În prezent există o dezvoltare activă soluții softwareîn domeniul tehnologiilor IT. Sunt utilizate în diverse domenii ale activității umane și în producție, afaceri mici, educație și alte industrii la fel de importante. În paralel cu aceasta, peste tot se utilizează multă documentație pe hârtie.
În prezent, multe întreprinderi doresc să renunțe la documentele pe hârtie și să își transfere întreprinderea într-un sistem electronic de gestionare a documentelor. Este incredibil de convenabil și practic.
Desigur, odată cu apariția necesității de a traduce documentația în sistem electronic există companii care dezvoltă produse software în această direcție. Și, uneori, aceleași produse pur și simplu șochează pe cei care doresc să le cumpere cu costul lor. Cu toate acestea, datorită unor oameni care nu lucrează în interes propriu, puteți găsi gratuit programe pentru sistemul electronic de gestionare a documentelor.
Astăzi se pot distinge două astfel de produse: Alfresco și NauDoc.
NauDoc este un produs conceput pentru a automatiza munca de birou, diferite procese de afaceri și fluxul de lucru. Acest program a fost dezvoltat de NAUMEN. Programul prezentat face posibilă gestionarea procedurii de prelucrare a documentelor, precum și controlul disciplinei de execuție, ca urmare a rezultatelor obținute la îndeplinirea sarcinilor atribuite.
NauDoc vă permite să organizați stocarea documentelor cu drepturi de acces diferite în funcție de roluri. Acest lucru permite angajaților unei anumite companii să vizualizeze documentația în orice moment, chiar dacă în acel moment persoana responsabilă pentru aceasta lipsește din anumite motive la locul de muncă.
Acest program are un jurnal de înregistrare, unde puteți urmări toate mișcările documentelor și copiile acestora în cadrul întreprinderii.
Posibilitatea de control în NauDoc vă permite să atribuiți sarcini angajaților dvs. direct în sistem, să monitorizați execuția acestora, să monitorizați termenele limită, să trimiteți documente spre aprobare și apoi să trimiteți documente deja aprobate altor utilizatori ai sistemului. Programul vă permite să configurați rute pentru un anumit tip de documente în modul automat.
Absolut toate acțiunile din sistem sunt efectuate prin interfața web. Acest lucru face posibilă conectarea la sistem în orice colț al planetei. Astfel, există un singur spațiu de informare în cadrul organizației și nu contează unde se află reprezentanțele și filialele acesteia.
Caracteristicile tehnologice ale sistemului sunt următoarele:
- Interfața web 100% deschide posibilitatea de a vă conecta la sistem din orice loc;
— Software-ul ABBYY Fine Reader Scripting Edition pentru scanare și recunoaștere a textului este integrat în sistem;
- sistemul este configurat astfel încât autorizarea și autentificarea utilizatorilor să poată fi efectuate în servicii de directoare externe;
— sistemul are un modul cu care se poate lucra semnatura digitala. Utilizatorii pot folosi semnătura digitală a oricărui furnizor cripto care acceptă interfața Microsoft CryptoAPI.
Capacitățile sistemului NauDoc includ:
- ușurința în lucru cu documentele direcției organizatorice și administrative. Toate documentele electronice sunt create pe baza anumitor șabloane. La crearea unui document, utilizatorul trebuie doar să specifice valorile detaliilor în cardul de înregistrare a documentului. Aceste valori sunt adăugate automat textului documentului. Dacă este necesar, utilizatorului i se poate permite să schimbe textul șablonului.
Fiecărui tip de document i se poate atribui un set specific de detalii. Pentru a face acest lucru, utilizatorul trebuie să aibă drepturi de „Tehnolog”.
După crearea documentului, acesta este trimis spre aprobare acelor angajați care sunt responsabili de această funcție în întreprindere. Procesul de aprobare este complet salvat în sistem. Termenele programate sunt controlate automat, angajații necesari sunt notificați și se primește o notificare despre procesul de aprobare.
Când lucrați cu fiecare document, sistemul îi atribuie automat un număr de înregistrare.
- administrarea procesului. Sistemul NauDoc face posibilă automatizarea procesului de flux de lucru care este asociat cu managementul și Procese de producțieîntreprinderilor. Fiecare proces poate fi configurat separat în sistem, adică pentru un anumit proces i se atribuie propria reprezentare în cadrul sistemului, persoanele responsabile de acesta, precum și termenele programate. Programul dispune de instrumente de raportare care vă permit să controlați fiecare etapă a procesului și, în cazul unei posibile nerespectări a termenelor programate, să determinați vinovatul acestui incident. După colectarea datelor, puteți analiza procesul și face modificările necesare.
- procedura de aprobare a documentelor de către funcționarii responsabili. După crearea unui document, acesta este trimis către un cerc de persoane pentru aprobare, în funcție de procedura acceptată în cadrul organizației. În cazul lucrului colectiv cu documentul, toate procedurile sunt efectuate pentru aceeași copie a documentului. Persoanele responsabile cu aprobarea au acces la document. În orice moment, puteți crea un raport de aprobare, unde sunt aplicate numele și poziția autorizatorului, iar ora exactă a procedurii este imediat indicată.
- posibilitatea de a inregistra in sistem documente pe hartie si electronice. Înregistrarea automată are loc la o anumită etapă de lucru. În special pentru documentele pe hârtie, sistemul oferă un card electronic, care are capacitatea de a atașa o imagine grafică a documentului, care poate fi obținută prin scanarea documentului.
- căutare rapidă a documentelor după conținut și detalii. Programul vă permite să găsiți rapid documentul solicitat prin introducerea detaliilor, adică prin descriere scurta sau numărul de înregistrare. Sistemul face posibilă căutarea după conținutul fișierelor atașate, precum și după documentele în sine.
- Lucru cu corespondența (intrare și ieșire). Sistemul oferă posibilitatea de a lucra cu corespondența companiei folosind serverul de e-mail al companiei. Orice scrisoare care trece prin sistem este procesată ca un document normal.
Corespondența primită merge direct la secretar. El înregistrează scrisorile în jurnalul de corespondență primită. Documentul primește automat un număr de înregistrare. Apoi este trimis șefului companiei, iar după citire, este trimis angajaților pentru examinare sau executare.
Documentația de ieșire este creată pe baza unui șablon adoptat de organizație. Documentul este trimis managerului, care îl aprobă.
După procedura de aprobare, documentul ajunge la secretar, care îl înregistrează în jurnalul corespunzător. Dupa aceasta scrisoare este trimisa de catre secretar la adresa de email dorita. Toată corespondența este stocată automat în sistem și oricând fiecare poate găsi ceea ce are nevoie.
- capacitatea de a crea un portal web corporativ și site-ul web al companiei. Sistemul NauDoc permite unei întreprinderi să creeze site-uri web și să plaseze conținut pe acestea. În acest caz, conținutul este documente, imagini și orice alte obiecte create în NauDoc.
Sistemul are un editor WISYWIG încorporat care vă permite să editați paginile site-ului și este ușor de gestionat. Tot aici poți gestiona publicarea de știri, sondaje și profiluri.
Dacă este necesar, puteți modifica designul paginilor. Accesul la diverse secțiuni ale site-ului vă permite să coordonați documentele înainte de a le publica pe site. Astăzi există două ediții de NauDoc: Free și Enterprise.
Să ne uităm la cel de-al doilea sistem electronic gratuit de gestionare a documentelor Alfresco. Acest sistem este utilizat pe scară largă companiile occidentale pentru documentare în în format electronicși managementul diferitelor proiecte. Popularitatea acestui serviciu poate fi explicată prin deschiderea codului (Open Source), în timp ce programul funcționează stabil și poate fi folosit pentru proiecte de diferite dimensiuni.
Nu este nimic surprinzător în stabilitatea programului prezentat, deoarece fondatorul sistemului este John Newton, care este cunoscut pentru că rulează Documentum.
Această companie este lider de piață în sistemele electronice de gestionare a documentelor pt mari intreprinderi. Acest sistem este folosit cu succes de multe corporații. Sistemul diferă prin faptul că funcționează pe orice platformă și cu o varietate de baze de date.
Alfresco face față cu ușurință oricărei încărcături de documente stocate, numărul de utilizatori depășind câteva zeci de mii.
Sistemul prezentat este puțin cunoscut în Rusia, deoarece până de curând nimeni nu putea oferi servicii profesionale pentru organizarea de asistență și instruire în utilizarea sistemului Alfresco.
Avantajele Alfresco includ accesibilitatea web. Sistemul nu necesită instalarea de software suplimentar pe computerele întreprinderilor, prin urmare, nu este necesară actualizarea software-ului client. Puteți lucra în sistem chiar și de pe dispozitive mobile, fiind oriunde în lume. Alfresco are cea mai avansată și modernă interfață web.
Merită să spunem că în anul trecut sistemele electronice de management al documentelor americane și europene au încetat să acorde o atenție deosebită interfeței web.
Asistența este oferită numai pentru accesul de la distanță la documentație. Aceasta a fost o consecință a faptului că oamenii sunt obișnuiți să editeze documente folosind aplicații de birou.
Cum, atunci, să rezolvăm problema necesității de a lucra cu foldere și fișiere standard, în ciuda faptului că nu au rutare, nu acceptă versiunea necesară, nu există acces și așa mai departe?
Soluția a fost dezvoltată și a fost folosită mult timp în sistemele electronice de gestionare a documentelor.
Să ne imaginăm desktopul. Aici, de exemplu, există două foldere. Unul se numește „documente pentru examinare”, al doilea - „ documente corporative". Deschidem primul și vedem un anumit număr de documente. Documentele din acest dosar sunt pentru examinare și decizie. Un astfel de document se deschide în MS Word obișnuit. Se pare că aveți ocazia nu numai să citiți documentul, ci și să deschideți orice versiune a documentului, să citiți comentariile, să luați decizii cu privire la el, să trimiteți acest document celor care au nevoie, efectuând direct toate acțiunile de mai sus direct în Word sau altă aplicație de birou.
În plus, aici utilizatorul vede sarcinile de intrare și de ieșire.
Dacă trebuie să creați un nou contract și apoi să îl trimiteți spre aprobare, nicio problemă. Toate acestea pot fi făcute în MS Word, creați un document și trimiteți-l la ruta standard specificată. De asemenea, puteți copia pur și simplu documentul în folderul „documente corporative”, iar acesta va merge automat pe ruta dorită.
Desigur, nimeni nu va refuza interfața web. Interfața web vă permite să efectuați o gamă mai largă de sarcini.
Această metodă este convenabilă în călătorii, călătorii de afaceri, având acces rapid de pe dispozitive mobile, precum și capacitatea de a efectua sarcini colective cu documente și rapoarte.
Sistemul Alfresco este lansat în două versiuni principale: Enterprise Edition și Community Edition. Ediția Community este disponibilă pentru descărcare gratuită și poate fi folosită de orice companie. Este demn de remarcat faptul că această versiune este acceptată numai de membrii comunității de sistem. În ciuda acestui fapt, Alfresco Community este cea mai comună versiune a sistemului în țările europene.
Sistemul poate fi folosit de un număr mic de participanți și poate deservi cu ușurință peste zece mii de utilizatori. Sistemul funcționează cu baze de date PostgreSQL și MySQL încorporate.
) NauDoc - pentru a îmbunătăți calitativ procesul de lucru cu documentele managerilor și specialiștilor în materie de toate nivelurile, pentru a reduce timpul de lucru de rutină cu documente, cu alte cuvinte, automatizarea fluxului de lucru în întreprindere
NAUDOC este un produs software pentru automatizarea muncii de birou, a fluxului de lucru și a proceselor de afaceri dezvoltat de NAUMEN. NAUDOC vă permite să gestionați procesarea documentelor și să controlați disciplina de performanță, primind informații cuprinzătoare despre progresul sarcinilor.
Sistemul electronic de gestionare a documentelor NauDoc este potrivit optim pentru automatizarea fluxului de lucru al întreprinderilor mijlocii și mici, companiilor de management, organizații de proiectare, subdiviziunile structurilor de detinere, precum si pentru rezolvarea sarcinilor specifice de automatizare a fluxului de lucru care se confrunta cu subdiviziuni marile companii(asigurarea lucrului cu documentația de reglementare în conformitate cu cerințele ISO 9001:2000, interacțiunea dintre angajați și serviciul de personal etc.).
Folosind NAUDOC, este posibilă organizarea unui singur depozit de documente cu drepturi de acces pe roluri, ceea ce permite angajaților să acceseze documente în orice moment și în cât mai repede posibil găsiți toate informațiile necesare, indiferent de prezența titularului documentului la locul de muncă. Jurnalele vă permit să înregistrați documentele de intrare, interne și de ieșire, urmărind mișcarea copiilor pe hârtie ale documentelor în cadrul întreprinderii.
Prezența instrumentelor de control NAUDOC pentru disciplina performanței vă permite să atribuiți sarcini angajaților din sistem, să controlați execuția acestora, să urmăriți termenele limită, să trimiteți lucrări pentru aprobare și să trimiteți lucrări aprobate pentru revizuire de către alți utilizatori ai sistemului. Setare ciclu de viață pentru categoriile de documente, vă permite să specificați rute tipice pentru deplasarea documentelor, să configurați rutarea automată a acestora și atribuirea sarcinilor.
Toate acțiunile cu documente și sarcini sunt efectuate printr-o interfață web, conectându-se la sistem de oriunde în lume, creând astfel un spațiu unic de informații pentru organizație, inclusiv sucursale la distanță și lucrători mobili.
Beneficii oferite de utilizarea sistemului electronic de gestionare a documentelor NauDoc:
Simplificarea procedurii de aprobare a documentelor de către funcționari
- După crearea documentului, angajatul îl trimite spre aprobare unui anumit cerc de persoane în conformitate cu procedura de aprobare a documentelor adoptată în organizație.
- Când se lucrează colectiv, toate acțiunile sunt efectuate pe o singură instanță a documentului. Utilizatorii NauDoc care aprobă un document au acces la acesta în timp ce lucrează.
- În orice etapă, poate fi generat un raport de aprobare (indicând numele și funcția autorizatorului și ora exactă în care documentul a fost aprobat).
Abilitatea de a înregistra documente electronice și hârtie în sistem
- Înregistrarea unui document în jurnalul de înregistrare are loc automat la o anumită etapă de lucru cu un document.
- Pentru documentele pe hârtie, în sistem este creat un card electronic special; o copie scanată a documentului poate fi atașată cardului.
Accelerarea căutării documentelor după detalii și conținut
- Sistemul NauDoc vă va oferi posibilitatea de a găsi instantaneu toate documentele după un anumit atribut (de exemplu, un număr de înregistrare sau o scurtă descriere).
Simplificarea muncii cu documente organizatorice și administrative
- Utilizatorul creează un document în sistemul NauDoc, conform unui șablon predefinit. Pentru a crea un document, trebuie să modificați valorile detaliilor din cardul său de înregistrare, acestea vor fi introduse automat în textul documentului. Dacă este necesar, puteți permite utilizatorului să schimbe textul șablonului.
- După crearea documentului, angajatul îl trimite la muncă unui anumit cerc de persoane în conformitate cu procedura adoptată în organizație.
- Sistemul „știe” ordinea aprobării: controlează termenele programate în etape, notifică persoane responsabile, sistemul trimite și notificări despre mutarea unui document de la o etapă la alta.
- Înregistrarea unui document în jurnalul de înregistrare are loc automat la o anumită etapă de lucru cu un document. În acest caz, documentului i se atribuie un număr de înregistrare și se stabilește data de înregistrare.
Administrarea procesului
- Sistemul NauDoc vă permite să automatizați producția sau procesele de management companiilor. Vă permite să evidențiați etapele, persoanele responsabile, termenele de reglementare. Acest lucru vă permite să raportați cu privire la stadiul în care se află fiecare dintre instanțe ale procesului, să găsiți „obstrucții” și persoane responsabile din cauza cărora termenele limită sunt ratate, să faceți procesul înainte de a face modificări.
Simplificarea muncii cu corespondența de intrare și de ieșire
- NauDoc poate fi configurat ca client de e-mail, permițându-vă să lucrați cu documentația de intrare și de ieșire ca și documentele obișnuite din sistem.
- La procesarea corespondenței primite, scrisorile sunt primite de către secretar, înregistrează scrisorile în Registrul de corespondență primită, documentului i se atribuie automat un număr de înregistrare. După întocmire, documentul este trimis spre rezoluție șefului, conform procedurii adoptate în organizație. După examinare, documentul este trimis pentru familiarizare sau execuție angajaților organizației.
- La procesarea corespondenței de ieșire, angajatul creează o scrisoare conform șablonului acceptat în organizație, o trimite spre aprobare șefului, conform procedurii adoptate în organizație. După aprobarea documentului, acesta este trimis automat la secretariat. Secretarul înregistrează scrisoarea în Registru și o trimite prin e-mail. În acest caz, toate documentele sunt stocate în sistem și sunt disponibile pentru căutare.
Crearea unui portal web corporativ și a unei resurse de internet a companiei
- NAUDOC vă permite să creați site-uri Internet și intranet și să gestionați plasarea conținutului (funcționalitatea ENGINE). Conținutul poate fi lucrări, grafice și alte obiecte NAUDOC.
- Dezvoltarea și editarea convenabilă a paginilor de resurse în editorul WISYWIG încorporat, controlul versiunilor.
- Gestionarea publicării de știri, chestionare și vot.
- Dezvoltarea și reproiectarea încorporate a paginilor de resurse.
- Controlul accesului centralizat în secțiunile resursei, capacitatea de a coordona documente înainte de a publica pe o resursă web.
Caracteristicile tehnologice ale sistemului
- O interfață web 100% vă permite să vă conectați la sistem de oriunde în lume, creând un singur spațiu de informații pentru organizație, sucursalele sale la distanță și lucrătorii mobili.
- sistemul este încorporat cu software-ul de scanare și OCR ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
- sistemul permite autentificarea și autorizarea persoanelor din serviciile de director extern, cum ar fi LDAP sau Microsoft Active Directory;
- sistemul dispune de un modul pentru lucrul cu o semnătură digitală electronică () și este posibil să se opereze semnătura digitală a oricărui furnizor de cripto care acceptă interfața Microsoft CRYPTOAPI.
Sistemul electronic de management al documentelor NauDoc este potrivit optim pentru automatizarea fluxului de documente al întreprinderilor mijlocii și mici, companiilor de management, organizațiilor de proiectare, diviziilor structurilor holding, precum și pentru rezolvarea sarcinilor specifice de automatizare a fluxului de documente cu care se confruntă diviziile companiilor mari (asigurând lucrul cu documentația de reglementare în conformitate cu cerințele ISO 9001:2000, interacțiunea dintre angajați și serviciul personalului etc.
Sistemul electronic de gestionare a documentelor NauDoc este conceput pentru lucrul confortabil de până la 50 de utilizatori care pot crea până la 5.000 de documente pe an. Acestea sunt limitări tehnologice ale platformei software Zope pe care este dezvoltat produsul.
Din observațiile practice, se pot distinge următorii factori:
- Fiabilitate ridicată a sistemului. Pentru 4 ani de funcționare nici o singură defecțiune.
- Grad ridicat de securitate a sistemului împotriva atacurilor hackerilor
- Funcționalitate bună pentru un sistem gratuit, dar extrem de slabă pentru unul plătit
- Încărcare mare pe server chiar și cu o bază de date mică. Optimizarea slabă a firelor pare să fie de vină. De aici și munca lentă cu documentele.
- Inconvenientul introducerii datelor în baza de date.
- Utilizabilitatea ca atare lipsește , se pare că programatorii au scris sistemul pentru ei înșiși, și nu pentru vânzare.
- Impresia de subdezvoltare a sistemului.
- Suport tehnic și informațional slab (lent) pe forum, chiar și pentru clienții plătitori
- În versiunea gratuită, pornind de la un anumit număr de sarcini acumulate, căutarea returnează răspunsuri incorecte.
- În versiunea plătită, pornind de la un anumit număr de sarcini acumulate - căutarea începe să facă greșeli la alegerea zonei de căutare, caută documente în locul greșit, nu înțelege condițiile logice standard de căutare.
- Codul de sistem este deschis, dar nu este realist să schimbați ceva manual.
Platformă: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD
NAUDOC este disponibil în 2 ediții: NAUDOC Free și NAUDOC Enterprise
Lasă comentariul tău!
Principalele cerințe pe care trebuie să le îndeplinească un sistem electronic de gestionare a documentelor:
- Stocare de încredere și căutare ușoară a documentației.
- Sprijin și îndeplinirea sarcinilor de birou.
- Controlul la timp asupra executării documentelor și direcționării acestora.
- Realizarea de rapoarte analitice.
- Asigurarea securității informațiilor.
EDMS modern are, de asemenea, funcții pentru interacțiunea cu clienții, procesarea cererilor acestora și instrumente suplimentare utile care vă permit să rezolvați multe probleme aplicate.
Tipuri de sisteme electronice de gestionare a documentelor
Există diferite tipuri de clasificare a sistemelor electronice de gestionare a documentelor, dar cea mai indicativă clasificare este împărțirea EDMS după funcționalitatea titlului. Orice EDMS este poziționat de dezvoltatorul său așa cum este conceput în primul rând pentru a îndeplini un anumit tip de sarcină. Acest lucru nu înseamnă că nu oferă tehnologii suplimentare inerente majorității „fraților”. Doar un set de instrumente ale fiecărui sistem electronic de gestionare a documentelor are propriile sale puncte forte și părțile slabe. În clasificarea în funcție de titlul funcțional, este doar luat în considerare punctele forte SEDov.
Deci, arata cam asa:
- EDMS conceput pentru a crea și a lucra cu documentație electronică, precum și analogi digitale ale documentelor pe hârtie.
- Sisteme de contabilitate care automatizeaza inregistrarea evenimentelor si documentelor pe intreg ciclul lor de viata (dulapuri electronice).
- EDMS, a cărui sarcină principală este de a automatiza munca cu depozite mari de informații corporative.
- Sisteme de gestionare a arhivelor electronice cu documentatie.
- EDMS, a cărui funcționalitate este specializată în extragerea informațiilor necesare din arhive și alte surse electronice.
- Sisteme care controlează procesele corporative, procesarea documentelor și activitățile angajaților organizației care sunt implicați în lucrul cu documentația de afaceri.
- EDMS de informații care gestionează dispozitivele de stocare a datelor.
Există, de asemenea, o scurtă clasificare a SED în funcție de țara de origine, utilizată numai în Rusia. Potrivit acesteia, sistemele electronice de gestionare a documentelor din țara noastră sunt împărțite în autohtone, importate și rusești, dezvoltate pe platforma străină Lotus/Domino. Revizuirea noastră include exemple de doar două EDMS străine - EMC Documentum și Lotus Domino.Doc. Toate celelalte EDMS au „cetățenia” Rusiei.
TOP-10 sisteme electronice de gestionare a documentelor
Am evaluat sistemele electronice de management al documentelor, concentrându-ne pe o comparație a cinci parametri care sunt decisivi atunci când alegem un EDMS pentru automatizarea managementului documentelor într-o întreprindere. Scara este de zece puncte.
| Loc | Program/serviciu | Preț | Ușurința de a învăța | Funcționalitate | Contabilitatea legislației ruse | Tehnic a sustine |
Scor general |
| 1 | Caz | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Arhivă | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Logici | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Eufratul | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Notă: evaluarea finală a sistemului din tabel nu se pretinde a fi 100% obiectivă și reflectă opinia autorului, pe baza unei analize aprofundate a acestui subiect. Această revizuire a sistemelor electronice de gestionare a documentelor este realizată numai printre produse software de înaltă calitate care pot fi alese în siguranță pentru utilizare în tipuri variate Afaceri.
CAZ
Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este un lider recunoscut în segmentul său în întreg spațiul post-sovietic. Atât cele mai mari holdinguri, cât și corporațiile și întreprinderile mici desfășoară cu succes circulația documentelor și munca de birou în ele. În raport cu acest sistem, se cuvine să se aplice o tautologie: „DELO” își cunoaște afacerea. Într-adevăr, acest software este ideal pentru automatizarea profundă a muncii de birou și a fluxului de lucru.
pro
- Abilitatea de a urmări toate etapele deplasării oricărui document electronic.
- Simplitate și comoditate în crearea proiectelor de documentare.
- Depanarea generală și funcționalitatea sistemului.
Minusuri
- Minusurile „întinse” includ o interfață oarecum arhaică și o anumită dificultate în stăpânire.
Care este pretul?
Prețul unei licențe de utilizare a sistemului „DELO” într-un singur loc de muncă (DBMS - Oracle) depinde de numărul total planificat al acestor locuri și variază de la 11.000 de ruble (201-500 r / m) la 13.400 de ruble (1-5 r). /m). Dacă organizația folosește Microsoft SQL Server DBMS, atunci licența pentru unul la locul de muncă va costa de la 7200 la 9500 de ruble, respectiv.
Logici
Programul EDMS Logic a fost numit Boss-Referent până în 2012 și a fost unul dintre cele mai populare sisteme rusești managementul documentelor electronice, un concurent serios al Delo EDMS. Schimbarea numelui nu a avut niciun efect asupra calității acestuia produs software, și continuă să fie un sistem de gestionare a înregistrărilor fiabil și funcțional pentru întreprinderi de toate tipurile și dimensiunile.
pro
- Abilitatea de a construi rute complexe pe mai multe niveluri pentru aprobarea documentelor.
- Grad ridicat de protecție a datelor utilizatorilor.
- Ușurință relativă de a stăpâni principalele componente ale sistemului.
- Procese flexibile și personalizabile de procesare a documentelor.
Minusuri
- Diferențierea neplăcută a drepturilor de acces cu o schimbare serioasă a personalului.
- Nu este cea mai conștiincioasă muncă suport tehnic.
- Interfață arhaică.
Care este pretul?
Costul unei licențe pentru utilizarea acestui program depinde de numărul de angajați conectați la acesta. Dacă numărul acestora nu depășește 49 de persoane, atunci prețul va fi de 5.900 pentru fiecare loc de muncă; de la 50 la 199 de lucrători conectați - 5.200 de ruble; și dacă există mai mult de 200 de locuri de muncă, atunci prețul unei licențe va fi minim - 4900 de ruble.
Eufratul
Acest sistem electronic de management al documentelor a fost dezvoltat în deplină conformitate cu cerințele standardului de calitate ISO 9000 și GOST-urile rusești în domeniul muncii de birou. De „colegii” săi „EUFRATS” diferă prin prezența multora dintre propriile sale unice dezvoltare de software, care nu poate fi găsit în EDMS concurente. Pur tehnologic, acest sistem este unul dintre cele mai „avansate” la modern piata ruseasca SEDov.
pro
- Pachetul de livrare al acestui sistem include un DBMS Nika încorporat, care eliberează automat organizația utilizatorului de achiziționarea de software suplimentar.
- Interfață prietenoasă, cu un design plăcut și memorabil.
- Mecanism de rol încorporat pentru gestionarea drepturilor de acces.
Minusuri
- Viteză destul de mică, mai ales pe computere slabe.
- Eșecuri periodice în muncă și suport tehnic lent.
Care este pretul?
O licență standard cu instalarea sistemului pe propriul server al organizației costă de la 5200 la 7300 de ruble pe stație de lucru, mai mulți utilizatori - prețul este mai mic. Există însă și opțiunea de a plasa componenta server pe echipamentul producătorului. În acest caz, se aplică un sistem de taxe de abonament - patru tarife, care costă de la 10.000 la 95.000 de ruble pe lună.
1C: Arhivă
Acesta este unul dintre cele mai bune și cu siguranță cele mai versatile programe pentru managementul documentelor de întreprindere. 1C:Arhive oferă stocare fiabilă și, cel mai important, centralizată a documentației de afaceri de diferite formate, cu acces la aceasta de către personalul autorizat care poate edita fișiere.
pro
- Un algoritm depanat pentru găsirea rapidă a datelor necesare.
- Abilitatea de a stoca documente de orice tip - de la text și grafică, la fișiere audio și video.
- Cea mai largă scalabilitate care vă permite să utilizați cu succes acest software atât în întreprinderile mari, cât și în cele mici.
- Principalul avantaj al 1C:Archive, care distinge acest program de concurenți, este combinația optimă a prețului produsului și a capabilităților funcționalității acestuia.
- Suport pentru integrarea cu aplicații externe.
Minusuri
- Consumând o mulțime de resurse de sistem.
- Dificultate crescută de stăpânire chiar și pentru utilizatorii experimentați.
Care este pretul?
Prețul „asamblarii” acestui program variază de la 12.000 la 57.000 de ruble, iar prima sumă va trebui plătită exclusiv pentru actualizarea versiunii anterioare a 1C: Arhivă.
DIRECTUM
Simplu și funcțional EDMS DIRECTUM va fi o soluție excelentă pentru întreprinderile mici și mijlocii. Datorită acestui sistem, managementul electronic al documentelor poate fi combinat cu succes cu fluxul de lucru tradițional pe hârtie pentru a transfera ulterior „nedureros” complet organizația pentru a lucra în DIRECTUM. Tehnologia Advanced Workflow oferă automatizarea eficientă a proceselor de lucru de birou.
pro
- Disponibilitatea unor instrumente software specializate care simplifică pe cât posibil căutarea și identificarea documentației.
- Oportunități ample de modificare independentă a sistemului pentru sarcini specifice.
- Posibilitati extinse de integrare cu alte programe.
Minusuri
- Sistemul este concentrat Echipa de managementîntreprinderi - este mai dificil pentru funcționarii obișnuiți să lucreze în ea.
- Politica de prețuri oarecum confuză și opaca.
Care este pretul?
Licențele pentru utilizarea acestui EDMS sunt achiziționate atât individual, cât și ca parte a ofertelor de pachete. Cea mai ieftină licență de bază pentru client costă 7.800 de ruble. Costul pachetelor de licență începe de la 148.200 de ruble (de bază pentru 20 de angajați) și merge până la 2.010.000 de ruble (pentru 200 de angajați).
OPTIMA-WorkFlow
Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este un țăran mijlociu puternic în segmentul său. Este în continuă dezvoltare și până acum nu poate concura în condiții de egalitate cu mastodontii recunoscuți ai pieței. Cu toate acestea, OPTIMA-WorkFlow are o serie de „trucuri în mânecă” – tehnologii unice care îl fac să iasă în evidență din mulțime.
pro
- Implementarea funcției de introducere în serie a acelorași tipuri de documente și a informațiilor de înregistrare a acestora.
- Scanare cu un program antivirus.
- Indexarea documentelor obișnuite și criptate la alegere.
- Interfață de utilizator multilingvă.
Minusuri
- Dezavantaje ale funcționalității tipice care sunt eliminate definitiv prin actualizările efectuate.
Care este pretul?
Soluțiile tipice bazate pe această platformă costă între 55.000 și 75.000 de ruble.
EMC Documentum
Această platformă pentru automatizarea proceselor de flux de lucru a fost dezvoltată de liderul mondial în industria IT, EMC. Funcționalitatea puternică cuplată cu personalizarea flexibilă a instrumentelor individuale fac din EMC Documentum cel mai bun EDMS străin disponibil pe piața rusă.
pro
- Grad ridicat de confort în gestionarea documentelor de proiectare.
- Implementarea unui mecanism de check-in/check-out care vă permite să gestionați distribuirea drepturilor de acces.
- Prezența unei funcții care vă permite să implementați procedura de aprobare la mai multe niveluri.
- Suport pentru dispozitive de scanare și recunoaștere a documentelor.
Minusuri
- Funcționează numai cu browserul Internet Explorer.
- Absența în acces deschis documentatia tehnica si practica a sistemului.
- „Frâne” și întârzieri frecvente cu o sarcină mare a sistemului.
Care este pretul?
Nu există prețuri fixe pentru utilizarea acestei platforme. Costul implementării acestuia este negociat individual cu fiecare client.
LanDocs
Dezvoltată în 1997 de compania autohtonă LANIT, această platformă pentru automatizarea managementului documentelor rămâne în căutarea multor întreprinderi și instituții până în prezent. LanDocs vă permite să construiți un flux de lucru confortabil și un mediu de flux de lucru, oferind tuturor categoriilor de utilizatori setul necesar de instrumente pentru a-l gestiona.
pro
- Disponibilitatea instrumentelor integrate de protecție criptografică.
- Abilitatea de a include angajați din sucursale aflate la distanță în procesul de flux de lucru.
- Prezența funcției de scanare în lot a documentației pe hârtie.
Minusuri
- Probleme de performanță destul de frecvente.
- Oportunități slabe de extindere a funcționalității.
- Dificultate în a stăpâni sistemul de la zero.
Care este pretul?
Prețul unei licențe de server variază de la 30.000 la 216.000 de ruble. Licențele de utilizator pot fi achiziționate la un preț de 5.600 până la 8.400 de ruble.
CompanyMedia
CompanyMedia este un întreg set de soluții software concepute pentru a automatiza procesele de afaceri, fluxul de lucru și munca de birou. Acest EDMS diferă de concurenți prin flexibilitatea de neegalat a setărilor și prezența modulelor independente care pot fi instalate separat.
pro
- Posibilitate munca de succes sisteme în întreprinderile cu complexe structura corporativăşi organizarea teritorială.
- Fiabilitatea fără precedent a sistemului, care îi permite să funcționeze activ non-stop, 365 de zile pe an.
- Suport automat pentru lucrul cu mai multe tipuri de joburi.
- Diferențierea drepturilor de acces, în funcție de structura ierarhică a organizației.
Minusuri
- Interfața web are suport limitat pentru unele browsere, în special pentru FireFox.
- Accentul sistemului este în principal pe întreprinderile mijlocii și mari.
Care este pretul?
Prețul final al acestui software constă din multe componente, inclusiv instruirea personalului, instalarea de module suplimentare și transferul drepturilor de utilizare a sistemului. Limita superioară a sumei totale este de 99.000 de ruble. Cel mai ieftin modul tematic va costa 4.000 de ruble.
Lotus Domino.Doc
Acest EDMS este o aplicație pentru binecunoscuta platformă Notes/Domino, care are un sistem de securitate a datelor de nivel înalt. Lotus Domino.Doc are, de asemenea, o arhivă electronică avansată care vă permite să implementați un depozit mare de documentație corporativă.
pro
- Disponibilitatea sistemelor de replicare unice concepute pentru soluții complexe ale sarcinilor de gestionare a fluxului de documente într-un mediu distribuit.
- Posibilitatea de a căuta documente în părți separate ale depozitului de informații.
- Directoarele LDAP cresc până la nivel corporativ.
Minusuri
- Dezavantajele acestui sistem provin în principal din originea sa occidentală - există anumite întrebări despre interfață și implementarea unor funcții.
Care este pretul?
Costul licențelor de utilizator și server este calculat individual pe site-ul platformei.
În cele din urmă
Rezumând o anumită linie din recenzie, aș dori să notez nuanță importantă: introducerea unui sistem electronic de management al documentelor în afacerea dumneavoastră nu garantează deloc o creștere instantanee a profitabilității acestuia și, în unele cazuri, poate face rău. Dacă organizația dumneavoastră funcționează cu succes și obține profit, lucrând fără EDMS, atunci gândiți-vă de o mie de ori înainte de a decide să le implementați. Nu este nevoie să urmăriți „moda progresivă” și să instalați aceste sisteme fără o nevoie serioasă de ele. Cu toate acestea, odată cu extinderea afacerilor și volumul mare de muncă al angajaților, sistemul electronic de gestionare a documentelor poate deveni un fel de colac de salvare care va ajuta compania să iasă din vâltoarea documentelor.
Afacerile mici mi se pare importante pentru piață, deoarece numărul marilor clienți federali este limitat și aproape toți au decis asupra alegerii platformelor și software-ului. Iar mecanismele care funcționează acolo nu sunt foarte bazate pe piață.
Deci, dacă vorbim în mod specific despre piață, atunci principalul potențial de extindere a bazei de clienți este doar o mică afacere. Când întreprinderile mici văd beneficiile reale ale managementului electronic al documentelor și când funcționalitatea EDMS începe să reflecte nevoile lor reale, și nu reproduce ministerul în miniatură, atunci această piață va deveni la fel de masivă ca și contabilitatea. Poate unul dintre furnizorii de EDMS să repete succesul 1C?
Deci, 5 mituri despre EDMS pentru întreprinderile mici:
Deși gradul de pregătire pentru gestionarea documentelor electronice a crescut în ultimii ani, oamenii încă nu înțeleg unele aspecte ale tehnologiei. Ei confundă adesea gestionarea fișierelor cu Enterprise Content Management sau EDMS, care poate fi considerată parte a ECM. Aici vom încerca să risipim cinci mituri, în special în centrul provocărilor micilor afaceri.
Mitul #1: Am File Explorer, așa că nu am nevoie de un EDMS separat
Într-adevăr, Windows Explorer vă permite să gestionați fișiere, dar acesta este doar un instrument de bază, limitarea sa semnificativă este structura ierarhică a folderelor.
Nici măcar o sarcină elementară, atunci când doriți să grupați documentele pe produse și pe clienți folosind dosare, nu este rezolvată - clientul A comandă produsele X și Y. Clientul B - produsele X și Z. Dorim să vedem comenzile pe produse și pe clienți și orice DBMS sau chiar Excel vă permite să faceți acest lucru. Dar sortarea documentelor în foldere în acest fel nu va funcționa.
Teoretic, puteți folosi etichete și link-uri, dar în realitate acest lucru este incomod. Se pare că, cu ajutorul sistemului de fișiere, este imposibil să construiți un sistem convenabil pentru clasificarea și căutarea documentelor.
Mitul #2. Întreprinderile mici nu au nevoie de EDMS
Nimic mai departe de adevăr. Micile afaceri operează sub constrângeri severe de resurse, nimeni nu va angaja angajați suplimentari pentru a efectua operațiuni de rutină cu documente, pentru a le plasa, clasifica și căuta. Chiar și acei angajați care sunt, ar trebui să lucreze mai productiv. Prezența unui EDMS într-o organizație poate garanta că documentele necesare vor fi disponibile cu un singur clic de mouse.
(Ei bine, poate două sau trei, ceea ce este încă mai rapid decât să scotoci prin hârtii sau prin depozitarea fișierelor.)
Mitul #3. EDMS este prea complicat pentru întreprinderile mici
Cerințele pentru fluxul de documente într-o afacere mică sunt de obicei mai simple și proprietarii le pot formula în fața antreprenorului. Există suficiente produse pe piață care sunt ușor de implementat. Puteți începe cu un singur departament sau funcție, cum ar fi gestionarea contului. Vedeți cum afectează acest lucru eficiența. Apoi vă puteți extinde la întreaga organizație. Asigurați-vă că EDMS îndeplinește următoarele cerințe: interfață de utilizator simplă, ușurință în instalare și configurare, înțeles și ghid completși disponibilitatea suportului tehnic de înaltă calitate.
(Voi adăuga pe cont propriu - nu încercați să fiți ca un birou birocratic mare! Salvați-vă stilul de lucru. Este mai bine să instruiți angajații, nu ar trebui să economisiți pe asta. Este mai bine să economisiți la analiza și desenarea proceselor de afaceri . Le înțelegi deja. Și dacă nu, cel mai probabil o afacere nu mai mică.)
Mitul numărul 4. EDMS este prea scump pentru întreprinderile mici
Întreprinderile mici nu au nevoie de soluții integrate complexe prea avansate, care sunt de obicei implementate în corporațiile mari. Și nu aveți nevoie de multă scalabilitate, pentru că vor fi puțini utilizatori. Pe baza acestui lucru, puteți alege o soluție care va fi destul de rezonabilă ca preț. În plus, trecerea la gestionarea electronică a documentelor va ajuta la reducerea costurilor de imprimare. (Dar acest lucru trebuie abordat și gestionat în mod conștient, altfel costul hârtiei va crește doar.)
(Și din nou voi spune pe cont propriu - calculul ROI cu implementarea EDMS- este intuneric. Analiștii vă vor spune orice. Ai încredere în intuiția ta. În general, un EDMS ar trebui să contribuie la reducerea costurilor și la creșterea productivității.)
Mitul numărul 5. Puteți scăpa complet de documentele pe hârtie după introducerea EDMS
Deci, ați implementat EDMS în afacerea dvs. mică. Felicitări! Dar nu vă grăbiți pentru un tocător nou. Mai sunt necesare documente pe hârtie. Să le împărțim în trei grupe:
1) Documente care trebuie să fie pe hârtie conform legii. De exemplu, contracte și alte documente oficiale.
2) Documente care rămân în formă de hârtie deoarece procesele de afaceri sunt astfel construite. Atâta timp cât curierii dumneavoastră nu sunt echipați cu iPad-uri, au nevoie de acte.
3) Documente care nu trebuie să fie tocmai pe hârtie. Orice rapoarte note de birou, aplicații etc. - tot ceea ce nu s-a încadrat în primele două grupe. Ele pot fi transportate în siguranță în tocătoare.
După luni și ani, documentele din primele două grupe vor trece treptat în a treia. Legislația se schimbă și tehnologiile se dezvoltă, în curând poate fi mai ușor să dai fiecărui curier câte o tabletă și să nu te prostești cu hârtie. Așa vom ajunge cândva la un birou fără hârtie.
Nu este un secret pentru nimeni că desfășurarea cu succes a oricărei afaceri depinde în primul rând de modul în care funcționează mecanismul de eficientizare a documentației. La urma urmei, munca cu acte, deși nu aduce plăcere, este o verigă importantă în managementul unei companii.
În plus, documentația ar trebui să fie tratată în timp util, altfel va începe să se acumuleze și să se piardă. Pentru a evita eventualele pierderi, a fost introdus un sistem electronic de gestionare a documentelor.
În acest articol vom explica: Ce este EDMS? Care sunt tipurile, avantajele și dezavantajele sale?
Odată cu dezvoltarea internetului, timpul folderelor groase și al arhivelor prăfuite este de domeniul trecutului. Acum procesul de lucru cu documente este complet automatizat. Hârtiile necesare pot fi găsite cu un singur clic, iar arhivarea se face fără intervenția umană. EDMS deschide astfel de oportunități pentru întreprinderi.
Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un software special prin care documentele sunt procesate electronic. Cu alte cuvinte, datorită EDMS, este posibilă transferul de documente între angajați, eliberarea sarcinilor individuale, arhivarea etc.
Cu siguranță, multe organizații sunt capabile să creeze documente electronice, să le stocheze și să le transfere. Cu toate acestea, doar format electronic nu va avea efect juridic. Pentru a hârtie electronică a luat în greutate, este important ca acesta să fie semnat de ambele părți. În acest caz, documentele trebuie sigilate cu o semnătură electronică specială.
Prin urmare, SED poate fi împărțit în două tipuri:
- Fluxul de documente în cadrul companiei între angajați;
- Fluxul de documente între diverse întreprinderi și organizații prin canale speciale de comunicare.
Pentru a utiliza EDMS în cadrul organizației este nevoie de un software special. De obicei, un astfel de program se numește platformă EDI. În plus, pentru buna funcționare a unui astfel de software, veți avea nevoie echipament optional. De exemplu, servere, canale de rețea și așa mai departe.
Va fi necesar un operator electronic de gestionare a documentelor dacă trebuie să lucrați cu acte între două companii diferite. Un astfel de operator ar face-o bun ajutor. Până la urmă, știe să livreze mesaje, verifică formatul în care sunt trimise documentele, solicită și controlează aplicarea unei semnături electronice, stochează și arhivează singur hârtiile etc.
Astfel, EDMS este „sistemul circulator” al întregii afaceri. Economisește mult timp și, desigur, are un efect pozitiv asupra activității organizației în ansamblu. Dar există întotdeauna un beneficiu pentru acest tip de prelucrare a informațiilor? Și este EDMS capabil să dăuneze unei afaceri? Pentru a răspunde la aceste întrebări, trebuie să luați în considerare aspectele pozitive și negative ale managementului documentelor electronice.
Avantaje și dezavantaje ale EDI
Ca orice alt proces, EDI are atât avantaje, cât și dezavantaje. Principalii parametri sunt prezentați în tabelul de mai jos.
 Avantaje |
 dezavantaje |
|---|---|
|
|
Costul real al gestionării documentelor electronice pentru întreprinderile mici
(*) Dacă firma este mică, iar proprietarul afacerii (sau antreprenorul individual însuși) urmează să semneze documentele personal, atunci costurile vor fi minime. Acestea constau în cumpărarea electronică semnatura digitala- 1500 de ruble și acces la serviciul electronic de gestionare a documentelor - de la 100 de ruble.
Pentru volume mici, editorii noștri recomandă serviciul Kontur.Diadoc. Daca selectezi tariful universal„, atunci costurile vor fi de doar 9 ruble per document trimis. În comparație cu trimiterea documentelor originale prin poștă, aici trimiterea unuia scrisoare recomandataîn regiune va fi de cel puțin 50 de ruble. Diferenta este evidenta:
Sistemul oferă tuturor utilizatorilor noi 50 de transferuri bonus de bun venit de documente electronice.
După cum se poate observa din tabel, în ciuda aspectelor pozitive, SED are și aspecte negative. Practic, se rezumă la costuri materiale, care, după cum s-a dovedit, s-ar putea să nu fie mici.
Compania va suporta costuri semnificative nu numai pentru instalarea software-ului și achiziționarea echipamentului necesar, ci trebuie și să angajeze un angajat, fără ale cărui competențe speciale, sistemul electronic de gestionare a documentelor pur și simplu nu va funcționa. Un astfel de angajat trebuie să plătească și un salariu. Și acesta este un alt element de cost.
Dar nu uitați că eforturile depuse vor da roade în viitor, iar firmele care lucrează cu EDMS vor beneficia doar. La urma urmei, vor economisi nu numai timpul de procesare a informațiilor, ci vor reduce semnificativ și costul plății pentru servicii, de exemplu, un arhivar. În plus față de orice altceva, arhiva electronică nu necesită spații suplimentare, achiziționarea de articole de papetărie suplimentare și alte puncte.
Ce este un sistem electronic de gestionare a documentelor?
De regulă, acesta este un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDM), în care puteți genera, trimite, primi și semna documente electronice. Sunt echivalente cu hârtie cu o semnătură de mână. Pentru a gestiona documentele electronice, aveți nevoie de un certificat de semnătură electronică.
Interfața constă de obicei din 2-3 file, inclusiv contractori (partenerii și clienții tăi care participă la EDI) și fila principală - Documente. În această filă, secțiunile de intrare și de ieșire vor conține documente trimise și primite de dvs.
Tipuri de EDI
Fără îndoială, atunci când introduc managementul electronic al documentelor, organizațiile pun mare accent pe eficiență. Este dificil de spus ce tip de EDI pentru o anumită organizație va fi cel mai eficient. Totul depinde de direcția întreprinderii și de procesele sale de afaceri.
Cu toate acestea, există o calificare generală a EDI în ceea ce privește funcționalitatea, tehnologia de control, componentele constitutive etc. În acest sens, se pot distinge principalele tipuri de SED:
- Sistem de birou. Acest tip este destinat desfășurării activității de birou a întreprinderii. Mai mult, lucrarea se desfășoară conform tuturor regulilor acceptate cu control vertical, adică. de la superior la subordonat;
- Arhivele electronice. obiectivul principal un astfel de sistem este organizarea muncii privind depozitarea documentaţiei. Printre altele, programul permite utilizatorului să găsească cu ușurință hârtia necesară. Totuși, transferul documentației într-un astfel de sistem nu ar fi posibil;
- Sisteme de flux de lucru. Acest tip de sistem este larg răspândit în rândul utilizatorilor datorită faptului că acesta sarcina principală este organizarea și automatizarea proceselor de afaceri. Este ușor să faci afaceri cu un astfel de software, iar fluxul de lucru este doar o scuză pentru existența momentelor de lucru;
- sisteme ECM. Software-ul permite utilizatorului să introducă noutăți în sistemul de management al organizației. Prin intermediul sisteme complexe eventual gestionați: documente, semnături, fluxuri de lucru, cunoștințele angajaților și așa mai departe. Acest tip de EDI va fi mult mai scump, deoarece oferă utilizatorului funcționalitate avansată.
Este de remarcat faptul că fiecare tip de EDMS devine cel mai ambițios dintre cel anterior și oferă mai multe posibilitati utilizatorii. Cu toate acestea, pentru a aprecia toate beneficiile managementului electronic al documentelor, trebuie să faceți alegerea corectă.
Cum să alegi SED potrivit
După cum sa menționat deja, alegerea unui EDMS este un proces complex care necesită o atenție specială. Printre altele, conducerea companiei trebuie să țină cont de un număr mare de factori decisivi, precum direcția întreprinderii, personalul etc.
De exemplu, pentru organizare comercială va fi corect să instalați EDMS atât între angajați, cât și între parteneri. Numai în acest fel întreprinderea va putea obține beneficiile economice necesare.
Pentru institutie publica este mai bine să se concentreze pe specificul muncii sale și să dea mai multa atentie crearea de arhive electronice. Și este, de asemenea, necesară instruirea angajaților pentru a lucra cu ei.
Atunci când alegeți unul sau altul EDMS, este important să luați în considerare dacă sistemul îndeplinește cerințele menționate. Acestea includ:
- Completitudinea funcționalității;
- Comoditatea utilizării;
- Cu ce viteză va fi introdus acest sistem în fluxul de lucru;
- Prezența setărilor și acestea trebuie să fie flexibile;
- Sistemul are capacitatea de a extinde funcționalitatea;
- Este posibil să se ajusteze EDMS la software-ul existent al întreprinderii?
- Ușurință de adaptare;
- Disponibilitatea suportului tehnic. Este important ca o astfel de asistență să fie la un nivel înalt;
- Reputația producătorului etc.
Ținând cont de acest fapt, utilizatorul ar trebui să respecte următoarele acțiuni:
- Explorați funcționalitatea. O atenție deosebită trebuie acordată capitolului „Oportunități”. Este important ca producătorul să specifice în mod specific lista sarcinilor efectuate de program. Dacă nu există detalii, atunci merită să renunți la un astfel de sistem EDMS;
- Disponibilitatea prezentărilor tematice. Este important ca programul să conțină material demonstrativ, explicând astfel utilizatorului cum să folosească funcționalitatea;
- Studiați capturi de ecran. Deci, managerul se va putea asigura dacă funcționalitatea este cu adevărat simplă și dacă are cerințele declarate;
- Asigurați-vă că citiți recenzii de la utilizatori reali. Cea mai bună opțiune este să vizionezi videoclipuri pe YouTube;
- Mulți producători oferă directorilor teste gratuite. Astfel, utilizatorul va putea înțelege dacă produsul selectat este potrivit sau nu;
- În ceea ce privește costul mărfurilor, este evident că acest articol nu poate decât să excite cumpărătorul. Este dificil de determinat care ar trebui să fie costul real al unui EDMS, dar merită să explorăm la ce se adună cutare sau cutare cifră. Prin urmare, un studiu detaliat al listei de prețuri va ajuta cumpărătorul să evite costurile și cheltuielile neașteptate.
Merită să ne amintim că doar un specialist vă va ajuta să faceți alegerea corectă. Prin urmare, selecția și instalarea unui EDMS ar trebui să fie efectuate numai sub atenția atentă a unei persoane care are abilități speciale.
Din cauza costului ridicat, nu toate organizațiile din țara noastră lucrează cu EDMS. Momentan, numai firme mari face actele electronic. Dar lucrurile se schimbă și este probabil ca în viitorul apropiat nevoia de a lucra cu ajutorul unui EDMS va fi apreciată, iar multe firme își vor putea permite să desfășoare afaceri electronice. Deci, vor deveni cele mai eficiente și de succes!