Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.

Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина? Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два. Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами. Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…

Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства. Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.

Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.

Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.

ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ВРЕМЕНИ. 10 ПРАВИЛ.

1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30 .
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.

Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.

2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.

Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.

В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!” . Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.

3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).

4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха .

Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.

5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.

Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.

Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.

Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.

6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат . Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов :

• вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
• каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
• у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью

Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.

Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам , которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.

7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.

8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.

Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.

Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.

Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!

9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.

Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.

10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.

Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра .

Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.

В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…

ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ

06:00-07:00	Подъем, зарядка, обливание, утренняя пробежка, утренние процедуры, душ
07:00-07:30	Завтрак
07:30-08:30	Отдых, проверка почты, иные дела
08:30-09:00	Еду в офис
09:00-12:00	Рабочий процесс (вносятся важнейшие задачи на сегодня)
12:00-12:30	Обед
12:30-13:00	Отдых, иные дела
13:00-14:00	Чтение литературы
14:00-18:00	Рабочий процесс (вносятся второстепенные задачи на сегодня)
18:00-18:30	Ужин
18:30-19:00	Перевыполнение плана, планирование следующего дня
19:00-19:30	Еду домой
19:30-22:00	Домашние дела, тренажерка, активный отдых, прогулка, развлечения, встреча с друзьями
22:00-22:30	Подведение итогов, окончательная корректировка распорядка на следующий день, подготовка ко сну
22:30-06:00	Сон

Небольшие пояснения к плану:

• Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
• Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
• Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
• Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
• Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
• Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
• В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).

Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist

Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.

• Как задавать целевые показатели, исходя из предыдущих периодов
• Всегда ли нужно требовать выполнение плана на 100%?

Эффективное планирование, как известно, - ключ к слаженной работе компании, который играет важную роль в ее перспективном развитии.

Планирование помогает в тех моментах, когда нужно принять правильное управленческое решение. Поэтому вы должны ответить на три вопроса:

1. В каком состоянии компания находится сегодня?
2. В каком направлении компания планирует двигаться?
3. Как компания планирует этого достичь, что будет предпринимать?

Началом планирования в компании станет осознание, что нужно предпринять для дальнейшего эффективного функционирования, развития. Успех зависит от следующих факторов:

1. Качество целеполагания в основных ключевых вопросах развития организации.
2. Качество предварительного анализа деятельности предприятия, конкурентов, рынка, товародвижения и пр.
3. Качество оценки конкурентоспособности.
4. Выбор и реализация стратегии.

Какие цели преследует эффективное планирование

1. Стратегические цели – описание компании в будущем. Данные цели затрагивают все сферы деятельности компании. Являются официальными целями, отражающими целенаправленную деятельность предприятия для выполнения поставленных задач в долгосрочной перспективе. За счет стратегических планов могут быть определены сроки на выполнение целей – обычно на 2-5 лет вперед. Предназначено стратегическое планирование для рассмотрения и разработки новых продуктов и возможностей предприятия.

2. Цели для конкретных, самых важных отделов предприятия – тактические цели. Расчет планов данных целей производится на срок не более 2 лет. Тактическое планирование – промежуточное между краткосрочными и долгосрочными периодами. Решает данное планирование комплекс вопросов, которые относятся к достижению целей за счет распределения существующих ресурсов.

3. Операционные или оперативные цели – комплекс задач, поставленных на данный временный период для низших отделов предприятия либо отдельных сотрудников. Реализация оперативных планов производится в краткосрочном периоде времени. Оперативное планирование предполагает построение графиков для индивидуальных работников и отделов.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность в деятельности предприятия, должна формироваться иерархическая цепочка поставленных целей.

• Экономическое планирование на предприятии: уроки кризиса

Говорит Генеральный Директор

Михаил Cтрупинский, Генеральный Директор группы компаний «Специальные системы и технологии», Москва; кандидат технических наук

Следует учитывать, что не существует универсального алгоритма планирования. Подходящие методы эффективного планирования зависят от специфики деятельности предприятия – от нюансов производства и продажи продукции. Подобно многим предприятиям, в нашей компании предпочтителен метод планирования от продаж. Мы строим прогнозы двух видов – по продуктам и по каналам сбыта.

Планирование на нашем предприятии призвано решить две задачи: обеспечить эффективную загрузку производственных мощностей и предусмотреть нелинейный характер сбыта товаров. Вот почему к составлению производственных планов у нас привлекаются маркетологи и специалисты отдела развития. Это позволяет учесть рыночные прогнозы (например, ухудшение экономической ситуации или, наоборот, взрывной рост спроса на продукцию).

Чтобы плановых показателей удавалось достичь на практике, современному производству требуется адекватное техническое и информационное обеспечение. В противном случае контроль и оценка результатов деятельности окажутся затруднены. А ведь регулярная фиксация отклонений и анализ их причин – важнейшее средство, позволяющее совершенствовать систему планирования на предприятии

Виды эффективного планирования

1. В зависимости от степени охвата сфер деятельности.

• общее планирование – планируются все сферы деятельности предприятия;
• частное планирование – планируются определенные сферы деятельности.

2. В зависимости от содержания (видов) планирования:

• стратегическое – поиск новых возможностей, создание определенных предпосылок;
• текущее – планирование с увязыванием всех направлений в деятельности предприятия и работы всех структурных подразделений организации на предстоящий финансовый год;
• оперативное – реализуются возможности и контролируется текущий ход производства.

3. В зависимости от объектов функционирования:

• планирование производства;
• планирование финансов;
• планирование сбыта;
• планирование кадров.

4. В зависимости от периодов (охвата отрезка времени):

• краткосрочное на период от 1 месяца до 1 года деятельности предприятия;
• среднесрочное – 1-5 лет;
• долгосрочное – более 5 лет.

5. В зависимости от возможности внесения изменений:

• гибкое – допускаются изменения;
• жесткое – не предполагается внесение изменений.

Говорит Генеральный Директор

Владимир Моженков, Генеральный Директор Компания «Ауди Центр Таганка», Москва

Четыре года назад в одной из командировок в США я познакомился с «принципом трех периодов», который в дальнейшем успешно внедрил в своей компании. Рынок, на котором мы работаем, – растущий, поэтому руководителю отдела очень важно вовремя улавливать рыночные тенденции. Принцип трех периодов позволяет это сделать наиболее эффективно.

Три периода – это три предыдущих квартала. На основании данных этих периодов рисуем график, составляем и корректируем план на следующий квартал. Если говорить о 2016 годе, то план на первый квартал будет формироваться на основе данных второго, третьего и четвертого кварталов 2015 года. Все очень просто – нужно поставить три точки и провести две линии. У вас может получиться один из трех трендов: положительный, отрицательный или неизменный.

Вариант 1. Тренд положительный. Если мы видим на графике положительную динамику, то в плане на следующий квартал можно поставить средние цифры за предыдущие три квартала или цифры последнего квартала. Есть и третий вариант – заложить показатели, которые предлагает руководитель отдела (естественно, они должны быть выше рассчитанных на основе трех периодов). Я сторонник небольшого завышения целей при планировании: моя задача – создать напряжение в компании, чтобы сотрудники не расслаблялись. Если руководитель готов идти на перевыполнение плана, то я просто спрашиваю, какие ему нужны ресурсы.

Вариант 2. Тренд отрицательный. В этом случае главная задача при планировании – остановить развитие ситуации в негативном направлении. В нашей компании такие проблемы возникали, но очень редко. К примеру, за первые три квартала года произошло увеличение дебиторской задолженности – мы планировали два миллиона, а получилось два с половиной. Задача на четвертый квартал – остановить дальнейший рост задолженности и не превышать последний показатель, а на следующий квартал – привести размер дебиторки к плановому показателю, который был установлен ранее (то есть к двум миллионам).

Вариант 3. Тренд не меняется. На растущем и динамичном рынке таких ситуаций быть не должно. Но если все-таки тренд остается неизменным, возможны два варианта планирования на следующий квартал: закладываем те же показатели, которых добились, или ставим планку чуть выше.

После того как руководитель отдела определит тенденцию, он приходит ко мне с графиками. Готовясь к встрече, он должен также проанализировать имеющиеся у него ресурсы и рынок (клиентов, конкурентов). На основе всех данных мы определяем квартальный план. Однако на этом планирование не заканчивается. Я прошу у каждого руководителя отдела представить план по выполнению заявленных планов. Каждый директор должен прописать, как он будет достигать запланированных показателей: ресурсы, сроки, кто отвечает за каждый этап.

Из каких этапов состоит процесс эффективного планирования

1. Составление планов – принятие решений о дальнейших целях предприятия, способах их достижения. Формируется по результатам данного процесса система планов. Объединяет данный этап:

• исследования внутренней и внешней среды организации. Определяются главные компоненты организационной среды, с выделением из них тех, которые действительно важны для предприятия. Проведение сбора и отслеживание информации о данных компонентах, с составлением прогнозов будущего состояния среды, оценкой реального положения компании;
• определение желаемого направления, ориентиров в деятельности, миссия, видение и комплекс целей;
• стратегический анализ. Компания проводит сравнение целей и результатов исследований факторов внутренней и внешней среды, с определением разрыва между ними. Методы стратегического анализа становятся основой формирования разных вариантов стратегии;
• выбирается одна из альтернативных стратегий, выполняется её проработка;
• подготавливается окончательный стратегический план деятельности предприятия;
• подготовка среднесрочного планирования. С подготовкой среднесрочных программ и планов;
• формирование годичного оперативного плана проектов. Это основано на стратегическом плане и результатах среднесрочного планирования;
• выполнение плана;
• контроль выполнения установленного плана.

2. Осуществление плановых решений. В результате этого получаются реальные показатели деятельности предприятия.

3. Контроль результатов. Сравниваются реальные и плановые показатели, создаются предпосылки для корректировки действий предприятия в выбранном направлении.

Факторы, которые нужно учитывать при планировании

1. Ассортимент производимой продукции.
2. Сезонность спроса.
3. Собственная торговая сеть, условия сотрудничества с дилерами.
4. Наличие крупных единовременных заказов (экспортных или внутренних для ключевых поставщиков).
5. Работа на заказ (необходимость соблюдать точные сроки производства, возможности складирования).

Инструменты эффективного планирования

Для анализа среды – основы выработки стратегии развития

1. SWOT-анализ – для определения причин эффективности либо неэффективности в деятельности предприятия, заключается в сжатом анализе маркетинговой информации, на основании которого делается вывод о нужном направлении движения и развития предприятия, устанавливая в конечном результате распределение ресурсов по сегментам. По данным анализа разрабатывается гипотеза либо стратегия для дальнейшей проверки.

2. Конкурентный анализ – является глубоким всесторонним исследованием конкурентного положения организации, с оценкой доступных рынков, чтобы формировать эффективную стратегию предприятия.

3. Сравнительный отраслевой анализ. Объектом данного анализа выступают показатели предприятий одной отрасли. В частности, производительность труда, оборот, рентабельность.

4. Анализ ресурсов – это анализ внутренней среды предприятия.

5. Конкурентный анализ по модели «5 сил» М. Портера.

Для определения миссии и целей организации

1. Мозговой штурм. Является оперативным методом в решении проблемы, основанным на стимулировании творческой деятельности. Для участников обсуждения предлагается высказать по возможности большее количество вариантов, даже фантастические. Потом из всех предложенных идей отбираются самые удачные, которые и будут реализованы на практике.

2. Дерево целей – является структурированной совокупностью целей системы, программы, построенной на иерархическом принципе – с выделением генеральной цели, подчиненными ей целями, поделенными на 1-й, 2-й и последующие уровни, подобно дереву.

3. Бизнес-инжиниринг (business-engineering) основан на системном подходе. Компания является открытой системой, описываемой точно, формально, всестороннее и полно, строя базовые информационные модели предприятия во взаимодействии с моделью внешней среды.

• Метод мозгового штурма: 3 правила принятия правильных решений

Для выбора стратегии и базовых сценариев

1. Метод Бостонской консалтинговой группы (матричный). Показатели, формирующие оценочную матрицу, - темп роста производства, рыночная доля, контролируемая этим предприятием.

2. Метод «Мак-кинси» (матричный). Главные оценочные показатели – конкурентные позиции предприятия и привлекательности рынка.

3. Метод кривых освоения. Основой данного метода является построение зависимости размера затрат на производство и его объема.

4. Модель Shell/DPM – в виде двумерной таблицы, с отражением на осях Х и Y сильных сторон компании и отраслевой привлекательности соответственно.

5. Модель ADL/LC – построена на сочетании 2 параметров, 4 стадий жизненного цикла производства и пяти конкурентных позиций. На основе модели выбирается уточненная стратегия развития предприятия.

6. Метод жизненного цикла товара. В основе данного метода лежит определение стратегических направлений, действий для каждой стадии жизненного цикла товара.

Для разработки базовой стратегии

1. Модель И. Ансоффа. В данной модели развития товара могут использоваться несколько стратегий одновременно. Основана модель на предпосылке, по которой определяться самая предпочтительная стратегия интенсивного роста уровня продаж может на основании решения о продаже существующих либо новых продуктов на текущем либо новом рынке.

Предназначена данная матрица, чтобы описать возможные стратегии компании на растущем рынке. Данная модель предполагает – чтобы обеспечить целостность, в стратегическом плане предприятия должна быть административная и финансовая стратегия.

Финансовая стратегия является совокупностью средств и правил, которые направлены для прироста финансового потенциала предприятия. Административная стратегия предполагает набор соответствующих правил для организационного развития компании.

2. Модель Г. Стейнера. Матрица, которая включает классификацию продуктов и рынков на существующие, новые, однако связаны с существующими, и совершенно новые. По

данным матрицы могут быть выявлены уровни риска и вероятность успехи при разных сочетаниях рынок-продукт.

3. Модель Д.Абеля. Возможно измерения стратегии бизнеса по следующим критериям:

• потребности покупателей;
• обслуживаемые группы потребителей;
• технология, которая применяется для разработки и производства продукта.

Для реализации стратегии

1. Методы сетевого планирования. Главной целью данных методов становится минимизация продолжительности проекта.

2. Структура «Разбиения Работ» - изначальный инструмент для организации работ, обеспечивает разделение всего объема работ согласно структуре их выполнения в компании.

Для оценки и контроля выполнения стратегии

1. Стратегический аудит - является проверкой и оценкой качества работы подразделений предприятия, в которых ведется стратегическое управление.

2. Внутренний аудит – предоставление объективных и независимых гарантий и консультаций для совершенствования деятельности предприятия. Внутренний аудит способствует в достижении поставленных целей, основываясь на последовательной и систематизированной оценке, повышении эффективности процессов у контроля, управления рисками и корпоративного управления.

• Стратегическое планирование развития: 7 этапов разработки стратегии

Эффективное планирование в периоды кризиса

1. Ориентируйтесь на политику импортозамещения. Импортозамещение предполагает налаживание выпуска необходимых продуктов усилиями отечественных производителей. Импортозамещение может проводиться на базе преимущественных рыночных механизмов, либо за счет административного вмешательства со стороны разных политических структур.

Следует продумать, какие из составляющих производства, которые вы ранее закупали за границей, можно приобретать у отечественных предприятий. Следует просчитать бюджет и режим, лишь затем данный пункт вносим в план своего предприятия.

Рассказыват практик

Вячеслав Пузенков, председатель совета директоров группы компаний «Модульные котельные системы»

Перед установлением объемов продаж в плане следует понять, что кризисный рынок способен предложить. Отечественный рынок модульных котельных систем кардинально различается в сравнении с сегментами автомобилестроения либо бытовой техники, учитывая высокую инертность. Здесь главными потребителями выступают компании на рынке долгосрочного строительства торговых, промышленных либо жилых комплексов. При всей экономической нестабильной ситуации оборудование для выработки тепла считается ключевым практически для любых строений.

Помимо инертности, для российского рынка модульных котельных систем характерна практически чистая конкуренция – с множеством участников рынка, которые не могут в значительной мере влиять на среднерыночную стоимость продукции. У всех предприятий здесь практически одинаковые перспективы роста, которые ограничены только спросом.

Мы планируем на 2016-й год рост продаж на 20-25%. Именно данный объем продаж, по опыту прошлых лет, позволяет наращивать производство без необходимости существенных инвестиций.

Достигаем такой результат за счет минимального расширения мощностей производства либо переводя сотрудников на работу по двухсменному графику.

2. Расширяйте и усиливайте коммерческий отдел. После определения желаемого уровня продаж на 2016-й год, следующий этап посвящен составлению плана продаж. Строиться оперативный план (на 1-й квартал) может в разрезе продуктовых групп за полгода, основываясь на отчете коммерческого отдела по сделкам, запланированным на этот период.

Следовательно, менеджеры по продажам могут фиксировать в системе CRM компании, с которыми сотрудничество находится на стадии подписания договора. Каждые 2 недели директору по продажам этот план следует корректировать, основываясь на отчете о совершенных сделках, подготовленном коммерческим отделом. В случае срыва сделки либо прекращении переговоров со стороны клиента, необходимо подключение к процессу и директора по продажам.

Помимо оперативного плана, необходимо составить также тактический (на полгода), который должен тоже основываться на отчете коммерческого отдела. Необходимо приводить в данном плане схему равномерного повышения производственных объемов. При формировании стратегического (годового) плана на основе первых 6 месяцев пропорции 40/60 следует рассчитать количество сделок на 2-е полугодие.

Универсально подходит эта пропорция для множества компаний. Но сложно при экономической нестабильности предугадать развитие ситуации на срок более первого полугодия. Следовательно, нужно ориентироваться в основном на тактический план.

Рекомендуем равномерно распределять рост производства и продаж на 20-25% по 12 месяцев, отразив данную информацию во всех планах. Следом за планированием наступает основная стадия – стимулирование коммерческого отдела. Для этого могут предприниматься шаги в следующих направлениях:

1. Экстенсивный путь. Предполагает расширение коммерческого отдела предприятия. Для выяснения необходимого количества работников для роста продаж на 20-25%, нужно рассчитать «стоимость» своих сейлз-менеджеров, проведя анализ входящего трафика.
2. Интенсивный путь. По данным анализа средней «стоимости» работника, удастся определить – 2-3 новых менеджера на самом деле не смогут сразу принести резкий рост годовой выручки. Следует по данным прошлых лет рассчитать, через какой период новичок способен выйти на требуемый уровень – не ранее 2-3 лет. Поэтому нужно думать не только о расширении коммерческого отдела, но также совершенствовании качества работы за счет роста входящего трафика.

Самые распространные ошибки в планировании

Ошибка 1. План без цели и неверное делегирование полномочий

При планировании нужно, в первую очередь, задаться несколькими основными вопросами. В том числе важно, кому вы поручаете планирование. К примеру, планово-экономический отдел сможет представить прогноз, но не план. В свою очередь, руководство может утвердить план, требовать наличие в нем соответствующих объемов, однако «спускать» план сверху не нужно. В противном случае возлагаться ответственность за выполнение плана будет на руководство, однако о соответствии действительности говорить не приходится. Не должно быть бесцельного составления плана, важно осознавать задачи его разработки.

Ошибка 2. Привязка годового планирования к календарным годам

В компаниях распространена работа со следующей схемой – планирование в конце предыдущего месяца показателей следующего, стремясь их достигнуть все 30 дней. В начале очередного месяца все данные сводятся, со сравнением фактических показателей и первоначальных планов. Естественно желание переноса работающего механизма на годовое планирование. Обычно на данном этапе и возникают проблемы.

Участники планирования иногда плохо осознают правила и нюансы составления планов на год, не желают тратить для этого время. Поэтому работает над годовым планом руководство, ставящее слишком амбициозные задачи перед предприятием, и , которая не очень понимает способы достижения таких целей, поэтому предлагает перенос текущих показателей на следующий год.

В итоге возникает ситуация, когда в плане приведен всеобщий рост, включая стагнирующие филиалы и товары. У менеджеров не будет мотивации выполнять столь нереалистичный план.

Правила эффективного планирования

1. Предоставляйте бизнес-процессы, утверждайте регламент взаимодействия между финансовым, логистическим, производственным и сбытовым подразделениями.
2. Фиксация, анализ и оперативное устранение сбоев взаимодействия между подразделениями.
3. Автоматизация планирования, учета, внедрения системы ERP, системы электронного резервирования продукции сбытовым отделом.
4. Ведение электронного документооборота с соответствующей подготовкой
5. Постоянная работа по оптимизации внутренней логистики предприятия.
6. Своевременность модернизации мощностей производства.

Всегда ли надо требовать выполнение плана на 100%?

Владимир Моженков, Генеральный Директор Компания «Ауди Центр Таганка», Москва.

Еще шесть-семь лет назад мы ввели такое правило: план считается выполненным, если результат находится в диапазоне 95–110%. Это позволяет и стимулировать людей, и создавать полезное напряжение в работе. Кстати, перевыполнение плана свыше 110% – это плохо, ведь снижается качество работы. Иными словами, надо обязательно задавать не только минимальный предел, но и максимальный.

Например, я говорю директору центра прибыли: «Ты молодец, здорово поработал в прошлом году, продал тысячу машин. Я думаю, в этом году, поскольку рынок растет, ты сможешь продать тысячу четыреста или тысячу пятьсот». На что он отвечает: «Какие 1500?! Тут тысячу трудно продать! Открываются новые дилерские центры, клиенты пересаживаются на более дешевые автомобили. Какие 1500?!». И он будет месяц рассказывать о том, как это тяжело. Конечно, он понимает, что от выполнения этого амбициозного плана зависит благосостояние его семьи, но в то же время хочет подстраховаться. Я даю время, чтобы он проникся целью, поверил, что выполнить ее реально, потому что любая цель должна быть измерима, реалистична и достижима. Чтобы он чувствовал себя увереннее, я его подстраховываю, говорю: «Я дам тебе ресурсы, чтобы ты выполнил план на 100%, но если ты выполнишь его на 97%, на 96% или даже на 95%, то будет считаться, что ты план выполнил, и ты получишь все бонусы и премии». И если он после этого выполняет план, допустим, на 98%, на 100% или даже на 103%, я ему говорю: «Видишь? Здорово сработал!». И тренд на графике положительный (хотя динамика и не очень значительная). Но если менеджер выполнил план на 94,99%, то он уже чего-то лишается. На 80–95% – это еще хуже, если же меньше 80% (такого у нас никогда не было), то руководитель не получает никаких бонусов – только голый оклад.

«Модульные котельные системы» - группа компаний создана в 2005 году. Сфера деятельности - реализация услуг и поставка готовых теплоэнергетических решений на рынке блок-модульных котельных и мини-ТЭС. Среди клиентов: «Газпром трансгаз Москва», АПХ «Мираторг», Останкинский мясоперерабатывающий комбинат, Castorama, Samsung Group, Hyundai и др.

Михаил Cтрупинский окончил МBТУ им. Н.Э. Баумана. Работал в ОКБ кабельной промышленности. Автор около 50 научных трудов. Имеет около 50 патентов на изобретения. Почетный строитель России (2006). «Специальные системы и технологии» Сфера деятельности: проектирование, изготовление, монтаж и обслуживание бытовых и промышленных систем кабельного электрообогрева, производство терморегулирующей аппаратуры. Форма организации: OOO. Территория: головной офис – в Москве; производство – в Мытищах (Московская область); представительства и дилеры – в 250 городах мира. Численность персонала: 1500. Годовой оборот: более 3,2 млрд руб. (в 2009 году). Стаж Генерального Директора в должности: с 1991 года. Участие Генерального Директора в бизнесе: владелец.

«Ауди Центр Таганка» входит в группу компаний «АвтоСпецЦентр».

Календарь – один из эффективных инструментов планирования. Любая из нас, начав управлять временем, рано или поздно понимает – без календаря и ни туда, и ни сюда. Действительно, не зря еще в 4236 году до нашей эры древние египтяне сверялись с календарем и определяли, когда и как они будут обрабатывать землю.

В основе любого календаря лежат наблюдения: за солнцем или луной, за приливами и отливами. Но так как самую сложную работу за нас уже сделали, разбив время на сутки, недели и месяцы, займемся делами попроще. Мы будем наблюдать за собой и составлять свой календарь!

Календари бывают разные…

Один из первых календарей, встречающихся в системе флай, это «Семейный Календарь» . Вещь нужная и полезная! Конечно, ваша память превосходна, но лучше записать дни рождения родственников и другие памятные даты вашей семьи. Семейный календарь поможет каждому помнить о разных датах, поэтому важно, чтобы он был общедоступным. Если есть возможность повесить такой календарь на холодильник или стену, мимо которой ежедневно ходят все родственники, то без лишних напоминаний каждый из них сможет планировать время с учетом семейных традиций. Да и вовремя вспоминать про подарки будет легче.

Другой тип календаря – ежедневник ! О нем мы поговорим сегодня. У вас конечно уже есть «Контрольный журнал», он составлен, изредка дополняется новыми заметками, но носить с собой его неудобно.

Для ежедневного планирования я использую календарь-ежедневник, но не датированный. Мне пришлось не один год проверять на прочность планирование с ежедневником, чтобы определиться с лучшим вариантом. Вам тоже следует экспериментировать, наблюдать и пробовать. Я покупала ежедневники с датами А5 формата, покупала большие тетради и альбомы и чертила в них неделю, пробовала маленький блокнотик – в каждой системе меня что-то не устраивало и мешало работать.

Три на три!

Наиболее приемлемый вариант получился после применения системы три на три. Идея заключается в том, чтобы:

• Каждый месяц года разбить на три составляющие: месяц, неделя, день.
• Каждый день представить состоящим из трех частей: утро, день, вечер.
• Помнить, что жизнь состоит из трех сфер: работа, семья-дом, личное время.
• Каждый день ставить ОДНУ цель в каждой из сфер, т.е. планировать три обязательных дела.

Месяц –неделя – день

Для такой системы очень удобны ежедневники без дат. На первом чистом развороте я черчу месяц. Процесс может показаться трудоемким, но сложности возникают только первый раз, дальше все значительно проще.

Начертив весь месяц, я стараюсь прикинуть дела обязательные в этом месяце. Согласитесь, «взрослые» дела достаточно сезонны, и как бы мы ни пытались готовить сани летом, кое-что перенести никак нельзя. Я вношу даты рождения родственников и друзей, записываю, когда надо отправить поздравительные открытки, отмечаю походы к стоматологу, день, когда точно надо оплатить счета, дни отчетов по работе, в общем, все то, что произойдет в месяце грядущем.

Следующий разворот посвящается неделе. Сюда, но уже более подробно вношу обязательные на этой неделе дела: как в будни, так и на выходные.

Дальше начинается самое интересное. Свой день я представляю разделенным на три части: утро, день и вечер. Ночь в этой схеме не учитывается, т.к. я предпочитаю ночью спать, но для сов, возможно деление на день, вечер, ночь. Важно определить какие именно дела вы собираетесь делать, и в какое время суток. Не вызывает сомнений – некоторые дела перенести никак не возможно. Например, я обязательно хожу на базар три раза в неделю, но чтобы купить все необходимое именно у нужной хозяйки вставать следует очень рано, а на базаре быть часам к 7 утра. Разместив обязательные дела по времени, я занимаюсь расстановкой целей.

Не секрет, жизнь каждой женщины вписывается в трио: работа, дом-семья, «я-любимая». Также не секрет, обычно только одной сфере уделяется должное внимание, какая-либо вторая хромает, иногда даже на две ноги, а третья… да, что уж тут вспоминать, третья почти отсутствует. Вот тут-то поможет постановка целей по сферам жизни. На каждый день недели я определяю три обязательных дела, по одному для каждой сферы. Три дела, без свершения которых день будет прожит не полностью! Главное, помнить – нельзя откладывать выполнение дел из какой-либо сферы, вы достойны прожить каждый день жизни полноценно!

Итог

Каждый вечер, минут пять, уделяю анализу дня прошедшего и планированию дня следующего, не забывая сверяться с делами, запланированными на весь месяц. Это очень важно, ведь сначала тяжело контролировать все дела сразу. Если мне сложно придумать дело дня в какой-либо сфере, я пользуюсь «списком отложенных дел». Он очень выручает при постановке целей, и незаметно исчезает при регулярном использовании этого метода.

Каждую неделю я делаю 21 дело, а это не так уж и мало!

Продуктивность и результативность работы, напрямую зависит от правильного формулирования поставленных задач и их выполнения, поэтому здесь играет ключевое значение. В первую очередь, нужно знать, что планирование – это осуществление определенных рабочих моментов, выбор временного промежутка для их реализации, и непосредственный контроль результатов. Данные аспекты очень важны, и имеют некоторые нюансы. Если их знать, тогда вы сможете достичь максимальной эффективности при выполнении дневного плана.

Постановка задач

Главным моментом в формировании ежедневного плана, является верная постановка задач. Необходимо не только выделить время для их решения, но и правильно определить каждую из них. Многие люди довольно банально прописывают пункты для плана: провести встречу или собрание, сделать презентацию, подготовить отчет и тд. Все эти задачи нацелены на процесс, а не на результат. Однако, чтобы достичь эффективного планирования , нужно озвучить постановку задачи. К примеру, существует надобность пополнить штат еще одним работников, данная цель прописана в плане на определенный день и имеет следующую формулировку: «провести 3 собеседования». Вместо этой распространенной фразы, следует писать: «нанять одного человека». Если после проведения собеседований, наниматель так и не нанял нового работника, значит поставленная цель осталась не достигнутой. Такой подход к поставленной задаче позволит отметить, был ли достигнут план за отведенной на это время, и какой результат был получен. Помимо этого, вы сможете проанализировать личную эффективность.

Правило Парето и расстановка приоритетов

Многие полагают, что определение приоритетности задач – это ключ к эффективному планированию . Однако, давайте проанализируем, так ли это на самом деле? В этом нам поможет правило Парето, которое звучит следующим образом – 80% результата дает 20% усилий. Зачастую подобный принцип встречается в бизнесе, так, например, 20% сотрудников в состоянии принести 80% пользы или 20% усилий, могут дать 80% прибыли. Становиться понятным, что стоит все усилия сконцентрировать на выполнении этих 20% задач.

Однако предугадать, какие именно усилия войдут в данные 20%, как правило, очень сложно или практически невозможно. Система приоритетов подразумевает наличие навыков эффективного планирования, то есть умение определять важные задачи от менее существенных. Человек прилагает максимум усилий, чтобы сделать все дела, которые якобы кажутся приоритетными и значимыми. В результате он выполняет только некоторую часть из плана.

Согласно , лишь 20% данных задач, способны принести наибольший результат. А так как 20% от общей части – это не много, чем 20% от общих дел, поэтому наибольшего результата добьётся тот человек, который делает все дела из плана, а не ограничивается значимыми задачами. Ключевой вывод из ориентированное на эффективное планирование – это обязательное выполнение всего, что было изначально запланировано. В таком случае, 100% объем плана будет сохраняться, а значит те задачи, которые способны принести максимум результата, будут наверняка выполнены.

Планирование рабочего дня

Грамотное планирование – это ключ к выполнению 100% го объема задач. Оно должно быть систематическим и охватывать определенный временной промежуток. К примеру, каждый вечер удобно составлять план на завтрашний день. Затраченное время на процесс планирования, не столь важно. Существенно, чтобы оно было конкретно определенно и постоянно осуществлялось. При эффективном планировании важно учитывать масштабные события и те, которые повторяются регулярно. Это может стать основой плана, а остальные дела просто будут привязываться к нему. Не забудьте при составлении плана оставлять незначительные временные «окна» на случае, если одна из задач потребует большего времени на выполнения. Так не произойдет накладки, и вы сможете все дела выполнять вовремя.

Навыки стратегического планирования предполагает правильную оценку своих сил. То есть объем установленных задач, должен соответствовать действительным возможностям. Чтобы оценить свою результативность, нужно постоянно контролировать выполнение всех пунктов плана. Так вы сможете увидеть, какие задачи постоянно не реализуются, почему это происходит, и в чем заключается сложность. В итоге, вы выявите причины низкой эффективности.

Итак, подводя итог, эффективное планирование рабочего процесса подразумевает грамотную постановку задач, систематическое составление плана, обязательное выполнение всех установленных дел и анализ собственной деятельности.