Äriprotsesside automatiseerimise teoreetilised alused. Äriprotsesside automatiseerimise näited

Äriprotsesside automatiseerimine- tegevused, mis on suunatud ettevõttes olemasolevate äriprotsesside tõhustamisele ja reguleerimisele, kasutades selleks spetsialiseeritud meetodeid tarkvara. Selline määratlus põhineb mõiste äriprotsess kirjeldusel:

"Äriprotsess on tegevuste kogum, mis on õigel ajal tellitud soovitud tulemuse saavutamiseks."

Protsesside automatiseerimiseks on loodud palju programme. Tehakse ettepanek automatiseerida nii üksikud äriprotsessid, näiteks CRM, kui ka kõik ettevõtte äriprotsessid kompleksselt. Võimalik on kasutada nii programme-teenuseid, ilma ostu ja paigalduseta, kui ka töölaua tarkvaratooteid. Nende hulgas on suhteliselt soodsad 1C konfiguratsioonid ning võimsaimad ja kallimad lahendused, näiteks SAP.

Kuid enne kui otsustate, milline süsteem teile kõige paremini sobib, peaksite analüüsima automatiseerimiseks pakutud protsesse.
Alustuseks on vaja jagada ettevõtte protsessid äriprotsessideks:

• Kontrollsüsteem;
• hallatav süsteem.

Suurendamiseks täitevsüsteemi tõhusus , ei kasutata ainult äriprotsesside automatiseerimist, neid on piisavalt palju tööriistu ja tehnoloogiaid täiustada hallatava süsteemi protsesse. Mis tõestavad oma tõhusust, olles vastu võetud ettevõtted – maailma liidrid .

Kuid see keskendub äriprotsesside täiustamisele kontrollsüsteem annab maksimaalse panuse ettevõtte efektiivsuse parandamisse.

"Tõhusad äriprotsessid on teie jaoks võimsad konkurentsieelis!»

Parandusmeetodite juurde juhtimissüsteemi protsessid võib omistada:

• Sotsiaalne - psühholoogiline tugi;
• Personali motivatsioon;
• Äriprotsesside automatiseerimine.

Lisateave protsesside automatiseerimise kohta 1C või SAP-is

Eraldi tahaksin rääkida protsesside automatiseerimisest. Kõik raamatud teemal äriprotsesside juhtimine , mida lugema juhtusin, ühest suust hüüdma:

"Tutvustame tüüpilised süsteemid 1C või SAP äriprotsesside automatiseerimine, jätate oma ettevõtte individuaalsusest ilma" ja isegi: "Tüüpiline protsesside automatiseerimine viib teie ettevõtte vältimatu kokkuvarisemiseni".

Ma palun nende järeldustega erineda!
Kust sellised järeldused tulevad?
Vaatame, mis on sõnade taga: "äriprotsesside automatiseerimissüsteem" .
Ja nii on igasugune infosüsteem, sealhulgas äriprotsesside automatiseerimise süsteem, laiendatud kujul:

• Andmebaas - seal salvestatakse teavet omavahel seotud tabelite kujul, teatud jaotistes ja teatud detailsusega;
• Kasutajaliides - programmi nähtav osa, millega manipuleerides sisestab kasutaja andmeid või genereerib aruandeid;
• Programmilised andmebaasiga töötamise meetodid on omamoodi sild, mis ühendab liidest ja andmebaasi.

Ma arvan, et vähesed inimesed arvavad, et teabe sisestamise ja väljastamise andmebaas ja programmikood võivad viia teie ettevõtte kokkuvarisemiseni, siis on asja mõte kasutajaliides . Kaevame sügavamale.

Automatiseeritavad protsessid

Millised on peamised protsessid, mida tuleb kõigepealt automatiseerida? Loomulikult on need kõige rutiinsemad äriprotsessid:

• Nii sissetulevate kui ka väljaminevate maksete registreerimise protsess;
• Esmase dokumentatsiooni väljaandmise protsess;
• Kulude kajastamise protsess.

Nimelt kujuneb nende äriprotsesside poolt registreeritud infost lõviosa aruandlusest otsustamiseks. Ja see annab automatiseerimise põhiväärtuse.

Kas igas ettevõttes on palju unikaalsust kirjeldatud protsessid?

Kui teie ettevõtte konkurentsieelis seisneb nende protsesside ainulaadsuses, teeb selle teabe jagamine kindlasti "juhtimisteaduse" silmapaistvaks.

Kindlasti võid tuua näite, turul on levinud ka keerulisemad äriprotsesside automatiseerimise programmid, näiteks CRM automatiseerimine.

Kuid jällegi tahan sõna võtta äriprotsesside automatiseerimissüsteemide toetuseks. Kas teie turundajad (turundajad) või müügiinimesed on välja mõelnud midagi palju paremat kui müügilehter või XYZ-analüüs?

Kui ei, siis kõik sellised tööriistad on turul pakutavas tarkvaras ühel või teisel määral esindatud.

Automatiseerimissüsteemide puudused

Sellegipoolest on äriprotsesside automatiseerimissüsteemidel ka puudusi ja see tuleneb sellest, et need on välja töötatud universaalse tööriistana, mis sobib kasutamiseks igas äris.

Need sisaldavad:

• Teie jaoks väga oluliste detailide puudumine. Jah, ma tunnistan, et sellised rekvisiidid on võimalikud.
• Pole piisavalt hea liides.
• Kasutamise nüansid, erinevatel seadmetel.
• esitus.

Kuid enamikku neist probleemidest saab lahendada hoolika lahenduste valikuga ja loomulikult on igal süsteemil see võimalus kohandamine kliendi jaoks on see vaid hinna küsimus.

Pakutavad tooted on parimad tavad äriprotsesside automatiseerimiseks koodis – kasutage neid.

Lisaks saate tavalisi äriprotsesside automatiseerimissüsteeme kasutades hinnata automatiseerimise tõhusat või ebatõhusat mõju teie ettevõttele. Ja tehke seda suhteliselt madalate kuludega.

Räägime nüüd "äri ebaõnnestumise" tegelikest põhjustest

Kõik need põhjused peituvad soovis teha ettevõttes intensiivseid muudatusi, suurendada selle efektiivsust, kuid volikirja abil ilma nende endi sekkumiseta ja loomulikult ilma isikliku vastutuseta.

Või võib-olla lihtsalt ettekäändena mitte muutuste soovi, vaid automatiseerimisprojekti: "Proovisime, aga see ei õnnestunud."

Mõned põhjused, miks projekti automatiseerimine ebaõnnestub:

1. Negatiivne suhtumine 1c või SAP juurutajate arvamusesse: "Kes nad on, kas nad soovitavad meil äriprotsesse muuta…". Ja see mängib isegi elluviijatele pihku, teha seda, mis juba tehtud, ja isegi klient igaveseks enda külge siduda, sest. Mittestandardsest koodist ei saa keegi aru, välja arvatud konkreetne arendaja.
2. Soovimatus süveneda tarkvaratoote pakutavatesse protseduuridesse. Põhimõtteliselt on siin oma loogika. Võime öelda, et tippjuhtide asi pole tarkvaratootega tegeleda. Aga viga on selles, et äriprotsesside automatiseerimise juurutamiseks pole tavaliselt projektijuhti (ametlikult määratud, see on sama). Ja kohalikud juhid reageerivad automatiseerimisele reeglina järgmiselt: "Olgu, olgu, tehke nii, nagu on, ja ärge tülitage." See on tee eikuski!
3. Saadavus" pühad lehmad» sellised töötajad, kes suudavad vastu panna igasugusele uuendusele, isegi kõige tipust madalamale. Lõppkokkuvõttes asub tippjuhtkond "lehmade" poolele ja ühendab äriprotsesside automatiseerimise projekti.
4. Ei taha lihtsalt koristada ja tuvastage, kes mille eest vastutab, murdes välja kõik vabandused, näiteks: "Meil pole aega kirjutamiseks."

Kokkuvõte

Üldjoontes on äriprotsesside automatiseerimine muidugi keeruline ja vastutusrikas protsess, millesse tuleks kaasata nii kliendiettevõtte kui ka rakendajafirma parimad jõud. Ja äriprotsesside automatiseerimissüsteemi valikule tuleb läheneda hoolikalt ja hoolikalt.

Kuid väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks peaks protsesside automatiseerimine põhinema standardlahendustel ja suured ettevõtted võivad lubada endale kohandatud arendusi, et maksimeerida rakendamisest saadavat kasu.

Müügigeneraator

Lugemisaeg: 15 minutit

Saadame materjali teile:

Näited edukast ettevõtte automatiseerimisest on üsna haruldased. Arvestades, et meetmed selle rajamiseks on väga aeganõudvad ja kallid, tasub esmalt selgeks teha, milleks äriprotsesside automatiseerimine on mõeldud, kuidas see aitab pakiliste probleemide lahendamisel.

Sellest artiklist saate teada:

1. Mis see täpselt on
2. Populaarsed automaatikasüsteemid
3. Kust peaks automatiseerimine ettevõttes algama?
4. Mida otsida fondide valimisel
5. 4 näpunäidet raha säästmiseks
6. Äriprotsesside automatiseerimise lõksud
7. Mida automatiseerimise juhtimisel kontrollida

Mida tähendab äriprotsesside automatiseerimine?

Ettevõtte automatiseerimise all mõistetakse tavaliselt tavaliste korduvate toimingute ja ülesannete ülekandmist tarkvarapaketi või infosüsteemi kontrolli all. Selle tulemusena saab ettevõtte juhtkond võimaluse vabastada inim- ja finantsressursid, tõsta tootlikkust ja hallata tõhusamalt arengustrateegiat.

Tüüpilist näidet organisatsiooni juhtimisest, kui ei järgita selget tegevuste jada, võib kujutada järgmise diagrammina:

Selle juhtimismeetodiga kaasnevad tõsised puudused:

• juhid ja otsejuhid kogevad pidevalt suurt koormust, kuna tööprotsess toimub eranditult nende otsesel osalusel;
• ülesannete täitmise protsessi kaasatakse lisaks põhitäitjatele seotud osakondade töötajad;
• keegi ei tea, mis etapis on probleemi lahendus;
• vastutusvaldkonnad ei ole jagatud, paljud funktsioonid on dubleeritud;
• otsuste tegemise ajastus ei allu rangele kontrollile;
• protsessis osalevad töötajad ei ole lõppeesmärgini motiveeritud.

Sellise lähenemise tulemusena on kõik hõivatud ning püstitatud ülesannete lahendamine jätab soovida.

Protsessi lähenemisviis erineb põhimõtteliselt sellest asjade seisust, kuna see põhineb toimingute optimaalsel järjekorral ja rakendamise kontrollil igas etapis.

Protsessikäsitluse eesmärk on ettevõtte tegevuse vastavus teatud regulatsioonidele ja sisemiste äriprotsesside omavaheline seotus.

Protsessi lähenemisviisil on järgmised eelised:

• äriprotsesside korrastatus;
• probleemide lahendamine lühimal viisil;
• töötajate isiklik vastutus oma töövaldkonna eest;
• kontroll ülesannete täitmise üle;
• töötajate motiveerimine optimaalsete tulemuste saavutamiseks;
• planeerimine ülesannete täitmise tähtaegadeks;
• sisemise hierarhia lihtsustamine organisatsiooniline struktuur ettevõtetele.

Mis täpselt on äriprotsesside automatiseerimine?

Automatiseerimissüsteemid võimaldavad simuleerida mis tahes keerukusega äriprotsesse võrgus. Kasutajate jaoks on saadaval juurdepääsetav tegumihaldur, mis ühendab mugavuse ja mitmekülgsuse.

Selle abil saavad töötajad määrata konkreetsete ülesannete lahendamise eest vastutajad, saada statistikat üksikutele protsessidele kulutatud aja kohta ning teha plaane tegevuste optimeerimiseks. Tähtaegade meeldetuletus aitab vältida üksikute ülesannete täitmise tähtaegade rikkumist.

Kliendiinfo haldamine

Iga äriprotsesside automatiseerimissüsteemi keskmes on andmebaas, mis ühendab endas kogu info ettevõtte klientide kohta. Kui seda teavet õigesti kasutada, saab organisatsiooni töö olla võimalikult tõhus.

Süsteem korrastab andmed ja võimaldab neid rühmitada sõltuvalt konkreetsetest ülesannetest. Kliendibaas sisaldab kogu teavet, mis on vajalik optimaalseks suhtlemiseks tarbijatega.

Kõik andmed on koondatud mugavatesse plokkidesse, süsteem annab mugava võimaluse saata kirja, helistada, ajalugu meelde tuletada ühistegevus ja isegi näidata sotsiaalmeedia profiile.

Müügiprotsessi automatiseerimine

Äriprotsesside automatiseerimise süsteemi põhiülesannete hulka kuulub juhtide abistamine müügi efektiivsel juhtimisel. Tänu süsteemile saab korraga töötada mitme tehinguga. Iga sammuga on kaasas vihjed, mis aitavad kasutajatel järgmist sammu võimalikult tõhusalt planeerida.

Kui tal on silme ees ajalugu koostööst konkreetse kliendiga, pakub juht talle hõlpsalt täpselt seda toodet, mis rahuldab tema vajadused maksimaalse tõenäosusega.

Müügilehter ja muud analüüsimeetodid muudavad selle kindlaksmääramise lihtsaks nõrgad kohad müügiprotsessi, pöörates tähelepanu sellele, millised töötajad saavad parima tulemuse. Süsteemi mugavad visuaalsed tööriistad võimaldavad veenduda, et kliendiprofiil sisaldab kogu vajalikku infot, samuti on tehinguandmed võimalikult täpselt kajastatud.

Juhtide juhtimine

Juhtide haldamine on äriprotsesside automatiseerimissüsteemi sama oluline funktsioon. Kasutajad saavad aimu klientide vajadustest nii ettevõtte andmebaasis kui ka potentsiaalsetes.

Iga uus müügivihje registreeritakse automaatselt süsteemis, misjärel soovitab ta ise juhile sammud, mis konkreetses olukorras kõige tõhusamad on.

Klienditeeninduse juhtimine

Pikaajalised suhted klientidega on võimatud ilma hästi toimiva teeninduseta. Äriprotsesside automatiseerimise süsteem võimaldab seadistada kvaliteetse mitme kanaliga teenuse. Kliendi- ja teenindustaotlusi hallatakse võrdlusprotsessi alusel.

Info klientide, sissetulevate ja väljaminevate kõnede kohta on koondatud ühte aknasse. Süsteem suudab pakkuda vajalikku lepinguvormi, määrata oskuste grupi, arvutada avalduse täitmise ajaraami ja teha kliendile tagasikõne.

Töövoo automatiseerimine

Automatiseerimissüsteem võimaldab teha korda ettevõtte dokumendivoo, et veelgi tõhustada lepingute, arvete, protokollide ja sissetuleva kirjavahetuse haldamist. Programm pakub kasutamiseks valmis mallid erinevate dokumentide vormistamiseks.

Trükitud versioonidele kiireks juurdepääsuks on võimalik lisada skaneeritud koopiaid. Elektrooniline salvestusruum sisaldab kogu ettevõtte dokumentatsiooni mahtu. Mugav otsing võimaldab teil leida soovitud dokument sekundi murdosa jooksul. Võimalus antud rühmatööd, samuti arvete vastavusse viimise eesmärgil tehtud vaatlusi.

Tooteportfelli haldamine

Lisaks tavapärastele äriprotsesside automatiseerimissüsteemi võimalustele on lisatud tööriistad nomenklatuuri struktureerimiseks ja tootekataloogi haldamiseks. Otsinguprotseduuri hõlbustamiseks saate seadistada mugava filtri. Hindade ja allahindluste arvestus muutub oluliselt lihtsamaks, samuti muutub tellitavate toodete valik lihtsamaks.

Populaarsed äriprotsesside automatiseerimissüsteemid

Esitage oma taotlus

Igal ettevõttel on oma äriprotsessid. Neid saab rühmitada mitmes suunas ja seejärel automatiseerida nii üldiselt kui ka ühe protsessi raames:

Integreeritud äriprotsesside automatiseerimine

Äriprotsesside automatiseerimine, mis on toodetud "saarepäraselt", ilma üksikute süsteemide vahelise seoseta, toob harva käegakatsutavat kasu. Üksikute tegevusvaldkondade optimeerimisel ei ole eesmärgiks ettevõtte kui terviku efektiivsuse tõstmine.

Ühtne äriprotsesside automatiseerimissüsteem, vastupidi, on tööriistade komplekt, mis võimaldab hallata kogu ettevõtte finants- ja majandustegevust, pidada tegevus-, raamatupidamis- ja juhtimisdokumente.

ERP – kontseptsioon ühtne süsteem ettevõtte juhtimiseks – hakati kasutama 80ndate lõpus, muutudes aastatega aina populaarsemaks tänu vastava tarkvara tekkimisele.

ERP-süsteem põhineb ühtse inforuumi põhimõttel, mille abil saab jälgida ja analüüsida andmeid organisatsiooni erinevates osakondades toimuvate äriprotsesside kohta.

ERP-süsteemide ehitamisel kasutatakse modulaarset põhimõtet, nende struktuur koosneb sõltumatutest plokkidest, mis vastutavad eraldi protsessi eest. See võimaldab täiustada ja laiendada süsteemi võimalusi koos uute tehnoloogiliste või seadusandlike aspektide esilekerkimisega, aga ka klientide muutuvate vajadustega.

Tüüpiline ERP-süsteem koosneb järgmistest moodulirühmadest:

• logistika;
• tööstuslik;
• turundus;
• pakkumine;
• turundus jne.

ERP süsteemid sisse Vene äri hakkasid suurimad ettevõtted kasutama 20. sajandi lõpus, tänapäeval ei saa nendeta hakkama ükski ettevõte, olenemata selle suurusest.

Pärast ERP süsteemi juurutamist ei vaja ettevõte enam arvukalt programme, millel on kitsas fookus - töö laoga, finants, logistika, kontor. Sellest tulenevalt vähenevad oluliselt IT-toe kulud.

2017. aastal olid globaalse ERP-süsteemide turu esikolmikus SAP (20%), Oracle (13,9%) ja Microsoft (9,4%). Nende taga on kahanevas järjekorras järgmised ettevõtted: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle on tunnistatud meistriks juurutamise kiiruse osas ja SAP investeeringute tasuvusaja osas.

Kõige populaarsem Venemaa ERP-süsteem 2017. aastal oli 1C: Enterprise. Veidi vähem populaarsed on Galaxy ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Kuidas alustada äriprotsesside automatiseerimist ettevõttes

Äriprotsesside automatiseerimise loomise käigus läbib ettevõte järgmised etapid:

1. Äriprotsesside analüüs, nende kohandamine või läbivaatamine.
2. Tehke kindlaks kohesed vajadused automatiseerimise järele.
3. Tarkvara valik või individuaalse tarkvara arendamine.
4. Süsteemi juurutamine ettevõttes ja personali koolitamine selle kasutamiseks.

Selles loendis on olulised absoluutselt kõik etapid.

Esiteks määratleme, millest me räägime. Äriprotsess on tegevuste kogum, mis järgib ühtset eesmärki, toimub etteantud järjestuses ja kulgeb kehtestatud nõuete piires.

Sellise tegevuse tulemusena muudetakse ressursid tarbijale väärtuslikuks lõpptooteks. Vaadates äriprotsessi väljastpoolt infotehnoloogiad, näeb see välja nagu tööde jada, mis on seotud tootmistegevus ettevõtted, mille eesmärk on luua lisandväärtust.

Äriprotsessi struktuur hõlmab mitme tegevuse struktuuri, mis on suunatud infosüsteemi eesmärkide elluviimisele, nagu ettevõtte juhtimine, toote kvaliteedi analüüs, ressursitoetus selle vabastamiseks.

Ei ole haruldane näha, kuidas juhtkond loodab äriprotsesse automatiseerides luua suhtlust ettevõtte osakondade vahel. Jah, infosüsteemid on juhtimise lahutamatu osa, kuid need ei saa kirjaoskamatut organisatsiooni põhimõtteliselt muuta.

Paljud ettevõtted töötavad tohutute andmetega, mille analüüsiks ja kasutamiseks kaasaegsed süsteemid on lihtsalt vajalikud ja automatiseerimine aitab ettevõttel jõuda uuele arengutasemele.

Kui rääkida sellest, et infot ei koguta või selle usaldusväärsuses on suur kahtlus, ettevõtte allüksused omavahel ei suhtle, tuleb esmalt luua juhtimissüsteem.

Seetõttu ongi juhtkonna esimene ülesanne hindamine Praegune seis ja teha kindlaks, kas automatiseerimine aitab probleeme lahendada.

Äriprotsesside automatiseerimise abil on tänapäeval võimalik pakkuda lahendust järgmistele ülesannetele:

• Tõsta infotöötluse kiirust ettevõtte sees(näiteks avalduse kohene laekumine müügiosakonnast lattu).
• Saavutage äritegevuse läbipaistvus(näiteks uuri vastaspoolte võlasummat).
• Kontrolli teabe hulka(näiteks klientidel on võimalus saidi kaudu avaldusi jätta).
• Suurendage osakondade vahelist suhtlust(näiteks kliendi poolt broneeritud kaupa teisele ei müüda).
• Suurendage ettevõtte valmistatavuse näitajaid(näiteks hindade ja maksude arvestus toimub automaatselt) jne.

Küll aga selliste probleemide lahendamiseks nagu uute klientide meelitamine, maksuaruannete õigeaegne esitamine ja strateegiline planeerimine, äriprotsesside automatiseerimisest üksi ilmselgelt ei piisa.

Reeglina on selle rakendamine vajalik järgmistel juhtudel:

• ettevõtte ümberorienteerimine uute probleemide lahendamiseks(muude toodete valmistamine, uutele turgudele sisenemine, tootmise varustamine kaasaegsete tehnoloogiliste liinidega);
• reformide elluviimine või juhtimispõhimõtete muutmine;
• eelmise automatiseerimissüsteemi suutmatus täita ettevõtte vajadusi;
• ettevõtte müügiks ettevalmistamine(automaatika tulemusena selle turuväärtus tõuseb).

Järgmine kõige olulisem samm on otsustada, milline konkreetne ettevõtte tegevusvaldkond vajab äriprotsesside automatiseerimist. Lihtsaim viis seda teha on väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel. Neil on vaja vaid kindlaks teha, milline töötaja on seotud andmete salvestamise ja töötlemise, aruandluse ja muu sellisega.

Esimesena tulevad meelde raamatupidamis- ja müügiosakonnad, laod jne. On äriprotsesse, mida tuleb kõhklemata automatiseerida – personali-, raamatupidamine, laoarvestus.

Teine võimalus kindlaks teha, milline ettevõtte tegevusvaldkond vajab prioriteetset äriprotsesside automatiseerimist, on ettevõtte nõrkade külgede tuvastamine. Rahulolematuse tegurid võivad olla erinevad - protsessi ajastus, selle maksumus ja kvaliteet.

Näiteks saab arengukava koostada ilma tarkvara kasutamata. Loomulikult ei ole arvutused piisavalt täpsed ja nende teostamine võtab vähemalt nädala. Suurt hulka vigu ei saa vältida ja tööjõukulud on liiga suured.

Väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tasub ennekõike automatiseerida klientidega suhtlemist ja kõiki selle komponente:

• tellimuste vastuvõtmine;
• tagasisidet;
• kaebused, soovid, ettepanekud.

Töö klientidega peaks olema üles ehitatud üksikasjaliku algoritmi alusel, alustades sellest sissetulev kõne või kirjad e-posti teel ja lõpetades tellimuse täitmise ja garantiitoega.

Äriprotsesside automatiseerimise eesmärk peaks olema info liikumine kättesaamisest juurutamiseni ilma vähimagi viivituseta ja kliendipoolse lisapingutuseta. Ei tohi unustada, et ettevõtte heaolu allikaks on kliendid, just neilt tuleb raha, mida saab kasutada hilisemaks optimeerimiseks.

Mis puudutab suured ettevõtted, siis peaksid nad eelkõige tootmis- ja laotoiminguid automatiseerima, mis võimaldab töödelda maksimaalset arvu tellimusi.

Mõned Venemaa ettevõtted reguleerivad tavapäraselt oma äriprotsesse vastavalt töökirjeldus Seetõttu on töö neis kindlaks määratud kindlaksmääratud näitajate saavutamise alusel.

See tähendab, et müügiga saab tegeleda korraga mitu divisjonit, mille tulemusena tekib huvide konflikt, mis mõjutab negatiivselt üldist müügiseisu ja lõppkasumit.

Automatiseerides suhteid klientidega, saate hakata üle minema teiste äriprotsesside - laonduse, hankimise, tootmise jne - infobaasi.

Järgmine samm peaks olema automatiseerimise juurutamine palgaarvestuses, moodustamine statistilised vormid, väärismetallide arvestus.

Aga see on teoorias. Praktika näitab, et alguses toimub raha- ja materjalivoogude automatiseerimine, see tähendab raamatupidamine, laoarvestus, kassad. Seejärel jätkake turustamise, ostmise, tootmise ja kvaliteedikontrolliga.

Viimane etapp on personalitegevuse automatiseerimine. Projekti elluviimise kogukestus võib kesta poolteist kuni kolm aastat.

Mida otsida äriprotsesside automatiseerimise tööriistade valimisel

Äriprotsesside automatiseerimise tarkvara ostmisele mõeldes on kaks võimalust:

• luua standardtootel põhinev süsteem;
• arendada ja juurutada tarkvara, mis on kohandatud ettevõtte individuaalsetele vajadustele.

Standardtoode on kulutõhusam ja hõlpsamini rakendatav. Selle puuduseks võib pidada arendaja pakutavaid piiratud võimalusi ettevõtte vajadustega kohanemiseks. See kehtib ka pilveteenuste kohta.

Optimaalse tarkvara valimiseks peate vastama mitmele küsimusele:

1. Milliseid äriprotsesse automatiseeritakse?
2. Kas valitud programmi funktsionaalsus vastab ülesannetele, mida ta peab lahendama?
3. Kas seda saab kohandada vastavalt teie protsessile?
4. Kas sellise vajaduse korral on võimalik süsteemis kiiresti muudatusi teha ilma selle kasutamist katkestamata?
5. Kas süsteem on kasutajasõbralik?
6. Kas süsteemi on võimalik integreerida juba installitud teenuste või automatiseerimisprogrammidega?
7. Kes ja millistel tingimustel pakub tehnilist tuge?
8. Kui palju maksab süsteemi juurutamine ja omamine?

On ebatõenäoline, et ilma professionaalide abita saab hakkama, seega peaksite küsima nõu müüjaettevõtetelt, kes arendavad spetsiaalset tarkvara. Kasulik oleks analüüsida partnerite ja konkurentide kogemusi.

Kogu saadud teabe põhjal, võttes arvesse oma tööstuse eripära, saate hakata valima konkreetset toodet. Otsustamine, kas äriprotsesside automatiseerimine on keeruline või sellest saab loobuda ERP süsteem oleneb ettevõtte olemusest.

Kui palju maksab ettevõtte äriprotsesside automatiseerimine

Ühemõttelist vastust on üsna raske anda, kuna konkreetse ettevõtte äriprotsesside automatiseerimise maksumus sõltub otseselt mitmest tingimusest, mida tuleb arvesse võtta:

• milliste ülesannete lahendamiseks peaks tarkvara olema loodud;
• süsteem peab olema tüüpiline või kohandatud;
• milliseid ressursse on vaja selle rakendamiseks;
• mitu töökohta tuleks süsteemiga ühendada.

Näiteks Venemaal populaarseima programmi 1C: Enterprise ostmine maksab 40 tuhandest rublast 20 töökoha kohta 400 tuhande rublani 100 eest.

Automatiseerimise maksumust mõjutavad ka mitmed tegurid:

• süsteemi enda hind, sealhulgas "kast" või rendimaksed, kui kasutatakse "pilve" versiooni;
• automatiseerimissüsteemi seadistamise ja töötajate sellega töötamise koolitamise teenuste maksumus;
• tehnilise toe eest tasumine.

Sellesse kuluartiklisse on vaja lisada kaudsed kulud, näiteks tööaeg võtmekasutajad ja juhtkond kulutasid projektis osalemisele.

Nõukogu number 1. Hoidke oma äriprotsesside kirjeldus ajakohasena.

Koostada eeskirjad NSI analüütika hooldamiseks ja kodeerimiseks (viitteave). Kontrollige regulaarselt juhtkonna ja personali teadmisi ettevõtte äriprotsesside ja kvaliteedikontrollisüsteemide kohta. See tagab IT-projektide eelarve kokkuhoiu kuni 30-40%.

Ettevõtte töötajatel peab olema selge vaade selle kohta, mis täpselt automatiseerimisele kuulub ja miks see vajalik on. Protsesside olemuse mõistmisel ei ole IT-direktori jaoks keeruline programmi välja töötada või “kastiga” versiooni kohandada.

Saate projekti ellu viia nii iseseisvalt kui ka spetsialiseerunud ettevõtete teenuseid kasutades.

On näiteid keeruliste äriprotsesside automatiseerimisest suurte ettevõtete poolt, mille käive ulatub miljarditesse dollaritesse, vaid kahe kuuga. Sellist tulemust võib pidada ebarealistlikuks, kuid tuleb arvestada, et see oli üle kahe aasta kestnud NSI ja aruandlusvormide eeltöö viimane etapp.

Nõukogu number 2. Rakenda tasuta programmid korduvate arvutitoimingute automatiseerimiseks.

Kohustuste jaotus aitab rutiinist vabaneda.

Nõukogu number 3. Kasutage IT-ettevõtete pakutavaid automatiseerimisteenuseid kes on teie valdkonnas juba projekte lõpetanud.

Nad mõistavad teie ettevõtte spetsiifikat, mis vähendab oluliselt kulusid.

Nõukogu number 4. Tegelege IT-ettevõtetega, kes müüvad ja paigaldavad erinevaid automaatikasüsteeme ehk multimüüjaid.

Selliste ettevõtete töötajate kvalifikatsioon võimaldab neil vaadata süsteemide juurutamise probleeme laiemalt, võrrelda erinevaid tarkvaratooted tõsta esile nende plusse ja miinuseid. Seega on suur tõenäosus, et teie ettevõtte jaoks valitakse optimaalne lahendus.

Äriprotsesside automatiseerimise lõksud

Ärge püüdke täiuslikkuse poole

Automatiseerimissüsteemide juurutamise ettevalmistamise esimene etapp on uuringud, millega kaasnevad mahukad aruanded ettevõtte äriprotsesside kohta. Samal ajal seisavad paljud silmitsi sellise iseloomuliku probleemiga nagu tulevase rakendamise üksikasjades kokkuleppimise menetluse viibimine ja dokumentatsiooni korduv üleandmine tellijalt töövõtjale.

Sel juhul tuleks vältida liigset põhjalikkust ja soovi viia projekt ideaalini, kuna kõik see venitab aega ja suurendab kulusid, andmata käegakatsutavat positiivset tulemust.

Selle väga levinud vea ärahoidmiseks aitab kaasa dokumentatsiooni koostamise tingimuste märge lepingus, vajalike kooskõlastuste arv ja nendest range järgimine.

Otsustage valiku üle

Süsteemi disaini väljatöötamisel on sagedaseks probleemiks valikuvõimaluse valik, mis realiseerib tühimiku äriprotsesside kirjelduse ja installitud süsteemi standardvaate vahel.

Mis tahes ülesande lahendamisel saab rakendada erinevat automatiseerimisastet. Seega realiseeritakse reservist väljatõmbetsooni täiendamise vajadus mitmel viisil:

• vajaduse korral valikutsooni täiendamise ülesande käsitsi vormistamine kasutaja poolt;
• ülesande automaatne moodustamine, kui teatud parameeter saavutab teatud kriitilise taseme;
• automaatne ülesannete genereerimine, võttes arvesse kõiki võimalikke tellimusi;
• automaatne tööülesannete genereerimine, mis põhineb kõigi potentsiaalsete tellimuste, tarnete jms arvessevõtmisel ning arvestades ka täitmise keerukuse suurenemist.

Suurim probleem on sel juhul optimaalse lahenduse valik. Maksimaalse kiiruse saavutamiseks tuleks kindlaks määrata projekti eesmärgid ja selle elluviimise ajastus. Arvestada tuleb kõigi huvitatud isikute seisukohtadega.

Üks ülesanne võib IT-spetsialistide ja laotöötajate jaoks erineda. See tuleks lahendada nii, et süsteem ei tekitaks selle põhikasutajatele raskusi.

Hirm uuenduste ees

Automatiseerimissüsteemide juurutamise etapp põhjustab sageli töötajate vallandamise, kes keelduvad õppimast uutmoodi töötama. Juhud, kus pooled laotöötajad eelistasid kaupade arvestuse uute tehnoloogiate omandamise asemel töökohta vahetada, on üsna tavalised.

Juhtkond võib võtta mõningaid ennetavaid meetmeid, nimelt viia läbi koolitusi, pöörates erilist tähelepanu selle kättesaadavusele enamikule töötajatest, et selgitada kasu, mida ettevõte ja töötajad ise saavad automatiseerimissüsteemi kasutuselevõtust.

Kui aga personali vastupanu on liiga suur, tasub panustada uute töötajate värbamisele, kes on valmis uusi töövorme valdama. Selline kohanemisprobleemi lahendus on üsna levinud. Värskelt palgatud töötajad ei ole seotud raamistikuga "nagu see oli varem", seetõttu lepivad nad kergesti uute tingimustega.

Automatiseerimissüsteemide omadused, mis minimeerivad tohutute infohulkade meeldejätmise vajaduse, võimaldavad inimesel mõne päevaga töökohaga harjuda.

Mida juhtida äriprotsesside automatiseerimise juhtimisel

Äriprotsesside automatiseerimissüsteemide kasutuselevõtt eeldab pidevat põhiliste töövaldkondade jälgimist nii tellija kui ka teostajate poolt. Olulisemad punktid hõlmavad projekti maksumust, üksikute etappide ajastust, personali tegevust, vahetööde kvaliteeti.

Kõrvalekalde vältimine kavandatud näitajad Lepinguga ette nähtud, moodustab tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks võetavate meetmete õigeaegne vastuvõtmine suurema osa mõlema poole juhtkonna ülesannetest.

Tähtajad

Projekti elluviimise aja pikenemist, mis toob kaasa lisakulusid, võib nimetada klassikaliseks probleemiks mis tahes uute tehnoloogiate kasutuselevõtul. Reeglina tekib see kõrvaltegurite tagajärjel. Spetsiaalsed juhtimismehhanismid aitavad viivituste tõenäosust minimeerida.

Peamine on projekti ajakava. See reguleerib kõiki töid, mida tuleb omavahel seotult teha. Rakendamise vahe-eesmärkide edenemise jälgimiseks on vaja ajakava projekteerimise etapid ja igale neist seatud tähtaegade jälgimine.

Selles dokumendis on vaja ette näha ajareserv ettenägematute asjaolude korral, samuti kontrollkoosolekute kuupäevad. Projekti edukas elluviimine sõltub sellest, kui hästi meeskonnad omavahel suhtlevad.

Graafiku koostamise maksimaalne täpsus ja detailsus suurendab selle järgimise tõenäosust tööde teostamisel.

Väärtuse tõus

Projekti maksumus reeglina tõuseb seoses ülesannete ringi muutumisega võrreldes varem kehtestatud ülesannetega ja tähtaegade pikenemisega. Kulude tõus ise võib olla tegur, mis kutsub esile uusi probleeme.

Rakendatud süsteemi funktsionaalsuse suurendamise küsimuse kaalumisel tuleb olla eriti ettevaatlik. Jah, sageli ilmneb uute funktsioonide lisamise vajadus alles installimise käigus, seda oli äärmiselt raske ette näha.

Kuid enamasti nõuavad projektis osalejad funktsionaalsuse laiendamist, püüdes oma loomingulisi ideid realiseerida. See täiuslikkuse poole püüdlemine võib põhjustada viivitusi, mistõttu on süsteemi täiustamise algatused kõige parem lisada järgmisse tööplaani.

Esimene plaan peaks olema äriprotsesside automatiseerimise projekti õigeaegne elluviimine ja selles etapis seatud eesmärkide saavutamine. See on õigustatud nii organisatsioonilisest kui majanduslikust aspektist. Soov süsteemi lõputu täiustamise järele võib viia selle asjakohasuse kaotuseni.

Personaliküsimus

See on üks olulisemaid tegureid, mis projekti edukust mõjutab. Olulist rolli mängib IT-valdkonna personal, nagu ka teistes tööstusharudes, kus tegevuse tulemus ei sõltu suuremal määral seadmetest, vaid inimesest.

Seetõttu on projekti elluviimisel probleemide puudumine ja riskide minimeerimine tagatud, kui teostajad on kõrgelt professionaalsed, vastutustundlikud ja püüdlevad parimate tulemuste poole.

Tihti kaasneb uute projektide juurutamisega töötajate negatiivne suhtumine, ilmne vastuseis, mõjusfääride jagunemine.

Teine levinud personaliga seotud probleem on kliendi vajaliku kvalifikatsiooniga töötajate puudumine, kes suudaksid projekti elluviimises osaleda.

Sellest olukorrast on mitu väljapääsu:

• täiendada personali uue töötajaga, kellel on piisavad teadmised projekti tegevuste läbiviimiseks;
• palgata ajutiselt täitva ettevõtte töötaja, kes esindab projekti raames tellija huve (see võimalus ei sobi kõigile, kuid mõne ettevõtte praktikas on see olemas);
• kliendipoolse projektijuhtimise funktsioonide üleandmine sõltumatule IT-ettevõttele.

Äriprotsesside automatiseerimise projekti elluviimisel on vajalik ajakavas fikseeritud vahetulemuste saavutamise pidev jälgimine. Sellise monitooringu eesmärk on jälgida, kuidas astutud sammud vastavad lõppeesmärgile.

Selleks on olemas kontrollpunktide mehhanism - teatud parameetrid, mis tuleb määratud ajaks saavutada. Probleemide lahendamise terviklikkuse analüüs konkreetsel hetkel aitab mõista, kas automaatikasüsteemi rakendamine kaldub plaanitust kõrvale.

Mõlema poole projektijuhtide koosolekutel võrreldakse näitajaid ja püstitatakse järgmised ülesanded.

Kokkuvõtteks tahan öelda, et äriprotsesside automatiseerimine on keeruline, kuid põnev protsess, millesse on kaasatud korraga mitu osapoolt. Seda eristab multitegumtöö ja see on edukas ainult siis, kui vähe olulised tingimused:

• automaatikasüsteemi juurutava ettevõtte kogemus;
• projekti elluviimisel töötava meeskonna oskuste ja usaldusväärsuse tase;
• valitud teostustehnoloogia.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata läbiviidavate protseduuride legitiimsusele: kasutada litsentsitud tarkvara, võtta ühendust vastavate teenuste osutamiseks sertifitseeritud spetsialistidega.

Olles veendunud, et IT-ettevõte, kellele kavatsete usaldada oma ettevõtte äriprotsesside automatiseerimise, on selles valdkonnas pikka aega töötanud, selle taga on palju edukalt ellu viidud projekte ja töötab eranditult litsentsitud programmidega, võib loota, et süsteemi juurutamine on arendusettevõtete lähtekohaks.

Ettevõtete ebaõnnestunud automatiseerimise juhtumid on üsna tavalised. Seetõttu on enne selle väga aeganõudva ja kuluka ettevõtmise ettevõtmist soovitav mõista, miks automatiseerimist üldse vaja on. Ja milliseid probleeme peaks selle abiga lahendama.

Ettevõtte automatiseerimisspetsialistide tööprotsess jaguneb tavaliselt mitmeks etapiks:

1. Äriprotsesside analüüs, nende kohandamine või ülevaatamine.

2. Tegelike automatiseerimisvajaduste väljaselgitamine.

3. Tarkvaralahenduste valik või spetsialiseeritud tarkvara arendamine.

4. Tarkvara juurutamine ettevõttes ja personali selle kasutamise koolitamine.

Veelgi enam, esimesed kaks etappi ei ole mingil juhul väiksema tähtsusega kui viimane.

Alustame määratlusega.Äriprotsess on järjepidevate, eesmärgipäraste ja reguleeritud tegevuste süsteem, milles kontrollitoimingu kaudu ja ressursside abil muudetakse protsessi sisendid tarbijatele väärtuslikeks väljunditeks, protsessitulemusteks. Äriprotsess infotehnoloogia seisukohalt on jätkusuutlik teabeprotsess(töö järjekord), mis on seotud ettevõtte tootmis- ja majandustegevusega ning on tavaliselt keskendunud uue väärtuse loomisele. Äriprotsess hõlmab omavahel seotud funktsionaalsete toimingute hierarhiat, mis rakendavad ettevõtte infosüsteemis üht (või mitut) ettevõtte ärieesmärki, näiteks toote väljundi haldamine ja analüüs või toote väljundi ressursitoetus (toote all mõistetakse kaupu, toodangu väljundit ja ressursse). teenused, lahendused, dokumendid).

Märge:üsna sageli soovivad juhid automatiseerimise abil ettevõtte tööd koordineerida. Muidugi, kaasaegne juhtimine ilma raske ette kujutada infosüsteemid. Kuid automatiseerimine ei paranda vigu äriprotsesside korraldamisel.

Näiteks, kui ettevõttel on suur hulk infot, mida on muutunud võimatuks käsitsi või vananenud süsteemide abil töödelda, siis on automatiseerimine väljapääs. Kui vajalikku infot lihtsalt pole või see on ebausaldusväärne, juhid eksivad, osakondade töö on koordineerimata, siis on vaja juhtimissüsteemi muuta - siin ei aita ükski automaatika.

Sellepärast esiteks peab juht olukorda kainelt hindama ja mõista, kas automatiseerimine lahendab teda puudutavad probleemid.

Äriprotsesside automatiseerimine sisse lülitatud praegune etapp arendus suudab lahendada järgmisi ülesandeid:

• Ettevõtte info töötlemise kiiruse suurendamine (näiteks rakenduse kiirem liikumine müügiosakonnast lattu).
• Äritegevuse läbipaistvuse suurendamine (näiteks näete kiiresti vastaspoolte võlga).
• Kontroll info hulga üle (näiteks saavad kliendid ise interneti kaudu rakendusi sisestada ja sealt lahkuda).
• Toimingute kooskõlastamine (näiteks ühele kliendile juba reserveeritud toode ei lähe teisele).
• Ettevõtluse valmistatavuse suurendamine (näiteks hinnad ja maksud arvutatakse automaatselt) jne.

Automatiseerimine ei mõjuta otseselt muude ülesannete lahendamist, näiteks klientide voo suurendamist, õigeaegset aruandlust või arenguperspektiivide määramist!

Sellepärast Tavaliselt on automatiseerimine vajalik järgmistel juhtudel:

• ümberorienteerumine uutele ülesannetele (teiste toodete väljalaskmine, uutele turgudele sisenemine, tehniline ümbervarustus);
• reformide läbiviimine või juhtimispõhimõtete muutmine;
• vana automaatikasüsteemi suutmatus täita ettevõtte vajadusi;
• ettevõtte ettevalmistamine müügiks (automaatika peaks tõstma selle turuväärtust).

Edasi oluline punkt: on vaja selgelt määratleda, milline osa tööst vajab hetkel automatiseerimist. Enamgi veel, väikesed ettevõtted tee see lihtsaks. Neil tuleb vaid analüüsida, kelle tegevus ettevõttes on seotud suure infohulga töötlemise ja säilitamisega ning aruannete koostamisega. Reeglina on need osakonnad, mis tegelevad raamatupidamise ja maksuarvestus, vastutavad varude liikumise eest jne. On "üldtunnustatud" protsessid, mille automatiseerimise vajalikkuse küsimust tavaliselt ei teki. Traditsiooniliselt on selleks raamatupidamine, kaupade ja materjalide liikumine, palgaarvestus ja personaliarvestus. Need protsessid on algselt automatiseeritud, kuna nende automatiseerimisest tulenev efektiivsuse tõus on korduvalt tõestatud.

Teine võimalus täpselt välja selgitada, mida automatiseerida tuleb: mõista, mis organisatsiooni praeguses töös juhile täpselt ei sobi. Rahulolematuse põhjuseks võib olla protsessi aeg, selle maksumus, kvaliteet (vigade ja rikete arv). Näiteks saate tootmist planeerida käsitsi, ilma automatiseerimisvahendeid kasutamata. Kuid arvutuste täpsus jätab sel juhul reeglina soovida ja nende rakendamise aeg on umbes nädal. Lisaks on sellises planeerimises palju vigu. Ja "käsitsi" protsessi rahalised kulud on ebamõistlikult suured.

Alles seejärel saate jätkata otse automatiseeritud süsteemi valikuga.

Tavaliselt eelistatakse programmi, mis kõige paremini sobib tehnilised nõuded ja see ei saa tulevikus takistuseks teabe kasvule. Kahjuks on peaaegu võimatu leida valmis süsteemi, mis suudaks täielikult rahuldada ettevõtte vajadused. Seetõttu jääb üle valida funktsionaalsuse ja maksumuse poolest sobivaim tarkvaratoode.

Kõik automaatikasüsteemid võib jagada kahte klassi: jäigad, tüüpiliste sätete komplektiga (näiteks mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) ja paindlikud, nende funktsioonide muutmise võimalusega (näiteks 1C, Microsoft Axapta). See jaotus kehtib kõigi programmide kohta.- kohalike probleemide lihtsatest lahendustest kuni keerulised süsteemid suurettevõtete automatiseerimine.

Eksperdid soovitavad: selleks, et teha kindlaks, kas konkreetsel juhul on vaja jäika või paindlikku süsteemi, on vaja mõista, kuidas ettevõte ja selle äriprotsessid järgmise kahe-nelja aasta jooksul muutuvad. Kui organisatsioon on stabiilne ja selle juhtimissüsteemis põhimõttelisi muudatusi lähiajal plaanis ei ole, on võimalik proovida jäiku süsteeme, sh lääne omasid. Neil on vaieldamatu eelis – need on terviklikud ja hästi kohandatud lahendused, mis sisaldavad endas parimaid juhtimissaavutusi. Sellise süsteemi kasuks valides on ettevõte aga sunnitud oma tööd "kohandama" selles rakendatud äriprotsesside mudeli järgi. Kodumaiste ettevõtete jaoks pole see alati võimalik. Kui ettevõtet sageli reformitakse ja juhtimissüsteem pole veel lõplikul kujul välja kujunenud, vajab ettevõte paindlikku süsteemi, mida saab ilma suurte kuludeta muuta. Sellised tooted on turul. Lisaks saab nende baasil realiseerida valmislahendusi.

Mõnikord esitatakse juhile äriprotsesside automatiseerimine võlukepp. Kuidas aga äriprotsesse parimal viisil automatiseerida? Et töö saaks vaielda, paberid kaduma ei läheks, määrused aitaksid, meeskond toimiks nagu õlitatud mehhanism?

Artiklis analüüsime äriprotsesside ehitamise ja automatiseerimise nüansse, kaalume, kuidas vigu vältida, millised on äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid ja eesmärgid ning millest alustada. Kui mõtlete äriprotsesside täiustamisele ja võib-olla tutvustamisele elektrooniline süsteem nende haldamisel lugege artikkel hoolikalt läbi. Ja võta pliiats!

Kolm vaala kaose äris: kuidas automatiseerida protsesse, mida pole olemas

Enne kui räägime sellest, milliseid võimalusi äriprotsesside automatiseerimine avab, mõelgem, milliste raskustega praegu silmitsi seisate.

Kolm halba "sammast", mis äris kaost hoiavad, on universaalsed. Tõenäoliselt olete ka nendega tuttav:

• Regulaarsed vead. Petrov tegi kirjavea, Sidorov viseeris kontrollimata dokumendi, Vasetškina saatis valede andmetega arve. Sellised vead toovad kaasa ajutisi ja rahalisi kaotusi, tõmblevad silmad ja öise töö.
• Seisakud. Dokument kinnitatakse nädal aega, siis teine, töö on seda väärt. Võtmetöötaja on puhkusel või lahkub töölt ilma juhtumit üle andmata.
• Üldine segadus. Kuhu kadus paberimajandus? Miks sekretär lehtede hunnikus kiireloomulist dokumenti ei märganud? Kuhu peaks spetsialist jooksma, kui klient temaga ühendust võtab, kui õiget inimest pole? See segadus ja paberipakkidega mööda koridore jooksmine on tüütu ega aita kindlasti kaasa tulemuslikule tööle.

Veel 10 aastat tagasi tundus äriprotsesside modelleerimine enamikule ettevõtetele kallis, aeganõudev ja seetõttu tarbetu. Nii mõnigi arvab ka praegu, olles lugenud õudusjutte pooleli jäänud projektidest ja kulutatud miljonitest või isegi lähenedes automatiseerimisele valest küljest. Kuid selgus, et äriprotsesside automatiseerimisega tegelevad ettevõtted kasvavad kiiremini, tulevad kriisiaegadest paremini üle ja edestavad konkurente. Sellistes ettevõtetes tunnevad töötajad end mugavamalt, mis loob meeskonnas õige tööõhkkonna. Näiteks Toyota, Amazoni, McDonaldsi, aga ka meie klientide lood, kelle tagasisidet äriprotsesside automatiseerimise kohta.

Tänapäeval on oluliseks konkurentsieeliseks saamas oskus ehitada üles äriprotsesse ja oskus neid automatiseerida.

Äriprotsessid: mida me automatiseerime, seltsimehed?

Mõnikord on ettevõtte juhtkond hõivatud strateegilised küsimused, on pettekujutelm: meiega on kõik hästi. Aga kui Petrov teab, et turundusülesande puhul tuleb Ivanovaga ühendust võtta, siis see pole äriprotsess. Aga konkreetne tegevuskaart, mis universaalselt kirjeldab samme, mida töötajad konkreetse tulemuse saavutamiseks läbivad, näeb see juba välja nagu äriprotsess.

Tegevusskeem, et seda äriprotsessiks nimetada, peab võtma arvesse kolme tegurit:

1. Kirjeldatud suhete stabiilsus: arvesse võetakse toimingute, üleminekute, tingimuste valikute paljusust.
2. Toimingute reguleerimine protsessi ajal: kõned, kirjad, manused, pöördumised, tähelepanekud.
3. Loogiline lõpetamine: konkreetne saavutatav eesmärk.

Selgelt modelleeritud äriprotsess võimaldab teil näha tulemust ja kontrollida tööd kõikides etappides, et vältida kaotusi ja vigu "madalalal".

Sõltuvalt “õhukeste laikude” esinemisest muudetakse äriprotsessi, kohandatakse selle etappe ja vaadatakse, millised lülid on nõrgad. Kui teil on raskusi algoritmide väljatöötamisega, oleme valmis teid aitama. Lõppude lõpuks on äriprotsesside arendamine nende automatiseerimise projekti ettevalmistamine.

Kas teie ettevõtte süda on terve?

Võtke ühendust juba täna ja saage individuaalne pakkumine Äriprotsessid on ettevõtte süda. Kuidas teada saada, kas teie ettevõte on korras? Võtke meiega ühendust ja õppige, kuidas äriprotsessidest maksimumi võtta ja oma ettevõtte kogu potentsiaal valla päästa.

Telli konsultatsioon

Äriprotsesside arendamise põhieesmärk on kaootiliselt kootud ettevõtetevaheliste interaktsioonide ahelate maagiline muutmine korrastatud, järjepidevateks ja arusaadavateks algoritmideks. Olgu kord töös, kontoris, töötajate peas ja juhtide peas!

Uri, kus nupp on? Äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid

Nüüd on küsimus: kuidas seda kõike juhtida? Noh, teil on vaja tervet personali töötajaid - hoida pöialt ja jälgida hoolikalt "õhukesi kohti", "nõrke lüli" ja kõige selle täitmist, mida tuleks teha!

Veerand ettevõtetest järgib seda teed, juurutades kvaliteediosakondi, laiendades juhtimis- ja sekretäritöötajaid. Kuid palju kasulikum on endalt küsida, kuidas automatiseerida äriprotsesse ja viia nende üle kontrollfunktsioon ühte ruumi. Selline äriprotsesside juhtimissüsteem saab olema nii konstruktor, seiremehhanism kui ka kontroller, mis annab märku, kui miski ei lähe plaanipäraselt. Kuid selleks, et "võlunupp" töötaks, peate ikkagi kõvasti tööd tegema.

Loomulikult ei ole äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid ainult mugav viis kontrollimiseks. Selle tulemusel aitab automatiseeritud äriprotsesside juhtimissüsteemi kasutamine:

• Korraldage regulaarseid ülesandeid.
• Minimeerige inimfaktor.
• Selgelt eraldada vastutusvaldkonnad protsesside sees.
• Hoidke kõik protsessi üksikasjad kontrolli all.
• Kaasake kliendiga suhtlemise skeemi.
• Loo ühtne IT infrastruktuur erinevate juurdepääsuõigustega.
• Säästke enda ja oma töötajate aega.
• Selle tulemusena - säästa raha ettevõtte juhtimisel.

Nagu näete, on äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid paljuski samad, mis teil!

Äriprotsesside juhtimine – ühe ettevõtte süsteem

Et see oleks veelgi selgem, analüüsime näidete abil äriprotsesside juhtimissüsteemi - "1C: Dokumendihaldus 8" - spetsiifilisi funktsioone.

Oleme selgelt näinud, mida automatiseeritud äriprotsess erineb "põlvele trükitud". Jääb üle mõista, kuidas jõuda sellele automatiseerimise tasemele.

Salajane koostisosa: kuidas automatiseerida äriprotsesse ilma kadudeta

Tõenäoliselt olete kuulnud lugusid ettevõttest N, mis rakendas supersüsteemi, askeldas selle kallal ja sülitas Excelisse tagasi. See juhtub siis, kui ettevõttel tekivad ettenägematud raskused. Et töötajad saboteerivad ebatavalist tööviisi. Et paika loksunud protsessid ei annaks kuidagi reguleerimisele järele. Et rakenduseelarve ületaks soovitud. Siis on süsteem ise raske ja arusaamatu, kuid on vaja, et "siin on nupp, ma vajutan seda ja kõik töötab."

Juhid unustavad sageli reegli: esimene etapp, millest äriprotsesside automatiseerimine ehitatakse, on ülesanded. Dokumendihaldussüsteemil on tohutu funktsionaalsus, mis suudab rahuldada ka kõige veidrama äri nõudeid. Kuid kõigepealt tuleb need nõuded esitada.

Meie uuringud kinnitavad, et 70% äriraskustest tekivad just nõuete ja tulemuste fikseerimise etapis. Seetõttu anname esmased konsultatsioonid, samuti pakume teenust projektieelne uuring. See samm aitab:

• tuvastada ettevõttes "õhukesed kohad",
• määrata, millised on eesmärgid automatiseerimissüsteem,
• aru saada, kas standardfunktsionaalsus ettevõttele sobib või on vaja teha muudatusi,
• teada saada, milline funktsioonide komplekt on ettevõtte jaoks optimaalne,
• määrata, milliseid protsesse automatiseerida ja milliseid edasi lükata. Näiteks tuleks esikohale seada valdkonnad, mis aeglustavad kogu ettevõtte tööd, isegi kui töö nende kallal pole just kõige lihtsam.

Süsteeminõuete ja tulemuste nõuetekohane fikseerimine on automatiseerimisprojekti edu salajane koostisosa. Mõnikord saab selles etapis selgeks, et äriprotsessides on probleem. Seejärel peate neid muutma või nullist üles ehitama.

Olles otsustanud äriprotsesside automatiseerimisega seotud ülesanded, jätkame projektimeeskonna moodustamise ja projekti elluviimisega.

Kas soovite teada, milliseid tulemusi teie ettevõte suudab saavutada? Võtke meiega ühendust tasuta konsultatsioon- me ütleme teile!

Äriprotsessid ettevõttes on toimingute ja toimingute jada, mis on vajalikud toote loomiseks või teenuse osutamiseks. Näiteks kaupade müümine veebipoe kaudu koosneb mitmest toimingust:

1. avalduse saamine kliendilt;
2. tellimuse üksikasjade täpsustamine juhataja poolt telefoni teel;
3. kliendilt makse saamine;
4. kaupade reserveerimine laos;
5. tellimuse andmete edastamine logistikateenistusele.

Enamasti teevad neid toiminguid inimesed, kuid mõnikord aitavad programmid neid - siis nad räägivad äriprotsesside automatiseerimine. Milleks see mõeldud on? Esiteks protsessi kiirendamiseks ja töötajate aja säästmiseks ning teiseks inimliku vea välistamiseks.

Näiteks

Sama veebipoe puhul: kui protsess ei ole automatiseeritud ja haldur kontrollib kirju käsitsi rakendustega, siis võib klient oodata juhataja kõnet mitu tundi või päeva. Või äkki üldse mitte oodata, kui teavituskiri kaob teiste kirjade hunnikusse. Kui protsess on automatiseeritud, määrab programm ise vastutava juhi, saadab talle programmis teate ja ta saab ostjale minuti pärast tagasi helistada.

Seega on äriprotsesside automatiseerimine keerukate või rutiinsete ülesannete ja funktsioonide delegeerimine eriprogrammile, tavaliselt CRM-süsteemile. Võib olla raske iseseisvalt aru saada, milliseid protsesse saab automatiseerida. Sel juhul on parem alustada ettevõtte täielikust auditist.

7 põhjust äriprotsesside automatiseerimiseks

CRM-i äriprotsesside automatiseerimisel on vähemalt seitse eelist:

1. Vähem töötlemist, suurem tootlikkus. Kui töötajad töötavad 8 tundi järjest, siis nad väsivad ja ei tööta nii hästi, kui tahaksid. Eemaldame nende tööpäevast ebavajaliku rutiini, näiteks sama tüüpi dokumentide loomise, tehinguandmete käsitsi uuendamise, standardsete kirjade ja SMS-ide saatmise, rakenduste töötlemise – ja nüüd teevad töötajad sama tööd kaks korda kiiremini ja seetõttu saavad nad tööd teha mitte kvantiteedi, vaid kvaliteedi pärast.

2. Igaüks on hõivatud oma asjadega. Teie meeskond ei saa end väikeste ülesannete alla matta, vaid keskendub kõige olulisemale. Juhid töötavad klientidega, juhtkond töötab välja arengustrateegia – igaüks tegeleb ainult oma põhitegevusega.

3. Inimfaktor on viidud miinimumini. Inimesed kipuvad tegema vigu. Banaalne kirjaviga - ja nüüd on juba sisestatud valed andmed kliendi või tehingu kohta. Meeldetuletuskleebis läks kaduma – juhataja unustas tähtsa kõne teha. Ja üldiselt, miks sundida inimesi käsitsi aruandeid vähendama, teenuste maksumust arvutama ja muid toiminguid tegema, mida arvuti koheselt ära teeb? Las inimesed teevad seda, mida nad saavad paremini teha, ja programm teeb ülejäänu palju tõhusamalt.

4. Kokkuhoid palkadelt. Programm ei pea maksma palka ja selle eest pensionifondi sissemakseid maha pidama. Saate säästa raha, kui te ei palka inimesi puhtalt mehaaniliseks tööks. Miks palgata üksikut töötajat ainult klientidele sõnumite saatmiseks või saidil tellimuse esitajatele kirjade saatmiseks?

5. Reaalajas statistika. Kui keeruline CRM-i automatiseerimine on läbi viidud, näete paari klikiga, mis toimub, kuidas teie näitajad muutuvad, kuidas see teie äri mõjutab. Ja otsuseid on palju lihtsam teha - erinevalt olukordadest, kus teil on mõned andmed Wordi dokumendis, teised Exceli tabelis, teised kleebisel ja neljas on ainult juhi peas.

6. Kliendid ei ole kadunud. Süsteem reageerib igale saabuvale päringule õigeaegselt ja määrab sellele kohe vastutava isiku – selle tulemusena väheneb kaotsi läinud taotluste arv drastiliselt. Samuti tuletab süsteem teile õigeaegselt meelde, et pakute kliendile Lisateenused või võtke temaga edasimüügiks ühendust.

7. Pakkumised sulguvad kiiremini. Süsteem saab määrata ülesandeid igas müügietapis - ja juht ei satu segadusse ja teeb kõik õigel ajal: saadab kaubanduslikud pakkumised, helistada tagasi, väljastada arveid.

Mida saab automatiseerida?

CRM-i automatiseerimine võib olla seotud mitmesuguste ülesannetega – alates SMS-ide saatmisest kuni dokumentide genereerimiseni.

Ülesanne	Kuidas see CRM-is lahendatakse
Teadete saatmine	CRM saab automaatselt saata klientidele teateid nende tellimuse oleku kohta, näiteks
Andmete ajakohasena hoidmine	CRM saab uuendada andmeid objektikaartidel, näiteks muuta tehingu olekut, kui teatud summa on saavutatud.
Abi juhtidele	CRM ütleb juhtidele, mida teha müügilehtri järgmises etapis, samuti .
Dokumentide koostamine	CRM saab mallide järgi vastavalt etteantud nõuetele.
Saidiga töötamine	CRM jäädvustab automaatselt.
Ülesannete jaotus	CRM suudab ülesanded juhtide vahel automaatselt jaotada, näiteks määrata suurema summaga tehingule kogenuma.

Automatiseerimise stsenaariumid CRM-is

Analüüsisime CRM-süsteemi automatiseerimise kogemusi 150 seda kasutavas ettevõttes ja valisime teie jaoks välja 15 parimat parimad stsenaariumid. Need on 15 viisi, kuidas oma tööd lihtsamaks muuta ja aega säästa.

Huvitaval kombel pole automatiseerimise seadistamiseks vaja eriteadmisi ega programmeerija abi. Kõik saab ühendada vaid paari minutiga.

Allikas: giphy.com

Andmebaasi täiendatakse iga päev uute kontaktidega, kuid rakendusi pole enam? Võib-olla ei tööta juhid lihtsalt uusi kliente välja.

Seadistage süsteem nii, et see avab automaatselt pileti, kui CRM-i lisatakse uus kontakt. Kuidas see kõik lõpeb - ​​tehingule ülemineku või kahjumiga, oleneb töötajast, kuid kliendi unustamine kindlasti ei toimi!

Skripti seadistamine

• kontakt on loodud.

• luua rakendus;
• sisestage nimi, määrake etapp ja määrake vastutav isik;
• märkige ruut "Tee automaatikaobjekt päringu objektiks", et loodud kontaktist saaks päringu objekt.

Ülesande automaatne seadistamine, kui tingimus on täidetud

Kas kaotate palju "soojaid" müügivihjeid, kuna töötajad unustavad või ei taha neile pärast esimest vastamata kõnet tagasi helistada?

Looge automaatne skript ja süsteem loob uus ülesanne juhile peale esimest vastamata kõnet kliendile: “Helista tagasi 2 tunni pärast” Süsteemis olev meeldetuletus ei lase tehingust ilma jääda 🙂

Tehingu täitmine toodetega ja automaatne kuluarvestus

Kas juhid võtavad klientidega rääkides aega, et arvutada tehingu lõplik maksumus? Kahjuks ei pruugi klient poole tunni pärast telefoni võtta või töötab juba mõne teise ettevõttega.

Kindlustage kliendi kaotamise vastu, seadistades süsteemi, mis aitab teil toodete ja teenuste maksumust kiiremini arvutada. Näiteks kui teete remonti, siis kliendiga vesteldes saate teada ja märkida tehingukaardile: tuba 5 × 6 meetrit, laed - 3 m, seinad - telliskivi ja programm ise lisab tehingule tooted (sisse krohv ja tapeet õige summa, meistrite teenused) ja annab kohe kogusumma.

Skripti seadistamine

Koostage valem, mis arvutab vajaliku tootekoguse (meie puhul arvutame vajaliku aluskatte ja laminaadi koguse määramiseks ruumi pindala).

Määrake plokis "Tingimused" tingimused:

• tehing on sõlmitud;
• lehter on võrdne "võtmed kätte remont".

Seadistage plokis "Toimingud" sündmus:

• lisage toode
• täpsustada, millise reegli järgi kontrollida tooteid duplikaatide suhtes;
• valige tehingule lisatavad tooted;
• väljal "Kogus" valige, milline väärtus üles tõmmata (meie puhul laminaadi ja aluskatte puhul on see ruumi pindala).

Pange tähele: peate lehtri seadetes määrama tehingu arvutamise meetodi toodete koguse järgi, et süsteem arvutaks automaatselt kogu tehingu summa.

Suurendage klientide lojaalsust

Boonuse või allahindluse kogunemine tingimuse järgi

Kas teie sait sisaldab teavet boonuste või allahindluste kohta ja mõnikord unustavad juhid neid tehingu maksumuse arvutamisel arvesse võtta? Tõenäosus, et klient on rahulolematu, on suur.

Loo stsenaarium, mille järgi süsteem arvutab ja rakendab automaatselt allahindlusi, et mitte klientidest ilma jääda ja nende lojaalsust suurendada!

Skripti seadistamine

Alustuseks koostame arveldusnimekirjaga valem: kui kasutaja valib väljale "Arvuta allahindlus" "Jah", siis tasumisele kuuluv summa väheneb 5%.

Ärge jätke midagi olulist ilma

Ürituse kuupäeva fikseerimine

Kas juhid unustavad õigel ajal lepinguid uuendada, klientidele meelde tuletada lähenevaid hooldustähtaegu või teistkordset arstivisiiti?