Изменение статей по заполнению трудовых книжек. Основные правила ведения трудовых книжек в рф

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Порядок оформления при трудоустройстве

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Требования
Нумерация разделов сквозная	Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированный	Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2020 года — неправильно).
Какими средствами вносить	Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатей	Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведения	Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информации	Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записями	Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибки	Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

Ф.И.О.;
дату рождения;
информацию об образовании;
профессию;
специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится. После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению. В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

о приеме на работу;
повышении в должности;
переводах (постоянных);
присвоении разрядов;
об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

государственными наградами;
почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
(ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня с сотрудником. В отдельных случаях гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст. 1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить:Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.
2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях";Постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162";Постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях";пункт 2 Постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства";Постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)".

Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.П.ПОЧИНОК

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

(в редакции Приказа Минтруда России от 31.10.2016 N 588н)

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.
3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".
5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".
5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.
6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.
7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

ФОРМА
ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ
ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

Дата

От кого получено или кому отпущено

Основание (наименование документа, N и дата)

Период

Расход

число

месяц

год

Количество

Сумма (руб.)

Количество

Сумма (руб.)

вкладышей (серия и номер)

трудовых книжек (серия и номер)

вкладышей (серия и номер)

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник

Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

число

месяц

год

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 16.11.2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

В соответствии с (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162" ;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 года N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 года N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства" ;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 года N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252)" .

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации
А.Починок

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
11 ноября 2003 года,
регистрационный N 5219

Приложение N 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" , устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 ноября 2016 года приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 " или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт .

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" .

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Приложение N 2. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее


От кого получено	Осно- вание
или кому отпущено	(наиме- нование	Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
	документа, N и дата)		вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)

Приложение N 3. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владе-
льца трудовой

Серия и номер трудо-
вой книжки или

Долж-
ность, профессия, специаль- ность

Наимено-
вание места работы (с указа-
нием

Дата и N приказа (распоря-
жения) или иного

Расписка ответствен-
ного лица, при-
нявшего или

Получено за запол-
ненные трудо-
вые книжки

Дата выдачи
на руки трудо-
вой книжки

Расписка работ-
ника в полу-
чении трудовой книжки

вклады-
ша в нее

работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

струк-
турного подразде-
ления) куда принят работник

решения работода-
теля, на основании которого произведен прием работника

заполнив-
шего трудовую книжку

или вклады-
ши в них (руб.)

при уволь-
нении (прекраще-
нии трудового договора)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

Законодательная база

Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ознакомиться с документами можно здесь:

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2020-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

каждая запись нумеруется сквозным типом;
вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
нельзя использовать сокращения;
дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
все вносимые сведения заверяются печатью организации;
разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в документе?

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
Подпись владельца и кадровика (руководителя).
Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или .

Страница имеет четыре графы:

порядковый номер записи;
дата внесения изменений;
поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или , но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – .

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в .

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

№2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — );
№3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
№4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2020-2016 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

№1 – порядковый номер записи;
№2 – дата внесения исправления;
№3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Дубликат ТК и его оформление

может понадобиться:

в случае ;
в результате износа или серьезных физических повреждений;
при наличии записей, отмененных по решению суда;
в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

В настоящее время трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже физического лица.

Действующие бланки трудовых книжек

Форма трудовой книжки, а также Правила ее оформления, хранения, изготовления бланков и снабжения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Наряду с формой, приведенной в вышеуказанном нормативном акте и применяемой с 01.01.2004, на территории РФ также действительны трудовые книжки, утвержденные постановлениями:

СНК СССР от 20.12.1938 № 1320;
ВЦСПС, Совмина СССР от 06.09.1973 № 656;
Совмина СССР от 21.04.1975 № 310 (трудовые книжки колхозников).

Таким образом, если документ оформляется работнику впервые, используется бланк, утвержденный Постановлением № 225. При этом труд. книжки работников, начатые до 01.01.2004, замены не требуют, а продолжают эксплуатироваться в обычном порядке.

Кто должен вести трудовые книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ каждый работодатель, кроме физического лица, не имеющего статуса ИП, обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней, при условии, что данное место работы является для сотрудника основным.

Таким образом, индивидуальные предприниматели должны заполнять трудовые книжки своему наемному персоналу в общем порядке.

Записи в трудовую заносятся должностным лицом организации (ИП), уполномоченным приказом руководителя (ИП). Как правило, в качестве такого лица выступает работник отдела кадров.

В случае если должностное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не назначено, данную функцию исполняет сам руководитель организации (ИП).

Оформление труд. книжки физическому лицу, трудоустроенному впервые, производится работодателем в срок не позже 7 дней со дня приема на работу в присутствии работника.

Примечание: на самого себя ИП трудовую книжку не ведет. Очевидно, что заключить трудовой договор сам с собой предприниматель не может, т. е. в соответствии со ст. 20 ТК РФ, работником, как одной из сторон трудовых отношений, он не является. А трудовые книжки ведутся только в отношении работников (ст. 66 ТК РФ).

Какие записи заносятся в трудовую

В книжку должны быть внесены сведения:

о сотруднике;
о выполняемой им работе;
об увольнениях;
об основании прекращения трудового договора;
о переводе на другую постоянную работу;
о награждениях.

Обратите внимание: сведения о дисциплинарном взыскании заносятся в трудовую книжку только в том случае, если результатом такого взыскания является увольнение.

По инициативе сотрудника в трудовую могут быть внесены данные о работе по совместительству: как внешнему, так и внутреннему (см. образец ниже).

Для внесения записи о внешнем совместительстве сотрудник должен представить по основному месту работы документ, подтверждающий дополнительную трудовую деятельность у другого работодателя. В качестве такого документа может выступать справка с места работы, а также заверенные копии приказа или трудового договора.

При внутреннем совместительстве предоставления дополнительных документов от работника не требуется.

Обратите внимание: если физическое лицо выполняет работы по договору гражданско-правового характера (договору подряда), записи в трудовую книжку не заносятся. Отношения между сторонами, возникающие по договору ГПХ, регулируются ГК РФ и не входят в сферу трудового законодательства.

Общие требования к заполнению

Инструкция по оформлению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

1. Даты во всех разделах труд. книжки записываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Обратите внимание: несмотря на требование Инструкции на титульном листе трудовой книжки для даты заполнения выделена строка, предусматривающая внесение месяца прописью. Специалисты рекомендуют в данном случае записывать дату так, как предложено в форме, т.е. указывать месяц прописью, а дату и год арабскими цифрами.

2. Разрешается использовать шариковые, гелевые, перьевые ручки черного, синего, фиолетового цвета. Можно применять ручки со световодостойкими чернилами.

3. Нельзя использовать сокращения: «Пр.» вместо «Приказ», «Расп.» вместо «Распоряжение», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д.

4. В разделах, содержащих сведения о работе и награждениях, категорически не допускаются зачеркивания неточных, ошибочных или других признанных недействительными записей.

Заполнение сведений о работнике

1. ФИО указывается полностью, без замены имени и отчества инициалами.

2. Дата рождения записывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (загранпаспорта, водительского удостоверения и пр.).

3. Сведения об образовании указываются следующим образом:

основное общее (9 классов);
среднее общее (11 классов);
среднее профессиональное (техникум, колледж и пр.);
высшее профессиональное (ВУЗ);
послевузовское профессиональное (аспирантура).

Обратите внимание: с вступлением в силу закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ уровень образования «начальное профессиональное», содержащееся в Инструкции, больше не применяется.

Также на основании вышеуказанного ФЗ уровень образования «высшее профессиональное» применяется по отношению к бакалавриату, специалитету и магистратуре.

Запись об образовании производится только на основании надлежаще заверенной документации (аттестата, диплома, удостоверения и пр.). Сведения о незаконченном образовании могут быть внесены на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки из образовательного учреждения и т.д.

4. Профессия (специальность) также указывается на основании документа об образовании.

Обратите внимание: в дипломах об окончании ВУЗа в качестве специальности часто указывается направление деятельности (например: «Экономика и управление на предприятии»), поэтому лучше заполнить данную строку на основании сведений о присуждении квалификации (например: «Экономист»).

5. Заполняется дата оформления книжки. Затем работник заверяет своей подписью внесенные сведения.

Обратите внимание: в бланке трудовой книжки под чертой, предназначенной для подписи ответственного лица, написано «разборчиво». Нормативные акты трудового законодательства данное понятие не конкретизируют. Поэтому специалисты рекомендуют должностному лицу не ставить личную подпись, а записывать в данной строке четко и разборчиво свою фамилию.

При этом никакой ответственности за проставление личной подписи, за расшифровку фамилии и инициалов или использование других возможных вариантов заполнения данной строки не предусмотрено.

При отсутствии у организации (ИП) круглой печати Роструд также разрешает использовать внутреннюю печать кадровой службы при условии, что по оттиску можно четко идентифицировать работодателя (наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРН или ОГРИП).

7. Изменение записей о фамилии, имени и отчестве, а также дате рождения производится на основании: паспорта, свидетельств о рождении, заключении или расторжении брака, перемены имени – с обязательным указанием реквизитов данных документов.

Вышеуказанные изменения заносятся в следующем порядке:

одной чертой зачеркиваются сведения, подлежащие исправлению;
записываются новые данные;
ссылка на соответствующий документ указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (кадровой службы работодателя).

8. Изменения данных об образовании, специальности, профессии производятся путем дополнения сведений, внесенных ранее. Вычеркивать ничего не нужно. Ссылка на документ, на основании которого внесены дополнения, на обложке трудовой книжки не указывается.

Заполнение сведений о работе

1. В гр. 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) название организации (ИП).

3. В гр. 2 заносится дата приема на работу.

4. В гр. 3 проставляется запись о принятии (назначении) в конкретное структурное подразделение юридического лица (ИП), если условие о работе в данном подразделении отражено в трудовом соглашении, и наименование должности (работы, специальности, профессии с указанием разряда, класса, категории) в соответствии со .

В случаях, когда условия работы предполагают компенсации, льготы или ограничения, то наименование специальности (должности, работы и пр.) указывается в соответствии с квалификационными справочниками.

5. В гр. 4 записывается наименование и реквизиты документа, согласно которому сотрудник принят на работу (приказ, распоряжение и пр.).

Примечание: запись о приеме на работу на основании срочного трудового договора полностью аналогична записи о трудоустройстве по бессрочному трудовому соглашению.

Обратите внимание: если запись о приеме на работу делается в отношении генерального директора организации, то употребляется формулировка «Назначен» («Избран»), а в гр. 4 указываются реквизиты протокола общего собрания учредителей (решения единственного учредителя, приказа о назначении генерального директора).

К сведениям о работе, в отношении которых требуется внесение записей в трудовую книжку, также относятся:

присвоение работнику нового разряда (категории, класса);
установление сотруднику второй и последующей специальности;
изменения (дополнения) в штатном расписании организации (ИП);
перевод на другую постоянную работу;
переименование организации или изменение ее организационно-правовой формы;
восстановление непрерывного трудового стажа в установленном порядке (например: на основании решения комиссии по трудовым спорам);
невключение в непрерывный трудовой стаж периода отбытия наказания в виде исправительных работ;
военная служба, а также служба в органах ОВД, налоговой полиции, таможни, уголовно-исполнительной системы и пр.;
обучение на курсах повышения квалификации, переквалификации.

Образцы записей в сведения о работе по прочим основаниям:

Восстановление непрерывного трудового стажа

Установление профессии и разряда

Военная служба

Переименование должности

Переименование организации

Невключение срока наказания в трудовой стаж

Заполнение сведений о награждении

В трудовую книжку работника заносятся сведения о следующих видах поощрений:

почетные звания, награды за заслуги перед государством;
дипломы, почетные грамоты, нагрудные знаки;
прочие виды поощрений в соответствии с действующим законодательством и внутренними документами компании (например: коллективным договором).

Обратите внимание: сведения о премиях по заработной плате в трудовую книжку не записываются. Но это не относится к разовому и внеплановому премированию особо отличившихся работников – такую премию можно занести в книжку.

Порядок внесения сведений о награждении идентичен порядку заполнения данных о работе:

В гр. 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя.
Под данным заголовком в гр. 1 указывается порядковый номер записи.
В гр. 2 заносится дата награждения.
В гр. 3 указывается вид вознаграждения, заслуги получателя и организация, выдающая награду.
В гр. 4 наименование и реквизиты документа, согласно которому производится награждение.

Заполнение сведений об увольнении

Записи об увольнении оформляются в следующем порядке:

1) В гр. 1 указывается порядковый номер записи.

2) В гр. 2 проставляется дата увольнения (прекращения трудового договора).

При этом датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено соглашением между работником и работодателем, трудовым договором или действующим законодательством.

3) В гр. 3 делается запись о причине увольнения.

Обратите внимание: согласно ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку работника об увольнении делается в строгом соответствии с формулировкой трудового кодекса или другого федерального закона. При этом требуется указать не только пункт и статью ТК РФ, но и ее часть.

Учтите, что части в кодексе не нумерованы. Чтобы узнать номер части, нужно посчитать абзацы в пункте статьи по порядку: первый абзац (даже если он всего один) – первая часть, второй абзац – вторая часть и т. д.

Например: в п. 1 ст. 77 всего одна строка, пишем «пункт 1 часть первая статья 77». Пункт и номер статьи ТК указываются арабскими цифрами, а номер части записывается прописью.

При расторжении трудового договора по желанию сотрудника по причинам, для которых законом предусмотрены льготы или иные преимущества, запись об увольнении производится с указанием таких причин (необходимость ухода за ребенком до 14 лет, перевод мужа на работу в другую местность и пр.).

4) В гр. 4 указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого производится запись об увольнении.

Под записью об увольнении сотрудник ставит свою личную подпись, подтверждая факт ознакомления с указанными сведениями (кроме случаев, когда трудовая направляется уволенному работнику по почте).

При этом вносить в документ дополнительные формулировки («Ознакомлен», «Запись верна», «Сведения подтверждаю» и пр.) не нужно.

Примечание: кроме общих оснований, предусмотренных трудовым законодательством, увольнение руководителя юридического лица может быть вызвано дополнительными основаниями, изложенными в ст. 278 ТК РФ (например: банкротство организации, ненадлежащее исполнение руководителем своих обязанностей, принятие решения собственником имущества организации, иные причины).

Образцы записей:

Увольнение по собственному желанию

Увольнение по соглашению сторон

Увольнение по сокращению штата

Увольнение генерального директора

Увольнение с работы по совместительству

Увольнение за прогул

Увольнение в связи с истечением срока срочного трудового договора

Приобретение бланков труд. книжек

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и к ним утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Данные бланки производятся Объединением «ГОЗНАК» и реализуются как через само Объединение, так и через посредников, заключивших с ним договоры поставки. Официальные поставщики, как оптовые, так и розничные, обязаны предъявлять копию договора с «ГОЗНАК» (или копию договора с оптовиком, реализующим продукцию «ГОЗНАК») по требованию покупателя.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать бланк трудовой книжки или вкладыша в нее самостоятельно запрещено.

При этом организация (ИП) имеет право при оформлении бланка потребовать с сотрудника возмещения затрат, кроме случаев, когда заводить новую трудовую или вкладыш пришлось по вине работодателя: неправильное оформление, утеря документов в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Примечание: возмещение затрат на приобретение бланков предусмотрено Постановлением № 225, но работодатель может отказаться от взимания платы с работников, для этого данную позицию нужно закрепить в локальном акте предприятия (например: в Правилах трудового распорядка).

Чтобы не нарушать установленные сроки внесения записей в трудовые книжки сотрудников, работодателям рекомендуется иметь в запасе хотя бы по одному экземпляру бланка трудовой и вкладыша к ней.

Учет и хранение трудовых книжек

Учет новых экземпляров трудовых и вкладышей к ним организация (ИП) ведет в специальной .

Ответственный кадровый сотрудник получает бланки в бухгалтерии на основании письменной заявки, а по окончании месяца отчитывается за использованные бланки и суммы, полученные от работников.

Кроме того, в компании в обязательном порядке ведется , в которую заносятся сведения не только о новых бланках, но и обо всех труд. книжках, хранящихся у работодателя.

Трудовые книжки, как и вкладыши к ним, являются бланками строгой отчетности, поэтому должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в иных условиях, гарантирующих сохранность документов.

Книжки, вкладыши и , не полученные сотрудниками при увольнении, должны храниться в организации (ИП) до востребования, а невостребованные – на протяжении 75 лет.

Обратите внимание: законом не запрещается выдавать трудовые книжки на руки сотрудникам, но ответственность за их сохранность будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка выдается на руки сотруднику в день прекращения трудового договора. Если по какой-либо причине это сделать невозможно (сотрудник не явился за получением книжки, отказывается от получения и пр.), работодателю следует направить гражданину письменное о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку книжки почтой.

Таким образом, работодатель снимет с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой.

Иногда выдать в день увольнения работнику трудовую книжку невозможно. Как правило, такая ситуация происходит, когда день увольнения не совпадает с последним рабочим днем: при увольнении сотрудницы, находящейся в декретном отпуске; при увольнении прогульщика, отсутствующего на рабочем месте.