По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
Состав присутствующих:

председатель комиссии;
ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
Решения, которые были приняты в результате совещания.
Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Мы актуализируем этот материал по мере выхода поправок или иных документов связанных с протоколом общего собрания. Последняя правка статьи: 28.01.2019 - c учетом всех изменений на эту дату.

На этой странице вы можете ознакомиться с приказом Минстроя об утверждении формы протокола общего собрания (начиная с 29 апреля 2016 года), а также скачать протокол общего собрания, образец протокола общего собрания собственников для использования при проведении общих собраний в своем доме начиная с 29.04.2016.

С качать протокол общего собрания по новой форме 2019 можно внизу страницы (+ там же скачать реестр собственников)

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО

ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ

К ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛОВ ОБЩИХ СОБРАНИЙ СОБСТВЕННИКОВ

ПОМЕЩЕНИЙ В МНОГОКВАРТИРНЫХ ДОМАХ И ПОРЯДКА НАПРАВЛЕНИЯ

ПОДЛИННИКОВ РЕШЕНИЙ И ПРОТОКОЛОВ ОБЩИХ СОБРАНИЙ

СОБСТВЕННИКОВ ПОМЕЩЕНИЙ В МНОГОКВАРТИРНЫХ ДОМАХ

В УПОЛНОМОЧЕННЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЕ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЖИЛИЩНЫЙ НАДЗОР

В соответствии с частями 1, 1.1 статьи 46 Жилищного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 1, ст. 14; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 22 января 2019 г., N 0001201901220025) приказываю:

Мы подготовим Вам актуальный полный реестр собственников от 1000 рублей. Также сделаем полный пакет документов с гарантией приема ГЖИ от 3000 рублей, оставьте заявку в форме ниже:

Приложения к протоколам

1. Лицом, проводившим процессуальное действие, к протоколу приобщаются приложения.

2. Приложениями к протоколу могут быть:

1) специально изготовленные копии, образцы объектов, вещей и документов;

2) письменные объяснения специалистов, которые принимали участие в проведении соответствующего процессуального действия;

3) стенограмма, аудио-, видеозапись процессуального действия;

4) фототаблицы, схемы, слепки, носители компьютерной информации и другие материалы, которые объясняют содержание протокола.

3. Приложения к протоколам должны быть надлежащим образом изготовлены, упакованы с целью надежного сохранения, а также заверенные подписями следователя, прокурора, специалиста, других лиц, которые принимали участие в изготовлении и/или изъятии таких приложений.

1. К протоколу в качестве средства фиксирования уголовного производства могут добавляться различные предметы и документы. Приложения к протоколу являются его неотъемлемой частью и вместе с протоколом процессуального действия составляют источники доказательств в уголовном производстве.

2. Часть 2 комментируемой статьи указывает на возможные приложения к протоколу процессуального действия. В частности, приложениями к протоколу могут быть: специально изготовленные копии (фотокопии, ксерокопии), образцы объектов, вещей и документов; письменные объяснения специалистов, которые принимали участие в проведении соответствующего процессуального действия; стенограмма, аудио-, видеозапись процессуального действия; фототаблицы, схемы, слепки, носители компьютерной информации. Перечень приведенных приложений не является исчерпывающим.

Подготовка протокола и приложения

1. Протокол во время досудебного расследования составляется следователем или прокурором, которые проводят соответствующее процессуальное действие, во время ее проведения или непосредственно после ее окончания.

2. В состав следственной (розыскной) действия входят также действия по надлежащей упаковки вещей и документов и другие действия, имеющие значение для проверки результатов процессуального действия.

1. Комментируемым статьей установлено, что протокол во время досудебного расследования составляется следователем или прокурором, которые проводят соответствующее процессуальное действие (п. 4 ч. 2 ст. 36 УПК Украины, п. 2 ч. 2 ст. 40 УПК Украины). Однако следует отметить, что в случае поручения следователем, прокурором проведения следственного (розыскной) действия или негласной следственной (розыскной) действия оперативным подразделениям (п. 5 ч. 2 ст. 36, п. 3 ч. 2 ст. 40 УПК), протокол должен составляться сотрудником соответствующего оперативного подразделения. Перечень субъектов уголовного производства, которые могут осуществлять процессуальные действия, а соответственно и составлять протоколы, может быть дополнен руководителем органа досудебного расследования (п. 6 ч. 2 ст. 39 УПК Украины).

2. Законодатель устанавливает срок составления протокола - во время проведения или непосредственно после окончания процессуального действия. Отложения составления протокола может привести к негативным последствиям, которые заключаются в потере сведений об уголовном правонарушении, ставит под сомнение соответствие отображение хода и достоверность полученных при проведении процессуального действия результатов.

3. Частью 2 комментируемой статьи указано, что в состав следственной (розыскной) действия входят также действия по надлежащей упаковки вещей и документов и другие действия, имеющие значение для проверки результатов процессуального действия. Это положение направлено на получение допустимых и достоверных доказательств в уголовном производстве. Поэтому действия по надлежащей упаковки вещей и документов, осуществления пояснительных подписей, заверительных подписей и прикрепления соответствующих бирок е элементами надлежащего порядка сбора (получения) доказательств, нарушение которого влечет за собой признание полученных сведений недопустимыми с последствиями, предусмотренными ч. 2 ст. 86 УПК Украины. Перечисленные действия обязательно должны быть отражены в заключительной части протокола следственного (розыскного) или иного процессуального действия.