Для человека несведущего консультативная беседа мало отличается от разговора двух людей о жизни, о любви, о страдании... Однако ткань этой "беседы" соткана из ряда вполне определенных приемов консультирования. Эти приемы выработаны практикой управления (И.Атватер), психологического тренинга (М.Фор-верг, Н.Ю.Хрящева, С.И.Макшанов), телефонного консультирования (Г.Хэмбли и др.).
В 1994 г. на II Международной конференции психологических служб и "Телефонов доверия" нашей сотрудницей Л.Гунати были представлены техники нерефлексивного и рефлексивного слушания (по Атватеру) в применении к работе на "Телефоне доверия". Приведем далее отрывок из работы Л.Гунати:
"Нерефлексивное слушание является, по существу, простейшим приемом и состоит в умении молчать, не вмешиваясь в речь собеседника. Это активный процесс, требующий внимания. В зависимости от ситуации консультант может выразить понимание, одобрение и поддержку короткими фразами или междометиями. Подчас нерефлексивное слушание становится единственной возможностью поддержания беседы, поскольку абонент (клиент) бывает настолько возбужден, что его мало интересует наше мнение, он хочет, чтобы его кто-то выслушал. "Да!", "Это как?", "Понимаю Вас", "Конечно", - такие ответы приглашают абонента (клиента) высказываться свободно и непринужденно. Наше одобрение, интерес и понимание выражают и другие фразы: "Продолжайте, это интересно", "Вы чем-то встревожены?", "Что-то случилось?", "У Вас грустный голос", "Приятно слышать", "Можно подробнее об этом?" и т.д. С другой стороны, есть фразы, которые, напротив, являются помехой в общении: "Кто Вам такое сказал?", "Это почему же?", "Ну, не может быть, чтобы так уж плохо!", "Давайте быстрее", "Говорите, я слушаю" и т.п. Нерефлексивное слушание больше всего подходит к напряженным ситуациям. Люди, переживающие эмоциональный кризис, часто ищут в нас "резонатора", а не советчика. Тем не менее этого приема бывает недостаточно, когда абонент (клиент) стремится получить руководство к действию, когда у него нет желания говорить, когда он боится быть непонятым, отвергнутым. В этих случаях используются другие приемы.
Рефлексивное слушание является объективной обратной связью для говорящего и служит критерием точности восприятия услышанного. Этот прием помогает абоненту (клиенту) наиболее полно выразить свои чувства. Уметь слушать рефлексивно - значит расшифровывать смысл сообщений, выяснять их реальное значение. Множество слов в русском языке имеет несколько значений, поэтому важно правильно понять говорящего, понять то, что он хочет сообщить. Многие абоненты (клиенты) испытывают трудности в открытом самовыражении, они часто "пробуют воду" перед тем как погрузиться в темы с большим эмоциональным зарядом. Чем меньше уверенности в себе, тем больше ходит человек вокруг да около, пока не перейдет к главному.
Теперь кратко коснемся приемов рефлексивного слушания, которыми должен обязательно владеть
консультант.
Выяснение. Это обращение к говорящему за уточнениями: "Пожалуйста, объясните это", "В этом ли состоит проблема, как Вы ее понимаете?", "Не повторите ли Вы еще раз?", "Я не понял, что Вы имеете в виду" и др.
Перефразирование. Состоит в том, что консультант выражает мысль абонента (клиента) другими словами. Цель перефразирования - самому сформулировать сообщение говорящего для проверки его точности. Фраза консультанта в этом случае может начинаться со следующих слов: "Как я понял Вас...", "Если я правильно понимаю, Вы говорите...", "По Вашему мнению...", "Вы думаете...", "Вы можете поправить меня, если я ошибаюсь, я понял...", "Другими словами, Вы считаете..." и др. При перефразировании нас должна интересовать мысль или идея, а не установка собеседника или его чувства. Нужно уметь выразить чужую мысль своими словами, так как буквальное повторение может обидеть абонента (клиента) и тем самым послужить помехой в общении.
Отражение. Отражая чувства, мы показываем, что понимаем состояние говорящего, а также помогаем ему осознать его эмоциональное состояние. Вступительные фразы могут быть такими: "Мне кажется, что Вы чувствуете...", "Вероятно, Вы чувствуете...", "Не чувствуете ли Вы себя несколько..." и др. Иногда следует учитывать интенсивность чувств: "Вы несколько (очень, немного) расстроены".
Резюмирование. Применяется в продолжительных беседах, с целью привести фрагменты разговора в смысловое единство. Резюмировать - значит подытожить основные идеи и чувства говорящего. Это можно сделать с помощью следующих фраз: "Как я понимаю, Вашей основной идеей является...", "Если теперь подытожить сказанное Вами...", "То, что Вы в данный момент сказали, может означать..." и т.д. Резюмировать уместно в ситуациях, возникающих при обсуждении разногласий, урегулировании конфликтов и решении проблем" (Гунати, 1995. С. 63-65).
В социально-психологическом тренинге, различные направления которого успешно развиваются в нашей стране, применимы следующие приемы активного слушания:
- Уточнение. Слушающий просит дополнительного разъяснения, чтобы более точно понять намерения и интересы партнера.
- Пересказ того, что сказал собеседник, своими словами; в начале беседы более полно, далее - выделяя и сохраняя то, что показалось слушающему главным. В случае неправильного или неточного понимания со стороны говорящего возможны коррекция и дополнения. После особенно длинной реплики собеседника уместно подведение итогов.
- Дальнейшее развитие мыслей собеседника, но только в рамках высказанного собеседником смысла. В противном случае это переходит в игнорирование.
- Сообщение о восприятии партнера. Сообщение партнеру, как консультант воспринимает его в данной ситуации, какое впечатление он производит. Например: "Видимо, эта тема Вас очень волнует"; "Мне кажется, Вы чем-то обрадованы".
- Сообщение о восприятии самого себя. Консультант сообщает партнеру о своем состоянии в данной ситуации. Например: "Мне было очень приятно услышать это"; "Меня беспокоит, что мы с Вами..."
- Замечания о ходе беседы. Например: "Пора приступать к предмету разговора"; "Я думаю, мы с Вами нашли решение проблемы" и т.д. (Хрящвва, Макшанов, 1993).
За свою сорокалетнюю историю телефонное консультирование также успело выработать ряд "технических" приемов, применимых в общении с клиентами:
- способствующее высказывание. "Взгляд", слово или "жест", которые говорят абоненту (клиенту): "Я с Вами", "Все нормально, Вы можете говорить все, что Вы хотите". Например: "Ага; Продолжайте; Конечно; Да..." (Заметьте: улыбку можно почувствовать по телефону);
- отражение содержания. Консультант повторяет своими словами то, что сказал абонент (клиент), например: "Ваш муж уделяет очень мало внимания Вам и Вашим детям";
- отражение чувств. Определить, что абонент (клиент) чувствует и отразить это для него, например: "... и это заставляет Вас печалиться и негодовать";
- уточнение содержания. Консультант просит дополнительной информации для дальнейшего прояснения проблемы. Например: "Вы сказали, что она скучала о Вас. Я не совсем понял, что Вы имели в виду";
- уточнение чувств. Предложить абоненту (клиенту) назвать свои чувства, определить и выразить их. Например: "Вы сказали, что Вы были расстроены. Могли бы Вы подробно описать, что Вы имели в виду";
- подведение итогов содержания. Подвести итог тому, что услышал от абонента (клиента), и предложить клиенту оценить его. Например: "Одна неприятность следовала за другой и это было последней соломинкой";
- подведение итогов чувствам. Подвести итог выражению чувств, чтобы абонент (клиент) их подтвердил или скорректировал. Например: "Сначала Вы чувствовали печаль, затем она сменилась гневом и возмущением";
- суждение. Консультант говорит морализирующим или судящим тоном, порицает или одобряет. Например: "Вам не следовало (или следовало) это делать";
- интерпретация. Консультант придает высказыванию абонента (клиента) значение, которое последний мог осознать или нет. Например: "Я понял так, что Вы вымещаете свой гнев на муже, на своем ребенке";
- столкновение с внутренней реальностью. Представить абоненту (клиенту) его внутренний мир глазами консультанта. Например: "Вы чувствуете внутреннее недовольство";
- столкновение с внешней реальностью. Представить абоненту (клиенту) реальность внешней ситуации такой, как ее видит консультант. Например: "Для Вас обоих будет важно посоветоваться с консультантом"; "Номер телефона центра охраны брака такой-то" (Хэмбли, 1992. С. 20-21).
Не остается сомнений в том, что названные приемы, используемые в различных направлениях психологической практики, во многом совпадают по содержанию.
Многие из них применимы на разных стадиях консультативного процесса. Однако частота их применения на каждом этапе консультирования различна.
Таблица 7 иллюстрирует употребление разных приемов на отдельных стадиях консультативного процесса.
Прием - это инструмент, без которого любой консультант, будь он "ремесленник" или "художник", работать просто не может. Однако не все консультирование сводится к мастерскому оперированию вышеназванными техниками.
Попытаемся теперь рассмотреть каждую из стадий консультирования более подробно.
Резюмирование - это техника переформулирования, с помощью которой подводят итог не отдельной фразы, а значительной части рассказа или всего разговора в целом. Основное правило формулировки резюме состоит в том, что оно должно быть предельно простым и понятным.
Эта техника вполне применима в продолжительных беседах, где она помогает выстроить фрагменты разговора в смысловое единство. Она дает слушающему уверенность в точном восприятии сообщения говорящего и одновременно помогает говорящему понять, насколько хорошо ему удалось передать свои мысли.
Вступительными фразами могут быть, например, такие: :
· «Я внимательно вас выслушал. Позвольте мне проверить, правильно ли я вас понял...» (или: «Вот, как я понял, что с вами произошло...»);
· «Если теперь подытожить сказанное вами, то...»;
· «Из вашего рассказа я сделал следующие выводы...»
Далее вы буквально в двух-трех фразах пересказываете вашему партнеру то, что он рассказывал вам в течение пяти-десяти минут. При этом вы отмечаете ключевые моменты его истории, но подбираете для этого самую лаконичную форму. Если бы клиент из нашего примера сразу же избрал второй, более полный вариант изложения своей проблемы, резюме этого рассказа могло бы выглядеть примерно так: «Вот что я поняла из вашего рассказа. После вчерашней ссоры ваш сын не ночевал дома. Вы тревожитесь за него, и вам бы хотелось наладить с ним отношения. Вы хотели бы обсудить со мной, как исправить ситуацию и укрепить ваши отношения в будущем. Правильно я вас понимаю?»
Естественно, это не единственный вариант. Психолог мог сделать акцент на ссоре и ее последствиях, на чувствах клиента и их динамике, на обвинениях и доверии... Очень важная особенность резюме в том, что резюмирующий с помощью лингвистических средств может так изменить акценты в рассказе клиента, что некоторым образом изменится его исходный смысл. Причем рассказчик, невнимательно слушая резюме, может с ним согласиться, непреднамеренно вводя слушателя в заблуждение.
Например, психолог говорит: «Можно сказать так: у вас конфликт в семье, в котором участвуют и ваш сын, и жена, и родственники. И вам бы не хотелось, чтобы я встала на их сторону...»
Собственно говоря, клиенту тут нечего возразить. Формально смысл рассказа передан верно, и ему придется ответить: «Да». Однако смещенные смысловые акценты могут увести разговор с темы, остроактуальной для клиента (сын), на другую тему, интересную психологу.
Во избежание негативного влияния резюмирования на ход консультации важно помнить о ведущем принципе его применения: тему разговора выбирает клиент; психолог лишь следует за ним.
Резюмирование может оказаться эффективным и в случаях, когда клиент «ходит по кругу», возвращается к уже сказанному. Такое поведение рассказчика часто связано с тем, что он опасается, что его не
поняли или поняли неправильно. Формулируя точное резюме, психолог показывает, как он понял уже услышанную часть истории клиента, и тем самым «подводит черту».
Помимо психологического консультирования, резюмирование уместно в ситуациях, возникающих при обсуждении разногласий, урегулировании конфликтов, рассмотрении претензий или в таких ситуациях, где необходимо решать какие-либо проблемы.
Во время такого рода совещаний и переговоров длительное обсуждение какого-нибудь вопроса может чрезмерно осложниться или даже зайти в тупик. Резюмирующие заявления помогут обсуждающим не тратить много времени, реагируя на поверхностные, отвлекающие реплики собеседников, отвлекаясь от обсуждения содержания самой проблемы.
Резюмирующие ответы подытоживают основные идеи и чувства говорящего. Этот прием применим в продолжительных беседах. Резюме следует формулировать своими словами, но типичными вступительными фразами могут быть следующие:
«То, что Вы в данный момент сказали, может означать...»
«Вашими основными идеями, как я понял, являются...»
«Если теперь подытожить сказанное Вами, то…»
Резюмирование особенно уместно в ситуациях, возникающих при обсуждении разногласий, урегулировании конфликтов, рассмотрении претензий или в таких ситуациях, где необходимо решать какие-либо проблемы. Оно также полезно при проведении заседаний различных рабочих и комиссий, во время которых длительное обсуждение какого-нибудь вопроса может чрезмерно осложниться или даже зайти в тупик. Резюмирование также полезно в конце телефонного разговора, особенно если разговор касается разных вопросов или предусматривает какое-либо действие со стороны слушающего.
Целесообразно напомнить читателю, что главное все же в процессе общения – это установка. Какой она должна быть? Это – разумное отношение к человеку, постоянная готовность выслушать точку зрения других и стремление учитывать ее в собственной деятельности.
Для эффективного слушания необходимы следующие установки: одобрение, самоодобрение и эмпатия.
Одобрение – это готовность выслушать другого. Одобрение обычно можно сравнить с симпатией и теплотой, что выражается улыбкой или голосом. Одобрительная установка со стороны слушающего создает обстановку свободы и непринужденности. Как ни парадоксально, но чем меньше мы судим говорящего, тем больше он становится самокритичным, выражая свои мысли и чувства более открыто и честно, чем тогда, когда он чувствует над собой строгий контроль.
Вероятно, единственной и самой важной причиной трудности в одобрении других является отсутствие внутреннего согласия с самим собой, внутреннего одобрения. Чем больше мы приходим к внутреннему согласию с собой, тем охотнее мы одобряем других. В этом случае одобрять не значит не видеть своих недостатков, но относиться к себе непредвзято. Понимание собственных недостатков, страхов и неудач дает нам возможность более разумно относиться к таким же недостаткам у других.
Эмпатия, или сопереживание, означает понимание чувств другого человека, выражает понимание этих чувств в соответствии с его внутренними переживаниями. Эмпатия – это чуткость к другим. Эмпатическое слушание необходимо в ситуациях с высоким эмоциональным напряжением, как, например, при разрешении конфликтов между людьми, решении проблем или проведении переговоров. Эмпатия является, вероятно, единственной и самой важной установкой для совершенствования нашего умения слушать и улучшения деловых отношений.
1. Соотнесите виды слушания и их характеристику
1) Рефлексивное а) Говорящий нуждается в эмоциональной разрядке
2) Нерефлексивное б) Говорящий нуждается в помощи при решении проблемы
3) Эмпатическое в) Говорящий хочет, чтобы его поняли и оценили
г) Говорящий хочет, чтобы поняли и как-то отнеслись к его сообщению
2. Рефлексивные ответы могут быть следующих видов
а) выяснение
б) разъяснение
в) перефразирование
г) резюмирование
д) осознание
3. Соотнесите вид рефлексивного ответа и его особенности
1) выяснение а) обращение к говорящему за уточнениями
2) перефразирование б) отражение установок говорящего
3) отражение чувств в) передачи мысли говорящего своими словами
г) подытоживание основных мыслей говорящего
4. При выяснении наиболее предпочтительными являются
а) открытые вопросы
б) закрытые вопросы
в) комбинированные вопросы
5. Перефразирование полезно именно тогда, когда речь собеседника кажется нам ______________________.
6. При перефразировании слушателя должны главным образом интересовать
а) установки говорящего
б) смысл высказывания говорящего
в) идеи говорящего
г) чувства говорящего
7. Отражение чувств помогает
а) говорящему осознать свое эмоциональное состояние
б) говорящему осознать, что его переживания понятны слушающему
в) говорящему осознать, что партнер переживает собственные чувства
г) говорящему осознать, что у слушающего есть свои проблемы
8. Резюмирование применяется в основном
а) в продолжительных беседах
б) в непродолжительных беседах
в) в незначащих беседах
г) в ситуациях разногласий
9. Резюмирующие высказывания нужны для того, чтобы
а) соединить фрагменты разговора в смысловое единство
б) дать слушающему уверенность в точном понимании мысли говорящего
в) дать слушающему возможность высказаться самому
г) слушающий мог показать свою компетентность
д) говорящий понял, насколько точно он передал свою мысль
10. Рефлексивное слушание необходимо использовать в общении потому, что
а) большинство слов многозначны
б) собеседник плохо слушает
в) сообщения часто «закодированы»
г) открытое самовыражение вызывает трудности
д) собеседник вызывает недоумение и неприятные чувства
11. На этапе постановки проблемы применяется _______________ слушание
12. Нерефлексивное слушание особенно полезно, когда
а) собеседник испытывает глубокие чувства
б) партнер говорит о том, что требует минимального ответа
в) партнер хочет, чтобы его просто слушали
г) партнер хочет говорить только сам
д) собеседник хочет обсудить наболевшие вопросы
13. Определите тип минимального ответа-реплики
1) Продолжайте, пожалуйста, это интересно а) реплики-принуждения
2) Ну, не может быть, чтоб так уж плохо б) открывающие или нейтральные реплики
3) У вас неприятности? в) реплики-побуждения
г) унижающие реплики
14. Эмпатическое слушание характеризуется тем, что
а) каналы воздействия открыты
б) защиты отключены
в) барьеры усиливаются
г) защиты выставлены
д) барьеры ослабляются
15. Основная цель эмпатического слушания заключается в том, что
а) важно как можно точнее осознать сообщение говорящего
б) важно уловить эмоциональную окраску идей говорящего
в) важно проникнуть в систему внутренних ценностей говорящего
г) важно понять чувства, испытываемые говорящим при высказывании сообщения
д) важно понять переживаемые чувства
16. Эмпатическое слушание необходимо в ситуациях с высоким __________ напряжением
17. Соотнесите тип плохого слушателя и его характеристику
1) Псевдослушатель а) ждет, чтобы собеседник допустил ошибку
2) Слушатель-сочинитель б) притворяется, что слушает
3) Слушатель-пчела в) слушает то, что интересно ему
г) придумывает сам события или реакции, восполняя пропущенное
18. Соотнесите названия ошибок слушателей и их характеристику
1) дегрессия а) нежелание прилагать умственные
2) «уязвимые места» б) критические слова, выводящие человека из равновесия
3) леность мышления в) время слушания используется для побочных мыслей
г) заострение внимания на «голых» фактах
В конце переговоров стороны обычно подводят итог хода обсуждения проблемы. На этом этапе переговоров обычно используют прием резюмирования. Резюмирование, т.е. краткое изложение сути сказанного и краткий вывод, заключительный итог речи, очень важно для участников переговоров, оно является непременным элементом успешной речевой стратегии:
Наши позиции по обсуждаемой проблеме, как я понял, расходятся весьма существенно, поэтому мы соглашаемся провести квалифицированную экспертизу объекта. Имея на руках заключение комиссии или акт обследования, можно будет продолжить разговор.
Подытоживая основные положения, идеи говорящего, слушающий предельно свертывает информацию. Для того чтобы осуществить эту операцию, нужно проанализировать исходные позиции сторон, сам процесс ведения переговоров, изменения позиций, если таковые обозначились в результате обсуждения проблемы.
Резюме предполагает перечисление предметов, тем, вопросов, идей, о которых шла речь (На совещании шла речь о...). В переговорах резюмирование как бы продолжает перефразирование и гармонично сочетается с ним:
Вашими основными идеями, как я понял, являются…
Если обобщить сказанное вами, то можно...
Не следует забывать, что ситуация резюмирования дает возможность интерпретатору отразить свое видение информации. Если это видение не совпадает с вашим, вы должны внести в резюме своего оппонента необходимые коррективы. Чаще всего субъективно представляется тональность речевого действия:
приказать, поручить, возложить обязанность, предложить;
отрицать, отвергать, отказаться от идеи, не верить в эффективность;
возражать, противоречить, выражать несогласие, иметь иную точку зрения.
Позиция резюмирующего закрепляет коммуникативное лидерство в деловом диалоге. Обычно резюмирующий вносит свои предложения в ход дальнейшего взаимодействия по обсуждаемой проблеме:
Для окончательного решения этой проблемы нам придется провести ряд консультаций со всеми заинтересованными сторонами...
Если все вопросы урегулированы, то мы высылаем вам договор для подписания и начинаем работать.
Этап завершения переговоров так же важен, как и начальный этап. Специалистами по ведению переговоров для завершающего этапа выработаны следующие рекомендации:
а) если необходимо принять важное решение, не торопите партнера. Обратитесь к нему со словами: "Прошу вас, не торопитесь принять решение. Обдумайте еще раз мое предложение";
б) если решение так и не принято, можно предложить:
альтернативное решение,
запасной вариант (заготовленный заранее),
перенос рассмотрения вопроса на следующую встречу;
в) никогда не заканчивайте беседу на отрицательном ответе, лучше получить хотя бы формальное "да" на любой процедурный вопрос:
Вы позволите держать Вас в курсе наших дальнейших планов?
Возможно, при других обстоятельствах мы найдем взаимовыгодное решение?
Результирующий этап переговоров оформляется в жанрах письменной речи. В соответствии с договоренностями он может быть представлен в документах двух типов:
а) соглашения, содержащие программу развития кооперационных связей;
б) протоколы.
Эти документы подписываются руководителями каждой из сторон и имеют статус правовых источников. Чаще всего результатом успешно проведенных коммерческих переговоров становится документ, оформляющий сделку с правовой точки зрения, - контракт, договор.
Итоги переговоров принято анализировать (риторические законы С + А). Анализ итогов может быть представлен в устной и в письменной форме. Главное условие - откровенность. Такой анализ проводится прежде всего для самоотчета и, если необходимо, для отчета перед руководителем. Умение анализировать и делать выводы из успехов и неуспехов способствует совершенствованию техники ведения переговоров в целом и оттачивает навыки участников.
Аспекты, подлежащие осмыслению, сформулированы в Контрольном листке для устного отчета по итогам переговоров, приведенном из книги "Бизнес и менеджер"