Со временем программные решения перестают удовлетворять потребностям компании. Причины могут быть самые разные:

• развитие инструмента пошло в другом направлении или вообще прекратилось;
• вы сами решили изменить бизнес-процессы;
• на горизонте появился подходящий инструментарий с меньшей стоимостью владения или цена текущего решения не сравнима с выгодами от его использования.

Так или иначе, возникает необходимость заменить тикет систему для техподдержки.

Смена системы тикетов — это не катастрофа, однако, как и любое преобразование, это некая встряска для бизнеса. Предлагаем список рекомендаций и напоминаний, позволяющих минимизировать последствия.

Тикет система. О чем не забыть при выборе или смене решения?

1. Ключевой момент — выделение ресурсов внутри компании . Они потребуются для любого преобразования, даже если выполняется оно силами сторонних подрядчиков. Без этого внедрить информационную систему, соответствующую потребностям компании, невозможно.
2. Перед началом каких-либо преобразований необходимо выделить процессы, за которые отвечает существующая тикет система или её аналог, а также определить людей, которые в них вовлечены . Важно, чтобы новая система автоматизации открывала путь для развития компании, поэтому потребуется “рассортировать” процессы: понять, какие должны остаться в неизменном виде, а какие требуют модернизации. Переезд на новое решение с модернизацией бизнес-процессов или “процессный переезд” — тема для отдельного разговора.
3. Необходимо оценить сценарии использования и связь вашей существующей системы тикетов (или того, что вместо неё сейчас применяется) с другими ИТ-системами в компании . Как и в случае с процессами, требуется оставить только задействованные сценарии и связи. А при наличии интеграций запланировать работы в этой части.

4. Миграция должна проходить в тесном контакте с пользователями , ведь им придется менять свои рабочие привычки. Чтобы упростить переезд для сотрудников, надо спланировать обучение и последующие консультации, а еще лучше — привлечь самих пользователю к выбору нового продукта.

   

5. Пожалуй, самая сложная составляющая миграции — перенос данных . Главное здесь — понять, какие данные действительно потребуются в новой системе. Первое желание любой компании — перенести в новое решение все данные, накопленные за годы работы (ведь в них содержится историческая информация для отслеживания динамики и принятия последующих решений). Но нужно ли это? В большинстве ситуаций — нет. Для исторических данных на какое-то время можно оставить доступным старое решение. Если же данные нужны только для оценки каких-то KPI, то хранить их проще в виде уже скомпонованных отчетов. “Спрятанную” в старой системе актуальную клиентскую информацию лучше сразу перенести в CRM, с которой уже в дальнейшем интегрировать новую ticket system. В ситуациях, когда по каким-то причинам действительно нужен полный перенос, данные необходимо предварительно “сопоставить” (составить таблицу соответствия сущностей и атрибутов старой и новой систем). А уже затем мигрировать данные, что, скорее всего, потребует отдельного бюджета и дополнительного времени на преобразования. Как было отмечено выше, в большинстве случаев для help desk-систем достаточно лишь переноса незакрытых (актуальных) заявок.

   

Тестовая среда (песочница), а также тестовый период нового решения позволят отработать запланированную миграцию , не затрагивая всю инфраструктуру или не осваивая весь бюджет. Так можно убедиться, что данные и процессы переносятся правильно, без искажений, а система работает так, как и было заявлено производителем.



Миграция часто включает в себя период, когда старая и новая система тикетов для техподдержки живут параллельно . Это довольно тяжелый этап для сотрудников, потому что одновременная работа в двух системах может внести неразбериху. Этот период можно сократить, если понять, как именно мотивировать сотрудников использовать новое решение — чтобы быстрее завершить процесс . По сути, новое решение необходимо повторно “продать”, но уже внутри организации — коллегам.



Как было отмечено выше, обучение и внятные инструкции помогут справится с большей частью вопросов по эксплуатации новой системы. Надо помнить, что уведомления о переходе на новую платформу, а также инструкции для быстрого старта нужны не только сотрудникам, но и клиентам , если смена решения их как-то затрагивает (т.е. если изменился адрес для входящей почты, куда поступают заявки, или интерфейс личного кабинета). Клиентам, как и сотрудникам, надо понимать, какие преимущества принесет смена инструмента конкретно для них. Если забыть об этом, клиенты могут уйти к конкуренту, взаимодействие с которым для них понятнее.
Перед отключением старой системы необходимо проверить, что новая система работоспособна — надо пройтись по всем бизнес-процессам, которые она должна поддерживать, от создания и исполнения заявки, до построения итоговых отчетов.

Внедрение с нуля или смена Ticket System — это всегда непростой процесс. Даже если, как кажется, все предусмотрели на начальном этапе, будет и негатив от сотрудников, связанный с необходимостью привыкать к новой среде, и даже откровенный саботаж. К этому надо подготовиться, стараясь показать коллегам преимущества решения именно для них (а не для компании в целом).

Okdesk — одна из лучших тикет систем на рынке. Простой интерфейс, гибкая настройка, мобильное приложение и telegram бот

Я давно порывался написать большой обзор на существующие системы поддержки пользователей (они де helpdesk), и вот, увидев данный вопрос в группе типичного, я не долго думая дал ответ — OTRS. Но потом задумался, что в следующий раз стоит аргументировать свой ответ описанием популярных платных и бесплатных систем поддержки пользователей.

Предисловие

В одном, маленьком интернет провайдере для поддержки пользователей использовалась очень старая и дорогая система компании CISCO. У этой системы было масса недостатков, она работала только в старых версиях IE со старой версией пакета Java, часть писем невозможно было найти или просто прочитать, вложения почти всегда были битыми, а сам производитель открестился от этой системы, «бросив свое дитя на произвол судьбы». Короче говоря, это было мучение, как для клиентов, так и для сотрудников. Все понимали, что ее рано или поздно нужно менять, но из-за бюрократии было сложно что-то сделать. В это время, я работая в одном направлении занимался тем, чтобы дали техническую возможность для установки выбранной нами (коллегами) бесплатной системы поддержки пользователей — OTRS. Далее, мною была настроена эта система на тестовых почтовых ящиках, я постиг тогда массу удовольствия и лишь совсем малую часть неудобств, работая с этой системой. После настройки мы ждали, ждали согласования, но как в последствии дождались окончательной кончины старой системы..

В течении 3-5 дней творился хаос, никто не знал что делать, все пытались восстановить старую систему и никто не помнил о том, что новый OTRS был готов к бою, сотрудники были обучены, а тем временем письма копились в почтовом ящике и их количество уже было в районе 500 штук..

первый час работы системы

И вот в один прекрасный момент мы решили перенести боевую почту на OTRS и начать уже работать с клиентами, и не дожидаясь согласований сверху сделали это. В тот момент, падающие MS Outlook-и сотрудников от уведомлений доставляли массу позитива!

Но давайте будем объективными, не смотря на то, что мне нравится OTRS, не смотря на то, что она нравится Яндексу, да и многим другим компаниям, я все же хочу рассмотреть и других претендентов. Рассматривать мы их будем в виде «описание/достоинства/недостатки», а уже выводы для себя, читатель, ты можешь сделать сам. Рассмотрена будет масса интересных систем, но подробно, уже в другом обзоре будет рассматриваться то, о чем вы напишете в комментариях.

Обзор бесплатных helpdesk систем

Не смотря на то, что у бесплатных систем могут быть какие-то минусы, я предпочитаю именно их. Согласен, компании, у которой есть деньги проще купить и оплачивать поддержку, но, как мне кажется, вернее будет пустить эти затраты на что-нибудь другое, хотя не мне судить..

OTRS

Open Ticket Request System — бесплатная helpdesk система, качественно написанная на языке perl с поддержкой множества СУБД. OTRS используют такие гиганты, как Яндекс, Mail.RU, REG.RU, Mikrotik, RU-CENTER и многие другие.

Что в OTRS хорошего?

• Систему возможно установить как на windows так и на linux системы
• Возможность интеграции с LDAP
• Возможность создавать отделы (очереди обращений)
• Эскалация обращений
• Личный кабинет для пользователей
• Гибкая настройка прав пользователей
• Простой шаблонизатор (особенно в 4 версии)
• «Безграничный» поиск
• Русская локализация (по факту доступно 34 языка)
• Поддержка ITIL , так же есть ITSM версия
• «Личный кабинет» для клиентов, где видна вся история обращений
• Гибкая система отчетов и многое другое.
• Существует очень удобная документация и русское сообщество

Минусов для себя я пока не обнаружил. Если есть что сказать на этот счет — пишите в комментариях.

GLPI

GLPI — это не совсем helpdesk система, это скорее система для работы с заявками и инцидентами, система для инвентаризации компьютерного оборудования и ПО. Сама система написана на PHP.

Что она умет:

• учет компьютеров, периферийного оборудования, сетевых устройств, обычных принтеров и связанных с ними компонентами через интерфейс OCS инвентаризации или FusionInventory
• назначение задач, планирование и т.д.
• управление лицензиями
• назначение оборудования по географическим регионам для пользователей и групп
• управление деловой и финансовой информацией
• управление статусом работы оборудования.
  управление заявками о помощи для всех видов оборудования
• использование нескольких интерфейсов, позволяющих пользователю отправить запрос в службу поддержки (web, e-mail)
• управление документами, договорами, и связанных с ними товарно-материальных ценностей
• резервирование оборудования
• создание часто задаваемых вопросов «FAQ» и «Базы знаний»
• генератор отчетов: аппаратное обеспечение, сети, тех. поддержки и т.п.
• GLPI имеет много плагинов для добавления дополнительных функций

Кстати, как я понял по GitHub-у этот проект перерос во что-то новое и платное .

Неплохая, бесплатная система организации технической поддержки пользователей написанная на php. Данная система имеет еще и русскоязычное сообщество (http://osticket.ru/), хотя есть предположение, что его немного забросили.

Умеет она следующее:

• Запросы могут быть созданы по email, через онлайн форму или по телефону (создается персоналом). Гибкая конфигурация и отображение.
• Автоматическая отправка сообщения когда открыта новая заявка или получено сообщение. Настраиваемые почтовые шаблоны.
• Готовые ответы для часто задаваемых вопросов.
• Добавление внутренних сообщений к заявкам для персонала
• Настройте темы обращения для веб заявок.
• Гибкая система уведомлений
• Гибкая система настройки доступов
• Назначение заявок сотруднику или отделу.
• Нет необходимости в регистрации пользователей (для входа используется ID/email).
• Сохраняются все запросы и ответы.
• Масса языковых пакетов и плагинов
• Настраиваемые дополнительные поля
• Гибкая настройка маршрутизации входящих заявок
• Система отчетов

Так же эта система имеет платную SAAS версию. Подробно можно посмотреть тут: http://osticket.com/

Spiceworks - это удобная и мощная система, позволяющая собрать и структурировать информацию о вашей сети: состав «железа», установленное ПО, журналы событий, инвентаризация сетевого оборудования, расход картриджей в сетевых принтерах, и многое другое. И это не только система инвентаризации и MDM(Mobile Device Manager), но и HelpDesk. Работает она только на windows.

Что она умеет?

• Прежде всего это система мониторинга и инвентаризации сетевого оборудования
• Во вторых эта система имеет свою HelpDesk платформу
• Имеет Русскую локализацию
• Так как эта система устанавливается только на Windows, она может интегрироваться с AD
• Все журналы в одном месте, настраиваемые под критичные для вас события.

Кстати, минус этой системы — тормозной web интерфейс.

Подробности: http://www.spiceworks.com/downloads/

Request Tracker - система учёта и отслеживания заявок уровня предприятия с открытым исходным кодом, позволяющая управлять задачами, проблемами, и внешними запросами от пользователей. Система написана на объектно-ориентированном языке Perl.

Эта система начала разрабатываться еще с 1996 года, имеет Русский язык, поддержку учета рабочего времени. Еще она:

• имеет оптимизированный интерфейс под мобильные устройства
• имеет Dashboards и настраиваемые графики
• имеет поддержку PGP
• имеет гибкую настраиваемую отчетность и SLA
• может интегрироваться с другими системами авторизации пользователей
• имеет интерфейс самообслуживания
• имеет свою базу знаний
• мощная система прав пользователей

На удивление, версия SaaS не предлагается, но зато предлагается услуга хостинга с установкой RT .

Все подробности об этой системе можно посмотреть тут: https://www.bestpractical.com/rt/

Hesk HelpDesk

Это бесплатная helpdesk система для поддержки пользователей написанная на PHP.

Умеет следующее:

• Запросы от клиента могут поступать как с web интерфейса, электронной почты или по телефону
• Есть трекер заявок, возможно выставлять приоритеты
• Гибкая система категорий обращений
• Встроенная база знаний для пользователей
• Подсчет затраченного времени на билеты
• Гибкая система уведомлений
• Защита от спама
• Отчетность
• Имеется версия SaaS

Подробно: http://www.hesk.com/

Это Российская разработка, которая имеет как платную версию без ограничений, так и бесплатную с ограничениями. Сама система написана PHP с использованием Yii framework.

Что она умеет?

• Удобная система управления заявками
• Управление сервисами и уровнями сервиса (SLA)
• База активов и КЕ
• База знаний
• Русская и английская локализация
• Уведомления и комментарии к заявкам
• SMS уведомления (только платная версия)
• Автоматизированная обработка заявок и назначение наблюдателей (только платная версия)
• Управление проблемами (только платная версия)
• Статистика и отчеты (только платная версия)
• Шаблоны уведомлений, редактирование статусов и категорий (только платная версия)
• Переназначение исполнителей (только платная версия)
• Получение заявок по E-mail (только платная версия)
• Импорт из CSV (только платная версия)
• Настройка вида главной панели и дополнительные поля в заявке (только платная версия)
• Управление правами и ролями и интеграция с Active Directory (только платная версия)
• Резервное копирование, удаленная установка, возможность доработки (только платная версия)

Подробнее с vsDesk можно познакомиться по этому адресу: http://vsdesk.ru/

Кстати, отличный обзор на эту систему уже написан на хабре !

Это простейшая бесплатная система поддержки рабочих мест, написанная на PHP. Еще в ней отсутствуют отделы, при обращения клиента, его заявка назначается определенному сотруднику.

Подробности: http://sitracker.org/

itop - ITSM & CMDB OpenSource

Это не совсем helpdesk система, а скорее ITIL решение для управления ИТ организации. Кстати, та система активно разрабатывается и га текущий момент:

• позволит организовать управление инцидентами и запросами на обслуживание, управление проблемами, изменениями и знаниями,
• позволит организовать управление активами и конфигурациями и управление уровнем сервиса
• имеет гибкую систему тикетов: запросы, инциденты, проблемы, изменения
• имеется автоматизированный анализ влияния
• имеет настраиваемую модель данных
• имеет базу данных управления конфигурацией CMDB

Подробно о ней можно узнать тут: http://www.combodo.com/itop

Так же имеется Русскоязычное сообщество: http://www.itop-itsm.ru/

Integria IMS

Это кроссплатформенная система которая содержит в себе менеджер задач, систему управления проектами и HelpDesk систему. Так же эта система имеет CMDB, CRM, базу знаний.

Так же, эта система имеет приложение для мобильных устройств.

Подробнее с ней можно ознакомиться тут: http://integriaims.com/Integria/Integria/en

Обзор платных helpdesk систем

Теперь рассмотрим платные системы для компаний, которым некогда разбираться с установкой решений, которые просто хотят заплатить и получить продукт.

Битрикс

По факту это модуль для системы bitrix. Данный модуль предназначен для организации службы техподдержки и консультирования пользователей на сайте и по электронной почте. Пользователь может обратиться в службу технической поддержки, заполнив специальную форму на сайте, отправив сообщение по электронной почте, позвонив по телефону, или может создать обращение прямо из сообщений клиента, а к сообщениям прикрепить файлы разных форматов.

Что умеет этот модуль?

• Обработка запросов — ринимать запросы пользователей через сайт, e-mail через модуль Почты, форум, по телефону, классифицировать запросы по категориям, отмечать полученные через e-mail сообщения как спам, настроить необходимое число статусов обращения, настроить оценки ответов, настроить уровни критичности обращения, выбрать типовой (шаблонный) ответ
  • Назначение ответственных
  • Оценка ответов
  • История обращений
  • Уровни поддержки (SLA)
  • Совместная работа — можно обмениваться скрытыми сообщениями между сотрудниками техподдержки
  • Гибкое распределение прав доступа к модулю техподдержки
  • Гибкий контроль работы службы поддержки

Подробности тут: http://www.1c-bitrix.ru/products/cms/features/support.php

Zendesk - это веб-приложение, позволяющее эффективно осуществлять поддержку клиентов через любые удобные способы связи: электронную почту, телефон, чат, веб-страницы и социальные сети.

• Общая система тикетов
• База знаний
• Отчеты
• Бизнес-правила (автоматизация)
• Поддержка мобильных устройств
• Возможность интеграции в другие продукты

Подробнее о тарифах можно посмотреть тут: https://www.zendesk.com.ru/pricing/

IntraService - это Service Desk система с веб-интерфейсом. Российская разработка. Есть SaaS Версия.

Эта система умеет следующее:

• Служба Service Desk
  • Прием заявок по электронной почте
  • Прием заявок с помощью вашего сайта
  • Прием заявок по телефону
  • Интеграция с Active Directory
  • Настраиваемые уведомления Email/SMS
  • Гибкая система полномочий
  • Многоязычный интерфейс
  • Древовидная орг-структура
  • Импорт пользователей из Excel
• Заявки и инциденты
  • Удобный список заявок
  • Карточка заявки
  • Приоритеты заявок
  • Категории заявок
  • Назначение исполнителей
  • Вложение файлов и скриншотов
  • Срок исполнения
  • Автоматическое закрытие заявок
  • Настраиваемые бизнес-процессы
  • Статусы заявки
  • Фильтрация, сортировка
  • Сохраненные фильтры
  • Назначение наблюдателей
  • Учет трудозатрат, выставление счетов
  • Привязка активов
  • Экспорт в Excel
  • История изменений
• Управление уровнем сервиса
  • Сервисная модель
  • Пользователи сервиса
  • Классы обслуживания
  • Рабочие расписания
  • Уведомления об истечении срока
  • Эскалация заявок
  • Отчеты
  • Назначение подразделений на сервисы
• База знаний
  • Древовидная структура
  • Привязка разделов к сервисам
  • HTML форматирование документов
  • Полнотекстовый поиск
  • Экспорт заявок в базу знаний
  • Водяной знак для изображений
• Учет активов
  • Настраиваемые типы активов
    Привязка активов к сервисам
    Просмотр заявок по активу

Подробности о стоимости можно найти тут: http://intraservice.ru/buy/

Kayako Resolve

Это многофункциональная система поддержки пользователей. Все что касается заявок, она умеет все. Так же есть еще менеджер задач, база знаний, web портал, уведомления по sms, полноценное API для интеграции, SLA и многое другое. У данного продукта мощная поддержка и активное развитие, так же присутствует версия SaaS, открыт исходный код.

Подробности: http://www.kayako.com/

HelpDesk система, основная особенность которой является гибкая настройка рабочего места под каждого сотрудника, а так же настройка самой системы под рабочий процесс организации.

Система поддерживает:

• все стандартные возможности по работе с тикетами
• разные отчетности
• учет рабочего времени
• база знаний
• API через JSON
• Уведомления по RSS
• Открытый исходный код
• множество расширений

Подробно об этой системе можно узнать тут: http://www.cerberusweb.com/

ManageEngine ServiceDesk Plus

ServiceDesk Plus - это веб-приложение для обеспечения работы службы технической поддержки и управления активами. Система состоит из нескольких объединенных в единое целое блоков: обработки заявок, отслеживания активов, закупок, управления контрактами, портала самообслуживания и базы знаний.

Что она умеет?

• Модуль службы технической поддержки который предоставляет инструмент для работы с жалобами клиентов, инструмент для обработки заявок и инструмент для реагирование на происшествия
• Портал самообслуживания и База знаний пользователей
• База знаний для сотрудников
• Гибкая система отчетов
• Распределенная функциональность
• Управление активами и инвентарем IT-отдела
• Отслеживание лицензий на программное обеспечение
• Отслеживание заказов
• Каталог продуктов
• Управление контрактами
• Интеграция с OpManager
• ITIL Управление Аварией, Управление Проблемами, Управление Изменениями и CMDB

Подробнее о продукте и цене можно узнать тут: https://www.manageengine.com/

SysAid / SysAid Enterprise

И опять, это система, которую сложно назвать просто «HelpDesk системой». SysAid позволяет легко автоматизировать обработку заявок на техническое обслуживание, управлять оборудованием/программным обеспечением и отслеживать его состояние. Сама программа написана на Java и исходный код у нее закрыт.

Какие функции есть у SysAid?

• HelpDesk тикет-система
• Управление ресурсами
• Дистанционное управление
• Веб-портал конечного пользователя
• Мой рабочий стол
• База знаний
• Мобильное приложение
• Отчеты и анализ
• Панель ИТ-инструментов менеджера
• Контроль
• Онлайн чат
• Календарь и планирование
• Задачи и проекты
• Услуги парольного доступа
• Управление SLA
• База данных управления конфигурациями ITIL (CMDB)
• Управление изменениями ITIL
• Управление проблемами ITIL
• API и расширенные настройки

Подробнее о ней можно узнать тут: https://www.sysaid.com
Кстати, у них есть тестовая Русская версия сайта: http://test-ru.sysaid.com/

Live Agent (Multi-channel helpdesk)

Это helpdesk система, для организации поддержки при помощи живого общения (хотя почта не исключается). Так же присутствует SaaS версия.

Что есть у этой системы?

• Для начала это онлайн-чат
• Так же присутствует helpdesk модуль поддержки
• База знаний
• Тикет система «все в одном» (связанная даже с социальными сетями)
• Большое количество дополнительных модулей

Подробнее с ней можно ознакомиться тут: https://www.ladesk.com/

Это вообще панель виртуального хостинга с модулем технической поддержки пользователей с открытым исходным кодом, написанная на PHP.

HelpDesk Pilot

Это система, предназначенная для организации службы поддержки. У данной системы достаточно приятный интерфейс, имеется поддержка различных локализаций, а так же есть SaaS версия (только живет она под другим названием: https://www.happyfox.com).

Подробнее о системе можно узнать тут: http://helpdeskpilot.com

Заключение

Это не все системы, которые я тут перечислил, их много, очень много, но если у вас есть чем дополнить этот обзор — пишите в комментариях, обязательно посмотрю и дополню.

Кстати, еще у меня было желание внести в этот список такие системы, как UserSide, Salesforce, Omnitracker, Redmine или JIRA, но, например JIRA — это продукт, предназначенный для организации процесса контроля запросов и задач, Salesforce — это вообще CRM система, а не Helpdesk система, и это тема уже для совсем другой статьи, которую я напишу.

• Tutorial

Предыдущая статья об организации работы службы нашей техподдержки стала предметом оживленной дискуссии. Многие читатели высказали сомнения в том, что эффективная коммуникация между саппорт-инженерами и пользователями может осуществляться исключительно через тикет-систему. Наша практика показывает, что это вполне возможно при соблюдении определенных условий. Чтобы у новых клиентов не возникало сомнений, а коммуникация была еще более эффективной и продуктивной, мы решили опубликовать набор советов по работе с тикет-системой.

Как мы уже писали , основным каналом взаимодействия между клиентами и инженерами службы техподдержки у нас является тикет-система . С ее помощью клиенты могут:

• обращаться к нашим специалистам с вопросами по предоставляемым услугам;
• вносить предложения по улучшению качества предоставляемых услуг;
• сообщать об обнаруженных неисправностях.

Ее несомненные плюсы заключаются в следующем:

• информация по каждому тикету оперативно передается между инженерами, что позволяет всему отделу техподдержки быть в курсе проблем клиента;
• сохраняется история всех сообщений по конкретному вопросу, и потеря сообщений исключена;
• к сообщениям можно прикреплять графические файлы в форматах png, gif, jpg, а также файлы в формате pdf;
• клиенты могут сами оценивать работу персонала службы техподдержки;
• оперативность ответа гарантируется нашей компанией.

Наши саппорт-инженеры каждый день имеют дело с десятками тикетов. И быстрое решение проблемы во многом зависит от того, как эти тикеты составлены. На какие моменты при составлении тикета следует обратить особое внимание?

Первое, что видят инженеры службы технической поддержки - это заголовок тикета. Он должен быть кратким, емким и максимально отражать суть описываемой проблемы. Если в тикете речь идет о неисправностях сервера, то в заголовке желательно указать его номер.
Приведем примеры корректных и некорректных заголовков:
Краткие и точные заголовки впоследствии помогут и вам лучше ориентироваться в собственных тикетах и находить среди них нужный.

Чем точнее, подробнее и логичнее описана проблема, тем быстрее смогут ее решить наши специалисты. Желательно, чтобы описание было подкреплено конкретными примерами. Если вы, например, пишете о проблемах с сетевой доступностью, то прилагайте к тикету ответы на ping-запросы и данные трассировки (они могут быть получены с помощью как стандартных утилит traceroute/tracert, так и более специализированной утилиты MTR).

Довольно часто приходится сталкиваться с описаниями такого рода:

Добрый вечер.
У меня опять сервер не работает. Что случилось?

Подобного рода формулировки могут доставить сотрудникам техподдержки немало хлопот: им может потребоваться немало времени, чтобы разобраться, что именно у вас произошло.

Хорошее описание должно быть составлено по-другому. Например, так:

Доброе утро,
Вчера я поменял на облачном сервере IP-адрес c (....) на (...). Проверил все настройки несколько раз - вроде бы все верно, но новый адрес почему-то не работает.
(К описанию прилагаются также результаты ping-запроса).

Если вы подозреваете наличие проблем c жестким диском, также постарайтесь представить детальное описание проблемы. Иногда к нашим саппорт-инженерам поступают заявления вроде:

У меня сдох жесткий диск.

Такой запрос вряд ли можно назвать ясным: совершенно не понятно, на каком основании сделан вывод о “смерти” жесткого диска. Заявления подобного рода лучше подкреплять примерами:

На выделенном сервере csXXXX подозревается неисправность жесткого диска. Данные SMART-таблицы: (....)

SMART (self-monitoring, analysis and reporting technology) - это технология, позволяющая оценить состояние жесткого диска с помощью внутренней аппаратуры самодиагностики, а также спрогнозировать время его выхода из строя. Более подробно о S.M.A.R.T.-таблицах и и их интерпретации можно прочитать, например, (на русском языке), а также (на английском языке).

Если вы предполагаете, что на вашем сервере проблемы с памятью, постарайтесь приложить выводы утилит для диагностики памяти, которые помогут определить, какая именно планка памяти неисправна.

Если возникли проблемы в работе с нашей панелью управления или с настройками (например, настройками мониторинга, файерволла, облачного хранилища), рекомендуется приложить к тикету скриншоты страниц настроек - это поможет быстрее диагностировать и исправить ошибки.

Все действия, которые производятся с сервером (в том числе внезапные перезагрузки и другие непредвиденные моменты) находят отражение в системных журналах. Выдержки из системных журналов также можно (а в некоторых случаях - даже необходимо) прикладывать к тикетам. Даже если вы не можете расшифровать системные логи, наши специалисты обязательно помогут и дадут конкретные рекомендации по решению проблемы. В Linux-системах журналы обычно хранятся в каталоге /var/log, в Windows - в каталоге %windir%\logs\cbs\cbs.log.

Некоторые ошибки возникают только при работе с определенными браузерами. В таком случае нужно указать версию используемого браузера и приложить соответствующий скриншот.

Избегайте слишком кратких описаний: сотрудники техподдержки будут вынуждены задавать вам дополнительные вопросы, и на выяснение деталей уйдет немало времени, которое могло бы быть потрачено непосредственно на исправление неполадок.

Еще одно важное правило формулируется так: одна проблема - один тикет. Создавайте отдельный тикет для каждой из возникших у вас неисправностей - это поможет лучше скоординировать работы саппорт инженеров и ускорить рассмотрение проблемы. Кроме того, следование этому правилу также поможет вам быстрее осуществлять поиск по тикетам.

Если проблема, о которой вы уже сообщали и которая была решена, вдруг снова дала о себе знать, не создавайте новый тикет, а напишите об этом в том, который был посвящен этой проблеме ранее.

Закрывать тикет нужно только тогда, когда проблема окончательно решена. Даже если вы ничего не написали, закрытие тикета для инженеров технической поддержки является сигналом, сообщающим о том, что вас больше ничего не беспокоит.

Тикет-система для работы с клиентами

#Система-заявок

Тикет-ситема для взаимодействия техподдержки и клиентов «Всё работает»

Аутсорсинг IT-услуг является оптимальным способом обслуживания айти-инфраструктуры для небольших и средних предприятий, деятельность которых не связана с информационными технологиями. Однако многие компании опасаются сотрудничать с внешними подрядчиками из-за отсутствия представления о способах взаимодействия. Они считают, что подрядчиков невозможно контролировать, тогда как штатный сотрудник всегда «под рукой».

Компания «Ламантин» уделяет особое внимание качеству взаимодействия с партнёрами. Наши специалисты работают так, чтобы вы не замечали разницы между постановкой задачи штатному работнику и специалисту-аутсорсеру. Это возможно благодаря использованию современной и удобной тикет-системы OTRS.

Тикет-система OTRS — система взаимодействия между организацией-заказчиком и её подрядчиками, оказывающими услуги технической поддержки. Она гарантирует мгновенную связь с исполнителем, обеспечивает передачу заявок о неисправностях и упрощает контроль над их выполнением.

Схематически использование системы выглядит так:

1. Вы находите неполадку и хотите сообщить о ней представителю компании «Ламантин».
2. Вы входите в учётную запись OTRS, описываете неисправность, при необходимости прикрепляете скриншоты и отправляете сообщение.
3. Ответ на сообщение получаете с помощью электронной почты или в личном кабинете тикет-системы. Также специалист может связаться с вами по телефону, если этого требует возникшая ситуация.

На стороне подрядчика выполняется автоматическая сортировка заявок. При необходимости ответственное лицо подключает к решению вашего вопроса специалистов узкого профиля. Благодаря использованию тикет-системы вы имеете возможность сотрудничать с нами на таком же уровне взаимодействия, как и со штатными администраторами. В частности, вы можете ставить задачи и контролировать их реализацию, привлекать к решению вопросов профильных специалистов, оперативно задавать вопросы и получать на них ответы от экспертов «Ламантин».

Спектр наших услуг в IT

Компания «Ламантин» обслуживает айти-инфраструктуру партнёров, выступая в качестве подрядчика-аутсорсера. В частности, мы оказываем следующие услуги:

• Обслуживание компьютеров в Санкт-Петербурге . В комплекс услуг по данному пункту входит мониторинг состояния аппаратной части пользовательских ПК, проведение профилактической чистки, планового и экстренного ремонта рабочих машин. Также мы следим за актуальностью программного обеспечения и работаем над защитой компьютеров от вирусов.
• Администрирование локальных сетей . В данный комплекс входит развертывание и обслуживание корпоративных сетей, а также обеспечение их безопасности.
• Обслуживание оргтехники . В список услуг включены консультации по выбору техники, а также установка, настройка, плановое обслуживание и экстренный ремонт.
• Проведение IT-аудита . Аудиторы «Ламантин» выявляют потребности вашей организации, определяют проблемы айти-инфраструктуры, предлагают оптимальные пути развертывания и обслуживания сетей и рабочих комплексов.

Если заголовок статьи привлек ваше внимание, вы наверняка не понаслышке знакомы с проблемами, которые возникают при работе с обращениями клиентов через электронную почту. Огромные цепочки из сообщений, в которых легко запутаться, пользователь, про заявку которого благополучно забыли, постоянные переключения между почтой и базой клиентов – все это делает работу отдела поддержки клиентов неэффективной, медленной и крайне утомительной для самих сотрудников.

Тикетные системы выбирают не ради красивой иконки письма, а для решения вполне конкретных задач:

Создания тикетов из обращений клиентов, с их последующей сортировкой, направлением ответственному сотруднику и автоматическим отслеживанием статуса заявки.

Автоматического распределения заявок по отделам или сотрудникам в зависимости от темы обращения, организации групповой работы над тикетом в случае необходимости.

Постоянного мониторинга качества обслуживания клиентов.

Сохранения истории обращения клиентов в удобном виде.

Создания базы знаний для самостоятельного поиска клиентом ответа на свой вопрос.

Сегодня на рынке представлено множество хелпдеск-сервисов, которые зачастую существенно отличаются по возможностям. Универсального решения нет, и каждая компания выбирает тот продукт, который наиболее соответствует специфике бизнеса. Хороший хелпдеск вовсе не обязательно является платным, поэтому в сегодняшней статье мы рассматриваем как платные, так и бесплатные решения от отечественных и зарубежных разработчиков.

Зарубежные тикетные системы

OTRS

Тикетная система с открытым кодом (Open-source Ticket Request System ). Пользуется популярностью среди больших корпораций (Sony, HP, Яндекс и даже НАСА), во многом благодаря возможности вносить серьезные изменения в код и создавать на основе OTRS фактически собственную тикетную систему, адаптированную под специфические задачи.

Интерфейс заметно отличается от чисто коммерческих хелпдеск-сервисов – его можно назвать менее интуитивным, но удобным после должного изучения. Список тикетов отображается как в виде очереди заявок, так и в виде отдельных тикетов с их текущим статусом. Между двумя вариантами отображения необходимо переключаться. Доступно групповое редактирование тикетов, а также блокировка тикета сотрудником, взявшим его в работу. При этом можно указать время обработки заблокированного тикета, по истечении которого заявка вновь становится доступна для других сотрудников (если взявший не успел ее закрыть).

OTRS бесплатна, однако есть облачные бизнес-версии, в которые входит поддержка специалистов.

Плюсы

Базовая версия полностью бесплатна.

Наличие версий для Windows и Linux. Бесплатное дополнение позволяет управлять системой с iOS-клиента.

Крайне широкие возможности по настройке и доработке системы.

Система работает с протоколом LDAP и библиотекой ITIL.

Подробная документация, основная часть которой переведена на русский язык.

Минусы

Плата за гибкость и возможность переделывать систему под собственные задачи – сложность в интеграции, настройке и обслуживании. Необходимо иметь специалиста, который будет заниматься системой. Альтернативный вариант – приобретение платной версии с полноценной поддержкой от разработчиков.

Интерфейс, к особенностям которого необходимо адаптироваться.

Еще одна тикетная система с открытым кодом, которая пользуется широкой популярностью благодаря простоте интеграции и возможности быстро организовать работу отдела поддержки. Обладает простым, интуитивным интерфейсом и богатым набором функций. Клиенты могут создавать тикеты, отправляя email, онлайн-запрос или обращаясь в службу поддержки по телефону (в этом случае тикет добавляет сотрудник).

Поступающие в систему тикеты удобно структурируются по теме и принадлежности к определенному отделу или сотруднику службы поддержки. В процессе работы с тикетами сотрудники могут использовать шаблоны и готовые ответы, добавлять комментарии для внутреннего пользования. Доступ к тикетам может иметь несколько уровней, что удобно при выстраивании иерархии работы с заявками.

Версия для размещения на собственном сервере бесплатная, так же есть возможность использовать на платной основе облачную версию с поддержкой от специалистов osTicket.

Плюсы

Наличие бесплатной версии.

Установка на Windows, Mac OS X и Linux.

Гибкая настройка практических всех основных функций.

Международный статус продукта – поддерживается множество языков.

Клиенту не нужно проходить процесс регистрации для создания тикета.

Минусы

Тикет считается закрытым сразу после ответа сотрудника – без возможности для пользователя что-либо уточнить или прокомментировать.

Клиент может видеть только собственные заявки, нет возможности изучить чужие тикеты с похожей темой.

Request Tracker

Тикетная система с открытым исходным кодом и богатой историей – первая версия появилась в далеком 1996 году. Хорошо структурированный код позволяет дорабатывать систему под нужды компании. Более того, для эффективной работы Request Tracker требует доработки, так как при всей функциональности предоставляется изначально в довольно сыром виде. Система во многом схожа с OTRS.

Плюсы

Бесплатный продукт.

Кроссплатформенность – работает с Windows, Mac OS X и Linux.

Широкие возможности по доработке и адаптации системы к конкретному бизнесу.

Возможность работы с MySQL, PostgreSQL, Oracle или SQLite.

Интерфейс адаптирован для работы с мобильными гаджетами.

Наличие PGP-шифрования.

Серьезная и исчерпывающая документация.

Минусы

Необходимость глубокой настройки системы перед использованием. Требует наличия в штате специалиста.

Требуется время, чтобы разобраться в интерфейсе.

Популярный хелпдеск с крайне дружелюбным интерфейсом. Прост в использовании, не требует специальных знаний для внедрения. Благодаря интуитивности позволяет начать работу без продолжительного обучения сотрудников. Оптимален для небольших компаний в силу доступных тарифов.

Zendesk может похвастаться проработанным и последовательным UX (user experience). Администратору в первую очередь предлагается настроить систему, а сотруднику поддержки – заполнить профиль и настроить удобный способ отображения тикетов. В дэшборде отображаются заявки, требующие внимания сотрудника, а также тикеты, с которыми сотрудник взаимодействовал. Есть возможность создавать группы сотрудников и отдельно отображать групповые тикеты.

Несмотря на видимую простоту и широкое использование в среде малого бизнеса, Zendesk обладает всеми возможностями для организации работы с тикетами в масштабах больших корпораций.

Плюсы

Удобный интуитивный интерфейс.

Широчайшие возможности интеграции со сторонними системами и сервисами.

Возможность принимать заявки с любых каналов – email, Twitter, Facebook, живого чата на сайте. При обращении по телефону Zendesk автоматически создает тикеты.

IP-телефония, готовая система колл-центра.

Эффективная настраиваемая автоматизация.

Кроссплатформенность, наличие приложений для Android и iOS.

Наличие демократичных тарифов – $5 за одного сотрудника в месяц.

Минусы

Отсутствие бесплатных версий и тарифов.

Хелпдеск система премиум-уровня, используемая многими крупными корпорациями (Peugeot, Toshiba). По функциональности Kayako превосходит большинство конкурентов – в системе есть все, что может потребоваться для организации службы поддержки любого масштаба. В Kayako можно использовать собственные SIP-номера, благодаря чему с помощью системы можно организовать полноценную и всестороннюю поддержку клиентов.

Из-за большого количества опций интерфейс системы выглядит перегруженным – первое время после начала использования Kayako сотрудникам приходится разбираться в принципах его работы.

Код продукта является открытым, в него можно вносить изменения. Так как русский язык доступен только в веб-приложении для клиентов, то русскоязычные компании, использующие Kayako, редактируют код для перевода интерфейса системы.

Плюсы

Наличие всех функций, которые могут потребоваться для организации работы с тикетами.

Возможность использовать SIP-номера. Наличие десктоп-приложения для обработки звонков и сообщений в live-чате.

SMS-уведомления.

Создание любых отчетов с использованием Kayako Query Language.

Активное развитие системы и продвинутая служба поддержки.

Минусы

Сложный интерфейс, не всегда эффективная работа фильтров в списке тикетов.

Необходимость самостоятельной русификации интерфейса веб-приложения для сотрудников.

Высокая стоимость – от $20 долларов за сотрудника в месяц.

Отечественные тикетные системы

Простая и относительно молодая тикетная система от российских разработчиков. Интерфейс отличается лаконичностью – несмотря на множество опций, он не выглядит перегруженным. Тикеты создаются либо клиентами через веб-приложение, либо сотрудниками, принимающими звонки. При этом есть возможность создавать тикеты как в полной, так и в упрощенной форме, что экономит время клиента при возникновении несущественной проблемы или вопроса.

Существует три платные версии системы – «Старт», «Про» и «Корп», предназначенные для небольших, средних и крупных компаний. Для каждой версии установлен разовый платеж – 30, 60 и 90 т.р. Различаются версии длительностью техподдержки (которая при необходимости может быть продлена) и наличием дополнительных опций – SMS-уведомления, внутренний чат, отчеты и прочее в «Про», а также доступ к исходному коду и AD интеграция в «Корп».

Плюсы

Возможность скачать демо-версию с лимитом в 100 тикетов.

Отсутствие ограничений по количеству пользователей и сотрудников.

Лаконичный интуитивный интерфейс.

Удобный процесс работы с тикетами.

Возможность доработки при приобретении версии с исходным кодом.

Минусы

Нельзя изменять и гибко настраивать роли пользователей в версии «Старт».

В процессе работы можно столкнуться с недочетами (которые достаточно быстро исправляются разработчиками).

Самостоятельная доработка возможна только при приобретении версии «Корп» с исходниками в комплекте.

IntraService – один из самых известных и успешных российских хелпдеск-сервисов. Система может автоматически создавать тикет при получении письма на какой-либо электронный ящик – список таких ящиков можно указать в настройках. При этом в тикет копируется заголовок, текст письма и прикрепленные файлы. Форму для создания тикета можно разместить непосредственно на сайте, изменив необходимым образом дизайн и набор полей. Заявки, поступающие по телефону, сотрудник службы поддержки создает через веб-интерфейс.

Уведомления по электронной почте гибко настраиваются – можно указать те события, в связи с которыми рассылаются письма, а также выбрать пользователей-получателей. Интерфейс системы, в особенности тикеты и списки, хорошо продуман и удобен в работе.

Система доступна в 2-х SaaS версиях с абонентской платой (4000 и 6000 руб в месяц) и 2-х версиях с разовым платежом и установкой на собственные сервера компании.

Плюсы

Три типа демо-версий, предоставляемых по запросу.

Высокий уровень автоматизации процесса создания и обработки тикетов.

Гибкая настройка ролей и прав.

Интеграция с AD.

Мобильные приложения для iOS и Android.

Минусы

Ограничение количества сотрудников в SaaS версиях системы.

Доработка системы (как и предоставление исходного кода) доступна только для самой дорогой версии.

Российский сервис, позволяющий принимать заявки по всем каналам – через электронную почту, live-чат, Twitter, Facebook и Вконтакте. Особенно удобен для компаний, основная часть заявок которых приходит из социальных сетей. Главная «фишка» Omnidesk – предоставление клиенту свободы выбора канала для обращения.

Список тикетов, фильтры и уведомления гибко настраиваются. Наличие удобной базы знаний, шаблонов и автоматизации обработки тикетов ускоряет работу сотрудников. Много внимания уделяется сохранению и упорядочиванию информации – выводится детализированная история действий по каждой заявке, есть настраиваемые поля для указания дополнительных данных, функция автосохранения текста и полная история переписки сотрудника с клиентом, прикрепляемая к ответу.

Доступен 14-дневный тестовый период, а также два тарифа – $10 за сотрудника в месяц (версия до 3-х сотрудников) и $15 за сотрудника в месяц (версия от 4-х сотрудников).

Плюсы

Интуитивность интерфейса и автоматизированная работа с заявками.

Широкие возможности по тонкой настройке сервиса.

Многоканальность и обработка заявок от пользователей социальных сетей.

Удобная сортировка, группировка и фильтрация тикетов.

Качественный API.

Много функций за небольшую плату.

Минусы

Отсутствие поддержки английского языка – критично при работе на международном уровне.

В Okdesk функционал тикетной системы совмещен с CRM – продукт предназначен для организации поддержки клиентов в сервисных компаниях. Okdesk обладает характерными возможностями, необходимыми для сервисных компаний – ведется учет договоров, периодов и объектов обслуживания, абонентских платежей итд.

Интерфейс Okdesk простой и интуитивный, тикеты создаются через электронную почту, веб-форму, которую можно разместить на сайте, личный кабинет клиента, а также через обращения по телефону. С помощью модуля «Прайс-лист» можно моментально выставлять счет по услугам компании с учетом всех нюансов конкретного случая.

Существует четыре тарифа с ежемесячной платой от 2500 до 19000 руб, каждый предназначен для компании определенного размера. Предоставляется тестовый 14-дневный период.

Плюсы

Готовое решение Хелпдеск + CRM для сервисных компаний;

Богатый набор функций, в котором учитывается сервисная специфика;

Интуитивный интерфейс;

Удобная работа со списком заявок;

API и настраиваемые правила для
автоматизации;

Интеграция с более чем 20 АТС.

SMS-оповещения.

Мобильное приложение для Android и iOS.

Минусы

Спорный принцип фильтрации тикетов.

Настраиваемые правила есть только в более дорогих тарифах.

Usedesk

Многоканальная тикетная система. Обрабатывает заявки, отправленные через электронную почту, мессенджеры и форму на сайте. Также создает тикеты из обращений по телефону. Для всех типов обращений предусмотрен единый интерфейс с наглядным разделением тикетов по различным критериям. Есть автоматизация ответов на простые и часто задаваемые вопросы. Умный виджет помогает клиенту найти ответ в базе знаний и рекомендует релевантные статьи.

Usedesk предлагает два тарифа – базовый (1000 руб за 1 сотрудника в месяц) и индивидуальный (от 2500 руб за 1 сотрудника в месяц). В индивидуальном тарифе доступна интеграция со сторонними системами и установка системы на сервер компании. Тестовый период составляет 14 дней.

Плюсы

Многоканальность.

Структурированный и понятный интерфейс.

Продвинутые инструменты аналитики.

Возможность интеграции со сторонними системами.

Минусы

Отсутствие мобильного приложения.

Выводы

Выбор определенной тикетной системы целиком зависит от специфики бизнеса. Требования, предъявляемые к хелпдеск-сервису, могут значительно отличаться в зависимости от размеров компании и характера оказываемых услуг. Тикетные системы, представленные на современном рынке, активно развиваются и способны удовлетворить запросы любой компании.

Работаете в индустрии колл-центров и хотите быть в курсе самых последних трендов? Получить эксклюзивную информацию из первых рук вы сможете .