-12)	Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.	Описано выше
Дополнение к договору	Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.	В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом из них будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во тором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, т.к. данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок, при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.
Договор (соглашение, контракт)	Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей
Корректировочный счет-фактура	Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.	Описано выше
Отчет НИОКР	Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.	В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчетом о НИОКР. Отчет о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчетов (в частности, ГОСТ 7.32-2001). Для представления ее в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@). ФНС также рекомендует представлять отчет о НИР после получения от налогового органа квитанции о приеме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.

Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, система документооборота. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. О причинах, сдерживающих внедрение компьютерного документооборота, и о том, какие программные решения позволяют его реализовать, читайте в этой статье.

втоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1).

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК . На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 2. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.

Юридическая сила документа и смешанный документооборот

Ольшинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который отличается следующими преимуществами:

простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
более высокая компактность архивов;
более простой контроль информационных потоков;
большая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

В случае использования электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на рис. 1. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по документообороту, утвержденной генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации. В тех сегментах обмена документами, где не требуется подпись, обмен документами может быть полностью безбумажным. Типичный пример издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 3).

Рис. 3. Безбумажный обмен неюридическими документами обычная практика

Автор статьи 1 и редактор 2 часто работают вне офиса и согласовывают текст по электронной почте, после чего редактор отсылает материалы по электронной почте в редакцию 3. В издательстве статья прочитывается главным редактором 4, проходит стадию литературного редактирования 5 и поступает на верстку 6. Готовый макет представляется в формате PDF и отправляется на сервер типографии 7, которая нередко находится за рубежом. Одновременно материалы статьи отправляются на HTML-верстку 8 и закачиваются на Web-сервер, который может быть расположен у стороннего провайдера Web-хостинга 9. Все эти этапы легко реализуются в безбумажной форме, однако бухгалтер того же издательства готовит документы в бумажном виде и сидит в очереди в налоговой инспекции просто потому, что фискальные органы требуют подобного представления документов. Таковы реалии нашего документооборота.

Несмотря на наличие соответствующего ПО и законодательной базы, электронные документы в сегодняшней практике преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они выступают лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.

При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирования курьерской пересылки бумажных экземпляров документов пересылкой их образов по электронным каналам связи (рис. 4).

Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать по совместному проекту, а подписанный одной из сторон договор параллельно отправляется курьерской почтой.

Внедрение безбумажного документооборота сдерживается также необходимостью введения дополнительных служб обеспечения электронной безопасности.

Кроме того, организация электронного документооборота требует решения ряда правовых вопросов. В передаче электронных документов могут участвовать посредники информационные провайдеры. Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопросов о его правах и обязанностях, об ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота. Использование определенных средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, видимо, нескоро: для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, создать механизм электронной подписи, которая могла бы однозначно решить вопрос идентификации и аутентификации документа, а также обеспечить наличие специальных служб ИТ-безопасности и современных методов безопасных электронных коммуникаций.

Документооборот на предприятиях разного масштаба

Документооборот на базе электронной почты

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять развитую систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется общеизвестная программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Обычно при таком подходе отсутствуют единые автоматизированные справочники для всего предприятия и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. Единственное, что обычно используется в данном случае, это одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Как видно из рис. 5, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым. Регистрация документов производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной, так как становится трудно провести контроль исполнения приказания. Осложняется и контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае используются специализированные автоматизированные системы документооборота.

Рис. 5. Пример организации документооборота по принципу «каждый с каждым»

Автоматизированный документооборот на крупных предприятиях

В небольшой фирме возможна организация работы путем обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована вертикальная схема управления; в этом случае файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в каталоге «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», далее «минимизация налогообложения». Иерархия прозрачна, соответственно каждый пользователь знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы все просто и понятно.

Однако все это перестает работать при увеличении масштаба предприятия, когда плохо организованное делопроизводство приводит к потере управляемости. На крупном предприятии часто появляется матричная структура управления бизнесом, при которой образуется множество рабочих групп, которые порой пересекаются.

При матричной схеме управления бухгалтер может работать в целом ряде проектов. Представьте, что один проект это автоматизация ФСБ, а другой автоматизация магазина «Седьмой континент» понятно, что степень доступа будет разной. Здесь уже нельзя использовать исключительно файловую систему, способную построить лишь вертикально-ориентированную среду, а требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ, быстрее находить необходимые документы.

Еще один аспект это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД; рис. 6) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Большинство разработчиков систем САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word встроена функциональная кнопка, которая позволяет вбросить созданный им документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word и отображает этот файл.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД пользователи этих систем в полной мере еще не готовы прибегнуть к помощи имеющегося у них в руках мощного инструментария этапы согласования и утверждения проводятся в бумажном виде. Лишь некоторые организации, внедряющие электронный документооборот, используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи, но это скорее исключение из правил.

Важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные.

Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.

Выбор САДД-продукта

ажной тенденцией последних лет стало использование промышленных систем автоматизации взамен собственных разработок. Это говорит как о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное, полнофункциональное решение, так и о зрелости рынка, готового предложить разнообразные варианты САДД вкупе с высоким уровнем сервиса и дополнительными услугами.

Для заказчиков на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства либо для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

Однако стоит отметить, что неспециалисту бывает сложно разобраться во множестве представленных решений и сделать взвешенный выбор, поэтому, кроме изучения функциональных характеристик и выяснения стоимости, предлагаем при выборе подходящей системы обратить внимание на следующие ключевые характеристики.

Системные требования

Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они только спецификой работы и ценой.

Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться САДД, работающими на той же платформе.

Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс». Одновременно на MS SQL и на Oracle Landocs от «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru). Последняя система работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных имеется у продукта «Евфрат-документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru).

«Конструктор» или «коробка»?

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: «конструкторы» и «коробки». Коробочное решение представляет собой типовой вариант, подходящий для большинства организаций, которое в определенных рамках уже можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учитывать специфические требования заказчика.

При кажущемся преимуществе «конструктора» следует сказать, что установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. В некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же проект по внедрению такой системы будет заведомо более дорогостоящим по сравнению с типовым решением.

Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, здесь не обойтись без конструктора. Однако отметим, что в случае чересчур экзотического документооборота высока вероятность того, что он попросту неэффективен и что внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом, больше подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок, то есть все прелести типового решения, в том числе и меньшая цена.

Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «Евфрат-документооборот», из «конструкторов» почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».

Специализация САДД

Для заказчика важно, чтобы САДД учитывала особенности отрасли, в которой он работает. Многие разработчики не уточняют специализацию своей системы, однако система не может быть универсальной и одновременно учитывать всю полноту абсолютно несхожих потребностей различных организаций.

Для того чтобы выяснить «заточенность» системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам заказчика и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.

В заключение более подробно остановимся на нескольких наиболее распространенных системах.

«БОСС-Референт» («АйТи», www.it.ru)

Данная система разработана компанией «АйТи» на платформе Lotus Notes и является так называемым конструктором. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство.

Особенностью системы «БОСС-Референт» является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.

Из-за программной платформы система стоит недешево и может быть рекомендована тем организациям, в которых уже используется Lotus Notes.

«ДЕЛО» («Электронные офисные системы», www.eos.ru)

«ДЕЛО» это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.

Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов это подсистема «Архивное дело», которая может использоваться и как отдельный продукт, опции «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей», «Дело-Web», «Поточное сканирование», что позволяет заказчику выбрать необходимый конкретно ему набор функций.

Система отличается хорошим соотношением «цена/качество» и благодаря наличию нескольких вариантов поставки может быть использована и небольшими организациями для автоматизации бумажного делопроизводства, а крупными организациями для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.

«Золушка» (НТЦ ИРМ, www.mdi.ru)

Программный продукт от НТЦ ИРМ состоит из нескольких модулей: «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения», «Письма граждан», которые в нужном соотношении и количестве можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и дополнительно обладает типичными возможностями современных САДД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.

На наш взгляд, данный продукт лучше всего подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций.

«Евфрат-документооборот», (Cognitive Technologies, www.evfrat.ru)

«Евфрат-документооборот» еще одно коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения.

Система состоит из модулей «АРМ пользователя», «АРМ администратора», «Дизайнер форм», «Менеджер журналов и отчетов», «Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей», «Архивариус» и рассчитана на использование как в рамках отдельного подразделения, так и организации в целом.

Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому спектру организаций. На сайте компании подчеркивается, что «Евфрат-документооборот» подходит для малого и среднего бизнеса.

Главная 1С:Документооборот 8

Поддержка бумажного документооборота

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

Обложку дела
Внутреннюю опись дела
Лист-заверитель дела
Карту-заместитель дела

При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.

Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

количество листов
количество приложений
количество листов в приложениях

Журнал передачи

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.

Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.

Существует три способа подачи :

Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
На магнитных носителях с ЭЦП
Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся.

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.