Положение об отделе материально-технического обеспечения Краевого государственного казенного учреждения
«Центр обеспечения действий по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности в Камчатском крае»
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции и организационно-правовые аспекты деятельности отдела материально-технического обеспечения (далее ОМТО) Краевого государственного казенного учреждения «Центр обеспечения действий по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности в Камчатском крае».
1.2. Непосредственное руководство ОМТО осуществляет начальник отдела материально - технического обеспечения КГКУ «ЦОД» (далее - начальник ОМТО, общее руководство - заместитель директора по материально - техническому обеспечению КГКУ «ЦОД» (далее - заместитель директора по МТО).
1.3. В своей деятельности работники ОМТО руководствуются законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативно- правовыми актами Камчатского края, приказами и распоряжениями КГКУ «ЦОД», Министерства специальных программ Камчатского края и настоящим Положением.
1.4. Работа ОМТО осуществляется на основе годового плана материально-технического обеспечения подразделений КГКУ «ЦОД», годового плана закупок КГКУ «ЦОД» и месячных планов работы ОМТО, планов северного завоза материальных ресурсов.
1.5. ОМТО в установленном порядке обеспечивается нормативными правовыми актами, справочными материалами, программным обеспечением для ПЭВМ, а также необходимыми средствами вычислительной техники, мебелью, канцелярскими принадлежностями и транспортом.
1.6. Для своевременного размещения информации на официальном сайте Российской Федерации ОМТО обеспечивается бесперебойным доступом к системе Интернет.
1.7. Структуру и штатную численность ОМТО утверждает директор КГКУ «ЦОД» по представлению заместителя директора по МТО.
1.8. ОМТО имеет в своем составе следующие подразделения: - группа закупок; - база хранения краевого резерва;
II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ и ФУНКЦИИ ОМТО
2.1. Основными задачами ОМТО являются:
Своевременное определение потребности, использование материально- технических и денежных средств, получение, учет и хранение всех видов материально- технических средств, их распределение, выдача (отправка, передача) по назначению, доведение установленных норм до сотрудников КГКУ «ЦОД», обеспечение правильного и экономного расходования материально- технических и денежных средств и ведение в установленном порядке соответствующей отчетности;
Учет поступивших на обеспечение (укомплектование) материально- технических средств;
Накопление, хранение, освежение, учет, использование и восполнение резерва материально- технических средств на предупреждение, ликвидацию чрезвычайных ситуаций и оказание помощи пострадавшему населению;
Организация и прием материально- технических средств от поставщиков;
Подвоз материально- технических средств различными видами транспорта;
Планирование повседневной деятельности;
Создание условий для организации и проведения профессиональной подготовки работников КГКУ «ЦОД», воспитательной работы и других мероприятий повседневной деятельности;
Передача по назначению в установленном порядке материально-технических средств, оборудования, инвентаря и другого имущества;
Выявление нарушений в организации материально-технического обеспечения, оперативное принятие мер по их устранению;
Систематический контроль состояния материально- технических средств сотрудниками подразделений МТО КГКУ «ЦОД;
Своевременное и правильное списание имущества, выработав-шее установленный ресурс и не пригодных к дальнейшему использованию;
Оценка деятельности сотрудников КГКУ «ЦОД», отвечающих за материально техническое обеспечение и хозяйственную деятельность в структурных подразделениях КГКУ «ЦОД»;
Планирование, организация, проведение процедур размещения заказов для нужд КГКУ «ЦОД»;
Планирование, подготовка документации, подготовка экспертных заключений по процедурам размещения заказов;
Обеспечение законности процедур размещения заказов для государственных нужд;
Изучение рынка товаров, работ, услуг путем обобщения ответов на запросы поставщикам, исполнителям, подрядчикам;
Ведение реестра закупок у единственного поставщика;
Организация методического обеспечения по определению номенклатуры и объемов, создаваемых в целях гражданской обороны запасов материально- технических, продовольственных, медицинских и иных средств, а также создания и использования резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, накапливаемых органами исполнительной власти Камчатского края, органами местного самоуправления и организациями, расположенными на территории Камчатского края;
Организация накопления, хранения, учета, использования и восстановления резервов материальных ресурсов Камчатского края;
Разработка предложений по совершенствованию номенклатуры и объемов краевого резерва материальных ресурсов, а также накопления, хранения, учета, освежения, использования и восполнения краевого резерва материальных ресурсов;
Осуществление сбора и обработки информации по накоплению, хранению, учету, использованию и восстановлению краевого резерва материальных ресурсов, резервов материальных ресурсов городских округов и муниципальных районов, городских и сельских поселений, резервов материальных ресурсов организаций и учреждений, расположенных на территории Камчатского края;
Организация и контроль складского учета;
Порядок на складах в соответствии с требованиями ведения складского хозяйства;
Организация работы с потенциальными перевозчиками материальных ресурсов на север;
Сбор и обобщение информации о потребности материальных запасов в подразделениях КГКУ «ЦОД», контроль за их использованием.
III. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ).
3.1. Для выполнения функций и реализаций прав ОМТО взаимодействуют со структурными подразделениями КГКУ «ЦОД.
IV. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
4.1. Должностные лица ОМТО КГКУ «ЦОД» пользуются всеми трудовыми правами и обязанностями, несут индивидуальную материальную ответственность в соответствии с заключенными с директором КГКУ «ЦОД» договорами и Трудовым кодексом Российской Федерации;
4.2. ОМТО имеет право:
Давать структурным подразделениям КГКУ «ЦОД» указания по расходованию материально-технических ресурсов, которые являются обязательными к исполнению;
Требовать и получать от всех структурных подразделений сведения, необходимые для выполнения возложенных на ОМТО задач;
Контролировать рациональность и правильность использования материально-технических ресурсов подразделениями;
Вести переписку по вопросам материально технического снабжения;
Представительствовать в установленном порядке от имени КГКУ «ЦОД» по вопросам, относящимся к компетенции ОМТО, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;
Вносить предложения руководству КГКУ «ЦОД» о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц подразделений по результатам проверок;
Соблюдать правила охраны труда и техники безопасности.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров
«___»___________ г.
Положение
об отделе материально-технического снабжения и комплектации
1 Общие положения
1.1. Полное наименование — отдел материально- технического снабжения и комплектации, сокращенное — ОМТСиК.
1.2. Отдел материально- технического снабжения и комплектации (далее ОМТС и К) является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Компания» (далее предприятие). Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.
1.3. ОМТСиК подчиняется непосредственно коммерческому директору.
1.4. ОМТСиК возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.
1.5. В ходе осуществления закрепленных за отделом функций он взаимодействует с другими структурными подразделениями предприятия:
1.5.1. Производственными подразделениями
1.5.2. Планово-экономическим отделом
1.5.3. Бюро производственного заказа
1.5.4.Финансовым отделом
1.5.5 . Отделом технического контроля
1.5.6. Конструкторско-технологическим отделом
1.5.7. Транспортно-складским управлением
1.5.8. С цехами
1.5.9. Бухгалтерией
1.5.10. Отделом кадров
1.5.11. Юридическим отделом
1.5.12. Отделом промышленной безопасности и охраны окружающей среды.
1.6. В своей деятельности отдел руководствуется:
— Действующим законодательством РФ;
— Приказами и распоряжениями генерального и коммерческого директоров;
— Уставом предприятия;
— Политикой предприятия в области качества;
— Руководством по качеству;
— Настоящим положением;
— Документацией системы менеджмента качества предприятия;
— Правилами внутреннего трудового распорядка.
2 ЦЕЛИ
2.1 Организация своевременного обеспечения предприятия всеми необходимыми для производства материалами и комплектующими изделиями требуемого качества.
2.2 Формирование оптимальных размеров производственных запасов, снижение затрат, связанных с приобретением и доставкой.
3 ВНУТРЕННЯЯ СТРУКТУРА
3.1 Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор предприятия, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника ОМТСиК.
3.2 Начальник ОМТСиК имеет одного заместителя.
3.3 Обязанности заместителя и начальников бюро определяются начальником ОМТСиК.
3.4 Заместитель, начальники бюро ОМТСиК, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора предприятия по представлению начальника ОМТСиК.
3.5 Отдел материально-технического снабжения имеет в своем составе бюро:
— планово — нормативное;
— металлов;
— химикатов, лакокрасочных изделий, кабельной продукции, эмальпроводов и изоляции;
— комплектации и вспомогательных материалов;
— покупного инструмента.
3.6 Заместитель начальника ОМТСиК подчиняется начальнику ОМТСиК.
3.7 Начальники бюро подчиняются начальнику ОМТСиК и заместителю начальника ОМТСиК.
3.8 Распределение обязанностей между сотрудниками подразделений (бюро) производится начальниками бюро.
4 Функции и задачи
4.1 Участие в реализации Политики предприятия в области качества.
4.2. Определение потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, комплектующих изделиях, топливе и др.).
4.3 Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах (выбор поставщиков, их оценка.)
4.4 Подготовка, анализ договоров с поставщиками до их заключения, согласование условий, сроков поставок, требований к качеству поставляемых материальных ресурсов.
4.5 Постоянный контроль за своевременным выполнением поставщиками своих обязательств по договорам.
4.6 Подготовка данных для предъявления претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств.
4.7 Осуществление контроля за состоянием запасов материалов, сырья, полуфабрикатов и комплектующих изделий, обеспечение бесперебойной работы предприятия своевременным завозом материалов на склад предприятия.
4.8 Осуществление контроля над отпуском материальных ресурсов со складов ТСУ и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
4.9. Принимать участие в разработке и внедрении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов (снижение затрат, связанных с транспортировкой, заменой дорогостоящих материалов на дешевые, использование вторичного сырья, реализация излишних ресурсов и др.).
4.10 Принимать участие в разработке проектов планов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений.
4.11 Принимать участие в разработке, функционировании и совершенствовании системы менеджмента качества (в соответствии с компетенцией отдела) предприятия.
4.12. Принимать участие в разработке и реализации корректирующих и предупреждающих действий (в соответствии с компетенцией отдела).
5 ПРАВА
5.1. Представительствовать от ОАО «Компания» в других организациях по вопросам приобретения материальных ресурсов.
5.2. Вести переписку, переговоры с поставщиками и оформлять договора на поставку материальных ресурсов за подписью ген. директора или иного лица, имеющего право подписи.
5.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
6 ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
В ходе выполнения функций и задач, отдел материально-технического
снабжения взаимодействует:
6.1. С производственными подразделениями по вопросам:
6.1.1 получения:
— заявок на материально-технические ресурсы;
— копий актов о несоответствиях, оформленных в установленном порядке;
— сведений об остатках сырья, материалов, комплектующих в кладовых подразделения;
-сведений о затруднениях, связанных с недостаточным обеспечением материалами, комплектующими.
6.1.2 предоставления:
— Требований — накладных на отпуск материально-технических ресурсов;
— сведений о наличии материально-технических ресурсов на складах сырья и материалов;
-сведения о сроках поступления материалов, комплектующих;
-сведения об изменении сроков завоза материалов;
6.2. С планово-экономическим отделом по вопросам:
6.2.1. Получения:
— годовых, квартальных планов производства;
6.2.2. Предоставления:
— информацию о ценах на сырьё и материалы.
6.3. С бюро планирования производства по вопросам
6.3.1 Получения:
-месячных производственных заданий, их изменений, дополнений;
6.3.2. Предоставления:
— данных о наличии материалов на складах, сроках поступления, сведений
об изменениях сроков завоза;
6.4. С финансовым отделом по вопросам
6.4.1. Получения:
— месячной планируемой сметы оплат сырья, материалов,
комплектующих (бюджет);
— данных о фактическом исполнении бюджета.
6.4.2. Предоставления:
— данных для планирования месячной сметы оплат сырья, материалов,
комплектующих (бюджет);
— информации о ценах на сырье, материалы, комплектующие изделия;
— сведения об исполнении заявок на приобретение материалов.
— -счетов и служебных записок на оплату;
6.5. С конструкторско-технологическим отделом:
6.5.1. Получения:
— копий актов на материалы, не прошедшие входной контроль;
— консультации по вопросам СМК;
— документации СМК;
— заключений по внешним и внутренним проверкам СМК.
6.5.2. Предоставления:
— сведений об условиях поставки материалов;
— планов корректирующих мероприятий «отчетов о выполнении
мероприятий по устранению несоответствий в системе менеджмента
качества, вновь разработанную документацию СМК;
— документов, необходимых для составления рекламаций.
6.6. С отделом технического сопровождения по вопросам:
6.6.1 Получения:
— норм расходования материалов и извещений об изменениях норм
расхода;
— разрешений на использование в производстве материалов с
отклонениями по качеству;
— сведений о материалах, необходимых для запуска в производство
новых изделий;
— сведений о взаимозаменяемости материалов.
6.6.2. Предоставления:
— сведений об объемах и сроках отгрузки материалов.
6.7. С транспортно-складским управлением (ТСУ) по вопросам:
6.7.1. Получения:
— информации о поступлении; движении, наличии материалов на складах;
— заявок на приобретение материалов.
6.7.2. Предоставления:
— информации об отгруженных материалах;
— заявок на транспортные средства для завоза материалов;
— данных для розыска грузов по железной дороге.
6.8. С цехами по вопросам
6.8.1. Получения:
-заявок на материалы, комплектующие для ремонтно-
эксплуатационных нужд.
6.8.2. Представления:
— сведений о наличии материалов на складах;
— сведений о приобретении материалов по заявкам.
6.9. С бухгалтерией по вопросам:
6.9.1. Получения:
— данных о движении сырья и материалов, и остатка на конец
отчетного периода;
— итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;
-заявок на приобретение материалов.
6.9.2. Предоставления:
— приходно-расходных документов.
6.10. С отделом кадров по вопросам:
6.10.1. Получения:
— планов, графиков обучения персонала;
6.10.2 Предоставления:
Графиков отпусков;
-заявок на подбор персонала;
-заявок на обучение персонала;
-табеля учета рабочего времени.
6.11. С юридическим отделом по вопросам:
6.11.1. Получения:
-консультации по вопросам, касающимся приобретения материальных ресурсов, трудового законодательства.
6.12.2. Предоставления:
— проектов договоров и дополнительных соглашений к ним для анализа;
-данные для ведения претензионно-исковой работы контрагентами.
6.13. С отделом промышленной безопасности и охраны окружающей среды
по вопросам:
6.13.1 Получения:
-информации, необходимой для выполнения функциональных задач отдела.
6.13.2 Предоставления:
— сведений о наличии средств защиты на складах;
— сведений о приобретении спец.обуви, спец.одежды, средств защиты.
7 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
7.1 Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение
функций отдела несет начальник отдела материально-технического
снабжения.
7.2. На начальника ОМТС и К возлагается персональная ответственность за:
7.2.1 не организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
7.2.2 Не организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
7.2.3 Не организацию соблюдения сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
7.2.4 Не обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.
7.2.5 Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.
7.2.6 Несоответствие действующему законодательству, подписываемых им проектов приказов, инструкций, положений постановлений и других документов.
7.2.7 Ответственность сотрудников отдела устанавливается должностными
инструкциями.
8 ЗАКЛЮЧЕНИЕ
8.1 Настоящее «Положение» составлено в соответствии с:
8.1.1 требованиями документов СТП СМК»Положение о структурном
подразделении. Общие требования»;
8.1.2 действующей на предприятие организационно-управленческой
структурой;
8.1.3. штатным расписанием ОМТС и К.
8.2. В настоящее «Положение» имеет право вносить предложения об его
изменении коммерческий директор предприятия и начальник отдела
метериально -технического снабжения и комплектации (ОМТСиК) .
8.3 Сроком введения в действие настоящего «Положения» считать дату
утверждения «Положения» Генеральным директором предприятия.
8.4 Срок действия данного «Положения» — 5 лет.
Начальник отдела
метериально -технического снабжения и комплектации М.М. Снабженцев
Коммерческий директор К.К. Раскукуев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Начальник отдела менеджмента качества В.В. Васильев
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Положение об отделе материально - технического обеспечения и хозяйственной деятельности
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела материально - технического обеспечения и хозяйственной деятельности ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.
1.1.2 Отдел материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности является структурным подразделением в составе Департамента логистики ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по управлению товарными потоками.
1.1.3 В своей деятельности Отдел материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности руководствуется:
Законодательством Российской Федерации,
Уставом ООО "ХХХ",
Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
Положением «О системе внутреннего нормативного регулирования» (П. SL-435 от 14.04.04г.);
Стандартом «Требования к оформлению, изложению и построению ВНД ООО "ХХХ" (СП. DS-66 от 16.05.04г.);
Порядком «Актуализация внутренних нормативных документов ООО "ХХХ" (ПР. DS-691.04 от 10.10.04г.);
Настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П. PF-509 от 21.04.07);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П. PF-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг (П. DS-517.07 от 10.01.07);
6. Положение «О начальнике отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности ООО "ХХХ".
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ГП – головное предприятие ООО "ХХХ"
ДНД -- дивизион недвижимость дистрибуции;
ОМТО и Х Д -- Отдел материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности;
СМТО – Служба материально-технического обеспечения;
ГУХДФ-Группа управления хозяйственной деятельностью филиалов;
ГАП и О - Группа анализа планирования и отчетности;
АГ- Административная группа;
ТМЦ - товарно-материальные ценности.
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности согласовывается с Заместителем генерального директора по логистике и операциям, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности или Заместителем генерального директора по логистике и операциям.
2.3 Штатное расписание Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности согласовывается с Заместителем генерального директора по логистике и операциям, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности или Заместителем генерального директора по логистике и операциям.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменение целей и организационно-функциональной структуры Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности согласовываются с Заместителем генерального директора по логистике и операциям, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности построена по функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности подразделения приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура».
3.3 Руководит Отделом материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности Начальник отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности».
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника ОМТО и ХД находятся:
Начальники служб, руководители групп, входящих в состав отдела;
Сотрудники служб и групп, входящих в состав отдела, в случае отсутствия непосредственных руководителей;
Сотрудники администрации отдела.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ОМТО и ХД определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем Генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".
4.1 Главная цель ОМТО и ХД – эффективное управление материально-техническим обеспечением ГП и филиалов, своевременное и полное удовлетворение потребностей и нужд с целью поддержания бизнес-процессов Компании, используя единые стандарты и централизованные методы управления.
4.2 Подцелями ОМТО и ХД являются:
4.2.1 Построение и развитие системы управления материально-техническим обеспечением всех бизнес-процессов Компании.
4.2.2 Организация рационального использования материальных ресурсов с целью сокращения издержек и получения максимальной прибыли
4.2.3 Увеличение и поддержание логистических мощностей Компании в рамках хозяйственной деятельности с целью обеспечения бизнес-процессов.
5 Функции
Функции, выполняемые ОМТО и ХД приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности».
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.1.1.1 Порядок оптимизации бизнес-процессов (ПР-565 от 27.12.02г.);
6.1.1.2 Положение «О системе внутреннего нормативного регулирования» (П-435 от 14.04.04г.)
6.1.2 Взаимодействие со всеми подразделениями ООО "ХХХ" по вопросам исполнения:
6.1.2.1 Заявок на обеспечение товарно-материальными ценностями;
6.1.2.2 Заявок на размещение сотрудников;
6.1.2.3 Заявок на утилизацию фармацевтических препаратов;
6.1.2.4 Заявок на уничтожение документов;
6.1.3 Взаимодействие со всеми подразделениями ООО "ХХХ" по вопросам представления:
6.1.3.1 текущего/ капитального ремонта объектов инфраструктуры филиалов/аренда;
6.1.3.2 Разработанных внутренних нормативных документов по обеспечению бизнес-процессов Компании.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4 и 5 настоящего положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Отделом материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности, Начальник ОМТО и ХД имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника ОМТО и ХД входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
6.2.2 Взаимодействие с «ООО "ХХХ"», ДНД, ДЗО (YYY, ZZZ и т. д.) по вопросам получения:
6.2.3 Взаимодействие с «ООО "ХХХ"», ДНД, ДЗО (YYY, ZZZ и т. д.) по вопросам представления:
6.2.3.1 Услуг, информации в рамках взаимодействия либо договорных обязательств.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей Компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, приказов и распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности на год устанавливаются Начальником ОМТО и ХД, согласовываются с Заместителем генерального директора по логистике и операциям и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник ОМТО и ХД представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности ОМТО и ХД и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ОМТО и ХД Начальник ОМТО и ХД предоставляет отчет Заместителю генерального директора по логистике и операциям.
8.4 Отчетные и аналитические материалы ОМТО и ХД могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ОМТО и ХД или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности ОМТО и ХД, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели, приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности ОМТО и ХД».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для ОМТО и ХД в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
Отдел материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности осуществляет Начальник ОМТО и ХД.
Функции, права и полномочия Начальника ОМТО и ХД приведены в Положении о Начальнике Отдела материально-технического обеспечения и хозяйственной деятельности.
11 Ответственность
11.1 Начальник ОМТО и ХД несет ответственность перед Генеральным Директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития и достижение поставленных целей в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ОМТО и ХД несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции ОМТО и ХД.
ОБ ОТДЕЛЕ СНАБЖЕНИЯ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Отдел снабжения является структурным подразделением предприятия, подчиняется непосредственно коммерческому директору предприятия и возглавляется начальником отдела снабжения.
ЗАДАЧИ
Комплексное, своевременное и равномерное обеспечение предприятия сырьем для комбикормового производства.
Организация своевременного, планомерного обеспечения предприятия всеми необходимыми материалами в строгом соответствии с номенклатурой, закрепленной за отделом.
Обеспечение наиболее экономного использования материальных ресурсов предприятия.
Рациональная организация работы отдела снабжения.
СТРУКТУРА
Структуру и штаты отдела снабжения утверждает генеральный директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенности производства.
ФУНКЦИИ
Обеспечение предприятия сырьем
Определение по плановым периодам потребности в сырье для выполнения производственной программы.
Изучение предложений рынка и заключение договоров с поставщиками, установление длительных хозяйственных связей по поставкам сырья для производства.
Обеспечение завоза сырья в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, регулирование поставок в соответствии с ходом производственного процесса.
Организация количественного и качественного контроля поступающего сырья.
Рациональная организация работы отдела снабжения
Разработка совместно с другими службами мероприятий по рациональному использованию сырьевых ресурсов.
Обеспечение учета движения сырья и материалов на складах предприятия, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.
Обеспечение внедрения передового опыта в организации труда, автоматизированных систем управления, организованной техники и научной организации труда.
Осуществление отчетности и контроля: за своевременным выполнением поставщиками обязательств по договорам и заказам, предъявлением претензий к поставщикам за нарушение ими обязательств и условий договора, а также составлением расчетов по этим претензиям; за правильным использованием выделенных цехам материалов по целевому назначению.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ.
С бухгалтерией и ФЭО:
представляет счета-фактуры и ТТН на поступающую продукцию;
предоставляет после подписания договора;
получает сведения по оплатам за сырье, платежные поручения, ведет оперативную сальдовую ведомость по поставщикам.
С отделом главного инженера:
получает сведения о загруженности склада сырье, о наличии свободных складских помещений.
С юридическим отделом:
предоставляет договоры, контракты и дополнительные соглашения для проверки и визирования;
предоставляет документы для ведения служебной переписки и арбитражных дел с поставщиками.
предоставляет сведения об ожидаемом поступлении сырья;
получает сведения и плановом расходе сырья;
предоставляет ведения о планируемой потребности в финансовых средствах на закупку сырья.
получает сведения о качестве поступающего сырья и наличии сопроводительной документации, подтверждающей качество;
получает акты о несоответствии качества поступающего сырья ГОСТам или сопроводительной документации;
предоставляет сведения и планируемом качестве поступающего сырья.
ПРАВА.
Отдел снабжения имеет следующие права:
Требовать от подразделений предприятия предоставления необходимых материалов для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.
При взаимодействии отдела с другими подразделениями предприятия в соответствии с п. 7, требования начальника отдела снабжения в пределах своей компетенции являются обязательными для исполнения другими подразделениями.
Согласовывать финансовые, кадровые вопросы, связанные с деятельностью отдела снабжения, проекты отчетных документов, касающихся его деятельности.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела снабжения с ТК РФ.
Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
________________________
"___"__________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об отделе материально-технического снабжения предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел материально-технического снабжения (далее - отдел) является структурным подразделением ________ "________________" (далее - предприятие).
1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от "__"_________ ____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела 1 .
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
Конституция Российской Федерации;
Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по материально-техническому обеспечению предприятия;
Планы развития предприятия;
Методики перспективного и текущего планирования материально-технического обеспечения, разработки нормативов производственных запасов сырья, материалов и других материальных ресурсов, проведения работ по ресурсосбережению;
Указания по организации материально-технического обеспечения и складского хозяйства;
Порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением, оформления документации на отпуск материалов подразделениям предприятия;
Стандарты и технические условия по материально-техническому обеспечению качества продукции, методы и порядок их разработки;
Оптовые и розничные цены, номенклатура потребляемых материалов;
Организация учета снабженческих и складских операций и порядок составления отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения;
Указания по использованию средств вычислительной техники, телекоммуникаций и связи;
Основы экономики, организации производства, труда и управления;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда;
Локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
Методические материалы по организации материально-технического снабжения;
Структура предприятия, его профиль, специализация и перспективы развития;
Состояние и перспективы развития отечественной и зарубежной науки и техники в соответствующих областях знаний и отраслях производства;
Основные технологические процессы производства продукции предприятия;
Методы организации и планирования работы отдела;
Система комплектования, хранения, поиска и сбыта продукции;
Единая государственная система делопроизводства 1 ;
Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
Экономист по материально-техническому снабжению;
Экономист по договорной и претензионной работе;
- ________________________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
3.1. Поставка готовой продукции предприятия.
3.2. Осуществление в пределах своих полномочий контроля качества продукции и сырья, поставляемых предприятию, на соответствие требованиям стандартов, техническим условиям, правилам, положениям и другим нормативным актам.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
4.1. Организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.
4.2. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.
4.3. Обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
4.4. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
4.5. Обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности и хранение на складах предприятия.
4.6. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
4.7. Руководит разработкой стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.
4.8. Обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
4.9. Руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.
4.10. Организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения.
4.11. Организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.
4.12. Составляет установленную отчетность о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.
4.13. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам материально-технического снабжения.
4.14. Осуществляет в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.15. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.16. Обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к компетенции отдела, не допускается.
5. ПРАВА ОТДЕЛА
5.1. Запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия информацию, документы и письменные объяснения, необходимые для решения вопросов, отнесенных к компетенции отдела.
5.2. Представлять в пределах своей компетенции интересы предприятия в вопросах, связанных с материально-техническим снабжением и контролем материально-технических средств, поставляемых на предприятие.
5.3. Привлекать специалистов других отделов для экспертизы специализированных закупок.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ____________________________________________________________________; (указать структурные подразделения) - ____________________________________________________________________; - ____________________________________________________________________; - ____________________________________________________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела материально-технического снабжения
__________________________________
Согласовано: юридическая служба
____________________________
_____________/______________
С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
1 Должностные обязанности и требования к квалификации начальника отдела материально-технического снабжения установлены в подразделе "Начальник отдела материально-технического снабжения" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
1 По вопросу применения положений Единой государственной системы делопроизводства см. "Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства".
Источник - Кабанов О.М.