Κάθε επιχείρηση πρέπει να τηρεί αρχεία των ωρών εργασίας - για να καταγράφει τις ημέρες εργασίας, τις διακοπές, τις ημέρες ασθενείας, τα επαγγελματικά ταξίδια και άλλες αποκλίσεις από την τυπική εργάσιμη ημέρα. Για το σκοπό αυτό αναπτύχθηκε ενοποιημένες μορφέςέγγραφο - φύλλο χρόνου. Για δημόσιους φορείςπαρέχεται ξεχωριστό έντυπο του φύλλου χρόνου σύμφωνα με το OKUD 0504421.
Μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν τη φόρμα αυτής της φόρμας σε μορφή excel και δείγμα συμπλήρωσης της φόρμας 0504421 στο κάτω μέρος του κειμένου του άρθρου.
Άλλοι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα από τα υπάρχοντα έντυπα για λογιστική - T-12 ή T-13. Η διαδικασία για τη συμπλήρωση της φόρμας T-13 μπορεί να προβληθεί και να ληφθεί ως δείγμα συμπλήρωσης του φύλλου χρόνου.
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά συμπλήρωσης του φύλλου χρόνου 0504421 για κρατικούς φορείς. Διακριτικό χαρακτηριστικόείναι ότι στα έντυπα 0504421 καταχωρούνται μόνο αποκλίσεις, δηλαδή όλες εκείνες οι περιπτώσεις που ο εργαζόμενος απουσίαζε από την εργασία του για οποιοδήποτε λόγο (έγκυρο ή μη).
Οι απουσίες εγγράφονται πίνακας τμήμαυπολογιστικό φύλλο καθ' όλη τη διάρκεια του μήνα. Κάθε εγγραφή γίνεται με βάση το σχετικό έγγραφο - αυτό μπορεί να είναι εντολή αποστολής σε επαγγελματικό ταξίδι, χορήγηση άδειας, πιστοποιητικό ανικανότητας προς εργασία, παραπομπές για υπερωριακή εργασία, ρούχα. Εάν ένας υπάλληλος απουσιάζει χωρίς βάσιμο λόγο, τότε η απουσία καταγράφεται βάσει πράξης.
Η συμπλήρωση του φύλλου χρόνου 0504421 είναι δυνατή για τμήματα, τμήματα ή για ολόκληρο το ίδρυμα συνολικά.
Στο τέλος του μήνα, το συμπληρωμένο έντυπο μεταφέρεται στο λογιστήριο, το οποίο εκτελεί τον υπολογισμό μισθοί. Μαζί με το φύλλο χρόνου διαβιβάζονται και όλα τα δικαιολογητικά που επιβεβαιώνουν τις ώρες εργασίας που αναφέρονται στις αποκλίσεις.
Συμπλήρωση του φύλλου χρόνου σύμφωνα με το OKUD 0504421
Για τη συμπλήρωση του φύλλου χρόνου, χρησιμοποιούνται κωδικοί γραμμάτων, μπορείτε να τους βρείτε στο εξώφυλλο της φόρμας 0504421.
Στην ενότητα του πίνακα, απέναντι από το επίθετο του υπαλλήλου, τοποθετείται αλφαβητικός κωδικός απόρριψης εάν συντρέχουν λόγοι. Δεν είναι απαραίτητο να φτιάξεις εμφανίσεις και ρεπό. Εκτός από τον κωδικό, ορίζεται και ο αριθμός των ωρών που αντιστοιχούν σε αυτόν τον κωδικό.
Εάν καταστεί απαραίτητο να σημειωθούν περισσότερες από μία αποκλίσεις την ίδια ημέρα, τότε ισχύει ο ακόλουθος κανόνας - εάν υπάρχουν δύο αποκλίσεις, τότε υποδεικνύονται μέσω κλάσματος, εάν περισσότερες από δύο, τότε συμπληρώνεται μια νέα γραμμή για τον ίδιο υπάλληλο .
Οι σελίδες για την ένδειξη των δεδουλευμένων που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό των μισθών συμπληρώνονται από το λογιστήριο αφού ο υπεύθυνος για την τήρηση του φύλλου χρόνου το μεταφέρει στο λογιστήριο στο τέλος του μήνα.
Οποιεσδήποτε επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την εργασία του μισθωμένου προσωπικού πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις ώρες εργασίας των εργαζομένων. Σε αυτή τη βάση, το λογιστήριο υπολογίζει τον μισθό και τις παροχές τους. Ο χρόνος εργασίας αντικατοπτρίζεται σε ένα ειδικό έγγραφο - το φύλλο χρόνου. Θα σας πούμε ποιες είναι οι αποχρώσεις σχετικά με τη συντήρησή του και πώς να το συμπληρώσετε σωστά.
Το φύλλο χρόνου είναι ένας από τους τύπους πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης που καταγράφει:
- τον τύπο του χρόνου εκτέλεσης των εργασιακών λειτουργιών που εκτελεί ο εργαζόμενος·
- τη διάρκειά του (σε ώρες και ημέρες).
Λειτουργίες φύλλου χρόνου:
- σημείωση σχετικά με την πραγματική απασχόληση του εργαζομένου για κάθε τύπο χρόνου εργασίας·
- έλεγχος προσωπικού·
- επαρκή μισθοδοσία και ορισμένα οφέλη·
- αποδεικτικά ανάλογα εργατικές διαφορές;
- υπολογισμός επεξεργασίας·
- λόγοι για τη νομιμότητα της απόλυσης λόγω απουσίας ·
- φορολογική αιτιολόγηση των δαπανών του ταμείου μισθοδοσίας·
- βάση αναφοράς στις ρυθμιστικές αρχές.
Μπορεί μια LLC ή ένας μεμονωμένος επιχειρηματίας να εργαστεί χωρίς χρονοδιάγραμμα
Ο νόμος απαιτεί από τους εργοδότες να τηρούν ένα τέτοιο φύλλο χρόνου, ανεξάρτητα από το νομική μορφήτις οργανώσεις τους. Εάν η εταιρεία απασχολεί υπαλλήλους, πρέπει να πληρώσουν μισθό, από τον οποίο αφαιρούνται φόροι στον προϋπολογισμό. Για να ελέγξει την εγκυρότητα του υπολογισμού των μισθών, η εφορία θα ενδιαφέρεται για τη διαθεσιμότητα αυτού του παραστατικού και του περιεχομένου του.
Εάν οι εργαζόμενοι εργάζονται σε μια LLC ή σε μεμονωμένο επιχειρηματία και το φύλλο χρόνου δεν έχει συμπληρωθεί ή περιέχει σφάλματα, η φορολογική αρχή μπορεί να αναγνωρίσει το κόστος των μισθών τους ως τεκμηριωμένο παράλογο. Αυτό σημαίνει ότι αυτές οι δαπάνες του εργοδότη δεν θα μειώσουν τη βάση του φόρου εισοδήματος.
Σπουδαίος!Εργοδότης που δεν έχει φροντίσει να λογιστικοποιεί τις ώρες εργασίας ή να τηρεί δελτίο χρόνου με παραβάσεις απειλείται με κυρώσεις από τις ελεγκτικές αρχές. Ένας διευθυντής μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο 1.000–5.000 ρούβλια και σε οργανισμούς μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο έως και 50.000 ρούβλια. (Άρθρο 52.7 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Πώς υπολογίζονται οι ώρες εργασίας ενός εργαζομένου
Χρόνος εργασίας είναι η περίοδος της ημέρας ή της νύχτας κατά την οποία ο εργαζόμενος υποχρεούται να εκτελεί τα εργασιακά του καθήκοντα ή ο χρόνος που ισοδυναμεί με εκείνον της αμοιβής. Η διάρκεια αυτής της περιόδου (εργάσιμη ημέρα ή βάρδια) και η κανονικότητα της επανάληψής της (τρόπος λειτουργίας ή πρόγραμμα) πρέπει να καθορίζονται στη σύμβαση εργασίας ως όροι εργασίας.
Στο φύλλο χρόνου, διάφορα είδη χρόνου που σχετίζονται με εργατικές λειτουργίες:
- την ημέρα?
- Νύχτα;
- τα Σαββατοκύριακα και διακοπές;
- στο περασμα του χρονου;
- παρακολουθώ;
- προχωρημένη εκπαίδευση εκτός παραγωγής·
- πληρωμενες διακοπες;
- αναρρωτική άδεια;
- αναγκαστική απουσία·
- απεργία;
- απλές κτλ.
Αρχές διατήρησης φύλλου χρόνου
Ο χρονομέτρης υποχρεούται να συμμορφώνεται με τους νομοθετικά θεσπισμένους κανόνες, καθώς και με τους κανονισμούς που κατοχυρώνονται σε εσωτερικούς κανονισμούς. Κανονισμοίεπιχειρήσεις:
- Αυτό το έγγραφομπορεί να διεξαχθεί για κάθε μονάδα ξεχωριστά ή για ολόκληρο τον οργανισμό.
- Ο αριθμός των ωρών που δούλεψε ο εργαζόμενος για κάθε τύπο χρόνου εργασίας καταχωρείται στο φύλλο χρόνου σύμφωνα με τον εκχωρημένο κωδικό.
- Εκτός από το χρόνο απασχόλησης, σημειώνεται και ο αριθμός των ωρών που ο εργαζόμενος δεν έκανε δουλειά, αν και έπρεπε να την είχε κάνει (απουσία, απεργίες, διακοπές).
- Οι εργαζόμενοι περιλαμβάνονται στο χρονοδιάγραμμα ή εξαιρούνται από αυτό μετά την εκτέλεση των σχετικών τεκμηρίωση προσωπικού- εντολή για απασχόληση ή απόλυση, σύμβαση εργασίας.
- Όταν ένας νέος υπάλληλος συμπεριλαμβάνεται στο φύλλο χρόνου, λαμβάνει έναν αριθμό προσωπικού, ο οποίος είναι μοναδικός και θα γίνει ο κωδικός του στην τεκμηρίωση προσωπικού. Ο αριθμός θα είναι σχετικός καθ' όλη τη διάρκεια της εργασίας για αυτόν τον εργοδότη. Από αλλαγή θέσης, ο αριθμός προσωπικού δεν αλλάζει. Μετά την απόλυση, ο ίδιος αριθμός δεν πρέπει να εκχωρηθεί σε κανέναν για 3 χρόνια.
- Απαγορεύεται αυστηρά η συμπλήρωση του φύλλου χρόνου εκ των προτέρων - η ώρα αντικατοπτρίζεται στο έγγραφο. όντως έγινε.
Είναι νόμιμη η χρήση ηλεκτρονικών συστημάτων ελέγχου;
Πολλοί οργανισμοί, ιδιαίτερα πολλοί, χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά συστήματαέλεγχος ή/και επίβλεψη των εργαζομένων. Διάφορες λειτουργίες αυτών των συστημάτων σάς επιτρέπουν να καταγράφετε την ώρα άφιξης και αναχώρησης των εργαζομένων, ορισμένοι - τις μετακινήσεις τους στην επικράτεια, μερικές φορές - τα επαγγέλματά τους στο χώρο εργασίας.
Η βάση για τον καθορισμό της παρουσίας ενός υπαλλήλου στην εργασία μπορεί να είναι η εγγραφή του σύμφωνα με διάφορους δείκτες που προβλέπονται από ένα ή άλλο σύστημα λογιστικής και ελέγχου:
- Παρουσίαση ηλεκτρονικών καρτών
- ανάγνωση δακτυλικών αποτυπωμάτων?
- σάρωση αμφιβληστροειδούς?
- εγγραφή βίντεο με χρήση κάμερας κ.λπ.
Οι διακοπές έπεσαν στην ώρα των διακοπών
Εάν ένας παραθεριστής είχε ημέρες κατά τη διάρκεια των διακοπών του που άλλοι υπάλληλοι είχαν μη εργάσιμες ημέρες λόγω αργιών, ο χρονομέτρης βάζει το γράμμα Β («Ημέρα άδειας») στα αντίστοιχα κελιά. Αυτές οι μέρες δεν περιλαμβάνονται στον χρόνο των διακοπών. Τα συνηθισμένα Σαββατοκύριακα (όχι αργίες) σημειώνονται με τα γράμματα OT («Διακοπές»), αφού λαμβάνονται υπόψη στον αριθμό των ημερών διακοπών.
Ο υπάλληλος αρρωσταίνει ενώ βρίσκεται σε διακοπές
Ο Κώδικας Εργασίας σάς επιτρέπει να παρατείνετε την άδεια για την περίοδο αναγκαστικής αναπηρίας ή να μεταφέρετε αυτές τις ημέρες σε άλλη στιγμή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να εισάγετε με ακρίβεια τις ονομασίες στο δελτίο αναφοράς, πόσες ημέρες στις διακοπές ήταν άρρωστος ο υπάλληλος. Φυσικά, η ασθένεια πρέπει να τεκμηριώνεται με φυλλάδιο.
Ο χρονομέτρης μετρά πόσες ημέρες ο εργαζόμενος ξεκουράστηκε υγιής και τις σημειώνει με τον κωδικό OT («Διακοπές»). Στη συνέχεια οι ημερομηνίες για τις οποίες εκδόθηκε αναρρωτική άδεια, αντίστοιχα, φέρουν την ένδειξη "B". Εάν η άδεια μετά την ασθένεια συνεχίστηκε, αυτές οι ημέρες φέρουν και πάλι την ένδειξη «ΑΠΟ», καθώς και ο χρόνος για τον οποίο παρατάθηκε ή μεταφέρθηκε σε αποζημίωση αναρρωτικής άδειας.
Το επαγγελματικό ταξίδι έπεσε το Σαββατοκύριακο
Εάν ένας υπάλληλος αναγκαστεί να περάσει το Σαββατοκύριακο μέσα επαγγελματικό ταξίδι, αυτό δημιουργεί δυσκολίες στον πίνακα. Οι ημερομηνίες καταναγκαστικής εργασίας που έπεσαν το Σαββατοκύριακο, κατά τη συμπλήρωση του φύλλου ώρας, δεν υποδεικνύονται με το γράμμα Β («Ημέρα άδειας»), αλλά με τον κωδικό Κ («Επαγγελματικό ταξίδι»), ανεξάρτητα από το αν η επιχείρηση Το ταξίδι ήταν απασχολημένο εκείνη την ημέρα ή ξεκούρασε.
Η μορφή του φύλλου χρόνου με τη μορφή Τ-12 και Τ-13
Πρόγραμμα - έγγραφο προσωπικού, που αντικατοπτρίζει την παρουσία / απουσία εργαζομένων στους χώρους εργασίας τους. Εάν ο εργαζόμενος δεν εμφανίστηκε στην εργασία του, αναφέρεται ο λόγος της απουσίας. Επιπλέον, στο φύλλο χρόνου καταχωρούνται πληροφορίες σχετικά με τον συνολικό αριθμό ημερών και ωρών εργασίας ανά μήνα.
Για τους σκοπούς αυτούς, χρησιμοποιείται ένα έντυπο με τη μορφή T-12 ή T-13. Το τελευταίο θα θεωρηθεί ως παράδειγμα.
Γνώμη ειδικού
Μαρία Μπογκντάνοβα
Περισσότερα από 6 χρόνια εμπειρία Εξειδίκευση: δίκαιο συμβάσεων, εργατικό δίκαιο, σωστά κοινωνική ασφάλιση, δίκαιο πνευματικής ιδιοκτησίας, πολιτική δικονομία, προστασία των δικαιωμάτων ανηλίκων, νομική ψυχολογία
Η υποχρέωση του εργοδότη να παρακολουθεί το χρόνο κατοχυρώθηκε ακόμη και σε νομοθετικό επίπεδο - στο άρθρο 91 Κώδικας Εργασίας RF "Η έννοια του χρόνου εργασίας". Το 2019, όπως και πριν, θα είναι δυνατό να προχωρήσετε με 2 τρόπους: να συντάξετε ένα έγγραφο μόνοι σας με βάση τα διαθέσιμα δείγματα ή να χρησιμοποιήσετε το ενοποιημένο έντυπο, το οποίο εγκρίθηκε με το Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 01/05/2004 Αρ. 1. Για τα δημοσιονομικά κρατικά (δημοτικά) ιδρύματα, υπάρχει μια μορφή δελτίου έκθεσης, εγκεκριμένη με εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 30 Μαρτίου 2015 Αρ. 52n.
Το 2019, η ημερολογιακή περίοδος για την τήρηση φύλλων χρόνου δεν θα αλλάξει, θα είναι 5 χρόνια για τις απλές εταιρείες και εταιρίες και έως και 75 χρόνια για τις βιομηχανίες που βρίσκονται στο βορρά ή δυνητικά αυξημένος κίνδυνος(βαριές, επιβλαβείς και άλλες επιχειρήσεις).
Δεν συνιστάται να κλείσετε το φύλλο χρόνου νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα λίγες ημέρες πριν από το τέλος του μήνα χρέωσης. Αν και αυτό συμβαίνει συχνά. Για παράδειγμα, το ωράριο υπογράφεται στις 27 και σε όλους τους εργαζόμενους δίνονται εργάσιμες ημέρες από την 27η έως την 30η (31η). Ως αποτέλεσμα, εάν ένας υπάλληλος αρρωστήσει, κάνει διακοπές με δικά του έξοδα κ.λπ., μπορεί να αποδειχθεί ότι του πληρώθηκαν «έξτρα» μισθοί. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να αφαιρεθεί από τα δεδουλευμένα του επόμενου μήνα ως ακατέργαστη προκαταβολή που εκδίδεται στον εργαζόμενο για μισθούς (μέρος 2 του άρθρου 137 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Συμπλήρωση της φόρμας Τ-13
Ο πίνακας μπορεί να συμπληρωθεί με 2 τρόπους:
Καταγράψτε όλες τις παρουσίες και τις απουσίες από την εργασία κάθε μέρα (αναλύονται παρακάτω)
Σημειώστε μόνο απουσίες, καθυστερήσεις και άλλες «παραβιάσεις» της εργάσιμης ημέρας
Στο επάνω μέρος της φόρμας αναφέρουμε το όνομα του οργανισμού ή του μεμονωμένου επιχειρηματία, τον αριθμό του εγγράφου και την ημερομηνία σύνταξής του.
Στήλη «Κωδικός ΟΚΠΟ».Ο κωδικός OKPO υποδεικνύεται σύμφωνα με τα δεδομένα στην ειδοποίηση από τη Rosstat.
Στήλη "Περίοδος αναφοράς".Καθορίστε τη χρονική περίοδο για την οποία συντάσσεται το έγγραφο (συνήθως ένας μήνας).
Στήλες 2 και 3.Όνομα, θέση και αριθμός προσωπικού του υπαλλήλου.
Στήλη 4.Όλες οι εμφανίσεις και οι απουσίες καταγράφονται. Στον καθένα ημερολογιακή ημέρααντιστοιχεί σε ένα ξεχωριστό κελί που αποτελείται από δύο κελιά. Το επάνω κελί υποδεικνύει τον κωδικό γράμματος και το κάτω κελί υποδεικνύει τον αριθμό των ωρών εργασίας εκείνης της ημέρας ή αυτό το κελί μπορεί να μείνει κενό, με την προϋπόθεση ότι ο χρόνος εργασίας καταγράφεται σε ημέρες.
Όλες οι ονομασίες κωδικών (αλφαβητική και ψηφιακή) υποδεικνύονται στη φόρμα στο έντυπο T-12, οι ακόλουθοι κωδικοί χρησιμοποιούνται περισσότερο:
Είμαι εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης
Β - Σαββατοκύριακο ή αργία
K - επαγγελματικό ταξίδι
Β - προσωρινή αναπηρία (αναρρωτική άδεια)
ΟΤ - βασική άδεια μετ' αποδοχών
Μετρήστε 5.Το επάνω κελί υποδεικνύει τον αριθμό των ημερών εργασίας για κάθε μισό του μήνα. Στο κάτω μέρος - ο αριθμός των ωρών εργασίας για την ίδια περίοδο.
Μετρήστε 6.Υποδεικνύονται δεδομένα για ολόκληρο τον μήνα: το επάνω κελί είναι ο αριθμός των ημερών εργασίας, το κάτω κελί είναι ο αριθμός των ωρών εργασίας.
Στήλη 7-9.Δώστε πληροφορίες για τη μισθοδοσία. Εάν χρησιμοποιήθηκε ένας τύπος αμοιβής για όλους τους υπαλλήλους, τότε στην κεφαλίδα του πίνακα βρίσκουμε δύο στήλες: "Τύπος κωδικού πληρωμής" και "Αντίστοιχος λογαριασμός" - και συμπληρώστε τα με τα κατάλληλα δεδομένα.
Σε αυτήν την περίπτωση, οι κάτω στήλες 7 και 8 παραμένουν κενές. Συμπληρώνονται μόνο 9 στήλες. Και αν χρησιμοποιήθηκαν διάφοροι τύποι μισθών, τότε συμπληρώνουμε τις στήλες 7,8,9 και δεν αγγίζουμε τις στήλες στην κεφαλίδα του πίνακα.
Στήλη 7(αν είναι απαραίτητο). Κωδικός τύπου πληρωμής. Διατίθεται πλήρης λίστα κωδικών. Το δείγμα χρησιμοποιεί: 2000 - πληρωμή εργατικών δασμών (μισθός) και 2012 - αποδοχές αδειών
Στήλη 8.Ο αντίστοιχος λογαριασμός υποδεικνύεται σύμφωνα με το λογιστικό σχέδιο.
Στήλη 9.Ο αριθμός των ημερών και ωρών εργασίας ανά μήνα που αντιστοιχούν σε αυτόν τον τύπο πληρωμής.
Στήλες 10, 11, 12, 13.Προσδιορίστε στοιχεία για τους λόγους απουσίας και καθυστέρησης των εργαζομένων (κωδικός και αριθμός ημερών, ώρες απουσίας του εργαζομένου στο χώρο εργασίας).
- Εικόνα 1 (κάντε κλικ για μεγέθυνση) -
Ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρο 91) ορίζει την υποχρέωση του εργοδότη να τηρεί αρχεία του χρόνου εργασίας των εργαζομένων. Για αυτό, παρέχονται ενιαία έντυπα του φύλλου χρόνου για το 2019 (TURV), εγκεκριμένα με το Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της 01/05/2004 Αρ. 1. Η χρήση αυτών των εντύπων δεν είναι υποχρεωτική, επομένως ο εργοδότης μπορεί να αναπτύξει τη δική του. Το έντυπο αρ. Τ-13 χρησιμοποιείται συχνότερα, καθώς χρησιμοποιείται στην αυτοματοποιημένη επεξεργασία των διαπιστευτηρίων. Ακολουθεί η φόρμα του φύλλου χρόνου για το 2019.
Η εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 30 Μαρτίου 2015 αριθ. 52n ενέκρινε το έντυπο OKUD 0504421 για χρήση από τις δημόσιες αρχές ( κρατικούς φορείς), όργανα τοπική κυβέρνηση, κρατικές αρχές κονδύλια εκτός προϋπολογισμού, κρατικοί (δημοτικοί) φορείς. Με την ίδια διάταξη ορίζεται η διαδικασία συμπλήρωσης και εφαρμογής του. Σας προσφέρουμε να επιλέξετε το κατάλληλο και να κατεβάσετε το φύλλο χρόνου (απλή φόρμα).
Έντυπο Τ-12
Έντυπο Τ-13
Έντυπο OKUD 0504421
Πώς να καταγράψετε τις ώρες εργασίας
Σε οποιαδήποτε διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, ανεξάρτητα από τους καθορισμένους τρόπους λειτουργίας, ώρα εργασίαςμπορεί να απεικονιστεί στον λογιστικό πίνακα με δύο τρόπους:
- τη μέθοδο της συνεχούς εγγραφής παρουσίας και απουσίας από την εργασία·
- καταγράφοντας μόνο αποκλίσεις (απουσίες, υπερωρίες κ.λπ.).
Εάν η διάρκεια της εργάσιμης ημέρας (βάρδια) είναι αμετάβλητη, μπορούν να καταγραφούν μόνο αποκλίσεις, καθώς οι όροι της σύμβασης εργασίας ή οι κανόνες της εσωτερικής πρόγραμμα εργασίαςκαθορίζεται ο αριθμός των ωρών εργασίας για κάθε ημέρα εργασίας.
Στην περίπτωση που ο αριθμός των ωρών εργασίας σε διαφορετικές ημέρες (βάρδιες) μπορεί να είναι διαφορετικός, για παράδειγμα, όταν ο συνολικός υπολογισμός των ωρών εργασίας, θα πρέπει να χρησιμοποιείται η μέθοδος συνεχούς εγγραφής. Αυτό θα επιτρέψει, μετά το τέλος της λογιστικής περιόδου, να εντοπιστούν πιθανές υπερωρία, καθώς και να προσαρμόσει την περαιτέρω εμπλοκή του εργαζομένου για εργασία εντός του καθιερωμένου κανόνα για αυτήν την κατηγορία ωρών εργασίας.
Σημειώνει στο φύλλο χρόνου για τους λόγους απουσίας, εργασία στη λειτουργία μερικής απασχόλησηςή με πρωτοβουλία εργαζομένου ή εργοδότη, οι μειωμένες ώρες εργασίας κ.λπ. γίνονται βάσει εγγράφων που έχουν εκτελεστεί σωστά (πιστοποιητικό ανικανότητας προς εργασία, πιστοποιητικό εκπλήρωσης κρατικών ή δημοσίων καθηκόντων, γραπτή προειδοποίηση για διακοπές, δήλωση μερικής απασχόλησης, έγγραφη συγκατάθεση του εργαζομένου σε περιπτώσεις που ορίζεται από το νόμο κ.λπ.).
Πώς να συμπληρώσετε ένα ημερολόγιο (φύλλο) ωρών εργασίας για το 2019
Κατά τη μεταγλώττιση, πρέπει να καθοδηγηθείτε από τις Οδηγίες χρήσης και συμπλήρωσης εντύπων του πρωτεύοντος λογιστική τεκμηρίωσησχετικά με τη λογιστική της εργασίας και την πληρωμή της, που εγκρίθηκε με το Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσίας της 05.01.2004 Νο. 1 (εφεξής οι Οδηγίες). Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιούνται. Έτσι, όταν αντικατοπτρίζεται ο αριθμός των ωρών εργασίας, ένας αλφαβητικός (Y) ή ένας αριθμητικός κωδικός (01) τοποθετείται απέναντι από το επίθετο του υπαλλήλου και η διάρκεια της εργασίας υποδεικνύεται στις κάτω γραμμές. Εάν η εργασία σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα πέφτει τη νύχτα, τότε μπορείτε να συμπληρώσετε τη φόρμα με στήλες για να υποδείξετε τις απαραίτητες λεπτομέρειες.
Δείγμα συμπλήρωσης της φόρμας OKUD 0504421
Ποιος συμπληρώνει το φύλλο χρόνου
Το φύλλο χρόνου, το κενό έντυπο του οποίου μπορείτε να κατεβάσετε παραπάνω, συμπληρώνεται από εξουσιοδοτημένο άτομο. Εάν το TURV για κάθε τμήμα του οργανισμού διεξάγεται χωριστά, τότε συνιστάται κατά το διορισμό υπεύθυνο άτομοεκδίδει εντολή που αναφέρει τη θέση, το επώνυμο, το όνομα, το πατρώνυμο του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για τη σύνταξη του φύλλου χρόνου για κάθε δομική μονάδα και του προσώπου που τον αντικαθιστά κατά την απουσία του.
Δείγμα εντολής για τον ορισμό υπευθύνου
Σαββατοκύριακα και αργίες στον απολογισμό του 2019
Αποτυπώνονται σύμφωνα με, το οποίο λαμβάνει υπόψη όλες τις καθιερωμένες αργίες και τις μεταβιβάσεις τους σύμφωνα με Κυβερνητικά Διατάγματα. Οι ημέρες άδειας για διαφορετικές κατηγορίες εργαζομένων ποικίλλουν ανάλογα με το πρόγραμμα εργασίας που τους έχει οριστεί. Ο λογιστικός κωδικός διακοπών στο έγγραφο μπορεί να είναι διαφορετικός. Εξαρτάται από το πώς πληρώνει ο οργανισμός για αυτές τις μέρες και σε ποια βάση παρέχονται.
Μια ημέρα άδειας σύμφωνα με το πρόγραμμα του εργαζομένου υποδεικνύεται με αλφαβητικό (Β) ή αριθμητικό (26) κωδικό. Δεν επηρεάζει τον μισθό.
Εάν, με πρωτοβουλία της εταιρείας, οι εργαζόμενοι λάβουν μια επιπλέον ημέρα άδειας και η εταιρεία μειώσει το ποσοστό εργασίας τους ανά μήνα, τότε οι εργαζόμενοι λαμβάνουν πλήρη μισθό και αυτές οι ημέρες δεν πληρώνονται από την εταιρεία. Για τέτοιες ημέρες, η κάρτα αναφοράς παρέχει έναν αλφαβητικό (Β) ή αριθμητικό (26) κωδικό.
Μια άλλη περίπτωση καθιέρωσης μιας επιπλέον ημέρας άδειας από μια εταιρεία είναι όταν οι εργαζόμενοι πηγαίνουν ρεπό και η εταιρεία πληρώνει αυτές τις ημέρες σύμφωνα με τον μέσο όρο. Αποδεικνύεται ότι για τις ημέρες εργασίας, οι εργαζόμενοι λαμβάνουν μισθό και για πρόσθετες ημέρες άδειας - ο μέσος μισθός. Για μια τέτοια περίπτωση, η κάρτα αναφοράς παρέχει έναν αλφαβητικό (OB) ή ψηφιακό (27) κωδικό.
Περίοδος διατήρησης του φύλλου χρόνου
Ένας τέτοιος λογιστικός πίνακας είναι ένα έγγραφο προσωπικού που σχετίζεται με την οργάνωση της εργασίας, για το οποίο το άρθρο. 22.1 του Νόμου περί αρχειοθέτησησειρά ειδικός όροςαποθήκευση, συγκεκριμένα:
- πέντε έτη από το τέλος του έτους κατά το οποίο συντάχθηκε, εάν το χρονοδιάγραμμα λάμβανε υπόψη την εργασία που έγινε μόνο από εκείνους τους εργαζόμενους που εργάζονται υπό κανονικές συνθήκες εργασίας·
- 50 έτη από την ημερομηνία κατάρτισης του TDT, εάν έλαβε υπόψη την εργασία των εργαζομένων που ασχολούνται με επικίνδυνες ή επικίνδυνες εργασίες.
Λογιστική και φορολογία
Με βάση τα στοιχεία του πίνακα, το λογιστήριο υπολογίζει μισθούς και διάφορες παροχές. Αυτά τα δεδομένα επηρεάζουν και την πληρωμή φόρων. Ας δούμε τους κύριους κινδύνους.
Κατά τη διενέργεια φορολογικών ελέγχων, συμπεριλαμβανομένου του φόρου εισοδήματος, η εταιρεία πρέπει να παρέχει αξιόπιστα στοιχεία σχετικά με τον αριθμό των ημερών και ωρών εργασίας κάθε εργαζόμενου, προκειμένου να επιβεβαιωθεί η ορθότητα των δεδουλευμένων. Εάν διαπιστωθούν παραβάσεις, το ποσό του φόρου εισοδήματος που αναφέρεται στις αναφορές θα αναγνωριστεί ως εσφαλμένο, γεγονός που θα συνεπάγεται την επιβολή κυρώσεων.
Από τα κέρδη του εργαζομένου, ο οργανισμός, ως φορολογικός πράκτορας, πρέπει να ανακαλύψει εάν αυτό το άτομο είναι φορολογικός κάτοικος της Ρωσικής Ομοσπονδίας, προκειμένου να χρησιμοποιήσει τον σωστό φορολογικό συντελεστή κατά τον υπολογισμό. Είναι το δελτίο αναφοράς που θα μπορεί να επιβεβαιώσει την πραγματική τοποθεσία του εργαζομένου στη χώρα. Ιδιαίτερα πρέπει να ληφθούν υπόψη αυτό το χαρακτηριστικόεκείνους τους εργοδότες που στέλνουν υπαλλήλους σε επαγγελματικά ταξίδια στη Λευκορωσία ή το Καζακστάν, επειδή δεν σημειώνουν κανένα σημάδι στο διαβατήριο του πολίτη κατά τη διέλευση αυτών των συνόρων. Πότε αμφιλεγόμενη κατάστασηη εταιρεία θα μπορεί να αποδείξει ότι εφάρμοσε πλήρως τον σωστό συντελεστή, τον παρακρατημένο και δεδουλευμένο φόρο εισοδήματος φυσικών προσώπων.
Η σωστή συμπλήρωση του φύλλου χρόνου εγγυάται στην εταιρεία τη δυνατότητα του FSS να υπολογίζει το κόστος της αναρρωτικής άδειας, επειδή δεν θα είναι δυνατό να επιβεβαιωθεί επίσημα ο αριθμός των ημερών εργασίας, οι οποίες είναι εξαιρετικά σημαντικές κατά τον υπολογισμό αυτών των ποσών.
Το φύλλο χρόνου είναι το κύριο έγγραφο για την παρακολούθηση της εργασιακής διαδικασίας.
Χρησιμοποιείται από τους λογιστές κατά τον υπολογισμό των μισθών, των επιδομάτων, των προστίμων.
υπαλλήλων του τμήματος προσωπικού να συντάξει αρμόδια εσωτερική πολιτικήοργανισμοί? ηγέτες της εταιρείας.
Το έγγραφο χρησιμεύει επίσης για την παροχή φορολογικών αναφορών, τη συστηματοποίηση και την οργάνωση πληροφοριών σχετικά με τη ροή εργασιών.
Η φόρμα συμπλήρωσης φύλλου χρόνου έχει καθιερωθεί επίσημα και έχει δύο τροποποιήσεις - T12 και T13.
Η διοίκηση του οργανισμού αποφασίζει ανεξάρτητα ποιο να επιλέξει.
Η διαφορά έγκειται στον τρόπο καταγραφής των δεδομένων, η φόρμα T-12 είναι η πιο κοινή φόρμα και περιλαμβάνει τη μη αυτόματη συμπλήρωση του φύλλου χρόνου, η τροποποίηση T-13 χρησιμοποιείται για αυτόματη συμπλήρωση. Μπορείτε να κατεβάσετε τα δείγματά τους από το Διαδίκτυο. Για να συμπληρώσετε τη φόρμα T-13, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε βολικό πρόγραμμα για λογιστές.
Από 01/01/2013, με εντολή της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να εισαγάγει το έγγραφο πρόσθετες στήλεςκαι σελίδες, τροποποιήστε το χρονοδιάγραμμα εντός των ορίων της ισχύουσας νομοθεσίας κατά την κρίση σας.
Τα σήματα του καθιερωμένου εντύπου εισάγονται στο φύλλο χρόνου, τα οποία συνοδεύονται από έγγραφα που τα επεξηγούν.
Τέτοια σήματα περιλαμβάνουν:
- Βραδύτης. Πρέπει να συνοδεύεται από επεξηγηματικό σημείωμα. 2. Απουσία. Συνοδεύεται από επεξηγηματικό σημείωμα και εντολή για το είδος της ανάκτησης.
- Αναρρωτική άδεια, γονική άδεια, ημέρες δωρεάς, κενά που σχετίζονται με δωρεές ιατρική εξέτασηπρος την κατεύθυνση του στρατιωτικού επιμελητηρίου. Εκδίδονται με την παρουσία εμπρόθεσμης προσκομισμένης και συμπληρωμένης βεβαίωσης αναρρωτικής άδειας ή άλλου εγγράφου.
- Διακοπές. Σήμα γίνεται εάν υπάρχει αίτηση υπαλλήλου ή βεβαίωση εκπαιδευτικού ιδρύματος και εντολή υπογεγραμμένη από τον διευθυντή ή το πρόσωπο που τον αντικαθιστά.
- Επεξεργασία. Συνοδεύεται από έγγραφο υπογεγραμμένο από τον προϊστάμενο του τμήματος, σύνδεσμο, τμήμα ή εργοδηγό.
- Έρχεται στη δουλειά τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες. Συνοδεύεται από γραπτή δήλωση συγκατάθεσης του υπαλλήλου με την υπογραφή του άμεσου προϊσταμένου.
- Επαγγελματικά ταξίδια. Στην περίπτωση αυτή παρέχεται στο λογιστήριο ταξιδιωτικό πιστοποιητικό με τη σφραγίδα του οργανισμού, την ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης του υπαλλήλου.
Σε περίπτωση απόλυσης υπαλλήλου, τα κελιά των ωρών εργασίας στο φύλλο χρόνου μένουν κενά
Στο δελτίο έκθεσης επισυνάπτεται το ένταλμα απόλυσης που υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού.
Κανόνες για τη συμπλήρωση του φύλλου χρόνου
Η υποχρέωση συμπλήρωσης του εντύπου του δελτίου χρόνου επιβάλλεται στον υπάλληλο του λογιστηρίου ή του τμήματος προσωπικού κατά παραγγελία και εντάσσεται στην περιγραφή της εργασίας του.
Κατά την πρώτη τίτλος σελίδαςτο έντυπο του φύλλου χρόνου πρέπει να αντικατοπτρίζει το πλήρες όνομα του οργανισμού και δομική μονάδα, εάν υπάρχει, η ημερομηνία έναρξης διατήρησης του εγγράφου και λήξης όταν κλείσει.
Το δεύτερο φύλλο περιέχει το φύλλο χρόνου και τις πληροφορίες των εργαζομένων.
Στον πίνακα αναγράφεται ο αύξων αριθμός της γραμμής, το επώνυμο και τα αρχικά του υπαλλήλου, ο αριθμός του προσωπικού του φακέλου. Ο αριθμός των στηλών αντιστοιχεί στον αριθμό των ημερών του μήνα.
Κάθε κελί περιέχει τον αριθμό των ωρών εργασίας ή για μια τυπική βάρδια, λαμβάνεται υπόψη ο συνολικός αριθμός ημερών. Σημειώνονται επίσης τα Σαββατοκύριακα και οι μη εργάσιμες ημέρες.
Έκτακτες καταστάσεις: απουσίες, καθυστερήσεις και άλλες σημειώνονται με αλφαβητικούς ή αριθμούς κωδικούς. Όλες οι επισημάνσεις πρέπει να γίνονται με το γεγονός της παρουσίας ή απουσίας του εργαζομένου στο χώρο εργασίας.
Ο υπεύθυνος για τη διατήρηση του φύλλου χρόνου πρέπει να ελέγχει προσωπικά τα πάντα
Στην κάρτα αναφοράς του εντύπου T-12, διατηρούνται χωριστά 2 ενότητες: "αρχεία χρόνου εργασίας" και "υπολογισμός με το προσωπικό". Η δεύτερη ενότητα καταγράφει όλες τις πληρωμές και τα πρόστιμα, λόγω του υπαλλήλου, στοιχεία και αντίστοιχοι λογαριασμοί για τα δεδουλευμένα τους.
Το φύλλο χρόνου συντάσσεται σε ένα αντίγραφο. H
και το έγγραφο πρέπει να υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού ή του τμήματός του και τον λογιστή.
Αν τρίτος υπάλληλος συμμετείχε στη συμπλήρωση του χρονοδιαγράμματος, θα πρέπει επίσης να βεβαιώσει με την υπογραφή του την ορθότητα και τη γνησιότητα των στοιχείων που παρασχέθηκαν.
Σύμφωνα με τον νόμο «Περί Λογιστικής» της 6ης Δεκεμβρίου 2011, η συμπλήρωση του φύλλου χρόνου είναι δυνατή τόσο σε ηλεκτρονική όσο και σε χειρόγραφη μορφή.
Πιθανές κυρώσεις για εσφαλμένα συμπληρωμένο φύλλο χρόνου
Κατά τη διάρκεια οικονομικών και φορολογικών ελέγχων, οι ελεγκτές μπορεί να ανακαλύψουν τους παρακάτω τύπουςπαραβιάσεις:
- Ασυνέπεια των δεδομένων σχετικά με τους μισθούς που αναφέρονται στο δελτίο αναφοράς και τα κύρια έγγραφα αναφοράς.
- Ασυνέπεια των στοιχείων για τους μισθούς που αναφέρονται στο χρονοδιάγραμμα και στα έγγραφα πληρωμής και διακανονισμού.
- Λανθασμένη χρήση χαρακτηρισμών κωδικών και αδικαιολόγητες υπερωρίες και υπερωρίες.
- Λανθασμένος υπολογισμός του ποσού των παροχών για πιστοποιητικό προσωρινής αναπηρίας.
Αυτές οι παραβιάσεις μπορούν να οδηγήσουν στην επιβολή προστίμου έως και 5.000 ρούβλια στον εργοδότη ή τον λογιστή.
Η απουσία στην οργάνωση του φύλλου χρόνου σύμφωνα με το άρθρο
5.27 Διοικητικός Κώδικαςμπορεί να οδηγήσει στην επιβολή προστίμου έως 50.000 ρούβλια στον επικεφαλής της μονάδας.
ενέχυρο σωστή γέμισημισθοδοσία και μισθοδοσία είναι:
- Έγκαιρη παροχή από τους υπαλλήλους όλων ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑδικαιολογώντας τυχόν μη συμμόρφωση με τους κανονισμούς εργασίας.
- Κατά τη διατήρηση χειρόγραφου φύλλου χρόνου, η χρήση αντιγράφων και πρόχειρων.
- Εάν δεν είναι ξεκάθαρος ο λόγος της καθυστέρησης ή της απουσίας του εργαζομένου στο χώρο εργασίας, η χρήση των κατάλληλων κωδικών.
- Σήμανση μόνο κατά την παροχή εγγράφων που τα επιβεβαιώνουν.
Κωδικοί που χρησιμοποιούνται στο φύλλο χρόνου:
|
Όνομα του χρόνου που δαπανήθηκε |
||
|
αλφαβητικός |
ψηφιακό |
|
| Ώρες εργασίας κατά τη διάρκεια της ημέρας | ||
| Ώρες εργασίας τη νύχτα | ||
| Ώρες εργασίας τα Σαββατοκύριακα και τις μη εργάσιμες αργίες | ||
| Διάρκεια υπερωριών | ||
| Διάρκεια εργασίας με βάρδιες | ||
| Επαγγελματικό ταξίδι | ||
| Επαγγελματική εξέλιξη με διάλειμμα από τη δουλειά | ||
| Προχωρημένη εκπαίδευση με αποχωρισμό από την εργασία σε άλλο τομέα | ||
| Ετήσια βασική άδεια μετ' αποδοχών | ||
| Ετήσια πρόσθετη άδεια μετ' αποδοχών | ||
| Πρόσθετη άδεια μετ' αποδοχών σε σχέση με την κατάρτιση, διατηρώντας παράλληλα τις μέσες αποδοχές για τους υπαλλήλους που συνδυάζουν την εργασία με την κατάρτιση | ||
| Μειωμένο ωράριο εργασίας για φοιτητές εν ώρα εργασίας με μερική αμοιβή | ||
| Πρόσθετη άδεια σε σχέση με σπουδές χωρίς αποδοχές | ||
| Άδεια μητρότητας (άδεια σε σχέση με την υιοθεσία νεογέννητου παιδιού) | ||
| Γονική άδεια μέχρι το παιδί να συμπληρώσει την ηλικία των τριών ετών | ||
| Άδεια χωρίς αποδοχές χορηγείται σε εργαζόμενο με άδεια του εργοδότη | ||
| Άδεια χωρίς αποδοχές στις περιπτώσεις που προβλέπει ο νόμος | ||
| Ετήσιο επιπλέον άδειαχωρίς πληρωμή | ||
| Προσωρινή ανικανότητα προς εργασία (πλην των προβλεπομένων από τον κωδικό «Τ») με ορισμό παροχών σύμφωνα με το νόμο. | ||
| Προσωρινή ανικανότητα προς εργασία χωρίς ορισμό παροχών στις περιπτώσεις που προβλέπει ο νόμος | ||
| Μειωμένες ώρες εργασίας vs. κανονική διάρκειαεργάσιμη στις περιπτώσεις που προβλέπει ο νόμος | ||
| Χρόνος αναγκαστικής απουσίας σε περιπτώσεις αναγνώρισης απόλυσης, μετάθεσης σε άλλη θέση εργασίας ή αναστολής από την εργασία ως παράνομης με επαναφορά στην προηγούμενη θέση εργασίας | ||
| Απουσία κατά την άσκηση κρατικών ή δημοσίων καθηκόντων σύμφωνα με το νόμο | ||
| κατά συνήθεια απουσία | ||
| Η διάρκεια της μερικής απασχόλησης με πρωτοβουλία του εργοδότη στις περιπτώσεις που προβλέπει ο νόμος | ||
| Ημέρες ρεπό (εβδομαδιαίες διακοπές) και μη εργάσιμες αργίες | ||
| Επιπλέον ημέρες άδειας (με πληρωμή) | ||
| Επιπλέον ρεπό χωρίς αμοιβή | ||
| Απεργία (υπό τις προϋποθέσεις και με τον τρόπο που ορίζει ο νόμος) | ||
| Απουσίες για ανεξήγητους λόγους (μέχρι να διευκρινιστούν οι συνθήκες) | ||
| Διακοπή λειτουργίας λόγω υπαιτιότητας του εργοδότη | ||
| Χρόνος διακοπής λειτουργίας για λόγους που δεν ελέγχουν τον εργαζόμενο και τον εργοδότη | ||
| Διακοπή λειτουργίας λόγω υπαιτιότητας υπαλλήλου | ||
| Αναστολή από την εργασία (μη εισαγωγή στην εργασία) με καταβολή (επίδομα) σύμφωνα με το νόμο | ||
| Επίσχεση από την εργασία (μη είσοδος στην εργασία) για λόγους που προβλέπει ο νόμος, χωρίς αμοιβή | ||
| Αναστολή εργασίας σε περίπτωση καθυστέρησης καταβολής μισθών | ||
| Ορισμός ημερών πριν από την ανάληψη των καθηκόντων ή μετά την αποχώρησή τους (απολύσεις, μετατάξεις κ.λπ.) | ||
Δείγμα φύλλου χρόνου T-12 