В настоящее время невозможно себе представить ни одного руководителя более-менее крупной фирмы, обходящегося в своей деятельности без секретаря. В компаниях с большим штатом сотрудников, наличием филиалов и представительств в разных регионах, активным ведением документооборота, как правило, имеется несколько взаимодополняемых должностей с четким разграничением обязанностей: секретарь, делопроизводитель, референт. В организациях поменьше, где важным фактором уменьшения производственных затрат на содержание штата сотрудников является совмещение ставок – секретарь становится универсальным работником, сочетающим в своей деятельности функции помощника руководителя, делопроизводителя и менеджера по кадрам.
Многие обязанности, возлагаемые на секретаря делопроизводителя, не прописаны в стандартной должностной инструкции, а определяются самим работодателем на основе особенностей функционирования конкретной организации. Тем не менее, некоторые общие положения о деятельности сотрудника в рамках подобной должности существуют, и их вполне успешно можно использовать при составлении резюме секретаря делопроизводителя.
Должностные обязанности секретаря делопроизводителя
Секретарь делопроизводитель играет важную роль в упорядочивании и систематизации деятельности не только непосредственного руководителя, помощником коего является, но и в организации обратной связи между начальником и подчиненными, исполнителями и заказчиками, обеспечении эффективного документооборота внутри фирмы и между ее структурными подразделениями. В связи с этим в его обязанности входят следующие пункты:
- ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
- назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
- прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
- ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.
Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:
- грамотная внятная речь, умение ясно излагать свои мысли;
- доброжелательность, толерантность, приятный внешний вид;
- знание делового этикета и этикета межличностного общения.
Возможно, вы слышали, что резюме должно перечислять ваши достижения, а не ваши должностные обязанности. Ведь это лучший способ, чтобы продемонстрировать, чего вы добились на прошлых рабочих местах, а также показать потенциальным работодателям, что вы можете сделать для них. Но многие забывают включить раздел «Профессиональные достижения» в резюме. Как написать его так, чтобы максимально заинтересовать кадровика и получить желаемую должность? Читайте далее, чтобы узнать все тонкости.
Связь и разница между обязанностями и достижениями
Простой пример. Ваша главная обязанность - организация и проведение мероприятий. Тогда вашим достижением может стать: «Собрала более 200 тыс. руб. со 100 посетителей при проведении благотворительного вечера».
Почему это так важно? Человеку, читающему ваше резюме, нужно знать о вас больше. Кадровики и так знают, какие обязанности предполагаются конкретной должностью. Когда вы перечисляете очевидные факты, вы только тратите драгоценное место в вашем резюме, а также внимание лица, принимающего решения. Каждая фраза о вас должна иметь конкретное предназначение, а именно — доказывать работодателю, что вы лучшая кандидатура на должность.
Сфера торговли
Сегодня не так трудно изготовить продукт, как его сбыть. Поэтому специальности, связанные с торговлей, пользуются огромным спросом, и предлагают соискателям перспективы высоких заработков и карьерного роста. Какие же профессиональные достижения в резюме продавца помогут вам получить желаемую должность?
Важное правило
Не можете подтвердить - не пишите. Рекрутеры часто жалуются, что претенденты на должность продавца очень сильно привирают в своих резюме. Если у вас попросят доказательства ваших блестящих успехов, вы должны иметь возможность получить или другой документ от бывшего работодателя, который подтвердит ваши слова.
Главное достижение любого продавца
Для молодых специалистов
Если вы пока не можете говорить о том, что ваша деятельность значительно повлияла на обороты предприятия, все равно можно найти что написать в разделе «Профессиональные достижения» в резюме. Примеры:
- «Разработал презентацию «Экономика на предприятии для не экономистов» и представил ее руководству, а затем другим сотрудникам, с целью улучшения понимания коллективом требований учетно-аналитического отдела».
- «Провел анализ финансовой отчетности за последние 18 месяцев, выявил ошибки форматирования и создал универсальный шаблон для оформления отчетности».
Точность и аккуратность
Профессиональные достижения в резюме бухгалтера тоже напрямую связаны с цифрами, а также большую роль играют сроки и аккуратность. Поэтому их список может выглядеть так:
Для тех, кто хочет стать сотрудником финансово-кредитного учреждения
Опять же, профессиональные достижения в резюме связаны с цифрами и деньгами. Но помимо этого соискателю важно показать, что он умеет работать с людьми, имеет лидерские качества, но при этом является командным игроком. Ведь банк - это крупная компания, состоящая из множества отделений по всей стране, и все ее сотрудники должны работать слаженно.
Поэтому вот как можно описать свои профессиональные достижения в резюме. Пример:
- «За первые полгода после трудоустройства продал на 20% больше финансовых услуг, чем было поставлено в плане продаж, за счет тщательной проработки нужд клиентов и работы с постоянными клиентами».
- «Обеспечил увеличение объема ипотечного кредитования бизнеса, что привело к повышению прибыли отделения банка на 2%»
- «За 2014 год увеличил клиентскую базу на 10% при помощи телефонных звонков потенциальным клиентам, и поощрения рекомендации услуг банка существующими клиентами».
- «Обучал группу из 5 новых сотрудников правилам документального оформления выдачи займов».
- «Работал с 3 ВИП-клиентами банка, с общим оборотом на их счетах в сумме порядка 7 млн руб.»
- «Принимал непосредственное участие в проектировании 5 новых кредитных пакетов, чтобы привлечь больше потенциальных заемщиков».
Но не стоит исключительно формально подходить к заполнению раздела «Профессиональные достижения» в резюме. Пример: можно включить и такой факт, как «Организовал корпоративный пикник на 120 человек с выездом в пригородный санаторий». Казалось бы, это достижение имеет очень мало отношения к вашему профессионализму, но на самом деле оно продемонстрирует потенциальному работодателю, что вы обладаете превосходными организаторскими способностями, поддерживаете корпоративную культуру, и имеете прекрасные отношения с коллективом, что очень ценится в
Для слуг Фемиды
Специальность юриста всегда имеет большую популярность. Чтобы кадровик заметил вас среди кучи других претендентов, ответственно подойдите к заполнению раздела «Профессиональные достижения» в резюме юриста. Избегайте обобщенных фраз и приводите конкретные факты. Используйте модель «проблема - действие - результат».
Как именно ее применять, когда вы описываете профессиональные достижения в резюме? Пример: вместо фразы: «Выполнил правовое исследование и составил заявление от истца для принятия решения судом» опишите ситуацию так: «Составил иск в деле касательно получения истцом, вследствие которой был нанесен ущерб здоровью, который оценивается в сумму более 100 тыс. руб. Суд удовлетворил требования потерпевшего». Вторая формулировка гораздо более полно раскрывает вашу роль в деле и показывает вашу компетентность.
Если же у вас нет громких побед в суде, и вы работаете в качестве штатного юриста на предприятии, то сконцентрируйтесь на пользе, которую компания получила от ваших действий: договора на крупные суммы, оформленные по законодательству и с наибольшей выгодой для вашего предприятия; успешное решение спорных ситуаций с поставщиками и т. д.
Почетной выпускницей « » прошлой недели стала претендентка на вакансию секретаря по имени Елена. Она выступает на Работе.ру как анонимный соискатель: по каким-то причинам решила . Трудовой документ Елены свидетельствует о богатейшем опыте работы и престижном образовании. Но соискательница явно себя недооценивает. Эксперт по трудоустройству Работы.ру советует ей указать в резюме более значимую должность и повысить желаемую зарплату, а также устранить огрехи в разделах «Опыт работы» и «Профессиональные навыки».
Исходный вариант резюме
| Елена | Пол: женский Год рождения: 23 апреля 1969 Город: Москва |
| Пожелания к будущей работе | Должность: Секретарь
Зарплата (минимум): 30 000 руб. |
| Опыт работы | Более 5 лет Институт системного программирования Российской академии наук (ИСП РАН), г. Москва
, с сентября 1997 по настоящее время ЗАО «Китти» (г. Москва)
, с июля 1996 по сентябрь 1997 ООО «Фирма СУ-53 Мосводоканалстрой» (г. Москва)
, с сентября 1994 по июль 1996 Всесоюзный научно-исслед. и проектно-технологич. институт кибернетики сельского хозяйства ВАСХНИЛ (ВНИПТИК ВАСХНИЛ) (г. Москва)
, с сентября 1986 по сентябрь 1994 |
| Профессиональные навыки | Коммуникабельность, организованность, исполнительность, добросовестность, ответственность, стрессоустойчивость; доброжелательность, инициативность, умение за короткий срок освоить необходимые навыки, являющиеся спецификой организации. Легко обучаюсь, люблю работать в команде, хочу работать и достойно зарабатывать. |
| Образование |
Основное высшее
Институт Английского Языка
(высшее), с 1999 по 2002 Государственная Академия нефти и газа им. Н. М. Губкина (г. Москва)
(высшее), с 1986 по 1993 Повышение квалификации:
|
| Дополнительные сведения | Семейное положение: замужем Дети: есть Возможность командировок: есть |
Мнение эксперта
При внимательном прочтении резюме соискательницы выясняется, что профессиональный опыт Елены весьма разнообразен. Она, помимо стандартной работы секретаря и офис-менеджера:
- работала переводчиком, причем высокого класса (перевод контрактов, работа с делегациями - это, согласитесь, требует знаний!);
- выполняла функции помощника первого лица предприятия, вплоть до участия в организации и проведении торгов;
- организовывала и координировала работу других секретарей, то есть была старшим секретарем, руководителем отдела.
В общем, налицо богатейший опыт работы и престижное образование. Тем более обидно видеть, что соискательница себя недооценивает. Желаемая должность - секретарь. А ведь вполне реально претендовать на секретаря-переводчика, секретаря-референта, помощника первого лица. То же касается заработной платы - рыночная стоимость такого специалиста колеблется в диапазоне 1 300-1 700 $ и выше.
Некоторые огрехи в заполнении резюме также могут отсрочить встречу с работодателем. В «Опыте работы» Елена, видимо, указывала должность по трудовой книжке, и только в должностных обязанностях - реально занимаемую. Однако большинство руководителей и рекрутеров куда больше интересует фактическая сторона дела, тем более что перечисленные должностные обязанности говорят сами за себя.
Кроме того, нет необходимости перегружать резюме указанием сходных обязанностей на разных местах работы. Достаточно уделить внимание последней из занимаемых должностей.
Ну и, конечно, раздел «Профессиональные навыки» - самый важный в резюме. Здесь Елена совершила распространенную ошибку: вместо профессиональных навыков указала личные качества и пожелания к будущей работе. Между тем, именно в разделе «Профессиональные навыки» соискатель имеет возможность обратить внимание работодателя на те знания и умения, благодаря которым, собственно, он и претендует на искомую позицию. А лирику вроде «коммуникабельности» и «организованности» лучше вообще пропустить.
С перечислением личных качеств нужно быть осторожнее. Ну кто, действительно, напишет о себе «ленив, угрюм, причесываюсь раз в неделю»? Зато все соискатели «трудолюбивые, исполнительные, ответственные» - находка, а не работники! Большинство кадровиков, просматривающих в день десятки, а то и сотни резюме относятся к «совершенствам во всех отношениях» в лучшем случае с долей юмора.
К тому же никогда не знаешь, к кому на стол попадет резюме. Например, ваши профессиональные навыки устроят руководителя, но бездумно вписанная «инициативность» может все испортить, если начальник увидит в этом угрозу иерархическим устоям.
Так что не стоит перечислять все мыслимые и немыслимые достоинства. Если уж очень хочется, укажите два - три качества, которые представляются наиболее соответствующими данной профессии.
Правильный вариант резюме
| Елена | Дата рождения: 23 апреля 1969 Город: Москва |
| Пожелания к будущей работе | Должность: Секретарь-переводчик, секретарь-референт, помощник руководителя
Отрасль: Секретариат, делопроизводство, АХО Зарплата (минимум): от 1 500 USD |
| Опыт работы | Более 5 лет Сентябрь 1997 - наст. время Должностные обязанности:Июль 1996 - сентябрь 1997 ЗАО «Китти» , г. Москва Должность: секретарь-референт, помощник руководителя. Описание деятельности компании: дизайнерское бюро, представительство итальянской компании. Сентябрь 1994 - июль 1996 Сентябрь 1986 - сентябрь 1994 |
| Образование | Основное - высшее. Институт Английского Языка. Специальность: лингвистика и межкультурная коммуникация. 1999-2002 . Государственная Академия нефти и газа им. Н. М. Губкина. Специальность: прикладная математика. 1986-1993 . Повышение квалификации: |
| Профессиональные навыки | Организация работы приемной. Координация работы секретарей. Делопроизводство в полном объеме. Организация пребывания иностранных партнеров в России и пребывания руководителя за рубежом. Организация и проведение торгов на закупку товаров, работ, услуг. Организация и проведение корпоративных мероприятий. Английский язык (свободное владение: перевод документации, деловая переписка, общение с иностранными партнерами). Уверенный пользователь ПК (перечислить конкретные программы) . |
| Дополнительные сведения | Семейное положение: замужем. Дети: есть. Возможность командировок: есть. |
| Спонсор: |
Знание о профессии секретаря часто ограничивается информацией, полученной из кинофильмов и наблюдений за фрагментами работы секретарей в школе, институте, различных муниципальных учреждений.
А ведь очень ответственна и требует специфических знаний и умений. Всё зависит от области применения этих знаний. Рассмотрим примеры резюме секретаря, а точнее требования к нему.
Секретарь секретарю рознь
Допустим, вы закончили ВУЗ и хотите работать секретарём в крупной компании. В отделе кадров вам предложат заполнить резюме, в котором вам придётся рассказать о себе всё.
- Дать свои паспортные данные, включая прописку и семейное положение;
- Указать цель получения данной должности.
- Показать, чем вы лучше других соискателей на это место (Здесь скромничать не нужно. Неуверенность хуже всего. Лучше писать: умею, владею, применяю, знаю.)
- Всегда приветствуется знание иностранных языков.
- Владение компьютером даже не обсуждается. Уровень пользователя не подходит. Вы должны уверенно работать в разных программах: Word, Excel, Power Point и др.
- Высшее образование в компаниях такого уровня, как правило, обязательно.
- Опыт работы, наличие водительского удостоверения, отзывы приветствуются.
Кроме этого вам придётся дать себе характеристику. Указать насколько вы пунктуальны, грамотны, сдержанны и т.д.
Попробуем сделать образец-пример резюме секретаря
Павлова Галина Сергеевна Цель: получение должности Секретарь-референт/ помощник руководителя Контактный телефон: ххх-хх-хх-хх Дата рождения: 10.09.1978г. Образование: 1996-2001гг. Хабаровский педагогический государственный университет Специализация: педагог-психолог 2001-20003гг. Курсы усовершенствования английского языка при ХГУ. Опыт работы: 2006 - 2009 Коммерческий банк "Прогресс" Должность: секретарь-референт, помощник руководителя Обязанности: ведение деловой переписки и документооборота в соответствии с нормативными требованиями; работа с иностранными партнерами на английском языке; перевод документации английского языка на русский и наоборот; участие в переговорах в качестве ; составление рабочих планов руководителя; бронирование зарубежных отелей и заказ билетов посредством Интернета. Профессиональные навыки:
- делопроизводство в соответствии с требованиями законодательства;
- письменные переводы любых документов;
- протоколы совещаний;
- составляю план-график работы руководителя на неделю, месяц;
- организую прием гостей и переговоров, в том числе и VIP гостей;
Дополнительные сведения: английский - свободный ПК - знание программ MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML; оргтехника; Машинопись 230 зн/мин. Прописка: г. Киров, ул. Амурская, д.18, кв. 10. " Семейное положение: замужем, сын 4 года. Желаемая з/п: от 30000 руб. Это лишь пример резюме секретаря, но он близок к реальным требованиям.
В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.
Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word , системы электронных таблиц MS Excel и общее знакомство с операционной системой Windows ); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.
В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.
Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.
Профессиональные знания и навыки , необходимые современному секретарю-референту, можно условно подразделить на три группы:
1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь-референт должен знать:
Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,
Основные принципы организации документооборота,
Основы архивного дела,
Основные прикладные программы,
Русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).
Составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
Рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;
Находить, систематизировать и хранить информацию;
Пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.
2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:
Правила ведения деловой беседы;
Принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;
Современные средства связи;
Основы профессиональной этики.
На основе этих знаний секретарь должен уметь:
Вести деловые беседы и телефонные переговоры;
Организовать совещания, презентации, служебные поездки;
Пользоваться современными средствами связи;
Организовать прием посетителей и телефонное обслуживание;
Планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.
3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:
Принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;
Основы административного, трудового и хозяйственного права;
Правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.
На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.
Чтобы стать хорошим секретарем-референтом, одних знаний и умений недостаточно. Необходимо иметь ряд деловых и личных качеств, которые являются неотъемлемой частью профессии.
Основные деловые качества , необходимые секретарю:
Организаторские способности: умение организовать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовать совещания, презентации, бизнес-поездки, приемы делегаций и другие мероприятия;
Ответственность, надежность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию;
Пунктуальность и исполнительность: своевременное и точное исполнение поручений, умение никогда ни о чем не забывать и никогда никуда не опаздывать;
Инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу;
Преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения;
Умение хранить служебную тайну и конфиденциальную информацию;
Предвидение: умение предупредить поручения руководителя, освободить от необходимости детального планирования и скрупулезного объяснения мелких деталей поручения.
Личные качества, необходимые секретарю:
Коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;
Доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге - умение создать в офисе психологический комфорт;
Интеллигентность: культура речи, внешнего вида, рабочего места;
Тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника;
Трудолюбие, добросовестность;
Скромность, аккуратность;
Любознательность: стремление постоянно повышать уровень своих знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.
Итак, можно констатировать, что на рубеже ХХ – ХХI вв. в России сформировалась новая разновидность секретарской профессии - секретарь-референт, сочетающая не только обязанности помощника руководителя и его референта, но и многие другие управленческие функции. В различных организациях обязанности секретаря-референта существенно различаются, но прослеживается общая тенденция: сфера их деятельности постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организацией неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.
Секретарь-референт - это специалист высокого класса, занимающийся творческой работой с людьми, документами, информацией.