Επί του παρόντος βρίσκεται υπό ενεργό ανάπτυξη λύσεις λογισμικούστον τομέα των τεχνολογιών πληροφορικής. Χρησιμοποιούνται σε μια μεγάλη ποικιλία τομέων ανθρώπινης δραστηριότητας στη μεταποίηση, τις μικρές επιχειρήσεις, την εκπαίδευση και άλλους εξίσου σημαντικούς κλάδους. Παράλληλα με αυτό, χρησιμοποιείται παντού πολλή έντυπη τεκμηρίωση.
Σήμερα, πολλές επιχειρήσεις θέλουν να εγκαταλείψουν τα έντυπα έγγραφα και μεταφέρουν την επιχείρησή τους σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Είναι απίστευτα βολικό και πρακτικό.
Φυσικά, με την εμφάνιση της ανάγκης να μεταφραστεί η τεκμηρίωση σε ηλεκτρονικό σύστημαΥπάρχουν εταιρείες που αναπτύσσουν προϊόντα λογισμικού προς αυτή την κατεύθυνση. Και μερικές φορές αυτά ακριβώς τα προϊόντα απλώς σοκάρουν όσους θέλουν να τα αγοράσουν με το κόστος τους. Ωστόσο, χάρη σε ορισμένα άτομα που δεν εργάζονται για προσωπικό συμφέρον, μπορείτε να βρείτε δωρεάν προγράμματα για ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Σήμερα μπορούμε να διακρίνουμε δύο τέτοια προϊόντα: το Alfresco και το NauDoc.
Το NauDoc είναι ένα προϊόν που έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί τις εργασίες γραφείου, διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες και τη ροή εγγράφων. Αυτό το πρόγραμμα αναπτύχθηκε από τη NAUMEN. Το παρουσιαζόμενο πρόγραμμα καθιστά δυνατή τη διαχείριση της διαδικασίας επεξεργασίας εγγράφων, καθώς και την παρακολούθηση της πειθαρχίας εκτέλεσης, λόγω των αποτελεσμάτων που λαμβάνονται κατά την ολοκλήρωση των εργασιών που έχουν ανατεθεί.
Το NauDoс σάς επιτρέπει να οργανώσετε την αποθήκευση για έγγραφα με διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης βάσει ρόλων. Αυτό επιτρέπει στους υπαλλήλους μιας συγκεκριμένης εταιρείας να βλέπουν την τεκμηρίωση ανά πάσα στιγμή, ακόμα κι αν εκείνη τη στιγμή ο υπεύθυνος για αυτό απουσιάζει από τον χώρο εργασίας για κάποιο λόγο.
Αυτό το πρόγραμμα διαθέτει ένα ημερολόγιο όπου μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις κινήσεις των εγγράφων και τα αντίγραφά τους εντός της επιχείρησης.
Η ύπαρξη δυνατοτήτων ελέγχου στο NauDoc σάς επιτρέπει να αναθέτετε εργασίες στους υπαλλήλους σας απευθείας στο σύστημα, να παρακολουθείτε την εκτέλεσή τους, να παρακολουθείτε τις προθεσμίες, να στέλνετε έγγραφα για έγκριση και στη συνέχεια να στέλνετε ήδη εγκεκριμένα έγγραφα σε άλλους χρήστες του συστήματος. Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να διαμορφώνετε διαδρομές για έναν συγκεκριμένο τύπο εγγράφου σε αυτόματη λειτουργία.
Απολύτως όλες οι ενέργειες στο σύστημα πραγματοποιούνται μέσω της διεπαφής ιστού. Αυτό καθιστά δυνατή τη σύνδεση στο σύστημα σε οποιαδήποτε γωνιά του πλανήτη. Έτσι, υπάρχει ένας ενιαίος χώρος πληροφόρησης εντός του οργανισμού και δεν έχει σημασία πού βρίσκονται τα γραφεία αντιπροσωπείας και τα υποκαταστήματά του.
Τα τεχνολογικά χαρακτηριστικά του συστήματος είναι τα εξής:
— μια 100% διεπαφή ιστού ανοίγει ευκαιρίες σύνδεσης στο σύστημα από οπουδήποτε.
- ενσωματωμένο στο σύστημα λογισμικό, σχεδιασμένο για σάρωση και αναγνώριση κειμένου ABBYY Fine Reader Scripting Edition.
— το σύστημα έχει διαμορφωθεί κατά τέτοιο τρόπο ώστε η εξουσιοδότηση και ο έλεγχος ταυτότητας των χρηστών να μπορούν να πραγματοποιούνται σε εξωτερικές υπηρεσίες καταλόγου·
— το σύστημα διαθέτει μια μονάδα για εργασία ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια ψηφιακή υπογραφή από οποιονδήποτε πάροχο κρυπτογράφησης που υποστηρίζει τη διεπαφή Microsoft CryptoAPI.
Οι δυνατότητες του συστήματος NauDoc περιλαμβάνουν:
— ευκολία εργασίας με οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα. Ολα ηλεκτρονικά έγγραφαδημιουργούνται με βάση ορισμένα πρότυπα. Κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου, ο χρήστης χρειάζεται μόνο να υποδείξει τις τιμές των στοιχείων στην κάρτα εγγραφής του εγγράφου. Αυτές οι τιμές προστίθενται αυτόματα στο κείμενο του εγγράφου. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να επιτραπεί στον χρήστη να αλλάξει το κείμενο του προτύπου.
Κάθε τύπος εγγράφου μπορεί να καθοριστεί με ένα συγκεκριμένο σύνολο λεπτομερειών. Για να γίνει αυτό, ο χρήστης πρέπει να έχει δικαιώματα «Τεχνολόγου».
Μετά τη δημιουργία του εγγράφου, αποστέλλεται για έγκριση σε εκείνους τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για αυτήν τη λειτουργία στην επιχείρηση. Η διαδικασία έγκρισης αποθηκεύεται πλήρως στο σύστημα. Οι τακτικές προθεσμίες ελέγχονται αυτόματα, ειδοποιούνται οι απαραίτητοι υπάλληλοι και λαμβάνονται ειδοποιήσεις σχετικά με τη διαδικασία έγκρισης.
Όταν εργάζεστε με κάθε έγγραφο, το σύστημα του εκχωρεί αυτόματα έναν αριθμό εγγραφής.
- διαχείριση της διαδικασίας. Το σύστημα NauDoc καθιστά δυνατή την αυτοματοποίηση της διαδικασίας ροής εγγράφων, η οποία σχετίζεται με τη διαχείριση και διαδικασίες παραγωγήςεπιχειρήσεις. Κάθε διαδικασία μπορεί να διαμορφωθεί ξεχωριστά στο σύστημα, δηλαδή, σε μια συγκεκριμένη διαδικασία εκχωρείται η δική της εκπροσώπηση εντός του συστήματος, τα άτομα που είναι υπεύθυνα για αυτήν, καθώς και ρυθμιστικές προθεσμίες. Το πρόγραμμα διαθέτει εργαλεία για τη δημιουργία αναφορών που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε κάθε στάδιο της διαδικασίας και, σε περίπτωση πιθανής αδυναμίας συμμόρφωσης με τις κανονιστικές προθεσμίες, να προσδιορίζετε τον ένοχο του συμβάντος. Αφού συλλέξετε τα δεδομένα, μπορείτε να αναλύσετε τη διαδικασία και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές.
- τη διαδικασία θεώρησης εγγράφων από αρμόδιους υπαλλήλους. Μετά τη δημιουργία του εγγράφου, αποστέλλεται σε έναν κύκλο ατόμων για έγκριση, ανάλογα με την αποδεκτή διαδικασία εντός του οργανισμού. Σε περίπτωση συλλογικής εργασίας με έγγραφο, όλες οι διαδικασίες πραγματοποιούνται στο ίδιο αντίγραφο του εγγράφου. Τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την έγκριση έχουν πρόσβαση στο έγγραφο. Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά έγκρισης, όπου καταχωρείται το όνομα και η θέση του ατόμου για την έκδοση βίζας και υποδεικνύεται η ακριβής ώρα της διαδικασίας.
- διαθεσιμότητα της δυνατότητας εγγραφής έντυπων και ηλεκτρονικών εγγράφων στο σύστημα. Η αυτόματη εγγραφή στο αρχείο καταγραφής πραγματοποιείται σε ένα ορισμένο στάδιο της εργασίας. Ειδικά για έντυπα έγγραφα, το σύστημα παρέχει μια ηλεκτρονική κάρτα, η οποία έχει τη δυνατότητα να επισυνάψει μια γραφική εικόνα του εγγράφου, η οποία μπορεί να ληφθεί με σάρωση του εγγράφου.
- γρήγορη αναζήτηση εγγράφων κατά περιεχόμενο και λεπτομέρειες. Το πρόγραμμα σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα απαιτούμενο έγγραφομε την εισαγωγή των στοιχείων, δηλαδή από σύντομη περιγραφήή αριθμός μητρώου. Το σύστημα καθιστά δυνατή την αναζήτηση βάσει του περιεχομένου των συνημμένων αρχείων, καθώς και των ίδιων των εγγράφων.
- εργασία με αλληλογραφία (εισερχόμενη και εξερχόμενη). Το σύστημα παρέχει την ευκαιρία να εργαστείτε με εταιρική αλληλογραφία χρησιμοποιώντας τον διακομιστή αλληλογραφίας της εταιρείας. Οποιαδήποτε επιστολή περνά μέσα από το σύστημα επεξεργάζεται ως κανονικό έγγραφο.
Η εισερχόμενη αλληλογραφία πηγαίνει απευθείας στη γραμματέα.Καταχωρεί επιστολές στο ημερολόγιο εισερχόμενης αλληλογραφίας. Το έγγραφο λαμβάνει αυτόματα έναν αριθμό εγγραφής. Στη συνέχεια, αποστέλλεται στον επικεφαλής της εταιρείας και μετά την αναθεώρησή του, αποστέλλεται στους υπαλλήλους για έλεγχο ή εκτέλεση.
Η εξερχόμενη τεκμηρίωση δημιουργείται με βάση το πρότυπο που είναι αποδεκτό στον οργανισμό. Το έγγραφο αποστέλλεται στον διαχειριστή, ο οποίος το εγκρίνει.
Μετά τη διαδικασία έγκρισης, το έγγραφο πηγαίνει στον γραμματέα, ο οποίος το καταχωρεί στο κατάλληλο ημερολόγιο. Αυτή η επιστολή αποστέλλεται στη συνέχεια από τον γραμματέα στην απαιτούμενη διεύθυνση email. Όλη η αλληλογραφία αποθηκεύεται αυτόματα στο σύστημα και ανά πάσα στιγμή ο καθένας μπορεί να βρει αυτό που χρειάζεται.
- τη δυνατότητα δημιουργίας εταιρικής διαδικτυακής πύλης και εταιρικού ιστότοπου.Το σύστημα NauDoc επιτρέπει σε μια επιχείρηση να δημιουργεί ιστότοπους και να δημοσιεύει περιεχόμενο σε αυτούς. Σε αυτήν την περίπτωση, το περιεχόμενο είναι έγγραφα, εικόνες και οποιαδήποτε άλλα αντικείμενα δημιουργήθηκαν στο NauDoc.
Το σύστημα διαθέτει ενσωματωμένο πρόγραμμα επεξεργασίας WISYWIG, το οποίο σας επιτρέπει να επεξεργάζεστε σελίδες ιστοτόπων και είναι εύκολο στη διαχείριση. Εδώ μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε τη δημοσίευση ειδήσεων, δημοσκοπήσεων και ερωτηματολογίων.
Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση της σελίδας. Η πρόσβαση σε διάφορες ενότητες του ιστότοπου σάς επιτρέπει να εγκρίνετε έγγραφα πριν τα δημοσιεύσετε στον ιστότοπο. Σήμερα υπάρχουν δύο εκδόσεις του NauDoc: Δωρεάν και Enterprise.
Ας δούμε το δεύτερο δωρεάν ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων Alfresco. Αυτό το σύστημα χρησιμοποιείται ευρέως Δυτικές εταιρείεςγια τη διατήρηση της τεκμηρίωσης σε σε ηλεκτρονική μορφήκαι διαχείριση διαφόρων έργων. Η δημοτικότητα αυτής της υπηρεσίας μπορεί να εξηγηθεί από το άνοιγμα του κώδικα (Open Source), ενώ το πρόγραμμα λειτουργεί σταθερά και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έργα διαφόρων μεγεθών.
Δεν υπάρχει τίποτα περίεργο στη σταθερότητα του προγράμματος που παρουσιάζεται, αφού ο ιδρυτής του συστήματος είναι ο John Newton, ο οποίος είναι γνωστός για τη διαχείριση της εταιρείας Documentum.
Αυτή η εταιρεία κατέχει ηγετική θέση στην αγορά συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων για μεγάλες επιχειρήσεις. Αυτό το σύστημα χρησιμοποιείται με επιτυχία από πολλές εταιρείες. Το σύστημα διακρίνεται από το γεγονός ότι λειτουργεί σε οποιαδήποτε πλατφόρμα και με μια ποικιλία βάσεων δεδομένων.
Το Alfresco αντιμετωπίζει εύκολα κάθε φόρτο αποθηκευμένων εγγράφων με αριθμό χρηστών που υπερβαίνει τις αρκετές δεκάδες χιλιάδες.
Το παρουσιαζόμενο σύστημα είναι ελάχιστα γνωστό στη Ρωσία, αφού μέχρι πρόσφατα κανείς δεν μπορούσε να παρέχει επαγγελματικές υπηρεσίες για την οργάνωση υποστήριξης και εκπαίδευσης στη χρήση του συστήματος Alfresco.
Τα πλεονεκτήματα του Alfresco περιλαμβάνουν την προσβασιμότητα στο διαδίκτυο. Το σύστημα δεν απαιτεί εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού σε εταιρικούς υπολογιστές, επομένως, δεν υπάρχει ανάγκη ενημέρωσης λογισμικού πελάτη. Μπορείτε να εργαστείτε στο σύστημα ακόμη και με κινητές συσκευές, που βρίσκεται οπουδήποτε στον πλανήτη. Το Alfresco διαθέτει την πιο προηγμένη και σύγχρονη διεπαφή ιστού.
Αξίζει να πούμε ότι σε τα τελευταία χρόνιαΤόσο τα αμερικανικά όσο και τα ευρωπαϊκά συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων έχουν σταματήσει να δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στη διεπαφή ιστού.
Η υποστήριξη παρέχεται μόνο για απομακρυσμένη πρόσβαση στην τεκμηρίωση. Αυτό ήταν συνέπεια του γεγονότος ότι οι άνθρωποι έχουν συνηθίσει να επεξεργάζονται έγγραφα χρησιμοποιώντας εφαρμογές γραφείου.
Πώς να λύσετε τότε το πρόβλημα της εργασίας με τυπικούς φακέλους και αρχεία, παρά το γεγονός ότι δεν έχουν δρομολόγηση, δεν υποστηρίζουν την απαιτούμενη έκδοση, δεν υπάρχει πρόσβαση κ.λπ.;
Η λύση αναπτύχθηκε και χρησιμοποιείται εδώ και καιρό σε ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων.
Ας φανταστούμε την επιφάνεια εργασίας μας. Εδώ, για παράδειγμα, υπάρχουν δύο φάκελοι. Το ένα ονομάζεται "έγγραφα προς εξέταση", το δεύτερο είναι " εταιρικά έγγραφα" Ανοίγουμε το πρώτο και βλέπουμε έναν συγκεκριμένο αριθμό εγγράφων. Τα έγγραφα σε αυτόν τον φάκελο προορίζονται για έλεγχο και λήψη αποφάσεων. Ένα τέτοιο έγγραφο ανοίγει στο συνηθισμένο MS Word. Αποδεικνύεται ότι έχετε την ευκαιρία όχι μόνο να διαβάσετε ένα έγγραφο, αλλά να ανοίξετε οποιαδήποτε έκδοση του εγγράφου, να διαβάσετε σχόλια, να λάβετε αποφάσεις σχετικά με αυτό, να στείλετε αυτό το έγγραφοσε όσους το χρειάζονται, εκτελώντας απευθείας όλες τις παραπάνω ενέργειες απευθείας στο Word ή σε άλλη εφαρμογή γραφείου.
Επιπλέον, εδώ ο χρήστης βλέπει εισερχόμενες και εξερχόμενες εργασίες.
Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε νέα συμφωνία, και μετά στείλτε το για έγκριση, κανένα πρόβλημα. Όλα αυτά μπορούν να γίνουν στο MS Word, να δημιουργήσετε ένα έγγραφο και να το στείλετε κατά μήκος της καθορισμένης τυπικής διαδρομής. Μπορείτε επίσης απλώς να αντιγράψετε το έγγραφο στον φάκελο "εταιρικά έγγραφα" και θα σταλεί αυτόματα στην επιθυμητή διαδρομή.
Φυσικά, κανείς δεν πρόκειται να εγκαταλείψει τη διεπαφή ιστού. Η διεπαφή ιστού σάς επιτρέπει να εκτελείτε ένα ευρύτερο φάσμα εργασιών.
Αυτή η μέθοδος είναι βολική για ταξίδια και επαγγελματικά ταξίδια, έχοντας γρήγορη πρόσβαση από κινητές συσκευές, καθώς και τη δυνατότητα εκτέλεσης συλλογικών εργασιών με έγγραφα και αναφορές.
Το σύστημα Alfresco κυκλοφορεί σε δύο κύριες εκδόσεις: Enterprise Edition και Community Edition.Η έκδοση της Κοινότητας είναι διαθέσιμη για δωρεάν λήψη και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιαδήποτε επιχείρηση. Αξίζει να σημειωθεί ότι αυτή η έκδοση υποστηρίζεται αποκλειστικά από μέλη της κοινότητας του συστήματος. Παρόλα αυτά, η κοινότητα Alfresco είναι η πιο κοινή έκδοση του συστήματος στις ευρωπαϊκές χώρες.
Το σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί από μικρό αριθμό συμμετεχόντων, καθώς και του επιτρέπει εύκολα να εξυπηρετεί περισσότερους από δέκα χιλιάδες χρήστες. Το σύστημα λειτουργεί με ενσωματωμένες βάσεις δεδομένων PostgreSQL και MySQL.
) NauDoc - ποιοτική βελτίωση της διαδικασίας εργασίας με έγγραφα για διευθυντές και ειδικούς σε θέματα σε όλα τα επίπεδα, μείωση του χρόνου συνήθους εργασίας με έγγραφα, με άλλα λόγια, αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων στην επιχείρηση
Το NAUDOC είναι ένα προϊόν λογισμικού για αυτοματισμό γραφείου, ροή εγγράφων και επιχειρηματικές διαδικασίες, που αναπτύχθηκε από τη NAUMEN. Το NAUDOC σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις διαδικασίες επεξεργασίας εγγράφων και να παρακολουθείτε την πειθαρχία απόδοσης, λαμβάνοντας ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο των εργασιών.
Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων NauDoc είναι βέλτιστα κατάλληλο για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων μεσαίων και μικρών επιχειρήσεων, εταιρειών διαχείρισης, οργανώσεις σχεδιασμού, τμήματα δομών εκμετάλλευσης, καθώς και για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων αυτοματοποίησης εγγράφων που αντιμετωπίζουν τμήματα μεγάλες επιχειρήσεις(διασφάλιση εργασιών με κανονιστική τεκμηρίωση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ISO 9001:2000, αλληλεπίδραση μεταξύ εργαζομένων και υπηρεσίας προσωπικού κ.λπ.).
Χρησιμοποιώντας το NAUDOC, είναι δυνατό να οργανωθεί μια ενιαία αποθήκευση εγγράφων με διαφοροποίηση των δικαιωμάτων πρόσβασης βάσει ρόλων, η οποία επιτρέπει στους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα ανά πάσα στιγμή και σε όσο το δυνατόν συντομότεραβρείτε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες ανεξάρτητα από την παρουσία του κατόχου του εγγράφου στο χώρο εργασίας. Τα βιβλία καταγραφής σάς επιτρέπουν να καταγράφετε εισερχόμενα, εσωτερικά και εξερχόμενα έγγραφα, παρακολουθώντας την κίνηση των χάρτινων αντιγράφων εγγράφων εντός της επιχείρησης.
Η παρουσία εργαλείων NAUDOC για την παρακολούθηση της πειθαρχίας απόδοσης σάς επιτρέπει να αναθέτετε εργασίες σε υπαλλήλους στο σύστημα, να παρακολουθείτε την εκτέλεσή τους, να παρακολουθείτε τις προθεσμίες, να στέλνετε έγγραφα για έγκριση και να διανέμετε εγκεκριμένα έγγραφα για έλεγχο σε άλλους χρήστες του συστήματος. Ρυθμίσεις κύκλος ζωήςγια κατηγορίες εγγράφων σας επιτρέπει να καθορίσετε τυπικές διαδρομές για την κίνηση των εγγράφων, να διαμορφώσετε την αυτόματη δρομολόγηση και την ανάθεση εργασιών.
Όλες οι ενέργειες με έγγραφα και εργασίες εκτελούνται μέσω μιας διεπαφής ιστού, που συνδέεται με το σύστημα από οπουδήποτε στον κόσμο, δημιουργώντας έτσι έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών για τον οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων των απομακρυσμένων υποκαταστημάτων και των μετακινούμενων εργαζομένων.
Πλεονεκτήματα που θα παρέχονται με τη χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων NauDoc:
Απλοποίηση της διαδικασίας έγκρισης εγγράφων από υπαλλήλους
- Μετά τη δημιουργία του εγγράφου, ο υπάλληλος το στέλνει για έγκριση σε έναν συγκεκριμένο κύκλο ανθρώπων σύμφωνα με τη διαδικασία έγκρισης εγγράφων που εγκρίνονται στον οργανισμό.
- Όταν εργάζεστε συλλογικά, όλες οι ενέργειες εκτελούνται σε ένα αντίγραφο του εγγράφου. Οι χρήστες NauDoc που εγκρίνουν το έγγραφο αποκτούν πρόσβαση σε αυτό κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εργασίας.
- Σε οποιοδήποτε στάδιο, μπορεί να δημιουργηθεί μια αναφορά έγκρισης (που υποδεικνύει το όνομα και τη θέση του ατόμου που εγκρίνει και την ακριβή ώρα έγκρισης του εγγράφου).
Δυνατότητα καταχώρησης ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων στο σύστημα
- Η καταχώριση ενός εγγράφου στο ημερολόγιο εγγραφής πραγματοποιείται αυτόματα σε ένα ορισμένο στάδιο της εργασίας με το έγγραφο.
- Για έντυπα έγγραφα, δημιουργείται μια ειδική ηλεκτρονική κάρτα στο σύστημα, ένα σαρωμένο αντίγραφο του εγγράφου μπορεί να επισυναφθεί στην κάρτα.
Επιταχύνετε την αναζήτηση εγγράφων με βάση λεπτομέρειες και περιεχόμενο
- Το σύστημα NauDoc θα σας δώσει την ευκαιρία να βρείτε άμεσα όλα τα έγγραφα με συγκεκριμένες λεπτομέρειες (για παράδειγμα, αριθμό εγγραφής ή σύντομη περιγραφή).
Απλοποίηση της εργασίας με οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα
- Ο χρήστης δημιουργεί ένα έγγραφο στο σύστημα NauDoc σύμφωνα με ένα προκαθορισμένο πρότυπο. Για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο, πρέπει να αλλάξετε τα στοιχεία της κάρτας εγγραφής, θα προστεθούν αυτόματα στο κείμενο του εγγράφου. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να επιτρέψετε στον χρήστη να αλλάξει το κείμενο του προτύπου.
- Αφού δημιουργηθεί το έγγραφο, ο υπάλληλος το στέλνει για εργασία σε έναν συγκεκριμένο κύκλο ανθρώπων σύμφωνα με τη διαδικασία που έχει υιοθετηθεί στον οργανισμό.
- Το σύστημα «γνωρίζει» τη διαδικασία έγκρισης: ελέγχει τις ρυθμιστικές προθεσμίες στα στάδια, ειδοποιεί υπεύθυνα πρόσωπα, το σύστημα στέλνει επίσης ειδοποιήσεις σχετικά με τη μετακίνηση ενός εγγράφου από στάδιο σε στάδιο.
- Η καταχώριση ενός εγγράφου στο ημερολόγιο εγγραφής πραγματοποιείται αυτόματα σε ένα ορισμένο στάδιο της εργασίας με το έγγραφο. Σε αυτή την περίπτωση, στο έγγραφο εκχωρείται αριθμός εγγραφής και ορίζεται η ημερομηνία εγγραφής.
Διαχείριση της διαδικασίας
- Το σύστημα NauDoc σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε την παραγωγή ή διαδικασίες διαχείρισηςεταιρείες. Σας επιτρέπει να προσδιορίσετε στάδια, υπεύθυνα πρόσωπα και ρυθμιστικές προθεσμίες. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε αναφορές σχετικά με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται κάθε περίπτωση της διαδικασίας, να βρείτε σημεία συμφόρησης και υπεύθυνα άτομα λόγω των οποίων χάνονται οι προθεσμίες και να κάνετε μια διαδικασία πριν κάνετε αλλαγές.
Απλοποίηση εργασιών με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία
- Το NauDoc μπορεί να διαμορφωθεί ως πρόγραμμα-πελάτης email, παρέχοντας τη δυνατότητα εργασίας με εισερχόμενη και εξερχόμενη τεκμηρίωση, όπως με τα κανονικά έγγραφα στο σύστημα.
- Κατά την επεξεργασία της εισερχόμενης αλληλογραφίας, οι επιστολές λαμβάνονται από τον γραμματέα, οι επιστολές καταχωρούνται στο Μητρώο Εισερχόμενης Αλληλογραφίας και στο έγγραφο εκχωρείται αυτόματα ένας αριθμός εγγραφής. Μετά την προετοιμασία, το έγγραφο αποστέλλεται στον διαχειριστή για επίλυση, σύμφωνα με τη διαδικασία που υιοθετείται στον οργανισμό. Μετά την εξέταση, το έγγραφο αποστέλλεται στους υπαλλήλους του οργανισμού για έλεγχο ή εκτέλεση.
- Κατά την επεξεργασία της εξερχόμενης αλληλογραφίας, ο υπάλληλος δημιουργεί μια επιστολή σύμφωνα με το πρότυπο που είναι αποδεκτό στον οργανισμό, την αποστέλλει στον διευθυντή για έγκριση, σύμφωνα με τη διαδικασία που είναι αποδεκτή στον οργανισμό. Μετά την έγκριση του εγγράφου, αποστέλλεται αυτόματα στον γραμματέα. Ο γραμματέας καταχωρεί την επιστολή στο Μητρώο και την αποστέλλει μέχρι ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Σε αυτήν την περίπτωση, όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται στο σύστημα και είναι διαθέσιμα για αναζήτηση.
Δημιουργία εταιρικής διαδικτυακής πύλης και εταιρικού διαδικτυακού πόρου
- Το NAUDOC σάς επιτρέπει να δημιουργείτε τοποθεσίες Internet και intranet και να διαχειρίζεστε την τοποθέτηση περιεχομένου (λειτουργικότητα ENGINE). Το περιεχόμενο μπορεί να περιλαμβάνει χαρτιά, γραφικά και άλλα αντικείμενα NAUDOC.
- Βολική ανάπτυξη και επεξεργασία σελίδων πόρων στον ενσωματωμένο επεξεργαστή WISYWIG, έλεγχος έκδοσης.
- Διαχείριση δημοσίευσης ειδήσεων, ερωτηματολογίων και ψηφοφορίας.
- Ενσωματωμένες δυνατότητες για την ανάπτυξη και την αλλαγή του σχεδιασμού των σελίδων πόρων.
- Κεντρικός έλεγχος πρόσβασης σε ενότητες πόρων, δυνατότητα έγκρισης εγγράφων πριν από τη δημοσίευση σε έναν πόρο Ιστού.
Τεχνολογικά χαρακτηριστικά του συστήματος
- Μια 100% διεπαφή ιστού σάς επιτρέπει να συνδεθείτε στο σύστημα από οπουδήποτε στον κόσμο, δημιουργώντας έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών για τον οργανισμό, τα απομακρυσμένα υποκαταστήματά του και τους μετακινούμενους εργαζόμενους.
- το σύστημα είναι ενσωματωμένο με λογισμικό σάρωσης και αναγνώρισης κειμένου ABBYY FINEREADER Scripting Edition.
- το σύστημα σάς επιτρέπει να ελέγχετε την ταυτότητα και να εξουσιοδοτείτε άτομα σε υπηρεσίες εξωτερικού καταλόγου, για παράδειγμα LDAP ή Microsoft Active Directory.
- Το σύστημα διαθέτει μια μονάδα για εργασία με ηλεκτρονικές ψηφιακές υπογραφές () και έχει τη δυνατότητα να λειτουργεί την ψηφιακή υπογραφή οποιουδήποτε παρόχου κρυπτογράφησης που υποστηρίζει τη διεπαφή Microsoft CRYPTOAPI.
Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων NauDoc είναι βέλτιστα κατάλληλο για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων, εταιρειών διαχείρισης, σχεδιαστικών οργανισμών, τμημάτων δομών εκμετάλλευσης, καθώς και για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων αυτοματοποίησης ροής εγγράφων που αντιμετωπίζουν τμήματα μεγάλων εταιρειών (διασφάλιση εργασίας με κανονιστική τεκμηρίωση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ISO 9001:2000, αλληλεπίδραση μεταξύ εργαζομένων και υπηρεσιών προσωπικού κ.λπ.
Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων NauDoc έχει σχεδιαστεί για άνετη λειτουργία έως και 50 χρηστών που μπορούν να δημιουργήσουν έως και 5.000 έγγραφα ετησίως. Αυτοί είναι τεχνολογικοί περιορισμοί της πλατφόρμας λογισμικού Zope στην οποία αναπτύσσεται το προϊόν.
Οι πρακτικές εκτιμήσεις περιλαμβάνουν τους ακόλουθους παράγοντες:
- Υψηλή αξιοπιστία συστήματος. Σε 4 χρόνια λειτουργίας δεν υπήρξε ούτε μία αστοχία.
- Υψηλός βαθμός ασφάλειας συστήματος έναντι επιθέσεων χάκερ
- Δεν είναι κακή λειτουργικότητα για ένα δωρεάν σύστημα, αλλά εξαιρετικά κακή για ένα επί πληρωμή
- Υψηλός φορτίο στον διακομιστή ακόμα και με μια μικρή βάση δεδομένων. Προφανώς φταίει η κακή βελτιστοποίηση νημάτων. Εξ ου και η αργή εργασία με έγγραφα.
- Ενόχληση κατά την εισαγωγή δεδομένων στη βάση δεδομένων.
- Δεν υπάρχει χρηστικότητα ως τέτοια , φαίνεται ότι οι προγραμματιστές έγραψαν το σύστημα για τον εαυτό τους, και όχι για πώληση.
- Η εντύπωση είναι ότι το σύστημα είναι ελαττωματικό.
- Κακή (αργή) τεχνική και πληροφοριακή υποστήριξη στο φόρουμ, ακόμη και για πελάτες που πληρώνουν
- Στη δωρεάν έκδοση, ξεκινώντας από έναν ορισμένο αριθμό συσσωρευμένων εργασιών, η αναζήτηση δίνει λανθασμένες απαντήσεις.
- Στην πληρωμένη έκδοση, ξεκινώντας από έναν ορισμένο αριθμό συσσωρευμένων εργασιών - η αναζήτηση αρχίζει να κάνει λάθη κατά την επιλογή μιας περιοχής αναζήτησης, αναζητά έγγραφα σε λάθος μέρος και δεν κατανοεί τυπικές λογικές συνθήκες αναζήτησης.
- Ο κωδικός συστήματος είναι ανοιχτός, αλλά είναι αδύνατο να αλλάξει κάτι χειροκίνητα.
Πλατφόρμα: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD
Το NAUDOC είναι διαθέσιμο σε 2 εκδόσεις: NAUDOC Free και NAUDOC Enterprise
Αφήστε το σχόλιό σας!
Βασικές απαιτήσεις που πρέπει να πληροί ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων:
- Αξιόπιστη αποθήκευση και εύκολη αναζήτηση τεκμηρίωσης.
- Υποστήριξη και εκτέλεση εργασιών γραφείου.
- Έγκαιρος έλεγχος στην εκτέλεση των εγγράφων και τη δρομολόγησή τους.
- Δημιουργία αναλυτικών εκθέσεων.
- Διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών.
Το σύγχρονο EDMS διαθέτει επίσης λειτουργίες για την αλληλεπίδραση με τους πελάτες, την επεξεργασία των αιτημάτων τους και πρόσθετα χρήσιμα εργαλεία που επιτρέπουν την επίλυση πολλών εφαρμοζόμενων προβλημάτων.
Τύποι ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων
Υπάρχουν διάφοροι τύποι ταξινόμησης συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, αλλά η πιο ενδεικτική ταξινόμηση είναι η διαίρεση του EDMS σύμφωνα με τη λειτουργικότητα του τίτλου. Οποιοδήποτε EDMS τοποθετείται από τον προγραμματιστή του ως προορίζεται κυρίως για την εκτέλεση ενός συγκεκριμένου τύπου εργασίας. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν παρέχει πρόσθετες τεχνολογίες εγγενείς στα περισσότερα από τα «αδέρφια» της. Απλώς το σύνολο των εργαλείων κάθε ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και αδύναμες πλευρές. Η ταξινόμηση σύμφωνα με τη λειτουργικότητα του τίτλου λαμβάνει υπόψη δυνάμεις SED.
Έτσι, μοιάζει με αυτό:
- Το EDMS έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία και εργασία με ηλεκτρονική τεκμηρίωση, καθώς και ψηφιακά ανάλογα εγγράφων σε χαρτί.
- Λογιστικά συστήματα που αυτοματοποιούν την καταχώριση γεγονότων και εγγράφων καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους (ηλεκτρονικοί φάκελοι αρχειοθέτησης).
- EDMS, το κύριο καθήκον του οποίου είναι η αυτοματοποίηση της εργασίας με μεγάλα αποθετήρια εταιρικών πληροφοριών.
- Συστήματα που διαχειρίζονται ηλεκτρονικά αρχεία τεκμηρίωσης.
- Το EDMS, η λειτουργικότητα του οποίου ειδικεύεται στην εξαγωγή των απαραίτητων πληροφοριών από αρχεία και άλλες ηλεκτρονικές πηγές.
- Συστήματα που ελέγχουν εταιρικές διαδικασίες, την επεξεργασία εγγράφων και τις δραστηριότητες των υπαλλήλων του οργανισμού που ασχολούνται με την εργασία με την τεκμηρίωση της επιχείρησης.
- EDMS πληροφοριών που διαχειρίζονται συσκευές αποθήκευσης δεδομένων.
Υπάρχει επίσης μια σύντομη ταξινόμηση του EDMS ανά χώρα προέλευσης, που χρησιμοποιείται μόνο στη Ρωσία. Σύμφωνα με αυτήν, τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων στη χώρα μας χωρίζονται σε εγχώρια, εισαγόμενα και ρωσικά, που αναπτύχθηκαν στην ξένη πλατφόρμα Lotus/Domino. Η ανασκόπησή μας περιλαμβάνει παραδείγματα μόνο δύο ξένων EDMS - EMC Documentum και Lotus Domino.Doc. Όλα τα άλλα SED έχουν ρωσική «ιθαγένεια».
TOP 10 ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων
Αξιολογήσαμε τα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με βάση τη σύγκριση πέντε παραμέτρων που είναι καθοριστικές κατά την επιλογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων σε μια επιχείρηση. Η κλίμακα είναι δέκα βαθμοί.
| Θέση | Πρόγραμμα/υπηρεσία | Τιμή | Εύκολο στην εκμάθηση | Λειτουργικότητα | Λογιστική για τη ρωσική νομοθεσία | Τεχνικός υποστήριξη |
Συνολική βαθμολογία |
| 1 | Υπόθεση | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Αρχείο | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | Εταιρεία Media | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | Έγγραφο EMC | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Λογικές | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | ΕΥΦΡΑΤΗΣ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LandDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Σημείωση: η τελική αξιολόγηση του συστήματος στον πίνακα δεν ισχυρίζεται ότι είναι 100% αντικειμενική και αντικατοπτρίζει τη γνώμη του συγγραφέα, με βάση μια εις βάθος ανάλυση αυτού του θέματος. Αυτή η ανασκόπηση των συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων γίνεται μόνο μεταξύ προϊόντων λογισμικού υψηλής ποιότητας που μπορείτε να επιλέξετε με ασφάλεια για χρήση διάφοροι τύποιεπιχείρηση.
ΥΠΟΘΕΣΗ
Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένας αναγνωρισμένος ηγέτης στον τομέα του σε ολόκληρο τον μετασοβιετικό χώρο. Τόσο οι μεγαλύτερες συμμετοχές και εταιρείες, όσο και οι μικρές επιχειρήσεις, πραγματοποιούν με επιτυχία τη ροή εγγράφων και τις εργασίες γραφείου σε αυτό. Σε σχέση με αυτό το σύστημα, είναι σκόπιμο να εφαρμοστεί μια ταυτολογία: Η «BUSINESS» γνωρίζει τη δουλειά της. Πράγματι, αυτό το λογισμικό είναι ιδανικό για βαθιά αυτοματοποίηση της εργασίας γραφείου και της ροής εγγράφων.
πλεονεκτήματα
- Δυνατότητα παρακολούθησης όλων των σταδίων κίνησης οποιουδήποτε ηλεκτρονικού εγγράφου.
- Απλότητα και ευκολία στη δημιουργία έργων τεκμηρίωσης.
- Γενική ομαλότητα και λειτουργικότητα του συστήματος.
Μειονεκτήματα
- Τα "σφιχτά" μειονεκτήματα περιλαμβάνουν μια κάπως αρχαϊκή διεπαφή και μια ορισμένη δυσκολία στο mastering.
Ποια είναι η τιμή;
Η τιμή της άδειας χρήσης του συστήματος "DELO" σε έναν χώρο εργασίας (DBMS - Oracle) εξαρτάται από τον προγραμματισμένο συνολικό αριθμό αυτών των θέσεων και κυμαίνεται από 11.000 ρούβλια (201-500 ρούβλια) έως 13.400 ρούβλια (1-5 ρούβλια /m ). Εάν ο οργανισμός χρησιμοποιεί το Microsoft SQL Server DBMS, τότε η άδεια χρήσης για ένα ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣθα κοστίσει από 7200 έως 9500 ρούβλια, αντίστοιχα.
Λογικές
Το πρόγραμμα «SED Logic» ονομαζόταν «Boss-Referent» μέχρι το 2012 και ήταν ένα από τα πιο δημοφιλή Ρωσικά συστήματαηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, σοβαρός ανταγωνιστής του Delo EDMS. Η αλλαγή του ονόματος δεν είχε καμία επίδραση στην ποιότητα αυτού προϊόν λογισμικού, και συνεχίζει να είναι ένα αξιόπιστο και λειτουργικό σύστημα διαχείρισης γραφείου για επιχειρήσεις όλων των τύπων και μεγεθών.
πλεονεκτήματα
- Δυνατότητα κατασκευής πολύπλοκων διαδρομών πολλαπλών επιπέδων για έγκριση εγγράφων.
- Υψηλός βαθμός προστασίας δεδομένων χρήστη.
- Σχετική ευκολία στον έλεγχο των κύριων στοιχείων του συστήματος.
- Ευέλικτα προσαρμόσιμες και τροποποιήσιμες διαδικασίες επεξεργασίας τεκμηρίωσης.
Μειονεκτήματα
- Άβολη διαφοροποίηση των δικαιωμάτων πρόσβασης κατά τη σοβαρή εναλλαγή προσωπικού.
- Όχι η πιο ευσυνείδητη δουλειά τεχνική υποστήριξη.
- Αρχαϊκή διεπαφή.
Ποια είναι η τιμή;
Το κόστος μιας άδειας χρήσης αυτού του προγράμματος εξαρτάται από τον αριθμό των εργαζομένων που συνδέονται με αυτό. Εάν ο αριθμός τους δεν ξεπερνά τα 49 άτομα, τότε η τιμή θα είναι 5.900 για κάθε χώρο εργασίας. από 50 έως 199 συνδεδεμένους υπαλλήλους – 5.200 ρούβλια. και αν υπάρχουν περισσότεροι από 200 χώροι εργασίας, τότε η τιμή μιας άδειας θα είναι ελάχιστη - 4900 ρούβλια.
ΕΥΦΡΑΤΗΣ
Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων αναπτύχθηκε σε πλήρη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του προτύπου ποιότητας ISO 9000 και των ρωσικών GOST στον τομέα της εργασίας γραφείου. Το "EUPHRATS" διαφέρει από τους "συναδέλφους" του με την παρουσία πολλών δικών του μοναδικών ανάπτυξη λογισμικού, το οποίο δεν μπορεί να βρεθεί σε ανταγωνιστικό EDMS. Καθαρά τεχνολογικά, αυτό το σύστημα είναι ένα από τα πιο «προηγμένα» στο σύγχρονο ρωσική αγορά SED.
πλεονεκτήματα
- Το πακέτο παράδοσης αυτού του συστήματος περιλαμβάνει ένα ενσωματωμένο Nika DBMS, το οποίο απαλλάσσει αυτόματα την οργάνωση χρήστη από την αγορά πρόσθετου λογισμικού.
- Φιλική διεπαφή με ευχάριστη, αξέχαστη σχεδίαση.
- Ενσωματωμένος μηχανισμός ρόλων για τη διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης.
Μειονεκτήματα
- Αρκετά χαμηλή ταχύτητα, ειδικά σε αδύναμους υπολογιστές.
- Περιοδικές δυσλειτουργίες και αργή τεχνική υποστήριξη.
Ποια είναι η τιμή;
Μια τυπική άδεια με εγκατάσταση του συστήματος στον διακομιστή του ίδιου του οργανισμού κοστίζει από 5.200 έως 7.300 ρούβλια ανά σταθμό εργασίας, περισσότεροι χρήστες - χαμηλότερη τιμή. Ωστόσο, υπάρχει επίσης η επιλογή τοποθέτησης του στοιχείου διακομιστή στον εξοπλισμό του κατασκευαστή. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιείται ένα σύστημα συνδρομής - τέσσερα τιμολόγια, που κοστίζουν από 10.000 έως 95.000 ρούβλια το μήνα.
1C: Αρχείο
Αυτό είναι ένα από τα καλύτερα και σίγουρα το πιο καθολικό λογισμικό για τη διαχείριση εταιρικών εγγράφων. Το "1C:Archive" παρέχει αξιόπιστη και, κυρίως, κεντρική αποθήκευση επιχειρηματικών εγγράφων διαφόρων μορφών, με πρόσβαση σε αυτό από εξουσιοδοτημένο προσωπικό που μπορεί να επεξεργαστεί τα αρχεία.
πλεονεκτήματα
- Ένας καλά διορθωμένος αλγόριθμος για γρήγορη αναζήτηση των απαραίτητων δεδομένων.
- Δυνατότητα αποθήκευσης εγγράφων κάθε τύπου - από κείμενο και γραφικά, μέχρι αρχεία ήχου και βίντεο.
- Οι ευρύτερες δυνατές δυνατότητες κλιμάκωσης σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε με επιτυχία αυτό το λογισμικό τόσο σε μεγάλες όσο και σε μικρές επιχειρήσεις.
- Το κύριο πλεονέκτημα του 1C:Archive, το οποίο ξεχωρίζει αυτό το πρόγραμμα από τους ανταγωνιστές του, είναι ο βέλτιστος συνδυασμός της τιμής του προϊόντος και της λειτουργικότητάς του.
- Υποστηρίζει ενοποίηση με εξωτερικές εφαρμογές.
Μειονεκτήματα
- Καταναλώνει μεγάλο αριθμό πόρων του συστήματος.
- Αυξημένη μαθησιακή δυσκολία ακόμη και για έμπειρους χρήστες.
Ποια είναι η τιμή;
Η τιμή της "συναρμολόγησης" αυτού του προγράμματος κυμαίνεται από 12.000 έως 57.000 ρούβλια και το πρώτο ποσό θα πρέπει να καταβληθεί αποκλειστικά για την αναβάθμιση της προηγούμενης έκδοσης του 1C: Archive.
DIRECTUM
Ένα απλό και λειτουργικό DIRECTUM EDMS θα είναι μια εξαιρετική λύση για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Χάρη σε αυτό το σύστημα, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μπορεί να συνδυαστεί με επιτυχία με τα παραδοσιακά έντυπα, έτσι ώστε στη συνέχεια ο οργανισμός να μεταφερθεί εντελώς «ανώδυνα» στην εργασία στο DIRECTUM. Η προηγμένη τεχνολογία ροής εργασίας παρέχει αποτελεσματική αυτοματοποίηση των διαδικασιών γραφείου.
πλεονεκτήματα
- Διαθεσιμότητα εξειδικευμένων εργαλείων λογισμικού που απλοποιούν όσο το δυνατόν περισσότερο την αναζήτηση και την αναγνώριση της τεκμηρίωσης.
- Ευρείες δυνατότητες για ανεξάρτητη τροποποίηση του συστήματος για συγκεκριμένες εργασίες.
- Διευρυμένες επιλογές ενοποίησης με άλλα προγράμματα.
Μειονεκτήματα
- Το σύστημα επικεντρώνεται σε Η ομάδα διαχείρισηςεπιχείρηση - είναι πιο δύσκολο για τους απλούς υπαλλήλους να εργαστούν σε αυτήν.
- Κάπως μπερδεμένη και αδιαφανής τιμολογιακή πολιτική.
Ποια είναι η τιμή;
Οι άδειες χρήσης αυτού του EDMS αγοράζονται τόσο μεμονωμένα όσο και ως μέρος προσφορών πακέτων. Η φθηνότερη βασική άδεια πελάτη κοστίζει 7.800 ρούβλια. Το κόστος των πακέτων αδειών ξεκινά από 148.200 ρούβλια (βασικό για 20 υπαλλήλους) και φτάνει τα 2.010.000 ρούβλια (για 200 υπαλλήλους).
OPTIMA-WorkFlow
Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένας ισχυρός μεσαίος αγρότης στο τμήμα του. Είναι σε συνεχή ανάπτυξη και δεν μπορεί ακόμη να ανταγωνιστεί επί ίσοις όροις τα αναγνωρισμένα μαστόδοντα της αγοράς. Ωστόσο, το OPTIMA-WorkFlow έχει μια σειρά από «άσους στο μανίκι του» - μοναδικές τεχνολογίες που το κάνουν να ξεχωρίζει από το πλήθος.
πλεονεκτήματα
- Υλοποίηση της λειτουργίας της σειριακής εισαγωγής πανομοιότυπων τύπων εγγράφων και των πληροφοριών καταχώρισής τους.
- Σάρωση με πρόγραμμα προστασίας από ιούς.
- Προαιρετική ευρετηρίαση απλών και κρυπτογραφημένων εγγράφων.
- Πολυγλωσσικό περιβάλλον χρήστη.
Μειονεκτήματα
- Μειονεκτήματα της τυπικής λειτουργικότητας που εξαλείφονται οριστικά από τις επερχόμενες ενημερώσεις.
Ποια είναι η τιμή;
Οι τυπικές λύσεις που βασίζονται σε αυτήν την πλατφόρμα κοστίζουν από 55.000 έως 75.000 ρούβλια.
Έγγραφο EMC
Αυτή η πλατφόρμα για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών ροής εγγράφων αναπτύχθηκε από τον παγκόσμιο ηγέτη στον κλάδο της πληροφορικής, EMC. Η ισχυρή λειτουργικότητα, σε συνδυασμό με την ευέλικτη διαμόρφωση μεμονωμένων εργαλείων, καθιστά το EMC Documentum το καλύτερο ξένο EDMS διαθέσιμο στη ρωσική αγορά.
πλεονεκτήματα
- Υψηλός βαθμός ευκολίας στη διαχείριση εγγράφων σχεδιασμού και κατασκευής.
- Εφαρμογή ενός μηχανισμού check-in/check-out που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τη διανομή των δικαιωμάτων πρόσβασης.
- Η παρουσία μιας λειτουργίας που σας επιτρέπει να εφαρμόσετε τη διαδικασία έγκρισης σε διάφορα επίπεδα.
- Υποστήριξη για συσκευές σάρωσης και αναγνώρισης εγγράφων.
Μειονεκτήματα
- Λειτουργεί μόνο με το πρόγραμμα περιήγησης Internet Explorer.
- Απουσία σε ανοιχτή πρόσβασητεχνική και πρακτική τεκμηρίωση για το σύστημα.
- Συχνά «φρένα» και καθυστερήσεις όταν το σύστημα είναι πολύ φορτωμένο.
Ποια είναι η τιμή;
Δεν υπάρχουν σταθερές τιμές για τη χρήση αυτής της πλατφόρμας. Το κόστος της υλοποίησής του συζητείται ξεχωριστά με κάθε πελάτη.
LandDocs
Αναπτύχθηκε το 1997 από την εγχώρια εταιρεία LANIT, αυτή η πλατφόρμα για την αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων παραμένει σε ζήτηση από πολλές επιχειρήσεις και ιδρύματα μέχρι σήμερα. Το LanDocs σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα άνετο περιβάλλον εργασίας γραφείου και ροής εγγράφων, παρέχοντας σε όλες τις κατηγορίες χρηστών το απαραίτητο σύνολο εργαλείων για τη διαχείρισή του.
πλεονεκτήματα
- Διαθεσιμότητα ολοκληρωμένων εργαλείων κρυπτογραφικής προστασίας.
- Δυνατότητα συμπερίληψης εργαζομένων από απομακρυσμένα υποκαταστήματα στη διαδικασία ροής εγγράφων.
- Διαθεσιμότητα λειτουργίας σάρωσης παρτίδας για έντυπη τεκμηρίωση.
Μειονεκτήματα
- Τα προβλήματα απόδοσης είναι αρκετά συνηθισμένα.
- Αδύναμες δυνατότητες επέκτασης λειτουργικότητας.
- Δυσκολία στον έλεγχο του συστήματος από την αρχή.
Ποια είναι η τιμή;
Η τιμή μιας άδειας διακομιστή κυμαίνεται από 30.000 έως 216.000 ρούβλια. Οι άδειες χρήσης μπορούν να αγοραστούν σε τιμές που κυμαίνονται από 5.600 έως 8.400 ρούβλια.
Εταιρεία Media
Το CompanyMedia είναι ένα ολόκληρο σύνολο λύσεων λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τη ροή εγγράφων και τις εργασίες γραφείου. Αυτό το EDMS διαφέρει από τους ανταγωνιστές του ως προς την αξεπέραστη ευελιξία των ρυθμίσεων και την παρουσία ανεξάρτητων μονάδων που μπορούν να εγκατασταθούν ξεχωριστά.
πλεονεκτήματα
- Ευκαιρία επιτυχημένη δουλειάσυστήματα σε επιχειρήσεις με πολύπλοκα εταιρική δομήκαι εδαφική δομή.
- Πρωτοφανής αξιοπιστία του συστήματος, που του επιτρέπει να λειτουργεί ενεργά όλο το εικοσιτετράωρο, 365 ημέρες το χρόνο.
- Αυτοματοποιημένη υποστήριξη για εργασία με διάφορους τύπους χώρων εργασίας.
- Διαφοροποίηση δικαιωμάτων πρόσβασης σύμφωνα με την ιεραρχική δομή του οργανισμού.
Μειονεκτήματα
- Η διεπαφή ιστού έχει περιορισμένη υποστήριξη για ορισμένα προγράμματα περιήγησης, ιδιαίτερα το FireFox.
- Το σύστημα επικεντρώνεται κυρίως σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις.
Ποια είναι η τιμή;
Η τελική τιμή αυτού του λογισμικού αποτελείται από πολλά στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης προσωπικού, της εγκατάστασης πρόσθετων μονάδων και της μεταφοράς δικαιωμάτων χρήσης του συστήματος. Το ανώτατο όριο του συνολικού ποσού είναι 99.000 ρούβλια. Η φθηνότερη θεματική ενότητα θα κοστίσει 4.000 ρούβλια.
Lotus Domino.Doc
Αυτό το EDMS είναι μια εφαρμογή στη γνωστή πλατφόρμα Notes/Domino, η οποία διαθέτει σύστημα ασφάλειας δεδομένων υψηλού επιπέδου. Το Lotus Domino.Doc διαθέτει επίσης ένα προηγμένο ηλεκτρονικό αρχείο, το οποίο σας επιτρέπει να εφαρμόσετε έναν μεγάλο χώρο αποθήκευσης εταιρικής τεκμηρίωσης.
πλεονεκτήματα
- Διαθεσιμότητα μοναδικών συστημάτων αναπαραγωγής σχεδιασμένων για μια ολοκληρωμένη λύση στα προβλήματα διαχείρισης των ροών εγγράφων σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον.
- Δυνατότητα αναζήτησης εγγράφων σε επιμέρους τμήματα του αποθετηρίου πληροφοριών.
- Οι κατάλογοι LDAP κλιμακώνονται σε επίπεδο επιχείρησης.
Μειονεκτήματα
- Τα μειονεκτήματα αυτού του συστήματος πηγάζουν κυρίως από τη δυτική του προέλευση - υπάρχουν ορισμένα ερωτήματα σχετικά με τη διεπαφή και την υλοποίηση ορισμένων λειτουργιών.
Ποια είναι η τιμή;
Το κόστος των αδειών χρήστη και διακομιστή υπολογίζεται μεμονωμένα στον ιστότοπο της πλατφόρμας.
Τελικά
Τραβώντας μια γραμμή κάτω από την κριτική, θα ήθελα να σημειώσω σημαντική απόχρωση: η εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρησή σας δεν εγγυάται καθόλου την άμεση αύξηση της κερδοφορίας της και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να προκαλέσει βλάβη. Εάν ο οργανισμός σας λειτουργεί με επιτυχία και βγάζει κέρδη, δουλεύοντας χωρίς EDMS, τότε σκεφτείτε χίλιες φορές πριν αποφασίσετε να τα εφαρμόσετε. Δεν χρειάζεται να κυνηγήσετε την «προοδευτική μόδα» και να εγκαταστήσετε αυτά τα συστήματα χωρίς σοβαρή ανάγκη για αυτά. Ωστόσο, καθώς η επιχείρηση επεκτείνεται και οι εργαζόμενοι είναι πολύ φορτωμένοι, ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να γίνει ένα είδος σωσίβιο που θα βοηθήσει την εταιρεία να βγει από τη δίνη της γραφειοκρατίας.
Οι μικρές επιχειρήσεις μου φαίνονται σημαντικές για την αγορά, καθώς ο αριθμός των μεγάλων ομοσπονδιακών πελατών είναι πεπερασμένος και σχεδόν όλοι έχουν αποφασίσει για την επιλογή πλατφορμών και λογισμικού. Και οι μηχανισμοί που λειτουργούν εκεί δεν βασίζονται πολύ στην αγορά.
Έτσι, αν μιλάμε συγκεκριμένα για την αγορά, τότε το κύριο δυναμικό για την επέκταση της πελατειακής βάσης είναι ακριβώς οι μικρές επιχειρήσεις. Όταν οι μικρές επιχειρήσεις δουν πραγματικά οφέλη από τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων και όταν η λειτουργικότητα του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων αρχίσει να αντικατοπτρίζει τις πραγματικές του ανάγκες και δεν αναπαράγει το υπουργείο σε μικρογραφία, τότε αυτή η αγορά θα γίνει τόσο μαζική όσο η λογιστική. Ίσως κάποιος από τους προμηθευτές EDMS θα επαναλάβει την επιτυχία του 1C;
Έτσι, 5 μύθοι για το EDMS για μικρές επιχειρήσεις:
Αν και η ετοιμότητα για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων έχει αυξηθεί τα τελευταία χρόνια, οι άνθρωποι εξακολουθούν να μην κατανοούν ορισμένες πτυχές της τεχνολογίας. Συχνά μπερδεύουν τη διαχείριση αρχείων με το Enterprise Content Management ή το EDMS, το οποίο μπορεί να θεωρηθεί μέρος του ECM. Εδώ θα προσπαθήσουμε να καταρρίψουμε πέντε μύθους, ειδικά καθώς επικεντρώνονται στις προκλήσεις των μικρών επιχειρήσεων.
Μύθος Νο. 1: Έχω Explorer για τη διαχείριση αρχείων, επομένως δεν χρειάζομαι ξεχωριστό EDMS
Πράγματι, η Εξερεύνηση των Windows σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε αρχεία, αλλά είναι μόνο ένα βασικό εργαλείο, ο σημαντικός περιορισμός του είναι η ιεραρχική δομή φακέλων.
Ακόμη και η πιο απλή εργασία, όταν θέλετε να ομαδοποιήσετε έγγραφα ανά προϊόν και ανά πελάτη χρησιμοποιώντας φακέλους, δεν μπορεί να επιλυθεί - ο πελάτης Α παραγγέλνει προϊόντα Χ και Υ. Ο πελάτης Β παραγγέλνει προϊόντα Χ και Ζ. Θέλουμε να δούμε παραγγελίες ανά προϊόν και ανά πελάτη και οποιοδήποτε DBMS ή ακόμα και το Excel σάς επιτρέπει να το κάνετε αυτό. Αλλά δεν θα μπορείτε να οργανώσετε έγγραφα σε φακέλους με αυτόν τον τρόπο.
Θεωρητικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις και συνδέσεις, αλλά στην πραγματικότητα αυτό είναι άβολο. Αποδεικνύεται ότι χρησιμοποιώντας ένα σύστημα αρχείων είναι αδύνατο να δημιουργηθεί ένα βολικό σύστημα ταξινόμησης και αναζήτησης εγγράφων.
Μύθος Νο 2. Οι μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται EDMS
Τίποτα δεν θα μπορούσε να απέχει περισσότερο από την αλήθεια. Οι μικρές επιχειρήσεις λειτουργούν υπό συνθήκες σοβαρών περιορισμών πόρων επιπλέον προσωπικόγια την εκτέλεση εργασιών ρουτίνας με έγγραφα, για την τοποθέτηση, ταξινόμηση και αναζήτησή τους. Ακόμη και όσοι υπάλληλοι είναι εκεί θα πρέπει να εργάζονται πιο παραγωγικά. Η παρουσία ενός EDMS σε έναν οργανισμό μπορεί να εγγυηθεί ότι τα απαραίτητα έγγραφα θα είναι διαθέσιμα με ένα κλικ του ποντικιού.
(Λοιπόν, ή δύο ή τρία, που είναι ακόμα πιο γρήγορο από το ψάξιμο στα χαρτιά ή την αποθήκευση αρχείων.)
Μύθος Νο. 3. Το EDMS είναι πολύ περίπλοκο για τις μικρές επιχειρήσεις
Οι απαιτήσεις για τη ροή εγγράφων σε μια μικρή επιχείρηση είναι συνήθως απλούστερες και οι ιδιοκτήτες μπορούν να τις διατυπώσουν μπροστά στον ανάδοχο. Υπάρχουν αρκετά προϊόντα στην αγορά που είναι εύκολο να εφαρμοστούν. Μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα τμήμα ή μια λειτουργία, όπως διαχείριση λογαριασμού. Δείτε πώς αυτό επηρεάζει την αποτελεσματικότητα. Στη συνέχεια, μπορείτε να το επεκτείνετε σε ολόκληρο τον οργανισμό. Βεβαιωθείτε ότι το EDMS πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις: απλή διεπαφή χρήστη, ευκολία εγκατάστασης και διαμόρφωσης, σαφής και πλήρης οδηγόςκαι τη διαθεσιμότητα υψηλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης.
(Θα προσθέσω μόνος μου - μην προσπαθήσετε να είστε σαν ένα μεγάλο γραφειοκρατικό γραφείο! Διατηρήστε το στυλ εργασίας σας. Είναι καλύτερα να εκπαιδεύετε τους υπαλλήλους, δεν πρέπει να το τσιγκουνεύεστε σε αυτό. Είναι καλύτερα να κάνετε οικονομία στην ανάλυση και τη σχεδίαση επιχειρηματικών διαδικασιών Τους καταλαβαίνετε ήδη.
Μύθος Νο 4. Το EDMS είναι πολύ ακριβό για τις μικρές επιχειρήσεις
Οι μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται υπερβολικά προηγμένες σύνθετες ολοκληρωμένες λύσεις που συνήθως εφαρμόζονται σε μεγάλες εταιρείες. Και δεν χρειάζεστε μεγάλη επεκτασιμότητα, γιατί θα υπάρχουν λίγοι χρήστες. Με βάση αυτό, μπορείτε να επιλέξετε μια λύση που θα είναι αρκετά λογική τιμή. Επιπλέον, η μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων θα συμβάλει στη μείωση του κόστους εκτύπωσης. (Αλλά πρέπει να το προσεγγίσετε συνειδητά και να διαχειριστείτε τη διαδικασία, διαφορετικά το κόστος χαρτιού μόνο θα αυξηθεί.)
(Και πάλι θα το πω για λογαριασμό μου - υπολογίζοντας την απόδοση επένδυσης πότε εφαρμογή του EDMS- είναι σκοτεινή υπόθεση. Οι αναλυτές θα σας πουν τα πάντα. Εμπιστευτείτε τη διαίσθησή σας. Συνολικά, ένα EDMS θα πρέπει να συμβάλλει στη μείωση του κόστους και στην αύξηση της παραγωγικότητας.)
Μύθος Νο 5. Μπορείτε να απαλλαγείτε εντελώς από έντυπα έγγραφα μετά την εφαρμογή ενός EDMS
Έτσι, έχετε εφαρμόσει ένα EDMS στη μικρή σας επιχείρηση. Συγχαρητήρια! Αλλά μην βιαστείτε για νέο καταστροφέα. Χρειάζονται ακόμη έντυπα έγγραφα. Ας τα χωρίσουμε σε τρεις ομάδες:
1) Έγγραφα που σύμφωνα με το νόμο πρέπει να είναι σε έντυπη μορφή. Για παράδειγμα, συμβάσεις και άλλα επίσημα έγγραφα.
2) Έγγραφα που παραμένουν σε έντυπη μορφή γιατί έτσι δομούνται οι επιχειρηματικές διαδικασίες. Αν και οι ταχυμεταφορείς σας δεν είναι εξοπλισμένοι με iPad, χρειάζονται χαρτιά.
3) Έγγραφα που σίγουρα δεν χρειάζεται να είναι σε έντυπη μορφή. Κάθε είδους αναφορές σημειώσεις γραφείου, εφαρμογές κ.λπ. - ό,τι δεν ανήκε στις δύο πρώτες ομάδες. Μπορούν να μεταφερθούν με ασφάλεια στο υπόστεγο.
Καθώς περνούν μήνες και χρόνια, τα έγγραφα από τις δύο πρώτες ομάδες θα μετακινηθούν σταδιακά στην τρίτη. Η νομοθεσία αλλάζει και η τεχνολογία αναπτύσσεται, μπορεί σύντομα να είναι ευκολότερο να δίνεται σε κάθε κούριερ ένα tablet και να μην ασχολείται με το χαρτί. Έτσι θα πετύχουμε κάποτε ένα γραφείο χωρίς χαρτί.
Δεν είναι μυστικό ότι η επιτυχής λειτουργία οποιασδήποτε επιχείρησης εξαρτάται κυρίως από τον τρόπο λειτουργίας του μηχανισμού οργάνωσης της τεκμηρίωσης. Άλλωστε, η εργασία με χαρτιά, αν και δεν φέρνει ευχαρίστηση, είναι ένας σημαντικός κρίκος στη διοίκηση μιας εταιρείας.
Επιπλέον, η τεκμηρίωση θα πρέπει να αντιμετωπίζεται έγκαιρα, διαφορετικά θα αρχίσει να συσσωρεύεται και να χαθεί. Προκειμένου να αποφευχθούν πιθανές απώλειες, εισήχθη ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Σε αυτό το άρθρο θα σας πούμε: Τι είναι το EDMS; Τι είδη, πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα έχει;
Με την ανάπτυξη του Διαδικτύου, η εποχή των χοντρού φακέλων και των σκονισμένων αρχείων ανήκει στο παρελθόν. Τώρα η διαδικασία εργασίας με έγγραφα είναι πλήρως αυτοματοποιημένη. Μπορείτε να βρείτε τα απαραίτητα χαρτιά με ένα κλικ και η αρχειοθέτηση γίνεται χωρίς καθόλου ανθρώπινη παρέμβαση. Το EDMS προσφέρει τέτοιες ευκαιρίες για τις επιχειρήσεις.
Το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS) είναι ένα ειδικό λογισμικό που επιτρέπει την ηλεκτρονική επεξεργασία εγγράφων. Με άλλα λόγια, χάρη στο EDMS, είναι δυνατή η μεταφορά εγγράφων μεταξύ εργαζομένων, η έκδοση μεμονωμένων εργασιών, η αρχειοθέτηση κ.λπ.
Σίγουρα πολλοί οργανισμοί γνωρίζουν πώς να δημιουργούν ηλεκτρονικά έγγραφα, να τα αποθηκεύουν και να τα μεταδίδουν. Ωστόσο, είναι απλώς ηλεκτρονική μορφήδεν θα έχει νομική ισχύ. Ωστε να ηλεκτρονικό χαρτίέχει πάρει βάρος, είναι σημαντικό να έχει υπογραφεί και από τα δύο μέρη. Στην περίπτωση αυτή, τα έγγραφα πρέπει να σφραγίζονται με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή.
Επομένως, το EDS μπορεί να χωριστεί σε δύο τύπους:
- Ροή εγγράφων εντός της εταιρείας μεταξύ των εργαζομένων.
- Ροή εγγράφων μεταξύ διαφόρων επιχειρήσεων και οργανισμών μέσω ειδικών καναλιών επικοινωνίας.
Για να χρησιμοποιήσετε το EDMS σε έναν οργανισμό, απαιτείται ειδικό λογισμικό. Συνήθως ένα τέτοιο πρόγραμμα ονομάζεται πλατφόρμα EDI. Επιπλέον, θα απαιτηθεί πρόσθετο υλικό για την ομαλή λειτουργία τέτοιου λογισμικού. Για παράδειγμα, διακομιστές, κανάλια δικτύου κ.λπ.
Θα χρειαστεί ένας χειριστής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων εάν είναι απαραίτητο να εργαστείτε με έγγραφα μεταξύ δύο διαφορετικών εταιρειών. Ένας τέτοιος χειριστής θα γίνει καλός βοηθός. Εξάλλου, ξέρει πώς να παραδίδει μηνύματα, ελέγχει σε ποια μορφή αποστέλλονται έγγραφα, απαιτεί και ελέγχει την τοποθέτηση ηλεκτρονικής υπογραφής, αποθηκεύει και αρχειοθετεί έγγραφα ανεξάρτητα κ.λπ.
Έτσι, το EDMS είναι το «κυκλοφορικό σύστημα» ολόκληρης της επιχείρησης. Εξοικονομεί πολύ χρόνο και αναμφίβολα έχει θετική επίδραση στο έργο του οργανισμού συνολικά. Υπάρχει όμως πάντα κάποιο όφελος από αυτό το είδος επεξεργασίας πληροφοριών; Και μπορεί το EDMS να προκαλέσει ζημιά σε μια επιχείρηση; Για να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, πρέπει να λάβετε υπόψη τις θετικές και αρνητικές πτυχές της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του EDI
Όπως κάθε άλλη διαδικασία EDI, έχει και θετικά και αρνητικά. Οι κύριες παράμετροι παρουσιάζονται στον παρακάτω πίνακα.
 Πλεονεκτήματα |
 Ελαττώματα |
|---|---|
|
|
Το πραγματικό κόστος της συντήρησης ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για τις μικρές επιχειρήσεις
(*) Εάν η εταιρεία είναι μικρή και ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης (ή ο ίδιος ο μεμονωμένος επιχειρηματίας) πρόκειται να υπογράψει προσωπικά τα έγγραφα, τότε το κόστος θα είναι ελάχιστο. Αποτελούνται από την αγορά ηλεκτρονικών ψηφιακή υπογραφή- 1500 ρούβλια και πρόσβαση στην υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων - από 100 ρούβλια.
Για μικρούς τόμους, οι συντάκτες μας προτείνουν την υπηρεσία Kontur.Diadoc. Εάν επιλέξετε το τιμολόγιο " Παγκόσμιος", τότε το κόστος θα είναι μόνο 9 ρούβλια ανά αποσταλμένο έγγραφο. Σε σύγκριση με την αποστολή πρωτότυπων εγγράφων ταχυδρομικώς, εδώ αποστολή ενός συστημένη επιστολήεντός της περιοχής θα είναι τουλάχιστον 50 ρούβλια. Η διαφορά είναι εμφανής:
Το σύστημα παρέχει σε όλους τους νέους χρήστες 50 μεταφορές μπόνους καλωσορίσματος ηλεκτρονικών εγγράφων.
Όπως φαίνεται από τον πίνακα, παρά τις θετικές πλευρές, το EDS έχει και αρνητικές πλευρές. Βασικά, καταλήγουν στο κόστος υλικών, το οποίο, όπως αποδεικνύεται, μπορεί να μην είναι μικρό.
Η εταιρεία θα επιβαρυνθεί με σημαντικό κόστος όχι μόνο για την εγκατάσταση λογισμικού και την αγορά τον απαραίτητο εξοπλισμό, αλλά πρέπει επίσης να προσλάβει έναν υπάλληλο, χωρίς τις ειδικές δεξιότητες του οποίου το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων απλά δεν θα λειτουργήσει. Ένας τέτοιος υπάλληλος πρέπει επίσης να πληρωθεί μισθός. Και αυτό είναι ένα άλλο στοιχείο δαπάνης.
Αλλά μην ξεχνάτε ότι οι προσπάθειες που δαπανήθηκαν θα αποδώσουν στο μέλλον και οι εταιρείες που συνεργάζονται με το EDMS θα ωφεληθούν μόνο. Εξάλλου, θα εξοικονομήσουν όχι μόνο χρόνο επεξεργασίας πληροφοριών, αλλά θα μειώσουν επίσης σημαντικά το κόστος πληρωμής για υπηρεσίες, για παράδειγμα, έναν αρχειοφύλακα. Επιπλέον, το ηλεκτρονικό αρχείο δεν απαιτεί επιπλέον χώρο, αγορά πρόσθετων ειδών γραφείου ή άλλα θέματα.
Τι είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Κατά κανόνα, πρόκειται για ένα σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDF) στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε, να στείλετε, να λάβετε και να υπογράψετε ηλεκτρονικά έγγραφα. Είναι ισοδύναμα με χάρτινα με χειρόγραφη υπογραφή. Για τη διεξαγωγή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, χρειάζεστε πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής.
Η διεπαφή αποτελείται συνήθως από 2-3 καρτέλες, συμπεριλαμβανομένων των αντισυμβαλλομένων (οι συνεργάτες και οι πελάτες σας που συμμετέχουν στο EDI) και η κύρια καρτέλα - Έγγραφα. Αυτή η καρτέλα θα περιέχει τα έγγραφα που στείλατε και λάβατε στις ενότητες Εισερχόμενα και Εξερχόμενα.
Τύποι EDI
Αναμφίβολα, κατά την εφαρμογή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, οι οργανισμοί δίνουν μεγάλη έμφαση στην αποτελεσματικότητα. Είναι δύσκολο να πούμε ποιος τύπος EDI θα είναι πιο αποτελεσματικός για έναν συγκεκριμένο οργανισμό. Όλα εξαρτώνται από την κατεύθυνση της επιχείρησης και τις επιχειρηματικές της διαδικασίες.
Ωστόσο, υπάρχει ένα γενικό προσόν του EDI ως προς τη λειτουργικότητα, την τεχνολογία ελέγχου, τα εξαρτήματα κ.λπ. Από αυτή την άποψη, μπορούμε να διακρίνουμε τους κύριους τύπους EDS:
- Σύστημα τήρησης αρχείων. Αυτός ο τύπος προορίζεται για τη διεξαγωγή εργασιών γραφείου μιας επιχείρησης. Επιπλέον, η εργασία εκτελείται σύμφωνα με όλους τους αποδεκτούς κανόνες με κάθετη διαχείριση, δηλ. από ανώτερο σε υποδεέστερο?
- Ηλεκτρονικά αρχεία. ο κύριος στόχοςΈνα τέτοιο σύστημα είναι η οργάνωση της εργασίας για την αποθήκευση τεκμηρίωσης. Μεταξύ άλλων, το πρόγραμμα επιτρέπει στον χρήστη να βρει εύκολα το απαιτούμενο χαρτί. Ωστόσο, η μεταφορά της τεκμηρίωσης σε ένα τέτοιο σύστημα δεν θα είναι δυνατή.
- Συστήματα ροής εργασιών. Αυτός ο τύπος συστήματος είναι ευρέως διαδεδομένος μεταξύ των χρηστών λόγω του γεγονότος ότι το κύριο καθήκον– είναι η οργάνωση και η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Με τέτοιο λογισμικό είναι εύκολο να δραστηριοποιηθεί κανείς και η ροή εγγράφων είναι απλώς ένας λόγος για την ύπαρξη εργασιακών στιγμών.
- Συστήματα ECM. Το λογισμικό επιτρέπει στο χρήστη να εισάγει την καινοτομία στο σύστημα διαχείρισης του οργανισμού. Με τη χρήση πολύπλοκα συστήματα, ίσως, διαχείριση: έγγραφα, υπογραφές, ροές εργασίας, γνώσεις εργαζομένων κ.λπ. Αυτός ο τύπος EDI θα είναι πολύ πιο ακριβός, επειδή προσφέρει στον χρήστη προηγμένη λειτουργικότητα.
Αξίζει να σημειωθεί ότι κάθε τύπος EDMS γίνεται μεγαλύτερος από τον προηγούμενο, και δίνει περισσότερες δυνατότητεςχρήστες. Ωστόσο, για να εκτιμήσετε πλήρως τα οφέλη της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, πρέπει να κάνετε τη σωστή επιλογή.
Πώς να επιλέξετε το σωστό EDMS
Όπως έχει ήδη σημειωθεί, η επιλογή ενός EDMS είναι μια περίπλοκη διαδικασία που απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή. Μεταξύ άλλων, η διοίκηση της εταιρείας πρέπει να λάβει υπόψη έναν τεράστιο αριθμό καθοριστικών παραγόντων, όπως η κατεύθυνση των δραστηριοτήτων της επιχείρησης, το προσωπικό κ.λπ.
Για παράδειγμα, για εμπορική οργάνωσηΘα ήταν σωστό να καθιερωθεί ένα EDS τόσο μεταξύ εργαζομένων όσο και μεταξύ εταίρων. Μόνο με αυτόν τον τρόπο η επιχείρηση θα μπορέσει να αποκομίσει τα απαραίτητα οικονομικά οφέλη.
Για κρατική υπηρεσίαείναι καλύτερα να επικεντρωθεί στις ιδιαιτερότητες της δουλειάς του, και να δώσει περισσότερη προσοχήδηλαδή τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων. Είναι επίσης απαραίτητο να εκπαιδεύονται οι εργαζόμενοι να συνεργάζονται μαζί τους.
Όταν επιλέγετε ένα ή άλλο EDMS, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη εάν το σύστημα πληροί τις αναφερόμενες απαιτήσεις. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Πλήρης λειτουργικότητα.
- Ευκολία στη χρήση;
- Με ποια ταχύτητα θα ενσωματωθεί αυτό το σύστημα στη διαδικασία εργασίας;
- Διαθεσιμότητα ρυθμίσεων και πρέπει να είναι ευέλικτες.
- Έχει το σύστημα τη δυνατότητα να επεκτείνει τη λειτουργικότητα;
- Είναι δυνατή η προσαρμογή του EDMS στο υπάρχον λογισμικό της επιχείρησης;
- Ευκολία προσαρμογής.
- Διαθεσιμότητα τεχνικής υποστήριξης. Είναι σημαντικό αυτή η βοήθεια να είναι σε υψηλό επίπεδο.
- Η φήμη του κατασκευαστή κ.λπ.
Λαμβάνοντας υπόψη αυτό το γεγονός, ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τις ακόλουθες ενέργειες:
- Εξερευνήστε τη λειτουργικότητα. Είναι απαραίτητο να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο κεφάλαιο «Ευκαιρίες». Είναι σημαντικό ο κατασκευαστής να υποδεικνύει συγκεκριμένα τη λίστα των εργασιών που εκτελούνται από το πρόγραμμα. Εάν δεν υπάρχουν λεπτομέρειες, τότε θα πρέπει να εγκαταλείψετε ένα τέτοιο σύστημα EDS.
- Διαθεσιμότητα θεματικών παρουσιάσεων. Είναι σημαντικό το πρόγραμμα να περιέχει υλικό επίδειξης, εξηγώντας έτσι στον χρήστη πώς να χρησιμοποιήσει τη λειτουργικότητα.
- Μελετήστε τα στιγμιότυπα οθόνης. Με αυτόν τον τρόπο ο διαχειριστής θα είναι σε θέση να επαληθεύσει εάν η λειτουργικότητα είναι πραγματικά απλή και εάν πληροί τις αναφερόμενες απαιτήσεις.
- Φροντίστε να διαβάσετε κριτικές από πραγματικούς χρήστες. Πλέον η καλύτερη επιλογή– παρακολούθηση βίντεο στο YouTube.
- Πολλοί κατασκευαστές προσφέρουν δωρεάν δοκιμές στους διαχειριστές. Με αυτόν τον τρόπο ο χρήστης θα μπορεί να καταλάβει εάν το επιλεγμένο προϊόν είναι κατάλληλο ή όχι.
- Όσον αφορά το κόστος των εμπορευμάτων, είναι προφανές ότι αυτό το σημείο δεν μπορεί παρά να ανησυχήσει τον αγοραστή. Είναι δύσκολο να προσδιοριστεί ποιο θα πρέπει να είναι το πραγματικό κόστος ενός EDS, αλλά αξίζει να μελετήσουμε τι συνθέτει αυτό ή εκείνο το νούμερο. Επομένως, μια λεπτομερής μελέτη του τιμοκαταλόγου θα βοηθήσει τον αγοραστή να αποφύγει απροσδόκητα έξοδα και έξοδα.
Αξίζει να θυμάστε ότι μόνο ένας ειδικός θα σας βοηθήσει να κάνετε τη σωστή επιλογή. Επομένως, η επιλογή και η εγκατάσταση του EDMS θα πρέπει να πραγματοποιείται μόνο υπό τη στενή προσοχή ενός ατόμου που έχει ειδικές δεξιότητες.
Λόγω του υψηλού κόστους, δεν συνεργάζονται όλοι οι οργανισμοί στη χώρα μας με το EDMS. Προς το παρόν είναι μόνο μεγάλες επιχειρήσειςεπεξεργασία των εγγράφων ηλεκτρονικά. Αλλά όλα αλλάζουν και είναι πιθανό ότι στο εγγύς μέλλον θα εκτιμηθεί η ανάγκη για εργασία με τη βοήθεια ενός EDMS και πολλές εταιρείες θα έχουν την οικονομική δυνατότητα να πραγματοποιήσουν ηλεκτρονικό επιχειρείν. Αυτό σημαίνει ότι θα γίνουν οι πιο αποτελεσματικοί και επιτυχημένοι!