Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.
Пример
Как и другие виды служебных писем, письмо-приглашение составляется по шаблону:
[Адрес]
[телефон, email и т.д.]
Уважаемые(-ая, -ый) дамы и господа.Приглашаем вас принять участие в [название и/или описание события], которое будет происходить в [адрес/название учреждения и т.п.].
Организаторы [название события]: [список организаторов].
Ведущие [название события]: [список ведущих].
Во время [название события]: [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].
[Некоторая дополнительная информация]За дополнительной информацией о [название события] обращаться по [телефон, email, адрес, и т.п.].
Генеральный Директор такой-то конторы подпись В.М. Батькович
Обязательные реквизиты письма-приглашения: наименование организации, код организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН, дата, регистрационный номер, адресат, подпись руководителя, отметка об исполнителе.
Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований. Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу (мероприятию, событию), кроме случаев их тесной взаимосвязи и расположении в одном структурном подразделении организации-отправителя. Письмо составляется в двух экземплярах (второй экземпляр визируется составителем, руководителем подразделения-отправителя и остаётся у организации-отправителя).
На мероприятие
На нашем сайте можно скачать образец официального приглашения на мероприятие (концерт):
На собеседование
Приглашение на собеседование. Шаблон.
Существует определённый шаблон приглашения на собеседование.
Пример 1.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО).
Спасибо за присланное резюме на должность ***. Мы ознакомились с Вашим резюме и Ваша кандидатура нас заинтересовала. Мы приглашаем Вас на собеседование, которое состоится 10 июля в 10:00. Вас встретит менеджер отдела *** — Васильев Юрий Валериевич. С уважением, компания ***.Пример 2.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Компания «***» приглашает Вас пройти собеседование на занятие должности администратор, которое состоится 25.10.2013 в 11.00. С уважением, компания ***.Письмо 3.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Я недавно получил Ваше резюме на вакансию ***. Мы уже нашли кандидата на эту должность, но у нас есть другая свободная позиция, которая возможно Вас заинтересует. Пожалуйста, позвоните мне по телефону [номер] и мы обсудим с Вами детали. С уважением, Анасов Пётр Николаевич.
На конференцию
Письмо #1:
Уважаемые коллеги!Приглашаем Вас стать участниками научной конференции [название].
Тема [название] издавна привлекает внимание специалистов. На конференции мы хотели бы поговорить о […]. И, конечно же, речь пойдет о […].
Работу конференции планируется сопроводить выставкой предметов, иллюстрирующих рассматриваемые темы. Предполагается издание текстов докладов и каталога выставки.
Конференция состоится 12.08.2013 г. в деловом центре «Делопись.ру» (г. Москва, ул. Льва Толстого, 15).
Заявки присылать до 10.08.2013 г.
С уважением,
Петр ПетровПисьмо #2:
Уважаемый Иван Иванович,Приглашаем на международную конференцию [название].
Основные задачи конференции:
задача 1
задача 2
задача 3В программе конференции:
мероприятие 1
мероприятие 2
мероприятие 3Организационный взнос за участие в конференции составляет 37000 рублей, в т.ч. НДС 18 % (трансфер, обеды, кофе-брейки, канцелярские принадлежности).
Регламент работы конференции:
Регистрация с 8.00 до 9.00 часов.
Начало работы конференции в 9.00.Место проведения конференции:
[Адрес]Заявки на участие в конференции принимаются до 15.08.2013 года по форме на электронные адреса: [email protected] или [адрес почты] или по факсу: [номер].
По организационным вопросам обращаться: [фамилия, имя контактного лица], тел.: [номер], электронный адрес: [адрес почты].
С уважением,
Петр Петров
На выставку
Письмо-приглашение на выставку продукции
Уважаемые партнёры!
20 декабря 2015 года в г. Москва будет проходить крупнейшая выставка строительного оборудования.
Вот уже в течение пяти лет на этом мероприятии ежегодно собираются потребители, дистрибьюторы и производители беспилотных строительных дроидов.
Выставка «Робострой» – это замечательная возможность наладить деловые контакты, привлечь новых клиентов, найти надёжных партнёров. Как и прежде, на выставке будут открыты стенды участников из Германии, США, Японии и Нидерландов, предлагающих наиболее современные технические решения.
Для посещения выставки «Робострой» вам необходимо зарегистрироваться на сайте робострой.рф. Процедура оформления электронного приглашения проста и не отнимет у вас более двух минут.
Место проведения: г. Москва, ул. Пушкина, д. Колотушкина. Начало 20 декабря в 13:00. Будем рады видеть вас!
Письмо-приглашение, по сути, является отдельной формой . Его пишут для того, чтобы пригласить адресата на мероприятие официального или неофициального характера, например, выставку, семинар, презентацию, корпоративную вечеринку и т.д. В этой статье мы представим вашему вниманию образец приглашения на выставку.
Приглашение оформляется как и любое другое с указанием установленного перечня реквизитов организации. Для более неофициальных мероприятий в приглашении можно использовать бумагу разных цветов и дополнительные элементы декоративного оформления (фигурные рамки, рисунки, узоры и пр.).
Когда приглашение направляется конкретному лицу, то следует использовать обращение «Уважаемый …!». В случае проведения массового мероприятия советуем использовать обезличенное обращение, например: «Уважаемые коллеги!».
Обязательно указывайте в письме-приглашении место проведения мероприятия и его время. Можете добавить пояснения о том, как доехать до места, или программу выставки, семинара, чтобы человек смог оценить степень полезности данного мероприятия лично для себя.
Приглашение на какое-либо мероприятие всегда требуется отправлять заранее, чтобы человек мог спланировать его посещение и подготовиться должным образом. Насколько раньше - зависит от важности и торжественности мероприятия. Например, о проведении обычного семинара достаточно известить за 3-4 дня, о юбилее компании, большом симпозиуме и пр. желательно извещать за несколько недель или даже месяцев.
Приглашение нельзя оставлять без ответа. Дать его можно в форме, предложенной в письме-приглашении, либо в произвольном варианте (телефонный звонок, заявка на официальном сайте мероприятия, электронное письмо). Зачастую для того, чтобы организаторы могли спланировать проведение мероприятия, оценить точное количество гостей, подтвердить некоторые детали. В случае отказа не забывайте вежливо объяснить его причины.
Образец текста для письма-приглашения на выставку
Уважаемые дамы и господа!
Агентство «Апельсин» приглашает Вас на знакомство с нашим стендом, размещенным в рамках ежегодной туристической выставки «Туризм - 2015». Место проведения - Выставочный центр «Атлант», располагающийся по адресу: г. Нижний Тагил, ул. Морозова, 312 А. Время проведения: 10-16 апреля 2015 года.
При посещении вы сможете ознакомиться с уже известными и полюбившимися туристическими маршрутами в Китай, Индонезию, Таиланд, а так же узнать о новых направлениях в страны Южной Америки.
Будем рады Вас видеть в числе наших гостей!
Более подробную дополнительную информацию вы можете получить по телефону 582-44-37 или обратившись на сайт агентства www.apelsin.ru
Таким образом, свое приглашение вы можете направлять как на официальном бланке организации, так и на красивых открытках, обращаясь к конкретному лицу или к неопределенному кругу лиц в случае массовой отправки писем. В последнем случае используйте обезличенные тексты. Думаем, вам будут интересны и полезны и другие представленные на сайте образцы деловых писем.
Письмо №1
Уважаемые коллеги!
15.03.2015 г. в выставочном центре «Science» (г. Москва, ул. Рождественская, 28) пройдет научная конференция «Развитие экономики на основе микроанализа». Участниками конференции станут практикующие аналитики России, а также гости из других стран.
Если вы хотите выступить на мероприятии с собственным докладом, просьба сообщить об этом нашим организаторам до 10.03.2015 года.
С уважением,
Александр Викторович
Письмо №2
Уважаемый Василий Евгеньевич,
Приглашаем Вас поучаствовать в конференции «Компьютеризация дошкольного обучения», которая пройдет 15.03.2015 года по адресу: г. Москва, Рождественский бульвар,28.
Мы решили рассмотреть на встрече следующие вопросы:
- Необходимо ли вводить уроки информатики в детских садах и других дошкольных учреждениях;
- определение оптимальной степени компьютеризации дошкольных учреждений;
- разработка учебной программы с учетом новых технологий.
В конференции примут участие директора, методисты и педагоги детских дошкольных учреждений Москвы.
Чтобы стать участником конференции, необходимо зарегистрироваться на нашем сайте до 10.03.2015 года.
С уважением,
Александр Викторович
Письмо №3
Уважаемый Василий Евгеньевич,
ООО «Мастерстрой» приглашает вас поучаствовать в научной конференции «Экологические инновации в строительстве».
В рамках встречи мы обсудим актуальную для нашего времени проблему – сохранение экологии в условиях массовой индустриализации. Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране.
Участниками конференции «Экологические инновации в строительстве» станут представители муниципальных образований и исполнительной власти, а также авторы научных разработок в этой области.
Дата проведения конференции: 15.03.2015 г.
Адрес: г. Москва, Рождественский бульвар, 28.
Участие в конференции бесплатное.
С уважением,
Александр Викторович
Письмо №4
Уважаемый Василий Евгеньевич,
ООО «Innovation» приглашает Вас и сотрудников Вашей фирмы принять участие в научной конференции «Развитие современных инженерных систем».
В ходе конференции руководители, главные инженеры, конструкторы и технологи ведущих предприятий обсудят актуальные вопросы и новшества современных инженерных технологий.
Место проведение конференции: г. Москва, Рождественский бульвар, 28.
Дата: 15.03.2015 г.
Для участия в конференции оставьте заявку на нашем сайте: www.іnnovation.ru.
С уважением,
Александр Викторович
Письмо №5
Уважаемые коллеги!
Компания «Innovation» с радостью приглашает Вас принять участие в научной конференции «Современные системы видеонаблюдения».
В ходе конференции будут представлены новые разработки систем безопасности для крупных и малых предприятий. Докладчики конференции ознакомят участников с инновационными программами и техническими приспособлениями, которые обезопасят Ваш бизнес. Также на конференции будет производиться продажа специализированного оборудования.
Чтобы принять участие в конференции, заполните анкету во вложении и вышлете ее по адресу: і Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.
Место проведения: г. Москва, Рождественский бульвар, 28.
Дата: 15.03.2015 г.
За дополнительной информацией обращайтесь к оргкомитету конференции по телефону: 505-00-01.
Будем рады видеть Вас среди участников нашей конференции!
С уважением,
Александр Викторович
Письмо №6
Уважаемый Василий Евгеньевич!
Мы будем рады видеть сотрудников Вашей компании среди участников конференции «Развитие бизнеса с помощью информационных технологий», которая пройдет 15.03.2015 г. в Москве на территории: Рождественский бульвар, 28.
Основной целью конференции является ознакомление руководителей, а также IT-директоров крупных и малых предприятий с возможностями современных информационных технологий и их влиянием на развитие бизнеса.
В ходе конференции своим опытом поделятся представители таких международных компаний, как ООО «Innovation», ООО «Science» и ООО «24Мастер».
Конференция «Развитие бизнеса с помощью информационных технологий» будет проходить в формате лекций и дискуссий. В первой части мероприятия участники конференции выступят с докладами и расскажут о своих наработках в области управления и развития предприятия. Во второй части конференции каждый гость сможет задать интересующие его вопросы и проконсультироваться с более опытными коллегами.
Организационный сбор за участие в конференции оставляет 10000 рублей. В эту стоимость входит трансфер, кофе-брейк, обед и канцелярия.
Более детально с программой конференции вы можете ознакомиться на нашем сайте: www.girit.com
Для участия в конференции необходимо заполнить анкету, прикрепленную к письму, и отправить ее на почту: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра. , после чего с вами свяжется представитель оргкомитета.
Надеемся увидеть Вас среди участников нашей конференции.
С уважением,
Александр Викторович
Письмо №7
Уважаемый Василий Евгеньевич,
Приглашаем Вас стать участником конференции «Стандарты сервиса в отельном бизнесе», которая пройдет с 15-го по 18-е марта текущего года.
В ходе конференции будут рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся сферы отельного бизнеса, а также внедрение новых методов и технологий, которые помогут повысить качество приема гостей в гостиницах и отелях.
Основной целью конференции является поиск ответов на следующие вопросы:
- стандарты качества сотрудников отеля при приеме гостей;
- способы развития бизнес туризма;
- методы повышения квалификации для сотрудников сферы обслуживания;
- способы привлечения клиентов в условиях кризиса.
Спикерами конференции являются:
- Федорченко Николай – основатель школы гостеприимства WELCOMER NETWORK;
- Лутковская Валерия – руководитель службы приема и размещения в отеле Opera;
- Колосов Виктор – главный редактор тематического издания «Институт гостеприимства».
Стоимость участия в конференции составляет 10 000 рублей.
Для участия заполните анкету во вложении и вышлите ее на наш электронный адрес: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра. .
Став гостем нашей конференции, вы не только узнаете о новейших наработках в сфере отельного бизнеса, но и обогатите свой список деловых партнеров.
С уважением,
Александр Викторович
Письмо-приглашение – это вид делового послания-извещения. Зачем нужно письмо-приглашение, понятно из названия. Если вы проводите выставку, об этом надо как-то оповестить партнёров и прочих причастных, да ещё и замотивировать их посетить мероприятие. Давайте разберёмся, как сделать это правильно и корректно.
Что писать?
Письмо-приглашение на выставку должно приглашать на выставку. Всё, никаким другим целям оно не служит. Не нужно намекать на то, что вы хотите изменить условия сотрудничества с приглашённым, не стоит упоминать о каких-то других мероприятиях и вообще затрагивать любые вопросы, не относящиеся к делу.
Текст послания должен быть лаконичным. Не повествуйте о выставке слишком уж подробно – достаточно упомянуть самые важные моменты. Для чего организуется выставка, что там будет? Когда, где? Можно кратко упомянуть о том, что мероприятие посетит директор какой-нибудь авторитетной фирмы. Допустимо сказать пару слов насчёт открывающихся перед участниками выставки возможностях. Всё это легко умещается в 10–20 предложениях (а сам текст обычно занимает не больше половины Word-овской странички).
Укажите программу мероприятия, если она предусмотрена. В этом возникает необходимость при проведении, например, выставки-презентации. Но если на презентации будут рассказывать о десятке новых моделей, не перечисляйте их все – лучше ограничьтесь фразой вроде «будут представлены несколько новых линеек продукции».
Как писать?
Письмо-приглашение – это вполне официальное послание, и составляется оно по принципам написания деловых писем. Используйте стандартные обращения и выражения:
- приглашаем Вас (имеем честь пригласить Вас);
- разрешите (позвольте) пригласить Вас;
- мы будем (были бы) благодарны (признательны, обязаны), если Вы сможете (смогли бы) посетить выставку;
- просим Вас не отказать нам в любезности.
Приглашение можно разослать всем нужным адресатам разом, а можно заморочиться и написать персонифицированные письма. Это займёт больше времени, зато и отклик будет более тёплым. Если отправляете письмо конкретному человеку, используйте формулировку личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».
И не забывайте правила написания местоимения «Вы». При обращении к конкретной персоне пишите его с большой буквы, при массовой рассылке или обращении к нескольким лицам в одном письме – с маленькой.
Оформление и реквизиты
Можно написать приглашение на фирменном бланке, но это вовсе не обязательно. Вы вправе выбрать любой «носитель» – обычный лист для печати, картонную карточку, цветной бланк нестандартного формата… Смело используйте художественное оформление с декоративными элементами, если захотите. Узоры, рисунки, орнаменты – всё это допустимо. За счёт таких мелочей можно здорово увеличить привлекательность письма.
Список обязательных реквизитов стандартен:
- название вашей организации;
- основные сведения и справочные данные о ней (адрес, код и т.п.);
- ОГРН/ИНН;
- дата составления и регистрационный номер;
- наименование адресата (название фирмы или ФИО конкретного человека, либо то и другое сразу);
- подпись руководителя;
- отметка об исполнителе.
Образец письма-приглашения на выставку можно скачать здесь.
Как и другие послания-извещения, приглашение составляется по типовому шаблону:
- название и адрес вашей фирмы, другие необходимые реквизиты;
- контактные данные (телефон, электронная почта);
- обращение («Уважаемые господа!», «Уважаемый Владимир Петрович!»);
- само приглашение («Приглашаем вас принять участие в выставке «…», которая будет проходить по адресу…»);
- список организаторов («Организатором этого мероприятия выступает наша компания»);
- список ведущих («Свою продукцию представят фирмы «…» и «…»»);
- основная информация (чему посвящена выставка, какие вопросы будут обсуждаться, каких целей планируется достичь);
- дополнительная информация («Вы сможете извлечь существенную пользу из этого мероприятия, поскольку…»);
- ссылка на сайт, где можно зарегистрироваться, просмотреть более подробную информацию о мероприятии и т. д. (либо номер телефона, по которому можно обратиться за любыми разъяснениями);
- должность, ФИО и подпись руководителя;
- дата.
Не бойтесь при необходимости корректировать этот шаблон. Не случится ничего страшного, если вы употребите другие выражения (конечно, столь же корректные) или напишете письмо лёгким «неофициальным» языком. Организаторов и ведущих тоже можно не указывать. Кстати, некоторые оригиналы даже отправляют приглашения в стихотворной форме, но такой формат уже далеко не все воспримут как должное.
Пригласительное письмо можно продублировать в электронном виде, но велик шанс, что оно просто затеряется в почтовом ящике адресата среди спама и деловой переписки. Лучше использовать старый добрый «печатный» вариант.
Письмо-приглашение на выставку продукции
Уважаемые партнёры!
20 декабря 2015 года в г. Москва будет проходить крупнейшая выставка строительного оборудования.
Вот уже в течение пяти лет на этом мероприятии ежегодно собираются потребители, дистрибьюторы и производители беспилотных строительных дроидов.
Выставка «Робострой» – это замечательная возможность наладить деловые контакты, привлечь новых клиентов, найти надёжных партнёров. Как и прежде, на выставке будут открыты стенды участников из Германии, США, Японии и Нидерландов, предлагающих наиболее современные технические решения.
Для посещения выставки «Робострой» вам необходимо зарегистрироваться на сайте робострой.рф. Процедура оформления электронного приглашения проста и не отнимет у вас более двух минут.
Место проведения: г. Москва, ул. Пушкина, д. Колотушкина. Начало 20 декабря в 13:00. Будем рады видеть вас!
Письмо-приглашение на выставку-ярмарку
Уважаемый Александр Владимирович!
С 20 по 21 сентября 2015 года в г. Санкт-Петербург в культурно-выставочном центре «Евразия» пройдет выставка-ярмарка «Достижения народного хозяйства Ингерманландии».
Участниками выставки станут более 100 предприятий России и Эстонии, которые представляют машиностроительную, химическую, перерабатывающую, металло- и деревообрабатывающую, легкую, полиграфическую, пищевую отрасли промышленности, а также сельское хозяйство и сферу услуг. Гостей мероприятия ожидает ярмарка продуктов питания от местных производителей.
Выставка будет проходить 20 и 21 сентября с 10:00 до 20:00. Вход свободный. Мы будем признательны Вам за посещение этого мероприятия!
Письмо-приглашение на выставку-продажу
Дорогие друзья!
Приглашаем вас посетить выставку-продажу детских игрушек, которая пройдет с 14 по 16 октября 2015 года в г. Екатеринбург в ТЦ «Оранжевый» на Большой Садовой улице.
На выставке будут представлены предположительно от 15 до 20 российских, белорусских и европейских производителей детских игрушек. Участники продемонстрируют новые образцы своей продукции – от мягких игрушек до сложнейших моделей геликоптеров. Полагаем, что упоминать о выгодах участия в подобном мероприятии излишне.
Ваши приглашения уже отправлены по почте.
Часы работы выставки:
Дополнительную информацию вы можете узнать на официальном сайте выставки. Ждём вас!
Как видим, всё элементарно – просто используйте приведённые выше примеры писем-приглашений на выставку. И не забывайте отправлять письмо заранее, чтобы получатель сумел соотнести свои планы с мероприятием, на которое его приглашают. Если выставка будет проходить в течение одного дня, уведомить об этом партнёров можно за одну-две недели до начала. Если же мероприятие будет помпезным, масштабным и продолжительным (2–3 дня и больше), отправлять послание следует хотя бы за месяц.