Билет, по сути, выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это в равной степени справедливо в отношении как бумажного, так и электронного документа. Преимущества электронных билетов по достоинству оценили большинство пассажиров. Ведь не нужно выстаивать очереди в железнодорожные или авиакассы, достаточно зайти на сайт (они сейчас есть и практически у всех авиакомпаний, и у РЖД) и приобрести билет, оплатив его банковской картой. Бумажный билет в таком случае не оформляется, при входе в вагон или во время регистрации на самолет надо только предъявить паспорт, данные которого представитель перевозчика сверяет с данными, содержащимися в списке пассажиров. Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы. О них мы поговорим в рамках этой статьи.
Электронные билеты
Электронные билеты имеют особую структуру и форму, которые утверждены ведомственными нормативными актами. Так, форма электронных проездных железнодорожных документов утверждена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 (далее - Приказ № 322 ), а электронного авиабилета - Приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (далее - Приказ № 134 ).При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон , являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.
При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция - выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, признаваемая документом строгой отчетности в силу п. 2 Приказа № 134 . А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон , который подтверждает сам факт перевозки. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 ).
В связи с тем, что оба документа - и контрольный купон, и маршрутная квитанция - признаются БСО, в каждом из них должна содержаться обязательная информация. Какая именно - показано на схеме.
Чтобы правильно отразить стоимость электронных билетов в налоговом учете, бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы, связанные с данными проездными документами. Начнем с признания затрат на их покупку в составе налоговых расходов.
Налог на прибыль
Поскольку речь в данном случае идет о проездных документах, которые, как правило, используются командированными сотрудниками, напомним, что затраты на приобретение указанных проездных (как, впрочем, и другие командировочные расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ). Разумеется, расходы должны быть экономически обоснованы, подтверждены надлежаще оформленными документами и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ ). Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет сотрудника с приложенными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами (маршрутными квитанциями или контрольными купонами).Но достаточно ли указанных документов для обоснования расходов на проезд? Для ответа на этот вопрос обратимся к разъяснениям официального органа. В Письме от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214 чиновники Минфина пояснили, что для подтверждения расходов на покупку авиабилета в электронной форме необходимы и маршрутная квитанция, и посадочный талон . Причем посадочный талон (в том числе полученный при регистрации на рейс через Интернет) должен содержать реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Таким подтверждением, как правило, является штамп о досмотре .
Иными словами, даже если сотрудник купил билет и зарегистрировался на рейс через Интернет, на распечатанном посадочном талоне должен стоять штамп «Досмотрено».
Если же штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне нет, то факт осуществления перелета подотчетным лицом, по мнению финансистов, можно подтвердить иным способом, например, справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем (см. также письма от 09.01.2017 № 03‑03‑06/1/80056 , от 19.06.2015 № 03‑03‑07/35548 ). Указанная справка для обоснования расходов понадобится и в том случае, если командированное лицо утратит посадочный талон (см. 03‑03‑07/21187 , от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28296 ).
Разумеется, в маршрутной квитанции тоже должны быть все обязательные реквизиты. Если в ней, к примеру, не указана стоимость перевозки, такая квитанция не может являться основанием для признания расходов (см. Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03‑07‑11/398 ).
Обратите внимание . Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, по мнению Минфина, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.Важный нюанс : для подтверждения расходов обязательные реквизиты электронных билетов, оформленных на иностранном языке, безопаснее перевести на русский язык (см. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03‑03‑05/57 ). Перевод не потребуется, если агентство по продаже билетов выдаст справку на русском языке, в которой содержатся все необходимые сведения (см. письма Минфина России от 24.03.2010 № 03‑03‑07/6 , от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/168 ). Впрочем, ФНС считает, что перевод электронного авиабилета для подтверждения расходов делать не нужно, поскольку большинство его реквизитов заполняются в соответствии с Единым международным кодификатором (то есть с замещением кириллических символов на латинские) (см. Письмо от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ ).
Аналогичный подход применяется для обоснования расходов на покупку электронных железнодорожных билетов. В частности, документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на их приобретение, является контрольный купон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03‑03‑07/21187 , от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777 ). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. письма Минфина России от 15.10.2014 № 03‑03‑07/51936 , от 25.08.2014 № 03‑03‑07/42273 ). Помимо контрольного купона, транспортные расходы можно подтвердить (при необходимости) посадочным талоном. В нем содержится необходимая информация о состоявшейся поездке (время отправления, стоимость проезда и др.). Следовательно, при помощи этого талона организация может обосновать расходы на проезд командированного работника в поезде (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/1677 7).
Вычет НДС
В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно подлежит вычету. По общему правилу вычет сумм «входного» НДС производится (п. 1 ст. 172 НК РФ ):- на основании счетов-фактур , выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав;
- либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3 , 6 - 8 ст. 171 НК РФ .
Словом, наличие счета-фактуры не является обязательным условием для принятия к вычету НДС по расходам на проезд. Вместе с тем в налоговых нормах прямо не назван иной документ (альтернатива счету-фактуре), который может стать основанием для применения налогового вычета.
Однако в сказано, что при приобретении услуг по перевозке командированных работников в книге покупок регистрируются либо счета-фактуры, либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии). При этом НДС в документе должен быть показан отдельной строкой. А раз так, оформленный на командированного сотрудника бланк строгой отчетности (например, маршрутная квитанция или контрольный купон), в котором выделена сумма НДС, является основанием для применения вычета по данному налогу. Это следует из Письма ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@ .
Таким образом, «входной» НДС может быть принят к вычету, если в маршрутной квитанции авиабилета или в контрольном купоне электронного железнодорожного билета сумма налога будет выделена (см. также письма Минфина России от 26.02.2016 № 03‑07‑11/11033 , от 30.01.2015 № 03‑07‑11/3522 , от 30.07.2014 № 03‑07‑11/37594 ).
Обратите внимание . Указание в маршрут/квитанции электронного авиа-билета и в контрольном купоне электронного железнодорожного билета идентификационного номера перевозчика или агентства, оформившего этот билет, не предусмотрено. Поэтому при регистрации электронных билетов в книгу покупок вместо ИНН/КПП продавца нужно ставить прочерк (см. Письмо Минфина России от 28.05.2015 № 03-07-11/30876).К сожалению, так бывает не всегда. Некоторые перевозчики не указывают в проездных документах налог в отдельной строке. По данному вопросу тоже есть официальные разъяснения. В частности, в Письме от 10.01.2013 № 03‑07‑11/01 Минфин сообщил, что вычет налога по таким проездным документам не может быть предоставлен. Поэтому сумма, отраженная в них, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Но если к проездному документу был выставлен счет-фактура (пусть даже агентом перевозчика или субагентом), то налогоплательщик вправе на его основании принять к вычету НДС, хотя сумма налога в электронном билете не показана отдельной строкой (см. Постановление ФАС ВСО от 27.11.2012 по делу № А19-5831/2012 ). И это справедливо, поскольку в силу п. 18 Правил ведения книги покупок основанием для налогового вычета в равной степени могут служить и счет-фактура, и бланк строгой отчетности. Одновременное указание налога в обоих документах не требуется.
Вы бухгалтер, но директор вас не ценит? Считает, что вы только тратите его деньги и переплачиваете налоги?
Станьте ценным спецом в глазах руководства. Научитесь работать с дебиторкой.
У Центра обучения «Клерка» новый .
Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.
Современный человек все может делать через Сеть: общаться, находить информацию, зарабатывать и тратить деньги. При желании можно из дома вообще не выходить. В любом случае возможность совершать покупки через Интернет значительно облегчает жизнь, позволяет экономить силы и время.
Уже несколько лет можно легко приобрести онлайн-билеты на поезд, но пользуются этой возможностью далеко не все. Многие просто не знают, как и где оформить покупку. Некоторых смущает тот факт, что, заплатив деньги, они получают неполноценный посадочный талон, а всего лишь распечатку. Беспокойство в данном случае излишне, система уже давно отлажена, работает без сбоев и позволяет приобретать проездные на все направления.
Что представляет собой и как им пользоваться?
После приобретения билетов, будущий пассажир становится обладателем электронного подтверждения оплаты проезда. К сожалению, этого листка недостаточно для того, чтобы отправиться в путешествие, чтобы попасть в вагон предстоит сделать еще один шаг.
Подтверждение превратится в посадочный талон только после прохождения специальной регистрации или обмена своего бланка на бумажный аналог. Обмен производится в вокзальных кассах, также для удобства пассажиров установлены специальные терминалы.
Садясь в вагон, нужно иметь при себе паспорт или другой документ, удостоверяющий личность пассажира, а также любой из полученных вариантов билета.
Самый простой и удобный способ – это электронная регистрация. Процедура эта несложная, после нее пассажир получает бланк, который идентичен приобретенным через кассу билетам. Его стоит распечатать или залить в память телефона. Главное, чтобы проводник мог считать штрих-код внизу страницы.
Пассажиру, купившему онлайн-билет, но по каким-либо причинам не прошедшему электронную регистрацию, придется забрать его бумажный аналог стандартного образца на вокзале. Для этого необходимо обратиться к кассиру или найти электронный терминал. В данном случае проводник потребует показать паспорт и бумажный билет.
Для удобства покупателей, приобретающих документы на право проезда в интернете, на который существует возможность электронной регистрации, помечены специальным значком «ЭР». Пользовательский интерфейс на сайте удобен, на бланке заказа всегда можно найти исчерпывающую информацию и инструкции по дальнейшим действиям.
Как приобрести детские билеты
Процедура оформления детского проездного во многом схожа с регистрацией взрослого.
При покупке следует учесть несколько особенностей, среди них:
- льготные условия проезда – малыши до 5 лет имеют право путешествовать бесплатно, а дети в возрасте от 5 до 10 лет получают проездной талон по льготной расценке;
- сопровождение – ребенок, не достигший 10 лет, не может путешествовать самостоятельно, даже если для него приобретен отдельный билет, без взрослого в вагон его не пустят;
- документы – для ребенка младше 14 лет билет необходимо приобретать на основании данных свидетельства о рождении, и предъявить проводнику нужно будет именно его, причем в оригинале.
Стоит добавить, что для путешествия внутри страны можно использовать заверенную у нотариуса копию свидетельства.
Покупка билетов за рубеж
Правила, установленные РЖД, не сильно отличаются от международных, но как всегда имеется ряд небольших тонкостей. За рубежом действуют иные:
- правила путешествия несовершеннолетних;
- нормы, установленные для провоза вещей;
- условия транспортировки животных.
Важная информация
Если человек купил онлайн-билет, заранее позаботился о регистрации, а после решил получить обычный проездной, то ЭР автоматически потеряет силу. Пассажиру необходимо будет оперировать только бумажным проездным документом.
Информация при оформлении покупки должна быть корректной. Внутренние рейсы еще допускают неточности, но только в одной букве и одной цифре. Билет за границу должен быть оформлен вообще без единой ошибки, иначе пассажира просто не пустят в вагон.
Совершая покупку, пассажир сообщает личные данные и регистрирует документ на свое имя, а значит не вправе передавать его третьим лицам, и обязан воспользоваться им лично.
Онлайн-билет – возможность путешествовать с комфортом. Находясь в комфортной обстановке за компьютером легче выбрать поезд, дату и наиболее удобные места.
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
1. Что такое электронные билеты
2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы
3. Что делать, если билет потерян
4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке
5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете
6. Электронный билет в авансовом отчете
7. Бухучет электронных билетов с примером
8. Учет билетов при покупке сотрудником
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.
1. Что такое электронные билеты
В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.
Формы электронных проездных документов утверждены:
- Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322
- Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134
При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:
- — для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция ;
- — для железнодорожного транспорта — контрольный купон .
Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.
А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.
Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками
на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:
- п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
- п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.
2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы
Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.
Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?
Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.
Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:
- Для авиаперевозки:
- маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
- посадочный талон , который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.
По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:
Письма Минфина:
от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296
от 06.04.2015г. №03-03-06/19229
от 29.01.2014г. №03-03-07/3271
от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)
2. Для железнодорожной перевозки:
- контрольный купон .
Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273
3. Что делать если билет потерян
Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?
В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.
В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296 ). Иначе учесть расходы не получится.
Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14 .
Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57 ). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…
Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.
Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777 )
Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.
4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке
Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н ) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык . Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.
Посмотрим, что потребуется перевести:
- Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).
Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 09.12.2015г. №03-07-14/71801, от 10.04.2013г. №03-07-11/11867, от 01.10.2013г. №03-07-15/40623, от 10.04.2013г. №03-07/11/11867, от 14.09.2009г. №03-03-05/170 .
Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.
5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете
Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой , т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.
Последние разъяснения по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.01.2015г. №03-07-11/3522, от 14.10.2015г. №03-07-14/58804, от 30.07.14г. №03-07-11/37594 .
По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01 ).
Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.
Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012 .
Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.
В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794 ).
Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015г. г. №03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15г. №ГД-4-3/14544 ).
Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.
Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2010г. №03-07-09/45, от 10.03.2009г. №03-07-09/06, от 16.05.2005г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 10.01.2008 N 19-11/603 . Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.
Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.
Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.
6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете
Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.
Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.
Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.
7. Бухучет электронных билетов с примером
Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.
Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.
На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.
Пример
Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.
Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет
Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор
Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору
Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету
Затем билет выдан сотруднику:
Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.
После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):
Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету
8. Учет билетов при покупке сотрудником
Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!
Пример (продолжение)
Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.
Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы
К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.
Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету
Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:
Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные
Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.
Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:
А на вашем предприятии используются электронные билеты? С какими сложностями вы столкнулись при их учете? Считаете ли вы их более удобными по сравнению с бумажными бланками? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Спустя несколько лет после нововведения, многие пассажиры РЖД всё ещё не знают в точности, как пользоваться электронным билетом на поезд. Это весьма удобно и просто. Узнав все тонкости, вы больше не захотите ездить «по старинке».
Первым делом, нужно зайти на сайт РЖД (pass.rzd.ru), где вам предстоит несложная регистрация. Вносите только правильные данные, во избежание недоразумений. В дальнейшем для входа вам понадобятся лишь логин и пароль.После регистрации вы заходите в раздел «Покупка билетов», выбираете нужный маршрут, поезд, удобный вагон, понравившееся место, вводите паспортные данные, подтверждаете правильность введённой информации. Всё, можно переходить к следующему шагу.
- Не пропустите :
На оплату вам отводится десять минут. Если не успеваете — заказ аннулируется, поэтому заранее приготовьте всё необходимое. Можно воспользоваться картами Visa, MasterCard или Maestro со следующими данными: номер, срок действия, трёхзначный код, указанный на тыльной стороне карты. Заполняете все поля, жмёте «Завершить оплату». Готово.
Что делать с электронным билетом на поезд
По завершении оплаты, вы увидите раздел «Мои заказы», где вам станет доступен контрольный купон с 14-значным номером заказа и, собственно, электронного билета (тоже имеющего 14 знаков). В случае покупки одного билета, эти номера будут одинаковыми, если же их несколько — то номер заказа будет совпадать с первым оформленным билетом. Каждый из остальных билетов будет иметь собственный уникальный 14-значный номер.
Вот здесь некоторые клиенты РЖД и дают маху. Обрадовавшись, что всё так легко, они на этом этапе и останавливаются. Распечатывают контрольный купон и с ним идут на посадку, не подозревая, что он не является действительным без посадочного талона. Для его получения нужно совершить ещё одно несложное действие — регистрацию. Чем-то похоже на , только намного проще. После завершения оплаты вам нужно всего лишь отметить галочкой чекбокс «Пройти ЭР» и нажать на кнопку «Пройти регистрацию».
Ещё одна распространённая ошибка — получение посадочного талона на вокзале. Пассажир распечатывает контрольный купон, а затем, перед отправкой, получает по нему в кассе посадочный талон. Какой тогда смысл в покупке электронного билета, если всё равно необходимо стоять в очереди к кассе? Весь смысл ведь в том, чтобы этого избежать. Поэтому не ленимся и проходим электронную регистрацию.
Сделав всё правильно, для посадки в поезд вам достаточно будет предъявить паспорт, на который вы оформляли билет. Но это только в теории. На практике же, не забывайте, что мы имеем дело с РЖД, где может случиться всякое. Элементарный сбой в системе может привести к тому, что у проводника просто не окажется данных о вашем электронном билете. Поэтому стоит прислушаться к требованиям на сайте перевозчика и дополнительно себя подстраховать.
Само-собой, следует записать номер заказа, на всякий пожарный. Проводнику же следует предъявить посадочный купон в любом из двих видов:
- на мобильном устройстве (смартфон или планшет);
- на листе бумаги формата А4.
Перестраховавшись, лучше приготовить оба варианта. Всякое может случиться, разрядившийся телефон, например, может здорово подпортить нервы.
Вот и всё, вы в нужном вагоне, на заранее выбранном месте. Правда, ничего сложного? Узнав, как пользоваться электронным билетом на поезд, вряд ли вы захотите в будущем выстаивать в очередях на вокзалах.
Электронная регистрация позволяет вам сесть на поезд с распечатанным посадочным купоном (листок с номером заказа) без получения билета на бланке в кассе.
После покупки Туту.ру отправляет посадочный купон в формате.pdf на электронную почту, указанную в заказе. Купон можно распечатать дома на принтере либо в любом интернет-кафе или фотоцентре. Другой вариант — просто сфотографировать его на телефон или продемонстрировать проводнику файл с купоном. Главное, чтобы штрих-код в купоне был отчетливо виден, так как проводник, возможно, будет его сканировать.
В каком виде нужно показать посадочный купон проводнику, будет написано в самом купоне.
Некоторые проводники купон при входе в вагон не требуют, им достаточно оригинала паспорта (или другого документа, который вы указали при оформлении заказа). Но, по правилам ОАО «РЖД», купон у пассажира должен быть.
В некоторых случаях для посадки в поезд посадочный купон нужно показывать только в распечатанном виде (не на электронном носителе). Это правило действует для поездов сообщением между Россией и Белоруссией, Казахстаном, Киргизией, Таджикистаном, Абхазией, Узбекистаном, Эстонией, Литвой, Латвией, Польшей (поезд № 9/10).
В крайнем случае эл. регистрацию можно отменить и получить билет на бланке.
Электронная регистрация невозможна, если пассажир едет на транзитном поезде по участкам железных дорог СНГ, Латвии, Литвы, Эстонии, или на поезде стороннего перевозчика (не ОАО «РЖД»).
Как узнать, пройдена ли у вас электронная регистрация
Об этом будет четко написано в начале текста письма или СМС, отправленного вам после покупки билета.
Но самая актуальная информация будет в :
- в строке заказа нажмите на кнопку «подробнее»,
- на новом экране нажмите на ссылку «сохранить на компьютер»,
- откройте посадочный купон.
Если электронная регистрация пройдена, об этом будет написано в строке «статус электронного билета». Если не пройдена — на купоне большими красными буквами будет написано: «для проезда недействителен, получите билет в кассе или терминале».
Правила электронной регистрации
1. Электронная регистрация выполняется одновременно для всех пассажиров, указанных в заказе.
Человек, оформляющий заказ, представляет всех пассажиров заказа, поэтому все пассажиры заказа считаются проинформированными об условиях посадки и проезда в поезде.
2. Электронная регистрация доступна при оформлении электронного билета от любой станции на всем пути следования следующих поездов:
- поезда с номерами от 001 до 898 формирования ОАО «ФПК» и некоторых других перевозчиков, следующих только по России (включая поезда, следующие несколько километров по территории Украины без остановок) и по Петропавловскому отделению Южно-Уральской железной дороги.
- поезда «Аллегро» Санкт-Петербург — Хельсинки, «Лев Толстой» Москва — Хельсинки, а также на дополнительные поезда Москва — Хельсинки, назначаемые на праздники (только в направлении из России в Финляндию),
- на поезда между Россией и Латвией,
- на некоторые поезда, следующие между Россией и Украиной, между Россией и Белоруссией.
3. Пройти или отменить регистрацию можно не позднее 1 часа до отправления поезда с начальной станции.
За час до отправления с начальной станции формируются повагонные ведомости с данными всех пассажиров, прошедших электронную регистрацию. С этого момента пассажир уже не может отменить электронную регистрацию.
Купив билет с электронной регистрацией, вы можете получить билет на бланке. После получения билета на бланке электронная регистрация отменяется. При посадке нужно будет предъявить билет на бланке.
4. Для некоторых поездов возможно прохождение электронной регистрации с любой станции отправления и за 5 минут до отхода поезда. Такие поезда должны быть оснащены специальным оборудованием. При покупке билета вы всегда можете увидеть возможность или невозможность электронной регистрации.
5. При пройденной электронной регистрации невозможно:
- возобновить срок действия электронного билета в случае опоздания пассажира на поезд (кроме поездов внутрироссийского сообщения);
- возобновить срок действия электронного билета в случае прерывания пассажиром поездки в пути следования (отказ от поездки или остановка в пути следования).
Отказ от электронной регистрации
1. Отказаться от электронной регистрации можно не позднее 1 часа до отправления поезда на специальной странице.
2. Человек, оформляющий отказ от электронной регистрации на специальной странице, представляет всех пассажиров заказа и действует от их имени.
Вы можете отменить электронную регистрацию для всего заказа или для отдельных билетов, например, чтобы оформить возврат.
3. Оформив билеты в кассе ОАО «РЖД» или с помощью терминала самообслуживания , вы отказываетесь от электронной регистрации.
4. Если пассажир уже получил билет на бланке, он не может пройти электронную регистрацию.
Посадка в вагон при электронной регистрации
1. При посадке в поезд после электронной регистрации необходимо предъявить проводнику оригинал указанного при заказе билетов документа, удостоверяющего личность (паспорта или свидетельства о рождении), и купон для посадки .
2. Если ФИО пассажира или номер удостоверяющего личность документа не соответствуют данным у проводника, пассажир к посадке в поезд не допускается.
Возврат билетов при электронной регистрации
Оплаченные онлайн билеты можно сдать через личный кабинет на Туту.ру. При пройденной эл. регистрации возврат на сайте возможен, пока до отправления поезда с его начальной станции остается больше часа.
Как сдать билет на поезд по России
При возврате билета важно, как его оплачивали.
Если билет был оплачен банковской картой, деньги вернутся на нее.
Если билет был оплачен наличными, вернуть его можно только в кассе, вне зависимости от статуса эл. регистрации. Деньги будут возвращены в кассе в момент обращения.
В кассе можно вернуть билет и после отправления поезда. Для этого необходимо не раньше 20 минут и не позже 3 часов после отправления с вашей станции подойти в кассу на вокзале и предъявить документ, удостоверяющий личность, который указан в электронном билете.
В претензионном порядке билет возвращается в следующих случаях:
- если вы возвращаете билет менее чем за 1 час до отправления поезда с его начальной станции и не более 20 минут после отправления поезда со станции отправления пассажира,
- если прошло не меньше 3 и не больше 12 часов после отправления поезда со станции отправления пассажира,
- если возврат билетов с эл. регистрацией осуществляется уполномоченным лицом при предъявлении доверенности.
Претензионный порядок подразумевает написание заявления и ожидание результатов проверки, что поездки на самом деле не было.
Как сдать билет на поезд, пересекающий границу России
меньше чем за 1 час до отправления поезда с начальной станции и больше чем за 6 часов до отправления поезда с вашей станции (по местному времени), вернуть деньги за билет можно только в претензионном порядке.
При возврате билета с эл. регистрацией меньше чем за 6 часов до отправления поезда с вашей станции, деньги не возвращаются.
На поезда в сообщении с Латвией, Белоруссией и Украиной нельзя вернуть билет с эл. регистрацией меньше чем за 1 час до отправления поезда с начальной станции.
Получение документов для отчетности
Если вы едете в командировку, то для отчета перед бухгалтерией нужно скачать и распечатать электронный билет (посадочный купон) и отчетный документ. Сделать это можно сразу после покупки билета на сайте Туту.ру.