При составлении профиля должности учитывается. Как составить и использовать типовой профиль должности

Профиль должности – это документ, содержащий требования профессиональным компетенциям для эффективного выполнения должностных обязанностей.

Чтобы составить профиль должности привлекайте начальника того сотрудника, для которого разрабатывается профиль. Профиль должности можно применять не только для подбора персонала, но и аттестации, обучения, промежуточной оценки.

Рассмотрим этапы разработки профиля должности:

Укажите место должности в организационной структуре компании. Определите, кому подчиняется сотрудник, и кто ему подчиняется
Укажите цель должности
Опишите обязанности сотрудника, занимаемого конкретную должность
Определите набор компетенции необходимые для выполнения профессиональных обязанностей

Шкала оценки компетенции

Опишите требования. На этом этапе определите умения кандидата, образование.
Ключевые показатели эффективности. Измеримая оценка по которой будут оцениваться результативность сотрудника.

Пример профиля заместителя начальника отдела маркетинга

Должность	Заместитель начальника отдела маркетинга
Отдел	Маркетинга
Руководитель	Начальник отдела маркетинга
Подчиненный персонал	Менеджер по продажам – 7 сотрудников
Смежные отделы	Отдел обслуживания, бухгалтерия, склад, юридический отдел
Обязанности	Разработка плана по продажам Поддержание мотивации персонала Работа с VIP-клиентами Поддержание системы привлечения клиентов Подготовка отчетов по продажам
Профессиональные знания	Навыки заключения договоров и ведения переговоров Знание ценообразования Делопроизводство Умение проведения маркетинговых исследований финансового нализа
Профессиональные навыки	Развитие клиентской базы Проведение переговоров Работа в программе SAP Анализ ценовой политики
KPI	Рост продаж ежемесячно на 5% Количество филиалов 34% Доля на рынке 65%
Личные качества	Инициативность, умение слышать подчиненных и убеждать, готовность к риску, коммуникабельность, гибкость, способность отстаивать интересы коллектива
Требования к кандидатам	Образование – высшее, преимущественно степень магистр Опыт работы на руководящей должности – 5 лет

Пример профиля менеджера по продажам

Должность	Менеджер по продажам
Отдел	Отдел продаж
Руководитель	Начальник отдела продаж
Подчиненный персонал	—
Смежные отделы	Отдел обслуживания, отдел маркетинга
Обязанности	Консультирование клиентов по ассортименту Разъяснение технических параметров товара Ведение отчетности Прием и выкладка товара Соблюдение чистоты и порядка в магазине Поиск и привлечение потенциальных клиентов
Профессиональные знания	Знание ПК Делопроизводство Знание программного обеспечения для учета Знание цен аналогичных товаров на рынке
Профессиональные навыки	Увеличение клиентской базы Умение вести переговоры
KPI	Увеличение продаж 3% Привлечение новых клиентов 15 чел. в месяц
Личные качества	Общительность, умение слушать собеседника, вежливость, способность убеждать
Требования к кандидатам	Образование – высшее, специализация менеджер, экономист Опыт работы в сфере продаж –не менее 1 года Водительские права В категории

Пример профиля должности продавца-консультанта

Должность	Продавец-консультант
Отдел	Отдел продаж
Руководитель	Руководитель отдела продаж
Подчиненный персонал	нет
Смежные отделы	Отдел маркетинга
Обязанности	Оказание консультации покупателям Приёмочный контроль товара и выкладка товара Продажа товара Ведение кассовой отчетности Соблюдение чистоты в зале магазина Упаковка товара при продаже Проведение регулярной инвентаризации
Профессиональные знания	Знание продаваемого товара Знание 1С Знание рынка Знание работы с денежными средствами (приём/выдача) Правила торговли
Профессиональные навыки	Способность к убеждению Навыки кассовой работы Способность за короткое время понять потребности клиента и предложить соответствующий товар Способность выйти из конфликтной ситуации и «не потерять» клиента
KPI	Объем продаж продавца в день не менее 60%
Личные качества	Целеустремленность Энергичность Коммуникабельность Вежливость Бесконфликтность Клиентоориентированность
Требования к кандидатам	Высшее образование Возраст до 30 лет Гражданство РФ Опыт работы на аналогичной должности от 1 года

Для успешной работы HR-отдела, профиль должности также важен, как наличие прайс-листа, презентации и шаблона коммерческого предложения для отдела продаж. И если в вашей компании все еще отсутствуют профили должности, их обязательно нужно разработать. В ином случае специалисты HR-отдела, да и вся компания, периодически будут сталкиваться с определенными проблемами и накапливать их.

Из материала вы узнаете:

Для каких целей компании и отделу персонала нужен типовой профиль должности;
Какую информацию включает в себя профиль должности;
Как составить и использовать типовой профиль должности.

Профиль должности – это описание модели компетенций, опыта, а также анкетных данных, необходимых для выполнения сотрудником работы в данной организации на данной позиции.

Зачем используется типовой профиль должности

Составление профиля должностей, способствует снижению рисков при приеме новых работников, которые могут не соответствовать требованиям должности и самой компании. Кроме того, профили должности позволяют производить правильную ротацию сотрудников, создавать кадровый резерв, выстраивать систему обучения конкретным навыкам и умениям, основанную на реальных потребностях персонала компании. Все это делается с одной главной целью – увеличить эффективность деятельности компании.

HR-специалист, занимаясь подбором кандидатов на вакантную позицию, должен располагать значительным объемом сведений о должности, функциях сотрудника, профильных компетенциях, необходимых для качественной работы, а также о критериях оценки эффективности деятельности работника. Эту информацию он сможет почерпнуть в профиле должности, который в его работе необходим, поскольку:

1. Профиль наполнен подробным описанием должности;

2. Это стандарт должности, прошедший согласование по всем уровням управленческого состава компании, имеющего непосредственное отношение к данной должности.

Профиль должности, имеющийся у менеджера по персоналу, помогает специалисту, понять, какого кандидата, с наличием каких психологических и личностных особенностей, с каким уровнем его профессиональной подготовки, знаний и навыков, на какие позиции нужно искать.

Типовой профиль должности – это документ, который применяется:

При подборе новых работников и их трудоустройстве;
При аттестации новых сотрудников после испытательного срока, а также в процессе последующей аттестации уже работающего персонала по истечении определенного временного периода (к примеру, если необходимо пересмотреть уровень заработной платы сотрудника после полугода работы);
При определении целей и планирования обучения сотрудников;
При формировании кадрового резерва;
При построении планов карьеры сотрудников.

Какую информацию включает в себя профиль должности

Первоочередной целью профиля должности является формирование стандарта должности. Но поскольку идеальных работников в природе не существует, такой эталон HR-ам нужен для определения мер соответствия кандидата или работника, тем требованиям, которые предъявляет им должность.

Как правило, профили должности включают в себя:

Информацию о профессиональных знаниях и навыках, необходимых для исполнения данной работы;
Компетенции (корпоративные, управленческие, профессиональные);
Анкетные данные работника, его личностные характеристики, в соотношении с корпоративной культурой и внутренними, порой неформальными правилами компании.

Составление профиля должности

Профиль должности составляется по определенным правилам.

Формулировку каждой компетенции следует конкретизировать

Для конкретизации необходимых на данной позиции компетенций следует использовать поведенческие индикаторы компетенций. Если в компании нет корпоративной модели общих и профессиональных компетенций, необходимо каждую компетенцию уточнять, характеризуя конкретные видимые примеры поведения, соответствующие требованиям к должности.

Если одна и та же компетенция проявляется на разных уровнях по-разному, нужно на каждую конкретную должность составить свой перечень поведенческих индикаторов.

Обязательно в профиле должны указываться приоритеты

Приоритеты уточните по каждому требованию к должности. Для описания требований можно применить формы ранжирования, указать важность в баллах.

Для каждой компетенции, указанной в профиле, должна быть своя шкала оценки

Каждая компетенция должна иметь свои параметры оценки уровня развития компетенции, включая процедуры оценки.

1. Выбрать из списка компетенций и ценностей то, что обязательно, и провести ранжирование факторов по значимости.

3. Выбрать те компетенции, которые в большей степени не устраивают в работниках, чтобы в дальнейшем исключить их из списка.

Как использовать типовой профиль должности

Типовой профиль должности составлен. В него внесены все необходимые пункты и сведения. Как использовать его в дальнейшем?

Решая задачу стандартизации, типовой профиль фиксирует должности: их целевое назначение, функциональные обязанности, зону ответственности, необходимые компетенции и прочие предъявляемые работнику, исполняющему должность, требования.

Компания избавляется сразу от нескольких проблем, если каждая должность прошла формализацию и надлежащим образом зафиксирована в качестве стандарта:

Специалистам HR-отдела не нужно каждый раз описывать должность, когда требуется подбирать нового сотрудника;
Работники получили четкое описание должности, функциональных обязанностей и зон ответственности;
Типовой профиль должности делает возможным оперативно доучить тех сотрудников, чей уровень не соответствует требованиям к занимаемой должности (или к позиции, на которую планируют их перевод).

«Профиль должности» прочно вошел в терминологию, используемую HR-специалистами по управлению персоналом. Однако у многих из них свой взгляд на вопрос оценки персонала. Должен ли этот инструмент являться самостоятельным в общей структуре всех HR-процессов или он способен сделать большее для формирования единой системы управления человеческими ресурсами, став основой для их объединения? Какую информацию должен содержать профиль должности для того, чтобы являться практическим инструментом? Как использование профилирования должностей может повлиять на структурирование всех процессов по управлению персоналом и увеличение их эффективности?

Профиль должности как основа HR-системы

Н а сегодняшний день очень многим HR-специалистам понятно, что в центре системы управления персоналом находится оценка.

Она присутствует в любом HR -процессе, будь то рекрутинг, адаптация, аттестация оценка, обучение, развитие, мотивация.

Посудите сами: чтобы найти людей, нужно оценить должность и кандидатов; чтобы оценивать работающий персонал, необходимы стандарты оценки, а для того, чтобы мотивировать, необходимо оценить и условия работы персонала, и его потребности, и возможности компании для формирования мотивационных программ.

Поиски цементирующей основы для HR-системы привели нас к выбору фундамента, в основе которого находится оценка, а его центральным элементом является профиль должности.

Начнем с того, что до момента появления персонала на любом предприятии определяются его цели и задачи, выстраивается организационно-функциональная структура, формируются бюджеты, выбираются методы и способы организации работы.

И только потом появляются анонсы вакансий в Интернете и соискатели на открытые должности, приходят и работают сотрудники, призванные реализовывать обозначенные цели и выполнять свои задачи каждый день.

Профессионалы приходят выполнять функциональные обязанности на конкретную должность. Сама же штатная единица появляется, исходя из целей предприятия, его задач, специфики сферы деятельности.

Таким образом, для того чтобы превратить HR -систему в слаженно работающий механизм, необходимо провести не только организацию бизнеспроцессов, но и оценить каждую должность, задействованную в нем.

Посмотрим на конкретных примерах, как профиль должности связан со всеми функциональными областями HR-системы.

Профиль должности и рекрутинг

Как часто мы с вами слышим разговоры о том, что всем свойственно ошибаться, особенно подбирая персонал на открытые вакансии.

Мы не будем анализировать подробно причины ошибок, поскольку эта тема достойна отдельной статьи.

Но одной из основных ошибок является не только и не столько отсутствие у менеджеров по подбору персонала «чутья», или шестого чувства. Подбирая сотрудников, безусловно, не нужно умалять значения интуиции. Но наличия способности предвидеть или вовремя увидеть что-то в кандидате недостаточно для правильного выбора.

Нужно понимание должности, ее функционала, условий, в которых он реализовывается, осознание тех эталонов, которым должны соответствовать кандидаты, и в какой степени это соответствие требуется, ибо идеальных кандидатов не бывает. Требуется достаточно большое количество дополнительной информации, которой должен владеть рекрутер, прежде чем он будет готов поместить анонс вакансии в Интернете или печатных СМИ.

Где взять эту информацию? Как правило, она находится в заявке на подбор персонала. Но всегда ли она там есть и какого качества эта информация?

Не секрет, как эта заявка составляется. Руководитель пишет свои пожелания, дальше начинается процесс уточнения этих пожеланий, попытки найти золотую середину в требованиях. Руководителю, безусловно, нужен новый сотрудник, но у него, как это обычно бывает, либо нет четкого портрета данного кандидата, либо он еще думает, какие обязанности ему придется выполнять, либо звучит сакраментальная фраза: «Ищите, Вы и так знаете, какие люди нужны нашей компании, обязанности пришлю». Вслед за тем на электронную почту рекрутера после нескольких напоминаний приходит письмо с очень пространным перечнем обязанностей.

Дальше идет вереница кандидатов, не соответствующих портрету по разным причинам: недостаточно/слишком много знаний, странный/слабый/слишком сильный характер, не сможет выполнять наш функционал, который еще не прописан, но предполагается… Теперь представим себе картину, что собеседуют кандидатов, помимо сотрудников HR-департамента, не один, а два руководителя. Думаю, итог вам известен: «Ищем дальше!»

Лично мне неоднократно приходилось видеть слезы рекрутеров, когда в очередной раз далеко не самый слабый кандидат получал отказ по не самым объективным обоснованиям. Или, что еще хуже, после 3 месяцев поиска руководитель, сделавший заявку, вдруг сообщал, что он принял решение назначить на должность внутреннего кандидата или вообще снимает заявку до тех пор, пока сам не разберется, какой функционал требуется выполнять новому специалисту. Хотелось бы отметить, что в этом случае нервы сдают у менеджеров по подбору еще и потому, что их зарплата может зависеть от количества/качества/сроков выполненных заявок. И три месяца поиска никак не отразятся на состоянии кошелька сотрудника.

Однако стоит признать, что HR -специалисты сами создают такую ситуацию, не формируя профилей должностей, к созданию которых необходимо привлекать дивизиональных руководителей и на основании которых должна составляться заявка и осуществляться поиск и оценка кандидатов.

Второй стороной проблемы неэффективного подбора персонала являются рекрутеры.

Часто, получив заявку, многие начинают отбирать кандидатов по формальным признакам, искать соответствия в резюме требованиям, обозначенным в заявке. При поиске менеджеры по подбору персонала далеко не всегда снабжены оценочными инструментами, не могут выявить хотя бы часть профессиональных компетенций кандидатов. Как следствие - отказы руководителей-заказчиков позиции от кандидатов, которых рекрутеры отнесли к категории «успешных». А это в конечном счете ведет к снижению профессионального статуса внутренней службы подбора персонала в целом, предъявлению обвинений в некомпетентности ее сотрудников. В нашей практике был случай, когда одной из задач нового директора по персоналу было изменение внутреннего статуса службы персонала: от имиджа некомпетентной службы, не способной решить качественно задачу поиска нужных людей, до статуса профессионального участника бизнеса, способного искать, находить и развивать персонал компании. Причиной снижения статуса были частые ошибки в подборе кандидатов, возникающие в связи с отсутствием на предприятии комплексной системы оценки персонала. Для того чтобы решить задачу, поставленную перед директором по персоналу, первое, что необходимо было сделать, это изменить существующую в компании систему поиска и оценки персонала, качество которой вызывало наибольшее количество нареканий со стороны руководителей компании. После введения ряда изменений HR-директор выполнил поставленную задачу, но само решение вопроса потребовало коренного пересмотра всей системы найма персонала, начиная от профилирования должностей и формирования бизнес-процесса поиска и оценки кандидатов и заканчивая обучением менеджеров по персоналу и руководителей подразделений работе по новым правилам.

Возвращаясь к нашей теме, отметим, что менеджер по подбору персонала должен владеть большим объемом информации не только о вакансии, но и о самой должности, ее функционале, профильных компетенциях, необходимых для качественной работы, критериев оценки эффективности работы сотрудника.

Эту информацию он сможет почерпнуть в профиле должности, который в рекрутменте необходим, поскольку:

в нем содержится подробное описание должности;
он является стандартом должности, согласованным на всех уровнях управленцев, имеющих отношение к этой должности;
в случае профессионального подхода к профилированию должностей он включает не только эталонные требования, но и инструмент оценки, принятый и согласованный с участниками бизнес-процесса «Найм персонала».

Получив профиль, рекрутер понимает, кого, куда, на какие условия, с каким уровнем профессиональных знаний и навыков, с какими психологическими и личностными особенностями нужно искать.

Остается прояснить некоторые детали, касающиеся внутренней ситуации в подразделении, особенностей, связанных с проблемой совместимости нового сотрудника с непосредственным руководителем и будущими коллегами.

Профиль должности и адаптация персонала

Мы не будем углубляться в вопросы адаптации и ее реализации в различных условиях. Наша задача - увидеть и понять, как профиль должности связан с адаптацией нового сотрудника. И выясняется, что он имеет самое непосредственное отношение к введению в должность новичка.

Посудите сами: ведь именно в профиле мы отражаем место должности в общей функционально-организационной системе предприятия. А это значит, что менеджеру по персоналу, реализующему процесс адаптации, сразу становится понятно, кто конкретно, в какой степени и с какими задачами помимо самого виновника торжества - нового сотрудника участвует в этом процессе.

Именно профиль содержит четкое и внятное описание функционала, а потому становится ясно, к каким функциям сотрудник должен быть адаптирован.

И, наконец, профиль, содержащий параметры оценки эффективности работы сотрудника, позволяет изначально правильно ставить задачи новичку и готовить его к работе после испытательного срока, сразу адаптируя работника к системе оценки работы персонала, принятой на предприятии.

В итоге и здесь мы приходим к выводу, что профиль должности является объективным источником информации о том, как, в каких и для каких условий нам нужно адаптировать новых сотрудников.

Профиль должности и оценка персонала

Пожалуй, именно оценка персонала как HR -процесс в последнее время становится наиболее развивающимся направлением.

Пришло время не только принимать персонал на работу, но и, во-первых, формировать систему оценки кандидатов, а во-вторых, оценивать персонал, уже работающий на предприятии. Все это делается для одной главной цели - увеличения эффективности работы компаний в целом. Формируя систему оценки, а не используя ее эпизодически, предприятия снижают риски при приеме сотрудников, не соответствующих требованиям должности и компании, а также позволяют производить правильную ротацию персонала, развивать и создавать кадровый резерв, выстраивать систему обучения конкретным навыкам и умениям, основанную на реальных потребностях сотрудников.

Но чем больше мы говорим об оценке персонала, тем больше все мы озадачены вопросом увеличения ее объективности и надежности получаемых результатов.

Уже проходит время повсеместного использования популярных на западе методов оценки. Все чаще HR-специалисты ищут методики, адаптированные к нашему менталитету и специфике российского производства и бизнеса.

Профиль должности и здесь является для нас основным кирпичиком в выстраиваемой и реализуемой системе оценки.

Обращаясь к нему, мы можем получить информацию о требованиях к личностному профилю, который либо позволяет специалисту справляться со своими задачами, либо является ограничением, через которое сложно перешагнуть, потому что наши личностные особенности и свойства познавательной сферы изменить ни за месяц, ни за год невозможно. Они являются сложными внутренними структурами, складывавшимися на протяжении всей нашей жизни. И в этом случае профиль позволяет нам увидеть те ключевые требования к нашим способностям, свойствам и качествам, которые должны быть выражены в сотрудниках в конкретной мере и степени. А это значит, что существует внутренний эталон, по которому мы и принимаем решения относительно готовности наших работников выполнять ту или иную работу на своем рабочем месте.

Именно профиль должности содержит модели профессиональных компетенций, которыми должен обладать наш персонал, и, что самое важное, профиль позволяет нам увидеть допустимые отклонения от эталонных требований к уровню знаний, умений и навыков сотрудников, поскольку модель компетенций содержит шкалу их выраженности.

Благодаря комплексному профилю должности менеджер, формирующий конкретную оценочную процедуру, выбирает методы, соответствующие компетенциям, закрепленным в профиле, и оценивает каждую методику с точки зрения ее точности, необходимости и достаточности. А это увеличивает объективность оценки в разы. Не далек тот час, когда менеджеры, формирующие пакет оценочных методик, перестанут доверять кейсам, упражнениям и иным методикам, размещенным в разделах из разряда «Делюсь опытом» и не являющимися полноценными методиками оценки. И в первую очередь это произойдет и уже происходит потому, что, применив такие советы в собственной компании, уже не один, а достаточно большое количество HR-специалистов столкнулись с низким уровнем объективности полученных результатов, а в некоторых случаях и с возникающим в связи с этим негативным восприятием результатов оценки ее участниками.

Профиль не позволяет нам экспериментировать, а создает точную программу действий, направленных на получение результатов высокой степени достоверности, и предъявляет к методикам определенные требования, понятные заранее, а не выведенные опытным путем или в ходе эксперимента.

Поскольку профиль содержит количественные и качественные показатели и оценочные критерии, то он позволяет проводить сравнения результатов сотрудников, полученных в ходе оценки, с эталонными требованиями.

Если же оценка является регулярным инструментом, то профиль позволяет видеть динамику изменений и сравнивать результаты, полученные в разное время.

Итак, исходя из приведенных примеров, надеемся, мы смогли прояснить свою позицию относительно профиля должности как центрального элемента HR-системы. Приведенные нами аргументы частично содержали и информацию о структуре профиля.

На сегодняшний день оценка должности проводится несколькими способами. Но только профилирование должностей предоставляет возможность оценить должность комплексно.

Среди всех методов, помимо профиля, существует метод профессиографии, суть которого заключается в формировании профиля профессии, и психографии, на основании которой создается психограмма должности.

Профессиограмма - это описание психологических, производственных, технических, медицинских, гигиенических и других особенностей специальности, профессии, в котором указывают функции данной профессии и затруднения в ее освоении, .

Психограмма - это портрет успешного профессионала, работающего в определенной профессии, включающий описание профессионально важных качеств (ПВК).

Как следует из приведенных определений, оба метода созданы и используются для описания профессии.

Однако в том случае, когда мы говорим об описании должности, данной информации будет явно недостаточно. И в первую очередь это связано с тем, что должность не равна профессии, а зачастую совмещает знания, навыки и умения нескольких профессиональных специализаций. И количество, и качество этих специализированных умений зависит от конкретного предприятия и функционала должности, предусмотренного в рамках бизнес-процессов, реализуемых на предприятии.

Посмотрим на примере должности «менеджер по продажам», как функциональные обязанности должности соотносятся с профессиональными областями знаний (см. Таблицу 1).

Глядя на получившуюся картину, становится ясно, что ни профессиограмма, ни психограмма не решают наших задач по полноценному описанию должности.

Наше стойкое убеждение: профиль должности на сегодняшний день - единственный инструмент комплексного ее описания.

Если постараться дать определение профилю должности, то можно сказать, что это инструмент, являющийся не только перечнем требований, предъявляемых должностью к персоналу, ее занимающему. Это стандарт должности, эталон, согласно которому специалисты в области управления персоналом смогут построить все HR-процессы для данной должности в частности и для предприятия в целом: подбор персонала, адаптацию, оценку, мотивацию и развитие.

В текущей практике предприятий, на наш взгляд, имеет смысл говорить о двух подходах к системе профилирования должностей.

Поход первый, ситуативный

В этом случае профиль создается по мере возникновения острой необходимости. Понятно, что в этом случае, как правило, его создатель ограничен во времени, поэтому мы, скорее всего, увидим не профиль должности, а лишь некую заготовку для его создания, конспект. Формируется перечень наиболее общих пунктов, как то: описание рабочего места, функции, обязанности, права, некоторые навыки, формальные требования к сотруднику (пол, возраст, образование, опыт).

Поход второй, методический

В рамках этого подхода профилирование должностей становится самостоятельной задачей службы персонала. Все создатели описания должностей подходят к задаче комплексно, стремясь описать структуру должности, ее особенности, функционал, зоны ответственности, требования к персоналу, выполняющему должностные обязанности, профиль компетенций, требующихся для выполнения рабочих задач с необходимым качеством, личностный профиль сотрудника.

Нужно сразу отметить, что такой подход отнимает гораздо больше времени, заставляет заниматься вопросом профилирования отдельно и специально. Но в этом случае можно говорить о том, что такой профиль создается для всей системы управления персоналом.

Замечательно, если на предприятии существует информационная система, позволяющая создавать и вести профилирование должностей. Но даже если ее нет, эта работа должна выполняться, и ее плоды не заставят себя долго ждать:

увеличивается скорость обработки внутренних запросов на поиск и подбор персонала;
снижаются риски при поиске и оценке кандидатов, поскольку создаются стандарты требований к профессиональным ЗУНам, создается личностный профиль и систематизируется оценочный инструментарий;
становится ясной и прозрачной для всех участников система адаптации персонала;
формируются стандарты должностей, не позволяющие руководителям своевольничать. Например, руководитель создает дополнительную должность, выводя в нее функционал, с которым по каким-то причинам уже работающие сотрудники не справляются, вместо того, чтобы оценить совместно с HR-службой профессиональную компетентность его подчиненных и создать для них программу обучения. Или более распространенный пример, когда отсутствие профиля должности не позволяет рекрутерам компании найти соответствующего кандидата и решение о приеме нового сотрудника основывается на субъективном мнении руководителя о соискателях;
система оценки становится регулярной и более объективной.

Словом, появляется главное - управление персоналом становится системой, а не разрозненным набором функций.

Структура профиля должности

На данный момент в HR-практике не существует стандарта профиля должности. Каждый создает его описание в силу собственных представлений о полноте профиля и его необходимости. Наши разработки текущего формата описания должности длились несколько лет. В итоге был выбран формат, отражающий потребности предприятий, с нашей точки зрения, наиболее полно.

Обозначим некоторые составляющие профиля должности:

Место в организационной структуре.
Первое, что необходимо сделать, это определить, какое место занимает должность в общей структуре предприятия и как она связана с другими должностями: какова система подчиненности, какие смежные подразделения и должности, включенные в них, наиболее часто взаимодействуют с оцениваемой должностью.
Структура функций.
Во вторую очередь требуется подробно описать функционал должности, позволяющий всем его пользователям четко и однозначно понимать, какие обязанности выполняет сотрудник, работающий в конкретной должности и в рамках существующих бизнес-процессов.
Профиль профессиональных компетенций.
Данный раздел профиля представляет собой систему компетенций, которыми должен обладать сотрудник, выполняя задачи должности. Практически это требования должности к профессиональным знаниям и навыкам сотрудников. Отметим, что все компетенции должны быть описаны с помощью индикаторов и содержать шкалу оценки или градацию по требованиям к уровню выраженности каждой компетенции. Наличие профиля профессиональных компетенций позволит вам увеличить качество оценки кандидатов на должность и уже работающих сотрудников.
Личностный профиль сотрудника.
Вся информация этого раздела Профиля содержит требования к уровню выраженности личностных особенностей, свойств и качеств сотрудника. Главное, что вы должны помнить, формируя данный профиль, что в него не нужно включать излишние качества. Основное требование - отразить те свойства, которые могут оказывать на деятельность сотрудника значительное влияние. Отдельное внимание стоит уделить когнитивным процессам, таким, как внимание, память, мышление и т.д. Если должность требует освоения постоянно увеличивающегося объема новой информации или обязательного обучения сотрудника новым функциям и операциям, то необходимо оценить уровень обучаемости сотрудника.
Формальные требования.
Данный раздел наиболее знаком HR-специалистам и его описание обычно не создает особенных сложностей. В него, как правило, включены требования к полу, возрасту, образованию, опыту специалистов.

Было бы неплохо, если бы вы, создавая профиль, заранее подумали о методах оценки тех или иных параметров, описанных в разделах профиля, и создали раздел, в котором указали бы обязательные методы и методики оценки, которые могут быть использованы в дальнейшей работе менеджерами по персоналу. Такая стандартизация методов оценки персонала позволяет вам сформировать систему сравнения сотрудников между собой и увидеть изменения в выраженности тех или иных свойств и качеств сотрудников на протяжении определенного времени.

Как видите, работа по формированию профиля - довольно трудоемкий процесс.

Поэтому руководителям служб и департаментов по управлению персоналом необходимо заранее планировать работу по профилированию и закладывать ее в свои тайм-планы, согласовывая с руководством данную задачу как обязательную и требующую отдельного внимания.

Безусловно, это задача стратегическая. Многие предприятия пока просто не подошли к системе профилирования. Но придет время, когда профиль должности станет обязательной структурной составляющей системы управления персоналом.

Результаты применения профиля должности

Понимая, сколько сил и времени будет затрачено на профилирование должностей, каждый из нас может задаться вопросом: «А зачем? Все и так работает! Нужно будет - создам описание конкретной должности». Конечно, это тоже позиция.

А между тем давайте посмотрим на результат, который приносит профилирование должностей.

Использование профилирования приводит к четкой организационно-функциональной структуре должностей в компании. А это значит, что система становится более управляемой, менее подверженной ситуативному влиянию отдельных факторов и форс-мажоров.

Профиль объединяет все HR -процессы в единую систему, ясную и понятную не только для сотрудников подразделений по управлению персоналом, но и для руководителей всех уровней.
Профиль должности определяет эталонные требования к персоналу и формирует систему допусков к этому эталону, позволяет формировать уровни компетентности. Все оценочные процедуры, построенные на основе Профиля должности, выявляют реальный уровень соответствия сотрудников эталону.
Описание должности позволяет нивелировать субъективные факторы оценки персонала, поскольку все предполагаемые критерии оценки и получаемые по ним результаты, заложенные в профиле, оцифрованы и относятся не только к качественным, но и к количественным показателям.
Все выявленные отклонения от эталонных требований показывают, какие знания, умения и навыки сотрудников требуют активного развития. Кроме того, становится понятным, насколько велики отклонения от нормативных требований. И, наконец, выявляя проблемные зоны, специалист по управлению персоналом совместно с руководителями подразделений может создать систему эффективного обучения и развития персонала.
Профиль позволяет снизить риск ошибки при приеме кандидатов на работу, при ротации кадров.
Профиль является основной для формирования стандартизированной системы оценки знаний, умений и навыков персонала, работающего на должности.

Любой стандарт - это определенное правило, ограничение. В российских компаниях существует опасение, что стандартизация приведет к потере гибкости в общей системе. Но в этом случае нужно определить, что мы будем подразумевать под гибкостью: умение учитывать исключения из правил или общий хаос с созданием правил к любому возникающему случаю. Самое интересное заключается в том, что профиль - достаточно гибкий инструмент. Никто не мешает нам корректировать его и вносить изменения, новые детали, которые мы, возможно, не учтем на этапе его разработки. Как правило, это нюансы, может быть, и значимые, но кардинально профиль не меняющие.

Так что главное - это начать работать в данном направлении.

Мы уже не один раз сталкивались со случаями, когда само начало профилирования было достаточно сложным, у некоторых линейных руководителей не встречало поддержки.

Однако по прошествии полугода мы видели, как все руководители компании обращались к профилям и уже не вспоминали о тех временах, когда в каждом конкретном случае им приходилось описывать свои требования к должности или персоналу практически заново.

Сноски

Свернуть Показать

Перед Вами стоит задача закрытия вакансии. Структурированный подход к закрытию вакансии предполагает формирование профиля должности. Только после сведения всех требований в единую форму вы можете приступать к поиску специалиста.

Перед составлением профиля должности необходимо определиться, кто будет принимать участие в процессе, а так же кто принимает окончательное решение о трудоустройстве сотрудника. Сколько этапов собеседования с кандидатом предстоит; кто и в какой последовательности, из вышестоящего руководства, присутствует на этих встречах. В идеале в формировании профиля должны принимать участие непосредственный руководитель будущего сотрудника и сотрудник HR отдела.

Профиль должности – это основной документ, который используется:

Для подбора кандидатов при приеме на работу;

Для аттестации сотрудников, прошедших испытательных срок, а так же для последующей аттестации работающего персонала по истечении определенного времени (например, для пересмотра уровня заработной платы по окончанию определенного периода времени – полгода, год);

Для определения целей и планирования обучения сотрудников;

Для формирования кадрового резерва;

Для планирования карьеры сотрудников.

Профиль должности включает в себя:

Профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения данной работы,

Компетенции;

Личностные особенности, соотносящиеся с корпоративной культурой и внутренними, порой неформальными правилами компании, а так же анкетные данные.

Со стороны компании учитываются особенности корпоративной культуры, выполняемой работы и среды, в которой данная работа выполняется.

Определение:

Знания – Информация, которую необходимо знать.

Навыки – Применения этого знания на практике для достижения результата.

Компетенция – Применение этого навыка таким образом, что бы работа выполнялась по определенному заведенному в данной компании стандарту.

Личностные особенности – черты человека ярко проявляющиеся в профессиональной сфере на уровне межличностных коммуникаций.

Анкетные данные – ФИО, дата рождения, образование, дополнительное образование, опыт работы в компаниях, функциональные обязанности, дополнительные навыки, пожелания по уровню заработной плате, графику работы, отношение к командировкам и др.

Корпоративная культура - свод наиболее важных положений деятельности организации, определяемых ее миссией и стратегией развития, находящих выражение в совокупности социальных норм и ценностей, разделяемых большинством работников. Встречается как формальная, так и не формальная корпоративная культура.

Как правило, невозможно собрать всю необходимую, для структурированного поиска специалиста, информацию, попросив непосредственного руководителя требуемого специалиста заполнить профиль. Отсутствие понимания необходимости подробно и конкретно заполнять профиль должности и отсутствие единого восприятия терминологии мешает говорить HR специалисту и руководителю на одном языке.

После совместного заполнения HR менеджером и руководителем профиля, может оказаться, что документ перегружен требованиями к кандидату. В этом случае обязательно необходимо расставить приоритеты и понять, что обязательно и что желательно наблюдать в будущем сотруднике компании в соответствии с указанным профилем должности.

Что бы достичь понимания, стоит организовать тренинг для руководящего состава компании, с целью договориться о едином понимании задач, способов их достижения и единой терминологии. Или приложить к профилю должности инструкцию по ее заполнению, что менее эффективно.

В любом случае, без дополнительного обсуждения документа руководителем и HR менеджером, на данном этапе работа не будет выполнена корректна.

Пример профиля должности выполненный в форме заявки на вакансию:


Название вакансии
Название подразделения
Причина возникновения вакансии
Является ли данная заявка конфиденциальной?	Да/Нет
Наиболее желательные учебные заведения
Пол/возраст кандидата
Количество подчиненных
Кому починяется
Требования к профессиональному опыту кандидата (какими знаниями он должен обладать)
Основные функциональные обязанности специалиста (какими навыками он должен обладать)
Знание иностранного языка/как будет использоваться в работе иностранный язык
Основные факторы, мотивирующие кандидата на этой вакансии в компании (мотивация кандидата на данной позиции)
Желателен опыт работы в компаниях (название компаний/сферы деятельности компании)
Оплата труда на испытательном сроке после вычета налогов
Основные задачи на период испытательного срока/критерии прохождения испытательного срока
Оплата труда после прохождения испытательного срока	Минимум	Максимум
Система начисления бонусов
Переработки и их оплата
Перспективы (профессиональный, карьерный рост)
Особенности корпоративной культуры (удаленный офис/данный коллектив/компания)
Особенности рабочей среды
Командировки (в процентах от общего рабочего времени)
Этапы подбора
Лица, участвующие в принятии решения о найме
Лица, принимающее окончательное решение о найме
Кандидат должен обладать следующими компетенциями (укажите не более 5 основных компетенций на данную должность):	Расшифровка компетенции (напротив выбранной компетенции дайте более подробное описание):
Межличностное понимание и работа в команде
Убедительность в общении, умение излагать четко и ясно свою точку зрения
Клиентоориентированность
Знание бизнеса
Знание смежных с основной профессией областей и специфики отрасли
Работа с документами
Мотивация к профессионально-квалифицированному росту
Ориентированность на результат/мотивация достижений
Креативность

Правильная постановка задачи при поиске персонала коммерческой организации является фактором, предопределяющим подбор методов оценки. Это вопрос стратегии и выстраивания организации на много лет вперед.

Информация о требованиях к кандидату на вакантную должность требуется структурированная, сведенная в единую систему критериев и требований (профессиональных и личностных) к будущему сотруднику, учитывающую при этом корпоративные установки компании относительно персонала, кадровой политики, особенности рабочего места.

Профиль— это описание компетенций, опыта, а также анкетных данных, необходимых для выполнения данной работы в данной организации. Компетенции подразумевают как индивидуально-личностные характеристики (например, стрессоустойчивость, склонность к командной работе, креативность и др.), так и навыки (например, умение вести переговоры или составлять бизнес-план).

Важный момент: тот или иной этап развития бизнеса требует людей разных типов. Для пояснения привлечем портфельные матрицы Бостонской консультационной группы. На этапе «звезды», когда бизнес активно растет, развивается, расширяется, требует постоянных вложений и новых подходов, нужны люди креативные, инициативные, умеющие быстро принимать нестандартные решения. На этапе же «дойной коровы», когда бизнес стабилен, хорошо структурирован и требует, в первую очередь, поддержания и системного подхода, нужны люди стабильные, хорошо организованные, склонные к соблюдению процедур, а не к изменению их. То же самое можно говорить о разных требованиях к людям в зависимости от того, какой тип корпоративной культуры мы намерены строить или поддерживать. Таким образом, первое, с чего следует начать — это определение стратегий развития организации в целом и человеческих ресурсов в рамках этой стратегии.

Таким образом, только на основании сформированных и осознанных стратегий составляется профиль должности будущего кандидата — первый шаг в процессе подбора и оценки персонала.

При составлении профиля учитываются два основных положения:

1. Особенности корпоративной культуры (команды).

2. Особенности выполняемой работы и среды, в которой она выполняется.

Часть, включающая ожидания от нового сотрудника в соответствии с корпоративной культурой компании, а также соответствие ценностей и взглядов сотрудника ценностям компании являются наиболее важными при составлении профиля. Исходя из этого, профиль может включать в себя следующие моменты:

предпочитаемые отношения в коллективе, действия в конфликте, отношение к работе в команде;
при каком стиле руководства сотрудник наиболее эффективен, к каким вертикальным отношениям наиболее склонен;
какие ценности считает наиболее важными;
каким образом, и в каком направлении кандидат планирует дальше развиваться;
предпочтения к организации рабочих отношений, в каких условиях наиболее эффективен.

Самая плачевная и обидная ситуация, когда хороший сотрудник приходит на работу в хорошую компанию и в скором времени покидает ее из-за того, что он и компания, будучи хорошими по отдельности, просто не подходят друг другу. Составление профиля и оценка сотрудника в соответствии с ним помогут нам снизить риск возникновения подобной ситуации. Данный профиль может быть основан на ценностях и культуре организации, взглядах руководителя, существующих традициях, с одной стороны, и на требованиях к выполняемой работе, с другой.

Перед тем как составлять профиль, важно определиться, кто именно примет участие в данном процессе и принятии решения. В формировании профиля обязательно должны принимать участие непосредственный руководитель того сотрудника, которого предполагается найти, и менеджер по персоналу. Каждый из них внесет свой вклад: руководитель лучше представляет себе текущие задачи, менеджер по персоналу — общие тенденции в компании и ситуацию на рынке труда. Когда же речь идет о тех аспектах профиля, которые важны с точки зрения системы ценностей компании, желательно, чтобы в их определении участвовал весь топ-менеджмент.

Оптимально, когда в компании хорошо разработана та часть профиля, которая отражает корпоративные ценности и нормы. Участие в составлении этой части профиля должны принять все или большинство руководителей. Это могут быть:

факторы приоритетов при принятии решений (например, всегда приоритетно стремление к разрешению конфликта, нежели к его избеганию);
определенные ожидания по предпочитаемому стилю руководства;
основные мотивации (например, тот факт, что оптимальный кандидат должен быть ориентирован на командную работу и коллектив или, наоборот, предпочитать работу в рамках самостоятельных проектов);
честность и лояльность (опять-таки, в разных бизнес средах разные предпочтения) и многое другое.

Один из самых простых путей составления этой части профиля — проведение опроса руководителей, где их просят:

а) выбрать из предложенного списка компетенций и ценностей то, что ОБЯЗАТЕЛЬНО для будущего сотрудника компании, и проранжировать значимость остальных факторов;

б) выбрать из предложенного списка компетенций то, что им больше всего нравится в уже работающих сотрудниках;

в) выбрать те факторы, которые в наибольшей степени не устраивают в уже работающих сотрудниках.

На основе этих данных будет составлен профиль.

Если у вашей компании есть миссия, система ценностей или что-то подобное (имеются в виду реально действующие правила принятия решений, а не просто написанные лозунги), то имеет смысл сверить с этими документами получившийся профиль.

Остальная часть профиля базируется на следующих факторах:

I. Работа, при которой сотруднику реально предстоит выполнять что-то, и компетенции, требуемые на данной должности.

Рассмотрим два относительно сходных случая: торговый представитель, в задачи которого входит поддерживать контакты с розничной сетью, отслеживать товарный запас и предоставлять клиенту точную информацию вовремя, и торговый представитель, который должен будет искать новых клиентов и создавать саму сеть. При одних и тех же требованиях корпоративной культуры компании в первом случае ведущими компетенциями будут аккуратность, исполнительность, детальность и склонность к повторяющимся действиям, а во втором — инициативность, уверенность в себе, стрессоустойчивость, креативность и настойчивость. Требования к коммуникативности и умению работать с конфликтами будут объединяющими для обеих вакансий. Если же мы поменяем местами (случайно, по недомыслию) эти компетенции или составим их универсально для всех торговых представителей, то резко возрастает количество ошибок при наборе персонала;

II. Специфика внутрифирменных взаимодействий и стиля руководства.

Демократический или авторитарный стиль руководства требуют разных особенностей и компетенций от сотрудников. Если при авторитарном будет очень важно правильно оценить степень управляемости и исполнительность, то при демократическом стиле значительно важнее инициативность и умение работать в команде.

III. Специфика коллектива и личности руководителя.

В данном случае очень большую роль будут играть совместимость людей и их способность к взаимодополнению. Например, если в отделе большинство людей ориентированы на отношения (для них важно, чтобы на работе можно было не только работать, но и получить моральную поддержку), то и искать нужно человека подобного типа. Другой пример: если руководитель достаточно внимателен к деталям, то «глобальный» подчиненный может вызывать раздражение и производить впечатление не слишком мотивированного и аккуратного человека.

Общие правила составления профиля.

Правило первое: каждая компетенция должна быть сформулирована предельно конкретно.

Очень часто в описании требований к кандидату можно встретить такую формулировку, как «коммуникабельность, или коммуникативные навыки». На самом деле это не совсем правильно. Из приведенной ниже (табл.2.1) становится ясно почему.

Таблица 2.1

Коммуникабельность

Умение быстро устанавливать контакт с незнакомыми людьми

Умение убеждать

Умение публично выступать

Постоянное желание общаться с людьми

Хорошо поставленная речь

Грамотная речь

Итак, первым шагом удалось выделить составляющие, которые, несомненно, входят в понятие коммуникабельности. Они получились очень разные, зачастую совсем или почти не пересекающиеся друг с другом. А теперь посмотрим, какие из этих компетенций являются необходимыми, желательными или безразличными для разных видов работы (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Компетенции	Должность
Компетенции	Торговый представитель активных продаж	Секретарь	PR-менеджер
Умение быстро по своей инициативе устанавливать контакт с незнакомыми людьми	Необходимо	Безразлично	Желательно
Вежливое, располагающее общение	Необходимо	Необходимо	Необходимо
Умение убеждать	Необходимо	Желательно	Необходимо
Умение публично выступать	Безразлично	Безразлично	Необходимо
Потребность в общении	Необходимо	Безразлично	Желательно
Хорошо поставленная речь	Необходимо	Желательно	Необходимо
Грамотная речь	Необходимо	Необходимо	Необходимо

Конечно, все перечисленные компетенции можно для указанных должностей записать в необходимые, только в этом случае мы либо не найдем таких людей, либо они будут незамотивированы, так как часть их реальных навыков не будет постоянно использоваться. Интересно, что, если мы будем искать торгового представителя для существующей клиентской сети, требования к нему будут уже несколько иными: навык быстрого установления контакта с незнакомыми людьми перейдет в категорию безразличных.

Правило второе: в профиле должны быть четко расставлены приоритеты. Как именно это делается, в значительной степени зависит от корпоративной культуры, особенностей выполняемой в будущем работы, от личности руководителя и многих других факторов.

Было проведено такое исследование: руководящий состав организации попросили выделить ключевые компетенции торгового представителя. Интересно, что наличие навыков продаж заняло только 7-е место. Эту компетенцию значительно опередили другие: стремление и умение достигать поставленной цели, умение располагать к себе, честность и порядочность, креативность, инициативность.

Что это означает? То, что при соответствии индивидуально-личностных качеств и потенциала кандидата компания готова вкладывать время и средства в его обучение и развитие.

Практика показывает, что во многие видах деятельности человека гораздо проще обучить, чем «переделать». Приведем ориентировочную таблицу, которая показывает соотношение значимости индивидуально-личностных характеристик и навыков/опыта в различных видах деятельности (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Должность

Навыки

Качества

Модели поведения

Торговый

представитель

обучить можно

легко и быстро

Очень значимы,

так как продажи

требуют повышенной контактности и стрессоустойчивости

Очень значимы, так

как высок риск

конфликтных

ситуаций

Переводчик

(письменные

переводы)

Очень значимы,

так как приоб-

ретение требует

длительного

(несколько лет)

значимы, так как

работа в большей

степени не зависит от взаимодействия с другими людьми

Значимы только

в контексте

соответствия

корпоративной

культуре

Руководитель

Значимы, хотя

можно говорить

и о частичном

обучении при

достаточного

потенциала

Очень значимы,

так как эффективность сильно зависит от взаимодействия

с другими людьми

Очень значимы, имеет серьезное влияние на организацию в целом

Финансовый

аналитик

Очень значимы

Не очень значимы

Значимо только в контексте соответствия

Корпоративной культуре

Правило третье: каждая компетенция, указанная в профиле, должна иметь свой «измеритель». Собственно, это техники и методики оценки кандидатов, и этой теме должно быть уделено максимально времени. Правильно составленный профиль — это, безусловно, первый и очень важный шаг, но никакой правильный профиль не поможет нам, если мы «забудем» подобрать к нему инструменты оценки людей с четкими измерителями и параметрами. Разработка соответствующего оценочного инструментария становится следующим крупным шагом, формирующим стратегию компании в области поиска «своего» персонала.

На основании всех перечисленных выше моментов мы можем приступить к формированию профиля должности конкретного специалиста. Важно помнить, что профиль индивидуален для каждой компании, хотя и имеет общие особенности, исходя из специфики работы как таковой.

В табл. 2.4 приведен профиль одной из вакансий, характерных для медицинского бизнеса (продажи и продвижение медицинского оборудования и расходных материалов).

Таблица 2.4

Профиль компетенций специалиста по продукции медицинского назначения

	Исходные данные	Компетенции
	Принципы компании	Честность и лояльность, в том числе честность по отношению к клиентам
	Принципы компании	Склонность к работе в демократическом стиле управления
	Принципы компании	Люди представляют собой важную ценность
	Установка компании на рост и развитие сотрудника, а также сложная продукция и большой объем информации	Хорошая обучаемость
	Необходимость сочетания ориентации на мнение клиента и коллег и умения отстаивать собственную точку зрения	Смешанная референция
	Необходимость выполнения большого объема работ в условиях общения со сложными клиентами. Необходимость проведения публичных презентаций перед большими аудиториями	Стрессоустойчивость
	Могут возникать сложные нестандартные ситуации, требующие быстрого принятия решений	Креативность и умение быстро находить выходы из сложных ситуаций
	Установка компании на формирование позитивного имиджа и долгосрочные отношения с партнерами	Умение располагать к себе и установка на долгосрочные отношения с клиентами
	Высокая степень самостоятельности и реально значительная зона ответственности	Инициативность и способность к самостоятельной работе
	Большой объем информации на английском языке	Знание английского языка не ниже среднего уровня
	Политика компании в отношении развития персонала	Мотивация на рост и развитие
	Желательно, но не является обязательным	Навыки проведения переговоров и ориентация в основах маркетинга

Грамотное построение профиля дает возможность четко соотносить подбор людей со стратегическими задачами, постоянно совершенствовать процессы подбора и развития персонала и в конечном счете дает важнейшее конкурентное преимущество — уровень людей, работающих в компании. А это именно тот решающий фактор, на основе которого конкурируют наиболее успешные в бизнесе коммерческие компании.

Пример профиля должности (медсестра терапевтического отделения)