Как выглядит электронная подпись и как идентифицировать подлинность документа? Что такое ЭЦП, кем и для каких целей она используется? Ответы на эти и другие вопросы узнайте в нашей статье.
Что такое ЭЦП и кто может ее использовать?
С развитием новых технологий электронно-цифровая подпись (ЭЦП) находит все более широкое применение. ЭЦП — электронный аналог личной подписи ответственного лица (а в некоторых случаях и печати организации).
ЭЦП позволяет защитить электронный документ от подделки и придает ему юридическую силу. Документ, заверенный ЭЦП, приравнивается к бумажному варианту, подписанному собственноручно.
ЭЦП бывает 2 видов: простая и усиленная. Усиленная, в свою очередь, подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.
Простая ЭЦП — подпись, которая включает в себя определенную последовательность кодов или паролей и подтверждает факт подписания электронного документа определенным лицом.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП (НЭП) — подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации, которая позволяет выявить:
- ответственное лицо, подписавшее документ;
- факт изменения документа после его подписания.
Усиленная квалифицированная ЭЦП (КЭП) — подпись, которая обладает всеми свойствами неквалифицированной ЭЦП, но при этом имеет сертификат проверки ключа ЭЦП.
Простая и усиленная НЭП соответствуют автографу подписывающего лица на бумажном носителе, а усиленная КЭП — подписи ответственного лица и печати фирмы-заверителя электронного документа (пп. 2, 3 ст. 6 закона 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).
Подробнее о простой и усиленной ЭЦП узнайте в материалах:
- «Как сделать простую электронную подпись?» ;
- «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?» .
ЭЦП можно получить в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязью РФ. Выдаваемый центром комплект включает в себя:
- Сертификат ключа проверки ЭЦП — как правило, выдается на USB-носителе.
- Дистрибутив софта «КриптоПро» с активированной лицензией для использования в течение срока действия ключа проверки ЭЦП.
Ключ проверки ЭЦП действует в течение 12 месяцев, после чего подлежит замене.
ЭЦП могут использовать юридические лица, подписывая электронную информацию внутри фирмы или обмениваясь электронными документами с внешними контрагентами, а также с контролирующими ведомствами. Зачастую ЭЦП используют и физлица, заверяя документы в формате MS Office или отправляя заявки на получение госуслуг. Физлица также могут получить ЭЦП для обмена электронными документами с ИФНС. Для этого достаточно скачать сертификат ключа проверки в личном кабинете налогоплательщика. Данная возможность недоступна ИП, частным нотариусам и адвокатам.
Как выглядит ЭЦП на документе
Как выглядит электронная подпись на документе — таким вопросом задаются многие пользователи, желающие проверить ту или иную форму на подлинность.
При распечатке электронного документа, заверенного ЭЦП, электронная подпись на бумажном носителе не обнаруживается, поскольку фактически ЭЦП — действие по криптографическому шифрованию информации, которое позволяет однозначно идентифицировать подписанта.
На электронном документе ЭЦП может выглядеть по-разному, поскольку для каждого вида информации предусмотрен свой способ защиты. Это может быть:
- Набор цифр и букв, который обычному пользователю может показаться случайным. Однако на самом деле такой код обозначает ключ, указанный в проверочном сертификате.
- Графическая картинка. В электронном виде выглядит как обычный штамп, содержащий подпись ответственного лица и печать предприятия. Подписывающее лицо также может создать стикер с сообщением или заданием получателю, который выводится на экран. Таким функционалом обладает относительно недорогой софт «КАРМА», разработанный российскими программистами.
- Невидимая ЭЦП, которая считается самым надежным способом защиты подписываемой информации. Незнающий человек попросту не сможет выявить ее наличие, а значит, и подделать ее будет крайне затруднительно. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не определяется, а ЭЦП генерируется как метаданные. Узнать о том, что документ заверен ЭЦП, можно по специальному значку, который появляется в окне «Состояние» в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.
Итоги
Выходя за рамки стандартного делопроизводства, электронная подпись все больше внедряется в жизнь обычных интернет-пользователей, позволяя своим владельцам сэкономить массу времени. Физлицам предоставлена возможность скачать сертификат проверки подписи в личном кабинете налогоплательщика, а также добавить ее в электронную систему своего электронного паспорта. Юрлица могут получить ЭЦП в удостоверяющем центре.
Вопрос, как выглядит электронная цифровая подпись на документе, не имеет однозначного ответа, поскольку для каждого вида подписи и подписываемого файла предусмотрен свой уникальный метод защиты информации. ЭЦП может быть невидимой, состоять из кодового набора букв и цифр, обозначающих ключ проверки сертификата, или же выглядеть в электронном виде как штамп с подписью и печатью.
В бизнесе и предпринимательстве без наличия электронно-цифровой подписи невозможно идти в ногу со временем. Она нужна, чтобы быстро и просто подавать отчетность, удаленно участвовать в торгах и тендерах.
Понятие ЭП
Электронная подпись является технически сложной информационно-юридической категорией и выступает в таких основных проявлениях:
- является обязательным реквизитом официального документа, созданного и используемого в бездокументарной форме;
- представляет собой некий пласт технически зашифрованной информации, который, в зависимости от используемой технологии:
- вносится непосредственно в заверяемый документ;
- логически к нему прикрепляется;
- формируется в результате предельно сложных математических вычислений посредством криптографических методов.
При соблюдении требований, установленных законом и сторонами соглашения об использовании, ЭП является юридически и технически полноценной заменой собственноручно выполненной подписи, а при необходимости – еще и гербовой печати.
Характеристики
- имеет определенную сферу использования;
- обладает признаком юридической значимости;
- верифицирует (подтверждает) данные, которые содержатся в заверенном ею документе;
- выступает механизмом для обеспечения безопасности.
Исходя из законодательного определения, следует отнести к признакам ЭП также следующее:
- создается в результате видоизменения данных посредством криптографических алгоритмов с помощью закрытого личного ключа подписанта;
- обеспечивает выявление внесенных изменений в заверенный файл после формирования подписи хозяином сертификата ключа;
- устанавливает принадлежность ЭП владельцу сертификата ключа подписи.
Откуда пришло понятие
Термин «электронная подпись» был привнесен в отечественное делопроизводство из зарубежных технических стандартов. Новая редакция профильного закона РФ «Об ЭП» еще больше приблизила требования, нормативное регулирование и правила обращения с ЭП к международным стандартам.
Для стран-членов Евросоюза Директива Европарламента и совета ЭС 1999/93/ЕС от 1999 года «О порядке использования ЭП в ЕС» является определяющим документом, который дает исчерпывающий ответ на вопрос, что это — электронная подпись?
В названном документе ЭП определена как любые оцифрованные сведения, которые добавлены или другим способом ассоциированы с данными в электронной форме и служат подтверждением их подлинности. Интересно, что международные правовые документы трактуют понятие электронной подписи гораздо шире, чем отечественные.
При этом цифровой подписью могут быть признаны:
- простые пароли, которые создаются при помощи кодов или иных некриптографических методов;
- биометрические данные человека;
- фото или даже запись голоса владельца ЭП.
Таким образом, понятие ЭП в Евросоюзе никак не привязано к определенной технологии ее создания. В РФ наоборот, технология четко определена:
- простая подпись формируется с помощью кодов чисел либо паролей;
- усиленная – с использованием криптографических механизмов шифрования;
- квалифицированная – теми же методами, что и усиленная, если они проверены и одобрены ФСБ.
Развитие ЭП в РФ
Законодательство об ЭП развивалось медленно и вынужденно. Это связано с технической сложностью объекта урегулирования и потребностью наполнения правового поля неприсущей ему терминологией. Первый ГОСТ, установивший национальные стандарты относительно использования ЭП в правительственной связи, был разработан в 1994 году (ГОСТ Р. 34.10-94). При этом были установлены правила формирования и проверки ЭП на основе несимметричного криптографического алгоритма.
В последующем ГОСТ менялся дважды – в 2002 и 2013 годах – в связи с усовершенствованием технологий. В свою очередь, первый акт о ЭП законодательного уровня в РФ был принят в 2002 году (это 8 лет после ГОСТа) и имел название закон «Об электронной цифровой подписи». Ныне действующая редакция профильного акта датирована 2015 годом.
Законодатель приложил максимум усилий, чтобы адаптировать его к международным стандартам относительно терминологии и правового режима ЭП.
Удостоверяющему центру теперь запрещено самостоятельно генерировать себе «самоподписанные» сертификаты. Аккредитованный удостоверяющий центр для подписания от своего имени квалифицированных сертификатов обязан использовать квалифицированную электронную подпись, основанную на квалифицированном сертификате, выданном ему головным удостоверяющим центром, функции которого осуществляет уполномоченный федеральный орган.
Аккредитованному удостоверяющему центру запрещается использовать квалифицированную электронную подпись, основанную на квалифицированном сертификате, выданном ему головным удостоверяющим центром, функции которого осуществляет уполномоченный федеральный орган, для подписания сертификатов, не являющихся квалифицированными сертификатами. То есть, теперь не имеет значения, кем выдан сертификат вашего ключа ЭП, так как все сертификаты проверки ключа ЭП позволяют построить цепочки сертификатов до Головного Удостоверяющего центра.
Изменения в законе об электронной подписи сильно упрощают жизнь простых пользователей ЭП и позволяют им использовать одну подпись для доступа ко всем государственным ресурсам.
Рукописная и цифровая подпись: в чем разница
Пониманию правовой и технической природы ЭП в значительной мере способствует ее сравнение с росчерком человека на бумажном документе.
Собственноручная подпись:
- всегда одинакова, независимо от содержания документа;
- ее внешний вид определяется физическим и психическим состоянием подписывающегося;
- не может быть утеряна человеком, поскольку неразрывно связана с его личностью;
- не требует применения каких-либо дополнительных механизмов для формирования;
- не нуждается в какой-либо инфраструктуре для хранения и поддержания;
- бессрочна.
Электронная подпись имеет следующие признаки:
Чем выгодно использовать электронную технологию
Электронные подписи подтверждают три типа данных:
- данные о подписанте;
- данные о факте внесения или невнесения правок в документ;
- юридическую невозможность отрицания подписантом факта отправки заверенного документа.
Необходимость подтверждения данных об издателе или отправителе документа обычно возникает в том случае, когда подписанный ЭП файл передается каналами телекоммуникационной связи с последующей проверкой подписи. Исследование ЭП проходит в рамках протокола идентификации. Подписант скрепляет документ ЭП с помощью закрытого личного ключа, а адресат проверяет ЭП, используя открытый ключ. Применение подписи для обеспечения целостности документа означает, что любые посторонние вмешательства, которые будут произведены с отправленным файлом, обязательно выявятся.
Таким образом, суть проверки сводится к тому, чтобы установить:
- является ли ЭП достоверной, соответствует ли она идентификационным данным отправителя и не поддельна ли;
- является ли полученный текст, рисунок, таблица оригинальными – не претерпели ли они изменений в процессе доставки файла от момента формирования ЭП до проверки.
Если предыдущие две рассмотренные функции ЭП обеспечиваются скорее техническими методами, то третья (невозможность отрицания) – в большей мере юридическими.
Она предполагается:
- косвенно – Законом РФ «Об ЭП»;
- прямо – договором участников открытой или закрытой системы цифрового документооборота.
Регулирование невозможности отказа опирается на такие моменты:
- технические — целостность и авторство документа;
- логические — преднамеренность действий, возможность ошибки, введение в заблуждение и др.;
- нормативные — дееспособность, полномочия.
Функции ЭП
Возможности, которые ЭП предоставляет владельцу, определяются ее видом. Простая ЭП производится с помощью паролей (кодов) без применения криптографических алгоритмов. Поэтому она не в состоянии подтвердить целостность и неизменность документа. Единственная ее функция – идентификация подписанта.
Следует отметить, что существование этого вида ЭП поддается жесткой критике. Скептики утверждают, что обычная ЭП является только историческим этапом развития электронных технологий в Европе и США. Они отрицают целесообразность существования в современном правовом поле этого вида ЭП. Ненадежность простой ЭП повлекла отказ удостоверяющих аккредитованных центров от работы с ней.
Усиленная ЭП:
Квалифицированная ЭП обладает наибольшей степенью защиты от подделки.
Она выполняет все функции усиленной ЭП, но, кроме того:
- производится посредством методов защиты, одобренных ФСБ;
- ключ проверки указан в квалифицированном сертификате, выпущенном удостоверяющим центром, который прошел аккредитацию;
- при ее формировании применяются средства ЭП.
Применение ЭП
Электронная подпись онлайн используется с целью:
- покупки и продажи товаров и услуг в интернете;
- работы в системе «Клиент-Банк»: формирование и оплата счетов, контроль над имеющимися средствами, распоряжение финансами, получение кредитов;
- регистрации операций с недвижимостью;
- декларирования в таможенных органах;
- участия в электронных тендерах, в том числе государственного и корпоративного заказа;
- подачи отчетности в местные органы ФНС, Росстата, фондов социального страхования и другие контролирующие структуры;
- обращения за предоставлением административных услуг в электронном виде;
- доступа к межведомственным системам (в том числе ЕИАС ФСТ России).
Использование квалифицированной ЭП законодательно признано обязательным при сдаче отчетов и деклараций:
- обязательно в территориальный налоговый орган плательщиками НДС, а по другим налогам – в случае, когда среднесписочная численность персонала составила 100 и более человек;
- в территориальный орган ПФ РФ и ФСС – если количество работников превысило 25 лиц.
Формировать два вида отчетности – бумажную и электронную – означает дважды делать ту же работу. Поэтому 50 человек штата – это тот порог, начиная с которого придется перейти на электронные документооборот и отчетность во все органы.
Можно ли обойтись без ЭП
Столкнувшись с трудностями понимания того, что такое электронная подпись, каково ее назначение и использование, многие задумываются о том, что можно обойтись и без нее. И напрасно.
Как подписать документ электронной подписью , используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».
Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП
Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:
- «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
- «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
- «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.
К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.
«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.
Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.
На какие файлы можно поставить ЭЦП
Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:
- криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
- хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
- формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.
Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.
В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.
Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)
Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:
- через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
- через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).
Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.
Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.
Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП
Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 - как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.
Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».
В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».
В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».
В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.
Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.
В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.
Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.
Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП
Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.
В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?
Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.
Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.
Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.
При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.
Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.
Итоги
Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.
Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях:
О чем статья?
- 1
Что такое электронная подпись?
- 1.1 Виды
- 1.2 Для чего нужна?
- 2 Как сделать электронную подпись?
- 3 Как зарегистрировать сертификат ЭЦП?
- 4 Что важно знать об электронной подписи?
- 5
Часто задаваемые вопросы
- 5.1 Сложно ли подделать или взломать ЭП?
- 5.2 Как поставить электронную подпись?
- 5.3 Как выглядит электронная подпись на документе?
- 5.4 Как получить квалифицированную ЭП бесплатно?
- 5.5 Насколько электронная подпись равноценна подписи на бумаге?
- 5.6 Можно ли физическому лицу иметь несколько электронных подписей?
- 5.7 Когда для получения ЭЦП нужна нотариально заверенная доверенность?
Важные документы защищаются подписями людей и печатями организаций. Однако бумажный документооборот отличается низкой скоростью и большими затратами на почтовые услуги. Решить эти проблемы помогает электронная подпись.
Осталось 7 заявок!
Что такое электронная подпись?
Понятие электронной подписи регулируется Федеральным законом № 63. Согласно ему под ЭЦП следует понимать информацию в электронной форме, присоединяемую или связанную каким-либо образом с электронным документом для идентификации лица, подписавшего его.
Виды
Виды электронной подписи установлены пятой статьей Федерального закона № 63. Закон определяет два вида ЭП - простую и усиленную. Усиленная подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной:
- Простая ЭП подтверждает факт формирования подписи определенным лицом при помощи кодов, паролей и других вспомогательных средств. Данный вид ЭП открывает доступ к возможностям Единого портала госуслуг, используется во внутреннем электронном документообороте для подтверждения авторства, однако не может гарантировать отсутствие изменений в документе после его подписания.
- Неквалифицированная ЭП обладает 3 признаками:
- позволяет установить авторство;
- дает возможность зафиксировать наличие изменений в документе после его подписания;
- при ее создании используются криптографические алгоритмы.
- Квалифицированная ЭП включает в себя все признаки неквалифицированной и два дополнительных:
- ключ проверки подписи закрепляется квалифицированным сертификатом, получить который можно только в специализированном удостоверяющем центре.
- создание и проверка квалифицированной ЭП осуществляется при помощи сертифицированного ФСБ программного обеспечения.
Таким образом, квалифицированная ЭП придает электронным документам абсолютную юридическую силу и обеспечивает максимальную защиту конфиденциальности информации. Квалифицированная ЭП используется участниками электронных торгов, а также применяется при сдаче отчетности в контролирующие органы.
Для чего нужна?
Электронная подпись дает возможность:
- установить авторство;
- защитить документы от подделки;
- обеспечить засекреченность информации;
- придать документам юридическую значимость;
- засвидетельствовать целостность данных.
Области применения электронной подписи:
Важно знать! На нашем сайте открылся каталог франшиз! Перейти в каталог…
- Электронный документооборот. Обменом документами через Интернет пользуются как мелкие, так и крупные российские компании в целях экономии времени и денег. Электронный документооборот позволяет передавать информацию собственным сотрудникам и внешним партнерам. Электронная подпись дает возможность компаниям и физическим лицам обмениваться юридически значимыми документами - с ее помощью можно подписать договор, коммерческое предложение, накладную, счет и т.д.
- Электронные торги. Данная форма торговли подразумевает размещение заказов на поставку товаров на интернет-площадках. Для получения аккредитации и проведения операций на подобных площадках трейдеры используют электронную подпись.
- Электронная отчетность. Электронная подпись позволяет упростить сдачу отчетности в контролирующие органы (налоговую, Пенсионный фонд и т.д.). Для сдачи электронной отчетности требуется наличие квалифицированной ЭП.
Как сделать электронную подпись?
Простую электронную подпись можно создать самостоятельно. В Интернете есть большое количество ресурсов, позволяющих сгенерировать электронную подпись онлайн: Comodo, GlobalSign, My Credential и т.д.
Сделать электронную подпись самому можно в программе Microsoft Word. Для этого необходимо перейти на вкладку «Вставка», далее в разделе «Текст» найти кнопку «Строка подписи». После нажатия на эту кнопку появится диалоговое окно, в котором можно указать ФИО подписывающего, его должность, адрес электронной почты и инструкции. Чтобы прикрепить электронную подпись к документу, нужно перейти во вкладку «Файл», пункт «Сведения», нажать на кнопку «Защита документа» и в выпадающем списке выбрать пункт «Добавить цифровую подпись».
Сделать электронную подпись на компьютере можно при помощи специального программного обеспечения, использующего криптографические алгоритмы. При создании ЭП необходимо сохранить на флешку, дискету или другой носитель закрытую часть ключа. Таким образом, пользоваться данной подписью сможет только лицо, имеющее доступ к закрытой части ключа.
Важно: что касается квалифицированной ЭП, то ее можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре, зарегистрировав сертификат электронной цифровой подписи.
Как зарегистрировать сертификат ЭЦП?
Оформление электронной подписи происходит в удостоверяющем центре. Для получения ключа ЭП нужно подать заявление и предоставить сотрудникам центра пакет документов.
Представитель юридического лица прикладывает к заявлению паспорт, выписку из ЕГРЮЛ, документ, подтверждающий факт оплаты услуг удостоверяющего центра, а также учредительные документы: заверенную копию Устава и заверенную копию приказа о назначении руководителя организации. Физическому лицу будет достаточно предоставить заверенную нотариусом копию паспорта, ИНН и подтверждение оплаты.
После прохождения процедуры регистрации сертификата заявитель получает сертификат ключа проверки ЭЦП на съемном носителе вместе с установочным файлом специального софта (КриптоПро, Vipnet и т.д.), необходимого для работы с электронной подписью.
Хочешь платить по кредиту меньше? Это реально. Я являюсь партнером Уральского Банка и имею там привилегии. Как тебе ставка 8,5%, меньше твоей? Рефинансируй свой кредит и плати меньше! Заполни заявку по моей партнерской ссылке и получи ставку в 8,5%, лимит до 1,5млн. и дополнительные средства наличными. Осталось 7 заявок!
Что важно знать об электронной подписи?
Электронная подпись позволяет защитить документы от подделки и несанкционированного доступа, упрощает и ускоряет документооборот внутри организаций и между ними. Квалифицированная ЭП приравнивается к рукописной, благодаря чему имеет большую область применения.
Электронная подпись позволяет сэкономить не только время, но и деньги - приобретая госуслуги в электронном виде, можно сэкономить от 30% на госпошлине.
В текст документа, заверенного ЭП, невозможно внести изменения незаметно. Подпись поможет установить, как выглядел документ в момент подписания. Пользоваться ЭП - легко и удобно. Процесс подписания занимает около минуты.
Важно: квалифицированную ЭП нужно обновлять каждые 12 месяцев - такой срок действия сертификата открытого ключа установлен законом.
Часто задаваемые вопросы
Использование электронной подписи связано с множеством нюансов. Ниже приведены часто задаваемые вопросы по поводу электронной подписи и ответы на них.
Сложно ли подделать или взломать ЭП?
Теоретически это возможно, но на практике - очень сложно реализуемо. Для взлома электронной подписи, созданной при помощи криптографических алгоритмов, нужны огромные вычислительные мощности, при этом процесс займет немалое количество времени.
Как поставить электронную подпись?
Постановка электронной подписи подразумевает визирование текста документа ключом ЭП. Для этого нужно воспользоваться инструментами специального программного обеспечения (КриптоПро, Vipnet и т.д.), скачать которое можно в Интернете или получить при регистрации сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре.
Важно: постановка электронной подписи запрещает дальнейшее редактирование документа, поэтому нужно убедиться в правильности текста перед подписанием.
Для примера возьмем программу КриптоПро. Чтобы с ее помощью поставить электронную подпись на документ Microsoft Word, сначала необходимо установить на компьютер надстройку CryptoPro Office Signature. Далее в Word’e нужно проследовать по пути: Файл - Подготовить - Добавить ЭП КриптоПро.
Чтобы подписать документ формата PDF, следует установить расширение КриптоПро PDF, скачать его можно с официального сайта компании. Далее в программе Adobe Acrobat нужно проследовать по пути: Подписание - Вставить подпись - Поместить подпись. После этих действий пользователю будет предложено выбрать в документе область для размещения электронной подписи.
Если нужно защитить при помощи ЭП электронное письмо, лучше всего воспользоваться клиентом Microsoft Outlook. В нем нужно проследовать по пути: Файл - Параметры ЦУБ - Защита электронной почты. Откроется диалоговое окно, в котором можно настроить параметры подписи. Далее перед отправкой писем нужно будет перейти в меню «Параметры» - «Разрешение» и нажать кнопку «Подписать».
Как выглядит электронная подпись на документе?
Как выглядит электронная подпись на документе - один из часто задаваемых вопросов, который стоит рассмотреть отдельно. Дело в том, что электронная подпись является криптографическим шифром, и зафиксировать ее подлинность можно только в электронном документе. Подпись может выглядеть как:
- набор символов, обозначающий проверочный ключ;
- графическое изображение, имитирующее подпись и печать;
- набор метаданных, невидимый пользователю - невидимую подпись можно создать в Microsoft Word и других продуктах MS Office. При добавлении подобной подписи документ станет недоступен для редактирования, а в окне «Состояние» будет добавлен специальный символ, обозначающий, что документ заверен электронной подписью.
Как получить квалифицированную ЭП бесплатно?
Никак, бесплатными квалифицированными электронными подписями обеспечиваются только государственные организации.
Насколько электронная подпись равноценна подписи на бумаге?
С точки зрения закона, только квалифицированная ЭП обладает абсолютной юридической силой и является аналогом подписи на бумажном документе. Однако это не препятствие для использования неквалифицированной ЭП в электронном документообороте и в процессе электронных торгов. Контрагенты могут договориться об использовании простой или неквалифицированной ЭП, а большинству площадок, проводящих электронные торги, достаточно неквалифицированной подписи.
Можно ли физическому лицу иметь несколько электронных подписей?
Да, физлицо может создать несколько сертификатов ЭП и пользоваться ими всеми на свое усмотрение.
Когда для получения ЭЦП нужна нотариально заверенная доверенность?
Представителю юридического лица, который подает заявление, чтобы оформить электронную подпись, может понадобиться доверенность в том случае, если он не является руководителем организации. Начальнику этой организации следует выдать своему представителю заверенную нотариусом доверенность на заключение договора от имени юридического лица. Доверенность заменит копию приказа о назначении руководителя организации в пакете документов на регистрацию сертификата ЭЦП.
Сохраните статью в 2 клика:
Электронная подпись стала важным инструментом в современном документообороте, повысившим его эффективность и скорость. Также ЭП позволила упростить взаимодействия физических и юридических лиц с государственными учреждениями. Создание ЭП - несложный процесс, а преимущества электронной подписи стоят того, чтобы активно ею пользоваться.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об электронной цифровой подписи.
Сегодня вы узнаете:
- Что собой представляет ЭЦП и в каких сферах ее можно применить;
- О юридической силе подписи такого формата;
- О преимуществах, которые дает ее наличие.
ЭЦП с некоторого времени является инструментом, благодаря которому упрощается движение документации. Причем происходит это не только внутри компании, но и за ее пределами. Как стать ее обладателем, рассмотрим сегодня.
ЭЦП — что это такое простыми словами
Всем известно, что любой документ подписывает лицо, у которого есть такие полномочия. Делается это для того, чтобы придать документу юридическую силу. Благодаря современным технологиям, весь документооборот переходит в электронный вид. Причем это оказалось чрезвычайно удобным!
Что же такое ЭЦП простым языком?
ЭЦП – это аналогия обычной подписи, применяют которую чтобы придать юридическую силу документации, находящейся на электронном носителе.
Хранят ее обычно на флеш-накопителе.
Преимущества:
- Упрощает и ускоряет процесс обмена данными (когда ведется сотрудничество с зарубежными компаниями);
- Сокращение расходов, связанных с документооборотом;
- Повышение уровня безопасности для информации, носящей коммерческий характер.
Термины, связанные с ЭЦП
С этим понятием тесно связаны два других: ключ и сертификат электронной подписи .Сертификат подтверждает, что ЭП принадлежит конкретному лицу. Он бывает усиленным и обычным. Усиленный сертификат выдается либо удостоверяющим центром, либо ФСБ.
Ключ – это символы, находящиеся в последовательности. Обычно они используются парой. Первый – это сама подпись, другой подтверждает, что она подлинная. Для подписи каждого вновь создаваемого документа, формируется новый ключ.
Информация, которую получают в УЦ – это не ЭЦП, это средство, чтобы создать ее.
Немного истории
Первые ЭП стали использоваться в России в 1994 году. А закон о регулировании их применения был принят в 2002. Он был крайне расплывчатым и неоднозначно толковал терминологию. Вопрос получения подписи также в нем практически не освещался.
Начиная с 2011 года на электронный документооборот перешли государственные структуры. А все должностные лица получили ЭЦП.
В 2012 году этот процесс приобрел глобальные масштабы и благодаря этому, мы сейчас можем стать обладателями универсальных современных подписей.
Как получить электронную цифровую подпись
Рассмотрим ситуацию, при которой лицо оценило все плюсы этого инструмента и принято решение получить ЭЦП. А значит, возник вопрос: что нужно для этого сделать? Поговорим об этом более детально.
Чтобы получить электронную цифровую подпись, нужно пройти несколько важных ступеней:
- Определиться с видом подписи;
- Выбрать удостоверяющий центр;
- Заполнить заявку;
- Оплатить выставленный счет;
- Собрать необходимый пакет документации;
- Получить ЭЦП.
Теперь каждый шаг обсудим подробно.
Шаг 1. Выберите вид подписи, который максимально вам подходит.
За последний период времени увеличилось количество тех, кто хочет получить усиленную электронную подпись.Это объясняется тем, что она может подтвердить не только личность отправившего документ, но и является защищенной по максимуму. По мнению ряда экспертов, простые ЭЦП в скором времени прекратят свое существование полностью.
Представим в виде таблицы, в каких сферах применяются различные виды подписей.
| № п/п | Где применяют | Простой вид | Неквалифицированный | Квалифицированный |
| 1 | Ведение внутреннего документооборота | в небольших компаниях встречается | да | да |
| 2 | Ведение внешнего документооборота | уже редко | да | да |
| 3 | В Арбитражном Суде | да | да | да |
| 4 | При обращении к сайту Госуслуг | да | нет | да |
| 5 | В контролирующих органах | нет | нет | да |
| 6 | При проведении электронных торгов | нет | нет | да |
Шаг 2. Выбираем удостоверяющий центр.
Если ЭЦП нужно получить, чтобы сдавать отчеты, выбирайте квалифицированную, если же просто вести документооборот, то простую.
Уточним, что УЦ является юрлицом, цель работы которого – формирование и выдача ЭЦП.
Кроме этого, УЦ осуществляет следующую деятельность:
- Подтверждает, что подпись достоверна;
- При необходимости блокирует ЭЦП;
- Является посредником, если вдруг возникает конфликтная ситуация;
- Оказывает техническую поддержку;
- Предоставляет необходимое ПО клиентам.
В РФ около 100 УЦ. Лучше выбрать тот, который подходит по вашему месторасположению и возможностям. Предварительно можно уточнить, есть ли таковые в вашем городе. Сделать это просто: достаточно просмотреть информацию на официальном сайте.
Шаг 3. Оформляем заявку.
Для этого либо посещаем офис центра, либо заполняем ее в режиме онлайн. Удаленный способ позволяет избежать личного посещения УЦ, то есть сэкономить некоторое количество времени.
Как только отправка заявки будет завершена, с клиентом связывается специалист УЦ, чтобы уточнить указанные в ней данные. Ему можно задать вопросы и получить консультацию.
Шаг 4. Оплачиваем.
Оплатить услугу придется заранее. Как только заявка будет принята, все детали согласованы, клиенту выставляется счет. Стоимость может варьироваться, так как она зависит от региона, где проживает клиент, от самой компании и от того, какую ЭЦП вы хотите получить.
Причем разброс цен довольно большой – от 1500 до 8000 рублей.
Документы для ЭЦП
При сборе документов важным нюансом является следующий: ЭЦП нужна для физического лица, ЭЦП для юридического лицалибо для ИП. Поэтому характеризовать документацию будем по отдельности.
Для получения подписи физлица должны собрать следующий набор документации:
- Заполненный бланк заявления;
- Паспорт с ксерокопией;
- СНИЛС;
- Квитанцию, подтверждающую оплату счета.
Если у получателя есть доверенное лицо, подачей документов может заняться оно. Единственно, нужна доверенность на совершение таких действий.
Юрлицам нужно подготовить:
- Заполненное заявление;
- Свид-во ОГРН;
- Свид-во ИНН;
- (не просроченную);
- Паспорт с копией того лица, которое будет использовать ЭЦП;
- Квитанцию об оплате;
- СНИЛС лица, которое будет использовать ЭЦП;
- Если подпись будет использовать директор, нужно предоставить приказ, на основании которого он занимает эту должность;
- Для других сотрудников нужны доверенности, чтобы они могли использовать ЭЦП.
ИП предоставляют:
- Заполненное заявление;
- Свид-во ОГРНИП;
- Свид-во ИНН;
- Выписку из реестра предпринимателей, которой не более 6 месяцев (можно копию);
- Квитанцию, которая подтвердит оплату.
Если заявка была подана удаленно, нужные документы направляют в УЦ по почте, если лично – то вместе с заявкой.
Электронная подпись для физических лиц
Для физлиц есть 2 типа подписей: квалифицированная и неквалифицированная. Процедура получения, если сравнивать с юрлицами, гораздо проще.
Частные лица обычно используют ЭП, чтобы подписывать некоторые бумаги.
Сейчас для ее применения разработаны такие системы, как:
- Единый портал государственных услуг;
- Сеть ЕСИА, для получения различных сведений.
Для ЕСИА достаточно простого типа ЭП, а вот для портала госуслуг используется квалифицированная.
Чтобы получить ЭЦП, гражданин также обращается в УЦ, со всеми документами и заявлением. Также при себе нужно иметь флеш-накопитель, на который запишут закрытую часть ключа, известную только владельцу.
Процедура выглядит так:
- Обратиться в УЦ за сертификатом и чтобы получить ключ ЭЦП;
- Подобрать пароль;
- Заполнение бланков для получения ключей;
- Подача всех документов;
- Получение сертификата на ключи.
Электронная подпись для юридических лиц
Алгоритм получения практически не отличается от получения подписи физлицом. Точно так же выбирается УЦ, собираются все нужные документы, оплачивается выставленный счет. Единственное, не нужно забывать, что выписка из ЕГРЮЛ должна быть получена вовремя, так как процесс ее подготовки занимает около 5 дней.
Хеш-функция: зачем нужна
Хеш-функция является уникальным числом, которое получают из документа, преобразовав его с помощью алгоритма.
Она обладает повышенной чувствительностью к разного рода искажениям документа, если изменится хотя бы один знак в первоначальном документе, исказится большая часть знаков хеш-значения.
Хеш-функция устроена так, что по ее значению исходный документ восстановить невозможно, также нельзя найти 2 разных электронных документа, у которых одно и то же хеш-значение.
Для формирования ЭЦП отправитель вычисляет хеш-функцию документа и шифрует ее при помощи секретного ключа.
Говоря простыми словами, она предназначена для упрощения обмена данными между пользователями. Это ключевой инструмент по защите данных.
Подписываемый файл проходит процедуру хеширования. А получатель сможет удостовериться в подлинности документа.
Юридическая сила ЭЦП
ЭЦП обладает равной юридической силой с обычной подписью в бумажном варианте документа, в том случае если она наносилась без нарушений. Если же были выявлены отклонения, документ силы не имеет. Государство регулирует процесс использования ЭЦП Федеральным законодательством.
Срок действия ЭЦП
ЭЦП действительна в течение 12 месяцев, с того дня, когда она была получена. Как только этот срок заканчивается, ее продлевают либо получают другую.
Подведем итоги . Использование ЭЦП наибольшую выгоду приносит крупным компаниям и предприятиям. Благодаря ей удешевляется документооборот, открываются широкие горизонты для бизнеса.
Простым гражданам обладать ею также выгодно. Не нужно стоять в очередях, заказывать гос. услуги можно не выходя из дома. ЭЦП – современный, удобный и выгодный инструмент.