Hetkel käib aktiivne areng tarkvaralahendused IT-tehnoloogiate valdkonnas. Neid kasutatakse erinevates inimtegevuse valdkondades ning tootmises, väikeettevõtluses, hariduses ja muudes sama olulistes tööstusharudes. Paralleelselt sellega kasutatakse kõikjal palju paberdokumentatsiooni.
Tänapäeval soovivad paljud ettevõtted loobuda paberdokumentidest ja viia oma ettevõte üle elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile. See on uskumatult mugav ja praktiline.
Muidugi, kui tekkis vajadus tõlkida dokumente keelde elektrooniline süsteem on ettevõtteid, kes arendavad selles suunas tarkvaratooteid. Ja mõnikord šokeerivad need samad tooted lihtsalt oma maksumusega neid, kes soovivad neid osta. Kuid tänu mõnele inimesele, kes ei tööta omakasu pärast, leiate elektroonilise dokumendihaldussüsteemi programmid tasuta.
Tänapäeval saab eristada kahte sellist toodet: Alfresco ja NauDoc.
NauDoc on toode, mis on loodud kontoritöö, erinevate äriprotsesside ja töövoo automatiseerimiseks. Selle programmi töötas välja NAUMEN. Esitatud programm võimaldab määratud ülesannete täitmisel saadud tulemuste tulemusel hallata dokumentide töötlemise korda, samuti kontrollida täitmise distsipliini.
NauDoc võimaldab teil korraldada erinevate juurdepääsuõigustega dokumentide salvestamist rollide alusel. See võimaldab teatud ettevõtte töötajatel igal ajal dokumentatsiooniga tutvuda, isegi kui sel hetkel selle eest vastutav isik mingil põhjusel töökohal puudub.
Sellel programmil on registreerimispäevik, kus saate jälgida kõiki dokumentide ja nende koopiate liikumisi ettevõtte sees.
Kontrollimise võimalus NauDoc-is võimaldab määrata oma töötajatele ülesandeid otse süsteemis, jälgida nende täitmist, jälgida tähtaegu, saata dokumente kinnitamiseks ning seejärel saata juba kinnitatud dokumente teistele süsteemi kasutajatele. Programm võimaldab automaatrežiimis seadistada marsruute teatud tüüpi dokumentidele.
Absoluutselt kõik toimingud süsteemis viiakse läbi veebiliidese kaudu. See võimaldab süsteemi sisse logida igas planeedi nurgas. Seega on organisatsiooni sees ühtne inforuum ja pole vahet, kus asuvad selle esindused ja filiaalid.
Süsteemi tehnoloogilised omadused on järgmised:
- 100% veebiliides avab võimaluse ühenduda süsteemiga mis tahes kohast;
— süsteemi on integreeritud skannimise ja tekstituvastuse tarkvara ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
- süsteem on konfigureeritud nii, et kasutajate autoriseerimist ja autentimist saab teostada välistes kataloogiteenustes;
— süsteemil on töötamiseks moodul digitaalne allkiri. Kasutajad saavad kasutada mis tahes krüptoteenuse pakkuja digitaalallkirja, mis toetab Microsoft CryptoAPI liidest.
NauDoc süsteemi võimalused hõlmavad järgmist:
- organisatsioonilise ja haldusliku suuna dokumentidega töötamise lihtsus. Kõik elektroonilised dokumendid luuakse teatud mallide alusel. Dokumendi loomisel tuleb kasutajal määrata vaid dokumendi registreerimiskaardil olevate rekvisiitide väärtused. Need väärtused lisatakse automaatselt dokumendi tekstile. Vajadusel saab kasutajal lubada malli teksti muuta.
Igale dokumenditüübile saab määrata konkreetse üksikasjade komplekti. Selleks peavad kasutajal olema "Tehnoloogi" õigused.
Pärast dokumendi loomist saadetakse see kinnitamiseks neile töötajatele, kes vastutavad selle funktsiooni eest ettevõttes. Kinnitusprotsess salvestatakse täielikult süsteemi. Planeeritud tähtaegu kontrollitakse automaatselt, teavitatakse vajalikke töötajaid ning saabub teade kooskõlastusprotsessi kohta.
Iga dokumendiga töötades määrab süsteem sellele automaatselt registreerimisnumbri.
- protsessi juhtimine. NauDoc süsteem võimaldab automatiseerida töövoo protsessi, mis on seotud juhtimis- ja tootmisprotsessid ettevõtetele. Iga protsessi saab süsteemis eraldi seadistada, ehk siis teatud protsessi jaoks määratakse süsteemi sees oma esindus, selle eest vastutavad isikud ja ajastatud tähtajad. Programmil on aruandlustööriistad, mis võimaldavad teil kontrollida protsessi iga etappi ja planeeritud tähtaegade võimaliku ebaõnnestumise korral määrata selle juhtumi süüdlane. Pärast andmete kogumist saate protsessi analüüsida ja teha vajalikud muudatused.
– vastutavate ametnike poolt dokumentide kinnitamise kord. Pärast dokumendi loomist saadetakse see kooskõlastamiseks inimeste ringile, olenevalt organisatsioonisisesest aktsepteeritud protseduurist. Dokumendiga kollektiivse töö korral tehakse kõik protseduurid sama dokumendi eksemplari jaoks. Kinnitamise eest vastutavad isikud saavad dokumendile juurdepääsu. Igal ajal saab koostada kooskõlastusakti, kuhu on kinnitatud kinnitaja nimi ja ametikoht ning koheselt märgitud menetluse täpne aeg.
- paber- ja elektrooniliste dokumentide registreerimise võimalus süsteemis. Automaatne logimine toimub teatud tööetapis. Eelkõige paberdokumentide puhul pakub süsteem elektroonilist kaarti, millele on võimalik lisada dokumendi graafiline kujutis, mille saab kätte dokumendi skaneerimisel.
- dokumentide kiire otsimine sisu ja üksikasjade järgi. Programm võimaldab teil kiiresti leida nõutav dokument sisestades üksikasjad, st poolt lühikirjeldus või registreerimisnumber. Süsteem võimaldab otsida nii manustatud failide sisu kui ka dokumentide endi järgi.
- Töö kirjavahetusega (sissetulev ja väljaminev). Süsteem annab võimaluse töötada ettevõtte kirjavahetusega kasutades ettevõtte meiliserverit. Kõiki süsteemi läbivaid kirju töödeldakse tavalise dokumendina.
Sissetulev kirjavahetus läheb otse sekretärile. Ta registreerib kirjad sissetuleva kirjavahetuse logisse. Dokument saab automaatselt registreerimisnumbri. Seejärel saadetakse see ettevõtte juhile ja peale lugemist töötajatele kaalumiseks või täitmiseks.
Väljuv dokumentatsioon luuakse organisatsiooni poolt vastu võetud malli alusel. Dokument saadetakse juhatajale, kes selle kinnitab.
Pärast kinnitamise protseduuri läheb dokument sekretärile, kes registreerib selle vastavas ajakirjas. Pärast seda kirja saadab sekretär soovitud e-posti aadressile. Kogu kirjavahetus salvestatakse automaatselt süsteemi ja igaüks leiab igal ajal selle, mida ta vajab.
- ettevõtte veebiportaali ja ettevõtte kodulehe loomise oskus. NauDoc süsteem võimaldab ettevõttel luua veebisaite ja paigutada neile sisu. Sel juhul on sisuks dokumendid, pildid ja mis tahes muud NauDocis loodud objektid.
Süsteemil on sisseehitatud WISYWIG-redaktor, mis võimaldab redigeerida saidi lehti ja mida on lihtne hallata. Samuti saate siin hallata uudiste, küsitluste ja profiilide avaldamist.
Vajadusel saate muuta lehtede kujundust. Juurdepääs saidi erinevatele jaotistele võimaldab teil dokumente kooskõlastada enne nende avaldamist saidil. Tänapäeval on NauDoci kaks väljaannet: Free ja Enterprise.
Vaatame teist tasuta elektroonilist dokumendihaldussüsteemi Alfresco. Seda süsteemi kasutatakse laialdaselt Lääne ettevõtted sisse dokumenteerimiseks elektroonilisel kujul ja erinevate projektide juhtimine. Selle teenuse populaarsust saab seletada koodi avatusega (Open Source), samas kui programm töötab stabiilselt ja seda saab kasutada erineva suurusega projektide jaoks.
Esitletava programmi stabiilsuses pole midagi üllatavat, kuna süsteemi rajajaks on John Newton, kes on tuntud Documentumi juhtimise poolest.
See ettevõte on turuliider elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turul suurettevõtted. Seda süsteemi kasutavad edukalt paljud ettevõtted. Süsteem erineb selle poolest, et see töötab mis tahes platvormil ja mitmesuguste andmebaasidega.
Alfresco tuleb hõlpsalt toime igasuguse salvestatud dokumentide koormaga, mille kasutajate arv ületab mitukümmend tuhat.
Esitatud süsteem on Venemaal vähe tuntud, kuna kuni viimase ajani ei suutnud keegi pakkuda professionaalseid teenuseid Alfresco süsteemi kasutamise toe ja koolituse korraldamiseks.
Alfresco eeliste hulka kuulub ka veebijuurdepääs. Süsteem ei nõua ettevõtete arvutitesse lisatarkvara installimist, mistõttu pole vaja ka klienttarkvara uuendada. Saate töötada süsteemis isegi mobiilseadmetest, olles kõikjal maailmas. Alfresco pakub kõige arenenumat ja kaasaegsemat veebiliidest.
Seda tasub sisse öelda viimased aastad nii Ameerika kui ka Euroopa elektroonilised dokumendihaldussüsteemid ei pööra enam veebiliidesele erilist tähelepanu.
Tuge pakutakse ainult dokumentidele kaugjuurdepääsuks. See oli tingitud asjaolust, et inimesed on harjunud dokumente redigeerima kontorirakenduste abil.
Kuidas siis lahendada probleem, et on vaja töötada standardsete kaustade ja failidega, hoolimata asjaolust, et neil pole marsruutimist, nad ei toeta vajalikku versiooni, puudub juurdepääs ja nii edasi?
Lahendus töötati välja ja seda on pikka aega kasutatud elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides.
Kujutagem ette oma töölauda. Siin on näiteks kaks kausta. Ühte nimetatakse kaalumiseks mõeldud dokumentideks, teist - " ettevõtte dokumendid". Avame esimese ja näeme teatud arvu dokumente. Selles kaustas olevad dokumendid on kaalumiseks ja otsustamiseks. Selline dokument avaneb tavalises MS Wordis. Selgub, et teil on võimalus mitte ainult dokumenti lugeda, vaid avada dokumendi mis tahes versioon, lugeda kommentaare, teha selle kohta otsuseid, saata see dokument neile, kes seda vajavad, tehes kõik ülaltoodud toimingud otse Wordis või mõnes muus kontorirakenduses.
Lisaks näeb siin kasutaja sissetulevaid ja väljaminevaid ülesandeid.
Kui teil on vaja luua uus leping ja seejärel see kinnitamiseks saata, pole probleemi. Kõike seda saab teha MS Wordis, luua dokument ja saata see määratud standardmarsruudile. Samuti saate dokumendi lihtsalt kopeerida kausta "ettevõtte dokumendid" ja see läheb automaatselt soovitud marsruudile.
Muidugi ei kavatse keegi veebiliidest keelduda. Veebiliides võimaldab täita laiemat valikut ülesandeid.
See meetod on mugav reisidel, ärireisidel, kiire juurdepääs mobiilseadmetest, samuti võimalus täita dokumentide ja aruannetega kollektiivseid ülesandeid.
Alfresco süsteem on välja antud kahes põhiversioonis: Enterprise Edition ja Community Edition. Kogukonna väljaanne on tasuta allalaadimiseks saadaval ja seda saavad kasutada kõik ettevõtted. Väärib märkimist, et seda versiooni toetavad ainult süsteemi kogukonna liikmed. Sellest hoolimata on Alfresco Community Euroopa riikides süsteemi kõige levinum versioon.
Süsteemi saab kasutada väike arv osalejaid, samuti on see hõlpsasti suuteline teenindama enam kui kümmet tuhat kasutajat. Süsteem töötab sisseehitatud PostgreSQL ja MySQL andmebaasidega.
) NauDoc - kõigi tasemete juhtide ja ainespetsialistide dokumentidega töötamise protsessi kvalitatiivseks parandamiseks, dokumentidega tavapärase töö aja vähendamiseks, teisisõnu töövoo automatiseerimiseks ettevõttes.
NAUDOC on NAUMENi poolt välja töötatud tarkvaratoode kontoritöö, töövoo ja äriprotsesside automatiseerimiseks. NAUDOC võimaldab hallata dokumentide töötlemist ja kontrollida sooritusdistsipliini, saades igakülgset teavet ülesannete edenemise kohta.
Elektrooniline dokumendihaldussüsteem NauDoc sobib optimaalselt keskmiste ja väikeettevõtete, haldusfirmade, disainiorganisatsioonid, valdusstruktuuride allüksused, samuti allüksuste ees oleva töövoo automatiseerimise spetsiifiliste ülesannete lahendamiseks suured ettevõtted(töö tagamine regulatiivse dokumentatsiooniga vastavalt ISO 9001:2000 nõuetele, töötajate ja personaliteenistuse omavaheline suhtlus jne).
NAUDOC-i abil on võimalik korraldada ühtne rollipõhiste juurdepääsuõigustega dokumentide hoidla, mis võimaldab töötajatel igal ajal ja ajal dokumentidele juurde pääseda. niipea kui võimalik leida kogu vajalik teave, olenemata dokumendiomaniku kohalolekust töökohal. Logiraamatud võimaldavad registreerida sissetulevaid, sisemisi ja väljaminevaid pabereid, jälgides dokumentide paberkoopiate liikumist ettevõtte sees.
NAUDOCi kontrolltööriistade olemasolu jõudlustistsipliini tagamiseks võimaldab teil süsteemis töötajatele ülesandeid määrata, nende täitmist kontrollida, tähtaegu jälgida, pabereid kinnitamiseks saata ja kinnitatud paberid teistele süsteemi kasutajatele ülevaatamiseks saata. Seadistamine eluring dokumendikategooriate jaoks võimaldab määrata tüüpilisi dokumentide liikumise marsruute, konfigureerida nende automaatset marsruutimist ja ülesannete määramist.
Kõik toimingud dokumentide ja ülesannetega tehakse veebiliidese kaudu, ühendudes süsteemiga kõikjalt maailmast, luues seeläbi organisatsioonile ühtse teaberuumi, sealhulgas kaugkontorite ja mobiilsete töötajate jaoks.
NauDoc elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise eelised:
Ametnike poolt dokumentide kinnitamise korra lihtsustamine
- Pärast dokumendi loomist saadab töötaja selle kinnitamiseks teatud inimeste ringile vastavalt organisatsioonis vastu võetud dokumendi kinnitamise korrale.
- Kollektiivse töö korral tehakse kõik toimingud dokumendi ühel eksemplaril. NauDoci kasutajad, kes dokumendi kinnitavad, saavad sellele juurdepääsu töötamise ajal.
- Igas etapis saab koostada kooskõlastusaruande (milles on märgitud kinnitaja nimi ja ametikoht ning dokumendi kinnitamise täpne aeg).
Võimalus süsteemis registreerida elektroonilisi ja paberdokumente
- Dokumendi registreerimine registreerimispäevikus toimub automaatselt dokumendiga töötamise teatud etapis.
- Paberdokumentide jaoks luuakse süsteemis spetsiaalne elektrooniline kaart, millele saab lisada dokumendi skaneeritud koopia.
Dokumentide otsimise kiirendamine üksikasjade ja sisu järgi
- NauDoc süsteem annab teile võimaluse leida koheselt kõik dokumendid konkreetse atribuudi (näiteks registreerimisnumbri või lühikirjelduse) järgi.
Organisatsiooni- ja haldusdokumentidega töötamise lihtsustamine
- Kasutaja loob NauDoc süsteemis dokumendi vastavalt etteantud mallile. Dokumendi loomiseks peate muutma selle registreerimiskaardil olevate andmete väärtusi, need sisestatakse automaatselt dokumendi teksti. Vajadusel saate lubada kasutajal malli teksti muuta.
- Pärast dokumendi loomist saadab töötaja selle organisatsioonis vastuvõetud korras tööle teatud inimeste ringile.
- Süsteem “teab” kinnitamise järjekorda: kontrollib etappides planeeritud tähtaegu, teavitab vastutavad isikud, saadab süsteem ka teateid dokumendi etapist teise teisaldamise kohta.
- Dokumendi registreerimine registreerimispäevikus toimub automaatselt dokumendiga töötamise teatud etapis. Sel juhul määratakse dokumendile registreerimisnumber ja määratakse registreerimiskuupäev.
Protsessi juhtimine
- NauDoc süsteem võimaldab automatiseerida tootmist või juhtimisprotsessid ettevõtted. Võimaldab esile tuua etapid, vastutavad isikud, regulatiivsed tähtajad. See võimaldab anda aru, millises staadiumis on iga protsessi eksemplar, leida "pudelikaelad" ja vastutavad isikud, mille tõttu tähtaegadest möödas on, et protsess enne muudatuste tegemist läbi viia.
Töö lihtsustamine sissetuleva ja väljamineva kirjavahetusega
- NauDoci saab seadistada e-posti kliendina, mis võimaldab teil töötada nii sissetulevate kui ka väljaminevate dokumentidega nagu süsteemi tavaliste dokumentidega.
- Sissetuleva kirjavahetuse töötlemisel võtab kirjad vastu sekretär, registreerib kirjad sissetulevate kirjade registris, dokumendile määratakse automaatselt registreerimisnumber. Pärast ettevalmistamist saadetakse dokument organisatsioonis vastuvõetud korra kohaselt lahendamiseks juhatajale. Pärast kaalumist saadetakse dokument organisatsiooni töötajatele tutvumiseks või täitmiseks.
- Väljamineva kirjavahetuse töötlemisel koostab töötaja organisatsioonis aktsepteeritud malli järgi kirja, saadab selle organisatsioonis vastuvõetud korrale kinnitamiseks juhatajale. Pärast dokumendi kinnitamist saadetakse see automaatselt sekretärile. Sekretär registreerib kirja Registris ja saadab selle e-postiga. Sel juhul salvestatakse kõik dokumendid süsteemi ja on otsimiseks saadaval.
Ettevõtte veebiportaali ja ettevõtte Interneti-ressursi loomine
- NAUDOC võimaldab teil luua Interneti- ja siseveebisaite ning hallata sisu paigutust (ENGINE-funktsioon). Sisuks võib olla pabereid, graafikat ja muid NAUDOCi objekte.
- Ressursilehtede mugav arendus ja redigeerimine sisseehitatud WISYWIG-i redaktoris, versioonikontroll.
- Uudiste avaldamise, küsimustike ja hääletamise juhtimine.
- Ressursilehtede sisseehitatud arendus ja ümberkujundamine.
- Tsentraliseeritud juurdepääsukontroll ressursi jaotistes, võimalus kooskõlastada dokumente enne veebiressursil avaldamist.
Süsteemi tehnoloogilised omadused
- 100% veebiliides võimaldab süsteemiga ühenduse luua kõikjalt maailmast, luues ühtse inforuumi organisatsiooni, selle kaugemate filiaalide ja mobiilsete töötajate jaoks.
- süsteem on manustatud ABBYY FINEREADER Scripting Editioni skannimis- ja OCR-tarkvaraga;
- süsteem võimaldab autentida ja autoriseerida inimesi välistes kataloogiteenustes, nagu LDAP või Microsoft Active Directory;
- süsteemis on moodul elektroonilise digiallkirjaga töötamiseks () ja sellega on võimalik kasutada mis tahes Microsoft CRYPTOAPI liidest toetava krüptoteenuse pakkuja digiallkirja.
Elektrooniline dokumendihaldussüsteem NauDoc sobib optimaalselt keskmiste ja väikeettevõtete, fondivalitsejate, projekteerimisorganisatsioonide, valdusstruktuuride allüksuste dokumendivoo automatiseerimiseks, aga ka suurettevõtete allüksuste dokumendivoo automatiseerimise spetsiifiliste ülesannete lahendamiseks (tagades töö regulatiivse dokumentatsiooniga vastavalt ISO 9001:2000 nõuetele, töötajate ja personaliteenistuse vaheline suhtlus jne.
Elektrooniline dokumendihaldussüsteem NauDoc on mõeldud mugavaks tööks kuni 50 kasutajale, kes suudavad luua kuni 5000 dokumenti aastas. Need on Zope'i tarkvaraplatvormi, millel toode on arendatud, tehnoloogilised piirangud.
Praktiliste tähelepanekute põhjal saab eristada järgmisi tegureid:
- Süsteemi kõrge töökindlus. 4 tööaasta jooksul mitte ühtegi riket.
- Süsteemi kõrge turvalisuse tase häkkerite rünnakute vastu
- Hea funktsionaalsus tasuta süsteemi jaoks, kuid äärmiselt kehv tasulise jaoks
- Suur serveri koormus isegi väikese andmebaasi korral. Tundub, et süüdlane on lõime halb optimeerimine. Sellest ka aeglane töö dokumentidega.
- Andmete andmebaasi sisestamise ebamugavus.
- Kasutatavus kui selline puudub , tundub, et programmeerijad kirjutasid süsteemi enda jaoks, mitte müügiks.
- Süsteemi vähearenenud mulje.
- Kehv (aeglane) tehniline ja teabetugi foorumis, isegi maksvatel klientidel
- Tasuta versioonis tagastab otsing alates teatud arvust kogunenud ülesannetest valed vastused.
- Tasulises versioonis alustades teatud arvust kogunenud ülesannetest - otsing hakkab otsinguala valikul tegema vigu, otsib dokumente valest kohast, ei saa aru standardsetest loogilistest otsingutingimustest.
- Süsteemikood on avatud, kuid midagi käsitsi muuta on ebareaalne.
Platvorm: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD
NAUDOC on saadaval kahes väljaandes: NAUDOC Free ja NAUDOC Enterprise
Jäta oma kommentaar!
Peamised nõuded, millele elektrooniline dokumendihaldussüsteem peab vastama:
- Usaldusväärne salvestusruum ja lihtne dokumentide otsimine.
- Asjaajamise ülesannete tugi ja täitmine.
- Õigeaegne kontroll dokumentide täitmise ja nende marsruudi üle.
- Analüütiliste aruannete koostamine.
- Infoturbe tagamine.
Kaasaegsel EDMS-il on ka funktsioonid klientidega suhtlemiseks, nende taotluste töötlemiseks ja täiendavad kasulikud tööriistad, mis võimaldavad lahendada paljusid rakendusprobleeme.
Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tüübid
Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide klassifikatsiooni tüüpe on erinevaid, kuid kõige orienteeruvam on EDMS-i jaotus pealkirjade funktsionaalsuse järgi. Mis tahes EDMS-i positsioneerib selle arendaja nii, et see on mõeldud peamiselt teatud tüüpi ülesande täitmiseks. See ei tähenda, et see ei näeks ette mingeid lisatehnoloogiaid, mis on omased enamikule "vendadele". Lihtsalt iga elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tööriistade komplektil on oma tugevad küljed ja nõrgad küljed. Klassifikatsioonis pealkirja funktsionaalse järgi on see lihtsalt arvesse võetud tugevused SEDov.
Niisiis, see näeb välja selline:
- EDMS on mõeldud elektroonilise dokumentatsiooni loomiseks ja töötamiseks, samuti paberdokumentide digitaalsete analoogidega.
- Raamatupidamissüsteemid, mis automatiseerivad sündmuste ja dokumentide registreerimist kogu nende elutsükli jooksul (elektroonilised failikapid).
- EDMS, mille põhiülesanne on töö automatiseerimine suurte ettevõtete infohoidlatega.
- Süsteemid, mis haldavad elektroonilisi arhiive koos dokumentatsiooniga.
- EDMS, mille funktsionaalsus on spetsialiseerunud vajaliku teabe hankimisele arhiividest ja muudest elektroonilistest allikatest.
- Süsteemid, mis juhivad ettevõtte protsessid, dokumentide menetlemine ja organisatsiooni töötajate tegevus, kes on seotud äridokumentatsiooniga töötamise.
- Teabe-EDMS-id, mis haldavad andmesalvestusseadmeid.
Samuti on olemas lühike SED-de klassifikatsioon päritoluriigi järgi, mida kasutatakse ainult Venemaal. Selle kohaselt jagunevad meie riigis elektroonilised dokumendihaldussüsteemid kodumaisteks, imporditud ja venekeelseteks, mis on välja töötatud välismaisel Lotus / Domino platvormil. Meie ülevaade sisaldab näiteid ainult kahest välismaisest EDMS-ist – EMC Documentum ja Lotus Domino.Doc. Kõigil teistel EDMS-idel on Venemaa "kodakondsus".
TOP-10 elektroonilised dokumendihaldussüsteemid
Hindasime elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, keskendudes viie parameetri võrdlusele, mis on ettevõttes dokumendihalduse automatiseerimiseks EDMS-i valikul määrava tähtsusega. Skaala on kümnepalline.
| Koht | Programm/teenus | Hind | Õppimise lihtsus | Funktsionaalsus | Venemaa seadusandluse arvestamine | Tehniline toetus |
Üldine hinnang |
| 1 | Juhtum | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: arhiiv | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | EttevõteMeedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Loogika | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Eufrat | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LandDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Märkus: tabelis olev lõplik hinnang süsteemile ei pretendeeri 100% objektiivsusele ja peegeldab autori arvamust, mis põhineb antud teema süvaanalüüsil. See elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaade on tehtud ainult kvaliteetsete tarkvaratoodete hulgas, mida saab ohutult kasutada erinevat tüüpiäri.
JUHTUM
See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tunnustatud liider kogu postsovetlikus ruumis. Selles teevad edukalt dokumendiringlust ja kontoritööd nii suuremad osalused kui ka korporatsioonid ja väikeettevõtted. Selle süsteemiga seoses on asjakohane rakendada tautoloogiat: "DELO" tunneb oma äri. Tõepoolest, see tarkvara sobib ideaalselt kontoritöö ja töövoo sügavaks automatiseerimiseks.
plussid
- Võimalus jälgida mis tahes elektroonilise dokumendi liikumise kõiki etappe.
- Dokumentatsiooniprojektide loomise lihtsus ja mugavus.
- Üldine silumine ja süsteemi funktsionaalsus.
Miinused
- "Venitatud" miinusteks on mõnevõrra arhailine liides ja teatud raskused valdamisel.
Mis hind on?
Süsteemi "DELO" kasutamise litsentsi hind ühes töökohas (DBMS - Oracle) sõltub nende kohtade kavandatud koguarvust ja varieerub 11 000 rublast (201-500 r / m) kuni 13 400 rublani (1-5 r). /m). Kui organisatsioon kasutab Microsoft SQL Serveri DBMS-i, siis selle litsentsi töökoht maksab vastavalt 7200 kuni 9500 rubla.
Loogika
Logic SED programm kandis kuni 2012. aastani nime Boss-Referent ja oli üks populaarsemaid. Vene süsteemid elektrooniline dokumendihaldus, tõsine konkurent Delo EDMS-ile. Nimemuutus ei mõjutanud selle kvaliteeti tarkvaratoode, ning see on jätkuvalt usaldusväärne ja funktsionaalne dokumendihaldussüsteem igat tüüpi ja suurusega ettevõtetele.
plussid
- Võimalus koostada keerukaid mitmetasandilisi marsruute dokumentide kinnitamiseks.
- Kõrge kasutajaandmete kaitse.
- Süsteemi põhikomponentide valdamise suhteline lihtsus.
- Paindlikud ja kohandatavad dokumenditöötlusprotsessid.
Miinused
- Juurdepääsuõiguste ebamugav diferentseerimine suure kaadri voolavuse juures.
- Pole just kõige kohusetundlikum töö tehniline abi.
- Arhailine liides.
Mis hind on?
Selle programmi ühe litsentsi maksumus sõltub sellega ühendatud töötajate arvust. Kui nende arv ei ületa 49 inimest, siis on hind 5900 iga töökoha kohta; 50 kuni 199 ühendatud töötajat - 5200 rubla; ja kui töökohti on üle 200, siis on ühe litsentsi hind minimaalne - 4900 rubla.
Eufrat
See elektrooniline dokumendihaldussüsteem töötati välja, järgides täielikult ISO 9000 kvaliteedistandardi ja Venemaa GOST-i nõudeid kontoritöö valdkonnas. Oma "kolleegidest" erineb "EUFRATS" paljude oma ainulaadsete omaduste poolest tarkvara arendus, mida konkureerivates EDMS-ides ei leidu. Puhtalt tehnoloogiliselt on see süsteem kaasaegsete seas üks edasijõudnumaid Venemaa turg SEDov.
plussid
- Selle süsteemi tarnepakett sisaldab sisseehitatud Nika DBMS-i, mis vabastab kasutajaorganisatsiooni automaatselt lisatarkvara ostmisest.
- Sõbralik liides kena meeldejääva kujundusega.
- Sisseehitatud rollimehhanism juurdepääsuõiguste haldamiseks.
Miinused
- Üsna aeglane kiirus, eriti nõrkade arvutite puhul.
- Perioodilised tõrked töös ja aeglane tehniline tugi.
Mis hind on?
Standardlitsents koos süsteemi installimisega organisatsiooni enda serverisse maksab 5200–7300 rubla tööjaama kohta, rohkem kasutajaid - hind on madalam. Siiski on ka võimalus paigutada serveri komponent tootja seadmetele. Sel juhul rakendatakse liitumistasu süsteemi - neli tariifi, mis maksavad 10 000 kuni 95 000 rubla kuus.
1C: arhiiv
See on üks parimaid ja kindlasti ka mitmekülgseim programm ettevõtte dokumendihalduseks. 1C:Arhiiv pakub erinevas vormingus äridokumentatsiooni usaldusväärset ja, mis kõige tähtsam, tsentraliseeritud salvestust, millele pääsevad juurde volitatud töötajad, kes saavad faile redigeerida.
plussid
- Silumisalgoritm vajalike andmete kiireks leidmiseks.
- Võimalus salvestada mis tahes tüüpi dokumente - alates tekstist ja graafikast kuni heli- ja videofailideni.
- Kõige laiem mastaapsus, mis võimaldab seda tarkvara edukalt kasutada nii suur- kui ka väikeettevõtetes.
- 1C:Archive'i peamine eelis, mis eristab seda programmi konkurentidest, on toote hinna ja selle funktsionaalsuse võimaluste optimaalne kombinatsioon.
- Väliste rakendustega integreerimise tugi.
Miinused
- Tarbib palju süsteemiressursse.
- Suurenenud raskused meisterdamisel isegi kogenud kasutajatele.
Mis hind on?
Selle programmi kokkupanemise hind varieerub vahemikus 12 000 kuni 57 000 rubla ja esimene summa tuleb maksta ainult 1C: Arhiivi eelmise versiooni uuendamise eest.
DIRECTUM
Lihtne ja funktsionaalne EDMS DIRECTUM on suurepärane lahendus väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Tänu sellele süsteemile saab elektroonilist dokumendihaldust edukalt kombineerida traditsioonilise pabertöövooga, et viia organisatsioon seejärel “valutult” täielikult üle DIRECTUM-i tööle. Täiustatud töövootehnoloogia tagab kontoritöö protsesside tõhusa automatiseerimise.
plussid
- Spetsiaalsete tarkvaratööriistade olemasolu, mis lihtsustavad dokumentide otsimist ja tuvastamist nii palju kui võimalik.
- Laialdased võimalused süsteemi iseseisvaks muutmiseks konkreetsete ülesannete jaoks.
- Laiendatud võimalused integreerimiseks teiste programmidega.
Miinused
- Süsteem on keskendunud juhtimismeeskond ettevõtted - tavalistel ametnikel on selles keerulisem töötada.
- Mõnevõrra segane ja läbipaistmatu hinnapoliitika.
Mis hind on?
Litsentsid selle EDMS-i kasutamiseks ostetakse nii üksikult kui ka pakettpakkumiste osana. Odavaim põhikliendilitsents maksab 7800 rubla. Litsentsipakettide maksumus algab 148 200 rublast (põhi 20 töötaja kohta) ja ulatub 2 010 000 rublani (200 töötaja kohta).
OPTIMA-WorkFlow
See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tugev kesktalupoeg. See on pidevas arengus ega suuda seni turul tunnustatud mastodonidega võrdsetel tingimustel konkureerida. OPTIMA-WorkFlow'l on aga mitmeid "nippe" – ainulaadsed tehnoloogiad, mis eristavad selle teistest.
plussid
- Sama tüüpi dokumentide ja nende registreerimisinfo seeriaviisilise sisestamise funktsiooni rakendamine.
- Skannimine viirusetõrjeprogrammiga.
- Teie valikul tavaliste ja krüpteeritud dokumentide indekseerimine.
- Mitmekeelne kasutajaliides.
Miinused
- Tüüpiliste funktsioonide puudused, mis väljuvad värskendused jäädavalt kõrvaldatakse.
Mis hind on?
Sellel platvormil põhinevad tüüpilised lahendused maksavad 55 000 kuni 75 000 rubla.
EMC Documentum
Selle töövooprotsesside automatiseerimise platvormi töötas välja maailma IT-tööstuse liider EMC. Võimas funktsionaalsus koos üksikute tööriistade paindliku kohandamisega muudavad EMC Documentumi parimaks välismaiseks EDMS-iks Venemaa turul.
plussid
- Suur mugavus projekteerimisdokumentide haldamisel.
- Sisse-/väljaregistreerimismehhanismi rakendamine, mis võimaldab hallata juurdepääsuõiguste jaotamist.
- Funktsiooni olemasolu, mis võimaldab teil kinnitamisprotseduuri rakendada mitmel tasandil.
- Skannimis- ja dokumendituvastusseadmete tugi.
Miinused
- Töötab ainult Internet Exploreri brauseriga.
- Puudumine sisse avatud juurdepääs süsteemi tehniline ja praktiline dokumentatsioon.
- Sagedased "pidurid" ja mahajäämused suure süsteemikoormusega.
Mis hind on?
Selle platvormi kasutamisel ei ole fikseeritud hindu. Selle rakendamise maksumus lepitakse iga kliendiga individuaalselt läbi.
LandDocs
1997. aastal kodumaise ettevõtte LANIT poolt välja töötatud platvorm dokumendihalduse automatiseerimiseks on paljude ettevõtete ja asutuste poolt tänapäevani nõutud. LanDocs võimaldab teil luua mugava töövoo ja töövookeskkonna, pakkudes kõikidele kasutajakategooriatele selle haldamiseks vajalikke tööriistu.
plussid
- Integreeritud krüptokaitsetööriistade kättesaadavus.
- Võimalus kaasata töövoo protsessi kaugemate filiaalide töötajaid.
- Paberdokumentatsiooni partii skannimise funktsiooni olemasolu.
Miinused
- Üsna levinud jõudlusprobleemid.
- Nõrgad võimalused funktsionaalsuse laiendamiseks.
- Raskused süsteemi nullist juhtimisel.
Mis hind on?
Serverilitsentsi hind varieerub vahemikus 30 000 kuni 216 000 rubla. Kasutajalitsentse saab osta hinnaga 5600 kuni 8400 rubla.
EttevõteMeedia
CompanyMedia on terve komplekt tarkvaralahendusi, mis on loodud äriprotsesside, töövoo ja kontoritöö automatiseerimiseks. See EDMS erineb konkurentidest oma ületamatu seadistuste paindlikkuse ja sõltumatute moodulite olemasolu poolest, mida saab eraldi paigaldada.
plussid
- Võimalus edukas töö süsteemid ettevõtetes keerukad ettevõtte struktuur ja territoriaalne korraldus.
- Süsteemi enneolematu töökindlus, mis võimaldab sellel aktiivselt töötada ööpäevaringselt, 365 päeva aastas.
- Automatiseeritud tugi mitut tüüpi töödega töötamiseks.
- Juurdepääsuõiguste diferentseerimine, vastavalt organisatsiooni hierarhilisele struktuurile.
Miinused
- Veebiliidesel on teatud brauserite, eriti FireFoxi, piiratud tugi.
- Süsteemi fookuses on peamiselt keskmised ja suured ettevõtted.
Mis hind on?
Selle tarkvara lõpphind koosneb paljudest komponentidest, sealhulgas personali koolitusest, lisamoodulite paigaldamisest ja süsteemi kasutusõiguste üleandmisest. Kogusumma ülempiir on 99 000 rubla. Odavaim temaatiline moodul maksab 4000 rubla.
Lotus Domino.Doc
See EDMS on rakendus tuntud Notes/Domino platvormile, millel on kõrgetasemeline andmeturbe süsteem. Lotus Domino.Docil on ka täiustatud elektrooniline arhiiv, mis võimaldab teil rakendada suurt ettevõtte dokumentatsiooni hoidlat.
plussid
- Unikaalsete replikatsioonisüsteemide kättesaadavus, mis on mõeldud dokumendivoo haldamise ülesannete keerukaks lahendamiseks hajutatud keskkonnas.
- Võimalus otsida dokumente teabehoidla eraldi osadest.
- LDAP-kataloogid ulatuvad ettevõtte tasemele.
Miinused
- Selle süsteemi puudused tulenevad peamiselt selle lääne päritolust - liidese ja mõne funktsiooni rakendamise kohta on teatud küsimusi.
Mis hind on?
Kasutaja- ja serverilitsentside maksumus arvutatakse platvormi veebisaidil individuaalselt.
Lõpuks
Võttes kokku teatud rea ülevaate all, tahaksin märkida oluline nüanss: elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine teie ettevõttesse ei taga sugugi selle kasumlikkuse kiiret kasvu ja mõnel juhul võib see ka kahju teha. Kui teie organisatsioon toimib edukalt ja teenib kasumit, töötades ilma EDMS-ita, siis mõelge enne nende rakendamise otsustamist tuhat korda. Pole vaja jahtida "progressiivset moodi" ja paigaldada neid süsteeme ilma tõsise vajaduseta. Äri laienedes ja töötajate suure töökoormusega võib aga elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist saada omamoodi päästerõngas, mis aitab ettevõttel paberimajanduse keerisest välja ujuda.
Väikeettevõtlus tundub mulle turu jaoks oluline, kuna suurte föderaalklientide arv on piiratud ja peaaegu kõik on otsustanud platvormide ja tarkvara valiku. Ja seal töötavad mehhanismid ei ole väga turupõhised.
Nii et kui me räägime konkreetselt turust, siis peamine potentsiaal kliendibaasi laiendamiseks on just väikeettevõte. Kui väikeettevõtted näevad elektroonilise dokumendihalduse tegelikke eeliseid ja kui EDMS-i funktsionaalsus hakkab peegeldama nende tegelikke vajadusi, mitte taastootma ministeeriumi miniatuurselt, muutub see turg sama massiliseks kui raamatupidamine. Kas üks EDMS-i müüjatest võib korrata 1C edu?
Niisiis, 5 müüti väikeettevõtete EDMS-i kohta:
Kuigi valmisolek elektrooniliseks dokumendihalduseks on viimastel aastatel kasvanud, jääb inimestel endiselt puudu tehnoloogia mõnest aspektist arusaamisest. Tihti peavad nad failihaldust ekslikult ettevõtte sisuhalduse või EDMS-iga, mida võib pidada ECM-i osaks. Siin püüame kummutada viis müüti, eriti väikeettevõtete väljakutsete fookuses.
Müüt nr 1: mul on File Explorer, nii et ma ei vaja eraldi EDMS-i
Tõepoolest, Windows Explorer võimaldab teil faile hallata, kuid see on ainult põhitööriist, selle oluliseks piiranguks on kaustade hierarhiline struktuur.
Isegi elementaarne ülesanne, kui soovite dokumente grupeerida toodete ja klientide kaupa kaustade abil, ei lahene - klient A tellib tooteid X ja Y. Klient B - tooted X ja Z. Soovime näha tellimusi toodete ja klientide ja mis tahes DBMS või isegi Excel võimaldab seda teha. Kuid dokumentide sellisel viisil kaustadesse sortimine ei toimi.
Teoreetiliselt võite kasutada silte ja linke, kuid tegelikult on see ebamugav. Selgub, et failisüsteemi abil on võimatu luua mugavat süsteemi dokumentide klassifitseerimiseks ja otsimiseks.
Müüt nr 2. Väikeettevõtted ei vaja EDMS-i
Miski pole tõest kaugemal. Väikeettevõte tegutseb tõsiste ressursipiirangute all, keegi ei palka lisatöötajaid dokumentidega rutiinsete toimingute tegemiseks, nende paigutamiseks, klassifitseerimiseks ja otsimiseks. Isegi need töötajad, kes on, peaksid töötama produktiivsemalt. EDMS-i olemasolu organisatsioonis võib garanteerida, et vajalikud dokumendid on kättesaadavad ühe hiireklõpsuga.
(Noh, võib-olla kaks või kolm, mis on ikka kiirem kui paberites või failihoidlas tuhnimine.)
Müüt nr 3. EDMS on väikeettevõtete jaoks liiga keeruline
Nõuded dokumentide liikumisele väikeettevõttes on tavaliselt lihtsamad ja omanikud saavad need töövõtja ees sõnastada. Turul on piisavalt tooteid, mida on lihtne rakendada. Võite alustada ühest osakonnast või funktsioonist, näiteks kontohaldusest. Vaadake, kuidas see tõhusust mõjutab. Seejärel saate laieneda kogu organisatsioonile. Veenduge, et EDMS vastaks järgmistele nõuetele: lihtne kasutajaliides, paigaldamise ja seadistamise lihtsus, arusaadav ja täielik juhend ja kvaliteetse tehnilise toe olemasolu.
(Lisan omaette – ärge püüdke olla nagu suur bürokraatlik kontor! Salvestage oma tööstiil. Parem on töötajaid koolitada, selle pealt ei tasu kokku hoida. Parem on säästa äriprotsesside analüüsimisel ja joonistamisel . Sa juba mõistad neid. Ja kui ei, siis tõenäoliselt pole see ettevõte enam väike.)
Müüt number 4. EDMS on väikeettevõtete jaoks liiga kallis
Väikeettevõtted ei vaja üleliia arenenud kompleksseid terviklahendusi, mida tavaliselt rakendatakse suurkorporatsioonides. Ja te ei vaja palju skaleeritavust, sest kasutajaid on vähe. Selle põhjal saate valida lahenduse, mis on üsna mõistliku hinnaga. Lisaks aitab üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele vähendada trükikulusid. (Aga sellele tuleb teadlikult läheneda ja seda juhtida, muidu paberi hind ainult tõuseb.)
(Ja jälle ütlen omaette - ROI arvutamine koos EDMSi rakendamine- on pime. Analüütikud ütlevad teile kõike. Usalda oma intuitsiooni. Üldiselt peaks EDMS aitama kulusid vähendada ja tootlikkust tõsta.)
Müüt number 5. Pärast EDMS-i kasutuselevõttu saate paberdokumentidest täielikult lahti saada
Niisiis, olete oma väikeettevõttes rakendanud EDMS-i. Palju õnne! Kuid ärge kiirustage uue purustajaga. Paberdokumente on ikka vaja. Jagame need kolme rühma:
1) Dokumendid, mis seaduse järgi peavad olema paberkandjal. Näiteks lepingud ja muud ametlikud dokumendid.
2) Dokumendid, mis jäävad paberkujule, kuna äriprotsessid on nii üles ehitatud. Kuni teie kulleritel pole iPade, on neil vaja pabereid.
3) Dokumendid, mis ei pea täpselt olema paberkandjal. Kõik aruanded kontori märkmed, taotlused jne – kõik, mis ei mahtunud kahte esimesse rühma. Neid saab ohutult shederis kaasas kanda.
Kuude ja aastate pärast liiguvad kahe esimese rühma dokumendid järk-järgult kolmandasse. Seadusandlus muutub ja tehnoloogiad arenevad, võib-olla on varsti lihtsam igale kullerile tahvelarvuti kinkida ja paberiga mitte lollida. Nii jõuame kunagi paberivaba kontorisse.
Pole saladus, et mis tahes äritegevuse edukus sõltub peamiselt sellest, kuidas toimib dokumentatsiooni sujuvamaks muutmise mehhanism. Töö paberimajandusega on ju oluline lüli ettevõtte juhtimises, kuigi see ei paku naudingut.
Lisaks tuleks dokumentatsiooniga tegeleda õigeaegselt, vastasel juhul hakkab see kogunema ja kaduma. Võimalike kadude vältimiseks võeti kasutusele elektrooniline dokumendihaldussüsteem.
Selles artiklis selgitame: Mis on EDMS? Millised on selle tüübid, eelised ja puudused?
Interneti arenedes on paksude kaustade ja tolmuste arhiivide aeg minevik. Nüüd on dokumentidega töötamise protsess täielikult automatiseeritud. Vajalikud paberid leiab ühe klõpsuga ning arhiveerimine käib täiesti ilma inimese sekkumiseta. EDMS avab sellised võimalused ettevõtetele.
Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS) on spetsiaalne tarkvara, mille kaudu töödeldakse dokumente elektrooniliselt. Ehk tänu EDMS-ile on võimalik töötajate vahel dokumente üle kanda, individuaalseid ülesandeid väljastada, arhiveerida jne.
Kindlasti on paljudel organisatsioonidel võimalik luua elektroonilisi dokumente, neid säilitada ja üle kanda. Siiski lihtsalt elektrooniline formaat ei oma õiguslikku mõju. Selleks, et elektrooniline paber kaalus juurde, on oluline, et sellele kirjutaksid alla mõlemad pooled. Sel juhul tuleb dokumendid pitseerida spetsiaalse elektroonilise allkirjaga.
Seetõttu võib SED-i jagada kahte tüüpi:
- Ettevõttesisene dokumentide liikumine töötajate vahel;
- Dokumendivoog erinevate ettevõtete ja organisatsioonide vahel spetsiaalsete sidekanalite kaudu.
EDMS-i kasutamiseks organisatsioonis on vaja spetsiaalset tarkvara. Tavaliselt nimetatakse sellist programmi EDI platvormiks. Lisaks vajate sellise tarkvara sujuvaks tööks lisavarustus. Näiteks serverid, võrgukanalid jne.
Elektroonilise dokumendihalduse operaatorit on vaja, kui on vaja töötada paberitega kahe erineva ettevõtte vahel. Selline operaator teeks seda hea abimees. Ta ju teab, kuidas sõnumeid edastada, kontrollib dokumentide saatmise vormingut, nõuab ja kontrollib elektroonilise allkirja kinnitamist, säilitab ja arhiveerib pabereid iseseisvalt jne.
Seega on EDMS kogu ettevõtte vereringesüsteem. See säästab palju aega ja avaldab loomulikult positiivset mõju kogu organisatsiooni tööle. Kuid kas sellisest teabetöötlusest on alati kasu? Ja kas EDMS on võimeline ettevõtet kahjustama? Nendele küsimustele vastamiseks peate kaaluma elektroonilise dokumendihalduse positiivseid ja negatiivseid külgi.
EDI plussid ja miinused
Nagu igal teisel protsessil, on ka EDI-l nii plusse kui ka miinuseid. Peamised parameetrid on toodud allolevas tabelis.
 Eelised |
 miinused |
|---|---|
|
|
Elektroonilise dokumendihalduse tegelik maksumus väikeettevõtetele
(*) Kui ettevõte on väike ja ettevõtte omanik (või üksikettevõtja ise) allkirjastab dokumendid isiklikult, on kulud minimaalsed. Need seisnevad elektroonika ostmises digitaalne allkiri- 1500 rubla ja juurdepääs elektroonilisele dokumendihaldusteenusele - alates 100 rubla.
Väikeste mahtude jaoks soovitavad meie toimetajad teenust Kontur.Diadoc. Kui valite tariifi Universaalne“, siis on kulud ainult 9 rubla saadetud dokumendi kohta. Võrreldes originaaldokumentide postiga saatmisega, siin on selle saatmine registreeritud kiri piirkonna piires on vähemalt 50 rubla. Erinevus on ilmne:
Süsteem annab kõigile uutele kasutajatele 50 elektrooniliste dokumentide tervitusboonust.
Nagu tabelist näha, on SED-l vaatamata positiivsetele külgedele ka negatiivseid külgi. Põhimõtteliselt taanduvad need materjalikuludele, mis, nagu selgus, ei pruugi olla väikesed.
Ettevõte ei tee märkimisväärseid kulutusi mitte ainult tarkvara paigaldamisele ja vajalike seadmete ostmisele, vaid peab palkama ka töötaja, kelle erioskusteta elektrooniline dokumendihaldussüsteem lihtsalt ei tööta. Sellisel töötajal on vaja ka palka maksta. Ja see on veel üks kuluartikkel.
Kuid ärge unustage, et kulutatud jõupingutused tasuvad end tulevikus ära ja EDMS-iga töötavad ettevõtted saavad sellest ainult kasu. Lõppude lõpuks säästavad nad mitte ainult teabe töötlemise aega, vaid vähendavad oluliselt ka teenuste, näiteks arhivaari, eest tasumise kulusid. Lisaks kõigele muule ei nõua elektrooniline arhiiv lisaruume, täiendavate kirjatarvete ostmist ja muid punkte.
Mis on elektrooniline dokumendihaldussüsteem?
Reeglina on see elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDM), milles saate elektroonilisi dokumente genereerida, saata, vastu võtta ja allkirjastada. Need on samaväärsed käsitsi kirjutatud allkirjaga paberiga. Elektroonilise dokumendihalduse läbiviimiseks on vaja elektroonilise allkirja sertifikaati.
Liides koosneb tavaliselt 2-3 vahekaardilt, sealhulgas töövõtjad (teie partnerid ja kliendid, kes osalevad EDI-s) ja peamine vahekaart - Dokumendid. Selle vahekaardi jaotised Sissetulevad ja Väljuvad sisaldavad teie saadetud ja vastuvõetud dokumente.
EDI tüübid
Kahtlemata panevad organisatsioonid elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel suurt rõhku efektiivsusele. Raske on öelda, milline EDI tüüp konkreetse organisatsiooni jaoks on kõige tõhusam. Kõik sõltub ettevõtte suunast ja selle äriprotsessidest.
Siiski on EDI üldine kvalifikatsioon funktsionaalsuse, juhtimistehnoloogia, koostisosade jms osas. Sellega seoses saab eristada peamisi SED-i tüüpe:
- Kontorisüsteem. See tüüp on ette nähtud ettevõtte kontoritöö tegemiseks. Veelgi enam, töö toimub kõigi aktsepteeritud reeglite järgi vertikaalse juhtimisega, st. ülemust alluvaks;
- Elektroonilised arhiivid. peamine eesmärk selline süsteem on dokumentatsiooni säilitamise töö korraldamine. Muuhulgas võimaldab programm kasutajal vajaliku paberi hõlpsalt üles leida. Dokumentatsiooni edastamine sellises süsteemis poleks aga võimalik;
- Töövoosüsteemid. Seda tüüpi süsteem on kasutajate seas laialt levinud, kuna see peamine ülesanne on äriprotsesside organiseerimine ja automatiseerimine. Sellise tarkvaraga on lihtne äri ajada ja töövoog on vaid vabandus tööhetkede olemasolule;
- ECM süsteemid. Tarkvara võimaldab kasutajal juurutada organisatsiooni juhtimissüsteemi uudsust. Via keerulised süsteemid võimalik hallata: dokumente, allkirju, töövooge, töötajate teadmisi jne. Seda tüüpi EDI on palju kallim, kuna see pakub kasutajale täiustatud funktsioone.
Väärib märkimist, et iga EDMS-i tüüp muutub eelmisest kõige ambitsioonikamaks ja annab rohkem võimalusi kasutajad. Kuid selleks, et hinnata kõiki elektroonilise dokumendihalduse eeliseid, peate tegema õige valiku.
Kuidas valida õige SED
Nagu juba märgitud, on EDMS-i valik keeruline protsess, mis nõuab erilist tähelepanu. Muuhulgas peab ettevõtte juhtkond arvestama väga paljude otsustavate teguritega, nagu ettevõtte suund, personal jne.
Näiteks selleks kaubanduslik organisatsioonõige on paigaldada EDMS nii töötajate kui ka partnerite vahel. Ainult sel viisil on ettevõttel võimalik saada vajalikku majanduslikku kasu.
Sest avalik-õiguslik asutus parem on keskenduda tema töö spetsiifikale ja anda rohkem tähelepanu elektrooniliste arhiivide loomine. Samuti on vaja töötajaid nendega töötamiseks koolitada.
Ühe või teise EDMS-i valimisel on oluline mõelda, kas süsteem vastab väljatoodud nõuetele. Need sisaldavad:
- Funktsionaalsuse täielikkus;
- Kasutusmugavus;
- Millise kiirusega see süsteem töövoogu kasutusele võetakse;
- Seadete olemasolu ja need peavad olema paindlikud;
- Kas süsteemil on võimalus funktsionaalsust laiendada;
- Kas EDMS-i on võimalik kohandada ettevõtte olemasoleva tarkvaraga;
- Kohanemise lihtsus;
- Tehnilise toe olemasolu. On oluline, et selline abi oleks kõrgel tasemel;
- Tootja maine jne.
Seda asjaolu arvesse võttes peaks kasutaja järgima järgmisi toiminguid:
- Uurige funktsioone. Erilist tähelepanu tuleks pöörata peatükile "Võimalused". On oluline, et tootja täpsustaks programmi poolt teostatavate ülesannete loendi. Kui spetsiifikat pole, siis tasub sellisest EDMS-süsteemist loobuda;
- Temaatiliste ettekannete olemasolu. Oluline on, et programm sisaldaks demomaterjali, selgitades seeläbi kasutajale, kuidas funktsionaalsust kasutada;
- Uurige ekraanipilte. Nii saab juht veenduda, kas funktsionaalsus on tõesti lihtne ja kas sellel on esitatud nõuded;
- Lugege kindlasti tõeliste kasutajate arvustusi. Parim võimalus on vaadata YouTube'is videoid;
- Paljud tootjad pakuvad juhtidele tasuta prooviversioone. Nii saab kasutaja aru, kas valitud toode sobib või mitte;
- Kauba maksumuse osas on ilmselge, et see kaup ei saa ostjat erutada. Raske on kindlaks teha, milline peaks olema EDMS-i tegelik maksumus, kuid tasub uurida, mida see või teine arv kokku annab. Seetõttu aitab hinnakirja detailne uurimine ostjal ootamatuid kulutusi ja väljaminekuid vältida.
Tasub meeles pidada, et õige valiku aitab teha ainult spetsialist. Seetõttu peaks EDMS-i valimine ja paigaldamine toimuma ainult spetsiaalsete oskustega inimese hoolika tähelepanu all.
Kõrgete kulude tõttu ei tööta kõik meie riigi organisatsioonid EDMS-iga. Hetkel ainult suured ettevõtted paberitööd teha elektrooniliselt. Kuid asjad muutuvad ja on tõenäoline, et lähitulevikus hinnatakse vajadust töötada EDMS-i abil ning paljud ettevõtted saavad endale lubada elektroonilist äri. Nii et neist saavad kõige tõhusamad ja edukamad!