Краткий чек-лист по организации мероприятия open air

Open air – мероприятие, организованное на открытом воздухе. С годами этот формат приобретает всё большую популярность, так как позволяет присутствующим по-настоящему расслабиться и получить море эмоций. Кроме того, пространство не ограничивается площадью помещения, а значит, перед организаторами открываются дополнительные возможности.

Когда стоит выбирать формат open air?

Не все мероприятия впишутся в концепцию open air, поэтому всегда необходимо взвесить все «за» и «против» , прежде чем организовать подобный формат. Open air используют в тех случаях, когда нужно создать непринужденную, неформальную и дружественную атмосферу. В последнее время его применяют для:

• фестивалей;
• insta-пикников;
• корпоративов;
• торжеств и т.д.

То есть, масштаб мероприятий , организованных на отрытом воздухе, может быть разным – от небольших празднований для узкого круга людей, до концертов на несколько тысяч гостей.

План мероприятия

Первое, над чем нужно подумать при разработке плана мероприятия – концепция .

Что такого особенного будет на вашем open air, что заставит людей без размышлений покупать билеты? Конечно, если вам нужно организовать корпоратив или день рождения, где о продажах нет и речи, все намного проще. Но если вы отважились на фестиваль или концерт, стоит хорошенько подумать! Как пример удачно выбранной концепции можно привести «Кураж Базар» . Каждый раз организаторы предлагают не просто прийти к ним на барахолку, но и поесть, потанцевать и просто хорошо провести время. Выбранная концепция помогает им в дальнейших действиях – разработке программы, выборе развлечений, меню и т.д.

• сформировать бюджет;
• выбрать локацию;
• определить дату и время мероприятия;
• продумать, где будут фуд-корты, сцены, туалеты;
• пригласить артистов, ведущих ;
• определить стоимость билетов и доп.услуг;
• обязательно найти охрану и мед.станцию на случай, если потребуется помощь;
• и т.д.

Внимание! Продумайте план «Б», в случае дождя.

Если мероприятие небольшое, узнайте, можно ли будет перенести событие в помещение. В случае масштабного фестиваля или концерта, побеспокойтесь о достаточном количестве тентов и персонале, который оперативно защитит оборудование, еду и продукцию от воды. Часто при ухудшении погоды, организаторы раздают людям дождевики. Именно так делают, например, на популярном сейчас фестивале Atlas Weekend .

Выбор локации и технического обеспечения

Особое внимание рекомендуем обратить на локацию! Нужно продумать количество гостей, которое посетит ваше мероприятие, и отталкиваться от этого при выборе площадки . Она должна иметь достаточную площадь для размещения всех участников, а также установки сцен, фотозон, мест продажи продукции и т.д. Кроме того, возле места проведения должна быть парковка для машин.

Ну и, пожалуй, самая ответственная часть – техническое оснащение . Обеспечение звуковой, световой техникой и спецэфектами – задание, с которым сложно справиться новичку. В таком случае, лучшим вариантом будет , которая предоставит в аренду оборудование и проследит за качеством ее работы на событии. Если же мероприятия на открытом воздухе – то, чем вы хотите заниматься постоянно, стоит подумать о покупке всей необходимой техники и найме команды тех.специалистов.

Удостоверьтесь, что вы позаботились о достаточном освещении в вечернее время.

На площадке могут быть установлены стационарные фонари – это упростит задачу организатора. Если фонарей нет, уточните наличие розеток . В случае их отсутствия, вам потребуется арендовать генератор для подключения электричества.

Питание на open air

При организации корпоратива или дня рождения на открытом воздухе, можно заказать кейтеринг и оговорить меню с клиентом, учитывая его предпочтения. При open air фестивале или концерте, нужно тщательно выбирать компании и людей, которые будут продавать еду посетителям. Они должны иметь лицензию, позволяющую заниматься продажей пищи или алкоголя, а также медицинские книжки. В противном случае у вас могут возникнуть проблемы с полицией.

Ну и, конечно, пару слов об охране. Во-первых , она нужна! Особенно, если предполагается большое количество посетителей open air. Во-вторы х, она должна быть профессиональной! Часто собственники локации могут порекомендовать вам компанию, обеспечивающую охраной другие мероприятия, которые организовывались на площадке ранее. Возможно, стоит прислушаться к положительным рекомендациям, ведь так вы будете уверенны, что охранники работают, а не отдыхают вместе с посетителями.

В завершении скажем, что оpen air – один из самых востребованных на данный момент форматов. Организация подобных ивентов требует максимального профессионализма — нужно учитывать специфику работы на открытом пространстве, самые различные непредвиденные обстоятельства и многое другое. Поэтому мы надеемся, что наш небольшой чек-лист поможет вам избежать лишних хлопот, и ваше мероприятие пройдет на высоте.

• 3 статьи по теме

Лето, ах, лето…

Наконец-то оно пришло, и можно наслаждаться каждым солнечным лучиком, каждым цветком, можно заниматься спортом и устраивать веселые вечеринки на воздухе… Лето знойное, порадуй нас подольше!

Многие компании отмечают летом свои профессиональные праздники, дни рождения фирм, и предпочитают делать это на открытом воздухе. Не нужно даже искать выгодные предложения, можно воспользоваться поисковыми системами в Интернете, и множество площадок формата open-air предстанут вниманию заинтересованных.

А потом появляются вопросы.

Где спрятаться от дождя?
- Как осветить площадку в вечернее время?
- Где расположить кейтеринговую службу?
- Как согреться под шатром?

И получается, что стоимость аренды самой площадки - это еще не все, что потребуется оплатить.

Мероприятие на открытой площадке (пляж, поляна, территория парка и т.п.).

Чаще всего площадка освещается стационарными фонарями. Они могут как устроить, так и не устроить заказчика. Площадка часто не оснащена электрическими розетками, поэтому потребуется аренда генератора для подключения электричества. Также, если на месте не имеется стационарного шатра, придется ставить временные, причем, если Вы хотите сделать праздник безопасным, то ставить шатры нужно с полом. Для организации банкета придется прибегнуть к услугам кейтеринговой компании (ресторан выездного обслуживания), требуется четко представлять себе, в каком месте должна располагаться кухня и каким образом официанты будут обносить гостей.

Итак, цены. Стоимость аренды площадки наверняка будет зависеть от ее площади и составлять от 50000 рублей до…… где-то 500000 рублей. Стоимость аренды генераторов/осветительных приборов также зависит от мощности оборудования. Профессионалы-электрики рассчитывают ее индивидуально. В смету же стоит сразу заложить сумму не менее 20000 рублей. Что касается шатров, то стоимость 1 квадратного метра составит не менее 800 рублей. Для банкетной посадки 50 человек, к примеру, требуется не менее 50 квадратных метров, следовательно, сумма аренды временного шатра составит не менее 40000 рублей. Прибавим к ней сумму транспортных расходов и дополнительного оборудования для монтажа, которые непременно будут.

Не забудем про банкетное обслуживание (кейтеринг) и развлекательную программу, которые предлагаются заказчику, исходя из его требований.

Мероприятие на территории загородного коттеджа.

Очень хороший недорогой вариант организации open-air мероприятия - устроить праздник на территории загородного коттеджа. Чаще всего там имеется и своя открытая площадка для проведения спортивных игр, и место для банкета/фуршета на воздухе, и возможность рассадки в банкетном зале самого коттеджа на случай дождя. Также коттеджи предоставляют оборудованные кухни и современные спальни. Проведение мероприятия в коттедже идеально для небольших компаний (до 60-80 человек). Аренда на сутки обойдется в 50000 - 100000 рублей, везти дополнительные генераторы не нужно. Если рассматривается банкет в шатрах, то цены на аренду, установку и транспортные расходы неизменны (1 квадратный метр от 800 рублей).

Есть небольшие минусы организации праздников в коттедже:

• Если Вы планируете ночевать в доме, то на утро Вам понадобиться готовить завтрак собственными силами либо за дополнительную плату пользоваться услугами Вашей кейтеринговой компании;
• Коттедж - это не дом отдыха или пансионат, от его владельцев Вы можете не получить полного сервисного обслуживания (горничная, удобства в комнате и т.п.).
• Добираться до коттеджей бывает сложновато из-за вечерних пробок и плохих сельских дорог.

Мероприятие на территории загородного дома отдыха или пансионата

При организации мероприятия в доме отдыха или пансионате самой важной задачей является, собственно, выбрать место проведения. Банкетное обслуживание, поляну, мебель может предоставить и сам пансионат, стационарные шатры часто уже имеются на территории. Стоимость же услуг зависит от запросов выбранного места и складывается из арендной платы за все, чем Вы будете пользоваться, а также ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ стоимости брони номеров для проживания. Чаще всего только открытую площадку пансионаты не предоставляют. В стоимость же проживания входит уже питание и некоторый набор услуг, например, пользование бассейном и тренажерным залом (стандартный вариант путевки).

Бронировать места в домах отдыха и пансионатах требуется заранее, так как там есть стандартные варианты заездов для гостей.

При любом варианте брони места проведения не забудьте про организацию банкета (от 1500 руб/чел.) и развлекательную часть.

Статья подготовлена Зоей Ярлыковой.

Давайте вместе внесем дополнения, если я что-то забыла.

Для того, что бы принять участие в коференции или создать свою тему для обсуждения, Вам необходимо авторизоваться.
Оставлять комментарии на стене группы и учавствовать в обсуждениях, могут только участники группы.? Тогда .

Посмотреть другие конференции

Семинар "Современный кейтеринг: типичные ошибки и успешные решения"

14-15 марта 2011 года в Москве пройдет новый авторский семинар-тренинг Кирилла Погодина `СОВРЕМЕННЫЙ КЕЙТЕРИНГ: типичные ошибки и успешные решения`. Программа расчитана на владельцев, руководителей высшего и среднего звена стационарных ресторанов, гостиниц, банкетных служб, кейтеринг-компаний и других заведений общепита, связанных с обслуживанием корпоративных и торжественных мероприятий.

Американские рекламисты скрестили реальность с виртуальностью

В числе компаний-заказчиков - сеть пиццерий Papa John`s и Почтовая служба США. Papa John`s в июне разместит базовые изображения на 30 миллионах коробок с пиццей. Положив коробку перед веб-камерой, можно будет с клавиатуры управлять трехмерным автомобилем Camaro 1972 года выпуска.

Мероприятие без хэштега - это #провал Как добавить артиста на сайт Патиинфо.ру

1. Для того, чтобы добавить Артиста в базу Патиинфо. ру, необходимо зарегистрироваться. Либо войти в свой «Личный кабинет», если Вы зарегистрировались ранее.

Шоу для детей. Игра в режиме телефонных разговоров. Есть разработка, пробовали, получилось.

Шоу для детей. Игра в режиме телефонных разговоров. Есть разработка, пробовали, получилось. Ищем команду детей для опробации! Кто готов присоединиться пишите.

Этим летом в городе проходит более 150 фестивалей. Самые крупные из них - это Greenfest, STEREOLETO, фестиваль «ВКонтакте», Geek Picnic, «Усадьба jazz» и «О да! Еда!». Для большинства фестивалей площадками служат парки, а именно имени Кирова, где прошло четыре из пяти крупнейших open air этого лета.

Стоимость проведения культурно-массового мероприятия на Елагином острове варьируется от 100 тыс. до 1 млн рублей. Цена формируется исходя из тематики каждого мероприятия, задействованных площадей, присутствия коммерческих брендов, стоимости билета, размаха рекламной кампании мероприятия и т. д.

От ночной дискотеки

Один из самых известных фестивалей Петербурга, STEREOLETO, существует уже 14 лет. При этом в последние годы он кардинально сменил формат с ночного мероприятия на двухдневный open air, значительно увеличив тем самым число посетителей. Как рассказал Илья Бортнюк, организатор STEREOLETO, прообразом стали европейские фестивали. Для организации первого мероприятия понадобилось всего несколько тысяч долларов, часть которых было занято у знакомых. При этом Илья уверяет, что фестиваль сразу же окупился. Однако сейчас организация фестиваля несет за собой гораздо больше рисков. «Масштаб фестиваля не всегда говорит о количестве денег, которые он принесет: мероприятие может не просто не окупиться, вы рискуете уйти в минус», - отмечает . Сегодня оборот фестиваля составляет 20 млн рублей. Основные статьи расходов - гонорары и проживание артистов (30-40%), техническая часть (30%), 15% идет на рекламу и 10% - на дополнительные расходы. Доход с продажи билетов составляет около 30-40% от общей выручки, 50-60% приносят дотации и спонсоры, остальные 10% дают торговые места.

Джаз теряет спонсоров

Есть и специализированные музыкальные фестивали. Такие как «Усадьба jazz». В первый раз он прошел в Москве - в 2004 году, а в Петербурге существует с 2011 года.

«Портрет аудитории фестиваля - люди возрастной категории от 30 лет, с заработком средним и выше среднего, образованные, открытые для всего нового, готовые развиваться, слушающие хорошую музыку, обладающие хорошим музыкальным вкусом», - такой видит аудиторию фестиваля «Усадьба jazz» ее организатор Мария Семушкина.

В прошлом году фестиваль в Петербурге посетило около 10 тыс. человек. В Москве за 2 дня «Усадьба jazz» посетило около 30 тыс. человек. В Петербурге (проводится 1 день), несмотря на плохую погоду, мероприятие посетили 8 тыс. человек. Организаторы смогли покрыть убытки и не остаться в минусе, прибыли фестиваль не принес.

Первые 2 года мероприятие было абсолютно неприбыльным. В первый раз убыток составил около 5 млн рублей, во второй раз - примерно в 2 раза меньше. В третий год организаторы и вовсе отказались от его проведения, поскольку не нашли спонсоров. «Очень много зависит от них», - говорит генеральный директор фестиваля . По ее словам, бюджет фестиваля в этом году составляет около 15 млн рублей.

Две трети бюджета приходится на программу, остальное - на рекламу и техническое обеспечение, как правило, в равных долях. Основные доходы поступают с продажи билетов. Доходы от продажи билетов составляют примерно 60%, спонсорство - 30%, а остальные 10% - сдача мест под торговлю.

«В этом году фестиваль находился в зоне риска, так как из двух наших спонсоров остался только один. Тем не менее уменьшать программу мы не стали," - рассказывает Мария Семушкина.

Гики на пикнике

Традиционно летние фестивали в Петербурге развивались исключительно как музыкальные мероприятия, но в последние годы в Петербурге к формату open air стали подключаться и другие направления.

Начиная с 2011 года в Петербурге набирает обороты франшиза GeekPicnic - крупнейший научно-популярный фестиваль и open air Восточной Европы, посвященный современным технологиям, науке и творчеству.

Первоначально фестиваль состоялся как форум IT-специалистов, который был бесплатным и собрал 1 тыс. человек. Только с 2012 года фестиваль стал большим научно-популярным технологическим open air. «Перспектива роста научного форума до масштабного фестиваля определилась не сразу. Это шло от сердца, - утверждает Николай Горелый, его основатель. - Очень хотелось пообщаться с настоящими космонавтами, увлекали истории с 3D-принтингом, интересовались новыми технологиями, научно-популярной проекцией будущего, жизни, старения, культуры. Фестиваль включает в себя технологическую и культурную составляющие. Наука предопределяет будущие изменения, технологии внедряют их в нашу жизнь, а культура их осмысливает, интерпретирует, делает какие-то прогнозы, эстетично преподносит».

Бренд фестиваля принадлежит Николаю Горелову, в этом году лицензию выкупил лидер группы FREEDOM TEAM Дмитрий Тимушин. Николай Горелый, в свою очередь, занялся организацией фестиваля в Москве, где GeekPicnic в этом году прошел впервые.

В Москве было чуть меньше посетителей, поскольку это был первый московский опыт open air. Тем не менее Москва собрала больше спонсорских денег и финансовый оборот фестиваля в столице превышает петербургский на 25%. В Петербурге Geek Picnic посетили около 25 тыс. человек. Оборот фестиваля составляет около 30 млн рублей.

Сейчас проходят переговоры об организации Geek Picnic в Минске, Астане и Хельсинки.

«Человек, вложивший в мероприятие миллион, эти деньги в конечном счете отбивает. В этом году мы отбили их в 2 раза», - утверждает Николай Горелый.

С едой и про еду

В 2011 году же стартовал первый гастрономический фестиваль Петербурга - «О да! Еда!». Участие в фестивале приняли более 80 ресторанов и магазинов, среди которых были такие крупные игроки ресторанного бизнеса, как « », « », « ». Стоимость участия в фестивале, по словам Артема Балаева, организатора мероприятия, - от 100 до 180 тыс. рублей. За 5 лет существования фестиваля наблюдается и географический рост: теперь он проходит еще и в Москве. В обоих городах фестиваль проводит компания «Аврора», которая принадлежит Артему Балаеву, соучредителю и продюсеру международной недели моды в Петербурге AuroraFashionWeek. В этом году фестиваль проходил в ЦПКиО и его посетили около 40 тыс. человек. Эксперты оценивают бюджет фестиваля в 18 млн рублей.

Всего понемногу

И, наконец, к лакомому пирогу широкомасштабных ивентов в этом году подключилась крупнейшая российская социальная сеть «ВКонтакте», которая, по сути, попыталась объединить все направления. На одноименном фестивале была и музыка, и лекции про спорт и инновации, и, разумеется, еда.

Партнером проекта выступила «Росдэнс» - компания, которая выделилась из радио «Рекорд», чтобы заниматься ивентами. Среди них - фестиваль Sensation, «Пиратская станция», «Супердискотека 90-х». Каждый из них существует более 10 лет и собирает не меньше 30 тыс. человек, а годовой оборот компании составляет около 350 млн рублей.

«На самом деле это была наша идея и наше предложение - сделать такой прототип социальной сети в реальности», - рассказывает Александр Унешкин, заместитель генерального директора ООО «Росдэнс», которое стало 50%-ным совладельцем мероприятия.

Фестиваль «ВКонтакте» проводится впервые, и его основная задача, по словам организаторов, на этом этапе не заработать, а, скорее, развить бренд этого мероприятия.

«Как правило, крупные фестивали первые 2 года несут убытки, после чего, если фестиваль становится успешным, можно говорить о какой-то прибыли», – утверждает Александр Унешкин. Расходы на артистов в случае фестиваля «ВКонтакте» гораздо меньше, чем у многих других, так как мероприятие привлекает исключительно российских исполнителей. Кроме того, артисты выступали на фестивале без гонорара, « » предлагает им хорошую рекламную базу, а также продвигает их группы в социальной сети. Меньше средств требуется и на пиар, поскольку мероприятие широко рекламируется на базе социальной сети (всего в соответствующей группе было более 618 тыс. человек). По словам организаторов мероприятия, существенная часть бюджета уходит на обеспечение сохранности парка: в отличие от остальных в списке крупнейших, «ВКонтакте» облюбовал для своего мероприятия не Елагин остров, а парк 300-летия. Всего фестиваль с бюджетом в 40 млн рублей посетило 40 тыс. человек.

По оценкам Александра Унешкина , маржинальность концертного бизнеса в Петербурге составляет от 7 до 15%, но риски мероприятий на открытом воздухе очень высоки, поскольку этот бизнес слишком сильно зависит от погоды.

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

Организация open air

Необходимая информация для будущих организаторов опен эйра.

Начнем Open-air - это вид вечеринок проводимых на открытом воздухе. В наше время данные вечеринки набирают оборот и пользуются все большей популярностью. Ведь это отдых на природе сопровождающий активный отдых и конечно же танцы! Но возникает главный вопрос как сделать так, чтобы ваша вечеринка прошла безупречно? Как организовать подобное мероприятие вне города?Какие существуют нюансы при подготовке мероприятия? На эти и многие другие вопросы мы поможем найти вам достойные ответы.

Если у вас это первый опыт проведения вечеринок данного формата, то задумываться о огромном количестве людей не разумно. Open-air в 200-300 человек для первого раза более чем реализуемо

С чего же вам следует начать?

Концепция open-air . Определить для себя главную цель - для чего open-air будет проводиться и в чем будет его «фишка», чем Вы сможете привлечете людей. Ведь обычные танцы под луной уже давно практикуются среди молодежи и чем то подобным их особо не удивить. Людям интересны всевозможные тематические вечеринки, отличающихся форматом от подобных мероприятий, так же нужно определиться с музыкальным форматом. потому что именно от этого будет зависеть выбор, артистов, место проведения, да и бюджет в конце концов.

План вечеринки . Следующий этап это составление плана Open-airа, по возможности с полным продумыванием времени проведения: время на подготовку площадки, размещение и настройка оборудования, во сколько прибудут артисты, сколько идет их программа, время сетов DJев и т.д.Это упорядочит процесс подготовки к опен эйру, но конечно же могут происходить ситуации при которых от данного плана можно немного отойти.

Создание бизнес-модели . Далее стоит разработать бизнес план с отражением как ваших затрат, так и дальнейшая возможная прибыль от услуг которые вы собираетесь оказывать в ходе мероприятия. Далее — определяем цену билетов, стоимость ваших услуг и составляем меню из напитков и пищи. Не забудьте также расписать расходные статьи: откаты администрации, оклад охране, покупка либо аренда звукового оборудования итд. Главное сделать это максимально точно и полно.

Выбор площадки

Одна из самых главных вещей при организации вечеринки это — правильный выбор место проведения мероприятия. Запомните главное это разместить запланированное количество гостей, транспорт приехавших, организовать место под сцену и самое главное танцпол, отделить несколько зон отдыха. Лучшим вариантом это место неподалеку от водоемов. Площадка выбрана? — Замечательно! Теперь самый сложный шаг… согласовать запланированное с администрацией. Причем надо выбить именно письменное разрешение мэра или муниципального образования. На основе этого постановления перед Вами должны открыться двери милиции, пожарной службы и медиков. Должны, но не обязаны Есть вариант — обращение в охранные агентства, но это уже оплачивается вами.

Техническое обеспечение опен эйра

Наверное самое главное. Обеспечить мероприятие достойным звуковым и световым оборудованием. У вас существует два варианта: либо арендовать оборудование, либо купить его для постоянного пользования, если вы всерьез загорелись организацией «уличных»вечеринок постоянно. Первый вариант неплох тем, что сложную техническую часть выполняют профессионалы, таким образом вы не будете касаться оборудования и будете заняты только лишь организационной деятельностью. Второй вариант выгоден для людей, которые занимаются опенами постоянно.

Звук . По-хорошему «количество» звука для уличных вечеринок рассчитывается по количеству людей по простой формуле «20-30 Вт x 1 чел».После несложных расчетов можно сделать выбор оборудования. Если вечеринка проходит в количестве около 100 человек, то должно хватить и нескольких киловатт. Если же это более крупная вечеринка, то и звуковой и оборудование нужно на порядок мощнее. Также не забываем про райдеры приглашенных лиц, заранее стоит обговорить какое оборудование им необходимо. Стоит уточнить какими моделями «вертушек» будут пользоваться DJи итд.

Свет . Здесь все зависит конечно же только от Вашей фантазии. Вообще все световое оборудование можно разделить на несколько типов: заливной, сканирующий, полного вращения. Не забывайте о спецэффектах,: дым-машина, пена и др.

Сцена . Выступающие DJи и артисты будут выгоднее лучше на сцене. Поскольку вечеринка проходит на воздухе не забудьте про защиту от дождя. Звуковая система не любит сырость поэтому стоит предусмотреть водонепроницаемые накидки.

Нюансы с питанием

Имейте ввиду, что если Вы планируете продажи пищи, приготовляемой на месте, необходим человек, имеющий лицензию на данную деятельность. Все тоже самое и с продажей алкоголя — наличие лицензии обязательно.