Стратегическая сессия. Мощный инструментарий для генерации идей

В этой небольшой статье представлены ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание тем, кто планирует проводить стратегическую (или проектную) сессию.

Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.

Стратегическая сессия - это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Цели стратегических сессий :

· Разработка стратегии компании или значимого проекта.

· Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).

· Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).

· Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).

Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).

1. «Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать».

2. «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании».

3. «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N , обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды».

4. «Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов».

Результатами стратсессий обычно являются:

· Проработанные решения и планы.

· Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).

· Единое видение и командный дух.

· Новые идеи и альтернативные стратегии.

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в«Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.

Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.

Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:

· Профессиональный модератор , фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.

· Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.

· Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтразировать деструктино-активных участников и т.д..

· Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством!).

· Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии(часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).

Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой.»

Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.

Важные факторы , влияющие на успех стратегической сессии :

· Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана).

· Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).

· Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).

· Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).

· Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).

· Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т.ч. промежуточных).

Примерные этапы проведения стратегической сессии :

1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).

2. Целеполагание.

3. Анализ текущей ситуации.

4. Прогноз.

5. Определение альтернатив.

6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.

7. Проработка принятого решения в деталях.

8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии

9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.

10. Завершение.

Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий :

· Ограничение времени.

· Низкая мотивация участников.

· Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.

· Конфликты, противоречия интересов.

· Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).

Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.

Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».

Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии :

· Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат ), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если Вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно — они продумывают и выверяют каждый «чих» в ходе сессии, у них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным «креативным» подходом «копать примерно здесь»). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев — все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.

· Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (не обязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с Вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у Вас есть из кого выбирать, просмотрев три-четыре варианта стратсессий разных ведущих, Вы сможете сделать выбор — обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний,для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.

· Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом . Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове «миграция абонентов» представляет, какфизические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна — если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически, недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).

· Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у Вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось «кто в лес, кто по дрова», когда у одной рабочей группы формат результата не бъется с форматом результата другой группы).

· Важна сама персона ведущего стратсессии . С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек,а с другой стороны, это «незаметный лидер», управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле, харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.

Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.

· Не важно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.

1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.

2. Согласовать цели и задачи стратсессии.

3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами - кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.

4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.

Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят впритык друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.

5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.

6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)

7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).

8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.

9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.

Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии :

Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:

· Обеспечить сопровождение реализации решений, принятых на сессии — иногда возникают новые сложности, требующие общего осмысления и проработки в схожем, но упрощенном формате, как на большой стратсессии. Иногда это индивидуальная работа «аля-коучинг».

· Обеспечить промежуточный контроль принятых решений. Тогда фасилитатор привлекается для проведения процесса презентации и обсуждения промежуточных результатов. Это не рядовое собрание, а веховое событие, символизирующее окончание ключевого этапа.

· Обеспечить пиар и пропаганду пост-сессионных активностей и решений.

Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги).Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60% бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи

Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании . Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.

Желаю Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!

Целевая аудитория:

Собственники, генеральные директора;
Директора по развитию, топ – менеджеры;
HR – директора, руководители отделов обучения, тренеры-консультанты.

Цель: освоение технологии проведения стратегических сессий

Программа тренинга

Часть I. Видео-лекция «Подготовка стратегической сессии»

Часть II. Тренинг «Стратегическая сессия. Этапы и инструменты

проведения».

Часть III. Онлайн-семинар «Стратегическая сессия. Секреты внедрения

решений в практику работы»

Часть I. Онлайн-семинар «Подготовка стратегической сессии»

Продолжительность 1,5 часа

1. Введение в стратегические сессии

Что такое стратегическая сессия?
Какие задачи бизнеса можно решить с помощью данного инструмента?
Чем стратегическая сессия отличается от совещания
Классификация стратегических сессий по цели и горизонту планирования.
Роль руководителя в процессе подготовки, проведения, внедрения результатов
Бизнес — интенсив, стратегическая сессия, форсайт-сессия. Как выбрать нужный формат?

2. Инструменты организации и проектирования сессии

«7P» подготовки к стратегической сессии
Принципы формирования команды участников
Подготовка участников к сессии
Сбор предварительной информации

3. Выбор и подготовка ведущего стратегической сессии

Как выбрать ведущего, исходя из целей и задач сессии?
Роли ведущего. Модератор? Консультант? Эксперт?
Руководитель в качестве ведущего. Плюсы и минусы.
Ведущий стратегической сессии. 3 кита ремесла:

позиция ведущего

— методология

— инструментарий

— сборка результатов и администрирование

Задачи ведущего в процессе проведения сессии

Часть 2. Тренинг «Стратегическая сессия, как инструмент развития бизнеса.Этапы и инструменты проведения».

На тренинге участники получат представление о форматах стратегических и проектных сессий, познакомятся с этапами сессии. На практике освоят отдельные инструменты каждого из этапов.

Продолжительность 16 часов

1. Роль и позиция ведущего сессии

Позиции модератора,фасилитатора, интегратора, координатора, скрам- мастера. Сходство и отличия
Формированиесобственной позиции
Базовые компетенции ведущего

2. Форматы стратегических и проектных сессий

Проекты организационной трансформации
Диагностические сессии
Сессии по видению и целеполаганию
Проектные и экспертные сессии

3.Открытие сессии и формирование повестки

Введение правил и формирование расписания
Техники начала и окончания сессии
Метод уточнения повестки «8 вопросов»
Метод знакомства участников «Желтые страницы»

4.Прояснение настоящего. Анализ вызовов

Техники Pest, PESTEL
Кейсы применения методик
Методы форсайта
Футуролистическая галлерея

5. Проектирование будущего

Технология «Позитивное исследование» («Конференция позитивных перемен»)

6.Проектирование стратегических задач и проектов

Brain-writing
Мировое кафе

7. Поиск консенсуса и планирование действий

Мастерская консенсуса
Построение дорожной карты в методологии 6 шагов

Часть 3 Онлайн-семинар «Стратегическая сессия. Секреты внедрения решений в практику работы»

Стоимость участия : 15 000 руб.

Обучение проводит Молчанова Дарья

Консультант по организационному развитию, управлению персоналом
Ведущий стратегических сессий:
— диагностика состояния компании;
— формирование видения, миссии, ценностей компании
— целеполагание и стратегическое планирование;
— формирование системы вознаграждений.
Фасилитатор эффективных совещаний, проведение сессий по выработке решений в команде по методологии Адизеса, PINPOINT, ТОP
Модератор проектной работы в программах обучения государственных служащих в программах обучения ВШГУ РАНХиГС
Проведение тренингов для менеджмента компаний:
— управление изменениями;
— стратегическое планирование и целеполагание;
— эффективное взаимодействие в команде;
Опыт управления и консультирования более 15 лет.
Образование и сертификаты
Московский государственный педагогический университет им. Ленина
Специальность педагогика и психология
Институт Адизеса (США)
Сертификационный курс «Управление изменениями в организации»
Сертификационный курс корпоративных интеграторов
Практическая сертификация корпоративных интеграторов
Институт коучинга СПБ. Курс «Коучинг в управлении и консультировании»
МBS (Москва). Курс повышения квалификации
«HR директор. Управление персоналом в современной организации»

Также предлагаем разработку и проведение стратегической, проектной сессии для Вашей компании. При заказе сессии вводный 3 часовой семинар для команды Топ-менеджеров проводится бесплатно.

Консультация Молчановой Дарьи по разработке и проведению сессии предоставляется в подарок.

Групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Цели стратегических сессий:

- Разработка стратегии компании или значимого проекта.

Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).

Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).

Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).

Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий.

1. "Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать".

2. "Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании".

3. "Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды".

4. "Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов".

Результатами стратсессий обычно являются:

Проработанные решения и планы.

Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).

Единое видение и командный дух.

Новые идеи и альтернативные стратегии.

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в "Съезд народных депутатов", многоголосье, "переливание из пустого в порожнее", не ведущее к единому видению и решению задачи.

Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация - это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.

Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:

Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.

Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.

Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтрализовывать деструктино-активных участников и т. д..

Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством!).

Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии - это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).

Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: "Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой".

Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:

· Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения - каждая деталь должна быть продумана).

· Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).

· Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).

· Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).

· Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).

· Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не "просто договорились о чем-то" - сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т. ч. промежуточных).

Примерные этапы проведения стратегической сессии :

1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).

2. Целеполагание.

3. Анализ текущей ситуации.

4. Прогноз.

5. Определение альтернатив.

6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.

7. Проработка принятого решения в деталях.

8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии

9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.

10. Завершение.

Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:

· Ограничение времени.

· Низкая мотивация участников.

· Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.

· Конфликты, противоречия интересов.

Выбрать модератора или фасилитатора не сложно - смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти "своего человека".

Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии :

· Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если Вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно - они продумывают и выверяют каждый "чих" в ходе сессии, у них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным "креативным" подходом "копать примерно здесь"). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев - все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.

· Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (не обязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с Вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у Вас есть из кого выбирать, просмотрев три-четыре варианта стратсессий разных ведущих, Вы сможете сделать выбор - обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний, для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.

· Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове "миграция абонентов" представляет, как физические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна - если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически, недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).

· Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у Вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось "кто в лес, кто по дрова", когда у одной рабочей группы формат результата не бъется с форматом результата другой группы).

· Важна сама персона ведущего стратсессии. С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны, это "незаметный лидер", управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле, харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.

Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть "серым кардиналом", а не "звездой2, обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? - явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию "рулить группами людей")? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.

· Не важно, кого вы привлекаете - крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.

2. Согласовать цели и задачи стратсессии.

5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией - обсудить цели стратсессии, их видение.

6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)

9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять "на слабо", обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.

Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно.

Ключевые цели следующие :

·
Обеспечить сопровождение реализации решений, принятых на сессии - иногда возникают новые сложности, требующие общего осмысления и проработки в схожем, но упрощенном формате, как на большой стратсессии. Иногда это индивидуальная работа "аля-коучинг".

· Обеспечить пиар и пропаганду пост-сессионных активностей и решений.

Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия - это не "мимолетное видение", а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не "вдруг" и не "потому, что пришло время ежегодного собрания", а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.

М. Иванова, бизнес-тренер, консультант в области управления проектами, модератор стратегических сессий.

Стратегия. Трансформация бизнеса. Система сбалансированных показателей

Оценка текущей стратегической позиции, определение возможных вариантов трансформации бизнеса
Анализ трендов развития отрасли и региона присутствия компании
Оценка текущей стратегической позиции и основных рисков
Выявление зон стратегических проблем
Оценка эффективности организации ключевых бизнес- процессов
Анализ вариантов стратегического развития компании
Оценка возможностей развития с точки зрения доступных ресурсов и операционных технологий
Разработка стратегических вариантов трансформации бизнеса
Оптимизация бизнеса в условиях стабилизации рыночной ситуации
Сжатие бизнеса при резком ухудшении рыночной ситуации
Активное развитие на перспективных сегментах
Реинжиниринг бизнеса при радикальном изменении стратегии
Оценка необходимости и возможностей применения инновационных решений
Структуризация и формализация стратегических целей компании в логике системы сбалансированных показателей
Анализ доступных ресурсов и ключевых показатели эффективности
Трансформация стратегических целей на уровень процессов и проектов
Интерпретация стратегических целей на уровень финансовых перспектив
Выявление причинно-следственных связей между показателями эффективности

Бизнес-модель. Стратегическое, тактическое и оперативное управление бизнес-процессами

Бизнес-модель компании в представлении набора бизнес-процессов
Определение полного набора бизнес-процессов организации и их детализация на компоненты
Выявление факторов неоптимальности и несогласованности бизнес-процессов
Проектирование целевых показателей эффективности каждого его компонента (процесса)
Трансформация целей и на уровень процессов
Применение матрицы распределения полномочий и ответственности в системе управления бизнес-процессами
Синтез целевых (новационных) бизнес-моделей и бизнес-процессов с учетом: стратегии развития, целевых показателей эффективности, доступных ресурсов и операционных технологий
Внедрение целевых (новационных) бизнес-моделей и бизнес-процессов
Прогнозирование и планирование (тактическое, оперативное)
Синхронизация бизнес-процессов через развитие системы тактического и оперативного планирования
Проектирование и внедрение системы взаимоувязанного планирования: в объемных (количественных), номенклатурных, финансовых параметрах
Определение проблемных зон в системе тактического и оперативного планирования собственной организации
Проектирование модели организации в виде «технологических переделов»
Трансформация планов стратегического уровня на тактический уровень
Синхронизация планов тактического и оперативного уровня
Внедрение системы взаимоувязанного прогнозирования и планирования

Описание, регламентация и оптимизация бизнес-процессов

Формы управления деятельностью, место процессного подхода
Понятие клиента и сети процессов. Основные, вспомогательные и управленческие процессыПрактикум : Построение процессного ландшафта
Инструменты описания процессов: от табличного формата к картам процессовПрактикум : Описание процесса по одному из форматов
Регламентация процессов и документарное обеспечениеПрактикум : Разработка содержания типового регламента процесса
Владелец процесса и ключевые показатели эффективности (KPI)Практикум : Разработка KPI процесса

Стратегическая сессия - инструмент развития бизнеса(16:30-19:30)

Стратегия и коммуникации в организации
- Отличительные особенности успешной стратегии
- Организационные коммуникации - жизненная энергия бизнеса
Проведение стратегических сессий
- Цели и форматы стратегических сессий
- Этапы проведения стратегической сессии
- Типичные проблемы стратегических сессий
Результаты стратегических сессий
- Препятствия успешной реализации стратегии
- Результаты стратегической сессии: как воплотить в их в жизнь?

Проектный офис и управление портфелями проектов

Органы управления проектами, программами и портфелями
Проектный офис. Дирекция по развитию. Проектные команды функциональных направлений. Процессный офис.
Типология проектов внутри организации
Инициация и планирование программы / портфеля проектов на основе стратегии
Детальное планирование взаимосвязанных проектов. Работа с корпоративным пулом ресурсов. Методы критического пути и цепи. Формирование бюджета
Управление изменениями в ходе реализации проектов. Корректировки планов/бюджетов проектов. Работа с рисками.
Отчетность по программе проектов. Типы и периодичность отчетов. Примеры отчетов
Завершение проектов и передача их результатов в бизнес-среду организации. Оценка отложенных эффектов. Качественный и количественный анализ

Стратегическая сессия – это сложная многоуровневая встреча, которая длится от 4 часов до нескольких дней. В ней могут участвовать руководители направлений производства и продаж, собственники и ключевые сотрудники одной или нескольких связанных одним бизнесом организаций. В ходе встречи принимаются и поэтапно разрабатываются самые животрепещущие и значимые решения, влияющие на развитие компании на период от 12 до 60 месяцев. Во время мероприятия происходит формирование стратегического видения, выбор направлений развития и форм реализации поставленных целей. Компания LiCO проводит сессии для топ-менеджмента компании и направления продаж, в ходе которых обсуждаются и принимаются важные коллективные решения, влияющие на успешность организации в целом.

Специфика организации стратегической сессии

Организация любой сессии для топ-менеджмента компании и направления продаж требует решения ряда важных подзадач.

Подключение экспертов к работе над принятием решений.
Организация многоэтапного мозгового штурма.
Поиск решений с учетом уже существующего видения, миссии, философии, ценностей и долгосрочных целей компании.
Выбор способа отсева и фильтрация малореальных предложений.
Обсуждение удачных, интересных, креативных идей и их проработка для финального решения.
Экспертный анализ рынков, ситуаций, стратегий, миссий, видения, внешних и внутренних факторов компании.
Визуализация и систематизация полученных знаний в презентациях и отчетах, дэшбордах.
Организация командной работы топ-менеджеров и направления продаж.
Детализация разных блоков стратегии.

Сессия и ее проведение

Кроме модерирования диалогов и монологов участников, консультант выполняет ряд других важных функций:

Определяет повестку дня, подводит итоги каждой части сессии
Согласует разные точки зрения и мнения, помогает участникам прийти к единому решению
Фиксирует на бумаге мнения, промежуточные и основные итоги каждой части
Выступает экспертом по вопросам разработки стратегии и управления, помогает структурировать и обобщить результаты обсуждений

Подготавливает резюме, которое, по сути, является может быть использовано для формирования документа "Стратегия на N лет", или подобного.

Фрагмент технического задания по проведению стратегической сессии в машиностроительном холдинге:

«…Прошу рассмотреть нашу заявку на мероприятие…

Требуется провести организованный в общем для группы зале в течение двух дней сбор управленцев высшего звена холдинга так, чтобы участвующие в данном мероприятии руководители представительств из регионов (27 человек) осознали, что в настоящее время их представительства функционируют бессистемно, стратегически неграмотно, неудовлетворительно и это их ответственность, а не главы управляющей компании...
После сессии участники должны выйти оттуда с конкретными стратегиями и планами. Должны знать, как им самим воплотить эти разработанные решения по развитию своих представительств и что каждому потребуется делать в своем регионе.
Руководители региональных представительств должны сами поверить в возможность воплотить в жизнь выбранную ими стратегию…».

Стратегическая сессия для менеджмента и направления продаж под руководством опытных модераторов – это быстрое принятие и проработка верных решений, возможность для увеличения прибыли компании, поиск новых способов развития.

Стоимость участия 1 сотрудника на открытом тренинге: от 35000 руб.