S-au dus vremurile în care pentru munca bine coordonată a echipei era necesar să se adune toți angajații într-un singur birou. LA lumea modernă startup-urile care sunt promovate de „luptători” la distanță se dezvoltă bine. Adevărați profesioniști în domeniul lor, comunicativi, motivați, pasionați de proiect și interesați de rezultat, capabili să facă minuni, chiar aflându-se pe diferite continente.
Directorul de marketing al școlii de limbă engleză EnglishDom, în special pentru abonații blogului Pressfeed, a împărtășit trucurile companiei despre cum funcționează EnglishDom cu o echipă de la distanță.
Sa ne cunoastem! Sunt Margarita, director de marketing la EnglishDom School of English. În acest articol, voi fi bucuros să vă împărtășesc Informatii utile despre cum să realizați munca eficientă a unei echipe online. Sunt convins că munca la distanță este viitorul afacerilor online. Cum să-ți organizezi corect echipa și să gestionezi cu încredere toate procesele la distanță?
Prin exemplu personal
Intrarea pe noi piețe este o sarcină globală care necesită un studiu detaliat. EnglishDom este un proiect educațional, poate fi promovat în siguranță în tari diferite oh și orașe. Când am început să calculăm câți bani ar fi necesari pentru a organiza munca filialelor și a birourilor regionale, ne-am dat seama că alegerea noastră era o echipă de la distanță. De-a lungul timpului, ne-am convins că alegerea a fost corectă și acest model de afaceri are perspective incredibile!
Echipa de profesionisti
Mulți profesioniști din domeniul lor au plecat de la munca de birouși sunt gata să coopereze online. Pentru a lucra de la distanță, puteți găsi adevărați maeștri ai meseriei lor: programatori, designeri, copywriteri și alți specialiști. Dacă creați pentru ei conditii confortabile, puteți aduna o echipă foarte cool care poate rezolva orice sarcină.
Birou fără frontiere
Lucrul de la distanță are multe avantaje incontestabile. Angajații tăi nu mai trebuie să finalizeze misiunea „ajunge la birou” în fiecare zi, ceea ce necesită adesea mult timp. Nu este nevoie să ținem întâlniri plictisitoare, să organizezi prânzuri și pauze de cafea, să asculți plângerile pe care managerii de vânzări îi împiedică adesea pe oamenii din IT să se concentreze. Când lucrează de la distanță, fiecare angajat alege în mod independent un loc de muncă care este confortabil pentru el: unuia îi place să lucreze acasă la un computer, altuia îi place să lucreze într-o anti-cafenea cu un laptop, iar unui al treilea îi place să lucreze cu o tabletă. pe o plajă din Turcia. Și aceasta este o alegere personală a fiecăruia - fără restricții!
Ce riști?
Desigur, nu totul este atât de lipsit de nori pe cât pare la prima vedere. Există anumite riscuri atunci când organizați un „birou” la distanță. Nu aveți capacitatea de a urmări prezența angajaților și implicarea acestora în procesul de lucru. Prin urmare, este necesar să se motiveze angajații în așa fel încât să fie interesați de autocontrolul acțiunilor lor. Acest lucru va ajuta la creșterea productivității echipei. La EnglishDom folosim următoarele metode.
Comunicatii + rapoarte
Pentru o muncă eficientă la distanță, cel mai important lucru este să stabiliți corect comunicarea între angajați și să distribuiți corect funcțiile. De exemplu, unii angajați trebuie să comunice cu supervizorii lor imediati și cu departamentul, în timp ce alții au nevoie de comunicare cu alte departamente. Este convenabil să utilizați Skype, Slack sau Telegram pentru comunicare, este mai bine să creați sarcini în Trello și să stocați rapoarte și alte documente generale ale echipei pe Google Drive. Faptul că toate aceste servicii pot fi integrate între ele facilitează foarte mult sarcina.
Echipa de vis
Pentru a obține super rezultate, atunci când selectați angajații, trebuie să acordați atenție unor puncte. Când am creat echipa EnglishDom, căutăm oameni care își trăiesc cu adevărat afacerea, care au o sclipire în ochi și un motor de foc în inimă. Nu am avut nevoie de „muncitori” care doar lucrează ore și nu vor să se alăture echipei. Angajații noștri sunt o echipă prietenoasă care comunică cu plăcere nu numai în cadrul unor proiecte comune.
Emoții + pozitive
Emoțiile ar trebui să ocupe un loc special în viața echipei tale. Nu este deloc dificil pentru un manager să arunce un videoclip inspirant într-o conversație generală sau să se îmbrace în cinstea Halloween-ului, Anului Nou sau a oricărei alte sărbători și să țină o conferință online sub această formă. Emoțiile și atenția față de fiecare angajat cresc spirit de echipa, pornește creativitatea, ajută la stabilirea obiectivelor ambițioase și întărește echipa.
Odihnă + antrenament
EnglishDom își stabilește obiective interesante, creștem și ne dezvoltăm activ. Prin urmare, ne motivăm angajații nu numai recompense băneşti. De exemplu, vineri ne „întâlnim” pe Skype, discutăm cele mai recente știri, împărtășim informații interesante pe diverse subiecte: filme și seriale noi, webinarii și training-uri etc. Destul de des, în procesul de comunicare, se nasc idei cool pe care imediat vrei să le testezi și să le pui în acțiune.
O altă modalitate excelentă de a-ți motiva angajații este să-i ajuți să învețe, să-și dezvolte și să-și îmbunătățească abilitățile. Articole utile, link-uri către cursuri interesante, seminarii web sau postări pe Facebook - este ușor. Fiecare membru al echipei, în curs de dezvoltare, va putea să rezolve mai multe probleme și să aducă mai multe beneficii întregii echipe.
Ajutor pentru începători
Cel mai adesea, munca la distanță îi atrage pe cei care se simt înghesuiți între zidurile birourilor, care sunt gata să ia inițiativa, să lucreze la autodisciplină și să își asume responsabilitatea pentru acțiunile lor. Sunt profesioniști ambițioși, orientați spre succes. Dar trebuie să înțelegeți că și pentru astfel de oameni, începutul drumului în companie poate fi dificil. Prin urmare, asigurați-vă că noii veniți nu trebuie să ia singuri decizii importante, astfel încât să aibă curatori care îi vor ajuta să evite greșelile și să se alăture echipei.
Cu toată viteza înainte!
Munca la distanță și spiritul de echipă nu se contrazic. După cum ați înțeles deja, totul poate fi organizat și rezolvat. Pentru început, recomand adunarea unui grup mic de lucrători într-un format online - până la 5 persoane. Încercați să alegeți cu adevărat angajați valoroși care va aduce beneficii tangibile proiectului dumneavoastră și întregii echipe. Oferă echipei tale oportunitatea de a comunica, de a împărtăși experiențe și de a se cunoaște mai bine. Așa devin colegii adevărați prieteni, pot rezolva probleme de orice complexitate și pot atinge obiective incredibile. Vă doresc succes și prosperitate!
P.S. EnglishDom oferă tuturor utilizatorilor Pressfeed un cod promoțional pentru un an de educație gratuită Limba engleză pe net.
Lilia Kokh, antrenor, compania Rusonics
Totul în ultima vreme mai multe companii decid să angajeze angajați din alte regiuni, precum și să accepte tot mai mult să-și lase munca de acasă. Desigur, aceasta este o oportunitate minunată pentru acele persoane cărora nu li se permite de circumstanțe în fiecare zi, de la apel la apel, se află la birou. Sunt mame care vor să muncească și în același timp să rămână acasă cu copiii mai mult timp, și persoane cu dizabilități, și tineri talentați, care nu sunt dornici să locuiască în orașele mari, dar vor să se dezvolte într-o companie mare, de prestigiu și prin urmare sunt gata să lucreze de la distanță.
Pentru multe companii, această tendință este, de asemenea, foarte benefică. Poți economisi atât la spațiul de lucru și la amenajarea acestuia, cât și la nivelul salariului. Specialiștii de pe piața muncii din regiunea lor sunt mai ieftini. Nu mai puțin important este faptul că există șansa de a angaja specialiști care nu sunt atât de ușor de găsit în oraș, și poate în țara în care se află firma în sine și biroul.
S-ar părea că există plusuri și beneficii solide de ambele părți. Și toată lumea ar trebui să fie mulțumită și fericită. Atunci de ce sunt din ce în ce mai mulți manageri care se plâng de „renunțare” tocmai printre angajați la distanță? De ce atât de mulți oameni care lucrează de la distanță își pierd destul de repede entuziasmul, responsabilitatea și motivația de a lucra? Ce este important de luat în considerare atunci când organizați fluxul de lucru al unui angajat de la distanță? Cum să evitați neînțelegerea și nemulțumirea dintre conducere și angajat?
După cum sa menționat deja, un angajat de la distanță este cineva care lucrează parțial sau complet în afara biroului companiei. Să distingem condiționat două categorii de astfel de angajați.
Primul îi va include pe cei care locuiesc în același oraș în care se află biroul. Ei mai sunt numiți și „casnici”. Aceștia sunt acei angajați care lucrează acasă, dar în același timp pot participa la evenimente și întâlniri importante. Prin urmare, prima viață este mai ușoară și mai distractivă.
Oricand pot veni la birou (si multi fac) si sa comunice personal atat cu superiorii cat si cu colegii. Poate că această opțiune este cea mai bună, dă un sentiment de libertate și alegere, care este atât de căutat de cei care visează să lucreze de la distanță. Și acest lucru nu este surprinzător - puteți obține întotdeauna îndrumare de la autorități pe „calea adevărată”, atitudinea necesară pentru a lucra și a fi din nou plin de entuziasm. Dar chiar și cu așa aparent conditii favorabile, apar dificultăți. Destul de des, după ce au schimbat biroul pentru a lucra acasă, astfel de angajați își pierd rapid sentimentul de apartenență la echipă. În schimb, ei se simt înstrăinați și scăpați de viața corporativă.
A doua viață este și mai grea, sunt în alt oraș, și poate la țară, respectiv, nu își permit ce își pot permite primii. Cel puțin, ei nu pot veni la birou oricând se simt triști și vor să-și obțină porția de inspirație și motivație.
Prin urmare, apar o serie de întrebări:
- cum să implici angajații de la distanță într-o echipă
- cum să creați un sentiment de apartenență la o echipă
- cum să creăm motivație
- cum se stabilesc criterii pentru angajații de la distanță, conform cărora managerul poate monitoriza cu ușurință dinamica îndeplinirii sarcinilor.
1. Comunicare de calitate
Când apare un nou venit, managerul dorește ca acesta să devină un angajat cu drepturi depline cât mai curând posibil. Pentru a face acest lucru, este necesar să aveți sau să creați comunicații interne de înaltă calitate. Indiferent ce face compania ta, condiție importantă succes - comunicare efectiva. Pentru angajații de la distanță, acest lucru este mai mult decât relevant. Cu cât comunicarea dintre manager și angajați este mai strânsă, cu atât ei văd mai clar obiectivele companiei. Cum mai multa oportunitate comunicați cu colegii, cu atât angajamentul și sentimentul de apartenență sunt mai profunde. Este necesar ca angajatul de la distanță să aibă încredere în tine, în companie și în colegi. Acest lucru creează o conexiune emoțională și un angajament față de companie. Implicarea emoțională este un factor important în dezvoltarea loialității angajaților și nu poate fi gestionată doar cu ajutorul descrierea postului.
Alocați timp pentru comunicare, întâlniri personale, invitați astfel de angajați cel puțin ocazional evenimente corporative, expozitii, conferinte. Management moderat de proiect în chatul general. Organizați mitinguri sub forma unui webinar în care toată lumea își poate transmite viziunea.
Intranetul social va oferi, de asemenea, asistență și sprijin demn în crearea unei comunicări de înaltă calitate.
Această platformă are o resursă și oportunități uriașe. De exemplu, pe lângă sarcinile de lucru, oamenii pot organiza grupuri de interese, hobby-uri. Deci, în acest fel, este posibilă unirea angajaților în grupuri de interese de lucru.
Un grup bine organizat, în care angajații lucrează la un proiect comun, presupune o comunicare strânsă. Nu doar sarcinile scrise în calendar pot fi incluse, ci și Skype comune, conferințe video, seminarii web, chat general. În astfel de condiții, este mai ușor pentru angajat să se alăture serviciului și să se simtă ca parte a echipei.
Să vedem cum funcționează pe un exemplu specific.
În urmă cu un an, am decis să reorganizăm departamentul de relații cu clienții, iar echipa trebuia să antreneze personalul de suport tehnic junior. Sarcină: în 6 luni, de la „gurile galbene” să crească măcar deputați puternici pentru ingineri, o schimbare bună.
Inginerii cu experiență sunt de obicei concentrați exclusiv pe adâncimea lor termeni de referinta. Puțini interacționează cu cineva la locul de muncă, în afară de sistemele lor. Când șeful secției a auzit că trebuie să devină profesori și mentori, nu și-a imaginat că este posibil. Dar când am creat un grup pentru patru ingineri în portalul de lucru și l-am numit „Fab Four”, totul a funcționat!
Cea mai mare parte a proiectului a fost realizată de la distanță. Angajații, participanții la proiect lucrează de obicei în diferite schimburi și se întâlnesc rar la birou. Prin urmare, acest format a fost de mare ajutor în construirea unei structuri adecvate. Mai mult, participanții la proiect au fost atât de implicați în proces, încât ideile și propunerile au curs ca apa. Au venit cu și au introdus regula gulerului alb. Au inclus, de asemenea, politețe între ei, care este deosebit de important pentru serviciul clienți, aspect, mitinguri comune, tot ceea ce îl ajută pe inginer să „se încadreze în formatul” mentorului.
Grupului i s-au oferit scheme clare de sarcini pentru ingineri. Este important să înveți cum să transferi experiența, structurându-ți cunoștințele în așa fel încât să le împarți în blocuri, subiecte, lecții și ore de studiu. Drept urmare, sarcinile finalizate, care au fost stocate în fișierele grupului, au devenit puzzle-uri ale imaginii de ansamblu a viitorului proiect. La videoconferințele săptămânale au fost rezumate rezultatele și s-au conturat pașii următori. Toate lucrările au fost efectuate exclusiv în cadrul portalului corporativ.
Proiectul nu și-a propus să implice angajații în muncă și să dea un sentiment de apartenență la echipă. Dar asta sa întâmplat deja stadiul inițial. În parte datorită respectării următorului paragraf.
3. Puncte cheie ale motivației
Poate că fiecare lider visează la angajați motivați și implicați în ideologia și misiunea companiei.
Dar este important să nu faci greșeala comună de a-ți impune prioritățile motivaționale. Piramida valorilor este una, dar diferiți oameni, în diferite perioade ale vieții, se află la diferite niveluri ale piramidei.
Trebuie amintit că oamenii tind să se străduiască pentru scopuri diferite, atât personale, cât și profesionale.
În plus, există atât „procesatori” cât și „rezultatori” printre oameni. Pentru cei dintâi, contează însuși conținutul lucrării, comunicarea cu colegii și clienții, posibilitatea de autoexprimare. Al doilea este mai important decât rezultatul, recunoașterea.
Indiferent de categoria în care se încadrează angajații tăi, munca ar trebui făcută cu plăcere. Moment cheie Este vorba despre a te bucura de munca în sine. Amintiți-vă, angajatul dvs. poate sta singur în cei patru pereți și are nevoie de o motivație specială. Există o diferență uriașă între a fi motivat să lucrezi și a fi motivat să lucrezi. În primul caz, motivația extrinsecă funcționează, atunci când liderul încurajează să lucreze. Acest lucru nu este de obicei durabil. În al doilea caz, motivația pleacă din interior. Când facem nu doar pentru că avem nevoie, ci și pentru că vrem, ne place, este interesant să o facem.
Multe companii de succes au ajuns de mult la concluzia că angajații lucrează cu plăcere atunci când se pot dezvolta în procesul muncii, pot dobândi cunoștințe noi, au libertate de creativitate și, bineînțeles, văd în toate acestea un sens care rezonează cu propriile valori.
În cazul departamentului nostru de suport tehnic (vezi exemplul de mai sus), a funcționat. Au fost luate în considerare toate punctele principale ale motivației. Crearea sensului activității, posibilitatea dezvoltării proprii și libertatea de alegere. Fiecare inginer știa că, dezvoltând abilitățile unui mentor, își va transmite competența. Și asta înseamnă să-i ajuți pe alții să-și îmbunătățească abilitățile. Fă ceva important pentru colegi, simți-ți valoarea, semnificația, utilitatea pentru echipă. Este natura umană să vrea să lase ceva util în urmă.
În ceea ce privește libertatea, a existat o structură destul de clară în care fiecare era liber să „creeze”. În primul rând, au împărtășit idei despre ceea ce trebuie să știe un viitor inginer, un începător, un inginer bun, un inginer mai bun și așa mai departe. Apoi, o mulțime de idei formate într-o schemă de instruire, inginerii au fost fericiți să „asambleze constructorul” viitorului program.
4. Secvență de control
Este important sa retineti, indiferent ce fel de activitate are angajatul dumneavoastra, cate ore pe zi are de muncit, cat de liber este programul sau, cat de creativa si creativa este sarcina lui, el trebuie sa aiba o structura clara in cadrul acestor procese. Structura conform căreia dumneavoastră, în calitate de lider, veți stabili criteriile necesare pentru calitatea muncii depuse, urmăriți dinamica sarcinilor. Structura este necesară în lucrul cu orice angajați, și mai ales dacă lucrează de la distanță.
>>>
Acum puteți aduna o echipă de profesioniști cu experiență din diferite țări, deschizând noi oportunități și perspective pentru dezvoltarea afacerii. Dar cum să construiți comunicarea cu o echipă virtuală și să obțineți o muncă eficientă de la oameni pe care nu i-ați văzut niciodată în ochii tăi? Rob Rawson, co-fondatorul Time Doctor și Staff.com, vorbește despre experiența sa în construirea de echipe eficiente la distanță.
Chiar și la începutul proiectului, când a fost lansat Time Doctor,a convenit cu partenerul Liam Martin să creeze o afacere și să o gestioneze de la distanță. Chiar dacă compania noastră crește la dimensiunea Google, tot nu vom avea un birou. Programul de prezență Time Doctor creează tehnologii pentru prezența și controlul personalului de la distanță. În loc să „dresăm pisici”, verificăm evoluțiile pe noi înșine. Prin urmare, cunoaștem, ca nimeni altcineva, toate nuanțele organizării și administrării unei echipe virtuale și toate dificultățile cu care se confruntă o afacere.
Cazul „Doctorul timpului”
De regulă, un startup se confruntă cu trei puncte slabe: organizarea procesului de munca, comunicarea cu angajatii si motivarea acestora. Aceste probleme pot fi rezolvate punctele forte afacere construită pe un model de la distanță. Principalul lucru este să vă schimbați gândirea și să nu vă „agățați” de stereotipurile de birou.
Organizarea fluxului de lucru
Problemă: Cu un sistem de la distanță, este greu de înțeles dacă un angajat lucrează la o sarcină sau își rezolvă problemele personale. În birou, el este la vedere, oricând poți vorbi în direct despre proiect.
Decizie: Automatizați-vă afacerea cu aplicații și programe.
În compania noastră, toate actele și birocrația sunt automatizate cât mai mult posibil. Acest lucru ne permite să nu creștem aparatul de management, să ne descurcăm cu forțele pe care le avem și să obținem un rezultat excelent. Sistemul de management al personalului, raportarea timpului petrecut de personal, statul de plată, transferul de bani, urmărirea prin GPS sunt propriile dezvoltări.
Când lucrează de la distanță, majoritatea angajaților se închid cu ușurință în propria carcasă și activează modul „cel puțin nimeni nu deranjează”. Software-ul Time Doctor îl scutește pe proprietarul afacerii de a verifica în mod constant dacă toți membrii echipei lucrează. Programul va crea independent un raport și îl va furniza sub formă de capturi de ecran de pe ecranul computerului, arătând ce site-uri și aplicații sunt folosite de subordonați, unde și pentru ce sarcini a fost petrecut timpul. De regulă, doar prezența acestor programe îi încurajează pe colegi să lucreze într-o manieră disciplinată, responsabilă și orientată spre rezultate.
Control proiecte de marketing Gestionăm în Basecamp, misiunile dezvoltatorilor în Jira. Stocăm documentele de lucru în aplicația Google Drive. Datorită integrării aplicațiilor cu programul de urmărire a timpului (există mai mult de 30 dintre ele - inclusiv urmărirea timpului în Asana, ZenDesk, Trello, Slack, Podio, Teamwork.), sarcinile apar în interfața Time Doctor, după ce au început lucrul, colegii pornesc cronometrul, iar la finalizare - apăsați oprire. Astfel, vedem cât timp și pe ce problemă a lucrat o persoană.
Problemă: Aprobarea fiecărui pas cu proprietarul afacerii necesită mult timp și reduce eficiența unui anumit angajat, împiedică dezvoltarea companiei în ansamblu.
Decizie: Metoda fluxului CEO
Cartea lui Aaron Ross, Predictable Revenue, m-a ajutat să-mi regândesc ierarhia și să pun la încercare metoda CEO Flow.
Ideea este simplă - un șef nu poate întotdeauna să instruiască eficient pe toți angajații. Uneori, personalul înțelege mai bine situația și poate lua o decizie mai bună pentru companie. Sunt mai aproape de subiect și sunt mai flexibili, conștienți de propriile capacități și limitări. Proprietarul de afaceri este întotdeauna interesat de manageri cu potențial mare care se dezvoltă, avansează, realizează idei interesante ducând compania la următorul nivel. Angajații care nu își asumă responsabilitatea pentru luarea deciziei devin proști și se transformă într-o resursă inutilă.
CEO Flow este o strategie pe termen lung în care trebuie să direcționați trenul global de gândire al personalului în direcția necesară companiei. În ierarhia CEO Flow, fiecare membru al echipei ar trebui să se simtă ca un mini-CEO. Astfel, deciziile sunt luate rapid, managerii se simt mai importanți, nivelul lor de satisfacție este mai ridicat, procesele de lucru curg mai rapid. In multe companii de succes a permis angajatului să ia decizii în mod independent într-un anumit buget. De exemplu, în compania noastră, personalul nu are nevoie de confirmare de mai sus dacă prețul de emisiune este mai mic de 50 USD. Vă spun clar: acordând astfel de autoritate managerilor, oamenii lucrează mai eficient, proiectele sunt implementate mai rapid.
Dacă vorbim despre Time Doctor, sistemul autonom a fost introdus chiar la începutul călătoriei noastre. Desigur, nu trebuie exclusă prezența greșelilor făcute de colegi. Dar, să fiu sincer, într-un astfel de model, vedem mai mult consecințe pozitive decât negative. De exemplu, unul dintre angajații noștri a dorit să se îmbogățească cu cunoștințe în domeniul SEO. El însuși s-a oferit să-și dedice o parte din timpul de lucru acestui lucru. Pentru viitor, compania noastră chiar avea nevoie de ajutor în spațiul vast de optimizare. S-a dovedit că managerul nu numai că a reușit, ci a ajutat departamentul SEO să obțină rezultate masive.
Comunicare
Problemă: Comunicarea personală este mai eficientă decât cea virtuală.
Decizie: Cu o echipă la distanță, aveți nevoie de „supracomunicare” - de două ori mai multă comunicare prin canale de comunicare.
Cu un personal atât de mare de 80, majoritatea colegilor nu s-au văzut niciodată. Suntem una dintre primele companii serioase din lume fără un birou central și credem că începem unele nou valîn industria IT, făcând denivelări, câștigând experiență și îmbunătățind comunicarea cu o echipă de la distanță.
Încercăm să angajăm și să distribuim angajați în cele două fusuri orare principale pentru noi - Filipine și Canada. Această abordare ajută echipa să construiască relația potrivită - comunicarea are loc de două ori mai des decât în companiile în care toată lumea lucrează în același spațiu.
Construim comunicarea zilnică într-un chat online pe platforma Slack. Aici avem anumite canale în care discutarea problemelor este împărțită pe subiecte - lucru și chill-out (care nu are legătură cu munca). Organizam videoconferințe prin Google Hangouts.
O dată pe săptămână organizăm „pauze de cafea” - informăm doi angajați că au coincis cu o întâlnire arbitrară de 15 minute pentru o ceașcă de cafea și o discuție pe orice alt subiect decât munca. Este rar să nu discutăm despre muncă, deoarece există întotdeauna întrebări pentru oricare dintre angajați. În fiecare săptămână, directorii executivi țin întâlniri față în față cu fiecare angajat, oferind rapoarte de progres și stabilind obiective pentru săptămâna viitoare.
Ținem sesiuni deschise de întrebări și răspunsuri în fiecare lună, în care echipa primește răspunsuri de la fondatori la orice întrebări. Adunăm întâlniri ale departamentelor de 2 ori pe an - dezvoltatori din Europa, iar cei care sunt responsabili de vânzări, suport, marketing - zboară în Filipine.
Fondatorii și liderii de echipă au propriile reguli de comunicare: „politica inbox zero”. Ei nu pot răspunde imediat la toate e-mailurile. În prioritate - arhivăm scrisorile urgente, secundare, decidem, pe măsură ce se acumulează, să setăm filtre Gmail.
Dacă nu există o comunicare constantă cu echipa, controlul se pierde. Fără control - fără profit
Motivația
Pentru a motiva specialiștii împrăștiați în întreaga lume se folosesc tehnici clasice sub formă de carieră și crestere personala, salariu decent, privilegii sociale.
Angajatul însuși alege ce vrea să facă în companie, dacă nu îi place o anumită activitate, se poate muta în siguranță în alt departament.
Un alt angajat petrece 2 zile întregi pe lună pentru auto-studiu. El însuși alege - cursuri de perfecționare sau citirea literaturii utile. Materialul de instruire este aprobat la începutul fiecărui trimestru pentru fiecare angajat în parte. Punctele interesante preluate din studiu sunt discutate ulterior cu întreaga echipă. Oferim colegilor cu normă întreagă - 15 zile lucrătoare plătite pe an. Este convenabil ca angajatul să nu solicite concediu în avans, cu câteva luni înainte. Dacă trebuie să plece chiar mâine - doar avertizează despre asta. O dată la trei ani, plătim colegii noștri pentru orice curs de dezvoltare personală care nu are legătură cu munca.
Iar dacă te îmbolnăvești, compania trimite un cadou din străinătate, plătește internarea.
Ei bine, cel mai atractiv „chic” al muncii la distanță este că angajatul însuși alege când să lucreze - în weekend, ziua sau noaptea. Principalul lucru este să lucrezi 160 de ore pe lună.
În sfârșit, aș dori să spun că schema de a face afaceri se schimbă rapid în fiecare zi. Pentru a rămâne printre cele mai bune și mai puternice companii care câștigă averi uriașe și fac din lume un loc mai bun, trebuie să țineți degetul pe puls și să țineți pasul cu vremurile. Cu toții observăm cum vectorul afacerilor se îndreaptă spre Internet. Și asta înseamnă că mâine sau poimâine tot mai mulți antreprenori ruși își vor reconsidera părerile despre afaceri, își vor deschide birouri online și vor conduce echipe la distanță. Prin urmare, utilizarea zilnică a instrumentelor de urmărire a timpului devine o necesitate. Programul de prezență urmărește mișcările mouse-ului, activitatea de la tastatură, rularea aplicațiilor. În acest moment, angajații sunt la vârf de productivitate.
Instrumentele noastre:
Comunicare generală și team building: Slack este un chat de lucru, Yammer este o rețea socială închisă pentru angajați.
Apeluri și întâlniri: Skype, GoToMeeting și Google Hangouts. Apropo, am scris un articol despre cum am comparat Slack cu un analog al Skype.
Management de proiect: marketing - Basecamp, dezvoltatori - Jira.
Pentru organizarea rapidă a întâlnirilor - Calendly.
Pentru designeri: Mural și Invision (comunicare vizuală: comentarii, editări, idei). Zeplin (pentru munca colaborativă a designerilor și dezvoltatorilor - un moment problematic în multe echipe).
- 1C: Întreprindere
- Bitrix24
- manager de minte
- Doit.IM
- dropbox
Multe companii practică cooperarea cu specialiști la distanță care lucrează de acasă sau oriunde în lume. De regulă, aceștia sunt liber profesioniști care primesc remunerație la bucată pentru munca lor. Compania „Korada” a luat o altă cale: aici jumătate dintre angajați sunt o echipă repartizată, toți membrii căreia sunt înregistrați în stat și primesc un salariu fix. Despre modul de organizare munca eficienta profesioniști care lucrează în afara biroului și cum să-i gestioneze timp de lucru, a spus Alexey Boyarshinov, fondatorul Korada, în rubrica sa.
40 de ani, fondator și proprietar al companiei. Absolvent al Universității Tehnice de Stat din Moscova. Bauman, specialitatea " software calculatoare și tehnologia de informație". După absolvire, a lucrat în departamentul de automatizare contabilă a unei firme de audit, apoi într-un mare holding de alcool. A plecat de acolo în 2010 și și-a fondat propria companie Korada, care este specializată în automatizarea contabilității și a proceselor de afaceri.
Ce este o echipă distribuită
Compania noastră Korada are un birou la Moscova, unde lucrează manageri de proiect și direcție, administrație, toți cei care au legătură cu marketing și vânzări, precum și analiști de afaceri și consultanți de management. În plus, avem o echipă distribuită, care include metodologi, programatori 1C și Bitrix, consultanți 1C și implementatori.
O echipă distribuită este formată din angajați cu normă întreagă, cu normă întreagă, formalizați și având o sarcină de 100%. Suntem locul lor principal de muncă. Lucrul cu freelanceri este greu de surprins pe cineva, toată lumea înțelege principalele avantaje și dezavantaje ale unei astfel de cooperări. Nu lucrăm cu freelanceri.
Mai mult de jumătate dintre angajații noștri locuiesc și lucrează în afara biroului din Moscova - în toată Rusia. Geografia este extinsă: de la Ceboksary la Abakan și de la Sevastopol la Surgut. Există oameni care trăiesc în Belarus și în Algeria.
Întreaga noastră echipă distribuită are personal, angajații lucrează cu un salariu fix (fără „muncă la oră”) și lucrează eficient.
"Salariu? Cum asa, salariu, nu te-ai inselat? – m-ar putea întreba un cititor sofisticat. Într-adevăr, toți angajații de la distanță lucrează pentru noi doar pe un salariu. Fără scheme de calcul complicate, fără plată în orele închise și sisteme de bonusuri salariale. Un angajat de la distanță se teme de angajatorul său, care se află la sute sau chiar mii de kilometri distanță. Stabilitatea este foarte importantă pentru acei lucrători la distanță care nu sunt liber profesioniști.
Tipuri de lucrători la distanță
Neofiți care nu au lucrat niciodată de la distanță până acum și nu știu cum este. Poate fi o problemă că nu se vor putea organiza în mod independent și timpul de lucru, nu se vor putea concentra la muncă în timp ce stau acasă. Pot fi distrași constant de la muncă de soția/soțul/copiii lor.
Lucrătorii la distanță cu experiență au lucrat deja în acest format și caută tocmai un astfel de loc de muncă. Problema este socializarea lor. Indiferent de ceea ce spune cineva despre „programatorii închiși” și despre alți oameni IT introvertiți, de fapt, oamenii au nevoie de comunicare. Ei și alți angajați vin la muncă nu doar pentru a îndeplini sarcini, ci și pentru a se uita la oameni, pentru a se simți în societate.
Angajații flexibili – pot lucra la birou, dar dintr-un motiv oarecare caut lucru la distanță . Aceștia sunt angajați grozavi dacă motivele lor lucru la distanță nu te împiedica să cooperezi cu ei. Acești oameni pot face o echipă grozavă. Se întâmplă să aibă copii, bunici, animale de companie acasă. Și practic pot lucra la birou. Dar trebuie să fie aproape de familia lor „pentru orice eventualitate”. Sau astfel de angajați călătoresc foarte departe la serviciu, nu vor, de exemplu, să petreacă 3-4 ore din timpul lor pe drum în fiecare zi.
Contractori/externalizatori. Sunteți doar o sursă temporară de venit pentru ei. Și cel mai probabil - unul dintre multe. Într-o astfel de cooperare, sunt ascunse toate riscurile de a lucra cu freelanceri (nerespectarea termenelor convenite, nu răspunde la apeluri telefoniceși litere etc.). Practic nu lucrăm cu ei din cauza unor posibile probleme.
Cum să controlezi angajații din afara biroului
Cum să vă asigurați că personalul de la distanță nu „stă afară din pantaloni” pentru un salariu? În nici un caz. Dacă „să stai la spate” te ajută să înțelegi ce fac oamenii și să „gestionezi performanța”, este mai bine să nu faci ca noi. Cel mai important lucru pentru noi în organizarea unei echipe distribuite nu este organizarea controlului, ci găsirea și angajarea de oameni care nu trebuie controlați.
Așadar, mutați atenția de la întrebarea „cum să controleze ceea ce face în orice moment” la întrebarea „cum să angajeze oameni care doresc să facă o treabă bună și să le ofere oportunitatea de a face acest lucru”.
Gandeste-te la asta. Găsirea și angajarea de oameni este o tehnologie care necesită un articol separat. Voi vorbi doar despre punctele principale.
Scrieți calitățile personale, caracteristicile, experiența oamenilor de care aveți nevoie. Nu vorbesc despre abilitățile tehnice și verificarea lor, totul este clar cu asta (toată lumea înțelege, sper, cum să testeze un programator). Vă voi spune ce calități sunt importante pentru munca angajaților de la distanță:
Abilitatea de a-ți organiza propria zi de lucru: prioritizează, cufundă-te în muncă, nu te distras.
Capacitatea de a cere ajutor(un angajat trebuie să înțeleagă granița în care merită să se oprească singur în sarcina și să vină la colegi).
Punctualitate absolută.
Capacitatea de a evalua în mod adecvat volumul de muncă și de a intra în estimările lor.
Motivația intrinsecă pentru munca de calitate.
Este necesar să descrii postul vacant cât mai clar posibil, astfel încât candidatul „potrivit” să se recunoască în el. Pentru fiecare calitate personală, caracteristică, trebuie să găsiți modalități de verificare. Acestea pot fi întrebări situaționale (cazuri), întrebări deschise sau altceva. Doar te rog să nu întrebi: „Știi să lucrezi pe cont propriu?” Orice persoană normală ar da un răspuns „acceptabil din punct de vedere social”.
Cum se verifică punctualitatea unui viitor angajat? Urmăriți îndeaproape dacă candidatul vă sună exact când a fost de acord, dacă apare la interviuri pe Skype la ora stabilită sau dacă întârzie. Dacă întârzie - avertizează în avans? Și nu mai sunt necesare întrebări și răspunsuri.
Și totuși, cum să verific...
Uneori chiar vrei să verifici dacă totul este în ordine cu echipa. Acest lucru se întâmplă chiar și la noi, de regulă, cu noi angajați de care nu suntem încă siguri.
Un apel de dimineață sau un mesaj trimis vă permite să verificați fără a fi vizibil dacă o persoană se află la locul de muncă. Întrucât întreaga echipă este în personal și toată lumea lucrează cu normă întreagă, presupunem că la 9:05, de exemplu, puteți suna un telefon de la serviciu pentru a dori Buna dimineatași găsiți-vă colegul la locul de muncă.
Începe/oprește lucrul într-o sesiune RDP - dacă angajații lucrează pe serverul tău, poți vedea la ce oră s-au conectat. De asemenea, puteți vedea când au început să lucreze în Bitrix24, de exemplu, sau într-un alt sistem de contabilitate.
După cum înțelegeți, un astfel de management al controlului nu este foarte eficient, nu abuzați de el. Toate aceste „scheme de control” sunt ușor de păcălit, mai bine concentrați-vă pe cum să găsiți oameni buniși să-și organizeze munca. Singurul lucru important pe care îl controlăm cu adevărat este planul-fapt al costurilor forței de muncă pentru toate sarcinile pentru perioada în ansamblu.
Fiecare persoană are proiecte și sarcini în care lucrează. Fiecare sarcină are un efort planificat, care se adaugă în cele din urmă la bugetul de cost al proiectului. În ciuda faptului că sunt posibile diverse abateri pentru sarcini individuale, în general pentru perioada (săptămână, lună) planul-fapt al costurilor forței de muncă trebuie să corespundă calificărilor specialistului. Dacă există un exces semnificativ de costuri cu forța de muncă (în loc de 100 de ore, s-au petrecut 150 de ore) sau timp nealocat nicăieri (un angajat a notat 20 de ore din 40 într-o săptămână), acestea sunt subiecte de analiză, o conversație cu proiectul manager, iar apoi cu angajatul.
Organizația Muncii
Voi descrie la ce ar trebui să acordați atenție atunci când organizați munca angajaților de la distanță.
Stabilirea obiectivelor și raportarea. Ar trebui să aveți un sistem în care toată lumea să vadă sarcinile care le sunt atribuite și să poată marca progresul asupra acestora. În compania noastră, folosim „Sistemul intern de contabilitate”, pe care l-am dezvoltat pe cont propriu pe platforma 1C.
Comunicarea la locul de muncă și nu numai. Trebuie să creați mediu intern pentru comunicare. În toate modurile posibile, să sprijine și să organizeze nu numai comunicarea de lucru, ci și discuțiile despre problemele aproape de lucru. De exemplu, puteți încărca fotografii „în afara ferestrei”. Când angajații se află în diferite regiuni ale Rusiei, poate apărea un „colaj” interesant al vremii de astăzi. Poți chiar să postezi pisici și glume dacă nu interferează cu munca ta.
În Bitrix-24, au fost create mai multe grupuri pentru comunicarea informală. De exemplu, „Programmonsters” este un grup în care dezvoltatorii se întâlnesc. „1Snoe” - un grup de știri despre platforma 1C, precum și pentru discutarea diferitelor probleme 1C. „Petrecerea” - un grup pentru glume, imagini și așa mai departe. „Chat de la Moscova” - aici toți angajații biroului din Moscova și ai regiunii discută despre evenimente locale, de exemplu, vizionarea unui film seara sau jocuri de societate.
Se dă un angajat începător scurta descriere grupuri. Dar, în general, toată lumea are acces la istoricul tuturor mesajelor, așa că este destul de ușor să descoperi ce grup se întâmplă.
Să știi la cine să mergi pentru sfaturi. La birou, această problemă este destul de ușor de rezolvat, în cazuri extreme, puteți întreba un coleg. Dacă stai acasă, ar trebui să înțelegi că poți apela și la membrii echipei tale pentru sfaturi și ajutor și să știi la cine să mergi în această sau acea situație.
Cu cât mai multă ordine în organizație, cu atât este mai ușor pentru un angajat de la distanță. Dacă compania este o mizerie, angajații de la distanță vor fi îngroziți și vor fugi. Cu cât mai multă ordine, cu atât le este mai ușor să lucreze.
Angajații de la distanță ar trebui să fie gestionați de cei care știu să vorbească cu oamenii simțiți și înțelegeți-i.
În loc de CV
Ne place să realizăm că, datorită companiei noastre, un mare dezvoltator poate lucra la proiecte la scară federală, trăind într-un sat mic undeva dincolo de Urali. Și pentru a primi un salariu decent, nu trebuie să se mute într-o metropolă, să-și transporte familia și să-și părăsească micuța patrie.
Acum un an am început să lucrez de la distanță și am început să călătoresc. Ale mele viata de zi cu zi s-a transformat destul de repede și fără efort într-o imagine de stoc care apare prima dată pentru solicitarea „freelancer”: nisip alb, mare azurie, macbook și un pahar de suc de portocale seducător pe masă. Și în timp ce prietenii și cunoștințele mi-au scris din Rusia înzăpezită, cum mă invidiază și vor la fel, m-am îngrozit să mă obișnuiesc cu noul ritm de viață, în care nu există conceptul de „program de lucru”.
Când stai într-un birou fără fereastră de la 10 la 19 și afară este întuneric și -10, concentrarea pe muncă nu este o sarcină atât de dificilă. Nu există distrageri de atenție, stați și faceți clic pe sarcinile de lucru. Și este cu totul altceva - când oceanul îți stropește la picioare, motociclete frumoase cu surferi cu barbă conduc pe lângă fereastră, iar telefonul te tachinează cu notificări pop-up despre concerte din apropiere, dans pe nisip și mesaje de la prieteni care te invită la mergi la o plajă sălbatică pentru câteva nopți.
Adaptați munca la programul dvs. personal, nu invers
La început, am suferit pentru că eram un muncitor hiperresponsabil. Dacă alegerea a fost între muncă și distracție, am dat întotdeauna prioritate muncii, chiar dacă ziua mea de muncă era deja încheiată, chiar dacă nu era domeniul meu de responsabilitate, chiar dacă termenele limită nu erau atât de critice și sarcina. putea aștepta până mâine.
Apoi mi-am dat seama că hiper-responsabilitatea nu este doar o trăsătură proastă, ci mai degrabă lipsită de sens. Un client sau angajator, atunci când atribuie o sarcină, de obicei nu se așteaptă ca aceasta să fie finalizată în următoarea oră.
Abnegația și abandonul planurilor personale în numele acela de a accelera sarcina, de cele mai multe ori trec neobservate și neapreciate. Și vine un moment în care începe să ți se pară că faci multe, dar puțin se apreciază. Deși, de fapt, este posibil să faci ceva pe care nici măcar nu ți-a cerut nimeni. Acest lucru poate duce la frustrare și epuizare prematură.
Timpul oricărei sarcini în 90% poate fi ajustat la planurile personale. Când am învățat cum să fac asta, s-a deschis un al doilea vânt: acum încep să lucrez cu inspirație și pasiune, iar gândul că acum aș putea să mă distrez în loc să stau la un laptop nu-mi mai umple capul.
Faceți un plan pentru ziua și urmați-l
Când nu există un plan clar pentru ziua respectivă, atenția se răspândește cu perfide în toate direcțiile. Iar tu, fără să observi, le poți promite colegilor tăi că vor încheia o grămadă de sarcini suplimentare sau vor programa câteva apeluri care îți vor consuma tot timpul de lucru, sau chiar vor merge undeva la plajă.
În fiecare seară îmi fac un plan pentru ziua următoare: notez toate sarcinile pe care plănuiesc să le fac mâine. Acest lucru ajută la concentrarea, evaluarea volumului de muncă și planificarea afacerilor personale.
De asemenea, îmi place să marchez sarcinile finalizate cu bifă: este foarte inspirant și stimulează activitatea mentală. Creierul este pregătit pentru multe pentru a primi râvnita căpușă în fața elementului din plan ca recompensă.
Această metodă are una foarte nuanță importantă: de îndată ce se întocmește programul pentru ziua următoare îl „închideți”. Aceasta înseamnă că nici o singură sarcină, chiar și cea mai urgentă, nu mai este inclusă în această listă și răspundem la toate sarcinile primite de la colegi: „OK, o voi face mâine”. Această abordare ajută să nu se dezechilibreze în timpul perioadei de muncă de urgență, iar clientul se obișnuiește cu responsabilitatea atunci când stabilește sarcini. Situațiile în care sarcina este cu adevărat urgentă, de fapt, sunt rare. De foarte multe ori, sarcinile ajung cu marca ASAP pur și simplu pentru că clientul sau managerul de cont a întârziat setarea acestuia, bazând pe faptul că ești mereu liber și nu mai rămâne nimic de finalizat.
Nu lucrați în același loc în care vă odihniți
Dacă ați creat o atmosferă de odihnă și relaxare în cameră, va fi dificil să vă concentrați asupra muncii în ea. Creierul este obișnuit cu faptul că de obicei te afli aici să te uiți la filme, să citești, să îmbrățișezi o persoană dragă sau să pregătești micul dejun, așa că îi va fi dificil să treacă la un mod activ și să înceapă să lucreze. Și de ce? Lăsați casa să rămână o casă, un loc de odihnă și resetare. Alegeți un spațiu confortabil de coworking sau cafeneaua preferată din apropiere pentru a lucra. De-a lungul timpului, venind acolo regulat, vei observa cum creierul se adaptează imediat la modul de lucru de acolo.
Pune telefonul deoparte
Când îți gestionezi propriul timp, tentația este să fii distras de factori străini, cum ar fi retele sociale sau doar vorbind cu prietenii într-o cafenea - crește. Pune telefonul deoparte sau activează modul avion în timp ce lucrezi. Și formează-ți un fel de sistem de alternare a muncii și odihnei care să îți fie convenabil. Am venit cu asta:
Îmi permit să mă uit la notificările de pe rețelele sociale numai după ce am finalizat o sarcină. Fac o pauză de 10-15 minute și trec la următoarea. Și așa mai departe până la sfârșitul listei.
Urmați rutina zilnică
Se întâmplă ca pe punctul de a ne lipsi de termene, începem să lucrăm noaptea pentru a livra proiectul la timp. Treptat, observăm că am trecut la un program de lucru de noapte: adormim în zori și ne trezim la trei după-amiaza (din fericire, diferența de oră cu Moscova ne permite să facem acest lucru). Aici, pentru fiecare a lui, dar pentru mine, am observat că o încălcare a tiparelor de somn are un efect foarte negativ asupra bunăstării generale. Când am dormit o jumătate de zi și m-am trezit cu câteva ore înainte de apus, nu există energie pentru nimic. Dezvoltați-vă un program confortabil de somn și trezire și încercați să îl mențineți.