Crearea în țara noastră a unui stat de drept cu instituții funcționale efective ale autorităților reprezentative, executive, judiciare, de producție, știință și educație este asociată nu numai cu adoptarea fundamentelor juridice pentru activitățile lor, ci și cu formarea unui sistem rațional. , reguli și proceduri specifice de funcționare a acestora, inclusiv în domeniul muncii cu documente.

Creșterea continuă a volumelor de documentație în întreaga lume, utilizarea tot mai mare a tehnologiei informatice electronice în prelucrarea informațiilor, utilizarea suporturilor sale non-hârtie și alți factori obiectivi conduc specialiștii la concluzia că este necesar să se caute oportunități de a stăpâni și gestionează informațiile documentate.

Informația documentată stă la baza managementului, eficacitatea acesteia se bazează în mare măsură pe producția și consumul de informații. În condițiile societății moderne, informația a devenit o resursă de producție cu drepturi depline, o armă de încredere a concurenței în toate sferele activității economice, un element important al vieții sociale și politice a societății. Calitatea informațiilor determină calitatea managementului, deoarece informația, ca un sistem circulator, pătrunde în toate organele de control, oferindu-le potențial energetic și punându-le în mișcare intenționată.

Informațiile, după cum știți, sunt concentrate în documente care conferă informațiilor o formă organizatorică, le mută în timp și spațiu, sunt documentele și informațiile documentare care stau la baza deciziilor de management și sunt întruchiparea lor materială, oferă forță juridică și, prin urmare, contribuie la executarea lor necondiționată. .

5 Problemele documentării managementului și organizării suportului documentar al acestuia sunt la fel de vechi ca documentele și managementul în sine. Cu toate acestea, sub influența diverșilor factori, în special sub influența progresului științific și tehnologic, suntem nevoiți să revenim la acest subiect din nou și din nou. În prezent, această problemă este actualizată prin dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii informaţionale, informatizarea accelerată a societăţii. Aceste procese ridică o serie de întrebări pentru oamenii de știință documentare care necesită un răspuns imediat. Prima dintre ele este modul în care știința documentelor ar trebui să se schimbe ca disciplină științifică care studiază documentul în contextul globalizării proceselor informaționale mondiale. Al doilea este modul în care noile tehnologii informaționale afectează situația în sfera practică a lucrului cu documente. În al treilea rând, cât de corecte au fost ideile noastre anterioare despre subiectul studiat și care sunt tendințele de dezvoltare a acestuia în viitorul apropiat, ce obiective strategice ar trebui propuse în domeniul managementului documentelor și ce scheme tactice ar trebui implementate pentru a rezolva efectivele practice. probleme în acest domeniu.

Desigur, întrebările ridicate necesită eforturile combinate ale specialiștilor în documente autohtone și nu pot fi rezolvate pe deplin într-o lucrare separată. Concentrându-ne atenția asupra problemei managementului documentelor în organizații, am ales o direcție de cercetare științifică relevantă în etapa actuală, care are semnificație teoretică și practică.

Trebuie recunoscut faptul că în condițiile „pre-reformei”, managementul documentelor a asigurat în mod adecvat structurilor de management dezvoltări normative și metodologice și a folosit activ capacitățile sistemelor informaționale existente.

În acest moment, în Rusia s-a dezvoltat o situație contradictorie în domeniul

6 re managementul documentelor. Pe de o parte, documentele organizatorice și metodologice adoptate anterior sunt depășite: sistemul de stat de suport documentar pentru management și alte standarde care au fost elaborate de oameni de știință și specialiști în anii 70-80. Există o ieșire de personal (în special tineri) din domeniul cercetării științifice în domeniul științei documentelor și arhivării din diverse motive, inclusiv lipsa unei finanțări adecvate. Atenția la pregătirea și pregătirea avansată a angajaților serviciilor de suport documentare a scăzut, existând o lipsă de literatură educațională și metodologică modernă pe aceste probleme. A existat o anumită stagnare în cercetarea științifică pe problemele managementului documentației, iar dezbinarea este vizibilă în activitatea instituțiilor de învățământ care produc specialiști calificați și a organizațiilor științifice. În mare măsură, situația a fost influențată de reînnoirea componenței angajaților, îndepărtarea de la tradițiile consacrate de gestionare a documentelor, pierderea nivelului de cultură atins de lucru cu documentele.

Pe de altă parte, datorită pătrunderii noilor echipamente și tehnologiilor noi în management, are loc o schimbare în structura fluxului de lucru. Schimbarea fundamentelor economice ale vieţii societăţii duce la transformarea valorii anumitor tipuri de documente şi a rolului acestora în procesul de management. Cu toate acestea, aceste modificări sunt slab luate în considerare de sistemele de documentație de management din organizațiile în care regulile și standardele învechite continuă să se aplice.

Pentru a consolida statulitatea rusă și, în consecință, serviciul public, este necesară extinderea limitelor zonelor de stabilitate și eficiență a activităților de management. În opinia noastră, organizarea rațională a managementului documentației poate servi drept unul dintre punctele de referință importante pentru consolidarea aparatului de stat și un element esențial al stabilității acestuia.

Prin urmare, putem lua în considerare problema urgentă a managementului documentelor, cauzată de necesitatea formării active a unor resurse informaționale care să răspundă nevoilor organizațiilor. Este extrem de important pentru știința documentară modernă să studieze posibilitățile tehnologiilor informaționale moderne din punctul de vedere al utilizării lor în managementul documentelor. Este necesar să se analizeze realizările acumulate în domeniul teoriei și practicii managementului documentelor, să identifice tendințele în dezvoltarea lor ulterioară și să se obțină noi rezultate științifice pe această bază.

Alegerea temei acestui studiu se datorează mai multor factori:

în primul rând, prezența ordinii sociale a societății, asociată cu nevoia de eficientizare a mediului documentar în domeniul managementului, în primul rând al statului;

în al doilea rând, necesitatea ca serviciul arhivistic de stat să studieze profund problemele interdependente ale arhivării și managementului documentelor pentru a le transforma în dezvoltări științifice aplicate;

în al treilea rând, interesul tot mai mare pentru informatizarea Rusiei și modalitățile de intrare a acesteia în spațiul informațional mondial, inclusiv în domeniul managementului documentelor.

Soluția la problema managementului documentelor în condiții moderne, în opinia noastră, va face posibilă formarea intenționată a resurselor informaționale ale organizațiilor, asigurarea funcționării lor efective și accesul deschis la resursele informaționale pentru consumatorii cu cea mai mică cheltuială de timp, forță de muncă. si bani.

Evaluând gradul de elaborare și studiu al temei, trebuie remarcat că problemele managementului documentației în literatura internă ca independentă nu au fost încă ridicate. De aceea

8 problemele de riografie sunt foarte slabe. Numai în unele lucrări ale lui A.N. Sokova, se pot vedea încercările de a introduce managementul documentelor ca subiect de cercetare în planul de producție: ca o reflectare a experienței străine și o direcție promițătoare pentru dezvoltarea managementului documentelor interne și a organizării muncii de birou 1 .

Între timp, în țările dezvoltate care au depășit de mult stadiul „acumulării inițiale” a tehnologiei informatice și a comunicațiilor, într-o societate care se caracterizează acum drept „post-industrială” sau „informațională”, se acordă tot mai multă atenție dezvoltării probleme de gestionare a documentației. Această tendință a fost evidentă mai ales la sfârșitul anilor 70, când a devenit evident că computerele (inclusiv cele personale) nu au dus la crearea de „birouri fără hârtie”, ci, dimpotrivă, au crescut volumul fluxului de lucru pe hârtie.

În aceste condiții, oamenii de știință occidentali și-au concentrat atenția asupra aspectelor științifice ale managementului înregistrărilor și au intensificat cercetările în acest domeniu de cunoaștere și activități administrative. Prin UNESCO și alte organizații internaționale s-au făcut chiar eforturi pentru a coordona activitatea oamenilor de știință din diferite țări în această direcție, ceea ce a dat rezultate teoretice și practice. În raportul final privind programul RAMP (autor J. Rhodes), managementul înregistrărilor este caracterizat ca o funcție generală de management care acoperă munca cu documente în organizații în toate etapele ciclului lor de viață 2 .

Sokova A.N. Managementul documentelor în străinătate (revizuire științifică și analitică) - Conferință științifică și practică la nivelul întregii Uniri cu tema „Aspecte organizatorice și juridice ale creării documentelor prin intermediul tehnologiei informatice și al utilizării acestora în economia națională: Proceedings. raport - M.: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. Br. 2081, p. 120-158; Ea este. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Knowledge, 1985 etc. 2 Rhodes J. Rolul managementului arhivelor şi documentaţiei în sistemele informaţionale naţionale. Pe. din engleza. V.N. Garmash. - CIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 1064 "p". 1989.

9 Un studiu al lucrărilor specialiștilor occidentali, în primul rând americani și germani, arată că nici între aceștia nu există o unitate completă în înțelegerea managementului înregistrărilor ca categorie științifică. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor de știință sunt înclinați să recunoască managementul documentelor ca o funcție cu drepturi depline a managementului organizației, o resursă de informații (F. Ho-rton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. Macleod, J. Summerville, D. Stephens și etc.) 1 . Este important de subliniat faptul că mulți oameni de știință și specialiști înțeleg importanța interacțiunii dintre managementul documentelor și managementul informațiilor în organizații, evaluând documentația ca o parte esențială a resurselor informaționale ale unei organizații. Pe baza acestei evaluări, este propusă o cerință pentru o utilizare mai profundă a noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documentația și includerea structurilor de management al documentației în infrastructura generală a organizațiilor 2 . O trăsătură distinctivă a studiilor specialiștilor occidentali este orientarea acestora

Horton F.A., Lennon K. Managementul documentelor și managementul informațiilor, care este relația dintre ei în timpul nostru. Pe. din engleza. V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. 1196 „p”, str. 5, 6; Mordel A. Un nou program de gestionare a înregistrărilor guvernamentale din Regatul Unit. - SIF OTSNTI VNIIDAD. Nr. 894 „n”, Hare C, McLeod J. Managementul înregistrărilor în era informației II Gestionarea informațiilor. - Londra-aprilie. - 1997. - Vol 4. - Nr. 4. - P. 23-25; Har K., McLeod J. Managementul înregistrărilor în era informației. Pe. din engleza. V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. 1241 „p”, 1998, p. 6; Summerville, J. R. Managementul documentelor: Ce este nou. - Per. din engleza. Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD, 1994, Nr. 1159 „p”, str. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Documentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, p. 11-38; McDonaldD. Managementul documentelor într-o instituție modernă. - CIF OTSNTI VNIIDAD Nr 1220 "p"; Roberge M. În era informaţiei - globală: managementul sistemic şi sistematizat al informaţiei administrative. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 1144 "p", etc.

10 misiunea de a elimina decalajul tehnologic și organizatoric dintre munca de birou și depozitarea departamentală a documentelor 1 .

Evident, Rusia are propriile tradiții în domeniul lucrului cu documente, iar împrumutarea directă a experienței occidentale și a abordărilor occidentale este imposibilă. De aceea, am apelat la studierea problemelor evoluției documentației interne și dezvoltării muncii de birou în Rusia, cu scopul de a evalua nivelul atins de organizare a muncii cu documente și gradul de originalitate al tradițiilor naționale în acest sens, în pentru a rezolva problema posibilitatii de aplicare a principiilor si metodelor de baza ale managementului documentelor.

Până în prezent, managementul documentelor autohtone a acumulat o cantitate semnificativă de cunoștințe, reflectată în monografii publicate, colecții de lucrări științifice ale MGIAI și VNIIDAD, colecții de articole, manuale educaționale și metodologice, materiale de conferințe și alte manifestări științifice. Din păcate, încă nu există studii monografice mari. Lucrările publicate sunt în principal de natura manualelor și materialelor didactice (lucrări de Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits YAZ., Mityaeva K.G., Mingaleva V.C., Pshenko A.V., Sokova A.N., echipa de autori a Departamentului de documentare și management al documentației al Universității de Stat de Management) 2 . Următorul-

Hyves Cr. Managementul documentatiei, informatiilor si arhivelor in firme. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 889 "p"; Horton F., Lennon K. Decret. op.; Rix A. Munca de birou ca funcție de arhivă. - CIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 946 "p", etc 2 Livshits Ya.Z. Managementul documentației. - M.: Cunoașterea, 1975. - 64 p.; Kuznetsova T.V., Stepanov E.A., Filippov N.G. Lucrări de birou și documentație tehnică: Proc. indemnizatie. - M.: Mai sus. scoala, 1991. - 159 s; Sokova A.N. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985. - 64 p.; Sokova A.N., Banasyukevich V.D., Semenova G.Yu., Trofimenkova E.V. Conceptul de dezvoltare a suportului de documentare

11 Trebuie remarcat că într-o serie de cazuri manualele, în special cele publicate în anii 1970 și 1980, pot servi drept literatură de cercetare, deoarece reflectă rezultatele muncii științifice ale autorilor lor. Nu este un secret pentru nimeni că dificultățile legate de publicarea lucrărilor monografice i-au forțat pe oamenii de știință să recurgă la o astfel de formă de publicare a cercetării științifice precum manualele pentru cursuri speciale. Cu toate acestea, realizarea de lucrări monografice privind managementul documentelor este încă o sarcină urgentă.

Lucrările lui K.G. Mityaev, care a propus primul termenul „știința documentelor” și a adus o mare contribuție teoretică și practică la dezvoltarea științei documentelor ca disciplină științifică. În manuale, articole, discursuri la conferințe, a conturat principalele prevederi privind sarcinile de gestionare a documentelor, sistemele de documentare, funcțiile documentelor, care au fost apoi dezvoltate și completate. Manualul K.G. Mityaev este încă un studiu conceptual care este relevant într-o serie de poziții astăzi 1 .

management în Federația Rusă / VNIIDAD. - M., 1992. - 33 p. - Manuscrisul a fost depus în OCNTTI pentru afaceri de documentare și arhivă la 11 mai 1993, nr. 107-93 .; Mingalev B.C. Tipare generale și tendințe de formare a documentelor în sistemele de management socio-economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1983. - 83 s; Larin M.V., Mingalev B.C. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1982. - 99 s; Andreeva V.I. Munca de birou: cerințe pentru fluxul de documente al companiei (pe baza GOST-urilor Federației Ruse). - Ed. a 3-a, revizuită. si suplimentare - M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1996. - 222 p.; Pshen-ko A.V. Munca de birou și cerințele de bază de reglementare pentru documente. Proc. indemnizatie. M.: YuK MGU, 1994; Organizarea muncii cu documente: Manual / Stat. Academia de Management. - M.: Infra-M, 1998 etc. 1 Mityaev K.G. Istoricul și organizarea muncii de birou în URSS: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1959. -359 p.

KG. Mityaev a conturat sistematic pentru prima dată istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară și URSS, evidențiind principalele perioade ale dezvoltării sale, specificul diferitelor tipuri de muncă de birou, arătând relația dintre munca de birou și sistemele corespunzătoare de construcție. aparatul de stat, interdependența dezvoltării muncii de birou și arhivare 1. Manualele ulterioare ale Institutului de Istorie și Arhive, practic, nu au făcut decât să majoreze cantitatea de material prezentat despre istoria muncii de birou, extinzând cadrul cronologic al perioadei acoperite 2 .

În același timp, în anii 1970 și 1980 au apărut manuale care prezentau rezultatele cercetărilor științifice ale T.V. Kuznețova, YAZ. Livshits, M.P. Ilyushenko și alți oameni de știință care dezvoltă știința documentelor ca disciplină științifică și reflectă problemele terminologiei documentelor și sistemelor de documentare, funcțiile documentelor și dezvoltarea lor, rolul documentației în procesele de management 3 . În unele lucrări sunt puse întrebări de formare a documentelor care sunt fundamentale pentru managementul documentelor și sunt luate în considerare problemele influenței computerelor electronice asupra muncii de birou 4 .

1 Mityaev K.G. Teoria și practica arhivării: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1946. - 248 s; El este. Istoria și organizarea muncii de birou în URSS. Decret. op.; El este. Documentația, sarcinile acesteia și perspectivele de dezvoltare // Probleme de arhivare. - 1964. - Nr 2 si altele.

Istoria muncii de birou în URSS: Proc. indemnizație / Ed. YAZ. Livshits, V. A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 s; Ilyushenko M.P. Istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară / RSUH. - M., 1993.

3 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YAZ., Tsikulin V.A. Sisteme de documentare:
Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1977. - 87 s; Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Liv
rahat YAZ. Documentare / MGIAI. - M., 1977. - 83 s; Iliușenko M.P., Kuznețo
wa t.v. Formular document / MGIAI. - M., 1986. - 86 s; Kuznetsova T.V., Losev V.I.
Documentatie de management. - M.: Economie, 1985 etc.

4 Mingalev B.C. Tipare generale și tendințe în formarea documentelor în social
sisteme de control economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. -

Este imposibil să nu remarcăm munca oamenilor de știință de la VNIIDAD, care, de la înființarea institutului în 1966, au rezolvat în mod constant problemele de gestionare a documentelor, organizarea muncii de birou și suport de documentare pentru management și automatizarea muncii cu documente.

O contribuție semnificativă la studiul principalelor categorii de management documentar a avut-o A.S. Malitikov, V.D. Banasyukevich, K.I. Rudelson și alți oameni de știință”.

În ultimul deceniu, din păcate, echilibrul dintre cercetarea teoretică și evoluțiile metodologice practice a fost rupt în favoarea acestora din urmă. Acest lucru este evidențiat de un număr mare de ajutoare metodologice și manuale pentru lucrătorii de birou practic, care interpretează practic potențialul științific și metodologic acumulat al managementului documentelor într-o formă accesibilă pentru practicieni 2 . Cu toate acestea, în

M., 1983; Larin M.V., Mingalev B.C. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management / MGIAI. - M, 1982 etc.

1 Malitikov A.S. Sarcini și modalități organizaționale de dezvoltare a Sistemului Unificat de Stat
subiecte de muncă de birou pentru instituții, organizații și întreprinderi // Probleme de arhive
Denia. - 1965. - Nr. 1; Al lui. Câteva întrebări despre organizarea și conținutul cercetării științifice
roboți în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., - 1971. - T. 2; Banasyuk
vich V.D., Sokova A.N. Probleme ale formării teoriei managementului documentelor // Consiliul de dezvoltare
Știința documentelor rusești (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983; Banasyukevich V.D., Zo-
noul V.M. Sistem tipic de suport documentar al biroului central mini
sterstvo şi departamente // arhive sovietice. M., - 1986. - Nr. 4; Rudelson K.I. Modern
clasificarea documentelor. - M.: Nauka, 1973 etc.

2 Vezi, de exemplu: Handbook of Business Correspondence. - M: Mezhregionservis, 1996; Perete-
kov M.V., Lucru de birou la o întreprindere mică. înainte. 1999, - 224 s; Pechniko-
vaT.V., Pechnikova A.V. Documentatia suport a activitatilor organizatiei: Proc.
indemnizație / Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. - M.: Editura Ekmov, 1998. - 208 s;
Kuznetsova T.V. Afaceri de secretariat. Ed. a II-a, rev. si suplimentare / ZAO Business School. - M.: În
Tel-Sinteza, 1998. - 288 p.

unele dintre ele conțin observații și gânduri valoroase, mai ales în ceea ce privește crearea sistemelor instituționale de suport documentar al managementului și utilizarea integrată a tehnologiei informatice 1 . Printre aceste publicații, opera T.V. Kuznetsova 2 .

O contribuție semnificativă la dezvoltarea managementului înregistrărilor o reprezintă tezele de doctorat și tezele de doctorat susținute la MGIAI și VNIIDAD, care sunt de asemenea importante pentru acest studiu. Este necesar să evidențiem teza de doctorat a lui A.N. Sokova, în care pentru prima dată după K.G. Mityaev, se încearcă cu succes formularea unor domenii ale teoriei managementului documentelor în condițiile în care noile tehnologii informaționale încep să fie introduse în practică.

Tezele de doctorat, de regulă, iau în considerare anumite aspecte ale teoriei și practicii managementului documentelor. Printre cele mai dezvoltate sunt problemele istoriei managementului documentelor și ale muncii de birou din perioada sovietică a istoriei naționale (lucrările lui Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M. N., Kremera B.I. , Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskoy I.A., Reikhtsaum A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. și alții) 4 .

1 Kuznetsov S.L., Lucru de birou pe calculator. Intel-sintez, 1999. - 208 p.; Kirsano
va M.V., Aksenov Yu.M. Curs de birou: Proc. indemnizatie. - M.-Novosibirsk:
INFRA-M, 2000. - 287 p.; Steniukov M.V. Documentație. Hârtii: practice
indemnizație pentru activități preșcolare ale întreprinderii. - M.: Prior, 1998. - 144 p.; Andreeva V.I.,
Kuznetsova T.V., Serova G.A. Munca de birou în contabilitate: un ghid practic. -
M.: Buletinul contabil, 1996. - 218 p. si etc.

2 Kuznetsova T.V., Lucrări de birou (gestionarea documentației). 1999. - 320 p.;

3 Sokova A.N. Dezvoltarea managementului documentelor sovietice în condițiile revoluției științifice și tehnice
Lucie (1960-1980): Rezumat al tezei .... Doctor în științe istorice. 25.05.02/ MGIAI. - M., 1987.

4 Andreeva V.I. Principalele direcții ale organizării științifice a muncii manageriale și a afacerilor
producerea aparatului de stat al URSS (pe baza materialelor publicațiilor periodice

Perioada prerevoluționară a fost mult mai puțin studiată (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1 .

1920): rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 s; Ba-nasyukevici V.D. Documentația de management ca sursă istorică (Pe baza materialelor Ministerului Industriei Cărbunelui al URSS pentru anii 1971-1975): Rezumat al tezei. dis. ... cand. ist.nauk. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 25 s; Baginsky I.M. Activitățile V.V. Kuibyshev pentru a îmbunătăți aparatul și munca de birou ale Comisariatului Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS. Abstract dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s; Dodonova M.I. Problema hârtiei în literatura sovietică a anilor 20: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. - 33 s; Kostomarov M.N. Activitățile Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc din Moscova pentru îmbunătățirea aparatului de conducere și muncă de birou (1920-1929): Rezumat al tezei. dis. ... cand.ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976. - 33 ani; Larin M.V. Organismele departamentale de raționalizare și activitățile lor de îmbunătățire a aparatului de stat și a muncii de birou (1923-1932): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s; Podolskaya I.A. Istoria dezvoltării fundamentelor metodologice pentru raționalizarea muncii de birou în URSS: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s; Reichz-minte A.L. Perfecţionarea aparatului de management şi muncă de birou în URSS de către organele de raţionalizare nedepartamentale (1924-1931): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s; Tamm I.E. Formarea biroului de stat sovietic în 1917-1923: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.-28 s; si etc.

Vyalova L.M. Organizarea muncii de birou a guvernului central în actele legislative ale Imperiului Rus în prima jumătate a secolului al XIX-lea: Rezumat al tezei. dis. ... cand.ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 s; Lukaşevici A.A. Elaborarea documentației biroului provincial din anii 70-90: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 p.

16 despre A.S., Potapova L.V., Chukovenkova A.Yu.) 1 , alte dizertații acoperă problemele suportului documentar al obiectelor individuale, instituții de același tip (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshen -ko A.V., Sirotkin A. Stepanov E.A.). Destul de bine detaliat

Bykova T.A. Formarea unui sistem de documentare pentru gestionarea dezvoltării sociale a colectivelor de muncă. 1965-1985 (pe exemplul industriei electrice): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 27 s; Gerasimova I.V. Suport documentar pentru managementul activităților de cercetare din învățământul superior (1917 - sfârșitul anilor 1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. - 25.05.02 / MGIAI. - M., 1991. - 31 s; Emelyanov N.Yu. Documentarea organizării activităților de cercetare în institutele de cercetare industrială (1970-1980): Rezumat al tezei. dis. ... cand. ist.nauk. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 s; Efanova I.B. Elaborarea suportului de documentare pentru elaborarea standardelor de stat (1940-1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 s; Krasavin A.S. Documentarea activității de muncă a angajaților organelor administrației publice (istoric și starea actuală): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s; Potapova L.V. Organizarea muncii cu apelurile cetățenilor în comitetul executiv al Consiliului Orășenesc Moscova și influența acestora asupra activităților sale (1960 - începutul anilor 1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 s; Chukovenkov A.S. Organizarea stocării și utilizării documentelor citibile de mașină în domeniul managementului: Rezumat al tezei. dis...candidat la stiinte istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 p. etc 2 Arkhipova N.I. Suport de documentare pentru managementul centrelor de calcul (istorie, stare actuală și perspective de dezvoltare). Abstract dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 s; Mozhaeva N.G. Activitățile comitetului executiv al Documentelor Consiliului Muncitorilor, Țăranilor și Armatei Roșii pentru îmbunătățirea aparatului administrativ și suport documentar în Sovietele locale din provincia (regiunea) Moscova (1921-1930): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 25 s; Morozov E.A. Îmbunătățirea organizării și documentării activităților colegiale ale Comitetului de Stat de Planificare al RSFSR în anii 1925-1980: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 s; Pshenko A.V. Documentarea activităților serviciului de arhivă în etapa actuală: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 s; Sirotkin A.N. Suport de documentare

17 probleme de unificare și standardizare a documentelor (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 1 - În unele disertații (Malitikov A.S., Predein E.V., Shchensnovich G.G.) probleme generale și speciale ale funcționării serviciilor sunt luate în considerare documentația de suport pentru management.

Studiul cercetării disertației arată că problemele managementului documentelor nu se reflectă profund în ele, ele necesită o abordare și o considerație integrată modernă. Despre acest martor

Fondul de Stat de Algoritmi și Programe (cercetare și dezvoltare în 1966-1987). Abstract dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 s; Stepanov E.A. Îmbunătățirea proceselor de documentare în sistemul de management al învățământului superior și secundar de specialitate din URSS (istorie și stare actuală): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 p. si etc.

1 Vasiliev M.A. Problema unificării textelor documentelor de gestiune utilizate în
munca de birou a instituțiilor sovietice (istorie și stare actuală): Rezumat al tezei.
dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 s; Kokorev V.I. Dezvoltare și
studiul sistemului de modele de unificare şi standardizare a documentelor de gestiune
polițiști: Rezumat. dis. ... doctor în științe tehnice. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 s;
Sankina A.V. Îmbunătățirea formelor documentelor de management pe baza standardelor
zarea si unificarea (1917-1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
- 1983. - 24 s; Sokova A.N. Istoria unificării și standardizării documentelor în URSS
(1917-1970): Autor. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 s; Janko
Vaya V.F. Optimizarea textelor documentelor de gestiune (aspect teoretic): Auto
ref. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 p. si etc.

2 Malitikov A.S. Principalele direcții de cercetare în documentare și arhivare
vany în URSS (1956-1970): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1971. - 22 s; Predein E.V. Controlul asupra executării documentelor în aparatul administrativ. Este
thorium și starea actuală: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. -
M., 1981. - 22s; Schesnovich G.G. Dezvoltarea principiilor de bază ale organizării sistemului înainte
comentând în condiţiile sistemelor automate de control: Rezumat al tezei. teză .... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1975. -29 p.

Există, de asemenea, o analiză a literaturii de specialitate în domenii științifice legate de managementul documentelor.

În ultimii ani s-a observat o tendință spre restabilirea treptată a echilibrului perturbat și întărirea cercetării teoretice în domeniul suportului documentar al managementului. Multe publicații ale revistelor „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Documentar”, „Afaceri Secretariate”, colecții de conferințe științifice au ca scop rezolvarea problemelor urgente de lucru cu documente în condiții moderne, protejarea informațiilor documentate, problemelor terminologice. , istoricul evidenței, suportul juridic pentru activitățile de documentare a aparatului administrativ, impactul noilor tehnologii informaționale asupra organizării fluxului de lucru și a documentării, problemele documentelor electronice 1 .

1 Vezi, de exemplu: Eremchenko V.A. Munca de birou si depozitarea departamentala a documentelor in conditiile reformei administrative: probleme principale // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 1. - S. 9-18; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Concepte moderne de arhive electronice // Ibid. - S. 18-27; Sunt. Arhivele electronice și managementul documentelor electronice // Ibid. - 1999. - Nr. 2. - S. 17-26; Yankova V.F. Terminologia suportului documentar al managementului (GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții) // Documente. - 1999. - Nr. 1. - S. 41-46 .; Kostomarov M.N. „Ianus cu multe fețe” - un document în sistemul de management al informațiilor // Documente. - 1998. - Nr. 1. - S. 22-31 .; Matveenko V.A. Probleme juridice și organizatorice ale suportului documentar al managementului // Documentarea în societatea informațională: evidența electronică și arhiva electronică: Dokl. și mesaje către al șaselea intern. științific-practic. conf. 24-25 noiembrie 1999 / VNIIDAD, ROIA. - M., 2000, S. 24-33; Bobyleva M.P. De la gestionarea tradițională la gestionarea electronică a documentelor, unele probleme de tranziție // Ibid. - S. 69-72; Kuleshov S.G. Despre conceptul de „document electronic” / Ibid. - S. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Dezvoltarea sistemului de stat de suport documentar al managementului - o sarcină urgentă / Muncă de birou. - 1998. - Nr. 1. - S. 5-8; Sankina L.V. Organizarea serviciului DOE. de reglementare

În ciuda valorii mari a lor, aceste lucrări acoperă doar anumite aspecte ale problemei managementului documentelor și pot fi considerate un bun material de cercetare pentru prelucrarea ulterioară analitică și sintetică.

Problema managementului documentației nu poate fi luată în considerare fără o analiză a literaturii de arhivă. Oamenii de știință - arhiviștii au făcut o muncă serioasă de cercetare, importantă pentru înțelegerea epistemologiei documentului, formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare, sistemul terminologic de management al documentelor (A.V. Elpatievskiy, V.P. Kozlov, A.D. Stepanskiy) 1 .

documentare / Document în structuri administrative: Rezumate de rapoarte. si performanta la internaţional conf. 27-28 octombrie 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 62-65 etc. 1 Stepansky A.D. Pe bazele teoretice ale selecției materialelor documentare pentru depozitarea de stat // Lucrările unei conferințe științifice pe probleme de arhivare în URSS. - M., 1965; Elpatevsky A.V. Câteva probleme de abordare a cercetării în domeniul organizării informaţiei documentare din punct de vedere al sistemelor documentare // Rezumate de rapoarte pentru seminarul teoretic „Probleme de abordare sistematică a cercetării în domeniul informaţiei documentare”. - M., 1972; Medushevsky O.M., Stepansky A.D., Lyushin SP. în Lucrările Conferinței științifice privind problemele achiziționării arhivelor de stat ale URSS cu surse documentare. - M., 1976. - Partea 1; Sokova A.N. Documentarea și rolul ei în administrația publică și pentru știința istorică. - M., 1985. - SIF OTSNTI VNIIDAD. nr. 039-86; Autocrații V.N. Câteva aspecte ale studiului obiectului și subiectului arhivării // Proceedings of VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - Partea 1; Ilizarov B.S. Probleme actuale teoretice și metodologice ale științei arhivistice sovietice. - M, 1984 și alții; Medushovskaya O.M. Studiu sursă în stadiul actual // Arhivele sovietice. - 1979. - Nr 2. - S. 5; Elpatevsky A.V. La întrebarea definirii conceptului de „informație documentară” în lumina teoriei reflecției a lui Lenin // Rezumate ale rapoartelor pentru seminarul teoretic „Probleme terminologice în domeniul științei documentelor și științei arhivelor” (ianuarie 1974) / VNIIDAD . - M., 1973. - S. 27; Elpatievskiy A.V., Khanpira E.I. Încă o dată despre termenul „document” // arhive sovietice. - 1987. - Nr 1. -S. 54 și altele.

20 Specialiștii în domeniul arhivării au făcut multe pentru a înțelege proprietățile informaționale ale unui document, evidențiind relația dintre matricele de documente și resursele informaționale. În lucrări separate de arhivare (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov), s-a dovedit asemănarea proceselor de prelucrare a informațiilor atât în managementul operațional, cât și în etapa de stocare arhivă a documentelor 1. De interes sunt studiile de arhivă, care arată relația dintre munca de birou și arhivare, procesul de trecere treptată a muncii de birou la jurisdicția autorităților arhivistice 2, munca

1 Rudelson K.I. Clasificări moderne ale documentelor. - M., 1973. - S. 24-29; Autocrații V.N. Despre problema implicării categoriilor informaţionale în arhivistică // Proceedings of VNIIDAD-M., 1973. - T. 3. - S. 251-263; Al lui. Câteva aspecte ale obiectului și subiectului științei arhivistice // Proceedings of VNIIDAD. - T. VI. - 4.1. -M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - S. 12; Al lui. Odiseea spațială a documentelor ca fenomen global // Otech. arhive. - 1992. - Nr. 6. - S. 24-29 şi altele.

„Elpatyevsky A.V. Despre istoria documentării actelor de stare civilă în Rusia și URSS (din secolul al XVIII-lea până în prezent) // Studiu sursă actuală. - M., 1979. - P. 67; Belova E.V., Elpatyevsky A. V. ., Kolosova E.V. Pe „Lista documentelor care urmează să fie acceptate în arhivele de stat ale URSS” // Arhivele sovietice. - 1973. - Nr. 2. - P. 20; Mityaev K.G. Managementul documentelor, sarcinile sale și perspectivele de dezvoltare / / Arhivele sovietice. - 1964. - Nr. 2. - P. 68; Sorokin V. V. Arhivele instituțiilor URSS (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982; Knyazev G. A. Teoria și practica arhivării (Experiența managementului sistematic ) - L., 1935; Malitikov A.S. Câteva întrebări privind organizarea și conținutul muncii științifice în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD.- T. 2 / VNIIDAD.- M., 1973. - P. 6; Eremchenko V. . A. Documentele și depozitarea departamentală a documentelor în condițiile reformei administrative: principalele probleme // Arhivele Otech. - 1999. - Nr. 1, - P. 10; Elpatyevsky A.V. Din istoria formării de bază de reglementare și metodologică documente în afaceri interne de arhivă // Patria. arhive. - 1998. - Nr. 4, - S. 16-24; Kozlov V.P. Serviciul de arhivă al Rusiei și al statului rus: experiență de 80 de ani // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - S. 9-18 si altele.

tu acoperind experiența străină (E.V. Starostin, I.V. Karapetyants) 1 . Cercetările arhivistice relevă o modificare a valorii anumitor tipuri de documente în cursul dezvoltării istorice, relevă evoluția sistemelor de documentare în legătură cu dezvoltarea statului și modalitățile de organizare a acestuia 2 .

Managementul documentației ca categorie științifică este strâns legat de informație și de organizarea proceselor informaționale în management, prin urmare, literatura de specialitate despre teoria informației, sistemele informaționale, problemele de informatizare și informatizare a lucrărilor cu documente prezintă un mare interes. În primul rând, acestea sunt studii care reflectă problemele asociate înțelegerii caracteristicilor esențiale ale informațiilor ca substanță inițială pentru organizarea matricelor documentare. Lucrări de A.D. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasiev și alții, scrise în ani diferiți, au făcut posibilă formarea unei fundații teoretice pe care ideea principală a lucrării este construită pe legătura inseparabilă dintre informație și documentare și posibilitatea aplicării metodologiei de management al informației la managementul documentației 3 . în ra-

Starostin E.V. Arhivistică străină: probleme de istorie, teorie și metodologie: Avtoref. dis. ... Doctor în Științe Istorice. 25.05.02 / RSUH. - M, 1995; Karapetyants I.V. Arhivele economice din Europa de Vest și SUA (1905-1995): Rezumat al tezei. dis. ... Doctor în Științe Istorice. 25.05.02 / RSUH. -M., 1998.

2 Vezi: Banasyukevich V.D. Principalele probleme ale arhivării în literatura modernă //
Studii de arhivare și surse ale istoriei moderne. Probleme de interacțiune pe
stadiul prezent: Dokl. si teze. vorbit la a doua Conf. All-Rusian. 12-13 martie
1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

3 Vezi Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Informații moderne
ka: știință, tehnologie, activitate / VINITI. - M., 1998. - S. 15-16; Filosofic en
dicţionar ciclopedic. -M.: Enciclopedia Sovietică, 1983. - S. 217-218; Ursul A.D.
Calea către noosferă. - M.: Luch, 1993. - S. 81; Chernyak Yu.I. Informare și management. -

22 K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonov, G. Wolfram, A.D. Ursula și alți oameni de știință au dezvoltat profund problemele fundamentale ale formării și funcționării resurselor informaționale atât în sens global, cât și în cadrul organizațiilor individuale. Problema resurselor informaționale nu a primit încă o soluție definitivă, însă în aceste lucrări sunt formulate categoriile conceptuale, principalele prevederi metodologice și conceptuale care sunt importante pentru acest studiu 1 .

În lucrările specialiștilor în informatică, problemele de gestionare a documentelor acționează ca subordonate, și nu de bază, au un dezavantaj semnificativ - lipsa elaborării documentației și problemelor de documentare.

M, 1974. - S. 58; Jukov N.I. Fundamentele filozofice ale ciberneticii. - M., 1976. - S. 124-137; Afanasiev V.G. Informarea socială și managementul societății. - M., 1975. - S. 37 şi alţii.

1 Ursul A.D. Problema informației în știința modernă. Eseuri filozofice. - M., 1975.

S. 194; Mihailov A.I. Probleme de suport informațional al proceselor de management // A doua conferință științifică și tehnică integrală „Probleme de organizare științifică a managementului industriei socialiste”. - Sat. Nr. 1. - Partea a II-a. - M., 1972. - S. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - S. 12; Artamonov G.G. Informatică: teorie și practică (stubs for the book) // NTI.

Ser. 1. Org. și metode de lucru informațional. - 1998. - Nr. 6. - S. 31. (p. 31-35); Artamonov G.T. Informatică: teorie și practică (stubs for the book) // NTI. - Ser. 1a Org. și metodologie informează. muncă. - 1998. - Nr. 4. - S. 31. (p. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - C 35; Artamonov G.T. Informatica: teorie si practica (pregatire pentru carte) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - Nr. 1. - P. 32; Kuhlen R. Information Markt. Universitatea Konstanz. 1995 și altele

2 A se vedea: Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documente electronice în corporație
Rețele raționale: A doua venire a lui Gutenberg. M.: Ankey - EK - Trends, 1999; Infor
tehnologii de mation pentru științe umaniste / Universitatea de Stat din Moscova. - M.-Saransk, 1998. - S. 67-102 și alții.

23 suport informaţional în contextul dezvoltării celor mai noi tehnologii informaţionale. Această problemă nu este subliniată în niciun fel într-un număr de concepte precum „prelucrarea informațiilor”, „accesul la informații”, „comunicarea informațiilor”, „stocarea informațiilor”, „utilizarea informațiilor”, deși toate aceste „informații” sunt documente privind diverse, în principal hârtie, suporturi.

Slab dezvoltat în literatura de specialitate și problemele documentelor electronice. Există discrepanțe terminologice serioase, neînțelegerea naturii documentelor electronice, relația acestora cu documentele tehnotronice, citibile de mașină și tradiționale. Cu toate acestea, analiza acestui grup de studii ne permite să formulăm o înțelegere a problemei gestionării documentelor și să folosim aceste lucrări pentru a rezolva problema științifică a managementului documentelor 1 .

De o importanță fundamentală pentru disertație a fost studiul lucrărilor despre managementul informației - o nouă disciplină științifică care s-a format în țările dezvoltate odată cu societatea informațională. În literatura internă se reflectă managementul informaţiei

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Formarea și dezvoltarea arhivelor de date citibile de mașină în anii 1960-1980 // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - S. 41; Kopylov V.A. În problema proprietății informaționale // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale / VINITI. - M., 1998. - Nr. 3. - S. 4; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Arhive electronice si management electronic document / / Otech. arhive. - 1999. - Nr. 2. - S. 19-20; Vezi: Kurilo A.P. Despre regimul juridic al unui document electronic în sistemul decontărilor electronice interbancare // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - S. 76; Semiletov SI. Informația ca obiect special de drept // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - S. 58; Emelyanov G.V., Pavlov O.V. Despre problema reglementării legale a utilizării semnăturii digitale electronice în sistemele informaţionale // Probleme de legislaţie în domeniul informatizării: Proceedings. raport A 7-a Conf. panruse. - M.: GUP „VIMI”, 1999. -S. 6 etc.

24 este foarte slab. Numai în opera lui A.V. Kostrov, pregătit sub forma unui manual, s-a încercat prezentarea sistematică a esenței managementului informației, din păcate, fără referire la condițiile rusești 1 . În lucrarea noastră s-a început mai întâi studiul managementului informației din punctul de vedere al managementului documentelor și s-au făcut primele concluzii care permit evaluarea managementului informației ca o direcție promițătoare în dezvoltarea managementului documentației folosind noile tehnologii informaționale 2 . Într-o serie de alte lucrări, problemele managementului informaţiei sunt luate în considerare indirect, în cadrul rezolvării altor probleme. Numai în lucrarea recent publicată „Suport informațional pentru administrația publică”, editată de academicianul Academiei Ruse de Științe Yu.V. Gulyaev, pentru prima dată în ultimul deceniu, problemele, prevederile conceptuale și experiența practică de creare și funcționare a sistemului de suport informațional al celor mai înalte autorități de stat ale Federației Ruse 3 sunt considerate cuprinzător.

Având în vedere nivelul insuficient de acoperire a problemei managementului informației în literatura internă, autorul a încercat să umple acest gol cu studii străine despre managementul informației, în principal în limba germană. Lucrări de R. Kulen, J. Herget,

1 Kostrov A.V. Introducere în managementul informaţiei: Proc. alocație / Vladimirsk. stat
techn.un-t. - Vladimir, 1996. - 132 s; vezi şi: Perel I.S., Slavin V.N. informație
onny activitate în străinătate și probleme de management informațional / ONG „Po
proces." - M., 1992. - 65 s; Kostomarov M.N. Managementul sistemelor informatice pentru
În străinătate / RGGU. - M., 1996. - 88 p.

2 Larin M.V. Managementul documentelor și noile tehnologii informaționale. - M.: Pe
carte științifică, 1998. - 137p.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Suport informațional
administratia de stat. M .: Dialog slav, 2000. - 425 p.

25 G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel și alți oameni de știință dezvăluie esența managementului informației ca disciplină științifică și zonă a managementului practic 1 . În același timp, trebuie subliniat că practic niciuna dintre aceste lucrări nu a încercat nici măcar să aplice prevederile managementului informațional la managementul documentelor.

O soluție completă la problema managementului documentelor este imposibilă fără studierea suportului legal al acesteia. Este evident că întărirea rolului dreptului în Rusia modernă este o condiție necesară pentru consolidarea în continuare a statului și eficacitatea administrației publice. Domeniul informației și documentării a devenit în ultimii ani un obiect de cercetare independent pentru jurnaliștii, ba chiar s-a format o nouă ramură - dreptul informației. În opera lui V.A. Kopylov a sistematizat toate actele juridice existente referitoare la reglementarea informațiilor, documentării, arhivării documentelor 2 . Autorul atrage atenția

1 Attinger M.L. Managementul integrat al informațiilor: o teorie a lumii reale. - Gestionarea înregistrărilor
ment Qnarterly. - 1993, Julia. Vol.27, Nr.3, - p. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Managementul informației în Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. -Informație-
spezialisten fur Europa. Proceduri. Constanța, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement în industrie eu Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am
principal. - S. 183-187; Kuhlen R. Information Markt. - Konstanz, 1995. 608 s; Schwetz R Buro
sunt Wandel II R.v. Decker "s Verlag, G. Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Informații și documentare. - KG. Saur, 1990; sin-
nott W.R., Gruber W.N. Managementul resurselor informaționale. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
managementul matelor. - Grundlagen der praktischen Informații și documentații. banda 2,
KG. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organizații - Comunicare: Die Kunst, ein
Chaos zu organizieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 p.; Wolfram G. Organizatorische
Gestaltung des Information Management. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Kopylov V.A. Legea informatiei. - M.: Avocat, 1997; El este. Informația ca obiect
reglementare legală // NTI / VINITI. - M., 1996. - Nr. 8. - S. 2; El este. La o întrebare

26 la categoria „informații documentate”, care, în opinia sa, nu se reflectă suficient în legislația actuală și propune soluționarea juridică a problemelor documentelor electronice, forța juridică a acestora.

I.L. Bachilo. Lucrările ei servesc ca un exemplu clar al unei reacții adecvate a unui om de știință la provocările vremii și sunt de mare valoare pentru acest studiu 1 .

Managementul documentației ca funcție de management se realizează în organizații în contextul procesului decizional pentru atingerea scopului ales. De aceea, managementul documentației este strâns legat de problemele de management, structurile organizaționale, problemele de proiectare, implementare și funcționare a acestora și automatizarea proceselor de management.

pe proprietatea informației // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale // VINITI. - M, 1998. - Nr. 3. - S. 4.; El este. Despre proprietatea informațiilor documentate // Documentația în societatea informațională: evidența electronică și arhiva electronică. Decret. op. - S. 18-23.

Comentariu la Legea federală privind informarea, informarea și protecția informațiilor” / Ed. I.L. Bachilo, A.V. Volokitina și colab. / IGP RAS. - M., 1996; Bachilo I.L. Despre proprietatea resurselor informaționale // Resursele informaționale ale Rusiei. - M., 1997. - Nr. 4; Ea este. Resursele de informații ca obiect de drept și obiect de relații reglementate de Codul civil al Federației Ruse // Ibid. - 1999. - Nr. 1; Ea este. Probleme juridice moderne ale documentării informaţiei // Documentarea în societatea informaţională: evidenţa electronică şi arhiva electronică. Decret. op. - S. 8-17; Ea este. Probleme juridice ale documentării în condițiile de informatizare // Probleme de legislație în mediul informatizarii: rezumate ale celei de-a șaptea Conf. / SUE „VIMI”. - M., 1999 etc.

Cercetările moderne privind managementul organizațiilor arată marea importanță a procesării raționale a informațiilor pentru atingerea obiectivelor strategice și operaționale. Globalizarea proceselor economice, sociale și informaționale mondiale afectează în mod direct calitatea guvernării. Metodele de rezolvare a problemelor de management în organizații pe fondul realităților geopolitice moderne și ținând cont de dezvoltarea societății informaționale sunt reflectate într-o serie de studii și articole monografice majore, manuale moderne ale experților autohtoni și occidentali 1 .

Evoluția documentului, a sistemelor de evidență și a suportului de gestionare a documentelor are loc în condiții istorice specifice și este determinată de acestea. Lucrările cercetătorilor de istorie națională, în special ale istoricilor instituțiilor statului, evidențiază legătura strânsă dintre reformele managementului și reformele muncii de birou și adecvarea acestora la condițiile socio-economice și politice ale unei anumite perioade a istoriei Rusiei. Procesele N.P. Eroshkin și T.P. Korzhikhina, precum și T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, SP. Strekopytov și alții

1 Managementul organizației: Manual / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 s; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., VusM.A. Introducere în managementul informațiilor. - Sankt Petersburg, 1999; Mark D., McGoun K. Metodologia analizei și proiectării structurale / Per. din engleza. - M.: MetaTehnologie, 1993. - 240 s; Kaufman H.R. Tactica succesului în afaceri și știință. - M.: Intelect,

157 s; Shapiro V.D. etc Managementul proiectelor. Experiență străină. - Sankt Petersburg: Two..Tree, 1993. - 443 p.; Gerchikova I.A. Management: Manual / UNITATE. - M.: Bănci și burse, 1994. - 685 p.; Vikhansky O.S. Management strategic: manual. - M.: Editura Universității de Stat din Moscova, 1995; Lumea managementului de proiect / Ed. H. Reschke, H. Schelle. - M.: Alane,

304 s; Meskon M.Z., Albert M., Hedouri F. Fundamentals of Management - M.: Delo, 1992; Hoyer V. Cum să faci afaceri în Europa. - M.: Progres, 1992; Mercer D. IBM: management în cea mai de succes corporație din lume / Per. din engleza. - M.: Progres, 1991. - 455 s; Kotler F. Fundamentele marketingului / Per. din engleza. - M.: Progres, 1990. - 736 p. si etc.

28 de oameni de știință și specialiști 1 din istoria instituțiilor publice demonstrează clar construirea unui sistem de management într-o anumită epocă istorică și, astfel, oferă o oportunitate de a studia organizarea muncii de birou în aparatul de management.

Studiul surselor, ca disciplină științifică, este destul de apropiat de știința documentară în ceea ce privește rezolvarea problemelor de studiu sistematic al matricei documentare în dezvoltarea istorică. În acest sens, lucrările lui Borodka-na L.I., Voronkova SV., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevsky O.M., Muravyov V.A., Sokolov A.K., Slavko T.I., Schmidt SO. iar altele au făcut posibilă utilizarea experienței acumulate de studiile sursă pentru a analiza evoluția documentelor și a sistemelor de documentare 2 , inclusiv

Vezi: Eroshkin N.P. Istoria instituțiilor statului din Rusia pre-revoluționară. - M.: A treia Roma, 1997. - 357 p.; Korzhikhina T.P. Istoria instituţiilor de stat ale URSS: Proc. indemnizatie. - M.: Şcoala superioară, 1986. - 399 p.; Schmidt SO. La originile absolutismului rusesc - M .: Progress, 1996; Arkhipova T.G., Rumyantseva M.F., Senin A.S. Istoria serviciului public în Rusia în secolele XVIII-XX. - M.: RGGU, 1999. - 230 s; Strekopytov SP. Conducerea de stat a științei în URSS (1936-1958) Proc. indemnizatie. - M., RGGU, 1991 - 92 p. 2 Vezi: Medushovskaya O.M. Studii de arhivare și sursă: unitate și diferențe ca problemă de interacțiune interdisciplinară // Arhivare și studii sursă de istorie națională. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. discursuri la cea de-a doua Conferință panrusă 12-13 martie 1996 / Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei, VNIIDAD. - M, 1997. - S. 11-15; VoronkovaSV. Nivelul studiului surselor de dezvoltare a documentelor moderne și publicarea lor în stadiul actual // Ibid. - S. 26-31; Sokolov A.K. Istoria socială: probleme de sursă și studii de arhivă // Ibid. - S. 57-63; Schmidt SO. Arheografie. Arhivare. Studiu sursă / RGGU. GAZ din Rusia. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 s; Kashtanov SM. Eseuri despre diplomația rusă. - M.: Nauka, 1970. - 503 p.; Kashtanov SM. Diplomația rusă: Proc. indemnizație pentru universități pe special. "Poveste". - M.: Mai sus. scoala, 1988. - 231 s; Kozlov V.P. Arhivele rusești / ROSSPEN. - M., 1999.

29 le folosind metode computerizate moderne.

Deci, în ciuda volumului semnificativ de cercetări efectuate în domenii conexe ale problemei puse, trebuie să constatăm o dezvoltare foarte slabă a problemei actuale a managementului documentelor.

Deci, întrebările despre relația dintre reformele administrației publice și munca de birou, despre rolul reglementării de stat a mediului documentar, nu au fost dezvoltate, necesită un studiu sistematic aprofundat al problemelor terminologice ale documentului, evoluția acestuia. De un interes incontestabil din punct de vedere istoric este perioada post-sovietică în dezvoltarea muncii de birou și a managementului documentației, asociată cu rezolvarea problemelor intrării Rusiei în spațiul informațional global.

Până în prezent, nu există un studiu cuprinzător și cuprinzător al managementului înregistrărilor, luând în considerare analiza noilor tehnologii informaționale aplicate. Un astfel de studiu ar trebui să conducă la construirea conceptului de documentare și management al informațiilor, bazat pe combinarea capacităților tehnologiei cu avantajele muncii de birou pe hârtie. Acest concept poate fi numit managementul informațiilor.

Obiectul cercetării în teză îl constituie informația documentată în sistemele de control. Informațiile documentate în procesul de management joacă un rol important, oferind resurse informaționale ale organizațiilor. În legătură cu complicarea structurii și conținutului resurselor informaționale, creșterea explozivă a volumului acestora, apare cea mai importantă sarcină de gestionare rațională a acestora, care în semnificația sa este comparabilă cu sarcina de modernizare a producției industriale 1 .

1 I.L. Bachilo notează în acest sens că „o resursă informațională ca forță productivă este supusă înțelegerii, evaluării, structurării și reglementării ca obiect al raporturilor juridice.” – NTI. Ser. 1. Org. și metodologie informează. lucrare.- 1998. - Nr. 3. - P. 13.

Starea actuală a mediului documentar se datorează nu numai transformărilor socio-economice, ci și dezvoltării tehnologiei informației. De mare importanță sunt tehnologiile și instrumentele informatice care asigură, pe baza legislației în vigoare, eficiența reparării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor, fiabilitatea stocării acestora, accesul la distanță, furnizarea informațiilor la momentul potrivit, pe mediul potrivit și în forma potrivită, ținând cont de cerințele psihologice și ergonomice. Acces deschis la resursele informaționale mondiale, trecerea la documentația electronică, stocarea și transmiterea documentelor, de ex. trecerea la modalități fundamental noi de organizare a informațiilor și de acces la aceasta, ridică probleme științifice și aplicative fundamental noi pentru știința documentelor, știința arhivistică, știința documentară, biblioteconomia și alte discipline științifice care au ca obiect de studiu un document. Soluția lor necesită înțelegerea experienței istorice bogate a evoluției unui document ca purtător de informații, dezvoltarea muncii de birou, schimbarea mediilor și tehnologiilor și formularea dependențelor adecvate.

Subiectul cercetării este managementul documentelor în organizații. Managementul documentelor, ca subiect de cercetare, este o nouă categorie științifică. Cu toate acestea, se bazează pe experiența anterioară și pe fundamentul teoretic și metodologic al științei documentelor interne, care studiază în mod tradițional documentul, sistemele de documentare, procesele de documentare a activităților de management și organizarea muncii cu documente în management. Managementul documentației este considerat de noi ca o etapă superioară în dezvoltarea unor concepte precum munca de birou și managementul documentelor.

Managementul înregistrărilor, ca termen universal, are recunoaștere și distribuție internațională. Desemnează zona administrativă

31 gestionarea activă a creării, utilizării și stocării documentelor organizației pe parcursul ciclului lor de viață pe principiile economiei și eficienței, folosind noile tehnologii informaționale care asigură un management de înaltă calitate în raport cu documentația ca resursă de management cu drepturi depline. Dacă muncii de birou i s-a atribuit rolul unei funcții de management tehnic, iar suportul de documentare a managementului a fost unul auxiliar, atunci managementului documentației într-o organizație i se atribuie rolul funcției principale de management.

Managementul documentației este considerat de noi nu în abstract, ci în condițiile specifice de funcționare a organizațiilor. În același timp, o organizație este înțeleasă ca orice structură de management care corespunde conceptului de organizație, indiferent de nivelul ierarhic, orientarea funcțională și forma de proprietate a acesteia.

Scopul cercetării tezei este de a rezolva problema științifică a managementului documentelor în contextul noilor tehnologii informaționale în organizații de diferite tipuri, de a forma conceptul de management al resurselor documentare pentru luarea deciziilor bazate pe managementul informației în dezvoltarea istorică și în aspect metodologic.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să se rezolve următoarele sarcini principale:

analiza rolului informației în management și a structurii resurselor informaționale moderne în organizații;

studiul istoriei muncii casnice de birou și evoluția documentului ca bază a managementului modern al documentelor;

studiul specificului documentelor electronice;

4) dezvoltarea principiilor pentru crearea unui sistem la nivel național
gestionarea documentației și problemelor suportului său legislativ;

analiza managementului documentelor a tehnologiilor informaționale moderne și a sistemelor automate de suport pentru managementul documentelor;

studiul managementului informației ca bază metodologică pentru construirea unui sistem de management al documentelor într-o organizație.

Cadrul cronologic al studiului este determinat de specificul temei alese. În unele zone, acestea acoperă perioada istorică de la momentul apariției statului centralizat rus până în prezent, totuși, partea principală a lucrării evidențiază problemele managementului documentelor din ultimul deceniu.

Aprofundând în istoria muncii de birou, am urmărit scopul de a urmări interdependența reformelor administrației publice și a reformelor muncii de birou, identificând continuitatea și caracteristicile sistemelor de lucru de birou în diferite epoci istorice, arătând procesul de transformare a muncii de birou în managementul documentelor. sprijinirea si crearea premiselor pentru trecerea la managementul documentelor in conditii moderne de informatizare a societatii. Studiul documentului ca obiect principal al managementului documentației se datorează procesului de formare a științei documentului ca disciplină științifică, așa că am acordat mai multă atenție perioadei începând cu anii 1960, când știința documentului a luat naștere ca disciplină științifică. și a apărut o cantitate semnificativă de cercetări pe probleme legate de funcționarea documentului în toate sferele vieții publice. Problemele de automatizare de birou au fost luate în considerare de noi în strânsă legătură cu informatizarea societății, care a început odată cu răspândirea calculatoarelor electronice și dezvoltarea sistemelor automate de control la începutul anilor 60-70 ai secolului nostru. Problema managementului informației ca disciplină științifică a apărut în practica occidentală la începutul anilor 1970 și am luat acești ani ca punct de plecare pentru a lua în considerare această problemă.

Astfel, natura interdisciplinară a studiului a necesitat retrospecții istorice de profunzime variabilă, în funcție de cât de necesar a fost pentru scopurile acestei lucrări.

Lucrarea cuprinde, în primul rând, problemele statului rus modern. Cu toate acestea, după caz, limitele studiului au fost extinse prin atragerea materialelor necesare din istoria fostei URSS, Imperiul Rus și experiența mondială. Acest lucru a făcut posibilă crearea unei baze suficiente de cercetare și aplicarea unei metode comparative pentru a găsi soluții științifice optime.

Ca ipoteză de lucru, propunem poziția că în Federația Rusă s-au maturizat condițiile necesare pentru introducerea pe scară largă a managementului documentelor în organizații bazate pe metodologia de gestionare a informațiilor, așa cum corespunde nivelului atins de informatizare a țării și științifice. și progresul tehnologic, condițiile socio-economice, ca modalitate de organizare a muncii cu documente ca resursă de informații cu drepturi depline în vederea realizării eficienței managementului și activităților economice ale organizațiilor.

La baza metodologiei acestei cercetări de disertație se află o abordare realistă și cuprinzătoare a analizei dezvoltării managementului documentației, luarea în considerare a acesteia într-o manieră complexă și dinamică, luând în considerare totalitatea faptelor și respingerea unei viziuni dogmatice ideologizate a istoria problemei. Metodologia lucrării este o combinație creativă a diferitelor metode: științifice generale, metode ale altor științe și metode de documentare adecvate. Pentru rezolvarea sarcinilor stabilite s-au folosit metode tradiționale de cercetare: istorică, sistemică, metoda comparației (studii comparative), metode structurale-funcționale, de clasificare și modelare utilizate pe scară largă în managementul documentelor, statistică, precum și alte metode private.

Trebuie recunoscut că astăzi problemele metodologice ale managementului documentelor sunt printre cele centrale și încă nerezolvate. O situație similară se observă în știința arhivistică, unde oamenii de știință au făcut mult mai mult în crearea unei noi fundații metodologice. Aceasta ridică problema filozofiei științei arhivistice ca mijloc de dezvoltare a unei noi abordări generale pentru înțelegerea rolului documentelor și arhivelor în societatea modernă. Nu întâmplător V.P. Kozlov, în lucrarea sa despre relația dintre profesiile de istoric și de arhivist, propune sarcina de a înțelege filozofia arhivării 1 , iar T.I. Khorhordina solicită dezvoltarea unei noi discipline științifice „arhivosofia” 2 situată la intersecția dintre metodologia și teoria științei științei, filosofiei (culturologiei) și informaticii. E.V. Încă din 1991, Starostin, simțind nevoia să schimbe metodologia arhivării, a propus termenul de „arhivologie”, care înseamnă o disciplină științifică care studiază întreaga gamă de probleme asociate procesului de documentare a vieții diverse a societății umane 3 .

La fel ca în știința arhivistică, filosofia acționează ca o metodologie generală a științei în știința documentelor. Necesitatea unei înțelegeri filozofice a problemelor managementului documentelor s-a pronunțat mai ales la mijlocul anilor 1980, odată cu apariția noilor tehnologii informaționale în domeniul managementului, apariția unei alternative „fără hârtie” la informație.

Kozlov V.P. Istoric și arhivar: profesii comune și speciale // Conferința științifică internațională „Istorici și arhiviști: cooperare în conservarea și cunoașterea trecutului în interesul prezentului și al viitorului”. 27-28 noiembrie 1997 Moscova: Materialele conferinței - M., 1998. - S. 15-28.

2 Vezi: Horhordina T.I. De la știința arhivistică la arhivism? // Lucrările Institutului de Istorie și Arhivistică
institut. - Т.ЗЗ / RGGU. - M., 1996. -S. 185.

3 Starostin E.V. Arhivologie. Realizarea gândirii istorice // Problemele Patriei
istoria militară a perioadei feudalismului: Proceedings. raport / MGIAI. - M., 1991. - S. 240. Vezi asa
acelaşi: Părinte. arhive. - 1999. - Nr. 3. - S. 123.

35 management, utilizarea masivă a computerelor ca instrumente de muncă, ceea ce a dus la consecințe sociale grave pentru personalul de conducere. Această problemă a fost pusă pentru prima dată de A.N. Sokova 1 . Soluția sa are o importanță deosebită astăzi, când societatea se află în diferite secțiuni ale statelor în tranziție (de la o economie planificată la o economie de piață, de la o ideologie socialistă la o ideologie a democrației, de la o societate industrială la o societate informațională). În aceste condiții, rolul metodologiei poate fi cu greu supraestimat.

Metodele interdisciplinare, de regulă, nu au o origine filozofică. Ele își au originea în profunzimile altor științe (matematică, teoria informației, cibernetică, sociologie etc.) și la intersecția lor. Aceste metode sunt de natură științifică generală. Acestea includ metode de cercetare istorică și logică, metoda sistemului, metode informaționale, probabilistic-statistice, structural-funcționale, metoda clasificării. Utilizarea metodelor științifice generale în managementul documentelor permite utilizarea mai extinsă a realizărilor altor domenii de cunoaștere, extinde oportunitățile de cercetare și aparatul cognitiv. Cu toate acestea, la aplicarea acestora este extrem de important, în opinia noastră, să ținem cont de declarația lui O.M. Medushushskaya că „pentru un dialog interdisciplinar eficient, principalul lucru lipsește uneori, și anume, o idee clară a unui obiect comun, pe care abordări diferite fac posibil să îl vedem ca mai voluminos, versatil și sistemic” 3 .

Sokova A.N. Managementul documentelor ca disciplină științifică: obiect, subiect, sarcini principale

// Documentarea activitatilor de management: Sat. științific Proceedings / VNIIDAD. - M.,

1986. -S. 24-25. 2 Ursul A.D. Filosofie și procese științifice integrativ-generale. M.: Nauka, 1981. - S. 163-177. 3 Medushovskaya O.M. Studii de arhivă și surse: Unitatea și diferențele ca problemă

interacţiune interdisciplinară // Studii de arhivă şi sursă de domestic

Rolul principal în metodologia managementului documentației îl are metoda istorică, care se bazează pe studiul istoriei în diversitatea ei specifică, stabilirea esenței fenomenelor luate în considerare prin recrearea mentală a procesului istoric. Metoda istorică este strâns legată de metoda studiului sursei. Știința istorică este deficitară în observarea directă a ceea ce ar dori să studieze. Studiul surselor acționează ca o metodă de studiu a realității trecute prin percepția umană, înregistrată în surse, inclusiv în documente 1 . Utilizarea noilor tehnologii informaţionale în activitatea istoricilor a dus la apariţia studiilor surselor informatice sau a informaticii istorice 2 .

Rolul cheie în această lucrare îl joacă metoda sistem ca direcție a cunoașterii științifice, care se bazează pe considerarea obiectelor ca sisteme, adică. dezvăluirea integrității obiectului, identificarea diferitelor tipuri de conexiuni în acesta și reducerea lor într-o singură imagine 3 .

Metoda analizei funcționale vă permite să studiați rolul și semnificația

istoria lui noah. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. vorbit la a doua Conf. All-Rusian. 12-13 martie 1996 / Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 12.

1 Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Medushovskaya O.M., Rumyantseva M.F. Sursa: Teorie. Poveste. Metodă. Surse ale istoriei Rusiei: Proc. indemnizație / RSUH. - M., 1998. -S. 23-24.

Sokolov A.K. Despre starea actuală și perspectivele de lucru cu arhiva documentelor care pot fi citite de mașină. - Cercul de idei: Noutăți în informatica istorică // Proceedings of the I Conference of Association "Istory and Computer" / Moscow City Archive. - M., 1994. - S. 71.

3 Autocrați V.N., Ovezov B.B. Câteva aspecte ale analizei de sistem (în legătură cu studiile documentare și de arhivă) // Tez. raportează la seminarul teoretic „Problemele unei abordări sistematice a cercetării în domeniul informaţiei documentare” (iunie 1972). - M, 1972. - S. 18-28.

37 documente de management generate în activităţile organizaţiilor şi combinate în sistemele de documente relevante 1 . Analiza structural-funcțională face posibilă studierea fenomenelor și proceselor ca sisteme în care fiecare element al structurii are un scop (funcție) specific în activitățile de management. Aplicarea sa poate fi ilustrată de unul dintre exemplele clasice ale V.N. Avtokratov, care a subliniat o relație de cauzalitate între activitatea unui creator de fond și formarea unui fond de documente integral organic, reprezentând o „distribuție de informații” a activităților creatorului de fond 2 . Dezvoltarea logică a metodei structural-funcționale în știința documentelor este metoda modelării, care este utilizată pe scară largă în diverse domenii ale științei. Modelarea este o metodă de studiu a unui obiect (original) prin crearea și studierea copiei (modelului) acestuia care înlocuiește originalul, din anumite aspecte care prezintă interes pentru cercetător 3 . Un model este un sistem cu structură și funcție proprie, care reflectă structura și funcțiile sistemului original, este o legătură intermediară între teorie și realitate. Prin urmare, modelul este capabil să reflecte nu numai

Teoria și practica examinării valorii documentelor și achiziționarea arhivelor de stat ale URSS // Proceedings of VNIIDAD. - M, 1974. - T. IV. - Partea 1; Avtokratov V.N., El-patievsky A.V. Probleme de achiziţie a arhivelor statului cu documente moderne (aspect studiu sursă) // Studiu sursă de istorie naţională: Sat. articole. - M.: Nauka, 1976; Rudelson K.I., Shepukova N.M. Probleme de examinare a valorii documentelor și de achiziție a arhivelor statului // Probleme de istorie. - 1983.

- Nr 2. - S. 56-69.

2 Autocrați V.N. Conceptul de origine în știința arhivistică // Anuarul arheografic
pentru 1978. - M.: Nauka, 1979. - S. 142.

3 Dicţionar Enciclopedic Filosofic. a 2-a ed. - M.: Enciclopedia Sovietică, 1989.

4 Autocrați V.N. Pe problema metodologiei arhivării // Anuarul arheografic
pentru 1969 - M .: Nauka, 1971. - S. 27.

38 la caracteristicile originalului, dar și la parametrii doriti ai acestuia. Metoda de modelare este utilizată pe scară largă în managementul documentelor și managementul documentației.

Această metodă este strâns legată de metoda informației în managementul documentelor, adică. aplicarea prevederilor teoriei informaţiei la documente şi fluxuri de documente. Academicianul N.P. Ershov a remarcat pe bună dreptate că „un model informațional este interfața prin care informatica intră în relații cu științele private, fără a se contopi cu acestea și, în același timp, fără a le absorbi” 1 . Abordarea informaţională a documentelor serveşte scopului aprecierii calităţii informaţiilor conţinute în acestea, studiind procesele de transformare a acesteia în informaţie documentată în management. Studiul sistemelor de documente ca sisteme informaționale ne permite să identificăm trăsăturile distribuției informațiilor prin canalele de comunicare în management, precum și tiparele acestui proces.

Metoda informaţiei presupune aplicarea unei metodologii de măsurare a parametrilor informaţiei documentare. Problema principală a măsurării informațiilor documentare este legată de traducerea caracteristicilor calitative

1 Ershov N.P. Informatica: subiect si concept // Cibernetica Formarea informaticii.
- M., 1986.- S. 30.

2 Actele VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973; Autocrații V.N. Studiu sursă și informații
abordări naționale în teoria examinării documentelor (Issues of analysis of archival
criterii de valoare) // Materiale de ştiinţă. conf. asupra problemelor de completare a documentelor
surse tale ale arhivelor de stat ale URSS. - M., 1976. - Partea 1; Rudel-
vis K.I., Shepukova N.M. Probleme de examinare a valorii documentelor și de achiziție
arhivele statului // Întrebări de istorie. - 1983. - Nr. 2; Elpatevsky A.V. Despre este
folosind conceptele de teoria informaţiei în ştiinţa arhivistică modernă // Proceedings
VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - S. 264-271; Shapiro V.D. etc Managementul proiectelor.
Experiență străină. - Sankt Petersburg: Doi .. Trei, 1993; Marka D., McGowan K. Metodologia structurilor
analiză și proiectare / Metatehnologie. - M., 1993 etc.

39 ristiks in cantitativ 1 . Prevederile contorizării surselor nu au găsit o dezvoltare ulterioară, deși aplicarea lor în cadrul metodei informaționale ar putea face posibilă efectuarea unei analize calitative a fondului sursă scrisă a țării, precum și elaborarea unor metode de previziune a formării documentelor și completarea fondului arhivistic.

Ținând cont de dezvoltarea insuficientă a temei, la lucrarea tezei s-a folosit o gamă largă de surse, care pot fi împărțite în următoarele grupe principale: acte legislative și de guvernare privind informatizarea, arhivarea, gestionarea documentației, munca de birou și standardizarea. ; materiale normative și metodologice, standarde de stat; disertații și rezumate despre documentare, documentare și știința arhivistică; dicţionare, literatură metodică; rapoarte științifice, materiale de cercetare stocate în fondul de referință și informare al OTsNTI VNIIDAD și documente de arhivă.

În plus, în procesul de pregătire a lucrării, autorul s-a folosit de propria experiență în cercetarea științifică și proiectarea organizațională în problemele managementului documentelor, suport documentar pentru management (munca de birou) și rezultatele stagiilor străine.

Managementul înregistrărilor ca disciplină științifică în ansamblu se bazează pe toate cercetările și practicile anterioare de muncă în domeniul muncii de birou rusești și sovietice, pe experiența străină. Este important să acordați atenție

Ilizarov B.S. Pe problema unității studiului sursei și abordărilor informaționale în determinarea valorii documentelor // Proceedings of VNIIDAD. - M., 1976. - T. 6. - Partea 1. - S. 257; Al lui. Probleme de măsurare în știința sursă și arhivistică (Măsurarea sursei și documentelor de bază) // Probleme metodologice de documentare, arhivare, arheografie: Sat. raport seminar metodologic VNIIDAD. - M., 1978. - Numărul. 2. - S. 62-110; Al lui. Probleme sourcemetrice de arhivare (Metode de măsurare a volumului de informații scrise): Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1981.

40 perspectivă asupra rădăcinilor istorice ale problemei, fără a identifica care este imposibil de înțeles corect starea actuală și sarcinile actuale ale științei documentare.

În acest sens, prezintă interes un grup de acte legislative și de reglementare, al căror studiu ne permite să urmărim evoluția reglementării de stat a muncii de birou.

În Rusia prerevoluționară, au acționat în mod consecvent o serie de acte juridice, care au fixat regulile de ordine și munca de birou colegial 1 . Printre acestea, este necesar să se evidențieze Regulamentul general din 1720, care pentru prima dată în istoria Rusiei a plasat munca de birou pe un teren ferm al legii și i-a determinat principiile fundamentale timp de aproape două secole 2 .

În epoca sovietică, s-a acordat atenție și problemelor de documentare și execuția lor legislativă. Primele decrete ale guvernului sovietic privind munca de birou au fost de natura unor acte juridice disparate pe probleme de actualitate ale documentării acțiunilor manageriale. Reflectarea lor se regăsește în colecțiile publicate de acte normative 3 .

Următorul grup de acte juridice, care a fost utilizat în lucrare, este legat de activitățile NC RCT al URSS și ale organismelor sale subordonate pentru a îmbunătăți munca de birou în anii 1920 și începutul anilor 30 4 .

1 Sudebnik secolele XV-XVII. - M.-L., 1952.

2 Regulamente generale din 28 februarie 1720 // PSZ al Imperiului Rus. - T. VI. -
nr. 3534; Instituții pentru administrarea provinciilor Imperiului All-Rusian // PSZ al Rusului
Imperiu. Sobr. 1. - T. XX. -nr 14392; Înființarea generală a ministerelor în 1811 // PSZ
Imperiul Rus. Sobr. 1. - T. XXXI. - Nr. 24686.

3 Culegere de legalizări și ordine ale Guvernului Muncitoresc și Țărănesc al RSFSR (1918-
1923).

4 Organizarea științifică a muncii, producției și managementului: Colectarea documentelor și materialelor

1918-1930 -M., 1969.

O atenție deosebită a fost cerută de reglementările guvernului sovietic, care dezvăluie în mod constant transferul muncii de birou în jurisdicția organelor de arhivă, schimbarea sarcinilor și funcțiilor acestora în perioada istoriei sovietice, precum și documentele legate de dezvoltarea Sistemul Unificat de Stat al muncii de birou.

Principalul act juridic care determină politica de stat modernă și drepturile cetățenilor ruși în domeniul schimbului de informații și documente este Constituția Federației Ruse. Acesta spune: „Orice persoană are dreptul să caute, să primească, să transmită, să producă și să distribuie în mod liber informații în orice mod legal...” (partea 4, articolul 29).

În ultimii ani, în Federația Rusă, în elaborarea normelor constituționale, la nivel legislativ s-au fixat bazele politicii de stat în ceea ce privește informarea și documentarea. Actul de formare a sistemului în acest domeniu este Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecție a informațiilor” 2 . Această lege definește regimul juridic de documentare a informațiilor, proprietatea asupra documentelor individuale și a rețelelor individuale de documente în sistemele informaționale, categoriile de informații în funcție de nivelul de acces la acestea și procedura de protecție juridică a informațiilor. Legea stabilește și responsabilitatea autorităților publice, a organizațiilor și a funcționarilor acestora pentru încălcări atunci când lucrează cu informații documentate 3 .

Un loc important printre actele legislative care reglementează munca cu documente îl ocupă legislația privind Fondul de arhivă al Rusiei.

Principalele decrete și rezoluții ale guvernului sovietic privind arhivele în 1918-1982. // Arhiva principală a URSS.- M., 1985.

2 SZ RF. - 1995. - Nr. 8. - Art. 609.

3 Vezi: Nadershina M.D. Reglementarea legislativă a proceselor de informare în Ros
acestea în anii 1990. // Munca de birou. - 1998. - Nr 2. - S. 18-23.

42 Federaţia şi Arhivele 1 . Acesta constă din Fundamentele Legislației Federației Ruse „Cu privire la Fondul Arhivistic al Federației Ruse și Arhivele” și legile relevante ale republicilor din cadrul Federației Ruse, alte acte juridice ale Federației Ruse și ale republicilor, precum și teritorii, regiuni, regiuni autonome, districte autonome, orașe Moscova și Sankt Petersburg. Fundamentele legislației reglementează formarea, organizarea depozitării, contabilitatea, utilizarea arhivelor și a fondurilor arhivistice și gestionarea acestora în vederea asigurării securității documentelor de arhivă și a utilizării deplină a acestora în interesul cetățenilor, al societății și al statului. Cu toate acestea, aceste fundamente nu conțin reglementarea legală a muncii de birou.

Reglementarea relațiilor în domeniul transferului de informații în afara Federației Ruse și primirea acestora din exterior în Rusia se realizează pe baza Legii federale „Cu privire la participarea la schimbul internațional de informații”. Scopul acestei legi este de a crea condiții pentru participarea efectivă a Rusiei la schimbul internațional de informații în cadrul unui spațiu informatic global unic.

De o importanță deosebită pentru această lucrare a fost familiaritatea cu o serie de legi conexe, printre care ar trebui să menționăm Legea Federației Ruse „Cu privire la drepturile de autor și drepturile conexe și modificările și completările la aceasta” 3 , Legea Federației Ruse „Cu privire la Protecția juridică a programelor pentru calculatoare electronice și baze de date » 4 , Legea Federației Ruse „Cu privire la secretele de stat și modificările și alte

1 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Federației Ruse. - 1993. - Nr. 33. -
Artă. 1311.

2 SZ RF. - 1996. - Nr. 28. - Art. 3347.

3 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Rusiei
Federația Rusă. - 1993. - Nr. 32. - art. 1242; SZ RF. - 1995. - Nr. 30. - Art. 2866.

4 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Rusiei
Federația Rusă. - 1992. - Nr. 42. - Art. 2325.

43 de opinii la acesta ", legile federale "Cu privire la comunicații", "Cu privire la comunicațiile curierului federal", "Cu privire la comunicațiile poștale".

În procesul de lucru au fost implicate și acte legislative străine de această direcție (Cehia, Belarus, Kârgâzstan, SUA, Germania etc.) 5 .

Surse importante de cercetare sunt materialele normative și metodologice și standardele de stat privind documentația, clasificatorii și listele de documente. În acest grup de surse, este necesar să se noteze toate edițiile sistemului unificat de evidență de stat, sistemele unificate de documentare, regulile de funcționare a arhivelor de stat și departamentale, listele de documente care indică perioadele de păstrare, instrucțiunile de păstrare a evidenței, prospecte și descrieri ale sistemelor automatizate de gestionare a documentelor dezvoltate, standarde de stat ale URSS și Federației Ruse.Federații și standarde internaționale în domeniul documentării.

Cel mai complet document transsectorial în domeniul suportului documentar al managementului de până acum este Sistemul de stat de sprijin documentar al managementului, aprobat de Consiliul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988 6 . Pe baza GSDOU a fost

1 SZ RF. - 1997. - Nr. 41. - S. 8220-8235; Acolo. - art. 4673.

2 SZRF. - 1995. - Nr 8. -Sf. 600.

3 SZ RF. - 1994. - Nr 34. -Sf. 3547.

4 SZ RF. - 1995. - Nr. 33. - Art. 3334.

5 A se vedea: Legea federală privind managementul înregistrărilor din SUA - SIF OTSNTI VNIIDAD.
nr. 856 „p”; Legea cu privire la afacerile arhivistice din Republica Cehă // Informați. Buletinul OCNTI
VNIIDAD. -1994. - Nr. 5-6; Legea privind afacerile arhivistice din Republica Belarus // Arhivele și
munca de birou. - Minsk, - 1999. - Nr. 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archiver. - 1997. - Nr. 2. - S. 259-287 si altele.

6 Sistemul de stat de suport documentar al conducerii. Dispoziții de bază
niya. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. Potrivit

44 a elaborat Instrucțiunea standard privind munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse în 1993 1 .

În procesul de pregătire a cercetării tezei au fost folosite numeroase publicații periodice: „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Conducerea Biroului”, „Serviciul de Personal”, alte reviste de specialitate și conexe, materiale de știință. conferințe, seminarii și simpozioane. Au fost atrase și publicațiile revistelor științifice străine, în principal Records management guarterly (SUA), Nachrichten fur Dokumentation, Der Archivar, Cogito (Germania).

În procesul de redactare a dizertației s-au folosit dicționare terminologice, cursuri de formare MGIAI și RSUH la disciplinele documentare și arhivare, precum și discipline conexe 2 .

Pe parcursul lucrării au fost implicate documente de arhivă pe tema cercetării.

Renault de către Colegiul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988, ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988, nr.33 / Arhiva Principală a URSS, VNIIDAD. - M, 1991.

1 Întocmit și aprobat de Arhivele Federale în conformitate cu ordinul Domnitorului
Guvernul Federației Ruse din 24 iunie 1992 Nr. 1118-r. Înregistrat la Ministerul Justiției al Federației Ruse
08/05/93 Nr 321 / Rosarhiv. - M., 1997.

2 Dicționar de terminologie arhivistică modernă a țărilor socialiste. Problema. 1-2 / Glavar
Khiv URSS. VNIIDAD. - M., 1982-1988. - Problema. 1. - 445 s, nr. 2 - 317 s; Gredaso-
va N.I., Repulo L.V. Dicţionar englez-rus de terminologie arhivă. Problema. 1 / RGGU. IAI.
- M., 1992. - 187 s; Dicționar terminologic german-rus „Informații și documentare
mentare” / Conducătorii temei: M.V. Larin (VNIIDAD), T. Seeger (Universitatea din Potsdam) /
VNIIDAD. - Potsdam-M., 1993-1994. - 37 p. - Manuscrisul a fost depus la OCNT
gestionarea și arhivarea documentelor 1 martie 1996, nr. 141-96; Managementul documentelor: Pro
gram de curs pentru specialitatea Nr. 220600 - Organizarea si tehnologia protectiei informatiilor
ție / RGGU. Fak. protectia informatiilor. - M., 1997. - 23 s; Teoria și metodologia arhivării
Denia: Program de curs pentru specialitatea Nr. 020800 - Studii istorice și arhivistice / RSUH.
IAI. Dept. teorii și metode de arhivare. - M., 1996. - 43 p. si etc.

45 urmează. Documentele de arhivă privind istoria formării și dezvoltării muncii de birou sovietice sunt de o importanță deosebită pentru studiu. Dintre acestea, merită evidențiate documentele NC RCT, care s-au ocupat în mod specific de problemele îmbunătățirii muncii de birou în anii 1920. Fondurile CN RCT și ale Institutului de Tehnologie de Management, precum și ale altor instituții 1 oferă o idee despre organizarea și conținutul lucrărilor de unificare și standardizare a documentelor, de eficientizare a muncii de birou, de cercetare teoretică în domeniu. de organizare științifică a muncii manageriale și a muncii de birou. În derularea activităților organelor CN RCT a luat naștere ideea creării unui act normativ de stat unic care să reglementeze munca de birou.

Principalele prevederi și concluzii ale disertației sunt direct legate de activitatea de cercetare a acestui profil, care este realizată de Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare din întreaga Rusie al Serviciului Federal de Arhivă din Rusia și a găsit aplicație practică în dezvoltarea unui număr de teme de cercetare care s-au desfăşurat sub îndrumarea autorului şi în complexul de dezvoltări normative şi metodologice ale Institutului 2 .

1 GARF. F. R-374 (Comisariatul Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS); F. R-
4084 (Institutul de Stat pentru Tehnologia Controlului); F. A-406 (Comisariatul Poporului
Inspectoratul Muncitoresc și Țărănesc al RSFSR); RGAE, F. 484 (Central Union Consumer
Societățile Ruse ale URSS); F. 1884 (Ministerul Căilor Ferate al URSS); F. 3527 (Ministrul
sistemul de comunicații al URSS); F. 7733 (Ministerul de Finanțe al URSS).

2 Vezi rapoartele de cercetare și dezvoltare pe subiecte:

„Teoria și practica managementului informației în structurile de conducere ale unei economii de piață” (1994-1997); „Pregătirea Dicționarului termenilor moderni de arhivă în domeniul informației și documentării” (1994); „Pregătirea unui dicționar de terminologie arhivistică modernă a țărilor membre ISA” (1994-1999); „Pregătirea unei noi ediții a Regulilor de bază pentru munca arhivelor statului” (1996-1999); „Pregătirea unei noi ediții a Statului

Noutatea și posibilitatea dezvoltării problemei puse sunt legate de lipsa cercetării științifice fundamentale teoretice și aplicative în domeniul managementului documentelor în organizațiile din știința documentelor autohtone.

Diferența esențială a acestei lucrări este că este primul studiu sistematic caracterizat printr-o abordare interdisciplinară, un studiu cuprinzător folosind metodologia istoriei și managementului informației, precum și tehnicile și metodele de gestionare a documentelor, arhivare și informatică. O trăsătură distinctivă a studiului este justificarea legală a soluțiilor propuse. Teza promovează consecvent ideea că managementul documentelor în condițiile managementului modern și al dezvoltării noilor tehnologii informaționale ar trebui să devină o nouă etapă în dezvoltarea suportului pentru managementul documentelor, a cărei caracteristică principală este recunoașterea resursei informaționale ca una dintre cele mai importante resurse pentru managementul si productia si activitatile economice ale oricarei organizatii . În teză sunt investigate pentru prima dată problemele documentelor electronice și se arată locul acestora în sistemul de management al documentelor.

Pentru prima dată, sunt propuse măsuri care vizează extinderea domeniului juridic de reglementare a ciclului de viață al documentelor în managementul operațional prin elaborarea unei legi a documentației, al cărei concept și conținut principal este prezentat în lucrarea de disertație. Au fost elaborate propuneri privind conținutul și mecanismul practic de implementare a politicii de stat în domeniul documentației oficiale, care, în opinia noastră,

sistem de donație a documentației suport pentru management” (1997-1999); „Problemele documentare și de arhivă ale documentelor electronice”. Revizuire analitică (1999) Managementul informaţiei în structuri moderne de management: Metodă, recomandări / VNIIDAD. - M., 1996. şi alţii.

47 va ajuta la eliminarea fenomenelor de criză în domeniul documentării și organizării muncii cu documente în managementul practic.

Teza propune aplicarea metodologiei de management al informației ca o nouă direcție științifică în raport cu managementul documentației. Utilizarea metodologiei de management al informației va permite rezolvarea multor probleme ale teoriei și practicii managementului documentelor în organizațiile moderne, integrarea documentației și informațiilor într-o singură resursă de informații și construirea unei infrastructuri informaționale eficiente a unei organizații bazată pe rețele de documente și informații (informații). resurse), tehnologia informației, instrumente de comunicare și personal calificat pentru a asigura la cel mai mic cost eficient documentarea (informația) suportul proceselor de management.

Principalele prevederi ale lucrării de disertație au fost conturate în publicații pe tema cercetării, testate de autor în rapoarte și comunicări la o serie de conferințe științifice. Printre acestea, ar trebui să se menționeze, cum ar fi Conferința internațională științifică și practică anuală „Documentul în societatea informațională” (1993-1999), Conferința integrală rusească „NTI-95”, Conferința integrală rusească „Studii de arhivă și sursă ale Istoria Rusiei: Probleme de interacțiune în stadiul actual (1996, 1999), conferința științifică și practică „Document. Arhiva. Poveste. Modernitate” a Universității de Stat Ural (2000), conferințe ale Institutului de Istorie și Arhive al Universității Umanitare de Stat Ruse, seminar metodologic al VNIIDAD, conferință științifică anuală a Institutului Internațional de Arhivare (1994-2000) (Maribor, Slovenia) , conferințe științifice ale Societății Germane de Documentare (1994 , 1997), Colocviu Internațional de Informare și Documentare (Germania, 1994), Forum Internațional pentru Documente Electronice (Bruxelles, 1997);

48 Conferința integrală rusească „Problemele juridice ale societății informaționale” (1999).

Multe categorii de lucrători științifici și practici sunt interesați să utilizeze rezultatele obținute. În special, lucrarea este de interes pentru activități practice în construcția de sisteme de management al documentelor sau sisteme reale de management al informațiilor.

Materialele disertației și concluziile acesteia pot fi utilizate în realizarea de lucrări de generalizare și manuale pe problemele managementului modern al documentelor, în alegerea metodologiei de dezvoltare și proiectare a sistemelor automate de management al documentelor în organizații.

Materialele tezei au o importanță practică la citirea cursurilor generale și speciale, la seminarii, în stabilirea subiectelor și metodelor de finalizare a lucrărilor și tezelor de curs.

Prevederile disertației au fost utilizate la elaborarea unui proiect al unei noi ediții a Sistemului de sprijin pentru documentația de stat pentru management, a unui proiect de Instrucțiune standard pentru munca de birou a autorităților executive federale, în elaborarea recomandărilor metodologice, a standardelor de stat, a dicționarelor terminologice. , o serie de lucrări de cercetare conform planului de cercetare al Serviciului Federal de Arhivă și subprogramului „Dezvoltarea arhivării în Federația Rusă în cadrul Programului țintă federal „Dezvoltarea și conservarea culturii și artei”, în implementarea proiectului „Crearea și dezvoltarea unui sistem informațional privind informațiile de reglementare, metodologice și juridice pentru gestionarea și arhivarea documentelor” din Programul științific și tehnic țintă federal „Cercetare și dezvoltare în domenii prioritare ale științei civile și dezvoltării tehnologiei” pentru anii 1996-2000 (contract de stat Nr 205-19100) - P, director proiect M.V. Larin).

Scopul și obiectivele studiului au determinat alegerea structurii disertației.

49 țiuni. Lucrarea de disertație constă dintr-o introducere, cinci capitole și o concluzie.

Introducerea relevă relevanța temei, gradul de studiu al acesteia, definește scopurile și obiectivele, precum și metodele de cercetare, prezintă istoriografia problemei.

Primul capitol examinează relația dintre informații și documentație în formarea resurselor informaționale ale organizației, procesele de conversie a informațiilor în documente.

Al doilea capitol este dedicat evoluției unui document de management, sistemului său terminologic și caracteristicilor documentației electronice.

Al treilea capitol explorează aspectele istorice ale dezvoltării muncii de birou, sistemele de gestionare a documentelor în legătură cu reforma statului și problemele moderne ale suportului documentar pentru management, oferă o descriere a suportului lor juridic și o idee detaliată a managementul documentatiei.

În al patrulea capitol sunt dezvoltate întrebări de teorie și practică a aplicării noilor tehnologii informaționale în construcția sistemelor de automatizare specifice pentru managementul documentelor în organizații.

În capitolul al cincilea se formulează o nouă metodologie de management al informaţiei în raport cu gestionarea înregistrărilor în condiţiile moderne ale unei societăţi deschise.

În concluzie, se sintetizează rezultatele studiului și se elaborează o strategie de soluționare cuprinzătoare a problemelor muncii științifice, organizaționale și practice în această direcție.

abstract

Curs 44s., 22 surse, 3 aplicații.

DOCUMENTARE, DOCUMENT, DOCUMENT DE MANAGEMENT, PROPRIETATI, CLASIFICARE, UNIFICARE, STANDARDIZARE.

Obiectul de studiu: tipuri de documente

Scopul lucrării: studierea apariției și etapelor de dezvoltare a documentației de management.

Sunt luate în considerare bazele organizării muncii cu documente și clasificarea documentelor, se studiază reglementarea normativă a suportului documentar al managementului, se iau în considerare mostre de documente organizatorice și administrative.

Metode de cercetare: studiul documentelor, clasificarea, metoda de sistem, analiza formularelor, unificarea documentelor.

Noutatea științifică a lucrării de curs constă în faptul că a fost studiată reglementarea normativă a suportului de documentare a managementului.

Semnificația practică a lucrării este legată de posibilitatea utilizării materialelor de curs în procesul de predare a prelegerilor și a orelor practice în instituțiile de învățământ a cursurilor „Documentare”, „Organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management”.

FSBEI HPE „Universitatea Tehnologică de Stat Kuban”

Departamentul de Sociologie, Drept și Resurse Umane

Facultatea de Științe Sociale și Umaniste

APROBA

cap Departamentul de sociologie,

facultate: socială și umanitară

indicații: 034700.62 - „Știința documentelor și știința arhivelor”

Subiect: „Apariția și dezvoltarea unui document de management”

Relevanța subiectului: acest subiect este relevant în aplicația de astăzi, deoarece activitățile oricărei întreprinderi nu pot fi efectuate fără documente. Compilarea, utilizarea, transferul și stocarea corespunzătoare a informațiilor în conformitate cu reglementările aplicabile contribuie la funcționarea eficientă a întreprinderii și la atingerea scopurilor și obiectivelor. Documentele de management (organizatorice și administrative) coordonează activitățile oricărei organizații și asigură implementarea sarcinilor stabilite. Prin documentele relevante se exprimă multe forme de activitate de management: activitate administrativă - prin emiterea diverselor acte administrative; planificare - prin intocmirea diverselor planuri; contabilitate - sub forma intocmirii si prelucrarii documentatiilor statistice, contabile, operationale si tehnice; control – prin colectarea de informații în scris. În calitate de purtători de informații, documentele acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, oricărei companii, asigurând interacțiunea părților structurale ale acestora și a angajaților individuali. Ele sunt baza pentru luarea deciziilor manageriale, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă pentru generalizări și analize, precum și material pentru lucrări de referință și căutare. În activitățile de conducere, documentul acționează atât ca obiect al muncii, cât și ca rezultat al muncii.

Gradul de dezvoltare științifică: Următorii reprezentanți ai științei ruse sunt dedicați problemei apariției și dezvoltării documentației de management: K.G. Mityaeva, T.V. Kuznetsova, Ya.Z.

Livshits, M.P. Ilyushenko, A.S. Malitikova, V.D. Banaskzhevich, K.I. Rudelson. Se poate observa că lucrările acestor oameni de știință au adus o contribuție semnificativă la studiul principalelor categorii de știință a documentelor, aceștia acoperind anumite aspecte ale managementului documentelor.

Obiectul de studiu: tipuri de documente

Subiect de studiu: evolutia documentului de gestiune

Scopul studiului: să studieze apariţia şi etapele de elaborare a documentaţiei de management.

Obiectivele cercetării:

Definiți conceptul de „document”, „document de management”.

Luați în considerare clasificarea documentelor.

Urmăriți modificările documentelor de management în diferite perioade ale istoriei Rusiei.

Să studieze mostre de documente organizatorice și administrative moderne.

Ipoteza cercetării: apariția unui document de gestiune este direct legată de apariția primelor autorități, odată cu modificarea cărora forma și tipurile documentelor de gestiune s-au schimbat în timp.

Baza teoretică a studiului a compilat lucrări ale unor autori precum: T.V. Kuznetsova „Munca de birou (organizarea și tehnologia suportului documentar al managementului)” manual pentru universități; Manualul „Documentare” N.N.Kușnarenko; Ghid de studiu „Documentarea” N.S. Larkov; Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. „Curs de documente: managementul documentației”.

Baza metodologică a studiului: în lucrare au fost utilizate principiile obiectivității și caracterului științific, o abordare sistematică, analiza formularului și clasificarea.

Metode de cercetare: studiul documentelor, clasificarea, metoda de sistem, analiza formularului, unificarea documentelor.

Noutate științifică Lucrarea de curs este cea a studiat reglementarea normativă de management al documentației.

Semnificația practică a lucrării legată de posibilitatea utilizării materialelor de curs în procesul de predare a prelegerilor și a orelor practice în instituțiile de învățământ ale cursurilor „Documentare”, „Organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management”.

Structura muncii: Lucrarea constă din introducere, două secțiuni, concluzie și anexe.

1 Fundamentele apariției și dezvoltării unui document de management

1.1 Conceptul de document

În această secțiune, vom vorbi despre apariția conceptului de „document”, „document de management”, despre semnificațiile acestui termen definite din diferite surse.

Odată cu apariția statului, a aparatului administrativ și a autorităților s-a stabilit necesitatea documentării și consolidării raporturilor juridice ale persoanelor juridice și ale persoanelor fizice. Așa s-a format discursul scris oficial-de afaceri în toate culturile lingvistice. O scrisoare de afaceri este concepută pentru a rezolva o serie de sarcini universale: să servească drept instrument pentru comunicarea de afaceri, un mijloc lingvistic de fixare (documentare) informații manageriale, de afaceri, de servicii.

Documentarea este un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe hârtie sau alt suport, asigurându-i forța juridică. În comunicarea de afaceri, documentarea este de o importanță deosebită. Într-adevăr, o referire la orice acord sau ordin oral poate fi respinsă sau pusă la îndoială, dar dacă acest acord sau ordin este sub forma unui document, atunci trimiterea la acesta este justificată din punct de vedere juridic. Regulile de documentare sunt stabilite prin actele juridice ale fiecărui stat sau elaborate prin tradiție.

Rezultatul documentării este crearea unui document.

Conceptul de „document” este central, fundamental în sistemul conceptual de documentare. Ea reflectă realul

articole existente care servesc ca obiect de activitate practică pentru crearea, colectarea, prelucrarea analitică și sintetică, stocarea, căutarea, distribuirea și utilizarea informației documentare în societate.Acest concept este utilizat pe scară largă în toate domeniile activității sociale. Aproape fiecare ramură a cunoașterii are una sau mai multe versiuni ale înțelegerii sale în conformitate cu specificul acelor obiecte cărora li se acordă statutul de documente.

Legea federală din 27 iulie 2006 N 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” stabilește următoarea definiție a conceptului de „document”:

Un document este o informație înregistrată pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia.

Există și multe concepte din alte surse, de exemplu, Marea Enciclopedie Sovietică definește conceptul de document ca un obiect material care conține informații într-o formă fixă și special conceput pentru transmiterea acestuia în timp și spațiu.

Document (din latină documentum - dovadă).

1. Hârtie de afaceri care servește drept dovadă a ceva, confirmând dreptul la ceva.Document de călătorie. Document justificativ. document de bani.

2. Adeverință oficială scrisă, din care să se indice identitatea purtătorului.Carte de identitate, pașaport. Corectează-ți documentul.

3. Act, dovezi scrise a ceva. Documente istorice.

Fiecare document constă dintr-un număr de elemente constitutive ale acestuia, care se numesc detalii (nume, autor, destinatar, text, data, semnătură etc.).

GOST fixează următoarea definiție:

Un document obligatoriu este un element obligatoriu al formalizării unui document oficial.

Documente diferite constau dintr-un set diferit de detalii. Numărul de detalii este determinat de scopurile creării documentului, scopul acestuia, cerințele pentru conținutul și forma acestui document. Pentru multe documente, numărul de detalii este strict limitat. Pentru o serie de documente, numărul și componența detaliilor sunt stabilite prin acte legislative și de reglementare. Dar în orice caz, după cum reiese din definiție, informațiile înregistrate pe un suport de materiale trebuie să fie formalizate prin înscrierea detaliilor necesare. Abia atunci devine document.

În managementul documentelor, un document este considerat ca rezultat al fixării (afișării) faptelor, evenimentelor, fenomenelor realității obiective și activității mentale umane în orice mod convenabil pe material special.

Documentele, având informații fixe (afișate), asigură astfel păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea de a le transfera unei alte persoane, utilizare multiplă, repetată și repetată revenirea la el în timp. Acestea afectează diverse domenii ale activității umane și sunt împărțite în textuale și grafice, tradiționale (scrise de mână, dactilografiate) și bazate pe mașini, științifice, tehnice, personale și oficiale etc.

Documentele oficiale sunt documente create de persoane juridice sau persoane fizice, întocmite și certificate în modul prescris.

Printre acestea, o categorie specială este documentele de birou (de management), care sunt definite de standardul de stat ca documente oficiale utilizate în activitățile curente ale organizației.

Document de management (organizațional și administrativ) - un tip de document scris care stabilește soluția problemelor administrative și organizatorice, precum și problemele de management, interacțiune, furnizare și reglementare a activităților autorităților, instituțiilor, întreprinderilor, organizațiilor, diviziunilor lor structurale și oficiali.

În calitate de purtători de informații, documentele acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, oricărei companii, asigurând interacțiunea părților structurale ale acestora și a angajaților individuali. Ele sunt baza pentru luarea deciziilor manageriale, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă pentru generalizări și analize, precum și material pentru lucrări de referință și căutare. În activitățile de conducere, documentul acționează atât ca obiect al muncii, cât și ca rezultat al muncii.

Prin documentele relevante se exprimă multe forme de activitate de management: activitate administrativă - prin emiterea diverselor acte administrative; planificare - prin intocmirea diverselor planuri; contabilitate - sub forma intocmirii si prelucrarii documentatiilor statistice, contabile, operationale si tehnice; control – prin colectarea de informații în scris etc. Prin urmare, documentele pot fi clasificate în funcție de scopul lor ca mijloace:

Regulamentul de activitate (carte, regulamente, regulamente, reguli,

instrucțiuni etc.);

Activitate administrativă (comenzi, instrucțiuni, rezoluții, decizii, ordine etc.); acumulare și generalizare de informații (rapoarte, acte, rapoarte etc.);

Transferul de informații (scrisori, telegrame, telegrame etc.).

1.2 Clasificarea documentelor

În procesul de management, informațiile înregistrate în document sunt nu numai baza pentru luarea unei decizii, ci și dovezi ale implementării acesteia, o sursă de analiză și generalizări și material pentru lucrări de referință și căutare. Astfel, in activitatile de management, documentul actioneaza ca subiect si rezultat al muncii.

Baza creării documentelor într-o instituție este necesitatea de a verifica prezența și conținutul acțiunilor de management, transferul de informații, stocarea și utilizarea pentru un anumit timp.

Pentru a dezvolta anumite principii de întocmire, executare a documentelor, formulare și metode de lucru cu acestea, acestea sunt clasificate după o serie de caracteristici.

Clasificarea (lat.clasic - categorie, grup) a unui document este un sistem de subordonare a acestora, folosit ca mijloc de stabilire a legăturilor între clase de documente, precum și pentru orientarea în diversitatea acestora.

Clasificarea este una dintre metodele de cunoaștere. Fara ea

este imposibil să se studieze varietatea tipurilor de documente existente, să le sistematizeze, să se stabilească diferenţe între tipurile de documente alocate după diverse criterii. O clasificare complexă corect compilată reflectă modelele de dezvoltare a documentelor, dezvăluie legăturile dintre ele, ajută la navigarea în oricare dintre multitudinea lor și servește drept bază pentru ordonarea lor în sistemele de documente.

Toate documentele privind tipurile de activitate reflectate în ele sunt împărțite în două grupuri mari. Primul este documentele cu privire la probleme generale și administrative, adică. pe probleme de conducere generală a unei întreprinderi (organizație) și a activităților sale de producție. Aceste documente pot fi întocmite de către angajații tuturor subdiviziunilor întreprinderilor. Al doilea grup este documentele privind funcțiile de conducere. Astfel de documente sunt întocmite de către angajații autorităților financiare, ai departamentelor de contabilitate, planificare, aprovizionare și marketing și alte unități funcționale.

Documentele sunt clasificate după titlu: scrisori oficiale, ordine, protocoale, acte, memorii, contracte etc. Designul tuturor acestor documente este unificat, dar în conținut pot fi complet diferite.

Clasificare în funcție de componenta informativă a documentului:

După nivelul de generalizare a informațiilor: primar - care conține informații care reprezintă o prezentare (descriere) a rezultatelor studiului, cercetării, dezvoltării etc. și caracter original; secundar - rezultat din prelucrarea analitică și sintetică a unuia sau mai multor primare

documente.

Prin natura semnului mijloace de fixare a informațiilor: textuale și netextuale

După dimensiunea de înregistrare a informațiilor - locul ocupat de document (baza sa materială) în spațiu. Există documente uni, bidimensionale și tridimensionale (volumice).

În funcție de scopul percepției informațiilor: citibil de om și citibil de mașină.

Prin canalul de percepție a informațiilor: documente vizuale, tactile, auditive, audiovizuale.

După metoda de documentare (sau de fixare a informațiilor pe un suport): documente scrise de mână, tipărite, mecanice, magnetice, fotografice, optice, laser și electronice.

Clasificarea după componenta fizică (materială) a documentului:

După materialul purtătorului de informații: bază materială artificială și naturală.

După structura materialului sau forma suportului de informații: document foaie, cod, card, bandă, disc, combinat.

Clasificarea pe documente în funcție de împrejurările existenței acestora în

Mediul extern:

După regularitatea publicării: periodice și neperiodice.

Până la momentul apariției în mediul extern: original și copie.

După locul de origine: local, regional, național (la nivel național), străin (străin)

Clasificarea tipologică a documentelor

Tipologia unui document este atribuirea acestuia unui anumit tip în funcție de un set de caracteristici.

Cele mai semnificative caracteristici de formare a tipului pentru clasificarea documentelor sunt scopul documentului, adresa cititorului, natura informațiilor sau stilul de prezentare (genul) lucrării etc.

Scopul urmărit al unui document este condiționalitatea acestuia de nevoile unei anumite sfere de activitate socială: știință, producție, educație, management etc.

Scopul urmărit este strâns legat de funcțiile specifice îndeplinite de un singur document sau de un set de documente.

Clasificarea se poate baza pe tipologia documentelor în funcție de următoarele setări funcționale-țintă:

Asigurarea guvernării societății (carte albă)

Furnizarea de informații științifice către societate (articol științific)

Asigurarea popularității realizărilor științei, tehnologiei, producției, 15

poveștile lor (document non-ficțiune)

Asigurarea procesului de educație și creștere (document educațional)

Asigurarea producției (document de producție)

Furnizarea societății de date de referință (document de referință)

Furnizarea de informații secundare societății cu privire la conținutul surselor de informații primare (document informativ)

Asigurarea conștientizării publicului cu privire la conținutul operelor de artă (document literar și artistic)

Scopul vizat este cea mai importantă caracteristică a unui document, care îi determină în mare măsură forma, compoziția, stilul de prezentare etc.

Astfel, pe baza unui set de caracteristici, se formează tipuri de documente pe care se construiește o clasificare generală, extrasă din specificul industriei, principală a documentelor. Există o relație strânsă între tipurile și tipurile de documente, deci există dificultăți în distincția clară a acestora.

2 Caracteristici ale apariției și dezvoltării unui document de management.

2.1 Document de management în diferite perioade istorice ale Rusiei.

În a doua secțiune, vom studia documentele de management din diferite perioade istorice ale Rusiei, tipurile acestora, caracteristicile de proiectare și informațiile atribuite fiecărui tip de document, precum și starea documentelor organizatorice și administrative moderne.

Istoria apariției și dezvoltării documentației de management este direct legată de dezvoltarea muncii de birou în Rusia, a cărei evoluție, la rândul său, este legată de istoria Rusiei. Cea mai timpurie etapă - documentele administrative în vechiul stat rus.

În primele etape ale dezvoltării vechiului stat rus și în perioada fragmentării feudale, instituțiile statului nu existau încă. Dar deja în secolul V. î.Hr., plebea romană antică a cerut introducerea unor legi clare „scrise”. Crearea de legi și reglementări scrise a fost, de asemenea, principala cerere a revoltelor medievale. Documentele la acea vreme erau de natură juridică a relaţiilor. La aparitia legilor, grefierului i se cerea sa aiba o acuratete absoluta a redactarii si o cunoastere impecabila a formei de prezentare, altfel documentul isi pierde puterea. Odată cu dezvoltarea scrisului, documentele au devenit o modalitate de comunicare și transmitere a informațiilor.

În secolul X. în vechiul stat rus a existat o cultură a scrierii documentelor, au început să se dezvolte modele stabile de apeluri și

completări în documente, formulare, i.e. formele tipice stabile de documente individuale, cele mai comune, din care au fost compilate ajutoare originale de birou - „formulare”. Cea mai veche formă de document de management din Rusia a fost o scrisoare - un document de afaceri (în principal, așa-numitele acte) și scrisorile (oficiale și private). Termenul a fost împrumutat din Bizanț, unde grammata însemna mesaje, decrete și orice alte documente scrise.. Odată cu creșterea volumului muncii de birou, programul de redactare s-a schimbat: inițial, documentele erau întocmite într-un mod de redactare statutar, caracteristic de afaceri de carte, cu scrierea scrisorilor cu contururi drepte. Documentele au fost scrise în text continuu, fără împărțire în cuvinte separate. De la semnele de punctuație până în secolul al XIV-lea. a fost folosit un punct la sfârșitul unei propoziții.

Perioada de formare și dezvoltare a muncii de birou de stat este de obicei numită perioada de ordine - după numele primelor instituții de stat - ordine. Această perioadă acoperă perioada cuprinsă între secolele XV-XVII. Compoziția specifică a documentelor lucrării de birou de comandă a fost destul de monotonă. Toate documentele administrative care au existat în această perioadă sunt grupate în următoarele tipuri principale: scrisori (decrete regale sau decrete), sentințe, ordine, rapoarte, amintiri, replici. Cu toate acestea, în cadrul fiecărei specii existau multe soiuri. Răspunsuri - documente primite în comenzi din teren, de la guvernator; scrisorile sunt decrete regale trimise din ordine în locuri - boieri, guvernatori, oameni ordonați. Ordinele prezentau răspunsuri sau rapoarte regelui; regele dădea ordine guvernanților și altor șefi locali; ordinele se amestecau între ele. Cea mai importantă caracteristică a unui document oficial este forma sa - un set

elemente informaţionale stabile (detalii, formule de limbaj) ale documentului, dispuse într-o anumită succesiune, specifică fiecărui tip de document. Forma este rezultatul repetarii situatiilor manageriale si a actiunilor manageriale. Majoritatea cerințelor nu au fost încă separate de text din documentele lucrării de birou de comandă; contestația, destinatarul, data documentului, desemnarea autorului etc., și conținutul propriu-zis al documentului constituiau un text continuu. De regulă, documentul începea cu adresa, data sau desemnarea autorului și destinatarului documentului. Se poate spune că sub formă de documente ale perioadei de comandă există formulare stabile, mostre, conform cărora s-au efectuat lucrări de birou. Procedura de întocmire a documentelor în actul de muncă de birou a inclus următoarele etape principale de primire a documentului în vederea examinării; pregătirea cauzei pentru „raport”; examinarea și hotărârea cauzei; executarea unui document care conţine o decizie.
În general, în perioada comenzilor se creează treptat un sistem de muncă de birou al instituțiilor centrale și locale, se formează un cadru de angajați de birou, se creează forme stabile de documente de gestiune și metode de întocmire a acestora. Au fost elaborate întrebări privind desfășurarea corectă a înregistrării documentelor, care a asigurat siguranța documentelor, desfășurarea promptă a lucrărilor de referință, controlul asupra mișcării documentelor și a executării acestora. Problemele documentării și deplasării cazurilor (fluxul documentelor) au fost, de asemenea, elaborate în detaliu.

Următoarea etapă în elaborarea documentației de management este asociată cu înființarea colegiilor de către Petru I. Inițial, fiecare colegiu a fost ghidat de propriile regulamente, apoi Regulamentul General, aprobat de Petru I la 28 februarie, a devenit baza legislativă pentru reforma.

1720 Regulamentul general introduce un sistem de muncă de birou, numit „colegial” după denumirea unui nou tip de instituție – colegii. Putem spune că odată cu publicarea Regulamentului General, munca de birou este pe temeiul ferm al legii. De asemenea, elaborează în detaliu problemele documentării și deplasării cazurilor (fluxul documentelor). O inovație serioasă a fost introducerea semnăturii șefului de birou pe document și a membrilor colegiului care au participat la rezolvarea problemei. Pentru prima dată, Petru I a început să semneze personal decretele pe care le-a emis. Toate lucrările de birou ale consiliului au fost efectuate sub supravegherea secretarului. Lucrări importante au fost întocmite de el, restul au fost pregătite sub supravegherea sa. Munca de birou era distribuită între angajați, iar datoria fiecăruia era strict definită de reglementări. Așadar, notarul ținea procese-verbale („notele zilnice”) asupra tuturor cauzelor decise în colegiu. În fiecare zi, pe o foaie specială, nota toate cazurile care au fost raportate la prezență și întocmia o rezoluție asupra lor - o decizie luată de un funcționar sau de un organism consultativ. La sfârșitul lunii, aceste foi au fost copiate curat și legate. Notarul ținea un registru al cauzelor nesoluționate, iar secretarul nota împotriva fiecăruia care îl avea în producție. Acest registru s-a aflat în permanență pe masa de prezență în fața prezidiului, pentru ca membrii colegiului să vadă câte dosare nerezolvate au avut. Actuarul ținea un jurnal general al tuturor documentelor primite, păstra actele, era responsabil de siguranța acestora și era responsabil de pregătirea articolelor de papetărie. Dacă în comenzile de pe documentele primite grefierul a trecut data primirii, atunci în colegii, alături de dată, apare un număr de înregistrare corespunzător numărului de înscriere în carnetul de înregistrare. Regulamentul general a stabilit procedura de examinare și soluționare a chestiunii, care a cuprins: introducerea cauzei, pregătirea cauzei pentru audiere (examinarea și hotărârea), judecarea cauzei și

luarea deciziei, executarea hotărârii și aducerea acesteia la executant, controlul asupra executării hotărârii, arhivarea dosarelor.
Toate pachetele adresate colegiului au fost predate ofițerului de gardă, care a semnat pentru primire și predate prezenței fără tipărire. Decretele trimise de la Senat au fost tipărite în prezența președintelui colegiului, iar restul lucrărilor au fost tipărite de seniorul prezenței. În plus, toate lucrările primite au fost notate de către secretar cu indicarea orei primirii lor și predate actuarului pentru înscriere în registrele de înregistrare. Totodată, numărul de înregistrare a fost aplicat pe documentul de intrare propriu-zis, iar registrul a fost marcat la ce masă a fost transferată hârtia pentru executare. Fiecare document a fost predat grefierilor pe baza unei chitanțe înscrise în carnetul de chitanțe. Când cazul a fost returnat, astfel de chitanțe au fost distruse, iar momentul returnării cazului a fost notat în carte. Pregătirea prealabilă a cauzei spre examinare în prezența colegiului a fost efectuată de secretari asistenți și grefieri sub conducerea secretarului. Întocmirea cauzei pentru raport a inclus strângerea tuturor informațiilor necesare asupra cazului (pentru aceasta, cererile clericale puteau fi transmise altor instituții) și un extras din toate legile existente în cauză. Rezultatul acestei lucrări a fost un raport și o scurtă notă asupra cazului (sau extras) cu un rezumat al esenței problemei, a tuturor împrejurărilor cauzei și a legilor existente, în conformitate cu care cazul ar trebui să fie decis. Cursul discutării problemei și decizia luată a fost consemnată de notar în protocol („notă zilnică” sau jurnal). Dacă un membru al colegiului avea o opinie divergentă, acesta avea dreptul să ceară ca aceasta să fie consemnată în procesul-verbal, iar cererea i-a fost îndeplinită. Protocoalele au fost semnate de toți membrii consiliului de administrație în aceeași zi. Astfel, Regulamentul General prevedea consemnarea sistematică a întregului curs al discuției cauzelor.

În această perioadă, sistemul de muncă de birou devine mult mai complicat. Un număr mare de documente noi au apărut în munca de birou colegială, iar documentele de ordine de lucru de birou au primit nume noi, care a fost rezultatul unei pătrunderi masive a cuvintelor împrumutate în limba rusă. limbaj, reflectând natura occidentalizantă a tuturor transformărilor lui Petru. Au apărut și noi denumiri de documente: facturi, obligațiuni, relații, memoriale, rapoarte, jurnale, protocoale, corespondență, instrucțiuni etc. Sentințe, decrete, ordine au fost înlocuite cu decrete, regulamente, instrucțiuni, hotărâri; corespondența - amintiri și răspunsuri - sunt înlocuite cu relații, reportaje, reportaje, reportaje, știri, știri. În secolul al XVIII-lea, persoanele fizice au continuat să se adreseze instituțiilor statului sub formă de petiții, apoi a fost fixat un nou nume - o petiție. Corespondența dintre militari este caracterizată de documente precum rescripturi, rapoarte, rapoarte, rapoarte, mandate, instrucțiuni. Contabilitatea personalului a fost înregistrată în state, foi de pontaj, liste, extrase de cont. Cursul ostilităţilor s-a reflectat în dislocaţii, dispoziţii.Relaţiile contractuale cu statele străine erau fixate în tratate, tratate, convenţii, instrumente, protocoale. Documentația judiciară a constat în audieri, jurăminte, mărturii; rezultatul procesului s-a reflectat în sentințe, hotărâri, extrase din reviste. Pentru contabilitate s-a ținut un bilanț, tabele care arată starea activității economice. Schimbări semnificative în timpul lui Petru cel Mare suferă și forma documentelor. Pentru mulți dintre ei se elaborează „formulare generale” – mostre după care ar trebui întocmite documente. În munca de birou colegial, data documentului iese în evidență din text și devine un element independent al formei: în multe documente este scrisă sub textul din partea stângă a foii. Un element independent al formei devine și

Titlul documentului; în unele cazuri, este însoțită de desemnarea conținutului succint al documentului. Pe lângă cerințele care se remarcă din text, apar o serie de cerințe care reflectă diferite etape ale procesului de documentare sau etapele procesării documentelor: semnături, mărci de omologare, indici de înregistrare, o marcă de control, o notă de trimitere la un caz etc. În general, munca de birou a consiliilor s-a caracterizat printr-o creștere semnificativă a muncii scrise și a formalităților, de care contemporanii s-au plâns.

Sistem de minister și document de management

Începutul secolului al XIX-lea a fost marcată de o nouă reformă a administrației publice și a muncii de birou, care a afectat în principal nivelul superior al guvernării - instituțiile superioare și centrale, și împreună cu reformele Ecaterinei a II-a din ultimul sfert al secolului al XVIII-lea. a finalizat formarea unui sistem de instituţii centrale şi locale. De remarcat că însuși conceptul de muncă de birou (acest termen a apărut în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea) desemna activitatea care era desfășurată nu numai și nu atât de birou, ci de întregul aparat al instituției, cât un întreg. Termenul de „lucrare de birou” provine dintr-o combinație a cuvintelor „caz”, iar la acea vreme „caz” era înțeles nu ca un dosar cu documente, ca în sensul clerical modern al acestui cuvânt, ci problema fiind luată în considerare și rezolvată. : cazul nu este altceva decât o decizie de caz. Întrucât orice decizie presupunea fixarea ei scrisă în toate etapele, atunci, firește, munca de birou era înțeleasă și ca „regulile după care biroul se ghidează în pregătirea memorandumurilor, jurnalelor, definițiilor și actelor în general și a lucrărilor executive”. cazurile primite de minister au fost împărțite în trei categorii: cazuri curente (cazurile primite în mod general în conformitate cu

procedura stabilită) - rapoarte, declarații, depuneri, corespondență etc.; cazuri de urgență - soluționarea lor a necesitat adoptarea de noi decizii, sau cazuri de abuzuri depistate; cazuri, „nerăbdătoare” sau urgente. Au fost tratate mai întâi chestiunile extraordinare și urgente. Documentele create în cadrul procesului de „proceduri ale cauzei” pot fi împărțite în două grupe: documente care au constituit activitatea de birou internă a instituției (note, certificate, extrase, jurnale de ședințe, jurnale de înregistrare, registre desktop etc.) și documente primite. de către instituţie de la alte instituţii şi trimise altor instituţii, inclusiv „documente executive”.De când în ultimul sfert al secolului al XVIII-lea. De când s-a dezvoltat „ierarhia autorităţilor şi locurilor”, care a determinat sistemul „relaţiilor” instituţiilor de diferite tipuri, atunci lucrarea clericală ministerială nu a avut de ales decât să „încadreze” în acest sistem, ceea ce s-a întâmplat. De la instituţiile superioare, ministerele primeau: de la împărat - decrete, ordine; din Consiliul de Stat - cele mai înalte opinii aprobate; din Senat - decrete Senatului; din Comitetul de Miniștri – extrase din jurnalele ședințelor. Miniștrii au trimis cele mai înalte rapoarte (împăratului), opinii, propuneri și depuneri către autoritățile superioare. Ministerele au făcut schimb cu instituții egale prin relații, mesaje, scrisori oficiale. S-au trimis ordine de miniștri la locurile și persoanele subordonate, de la aceștia s-au primit rapoarte, rapoarte, prezentări. Astfel, sistemul de muncă de birou ministerială îl completa pe cel care se dezvoltase la sfârșitul secolului al XVIII-lea. sistemul de documentare a instituţiilor locale. Schimbări serioase în sistemul de management, o restructurare corespunzătoare a sistemului de documentare a activităților noilor instituții au dus la modificări în forma documentului. Forme de instituții cu un aranjament de colț de cerințe apar în documentele easterstvo. Formularele erau tipărite în mod tipografic sau

au fost scrise de mână. Detaliile formularului includ numele instituției, numele diviziilor structurale, care reflectă locul diviziei - autorul în structura instituției (departament, departament, birou). Data documentului este inclusă și în detaliile formularului, precum și indexul de înregistrare al documentului.Titul la textul documentului își ia locul, situat direct sub detaliile formularului (aproape același ca în documentele moderne). Apare și un link către documentul primit (prototip al cerinței moderne „Link către data și numărul documentului primit”), care nu are încă o formă unificată și poate arăta diferit: „Răspuns la?...” sau : „Din cutare şi cutare” etc.

Dobândește o formă stabilă și recuzită „Adresa”, care a apărut în secolul al XVIII-lea. în munca de birou colegială, aceasta este o indicație a funcției unei persoane în cazul dativ sau denumirea biroului. Primește o anumită formă de certificare a documentului: semnăturile și acoladele de pe document includ titlul funcției persoanei care a semnat sau a fixat documentul și semnătura sa personală. În ciuda schimbărilor semnificative pe care le-a suferit sistemul de muncă ministerială, mai ales în perioada inițială a formării sale, până la sfârșitul secolului al XIX-lea. viața cerea forme mai flexibile de muncă de birou și accelerarea acesteia. Pentru relațiile sociale în schimbare rapidă, sistemul de muncă ministerială a continuat să fie greoi și stângaci, în ciuda faptului că în ultima treime a secolului al XIX-lea. mai întâi, în munca de birou a departamentului militar, iar apoi în ministerele și instituțiile civile, încep să fie folosite mașinile de scris. Apariția lor a fost un pas cu adevărat revoluționar în documentarea activităților instituțiilor. A accelerat toată munca scrisă a biroului, a făcut posibilă producerea simultană a mai multor copii ale documentelor, reducând semnificativ volumul

lucrări scrise de mână. Mai mult, textul dactilografiat a devenit mai compact, reducând volumul documentelor.

Apariția telegrafului a adus la viață un nou tip de corespondență - telegramele, care au devenit foarte repede documente de masă; Invenția telefonului a dus la apariția mesajelor telefonice - o înregistrare scrisă a unui mesaj transmis prin telefon.

De-a lungul secolului al XIX-lea și începutul secolului al XX-lea. se realizează reglementarea legislativă a muncii de birou a instituțiilor superioare, centrale și locale. Datorită sistemului de codificare a legislației adoptat la acea vreme în Codurile de legi ale Imperiului Rus, este destul de ușor să obțineți informații detaliate despre reglementarea legislativă a muncii de birou la instituțiile de orice nivel.

Pentru executarea actelor administrative a fost adoptată o hotărâre a Consiliului Comisarilor Poporului din 2 martie 1918 „Cu privire la forma formelor instituțiilor de stat”, care enumera detaliile obligatorii ale formei actelor. În timpul formării aparatului de stat sovietic, s-a acordat multă atenție simplificării și raționalizării muncii de birou. Deoarece pentru o lungă perioadă de timp a existat o complicație a fluxului de documente în țară, în secolul al XX-lea, au fost întreprinse acțiuni pentru a simplifica munca de birou pentru un transfer, stocare și utilizare mai convenabilă a informațiilor, deoarece odată cu schimbarea instituțiilor guvernamentale, volumul de documentație a crescut și munca de birou trebuia raționalizată.

A fost propus un nou proiect de evidență.

munca de birou ar trebui să fie uniformă pentru întreaga instituție; 2) înregistrarea documentelor trebuie să fie unică și efectuată în cea mai simplificată formă; refuzul, acolo unde este posibil, a înregistrării; 3) numărul de instanțe prin care trece fiecare document este redus la minimum; 4) lucrarea de referință este asigurată cu cea mai mică cheltuială de energie și timp; 5) controlul asupra executării documentelor ar trebui să fie un control de fond, nu de natură formală; 6) supravegherea, îndrumarea și responsabilitatea pentru organizarea muncii de birou revine unei anumite persoane.
După prezentarea principiilor generale, s-au dat recomandări specifice pentru îmbunătățirea muncii de birou pentru obiectul sondat. O etapă importantă în dezvoltarea problemelor muncii de birou poate fi considerată proiectul de „Reguli generale pentru documentare și flux de lucru” elaborat de ITU (publicat în 1931). Acumulează experiența practică avansată acumulată până în acest moment de diverse departamente și organizații, rezumă cercetările oamenilor de știință autohtoni și străini. Trebuia să introducă „Reguli generale” ca standard și uniforme pentru toate instituțiile. „Regulile” prezintă în mod consecvent și complet întreaga tehnologie pentru efectuarea operațiunilor, inclusiv pregătirea fișierelor pentru arhivare și stocarea lor arhivă. Este destul de potrivit, având în vedere nivelul științific ridicat de implementare a „Regulilor”, semnificația lor la nivel național, să se compare acest document cu Sistemul Unificat de Management al Evidențelor de Stat (EGSD). Din păcate, „Regulile” nu au fost finalizate pe baza feedback-ului din partea instituțiilor și nu au fost aprobate definitiv. ITU a fost lichidată în aprilie 1932.
Cu toată varietatea de tipuri și forme de documente care circulă efectiv în instituțiile sovietice, fluxurile de documentare au continuat să fie dezordonate ca formă și conținut. In acest

conexiuni până la sfârșitul anilor 1920. problema unificării şi standardizării lor s-a pus brusc. UIT a organizat o unitate structurală specială care s-a ocupat de aceste probleme la nivelul întregii Uniuni - Cabinetul de Standardizare. A elaborat standarde pentru scrisori oficiale, telegrame, mesaje telefonice, protocoale, avize etc. Materiale standardizate utilizate în munca de birou (hârtie, cerneală, benzi de mașină de scris etc.); mijloace și obiecte de lucru de birou, inclusiv mobilier de birou. Activitățile Cabinetului privind standardizarea formatelor de hârtie au avut succes (în special, a fost folosită experiența Germaniei).
În anii 20. au dezvoltat şi sisteme de documentare specială. Având în vedere dominația completă a conceptului de construire a socialismului, s-a pus accent pe documentarea unor funcții precum planificarea, contabilitatea, controlul. Treptat, documentele create în domeniul planificarii au devenit mai raționalizate ca structură, conținutul indicatorilor și ca formă.
În anii 30. se formează și se consolidează un sistem rigid, centralizat de management administrativ-comandă, care exclude posibilitatea luării în considerare a unor abordări alternative ale organizării muncii de birou de stat. Un sistem rigid de autoritate a fost instituit în publicarea anumitor tipuri de documente pentru fiecare structură ierarhică. Aceste inovații au simplificat și raționalizat procesele de documentare în cele mai înalte eșaloane de putere. În această perioadă au fost efectuate studii privind standardizarea și unificarea sistemelor speciale de documentare. Au fost obținute anumite succese în eficientizarea contabilității și a documentației de personal, s-au făcut încercări repetate de către autorități de a schimba în mai bine activitatea cu declarații, reclamații și scrisori de la muncitori. În 1928

În 1999, Institutul de Stat pentru Tehnologia Managementului, împreună cu serviciul de arhivă, a publicat „Regulile de înființare a părții arhivistice a muncii de birou în instituțiile și întreprinderile de stat, profesionale și cooperative ale RSFSR”, care a oferit recomandări privind întocmirea listelor de documente și dosare care circulă în instituții, și reguli de distrugere a acestora (pentru documentele expirate).
În 1931, a fost publicat proiectul „Reguli generale pentru documentare și flux de lucru”. Acesta a rezumat experiența practică avansată acumulată până la acel moment de diferite departamente și organizații, a rezumat cercetările oamenilor de știință autohtoni și străini.
În 1966, a fost înființat Institutul de Cercetare Științifică pentru Documentare și Arhivare (VNIIDAD). El a dezvoltat Unified State Record Keeping System (EGSD).
În 1988, șeful Departamentului Arhivei Principale a aprobat „Sistemul de management al documentației de stat” (GSDOU). Acest document rămâne în continuare principalul document de reglementare pentru organizarea muncii de birou în țara noastră. GSDOU a fost retipărit de mai multe ori, editat, prevederi separate au fost eliminate din acesta și adăugate.

2. Starea actuală a documentului de gestiune.

Clasificarea modernă a documentației de management este consacrată în OK 011-93 - clasificatorul integral rusesc al documentației de management. OK 011-93 definește 9 sisteme de documentare unificate:

1. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD)

2. Sistem unificat de contabilitate primară a documentației

3. Sistem unificat de documentație bancară

4. Sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare.

5.Sistem unificat de raportare și documentare statistică.

6. Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor.

7. Sistem unificat de documentație de muncă.

8. Sistem unificat de documentare a fondului de pensii al Federației Ruse.

9. Sistem unificat de documentare externă - comerț.

USORD include:

1.Documentația pentru crearea unei organizații de întreprindere.

2. Documentatia privind reorganizarea intreprinderii.

3.Documentaţia privind lichidarea organizaţiei întreprinderii

4. Documente privind privatizarea organizarii de stat si municipale a intreprinderii.

5.Documentaţii privind activităţile administrative ale organizaţiei întreprinderii.

6.Documentația privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației întreprinderii.

7.Documentarea privind reglementarea operațională și informațională a activităților organizației întreprinderii.

8.Documentatie pentru angajare.

9.Documentatie pentru transfer la alt loc de munca.

10. Documentație privind concedierea de la muncă.

11. La înregistrarea sărbătorilor.

12. Despre proiectarea stimulentelor.

13. Cu privire la înregistrarea sancţiunilor disciplinare.

USORD este reprezentat de trei grupuri principale de documente:

organizatorice si juridice, administrative, informative si de referinta.

Documentatia organizatorica.

Documentele organizatorice și juridice includ: carte, regulament, regulamente, fișe de post, instrucțiuni pentru anumite tipuri de activități, personal, reguli, memorii și altele. Acestea conțin prevederi strict obligatorii cu privire la implementarea și implementarea normelor de drept administrativ. Aceste documente trebuie să fie aprobate de șeful organizației sau de un organism colegial.

Toate întreprinderile de stat, municipale, private, asociațiile obștești funcționează pe baza cartei.

Carta este un set de reguli care înregistrează activitățile organizațiilor, instituțiilor, societăților și cetățenilor, relațiile acestora cu alte organizații și cetățeni, drepturile și obligațiile într-un anumit domeniu de activitate de stat sau economică. Există, de exemplu, Carta unei societăți sportive voluntare, Carta unei societăți pe acțiuni, Carta unei societăți cu răspundere limitată etc. Separat, este necesar să se evidențieze cartele care determină organizarea unei anumite sfere de activitate a Forțelor Armate ale Federației Ruse (Carta de luptă, Carta disciplinară etc.). Următoarele cerințe ar trebui să fie prezente în proiectarea cartelor: numele ministerului, numele organizației, tipul de document,

index, data, locul publicării, ștampila de aprobare (în cazul unei întreprinderi private, indicați de către cine este înregistrată). În „textul” necesar este necesar să se prevadă secțiuni precum prevederi generale, funcții de bază, drepturi și obligații, management, relații și comunicații, producție și activități economice, comerciale, proprietăți și fonduri, control, verificare și audit, reorganizare sau lichidare. În funcție de forma de proprietate privată (societate cu răspundere limitată, societate pe acțiuni de tip închis sau deschis etc.), se modifică, se adaugă secțiuni din text. De exemplu, sunt incluse secțiuni precum capitalul autorizat, acțiunile și valorile mobiliare, distribuirea profiturilor, formarea de fonduri etc. După text se pune semnătura conducătorului.

Regulamentul este un act normativ care stabilește procedura pentru formarea, structura, funcția, competența, atribuțiile și organizarea activității sistemului organelor de stat (acestea sunt prevederile generale privind ministerele Federației Ruse), un singur organism ( de exemplu, Regulamentul cu privire la Inspectoratul Auto de Stat, Regulamentul cu privire la compartimentul general al administrației regionale etc.) sau o subdiviziune structurală (comisii, grupuri). Un grup separat ar trebui să includă prevederi care reglementează totalitatea relațiilor organizaționale, de muncă și de altă natură pe o problemă specifică (de exemplu, Regulamentul-Model privind evidența propunerilor, cererilor și plângerilor din partea cetățenilor în organele de stat, întreprinderi, instituții; majoritatea există multe varietăți de prevederi privind organizarea de concursuri, recenzii etc.). Reglementările sunt standard și individuale. Sunt dezvoltate cele tipice pentru sistemul instituțiilor și întreprinderilor. Textul prevederii ar trebui să includă secțiuni precum partea generală (preambul), funcțiile de bază, drepturile, procedura de formare și organizare a muncii etc., în funcție de natura

prevederi.

Cheia model a prevederii cuprinde următoarele detalii: denumirea ministerului, departamentul, denumirea organizației, denumirea unității structurale, data, indexul, denumirea tipului de document, locul publicării, ștampila avizului, titlul la textul, textul, semnătura, marca despre acord. Statutul și regulamentele sunt documente complexe. Structura și conținutul lor, de regulă, sunt determinate de instituții-mi-dezvoltatori.

O instrucțiune este un act juridic emis de un organ al administrației publice (sau aprobat de conducătorul acestuia) în scopul stabilirii regulilor care reglementează aspectele organizatorice, științifice și tehnice, tehnologice, financiare și alte aspecte speciale ale activităților instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (a acestora). divizii și servicii), funcționari și cetățeni. De asemenea, sunt emise instrucțiuni pentru clarificarea și determinarea procedurii de aplicare a actelor legislative și a documentelor administrative (de exemplu, ordine). Titlul instrucțiunii ar trebui să sublinieze în mod clar gama de probleme, obiecte și persoane cărora li se aplică cerințele sale (de exemplu, „Instrucțiuni privind păstrarea evidenței în biroul Administrației Regiunii Novosibirsk”, „Instrucțiuni de muncă pentru inspectorul de control . ..”).

Textul instrucțiunii este împărțit după o anumită schemă logică în secțiuni, paragrafe și subparagrafe. De regulă, instrucțiunea începe cu secțiunea „Dispoziții generale”, care indică scopul publicării sale, domeniul de aplicare, procedura de aplicare și alte informații generale. Instrucțiunea este un document permanent sau pe termen lung (până când este înlocuit cu unul nou).

Întrucât textul instrucțiunii este orientativ, acesta recomandă 33

formularea clară cu cuvinte care au sens administrativ, precum „ar trebui”, „ar trebui”, „necesar”, „are dreptul”, „nepermis”, „recomandat”, „interzis” etc. Textul instrucțiunii este prezentat de la o terță parte (de exemplu, „Șefii sau, în numele lor, alți funcționari ai organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor ar trebui să analizeze, să rezume în mod sistematic propunerile, declarațiile, plângerile cetățenilor cuprinse în acestea comentarii practice...”) sau într-o formă impersonală (de exemplu, „Propunerile, cererile, reclamațiile repetate ale cetățenilor, la primirea acestora, li se atribuie următorul index de înregistrare, se indică indicii de înregistrare ai primei propuneri, cereri, reclamații în coloana corespunzătoare a cardului de control al înmatriculării. ..").

Instrucțiunea este întocmită pe un formular comun. Se aprobă printr-un act administrativ special sau direct de către conducător. Se poate face notă pe instrucțiunea că este o anexă la actul administrativ. Atunci când o instrucțiune este aprobată printr-un document administrativ (comandă, ordin etc.), aceasta stabilește termenul de introducere a instrucțiunii, enumeră măsurile organizatorice necesare și indică executanții responsabili. În cazul în care textul actului administrativ nu indică data introducerii instrucțiunii, se consideră a fi data semnării și înregistrării documentului.

Documente administrative.

Scopul principal al documentelor administrative este reglementarea activităților, permițând organului de conducere să asigure rezolvarea sarcinilor stabilite, pentru a obține efectul maxim din activitățile organizației. Astfel de documente includ: ordin, ordin, instrucțiune, decret, rezoluție, decizie.

O decizie, ca act administrativ, este un act juridic adoptat de colegiul unui minister sau departament, un consiliu stiintific etc.

Ordin - act de conducere a unui organ de stat care are caracter de autoritate, emis în cadrul competenței atribuite unui organ oficial, de stat, care este obligatoriu pentru cetățenii și organizațiile cărora le este adresat acest ordin. și sunt împărțite în două grupe: ordine de acțiune generală, pe termen lung și ordine referitoare la o problemă specifică, un caz separat. Ordinele sunt emise de guvern, ministere, departamente, administrații ale teritoriilor, regiunilor, orașelor, districtelor, administrațiilor întreprinderilor, instituțiilor în limitele drepturilor care le sunt acordate de legile Federației Ruse.

Instrucțiune - document administrativ emis de ministere, departamente, organizații în principal pe probleme de informare și metodologice, precum și despre aspecte legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor acte. Dreptul de a semna instrucțiuni este delegat de către șef adjuncților sau șefilor de departamente, în limitele competenței acestora. Întocmirea și executarea instrucțiunilor se efectuează în conformitate cu procedura stabilită pentru pregătirea și executarea comenzilor.

Ordinul este un act juridic emis de șefii ministerelor, departamentelor, secțiilor, departamentelor, instituțiilor, asociațiilor, organizațiilor, întreprinderilor care funcționează în baza unității de comandă. Ordinul este emis pentru rezolvarea principalelor sarcini operaționale cu care se confruntă acest organism. Prin natura sa juridică, un ordin poate fi un act normativ de gestiune care conține norme de drept care implementează anumite domenii ale publicului

relații și un act de aplicare a regulilor de drept (de exemplu, un ordin de numire).

O comandă este cel mai comun tip de document administrativ utilizat în practica managementului. Se emite cu privire la crearea, lichidarea, reorganizarea instituțiilor sau a diviziilor structurale ale acestora, aprobarea regulamentelor, instrucțiunilor, regulilor și documentelor similare care necesită aprobare, organizare, întreprindere, precum și asupra problemelor de personal de admitere, transfer, concediere etc. . Prin intermediul unui ordin, managerul stabilește principalele sarcini pentru angajați, indică modalități de rezolvare a problemelor fundamentale. Comanda este obligatorie pentru toți angajații unei anumite organizații sau industrie. În unele cazuri, ordinul se poate aplica unei game largi de organizații și funcționari, indiferent de subordonarea acestora.

Informații și documente de referință.

Informațiile și documentele de referință oferă informații care încurajează anumite decizii, de ex. inițiați decizii manageriale, vă permit să alegeți una sau alta modalitate de acțiune. Astfel de documente includ: scrisoare de afaceri, protocol, memoriu, propunere, prezentare, notă explicativă, declarație, act, certificat, rezumat, concluzie, revizuire, listă, listă și altele.

Ajutorul este un document care conține o descriere și o confirmare a anumitor fapte și evenimente. Certificatele sunt de două tipuri: cu informații despre fapte și evenimente cu caracter oficial și eliberate cetățenilor și instituțiilor interesate pentru a certifica un anumit fapt juridic. Un grup mai numeros este format din certificate de al doilea tip. Sunt emise zilnic. Acestea sunt adeverințe care confirmă locul de studii și muncă, postul ocupat, salariul, locul de reședință, disponibilitatea

dependenti etc.

Memorandum - un document adresat conducătorului unei instituții date sau superioare și care îl informează despre situația actuală, fenomenul sau faptul care a avut loc, despre munca depusă, precum și care conține concluziile și sugestiile compilatorului. Memorandumul se intocmeste atat la initiativa angajatului insusi, cat si la directia conducerii. Scopul memorandumului de inițiativă este de a încuraja managerul să ia o anumită decizie. Prin urmare, textul este clar împărțit în două părți. În prima, constatatoare (descriptivă), se precizează faptele care au avut loc sau se descrie situația, în cea de-a doua se precizează propuneri, cereri. Rapoartele informează managerul despre progresul lucrărilor. Asemenea note sunt trimise în mod regulat.

O notă explicativă este un document care explică conținutul anumitor prevederi ale documentului principal (plan, raport, proiect etc.) sau care explică motivele unui eveniment, fapt, act. În consecință, notele explicative pot fi împărțite în două grupuri. Prima include documente care însoțesc cel mai adesea documentul principal și explică conținutul dispozițiilor sale individuale. Acestea sunt emise pe antetul general al instituției. Al doilea grup este format din note explicative despre orice incidente, situații, acțiuni și comportamente ale angajaților individuali. Textul unor astfel de note trebuie să fie convingător, să conțină dovezi de nerefuzat. Ca si memoriile interne, acestea se intocmesc pe foi albe cu reproducerea acelorasi detalii si semnate de redactor.

Un act este un document întocmit de mai multe persoane și care confirmă un fapt, eveniment, acțiune stabilit. Cel mai adesea, actele sunt întocmite de comisii, atât permanente cât și

numit printr-un document administrativ (de obicei un ordin) la conducerea unei organizații sau conducători superioare. În unele cazuri, actul poate fi întocmit de unul sau mai mulți funcționari.

Întrucât starea actuală a mediului documentar este asociată cu dezvoltarea tehnologiei informației. De mare importanță în managementul modern sunt tehnologiile și instrumentele informatice care asigură, pe baza legislației în vigoare și a altor norme legale, eficiența reparării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor, fiabilitatea stocării acestora, accesul la distanță, furnizarea de informații la momentul potrivit, pe mediul potrivit și în forma potrivită, ținând cont de toate cerințele. Gestionarea documentelor în condiții moderne este o sarcină organizatorică și tehnică complexă. Fără a rezolva această problemă, în domeniul managementului documentelor al unei organizații poate domni un adevărat haos. Pierderea documentelor, întârzierea aprobării - acestea și multe alte consecințe negative ale managementului documentelor analfabete pot fi evitate prin implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Prin urmare, un document electronic capătă o nouă semnificație în activitățile de management - acesta este un set de date înregistrate pe un suport tangibil și/sau transmise prin canale de comunicare electronică cu detalii care permit identificarea acestor informații și a autorului acesteia. Un document electronic poate fi creat pe baza unui document pe hârtie, pe baza unui alt document electronic, sau generat în procesul de interacțiune informațională între părți fără prototipuri.

Concluzie

Activitatea oricarei intreprinderi nu poate fi desfasurata fara documentatie. Compilarea, utilizarea, transferul și stocarea corespunzătoare a informațiilor în conformitate cu reglementările aplicabile contribuie la funcționarea eficientă a întreprinderii și la atingerea scopurilor și obiectivelor. Documentele de management (organizatorice și administrative) coordonează activitățile oricărei organizații și asigură implementarea sarcinilor stabilite. Prin documentele relevante se exprimă multe forme de activitate de management: activitate administrativă - prin emiterea diverselor acte administrative; planificare - prin intocmirea diverselor planuri; contabilitate - sub forma intocmirii si prelucrarii documentatiilor statistice, contabile, operationale si tehnice; control – prin colectarea de informații în scris. În calitate de purtători de informații, documentele acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, oricărei companii, asigurând interacțiunea părților structurale ale acestora și a angajaților individuali. Ele sunt baza pentru luarea deciziilor manageriale, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă pentru generalizări și analize, precum și material pentru lucrări de referință și căutare. În activitățile de conducere, documentul acționează atât ca obiect al muncii, cât și ca rezultat al muncii. În cadrul lucrărilor de curs a fost definit conceptul de „document”, „document de management”, document electronic. Sunt luate în considerare documentele de clasificare și management și evoluția lor în diferite etape istorice ale istoriei Rusiei.

Lista surselor utilizate

GOST R 51141-98: Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.
Legea federală din 27 iulie 2006 N 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”
Kushnarenko N.N Documentație: manual K.; Knowledge, 2008
Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Curs management de birou: Suport documentare pentru management: M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acordul siberian, 2006.
GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate
Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente"
Belov V.K. Istoria documentelor și afacerilor de secretariat - M., 2005.
Baskov M.I. Lucrări de birou (Suport documentar de management): manual. - Rostov n/a: Phoenix, 2007.
Varlamov N.B. Istoria dezvoltării bazei normative și metodologice a instituției de învățământ preșcolar - Sankt Petersburg, 2004.
Sokova A.N. // Hârtia nr. 2/2004 - P.4-7

11. Munca de birou (organizarea și tehnologia suportului documentar al managementului): un manual pentru universități / Ed. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.: UNITI-DANA, 2002.

Suport documentar pentru managementul întreprinderilor și organizațiilor și arhivarea documentelor: manual / Ed. Yu.D. Bakhteev. - Penza: PGU, 2003.
1. Kuznetsova T.V. munca de birou (documentatie)

management) - M .: ZAO „Școala de afaceri „Intel-Sintez”, 1999 ..

Larkov N.S. Documentație: manual partea 1 AST, 2006
Kosmotarov M. N // Afaceri de secretariat Nr. 4 / 2001 - P. 28-32
Larin M.V. Managementul documentatiei in organizatii: probleme de istorie si metodologie//Grefier - 2003 - №2.
Markov V.N. Manual de afaceri. - Sankt Petersburg, „Alpha”, 2002.

18. Legea federală „Cu privire la informații, informare și protecție a informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ.

19. Kuznetsova T.V. Specialitatea „Suport de documentare și documentare a managementului” (introducere în specialitate) // Hârț. Nr. 1/2002. p. 16-19.

Rogojin M.Yu. Documente de afaceri în exemple și mostre. M., 2009.

21. Spivak V.A. Documentarea activităților de management (documentare). - Sankt Petersburg: Peter, 2007.

Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V. Documente

Introducere

Capitolul 1. Informații documentate ca resursă de management 50

1.1. Rolul informației în management 50

1.2. Infrastructura informațională a organizației 67

1.3. Resursele informaționale ale organizațiilor 81

capitolul 2 Câteva probleme ale evoluţiei documentului de gestiune 97

2.1. Dezvoltarea conceptului de „document” 97

2.2. Documentatie de management

2.3. Documentație electronică 119

Constatări 140

capitolul 3 De la munca de birou la managementul documentelor 143

3.1. Etapa prerevoluționară în dezvoltarea muncii de birou 143

3.2. Hârtii sovietice 160

3.3. Cadrul legislativ și de reglementare modern pentru sprijinirea documentației managementului 184

Concluzii 226

capitolul 4 Probleme de automatizare a managementului documentelor 232

4.1. Automatizarea suportului de documentare pentru management în anii 70-80 232

4.2. Condiții și premise moderne pentru dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a documentelor 245

4.3. Probleme de sistematizare, selecție și evaluare a sistemelor automate de management al documentelor 269

Concluzii 285

capitolul 5 Metodologia de management al informației în managementul documentelor 288

5.1. Condiții preliminare pentru apariția managementului informației 288

5.2. Conceptul de management al informaţiei 303

5.3. Sarcini, funcții și structura managementului informațiilor în organizație 322

Concluzii 341

Concluzia 344

Lista surselor și literaturii 355

Aplicații 414

Introducere în muncă