Электронный документооборот на предприятии пример. Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД

Расскажем, как за 10 шагов внедрить систему электронного документооборота в компании своими силами.

Зачем нужна система электронного документооборота

Наверное, уже не осталось ни одной компании, где бы в системе делопроизводства не использовали компьютеры и локальные сети. Поэтому термины ЭДО, электронный документооборот, рано или поздно начнут упоминать в разговорах о ближайших планах даже небольших организаций.

Электронный документооборот кратко - это перевод документопотоков организации в цифровую электронную форму, автоматизация всех процессов обработки документов.

Какие преимущества дает компании внедрение и ведение электронного документооборота с помощью специализированного программного обеспечения - системы электронного документооборота (СЭД)?

Растет эффективность труда и, как следствие, его производительность. Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.
Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления, доступа к документам можно разграничить по исполнителям.
Минимизируется влияние «человеческого фактора», исключаются ошибки, связанные с ним.
Сокращаются затраты за счет повышения эффективности труда, снижаются издержки на оргтехнику и расходные материалы.
Улучшаются взаимодействия как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании. Обмена информацией и прохождение управленческих сигналов ускоряются.
Сокращается время создания, согласования и утверждения документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа.
Снижаются затраты на организацию архивного хранения документов.
Повышается степени защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа.

Поскольку с понятиями «электронный документ, электронный документооборот» знакомы все, кто так или иначе связан с делопроизводством, убеждать в необходимости внедрения СЭД уже никого не надо. Но многие компании еще считают, что сложен и стоит дорого. Но, между тем, осуществить его вполне возможно силами самой организации, что существенно сократит расходы.

Система электронного документооборота (ЭДО): этапы внедрения

Алгоритм внедрения системы электронного документооборота состоит из 10 шагов.

Шаг 1. Определитесь с целями и задачами автоматизации. Проанализируйте проблемы ведения документооборота на предприятии, продумайте, будут ли они решены посредством электронного документооборота.

Шаг 2. Проведите предпроектное обследование. Изучите специфику ведения делопроизводства в вашей компании, для этого:

проведите ревизию документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями;
проанализируйте действующие регламенты на предмет оптимизации документопотоков, проследите маршруты движения внутренних и внешних документов;
изучите процесс создания, согласования и утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании;
проинспектируйте порядок регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
оцените, насколько ведение делопроизводства в компании соответствует нормам и требованиям отраслевых стандартов, законодательству РФ;
изучите процедуру формирования дел, требования к их текущему хранению и передаче на хранение в архив организации;
продумайте, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы;
проанализируйте полученные данные и сформулируйте технические требования, которым должна отвечать СЭД электронный документооборот.

Схема. Операции над внутренними документами

Шаг 3. Проведите ревизию сложившихся в компании делопроизводственных процессов прежде, чем перейти на документооборот в электронном виде. Нужно систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, повести оптимизацию всей системы делопроизводства в компании. Разработайте регламенты обработки документов, составьте инструкции, в которых установите зоны ответственности между исполнителями, пропишите порядок взаимодействия между ними. Внесите поправки и дополнения в локальные нормативные акты, должностные инструкции. Вместе с IT-службой продумайте вопросы безопасности, разграничения доступа. Руководствуйтесь требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Шаг 4. Составьте схему процесса управления документами, пропишите маршруты документопотоков, порядок и очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Предусмотрите возможность одновременного доступа и совместной работы с документом для всех исполнителей. Составьте техническое задание с учетом конкретных пожеланий и требований.

Шаг 5. Изучите современные СЭД, продумайте, какие изменения и дополнения можно внести в типовую конфигурацию с учетом особенностей, характеризующих электронный документооборот ЭДО вашей организации. Многие компании-разработчики ПО учитывают индивидуальные требования заказчиков и вносят необходимые им корректировки.

Шаг 6. Начните внедрение СЭД в организации, выбрав один из двух вариантов:

Внедрите ЭДО по типам документов, когда сначала автоматизируется обработка какого-то одного вида документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.
Поэтапно внедрите СЭД по подразделениям, когда сначала рабочие места автоматизируют в службе делопроизводства, затем - в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании.

Поскольку при любом варианте уже начинается обработка документов, получите сертификаты для ответственных исполнителей, уполномоченных на подписание документов.

В таблице показано, какие виды электронных цифровых подписей существуют и при подписании каких документов их можно использовать.

Шаг 7. Создайте электронный архив, сконвертировав созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов. Начинать создание электронного архива можно сразу, как только руководство примет решение о необходимости внедрения электронного документооборота.

Электронные дела в номенклатуре дел компании

Шаг 8. Интегрируйте СЭД с другими системами автоматизированного учета, используемыми в компании. Работа в системах электронного документооборота, как правило, подразумевает возможность обмена данными с теми системами учета, которые уже внедрили и сейчас обеспечивают автоматизированный кадровый, финансовый, производственный учет в компании.

Шаг 9. Проведите обучение сотрудников, разработайте руководства для пользователей с учетом специфических особенностей конкретных рабочих мест.

Шаг 10. Обеспечьте контроль над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы. Назначьте в подразделениях ответственных сотрудников, которые будут оказывать остальным оперативную помощь и следить за тем, чтобы соблюдался установленный порядок применения СЭД.

Следует понимать, что внедрение СЭД, документооборот в электронных форматах - не самоцель. Это эффективный инструмент внешнего взаимодействия и не только с органами исполнительной власти и контрольно-надзорными. СЭД обеспечит единый документооборот с обособленными подразделениями и оперативный обмен документами с контрагентами. Проявите инициативу и своих партнеров, поставщиков и заказчиков. Это поможет не только повысить качество и скорость обмена информационными потоками, но и сократить время окупаемости внедренной на предприятии системы электронного документооборота.

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Из статьи вы узнаете:

Схема документооборота на предприятии

Централизованная

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная

Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Смешанная

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Пример схемы документооборота

Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

В данной схеме указываются:

исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:

Рисунок 1. Схема документооборота предприятия

Читайте также:

Виды документных потоков

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.

Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.

Первая классификация

горизонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня);
вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней);
восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим);
нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).

Вторая классификация

входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.

Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

Как составить схему документооборота

Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.

Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.

Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.

Этап второй.

Назначаем ответственных за оформление бумаг

С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.

Этап третий.

Устанавливаем сроки.

Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.

Этап четвертый.

Выбираем оформление

Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота

Минусы электронного документооборота

Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита

Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2 /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2 /169@».

К таким документам относятся:

требования о представлении пояснений;
уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
налогового уведомления;
решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
решения о проведении выездной налоговой проверки;
иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых , необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых , необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих , необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых , нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любой организации особое значение. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, ООО «Мет-Инфо» остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в ООО «Мет-Инфо» с документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, т.е. документы составляются частью пользователей информации вручную.

Поэтому рекомендуется обеспечить доступ в общую базу данных учета ООО «Мет-Инфо» всех пользователей бухгалтерской документации, т.е обеспечить непосредственный ввод информации на местах поступления внешних документов, таких как поступление материалов, передача продукции на склад - в цехе предприятия, отдел кадров организует ввод данных о приеме и увольнении с работы не посредственно в систему учета.

Это все обеспечит следующие преимущества: повышение достоверности информации; сокращение ручного труда.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

- технология (на основе современных компьютерных комплексов).
- корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
- психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

Цели внедрения системы электронного документооборота: автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений, повышение исполнительской дисциплины, наведение порядка в работе с документами, сокращение времени на операции с документами, переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей.

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации С j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

С j = С зпj (Q 1 - Q 2) А 2 / Ф j ,

где С зпj - годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q 1 , Q 2 - трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А 2 - годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф j - годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда кадрового работника имеющего оклад 5787 рублей. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 69 444 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет? 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

С =69 444 · (25 - 20)· 80 / 1992=13 944,58 рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы кадрового работника, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.