Οι επιχειρηματίες και οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν μηχανοκίνητα οχήματα στις δραστηριότητές τους εκδίδουν φορτωτικά για κάθε ταξίδι. Αυτές οι φόρμες αντικατοπτρίζουν την κατανάλωση καυσίμου και άλλους δείκτες απόδοσης. Κάθε εκδοθέν έγγραφο σημειώνεται στο κατάλληλο μητρώο, το οποίο ονομάζεται μητρώο φορτωτικών. Έχει αναπτυχθεί μια ενοποιημένη μορφή για αυτό. Μπορείτε να κατεβάσετε ένα δωρεάν δείγμα στο τέλος του άρθρου.
Το περιοδικό εγγραφής φορτωτικών έχει ένα ενιαίο έντυπο Νο. 8, το οποίο εγκρίθηκε από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή της Ρωσικής Ομοσπονδίας το 1997. Οι επιχειρηματίες και οι οργανισμοί μπορούν ακόμα να χρησιμοποιούν αυτό το πρότυπο σήμερα. Ταυτόχρονα, από την 1η Ιανουαρίου 2013 ισχύει ο νόμος αριθ. 402-FZ «Περί Λογιστικής» της 6ης Δεκεμβρίου 2011. Με βάση αυτή την πράξη, η χρήση ενιαίων εντύπων δεν είναι υποχρεωτική.
Όσον αφορά την τήρηση αρχείου καταγραφής ταξιδιωτικών εισιτηρίων για το 2018, αξίζει να λάβετε υπόψη ορισμένα σημεία:
- Το μητρώο ανοίγει για περίοδο έως 1 έτους.
- Ο ίδιος ο διευθυντής καθορίζει τη διάρκεια του περιοδικού.
- Εάν ο διαχειριστής αποφασίσει να μην χρησιμοποιήσει ενιαία μορφή, πρέπει να δημιουργήσετε το δικό σας δείγμα, το οποίο θα περιέχει τις ίδιες λεπτομέρειες.
- Η διάρκεια ζωής του περιοδικού είναι τουλάχιστον 5 χρόνια (όπως και για άλλα κύρια έγγραφα).
Σπουδαίος! Πριν διαγράψετε το ημερολόγιο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχει λήξει η διάρκεια ζωής του τελευταίου εντύπου που καταγράφηκε σε αυτό. Διαφορετικά, δεν θα είναι δυνατή η επιβεβαίωση του ελέγχου.
Αφού κάνετε σημειώσεις στο μητρώο, πρέπει να βάλετε υπογραφές. Τα καταχωρημένα δεδομένα επιβεβαιώνονται από τον λογιστή, τον υπάλληλο που τηρεί το ημερολόγιο και τον ίδιο τον οδηγό. Στο τέλος της ενοποιημένης μορφής του πίνακα υπάρχει μια στήλη για σχόλια. Δεν είναι απαραίτητο να το συμπληρώσετε. Σε ορισμένες περιπτώσεις, περιέχει το όνομα της τοποθεσίας όπου ταξίδευε ο οδηγός ή άλλα πρόσθετα σημάδια.
Δείγμα φόρμας: απαιτούμενες λεπτομέρειες
Από το 2018, τυποποιημένη μορφήπραγματοποιείται με τη μορφή χαρτιών ραμμένων σε μπροσούρα. Η σελίδα περιέχει έναν πίνακα 9 στηλών. Κατά την ανάπτυξη ενός δείγματος για την επιχείρησή σας, μπορείτε να τα τακτοποιήσετε με την πιο βολική σειρά, να αφαιρέσετε περιττές στήλες ή να συμπεριλάβετε πρόσθετες.
Στην πρώτη σελίδα του δείγματος ταξιδιωτικού ημερολογίου αναγράφεται το όνομα της επιχείρησης ή του οργανισμού και η περίοδος τήρησης του μητρώου. Στα ειδικά καθορισμένα πεδία στα δεξιά, εισάγονται κωδικοί για OKUD και OKPO.
- Αριθμό φορτωτικής.
- Ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου.
- Στοιχεία προγράμματος οδήγησης. Εισαγάγετε το πλήρες όνομα και τον αριθμό προσωπικού σας.
- Αριθμός αυτοκινήτου.
- Υπογραφές του οδηγού, του αποστολέα (με την ημερομηνία λήψης του εντύπου από τον οδηγό) και του λογιστή (με την ημερομηνία αποδοχής της τεκμηρίωσης).
- Επιπλέον πληροφορίες. Η τελική στήλη συμπληρώνεται εάν χρειάζεται.
Όλες οι άλλες σελίδες εκτυπώνονται χρησιμοποιώντας το ίδιο πρότυπο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, περίπου τα ίδια δεδομένα εισάγονται στις γραμμές. Όταν φύγουν οι δωρεάν σελίδες, το ταξιδιωτικό ημερολόγιο των φορτωτικών θα πρέπει να αποσταλεί στο αρχείο. Εκεί θα αποθηκευτεί για 5 χρόνια (σύμφωνα με τους κανόνες για πρωτογενή τεκμηρίωση).
Σε ποιον ανατίθεται η τήρηση του μητρώου;
Το λογιστικό ημερολόγιο τηρείται από υπάλληλο που διορίζεται με εντολή του διευθυντή ή μεμονωμένου επιχειρηματία. Επιπλέον, αυτό μπορεί να ανατεθεί στον εργαζόμενο, σε σύμβαση εργασίαςμε τους οποίους έχει ήδη προδιαγραφεί αυτή η υποχρέωση.
Μια άλλη επιλογή είναι ότι ο διαχειριστής έχει το δικαίωμα να προσλάβει έναν τρίτο οργανισμό ή μεμονωμένο επιχειρηματία για τη διατήρηση του περιοδικού. Για την τεκμηρίωση αυτής της συνεργασίας, ολοκληρώνεται μια συμφωνία παροχής υπηρεσιών.
Ανεξάρτητα από το ποιος κάνει τις σημειώσεις στον πίνακα, η λογιστική διαδικασία δεν αλλάζει:
- γίνεται ένα αρχείο για κάθε φορτωτική.
- τα έντυπα σημειώνονται με χρονολογική σειρά.
- οι σελίδες αριθμούνται διαδοχικά.
Εάν η περίοδος για την οποία εκδόθηκε το έγγραφο έχει λήξει, το ημερολόγιο για την έκδοση φορτωτικών συρράπτεται και υπογράφεται. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλες οι σελίδες μητρώου είναι αριθμημένες.
Γιατί πρέπει να παρακολουθείτε τα ταξιδιωτικά έγγραφα;
Σύμφωνα με το νόμο, κάθε επιχειρηματίας (ή οργανισμός) που χρησιμοποιεί αυτοκίνητα για τις δραστηριότητές του υποχρεούται να παρέχει φορτωτικές και να τις λαμβάνει υπόψη στο μητρώο. Η ίδια η φόρμα περιέχει πλήρεις πληροφορίεςσχετικά με το ταξίδι: στοιχεία οδηγού, διαδρομή, χαρακτηριστικά φορτίου.
Η φορτωτική χρησιμεύει ως απόδειξη κατανάλωσης καυσίμου κατά τη μεταφορά. Με βάση αυτό το έγγραφο, ο φορολογούμενος μπορεί να διαγράψει το κόστος καυσίμων για Οχημα. Επίσης, τα δεδομένα που περιέχονται στα έγγραφα απλοποιούν τη λογιστική και τη δεδουλευμένη για τους οδηγούς μισθοί.
Φορτωτική φορτηγόείναι το κύριο πρωτογενές λογιστικό έγγραφο που, μαζί με το δελτίο αποστολής για τη μεταφορά εμπορικού φορτίου, καθορίζει τους δείκτες για την καταγραφή της εργασίας του τροχαίου υλικού και του οδηγού, καθώς και για τον υπολογισμό των μισθών του οδηγού και την πραγματοποίηση πληρωμών για τη μεταφορά εμπορευμάτων .
Για τα φορτηγά οχήματα, το ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσίας της 28ης Νοεμβρίου 1997 N 78 ενέκρινε δύο μορφές φορτωτικών - έντυπο N 4-c και έντυπο N 4-p.
* Το έντυπο N 4-c (κομμάτι) χρησιμοποιείται κατά τη μεταφορά εμπορευμάτων, με την επιφύλαξη πληρωμής για την εργασία του οχήματος σε τιμές κομματιού.
* Το έντυπο N 4-p (με βάση το χρόνο) χρησιμοποιείται με την επιφύλαξη πληρωμής για εργασία οχήματος με χρέωση χρόνου και έχει σχεδιαστεί για ταυτόχρονη μεταφορά αγαθών από έως δύο πελάτες κατά τη διάρκεια μιας εργάσιμης ημέρας (βάρδιας) του οδηγού.
Τα αποσπώμενα κουπόνια της φορτωτικής συμπληρώνονται από τον πελάτη και χρησιμεύουν ως βάση ώστε ο οργανισμός-ιδιοκτήτης του οχήματος να παρουσιάσει ένα τιμολόγιο στον πελάτη.
Το αντίστοιχο κουπόνι αποκοπής επισυνάπτεται στο τιμολόγιο. Η φορτωτική παραμένει στον οργανισμό στον οποίο ανήκει το όχημα, επαναλαμβάνει τα ίδια αρχεία σχετικά με το χρόνο λειτουργίας του οχήματος από τον πελάτη και χρησιμεύει ως βάση για την καταγραφή της λειτουργίας του οχήματος κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
Σε περίπτωση που, κατά την πληρωμή για την εργασία ενός οχήματος σε χρονική βάση, θα μεταφερθούν είδη απογραφής, οι αριθμοί των εγγράφων αποστολής καταχωρούνται στη φορτωτική και επισυνάπτεται ένα αντίγραφο αυτών των εγγράφων αποστολής, με βάση τα αποτελέσματα του στους οποίους αναφέρεται ο αριθμός των τόνων φορτίου που μεταφέρθηκε και άλλοι δείκτες που αντικατοπτρίζουν το αυτοκίνητο και τον οδηγό.
Η συμπλήρωση της φορτωτικής πριν την έκδοσή της στον οδηγό πραγματοποιείται από τον αποστολέα του οργανισμού ή από άτομο εξουσιοδοτημένο να το κάνει. Τα υπόλοιπα δεδομένα συμπληρώνονται από υπαλλήλους του οργανισμού που κατέχει το όχημα και πελάτες. Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι η συμμετοχή στη συμπλήρωση της φορτωτικής δεν επιτρέπεται, με εξαίρεση τις υπογραφές που πιστοποιούν την αποδοχή (κατά την αναχώρηση) και την παράδοση (κατά την επιστροφή του αυτοκινήτου).
Οι φορτωτικές με τα έντυπα N 4-с και N 4-п εκδίδονται στον οδηγό έναντι υπογραφής από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο μόνο για μία εργάσιμη ημέρα (βάρδια), με την προϋπόθεση ότι ο οδηγός υποβάλλει τη φορτωτική της προηγούμενης ημέρας εργασίας.
Η συμπλήρωση της φορτωτικής πραγματοποιείται με την ακόλουθη σειρά:
1. Στο όνομα του παραστατικού αναγράφεται η ημερομηνία έκδοσής του (ημέρα, μήνας, έτος), το οποίο πρέπει να αντιστοιχεί στην ημερομηνία καταχώρισης της εκδοθείσας φορτωτικής στο ημερολόγιο.
2. Στη γραμμή «Λειτουργία», σημειώστε τον κωδικό που αντιστοιχεί στον τρόπο λειτουργίας (εργασία τις καθημερινές, επαγγελματικά ταξίδια, συνοπτική καταγραφή ωρών εργασίας, ημερήσια καταγραφή ωρών εργασίας, εργασία Σαββατοκύριακο ή αργία, εργασία βάσει προγράμματος ή εκτός προγράμματος κ.λπ.), σύμφωνα με την οποία υπολογίζονται οι αμοιβές του οδηγού.
3. Στις γραμμές «Στήλη», «Ταξιαρχία» σημειώνονται οι αριθμοί της στήλης και της ταξιαρχίας που περιλαμβάνουν το αυτοκίνητο και τον οδηγό.
4. Στις γραμμές που είναι αφιερωμένες στο όχημα, σημειώστε τη μάρκα, τον αριθμό κατάστασης, καθώς και τον αριθμό γκαράζ του.
5. Στις γραμμές που είναι αφιερωμένες στον οδηγό αναγράφονται το επώνυμο, τα αρχικά, ο αριθμός προσωπικού που έχει εκχωρηθεί στον εργαζόμενο στον οργανισμό μεταφορών, ο αριθμός άδειας και η τάξη του οδηγού που εργάζεται σε αυτή τη φορτωτική.
6. Οι γραμμές που είναι αφιερωμένες στην κάρτα άδειας υποδεικνύουν πληροφορίες σχετικά με τον τύπο της (τυπική, περιορισμένη), αριθμός Μητρώουκαι σειρές.
7. Στις γραμμές «Ρυμουλκούμενα» καταγράφονται οι μάρκες, οι αριθμοί κατάστασης και γκαράζ των ρυμουλκούμενων και ημιρυμουλκούμενων που παράγονται σύμφωνα με το αυτοκίνητο. Οι αριθμοί των ανταλλακτικών ρυμουλκούμενων και ημιρυμουλκούμενων καταγράφονται σε αυτές τις γραμμές στους τόπους ανταλλαγής τους.
8. Στη γραμμή «Συνοδευτικά πρόσωπα» αναγράφονται τα επώνυμα και τα αρχικά των προσώπων που συνοδεύουν το όχημα για την ολοκλήρωση της εργασίας (φορτωτές, διαμεταφορείς, εκπαιδευόμενοι κ.λπ.).
9. Στην ενότητα "Εργασία του οδηγού και του αυτοκινήτου" - πληροφορίες σχετικά με την αναχώρηση και την επιστροφή του αυτοκινήτου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.
10. Στην ενότητα «Εργασία για τον οδηγό»:
Στη στήλη 18 «Στη διάθεση του οποίου», με βάση την αίτηση του πελάτη ή την εφάπαξ παραγγελία, αναγράφεται το όνομα του πελάτη, στη διάθεση του οποίου πρέπει να φτάσει το αυτοκίνητο για να ολοκληρώσει την εργασία.
Η στήλη 19 «Ώρα άφιξης» καταγράφει την ώρα (σε ώρες και λεπτά) της άφιξης του οχήματος στην τοποθεσία του πελάτη σύμφωνα με την αίτησή του, μια εφάπαξ παραγγελία ή το πρόγραμμα εργασίας του οχήματος σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης.
Οι στήλες 20-21 (διευθύνσεις σημείων φόρτωσης και εκφόρτωσης) υποδεικνύουν από πού να παραλάβετε το φορτίο και πού να το παραδώσετε σύμφωνα με την αίτηση, εφάπαξ παραγγελία του πελάτη ή σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης.
Στη στήλη 22 «Όνομα φορτίου» καταγράφεται το όνομα του φορτίου που παρουσιάζεται για μεταφορά με βάση την αίτηση του πελάτη ή την εφάπαξ παραγγελία.
Στη στήλη 23 «Αριθμός αναβατών με φορτίο», βάσει αίτησης ή εφάπαξ παραγγελίας, καταγράφεται ο αριθμός των αναβατών με φορτίο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας.
Στη στήλη 24 «Απόσταση» καταγράφονται οι αποστάσεις για τη μεταφορά εμπορευμάτων, που καθορίζονται σύμφωνα με δεδομένα από οδικές αρχές ή από χάρτη της περιοχής (σχέδιο πόλης) με χρήση καμπυλόμετρου ή από κατάλογο αποστάσεων που συντάσσεται με βάση αναφορές μετρήσεων ή ενδείξεις ταχύμετρου αυτοκινήτου (για εποχιακή μεταφορά), που καταγράφονται με την πράξη του οργανισμού μηχανοκίνητων μεταφορών και του πελάτη.
Στη στήλη 25 «Μεταφορές τόνων» καταγράφεται η ποσότητα του φορτίου που πρέπει να μεταφερθεί για τον πελάτη.
Μόνο ο οργανισμός μηχανοκίνητων μεταφορών έχει το δικαίωμα να αλλάξει την εργασία που καθορίζεται στην ενότητα "Εργασία για τον οδηγό". Μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις μπορεί ο πελάτης, σε συμφωνία με το αυτοκίνητο οργάνωση μεταφορώναλλάξτε την εργασία.
11. Στην μπροστινή πλευρά της φορτωτικής, στη γραμμή «Εκδοση καυσίμου», σημειώνεται με λέξεις η ποσότητα καυσίμου που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας, λαμβάνοντας υπόψη το υπόλοιπο καύσιμο από την προηγούμενη ημέρα εργασίας.
Στη γραμμή «Υπογραφή του αποστολέα», ο αποστολέας, με την υπογραφή του, βεβαιώνει ότι τα στοιχεία της φορτωτικής που συμπλήρωσε είναι σωστά και ότι ο οδηγός έχει άδεια οδήγησης.
Η συμπλήρωση του φορτωτικού πριν την έξοδο από το γκαράζ πραγματοποιείται με την ακόλουθη σειρά:
1. Στην ενότητα «Κίνηση Καυσίμου» στις στήλες 9, 10 και 11 και στις αντίστοιχες γραμμές το βυτιοφόρο, τεχνικός καυσίμων. καύσιμα και λιπαντικά(καύσιμα και λιπαντικά) ή εξουσιοδοτημένο άτομο καταγράφει την ποσότητα καυσίμου που διανέμεται.
2. Στην μπροστινή πλευρά από άτομο εξουσιοδοτημένο από τον οργανισμό μεταφορών να πραγματοποιήσει προ-ταξίδι ιατρική εξέταση, με την υπογραφή του πιστοποιεί την κατάσταση της υγείας του οδηγού και την ικανότητά του να του επιτρέπεται να οδηγεί αυτοκίνητο.
3. Στην ενότητα «Εργασία του οδηγού και του αυτοκινήτου» στη στήλη 5 «Αναγνώσεις ταχύμετρου», ο μηχανικός του σημείου ελέγχου (σημείο ελέγχου) ή το τμήμα τεχνικού ελέγχου (TCD) καταγράφει την ένδειξη του ταχύμετρου όταν το αυτοκίνητο μπαίνει στη γραμμή και στη στήλη 6 «Πραγματική ώρα» μια σφραγίδα - το ρολόι δείχνει την πραγματική ώρα που το αυτοκίνητο έφυγε από το γκαράζ. Σε περίπτωση δυσλειτουργίας ή απουσίας ρολογιού σφραγίδας, η ώρα καταγράφεται χειροκίνητα με την ακόλουθη σειρά: ημέρα, μήνας, ώρες, λεπτά.
4. Στην ενότητα "Κίνηση καυσίμου" στη στήλη 12 "Υπόλοιπο κατά την αναχώρηση", το κιβώτιο ταχυτήτων ή ο μηχανικός ποιοτικού ελέγχου καταγράφει την ποσότητα καυσίμου στις δεξαμενές του οχήματος κατά την αναχώρηση και πιστοποιεί την ορθότητα όλων των καταχωρήσεων που γίνονται υπογράφοντας σε αυτήν τη στήλη .
5. Στις γραμμές που είναι αφιερωμένες στην τεχνική εξυπηρέτηση του αυτοκινήτου, ο μηχανικός μετάδοσης ή το τμήμα ποιοτικού ελέγχου πιστοποιεί με υπογραφή τη μεταφορά του αυτοκινήτου στον οδηγό σε τεχνικά καλή κατάσταση και άδεια εξόδου από το γκαράζ. Στις γραμμές που ταυτοποιούν τον οδηγό που παραδέχτηκε το αυτοκίνητο, ο οδηγός επιβεβαιώνει με την υπογραφή του ότι αποδέχθηκε το αυτοκίνητο σε καλή τεχνικά κατάσταση και έλαβε την εντολή εργασίας.
Η συμπλήρωση του φορτωτικού στη γραμμή πραγματοποιείται με την ακόλουθη σειρά:
1. Στην ενότητα «Ακολουθία εκτέλεσης εργασιών» του εντύπου N 4-γ:
1.1. Στη στήλη 27, καταγράφονται διαδοχικά οι αριθμοί των ολοκληρωμένων ταξιδιών. Το αρχείο προορίζεται για την ανάρτηση των συνημμένων εγγράφων αποστολής με ταξίδι.
1.2. Στις στήλες 36-38 «Αριθμοί συνημμένων εγγράφων αποστολής (TCD)», ο αποστολέας καταγράφει όλους τους αριθμούς των εγγράφων αποστολής που σχετίζονται με αυτό το ταξίδι.
1.3. Οι στήλες 28-30 «Άφιξη» υποδεικνύουν την ημερομηνία και την ώρα (ώρες και λεπτά) του οδηγού που παρουσιάζει τη φορτωτική στον αποστολέα ή τον παραλήπτη στην πύλη εισόδου ή στο σημείο ελέγχου στα σημεία φόρτωσης ή εκφόρτωσης (εκτός από τους σταθμούς σιδηροδρόμων). Εάν δεν υπάρχει πύλη εισόδου ή σημείο ελέγχου, αυτή η στήλη δεν συμπληρώνεται η ώρα άφιξης στο σημείο φόρτωσης ή εκφόρτωσης καταχωρείται στη φορτωτική (Bill of Lading).
1.4. Στις στήλες 39 και 40 αναγράφεται το όνομα του αποστολέα, ο αποστολέας υπογράφει και σφραγίζει, επιβεβαιώνοντας την ορθότητα των στοιχείων της φορτωτικής που έχει συμπληρώσει.
2. Στην ενότητα «Χρόνος διακοπής λειτουργίας στη γραμμή», υπάλληλος τεχνικής βοήθειας ή εξουσιοδοτημένο άτομο στις κατάλληλες στήλες σημειώνει τον λόγο της διακοπής λειτουργίας, την ημερομηνία και την ώρα έναρξης και λήξης του χρόνου διακοπής λειτουργίας και πιστοποιεί αυτές τις καταχωρήσεις με την υπογραφή του.
3. Στις γραμμές «Ειδικές σημειώσεις» στην μπροστινή πλευρά, καταγράφονται πληροφορίες που δεν προβλέπονται με τη μορφή του φορτωτικού (σημάδια της τροχαίας, πελάτες που αρνούνται να φορτώσουν το αυτοκίνητο, διάφορες οδικές υπηρεσίες κ.λπ.) .
Όταν επιστρέφετε το αυτοκίνητο στο γκαράζ, συμπληρώστε τον φορτωτικό με την ακόλουθη σειρά:
1. Στην ενότητα «Αποτελέσματα λειτουργίας οχήματος και ρυμουλκούμενων», υποδεικνύονται η κατανάλωση καυσίμου, ο χρόνος υπηρεσίας, ο αριθμός διαδρομών και αγώνων, τα χιλιόμετρα (σύμφωνα με το ταχύμετρο) και οι όγκοι μεταφοράς.
2. Στην ενότητα «Κίνηση καυσίμου», το κιβώτιο ταχυτήτων ή ο μηχανικός ποιοτικού ελέγχου συμπληρώνει τη στήλη 13 «Υπόλοιπο κατά την επιστροφή» και υπογράφει κάτω από αυτήν. Στην ίδια ενότητα, ο τεχνικός βυτιοφόρου, καυσίμων και λιπαντικών ή εξουσιοδοτημένο άτομο, κατά την παράδοση των καυσίμων και των λιπαντικών από τον οδηγό, συμπληρώνει τη στήλη 14 «Παράδοση» και υπογράφει από κάτω.
3. Στη γραμμή «Περασμένα από τον οδηγό», ο οδηγός βεβαιώνει με την υπογραφή του ότι το όχημα παραδόθηκε στον μηχανικό κιβωτίου ταχυτήτων ή ποιοτικού ελέγχου σε τεχνικά καλή (ελαττωματική) κατάσταση. Το τμήμα μηχανικού κιβωτίου ταχυτήτων ή ποιοτικού ελέγχου στη γραμμή «Accepted» με υπογραφή πιστοποιεί την αποδοχή του αυτοκινήτου από τον οδηγό σε τεχνικά καλή (ελαττωματική) κατάσταση.
Αφού ο οδηγός υποβάλει τη φορτωτική, ο αποστολέας ή άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο τη συμπληρώνει με την ακόλουθη σειρά:
1. Στην ενότητα «Εργασία του οδηγού και του οχήματος» στη στήλη 6 «Μηδενικά χιλιόμετρα», σύμφωνα με τον πίνακα αποστάσεων, ο αποστολέας καταγράφει την απόσταση από το γκαράζ μέχρι το πρώτο σημείο φόρτωσης και από το τελευταίο σημείο εκφόρτωσης στο γκαράζ. .
2. Στην ενότητα «Κίνηση καυσίμου» στη στήλη 15 «Συντελεστής μεταβολής του κανόνα», ο αποστολέας καταγράφει έναν γενικό συντελεστή μεταβολής του κανόνα κατανάλωσης καυσίμου για ολόκληρη την ημέρα λειτουργίας του οχήματος, που σχετίζεται με τη λειτουργία του το όχημα με αυξημένη τιμή κατανάλωσης καυσίμου, στη στήλη 16 «Χρόνος λειτουργίας ειδικού εξοπλισμού» και στη στήλη 17 «Χρόνος λειτουργίας κινητήρα», με βάση τις αντίστοιχες εγγραφές στο TTL που επισυνάπτεται στη φορτωτική, καταγράφει, αντίστοιχα, τον χρόνο λειτουργίας του ειδικό εξοπλισμό και τον πρόσθετο χρόνο λειτουργίας του κινητήρα υπό ειδικές συνθήκες λειτουργίας (λειτουργία περιστρεφόμενων μηχανισμών φόρτωσης και εκφόρτωσης του κινητήρα κ.λπ.). Αυτές οι λεπτομέρειες είναι απαραίτητες για τον προσδιορισμό της πρόσθετης κατανάλωσης καυσίμου. Ο αποστολέας πιστοποιεί την ορθότητα της συμπλήρωσης αυτών των στοιχείων υπογράφοντας κάτω από τις αντίστοιχες στήλες.
3. Στην ενότητα "Ακολουθία ολοκλήρωσης εργασιών", ο αποστολέας στη στήλη 27 καταγράφει τον συνολικό αριθμό ταξιδιών (κελί "σύνολο" και στη γραμμή "TGD σε ποσότητα" - τον συνολικό αριθμό των παραδοθέντων εγγράφων αποστολής. Ο συνολικός αριθμός παραδοθέντων και αποδεκτών εγγράφων αποστολής ο οδηγός υπογράφει στη γραμμή «Περασμένα από τον οδηγό» και ο αποστολέας υπογράφει στη γραμμή «Αποδεκτό από τον αποστολέα».
Η συμπλήρωση της φόρμας φορτωτικής N 4-p χαρακτηρίζεται από τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
1. Στην ενότητα «Ανάθεση στον οδηγό» στη στήλη 18 «Στη διάθεση του οποίου...», με βάση την αίτηση του πελάτη ή την εφάπαξ παραγγελία, ο αποστολέας σημειώνει το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη στη διάθεση του οποίου το αυτοκίνητο πρέπει να φτάσει για να ολοκληρώσει την εργασία, στις στήλες 19 και 20 - προγραμματισμένη ώρα άφιξης και αναχώρησης, στη στήλη 21 - ο προγραμματισμένος αριθμός ωρών εργασίας και στη στήλη 22 - ο αριθμός των ταξιδιών σύμφωνα με το σχέδιο.
2. Το αποσπώμενο κουπόνι του πελάτη, το οποίο αποτελεί τη βάση για να παρουσιάσει η εταιρεία αυτοκινήτων ένα τιμολόγιο για πληρωμή υπηρεσίες μεταφοράςκαι επισυνάπτεται σε αυτό, συμπληρωμένο από τον πελάτη. Σε αυτό ο πελάτης:
2.1. Με βάση το φορτωτικό που παρουσίασε ο οδηγός, συμπληρώστε τις κατάλληλες γραμμές με τον αριθμό και την ημερομηνία έκδοσης της φορτωτικής, την επωνυμία της επιχείρησης οχημάτων στο οποίο μεταφέρονται τα εμπορεύματα, τη μάρκα και τους αριθμούς του εισερχόμενου αυτοκινήτου και τρέιλερ.
2.2. Στη γραμμή «Πελάτης» γράφει το όνομα του οργανισμού, το επώνυμο και τα αρχικά επίσημοςυπεύθυνος για τη χρήση του οχήματος.
2.3. Στις γραμμές "Arrival..." και "Departure..." υποδηλώνει την ώρα άφιξης και αναχώρησης του αυτοκινήτου από τον πελάτη.
2.4. Στις γραμμές "Επισυναπτόμενο TGD" εισάγει τους αριθμούς TGD, ένα αντίγραφο των οποίων επισυνάπτεται στη φορτωτική και υποδεικνύει τον συνολικό αριθμό τους.
2.5. Στη γραμμή "Αριθμός διαδρομών" καταχωρείται ο συνολικός αριθμός διαδρομών που ολοκληρώθηκαν.
2.6. Στη γραμμή «Υπογραφή και σφραγίδα του πελάτη», υπογράψτε και βάλτε σφραγίδα, επιβεβαιώνοντας ότι τα στοιχεία των αντίστοιχων γραμμών της φορτωτικής έχουν συμπληρωθεί σωστά.
Ευθύνη για σωστή γέμισηΗ φορτωτική φέρεται από τους επικεφαλής του οργανισμού, καθώς και από άτομα που είναι υπεύθυνα για τη λειτουργία φορτηγών και συμμετέχουν στη συμπλήρωση του εγγράφου.
Οι φορτωτικές αποθηκεύονται στον οργανισμό μαζί με τα έγγραφα αποστολής, καθιστώντας δυνατό τον ταυτόχρονο έλεγχο τους.
Οργανώσεις και μεμονωμένους επιχειρηματίεςπου χρησιμοποιούν οχήματα στην εργασία τους διάφορες κατηγορίες, υποχρεούνται να εκδίδουν φορτωτικά στους οδηγούς. Η φορτωτική είναι ένα έγγραφο που δίνει στον οδηγό το δικαίωμα να χρησιμοποιεί ένα όχημα. Εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με τη διαδρομή, την κατανάλωση καυσίμου και την απόδοση του οδηγού.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ! Από 01/03/2019, η φορτωτική εκδίδεται αυστηρά για βάρδια ή για πτήση, όποιο είναι μεγαλύτερο. Είναι αδύνατο να συνταχθεί φορτωτική για ένα μήνα.
Για να μάθετε εάν υπάρχουν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά μιας φορτωτικής που εκδίδεται από έναν μεμονωμένο επιχειρηματία, διαβάστε το άρθρο «Ποια είναι τα χαρακτηριστικά μιας φορτωτικής για μεμονωμένους επιχειρηματίες (έντυπο);» .
Γενικές πληροφορίες για το ταξιδιωτικό ημερολόγιο φορτωτικών
Για τον έλεγχο της κίνησης των εκδοθέντων φορτωτικών, πρέπει να τηρείται αρχείο καταγραφής της κίνησης των φορτωτικών στο Έντυπο 8, εγκεκριμένο με Απόφαση της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 28 Νοεμβρίου 1997 αρ. 78. Ωστόσο, από 01/01/ 2013 σε σχέση με την έναρξη ισχύος του νόμου «Για τη Λογιστική» της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ, τα ενοποιημένα έντυπα δεν είναι πλέον υποχρεωτικά.
Επομένως, ένας οργανισμός ή ένας μεμονωμένος επιχειρηματίας μπορεί να αναπτύξει το δικό του έντυπο φορτωτικής ή να συμπληρώσει το ενοποιημένο με τις απαραίτητες πληροφορίες. Απόφαση για αποδεκτή μορφήτο ημερολόγιο της λογιστικής φορτωτικής καθορίζεται με παραγγελία. Η εφαρμογή του μπορεί επίσης να προσδιορίζεται στη λογιστική πολιτική.
Διαβάστε πώς εκδίδεται μια τέτοια εντολή.
Κατά κανόνα, το περιοδικό εκδίδεται για περίοδο όχι μεγαλύτερη από 1 έτος, αλλά εάν είναι απαραίτητο, αυτή η περίοδος μπορεί να μειωθεί σε 1 μήνα. Το ημερολόγιο ταξιδιού πρέπει να τηρείται για τουλάχιστον 5 χρόνια.
Η διαδικασία συμπλήρωσης του ημερολογίου κυκλοφορίας, εγγραφής και έκδοσης φορτωτικών
Το ημερολόγιο κίνησης, εγγραφής και έκδοσης φορτωτικών αποτελείται από δύο μέρη:
- Μια σελίδα τίτλου στην οποία αναγράφεται το όνομα του οργανισμού ή του μεμονωμένου επιχειρηματία, ο κωδικός ΟΚΠΟ, καθώς και η περίοδος για την οποία συμπληρώνεται το περιοδικό.
- Το τμήμα του πίνακα, το οποίο δείχνει:
- αριθμός φορτωτικής και ημερομηνία έκδοσης·
- στοιχεία οδηγού και αριθμός προσωπικού·
- αριθμός γκαράζ αυτοκινήτου?
- υπογραφές των υπευθύνων για την τήρηση του περιοδικού:
- οδηγός - σχετικά με τη λήψη φορτωτικής.
- αποστολέας (υπάλληλος που εκτελεί τα καθήκοντά του) - σχετικά με τη λήψη εγγράφων από τον οδηγό.
- λογιστής - σχετικά με τον έλεγχο και την αποδοχή της φορτωτικής για λογιστική.
Γίνεται επίσης σημείωση εάν είναι απαραίτητο.
Πληροφορίες για όλες τις εκδοθείσες φορτωτικές καταχωρούνται στο ημερολόγιο για την έκδοση φορτωτικών. Δεν υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτή την περίπτωση. Το περιοδικό έχει συνεχή αρίθμηση και τηρείται με χρονολογική σειρά. Αφού συμπληρωθεί πλήρως το ημερολόγιο, ράβεται, σφραγίζεται και υπογράφεται από τον διευθυντή.
Η τήρηση του ημερολογίου ανατίθεται σε έναν υπάλληλο που διορίζεται με εντολή του διευθυντή ή σε έναν υπάλληλο του οποίου η σύμβαση εργασίας ορίζει τις ευθύνες για την τήρηση αρχείου καταγραφής φορτωτικών.
Οι αρμοδιότητες για τη συμπλήρωση των φορτωτικών και του ημερολογίου τους μπορούν να μεταβιβαστούν σε άλλο νομικό πρόσωπο ή μεμονωμένο επιχειρηματία βάσει συμφωνίας παροχής υπηρεσιών. Στην περίπτωση αυτή, οι ευθύνες συμπλήρωσης των φορτωτικών και του ημερολογίου τους ανατίθενται στους υπαλλήλους του εμπλεκόμενου αντισυμβαλλομένου.
Λήψη δείγματος καταγραφής φορτωτικών (φόρμα 8)
Πολλοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν ορισμένες δυσκολίες όταν συμπληρώνουν ένα ημερολόγιο ταξιδιού. Για τη διευκόλυνση των αναγνωστών, ετοιμάσαμε ένα δείγμα συμπλήρωσης του ταξιδιωτικού ημερολογίου, το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο.
Αποτελέσματα
Το ημερολόγιο φορτωτικής πρέπει να συμπληρώνεται για οργανισμούς και μεμονωμένους επιχειρηματίες που χρησιμοποιούν οχήματα στην εργασία τους. Αυτό είναι ένα από τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν το κόστος καυσίμων που λαμβάνεται υπόψη κατά τον καθορισμό της φορολογικής βάσης για τον φόρο που καταβάλλεται επί του εισοδήματος. Επιπλέον, το περιοδικό χρησιμεύει ως πηγή πληροφοριών για τον υπολογισμό των μισθών για τους οδηγούς του οργανισμού, καθώς αντικατοπτρίζει λεπτομερώς πληροφορίες για την εργασία τους.
Η καταχώρηση μιας φορτωτικής είναι μια διαδικασία έντασης εργασίας. Πολλοί οδηγοί αντιμετωπίζουν προβλήματα εάν δεν έχουν ειδικά, εγκεκριμένα έντυπα. Οι εργοδότες υποφέρουν επίσης από αυτό - μπορούν να πληρώσουν πρόστιμο 100 χιλιάδων ρούβλια. Για να αποφύγετε τυχόν ερωτήσεις, θα πρέπει να κρατάτε όχι μόνο φορτωτικά, αλλά και ένα αρχείο καταγραφής της κίνησής τους.
Παραθέτουμε τα σωστά έντυπα και δείγματα αυτών των εγγράφων.
Κανόνες για τη συμπλήρωση του ταξιδιωτικού ημερολογίου φορτωτικών
Για τον έλεγχο της κίνησης των φορτωτικών που εκδίδονται σε οδηγούς του οργανισμού, η διοίκηση ή ένας λογιστής πρέπει να τηρεί ειδικό ημερολόγιο στο οποίο θα καταγράφονται όλα τα εκδοθέντα έγγραφα.
Το εξώφυλλο του περιοδικού πρέπει να συμπληρωθεί σύμφωνα με το Έντυπο Νο 8. Περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας, τους κωδικούς εντύπων και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της λογιστικής ή την περίοδο για την οποία υποβάλλετε αναφορά.
Δεν υπάρχει σφραγίδα στο εξώφυλλο. Τοποθετείται στο τέλος του εγγράφου, στερεώνοντας και επιβεβαιώνοντας όλες τις καταχωρήσεις.
Μετά τον τίτλο του εγγράφου, πρέπει να καταρτιστεί ένας πίνακας 9 κεφαλαίων. Παρεμπιπτόντως, ένας επαγγελματίας λογιστής γνωρίζει ότι ένα λογιστικό περιοδικό μπορεί να κρατηθεί στο πρόγραμμα 1C: Enterprise. Η εισαγωγή καταχωρήσεων στη βάση δεδομένων δεν είναι δύσκολη. Αλλά υπάρχει ένα πράγμα: το αρχείο καταγραφής πρέπει να εκτυπωθεί έτσι ώστε ο οδηγός, ο αποστολέας και ο λογιστής να μπορούν να υπογράψουν.
Το περιοδικό μπορεί να εκδοθεί για οποιαδήποτε περίοδο – όχι περισσότερο από 1 έτος. Εάν η εταιρεία σας πραγματοποιεί επαρκή αριθμό μετακινήσεων ανά μήνα, τότε είναι προτιμότερο να δημιουργείτε μηνιαία νέο περιοδικό. Όταν κλείνετε το έγγραφο, θα πρέπει να ελέγξετε όλα τα δεδομένα με τις φορτωτικές και να βάλετε σφραγίδα και υπογραφή του επικεφαλής της εταιρείας. Εάν ο οργανισμός έχει μόνο μερικά ταξίδια το χρόνο, τότε η παρακολούθηση μπορεί να πραγματοποιηθεί ετησίως.
Κατεβάστε τη φόρμα της φόρμας σελίδας καταγραφής ταξιδιού σε μορφή Excel
Δείγμα, έντυπο φορτωτικής επιβατικού αυτοκινήτου - έντυπο Νο 3
Κατεβάστε το έντυπο φορτωτικής επιβατικού αυτοκινήτου, έντυπο Νο 3 σε μορφή Word
Φορτωτική για ειδικό όχημα - δείγμα και έντυπο έντυπου Νο 3 ειδικό
Κατεβάστε το έντυπο της φορτωτικής για ειδικό όχημα, έντυπο Νο 3, ειδικό σε μορφή Excel
Δείγμα και έντυπο φορτωτικής αυτοκινήτου ταξί - έντυπο Νο 4
Κατεβάστε το έντυπο φορτωτικής αυτοκινήτου ταξί, έντυπο Νο 4 σε μορφή Word
Φορτωτική για φορτηγό - δείγμα και έντυπο Νο 4 Γ
Το 2017, από πού μπορώ να κατεβάσω την τρέχουσα φόρμα για το ταξιδιωτικό ημερολόγιο φορτωτικών σύμφωνα με το Έντυπο Νο. 8; Έχει αλλάξει η μορφή αυτού του περιοδικού; Ακολουθεί μια τρέχουσα φόρμα και δείγμα για τη συμπλήρωση του περιοδικού για το 2017.
Είναι απαραίτητο να κρατάτε ημερολόγιο;
Εταιρείες μεταφορών αυτοκινήτων, καθώς και άλλοι οργανισμοί και μεμονωμένοι επιχειρηματίες που δραστηριοποιούνται μηχανοκίνητα οχήματα, τα έξοδα πχ για βενζίνη πρέπει να τεκμηριώνονται με δικαιολογητικά. Τα κύρια πρωτογενή λογιστικά έγγραφα που καθορίζουν τους δείκτες απόδοσης των οχημάτων είναι οι φορτωτικές. Τα φορτωτικά χρησιμοποιούνται επίσης για τον υπολογισμό των μισθών των οδηγών και την πραγματοποίηση πληρωμών για τη μεταφορά φορτίου. Εκ. " ".
Λάβετε υπόψη ότι εάν παρέχετε υπηρεσίες βάσει χωριστών συμβάσεων μεταφοράς, τότε κατόπιν αιτήματος του Υπουργείου Μεταφορών πρέπει να τηρείτε αρχείο καταγραφής φορτωτικών. Για παράδειγμα, σύμφωνα με το ενιαίο έντυπο Νο 8. Αυτό προβλέπεται στην παράγραφο 18<Обязательных реквизитов>, εγκρίθηκε Διάταγμα του Υπουργείου Μεταφορών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 18ης Σεπτεμβρίου 2008 N 152.
Εάν δεν συμμετέχετε σε πληρωμένες μεταφορές και, για παράδειγμα, παραλαμβάνετε εμπορεύματα από τον πωλητή με δικό σας μεταφορικό, τότε δεν απαιτείται να τηρείτε αρχείο καταγραφής. Ωστόσο, αξίζει να αναγνωρίσουμε ότι το περιοδικό είναι βολικό για εσωτερικό έλεγχο της κίνησης των φύλλων. Μπορείτε πάντα να προσδιορίσετε σε ποιον και ποια φορτωτική εκδόθηκε και αν υποβλήθηκε έγκαιρα στο λογιστήριο. Αυτό είναι σημαντικό για τον έγκαιρο υπολογισμό και καταγραφή του κόστους καυσίμων και λιπαντικών, ιδίως το 2017.
Το περιοδικό έχει σχεδιαστεί για να παρακολουθεί την κίνηση των φορτωτικών. Χρησιμοποιώντας το, μπορείτε να παρακολουθείτε σε ποιους από τους οδηγούς εκδόθηκαν οι φορτωτικές και πότε, και αν τις υπέβαλαν έγκαιρα στο λογιστήριο.
Μορφή περιοδικού: δική ή κρατική
Για τον έλεγχο της κίνησης των εκδοθέντων φορτωτικών, ένας οργανισμός μπορεί να τηρεί αρχείο καταγραφής της κίνησης των φορτωτικών στο Έντυπο 8, εγκεκριμένο με Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 28ης Νοεμβρίου 1997 αρ. 78. Ωστόσο, θα θέλαμε να τονίζουν ότι από την 1η Ιανουαρίου 2013, σε σχέση με την έναρξη ισχύος του ομοσπονδιακού νόμου «Σχετικά με τη λογιστική» της 6ης Δεκεμβρίου 2011 No. 402-FZ, το ενοποιημένο έντυπο δεν είναι πλέον υποχρεωτικό.
Ένας οργανισμός ή ένας μεμονωμένος επιχειρηματίας έχει το δικαίωμα να αναπτύξει το δικό του έντυπο περιοδικού ή να συμπληρώσει το ενιαίο έντυπο με τις απαραίτητες πληροφορίες, υπό την προϋπόθεση ότι διατηρούνται απαραίτητα όλα τα σημεία του ενιαίου εντύπου.
Κατά κανόνα, το περιοδικό εκδίδεται για περίοδο όχι μεγαλύτερη από 1 έτος, αλλά εάν είναι απαραίτητο, αυτή η περίοδος μπορεί να μειωθεί σε 1 μήνα. Το ημερολόγιο φορτωτικής είναι ένα πρωτεύον έγγραφο και η περίοδος αποθήκευσής του είναι τουλάχιστον 5 χρόνια.
Παράδειγμα αρχείου καταγραφής
Ας περάσουμε στα έγγραφα και τα παραδείγματα. Αρχικά, μπορείτε να μετακινήσετε τις φορτωτικές Νο. 8.
Ο αλγόριθμος για τη συμπλήρωση του περιοδικού είναι απλός και συνοψίζεται στα εξής: πληροφορίες για όλες τις φορτωτικές που εκδίδονται από τον οργανισμό εισάγονται στο ημερολόγιο για την καταγραφή της έκδοσης φορτωτικών. Δεν υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτή την περίπτωση. Το περιοδικό έχει συνεχή αρίθμηση και τηρείται με χρονολογική σειρά. Αφού συμπληρωθεί πλήρως το ημερολόγιο, ράβεται, σφραγίζεται και υπογράφεται από τον διευθυντή.
Διατήρηση σε σε ηλεκτρονική μορφή
Δεν υπάρχουν απαγορεύσεις στη νομοθεσία για την τήρηση ημερολογίου κίνησης φορτωτικών σε ηλεκτρονική μορφή. Μπορείτε να κρατήσετε ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο σε οποιαδήποτε βολική μορφή: σε Excel, 1C, πρόγραμμα cloud κ.λπ. Είναι επιθυμητό αυτό το περιοδικό, εάν είναι απαραίτητο, να μπορεί να τυπωθεί.
- την ημερομηνία έκδοσης της φορτωτικής στον οδηγό·
- την ημερομηνία αποδοχής της φορτωτικής από τον οδηγό·
- κατά την ημερομηνία υποβολής της φορτωτικής στο λογιστήριο.