Jelenleg aktív fejlesztés folyik szoftveres megoldások az informatikai technológiák területén. Az emberi tevékenység különböző területein, valamint a feldolgozóiparban, a kisvállalkozásokban, az oktatásban és más, hasonlóan fontos iparágakban használják őket. Ezzel párhuzamosan mindenhol rengeteg papíralapú dokumentációt használnak fel.
Napjainkban sok vállalkozás szeretné elhagyni a papíralapú dokumentumokat, és áthelyezni vállalkozását elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe. Hihetetlenül kényelmes és praktikus.
Természetesen a dokumentációk lefordításának szükségességével elektronikus rendszer vannak olyan cégek, amelyek ilyen irányú szoftvertermékeket fejlesztenek. És néha ugyanazok a termékek egyszerűen sokkolják azokat, akik meg akarják vásárolni őket a költségekkel. Néhány embernek köszönhetően azonban, akik nem öncélúan dolgoznak, az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez ingyen találhat programokat.
Ma már két ilyen termék különböztethető meg: az Alfresco és a NauDoc.
A NauDoc egy olyan termék, amelyet az irodai munka, a különféle üzleti folyamatok és a munkafolyamatok automatizálására terveztek. Ezt a programot a NAUMEN fejlesztette ki. A bemutatott program lehetővé teszi a dokumentumok feldolgozási eljárásának irányítását, valamint a végrehajtási fegyelem ellenőrzését, a rábízott feladatok teljesítése során elért eredmények hatására.
A NauDoc lehetővé teszi a különböző hozzáférési jogokkal rendelkező dokumentumok tárolásának megszervezését a szerepek alapján. Ez lehetővé teszi, hogy egy adott cég alkalmazottai bármikor megtekinthessék a dokumentációt, még akkor is, ha abban a pillanatban az érte felelős személy valamilyen okból hiányzik a munkahelyéről.
Ez a program rendelkezik egy regisztrációs naplóval, ahol nyomon követheti a dokumentumok és másolataik vállalkozáson belüli mozgását.
Az ellenőrzés lehetőségének jelenléte a NauDoc-ban lehetővé teszi, hogy közvetlenül a rendszerben feladatokat adjon munkatársainak, figyelemmel kísérje azok végrehajtását, figyelemmel kísérje a határidőket, dokumentumokat küldjön jóváhagyásra, majd a már egyeztetett dokumentumokat elküldje a rendszer többi felhasználójának. A program lehetővé teszi, hogy automatikus módban útvonalakat állítson be bizonyos típusú dokumentumokhoz.
Abszolút minden művelet a rendszerben a webes felületen keresztül történik. Ez lehetővé teszi, hogy a bolygó bármely sarkában bejelentkezzen a rendszerbe. Így a szervezeten belül egyetlen információs tér működik, és nem mindegy, hol találhatók a képviseleti irodái, fióktelepei.
A rendszer technológiai jellemzői a következők:
- A 100%-os webes felület lehetővé teszi a rendszerhez való csatlakozást bárhonnan;
— Az ABBYY Fine Reader Scripting Edition szkenneléshez és szövegfelismeréshez szükséges szoftver be van építve a rendszerbe;
- a rendszer úgy van konfigurálva, hogy a felhasználók engedélyezése és hitelesítése külső címtárszolgáltatásban is végrehajtható legyen;
— a rendszer rendelkezik egy modullal a munkavégzéshez digitális aláírás. A felhasználók bármely olyan titkosítási szolgáltató digitális aláírását használhatják, amely támogatja a Microsoft CryptoAPI felületet.
A NauDoc rendszer képességei a következők:
- könnyű munkavégzés a szervezeti és adminisztratív irányú dokumentumokkal. Minden elektronikus dokumentum meghatározott sablonok alapján készül. A dokumentum létrehozásakor a felhasználónak csak a dokumentum-nyilvántartási kártyán kell megadnia az adatok értékét. Ezek az értékek automatikusan hozzáadódnak a dokumentum szövegéhez. Ha szükséges, a felhasználó módosíthatja a sablon szövegét.
Minden dokumentumtípushoz hozzá lehet rendelni egy meghatározott részletkészletet. Ehhez a felhasználónak rendelkeznie kell a „technológus” jogaival.
A dokumentum létrehozása után jóváhagyásra elküldik azoknak az alkalmazottaknak, akik felelősek ezért a funkcióért a vállalkozásban. A jóváhagyási folyamat teljes mértékben elmentésre kerül a rendszerben. Az ütemezett határidők automatikus ellenőrzése, a szükséges munkatársak értesítése, valamint a jóváhagyási folyamatról értesítés érkezik.
Az egyes dokumentumokkal való munka során a rendszer automatikusan regisztrációs számot rendel hozzá.
- folyamatmenedzsment. A NauDoc rendszer lehetővé teszi a munkafolyamat automatizálását, amely a vezetői és termelési folyamatok vállalkozások. Minden folyamat külön-külön konfigurálható a rendszerben, vagyis egy adott folyamathoz hozzá van rendelve a saját képviselete a rendszeren belül, az érte felelős személyek, valamint ütemezett határidők. A program olyan jelentéskészítő eszközökkel rendelkezik, amelyek lehetővé teszik a folyamat egyes szakaszainak ellenőrzését, és az ütemezett határidők esetleges elmulasztása esetén az incidens tettesének meghatározását. Az adatok összegyűjtése után elemezheti a folyamatot, és elvégezheti a szükséges változtatásokat.
- a dokumentumok felelős tisztviselők általi jóváhagyásának eljárása. A dokumentum elkészítése után a szervezeten belül elfogadott eljárástól függően egy körnek elküldik jóváhagyásra. A dokumentummal végzett kollektív munka esetén minden eljárást a dokumentum ugyanazon példányára hajtanak végre. A jóváhagyásért felelős személyek hozzáférhetnek a dokumentumhoz. Bármikor készíthet jóváhagyási jegyzőkönyvet, amelyre felkerül a jóváhagyó neve, beosztása, és azonnal megjelenik az eljárás pontos időpontja.
- a papír és elektronikus dokumentumok rendszerben történő rögzítésének lehetősége. Az automatikus naplózás a munka egy bizonyos szakaszában történik. Különösen a papíralapú dokumentumokhoz biztosít a rendszer elektronikus kártyát, amely képes a dokumentum grafikus képét csatolni, amelyet a dokumentum szkennelésével lehet megszerezni.
- dokumentumok gyors keresése tartalom és részletek alapján. A program lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja szükséges dokumentumot adatok megadásával, azaz által rövid leírás vagy regisztrációs számot. A rendszer lehetővé teszi a keresést a csatolt fájlok tartalma, valamint maguk a dokumentumok alapján.
- levelezés (bejövő és kimenő) kezelése. A rendszer lehetőséget ad arra, hogy a cég levelezőszerverén keresztül dolgozzunk a cég levelezésével. A rendszeren áthaladó levelek normál dokumentumként kerülnek feldolgozásra.
A bejövő levelezés közvetlenül a titkárhoz kerül. A leveleket bejegyzi a bejövő levelezés naplójába. A dokumentum automatikusan regisztrációs számot kap. Ezután elküldik a cég vezetőjének, majd elolvasása után megfontolásra vagy végrehajtásra elküldik az alkalmazottaknak.
A kimenő dokumentáció a szervezet által elfogadott sablon alapján jön létre. A dokumentumot elküldik a vezetőnek, aki jóváhagyja azt.
A jóváhagyási eljárás után a dokumentum a titkárhoz kerül, aki bejegyzi a megfelelő naplóba. Ezt a levelet követően a titkár elküldi a kívánt e-mail címre. Minden levelezés automatikusan eltárolódik a rendszerben, és bármikor mindenki megtalálhatja, amire szüksége van.
- céges webportál és a cég weboldalának elkészítésének képessége. A NauDoc rendszer lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy weboldalakat hozzanak létre és tartalmakat helyezzenek el azokon. Ebben az esetben a tartalom a NauDoc-ban létrehozott dokumentumok, képek és bármely más objektum.
A rendszer beépített WISYWIG-szerkesztővel rendelkezik, amely lehetővé teszi az oldalak szerkesztését és könnyen kezelhető. Szintén itt kezelheti a hírek, szavazások és kérdőívek közzétételét.
Ha szükséges, módosíthatja az oldalak kialakítását. A webhely különböző részeihez való hozzáférés lehetővé teszi a dokumentumok összehangolását, mielőtt közzéteszik őket az oldalon. Ma két NauDoc kiadás létezik: Free és Enterprise.
Nézzük meg a második ingyenes elektronikus dokumentumkezelő rendszert, az Alfresco-t. Ezt a rendszert széles körben használják nyugati cégek a dokumentációhoz elektronikus formábanés különféle projektek menedzselése. A szolgáltatás népszerűsége a kód nyitottságával magyarázható (Open Source), miközben a program stabilan működik, és különböző méretű projektekhez használható.
A bemutatott program stabilitásában nincs semmi meglepő, hiszen a rendszer alapítója a Documentum futtatásáról ismert John Newton.
Ez a cég piacvezető az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek területén nagyvállalatok. Ezt a rendszert számos vállalat sikeresen használja. A rendszer abban különbözik, hogy bármilyen platformon és sokféle adatbázissal működik.
Az Alfresco könnyedén megbirkózik a tárolt dokumentumok bármilyen terhelésével, ahol a felhasználók száma meghaladja a több tízezret.
A bemutatott rendszer Oroszországban kevéssé ismert, mivel a közelmúltig senki sem tudott professzionális szolgáltatásokat nyújtani az Alfresco rendszer használatához szükséges támogatás és képzés megszervezéséhez.
Az Alfresco előnyei közé tartozik a webes hozzáférhetőség. A rendszer nem igényel további szoftverek telepítését a vállalkozások számítógépére, így nincs szükség a kliens szoftver frissítésére. A rendszerben akár mobil eszközökről is dolgozhat, bárhol a világon. Az Alfresco a legfejlettebb és legmodernebb webes felülettel rendelkezik.
Ezt érdemes beleszólni utóbbi évek mind az amerikai, mind az európai elektronikus dokumentumkezelő rendszerek már nem fordítottak különös figyelmet a webes felületre.
A támogatás csak a dokumentációhoz való távoli hozzáféréshez biztosított. Ez annak a következménye volt, hogy az emberek hozzászoktak a dokumentumok irodai alkalmazásokkal történő szerkesztéséhez.
Hogyan lehet tehát megoldani azt a problémát, hogy szabványos mappákkal és fájlokkal kell dolgozni, annak ellenére, hogy nincs útválasztásuk, nem támogatják a szükséges verziót, nincs hozzáférés stb.?
A megoldást kifejlesztették, és régóta használják az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben.
Képzeljük el az asztalunkat. Itt például két mappa van. Az egyiket "megfontolandó dokumentumoknak", a másodikat - " vállalati dokumentumok". Megnyitjuk az elsőt, és bizonyos számú dokumentumot látunk. Az ebben a mappában található dokumentumok mérlegelésre és döntésre szolgálnak. Egy ilyen dokumentum a szokásos MS Word-ben nyílik meg. Kiderül, hogy nemcsak a dokumentum elolvasására van lehetősége, hanem a dokumentum bármely verziójának megnyitására, a megjegyzések elolvasására, döntések meghozatalára, elküldésére. ez a dokumentum azoknak, akiknek szükségük van rá, közvetlenül végrehajtva a fenti műveleteket közvetlenül a Wordben vagy más irodai alkalmazásban.
Ezenkívül a felhasználó itt látja a bejövő és kimenő feladatokat.
Ha új szerződést kell létrehoznia, majd el kell küldenie jóváhagyásra, akkor nincs gond. Mindez megtehető MS Word-ben, létrehozhat egy dokumentumot, és elküldheti a megadott szabványos útvonalra. A dokumentumot egyszerűen átmásolhatja a "vállalati dokumentumok" mappába, és az automatikusan a kívánt útvonalra kerül.
Természetesen senki sem fogja megtagadni a webes felületet. A webes felület a feladatok szélesebb körének elvégzését teszi lehetővé.
Ez a módszer kényelmes utazásokon, üzleti utakon, gyors hozzáférést biztosít mobileszközökről, valamint képes dokumentumokkal és jelentésekkel közös feladatokat végrehajtani.
Az Alfresco rendszer két fő változatban jelenik meg: Enterprise Edition és Community Edition. A közösségi kiadás ingyenesen letölthető, és bármely vállalkozás használhatja. Érdemes megjegyezni, hogy ezt a verziót kizárólag a rendszerközösség tagjai támogatják. Ennek ellenére az Alfresco Community a rendszer legelterjedtebb változata az európai országokban.
A rendszert csekély számú résztvevő tudja használni, valamint könnyedén ki tudja szolgálni több mint tízezer felhasználót. A rendszer beépített PostgreSQL és MySQL adatbázisokkal működik.
) NauDoc - minőségileg javítja a vezetők és minden szintű tantárgyi szakember dokumentumaival való munka folyamatát, csökkenti a dokumentumokkal való rutinmunka idejét, más szóval a munkafolyamat automatizálását a vállalatban
A NAUDOC a NAUMEN által kifejlesztett szoftvertermék az irodai munka, a munkafolyamatok és az üzleti folyamatok automatizálására. A NAUDOC lehetővé teszi a dokumentumok feldolgozásának kezelését és a teljesítményfegyelem szabályozását, átfogó tájékoztatást kapva a feladatok előrehaladásáról.
A NauDoc elektronikus dokumentumkezelő rendszer optimálisan alkalmas közép- és kisvállalkozások, menedzsment cégek, tervező szervezetek, holding struktúrák alosztályaihoz, valamint az alosztályokkal szembeni munkafolyamat automatizálásának konkrét feladatainak megoldásához nagy cégek(az ISO 9001:2000 követelményeinek megfelelő hatósági dokumentációval történő munkavégzés biztosítása, a munkavállalók és a személyzeti szolgálat közötti interakció stb.).
A NAUDOC használatával lehetőség nyílik a szerepkörök szerinti hozzáférési jogosultságokkal rendelkező dokumentumok egyetlen tárházának megszervezésére, amely lehetővé teszi a dolgozók számára, hogy bármikor hozzáférjenek a dokumentumokhoz. amint lehetséges megtalálja az összes szükséges információt, függetlenül attól, hogy a dokumentum tulajdonosa ott van-e a munkahelyen. A regisztrációs naplók lehetővé teszik a bejövő, belső és kimenő papírok regisztrálását, nyomon követve a papíralapú dokumentummásolatok mozgását a vállalkozáson belül.
A NAUDOC teljesítményfegyelem-ellenőrzései lehetővé teszik a rendszerben dolgozók feladatainak kiosztását, azok végrehajtásának ellenőrzését, a határidők nyomon követését, a papírok jóváhagyásra való elküldését, valamint a jóváhagyott papírok elküldését a rendszer többi felhasználója számára. Beállítás életciklus dokumentumkategóriák esetén lehetővé teszi a dokumentumok mozgatásának tipikus útvonalainak meghatározását, azok automatikus útválasztásának konfigurálását és a feladatok kiosztását.
Minden dokumentummal és feladattal kapcsolatos művelet egy webes felületen keresztül történik, amely a világ bármely pontjáról csatlakozik a rendszerhez, így egyetlen információs teret hoz létre a szervezet számára, beleértve a távoli fiókokat és a mobil dolgozókat is.
A NauDoc elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatának előnyei:
A dokumentumok tisztviselők általi jóváhagyására vonatkozó eljárás egyszerűsítése
- A dokumentum létrehozása után a munkavállaló jóváhagyásra elküldi azt egy bizonyos körnek, a szervezetben elfogadott dokumentum-jóváhagyási eljárásnak megfelelően.
- Kollektív munka során minden művelet a dokumentum egyetlen példányán történik. A dokumentumot jóváhagyó NauDoc-felhasználók munka közben hozzáférnek ahhoz.
- Bármely szakaszban elkészíthető jóváhagyási jelentés (a jóváhagyó nevének és beosztásának feltüntetésével, valamint a dokumentum jóváhagyásának pontos időpontjával).
Lehetőség elektronikus és papíralapú dokumentumok regisztrálására a rendszerben
- Egy dokumentum regisztrációja a regisztrációs naplóban automatikusan megtörténik a dokumentummal való munka egy bizonyos szakaszában.
- A papíralapú dokumentumokhoz egy speciális elektronikus kártya készül a rendszerben, amelyhez a dokumentum szkennelt másolata csatolható.
A dokumentumok keresésének felgyorsítása részletek és tartalom alapján
- A NauDoc rendszer lehetővé teszi, hogy egy adott attribútum (például regisztrációs szám vagy rövid leírás) alapján azonnal megtalálja az összes dokumentumot.
A szervezeti és adminisztratív dokumentumokkal végzett munka egyszerűsítése
- A felhasználó létrehoz egy dokumentumot a NauDoc rendszerben, egy előre meghatározott sablon szerint. Egy dokumentum létrehozásához módosítania kell a regisztrációs kártyáján lévő adatok értékeit, ezek automatikusan bekerülnek a dokumentum szövegébe. Ha szükséges, engedélyezheti a felhasználó számára a sablon szövegének módosítását.
- A dokumentum létrehozása után a munkavállaló a szervezetben elfogadott eljárásnak megfelelően elküldi azt egy bizonyos körnek.
- A rendszer „ismeri” a jóváhagyás sorrendjét: a szakaszokban ellenőrzi az ütemezett határidőket, értesít felelős személyek, a rendszer értesítéseket is küld egy dokumentum színpadról színpadra való áthelyezéséről.
- Egy dokumentum regisztrációja a regisztrációs naplóban automatikusan megtörténik a dokumentummal való munka egy bizonyos szakaszában. Ebben az esetben a dokumentumhoz iktatószámot rendelnek, és beállítják a regisztráció dátumát.
Folyamatmenedzsment
- A NauDoc rendszer lehetővé teszi a termelés automatizálását ill menedzsment folyamatok cégek. Lehetővé teszi a szakaszok, felelős személyek, szabályozási határidők kiemelését. Ez lehetővé teszi, hogy beszámoljon arról, hogy az egyes folyamatok melyik szakaszában vannak, megtalálja azokat a "szűk keresztmetszeteket" és felelős személyeket, amelyek miatt a határidők kimaradnak, és a változtatások előtt elvégezheti a folyamatot.
A munka egyszerűsítése bejövő és kimenő levelezéssel
- A NauDoc e-mail kliensként konfigurálható, így a bejövő és kimenő dokumentumokkal ugyanúgy dolgozhat, mint a rendszerben lévő szokásos dokumentumokkal.
- A bejövő levelezés feldolgozása során a leveleket a titkár fogadja, bejegyzi a leveleket a beérkező levelek nyilvántartásába, az irat automatikusan iktatószámot kap. Az elkészítést követően a dokumentumot állásfoglalásra megküldik a vezetőnek, a szervezetben elfogadott eljárás szerint. Megfontolás után a dokumentumot megismertetésre vagy végrehajtásra küldik a szervezet alkalmazottainak.
- A kimenő levelezés feldolgozása során a munkavállaló a szervezetben elfogadott sablon szerint levelet készít, amelyet jóváhagyásra elküld a vezetőnek, a szervezetben elfogadott eljárás szerint. A dokumentum jóváhagyása után automatikusan elküldésre kerül a titkárnak. A titkár a levelet nyilvántartásba veszi és e-mailben elküldi. Ebben az esetben az összes dokumentum a rendszerben tárolódik és kereshető.
Vállalati webportál és a cég internetes forrásának létrehozása
- A NAUDOC lehetővé teszi internetes és intranetes webhelyek létrehozását, valamint a tartalomelhelyezés kezelését (ENGINE funkció). A tartalom lehet papír, grafika és egyéb NAUDOC objektumok.
- Erőforrás oldalak kényelmes fejlesztése és szerkesztése a beépített WISYWIG szerkesztőben, verziókezelés.
- Hírek, kérdőívek közzétételének és szavazásnak irányítása.
- A forrásoldalak beépített fejlesztése és újratervezése.
- Központosított hozzáférés-vezérlés az erőforrás szakaszaiban, a dokumentumok koordinálása a webes erőforráson való közzététel előtt.
A rendszer technológiai jellemzői
- A 100%-os webes felület lehetővé teszi a rendszerhez való csatlakozást a világ bármely pontjáról, egyetlen információs teret hozva létre a szervezet, távoli fiókjai és a mobil dolgozók számára.
- a rendszer be van építve az ABBYY FINEREADER Scripting Edition szkennelő és OCR szoftverrel;
- a rendszer lehetővé teszi az emberek hitelesítését és engedélyezését a külső címtárszolgáltatásokban, például az LDAP-ban vagy a Microsoft Active Directoryban;
- a rendszer rendelkezik egy elektronikus digitális aláírással való munkavégzéshez szükséges modullal () és bármilyen kriptográfiai szolgáltató digitális aláírása működtethető, amely támogatja a Microsoft CRYPTOAPI interfészt.
A NauDoc elektronikus dokumentumkezelő rendszer optimálisan alkalmas közép- és kisvállalkozások, alapkezelő társaságok, tervező szervezetek, holding struktúrák részlegeinek dokumentumforgalmának automatizálására, valamint a nagyvállalati részlegek dokumentumáramlásának automatizálásának speciális feladatainak megoldására (biztosítva). az ISO 9001:2000 követelményeinek megfelelő szabályozási dokumentációval való munka, az alkalmazottak és a személyzeti szolgálat közötti interakció stb.
A NauDoc elektronikus dokumentumkezelő rendszert akár 50 felhasználó kényelmes munkájára tervezték, akik évente akár 5000 dokumentumot is létrehozhatnak. Ezek technológiai korlátai annak a Zope szoftverplatformnak, amelyen a terméket fejlesztették.
A gyakorlati megfigyelések alapján a következő tényezők különböztethetők meg:
- Magas rendszermegbízhatóság. 4 év üzemidő alatt egyetlen hiba sem.
- Magas fokú rendszerbiztonság a hackertámadásokkal szemben
- Jó funkcionalitás egy ingyenes rendszerhez, de rendkívül gyenge egy fizetős rendszerhez
- Nagy terhelés a szerveren még kis adatbázis mellett is. Úgy tűnik, a rossz száloptimalizálás a bűnös. Ezért a lassú munka a dokumentumokkal.
- Az adatok adatbázisba történő bevitelének kényelmetlensége.
- A használhatóság mint olyan hiányzik , úgy tűnik, a programozók maguknak írták a rendszert, nem pedig eladásra.
- A rendszer fejletlenségének benyomása.
- Gyenge (lassú) technikai és információs támogatás a fórumon, még fizető ügyfeleknek is
- Az ingyenes verzióban bizonyos számú felhalmozott feladattól kezdve a keresés helytelen válaszokat ad vissza.
- A fizetős verzióban meghatározott számú felhalmozott feladattól kezdve - a keresés hibázni kezd a keresési terület kiválasztásakor, rossz helyen keres dokumentumokat, nem érti a szokásos logikai keresési feltételeket.
- A rendszerkód nyitva van, de irreális bármit kézzel megváltoztatni.
Felület: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD
A NAUDOC 2 kiadásban érhető el: NAUDOC Free és NAUDOC Enterprise
Hagyja meg észrevételét!
A főbb követelmények, amelyeknek egy elektronikus dokumentumkezelő rendszernek meg kell felelnie:
- Megbízható tárolás és egyszerű dokumentációkeresés.
- Irodai feladatok támogatása, ellátása.
- A dokumentumok végrehajtásának és továbbításának időbeni ellenőrzése.
- Elemző jelentések készítése.
- Az információbiztonság biztosítása.
A modern EDMS-nek vannak olyan funkciói is, amelyek segítségével kapcsolatba léphet az ügyfelekkel, feldolgozhatja kéréseiket, és további hasznos eszközökkel is rendelkezik, amelyek lehetővé teszik számos alkalmazott probléma megoldását.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek típusai
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek osztályozásának többféle típusa létezik, de a legjellemzőbb osztályozás az EDMS címfunkciók szerinti felosztása. Bármely EDMS-t a fejlesztője úgy helyez el, hogy azt elsősorban egy bizonyos típusú feladat elvégzésére tervezték. Ez nem jelenti azt, hogy ne írna elő a legtöbb "testvér"-ben rejlő további technológiákat. Csak egy eszközkészlet minden elektronikus dokumentumkezelő rendszernek megvan a maga erőssége és gyenge oldalai. A funkcionális cím szerinti besorolásnál csak figyelembe veszik erősségeit SEDov.
Szóval így néz ki:
- EDMS elektronikus dokumentáció létrehozására és kezelésére, valamint papíralapú dokumentumok digitális analógjaira.
- Számviteli rendszerek, amelyek automatizálják az események és dokumentumok nyilvántartását azok teljes életciklusa során (elektronikus iratszekrények).
- EDMS, melynek fő feladata a nagy vállalati információs tárhelyekkel végzett munka automatizálása.
- Elektronikus archívumot kezelő rendszerek dokumentációval.
- EDMS, amelynek funkcionalitása a szükséges információk archívumokból és egyéb elektronikus forrásokból való kinyerésére specializálódott.
- Rendszerek, amelyek irányítják vállalati folyamatok, dokumentumfeldolgozás és a szervezet azon alkalmazottainak tevékenysége, akik részt vesznek az üzleti dokumentációval való munkavégzésben.
- Adattároló eszközöket kezelő információs EDMS.
Létezik egy rövid, származási ország szerinti SED osztályozás is, amelyet csak Oroszországban használnak. Eszerint hazánkban az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket hazai, importált és oroszra osztják, amelyeket a külföldi Lotus / Domino platformon fejlesztettek ki. Áttekintésünk csak két külföldi EDMS-re tartalmaz példákat – az EMC Documentum és a Lotus Domino.Doc. Az összes többi EDMS orosz „állampolgársággal” rendelkezik.
TOP-10 elektronikus dokumentumkezelő rendszerek
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket értékeltük, öt olyan paraméter összehasonlítására összpontosítva, amelyek meghatározóak a vállalati dokumentumkezelés automatizálására szolgáló EDMS kiválasztásánál. A skála tízpontos.
| Hely | Program/szolgáltatás | Ár | Könnyű tanulás | Funkcionalitás | Az orosz jogszabályok elszámolása | Műszaki támogatás |
Összes pont |
| 1 | Egy üzlet | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Archívum | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Logikák | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Eufrátesz | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LandDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Megjegyzés: a rendszer végső értékelése a táblázatban nem állítja, hogy 100%-ban objektív, és a szerző véleményét tükrözi, a téma mélyreható elemzése alapján. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek jelen áttekintése csak olyan kiváló minőségű szoftvertermékek közül készült, amelyekben biztonságosan választható különféle típusoküzleti.
EGY ÜZLET
Ez az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szegmensében elismert vezető szerepet tölt be az egész posztszovjet térben. A legnagyobb holdingok és cégek és kisvállalkozások egyaránt sikeresen végeznek benne okmányforgalmat és irodai munkát. Ezzel a rendszerrel kapcsolatban helyénvaló egy tautológiát alkalmazni: "DELO" ismeri a dolgát. Valójában ez a szoftver ideális az irodai munka és a munkafolyamat mélyreható automatizálásához.
profik
- Bármely elektronikus dokumentum mozgásának minden szakaszának nyomon követésének képessége.
- Egyszerűség és kényelem a dokumentációs projektek létrehozásában.
- Általános hibakeresés és a rendszer funkcionalitása.
Mínuszok
- A "nyújtott" mínuszok közé tartozik a kissé archaikus felület és bizonyos nehézségek a masteringben.
Mi az ára?
A "DELO" rendszer egy munkahelyen (DBMS - Oracle) belüli használatára vonatkozó licenc ára e helyek tervezett teljes számától függ, és 11 000 rubel (201-500 r / m) és 13 400 rubel (1-5 r) között változik. /m). Ha a szervezet a Microsoft SQL Server DBMS-t használja, akkor az egyikhez tartozó licencet munkahely 7200 és 9500 rubel között lesz.
Logikák
A Logic SED program 2012-ig a Boss-Referent nevet viselte, és az egyik legnépszerűbb volt. Orosz rendszerek elektronikus dokumentumkezelés, komoly versenytársa a Delo EDMS-nek. A névváltoztatás ennek minőségére nem volt hatással szoftver termék, és továbbra is megbízható és működőképes iratkezelő rendszer minden típusú és méretű vállalkozás számára.
profik
- Lehetőség összetett többszintű útvonalak létrehozására a dokumentumok jóváhagyásához.
- Magas fokú felhasználói adatok védelme.
- A rendszer fő összetevőinek viszonylagos könnyű elsajátítása.
- Rugalmas és testreszabható dokumentumfeldolgozási folyamatok.
Mínuszok
- Komoly fluktuáció mellett a hozzáférési jogok kényelmetlen differenciálása.
- Nem a leglelkiismeretesebb munka technikai támogatás.
- Archaikus interfész.
Mi az ára?
A program használatához szükséges egy licenc költsége a hozzá kapcsolódó alkalmazottak számától függ. Ha létszámuk nem haladja meg a 49 főt, akkor munkahelyenként 5900 lesz az ár; 50-199 kapcsolt munkavállaló - 5200 rubel; és ha több mint 200 munkahely van, akkor egy licenc ára minimális lesz - 4900 rubel.
Eufrátesz
Ezt az elektronikus dokumentumkezelő rendszert az ISO 9000 minőségi szabvány és az orosz GOST-ok követelményeinek megfelelően fejlesztették ki az irodai munka területén. A "kollégák" "EUFRATS" különbözik a jelenléte számos saját egyedi szoftverfejlesztés, amely nem található meg a versenytárs EDMS-ben. Tisztán technológiailag ez a rendszer az egyik legfejlettebb a modernek között orosz piac SEDov.
profik
- Ennek a rendszernek a szállítási csomagja tartalmaz egy beépített Nika DBMS-t, amely automatikusan megszabadítja a felhasználói szervezetet a további szoftverek vásárlásától.
- Barátságos felület szép emlékezetes kialakítással.
- Beépített szerepkör mechanizmus a hozzáférési jogok kezeléséhez.
Mínuszok
- Meglehetősen lassú sebesség, különösen gyenge számítógépeken.
- Időszakos meghibásodások a munkában és lassú technikai támogatás.
Mi az ára?
A szabványos licenc a rendszer telepítésével a szervezet saját szerverére 5200-7300 rubel munkaállomásonként, több felhasználó - az ár alacsonyabb. Lehetőség van azonban arra is, hogy a szerver komponenst a gyártó berendezésére helyezzék. Ebben az esetben előfizetési díjrendszert alkalmaznak - négy tarifát, amelyek havi 10 000 és 95 000 rubel között vannak.
1C: Archívum
Ez az egyik legjobb és minden bizonnyal a legsokoldalúbb program a vállalati dokumentumkezeléshez. Az 1C:Archive megbízható és – ami a legfontosabb – központosított tárolást biztosít különféle formátumú üzleti dokumentációk számára, amelyhez a fájlokat szerkeszteni tudó, jogosult személyzet hozzáférhet.
profik
- Hibakeresési algoritmus a szükséges adatok gyors megtalálásához.
- Bármilyen típusú dokumentum tárolásának képessége - a szövegtől és a grafikától az audio- és videofájlokig.
- A legszélesebb körű skálázhatóság, amely lehetővé teszi a szoftver sikeres használatát nagy- és kisvállalkozásokban egyaránt.
- Az 1C:Archive fő előnye, amely megkülönbözteti ezt a programot a versenytársaktól, a termék árának és funkcióinak optimális kombinációja.
- Külső alkalmazásokkal való integráció támogatása.
Mínuszok
- Rengeteg rendszererőforrás fogyasztása.
- Megnövekedett nehézség a mastering még a tapasztalt felhasználók számára is.
Mi az ára?
A program „összeszerelésének” ára 12 000 és 57 000 rubel között változik, és az első összeget kizárólag az 1C: Archive korábbi verziójának frissítéséért kell fizetni.
DIRECTUM
Az egyszerű és funkcionális EDMS DIRECTUM kiváló megoldás a kis- és középvállalkozások számára. Ennek a rendszernek köszönhetően az elektronikus dokumentumkezelés sikeresen kombinálható a hagyományos papíralapú munkafolyamattal, hogy a szervezet később „fájdalommentesen” teljesen átkerüljön a DIRECTUM-ba. A fejlett munkafolyamat-technológia az irodai munkafolyamatok hatékony automatizálását biztosítja.
profik
- Speciális szoftvereszközök rendelkezésre állása, amelyek a lehető legnagyobb mértékben leegyszerűsítik a dokumentáció keresését és azonosítását.
- Bőséges lehetőség a rendszer önálló módosítására meghatározott feladatokhoz.
- Kiterjesztett integrációs lehetőségek más programokkal.
Mínuszok
- A rendszer arra koncentrál menedzser csapat vállalkozások - a hétköznapi hivatalnokok számára nehezebb dolgozni.
- Kissé zavaros és átláthatatlan árpolitika.
Mi az ára?
Az EDMS használatára vonatkozó licenceket külön-külön és csomagajánlatok részeként is megvásárolják. A legolcsóbb alap ügyféllicenc ára 7800 rubel. A licenccsomagok költsége 148 200 rubeltől kezdődik (20 alkalmazott esetén alap), és 2 010 000 rubelig (200 alkalmazott esetén).
OPTIMA-WorkFlow
Ez az elektronikus dokumentumkezelő rendszer a maga szegmensében erős középparasztnak számít. Folyamatosan fejlődik, és egyelőre nem tud egyenlő feltételekkel versenyezni a piac elismert mastodonjaival. Az OPTIMA-WorkFlow-nak azonban számos „trükkje van” – olyan egyedi technológiák, amelyek megkülönböztetik az általános háttértől.
profik
- Azonos típusú dokumentumok és azok nyilvántartási információinak soros beviteli funkciójának megvalósítása.
- Keresés vírusirtó programmal.
- Az Ön által választott normál és titkosított dokumentumok indexelése.
- Többnyelvű felhasználói felület.
Mínuszok
- A tipikus funkciók hátrányai, amelyeket a kimenő frissítések véglegesen kiküszöbölnek.
Mi az ára?
Az ezen a platformon alapuló tipikus megoldások ára 55 000 és 75 000 rubel között van.
EMC Documentum
Ezt a munkafolyamat-folyamatok automatizálására szolgáló platformot az IT-ipar világvezetője, az EMC fejlesztette ki. A hatékony funkcionalitás és az egyes eszközök rugalmas testreszabása teszi az EMC Documentumot a legjobb külföldi EDMS-vé az orosz piacon.
profik
- Nagyfokú kényelem a tervdokumentumok kezelésében.
- Bejelentkezési/kijelentkezési mechanizmus megvalósítása, amely lehetővé teszi a hozzáférési jogok elosztásának kezelését.
- Olyan funkció jelenléte, amely lehetővé teszi a jóváhagyási eljárás több szintű végrehajtását.
- Támogatás a lapolvasó és dokumentumfelismerő eszközökhöz.
Mínuszok
- Csak Internet Explorer böngészővel működik.
- Távollét bent nyílt hozzáférésű a rendszer műszaki és gyakorlati dokumentációja.
- Gyakori "fékezés" és késések magas rendszerterhelés mellett.
Mi az ára?
Nincsenek rögzített árak a platform használatára. Megvalósításának költségét minden ügyféllel egyénileg egyeztetjük.
LandDocs
A hazai LANIT cég által 1997-ben kifejlesztett dokumentumkezelés automatizálására szolgáló platformra a mai napig sok vállalkozás és intézmény igénye van. A LanDocs lehetővé teszi, hogy kényelmes munkafolyamatot és munkafolyamat-környezetet építsen fel, minden felhasználókategóriát biztosítva a kezeléséhez szükséges eszközökkel.
profik
- Integrált kriptográfiai védelmi eszközök elérhetősége.
- A távoli fiókok alkalmazottainak bevonása a munkafolyamatba.
- A papírdokumentáció kötegelt szkennelésének funkciójának megléte.
Mínuszok
- Elég gyakori teljesítményproblémák.
- Gyenge lehetőségek a funkcionalitás bővítésére.
- Nehézségek a rendszer elsajátításában a semmiből.
Mi az ára?
A szerverlicenc ára 30 000 és 216 000 rubel között változik. A felhasználói licencek 5600 és 8400 rubel közötti áron vásárolhatók meg.
CompanyMedia
A CompanyMedia az üzleti folyamatok, a munkafolyamatok és az irodai munka automatizálására tervezett szoftvermegoldások teljes készlete. Ez az EDMS a beállítások felülmúlhatatlan rugalmasságában és a külön telepíthető független modulok jelenlétében különbözik a versenytársaktól.
profik
- Lehetőség sikeres munka rendszerek komplex vállalati struktúraés a területi szervezet.
- A rendszer példátlan megbízhatósága, amely lehetővé teszi az aktív működést éjjel-nappal, az év 365 napján.
- Automatikus támogatás többféle munkához.
- A hozzáférési jogok differenciálása, a szervezet hierarchikus felépítése szerint.
Mínuszok
- A webes felület korlátozottan támogatja egyes böngészőket, különösen a FireFoxot.
- A rendszer fókuszában elsősorban a közép- és nagyvállalkozások állnak.
Mi az ára?
A szoftver végső ára számos összetevőből áll, beleértve a személyzet képzését, további modulok telepítését és a rendszerhasználati jogok átruházását. A teljes összeg felső határa 99 000 rubel. A legolcsóbb tematikus modul 4000 rubelbe kerül.
Lotus Domino.Doc
Ez az EDMS egy alkalmazás a jól ismert Notes/Domino platformhoz, amely magas szintű adatbiztonsági rendszerrel rendelkezik. A Lotus Domino.Doc fejlett elektronikus archívumával is rendelkezik, amely lehetővé teszi a vállalati dokumentációk nagy tárházának megvalósítását.
profik
- Egyedülálló replikációs rendszerek elérhetősége, amelyeket a dokumentumfolyam-kezelési feladatok komplex megoldására terveztek elosztott környezetben.
- Dokumentumok keresésének lehetősége az információtár különálló részein.
- Az LDAP-címtárak a vállalati szintre skálázódnak.
Mínuszok
- Ennek a rendszernek a hátrányai főként a nyugati eredetből fakadnak - bizonyos kérdések merülnek fel a felülettel és egyes funkciók megvalósításával kapcsolatban.
Mi az ára?
A felhasználói és szerverlicencek költségét a platform weboldalán egyedileg számítják ki.
Végül is
Összefoglalva egy bizonyos sort a felülvizsgálat alatt, szeretném megjegyezni fontos árnyalat: az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése az Ön vállalkozásába egyáltalán nem garantálja a nyereségesség azonnali növekedését, és bizonyos esetekben kárt is okozhat. Ha szervezete sikeresen működik és profitot termel, EDMS nélkül dolgozik, akkor gondolja át ezerszer, mielőtt a bevezetés mellett dönt. Nem kell a „progresszív divatot” hajszolni és ezeket a rendszereket anélkül telepíteni, hogy komoly szükség lenne rájuk. Az üzletág bővülésével és a dolgozók nagy leterheltésével azonban az elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyfajta mentőövvé válhat, amely segít a cégnek kiúszni a papírmunka forgatagából.
A kisvállalkozások fontosnak tűnnek számomra a piac szempontjából, hiszen a nagy szövetségi ügyfelek száma véges, és szinte mindegyikük döntött a platformok és szoftverek mellett. Az ott működő mechanizmusok pedig nem túl piaci alapúak.
Tehát ha kifejezetten a piacról beszélünk, akkor az ügyfélkör bővítésének fő lehetősége csak egy kisvállalkozásban rejlik. Amikor a kisvállalkozások meglátják az elektronikus dokumentumkezelés valódi előnyeit, és amikor az EDMS funkcionalitása elkezdi tükrözni valós igényeiket, és nem a minisztériumot reprodukálja, akkor ez a piac olyan hatalmas lesz, mint a könyvelés. Meg tudja-e ismételni valamelyik EDMS-szállító az 1C sikerét?
Tehát 5 mítosz az EDMS-ről a kisvállalkozások számára:
Bár az elmúlt néhány évben nőtt az elektronikus dokumentumkezelésre való felkészültség, az emberek még mindig nem ismerik a technológia egyes aspektusait. Gyakran összetévesztik a fájlkezelést a vállalati tartalomkezeléssel vagy az EDMS-sel, amelyek az ECM részének tekinthetők. Itt megpróbálunk öt mítoszt eloszlatni, különösen a kisvállalkozási kihívások fókuszában.
1. tévhit: Fájlkezelőm van, így nincs szükségem külön EDMS-re
A Windows Intéző valóban lehetővé teszi a fájlok kezelését, de ez csak egy alapvető eszköz, jelentős korlátja a hierarchikus mappastruktúra.
Még egy elemi feladat sem megoldott, amikor a dokumentumokat termékek és vevők szerint szeretnénk mappák segítségével csoportosítani - A ügyfél X és Y termékeket rendel. B ügyfél - X és Z termékeket. A rendeléseket termékenként és vásárlók szerint, ill. bármelyik DBMS vagy akár az Excel lehetővé teszi ezt. De a dokumentumok mappákba rendezése ilyen módon nem fog működni.
Elméletileg használhat címkéket és hivatkozásokat, de a valóságban ez kényelmetlen. Kiderült, hogy a fájlrendszer segítségével lehetetlen kényelmes rendszert felépíteni a dokumentumok osztályozására és keresésére.
2. mítosz. A kisvállalkozásoknak nincs szükségük EDMS-re
Semmi sem áll távolabb az igazságtól. A kisvállalkozások komoly erőforrás-korlátok között működnek, senki nem vesz fel további alkalmazottakat a dokumentumokkal kapcsolatos rutinműveletek elvégzésére, azok elhelyezésére, osztályozására, átkutatására. Még azoknak az alkalmazottaknak is termelékenyebben kell dolgozniuk, akik ilyenek. Az EDMS jelenléte a szervezetben garantálhatja, hogy a szükséges dokumentumok egyetlen egérkattintással elérhetőek lesznek.
(Nos, talán kettő vagy három, ami még mindig gyorsabb, mint a papírokban vagy a fájltárban való turkálás.)
3. mítosz. Az EDMS túl bonyolult a kisvállalkozások számára
A kisvállalkozások dokumentumkezelésének követelményei általában egyszerűbbek, és a tulajdonosok a vállalkozó előtt megfogalmazhatják azokat. Elegendő termék van a piacon, amit könnyű megvalósítani. Kezdheti egy részleggel vagy funkcióval, például fiókkezeléssel. Nézze meg, hogyan befolyásolja ez a hatékonyságot. Ezután kiterjesztheti az egész szervezetre. Győződjön meg arról, hogy az EDMS megfelel a következő követelményeknek: egyszerű felhasználói felület, könnyű telepítés és konfigurálás, érthető és teljes útmutatóés magas színvonalú műszaki támogatás elérhetősége.
(Majd hozzáteszem – ne próbálj olyan lenni, mint egy nagy bürokratikus iroda! Mentsd meg a munkastílusodat. Jobb, ha képezed az alkalmazottakat, ezen nem szabad spórolni. Inkább az üzleti folyamatok elemzésén és rajzolásán spórolj . Már érted őket. És ha nem, akkor valószínűleg egy már nem kis vállalkozás.)
4-es számú mítosz. Az EDMS túl drága a kisvállalkozások számára
A kisvállalkozásoknak nincs szükségük túlságosan fejlett komplex integrált megoldásokra, amelyeket általában nagyvállalatoknál alkalmaznak. És nem kell nagy méretezhetőség, mert kevés lesz a felhasználó. Ez alapján választhat olyan megoldást, amely árban meglehetősen elfogadható lesz. Emellett az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás segít csökkenteni a nyomtatási költségeket. (De ezt tudatosan kell megközelíteni és kezelni, különben csak nő a papír ára.)
(És ismét elmondom magamban - a ROI számítását az EDMS megvalósítása- sötét van. Az elemzők bármit elmondanak. Bízzon az intuíciójában. Összességében az EDMS-nek segítenie kell a költségek csökkentésében és a termelékenység növelésében.)
5-ös számú mítosz. Az EDMS bevezetése után teljesen megszabadulhat a papíralapú dokumentumoktól
Tehát bevezette az EDMS-t kisvállalkozásában. Gratulálunk! De ne rohanjon új aprítógépért. A papíralapú dokumentumok továbbra is szükségesek. Osszuk őket három csoportra:
1) Azok a dokumentumok, amelyeket a törvény szerint papír formátumban kell elkészíteni. Például szerződések és egyéb hivatalos dokumentumok.
2) Olyan dokumentumok, amelyek papíron maradnak, mert az üzleti folyamatok így épülnek fel. Amíg a futárok nincsenek felszerelve iPadekkel, addig papírokra van szükségük.
3) Olyan dokumentumok, amelyeknek nem feltétlenül papír formájúnak kell lenniük. Bármilyen jelentés irodai feljegyzések, pályázatok stb. – minden, ami nem az első két csoportba került. Nyugodtan hordhatóak a sherderben.
Hónapok és évek után az első két csoport dokumentumai fokozatosan átkerülnek a harmadikba. Változnak a jogszabályok és fejlődnek a technológiák, hamarosan könnyebb lehet minden futárnak egy tabletet adni, és nem hülyéskedni a papírral. Így érünk el egyszer egy papírmentes irodába.
Nem titok, hogy minden vállalkozás sikeres lebonyolítása elsősorban attól függ, hogyan működik a dokumentáció egyszerűsítésének mechanizmusa. Hiszen a papírmunkával végzett munka, bár nem okoz örömet, fontos láncszem egy cég vezetésében.
Ezenkívül a dokumentációt időben kell kezelni, különben felhalmozódnak és elvesznek. Az esetleges veszteségek elkerülése érdekében elektronikus dokumentumkezelő rendszert vezettek be.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk: Mi az EDMS? Mik a fajtái, előnyei és hátrányai?
Az internet fejlődésével a vastag mappák és a poros archívumok ideje a múlté. Most a dokumentumokkal való munka folyamata teljesen automatizált. A szükséges papírok egy kattintással megtalálhatók, az archiválás pedig emberi beavatkozás nélkül történik. Az EDMS ilyen lehetőségeket nyit meg a vállalkozások számára.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) egy speciális szoftver, amelyen keresztül a dokumentumok elektronikus feldolgozása történik. Vagyis az EDMS-nek köszönhetően lehetőség nyílik dokumentumok átvitelére a dolgozók között, egyedi feladatok kiadására, archiválásra stb.
Bizonyára sok szervezet képes elektronikus dokumentumok létrehozására, tárolására és átvitelére. Azonban csak elektronikus formátumban nem lesz jogi hatása. Nak nek elektronikus papír hízott, fontos, hogy mindkét fél aláírja. Ebben az esetben a dokumentumokat speciális elektronikus aláírással kell lezárni.
Ezért a SED két típusra osztható:
- Dokumentumáramlás a vállalaton belül az alkalmazottak között;
- Dokumentumáramlás a különböző vállalkozások és szervezetek között speciális kommunikációs csatornákon keresztül.
Az EDMS szervezeten belüli használatához speciális szoftverre van szükség. Általában egy ilyen programot EDI platformnak neveznek. Ezenkívül az ilyen szoftverek zavartalan működéséhez szüksége lesz opcionális felszerelés. Például szerverek, hálózati csatornák stb.
Elektronikus dokumentumkezelő operátorra lesz szükség, ha két különböző cég között kell papírokkal dolgozni. Egy ilyen operátor megtenné jó segítő. Hiszen tudja az üzenetek kézbesítését, ellenőrzi a dokumentumok küldésének formátumát, megköveteli és ellenőrzi az elektronikus aláírás elhelyezését, önállóan tárolja és archiválja a papírokat stb.
Így az EDMS az egész üzlet „keringési rendszere”. Rengeteg időt takarít meg, és természetesen pozitív hatással van a szervezet egészének munkájára. De mindig van haszna az ilyen típusú információfeldolgozásnak? És az EDMS képes-e ártani egy vállalkozásnak? E kérdések megválaszolásához mérlegelnie kell az elektronikus dokumentumkezelés pozitív és negatív oldalait.
Az EDI előnyei és hátrányai
Mint minden más folyamatnak, az EDI-nek is vannak előnyei és hátrányai. A fő paramétereket az alábbi táblázat mutatja be.
 Előnyök |
 Hibák |
|---|---|
|
|
Az elektronikus dokumentumkezelés valós költsége kisvállalkozások számára
(*) Ha a cég kicsi, és a vállalkozás tulajdonosa (vagy maga az egyéni vállalkozó) személyesen írja alá a dokumentumokat, akkor a költségek minimálisak. Ezek elektronikus vásárlásból állnak digitális aláírás- 1500 rubel és hozzáférés az elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatáshoz - 100 rubeltől.
Kisebb kötetekhez szerkesztőink a Kontur.Diadoc szolgáltatást ajánlják. Ha a tarifát választja Egyetemes“, akkor a költségek csak 9 rubel lesznek elküldött dokumentumonként. Összehasonlítva az eredeti dokumentumok postai úton történő elküldésével, itt egy küldés regisztrált levél a régión belül legalább 50 rubel lesz. A különbség nyilvánvaló:
A rendszer minden új felhasználó számára 50 üdvözlő bónuszt biztosít elektronikus dokumentumok átutalására.
Amint a táblázatból látható, a SED-nek a pozitív oldalai ellenére negatív oldalai is vannak. Alapvetően az anyagköltségekre szállnak le, amelyek, mint kiderült, nem biztos, hogy kicsik.
A cégnek nem csak a szoftverek telepítése és a szükséges berendezések beszerzése miatt kell jelentős költségeket vállalnia, hanem olyan alkalmazottat is kell alkalmaznia, akinek speciális ismeretei nélkül az elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyszerűen nem működik. Az ilyen munkavállalónak fizetést is kell fizetnie. És ez egy másik költségtétel.
De ne felejtsük el, hogy a ráfordított erőfeszítések megtérülnek a jövőben, és az EDMS-sel dolgozó cégek csak profitálnak belőle. Végül is nemcsak az információfeldolgozás idejét takarítják meg, hanem jelentősen csökkentik a szolgáltatások, például a levéltáros fizetési költségeit is. Minden egyéb mellett az elektronikus archívum nem igényel további helyiségeket, további irodaszer vásárlását és egyéb pontokat.
Mi az az elektronikus dokumentumkezelő rendszer?
Általános szabály, hogy ez egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDM), amelyben elektronikus dokumentumokat generálhat, küldhet, fogadhat és írhat alá. Egyenértékűek a kézzel írt aláírással ellátott papírral. Az elektronikus dokumentumkezeléshez elektronikus aláírási tanúsítványra van szükség.
A felület általában 2-3 lapból áll, beleértve a vállalkozókat (az Ön partnereit és az EDI-ben résztvevő ügyfeleit) és a fő fület - Dokumentumok. Ezen a lapon a Bejövő és Kimenő részek az Ön által küldött és fogadott dokumentumokat tartalmazzák.
Az EDI típusai
Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésekor a szervezetek kétségtelenül nagy hangsúlyt fektetnek a hatékonyságra. Nehéz megmondani, hogy egy adott szervezet számára melyik típusú EDI lesz a leghatékonyabb. Minden a vállalkozás irányától és üzleti folyamataitól függ.
Az EDI-nek azonban van egy általános minősítése a funkcionalitás, a vezérléstechnika, az alkotóelemek stb. Ebben a tekintetben a SED fő típusai megkülönböztethetők:
- Irodai rendszer. Ez a típus a vállalkozás irodai munkájának elvégzésére szolgál. Sőt, a munka minden elfogadott szabály szerint, vertikális vezérléssel történik, pl. felettestől beosztottig;
- Elektronikus archívumok. a fő cél ilyen rendszer a dokumentáció tárolásával kapcsolatos munka megszervezése. A program többek között lehetővé teszi, hogy a felhasználó könnyen megtalálja a szükséges papírt. A dokumentáció átadása azonban ilyen rendszerben nem lenne lehetséges;
- Munkafolyamat rendszerek. Ez a fajta rendszer széles körben elterjedt a felhasználók körében, mivel a fő feladat az üzleti folyamatok szervezése és automatizálása. Könnyű üzletelni ilyen szoftverekkel, a munkafolyamat pedig csak ürügy a munkapillanatok meglétére;
- ECM rendszerek. A szoftver lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy újdonságokat vigyen be a szervezet irányítási rendszerébe. Használva összetett rendszerek esetleg kezelni: dokumentumok, aláírások, munkafolyamatok, alkalmazottak ismerete stb. Ez a fajta EDI sokkal drágább lesz, mert fejlett funkciókat kínál a felhasználónak.
Érdemes megjegyezni, hogy az EDMS minden típusa a legambiciózusabb az előzőhöz képest, és ad több lehetőség felhasználókat. Ahhoz azonban, hogy az elektronikus dokumentumkezelés minden előnyét kiélhesse, helyesen kell választania.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő SED-et
Mint már említettük, az EDMS kiválasztása összetett folyamat, amely különös figyelmet igényel. Többek között a vállalat vezetésének számos döntő tényezőt kell figyelembe vennie, például a vállalkozás irányát, a személyzetet stb.
Például azért kereskedelmi szervezet helyes lesz az EDMS telepítése mind az alkalmazottak, mind a partnerek között. A vállalkozás csak így tudja megszerezni a szükséges gazdasági előnyöket.
Mert közintézmény jobb, ha a munkája sajátosságaira koncentrál, és ad több figyelmet elektronikus archívumok létrehozása. Ezenkívül meg kell tanítani az alkalmazottakat a velük való együttműködésre.
Egyik vagy másik EDMS kiválasztásakor fontos mérlegelni, hogy a rendszer megfelel-e a megadott követelményeknek. Ezek tartalmazzák:
- A funkcionalitás teljessége;
- Egyszerű használat;
- Milyen sebességgel kerül be ez a rendszer a munkafolyamatba;
- A beállítások jelenléte, és rugalmasnak kell lenniük;
- A rendszer képes-e bővíteni a funkcionalitást;
- Lehetséges-e az EDMS a vállalat meglévő szoftveréhez igazítani;
- Könnyű alkalmazkodás;
- Technikai támogatás elérhetősége. Fontos, hogy az ilyen segítségnyújtás magas szintű legyen;
- A gyártó hírneve stb.
Figyelembe véve ezt a tényt, a felhasználónak be kell tartania a következő lépéseket:
- Fedezze fel a funkciókat. Különös figyelmet kell fordítani a „Lehetőségek” fejezetre. Fontos, hogy a gyártó konkrétan meghatározza a program által végrehajtott feladatok listáját. Ha nincs konkrétum, akkor érdemes elhagyni egy ilyen EDMS rendszert;
- Tematikus előadások elérhetősége. Fontos, hogy a program tartalmazzon demóanyagot, ezáltal elmagyarázza a felhasználónak a funkcionalitás használatát;
- Képernyőképek tanulmányozása. Így a menedzser megbizonyosodhat arról, hogy a funkcionalitás valóban egyszerű-e, és megfelel-e a megadott követelményeknek;
- Feltétlenül olvassa el valódi felhasználók véleményét. A legjobb megoldás az, ha videókat néz a YouTube-on;
- Sok gyártó ingyenes próbaverziót kínál a vezetőknek. Így a felhasználó képes lesz megérteni, hogy a kiválasztott termék megfelelő-e vagy sem;
- Ami az áruk költségét illeti, nyilvánvaló, hogy ez a tétel nem csak izgatja a vásárlót. Nehéz meghatározni, hogy mekkora legyen egy EDMS valós költsége, de érdemes megvizsgálni, hogy ez vagy az a szám mit jelent. Ezért az árlista részletes tanulmányozása segít a vásárlónak elkerülni a váratlan költségeket és kiadásokat.
Érdemes megjegyezni, hogy csak szakember segít a helyes választásban. Ezért az EDMS kiválasztását és telepítését csak speciális képességekkel rendelkező személy figyelme mellett szabad elvégezni.
A magas költségek miatt hazánkban nem minden szervezet dolgozik EDMS-sel. Jelenleg csak nagy cégek papírmunkát elektronikusan intézni. De minden változik, és valószínűleg a közeljövőben felértékelődik az EDMS segítségével történő munka szükségessége, és sok cég megengedheti majd magának, hogy elektronikus üzletet folytasson. Tehát ők lesznek a leghatékonyabbak és legsikeresebbek!