Un insert în loc de o carte de lucru, ce să faci. Carnetul de muncă a expirat

Adesea, ofițerii de personal se confruntă cu întrebarea cum, dacă cartea de muncă s-a încheiat, cum să continue înregistrarea corect. În acest caz, utilizați o inserție specială. Dar este important să respectați diferite reguli pentru conduita sa.

Pentru un cetățean care muncește mult, se poate întâmpla ca paginile din carnetul de muncă în care sunt indicate informații despre muncă să se epuizeze foarte repede. Acest lucru se întâmplă din diverse motive, inclusiv următoarele:

schimbarea locului de muncă;
creșterea carierei;
multe stimulente incluse în document.

Pentru a evita începerea unei cărți noi, utilizați un insert special care este protejat de contrafacere. În acest caz, sunt respectate următoarele reguli.

Un angajator care a rămas fără o secțiune trebuie să creeze un insert.
Titlul se completează cu data începerii, adică diferită de data înființării cartea de munca.
Inserarea conține informații despre angajat care sunt valabile în prezent.
Titlul este semnat de ofițerul de personal care ține evidența, iar sigiliul organizației este aplicat.
Numărul de inserții poate fi atât cât este necesar. Forma și secțiunile acestora sunt stabilite prin Decrete ale Guvernului. Documentul se păstrează în aceeași ordine ca și cartea. Mai mult, separat de acesta din urmă, este considerat invalid.

Cusut

Pe lângă cum să faci o înregistrare, trebuie să știi și despre cusut. Începe când se termină secțiunile de informații despre post și/sau premii. Nu există acte juridice speciale care să reglementeze regulile de cusut într-un document. De asemenea, nu există instrucțiuni despre locul unde ar trebui să fie amplasat documentul, ce fir este folosit pentru a-l coase și de câte perforații sunt necesare pentru aceasta. Autoritățile de control nu vor găsi nicio vină în aceste detalii.

Dacă abordăm problema cu latura tehnica, atunci este mai convenabil să-l coaseți la mijloc. Cu toate acestea, în acest caz, unele înregistrări vor fi separate. Prin urmare, mai des inserția în cartea de lucru este cusută la sfârșit, făcând 4 până la 5 perforații între coperta și ultima pagină a documentului.

Fixarea ar trebui să se facă folosind cusut. Pur și simplu investiția nu va fi suficientă. Lipirea, fixarea cu un capsator sau alte metode sunt, de asemenea, incorecte, deoarece toate acestea nu vor păstra documentul în același mod în care poate face cusutul.

Prin lege, fiecare companie trebuie să aibă propria ștampilă. Și dacă lipsește, atunci trebuie să îl comandați. Ca și în cazul forței de muncă, inserția se eliberează contra cost. Angajatul poate plăti prin casa de marcat sau poate transfera bani. Dar, în plus, aceste acte pot fi emise gratuit, dacă o astfel de procedură este prevăzută în actul juridic relevant.

Posibile greșeli

Uneori se întâmplă ca acei angajați care completează documentele relevante să facă greșeli. Corecțiile sunt atunci inacceptabile. Dacă vorbim despre căptușeală, atunci este mai bine să o reciclăm. Din moment ce există număr unic, este decupat și lipit în jurnalul de bord. O greșeală comună este observată atunci când decid să facă o intrare în „Informații despre premii”, în loc să o introducă în datele despre lucrare.

Această greșeală se face atunci când „Informațiile despre job” sunt complet completate și serviciul de personal au fost prea neatenți. Apoi, conform regulilor speciale, sunt permise barajele pe pagini. Introducerea corectă cu următorul număr de serie va fi făcută în insert. În același timp, este interzis:

folosirea unui nou formular de carte în loc de a completa insertul;
tăierea unui cuvânt din expresia din secțiunea „Informații despre premii” pentru a-l înlocui cu „muncă”;
fixare căi diferite cearsafuri curate.

Când completați inserția, ar trebui să respectați următoarele puncte:

documentul continuă să fie întreținut, la fel ca și cartea;
nu are persoană juridică. forta fara prezentarea fortei de munca;
dacă numele unui angajat s-a schimbat în timpul activității sale, atunci aceste informații sunt reflectate atât în documentul de lucru, cât și în insert.

Când nu mai rămâne spațiu pe pagină, iar înregistrarea nu s-a încheiat încă, aceasta este transferată în insert, pornind de la locul de unde trebuia ruptă.

Dacă insertul nu a început și sigiliul nu a fost aplicat, dar angajatul lucrează în mod permanent, acesta ar trebui să contacteze angajatorul pentru a solicita ca insertul să fie întreținut corespunzător.

Schimbarea numelui de familie

Angajatorul ar trebui să informeze angajatul despre nuanțele care trebuie luate în considerare la schimbarea numelui complet. Regulile sunt stocate în documentele relevante de personal și contabile. Un angajat cu numele de familie schimbat are dreptul de a veni la director cu o cerere corespunzătoare, indicând schimbarea numelui de familie. Apoi se face următoarele:

managerul aprobă cererea angajatului;
pe baza acestui document, ofițerul de cadre face o înscriere corespunzătoare pe fișele de lucru;
după aceasta, se emite ordin de schimbare a numelui de familie;
La final, lucrătorul de schimbare efectuează acțiunile rămase.

Se schimbă numele de familie de pe titlu. Pentru a face acest lucru, tăiați-l pe cel care era acolo și scrieți în altul. Înregistrarea se face pe interior. lateral, de obicei pe copertă, și indică legături către alte lucrări. Certificatul de finalizare a acestei acțiuni este semnătura și sigiliul companiei. Modificările cardului personal al angajatului se fac în mod similar.

Notă despre inserare

Important! Cel mai bine este să introduceți mai întâi toate datele în insert și numai după aceea să completați foaia de lucru și să faceți un liant. Apoi, dacă faci greșeli, nu va trebui să corectezi cartea. Merită să ne amintim că titlul are spațiu limitat. Prin urmare, corecturile pot fi dificile.
Atenţie! Din cauza ultimele modificariîn legislație, informațiile legale din acest articol pot fi depășite!
Avocatul nostru vă poate sfătui gratuit - scrieți întrebarea dvs. în formularul de mai jos:

Știm cu toții că angajatorul trebuie să elibereze un carnet de muncă. Dar cum și de unde pot obține formularul? Și încep încălcări continue. Cert este că a fost aprobat prin Ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse nr. 117n „Procedura de furnizare angajatorilor cu formulare de carte de muncă și o inserare în cartea de muncă” prevede furnizarea de formulare în mod specific angajatorilor, și nu angajaților.

Mai mult, trebuie să cumpărați formulare de la distribuitorii licențiați de produse de imprimare de securitate, având încheiat un acord cu aceștia pentru furnizarea de formulare. Formularele achiziționate trebuie înregistrate în Carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru evidența formularelor și inserțiile din carnetul de muncă. Forma acestei cărți este aprobată prin ordinul Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69. Această carte este ținută de departamentul de contabilitate.

Rezultă că angajatorul trebuie să aibă un anumit număr de formulare achiziționate în avans pentru a emite, dacă este necesar, un carnet de muncă (insert) pentru angajat. Desigur, nu toți angajatorii urmează această procedură. Adesea, angajatul însuși cumpără formularul undeva la un chioșc. Este ilegal să ceri unui angajat să cumpere singur o carte de muncă. ȘI practica arbitrajului ia întotdeauna de partea angajatului. Dacă nu ați eliberat carnetul de muncă din lipsa unui formular alb (pe care, după părerea dvs., angajatul ar fi trebuit să-l aducă), atunci dumneavoastră (adică angajatorul) sunteți de vină și veți fi pedepsit.

Procedura corecta.

1. Obțineți formularul solicitat (carte sau insert) de la departamentul de contabilitate.

Cert este că aceste formulare sunt considerate documente raportare strictă. Acestea trebuie depozitate într-un seif din departamentul de contabilitate. Dacă un angajat al personalului are nevoie de un formular, acesta este eliberat la cererea scrisă. La sfârșitul lunii muncitor de personal trebuie să furnizeze departamentului de contabilitate un raport care să indice când și ce formulare au fost primite, cui au fost eliberate, câte formulare au fost deteriorate și câte au rămas în departamentul de personal.

Pentru antreprenorii individuali, un angajat al personalului și un contabil sunt adesea o singură persoană. În acest caz, nu are sens să vă scrieți o aplicație. Sărim peste primul punct. Dar raportul se întocmește oricum Dacă rar întocmești documentație tehnică nouă, atunci rapoartele nu pot fi întocmite în fiecare lună, ci numai după utilizarea formularului.

2. Întocmește prima pagină (de titlu) a cărții de lucru (inserție).

Pagina de titlu trebuie întocmită în prezența angajatului însuși.
Notăm cu atenție numele de familie, prenumele, patronimul și data nașterii angajatului din pașaport.
Pe baza unei diplome sau a unui certificat de studii, completați rândurile „educație” și „profesie, specialitate”.
Apoi stabilim data pentru completarea carnetului de muncă. Vă rugăm să rețineți că data completării carnetului poate fi ulterioară datei angajării angajatului, deoarece cartea de muncă poate fi completată în termen de o săptămână de la data angajării.
Apoi angajatul însuși semnează pentru Pagina titlu, asigurându-se cu semnătura că informațiile despre el au fost introduse corect. Dacă se găsește o eroare, formularul este considerat deteriorat. Nu puteți corecta intrările de pe pagina de titlu! Se distrug formularele deteriorate, despre care se întocmește un proces-verbal special.
Dacă pagina de titlu este întocmită corect, o va semna și angajatul de personal. Este recomandat să vă scrieți numele de familie, deoarece opțiunea propusă „semnătura persoanei (lizibilă)” permite multe interpretări. Mai mult, o semnătură în sensul pe care îl înțelegem nu este niciodată lizibilă.
Și, în sfârșit, toate înregistrările sunt certificate de sigiliul organizației sau al antreprenorului individual (NU departamentul de resurse umane, dacă aveți sigiliul acestui unitate structurală).

3. Înregistrăm și plasăm broșura (inserția) completată pentru depozitare.

Acum puteți face o înregistrare a programării (citiți cum), vă puteți înregistra cartea de muncă în K registru pentru înregistrarea mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acesteași puneți-l într-un seif pentru depozitare. Insertul, dacă îl emiteți unui angajat, este înregistrat în carte separat, pe un rând diferit. La concediere, angajatul va semna atât pentru primirea cărții, cât și pentru insert. Dacă, la sosire, primiți de la un angajat o carte cu un insert deja cusut, atunci doar cartea este înregistrată.

Puteți descărca manualul „Carte de lucru fără erori” de pe site-ul http://slavianna.ru

Transferarea unei intrări dintr-o carte de lucru într-o inserare - una dintre cele mai controversate probleme la menținerea unui carnet de muncă. Despre regulament și câteva dintre nuanțe ale acestei proceduri vom vorbi în articolul nostru.

Reglementări care reglementează transferul înregistrărilor în inserții

Datorită faptului că insertul este o continuare a cărții de muncă, toate regulile referitoare la acesta se aplică și la completarea acestuia. Lista reglementărilor care se aplică atunci când se utilizează căptușeli poate include următoarele:

Tot ceea ce nu este reglementat de lege se realizează pe baza unei descrieri normative a unor situații similare sau a practicilor de personal consacrate.

Procedura generală de pregătire a insertului pentru utilizare

Inserarea este folosită doar într-un singur caz: dacă nu există spațiu rămas într-o secțiune a cărții de lucru. În acest caz, este interzis să creați o nouă carte de lucru sau să lipiți în pagini suplimentare.

Sa luam in considerare reguli generale pregătirea pentru utilizarea căptușelii:

Nu-ți cunoști drepturile?

Inserarea este parte integrantă a registrului de lucru. În sine nu are forță juridică. Pot exista oricâte inserții doriți. Pentru vechiul model al cărții sunt emise inserții de tip nou. Înainte de a coase și de a introduce inserția în carte, este mai bine să o completați. Dacă un angajat greșește brusc, puteți pur și simplu să luați un nou document.
Pentru a clarifica ce inserție aparține unei anumite cărți de lucru, este plasată o ștampilă „Insert Issued”, indicând numărul și seria sa individuală. Ştampila este plasată pe pagina de titlu a cărţii de muncă. Orice altă metodă, cum ar fi scrisul de mână, nu este prevăzută de lege.
Inserția nu este atașată de carte cu lipici, agrafe sau orice altă metodă, ci este cusuta doar cu ață. Îl poți coase la început, la mijloc sau la sfârșit.
Pagina de titlu a insertului este pregătită pe baza documentelor angajatului. Informațiile din această parte a insertului sunt mai relevante decât în cartea de lucru în sine. Nu este nevoie să transferați înregistrările vechi. Data de pe pagina de titlu este momentul în care insertul este completat și cusut.
Ordinea înscrierilor în insert începe cu numărul care urmează ultimului număr din cartea de muncă.

Unele situații care apar la transferul unei înregistrări într-o inserție

Cum se transferă o înregistrare dintr-un registru de lucru într-un insert? Nu există instrucțiuni cu privire la această problemă și nu este reglementată de lege. Când transferați, trebuie să urmați reguli generale fluxul documentelor de personal.

Înainte de a face o intrare la sfârșitul oricărei secțiuni a cărții de lucru, trebuie să vă asigurați că există suficient spațiu pentru aceasta. Ce să faci dacă cu siguranță nu sunt suficiente rânduri de scris? Există 2 opțiuni:

Sari peste aceste rânduri și începe să înregistrezi în insert. Nicăieri în reguli nu se prevede că nu puteți lăsa rânduri goale între intrări.
Începeți înscrierea în registrul de lucru (de exemplu, numărul, data și începutul înscrierii despre transferul într-o altă poziție) și terminați (indicând unitatea structurală și poziția) în insert.

Cu toate acestea, uneori, un angajat al personalului începe să înregistreze fără urmărire și nu există suficient spațiu. Apoi continuă să scrie în secțiunea „Informații despre premii”. Nu poți face asta. În acest caz, deja în insert, intrarea eronată este recunoscută ca nevalidă și se face una nouă în modul prescris în secțiunea „Informații despre muncă”.

Ce să faci când nu mai este spațiu pe pagina de titlu? De exemplu, numele de familie se schimbă adesea sau s-au obținut mai multe studii și specialități. Nu există informații în acest sens în Instrucțiuni. Cu toate acestea, dacă urmați Dispoziții generale, atunci Instrucțiunile prescriu următoarele: dacă nu există suficient spațiu într-una dintre secțiunile cărții de lucru, este necesar să creați o inserție. Prin urmare, este posibil să folosiți și un insert pentru a completa informațiile conținute pe pagina de titlu a cărții de lucru.

Dacă datele de pe pagina de titlu se modifică și există un insert, informațiile sunt actualizate în ambele secțiuni, dar documentele justificative pot fi indicate doar pe coperta carnetului de muncă.

Astfel, procedura de transfer a unei înregistrări într-un insert practic nu este reglementată de lege. În acest sens, este logic să se efectueze ca un transfer normal pe o altă pagină a cărții de muncă. Singura diferență este că, înainte de umplere, căptușeala trebuie pregătită pentru utilizare în conformitate cu standardele.

Completarea paginilor într-una dintre secțiunile cărții de lucru poate lua prin surprindere un angajat de HR fără experiență. Sfârșitul foilor în travaliu nu este așa de rar! Ce să faci dacă cartea de muncă a expirat? Există o prevedere pentru acest caz - trebuie să îl porniți, să îl depuneți, să îl depuneți și să îl numerotați, și nu să începeți unul nou, așa cum ar putea crede cineva.

Alte situatii

Să ne uităm la situațiile obișnuite care apar cu căștile:

Înregistrarea este introdusă în secțiunea greșită - apoi este numerotată, apoi introdusă, se indică numele complet și funcția persoanei care a scris-o și se pune o semnătură. După aceea, este reintrat în secțiunea în care se află locul său real.
Schimbarea numelui de familie de către un angajat - o consemnare a acestui fapt trebuie făcută atât în dosarul de muncă propriu-zis, cât și în insert. Documente precum certificatul de naștere, pașaportul, certificatul de căsătorie vor fi necesare dacă numele de familie a fost schimbat din cauza căsătoriei. Denumirea anterioară este tăiată, iar noul nume este certificat cu sigiliul companiei.
S-au făcut corectări direct textului - așa cum sa menționat deja, acest lucru nu se poate face și, dacă se întâmplă acest lucru, se întocmește un act în acest sens, după care insertul este distrus. Înainte de aceasta, numărul său este decupat și lipit în jurnalul de contabilitate pentru a confirma faptul de eliminare.

Pregătind inserții conform tuturor regulilor, poți economisi timp atât pentru tine, cât și pentru angajații tăi, așa că merită să le urmezi. Dacă tu, în calitate de angajat, descoperi o inexactitate, ar trebui neapărat să atragi atenția specialiștilor HR asupra acesteia, deoarece altfel va trebui să reînregistrezi documentele.

S-ar putea să fiți interesat

O inserare în cartea de muncă poate fi necesară în următoarea situație - în perioada de activitate (muncă), unii angajați nu au adesea spațiu liber în cartea de muncă (denumită în continuare carte) pentru a scrie o înregistrare. "Ce ar trebuii să fac?" — întrebare realăîntrebare, care apare pentru mulți oameni, pentru a o pune cât mai puțin posibil, trebuie să citiți acest articol.

O inserție este adăugată în carte dacă nu există spațiu liber pentru introducerea unui nou post, care este emis în principal la angajarea, relocarea sau concedierea unui angajat. În vigoare din ianuarie 2004 formă nouă carte de muncă și insert. 1974 și 1938, sunt valabile și registrele de mostre aprobate. În octombrie 2003, au fost aprobate Instrucțiunile de completare a carnetelor de muncă și inserturilor pentru acestea.

De ce este nevoie?

Îndeplinește aceleași funcții ca și o carte. Dacă un angajat al administrației vede că nu există spațiu pentru a face o nouă intrare, atunci introducerea se face în insert.

Cum arată inserția de carte de muncă?

Inserarea conține aceleași câmpuri ca și în carte.

1. Ar trebui să existe o hologramă?

Dacă după ce ați citit acest articol toate întrebările au fost epuizate, atunci vă doresc mult succes în carieră.