Documente de bază de personal. Documentatia personalului

Documentele interne ale organizației cu care se ocupă angajații HR pot fi clar împărțite în șase tipuri principale (grupe):

• - local reguli,
• - acte administrative,
• - documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului,
• - documente de informare si decontare,
• - corespondență internă oficială,
• - jurnale (carti) de contabilitate si inregistrare a documentelor.

Documentele incluse în fiecare dintre aceste grupuri au propriile caracteristici: sunt elaborate, aprobate și puse în aplicare în mod diferit.

Reglementările locale determină principii generale munca organizatiei. Ei stabilesc programul de muncă și odihnă pentru angajați, lor funcțiile postului, sistemul de remunerare și sporuri, drepturile și obligațiile de bază ale părților la contractul de muncă.

Aceste documente sunt elaborate în conformitate cu legislația muncii în vigoare și nu trebuie să o contrazică.

Documente administrative. Acest tip de documente interne includ ordine și directive ale managerului.

Comenzile sunt împărțite în două grupuri independente:

• - comenzi privind principalele activități ale organizației (pe probleme de producție, privind aprobarea tabloului de personal al organizației, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului, proceduri de certificare);
• - ordine privind personalul (cu privire la angajare, la concediere, la trecerea în altă funcție, la acordarea concediilor, la stimulente și sancțiuni disciplinare).

Documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului

• - Istoria Angajărilor,
• - contract de muncă,
• - informatii despre activitatea muncii,
• - copii ale ordinelor privind angajarea si concedierea angajatilor.

Documentele de informare și decontare sunt păstrate de către serviciul de personal pentru înregistrarea datelor personale ale angajaților, pentru consolidarea informațiilor legate de activitățile lor de muncă:

• - cardul personal al angajatului,
• - programul de personal,
• - program de concediu,
• - foaia de pontaj,
• - programul de schimb,
• - Lucruri personale.

Forma majorității acestor documente este, de asemenea, unificată.

Se folosește corespondența oficială internă pentru documentație toate deciziile de personal.

De exemplu, șeful unei unități structurale, dorind să pedepsească un subordonat pentru absenteism, solicită acestuia o notă explicativă. Și apoi apelează la directorul organizației cu un memoriu în care cere să-l aducă în fața justiției pe angajatul vinovat. raspunderea disciplinara.

Dacă vorbim despre recompensarea unui angajat pentru meritele sale de muncă, șeful trimite directorului o propunere de recompensare a angajatului.

Prin corespondența oficială internă, există și un schimb oficial de opinii între oficiali organizație, între oficiali și conducerea organizației.

Jurnalele de contabilitate și control sau jurnalele de înregistrare (cărțile) sunt ținute în organizație pentru a înregistra documentația personalului. Înregistrarea corectă a documentului (cu un anumit număr alocat și cu marcaj la data înregistrării) îi conferă forță juridică.

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale, în timp ce alte formulare sunt elaborate chiar de organizație.

De exemplu, forma unui carnet de trafic evidențele de muncă iar inserțiile pentru acestea au fost aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Un jurnal de înregistrări personale sau un jurnal de trecere examene medicale nu are o formă recomandată, de aceea este dezvoltată de organizație însăși la propria discreție.

Toate documentele interne ale organizației enumerate anterior sunt împărțite în trei blocuri:

• - obligatoriu,
• - obligatoriu condiționat (în funcție de specificul organizației),
• - recomandari.

Documentele obligatorii trebuie păstrate de către toate organizațiile fără excepție, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite fie direct, fie indirect în Codul Muncii.

Documentele care depind de specificul organizației sunt solicitate doar pentru anumite companii. Acest lucru se aplică într-o măsură mai mare organizațiilor cu condiții dăunătoare muncă. Dacă organizația are profesii pe care legea le clasifică drept profesii cu condiții de muncă periculoase, atunci elaborarea unor instrucțiuni suplimentare devine obligatorie pentru această companie.

De exemplu, despre pregătirea în timpul lucrului cu obiecte periculoase sau despre efectuarea unor examinări medicale periodice.

De exemplu, nu orice companie are fișe de post pentru specialiști, reglementări privind remunerarea sau reglementări privind bonusurile.

În trecutul recent în Federația Rusă s-a produs o tranziție către o societate de liberă întreprindere, care a implicat inevitabil o schimbare semnificativă a conținutului relaţiile de muncăȘi forme juridice consolidarea lor.

De remarcat că munca în comun presupune întotdeauna o anumită reglementare a activităților persoanelor care o desfășoară. Funcția principală a documentației de personal este înregistrarea și consolidarea relațiilor de muncă.

Articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) stabilește definiție generală conceptul de „relații de muncă” utilizat în legislația muncii:

„Relațiile de muncă sunt relații bazate pe un acord între salariat și angajator cu privire la prestația personală de către salariat pentru plata unei funcții de muncă (muncă în funcție de post conform tabloului de personal, profesie, specialitate indicând calificări; tipul specific; a muncii încredinţate salariatului), subordonarea salariatului faţă de regulile interne reglementările muncii când angajatorul asigură condițiile de muncă prevăzute de legislația muncii și alte acte normative care conțin standarde dreptul muncii, contract colectiv, convenții, reglementări locale, contract de muncă.”

În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, organizarea muncii și managementul personalului ar trebui să se bazeze pe principii parteneriatul social, coerența intereselor lucrătorilor și angajatorilor. Trebuie admis că reglementarea cea mai precisă a gamei de drepturi și obligații, acordând o mai mare transparență relațiilor de muncă, răspunde intereselor ambelor părți din relațiile de muncă.

Din păcate, astăzi nu toți managerii acordă atenția și importanța cuvenită acestei probleme. Adesea, managerii își amintesc despre evidența personalului și documentația personalului numai atunci când angajații autorităților de reglementare sau fost angajat depune o cerere în instanță. În astfel de cazuri extreme, corectarea situației actuale necesită cheltuieli financiare și de timp semnificative, care nu sunt întotdeauna cheia succesului în instanță și este puțin probabil să contribuie la evitarea răspunderii administrative.

Acesta este motivul pentru care este atât de important să stabilim management corect documentația de personal, inclusiv înregistrarea raporturilor de muncă în conformitate cu legislația muncii în vigoare.

Notă!

Legea federală din 30 iunie 2006 nr. 90-FZ „Cu privire la modificările aduse Codul Muncii al Federației Ruse, recunoașterea anumitor acte juridice normative ale URSS ca invalide pe teritoriul Federației Ruse și invalidarea anumitor acte legislative (prevederi ale actelor legislative) ale Federației Ruse”, au fost aduse modificări semnificative Codului Muncii al Federației Ruse, care intră în vigoare la 6 octombrie 2006.

În primul rând, această lege prevede o creștere a garanțiilor și a compensațiilor pentru lucrători. Cel mai important, această lege în multe norme a înlocuit conceptul de „organizație” cu conceptul de „angajator”. Aceasta înseamnă să stabilim același lucru regimul juridicîn domeniul relaţiilor de muncă pentru toate entităţile economice – angajatori, atât juridice cât şi indiviziiși, cel mai important, creșterea nivelului de protecție a drepturilor lucrătorilor pe care îi angajează. O poziție diferită contrazice partea 2 a articolului 19 din Constituția Federației Ruse.

Pentru angajatori - antreprenori individuali practic toate drepturile și obligațiile angajatorilor - persoane juridice (organizații) sunt atribuite cu toate consecințele care decurg. Toți angajatorii vor trebui acum să păstreze evidența personalului.

Trebuie remarcat faptul că Codul Muncii al Federației Ruse se numără printre sarcinile principale legislatia muncii a inclus crearea necesarului conditiile legale să armonizeze interesele părților la relațiile de muncă, interesele statului, precum și reglementarea juridică a raporturilor de muncă, inclusiv relațiile în organizarea muncii și managementul muncii. Codul Muncii al Federației Ruse indică faptul că organizarea muncii și managementul personalului ar trebui să se bazeze pe principiile parteneriatului social și a coerenței intereselor lucrătorilor și angajatorilor.

Orice angajator, indiferent dacă este persoană juridică sau persoană fizică, în curs de implementare activitate economică se confruntă întotdeauna cu probleme de organizare a muncii, managementul relațiilor de muncă dintre angajați și angajatori și reglementarea acestor procese.

Un rezultat clar al reglementării muncii interne a unui anumit angajator și a altor relații conexe dintre angajator și angajat este un set de documente numit documentație de personal.

Ce este documentația de personal în ansamblu și în ce constă?

Înainte de a răspunde la această întrebare, aș dori să menționez că documentația personalului face parte din concepte generale, cum ar fi munca de birou și.

Standardul de stat „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții. GOST R 51141-98”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28 (denumit în continuare GOST R 51141-98) stabilește termenii și definițiile conceptelor în domeniul muncii de birou și arhivare.

În conformitate cu standardul denumit, „munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”.

În consecință, managementul înregistrărilor de personal este un concept mai restrâns care implică organizarea muncii cu documente care se referă la probleme de personal.

Documentația personalului este un set de formulare (documente) care reflectă disponibilitatea și circulația resurse de muncă.

În conformitate cu standardul de stat, conceptul de „document” definește informațiile înregistrate în orice mod pe orice material, publicate sau primite de orice persoană fizică sau entitate legală, în orice organizație pentru utilizare în activitățile sale.

Informațiile, puse sub forma unui document, stau la baza managementului. Informațiile sunt înregistrate în documentele care le oferă forma organizatoricași se mișcă în timp și spațiu. Documentele și informațiile documentate sunt materialul concret decizii de management, dați-le forță legală.

Putem concluziona că conceptele de „management”, „muncă de birou”, „munca de birou personal”, „document” sunt interconectate organic.

Deci, managementul evidenței personalului este o ramură de activitate care documentează relațiile de muncă. Documentația personalului înregistrează informații despre prezența și mișcarea personalului, ca urmare, toate procedurile de personal sunt documentate (de exemplu, recrutare, transfer, promovare, aplicare acțiune disciplinară, călătorie de afaceri, vacanță, concediere etc.).

Importanța documentației de personal este evidențiată, în primul rând, de faptul că orice document de personal înregistrează fapte semnificative din punct de vedere juridic, care stau la baza unui set de drepturi și obligații corespunzătoare ale angajatului și angajatorului. De exemplu, o fișă a postului este un document care confirmă autoritatea unui anumit funcționar de a efectua acțiuni semnificative din punct de vedere juridic incluse în el responsabilitatile locului de munca. Astfel, în Decretul Federal instanța de arbitraj(în continuare FAS) al Sectorului Nord-Vest din 22 decembrie 2005, în dosarul nr. A42-13891/04-13, instanța a dat curs cererii de recuperare a creanțelor din contractul de furnizare, făcând o concluzie rezonabilă că persoana care a acceptat bunurile aveau asemenea atribuții ca acțiuni în numele pârâtei, întrucât potrivit Descrierea postului acceptarea mărfurilor era responsabilitatea acestei persoane.

In plus, cu ajutorul unor acte de personal folosite ca importante probe scrise, angajatorul isi poate dovedi cazul in instanta.

De exemplu, o organizație poate trimite următoarele pentru a confirma beneficiile fiscale pentru impozitul pe venit și impozitul pe proprietate: documentele de personal: tabel de personal, fișe de salariu, ordine de personal, copii ale carnetelor de muncă, pontaj.

Astfel, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka, în Rezoluția sa din 13 februarie 2003 în dosarul nr. A79-1462/02-SK1-1252, a ajuns la concluzia că ponderea persoanelor cu dizabilități în numărul total de angajați de către reclamant a fost de cel puțin 50 la sută, prin urmare, reclamantul a profitat în mod legal de avantajul impozitului pe proprietate al organizației. Probele în acest caz au inclus copii ale cărților de muncă, foilor de pontaj și alte documente. De asemenea, numeroase exemple din practica arbitrajului confirmă acest lucru: Rezoluția Districtului FAS Volga-Vyatka din 11 iulie 2001 în cazul nr. A11-6743/00-K2-E-3073-142, Rezoluția Districtului FAS Moscova din 23 octombrie, 2003 în dosarul nr KA -A40/7999-03.

Unii inspectori fiscali consideră că, dacă tabelul de personal include un post, de exemplu, un avocat sau un marketer, atunci organizația nu mai poate lua în considerare costurile plății pentru serviciile unor avocați sau marketeri terți în scopuri fiscale. in orice caz practica arbitrajului confirmă că, pentru a lua în considerare cheltuielile la calcularea impozitului pe venit, este suficient ca serviciile să fie furnizate în cadrul producției sau activitati comerciale, au scopul de a genera venituri și sunt documentate (Articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Fiscal al Federației Ruse)). În plus, fișele de lucru detaliate, contractele de muncă și graficele de personal, ca mijloace scrise de probă în procedurile judiciare, stabilesc necesitatea de producție a cheltuielilor organizației pentru călătoriile de afaceri și costurile de formare și recalificare a personalului din personalul contribuabilului. Aceste prevederi sunt confirmate prin: Hotărârea Districtului FAS Moscova din 2 februarie 2006 Nr. KA-A41/14222-05 în cazul Nr. A40-18723/05-141-134, Hotărârea Districtului FAS Siberia de Est din 14 februarie , 2006 Nr. A19-4631/ 05-43-Ф02-200/06-С1 în dosarul Nr. А19-4631/05-43, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 4 iulie 2005 în dosarul Nr. KA-A40/5566-05, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 12 ianuarie 2006 în cazul nr. A42-13583/04-22, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest din 28 februarie , 2005 în dosarul Nr. F04-654/2005 (8619-A27-37).

Marea majoritate a documentelor de personal conțin informații de înaltă semnificație socială. Prin urmare, atitudinea față de lucrul cu astfel de documente ar trebui să fie extrem de serioasă. Deoarece confirmarea anumitor fapte juridice pe baza cărora apar anumite drepturi ale angajaților depinde de completarea corectă a documentelor de personal.

De exemplu, un carnet de muncă este documentul principal pentru calcularea muncii unui angajat și a vechimii de asigurare. Cu toate acestea, abrevieri în înregistrări, „suprapuneri” în termenii de concediere și angajare, inexactități în date, ortografierea numelui de familie al angajatului și a numelor organizațiilor în care a lucrat - aceasta nu este o listă completă a greșelilor foarte frecvente pe care ofițerii de personal. face.

Astfel, articolul 27 din Legea federală din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă” prevede dreptul angajatului la atribuirea anticipată a unei pensii de muncă, de exemplu, pentru munca în condiții de muncă dăunătoare și dificilă. conditii. Cu toate acestea, orice greșeală sau inexactitate în denumirea postului poate duce la faptul că perioada de muncă într-o poziție „vătămatoare” nu va fi socotită drept beneficiu și angajatul nu va avea dreptul la pensie anticipată.

În plus, în cazul pierderii unui carnet de muncă, documentele de personal (ordinul de admitere și concediere, contractul de muncă, cartea personală, carnetul de muncă, statul și fișele de plată etc.) pot ajuta angajatul să confirme vechime in munca documentat.

Procedura de acordare a cetățenilor cu prestații de asigurări sociale de stat prevede că prestațiile sunt atribuite la locul de muncă al lucrătorului și al salariatului, adică „unde se află registrul de muncă al acestuia”, așa cum se specifică în paragraful 100 din „Regulamentul privind procedura de acordare a prestaţiilor pentru asigurările sociale de stat” aprobată prin Rezoluţia Prezidiului Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 12 noiembrie 1984 Nr. 13-6.

Astfel, întregul set de acte de personal rezultat din reglementarea raporturilor de muncă este reciproc avantajos atât pentru angajator, cât și pentru angajat.

Deci, conducând managementul înregistrărilor de personal vă permite să rezolvați eficient mai multe probleme simultan:

· Documentarea relațiilor de muncă, formalizarea procedurilor de personal pentru un anumit angajator .

· Construiți un sistem coerent de management al personalului care să îndeplinească obiectivele strategice ale managementului.

· Reglementează relația dintre angajat și angajator. Menținerea documentației de personal vă permite să obțineți un anumit „echilibru” în relația dintre angajator și angajați prin reglementarea clară a drepturilor și responsabilităților acestora (de exemplu, fișele postului reglementează ce anume ar trebui să facă fiecare angajat, gama sa de drepturi, îndatoriri și domeniul de aplicare). de responsabilitate).

· Crearea unei baze organizatorice și juridice pentru activitatea de muncă, atât pentru angajați, cât și pentru angajator. Pe de o parte, documentele de personal susțin interesele angajatorului, iar pe de altă parte, îl îndrumă pentru a preveni ignorarea cerințelor legislației muncii. Prezența documentelor de personal bine scrise este reciproc avantajoasă pentru ambele părți la contractul de muncă.

· Rezolvarea conflictelor de muncă. De foarte multe ori, succesul poziției angajatorului în cazul unor situații conflictuale depinde de calitatea executării documentelor de personal, mai ales atunci când documentația de personal acționează ca una dintre probele scrise în procedurile judiciare privind litigii de munca. De exemplu, Colegiul Judiciar pentru Cauze Civile Curtea Supremă de Justiție Federația Rusă, prin Hotărârea sa din 13 aprilie 2004 în dosarul nr. 35-G04-5, a recunoscut decizia instanței regionale de reintegrare a reclamantului la locul de muncă, de a plăti timpul de absență forțată și de despăgubire pentru prejudiciul moral ca legal. Concedierea reclamantului a fost declarată nelegală, întrucât nu s-a dovedit că reclamantul ar fi fost învinuit de organizația pârâtă pentru lucru cu informații care constituie secrete de stat. Rezultatul cazului ar fi putut fi diferit dacă organizația ar fi documentat o astfel de obligație pentru angajat în textul contractului de muncă sau al fișei postului.

Cu toate acestea, acesta nu este tot. Sensul principal a documentatie de angajare- transparența relațiilor de muncă. Întregul sistem de documentare a personalului stabilește anumite „reguli ale jocului”, sub rezerva cărora angajații simt stabilitate, iar administrația mărește simțitor gestionabilitatea personalului. Este necesar nu numai angajatorului, ci și angajatului însuși. Trebuie admis că cea mai precisă reglementare a gamei de drepturi și obligații vine în întâmpinarea intereselor ambelor părți din raportul de muncă.

În procesul de apariție și stabilire a relațiilor de muncă în serviciul de personal, multe documente sunt generate sub denumirea generală „documentație de personal”. Întregul complex al acestor documente poate fi sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, în funcție de afilierea țintă, se disting două grupuri mari de documente de personal:

Protocol intalnire generala colectiv de muncă despre angajare.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

Ideea de transfer la un alt loc de muncă;

Comanda de transfer la un alt loc de munca.

3. Documentatia pentru concedierea de la munca:

Scrisoare de demisie;

Ordin de concediere;

proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentație pentru înregistrarea concediilor:

Program de vacanță;

Cerere de concediu;

Ordin privind acordarea concediului.

5. Documentație pentru înregistrarea stimulentelor:

Conceptul de încurajare;

Ordine de încurajare;

Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind stimulentele.

6. Documentație pentru introducerea sancțiunilor disciplinare:

Raport privind încălcarea disciplinei muncii;

Notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii;

Ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare;

Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea sancțiunilor disciplinare.

Pe baza principalelor sarcini de management, un set de documente de personal poate fi prezentat și sub forma unui sistem care include următoarele, legate de aceeași origine și care diferă în scop functional grupuri (subsisteme) de documente:

1. Documentație organizatorică și juridică:

Reglementări interne de muncă;

Masa de personal;

Reglementări privind unitatea structurală;

Program de vacanță;

Descrierea postului.

2. Documente personale:

Istoria Angajărilor;

Afaceri private;

Cardul personal al angajatului.

3. Documentație contractuală:

Contract colectiv (contract);

Contract de muncă.

4. Documentație administrativă:

Comenzi pentru personal.

5. Înregistrări HR:

Formulare contabile (cărți, reviste etc.) ale documentației de personal;

Documentatie pentru inregistrarea orelor de lucru si decontarilor cu personalul;

6. Informații și documentație de referință.

Componența documentelor serviciul de personalîn realitate este mult mai larg, include corespondența cu alte organizații terțe, organizații de reglementare, raportare, documentație de planificare, precum și o cantitate semnificativă de documentație de reglementare și de referință.

Documentația de reglementare și normativ-referință reglementează practica uniformă de aplicare a legii și constituie temeiul legal pentru activitățile serviciului de personal.

Enumerăm principalele documente legale și de reglementare:

1. Nivel federal:

Constituția Federației Ruse;

Codul Muncii al Federației Ruse;

legea federală din 22 octombrie 2004 Nr 125-FZ „On afaceri de arhivăÎn Federația Rusă”;

Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor”;

Legea federală din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă”;

Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”;

Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă”;

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobare forme unificate primar documentatia contabila privind contabilitatea muncii și plata acesteia”;

- „Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarhiv din 6 februarie 2002;

Ordinul Direcției principale de arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr. 33 „Sistemul de stat suport de documentare management. Dispoziții de bază. Cerințe generale la serviciile de suport pentru documente și documentație”;

Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 nr. 65-st „Cu privire la adoptarea și implementarea standardului de stat al Federației Ruse” împreună cu „Sistemul de documentare unificat. Un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. GOST R 6.30-2003" (denumit în continuare GOST R 6.30-2003);

GOST R 51141-98;

GOST 17914-72 „Huse de carcasă pentru depozitare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerinte tehnice„(introdus prin Decretul Comitetului de Stat de Standarde al URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411);

Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiuni standard pe munca de birou în organisme federale putere executiva";

- „Lista de tipice documente de management, constituite în activitatea organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000;

Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și implementarea clasificatorului integral rusesc al profesiilor muncitorilor, posturilor de birou și categorii tarifare OK-016-94" (denumit în continuare OKPDTR);

- « Clasificator integral rusesc clase. OK 010-93”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 298;

- „Cartea de referință de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați”, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37;

Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 9 februarie 2004 nr. 9 „Cu privire la aprobarea procedurii de aplicare a directorul de calificare funcții de manageri, specialiști și angajați”;

Probleme ale Catalogului unificat de tarife și calificare a lucrărilor și profesiilor muncitorilor (UTKS) conform diverse industrii economii aprobate de Ministerul Muncii al Federației Ruse;

Cerințe de calificare angajaţilor şi nomenclatoarelor de specialităţi aprobate de Ministerul Sănătăţii şi dezvoltare sociala al Federației Ruse în domeniul de competență al Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse.

2. Acte de reglementare ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

3. Local reguli:

Reglementări interne de muncă;

Acord comun;

Masa de personal;

Reglementări privind fișa postului;

Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

Reglementări de remunerare;

Regulamente privind diviziuni structurale si altii.

Aș dori să menționez că actualizarea sistemului de relații juridice în societate duce la actualizarea conținutului și componenței documentelor de personal, de exemplu, în conformitate cu actualul Cod al Muncii al Federației Ruse, baza pentru apariția relațiilor de muncă este o contract de muncă, și nu ordinea tradițională a angajatorului la angajare. Contractul de muncă stă la baza emiterii unui ordin de muncă, și nu declarația personală a angajatului, așa cum încă mai cred unii angajatori.

Puteți afla mai multe despre problemele legate de gestionarea înregistrărilor de personal în cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Gestionarea înregistrărilor de personal”.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Postat pe http://www.allbest.ru/

Introducere

1. Clasificarea documentelor organizatorice

2. Tipurile și scopul documentației de personal

3. Componența documentației de personal

Concluzie

Lista literaturii folosite

Aplicație

Introducere

Documentație activitati de management acoperă toate procesele legate de înregistrarea (repararea) pe diverse medii si inregistrarea conform regulilor stabilite a informatiilor necesare desfasurarii actiunilor de management.

Managementul întreprinderii poate fi reprezentat ca un proces de obținere a informațiilor, prelucrare, luare a unei decizii și aducere la executant. Cea mai importantă parte a managementului este luarea deciziilor. Pentru a lua decizia corectă, sunt necesare informații complete, prompte și de încredere.

Completitudinea informațiilor este caracterizată de volumul acesteia, care ar trebui să fie suficient pentru a lua o decizie. Informațiile trebuie să fie operaționale, adică astfel încât starea de fapt să nu se schimbe în timpul transmiterii și prelucrării lor.

Fiabilitatea informației este determinată de gradul în care conținutul acesteia corespunde stării obiective a lucrurilor.

Pe la locul de muncă Pentru managerul unei întreprinderi sau executant, informațiile trebuie să fie primite într-o formă care să faciliteze percepția și prelucrarea acesteia.

Unele dintre informațiile utilizate în managementul întreprinderii sunt înregistrate în documente. Cuvântul „document” tradus din latină înseamnă „dovadă”, „metodă de probă”.

Un document este un obiect material cu informații fixate în el pentru a le transmite în timp și spațiu. Documentul acționează atât ca subiect al muncii managerului, cât și ca rezultat al acestuia.

Un document este principalul obiect al muncii în domeniul managementului. Activitățile de management necesită înregistrarea evenimentelor, acțiunilor sau deciziilor date sub forma unui document. Înregistrarea informațiilor într-un document și întocmirea documentelor oficiale sunt reglementate de standarde.

1 . Clasăidentificarea actelor organizatiei

Documentele sunt clasificate după nume - scrisori oficiale, ordine, protocoale, acte, memorii, contracte etc. Formatul tuturor acestor documente este unificat, dar ele pot fi diferite:

după locul de întocmire - intern (documente întocmite de angajații unei întreprinderi date) și extern (documente care provin de la alte întreprinderi, organizații și persoane fizice);

sub formă - individual, când conținutul fiecărui document are propriile caracteristici (de exemplu, memorii), șablon, când o parte a documentului este tipărită și o parte este completată în timpul pregătirii și standard, creat pentru un grup de întreprinderi similare . De regulă, toate documentele standard și ecranate sunt tipărite prin imprimare sau pe mașini de duplicat;

Prin termene - urgent, care necesită executare într-un anumit termen, și neurgent, pentru care nu a fost stabilit un termen;

După origine - funcționar, care afectează interesele unei întreprinderi, organizații și persoane, care se referă la o anumită persoană și este înregistrată;

Prin inregistrare - documente scrise, grafice, foto si film, documente fono si audio, electronice etc.;

Prin forță legală - autentică și contrafăcută;

Pe etape de pregătire - schițe și originale (originale).

O ciornă este un document pregătit pentru prelucrare ulterioară, de obicei realizat manual.

Originalul este singura copie a documentului, executata si semnata din proiect in conformitate cu cerintele stabilite. Copii, extrase din document și o copie a originalului pot fi făcute din original. Documentele autentice pot fi valabile sau invalide. Un document devine invalid ca urmare a expirării sau înlocuirii lui cu un alt document.

O copie este o reproducere repetată, absolut exactă a originalului (marcat „copie”), certificată în modul prescris de către oficialul relevant.

Un extras este un fragment din conținutul unui document, care conține detaliile documentului principal și este confirmat de semnăturile necesare ale funcționarilor și de un sigiliu.

Duplicat - un document eliberat în caz de pierdere de către proprietarul documentului original (marcat „duplicat”), având aceeași forță juridică ca și originalul.

În prezent, în domeniul managementului personalului există o bază destul de largă și diversă de documente și literatură normativă și metodologică pe temele propuse în articol. Cea mai completă clasificare și sistematizare a documentelor de personal este stabilită în Clasificatorul întreg rusesc al documentației de management (OKUD), Sistemul unificat de documentație organizațională și administrativă (USORD) și în Lista documente standard, constituite în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi, indicând perioadele de păstrare (Lista documentelor standard).

În OKUD, documentele HR sunt incluse într-o serie de sisteme de documentare unificate: un sistem de documentație organizatorică și administrativă; sistem de documentație contabilă primară; sistem de raportare și documentare statistică; sistem de documentație de muncă etc. Fiecărui document i se atribuie un număr propriu.

De exemplu:

0253201|4 |Ajutor în probleme de bază și de personal

0281000|0 |Documentatie de angajare

0281071|4 |Cerere de angajare

0281081|6 |Contract de numire într-o funcție

0281151|8 |Comandă de angajare

0281161|3 |Procesul verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind angajarea

0283000|7 | Documentatie pentru concediere

0283071|1 |Scrisoare de demisie

0283151|5 |Ordin de concediere

0283161|0 |Procesul verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea

0284000|0 | Documentatie de inregistrare in vacanta

0284021|8 |Program concediu

0284071|5 |Cerere de concediu

0284151|9 |Ordin privind acordarea concediului etc.

În USORD, documentele de personal sunt distribuite în funcție de sarcini de conducere și de personal: angajare; transfer la un alt loc de muncă; concediere de la locul de muncă; înregistrarea în vacanță; înregistrarea stimulentelor; înregistrarea sancţiunilor disciplinare.

Pentru lucrătorii practicieni ai serviciilor de personal, atunci când întocmesc o listă de cazuri, baza este Lista documentelor standard, secțiunea 6 „Lucrul cu personalul”, care sistematizează documentele de personal sub următoarele rubrici:

6.1. Recepția, distribuirea, deplasarea și contabilitatea personalului.

6.2. Pregătirea personalului, îmbunătățirea calificărilor acestuia.

6.3. Efectuarea certificării și stabilirea calificărilor.

6.4. Recompensează, conferă titluri onorifice.

6.5. Misiune titluri academice, acordarea diplomelor academice.

Cu toate acestea, unele dintre documentele de resurse umane se află în alte secțiuni ale Listei. De exemplu, documente despre salariile angajații conține secțiunea „Contabilitatea și raportarea”; documentele de muncă se află în secțiunile „Organizarea și utilizarea resurselor de muncă”, „Dezvoltarea socio-culturală a colectivelor de muncă”; documentele privind organizarea managementului personalului sunt plasate în secțiunea „Organizarea sistemului de management”.

2 . Tipurile și scopul documentației de personalai

Documentele interne ale organizației cu care se ocupă angajații HR pot fi clar împărțite în șase tipuri principale (grupe):

Reglementări locale,

acte administrative,

Documente care confirmă activitatea de muncă a angajatului,

Informații și documente de decontare,

corespondență internă oficială,

Jurnalele (cărțile) de contabilitate și înregistrarea documentelor.

Documentele incluse în fiecare dintre aceste grupuri au propriile caracteristici: sunt elaborate, aprobate și puse în aplicare în mod diferit.

Reglementările locale determină principiile generale ale activității organizației. Acestea stabilesc programul de muncă și de odihnă al salariaților, funcțiile lor de muncă, sistemul de remunerare și sporuri, drepturile și obligațiile de bază ale părților la contractul de muncă.

Aceste documente sunt elaborate în conformitate cu legislația muncii în vigoare și nu trebuie să o contrazică.

Documente administrative. Acest tip de documente interne includ ordine și directive ale managerului.

Comenzile sunt împărțite în două grupuri independente:

Ordine privind principalele activități ale organizației (pe probleme de producție, cu privire la aprobarea tabelului de personal al organizației, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului, proceduri de certificare);

Ordine privind personalul (la angajare, la concediere, la trecerea pe o altă funcție, la acordarea concediilor, la stimulente și sancțiuni disciplinare).

Documente care confirmă activitatea de muncă a salariatului

Istoria Angajărilor,

Contract de muncă,

Certificat de angajare,

Copii ale ordinelor privind angajarea și concedierea angajaților.

Documentele de informare și decontare sunt păstrate de către serviciul de personal pentru înregistrarea datelor personale ale angajaților, pentru consolidarea informațiilor legate de activitățile lor de muncă:

card personal de angajat,

Programul de personal,

Program de vacanță,

Foaia de pontaj,

Programul schimburilor,

Lucruri personale.

Forma majorității acestor documente este, de asemenea, unificată.

Corespondența oficială internă este utilizată pentru a documenta toate deciziile de personal.

De exemplu, șeful unei unități structurale, dorind să pedepsească un subordonat pentru absenteism, solicită acestuia o notă explicativă. Și apoi apelează la directorul organizației cu un memoriu în care cere ca angajatul vinovat să fie tras la răspundere disciplinară.

Dacă vorbim despre recompensarea unui angajat pentru meritele sale de muncă, șeful trimite directorului o propunere de recompensare a angajatului.

Cu ajutorul corespondenței oficiale interne, există și un schimb oficial de opinii între oficialii organizației, între oficiali și conducerea organizației.

Jurnalele de contabilitate și control sau jurnalele de înregistrare (cărțile) sunt ținute în organizație pentru a înregistra documentația personalului. Înregistrarea corectă a documentului (cu un anumit număr alocat și cu marcaj la data înregistrării) îi conferă forță juridică.

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale, în timp ce alte formulare sunt elaborate chiar de organizație.

De exemplu, forma cărții pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Un jurnal de afaceri personale sau un jurnal de examinări medicale nu are o formă recomandată, prin urmare este elaborat de organizație însăși la propria discreție.

Toate documentele interne ale organizației enumerate anterior sunt împărțite în trei blocuri:

Obligatoriu,

Obligatoriu condiționat (în funcție de specificul organizației),

Documentele obligatorii trebuie păstrate de către toate organizațiile fără excepție, indiferent de forma lor organizatorică și juridică, domeniul de activitate și numărul de personal. Toate aceste documente sunt denumite fie direct, fie indirect în Codul Muncii.

Documentele care depind de specificul organizației sunt solicitate doar pentru anumite companii. Acest lucru se aplică într-o măsură mai mare organizațiilor cu condiții de muncă periculoase. Dacă organizația are profesii pe care legea le clasifică drept profesii cu condiții de muncă periculoase, atunci elaborarea unor instrucțiuni suplimentare devine obligatorie pentru această companie.

De exemplu, despre pregătirea în timpul lucrului cu obiecte periculoase sau despre efectuarea unor examinări medicale periodice.

De exemplu, nu orice companie are fișe de post pentru specialiști, reglementări privind remunerarea sau reglementări privind bonusurile.

3 . CUdocumentația de personal rămasă

Există documente de personal, a căror prezență este obligatorie pentru toate organizațiile și documente, a căror prezență devine obligatorie în anumite condiții.

Conținutul obligatoriu al documentației de personal:

Masa de personal;

Program de vacanță;

Reglementări interne de muncă;

Foi de pontaj;

Comenzi;

Motivele comenzilor (memo, declarații, acte, contracte de muncă);

Documente referitoare la calcularea și plata salariilor, plata concediului de odihnă, compensarea concediilor neutilizate;

Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții pentru acestea;

Carnet de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de carnete de muncă și inserții pentru acestea;

Înregistrări de lucru;

Dosarele personale ale angajatilor: Contract de munca. Acord privind respectarea secretelor comerciale (dacă este necesar), Acord privind responsabilitatea financiară deplină (dacă este necesar), Card personal, Copii documente (toate paginile pașaportului, toate paginile carnetului de muncă, certificat de asigurare de pensie, TIN, studii) document, pentru nerezidenți - copie după înregistrarea la locul de reședință, pentru străini - copii după cartea de migrație și permis de muncă, copie după pașaportul internațional cu ștampile de intrare), Certificat 2-NDFL de la locul de muncă anterior ( de preferat), cerere de angajare, cerere de deducere pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice.

Documente aditionale:

Clauza de secret comercial dacă urmează să încheiați acorduri pentru păstrarea secretelor comerciale. Potrivit legii, pentru a le impune angajaților să respecte acest secret, este necesar să se informeze pe aceștia ce informații specifice reprezintă secret comercial, să se determine cercul persoanelor care au acces la aceste informații și să se ia măsuri pentru protejarea acestor informații;

Reglementări privind bonusurile, dacă urmează să plătiți bonusuri, pentru că... este necesar să se stabilească criterii și proceduri pentru bonusuri;

Fișele postului, dacă aceste informații nu sunt specificate în contractele de muncă;

Reglementări privind certificarea și documentele care însoțesc certificarea (ordinul de certificare, protocolul comisiei de certificare, fișa de certificare), dacă urmează să efectuați certificarea angajaților;

Program în ture - dacă există muncă în ture;

Un contract colectiv, dacă una dintre părți (angajat sau angajator) și-a exprimat dorința de a-l încheia. De obicei, prevede garanții și compensații suplimentare pentru lucrători.

Majoritatea dosarelor de personal trebuie păstrate timp de 75 de ani.

Anexa 1 conține documente de personal care sunt obligatorii, ținând cont de specificul și alte documente care ar trebui să existe în fiecare companie, indiferent de câte persoane lucrează în aceasta. Chiar dacă în personal există un singur angajat, trebuie să existe documente obligatorii în evidența personalului.

Concluzie

Documentele de personal joacă un rol important în viață întreprinderi moderne, instituții și organizații. Acestea servesc drept confirmare a unui fapt, eveniment, fenomen legat de relațiile de muncă dintre un angajat și un angajator (angajare, relocare, concediere etc.).

Cadrul de reglementare care reglementează specificul pregătirii documentelor pentru relațiile de muncă include Codul civil și al muncii, decretele prezidențiale, decretele Guvernului și Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse.

Principalele documente care reglementează relațiile de muncă includ declarații, comenzi pentru personal, carnete de muncă, autobiografii, caracteristici, contracte de muncă și alte documente.

Documentația de personal însoțește întregul proces de interacțiune dintre angajator și angajat, începând din momentul depunerii cererii de angajare și terminând cu eliberarea carnetului de muncă după concedierea salariatului.

Atunci când angajează un nou angajat, el, de regulă, scrie o cerere de angajare, apoi i se întocmește un contract de muncă, un ordin de personal, apoi depune la departamentul de personal o carte de muncă, o autobiografie, o referință de la locul său anterior de muncă (nu document obligatoriu) și alte câteva documente.

În timpul activității sale, un angajat poate fi transferat într-o altă funcție, poate primi bonusuri în numerar, premii valoroase și cadouri, poate primi, de asemenea, recunoștință sau mustrare scrisă și, în final, poate fi concediat din întreprindere. Toate acestea și multe alte operațiuni legate de personalul disponibil al întreprinderii sunt formalizate prin comenzi de personal.

CUlista literaturii folosite

1. Codul Muncii al Federației Ruse (din 20 noiembrie 2006). - M.: Gross-Media, 2007. - 192 p.

2. Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, cu indicarea perioadelor de păstrare / întocmită de M.P. Zhakova. - M.: Rosarkhiv, VNIIDAD, 2008. - 152 p.

3. Bykova T.A., Vyalova L.M., Maksimovici G.Yu., Sankina L.V. Lucrări de birou: Manual pentru universități / Ed. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.: MCFR, 2009. - 544 p.

4. Vasilyeva I.N., Zhelninsky G.S. Organizarea muncii de birou și management personal: Tutorial.-ed. a II-a-M.: Manual universitar, 2006.- 272 p.

5. Kryukova N.P. Documentarea activitatilor de management: Manual. - M.: Infra-M, 2007. - 314 p.

6. Pshenko, A.V. Documentatii administrative pentru personal / A.V. Pshenko // Directorul personalului. - 2007. - Nr. 2.

7. Truhanovich L.V. Carduri personale: reguli de întreținere / L.V. Truhanovici. - M.: Afaceri și servicii, 2005. - 160 p.

Lapoziţie

Tabel Documente de personal

	Titlul documentului	Un act normativ care justifică necesitatea unui document
Prioritate obligatorie acte locale
	Tabloul de personal aprobat prin ordin al angajatorului	Articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, Formularul T-3, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1
	Regulamentul intern al muncii aprobat prin ordin al angajatorului	Articolele 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Reguli și instrucțiuni de protecție a muncii. Un set de toate actele juridice de reglementare privind protecția muncii aplicabile întreprinderii angajatorului	Secțiunea X a Codului Muncii al Federației Ruse
	Reglementări privind datele cu caracter personal ale angajaților sau alte documente care reglementează utilizarea datelor cu caracter personal ale angajaților la întreprindere, obligația de nedivulgare a datelor cu caracter personal	Clauza 8 din articolul 86, articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Clauze/Acorduri privind secretele comerciale. Lista informațiilor care constituie secret comercial, aprobată de angajator	Artă. 11 din Legea federală din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”
	Reglementări locale privind remunerarea	Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Contract colectiv (obligatoriu, sub rezerva primirii unei propuneri scrise de începere a negocierilor colective)	Articolul 136 din Codul Muncii al Federației Ruse
Actele locale obligatorii ale organizației valabile pentru o anumită perioadă de timp
	Foile de pontaj	Formularele T-12, T-13, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1
	Programul de vacanță pentru anul calendaristic	Articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse, formularul T-7, aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1
Jurnale de bord și registre
	Jurnalul de bord pentru angajații care părăsesc calatorii de afaceri de la organizația de trimitere. Jurnal de bord pentru angajații care sosesc la organizația la care sunt detașați	Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 11 septembrie 2009 nr. 739n
	Jurnal (fișe) pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale ale angajatorului atunci când aplică pentru un loc de muncă	Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Jurnal de control	Clauza 9 din art. 16 Legea federală din 26 decembrie 2008 Nr. 294-FZ
	O carte pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și a inserțiilor în ele (numerotate și dantelate, sigilate cu ceară sau sigilate)
	Registrul de chitanță și cheltuieli pentru înregistrarea carnetului de muncă și a inserției acestuia (numerotate și dantelate, sigilate cu ceară sau sigilate)	Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69
Ordinele (instrucțiunile) angajatorului
	Comenzi de muncă	Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, formularele nr. T-1, T-1A, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004
	Comenzi pentru transfer la un alt loc de muncă	Articolul 72 din Codul Muncii al Federației Ruse, formularele nr. T-5,
	Ordine privind implicarea angajaților în ore suplimentare	Articolul 99 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Ordine si alte documente legate de aplicarea sanctiunilor disciplinare (note, note explicative, alte documente legate de cercetarea disciplinara)	Articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Ordine de încetare a contractului de muncă	Articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse, formularul nr. T-8,
	Ordine de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri	Formulare nr. T-9, T-9A, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004
	Lasă comenzi	Formulare nr. T-6, T-6A, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004
	Comenzi privind stimulentele pentru angajați	Formulare nr. T-11, T-11A, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004
Documente întocmite pentru fiecare angajat separat
	Contracte de munca cu toti angajatii ( contracte pe durată determinată, indicând temeiul (motivul) încheierii unui acord pe o anumită perioadă)	Articolele 67, 59 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Carnete de muncă, cu excepția lucrătorilor externi cu normă parțială	Articolele 65, 66 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Cartele personale ale angajaților	Formular nr. T-2, aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004
	Documentele angajatului cerute de lege (copii): Acte de identificare; Carnetul de muncă, cu excepția angajaților debutanți și a lucrătorilor cu fracțiune de normă; Certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat; Documentație înregistrare militară(document de identitate militar, certificat de înregistrare etc.); Document de studii; Certificat de prezență (absență) a unui cazier judiciar pentru anumite tipuri de activități.	Articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Fișele de post ale angajaților aprobate de angajator, dacă functia muncii nespecificate in contractul de munca	Scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 Nr. 4412-6
	Acorduri privind răspunderea financiară integrală cu anumite categorii de angajați	Articolele 243, 244 din Codul Muncii al Federației Ruse
Documente de plată a salariului
	Fișă de plată pentru plata salariului	Articolul 136 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Declarații de salarii și alte plăți legate de relațiile de muncă	Formulare nr. T-49, T-51, T-53, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1
Documente pentru înregistrarea vacanțelor
	Notificari scrise de catre angajator catre angajati cu privire la ora inceperii concediului de odihna	Articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Cereri personale de la angajați pentru concediu, pentru reprogramarea timpului de concediu, pentru împărțirea vacanței în părți, pentru înlocuirea vacanței cu compensații bănești	Articolele 124, 125, 126 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Nota-calcul la acordarea concediului	Formularul T-60, aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004
	Documente care confirmă plata indemnizației de concediu (fișe de plată, chitanțe ale angajaților, documente de plată bancară etc.)	Articolul 136 din Codul Muncii al Federației Ruse
Documente separate întocmite la concedierea unui angajat
	Documente care confirmă motivele de concediere (cereri de concediere din cauza după plac, acorduri privind încetarea raporturilor de muncă etc.)	Articolele 77-84 din Codul Muncii al Federației Ruse
	Notificări către angajați (despre expirarea contractului de muncă, despre încetarea contractului de muncă în termen perioadă de probă, despre concedierea viitoare din cauza lichidării sau reducerii personalului etc.) și confirmarea primirii unor astfel de notificări	Articolele 71, 79, 180 din Codul Muncii al Federației Ruse

Postat pe Allbest.ru

...

Documente similare

Definirea esenței conceptului „Documentarea personalului”. Modern suport tehnic documentație. Formarea sistemului de management al personalului unei organizații. Dezvoltarea unui sistem de control bazat pe elemente specificate. Elaborarea documentației de reglementare.

lucru de curs, adăugat 03.01.2012


Serviciu modern de personal și organizarea activității sale folosind exemplul Stroitel LLC. Structura, funcțiile și angajații serviciului de personal. Documentarea activităților personalului. Inregistrarea pensiei. Lucrați cu documentele de ieșire și de intrare. Depozitarea documentelor.

teză, adăugată 03.02.2009


Istoricul organizării și structurii organizatorice a întreprinderii în studiu, acte legislative și documente de reglementare ale documentației de gestiune. Elaborarea și evaluarea eficienței propunerilor de optimizare a muncii cu documentația de management.

lucrare curs, adăugată 17.08.2015


Studierea componenței documentelor de personal: formă aproximativă contract de munca, cerere de angajare, transfer la Pozitie noua. Ordine pentru personal și executarea acestora. Cardul personal al lucrătorilor și angajaților, formularul său standard.

test, adaugat 31.03.2009


Reglementare legală relaţiile de muncă în organizaţie. Legislația muncii din Ucraina. Conceptul de responsabilitate disciplinară. Organizarea documentației de personal la SA KhZB. Formarea și stocarea fișierelor. Carnetele de muncă ale angajaților: repartizare, întreținere.

teză, adăugată 26.03.2012


Etape de construcție politica de personal. Analiza problemelor legate de politica de personal organizatii. Politica de personal într-o organizație mare rusă (folosind exemplul companiei YUKOS). Analiza politicii de personal în diferite organizații ale țării și problemele implementării acesteia.

lucrare curs, adaugat 27.05.2008


Structura organizationalași sistemul de management al Modern LLC și locul departamentului HR în acesta. Caracteristicile de clasificare și informații ale documentației de personal. Elaborarea fișelor posturilor. Proiectarea organizatorică a activităților de personal.

teză, adăugată 03.11.2009


Conceptul de documentație de personal. Componența și structura documentației serviciului de personal. Locul serviciului de personal în structura organizației. Planificarea si organizarea muncii pentru asigurarea personalului. Organizarea depozitarii documentelor asupra personalului (personal).

lucrare de curs, adăugată 04.06.2014


Tipurile și scopul documentației. Reguli pentru executarea corectă, completă și la timp a documentelor de personal. Înregistrarea datelor despre personalul organizației. Bazele întocmirii unui dosar personal. Intocmirea documentatiei de personal pentru arhiva.

lucrare curs, adaugat 20.12.2015


caracteristici generaleîntreprinderilor. Studiul documentelor de reglementare si organizatorice care stabilesc regulile de documentare in organizatia studiata. Caracteristici și temei legal pentru pregătirea documentației de personal pentru RemStroy LLC.

Documentația de personal este un set de documente care reglementează relațiile de muncă și relațiile conexe dintre un angajat și un angajator.

Orice angajator în cursul activităților sale se confruntă cu înregistrarea, întreținerea și păstrarea documentației de personal.

Există cerințe speciale pentru documentația personalului. Acest lucru se datorează faptului că CD-ul captează cea mai importantă zonă activitate umana– munca însoțește o persoană pe tot parcursul vieții, este baza pentru admiterea într-o anumită funcție, calculul pensiilor, premiilor etc. Multe depind de conștiința și atenția angajaților din serviciul de personal. Putem spune că importanța CD depășește cu mult interesele fiecărei organizații specifice și este caracterul social. De aceea, menținerea documentației de personal nu este doar materie internă organizații: documentația personalului este verificată de inspectoratul federal de muncă.

Valoarea documentației de personal este determinată de următorii factori:

Documentația personalului conține informații sociale, al căror rol este mare în viața societății și a fiecărui individ;

Documentația de personal documentează raportul juridic dintre salariat și angajator și, prin urmare, conferă forță juridică acestui raport;

Documentația de personal este baza pentru protejarea intereselor atât ale angajatului, cât și ale angajatorului.

Deci, managementul evidenței personalului este o ramură de activitate care documentează relațiile de muncă. Documentația personalului înregistrează informații despre prezența și mișcarea personalului, ca urmare, toate procedurile de personal sunt documentate.

Mișcarea personalului este una dintre categoriile de bază ale managementului personalului, care, de regulă, este înțeleasă ca:

Ø angajare;

Ø transfer la alt loc de munca;

Ø acordarea concediului;

Ø concediere.

Documentarea procedurilor de personal este o responsabilitate integrală a oricărui angajator, indiferent de amploarea activităților și forma juridică a acestuia.

Gestionarea înregistrărilor HR vă permite să rezolvați eficient mai multe probleme simultan:

· Documentarea relațiilor de muncă, formalizarea procedurilor de personal la un anumit angajator.

· Construiți un sistem coerent de management al personalului care să îndeplinească obiectivele strategice ale managementului. Acesta este un instrument convenabil cu care puteți construi și documenta principii uniforme ale relațiilor corporative.

· Reglementează relația dintre angajat și angajator. Introducerea documentelor de personal face posibilă realizarea unui „echilibru de interese” între angajator și angajați printr-o reglementare clară: ce trebuie să facă exact fiecare angajat (de exemplu, în fișele postului) și care sunt funcțiile angajatorului.

· Crearea unei baze organizatorice și juridice pentru relațiile de muncă, atât pentru angajați, cât și pentru angajator. Pe de o parte, documentele de personal susțin interesele angajatorului, iar pe de altă parte, îl îndrumă pentru a preveni ignorarea cerințelor legislației muncii. Prezența documentelor de personal bine scrise este reciproc avantajoasă pentru ambele părți la contractul de muncă.

· Rezolvarea conflictelor de muncă. De foarte multe ori, succesul poziției angajatorului în cazul unor situații conflictuale depinde de calitatea executării documentelor de personal, mai ales atunci când documentația de personal acționează ca una dintre probele scrise în procedurile judiciare în conflicte de muncă. De exemplu, Colegiul Judiciar pentru Cauze Civile al Curții Supreme a Federației Ruse, în Hotărârea sa din 13 aprilie 2004 în dosarul nr. 35-G04-5, a recunoscut decizia instanței regionale de reintegrare a reclamantului la locul de muncă, să plătească timpul de absență forțată și compensarea prejudiciului moral ca fiind legală. Revocarea reclamantului a fost declarată nelegală. Întrucât pârâta, organizația, nu a furnizat dovezi că reclamantul a fost învinuit de responsabilități pentru lucrul cu informații care constituie secrete de stat. Rezultatul cazului ar fi putut fi diferit dacă organizația, la angajare, ar fi documentat o astfel de obligație pentru angajat în textul contractului de muncă sau al fișei postului.

Cu toate acestea, acesta nu este tot. Scopul principal al documentației de personal este de a oferi o mai mare transparență procesul muncii. Întregul sistem de documentare a personalului stabilește anumite „reguli ale jocului”, sub rezerva cărora angajații simt stabilitate, iar administrația mărește simțitor gestionabilitatea personalului. Trebuie admis că cea mai precisă reglementare a gamei de drepturi și obligații vine în întâmpinarea intereselor ambelor părți din raportul de muncă.

În procesul de apariție și documentare a relațiilor de muncă, multe documente sunt generate sub denumirea generală „documentație personală”.

În literatura de specialitate, un complex de documente de personal este sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, în funcție de afilierea țintă, se disting două grupuri mari de documente de personal:

1. Documente de evidență a personalului personal, care includ comenzile de angajare, transfer la un alt loc de muncă, acordarea concediului, concedierea, carnetul personal de angajat și altele. Partea principală a documentelor privind personalul a fost inclusă în formele unificate ale documentației contabile primare pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea unificată forme de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia.”

2. A doua grupă este formată din documente referitoare la implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (Regulamentul intern al muncii, Reglementările privind o unitate structurală, fișele postului, Structura și nivelul personalului, Personal). În „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299, aceste documente sunt numite „documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților”. a unei organizații sau întreprinderi.”

În plus, dezvoltatorii clasificatorului de mai sus aplică și un alt principiu pentru sistematizarea documentației de personal, și anume, conform procedurilor tipice de personal, ei disting următoarele tipuri acte de personal:

1. Documentatia de angajare:

· Aplicație pentru un job;

· Contract de numire pe post;

· Ordinea de acceptare la muncă;

· Procesul verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind angajarea.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

· Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

· Ideea de transfer la un alt loc de muncă;

· Ordin de transfer la un alt loc de muncă.

3. Documentatia pentru concedierea de la munca:

· Scrisoare de demisie;

· Ordin de concediere;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentație pentru înregistrarea concediilor:

· Program de vacanță;

· Cerere de concediu;

· Ordin privind acordarea concediului.

5. Documentație pentru înregistrarea stimulentelor:

· Ideea de încurajare;

· Ordinea de încurajare;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind stimulentele.

6. Documentație pentru introducerea sancțiunilor disciplinare:

· Raport privind încălcarea disciplinei muncii;

· Notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii;

· Ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare;

· Procesul verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea sancțiunilor disciplinare.

În realitate, componența documentelor de personal poate fi mult mai largă sau poate fi adaptată la specificul muncii pentru un anumit angajator.

Forme standard unele documente și, în general, procedura de efectuare a evidenței personalului este stabilită de angajator în mod independent în cadrul elaborării normelor locale, ținând cont de cerințele legislației în vigoare, de amploarea și specificul organizării muncii.

Documentația de reglementare și normativ-referință cu privire la problemele desfășurării gestiunii evidenței personalului reglementează practica uniformă de aplicare a normelor de drept și constituie temeiul legal pentru desfășurarea gestiunii evidenței personalului. Organizarea și gestionarea competentă a evidenței personalului este de neconceput fără cunoștințe și studiu documente de reglementareîn acest domeniu. Cunoașterea documentației de reglementare și de referință cu privire la problemele de realizare a înregistrărilor de personal vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

Ø intocmeste corect documentele in conformitate cu cerintele legislatiei in vigoare, dandu-le putere juridica;

Ø asigura pastrarea si folosirea prompta a documentelor in activitatile curente;

Ø prevenirea consecintelor negative pentru angajatii dumneavoastra care sunt posibile in cazul incalcarii regulilor de pastrare a documentelor de personal, iar pentru angajator in acest caz - pentru a evita raspunderea stabilita de legislatia in vigoare;

Ø previne posibilitatea utilizarii neautorizate a informatiilor.

Documentația de reglementare și normativ-referință este emisă de diferite autorități, entitățile constitutive ale Federației Ruse emit acte care nu contravin normelor legislației federale, angajatorii emit reglementări locale în limitele competențelor care le sunt conferite de legislația muncii.

Principal act legislativ, care ghidează serviciul de personal în activitatea sa, este Codul Muncii al Federației Ruse.

Codul Muncii al Federației Ruse stabilește necesitatea documentației relaţiile de muncă:

· contractul de muncă trebuie încheiat în scris (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· angajarea se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului, cu care angajatul ia cunoștință de semnătură (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· cărțile de muncă sunt păstrate pentru toți angajații (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· la cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acestei cereri, să furnizeze salariatului copii ale documentelor legate de muncă (copii de pe ordinul de angajare, ordinele de transfer la un alt loc de muncă, un ordin de concediere de la locul de muncă extrase din carnetul de muncă; al Federației Ruse);

· emiterea obligatorie a unui ordin (instrucțiune) privind aplicarea unei sancțiuni disciplinare (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· rezilierea unui contract de muncă se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului (articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Codul Muncii al Federației Ruse reglementează nu numai relația dintre angajat și angajator, ci și regulile de documentare a acestor relații. Practic, componența documentației de personal este determinată de articolele din Codul Muncii al Federației Ruse, care stabilesc cazurile și procedura de întocmire a documentelor. Dar numai Codul Muncii al Federației Ruse nu este suficient pentru organizare adecvată Munca de servicii HR. Problemele muncii, normele de drept al muncii (și regulile de documentare a acestor norme) sunt reflectate și în alte legi federale și documente de reglementare și metodologice.

Cea mai importantă este Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”. Legea abordează aspecte legate de datele cu caracter personal și protecția acestora, definește în detaliu procedura de colectare a datelor cu caracter personal și de lucru cu acestea, precum și obligația de a furniza informații agențiilor guvernamentale.

Problemele de lucru cu datele personale sunt reglementate în mod specific de Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 153-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal”.

Procedura de menținere a documentului principal al activității de muncă a unei persoane - un carnet de muncă - este determinată de Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225; Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia, a căror întreținere în conformitate cu paragraful 2 al Rezoluției Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de primar documentația contabilă pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” este obligatorie pentru toate organizațiile care își desfășoară activitatea pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma de proprietate. Album de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata.

În prezent, sunt în vigoare următoarele formulare unificate de înregistrare a personalului:

Nr. T-1 „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea unui angajat”, Nr. T-1a „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea angajaților”, Nr. T-2 „Cartea personală a angajatului”, Nr. T-2GS (MS) „ Cardul personal al unui angajat de stat (municipal)”, Nr. T-3 „Tabloul de personal”, Nr. T-4 „ Card de inregistrare lucrător științific, științific și pedagogic”, Nr. T-5 „Ordin (instrucțiune) privind trecerea unui salariat la un alt loc de muncă”, Nr. T-5a „Ordin (instrucțiune) privind trecerea lucrătorilor la alt loc de muncă”, Nr. . T-6 „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului unui angajat”, Nr. T-6a „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului angajaților”, Nr. T-7 „Programul de vacanță”, nr. T-8. „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-9a „Ordin (comandă) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-10 „Certificat de călătorie”, Nr. -10a „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”, Nr. T-11 „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea unui angajat”, Nr. T-11a „Ordin (instrucțiune) privind stimulentele pentru angajați. ”

În plus, Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a aprobat formulare unificate pentru înregistrarea timpului de lucru și a decontărilor cu personalul pentru salarii:

Nr.T-12 „Fișa de timp de lucru și calculul salariilor”, Nr.T-13 „Fișa de timp de lucru”, Nr.T-49 „Fișa de salarizare”, Nr.T-51 „Fila de salarizare”, Nr.T- 53 „Stalari”, Nr. T-53a „Jurnal de înregistrare a salariilor”, Nr. T-54 „Cont personal”, Nr. T-54a „Cont personal (svt)”, Nr. T-60 „Notă-calcul la acordare concediu angajatului” , Nr. T-61 „Notă-calcul la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-73 „Act privind acceptarea muncii prestate în regim de urgență contract de muncă contractat pe durata unui anumit loc de muncă.”

Pregătirea și executarea documentelor se realizează în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

Un element important al muncii personalului nu este doar crearea, ci și stocarea documentelor. Procedura și termenii de stocare a documentației sunt definite în Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, precum și în Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale.

Să întocmească programe de personal, fișe de post și alte documente care definesc competența, caracteristici de calificare, responsabilitățile lucrătorilor, trebuie utilizate

Clasificatorul integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK-016-94 (OKPDTR);

Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați;

Probleme ale Catalogului unificat de tarifare și calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS) pentru diferite sectoare ale economiei

Directoare de calificare în industrie.

Principalele documente legale și de reglementare care reglementează problemele gestionării evidenței personalului:

1. Nivel federal:

1. Constituția Federației Ruse;

2. Codul Muncii al Federației Ruse;

3. Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”;

4. Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”;

5. Legea federală din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă”;

7. Decretul președintelui Federației Ruse din 6 martie 1997 nr. 188 „Cu privire la aprobarea listei de informații confidențiale”;

8. Decretul președintelui Federației Ruse din 30 noiembrie 1995 nr. 1203 „Cu privire la aprobarea listei informațiilor clasificate ca secrete de stat”;

10. Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor de completare a cărților de muncă”;

11. Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 nr. 1268 „Cu privire la eficientizarea producției, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și formelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse”;

12. Decretul Guvernului RSFSR din 5 decembrie 1991 nr. 35 „Pe lista informațiilor care nu pot constitui secret comercial”;

13. Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72 „Cu privire la aprobarea standardelor de timp integrate intersectoriale pentru lucrul privind documentația de sprijinire a managementului”;

14. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia”;

15. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedurii de utilizare a formelor unificate de documentație contabilă primară”;

16. Ordinul Direcţiei Principale de Arhivă a URSS din 23 mai 1988 nr.33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru serviciile de suport pentru documente și documentație”;

17. „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” OK 011-93, aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299;

18. „Sistem unificat de documentare. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. GOST R 6.30-2003”, aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 3 martie 2003 Nr. 65-ST;

19. „Sisteme de documentare unificate. Acordarea de forță juridică documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. GOST 6.10.4-84”, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Standarde al URSS din 9 octombrie 1984 nr. 3549;

20. „Gestionarea biroului și arhivare. Termeni și definiții. GOST R 51141-98”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28;

21. GOST 17914-72 Huse pentru cutii de depozitare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Standarde al Consiliului de Miniștri al URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411;

22. „Reguli de muncă în cadrul autorităților executive federale”, aprobate prin Decretul Guvernului Rusiei din 15 iunie 2009 nr. 477;

23. „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare a acestora”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000;

24. Lista documentelor standard de arhivă de management generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobat prin ordin Ministerul Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558;

25. „Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002;

26. „Clasificatorul integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK-016-94 (OKPDTR)”, adoptat și pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 26 decembrie 1994 nr. 367;

27. „Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor OK 010-93”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 298;

28. „Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale” OK 019-95, aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 413;

29. „Clasificator integral rus de informații despre populație. OK 018-95" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 412;

30. „Clasificator integral rus de specialități după educație. OK 009-2003" aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 30 septembrie 2003 Nr. 276-st;

31. „Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor” OK 007-93 (denumit în continuare OKPO);

32. „Cartea de referință de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați”, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37;

33. Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 9 februarie 2004 nr. 9 „Cu privire la aprobarea procedurii de aplicare a Directorului unificat de calificare a posturilor de manageri, specialiști și angajați”;

34. Probleme ale Catalogului unificat de tarife și calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS) pentru diferite sectoare ale economiei, aprobat de Ministerul Muncii al Federației Ruse;

35. Cerințe de calificare pentru angajații și nomenclatorul specialităților aprobate de Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse în domeniul de competență a Ministerului.

2. Acte de reglementare ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

3. Reglementări locale:

1. Contract colectiv;

2. Reglementări interne de muncă;

3. Personal;

4. Regulamente (instructiuni) privind munca de birou;

5. Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

6. Reglementări privind fişa postului;

7. Reglementări privind remunerarea;

8. Reglementări privind diviziunile structurale și altele.

Clasificarea documentelor în munca de birou este un sistem necesar de flux de documente atunci când totul este la locul său - în funcție de timp și nevoie. Ofițerul de personal lucrează cu unele documente în fiecare zi, de exemplu, cu documente de intrare și de ieșire, iar unele sunt atinse ocazional. Pentru ca în treburile să fie ordine, iar dacă se întâmplă ceva, nu ofițerul de personal, ci un alt angajat interesat poate găsi rapid hârtia necesară, toate documentele trebuie organizate.

Clasificarea documentelor

După cum se știe ordinea iubește consecvența. În lumea noastră, aproape totul este sistematizat - floră, faună, chiar și elemente chimice. Documentele pot fi, de asemenea, introduse într-un sistem care este împărțit în subsisteme, departamente și varietăți. Toată documentația de personal se referă la documentația organizatorică și administrativă, iar toate documentele de personal pot fi împărțite în șase subsisteme principale:

Principalele subsisteme ale documentației de personal

• acte administrative;
• documente referitoare la activitățile de muncă ale angajaților;
• documente de informare și decontare;
• corespondență internă;
• reviste de contabilitate și înregistrare.

LA acte locale poate include, de exemplu:

• acord comun;
• prevederi de plată;
• reglementări privind departamentul de personal;
• descrierea postului.

La actele administrative raporta:

• comenzi privind principalele activități ale companiei;
• și asupra personalului (la admitere, transfer, disciplină etc.).

Activitățile de muncă ale angajaților sunt documentate:

• cărți de muncă;
• contracte;
• certificate de angajare.

Informații și documente de decontare ai astea:

• carduri personale T-2;
• personal;
• programele de vacanță;
• carte de raport;
• programul de schimb;
• dosarele personale ale angajaților.

Corespondența internă poate include:

• note de birou;
• rapoarte;
• depuneri (pe baza rezultatelor certificării sau lucrărilor independente).

in afara de asta Documentele pot fi împărțite în funcție de perioadele de depozitare:

• depozitare operațională;
• temporar;
• si permanenta.

Documente pentru depozitarea operațională

Acestea sunt acte care nu au fost încă formate în dosare pentru depunerea în arhive sau pentru
distrugere. Adică dosare cu cazuri care nu au fost încă completate. La rândul său, stocarea operațională este împărțită în subtipuri:

• pastrarea documentelor in vederea executarii;
• stocarea documentelor deja executate.

Executat înseamnă avizat de toată lumea, convenit și înregistrat.

Este incomod să stocați documente în așteptarea executării într-un singur folder, deoarece multe dintre ele se pot acumula într-o zi sau două. Este mai bine să le separați și să le puneți în dosare diferite , de exemplu astfel:

• „pentru semnătură”;
• „pentru executare”;
• „pentru expediere”;
• „la aprobare”.

Cazurile pot fi formate din documente executate.

Formarea cazului

Orice document de personal trece prin proceduri:

• înregistrare;
• publicații;
• execuţie.

Acest lucru poate fi arătat clar folosind exemplul unui ordin de angajare:

• în jurnalul de înregistrare noii comenzi i se atribuie un număr;
• se tipărește și se execută ordinul (avizat de director și angajat, se dă o copie angajatului);
• comanda semnată este plasată în dosarul cu comenzi.

Toate documentele executate sunt plasate în mape în conformitate cu nomenclatorul cazurilor. Fiecare folder nu poate conține mai mult de 250 de coli, așa că, dacă este necesar, se creează un al doilea volum cu același număr de articol. Dar cu o notă - cu numărul de volum!

Așa că înțelegem asta crearea unui fișier înseamnă umplerea unui folder cu documente de același tip conform nomenclatorului. În acest caz, folderul în sine ar trebui să aibă un titlu:

• cu numărul articolului;
• cu numărul de volum;
• cu titlu;
• cu o dată de început (data de încheiere se introduce după închiderea cazului).

Atenţie!

Important: Doar documentele originale într-o singură copie sunt incluse în dosare! Copiile sau duplicatele din fișiere sunt o prostie .

Cazurile trebuie stocate conform regulilor înainte de a fi transferate în arhivă.

Reguli de stocare a documentelor

Când formați cazuri, luați în considerare următoarele nuanțe:

Nuanțe de formare a cazurilor

• documentele sunt formate în fișiere diferite – în funcție de perioadele de stocare;
• documente de grup din același an calendaristic în cauză, dacă cazul nu este transferabil;
• nu permiteți umplerea excesivă a carcasei - nu trebuie să fie mai mare de 250 de foi sau nu mai groase de 10 cm;
• documentele din dosar trebuie aranjate cronologic(în strictă conformitate cu înregistrările din jurnalul de înregistrare);
• regulamentele, instrucțiunile și alte documente aprobate prin comenzi sunt stocate împreună cu comenzile;
• comenzile pentru activitățile de bază și personalul sunt chestiuni diferite;
• Documentele care susțin comenzile pot fi grupate într-un fișier separat sau împreună cu comenzile (de exemplu, o cerere de angajare poate fi atașată la comanda T-1 și stocată împreună).

Sfat: Imediat ce documentul este completat, trimite-l imediat la dosar, nu-l lasa pe maine. Astfel vei preveni pierderea documentelor. Dacă ajungi în concediu medical? Nimeni nu știe ce se va întâmpla cu documentele de pe masă în absența ta. La urma urmei, după cum știți, nu există loc pentru două gospodine în bucătărie!

Intre timp, tu esti cel responsabil cu actele de personal, iar din 2010 raspunderea pentru pierderea actelor de organizare este grava! De exemplu, pentru pierderea documentelor societate pe actiuni poți fi amendat cu 5 mii, iar societatea însăși – 300 (articolul 13.25 din Codul administrativ)!

După cum puteți vedea, clasificarea documentelor în munca de birou este un lucru convenabil și nu foarte complicat. Ca să nu te încurci în chestiuni, este posibil să se elaboreze o prevedere în care să se descrie procedura de formare a dosarelor. Sau puteți include instrucțiuni pentru munca de birou în regulamentul de pe OK. Acesta, desigur, este cazul dacă compania dumneavoastră nu are un departament de management al biroului.