Какие файлы я могу хранить в СРМ?
Вы можете загружать тексты, фотографии, изображения, чертежи или графики любого формата. В CRM документы будут систематизированы: чтобы найти договор с определенным клиентом, просто перейдите в карточку его сделки. Если ответственного менеджера не будет на месте, любой другой сотрудник моментально найдет нужный договор или счет.
Какие именно документы SalesapCRM формирует автоматически?
Вы можете создать любой шаблон, используя тексты, таблицы и даже HTML-код. В дальнейшем система будет автоматически генерировать аналогичные тексты в один клик: письма, коммерческие предложения, договоры, соглашения и т.д.
Можно ли скачать договор из CRM на компьютер или распечатать?
Да. Чтобы скачать, распечатать или переслать клиенту договор, вам потребуются считанные секунды. CRM систематизирует хранение файлов и доступ к ним всех сотрудников компании. Электронный документооборот позволяет экономить время для более важных дел.
Какой объем данных я могу хранить в СРМ?
Это зависит от условий вашего тарифа. На бесплатном тарифе – 200 МБ на всю компанию. На стандартном – 500 МБ на пользователя. На расширенном тарифе – без ограничений по объему. Вы в любой момент можете сменить тариф, расширив возможности CRM.
Сегодня многочисленные компании стремятся постоянно оптимизировать свою деятельность, внедряя всевозможные системы автоматизации, благодаря которым для них открываются дополнительные функции, позволяющие делать работу куда оперативнее, и достигать при этом наилучших результатов.
И поэтому неудивительно, что сегодня весьма востребовано внедрение различных CRM систем, предназначенных для увеличения удобства работы с каждым из клиентов компании, что в свою очередь приводит к повышению всех основных показателей компании.
Принцип работы CRM системы основан на высочайшей значимости каждого из клиентов, поскольку именно от клиентов напрямую зависит и будущее развитие фирмы. Такой системе можно доверить решение таких задач, как:
- Управление ресурсами фирмы.
- Осуществление финансового учета.
- Управление документооборотом.
Таким образом, на базе системы CRM можно осуществить внедрение электронного документооборота, что весьма эффективно, поскольку подобная система позволяет избавиться от необходимости вручную работать с кучей бумаг. Рассмотрим ее преимущества более детально.
Чем хорош электронный документооборот для компании
Современные CRM-системы предусматривают наличие всех необходимых инструментов, предназначенных для управления как внутренним, так и внешним документооборотом организации любого масштаба. Данные инструменты предоставляют средства для автоматического формирования всех необходимых документов по шаблонам, быстрого поиска всех необходимых документов в системе, подготовки различных печатных форм документов, создания электронного хранилища для всех документов компании, и, разумеется, многое другое.
Таким многообразием функций и объясняется тот факт, что подобные системы сегодня внедряют все успешно развивающиеся крупные компании.
С помощью CRM-системы также можно наладить коллективную работу сотрудников с документами, причем ее основным преимуществом является возможность гибкого разграничения прав доступа, благодаря чему вы можете не беспокоиться о том, что конфиденциальная информация попадет не туда, куда нужно.
С CRM системами можно организовать электронное визирование, а также реализовать учет взаимосвязей между всеми документами. И, разумеется, подобная система сможет сэкономить много времени для ваших сотрудников.
Как внедрение документооборота с помощью CRM системы позволит оптимизировать рабочий процесс
Система электронного документооборота по своей сути представляет собой перечень функций программного обеспечения, необходимых для работы с электронными документами. А благодаря единой системе обмена информацией, внедрение документооборота посредством CRM систем можно наладить рабочий процесс без бумаг.
Это существенно сокращает время, необходимое на поиск сотрудником необходимого документа. Но и это далеко еще не все преимущества программы, к которым также можно отнести:
- Быстрый поиск необходимых документов по единой базе данных.
- Сокращение времени на заполнение сотрудниками документов.
- Полное исключение возможности дубляжа бумаг.
- Благодаря встроенной системе проверки орфографии, полностью исключено допущение ошибок.
- Увеличение скорости исправления бумаг.
Разумеется, внедрение подобных инноваций сможет существенно улучшить рабочий процесс компании. Однако, не следует сразу же после того, как электронный документооборот будет внедрен, ожидать моментального улучшения всех показателей. Дело в том, что сотрудникам потребуется определенное время для того, чтобы привыкнуть к подобным инновациям. Но уже буквально спустя несколько месяцев показатели работы организации существенно возрастут, а значит, внедрение подобных систем эта работа на перспективу.
Выбор компании - интегратора CRM и электронного документооборота
Сегодня существует множество организаций, занимающихся внедрением crm систем, обеспечивающих возможность введения электронного документооборота. Но в основной массе, они предлагают шаблонные продукты, заготовленные ранее, зачастую используя устаревшее программное обеспечение.
Мы применяем несколько иной подход - персональная конфигурация IT платформ, которые отвечают самым современным требованиям рынка, становясь неотъемлимой частью организационной культуры предприятия. Так появляются и глубоко интегрируются в трудовой процесс, мощные и удобные системы, способные стать отличной платформой для реализации электронного документооборота на предприятии любых размеров. Важнейшие преимущества предлагаемого программного обеспечения:
- Удобный и простой доступ ко всей информации компании.
- Полная конфиденциальность данных.
- Сокращение времени, необходимого для решения большинства ежедневных задач.
- Возможность полного контроля над всей поступающей информацией.
Кроме того, мы обладаем огромным опытом в построении систем CRM, поэтому, сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в положительном результате.
Сегодня много говорят о решениях для автоматизации бизнеса. Но, если по-честному, многие ли из менеджеров (топ или пониже – неважно) действительно разбираются в том, чем различаются СЭД, ECM, CRM, BPM и другие аббревиатурные ИТ-системы? Если вы с уверенностью ответили да, объясните – для кого все эти обзоры, ролики, вебинары о том, что это за решения, как и для чего с ними работать?
Здесь нет ничего предосудительного на самом деле. Как ни крути продукты сложные. Разобраться в сути и предназначении ИТ-систем, а уже тем более подобрать и внедрить продукт у себя всегда было непросто. Однако с развитием классических систем, функционал которых теперь во многом дублирует возможности другого класса решений, сделать это стало еще сложнее, и вот почему.
- Сейчас почти нет классических ECM (использую как синоним СЭД) или CRM. Есть СЭД со встроенными возможностями автоматизации бизнес-процессов, а современные CRM сегодня уже не просто база контрагентов и история взаимоотношений с ними, а системы, автоматизирующие весь процесс работы с клиентами.
НО, для построения и автоматизации бизнес-процессов всегда служили классические BPMS. Как теперь разграничить эти решения? В чем их принципиальная разница, и есть ли она?
- СЭД «ДЕЛО» «позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача - автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов».
- CЭД Docsvision выполняет «автоматизацию любых бизнес-процессов, интеграцию между СЭД и другими системами предприятия, процессное управление».
- СЭД Directum c модулем управления деловыми процессами, который «обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов».
- Terrasoft CRM (bpm’online) – система для маркетинга, продаж и сервиса, с возможностью моделирования и автоматизации внутренних бизнес-процессов компании.
- Microsoft Dynamics CRM , которая «позволяет снижать расходы и увеличивать прибыль путем организации и автоматизации бизнес-процессов, что способствует повышению удовлетворенности и лояльности клиентов по всем направлениям - маркетинг, продажи и обслуживание».
- 1С:CRM , в которую встроен инструментарий BPM, что позволяет «разработать и использовать в компании бизнес-процессы любой сложности».
- Что касается самих BPMS (современные системы управления бизнес-процессами), они выделяют отдельные специализированные решения: СRM на базе BPM, ECM на процессном движке и так далее. Либо формируют продуктовую линейку в отраслевом ключе (бизнес-процессы телекоммуникационной компании, бизнес-процессы торговой организации и т.п.)
- ELMA – система управления бизнес-процессами, на базе которой реализованы приложение для организации электронного документооборота ECM+, решение для автоматизации процесса работы с клиентами CRM+ и ряд других решений.
- NAUMEN – предлагает решения для автоматизации контакт-центров, управления закупками, документооборота и другие продукты.
- Serena Business Manager (SBM) – предлагает «портфель решений для различных отраслей и типовых услуг». В частности, документооборот в организации; управление поручениями и другие решения.
- ECM и CRM, со встроенными процессами;
- BPM, которые автоматизируют процессы документооборота и работы с клиентами.
На самом деле нет, нельзя. Несмотря на внедренные процессы, ни ECM, ни CRM не заменяют BPM-системы. Подход к автоматизации, а значит и предназначение всех этих решений остаются различными. В чем разница, с точки зрения внедряющего продукт предприятия?
Продукты с внедренными процессами и BPM
Различия в объектах автоматизации, свойственные ECM, CRM и BPM, можно связать с различиями в архитектуре этих решений.
Организация работы бизнес-процессов в ECM и CRM отталкивается от базы данных (хранилище документов / база клиентов) и статусов работы с ними (статус документа / статус сделки). Внедренный в эти решения процесс всегда обращается к данным из двух верхних ярусов. Работа же BPMS изначально выстраивается как процесс – концентрируется не на объекте (документе, клиенте), а на конечной цели процесса (оказанная услуга, полученный клиентом товар).
В случае если компании понадобится изменить автоматизированный процесс, ситуация также складывается по-разному. В ECM и CRM для этого потребуется вносить изменения и на двух верхних ярусах. Такая доработка – вещь затратная, постоянно ее делать не будешь. Поэтому ECM и CRM как правило настраиваются один раз и надолго, фиксируя нужный порядок действий в информационной системе.
Чтобы изменить процесс в BPM дорабатывать и изменять архитектуру решения не потребуется. Этим объясняется так называемая «гибкость» BPM, которая часто упоминается в числе преимуществ этих решений. Изменения вносятся сразу в модель процесса, и он уже готов к работе. При этом запущенные до внесения изменений процессы продолжают работать по старой схеме.
Скажем прямо, предназначением, например, СЭД-систем, всегда была фиксация регламентов обработки тех или иных документов. Эти решения не предполагают того, что маршруты движения документов будут меняться. Ни компании, внедрившие СЭД, ни функции систем электронного документооборота соответственно, просто не имеют такой задачи. Поэтому и процессы, внедренные в системы документооборота, остаются неизменными. Вы один раз выстраиваете процесс обработки документа, и он работает в течение нескольких лет. Если существует потребность в изменениях и улучшениях – вам нужно другое решение.
Итак, вот несколько принципиальных, на мой взгляд, различий между автоматизацией процессов в ECM, CRM и BPM:
Подчеркну, и классические продукты, и решения с возможностями автоматизации процессов, и системы класса BPMS имеют свои преимущества. Однако смешивание понятий, и приписывание одним решениям возможностей, которыми они по сути не обладают, это уже маркетинг.
Инвестировав в такую автоматизацию, руководители не получают такого эффекта, на который рассчитывали, либо просто теряют время, рассматривая продукт, который изначально не отвечает потребностям бизнеса.
Для каждой компании согласно ее потребностям подбирается то или иное решение. Например, мы много говорили об универсальности BPM, но универсальность определяет и широкий функционал системы. Он априори шире, чем в узкоспециализированных продуктах, и для небольшой компании может оказаться излишним, сама система может показаться сложной. И наоборот, для более крупной компании именно такой функционал будет необходим, а инвестирование в доработку, например, CRM-системы, под все задачи, которые ставит перед продуктом компания, будет не оправдано.
Мне лично известен случай, когда крупная финансовая организация приобрела известную на рынке CRM для автоматизации комплекса процессов оказания определенных видов услуг клиентам. В итоге CRM не взлетела, а руководство, потратив несколько месяцев впустую, было вынуждено искать другое решение, которым в итоге стала BPM. Я намеренно не упоминаю названия этих систем, так как пиар или антипиар не является моей целью. Да и сама ситуация эта произошла не потому, что CRM была плохая, или BPM хорошая. Просто каждое решение предназначено для выполнения определенных задач. И если бы заказчик изначально разобрался в функционале системы, да и сам вендор честно признал, что продукт не предназначен для решения поставленных задач, этого бы не произошло. Изрядно потрудившись, разработчики конечно могут допилить функционал любой системы до того, который требуется заказчику, но совершенно не ясно для чего, и кто готов тратить на это столько времени и средств.
Внимательно изучайте ИТ-системы и демоверсии, допрашивайте и пытайте менеджеров-консультантов. Хорошей вам автоматизации и обдуманных внедрений.
Лид в Битрикс24 - это любая зацепка или связь с возможным клиентом. Лид может стать контактом, компанией или сделкой - это зависит от вашего сценария продаж.
Что же такое конвертация? Конвертация - это и есть превращение лида в другие элементы CRM.
Как это работает?
В процессе работы лид проходит по определённым этапам. Чтобы завершить обработку необходимо выбрать результат:
- Некачественный лид - если лид не стал вашим клиентом, такое тоже случается:)
- Качественный лид - теперь это уже не зацепка, а потенциальный клиент. В этом случае вы создаёте на базе лида контакт, компанию или сделку.
Самый удобный способ конвертировать лид - это шкала статусов.
Просто нажмите на финальную стадию и выберите результат. Если лид качественный - укажите какие элементы необходимо создать.
Вы можете выбрать любую комбинацию - например, создать только контакт. Или компанию и сделку. Или все три элемента - контакт, компанию и сделку.
Как создаются новые элементы?
Допустим, мы выбрали конвертацию качественного лида в контакт, компанию и сделку.
Сперва необходимо выбрать направление для новой сделки
После этого откроется карточка сделки. Обратите внимание, что контакт и компания уже созданы и автоматически привязаны к сделке.
Такой сценарий работает, если в лиде есть вся необходимая информация для создания контакта и компании. Если данных не хватает - вам предложат заполнить информацию вручную.
К примеру, у вас есть обязательное поле для компаний - ИНН . Если в лиде этой информации нет - вы попадёте на страницу создания компании с просьбой заполнить обязательное поле.
И только после того, как контакт и компания будут успешно созданы, вы перейдете к сделке.
Если вы создали пользовательские поля для лидов - то Битрикс24 предложит перенести их и в другие элементы.
Если в лиде есть поле с типом Список , то после конвертации любые изменения элементов этого списка в лиде отразятся и в сделке/контакте/компании.
После конвертации в карточке лида появится запись о созданных элементах.
Какие файлы я могу хранить в СРМ?
Вы можете загружать тексты, фотографии, изображения, чертежи или графики любого формата. В CRM документы будут систематизированы: чтобы найти договор с определенным клиентом, просто перейдите в карточку его сделки. Если ответственного менеджера не будет на месте, любой другой сотрудник моментально найдет нужный договор или счет.
Какие именно документы SalesapCRM формирует автоматически?
Вы можете создать любой шаблон, используя тексты, таблицы и даже HTML-код. В дальнейшем система будет автоматически генерировать аналогичные тексты в один клик: письма, коммерческие предложения, договоры, соглашения и т.д.
Можно ли скачать договор из CRM на компьютер или распечатать?
Да. Чтобы скачать, распечатать или переслать клиенту договор, вам потребуются считанные секунды. CRM систематизирует хранение файлов и доступ к ним всех сотрудников компании. Электронный документооборот позволяет экономить время для более важных дел.
Какой объем данных я могу хранить в СРМ?
Это зависит от условий вашего тарифа. На бесплатном тарифе – 200 МБ на всю компанию. На стандартном – 500 МБ на пользователя. На расширенном тарифе – без ограничений по объему. Вы в любой момент можете сменить тариф, расширив возможности CRM.