В течение жизненного цикла обычного проекта руководитель проекта может создавать до полусотни различных типов документов, чтобы облегчить планирование, отслеживание и составление отчетов по проекту. Документы начинаются от анализов реализуемости, планов по ресурсам, финансовых планов и планов проекта до контрактов с поставщиками, анализов функционирования внедрённой системы, форм запросов о внесении изменений и отчётов о статусе проекта.
Метод, с помощью которого руководитель проекта управляет документацией проекта, может быть непосредственной причиной успеха проекта или препятствием, ухудшающим состояние проекта и приводящим к его невозможности уложиться в рамки временного графика, бюджета и масштаба.
В этой статье описана эффективная стратегия управления документацией для руководителей проектов и ее практическое влияние на улучшение вашего понимания состояния проекта, чтобы лучше реагировать на неизбежные изменения, происходящие в вашей повседневной работе.
Роль документации проекта
Основная задача руководителя проекта – управлять неожиданностью. Концепция планирования по своей природе предназначена для уменьшения неожиданности и управления ею. Большинство руководителей проектов согласились бы с тем, что документация проекта, как часть процесса планирования, играет центральную роль в стратегической разработке окончательного плана и эффективной передаче информации о прогрессе и изменении состояния проекта всем заинтересованным лицам. Более того, метод управления документацией проекта определяет эффективность реакции руководителя проекта на неожиданность.
Перед обсуждением управления документацией проекта давайте определим "документацию проекта" и то, как она согласуется с обычным технологическим процессом управления проектом в организации. Документ проекта – это законченный (самостоятельный) документ, подробно описывающий специфические действия организации при начале, планировании, выполнении и завершении проектов. Выбранные типы документов проекта, формат, в котором они создаются, и метод их организации, по сути, и есть то, что отличает вашу организацию в реализации проектов. Опытные руководители проектов отлично научились создавать шаблоны для документов проекта. Повторное использование успешных планов проектов, сложных документов экономического обоснования, типовые контракты, подробные листы спецификаций и отчёты о статусе проекта необходимы для эффективной компенсации неуправляемости документации руководителем проекта, мешающей ему сосредоточиться на его основных компетенциях по управлению проектом и вовлеченными в него заинтересованными лицами. Однако, шаблон проекта хорош ровно настолько, насколько хорош отдельный руководитель, применяющий его. Отличных руководителей проектов от хороших руководителей проектов отличает их способность уменьшать свою административную роль в создании документов проекта и при этом максимально повышать свою стратегическую роль в управлении людьми, которые реализуют успешный проект. Чтобы достигнуть этого, руководители проектов должны следовать некоторым основным правилам в разработке основных документов проекта, описывающих все фазы жизненного цикла проекта.
Хотя управление документооборотом проекта может различаться в разных организациях, хорошие руководители проектов разработают некоторое число основных документов проекта, чтобы поддерживать высокие стандарты реализации проектов. Стандартизацию документации обычно можно увидеть в следующих фазах проекта:
- Описание или концепция проекта: В этой фазе создается основа устава проекта. Определение устава и деталей, окружающих цели проекта, является ключевым для обеспечения успеха проекта.
- Планирование проекта: В этой фазе руководство проекта планирует неожиданности. Документы, излагающие план проекта, распределение ресурсов, соглашения с клиентами и управление рисками, заключают в себе стратегические детали проекта.
- Выполнение проекта: В этой фазе главными являются отслеживание и реакция. Документы проекта предоставляют реальные данные и обновления для плана проекта. Отслеживания затрат, времени, произведенной работы и возникающих проблем документируются в этой фазе.
- Закрытие проекта: В этой фазе документы излагают неразрешенные вопросы и/или предоставляемые результаты, обзор результата проекта и передовые методы, которые руководство проекта будет применять в дальнейшем.
Эти фазы проекта являются указателями того, какие типы документов играют важную роль в течение жизненного цикла проекта. В следующих разделах будут описаны препятствия, создаваемые плохой стратегией управления документацией, и то, как эти проблемы можно разрешить с помощью правильной стратегии.
Неразбериха в документах
“Канцелярская крыса!” “ Бюрократ!” - это последние слова, которыми хотел бы быть отмечен руководитель проекта. Неумелые руководители проектов могут легко попасть в ловушку создания кучи документов, что может притупить их рассудительность и привести к неизбежному провалу проекта. Если документацией проекта плохо управляют, она легко может скрыть реальное состояние проекта, создать путаницу и расстроить тех, кому нужны ответы, а также тех, кому нужна реализация проекта. Неправильное использование документации проекта может минимизировать стратегическое значение, которое руководитель проекта имеет для получения результата проекта. По этой причине выявление проблем в документации проекта так же важно, как и эффективное использование документов проекта.
Причины этого затруднения лежат в обычном методе, который многие организации применяют для работы с документацией проекта. Многие организации не имеют стратегии документирования, обеспечивающей объединение информации и движения документов проекта среди заинтересованных лиц проекта. В итоге, плохое управление документацией проекта порождает следующие симптомы:
- Недостаток ясности: Руководители проекта и заинтересованные лица имеют нечеткое представление о состоянии проекта и всей связанной с ним работе. Документы проекта рассматриваются как отдельные участки информации, между которыми не происходит обмена информацией. Эти документы ведут к избытку информации, обеспечивающему недостаток ясности.
- Слабая безопасность: Плохая безопасность означает, что отсутствуют бизнес-правила и технологические процессы для работы с важными документами. Это может привести к тому, что важная информация о проекте окажется в неверных руках, что полностью разрушит цели проекта.
- Потеря данных: Многие руководители проектов не имеют процессов и возможности сохранить всю документацию проекта в одном хранилище. Информация в этих документах в принципе может потеряться, стать труднодоступной и привести к отсутствию целостности данных, что потенциально может привести к неверным отчетам о принятии решений.
- Ограниченное сотрудничество: Документы проекта (например, электронные таблицы) часто управляются как неструктурированные данные, хранящиеся в электронных письмах, на рабочих столах и в бумажном формате. Большей частью, документы проекта не удается легко распределить среди заинтересованных лиц проекта, которым может потребоваться доступ к информации из множества мест.
Выявление проблем, связанных с управлением документацией, - это первый важный шаг к устранению неразберихи в документах в ваших проектах. Следующий шаг – это внедрение передовых методов, разработанных экспертами по управлению проектами, чьей задачей является упорядочивание управления документами.
Утопия документирования
В идеальном мире руководители проектов могли бы отразить мельчайшие детали в своей проектной документации и при этом имели бы возможность извлечь наиболее важную информацию при необходимости. Перед внедрением стратегии управления документацией руководители проектов должны войти в роль, которую они играют как "работники умственного труда". Кто такой работник умственного труда?
"Каждый работник умственного труда в современной организации является исполнителем, если на основании своего положения или знаний он отвечает за вклад, который материально влияет на способность организации выполнять работу и получать результаты", - Питер Друкер в книге «Эффективный исполнитель» (1966).
При понимании того, что успех проекта неразрывно связан со способностью руководителя проекта извлекать наиболее существенную информацию из документов проекта, созданных для принятия обоснованных решений, управление документами больше не играет вспомогательную роль в повседневной работе руководителя проекта.
Учитывая это, специалисты в стратегиях управления корпоративным информационным содержимым и в управлении документами применяют передовые методы в хранении, управлении и отслеживании документов и отчетов, чтобы дать возможность организациям вырастить "работников умственного труда", которые находятся в центре деятельности их организаций.
Ниже приведены несколько элементов передовых методов, найденных в мире управления документами, которые могут применять руководители проектов:
- Сбор документов: способность эффективно сохранять электронные и бумажные документы различных форматов в центральном хранилище. Сбор документов – это не только сохранение информации организованным образом, но и способность легко извлекать существенную информацию из документов и из архивных данных за прошлые периоды.
- Контроль версий: возможность предоставить опции проверки на входе и проверки на выходе и предоставить различные уровни безопасности, такие как доступ на чтение и на запись, чтобы гарантировать целостность данных, находящихся в сохраненных документах.
- Технологические процессы: возможность создавать и применять настраиваемые технологические процессы, соответствующие бизнес-процессам и утвержденному процессу документооборота в вашей организации.
- Отчетность и анализ: возможность обмениваться информацией между документами, а также обобщать данные во множестве документов с целью составления отчетов и проведения анализа, чтобы обеспечить лучшее понимание (ясность) в вашей организации.
- Сотрудничество: способность распределять документы между соответствующими заинтересованными лицами, а также ограничивать доступ к документам тем людям, которые не должны иметь к ним доступ.
Эти передовые методы даже более важны для руководителя проекта, чей обычный рабочий день связан с документами проекта, создаваемыми для производства добавочной стоимости, которую приносит успешное выполнение проекта с их помощью.
ТИПЫ ПРОЕКТНЫХ ФИРМ Проектные работы выполняются в следующей последовательности: ?
выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса; ?
планирование проектно-сметных работ и услуг; ?
собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.
Организационные формы проектных фирм весьма разнообразны и могут
быть сведены к следующим типам (более подробно см. главу 6): ?
проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию; ?
проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач, а нередко и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку; ?
проектные институты, специализированные по технологическому (функциональному) признаку. Такие институты могут специализироваться, например, на проектировании фундаментов, металлических или железобетонных конструкций, специальных видов оборудования и др.; ?
вычислительные центры (фирмы), специализирующиеся на подготовке проектной документации на машинных носителях - смет, чертежей, календарных планов; ?
консультационные (консалтинговые) фирмы, оказывающие весьма широкий спектр услуг - экономические обоснования, расчеты стоимости проектов, информация, консультации по специальным вопросам. Такие фирмы можно условно разделить на 3 типа:
специализирующиеся на начальной (прединвестиционной) фазе проекта;
оказывающие услуги многопланового характера заказчикам, нуждающимся в оказании помощи по сложным специальным вопросам инжиниринга;
разрабатывающие организацию и технологию строительного производства. Эта весьма распространенная на Западе структурная разновидность проектных
фирм до настоящего времени не нашла в России широкого распространения (за исключением 3-го типа - в форме так называемых Оргтехстроев).
Кроме перечисленных, заказчик часто должен достичь соглашения с лицензиаром - юридическим или физическим лицом, обладающим исключительным правом промышленного использования технологии (процесса, конструкции, материала), которую планируется использовать в проекте.
ВЫБОР ПРОЕКТНЫХ ФИРМ Существует три подхода к выбору заказчиком про- а ектных фирм:
и оказание профессиональных услуг по мере необходимости. В этом случае заказчик прибегает к услугам проектной фирмы на основе специального согла- шения без конкурса;
закрытые переговоры. Если проектная фирма уже выполняет для заказчика работу, то в этом случае он поручает ей подготовить предложения по новому проекту (или подпроекту), проводит экспертизу этих предложений и заключа- ет дополнительное соглашение к контракту - также без конкурса; проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком:
^ оплата по фактическим затратам;
оплата с верхним ограничением цены; фиксированная цена.
ЗАДАЧИ ПРОЕКТНЫХ ФИРМ функциональные обязанности проектных фирм д можно разделить на 2 части:
л. 1иповые, к которым относятся: Р5 эскизное проектирование; и рабочее проектирование; ? разработка смет; ?
Б. Дополнительные, включающие: ?
подготовку к торгам и помощь в их проведении; ?
проектный анализ; ?
разработку обоснований инвестиций и ТЭО; ?
участие в управлении проектом; ?
подготовку финансирования.
Функции группы Б до настоящего времени нетипичны для российской практики, однако именно в них видится перспектива укрепления финансового положения и развития существующих проектных институтов.
Следующим этапом организации проектно-изыскательских работ является их планирование. Этот план, как и другие виды планов, - динамичный документ, требующий многочисленных пересмотров и уточнений в течение жизненного цикла проекта. План должен содержать: ?
общее описание работ, подлежащих выполнению, с обязательным указанием порядка взаимодействия с другими участниками проекта. Это описание составляется в форме календарного плана; ?
порядок и периодичность контроля за ходом проектно-изыскательских работ; ?
требования к планам субподрядных фирм, работающих над проектно-сметной документацией.
Еще по теме 10.2. УПРАВЛЕНИЕ РАЗРАБОТКОЙ ПРОЕКТНО-СМЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ:
- ПРИЛОЖЕНИЕ 15-1 МЕТОДЫ ОЦЕНКИ СТОИМОСТИ СТРОИТЕЛЬСТВА И ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СМЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В РОССИЙСКОЙ ПРАКТИКЕ УПРАВЛЕНИЯ ИНВЕСТИЦИОННО-СТРОИТЕЛЬНЫМИ ПРОЕКТАМИ
Состав и порядок разработки проектной документации. Строительство объектов осуществляется на основе утвержденных обоснований инвестиций в строительство предприятий, зданий и сооружений. Проектной документации детализируются принятые в обоснованиях решения и уточняются основные технико-экономические показатели. Проектная документация обычно включает в себя ТЭО строительства и рабочую документацию.
Порядок разработки, согласования и утверждения проектной документации на строительство зданий и сооружений регламентирован СНиП для технически и экологически сложных объектов и при особых природных условиях строительства по решению заказчика, или заключению государственной экспертизы одновременно с разработкой рабочей документации и осуществлением строительства могут выполняться дополнительные детальные проработки проектных решений по отдельным объектам, разделам, вопросам.
Для объектов, строящихся по проектам массового и повторного применения, а также других технически несложных объектов на основе обоснований в строительство может разрабатываться рабочий проект.
Основным документом, регулирующим правовые и финансовые отношения, взаимные обязательства и ответственность сторон, является договор, заключаемый заказчиком с привлекаемыми им для разработки проектной документации проектными, проектно-строительными организациями, другими юридическими и физическими лицами. Неотъемлемой частью договора должно быть задание на проектирование.
Разработка проектной документации осуществляется при наличии решения о предварительном согласовании места размещения объекта, на основе утвержденных обоснований инвестиций в строительство или иных предпроектных материалов, договора и задания на проектирование.
Проектная документация разрабатывается преимущественно на конкурсной основе, в том числе через торги подряда.
Проектная документация, разработанная в соответствии c исходными данными, техническими условиями и требованиями, выданными органами государственного надзора и заинтересованными организациями при согласовании места размещения объекта, дополнительному согласованию не подлежит за исключением случаев, особо оговоренных законодательством Российской Федерации.
Проектирование объектов строительства должно осуществляться юридическими и физическими лицами, получившими в установленном порядке право на соответствующий вид деятельности.
Использование изобретений при проектировании объектов строительства и правовая защита изобретений, созданных в процессе разработки проектной документации
Торги на разработку проектной документации. Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется инвестором в соответствии с Положением о подрядных торгах в Российской Федерации серией методических рекомендаций, утвержденных Межведомственной комиссией по подрядным торгам.
Тендер на проектирование объекта может проводиться на часть проектной документации: ТЭО, эскизный проект, рабочую документацию, весь объем проектной документации.
Рабочая документация. Рабочая документация для строительства предприятий, зданий и сооружений разрабатывается в соответствии с государственными стандартами и уточняется заказчиком и проектировщиком в договоре на проектирование.
Ссылочные документы в состав рабочей документации не входят и могут передаваться заказчику, если это оговорено в договоре.
Заказчик выдает проектной организации исходные материалы: обоснование инвестиций; решение местного органа исполнительной власти о предварительном согласовании места размещения объекта; акт выбора земельного участка для строительства и прилагаемые к нему материалы; архитектурно-планировочное задание, составляемое в уста- новленном порядке; технические условия на присоединение проектируемых объектов к источникам снабжения, инженерным сетям и коммуникациям; сведения о проведенных с общественностью обсуждениях решений о строительстве объекта; исходные данные по оборудованию, в том числе индивидуального изготовления; данные по выполненным НИОКР; материалы инвестора, оценочные акты и решения органов местной администрации о компенсациях за сносимые здания и сооружения; материалы, полученные от местной администрации и органов государственного надзора, в части окружения проекта и состоянии природной окружающей среды; материалы инженерных изысканий и обследований, обмерочные чертежи существующих на участке строительства зданий и сооружений; чертежи и характеристики продукции предприятия; задание на разработку тендерной документации; заключения и материалы, выполненные по результатам обследования действующих производств, конструкций зданий и сооружений.
Точность стоимостных оценок. На каждом этапе работы над проектом производится стоимостная оценка. В крупных зарубежных проектах составляется по меньшей мере четырех видов смет с возрастающей степенью точности: предварительная оценка, имеющая целью оценить жизнеспособность проекта c допустимой погрешностью оценки 25-40%; первичная или факторная, имеющая целью сравнить планируемые затраты с бюджетными ограничениями. Допустимая погрешность оценки 15-25%; приближенная, предназначенная для подготовки плана финансирования проекта с допустимой точностью оценки 10-15%; окончательная, предназначенная для подготовки и проведения торгов с допустимой погрешность оценки 5-6%.
Управление разработкой проектно-сметной документации. Проектные работы выполняются в последовательности: выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса; планирование проектно-сметных работ и услуг; собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.
Организационные формы проектных фирм весьма разнообразны и могут быть сведены к следующим типам: проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию; проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку; проектные институты, специализированные по технологическому признаку. Такие институты можно условно разделить на три типа: специализирующиеся на начальной фазе проекта; оказывающие услуги многопланового характера заказчикам, нуждающимся в оказании помощи по сложным и специальным вопросам инжиниринга; разрабатывающие организацию и технологию строительного производства.
Заказчик должен достичь соглашения с лицензиаром - юридическим или физическим лицом, обладающим исключительным правом промышленного использования технологии, которую планируется использовать в проекте.
Выбор проектных фирм. Существуют три подхода к выбору заказчиком проектных фирм: оказание профессиональных услуг по мере необходимости. В этом случае заказчик прибегает к услугам проектной фирмы на основе специального соглашения без конкурса; закрытые переговоры. Если проектная фирма уже выполняет для заказчика работу, то ей поручается подготовить предложения по новому проекту, проводит экспертизу этих предложений и заключает дополнительное соглашение к контракту; проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком: оплата по фактическим затратам; оплата с верх- ним ограничением цены; фиксированная цена.
Функциональные обязанности проектных фирм разделяются на две части: типовые, к которым относятся: эскизное проектирование; рабочее проектирование; разработка смет; авторский надзор; дополнительные, включающие в себя: подготовку к торгам и помощь в их проведении; проектный анализ; разработку обоснований инвестиций и ТЭО; участие в управлении проектом; подготовку финансирования, функции группы. Следующим этапом организации проектно-изыскательских работ является их планирование. Этот план - динамичный документ, требующий многочисленных пересмотров и уточнений в течение жизненного цикла проекта. План должен содержать: общее описание работ, подлежащих выполнению, с обязательным указанием порядка взаимодействия с другими участниками проекта. Это описание составляется в форме календарного плана; порядок и периодичность контроля за ходом проектно-изыскательских работ; требования к планам субподрядных фирм, работающих над проектно-сметной документацией.
Функции менеджера проекта.
На всех этапах разработки проектной документации руководящая роль принадлежит менеджеру проекта. В ходе проектирования менеджер проекта выполняет следующие функции: контроль соответствия объема и сроков выполненных работ необходимому минимуму, предусмотренному контрактом подбор и привлечение к проекту ведущих специалистов по инженерным дисциплинам, координация их деятельности - определение рациональных сроков начала работ с тем, чтобы избежать преждевременного их выполнения; корректировка численности занятых работников; контроль за внесением изменений в проект; контроль за факторами, условиями и документами, которые могут увеличить стоимость работ; проверка соблюдения последовательности и приоритетов, выбранных в процессе планирования работ; обеспечение предпочтительного выбора стандартных материалов и оборудования в максимально возможном числе ситуаций, обеспечение минимальной номенклатуры применяемых изделий; подготовка и реализация соглашения с лицензиаром; подготовка и контроль за соблюдением плана проектныхработ, увязанного с общим планом проекта; разработка совместно с заказчиком задания на проектирование.
В зависимости от масштаба и сложности проекта функции менеджера на этапе проектирования могут быть возложены как на менеджера всего проекта, так и на специально назначенного проект-менеджера, работающего в команде под руководством главного менеджера.
Автоматизация проектных работ.
Ведущие западные и в меньшей степени отечественные проектные фирмы осуществляли переход от компьютеризации отдельных, наиболее трудоемких, видов работ к системам автоматизированного проектирования (САПР), охватывающим весь процесс создания проекта. Вместе с тем созданию САПР должен предшествовать тщательный экономический анализ. Опыт показывает, что для мелких и средних фирм выгоднее воспользоваться услугами сторонних специалистов, чем создавать собственную систему с штатом специалистов.
К основным вопросам, которые надлежит решить при внедрении САПР, относятся: адаптация организационной структуры фирмы к требованиям САПР, суть которой состоит в организации информационных потоков таким образом, чтобы избежать дублирования данных у различных участников процесса проектирования; выбор программных средств и вычислительной техники с учетом того, что их обновление происходит каждые 5-6 лет; решение вопроса о структуре используемого в системе банка данных. В общем случае в состав данных включают сведения об удельных расходах материалов, стоимости, компоновочных решениях, технологии, сроках строительства, а также о нормативах и типовых конструктивных решениях. Эффективно работающей во многих странах мира является универсальная система САDАD с элементами искусственного интеллекта типа САD/САМ, представляющую собой интегрированную автоматизированную систему для конструирования, проектирования, анализа и управления проектами.
Эту систему условно можно разделить на две части. Первая предназначена для проектирования объектов и состоит из: подсистемы компоновочного проектирования с блоками двух- и трехмерной графики; подсистемы проектирования и анализа строительной части объекта с формированием чертежей; подсистемы проектирования и анализа технологической части объекта с формированием чертежей; подсистемы расчета потребности в материальных и трудовых ресурсах с оценкой в человеко-часах. Вторая часть обеспечивает управление проектной деятельностью и включает в себя: систему управления; систему оценки и контроля качества; систему документооборота по проекту со своей базой данных.
Интерфейсом САDАD связана с системой, используемой для календарного планирования.
Система обеспечивает быстрый ответ на запрос, а также гибкие и эффективные методы защиты информации от несанкционированного доступа. Графические данные могут сопровождаться текстовыми примечаниями, которые можно редактировать.
На выходе программы пользователь получает три модели: новый двухконтурный чертеж стен с детальной прорисовкой дверных и оконных проемов, план с наложенной на него штриховкой и текстовый файл, содержащий информацию о фактах и причинах неудовлетворительного выполнения программы, указывающий на ошибки в чертежах.
Библиотека стандартных деталей и символов содержит около 1200 графических элементов и деталей конструкций, которые могут переноситься на рабочие чертежи. Детали из библиотеки можно использовать в первоначальном виде или модифицировать их применительно к особенностям проекта.
Система АUTOCAD представляет собой профессиональную систему автоматизированного проектирования и выполнения чертежей, работа которой основана на использовании недорогих микрокомпьютеров, используемых даже в небольшом проектном бюро или отделе. Система АUTOCAD позволяет выполнить работу в более короткие сроки. Ее пользователи завершают выполнение чертежей в два-три раза быстрее, чем при традиционных методах, система многократно окупает себя при использовании.
В последние годы все более широкое применение получают экспертные системы, представляющие собой новый этап роста интеллектуальности автоматизированных систем, развитых до уровня, при котором из множества фактов и данных создается возможность появления новой информации, аналогично тому, как это делает человек.
Начальник
управления
проектов автоматизации ЗАО «Стройтрансгаз»
Руководитель
проекта внедрения ГК APPIUS
ЗАО «Стройтрансгаз» (далее - СТГ) - одна из ведущих строительных компаний России, выполняющая полный комплекс работ в рамках инфраструктурных проектов нефтегазовой отрасли. Ключевые направления деятельности компании: проектирование, строительство, реконструкция, ремонт и обслуживание объектов нефтегазовой инфраструктуры.
В послужном списке ЗАО «Стройтрансгаз» все стратегические трубопроводные проекты России, в частности: система газопроводов «Сила Сибири»; система газопроводов «Южный Коридор»; система транспортировки газа с Бованенковского месторождения и многие другие.
Цели проекта
- Управление проектнотехнической и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) - Генподрядчик - Субподрядчик.
- Учет видов изменений, группировка по извещениям/разрешениям на изменение.
- Создание электронного архива технической документации.
- Связь с бумажным экземпляром.
Управление проектной и рабочей документацией
Основная задача автоматизации, которая стояла перед специалистами СТГ при внедрении системы AppiusPLM УПСД, - организация управления проектной и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) - Генподрядчик - Субподрядчик.
Обратная связь от заказчика
«Для любой компании, которая занимается строительством, управляет документацией, такая система, как AppiusPLM УПСД, просто необходима. Она может существовать в какомто более усеченном виде или более расширенном, но в любом случае такая система должна быть».
Сергей Белоусько, начальник отдела проектносметной документации производственнотехнического управления департамента обустройства ЧНГКМ ЗАО «Стройтрансгаз».
Схема подготовки проекта:
- Инвестор определяет те объекты, которые он хочет построить, нанимает или определяет Заказчика.
- Заказчик по заданию Инвестора проектирует объект, разрабатывает проектную документацию, проходит экспертизы и в итоге передает ее Генподрядчику для строительства.
- Генподрядчик получает утвержденный проект для строительства, заключает договор с Заказчиком, в котором определены сроки строительства объекта, указан перечень передаваемой рабочей документации, состав и объекты стройки, бюджет.
- Субподрядчик (может быть один или несколько) заключает с Генподрядчиком договор на строительство какойлибо части общего проекта и реализует его в согласованные сроки.
СТГ в данной схеме принадлежит роль Генподрядчика. Работа в системе AppiusPLM УПСД проводится в несколько этапов:
1. Создание дерева проекта строительства
Заказчик согласно подписанному договору с Генподрядчиком официально передает последнему оригиналы утвержденной рабочей документации с полным перечнем или сводной ведомостью основных комплектов (далее - СВОК), сопроводительным письмом и накладной.
При получении рабочей документации оператор Генподрядчика в главном окне программы в базе данных строит дерево проекта (рис. 1), где единицей измерения является комплект рабочей документации. Дерево формируется согласно перечню комплектов, которые получены от Заказчика, далее комплекты объединяются в подобъекты, объекты и стройки.
2. Загрузка документации в систему
Оператор Генподрядчика сканирует всю полученную документацию, присваивает файлам соответствующие названия и загружает их в систему. Дополнительно в программу добавляются все документы, которые отмечены в передаваемом перечне нормативной документации и связаны со строительством (ГОСТы, СНиПы, сметы, накладные, официальные письма, разрешения, согласования и т.д.). Всё это загружается в дерево проекта и для удобства привязывается к листу общих данных. В итоге в базе хранится полная информация по каждому комплекту рабочей документации (рис. 2).
Параллельно с базой рабочей документации формируется база нормативной документации (рис. 3). Данная структура формирования электронного архива рабочей документации обеспечит в дальнейшем быстрый поиск и сортировку чертежей и нормативных документов по заданным критериям (рис. 4).
3. Деление проекта по Субподрядчикам
Сформированное на первом этапе дерево проекта делится на подобъекты и отдельные части по видам работ: геодезические, подготовительные, земляные, свайные, устройство скважин и т.д. Далее для реализации каждого вида работ Генподрядчик привлекает специализирующихся на отдельных видах деятельности Субподрядчиков и передает каждому ту часть рабочей документации, которая необходима для строительства. На данном этапе заключаются договора субподряда с указанием перечня передаваемой документации и создаются пакеты рабочей документации для передачи. Оператор формирует в базе накладные для передачи. С целью оперативного взаимодействия для всех Субподрядчиков обеспечивается доступ к системе за счет использования средств удаленного подключения, сетевой инфраструктуры и т.д.
Учет изменений в рабочей документации
В случае идеального строительства выпущенный первоначально проектным институтом комплект рабочей документации остается неизменным на протяжении всего цикла работ, а время строительства не меняется с момента начала и до полного его завершения. В реальности же ситуация обстоит абсолютно иначе.
После получения основного комплекта рабочей документации и создания дерева проекта на протяжении всего жизненного цикла стройки какоголибо объекта Генподрядчик получает изменения, касающиеся различных подразделов. Таким образом, если в начале строительства существует один комплект, то к его концу он может претерпеть несколько десятков изменений, которые также фиксируются в системе. Любое изменение рабочей документации прикладывается к основному комплекту, и в базе формируется актуальное дерево проекта с учетом последних корректировок. Данный процесс включает и Субподрядчиков, которым доступны любые изменения в системе, так как впоследствии им будут переданы оригиналы всех документов в бумажном виде согласно договорам субподряда.
Основные причины изменений рабочей документации:
- ошибки проектирования;
- требования эксплуатирующей организации;
- замена оборудования и т.д.
В момент передачи рабочей документации от Заказчика Генподрядчику в договоре строго обозначены сроки реализации проекта, которые серьезно нарушаются с появлением изменений. Это происходит вследствие затяжного процесса выяснения причин корректировок и определения зон ответственности между Заказчиком, Генподрядчиком и Субподрядчиками. На данном этапе перед Генподрядчиком остро встает вопрос мониторинга движения документации: сроков получения и передачи, когда и какие виды изменений были получены, статус их отработки и т.д. Операторам необходимо формировать разные виды отчетов и статистик для предоставления руководству. Основная статистика в СТГ определяется по СВОК, которая отображает информацию о том, сколько комплектов документации должно быть по договору, сколько получено по факту и сколько с изменениями. Учитывая, что объемы строительства в СТГ составляют десятки и сотни объектов, жилых зданий и сооружений, компрессорных станций, формирование отчетов производится постоянно в циклическом режиме и представляет собой процесс управления рабочей документацией. Система AppiusPLM УПСД позволяет вести точный учет сроков, компоновать различные актуальные отчеты, статистики и осуществлять мониторинг получения и передачи документации в любой момент. По мнению начальника отдела проектносметной документации ЗАО «Стройтрансгаз» Белоусько Сергея Валентиновича, осуществить данный процесс без системы не представляется возможным.
Для оперативности отслеживания изменений в системе имеется также раздел «Конструкции металлические», где хранится документация по оборудованию, которое необходимо изготовить для осуществления строительства. К этому разделу открыт доступ для производителей данного типа оборудования, с которыми Субподрядчики заключают договора на изготовление, если оно не относится к поставке Генподрядчика. Данный момент связан с тем, что во время изготовления различных металлических конструкций могут произойти изменения данного оборудования: по конфигурации, по креплению, по толщине металла и т.д., и чтобы производитель мог быстро сориентироваться в соответствии с изменившимися требованиями (рис. 5). Единственным минусом при организации доступа в систему на текущий момент является ограниченность производителей металлических конструкций в интернетресурсах и зачастую - отсутствие у них лицензий «1С».
В обязательном порядке в систему также подключаются штабы строек - это те объекты, где фактически происходит строительство. Таким образом, на месте стройки также всегда можно найти, открыть и распечатать сканкопию последней версии необходимого чертежа. При этом в системе всегда хранится сканированная версия экземпляра документации, где Заказчик ставит штамп «В производство работ». Если ктото из участников строительства заходит в программу и не видит штампа «В производство работ», он должен этот чертеж проигнорировать.
Вследствие такой организации рабочей документации в системе по каждому комплекту и по каждому изменению формируется отдельная история, которая отображает, что происходит с данной документацией: номер изменения, когда оно получено и когда передано, сколько всего изменений, действующий или аннулированный чертеж, возврат чертежей. Весь жизненный цикл рабочей документации распространяется на всех ее участников от начала проекта и до его завершения.
Рассмотрение и согласование документации
Рассмотрение проектной и рабочей документации - это отдельный бизнеспроцесс, в котором оператор может быть его инициатором или исполнителем. В случае инициации такого бизнеспроцесса оператор формирует в системе задачу, отправляет ее ответственным за какоелибо конкретное направление специалистам и дает команду «Отработать». Ответственный, в большинстве случаев это начальник соответствующего отдела, дает задание подчиненным, и они начинают изучать документацию. Все замечания, ошибки, неточности, которые обнаруживаются, также вносятся в систему. Далее автоматически формируется письмо на Заказчика с указанием всех обнаруженных недоработок (рис. 6).
Бизнеспроцесс рассмотрения по своей сути представляет собой входной контроль рабочей документации. Он заключается в проверке корректности указания всех параметров в конструкторских чертежах, соответствия заложенных материалов их наличию у производителей и поставщиков и т.д. Все эти данные очень важны, так как процесс проектирования и утверждения документации может длиться достаточно продолжительное время, иногда несколько лет, и указанные модели оборудования могут быть сняты с производства и заменены более современными, с другими параметрами, наличие материалов может не соответствовать настоящей ситуации на рынке промышленных товаров и т.д.
Функцию входного контроля в СТГ выполняет подразделение по подготовке производства. Ответственные сотрудники изучают на предмет ошибок получаемые от Заказчика ведомости работ внутри комплектов рабочей документации, составляют ведомости для заказа материалов, проверяют рабочую документацию.
Доработки
Учет документации по договорам
Для удобства учета рабочей документации в СТГ была сформирована сводная таблица учета всех договоров и совместно со специалистами компании APPIUS разработан полностью новый интерфейс в программе, позволяющий привязывать комплект РД к договору (рис. 7). Ранее в компании присутствовал только пообъектный учет, так как этот вид учета ведет Заказчик совместно с проектным институтом.
Учет видов изменений - разрешения на изменение
Как уже было отмечено выше, в процессе строительства возникает большое количество изменений рабочей документации, и Генподрядчику необходимо понимать, почему увеличивается срок строительства и по каким причинам он несет дополнительные затраты.
Перед специалистами СТГ и APPIUS стояла задача определения ключевых типов ошибок для понимания основных видов изменений и формирования на их основе различных отчетов и статистик. Проектный институт формирует изменения в рабочей документации на какомлибо основании, которое называется извещением (рис. 8). Таким образом, различные виды извещений впоследствии можно сортировать по следующим критериям: «Ошибка Заказчика», «Ошибка Генподрядчика», «Ошибка Субподрядчика», «Ошибка эксплуатирующей организации» - и строить графики статистики.
Данные виды отчетов абсолютно точно показывают, кто и по каким причинам задерживает строительство в тот или иной период времени и кто должен нести за это ответственность.
Электронный и бумажный архив
В СТГ система AppiusPLM УПСД в основном используется для управления рабочей документацией как актуализированный электронный архив. Бумажные архивы в большинстве случаев располагаются по месту нахождения заказчика (рис. 9). При использовании сотрудниками оригиналов в бумажном архиве в системе фиксируются его контактные данные, дата и причина выдачи документации. Также с помощью функции поиска в программе легко можно отыскать фактическое местонахождение оригинала, так как в базе указан инвентарный номер и точное место хранения (стеллаж, полка).
География и проект в цифрах
СТГ планирует установить систему AppiusPLM УПСД во всех географических точках, где имеются объекты строительства данного общества. На текущий момент доступ в систему имеют те сотрудники, которым он положен по определенным нормативным бюрократическим моментам, и те, кто задействован в процессе производства (рис. 10). В настоящее время в ЗАО «Стройтрансгаз» в программе постоянно работает приблизительно 60 человек, а всего подключено 181 (с учетом Субподрядчиков, специалистов в штабах строек и т.д.). Подключение осуществляется независимо от того, где территориально находятся специалисты, имеются удаленные пользователи. По мере добавления в систему новых объектов руководство СТГ вовлекает в работу новых сотрудников.
На сегодняшний день в системе хранятся данные по следующим объектам строительства:
- «Обустройство Чаяндинского м/р» - около 5 тыс. основных комплектов;
- «Магистральный газопровод “Сила Сибири”» - около 4 тыс. комплектов;
- «Дожимная компрессорная станция на Заполярном НГКМ» - около 300 комплектов.
С учетом того, что в среднем один комплект претерпевает три изменения, общее количество комплектов в системе составляет порядка 28 тыс. комплектов. Это весьма солидная цифра для столь молодой организации, как СТГ.
Выгоды от внедрения
- Актуализированная рабочая документация по последнему изменению находится в местах строительства;
- оптимизация процесса доставки документации;
- сокращение временных издержек в получении/передаче документации;
- оперативное формирование отчетов по типам изменений.
Планы на будущее
Архив исполнительной документации
Логическое завершение строительства - это формирование исполнительной документации. Все чертежи со штампом «В производство работ» в бумажном оригинале в конечном счете находятся в штабе стройки. По завершении строительства на них ставится штамп «Выполнено по проекту», и вся документация подшивается в тома исполнительной документации.
Сейчас в СТГ работа в системе заканчивается в момент завершения строительства объекта. В базе он обозначается специальным символом «Объект построен», и оператор переводит его статус в состояние «Построен». На текущий момент исполнительная документация только частично передается в электронном виде.
Инвестор для ЗАО «Стройтрансгаз» - головная компания «Газпром» - сделала обязательным требованием в своих договорах предоставление исполнительной документации в электронном виде. Таким образом, перед СТГ стоит задача сформировать передаточную исполнительную документацию в полном объеме в электронном виде вместе с информационной системой и в дальнейшем передать эксплуатирующей организации для использования как архив. Такая комплексная информационная система будет полностью разработана в соответствии с техническими регламентами СТО «Газпром», ГОСТами, СНиПами и другими нормативными документами, необходимыми техническими условиями и будет также в полном объеме удовлетворять требованиям «Системы менеджмента качества». Она позволит быстро отсортировать данные, сформировать любой отчет или статистику по документации, найти сканированные копии этих документов в электронном виде и т.д. Все это обеспечит эксплуатирующей организации при дальнейшей реконструкции или в случае аварийной ситуации оперативный поиск любого чертежа или какойлибо конкретной записи в журнале строительства и поможет выявить достоверные данные.
Архив построенных объектов
При 100процентном завершении строительства СТГ планирует формировать отдельную базу долгосрочного хранения по готовым объектам, в которой отдельно будет содержаться вся информация только по построенным объектам. Для удобства организации поиска она не будет связана с основной рабочей базой документации.
Авторский надзор
Для оперативного участия проектного института, который создает проект, в процессе рассмотрения документации и при внесении изменений, корректировок рабочей документации в качестве планов на будущее СТГ рассматривает возможность добавления в систему функции авторского надзора.
Данный функционал будет интересен также проектным институтам. В настоящее время разработчики компании Appius постоянно дорабатывают систему в соответствии со структурой работы конкретного проектного института, исходя из технического задания и задания на проектирование, а также последующего его деления на соответствующие марки чертежей и соответствующие отделы. В таких случаях AppiusPLM УПСД функционирует в соответствии с порядком работы отдельно взятого проектного института, его регламентами и заведенной структурой управления техническим документооборотом.
Проектный офис
При развитии в будущем таких организаций, как проектный офис, которые в рамках одного предприятия или холдинга являются Заказчиками по проектированию, проектируют, самостоятельно осуществляют строительство и сдают готовые объекты в эксплуатацию, система AppiusPLM УПСД станет для них незаменимым информационным ресурсом.
Проектные работы выполняются в следующей последовательности:
· выбор проектировщиков и заключение контрактов по результатам конкурса;
· планирование проектно-сметных работ и услуг;
· собственно проектирование и согласование проектно-сметной документации.
Организационные формы проектных фирм весьма разнообразны и могут быть сведены к следующим типам:
· проектно-строительные фирмы, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию, комплектации, строительству и вводу объектов в эксплуатацию;
· проектные институты, осуществляющие весь комплекс работ по проектированию объектов, включая все виды инженерных и архитектурных задач, а нередко и задачи по планировке районов застройки. Обычно такие институты специализируются по отраслевому признаку;
· проектные институты, специализированные по технологическому (функциональному) признаку. Такие институты могут специализироваться, например, на проектировании фундаментов, металлических или железобетонных конструкций, специальных видов оборудования и др.;
· вычислительные центры (фирмы), специализирующиеся на подготовке проектной документации на машинных носителях -- смет, чертежей, календарных планов;
· консультационные (консалтинговые) фирмы, оказывающие весьма широкий спектр услуг, -- экономические обоснования, расчеты стоимости проектов, представление информации, консультации по специальным вопросам. Такие фирмы можно условно разделить на 3 типа:
1) специализирующиеся на начальной (прединвестиционной) фазе проекта;
2) оказывающие услуги многопланового характера заказчикам, нуждающимся в оказании помощи по сложным специальным вопросам инжиниринга;
3) разрабатывающие организацию и технологию строительного производства.
Эта весьма распространенная на Западе структурная разновидность проектных фирм до настоящего времени не нашла в России широкого распространения (за исключением 3-го типа -- в форме так называемых оргтехстроев).
Кроме перечисленных, заказчик часто должен достичь соглашения с лицензиаром -- юридическим или физическим лицом, обладающим исключительным правом промышленного использования технологии (процесса, конструкции, материала), которую планируется использовать в проекте.
Существуют три подхода к выбору заказчиком проектных фирм:
1) оказание профессиональных услуг по мере необходимости. В этом случае заказчик прибегает к услугам проектной фирмы на основе специального соглашения без конкурса;
2) закрытые переговоры. Если проектная фирма уже выполняет для заказчика работу, то в этом случае он поручает ей подготовить предложения по новому проекту (или подпроекту), проводит экспертизу этих предложений и заключает дополнительное соглашение к контракту -- также без конкурса;
3) проведение конкурса. В этом случае возможны следующие виды коммерческих соглашений между заказчиком и подрядчиком: оплата по фактическим затратам; оплата с верхним ограничением цены; фиксированная цена.
Функциональные обязанности проектных фирм можно разделить на две части:
1) Типовые, к которым относятся:
· эскизное проектирование;
· рабочее проектирование;
2) Дополнительные, включающие в себя:
· подготовку к торгам и помощь в их проведении;
· проектный анализ;
· разработку обоснований инвестиций и ТЭО;
· участие в управлении проектом;
· подготовку финансирования.
Функции 2 группы до настоящего времени нетипичны для российской практики, однако именно в них видится перспектива укрепления финансового положения и развития существующих проектных институтов.
Следующим этапом организации проектно-изыскательских работ является их планирование. Этот план, как и другие виды планов, -- динамичный документ, требующий многочисленных пересмотров и уточнений в течение жизненного цикла проекта. План должен содержать:
· общее описание работ, подлежащих выполнению, с обязательным указанием порядка взаимодействия с другими участниками проекта. Это описание составляется в форме календарного плана;
· порядок и периодичность контроля за ходом проектно-изыскательских работ;
· требования к планам субподрядных фирм, работающих над проектно-сметной документацией.