График отпусков на 2020 год - образец можно изучить и скачать в разделе Бланки в начале статьи. Этот документ является обязательным к составлению в целях фиксации информации о периодах ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год. Порядок и сроки оформления и утверждения графика отпусков подробно изложены в настоящей статье.
Обязательно ли составлять график отпусков
Закрепив указанную выше норму, законодатель ставил перед собой цель лишить возможности недобросовестных работодателей оспаривать период временного освобождения от работы для отдыха своих подчиненных.
График подвергается своевременному заверению, следовательно, время убытия и последовательность ухода сотрудников в отпуск, отраженные в документе, представляются неукоснительными для всех сторон. Однако при появлении споров во внимание надлежит брать такое обстоятельство: график отпусков как нормативный документ приобретает юридическую силу непосредственно с момента его утверждения директором компании.
График на следующий год: нюансы составления
Перед процедурой утверждения графика отпусков директору компании стоит учесть положения, предписанные ст. 123 ТК РФ, к которым относятся:
Вследствие того, что утверждению подлежит уже готовый документ, процедуре составления итогового графика предшествуют сбор и анализ сведений по каждому структурному подразделению, беседы с сотрудниками и пр., инициируемые, как правило, соответствующим указанием работодателя.
Включению в график подлежат следующие типы оплачиваемых отпусков:
- ежегодный (ст. 114 ТК РФ);
- дополнительный (ст. 116 ТК РФ);
- нереализованный в предыдущем периоде;
- при совмещении трудовой деятельности (ст. 286 ТК РФ).
После утверждения графика в него могут вноситься коррективы (по причине отзыва или переноса отпуска работником) или дополнительная информация (сведения о вновь принятых в текущем году сотрудниках).
Основные критерии разработки графика
При разработке графика следует учитывать следующие факторы, влияющие на определение очередности предоставления работникам отпусков:
- Пожелания сотрудников. К наиболее благоприятным условиям для отдыха в нашей стране следует относить период с июня по сентябрь включительно. За счет того, что преимущественное количество пожеланий отражает именно этот временной промежуток, ответственным лицам необходимо учитывать положения действующего законодательства, продолжительность отпусков и льготы каждого работника, а также специфику трудовой деятельности организации.
- Действующее законодательство, а именно положения, касающиеся установления трудового стажа.
- Очередность предоставления отпусков. Определение этой важной составляющей обязывает работника кадровой службы составлять перечень сотрудников, имеющих право преимущественного выбора времени отдыха. Таким категориям льготы предоставляются на основании ТК РФ и прочих нормативно-правовых актов, например закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ.
- Продолжительность отпусков. Этот показатель формируется на основе выслуги лет и особенностей трудовых функций по каждому сотруднику.
- Оптимальное распределение отпусков. Для эффективной работы компании важно отслеживать количество персонала, находящегося в отпуске одновременно. Оптимальное распределение сотрудников при разработке графика — нахождение в отпуске единовременно не более 30% от общей численности личного состава.
- Специфика трудовой деятельности и потребность в обеспечении эффективной работы компании.
Как распределять отпуск работникам, не имеющим преимущественного права выбора
При значительной численности персонала, обладающего правом выбора периода отдыха, у остальных сотрудников отсутствует возможность выбрать наиболее подходящий для себя временной интервал. В такой ситуации для данной категории «нельготников» целесообразно самостоятельно устанавливать очередность убытия, например, чередовать время отдыха летом раз в два года или предусматривать предоставление отпуска по составным отрезкам.
Оформление графика отпусков в организации: как сделать правильно
В большинстве случаев вопрос о порядке проведения мероприятий по оформлению графика отпусков закрепляется во внутренних распорядительных документах компании, например в положении о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, в инструкции по делопроизводству и пр.
В тех условиях, когда исследуемый вопрос не освещен в организационных руководящих документах предприятия, следует обращаться к трудовому законодательству и брать за основу сложившуюся практику.
Не знаете свои права?
Процедурам разработки и оформления графика отпусков должна предшествовать предварительная подготовка, которая может выполняться следующими способами:
- По причине того, что график содержит информацию о периодах нахождения в отпусках сотрудников всех структурных подразделений, то рациональнее первоначально разрабатывать графики отпусков в каждом из таких подразделений. Представленная схема актуальна для крупных предприятий. В таком порядке управляющие отделов, участков, бригад и пр. первоначально составляют графики на вверенный им трудовой коллектив.
В дальнейшем названные проектные документы направляются в кадровую службу, работники которой осуществляют их анализ и вносят поправки, поскольку начальник бригады может в полной мере не владеть обстановкой в вопросах предоставлениях отдельным категориям подчиненных сотрудников установленных законодательством льгот.
Впоследствии представленная схема разработки графика отпусков предусматривает проведение бесед с соответствующими сотрудниками и руководителями их подразделений по каждому изменению в представленных проектах. При этом не стоит ограничиваться обсуждением предполагаемых периодов отдыха исключительно с работниками, поскольку начальники при составлении проекта этого документа осуществляют планирование деятельности подразделения, а смещение временных интервалов отпусков льготников может коснуться промежутков отдыха других сотрудников и нарушить эффективность трудового процесса.
Закончив работу с каждой структурной единицей, кадровый сотрудник приступает к разработке единого графика отпусков предприятия.
- Второй способ предварительной подготовки заключается в проведении бесед со всеми сотрудниками компании. Наибольшую актуальность такой подход приобретает в организациях с небольшим количеством персонала. В том случае, если фирма включает в себя структурные подразделения, первому руководителю нецелесообразно перекладывать на себя задачу выяснения и учета пожеланий сотрудников — оптимальным вариантом будет возложить это на начальников структурных единиц. Дополнительные опросы могут проводить и работники кадровой службы, но полностью исключать начальников подразделений из процедуры составления графика отпусков нелогично, поскольку именно они отвечают за четкую организацию деятельности вверенного им отдела.
Форма графика
Изготавливать график отпусков допускается по самостоятельно разработанной руководителем компании форме или по унифицированному образцу (форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Представленные в разделе Бланки в начале статьи бланк и образец содержат графы для отражения надлежащей информации.
Обязательными реквизитами графика отпусков являются дата составления документа и подпись работодателя об утверждении. Исходя из этого, необходимость дополнительного закрепления исследуемого нормативного акта отсутствует. Однако в ряде организаций действующие системы документооборота четко регламентируют данную процедуру, предусматривая обязательное издание отдельного приказа. Как правило, целесообразность такого распорядительного документа оправдывается в случае отражения в нем каких-либо сведений, касающихся исполнения графика, например закрепление ответственных лиц, на которых возлагается контроль за его соблюдением.
Когда должен быть утвержден график отпусков на очередной год: в какой срок, не позднее чем за какой период
С учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такового) график отпусков должен быть утвержден не позднее 2 недель до начала календарного года. То есть график отпусков на 2020 год должен быть закреплен не позднее 16.12.2019 года.
Как утверждается и подписывается ежегодный график отпусков работников. Утверждение приказом руководителя и другими способами
После соблюдения всех необходимых процедур готовый график отпусков подлежит утверждению первым руководителем организации или другим сотрудником, на которого такое право возложено на основании соответствующего приказа или доверенности.
Способы утверждения графика отпусков руководителем организации:
- утверждающая резолюция на самом графике (фактическое проставление утверждающей подписи и дополнительные распоряжения руководителя относительно исполнения графика отпусков);
- издание приказа (характерно для крупных предприятий; наряду с утверждением графика издается дополнительный приказ организации, в котором отражается закрепление ответственных исполнителей документа, выделение денежных средств на отпуска и пр.).
В таком случае важно учитывать, что дата издания распорядительного документа, как и дата утверждения, должна укладываться во временные ограничения, установленные ст. 123 ТК РФ. При этом действующим законодательством проставление печати, заверяющей подпись работодателя на графике, не зафиксировано.
Образец заполнения графика отпусков на 2020 год можно скачать по ссылке ниже.
Часто встречающиеся ошибки
Из наиболее распространенных просчетов при составлении графика отпусков можно выделить:
- Отсутствие графика как такового, то есть предоставление времени отдыха исключительно по заявлению работников без составления и утверждения графика отпусков (утвержденный график отпусков — обязательный документ в любой организации).
- Нарушение сроков утверждения графика (позднее чем за 2 недели до начала календарного года, в противоречие ст. 123 ТК РФ).
- Несвоевременное извещение о начале отпуска и невыплата (просрочка выплаты) отпускных (в случае пропуска срока уведомления о начале отпуска или невыплате отпускных руководитель обязан перенести время отдыха работника по его заявлению на другой период, как того требует ст. 124 ТК РФ).
- Игнорирование требования ч. 1 ст. 125 ТК РФ, согласно которой при дроблении отпуска хотя бы одна его часть не может быть менее 14 дней.
- Отсутствие при составлении графика учета пожеланий работников, а также несоблюдение прав некоторых категорий сотрудников, обладающих преференциями в виде возможности выбора любого времени отпуска и т. д.
Подобные нарушения закона подпадают под действие ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 до 50 тыс.руб для юрлиц), а также могут повлечь подачу работником жалобы с перспективой судебного разбирательства. В свою очередь, судебный порядок разрешения трудовых споров предполагает затребование от работодателя соответствующей документации. В случае с отпусками таковой является график отпусков, расписки сотрудников, подтверждающие своевременное оповещение их о начале отдыха, заявления работников и т. д.
В этой связи при приеме от начальников структурных единиц проектов графиков отпусков следует обезопасить себя тем, чтобы пожелания сотрудников были оформлены в письменном виде и подтверждены подписями. Если по каким-либо причинам мнения работников не учтены, то необходимо потребовать от них письменное подтверждение того, что они не имеют возражений по предложенным им периодам для отдыха, например на этапе ознакомления с утвержденным графиком. Кроме того, в крупных организациях целесообразно назначить отдельного специалиста ответственным за составление графика отпусков и контроль за соблюдением норм закона этой сферы.
Возможно ли внесение корректировок в составленный график
Внесение любых корректировок в график отпусков возможно лишь при согласии на это каждой из сторон.
Используя при разработке итогового документа унифицированную форму № Т-7, важно учитывать, что фиксация переносов времени отдыха в утвержденном календарном году должна выполняться в графах 7-9. Однако, если переносы отпусков производятся на основании ч. 3 ст. 124 ТК РФ (когда при согласии работника возможен перенос отпуска на следующий рабочий год) и ч. 2 ст. 125 ТК РФ (отзыв работника), отметки об этом делаются в графе 10.
По кругу лиц, устроенных на работу после процедуры согласования и утверждения итогового документа на текущий год, практикой определено 2 способа внесения изменений:
- поправки в действующий график (на основании соответствующих приказов руководителя организации);
- разработка и утверждение приложения, приобщаемого к первоначальному графику.
Разработка и утверждение графика отпусков — обязательные процедуры в любой организации. Относительно издания и своевременного утверждения графика отпусков ТК РФ строго закрепляет данную обязанность руководителя в ст. 123 ТК РФ.
За нарушения предписанных норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно ч. 1 указанной статьи представленные нарушения влекут предупреждение или наложение штрафа на работодателя, ведущего трудовую деятельность без оформления юридического лица в размере от 1 000 до 5 000 руб., а на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель принимает во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:
- женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
- почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- пострадавшие из-за Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Форма графика
Что отражать в графике
В шаблоне графика отпусков на 2020 год в Excel обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Правила оформления
Инструкция, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год:
Шаг 1. Собрать пожелания работников.
Шаг 2. Последовательно заполнить все ячейки бланка.
Шаг 3. Составить приказ и ознакомить с ним коллектив.
Внесение изменений и отмена
Составленный образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7 — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса. Вот как это выглядит в образце.
Изменения вносятся в случае:
- временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
- отзыва из него;
- если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации.
Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.
Знакомить ли с документом персонал
Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.
Срок хранения
П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть план отдыха на 2020 необходимо утвердить в 2020, а хранить до 01.01.2021.
За две недели до нового года утвердите график отпусков на 2018 год. В статье можно бесплатно скачать образец заполнения графика отпусков в Excel и подробные рекомендации.
График отпусков на 2018 год (скачать образец заполнения в Excel и Word)
Чтобы график отпусков образец заполнения 2018 скачать бесплатно в Excel, пройдите по ссылке
Когда утвердить график отпусков на 2018 год
Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют в графике. Его составляют на один календарный год. Руководитель утверждает график не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков на 2018 год нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 года, поскольку 17 декабря - воскресенье.
Не составлять график или оформлять его более поздней датой рискованно. Трудинспекция вправе выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц – от 1000 до 5000 руб. ();
- для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
На то, чтобы привлечь к ответственности виновных, у чиновников есть год - до 15 декабря 2018 года, так как нарушение не длящееся (постановление Президиума ВАС РФ от 3 июня 2014 г. № 1487/14).
На каком бланке оформить график отпусков на 2018 год
График отпусков на 2018 год, можно составить по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Можно разработать и собственную форму графика. Отразите в ней все обязательные для первички реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Чьи пожелания обязательно учитывать в графике
При составлении графика учитывают специфику деятельности компании и пожелания сотрудников на отпуск. Для этого у них запрашивают информацию о том, когда они планируют отдых в следующем календарном году. Сведения собирают по подразделениям компании. Их учитывают при составлении общего графика отпусков.
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ);
- совместители (ст. 286 Трудового кодекса РФ);
- работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ);
- мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
- супруги военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76 ФЗ);
- граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 № 2 ФЗ);
- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244 1);
- почетные доноры (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. № 5142 1).
Ниже смотрите образец графика отпусков на 2018 год.
График отпусков образец заполнения - 2018
Как составить график отпусков, если работники хотят отдыхать одновременно
Если сотрудники со схожими обязанностями хотят взять отпуск в 2018 году в одно и то же время, ситуацию легко разрешить.
Почему не стоит идти на поводу у работников
Если отпускать всех одновременно, нарушится нормальная работа компании. При этом право на отпуск в удобное для себя время имеют лишь определенные категории работников. Скажем, беременные женщины непосредственно перед декретом.
Как определить, кого пускать в отпуск в желаемое время
Сначала определите, кто из сотрудников имеет право на отпуск в любое время. Выясните у остальных работников, почему он хотят в отпуск именно в это время. Возможно, причина серьезная. В итоге останутся работники, которым хочется вывезти ребенка на каникулах на море или побыть на даче, пока тепло. Отпуск таких сотрудников можно отложить на другое время.
На будущее можно разработать четкие правила о том, кто имеет преимущественное право на отпуск в ситуации, когда сами сотрудники не могут договориться между собой. Выбранный порядок можно установить в приказе, Положении об отпусках или в другом внутреннем документе.
В графике не совпадают плановые и фактические отпуска
С согласия руководителя сотрудники часто идут отдыхать в отпуск не в то время, какое запланировали в графике отпусков. На этот случай в типовой форме № Т-7 есть специальные столбцы для новых дат отдыха.
Что грозит, если график отпусков не менять
Часто график отпусков составляют и на весь год забывают о нем. Тогда есть риск, что график с неактуальной информацией трудовые инспекторы посчитают нарушением трудового законодательства. А за это установлен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Что предпринять, если работники идут в отпуск не по графику
Чтобы избежать спора, безопаснее вносить в график все изменения. И даже если компания ведет его по своей форме, лучше оставить в ней столбцы для актуальных дат отдыха . Не только из-за возможных претензий, но и потому, что этот документ нужен самому работодателю. Он позволяет спланировать время работы. Кроме того, график с отметками о реальном отпуске может пригодиться в качестве дополнительного доказательства, если возникнет спор с работником о количестве отгулянных дней.
Если трудинспекторы все же обнаружили, что в графике отмечены не все переносы, можете привести в защиту компании такой аргумент. График отпусков обязателен как для работника, так и для компании. Утвердить его надо не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). Это все требования к графику, которые есть в Трудовом кодексе РФ. В нем нет условия о том, что работодатель обязан вносить в него изменения.
Как нас заверили в Роструде, инспекторы на проверке оценивают в совокупности все документы, связанные с переносом отпуска: заявление, приказ, график, личную карточку сотрудника. Поэтому если неактуальный график будет единственным неправильно составленным документом, то проверяющие ограничатся предписанием. И только при совокупности разных трудовых нарушений будет штраф.
Заявление на отпуск - готовые шаблоны для разных случаев
Разберем четыре ситуации, в которых перед уходом в отпуск от работника нужно заявление.
Отпуск не по графику
С работников, которые отдыхают по графику, можно не брать заявления. Но лучше их собирать, чтобы не оформлять уведомления о начале отпуска. Для тех, кто отдыхает не по графику, заявление и так обязательно.
Просите работников приводить в заявлении весь период отпуска. Так сразу видна продолжительность отпуска и понятно, когда человека
Образец 1. Работник идет в обычный отпуск
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от старшего экономиста
(должность работника)
А.П. Семенова
(Ф.И.О. работника)
Прошу предоставить мне отпуск на период с «23 » мая 2018 г. по «20 » июня 2018 г.
«5 » мая 2018 г. Семенов (Семенов А. П.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«5 » мая 2018 г. Петров (Петров О. В.)
К ежегодному отпуску присоединяются отгулы
Сотрудник может присоединить к отпуску отгулы. К заявлению пусть приложит документы, которые подтверждают его право на дополнительные выходные .
Удобнее сделать отдельный шаблон для сотрудников, которые хотят присоединить к отпуску отгулы. Например, за дни сдачи крови или работу в выходные.
Образец 2. Сотрудник присоединяет к отпуску отгулы
Генеральному директору
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от старшего экономиста
(должность работника)
Е.С. Титовой
(Ф.И.О. работника)
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на период с «30 » мая 2018 г. по «27 » июня 2018 г.
Прошу присоединить к отпуску два дополнительных оплачиваемых дня отдыха (28 и 29 июня), положенные мне за дни сдачи крови
Основание:
справки по форме № 402/у от 10.11.2017 № 112615 и от 27.04.2018 № 34334, выданные Московской станцией переливания крови.
«11 » мая 2018 г. Титова (Титова Е. С.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«11 » мая 2018 г. Карпов (Карпов И. С.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)
Ежегодный отпуск перед декретным
Беременные сотрудницы имеют право на отпуск . Или сразу после него. Когда отпуск по графику и успела ли она отработать в компании шесть месяцев, не важно.
Сотрудница должна приложить к заявлению копию справки о беременности. Иначе в отпуске вне графика можно отказать.
Образец 3. Работница просит отпуск перед декретом
Генеральному директору
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от методиста
(должность работника)
Л.В. Зябликовой
(Ф.И.О. работника)
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск
перед отпуском по беременности и родам (после отпуска по беременности и родам)
(нужное подчеркнуть)
с «4 » июня 2018 г. по «2 » июля 2018 г.
Основание - статья 260 ТК РФ.
Приложение: копия медицинского заключения.
«18 » мая 2018 г. Зябликова (Зябликова Л. В.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«18 » мая 2018 г. Голиков (Голиков С. С.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)
Вместо отпуска работник берет компенсацию
Сотрудник в любое время может попросить заменить деньгами дополнительный отпуск. То есть ту часть отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году.
Обычные отпуск, который сотрудник не успел отгулять за прошлые годы, заменять деньгами опасно. За это могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Образец 4. Сотрудник хочет заменить часть отпуска денежной компенсацией
Генеральному директору
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от старшего эксперта
(должность работника)
П.А. Волкова
(Ф.И.О. работника)
Заявление
Прошу заменить денежной компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Она составляет: три календарных дня.
«18 » мая 2018 г. Волков (Волков П. А.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«18 » мая 2018 г. Глебова (Глебова А. Ю.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)
Дорогой коллега, а вы знаете, что ВТБ Банк позволяет юрлицам проводить операции прямо из бухгалтерской программы и оплачивать платежки до 23:00?
Откройте счет на специальных условиях - закажите звонок прямо сейчас!
Кадровики ежегодно должны составлять график отпусков. На 2020 год его надо составлять по новым правилам. Образец документа можно скачать в нашем материале.
Из статьи вы узнаете:
Как составить график отпусков на 2020 год
Трудовое законодательство обязывает работодателя раз в год составлять график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Такой документ описывает очередность отдыха персонала. В него включаются все работники компании, начиная от директора и заканчивая уборщицей.
В зависимости от размеров бизнеса разработка графика может осуществляться или отдельно по подразделениям, или в целом по организации. Трудовой кодекс не обязывает работодателя учитывать мнение персонала относительно дат отдыха. Однако учет мнения работников снижает риск внутренних коллективных конфликтов. При разработке необходимо учитывать следующие особенности:
- график отпусков обязателен не только для работодателя, но и для работника;
- ряд категорий работников могут отдыхать в удобное для них время;
- форма должна быть утверждена за 2 недели до нового года.
В крупных компаниях разработка документа ложится на плечи руководителей структурных подразделений. Подготовленный проект передается в отдел персонала , где он включается в общий график отпусков на 2020 год. Утвержденный проект подписывается директором. Каждый сотрудник организации должен быть ознакомлен с формой под роспись.
Обратите внимание, что отдых сотрудника может быть разделен на части (ст. 125 ТК РФ). Подавляющее большинство трудящихся могут рассчитывать на каникулы стандартной продолжительности, равной 28 к.д. Редко, какие организации отпускают сотрудников на весь период. Кодекс позволяет делить его на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 2-х недель.
В конце 2019 года работодатели будут подготавливать график отпусков на 2020 год (бланк возможно скачать бесплатно в дополнительных материалах к статье). Работы по его разработке и утверждению должны быть окончены к 17 декабря 2019 г. Так же до этой даты документ необходимо довести до сведения персонала. Главное – не пропустить указанную дату. А вот если закончить такую работу раньше, ошибкой это не будет.
Умный график отпусков на 2020 год
Чтобы избавить вас от рутинной работы, мы подготовили шаблон "умного" графика с автоматическим заполнением и подсчетом остатков дней. Вы можете скачать его и использовать в работе.
Как в графике отпусков учесть праздники 2020 года
Очередные каникулы предоставляются в календарных днях. Это означает, что в них входят и выходные. Однако такое положение не распространяется на праздники. По общему правилу период отпуска продлевается на число праздничных дней , в него попадающих (ст. 120 ТК РФ). Это необходимо учитывать и при заполнении графика на 2020 г.
Когда в образце указываются конкретные даты отдыха, необходимо верно их рассчитывать. Если же обозначен лишь месяц предоставления, то необходимость в расчете отпадает. Например, сотрудник собирается отдохнуть 2 недели, начиная с 2 марта 2020 г. В период отдыха попадает один выходной праздничный день 8-е марта. Поэтому предоставляемый отпуск с 2 марта закончится 16 марта (14 к.д. плюс 1 праздничный).
В случае, когда сотруднику нужны конкретные даты с 02.03 по 15.03, расчетное число отпускных дней составит 13 к.д. Предоставить каникулы в таком объеме также возможно. Но при этом стоит помнить о том, что согласно ст. 125 ТК РФ одна из частей не должна быть меньше 14 к.д. Поэтому вторую часть отпуска нужно предоставить не менее чем на указанное количество дней.
Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете подготовиться к новым форматам проверок ГИТ, Роскомнадазора и Прокуратуры, оформлять документы в соответствии с новыми требованиями Роструда, увольнять сотрудников без претензий и судебных споров и многое другое.
Как соблюдать очередность
Право воспользоваться отпуском у работника возникает спустя 6 месяцев работы. До истечения этого периода взять дни могут следующие сотрудники:
- несовершеннолетние;
- женщины непосредственно до или после декрета;
- лица, усыновившие малыша в возрасте до 3-х месяцев;
- в иных случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
Существуют такие категории персонала, которые вправе уйти на каникулы в любое для них удобное время и могут не подчиняться утвержденному компанией графику. С ними необходимо в первую очередь согласовывать даты. Это позволит снизить процент переносов. Однако даже такая процедура не дает 100% гарантии. Работник может передумать в любой момент, и факт его ознакомления не может служить препятствием переноса.
Итак, воспользоваться правом на ежегодный отпуск в любое удобное время могут:
- Подростки до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
- Женщины непосредственно перед декретом или сразу после него (ст. 260 ТК РФ).
- Мамочки по завершении декрета (ст. 260 ТК РФ).
- Супруг в период, когда его супруга находится в декрете (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
- Почетные доноры РФ (п. 1 ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ).
- Супруги военных во время отпуска мужа или жены (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).
- Многодетные родители, у которых не менее трех детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
- Один из родителей, попечителей или опекунов ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
- Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или местности, приравненной к ним, и ему нужно сопровождать ребенка при поступлении в учебное заведение (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).
- Сотрудник, если имел место отзыв из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
- Работники, пострадавшие при чернобыльской катастрофе (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).
Остальной персонал обладает равными правами и может быть отправлен на отдых в произвольном порядке, с учетом потребностей компании.
Заполнение формы Т-7 не представляет затруднений. При утверждении очередности заполняются графы с 1 по 6. В остальные данные вносятся в течение года.
Обратите внимание, что при разделении отпуска на части на одного работника необходимо выделить столько строк, на сколько частей предполагается его разделение.
Документ подписывает руководитель службы персонала и утверждает директор. Печать не ставится.
График отпусков на 2020 год: скачать бесплатно excel
Наиболее удобно вести этот документ в табличной форме Еxcel. Далее вы можете бесплатно скачать бланк унифицированной формы Т-7.
Когда утвердить график отпусков на 2020 год
Как мы уже писали выше форму Т-7 необходимо разработать и утвердить еще до начала года, на который он разработан. В этом году крайней датой является 17 декабря. Но мы советуем сделать это немного раньше во избежание форс-мажорных ситуаций.
Гриф “УТВЕРЖДАЮ” уже содержится на бланке, поэтому разрабатывать отдельный приказ нет никакой необходимости. Однако в приказе руководитель может установить ответственных за соблюдение процедуры и описать необходимые сроки завершения работ, таким образом доводя до сведения работников необходимую информацию.
Как вносить исправления в график отпусков 2020
Редко какой год обходится без корректировки утвержденного графика. Внести изменения возможно на основании заявления работника, трудового договора вновь принятого сотрудника, не включенного в Т-7 на 2020 г. или приказа руководителя.
Перенос сроков отпуска возможен только по договоренности между сторонами. Оформление вносимых изменений производится на основании положений локальных нормативных актов работодателя.
В зависимости от основания изменений меняется и способ их внесения. Если в компанию принят новый сотрудник уже после утверждения графика, то даты его отдыха просто добавляются в форму. Если произошел перенос дат, то по окончании отдыха кадровику необходимо заполнить графы 7-9.
Как хранить график отпусков на 2020
Срок хранения графика отпусков составляет 1 год с момента окончание его действия (п. 8.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Таким образом, документ, разработанный на 2020 г., должен храниться весь 2021. А уничтожить его можно после 1 января 2022 г.
Несоблюдение сроков хранения может привести к наложению административной ответственности в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ.
3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в , либо в .
5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.
6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.
Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)
Этап шестой. Убытие в отпуск
Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:
3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.
5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.
Этап седьмой. Перенос отпуска
При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:
1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.
2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).
Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).
3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.
Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2020-м, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.
Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.
Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.
А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.