Должностная инструкция - правовой акт , издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.
Распределение должностных обязанностей между руководящими сотрудниками организации устанавливается распорядительным документом - приказом руководителя организации .
Роль должностных инструкций:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения, связи по должности.
Чаще всего в данном разделе устанавливается:
2. Непосредственная подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит.
3. Порядок назначения и освобождения от должности.
Производится приказом или распоряжением, но не контрактом, так как контракт является лишь основанием для приказа.
4. Порядок замещения при отсутствии.
5. Чем руководствуется работник в своей деятельности - нормативные, нормативно-правовые и организационно-правовые документы.
Прямая ссылка на должностную инструкцию не достаточна. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты : инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов и отрасли, в которой действует организация. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой - положение о структурном подразделении и настоящую должностную инструкцию.
6. Квалификационные требования - требования к образованию и стажу работы. Квалификационные требования берутся из нормативов труда, которые распространяются на предприятия и организации всех форм собственности: из положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37).
Однако в общих положениях Квалификационного справочника определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.
Раздел «Должностные обязанности» («Функции») важнейшая часть должностной инструкции и занимает по объему около 60% всего документа. В нем устанавливаются основные цели (направления деятельности) сотрудника и определяются его функции при реализации целей и задач структурного подразделения исходя из распределения функций подразделения между его сотрудниками.
В разделе перечисляются конкретные функции, возложенные на сотрудника с указанием формы его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее.
Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.
В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей сотрудников по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.
Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.
Определяемые разделом функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно «да» или «нет».
В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника, представленных ему для выполнения возложенных на него функций, на доступ к ресурсам компании, связанных с распорядительными функциями и принятием решений и определенных законодательством и внутренними документами организации.
Конструкция раздела в наиболее общем виде может быть следующей:
Сотрудник вправе:
· знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы;
· присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения);
· участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;
· вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков;
· осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;
· запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
· привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации);
· подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции ;
· требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:
· действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции;
· вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
· сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.
Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей. Главное не путать права и обязанности!
Раздел «Ответственность» устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей, требований законодательства и неиспользование предоставленных ему прав, установленные в соответствии с действующим законодательством (дисциплинарная, административная или уголовная).
В данном разделе можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание. В должностной инструкции можно отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за их совершение.
В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации .
В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» указывается круг должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией:
· кому, какую и в какие сроки предоставляет сотрудник информацию;
· от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник;
· с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;
· с кем совместно подготавливает документы и т. д.;
· определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностная инструкция согласовываются с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации, кадровой службой, руководителями заинтересованных подразделений и другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.
Утверждает должностные инструкции первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.
После утверждения должностная инструкция передается сотруднику который проставляет на ней ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».
Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
В должностные инструкции должны вноситься изменения, получаемые путем периодических обсуждений руководства с работниками вопросов исполнения их обязанностей и изменения, связанные с развитием организации. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план организации и/или его корректировки.
Заменяться или заново утверждаться, должностные инструкции могут в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений или утверждения новых должностных инструкций издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под подпись.
Все положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и изменения к ним регистрируются в журнале регистрации. Регистрационный номер пишется от руки.
Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Предназначение должностной инструкции
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
установление пределов ответственности работника.
Таким образом, главное предназначение должностной инструкции - определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.
Для каких целей используется должностная инструкция
Используя должностную инструкцию работодатель может:
доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
распределить трудовые функции между работниками;
оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
оценить качество выполнения работником трудовой функции;
доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Форма представления должностной инструкции
Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:
1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.
2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.
Разделы должностной инструкции
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
-
ответственность;
взаимосвязи.
общие положения;
основные задачи и функции;
обязанности;
Общие положения
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
Должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
Название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
Порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
Порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
Требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
Требования к знаниям работника;
Перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:
действующее законодательство РФ;
локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
приказы и распоряжения руководителя организации;
непосредственно должностная инструкция;
другие документы.
Основные задачи и функции
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.
Обязанности
В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
Например, работник должен соблюдать:
установленные сроки подготовки документов;
этические нормы общения в коллективе;
правила внутреннего трудового распорядка;
конфиденциальность служебной информации.
Права
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.
В этом разделе указываются право работника:
на самостоятельное принятие решений;
на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
Ответственность
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.
Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.
Взаимосвязи
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Порядок утверждения должностной инструкции
Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.
При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.
После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.
После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).
Свою подпись работник может поставить:
- иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.
на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;
в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;
на самой инструкции в соответствующей графе;
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .
Должностная инструкция: подробности для бухгалтера
- Перевод по медицинским показаниям: пошаговая процедура
Шаг 4. Ознакомление работника с должностной инструкцией и локальными актами Если работник... все оформить, ознакомьте его с должностной инструкцией по новой должности ииными локальными... о переводе После ознакомления с должностной инструкцией и локальными актами оформите с... Работника устанавливаются в соответствии с должностной инструкцией медицинского регистратора на весь срок...
- Как оформить работнику допуск к государственной тайне
Прописано в трудовом договоре либо должностной инструкции работника, что у него должен... прописано в трудовом договоре либо должностной инструкции работника, что у него должен...
- Внедрение новых профстандартов – повод для увольнения?
Функции работников, которые прописаны в должностных инструкциях Обратите внимание: при введении... на соответствие или несоответствие им должностных инструкций. Положения профстандартов являются критерием... объективности и правомерности вносимых в должностную инструкцию изменений. Ростовский областной суд... указал, что закрепленная новой должностной инструкцией функция по организации работы учреждения... , заключении трудовых договоров, разработке должностных инструкций и установлении систем оплаты труда...
- Нюансы выполнения дополнительной работы
Отражено в штатном расписании и должностной инструкции. Бывает, что исполнение обязанностей... отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора... со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора... тех же должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией или квалификационными справочниками (профессиональными стандартами...
- Как уволить сотрудника, который не исполняет свои должностные обязанности
Актов, действующих у работодателя: ПВТР, должностной инструкции, приказов руководства организации, технических правил... документ, конкретизирующий трудовую функцию работника. Должностная инструкция не является обязательным локальным нормативным... ситуациях. Очень часто при составлении должностной инструкции используются обтекаемые формулировки: «осуществлять обзвон... должностных обязанностей работниками требует: Наличия должностной инструкции (или подробно описанных должностных обязанностей...
- Если работник трудится дистанционно
Договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный... предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является... договора. Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка... № 33-7310/2017). Обратите внимание: Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора... и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не...
- Как отказывать кандидатам, чтобы вас не засудили
Должность в штатном расписании, составить должностную инструкцию с ориентацией на принятые профессиональные... и должностная инструкция должны быть закреплены соответствующими приказами. Следует помнить, что должностная инструкция должна... . Оценка проходила в соответствии с должностной инструкции «Дворник», утвержденной Генеральным директором 11 ... 11.11.2000 «Об утверждении должностных инструкций»), Постановлениями Пленума Верховного Суда РФ...
- Нетактичное поведение сотрудника
В трудовом или коллективном договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах. Причем сотрудника... значение для выполнения работы, в должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР... соблюдению отдыхающими санаторного режима. В должностной инструкции воспитателя в детском саду могут... служить указание в трудовом договоре, должностной инструкции или иных документах о том...
- Если в компании нет специалиста по охране труда
Сотрудник, либо содержаться ссылка на должностную инструкцию. По желанию можно установить срок... в объеме 40 % работы, определенной должностной инструкции специалиста по охране труда, утвержденной... . Затем следует внести изменения в должностную инструкцию работника, дополнив ее должностными обязанностями... . Тогда необходимо внести изменения в должностную инструкцию и издать приказ о возложении...
Организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников. При разработке названных документов... организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников. 4. Права и обязанности... и навыками; исполнять обязанности, предусмотренные должностными инструкциями и положением о структурном подразделении...
- Выездные проверки налоговых органов и требуемые документы
Руководителя и главбуха, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников, табели учета рабочего времени...
- Работнику противопоказана его работа: действия работодателя
Трудовая функция Работника закрепляется в должностной инструкции, утвержденной Приказом от 10.12 ... должность его необходимо ознакомить с должностной инструкцией и другими локальными актами, которые... трудовой договор, но и в должностную инструкцию работника. Также отметим, что перед... выполняет, что должно быть подтверждено должностной инструкцией или иным документом, и что...
Главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность. Очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, невозможно исполнять. Также, очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно - его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные.
Назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному, что от него требуется, но мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на работе по мотивированию подчиненного.
Должностные инструкции являются основной несущей конструкцией любой системы управления.
Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются они также руководителями структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Утверждает должностные инструкции Первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план фирмы и/ или его корректировки. Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом.
Главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация. Т.е. целью написания должностных инструкций является формализация задач и функций сотрудника, но формализм - признак плохо написанной инструкции. Очень часто встречаются документы, которые скопированы (полностью или с адаптацией к конкретной компании) с имеющихся в продаже сборников типовых примеров должностных инструкций. При этом содержание должностных инструкций не всегда соответствует фактическим должностным обязанностям сотрудников, т.е. то, что записано "на бумаге", не соответствует тому, как это выполняется на практике. Более того, зачастую положения должностных инструкций сформулированы таким образом, что определить из них, что же конкретно должен делать сотрудник и за что он несет ответственность, достаточно трудно.
Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностные инструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения должностной инструкции равны по степени важности.
Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применять инструкции в разных ситуациях.
Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.
Должностные инструкции для многих компаний - тема нелюбимая. Все, особенно руководство, подчеркивают их нужность и полезность. А с другой стороны, именно про них стараются быстрей забыть и убрать подальше, хотя на их составление уходит много времени и сил.
Во многих небольших фирмах считают, что должностные инструкции вовсе не нужны, т.к. они являются обязательным документом для государственных организаций. В коммерческих компаниях составление подобных документов является свободной волей руководителя.
Некоторые прогрессивные люди бизнеса, наоборот, считают, что эффективно управлять персоналом невозможно без правильных и грамотно составленных должностных инструкций. Название одной и той же должности в разных организациях может истолковываться по-разному. К собственному пониманию должности добавляют устные рекомендации, но от конфликтов между работодателем и работником в определении обязанностей сотрудников это не избавляет. Должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленной за ним территории? Должностная инструкция призвана ограничить круг его обязательных действий. Кроме этого, подобные документы упорядочивают трудовой процесс и делают его управляемым и подконтрольным. Таким образом, должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к данному специалисту.
В чем ценность того, что компания составила должностные инструкции, и они не пылятся в ящике, а реально «работают»?
Во-первых, адаптация новых сотрудников проходит быстрее и легче при наличии подобных документов. Когда новички могут прочитать, что они должны делать, за что отвечать, кому подчиняться и на что они имеют право, меньше будет растерянности, опасений и суеты.
Во-вторых, должностные инструкции могут и должны описывать каждый шаг работы сотрудника. Чем детальнее будет это описание, тем меньше будет разногласий с коллегами, руководством и непонимания целей и задач своей деятельности. Это удобный инструмент для всех. Новому сотруднику дает возможность принять более взвешенное решение о своих дальнейших планах. Менеджер по персоналу или непосредственный руководитель может более эффективно организовать работу сначала с кандидатами, затем с новичками, спланировать их обучение. Кроме этого, должностные инструкции позволяют быстрее выявить самые проблемные этапы и скорректировать их.
В-третьих, четко прописанный документ предоставляет каждому сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы. Но для этого инструкции должны соответствовать действительности и быть вручены новому сотруднику (один из экземпляров).
В идеале, должностные инструкции должны быть не «бюрократическими излишествами», а внутренними «законами» компании. Если соблюдать требования и рекомендации по их составлению, то они такими и получатся: краткими, четкими, без двусмысленности и возможностей разного толкования. Но такой документ требует ответственности не только от работника, но и от работодателя. В соответствии с положениями документа, руководитель обязан обеспечивать прописанные права сотрудников, обязан дополнительно оплачивать то, что не входит в перечень должностных обязанностей. В противном случае, он рискует потерять авторитет и положительную репутацию своей компании. Может быть, поэтому некоторые руководители так не любят должностные инструкции?..
Важно найти «золотую середину»! С одной стороны, не свести все управление персоналом к межличностному общению, основанному на авторитете, дружеских связях и симпатиях. А с другой стороны, не подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и «бумажками». Как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Урок вела Екатерина Романченко, менеджер-консультант Консалтингового Центра "Паллада"
Что такое должностная инструкция и профессиональный стандарт. Для каких должностей разрабатывают эти документы. Порядок ознакомления и применения их в работе.
Имеется на каждом предприятии.
Должностная инструкция — это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим , закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять.
Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.
Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.
Документ содержит разделы:
- Общие требования;
- Функциональные обязанности;
- Что работник должен знать;
- Права сотрудника;
- Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.
Этот документ применяется на практике с содержанием всех регламентирующих основ.
Необходимость разработки должностной инструкции
Ситуации, в которых инструкция необходима.
Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.
Наличие должностной инструкции необходимо:
- При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
- При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
- Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
- Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
- При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.
Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции.
У двух сторон, подписавшихся в , есть основание отстаивать свои интересы как лично, так и с привлечением комиссии по .
На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.
Раздел I должностной инструкции «Общие положения»
Содержит общие сведения.
Общие положения. В разделе указываются цели и назначения данной инструкции, на основании какого нормативного документа она разработана. В нем же указывается, какое образование должно быть и какая степень профессиональной подготовки.
Требования к стажу по данному направлению деятельности, какой нормативной базой должен владеть специалист, чтобы качественно выполнять свои обязанности. Какие структурные подразделения находятся в его подчинении, при их наличии, каков порядок замещения временно отсутствующих коллег по работе.
Раздел содержит следующую информацию:
- указывается полное название структурного подразделения или четко прописывается должность, согласно штатному расписанию;
- кому должен подчиняется работник. Не исключено, что функционально он подчиняется одному руководителю, а административно — иному;
- каким образом осуществляется назначение на должность, и как производится освобождение;
- обязательно указывать, какие требования к профессиональной подготовке необходимы.
Можно в этом разделе указать, какие нормативные правовые акты федерального, территориального и локального характера необходимо знать.
Это могут быть законы, постановления, приказы, распоряжения, ГОСТы, стандарты и иное.
Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»
Должностные обязанности работника. Прописываются все функции, которые он должен выполнять. При необходимости их количество может быть увеличено или напротив, сокращено, все зависит от поставленных задач.
Работодатель должен ответственно подойти к этому вопросу, чтобы не получилось так, что какой-то функции не хватает или напротив, их избыток.
Для этого можно подключать самого сотрудника непосредственно, чтобы он грамотно сформулировал, поставленные ему задачи. При любом положении рассматривать содержание инструкции будут специалисты юридического отдела.
Раздел III должностной инструкции «Права»
Обозначены все права работников.
В следующем разделе необходимо подробно расписать права работника, занимающего данную должность, в том числе внести конкретизирующие данные. К таковым относятся:
- Осуществление допуска сотрудника к конфиденциальной или секретной информации по виду его деятельности;
- Какие решения он может принимать самостоятельно, без информирования руководства;
- Какие сведения он имеет право получать для осуществления трудовых функций;
- Имеется ли право подписывать документы;
- Обладает ли правом контролировать работу иных сотрудников, имеющихся в его подчинении;
- И иные, регламентирующие деятельность права.
Этот раздел непосредственно связан с функциональными обязанностями.
Понятная формулировка предложений способствует изложению следующего раздела инструкции.
Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»
В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.
Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.
Можно включать иные разделы в документ.
На основании регламентирующих документов, изданных организациями или иных соображений можно в должностную инструкцию включать и иные разделы, к примеру, о взаимоотношениях между другими сотрудниками предприятия.
Этим будут четко определены связи при выполнении должностных функций. Отношения сотрудника со сторонними организациями, например, это может быть заключение контрактов и договоров.
В ином разделе может быть указана периодичность подготовки планирующих документов, а также отчетов по результатам деятельности. Не исключена возможность включения раздела об установлении критерия об оценке работы сотрудника.
Составляется по особым правилам.
Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются следующие данные:
- непосредственные трудовые функции работника или сотрудника штата;
- какими правами и обязанности наделен работник;
- субординация подчиненности;
- какие взаимоотношения устанавливаются с работающими в иных подразделениях предприятия;
- какую ответственность несет работник в процессе трудовой деятельности.
Разработка осуществляется при помощи ЕТКС (тарифно-квалификационного справочника), а также самостоятельное издание проекта инструкции не будет ошибочным.
Общеустановленные правила:
- В правом верхнем углу прописывается сокращенное или полное название организации, оставляют место для подписи работодателя и даты, когда инструкция будет рассмотрена;
- В заголовке указывается «Должностная инструкция…», и для какой специальности она разработана, к примеру, «… инженер по испытаниям»;
- Далее, согласно установленного порядка прописывается содержание;
- Подпись разработчика и дата проставляются в конце локального акта.
Обязательно следует учесть, что в инструкции необходимо указать действия, какие должен выполнять работник в процессе трудовой деятельности.
Инструкция должна быть разработана кратко, лаконично, легко восприниматься. После ее прочтения у любого сотрудника не должно оставаться вопросов, чем ему заниматься на рабочем месте.
Для разработки данных документов можно воспользоваться требованиями из ГОСТа. Все разработанные документы должны быть учтены в делопроизводстве предприятий или организаций.
О недостатках и достоинствах должностных инструкций
Четко прописаны права и обязанности работника.
У этого важного документа, регламентирующего взаимоотношения между работником и работодателем существуют неоспоримые достоинства:
- При любых обстоятельствах подчиненный знает, что ему нужно выполнять, а его руководитель имеет право спрашивать с него об исполнении порученных задач. В инструкции все подробно расписано, и никаких неясностей не должно возникнуть;
- Для руководящего состава введение документа станет настольной книгой для организации управления производственным процессом;
- Сотрудничество между двумя сторонами будет надежным, так как весь необходимый материал будет изложен в должностной инструкции;
- Повышение квалификации работающих — это тоже важный аргумент для карьерного роста, изложенный в должностных обязанностях;
- Наличие должностных инструкций на всю штатную численность персонала придает престиж организации или предприятию и говорит о том, что здесь порядок.
О недостатках должностных инструкций: если документ составлен неграмотно, а лишь бы он вообще был разработан, то такая инструкция может сыграть отрицательную роль. Например, при предъявлении к работнику замечаний к его работе или невыполнении им поручений руководства, не прописанных в документе, к человеку сложно будет применить дисциплинарное наказание.
Взвешивая все обстоятельства о положительных и отрицательных сторонах документа, напрашивается вывод: инструкция должна быть составлена четко, лаконично, должна быть понятна для всех, а также легко восприниматься.
Обязательно ли наличие должностных инструкций
Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить.
Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.
Организация работы по разработке и введению документа
Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.
Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.
Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:
- подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
- при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
- в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
- после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
- при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
- не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.
Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.
Хранение инструкций осуществляется в отделах кадров, а после истечения срока пользования передается на хранение в архив.
Ответственность за отсутствие инструкции
Отсутствие должностных инструкций не влечет за собой наказания, так как этот документ не является обязательным.
Но, несмотря на этот факт многие предприятия проводят работу по разработке и введению в действие инструкций, это действительно удобно и регулирует многие отношения.
Из этого видео вы узнаете о структуре должностной инструкции.
Форма для приема вопроса, напишите свой