Формирование приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска составляется обычно в тех случаях, когда руководитель предприятия планирует отправиться в очередной оплачиваемый отпуск.
ФАЙЛЫ
На кого возложить обязанности
Возложить обязанности директора фирмы можно на любого работника предприятия, обладающего достаточным уровнем образования и навыками управления. Чаще всего директоров замещают их непосредственные заместители или же руководители среднего звена компании.
Важно, чтобы к замещающему сотруднику со стороны директора организации было полное доверие, поскольку передача обязанностей, даже временная, подразумевает подписание различного рода документов, проведения деловых встреч, работу с сотрудниками, партнерами, заказчиками и подрядчиками компании.
Приказ следует издавать заранее, но только в отношении того сотрудника, который дал предварительное письменное согласие на замещение директора в период его отсутствия.
Роль приказа
Приказ относится к распорядительной документации фирмы, как правило, регулирует внутренние правовые отношения между сотрудниками.
Без приказа работники предприятия могут с легкостью оспорить любое распоряжение, а также действия директора и администрации при помощи трудовой инспекции или суда.
Именно поэтому к составлению приказа следует относиться с особой тщательностью и вниманием.
Кто имеет право составлять документ
Непосредственно писать приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска может любой работник предприятия, обладающий знаниями о том, как правильно создавать распорядительную документацию: например, секретарь, юрисконсульт или кадровик.
При этом после того, как документ будет окончательно сформирован, его необходимо передать на подпись директору, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.
Что указать в основании
Каждый приказ (и этот не является исключением) должен иметь под собой какое-то основание или обоснование. В данном случае в качестве мотива для создания документа можно предложить организацию бесперебойной работы предприятия и осуществление руководства в период отсутствия директора, а также ссылки на трудовой кодекс РФ и иные законодательные акты.
На что обратить внимание при составлении приказа
Приказ на сегодняшний день не имеет стандартного унифицированного образца, так что представители организаций и предприятий могут писать его в произвольной форме, исходя из собственного видения документа и потребностей. Некоторые используют шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, в приказ следует внести ряд определенных сведений. Это:
- номер, место и дата создания документа;
- наименование организации, в которой он издается;
- основание для его формирования (например, ссылка на номер и дату приказа об отпуске или график отпусков)
- в описательной части нужно вписать период, в который назначенное лицо будет исполнять обязанности руководителя предприятия, а также полный перечень возлагаемых на представителя обязанностей (при необходимости в приказе можно ограничить полномочия заместителя);
- если сотрудник наделяется правом подписи, это надо также указать, как и то, сохраняются ли за ним трудовые функции на это время по основной должности;
- также надо отметить порядок, в котором будет компенсироваться увеличение работы (лучше написать конкретную цифру).
Если к приказу прикладываются какие-то дополнительные документы, их нужно отметить в основном тексте отдельным пунктом.
При составлении приказа важно следить за тем, чтобы он был написан с соблюдением норм делопроизводства и составления распорядительной документации, а также правил русского языка.
Основные нюансы при оформлении приказа
Требуется соответствие документа лишь одному условию: он должен быть подписан руководителем предприятия или его полномочным представителем (при этом применение факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким бы то ни было способом, не допускается). Если приказ подписывает представитель директора, в документе надо указать ссылку на или иной документ, на основании которого он действует.
Можно не удостоверять бланк при помощи печати, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности использовать в своей работе штемпельные изделия (если только такая норма не закреплена в локальных актах фирмы).
Приказ печатается в единственном экземпляре , но при необходимости можно сделать его дополнительные копии (например, для предоставления в отдел кадров и бухгалтерию).
После завершения процедуры оформления приказ следует зарегистрировать в журнале учета внутренней документации фирмы.
Где, как и сколько времени хранить документ
Надлежащим образом составленный, завизированный и изданный приказ необходимо хранить строго определенным образом. На весь срок действия его следует подшить в папку с текущей распорядительной документацией.
После того, как актуальность приказа истечет, его можно передать в архивный отдел, где он должен находиться в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации или же локальными нормативно-правовыми актами компании.
Пока директор в отпуске, все финансово-хозяйственные документы подписывает его заместитель. Имеет ли силу его подпись? Ответ на этот вопрос зависит от того, насколько грамотно оформили передачу полномочий руководителя.
Вообще необходимость передать полномочия директора возникает не только во время его отпуска. Возможен целый ряд ситуаций, когда руководитель не может непосредственно исполнять свои обязанности. Например, во время болезни или командировки. В любом случае необходимо правильно оформить документы, подтверждающие, что обязанности руководителя временно исполняет другой сотрудник. Ведь если передача полномочий будет оформлена неверно, все сделки, которые совершил временный заместитель, могут быть признаны недействительными.
Существует два способа передать полномочия. Первый: оформить временное исполнение обязанностей директора другим сотрудником. Второй: выдать доверенность.
Оформляем передачу полномочий приказом
Как правило, пока отсутствует директор, его обязанности исполняет заместитель или, если заместителя нет, другой руководящий работник. Порядок временного замещения может быть прописан в уставе организации, в трудовых договорах с руководителем или заместителем. Но помимо этого на время отсутствия директора необходимо издать специальный приказ — о назначении сотрудника исполняющим обязанности директора. Этот документ должен содержать:
— обоснование приказа (например, «…в связи с поездкой в служебную командировку на срок до 20 сентября 2008 года»);
— саму формулировку о передаче полномочий (например,«…приказываю назначить исполняющим обязанности директора с передачей полномочий на совершение всех действий, входящих в компетенцию директора, Петрова Александра Олеговича, заместителя директора»).
При этом нужно учесть один важный момент: будет ли сотрудник, замещающий руководителя, продолжать выполнять свою основную работу. Если будет, то потребуется издать еще один приказ о совмещении сотрудником должностей за доплату. Кроме того, заму придется написать заявление с просьбой разрешить совмещение должностей на то время, пока отсутствует директор. Отметим, что сама возможность подобного совмещения предусмотрена статьей 60.2 Трудового кодекса РФ.
Если работник будет временно освобожден от основной работы, то, во-первых, надо издать приказ о временном переводе на другую работу в связи с необходимостью замещения отсутствующего директора. А во-вторых, заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с замещающим сотрудником, как того требует статья 72.2 Трудового кодекса РФ.
Исполняющий обязанности руководителя сотрудник получает право не только принимать решения по финансово-хозяйственной деятельности организации (например, подписывать банковские документы и договоры). Он же на период замещения будет решать трудовые вопросы — например, налагать дисциплинарные взыскания на работников, давать им поручения и т. д.
Выдаем доверенность
Кроме передачи полномочий по приказу есть еще один способ наделить сотрудника властью. А именно выдать доверенность на право представлять интересы предприятия. Причем в такую доверенность можно вписать не только заместителя, но и любого другого сотрудника. Тогда одновременно два человека будут обладать одними и теми же полномочиями: сам директор и лицо, которому он выдал доверенность.
Но не все полномочия можно передать по доверенности. Дело в том, что доверенность не регулирует трудовые правоотношения. А значит, давать поручения или налагать дисциплинарные взыскания вместо директора доверенное лицо не сможет.
Выданная доверенность может быть заверена нотариально. Однако пункт 2 статьи 185 Гражданского кодекса РФ требует этого только в особых случаях. Например, при подаче документов на регистрацию сделок с недвижимым имуществом (п. 4 ст. 16 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ).
Доверенность должна содержать следующие данные:
— реквизиты юрлица, интересы которого будут представляться (наименование, ОГРН, ИНН);
— Ф.И.О. доверителя (директора, выдавшего доверенность);
— основания действия доверителя (например, устав);
— Ф.И.О. и паспортные реквизиты доверяемого (лица, которому выдается доверенность);
— перечень полномочий (например, право заключать гражданско-правовые договоры, право представлять интересы во всех учреждениях и организациях, подписывать бухгалтерскую отчетность);
— срок доверенности (не более трех лет);
— доверенность выдана с правом передоверия или без;
— подпись получателя доверенности;
— подпись директора, выдавшего доверенность;
— печать организации.
Доверенность перестает действовать как по инициативе директора, так и доверенного лица. В этом случае доверенность надо сдать лицу, ответственному за ее учет и выдачу, например секретарю. В свою очередь он делает соответствующую отметку в журнале выдачи (реестре выданных) доверенностей. Кроме того, доверенность прекращает действовать, если истекает ее срок. Все основания прекращения действия доверенности перечислены в статье 188 Гражданского кодекса РФ.
Выводы
Выбирая один из двух рассмотренных способов, надо исходить из следующих факторов: срок замещения руководителя и объем передаваемых полномочий.
Если директор будет отсутствовать долго и нужен человек, который сможет полностью взять руководство компанией на себя, то выбор очевиден — надо оформлять передачу полномочий приказом.
Если срок замещения будет коротким или требуется передать лишь часть полномочий (например, право подписи договоров), то можно оформить доверенность. Оба способа абсолютно законны.
Оформляя передачу полномочия, учтите положения устава
Подписывать важные документы может не только руководитель. Особенно остро этот вопрос стоит, когда начальство ушло в отпуск. Кто может заместить его? Кто подпишет приказы, больничные листы и др. вместо него? Поможем сориентироваться.
Отпускной статус
Трудовой кодекс предоставляет право на оплачиваемый отпуск гендиректору организации (президенту, руководителю) наравне с другими наемными работниками. При этом начальник имеет гораздо больше полномочий, чем штатный работник. Поэтому, чтобы предприятие не замерло во время его отсутствия, на выполнение функций управляющего должен быть поставлен другой человек.
Как и для любого подчиненного, время болезни и отпуска в прямом смысле не оплачивается заработной платой, так как это не рабочее время. Вместо этого, есть отпускные и больничные выплаты. Кроме того, начальник во время пребывания в отпуске или на больничном формально не является должностным лицом компании и не может исполнять свои обязанности. В том числе, подписывать различные документы предприятия: приказы и прочее.
Передача полномочий
Принимать решение о заместительстве необходимо в отдельных случаях отсутствия начальника. Если же отсутствие будет краткосрочным, то в этом нет нужды.
Итак, перед тем как уйти в отпуск, руководящий компанией должен назначить работника, который будет его замещать, оформив соответствующий приказ. В этом документе оговаривают, что лицо, исполняющее обязанности управляющего, уполномочено осуществлять временное руководство предприятием. Он подписывает документы, когда директор отсутствует, заключает с новыми работниками трудовые договоры, заверяет бумаги налоговой и бухгалтерской отчетности, представляет фирму в судах, государственных органах и прочее. Приказ – это действующий документ для деятельности внутри предприятия.
Кроме приказа, необходимо сделать доверенность на передачу всех (или части) полномочий руководителя. Она нужна в том случае, если по уставу организации нет возможности передать полномочия в отсутствие начальника.
Читайте также Порядок расчета чистых активов за 2016 год
Оформляют доверенность на фирменном бланке с определенными реквизитами. В ней приводят данные по срокам действия, дате выдачи, кому выписана, составу полномочий, подпись действующего начальника компании. Если в доверенности не указан срок, то она актуальна в течение одного года с момента выдачи. Все требования и правила по оформлению такого документы указаны в статьях 185 и 186 Гражданского кодекса РФ.
Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.
Имейте в виду: без доверенности во время отсутствия начальника организация не сможет работать бесперебойно, приостановятся выплаты зарплат, отпускных и больничных. Уполномоченный заместитель, имея официальный документ, сможет распоряжаться деньгами компании и совершать необходимые закупки, продажи, подписывать важные бумаги.
Доверенность в любое время может быть отменена начальником. Вправе от нее отказаться и сотрудник, на которого она выписана. Но только не в случае безотзывной доверенности (ст. 188.1 ГК РФ). Ее можно отменить только в определенных случаях.
Кто может быть заместителем
В крупных компаниях у гендиректора для временной передачи управления обычно есть штатный заместитель, у которого в трудовом договоре прописана обязанность замещать первого при необходимости. Между сторонами трудового договора по соглашению устанавливается размер дополнительной оплаты заместителю как лицу, совмещающему должности (ст. 151 ТК РФ). Как правило, его величина равна разности окладов начальника и замещающего.
Если нет штатного заместителя
Зачастую, в небольших организациях и у ИП нет штатного заместителя. В таком случае полномочия можно передать одному из руководителей подразделений для совмещения должностей. Перед тем, как издать приказ, нужно подписать соглашение, которое будет дополнением к трудовому договору. В нем прописывают срок исполнения обязанностей директора и размер полагающейся доплаты.
Читайте также Формула расчета чистых активов по балансу 2016 года
Начальник в приказе о совмещении должностей должен указать:
- конкретные полномочия заместителя (т. е. какую работу ему придется выполнять и в каком объеме);
- сроки выполнения замом полномочий;
- конкретный размер доплаты;
- имеет ли право заместитель подписывать финансовые документы.
Закон не предъявляет конкретных требований к временно исполняющему обязанности начальника лицу. Тем не менее, его квалификация должна быть высокой, что бы он смог грамотно управлять бизнесом.
Еще один вариант – работник, который не совмещает свою должность с обязанностями управляющего, а временно переведен на такое место. Процедура перевода прописана в ст. 72.2 ТК РФ. Такой перевод может быть на срок до одного года. Но если срок истек, а замещающему сотруднику не было предоставлено прежнее место работы, то перевод автоматически перетекает в постоянную работу.
Не стоит забывать, что при переводе сотрудника на замещающую должность освобождается участок выполняемой им работы. Так что, придется искать на его место другого человека. Поэтому перевод работника не очень удобен и требует больших усилий.
На ком ответственность в отсутствие гендира
За ущерб, причиненный компании, материальную ответственность всецело несет исполняющий обязанности руководителя (ст. 277 ТК РФ). Помимо этого, он несет правовую ответственность за причиненные убытки. Об этом говорит Закон об ООО (п. 2 ст. 44) и Закон об акционерных обществах (п. 2 ст. 71).
Если же руководитель не оставил уполномоченного заместителя, то за все случившиеся происшествия в его отсутствие нести уголовную, административную и материальную ответственность будет он сам.
Руководитель никого не назначил
Если директор, уходя в отпуск, никому не передал свои полномочия, то для организации такое положение вещей будет весьма плачевным. Любые наличные или безналичные выплаты будут приостановлены, потому что для таких денежных операций нужна подпись главного должностного лица на документе о платеже. А подделка подписи начальника недопустима, как, впрочем, и проставление подписей на пустых бланках «наперед».
Руководитель организации – должностное лицо со своим обязанностями и полномочиями, имеющими определяющее значение для осуществления финансово-хозяйственной деятельности компании. Но, как и любой другой работник, он может заболеть, уйти в отпуск или уехать по делам фирмы в командировку.
Ежедневный оборот документации предприятия нуждается в подписи руководителя. Право на это, согласно действующему законодательству, имеет только исполнительный единоличный орган – директор. Но руководитель может делегировать свои полномочия доверенному лицу на время своего отсутствия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Кто подписывает документы, если директор в отпуске, решает он сам. В основном таким лицом является его заместитель, но обязанности могут быть переданы и другому человеку. Здесь речь уже идет о совмещении, поэтому потребуется согласие работника компании на это, оформленное при помощи дополнительного соглашения к трудовому договору.
Может ли генеральный руководитель передать свои права
Директор – единоличный исполнительный орган предприятия (учреждения), действующий от имени организации без доверенности. Если он уходит в отпуск, то нужно оформить документально передачу всех обязанностей. Если у генерального руководителя имеется штатный заместитель, то его полномочия будут, скорее всего, возложены на него.
Основная функция заместителя – замещение первого лица компании на время его отсутствия, но к исполнению своих должностных обязанностей он может приступить только при условии отпуска, болезни или командировки директора.
Если в штатном расписании отсутствует подобная должность, тогда полномочия исполнительного органа могут быть возложены на другого работника предприятия по совмещению. Для делегирования обязанностей директора издается приказ о назначении временно исполняющего обязанности руководителя.
Законодательством не запрещено пригласить на время отсутствия первого лица предприятия человека со стороны. К исполнению своих обязанностей в этом случае он сможет приступить на основании срочного трудового контракта (КЗоТ ст. 23). Также возможен временный перевод сотрудника на должность руководителя, но это достаточно сложная процедура, поэтому на практике используется редко.
Обязательные формальности
На время своего отсутствия генеральный директор издает соответствующий приказ, на основании которого должностное лицо на время его отпуска, командировки будет исполнять его обязанности.
Какие стоит подготовить бумаги
Во время отпуска руководителя его полномочия возлагаются на другое должностное лицо посредством приказа.
Формы установленного образца не существует, но документ в обязательном порядке должен содержать основные реквизиты:
- место и дату составления;
- наименование организации;
- «текст» документа;
- должность, инициалы лица, подписывающего приказ;
- подпись.
Внизу документа выделяется отдельная строчка – «С приказом был ознакомлен». При согласии работник проставляет свою подпись и указывает дату.
Согласно КЗоТу и ст. 33 перевод сотрудника на другую должность на время, не обусловленный контрактом, разрешен только с его разрешения.
Работник, замещающий руководителя, освобождается от исполнения своих непосредственных обязанностей на этот период времени. При необходимости в приказе должно быть указано и то, на кого будут возложены его полномочия. А также размер доплаты, причитающейся заместителю за временное замещение руководителя.
Приказ и табель выхода сотрудника на работу – основание для начисления заработной платы заместителю. Может ли размер материального возмещения устанавливаться самостоятельно директором, – нет, так как он предусмотрен внутренними распорядками предприятия. Для штатных заместителей доплата не предусмотрена, если иное не указано в уставе общества.
Какие подготовить еще документы, чтобы финансово-хозяйственная деятельность компании не приостанавливалась? Конечно, доверенность на делегирование всех или части полномочий директора. Она потребуется, если устав не предусматривает передачу обязанностей первого лица предприятия в его отсутствии.
Образец заполнения доверенностей
Документ должен быть составлен на бланке организации с ее реквизитами.
В доверенности должны быть указаны:
- срок ее действия;
- дата предоставления;
- кому доверенность была выдана;
- перечень предусмотренных полномочий;
- подпись руководителя.
Если в документе отсутствует срок его действия, тогда он действителен только в течение года с момента оформления.
Образец заполнения должен обязательно содержать дату составления, подпись директора и печать, при ее наличии.
Без доверенности в отсутствии генерального руководителя предприятие не сможет полноценно вести финансово-хозяйственную деятельность:
- приостановится выплата заработной платы, больничных и отпускных;
- временный заместитель не сможет распоряжаться материальными средствами организации;
- совершать продажи или закупки;
- заключать важные договора;
- подписывать документы.
Директор компании может в любой момент отменить действие доверенности. От нее имеет право отказаться и сам сотрудник, но только если она не безотзывная (ГК РФ с. 188.1). Ее действие может быть приостановлено только в некоторых ситуациях.
Случаи с отсутствием по причине декрета
Генеральный руководитель – законный представитель предприятия, выступающий от его лица в налоговой инспекции и других контролирующих органах. ГК РФ не предусмотрено, что на время временной нетрудоспособности, отпуска обязанности директора компании, как единоличного органа с него снимаются. То есть, декретный отпуск не является причиной прекращения полномочий первого лица организации.
Это означает, что руководитель может удостоверять налоговые декларации компании даже, если он ушёл в отпуск по уходу за ребенком. С другой стороны, фактическое исполнение обязанностей, предполагает начисление зарплаты. Отказ в предоставлении материального возмещения лицу, осуществляющему свои непосредственные должностные функции – нарушение ТК РФ.
На основании ФЗ №225 от 2006 года, социальное пособие по беременности и дальнейшим родам предоставляется физлицу в случае утраты им постоянного заработка. В связи с этим основание для начисления социальной выплаты отсутствует. Но законом предусмотрено выполнение трудовых обязанностей на условиях неполного рабочего дня, при этом за ним сохраняется право получения ежемесячного пособия на ребенка (ТК РФ 256 ст.3).
Но, по беременности и родам такая возможность законом не предусмотрена. Поэтому период времени, когда должен сотрудник отдыхать он все-таки исполнял свои обязанности, может быть отнесен к периоду фактической работы.
Кто обязан подписывать документы, если директор ушел в отпуск
Чтобы во время отсутствия генерального руководителя предприятие могло работать и дальше, совершать продажи и закупки товаров, выплачивать заработную плату, больничные и отпускные, он должен передать своему заместителю право распоряжаться средствами компании.
Процесс делегирования оформляется доверенностью или приказом. Если в банковском бланке образец подписи исполняющего обязанности директора отсутствует, тогда потребуется оформить временную карточку. Такой порядок предусмотрен инструкцией № 28-И ЦБ РФ от 2006 года «О закрытии и открытии счетов, депозитов».
Управление делами на расстоянии
Кто подписывает документы, если директор в отпуске, ответить на этот вопрос можно несколько иначе. Возможно, во время своего отдыха руководитель не захочет передавать свои обязанности другому должностному лицу. Законом не запрещено выполнять свои полномочия в отпуске, поэтому руководитель предприятия имеет на это полное право.
Нахождение первого лица компании в отпуске не освобождает его в отсутствии временного заместителя от исполнения, возложенных на него обязанностей. И этот факт не будет считаться смягчающим обстоятельством, например, в случае невыплаты сотрудникам организации заработной платы.
Но, если генеральный руководитель ушёл в отпуск и назначил приказом заместителя, временно исполняющего его обязанности, но подписывает некоторые документы самостоятельно, могут возникнуть некоторые проблемы. Так как он делегировал свои полномочия, контрагенты могут оспорить заключенный им договор.
Суды очень часто удовлетворяют подобные иски и признают такую сделку недействительной, объясняя это тем, что если первое лицо предприятия передало обязанности заместителю, свои права оно на время утратило. Это логически вполне понятно. Но судебные органы могут поступить и по другому, согласно ГК РФ ст. 183 и не признавать подобную сделку неправомерной, если организация исполнила договор.
Поэтому, прежде чем уйти в отпуск, необходимо всё досконально продумать и делегировать только часть своих полномочий, которые вправе исполнять заместитель директора во время его отсутствия. Но, если руководитель планирует отправиться в продолжительную поездку, лучшее решение – полностью отойти от дел во избежание дальнейших проблем. И приступить к своим обязанностям уже после отпуска.
В чём разница между ВРИО и ИО
Прежде чем определиться в различии этих двух понятий, необходимо дать им подробное определение:
| ВРИО | Форма временного замещения работника, когда на сотрудника возложены конкретные полномочия, за что ему начисляется разница между окладами, согласно штатному расписанию фактической и основной должностью. Но возложенные на него обязанности он выполняет только на время отпуска, болезни или командировки основного сотрудника и по его возвращению приступает к своим непосредственным обязанностям. |
| ИО | Форма, при которой должности совмещаются, и работник предприятия выполняет, возложенные на него обязанности до момента назначения на вакантное место другого лица. Сотрудник не освобождается от выполнения своих непосредственных функций, а о совмещении отметка в трудовой книжке не проставляется. При возвращении основного работника он опять переходит на основное место работы. |
Чем отличается ВРИО и ИО
Правовое определение заложено в ст. 151 и 74 ТК РФ, а их положения неоднократно проверены на практике. То есть, ВРИО назначается на определенную должность с освобождением от прежних обязанностей. Место, которое занимает должностное лицо не вакантно, следовательно, работник будет работать до окончания отпуска, больничного основного сотрудника.
ИО – совместитель, не освобождающийся от своих главных функций и место, которое он занимает, вакантно.
На практике очень часто эти два определения не различают между собой. Материальное вознаграждение предусмотрено в том случае, если временно исполняющий обязанности – не штатный заместителем, который не может функции руководителя без соответствующего приказа.
Основное отличие ИО от ВРИО заключается в следующем:
И основное – обязанности. ВРИО непосредственно переводят на другую работу, а другое лицо трудится по совмещению.
Генеральный руководитель организации – единоличный орган власти, выступающий от лица общества без доверенности. На время своего отсутствия он имеет право делегировать свои права другому должностному лицу. При наличии в штате заместителя, обязанности директора передаются в основном ему, к исполнению которых он может приступить только при условии отсутствия первого лица предприятия.
Вам понадобится
- - штатное расписание;
- - документы предприятия;
- - печать организации;
- - документы работника;
- - трудовой договор;
- - должностная инструкция директора;
- - бланк приказа.
Инструкция
Обычно во время отсутствия первого лица компании его обязанности должен выполнять заместитель директора. Но если такового не имеется в организации, то руководителю необходимо назначить исполняющего его обязанности.
Выберите сотрудника, который будет исполнять обязанности во время отсутствия директора (уход в отпуск, командировка, временная нетрудоспособность). Обычно назначается руководитель одного из структурных подразделений. Напишите уведомление специалисту, в котором укажите должностные обязанности, которые ему предстоит выполнять за первое лицо фирмы. Впишите размер доплаты, которая будет вознаграждением за совмещение профессий.
Определите срок, на который устанавливается исполнение обязанностей директора. На уведомлении сотрудник должен высказать свое согласие/несогласие на замещение руководителя. И в том и другом случае ему необходимо написать заявление. Если работник высказывает положительное решение, то ему следует в соответствии с уведомлением указать срок, размер оплаты, название должности, исполнение обязанностей которой ему предстоит выполнять наряду со своей трудовой функцией. Когда специалист выражает свое несогласие с совмещением, ему нужно вписать причину, по которой это невозможно.
Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору работника, который будет совмещать выполнение своей трудовой функции наряду с должностными обязанностями директора организации. Пропишите условия в соответствии с уведомлением, которые устанавливаются сотруднику при совмещении профессий. Со стороны работодателя право подписи имеет руководитель организации, со стороны работника – назначенный исполняющий обязанности генерального директора компании специалист.
Составьте приказ о назначении исполняющего обязанности директора. Укажите срок, в течение которого сотрудник будет совмещать должности. Пропишите перечень трудовых функций руководителя, которые ему следует выполнять. Напишите размер доплаты, которая будет являться вознаграждением за исполнение обязанностей первого лица фирмы. Ознакомьте специалиста с приказом, в нужном поле которого ему нужно поставить личную подпись, дату ознакомления с документом. Заверьте документ печатью фирмы, подписью директора предприятия.
В трудовую книжку о совмещении должностей записи вносить нет необходимости. Составьте доверенность на право подписи за генерального директора. Укажите срок действия документа. Впишите перечень документации, которую вправе подписывать специалист, исполняющий обязанности руководителя организации. Необходимо учитывать, при подписании документов, имеющих юридический, правовой, трудовой характер, сотрудник должен указывать свою должность в соответствии со штатным расписанием, свою фамилию, имя, отчество, ставить личную подпись. Ни в коем случае не нужно писать «исполняющий обязанности директора», так как в таковой должности не имеется.