План мероприятий отдела кадров
В последнее время во многих организациях встал вопрос о планировании текущей деятельности подразделений в соответствии с общей стратегией так, чтобы она была направлена на успешное решение актуальных задач. При этом стоит провести анализ деятельности за прошедший год: продумать все недочеты, проблемы и внести предложения по улучшению на всех участках кадровой работы. Перечень будущих мероприятий может быть составлен на определенный период - месяц, квартал, год.
Ну и одним из подразделений, безусловно является отдел кадров.
Условно процесс разработки отделом кадров оперативных мероприятий можно разделить на три этапа. На первом из них необходимо собрать следующие статистические данные: постоянный состав и структура персонала, потери времени в результате простоев, прогулов и по болезни, уровень текучести кадров, количест-во рабочих смен, сведения о средней заработной плате и предоставляемом социальном пакете.
На втором этапе составляется план дейст-вий, который должен содержать перечень мероприятий для достижения каждой намеченной цели с определением сроков (желательно с указанием точной даты - числа и месяца), промежуточных результатов и используемых ресурсов. При этом целесообразно вести учет необходимых организационных ресурсов - человеческих, материальных и финансовых. При разработке перспективного плана мероприятий отдела кадров должны быть учтены задачи, удовлетворяющие требованиям трудового законодательства, а именно:
- обязательность заключения трудовых договоров ();
- составление графика отпусков на следующий год ();
- разработка локальных нормативных актов ( , );
- ведение табеля учета рабочего времени ();
- учет работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени ( , );
- гарантии работнику при временной нетрудоспособности ();
- гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем на обучение для повышения квалификации ();
- оформление письменных договоров о полной материальной ответственности работников ( , );
- проведение медицинских осмотров работников ( , ).
Некоторые мероприятия можно планировать в любом месяце календарного года, например проверку наличия документов в личном деле, повышение квалификации, разработку нормативных локальных актов организации. Однако лучше не откладывать их на декабрь из-за возможного дефицита времени в этот период. Руководителям подразделений стоит вовлекать в разработку детального проекта находящихся в его подчинении сотрудников. Хорошо известно, что если роль работника не сводится к пассивной, он глубже вникнет в проблему, будет готов принять обоснованные выводы и рекомендации руководителя, а также вложит больше усердия в достижение намеченных целей. Следует помнить и о том, что на содержание и структуру кадрового планирования существенно влияют рынок труда, экономическая ситуация, спрос на производимую продукцию и услуги.
Третий этап - заключительный, он предполагает утверждение и согласование кадрового плана, а также поддержку стратегической линии организации и систематический контроль в течение года за выполнением мероприятий.
В приложении представлен организационный план мероприятий отдела кадров на первый квартал, который охватывает такие сферы кадровой деятельности, как подбор и адаптация новых сотрудников, ведение кадрового делопроизводства, работа с военно-учетным столом, развитие и обучение, подготовка документов для сдачи в архив и т.д. По окончании отчетного периода (в данном случае первого квартала) в колонке «Отметка о выполнении» проставляется оценка результативности каждого мероприятия в процентах (25, 50, 75, 100%). На основе такого анализа можно будет скорректировать и стабилизировать действия в следующем отчетном периоде.
Полностью эффективным кадровое планирование является лишь в том случае, если оно согласуется с общим процессом работы в организации. В этом случае его положительное влияние очевидно.
- Совершенствуются процедуры приема на работу, т.к. планирование является источником информации о потребности организации в персонале. Это позволяет минимизировать издержки и избежать кризисных ситуаций, связанных с нехваткой рабочей силы.
- Оптимизируется использование кадров, поскольку выявляется невостребованный потенциал работников с помощью расширения должностных обязанностей и реорганизации производственных процессов на основе новых технологий.
- Тщательная разработка обучения и профессионального развития персонала позволяет обеспечить необходимую квалификацию сотрудников и добиться результатов с наименьшими потерями.
- Сокращаются общие издержки на рабочую силу благодаря продуманной, последовательной и активной кадровой политике организации на внутреннем и внешнем рынке труда.
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРИМЕРНЫЙ ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ОТДЕЛА КАДРОВ НА ПЕРВЫЙ КВАРТАЛ
Отдел возглавляет начальник планово-экономического отдела, назначаемый на должность приказом генерального директора ОАО «ЖКУ».
Руководитель планово-экономического отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
Задачи и функции планово-экономического ОАО «ЖКУ»:
Формирование единой экономической политики предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития отрасли. Совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы.
Формирование и определение экономической стратегии развития предприятия с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.
Руководство подготовкой проектов текущих планов подразделениями предприятия по всем видам деятельности в соответствии с заказами контрагентов и заключенными договорами.
Выявление убыточной продукции, разработка мероприятий по снятию ее с производства.
Комплексный анализ всех видов деятельности предприятия.
Организация и координация исследований для определения условий повышения конкурентоспособности выпускаемой продукции и разработка соответствующих мероприятий на основе полученных результатов.
Подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия.
Статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия, систематизация статистических материалов.
Подготовка статистической отчетности в установленные сроки.
Разработка и доведение до структурных подразделений предприятия прогнозируемых объемов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) в увязке с объемами финансирования.
Разработка унифицированной документации, экономических стандартов, внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной документации.
Организация обмена опытом экономической работы, проведение семинаров-совещаний по повышению квалификации работников финансово-экономических подразделений предприятия и сторонних организаций
Экономическое планирование и анализ экономического состояния предприяти. Контроль за выполнением подразделениями предприятия законодательства в области экономики.
Разработка и подготовка к утверждению проектов перспективных и текущих планов экономической деятельности и развития предприятия. Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия, согласование и увязка их разделов.
Планирование объемов капитальных вложений и операционных средств для централизованной оплаты оборудования и инвентаря на основе заявок производственных и технических подразделений предприятия.
Определение лимитов капитальных вложений.
Разработка мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений.
Разработка мероприятий по повышению производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов.
Подготовка для представления в главную бухгалтерию, отдел организации и оплаты труда предложений по установлению (изменению) должностных окладов отдельных должностей и категорий работников предприятия.
Контроль за выполнением подразделениями предприятия плановых заданий.
Организация и методическое обеспечение разработок программ, перспективных.
Подготовка предложений, обоснований и расчетов по затратам на проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытных работ и разработок, капитального ремонта зданий и сооружений, доведение планов затрат до финансового отдела.
Определение объемов затрат на повышение квалификации кадров на основе прогнозов потребности в подготовке кадров для предприятия.
Анализ действующих структур управления предприятия и подготовка предложений по их дальнейшему развитию.
Разработка методических материалов по технико-экономическому планированию деятельности подразделений предприятия, расчету экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, проведению организационно-технических мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособной продукции (работ, услуг).
Формирование ценовой политики предприятия. Разработка прогнозов экономического развития предприятия в соответствии с потребностями рынка.
Разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли.
Составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве.
Подготовка заключений на проекты оптовых цен на продукцию предприятия.
Анализ роста цен на аналогичную продукцию конкурентов.
Разработка экономических нормативов затрат на осуществление деятельности предприятия и представление их для согласования в финансовый отдел, корректировка их с учетов инфляционных процессов.
Разработка планов операционных затрат на осуществление деятельности предприятия по источникам финансирования на год и по кварталам.
Разработка и согласование с финансовым отделом и главной бухгалтерией расчетов по мобилизации собственных средств.
Работа планово-экономического отдела ОАО «АТФ»
Планово-экономический отдел ОАО «АТФ» является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно заместителю директора по экономическим вопросам.
Планово-экономический отдел ОАО «АТФ» выполняет следующие задачи:
1. Руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности.
2. Организация комплексного экономического анализа деятельности предприятия и участие в разработке мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства.
3. Организация и совершенствование хозяйственного расчета.
4. Разработка проектов оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию и утверждение планово-расчетных цен.
Планово-экономический отдел ОАО «АТФ» имеет следующую структуру:
1. Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работ и особенностей производства.
2. В состав отдела могут входят подразделения технико-экономического планирования, себестоимости, цен, экономического анализа, учета и статистики, калькуляции, нормативов и др.
3. Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется начальником отдела в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.
Планово-экономический отдел ОАО «АТФ» выполняет следующие функции:
1. В области планирования
1.1. Организация и общее руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов ОАО «АТФ» в соответствии с контрольными цифрами, долговременными экономическими нормативами и лимитами, а также прямыми заказами потребителей и органов материально-технического снабжения на продукцию (работы, услуги):
Подготовка предложений для утверждения руководством предприятия о порядке, сроках и участниках (отделах, службах) разработки проектов планов;
Распределение производственной программы между службами предприятия;
Рассмотрение обоснований и расчетов проектов планов подразделений предприятия;
Обеспечение согласованности и взаимной увязки планов служб предприятия;
Составление проектов планов предприятия в целом.
1.2. Планирование производственно-хозяйственной деятельности служб на основе утвержденного плана ОАО «АТФ»:
доведение годовых и квартальных заданий цехам и службам по установленному перечню показателей;
участие в разработке годовых, квартальных и месячных производственных программ вспомогательными и непроизводственными цехами;
рассмотрение цеховых планов, их проверка, внесение необходимых коррективов.
1.3. Внесение соответствующих корректировок в планы предприятия и отдельных подразделений в случае изменения производственно-хозяйственной ситуации.
2. В области организации планово-экономической работы
2.1. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения проектов планов, итогов работы предприятия и цехов на постоянно действующем производственном совещании и заседаниях технико-экономического совета предприятия.
2.2. Организация хозрасчета на предприятии:
Разработка системы хозрасчетных показателей цехов и служб в соответствии со спецификой их работы;
Контроль за внедрением и совершенствованием хозрасчета в подразделениях предприятия;
Участие в разработке положений по материальному стимулированию.
2.3. Организация работы по нормированию и ценообразованию на предприятии:
Систематизация нормативных затрат на изготовление продукции; составление нормативных калькуляций, контроль за внесением в них всех текущих изменений;
Участие в разработке прогрессивных плановых технико-экономических норм и нормативов и доведение их до цехов, отделов и служб предприятия;
Разработка совместно с другими службами предприятия в соответствии с действующим законодательством проектов оптовых и розничных цен и тарифов и представление их на утверждение; разработка и представление на утверждение цен; подготовка заключений по проектам оптовых цен на поставляемую предприятию продукцию;
Разработка ценников, применяемых при планировании и учете; осуществление анализа цен, выявление убыточных и высокорентабельных изделий, разработка мероприятий по ликвидации убыточности, в случае необходимости внесение предложений о пересмотре цен на высокорентабельные изделия, подготовка и представление для утверждения новых цен всех необходимых материалов.
2.4. Организация разработки мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей основных и оборотных фондов, материальных и трудовых ресурсов, по использованию всех резервов производства.
2.5. Организация разработки мероприятий по выполнению и перевыполнению установленных плановых заданий.
3. В области анализа и оперативно-статистического учета
3.1. Контроль за выполнением цехами и службами предприятия годовых, квартальных, месячных, декадных и суточных планов и заданий.
3.2. Организация и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
3.3. Составление совместно с бухгалтерией пояснительной записки к годовому отчету, участие в балансовой комиссии по итогам деятельности предприятия.
3.4. Представление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
3.5. Контроль за правильностью производимых соответствующими службами и цехами предприятия расчетов экономической эффективности внедрения новой техники, рационализаторских предложений и других организационно-технических мероприятий, направленных на повышение эффективности производства, надежности и качества продукции, развитие специализации и кооперирования, механизацию инженерного и управленческого труда.
3.6. Участие в организации постоянно действующих комплексных групп контрольно-ревизионной работы из представителей различных подразделений предприятия.
3.7. Организация статистической отчетности предприятия:
Сбор необходимых материалов, обобщение, подготовка и представление статистической отчетности в сроки;
Контроль за качеством всей статистической отчетности на предприятии;
Систематизация статистических материалов и составление справок по статистической отчетности.
4. В области методологической работы
4.1. Методическое руководство, разработка форм и документации, порядка и сроков проведения работ по:
Технике-экономическому планированию;
Оперативно-производственному планированию (совместно с производственно-диспетчерскими службами предприятия);
Хозяйственному расчету (совместно с главной бухгалтерией);
Учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности (совместно с главной бухгалтерией);
Расчетам экономической эффективности;
Статистической отчетности.
4.2. Изучение и распространение передового опыта планово-экономической работы, оперативного учета и анализа хозяйственной деятельности цехов и служб предприятия.
4.3. Совместно с отделом технического обучения и подготовки кадров организует экономическую учебу в целях повышения квалификации работников всех экономических служб предприятия.
Планово-экономический отдел ОАО «АТФ» взаимодействует с другими подразделениями предприятия:
1. С бухгалтерией
Получает: отчеты по выпуску продукции (в номенклатуре и денежной оценке), сведения о состоянии незавершенного производства; другие данные, необходимые для планирования и анализа; финансовый план; отчеты о выполнении финансового плана; расчет амортизационных отчислений по цехам и предприятию в целом, копия задания цехам и отделам по снижению запасов оборотных средств; ежедневные сведения по выполнению плана реализации цехами (предприятием).
Представляет: план производства по номенклатуре на год, квартал и месяц; плановую себестоимость фактически выпущенной товарной продукции; план производства продукции по номенклатуре и объему товарной продукции по цехам.
2. С техническим отделом
Получает: перспективные и текущие планы развития и внедрения новой техники и улучшения организации производства с расчетами экономической эффективности от внедрения и отчеты об их выполнении.
Представляет: планы производства продукции (перспективные, годовые и квартальные); задания по снижению себестоимости продукции; сроки выпуска новых изделий для составления планов и графиков подготовки производства; плановые задания о хозрасчетной деятельности отделов.
3. С отделом механизации
Получает: план ремонта судов и оборудования на квартал, год и на перспективу; месячные отчеты о выполнении планово-предупредительного ремонта оборудования; сметы расходов на ремонт сооружений и оборудования и на выполнение оргтехмероприятий; отчет о выполнении заданий по снижению себестоимости товарной продукции.
Представляет: задание по снижению себестоимости товарной продукции.
4. С отделом сбыта
Получает: отчеты об отгрузках продукции; годовые, квартальные и месячные планы производства по объему и номенклатуре; ежедневные сводки выпуска готовой продукции.
5. С отделом организации труда и заработной платы
Получает: затраты времени и заработной платы на единицу изделий и сведения об изменении трудоемкости; план снижения трудоемкости изделий и отчет о его выполнении; штатное расписание отдела; планы по труду цехов предприятия по кварталам и месяцам; анализ использования фонда оплаты труда; расчеты повышения производительности труда.
Представляет: план производства продукции в номенклатуре; план производства по объему валовой и товарной продукции на год, квартал с разбивкой по месяцам.
6. С основным производством
Получает: отчеты о выполнении плана по производству себестоимости, труду и заработной плате; сведения о расходе материалов на единицу готовой продукции: выходе готовой продукции, использовании рабочего времени, производственной мощности.
Представляет: производственную программу на год, квартал, месяц и другие расчетные показатели.
Планово-экономический отдел ОАО «АТФ» имеет следующие права:
1. Требовать от соответствующих отделов, цехов и служб предприятия представления материалов (отчетов по установленным формам, справок и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию планово-экономического отдела.
2. Проверять и подтверждать сметы, расчеты экономической эффективности, калькуляции, составленные другими отделами и цехами предприятия.
3. Привлекать к участию при разработке плана и отдельных заданий другие отделы по принадлежности и экономистов цехов и служб.
4. Давать указания отделам, службам и цехам по методике технико-экономических расчетов учета и планирования, проводить соответствующие совещания, представлять предприятие в вышестоящих и других организациях по вопросам, касающимся планирования производственно-хозяйственной деятельности, разработки цен на продукцию, изготовляемую предприятиями, а также по статистической отчетности.
5. Указания планово-экономического отдела в пределах функций, являются обязательными к руководству и исполнению цехами, отделами и службами предприятия.
Планово-экономический отдел ОАО «АТФ» несет ответственность за:
1. Всю полноту ответственности за качество и выполнения возложенных положением функций несет начальник отдела,
2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
Должностная инструкция начальника планово-экономического отдела ОАО «АТФ»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника планово-экономического отдела открытого акционерного общества «АТФ».
1.2. Начальник планово-экономического отдела ОАО «АТФ» назначается, перемещается и увольняется приказом председателя правления акционерного общества по представлению исполнительного директора.
1.3. Начальник планово-экономического отдела ОАО «АТФ» подчиняется непосредственно директору по экономике и всю работу выполняет под его контролем.
1.4. На должность начальника планово-экономического отдела ОАО «АТФ» может быть назначен работник, имеющий высшее экономическое или инженерно-техническое образование и стаж работы на экономических и руководящих должностях не менее 5 лет.
1.5. Начальник планово-экономического отдела ОАО «АТФ» в своей работе руководствуется действующим законодательством РФ, приказами, инструкциями, распоряжениями вышестоящих организаций в пределах их компетенции, приказами и распоряжениями председателя правления акционерного общества и настоящей инструкцией.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Осуществляет руководство планово-экономической деятельностью ОАО «АТФ». Организовывает работу: по рациональному использованию резервов производства, снижению материальных, трудовых и денежных затрат на производство продукции, по эффективному использованию основных фондов и оборотных средств на предприятии, соблюдению правильного соотношения между ростом производительности труда и средней заработной платой. Проводит работу по повышению рентабельности производства, снижению трудоемкости и себестоимости продукции.
2.2. Методически руководит и контролирует деятельность всех подразделений предприятия по составлению перспективных планов экономического и социального развития, разрабатывает план производства с необходимыми обоснованиями и расчетами, положенными в основу планов, а также организационно-технических мероприятий по совершенствованию хозяйственного механизма, экономической работы, выявлению и использованию резервов производства.
2.3. Проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, достижению высокого уровня их обоснованности, по созданию и улучшению нормативной базы планирования, норм расхода товарно-материальных ценностей, оборотных средств и использования производственных мощностей.
2.4. Обеспечивает строгий контроль над соблюдением режима экономии материальных, трудовых и финансовых ресурсов на всех участках хозяйственной деятельности предприятия.
2.5. Организовывает планирование, учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности предприятия, работу по улучшению нормирования труда, правильному применению форм и систем заработной платы и материального стимулирования.
2.6. Обеспечивает строгое соблюдение планово-финансовой дисциплины, контроль за ходом выполнения плановых заданий, организовывает проведение комплексного анализа и оценки результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений.
2.7. Проводит сравнительный анализ фактической себестоимости, фонда заработной платы, расхода материалов, расшифровку накладных расходов за отчетный период.
Начальник планово-экономического отдела ОАО «АТФ» имеет право:
3.1. Представлять предложения руководству предприятия о приеме на работу, переводе на другую работу работников предприятия. Вносить предложения по подбору и расстановке кадров.
3.2. Утверждать рабочим премии в соответствии с действующими на предприятии системами оплаты труда и положениями о премировании. Участвовать в разработке положений о формах и системе оплаты труда и премировании работников.
3.3. Утверждать график предоставления работникам очередных отпусков, а также по необходимости дополнительного отпуска с соблюдением действующего трудового законодательства.
3.4. Визировать приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении, об установлении окладов, о выплате премий и надбавок к зарплате. Принимать участие в работе технического совета ОАО «АТФ» и в балансовой комиссии.
3.5. Подготавливать приказы, распоряжения и указания руководителям подразделений по всем вопросам, входящим в круг деятельности отдела. Производить проверки в подразделениях ОАО «АТФ» по всем вопросам организации труда, заработной платы и применения трудового законодательства. Контролировать учет сверхурочного времени.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник планово-экономического отдела ОАО «АТФ» несет ответственность за:
4.1. Состояние работы по организации, нормированию, оплате труда, управлению производства, выполнение плановых показателей по труду и заработной плате.
4.2. Разработку штатного расписания в пределах выделенного фонда оплаты труда. Правильность тарификации рабочих, установление наименований должностей в соответствии с действующим Классификатором профессий, соблюдение штатной дисциплины.
4.3. Составление графиков работы отдельных подразделений предприятия, работающих в режиме, отличном от основного графика по предприятию.
4.4. Формирование коллективного договора и выполнение обязательств по нему, относящихся к планово-экономическому отделу.
4.5. Своевременное и качественное предоставление отчетности, закрепленной за отделом.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.2. Режим работы Начальника планово-экономического отдела ОАО «АТФ» определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.3. В связи с производственной необходимостью Начальник планово-экономического отдела ОАО «АТФ» может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.4. Для решения оперативных вопросов Начальнику планово-экономического отдела ОАО «АТФ» может выделяться служебный автотранспорт.
Деятельность хоть какой организации подразумевает планирование. Верно и вовремя составленный план позволяет выполнить контроль над деятельностью отдельных структурных подразделений и учитывать все производственные характеристики, от которых зависит эффективность работы компании. Общий план организации содержит в себе отдельные документы, которые составляются по каждому из отделов. Составить план работы отдела – ровная обязанность его управляющего.
Вам пригодится
- – характеристики работы отдела за прошедший период;
- – плановые характеристики, выставленные сотрудниками отдела;
- – бумага;
- – авторучка либо карандаш;
- – компьютер.
Обусловьте перспективу, на которую составляется план работы отдела. Он может быть годичным, предполагающим длительные задачки, также короткосрочным – на полугодие, квартал, месяц и даже неделю. Основной документ, который определяет работу отдела – годичный. По нему потом составляются короткосрочные плановые документы.
Изучите аналитические отчеты, которые освещают работу отдела за прошлые периоды. Чтоб составить представление о показателях эффективности, будет нужно оценить данные за два-три года. Динамика работы подразделения позволит поставить более четкие и близкие к реальности цели на ближайшую перспективу. По мере надобности обратитесь к отчетным документам, характеризующим работу всей организации в целом. Это позволит уяснить результативность работы отдела по отношению к другим подразделениям.
Опросите служащих отдела, предложив им представить характеристики собственной деятельности за прошедший отчетный период. Любой из служащих должен также без помощи других наметить характеристики работы на грядущий год. Намеченные отдельные характеристики потом войдут в обобщенный план работы отдела.
На основании собранных данных поставьте цели на грядущий год. Намечая определенные характеристики деятельности, обязательно укажите в плане, за счет каких внутренних резервов они будут достигнуты. Смотрите, чтоб планируемые характеристики не были оторваны от жизни, а отражали реальные способности отдела. По каждой определенной цели установите разумные сроки ее заслуги. При всем этом не рекомендуется выносить сроки выполнения задач на конец планируемого периода – у вас должен остаться временной отрезок на исправление вероятных недоработок.
Предусмотрите при составлении плана работы отдела ответственных за выполнение его отдельных пт, также формы контроля. Помните, что любые запланированные характеристики ничего не значат, если носят общий нрав и если за их никто непосредственно не отвечает. Занесите в план даты представления отчетности работниками отдела по каждому из намеченных пт.
Окончите составление плана, включив в него неотклонимые для каждого структурного подразделения общие мероприятия, касающиеся всей организации. Составленный план утвердите у управления. По мере надобности исправьте допущенные некорректности, занесите конфигурации, рекомендованные управлением. Составленный план сейчас будет являться главным документом, определяющим деятельность работы отдела.
Приветствую Вас дорогие читатели моего блога.
В этой статье вы узнаете одну очень результативную методику составления плана личной работы. Она помогла мне значительно повысить качество моей деятельности в пожарной части, где я был заместителем начальника части.
Эту методику рассказал мне мой бывший руководитель, который добился очень хороших результатов. Повышение работоспособности и результативность выполнения личных задач повышается многократно, уже интересно? Тогда читайте далее!
Чем вам поможет эта методика?
После составления плана работы по этой методике, вам будет представлена картина вашей деятельности целиком на неделю . Вам не нужно будет долго искать страницу в записной книжке, с поставленными задачами.
Достаточно будет только бегло глянуть на ваш план личной работы и вы будете иметь представление о том, что вам предстоит выполнить сегодня, завтра и даже через неделю или месяц.
Также вы сможете правильно делегировать задачи, и контролировать подчиненных, в конце рабочего дня будете видеть какие задачи выполнены, скорректировать планы на следующий день
Все ваши важные встречи и звонки не будут пропущены, так как вы не будете ставить лишние задачи на дни когда их нужно совершить.
Ну и самое главное вы всегда сможете видеть свои планы на день, при выполнении всех задач, вы сможете выполнить пару задач со следующих дней и, тем самым, разгрузить какую либо дату.
Как мне помогла эта методика?
Работая по данному плану я достиг определенных положительных результатов. В 2012 году, я был принят на работу в пожарную часть, заместителем начальника пожарной части.
Сказать что состояние дел в части было плачевным – это ничего не сказать, я просто обалдел от того что мне досталось от прежнего руководства. Так как начальник части был также принят на должность буквально за месяц до меня, то и у него руки просто опускались видя все это.
Вот на фото он как раз занимается заполнением своего плана — по этой методике.
Что мне досталось
По результатам работы части она была по всем показателям работы на последнем (восьмом) месте, среди частей отряда. Не было нормальной номенклатуры дел, состояние техники удручающее, дисциплина отсутствовала как факт. Исполнительность личного состава была крайне низкая.
Как я пытался исправить ситуацию?
Я, вначале, пытался кинуться за все сразу, дабы хоть как-то привести в порядок положение дел в части. Это хоть и приносило какие-то результаты, но в целом получалось у меня все не совсем складно.
Затем я обратился к своему непосредственному начальнику – заместителю начальника отряда. И он объяснил как просто и планомерно привести все дела в порядок, и как составить правильный план личной работы на месяц, неделю и день.
Итак каких результатов я добился?
Примерно через три месяца работы, я вывел большинство показателей части на третье место! Вы представляете? С последнего на третье! Выйти на первые места я бы не смог, по причине того, что на первых местах стояли основные части построенные с нуля, и работали в них очень опытные руководители.
Тут мои бывшие подчиненные — занимаются самоподготовкой.
Я бы просто не смог их переплюнуть, у меня это был первый опыт работы на руководящей должности.
Итак приступим
Для составления плана личной работы вам потребуется большая тетрадь, какая нибудь такая, формата А4.
Эта тетрадь станет вашей настольной книгой, которая всегда должна быть раскрытой и лежать на вашем рабочем столе на видном месте.
Ручка также должна лежать в этой тетради, это основные моменты, которых необходимо держаться.
Что нам необходимо сделать?
Делаем разметку в тетради таким образом: делим каждую страницу на три колонки. Первая колонка почти на половину листа, вторая и третья делят оставшуюся часть пополам.
Также делим каждый лист на три ряда поровну, это будут наши дни недели в плане. Таким образом на один разворот тетради мы уместим план личной работы на неделю. И он будет нам виден целиком. Вот я набросал примерный план личной работы на неделю, тетради у меня не оказалось, но думаю суть будет понятна (Все задачи условные).
По колонкам. В первой колонке записываются личные задачи, встречи и совещания. То есть то, что необходимо не пропустить, будет всегда на первом месте.
Во второй колонке записываются поручения подчиненным, либо делегация каких либо личных задач. На приведенном примере, во вторник задача по проверке сигнализации, делегирована начальнику караула.
Ну и в третьей колонке помечаем предстоящие звонки, и кому необходимо позвонить.
Вот собственно и вся подготовка к составлению нашего плана личной работы на неделю.
Как составить план работы?
Работу с планом начинаем с заполнения первой колонки «личные задачи». В первую очередь, записываем задачи привязанные к определенному дню недели , и задачи в которых необходим выезд в какое либо место.
Если у вас планируется работа с выездом, то сразу помечаем, что можно совместить с выездом, например, в среду в моем плане технические занятия в отряде, попутно я захвачу табель и передам его в бухгалтерию.
Таким образом, можно заполнить ближайшие четыре недели плана, открыв например следующую неделю, вы увидите когда у вас важное совещание, и заранее подготовитесь к нему, запланировав подготовку доклада накануне.
Ну а дальше, просто начинаем ставить предстоящие задачи по дням недели, соразмерно своим возможностям. Также не забываем готовить задачи подчиненным , огромные планы перед собой ставить не стоит, здесь лучше пользоваться мудрым принципом «не торопясь но без остановки».
Накидав таким образом задачи на предстоящую неделю у вас будет четкое представление о предстоящей работе, и вы будете всегда готовы ответить начальству на вопрос «Какую работу планируете на сегодня?»
В процессе работы всегда возникают дополнительные задачи. Их просто дописываем в план, в тот день когда их необходимо выполнить.
Да еще один нюанс, перед каждой задачей, поручением или предстоящим звонком ставим «минус» — это своеобразный символ невыполненного пункта плана.
Как работать с планом?
Начнем со звонков. Позвонить в нужные места стоит до обеда, таким образом, если необходим ответ по вашему запросу, у вашего собеседника будет время его подготовить в течение рабочего дня. Исключение составляют звонки для контроля, когда их совершить решать вам, исходя из специфики работы.
Задачи поставленные подчиненным необходимо будет контролировать . Этап контроля помечается знаком «Плюс» дорисовав к «Минусу» вертикальную черточку, пометив таким образом задачу вы не будете досаждать работникам, и в то-же время они будут помнить что их работу точно проверят в процессе.
Делать контроль стоит один раз в середине работы, при необходимости внося коррективы в выполнение задачи, либо переноса ее, в связи с недостатком каких либо материалов.
Выполненное поручение обводим кружком, на этом контроль за поручениями закончен, и можно поставить следующую задачу, либо делегировать свою – в пределах компетенции работника.
Делегировать свои задачи — это очень эффективный способ повысить работоспособность организации в целом. Не бойтесь поручить какое либо дело ответственному работнику.
Ну что-же я вам подробно рассказал методику составления плана личной работы в организации, думаю она вам поможет. По крайней мере мне она очень помогла, и я добился очень хороших результатов в управлении пожарной частью.
Вот я после тяжелого лесного пожара.
Для тех, кому это может понадобиться, я создал файл, в котором планер уже подготовлен, останется его только распечатать, и отдать на брошюровку. Скачать
Даже после моего увольнения ко мне постоянно обращается мое бывшее руководство, с различными вопросами. Так как они помнят что я помогу им получить ответ, и знают что я был ответственным руководителем.
Почему я теперь там не работаю?
А очень просто. В один прекрасный момент руководство края решило, что тушить лесные пожары необходимо отдельной организации, и тушение лесных пожаров у нас забрали.
Наше же руководство в свою очередь решило, что держать пожарную часть в нашем населенном пункте не нужно и просто ликвидировали ее. Мне предложили должность старшего водителя, с зарплатой 12 тысяч рублей (смех да и только), я в свою очередь отказался, и подал заявление на увольнение.
P.S.
Кстати, помимо подтягивания, я разрабатываю методику приведения своего тела в порядок, своеобразный воркаут , все результаты записываю, думаю оформить их в этом блоге в отдельном разделе, как думаете стоит?
А еще я с моим хорошим другом решили замутить один очень интересный проект, скоро все расскажу, подписывайтесь на обновления блога чтобы не пропустить!
До скорых встреч, с вами был Сергей Меньков, удачи.