Печати использовались с самых древних времен еще до появления письменности, их делали из камня, кости, ценных пород древесины. Например, в Древнем Китае их изготавливали как настоящие произведения искусства, а в средневековой Европе они часто были в виде перстней.
Сейчас печать служит в чисто деловых целях. Это устройство, которое проставляет оттиск на бумагу с полным названием фирмы, местом ее нахождения и другими данными. Ставятся они как реквизит для заверения подлинности подписи, причем только на подписанных документах.
Они бывают:
- гербовые;
- основные для предприятия, ИП, адвокатов, врачей;
- для обособленных подразделений
- дополнительные, для разных направлений деятельности.
Использование гербовых печатей определено законом «О государственном гербе РФ», ее могут проставлять на документах только государственные и наделенные государственно-властными полномочиями организации.
Сведения о печати должны обязательно содержаться в Уставе.
Требования в 2018 году
Значительных изменений использование в 2018 году не претерпело.
А главное, решен самый спорный момент – наличие оттиска при заполнении трудовых книжек . Раньше Минтруда определяло обязательность его проставления, даже если организация отказалась от нее в своей деятельности, сейчас проставлять печать нужно только тем обществам, которые ее используют.
Остальные нормы и правила в 2018 году не изменились.
Законы об АО и ООО определяют обязательные реквизиты: полное название, организационно-правовую форму, город или населенный пункт фактического нахождения. Наименование указывается обязательно на русском языке и по желанию на любом другом. Больше в законе ничего не прописано, поэтому дополнительно фирма может добавить , ИНН, КПП, эмблему или товарный знак, но обязательно зарегистрированный.
Кроме того, что законодательно оговорены обязательные реквизиты, остальные параметры (размеры, эскизы) не определены, поэтому при их изготовлении штемпельные мастерские обычно основываются на ГОСТ, применяемых к гербовым печатям.
На дополнительных печатях указывают, для какой службы или документов предназначены: «отдел кадров», «архив», «для счетов-фактур», «для товарных накладных» и т.д. Форму для них можно выбрать не только круглую.
Регистрация и применение
Раньше была необходимость регистрировать печать при , утверждать ее эскиз. Сейчас такого не требуется, никакими законодательными актами порядок регистрации не определен, поэтому фирме не нужно получать разрешение или уведомлять государственные органы о введении в действие своей печати.
Но к ее использованию не нужно относиться посредственно, ведь это один из важных деловых атрибутов фирмы , тем более государство рекомендует разработать инструкцию по применению согласно ГОСТ ведения документооборота и архивного дела.
Инструкция может содержать:
- Перечень печатей – наличие основной и дополнительной, количество экземпляров.
- Места хранения.
- Список должностей, ответственных за хранение и имеющих право на использование.
- Правила использования.
- Перечисление документов, в которых необходимо проставление основных, а также дополнительных печатей.
Передаваться и храниться они должны под расписку в журнале учета, при неиспользовании – запираться в специальные ящики.
Деятельность ООО без печати и ее отмена
В апреле 2015 года вышел №82-ФЗ , который вносил в законы, касающиеся печати ООО и АО, формулировку «при ее наличии», т.е. трансформировал обязанность использовать ее в право
.
С этого времени каждая организация сама для себя определяет необходимость применения печати, однако законом может быть оговорены документы, в которых проставление ее все же обязательно. Это , РКО, бланки строгой отчетности и т.д.
Во всех остальных документах на сегодняшний день оттиск может не ставиться, но только если это зафиксировано в Уставе общества. Печать проставляется на усмотрение предприятия в бухгалтерской и налоговой отчетности, первичных документах, доверенностях, трудовых книжках и других бланках.
Внимательно нужно отнестись к договорам. Если в договоре, заключенном ранее, было прописано обязательное проставление оттиска в образцах ПД, то либо нужно его проставлять и дальше, либо заключить дополнительное соглашение о его исключении из обязательных реквизитов документов.
В целом отмена является преимуществом для бизнеса и стимулирует все больший отказ от бумажных носителей. С развитием технологий легче выбирать современные способы идентификации, переходить на электронный документооборот.
Так, в налоговой отчетности все чаще проставляется ЭЦП, а в судейской практике оттиск квалифицируется уже как дополнительный реквизит, а не обязательный. Тем более с 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичных документов, главное, чтобы они были зафиксированы в .
Изготовление и способы защиты
Итак, когда общество решает использовать печать, изготовить ее довольно просто. Этим занимаются штемпельные мастерские.
Цена небольшая и зависит от степеней защиты. Изготавливать клише с изображением герба могут только сертифицированные организации.
Обычно самое простое клише и оснастка делаются 1–3 часа , но если организация ответственно и серьезно подходит к своей безопасности, стоит задуматься о ее защите. Экономия в этом случае может дорого обойтись, привести к убыткам.
При этом нужно предоставить копии:
- Устава.
- Свидетельства о государственной регистрации.
- Доверенности руководителя.
- Для АО – решение собрания акционеров.
- Если в оттиске планируется использовать товарный знак, то свидетельство о его регистрации.
- Ну и, конечно, заявление с прописанной причиной изготовления.
Многие фирмы-изготовители идут навстречу своим клиентам и существенно уменьшают перечень требуемых документов.
Способы защиты печатей:
- Микротекст – печать текста 0,5-0,8 мм.
- «Макраме» — гильоширная или тангирная сетки. Это сложный рисунок тонкими пересекающимися линиями менее 0,1 мм толщиной.
- Специальное искажение шрифта – имитация дефекта некоторых букв.
- Растровое поле – общепринятый способ, используемый в гербовых печатях.
- Полутоновые изображения.
- «Цербер» – УФ-метки, невидимые при обычном освещении.
Защищенные такими способами клише сложно подделать фотополимерной технологией, которой обычно пользуются мошенники. Для лучшей защиты организации нужно соблюдать правила:
- использовать несколько печатей, при необходимости сделать дополнительные;
- периодически менять образец;
- не употреблять клише из фотополимера;
- совмещать несколько способов защиты при изготовлении, обращаться только к сертифицированным фирмам-изготовителям;
- соблюдать инструкцию по применению;
- назначить лицо, которое будет отвечать за хранение и передачу печатей.
Уничтожение и замена
В случаях, когда печать стала не нужна, ее нельзя просто выбросить. Печать необходимо уничтожить физически, причем сделать это можно двумя способами:
Уничтожению подлежат печати при их замене на новые или при ликвидации общества.
Замену проводят по нескольким причинам:
- переименование фирмы, изменение ее данных;
- механический износ;
- плановая замена;
- утеря или кража.
Во всех случаях новое клише изготавливают только после уничтожения старого, а если эскиз не менялся, на новом проставляется знак «Д» – дубликат.
Недопустимые нарушения
Нужно помнить, что при использовании печати нельзя:
- Изображать герб в оттиске, если это не определено законом «О государственном гербе РФ».
- Указывать , чтобы исключить путаницу.
- Включать в клише незарегистрированные товарные знаки предприятия.
- Пользоваться старой печатью при изменении данных.
- Нарушать инструкцию по применению.
Итак, если соблюдать эти правила, то проблем с печатью не возникнет. Ну а работать с ней или без нее – решать самой организации.
Как правильно заправить печать или штамп, вы узнаете из данного видео.
Вы изготовили печать, прошли все иные необходимые процедуры по постановке на всевозможные учеты, и ваша фирма приступила к активной деятельности. Печать заработала в связи с этим, как печатный станок, - по всему офису только и слышны хлопки от ее ударов. Но вы пропустили один очень важный момент: забрав у предприятия-изготовителя свою печать, первым делом необходимо определить условия ее хранения и пользования.
Ответственность и контроль за законностью использования и хранения печати согласно п. 60 Инструкции МВД возлагаются на руководителя юридического лица, которое имеет право пользования такой печатью. Но это вовсе не означает, что руководитель должен держать печать все время при себе, не давая никому до нее дотронуться, и уж тем более носить за собой в портфеле или кармане. Да и не царское это дело - "штамповать" каждый документ, требующий заверения печатью (а таких документов даже в небольшой организации, несмотря на все "упрощения" и всеобщую борьбу с бюрократизмом, оборачивается немало). А управлять-то когда?
Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печати на одного из подчиненных ему работников. Этим же приказом должны быть определены место и условия хранения печати, а также условия пользования ею.
Печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе и вместе с другими печатями и штампами организации, если таковые имеются, учитываться в специальном журнале. Хранение печатей в других местах, а также передача их лицам, не имеющим права на их хранение, запрещается (п. 61 Инструкции МВД). Согласно п. 23.38 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) нарушение правил хранения печатей и штампов, повлекшее их утрату, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Что касается условий пользования, то в приказе должно быть также четко определено, что печать проставляется на документе только при наличии подписи руководителя либо его заместителей, уполномоченных на подписание соответствующих документов.
Кстати, проставляйте на документах оттиск печати правильно: он должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. Такой порядок установлен п. 2.3.13 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.
И не "утруждайте" свою печать понапрасну - далеко не все документы требуют ее проставления (к примеру, приказы руководителя). Иногда, проставляя печать на документе, на котором она не нужна, стараясь придать важность такому документу, вы его только портите. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
В случае государственной регистрации изменений и дополнений, вносимых в учредительные документы юридического лица или свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, связанных с переименованием юридического лица, изменением фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя, согласно п. 6 Инструкции Минюста в регистрирующий орган представляются письменное заявление с указанием основания изготовления новой печати, а также фамилии, инициалов, номера и серии паспорта лица 2 и эскизы новой печати в двух экземплярах. На разрешении на изготовление новой печати и ее эскизах регистрирующим органом будет проставлен штамп "Изготовленные печати не выдавать без предъявления квитанции о сдаче имеющейся". Для получения такой квитанции в регистрирующий орган подается заявление, в котором указывается причина уничтожения печати и проставляется образец ее оттиска, а также представляется сама уничтожаемая печать (п. 11 Инструкции Минюста).
Таким образом, когда вы будете знать, что ваша новая печать уже готова, сдаете старую в регистрирующий орган на уничтожение, получаете квитанцию о ее сдаче, после чего следуете в организацию-изготовитель за новой.
Тот же порядок применяется и при получении разрешения на изготовление новой печати в связи с износом печатей или их заменой как пришедших в негодное состояние.
При смене руководителя передачу печати вновь назначенному или избранному руководителю, даже если ответственным за ее хранение и пользование был назначен кто-то из сотрудников, не забудьте оформить актом.
Караул! Печать пропала…
Берегли вы свою печать, как зеницу ока, а она взяла и пропала. Что поделать, такие неприятности иногда случаются. Но не стоит паниковать, все исправимо. Ваши действия в некоторой степени будут зависеть от обстоятельств, при которых случилось столь неприятное событие (взлом офиса или сейфа, утеря, служебная халатность ответственного работника и пр.).
В любом случае первым делом необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением, к которому прилагается копия оттиска печати (можно сделать ксерокопию с какого-либо документа).
Если взлома офиса (сейфа) не было и печать исчезла при загадочных обстоятельствах, не дожидаясь действий правоохранительных органов, приступайте к служебному расследованию. Необходимо выяснить, кто последним держал печать в руках, кому отдал, где оставил, взять соответствующие письменные объяснения. Если вы подозреваете, что у кого-то из ваших сотрудников были мотивы и возможность украсть печать, то стоит корректно "проинформировать" коллектив о том, что ст. 377 УК за хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие штампов, печатей предусматривает ответственность в виде наказания общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух лет, или лишением свободы на тот же срок. А вдруг поможет.
С заявлением о пропаже печати немедля следует обратиться и в обслуживающий вас банк. Если печать была похищена с целью снятия или перевода денег с вашего расчетного счета, то осведомленность сотрудников банка о пропаже может не только сохранить ваш капитал, но еще и поспособствовать задержанию злоумышленников.
После того как вы внимательно обыскали все сейфы, шкафы, ящики, портфель и карманы и окончательно убедились в пропаже печати, необходимо оповестить о вашей беде широкую общественность путем размещения в газете "Рэспублiка" соответствующего объявления об утере печати. Такое требование содержит п. 9 Инструкции Минюста.
Деятельность фирмы парализована: договор заключить невозможно, отчетность не сдашь, деньги со счета по чековой книжке не снимешь. Поэтому после проведения органами милиции всех необходимых проверок, не мешкая, обращайтесь в зарегистрировавший ваше предприятие орган за разрешением на изготовление дубликата печати. В заявлении следует указать, что вами были осуществлены все установленные законодательством действия, связанные с принятием мер по обнаружению печати (в том числе обращение в органы внутренних дел, публикация объявления в газете, необходимые проверки). К заявлению прилагается копия опубликованного в газете "Рэспублiка" объявления, эскиз печати в двух экземплярах, на котором необходимо указать букву "Д", означающую "дубликат".
Последствия утраты печати могут быть самые разные, их может не быть вообще. В любом случае, если вы все сделали правильно и вовремя, для беспокойства особых причин нет.
Если похищенная печать все же была использована, в результате чего в фирму обращаются за исполнением обязательств, о которых вы впервые слышите, следует опять же обратиться в милицию. На этот раз с заявлением о мошенничестве.
Не исключено, что о фактах использования похищенной печати станет известно от самих правоохранительных структур. Например, при проведении налоговой проверки на одном из предприятий могут обнаружиться накладные, счета и другие документы, заверенные вашей украденной печатью. Если они датированы позднее совершения кражи - переживать не стоит. Хуже, если документ составлен задним числом, то есть юридически получается, что он составлялся в то время, когда печать находилась в вашем законном владении. В этом случае потребуется проведение определенных экспертиз, в том числе почерковедческой (ведь печать проставляется на подпись руководителя либо его заместителей). Такая экспертиза, как правило, дает неоднозначные ответы. Например, что "подпись могла быть сделана тем-то и тем-то". А все сомнения в соответствии с белорусским уголовным законодательством толкуются в пользу обвиняемого.
Но, безусловно, лучше не терять печать, хранить ее надлежащим образом и пользоваться ею правильно.
Уничтожение печати - заключительная процедура в процессе ликвидации
Ничто не вечно под луною, и ваше предприятие, увы, тоже. Ликвидация юридического лица - мероприятие неприятное и, как известно, более сложное и хлопотное, чем создание и регистрация. Поэтому избавляться от печати сразу же после принятия решения о ликвидации не спешите - она еще послужит (и не один год!) ликвидационной комиссии (ликвидатору), к которым с момента назначения согласно п. 3 ст. 58 Гражданского кодекса Республики Беларусь переходят полномочия по управлению делами юридического лица. Пройдя проверки всех органов, сдав документы предприятия в архив, собрав все необходимые справки, ликвидационная комиссия (ликвидатор) согласно п. 63 Положения о регистрации вместе с документами о ликвидации сдает в регистрирующий орган на уничтожение и печать предприятия.
Пунктом 10 Инструкции Минюста установлено, что при ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования печати подлежат сдаче для уничтожения в регистрирующий орган по месту государственной регистрации, о чем составляется квитанция, подтверждающая факт уничтожения печати. Нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов юридического лица для уничтожения после принятия решения о его ликвидации, совершенное должностным лицом, согласно ст. 23.38 КоАП влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Когда работник регистрирующего органа на ваших глазах уничтожит печать и выдаст вам квитанцию об уничтожении, вы окончательно осознаете: фирмы больше нет.
В целях обеспечения учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях приказываю:
1. Утвердить прилагаемую о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях.
2. Возложить ответственность за учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях на подразделения по защите государственной тайны, а при их отсутствии - на подразделения несекретного делопроизводства.
3. Руководителям структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики в срок до 1 марта 2011 года определить должностных лиц, уполномоченных хранить и использовать оттиски печатей и штампов, и сообщить о них в отдел по защите государственной тайны Административного управления Федеральной службы государственной статистики.
4. Руководителям территориальных органов Федеральной службы государственной статистики и подведомственных учреждений в срок до 10 марта 2011 года привести учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в соответствие с требованиями о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Инструкция
о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях
(утв. Федеральной службы государственной статистики от 31 января 2011 г. N 25)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция подготовлена в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Положением о Федеральной службе государственной статистики, утверждённым постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 420 "О Федеральной службе государственной статистики", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.), ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
1.2. Настоящая Инструкция регламентирует порядок изготовления, учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики (далее - Росстат), её территориальных органах и подведомственных учреждениях.
1.3. В настоящей Инструкции применяются следующие термины с соответствующими определениями:
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу, сургуч или пластилин;
оттиск - изображение клише печати на бумаге, сургуче, пластилине;
клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати;
мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской;
печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
1.4. Учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях осуществляют подразделения по защите государственной тайны, а при их отсутствии - подразделения несекретного делопроизводства.
1.5. В Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, простые мастичные печати и штампы.
1.6. Федеральная служба государственной статистики, её территориальные органы и подведомственные учреждения имеют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать).
1.7. Решение о необходимом количестве гербовых печатей принимает руководитель Федеральной службы государственной статистики.
1.8. В центральном аппарате Росстата используются две гербовые печати. Первая гербовая печать хранится у заместителя начальника управления - начальника отдела обеспечения деятельности руководства и коллегии Административного управления, вторая (с цифрой 2) - в подразделении по защите государственной тайны.
Кроме того, кадровая служба Росстата имеет малую гербовую мастичную печать для удостоверений.
1.9. Территориальные органы Федеральной службы государственной статистики и подведомственные ей учреждения имеют, как правило, одну гербовую печать.
Изготовление второй гербовой печати территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного ей учреждения в случае служебной необходимости допускается только по разрешению руководителя Росстата.
Для кадровых служб территориальных органов Росстата разрешается заказывать малую гербовую мастичную печать или выжимную гербовую металлическую печать для удостоверений.
1.10. Гербовые печати применяются в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
1.11. В центральном аппарате Федеральной службы государственной статистики гербовой печатью заверяются подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики и его заместителей, начальника Административного управления, главного бухгалтера, начальника подразделения по защите государственной тайны, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.
1.12. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:
все виды договоров и соглашений, заключаемых Федеральной службой государственной статистики, её территориальными органами и подведомственными учреждениями с другими организациями в пределах их компетенции;
финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчётные чеки, приходные ордера, платёжные поручения, справки о заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений;
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приёма-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийные письма;
доверенности;
характеристики государственных служащих (работников);
представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почётным званиям, почётные грамоты, благодарности, удостоверения наград;
свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
документы, связанные с оформлением допуска к государственной тайне;
другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
1.13. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики, изготавливается по его поручению. Должностное лицо, ответственное за хранение и использование штампа - факсимиле, определяется устным распоряжением руководителя Росстата.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.
1.14. В Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях могут изготавливаться простые мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (Административное управление, отдел государственной службы и кадров, отдел по защите государственной тайны и другие).
Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, заверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
1.15. Федеральная служба государственной статистики, её территориальные органы и подведомственные учреждения могут изготавливать простые мастичные и металлические печати для:
Секретариата руководителя;
Подразделения по защите государственной тайны;
Подразделения несекретного делопроизводства;
Административного управления (административного отдела);
Кадровой службы;
Хозяйственного подразделения.
Территориальные органы Росстата, кроме того, могут изготавливать простые мастичные печати для деятельности структурных подразделений, расположенных в районах и городах.
Подразделения несекретного делопроизводства и секретариат руководителя могут иметь простую печать для пакетов.
1.16. Пользование печатями в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях разрешается только работникам, которым они выданы в установленном настоящей Инструкцией порядке.
1.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
1.18. Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.
1.19. При расположении оттиска печати на документе следует руководствоваться следующим: оттиск печати ставить так, чтобы была чётко видна подпись и вся информация на оттиске печати.
Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.
1.20. Структурные подразделения Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственные учреждения могут иметь штампы и другие изделия:
Штампы без наименования Федеральной службы государственной статистики, территориального органа или подведомственного учреждения, а также с сокращённым их наименованием;
Пломбиры;
Металлические номерные печати для опечатывания хранилищ (металлических шкафов, сейфов);
Штампы для входящей и исходящей корреспонденции.
Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
1.21. Подразделения по защите государственной тайны Федеральной службы государственной статистики и её территориальных органов должны иметь все печати и штампы, предусмотренные нормативно-методическими документами по защите государственной тайны.
II. Порядок оформления заявок на изготовление печатей и штампов
2.1. Для изготовления печатей и штампов:
2.1.1. Структурное подразделение Федеральной службы государственной статистики, которому они необходимы, подготавливает служебную записку на имя начальника Управления развития имущественного комплекса, в которой указывается в связи, с чем необходимы печати и штампы (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т.д.), какие нужно изготовить печати и штампы, в каком количестве.
К служебной записке прилагаются образцы (эскизы) в двух экземплярах.
2.1.2. Структурное подразделение территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного учреждения, которому они необходимы, подготавливает служебную записку на имя руководителя территориального органа или учреждения, в которой указывается в связи, с чем необходимы печати и штампы (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т.д.), какие нужно изготовить печати и штампы, в каком количестве.
К служебной записке прилагаются эскизы в двух экземплярах.
2.2. Служебные записки с просьбой об изготовлении печатей и штампов в обязательном порядке визируются в отделе по защите государственной тайны Административного управления Росстата и подразделениях по защите государственной тайны территориальных органов Росстата соответственно, а при их отсутствии - в подразделении несекретного делопроизводства.
Копия служебной записки с соответствующей резолюцией руководителя территориального органа Росстата или подведомственного Росстату учреждения передаётся в подразделение по защите государственной тайны, а при его отсутствии - в подразделение несекретного делопроизводства.
III. Учёт и выдача печатей и штампов
3.1. После изготовления печатей и штампов они в обязательном порядке передаются для учёта и выдачи в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата, подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно, а при их отсутствии - в подразделение несекретного делопроизводства.
3.2. Учёт и выдача печатей и штампов осуществляется по журналу учёта и выдачи печати и штампов (форма журнала прилагается).
Передавать печати и штампы в структурные подразделения Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений, минуя подразделения по защите государственной тайны, запрещается.
3.3. Руководители структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений определяют должностных лиц, уполномоченных хранить печати и штампы и использовать их оттиски, и сообщают о них в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата или в подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно.
3.4. Выдача печатей и штампов должностным лицам структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений, уполномоченным хранить печати и штампы, и использовать их оттиски, производится под расписку в журнале учёта и выдачи печатей и штампов с обязательным проставлением даты получения печати или штампа.
IV. Порядок хранения печатей и штампов
4.1. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации хранятся в сейфах.
4.2. Простые печати и штампы в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях могут храниться в надёжно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках).
4.3. Хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды запрещается.
V. Порядок уничтожения печатей и штампов
5.1. По миновании надобности печати и штампы сдаются для уничтожения в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата или подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно.
5.2. Уничтожение печатей и штампов производится по акту.
В состав комиссии для уничтожения печатей и штампов включаются: сотрудник подразделения по защите государственной тайны и работники структурных подразделений, в которых использовались, подлежащие уничтожению печати и штампы.
5.3. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрёстными линиями.
5.4. Отметка об уничтожении печати или штампа проставляется в графе "Примечание" журнала учёта и выдачи печатей и штампов.
VI. Проверка наличия печатей и штампов
6.1. Проверка наличия печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Федеральной службы государственной статистики, руководителя территориального органа Росстата или подведомственного учреждения.
6.2. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта и выдачи печатей и штампов после последней записи.
6.3. В случае утраты печатей и штампов руководители структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений немедленно сообщают об этом факте в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата и подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно и принимают меры к их поиску.
VII. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов
7.1. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях Федеральной службы государственной статистики и её территориальных органах возлагается на отдел по защите государственной тайны Административного управления Федеральной службы государственной статистики и подразделения по защите государственной тайны территориальных органов Росстата соответственно.
VIII. Ответственность
8.1. Ответственность за законность использования и надёжность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Федеральной службы государственной статистики, на руководителей территориальных органов Федеральной службы государственной статистики и подведомственных учреждений.
8.2. Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения руководителя Федеральной службы государственной статистики, руководителя территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного учреждения не допускается.
8.3. Ответственность за надёжность хранения, законность использования простых печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
8.4. За нарушение порядка хранения, неправомерное и незаконное использование печатей государственный служащий (работник) может быть привлечён к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Приложение
к о порядке учёта, хранения
и выдачи печатей и штампов в Федеральной
службе государственной статистики, её
территориальных органах и подведомственных
учреждениях
Журнал учёта и выдачи печатей и штампов
|
N п/п |
Оттиски печатей и штампов | Кому выдано | Дата возврата и расписка в приёме | Примечание | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| наименование подразделения, где хранятся печати и штампы | фамилия и инициалы ответственного лица | дата и расписка в получении | ||||
Приказ Федеральной службы государственной статистики от 31 января 2011 г. N 25 "Об утверждении Инструкции о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях"
Обзор документа
Установлен порядок учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате, его территориальных органах и подведомственных учреждениях. Такие полномочия осуществляют подразделения по защите гостайны, а при их отсутствии - подразделения несекретного делопроизводства.
Гербовыми печатями подтверждается подлинность документов или соответствие копий документов подлинникам. Гербовая мастичная печать ставится, в частности, на договорах и соглашениях, доверенностях, гарантийных письмах, финансовых документах и отчетах, документах по оформлению допуска к гостайне, характеристиках госслужащих.
Простые мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без госсимволики удостоверяют подписи соответствующих руководителей или госслужащих на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах, не требующих гербовой печати. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов. Штампом с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Росстата заверяются письма, не требующие юридической идентификации (поздравительные, приветственные).
Гербовые печати хранятся в сейфах, простые - в запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках). Их наличие проверяется не реже 1 раза в год. Уничтожение за ненадобностью производится по акту специальной комиссией.