- Инструкция
1.2. Инструкция инструкцией по делопроизводству муниципальную образовательных , образовательно учреждений ...
Губернатор хабаровского края распоряжение от 11 августа 2006 г n 491-р об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате
Инструкция1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в... объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и т.д.); ПЛАНЫ... образовательных , образовательно -оздоровительных и санаторно-оздоровительных учреждений ...
Типовая инструкция по организации защиты образовательных учреждений от террористических угроз и иных посягательств экстремистского характера
Инструкция... делопроизводства . Наличие в образовательном учреждении следующей документации: - положения об организации охраны и защиты образовательного учреждения ; - инструкции по пропускному режиму в образовательном учреждении ...
Основные требования к составлению инструкций по делопроизводству в организациях методические рекомендации
Инструкция... Инструкции по делопроизводству в организациях. Памятка предназначена для работников государственных архивов, муниципальных архивных органов и учреждений ... качестве нормативной базы в Инструкциях (в частности образовательных организаций) может быть...
Гаоу дпо «сарипкипро» методические рекомендации по аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений
Методические рекомендации6. Примерная программа самоподготовки по «Педагогике» ... инструкция ... порядке делопроизводства ... по проведению аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений и руководящих работников образовательных учреждений ...
Телефонограмма (см. приложение 16) составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее. В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается. 6.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу (см. приложение 15), если иное не предусмотрено в заключенных с контрагентами договорах. Получить полный текст 6.4.
Инструкция по делопроизводству
Номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении ГУ ТОКГ на предстоящий период (приложение 18) составляется в последнем квартале текущего года с участием делопроизводителя. Индекс дела подразделения состоит из двух чисел, записанных через дефис: первое — индекс структурного подразделения (приложение 3), второе – номер по порядку дела. Заголовок дела (тома) представляет собой общее краткое наименование подшиваемых в дело (том) документов.
Количество томов, подшиваемых за полугодие, квартал или месяц года в зависимости от объема подшиваемых документов зависимости, указывается в графе 3 формы. 8.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры.
Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?
N 152-ФЗ «О персональных данных», от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (далее - Закон N 125-ФЗ);- Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002);- часть 4 ГК РФ;- постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред.
Организация делопроизводства в бюджетном учреждении
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам.» Или косую черту перед наименованием должности. 5.4. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
Важно
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Получить полный текст 5.5. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.
Основы государства
Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в архив. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается. 2.1.4. Организация документооборота внутри подразделений ГБУК ТОКГ возлагается на руководителя подразделения под его личную ответственность.
2.1.5. Директор ГБУК ТОКГ в силу возложенных на него должностных обязанностей имеет право подписи всех документов, участвующих в документообороте учреждения. Лица, имеющие право подписи на платежных документах по безналичному расчету через кредитные учреждения, определены в карточках образцов подписей. Разграничение права подписи документов в ГБУК ТОКГ между директором и заместителем директора по общим вопросам приведено в приложении № 4.
2.1.6.
Передача другому исполнителю дел, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию заместителя директора по общим вопросам, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту. 1.8. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т. д.) все находящиеся у него неисполненные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники принимаются под ответственность руководителем подразделения и передаются вновь назначенному работнику или другому исполнителю с обязательной отметкой в книге учета, ведущейся в подразделении. Передача документов из одного подразделения в другое осуществляется по мотивированной резолюции руководителя подразделения в обязательном порядке по акту приема-передачи дел через делопроизводителя.
Корреспонденция для отправки, обрабатываются делопроизводителем в соответствии с Почтовыми правилами и отсылается по назначению в тот же день. Документы с пометками «Срочно» отправляются незамедлительно. 2.5.3. Перед упаковкой документов делопроизводитель проверяет правильность написания адреса, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.
Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку. 2.5.4. Вид отправки корреспонденции (с описью или без описи, нарочным, простая, заказная с простым или заказным уведомлением, ценное письмо, бандероль, посылка, экспресс — почта, фельдсвязью) определяется руководителем подразделения. Вид отправки отмечается в книге регистрации исходящей корреспонденции.
2.5.5. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт.
Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Должностные лица, имеющие право наложить административный штраф Приказом Росархива N 18*(6) утвержден перечень должностных лиц органов управления архивным фондом, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20 КоАП. К ним относятся:- руководитель Росархива, его заместители;- руководители структурных подразделений Росархива, их заместители;- руководители архивных органов субъектов РФ, их заместители;- руководители структурных подразделений архивных органов субъектов РФ, их заместители.Указанные должностные лица также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:- часть 1 ст.
Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетном учреждении
Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).*(2) «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28).*(3) ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).*(4) Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (ред.
НК РФ устанавливает обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;- статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006) предусматривает обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок по учету кадров;
- анкета;
- автобиография;
- заявление о приеме на работу;
- копия документа, удостоверяющего личность;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- копия ИНН;
- должностная инструкция;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
Общие положения
В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.
Образовательные организации организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.
Целью разработки инструкции по делопроизводству является совершенствование на единой методической основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.
Инструкция разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) и иными нормативно-правовыми актами и методическими документами в области организации делопроизводства и оформления документов и содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в образовательной организации возлагается на их руководителей. Руководитель образовательной организации назначает ответственного за ведение делопроизводства , который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. При значительном документообороте создается служба делопроизводства - структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях образовательной организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.
Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.
Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации
Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации следующая:
I. Общие положения
II. Документация организации
III. Правила оформления документов
3.1. Общие требования к созданию документов
3.2. Оформление реквизитов документов
3.3. Бланки документов
IV. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Приказ
4.2. Постановление
4.3. Распоряжение
4.4. Положение, правила, инструкция
4.5. Протокол
4.6. Акт
4.7. Служебные письма
V. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм и электронных писем
VI. Обработка входящих и отправка исходящих документов
VII. Поисковые системы
VIII. Подсчет объема документооборота
IX . Контроль исполнения документов
X . Работа исполнителей с документами
X I. Составление номенклатур дел
X II. Формирование дел
X III. Экспертиза ценности документов
ХI V . Оформление дел
Х V . Составление описей дел
Х V I. Оперативное хранение документов и дел
Х V II. Передача дел и документов в архив организации
Х V III . Передача дел и документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
Приложение N 1. Основные реквизиты регистрационно-контрольной карточки
Приложение N 2. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки
Приложение N 3. Форма примерной сводки о документообороте организации
Приложение N 4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации
Приложение N 5. Положение об архиве организации
Примечание. Полный текст инструкции по делопроизводству в образовательной организации можно скачать с сайта (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией»).
Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями.
В небольших образовательных организациях - это, как правило, секретарь руководителя организации.
Другие статьи по теме- Инструкция по делопроизводству в школе
- Делопроизводство в школе
- Что должен знать руководитель образовательной организации о системном подходе к решению проблем и теории принятия управленческих решений
- Управление образовательными организациями: влияние неформальных групп на качество и производительность труда
- Основы менеджмента для руководителей образовательных организаций: принятие решений как основная составляющая управленческой функции
УТВЕРЖДЕНА
Приказом директора
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТНАЯ КАРТИННАЯ ГАЛЕРЕЯ И ЕГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Государственном бюджетном учреждении культуры «Тверская областная картинная галерея» и его подразделениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в ГБУК ТОКГ, включая отделы, службы, филиалы и другие структурные подразделения, входящие в его структуру управления.
1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения документов, отправки, формирования их в дела, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно - распорядительные, информационно-справочные документы (приложение № 1), на первичные учетные, отчетные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.
1.4. Делопроизводство в ГБУК ТОКГ и его подразделениях ведется на русском языке , являющемся государственным языком Российской Федерации. Порядок использования языков в официальном
делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации . Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок также оформляются на русском языке.
1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет заместитель директора по общим вопросам. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль ее исполнения.
1.6. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляет специалист службы ученого секретаря, выполняющий свои функции в приемной директора (в дальнейшем – делопроизводитель), работники подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.
1.7. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию заместителя директора по общим вопросам, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.
1.8. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т. д.) все находящиеся у него неисполненные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники принимаются под ответственность руководителем подразделения и передаются вновь назначенному работнику или другому исполнителю с обязательной отметкой в книге учета, ведущейся в подразделении. Передача документов из одного подразделения в другое осуществляется по мотивированной резолюции руководителя подразделения в обязательном порядке по акту приема-передачи дел через делопроизводителя.
Прием и передача дел при освобождении и назначении руководителя учреждения или подразделения осуществляется по акту приема-передачи дел.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Общие положения
2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется делопроизводителем. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления с периодичностью не менее двух раз в день в соответствии с установленным графиком. Срочные документы доставляются незамедлительно.
2.1.2. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении № 2.
При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в ГБУК ТОКГ на документе ставится вручную или распечатывается стандартный штамп с датой и уникальным номером (приложение N 3).
2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в архив. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.
2.1.4. Организация документооборота внутри подразделений ГБУК ТОКГ возлагается на руководителя подразделения под его личную ответственность.
2.1.5. Директор ГБУК ТОКГ в силу возложенных на него должностных обязанностей имеет право подписи всех документов, участвующих в документообороте учреждения. Лица, имеющие право подписи на платежных документах по безналичному расчету через кредитные учреждения, определены в карточках образцов подписей. Разграничение права подписи документов в ГБУК ТОКГ между директором и заместителем директора по общим вопросам приведено в приложении № 4.
2.1.6. Письма, приказы, распоряжения, положения, инструкции, подписанные или утвержденные руководителем учреждения, постановления и выписки координационных совещаний, информационные письма, планы и анализы передаются по указанию подписавшего руководителя учреждения для ознакомления и исполнения руководителям подразделений или исполнителям. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе.
2.2. Прием и первичная обработка входящих документов
2.2.1. Первичную обработку поступившей в учреждение корреспонденции, доставленной нарочным, почтой, а также по другим каналам связи и информационным системам общего пользования (включая телефонную, факсимильную и электрону связь) осуществляет делопроизводитель.
2.2.2. Вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших фельдсвязью в адрес учреждения, вскрывается делопроизводителем. Пакеты с пометкой «Лично» не вскрываются, но также учитываются делопроизводителем и незамедлительно передаются по назначению.
2.2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адреса доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение. При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в двух экземплярах (приложение N 5): первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу. Акт подписываются делопроизводителем, вскрывшим пакет, и утверждается заместителем директора по общим вопросам.
2.2.4. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, описи вложенных в конверт документов, прикалываются к документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов вложенной описи, делопроизводитель делает на конверте или описи соответствующую отметку.
2.2.5. Штамп или ручная отметка с указанием даты поступления и индивидуального входящего
проставляется:
на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;
на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.
2.2.6. Делопроизводитель осуществляет первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации, в книге учета и контроля входящей корреспонденции регистрируется часть системного номера (порядковый номер и индекс организации – отправителя) и корреспонденция передается руководителю учреждения или его заместителю по общим вопросам для росписи исполнителям. Резолюция руководителя пишется на самом документе, подписывается и датируется.
2.2.7. При предварительном рассмотрении завизированного руководителем учреждения входящего документа устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ, в книге учета и контроля входящей корреспонденции ставится индекс структурного подразделения и дата предельного срока рассмотрения или исполнения документа, если таковая виза руководителя имеется на документе. Документы доставляются делопроизводителем лично или посредством удаленной связи (факс, телефонограмма, электронная почта) в структурные подразделения на рассмотрение соответствующему руководителю или его заместителю согласно распределению обязанностей в день поступления документов (при необходимости с них снимаются копии).
2.3. Регистрация, учет документов и дел
2.3.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в книге учета и контроля входящей корреспонденции (приложение № 6), организационно-исполнительные и иные внутренние документы – в книге учета и контроля внутренних документов (приложение № 7), исходящая корреспонденция - в книге учета исходящей корреспонденции (приложение № 8).
2.3.2. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.
2.3.3. Переписка по одним и тем же вопросам ведется со ссылкой на номер, присвоенный документу при регистрации, состоящего из индекса структурного подразделения, индекса корреспондента и порядкового номера в книге регистрации документов.
2.3.4. При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или организация, непосредственно направившая или получающая корреспонденцию, а не вышестоящий орган.
2.3.5. После исполнения документа делопроизводитель заполняет дату и подпись в соответствующих графах книги учета корреспонденции.
2.3.6. Приказы директора издаются за номером по книге регистрации (приложение № 9), указания, распоряжения, инициативные документы (положения, инструкции, обзоры, анализы и т. п.) - за порядковым номером по этой же книге регистрации с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое их подготовило. Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку. Порядковая нумерация ведется в течение года.
2.4. Рассмотрение и исполнение документов
2.4.1. Исполнение документа поручается руководителем одному или нескольким подразделениям или должностным лицам. Если документ передается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Снятые делопроизводителем копии передаются им соискателям на подготовку единого ответа на поручение руководителя.
2.4.2. Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Если на документе не стоит конкретный срок, установленный руководителем, поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок, отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения. Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение месячного срока.
2.4.3. Поступившие в учреждение документы рассматриваются руководителем или заместителем по мере поступления в течение текущего дня до 16 часов вечера, поступившие после 16 часов документы – до 11 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку «срочно» рассматриваются руководителем учреждения в течение часа с момента их получения.
Рассмотрев документы в установленные сроки, руководитель обязан дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.
2.4.4. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в ГБУК Тверская областная картинная галерея. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день.
2.4.5. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
2.4.6. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.
2.4.7. Документы подписываются директором ГБУК ТОКГ, его заместителем по общим вопросам или другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями. В нижнем левом углу исходящего документа ставятся фамилия и инициалы ответственного исполнителя и его телефон. Визы руководителя подразделения, ответственного за составление документа и руководителей других подразделений, участвующих в подготовке документа, ставятся в правом нижнем углу документа
2.4.8. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в учреждении.
2.4.9. Исполненные документы передаются делопроизводителю в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой исполнителя об исполнении, или краткую справку, если письменный ответ не составлялся.
2.4.10. Отметки исполнителей об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок не разрешается.
2.4.11. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется руководителем подразделения или исполнителем на копии входящего документа, подписывается и датируется.
2.4.12. Делопроизводитель отмечает указанный новый контрольный срок в книге регистрации корреспонденции. Копия неисполненного документа хранится в папке с надписью «на контроль» до полного разрешения документа исполнителем в установленные ему сроки контроля.
2.5. Отправление исходящих документов
2.5.1. Вся почта, подлежащая отправке, хранится у делопроизводителя. Документы, поступившие делопроизводителю для отправки до 16 часов, обрабатываются им в тот же день, после 16 часов – в этот же день или на следующий рабочий день с учетом контрольного срока исполнения документа.
2.5.2. Корреспонденция для отправки, обрабатываются делопроизводителем в соответствии с
Почтовыми правилами и отсылается по назначению в тот же день. Документы с пометками "Срочно" отправляются незамедлительно.
2.5.3. Перед упаковкой документов делопроизводитель проверяет правильность написания адреса, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений. Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.
2.5.4. Вид отправки корреспонденции (с описью или без описи, нарочным, простая, заказная с простым или заказным уведомлением, ценное письмо, бандероль, посылка, экспресс - почта, фельдсвязью) определяется руководителем подразделения. Вид отправки отмечается в книге регистрации исходящей корреспонденции.
2.5.5. Документы, отправляемые одному и тому же адресату , вкладываются в один конверт. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. На корреспонденции указываются почтовый индекс, адрес и наименование адресата, индекс и адрес отправителя.
2.5.6. Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр, возвращенный с почты, передается в бухгалтерию с авансовым отчетом.
2.5.7. Документы, адресуемые учреждениям, расположенным в пределах города Твери, как правило, передаются с нарочным по реестру передачи (приложение № 10). Подписанный получателем корреспонденции реестр документов, возвращается делопроизводителю, на основании которого делается отметка в журнале исходящей корреспонденции. Почтовые отделения обычно просят составлять реестр при отправке заказных или ценных писем в количестве свыше 10 шт. (приложение № 11).
2.5.8. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы и анализы работы, информационные и методические письма, обзоры, бланки отчетов, книги, брошюры и т. п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и передаются для отправки делопроизводителю по разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.
2.5.9. Ответственность за организацию оправления корреспонденции учреждения лежит на делопроизводителе. При этом, для своевременной ее отправки, заместитель директора по общим вопросам организует транспорт учреждения и, при необходимости, курьера из числа персонала ГУ ТОКГ.
2.5.10. В случае возврата документа, отправленного адресату по различным каналам связи, при его повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.
3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Контроль исполнения документов осуществляют руководители подразделений. Делопроизводитель по книгам учета и контроля входящей и внутренней корреспонденции, параллельно контролирует сроки исполнения документов, напоминая исполнителям о сроках и информируя директора или заместителя директора по общим вопросам в случаях несвоевременного исполнения поручений.
3.2. Документы, контроль исполнения которых рассчитан на длительный срок действия (периодические отчеты перед контролирующей или вышестоящей организацией и т. д.), а также материалы, относящиеся к их исполнению, формируются в структурных подразделениях в дела по соответствующим направлениям или вопросам.
3.3. . Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Проекты документов во исполнение поручений представляются на подпись руководителю учреждения или его заместителю по общим вопросам не позднее, чем за один день до истечения установленного контрольного срока. Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не установлен иной порядок.
3.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля делопроизводителем и/или руководителем подразделения после выполнения поручения и отправки корреспонденции ее получателю.
4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих размеров:
материалы, содержащие схемы, таблицы с большим числом граф, - A3 420 x 297 мм;
приказы, письма, заявления и другие документы - A4 210 x 297 мм;
требования, заявки на использование финансовых средств, получение материалов, заказы
на снятие копий со служебных документов и другие подобные документы - A6 148 x 105 мм.
Документы, издаваемые от имени ГУ ТОКГ (инициативные документы, плановые, аналитические, отчетные таблицы), а также внутренние документы оформляются без бланков на чистом листе, при необходимости по требуемой форме.
4.2. В ГУ ТОКГ для оформления официальных писем применяются один вид бланка, используемый для переписки с государственными учреждениями: общий (фирменный) бланк, изготовленный типографским способом. В приложении № 12 приведен общий продольный бланк ГУ ТОКГ, распечатываемый с компьютера.
Состав реквизитов бланка и порядок их расположения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Кроме того, для переписки с прочими организациями используются бланки, которые формируется на компьютере при подготовке документов:
бланк с угловым штампом, изготавливаемый на компьютере (приложения № 13);
бланк с продольным расположением реквизитов для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) (приложения № 14);
бланк факсимильного сообщения (приложения № 15);
бланк телефонограммы (приложения № 16).
Применение бланков произвольной формы запрещается.
На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.
4.3. Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу.
Должностное лицо указывается в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.
Инициалы должностных лиц в адресе пишутся после их фамилий
4.4. При направлении документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже ; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
4.5. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
4.6. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно.
4.7. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.
Например: ГБУК Тверская областная картинная галерея
Советская ул., д. 3
г. Тверь, 170640
4.8. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.
4.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
4.10. При направлении документов зарубежным адресатам указываются имя (инициалы имени), фамилия и должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, название административного образования (штат, графство и. т.д.), почтовый код (индекс), название страны.
4.11. Датой документа является: день его подписания или утверждения; для решения коллегиального органа - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (например, 15.09.2011.). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты без кавычек (например, 15 сентября 2011 г.). При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.
4.12. В исходящих документах в обязательном порядке дается ссылка на номер и дату исполняемого документа.
4.13. На документе (за исключением письма) указывается его вид: приказ, распоряжение, справка, служебная записка, информационное письмо и т. п.
4.14. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением телеграмм и телефонограмм. Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.
В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.
4.15. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц могут проставляться посередине (справа) верхнего (нижнего) полей листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").
4.16. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляется ниже текста от границы левого поля следующим образом:
Приложение на 5 л.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:
Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Департамента финансов Тверской области -05/2011 и приложение к нему, всего на 8 л.
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: в первый адрес, всего на 10 л.
Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца :
Приложение: диплом № Э 105122 на имя об окончании Тверского государственного университета, .
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 15 л.
5. ПОДПИСЬ И ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.
При подписании документа на бланке учреждения указывается только должность, не на бланке - наименование должности, структурного подразделения, учреждения, личная подпись и ее расшифровка, например:
Заведующий научно-экспозиционным отделом
ГБУК Тверская картинная галерея Личная подпись
5.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
5.3. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", подпись от руки "Зам." Или косую черту перед наименованием должности.
5.4. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
5.5. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
5.6. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
5.7. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.
На организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. д.) визы проставляются на первом экземпляре лицевой или оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах – на экземплярах, остающихся в учреждении. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ; справа - визы лиц, с которыми он согласован.
При наличии замечаний к документу визу оформляют фразой: «замечания прилагаются» личная подпись, ее расшифровка, дата.
5.8. Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона обязательно указываются в исходящих документах или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
5.9. Проекты приказов и распоряжений разрабатываются по поручению руководства или по инициативе подразделений и должностных лиц. Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при продольном – в центре бланка. Текст состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается учреждения.
Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях и распоряжениях - ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой. При печатании на компьютерах рекомендуется выделять эти слова жирным шрифтом. В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое
возлагается контроль исполнения документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним. Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.7. настоящей Инструкции. Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается.
6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММ И ТЕЛЕФОНОГРАММ.
ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО КАНАЛАМ
ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ (ТЕЛЕФАКСАМ)
6.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной через отделение связи с указанием при необходимости категории "срочная",
Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце -
приводится исходящий номер переписки отправителя (индекс ТГ см. приложение 16).После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются директором и его заместителем по общим вопросам. Ниже подписи руководителя указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Например:
Москва Третьяковская галерея Иванову
Советская ул. 3 Тверь 170640 ГБУК Тверская картинная галерея
Директор Личная подпись Куюкина
Исп. Безруких,
6.2. Телефонограмма (см. приложение 16) составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее. В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.
6.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу (см. приложение 15), если иное не предусмотрено в заключенных с контрагентами договорах.
6.4. Телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения регистрируются делопроизводителем в отдельном журнале (приложение 17)
6.5. Поступившие телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения регистрируются в книге входящей корреспонденции с соответствующим индексом (ТГ, ТФ, ФС), доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные без промедления.
7. ПРАВИЛА МАШИНОПИСНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Служебные документы печатаются исполнителями или делопроизводителем на компьютерах.
7.2. Передаваемые делопроизводителю для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, правки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии , пунктуации , использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цветов
7.3. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, номер переписки.
7.4. Все документы должны печататься четко, без ошибок и помарок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р.630-97, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т. д. Текст документа и
отдельные элементы его реквизитов печатаются одним стандартным шрифтом.
7.5. При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты.
Документы должны иметь поля (мм):
верхнее - не менее 20;
правое - не менее 10;
нижнее: для формата А4 - не менее 20;
для формата А5 - не менее 15.
Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа.
8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении ГУ ТОКГ на предстоящий период (приложение 18) составляется в последнем квартале текущего года с участием делопроизводителя.
Индекс дела подразделения состоит из двух чисел, записанных через дефис: первое - индекс структурного подразделения (приложение 3), второе – номер по порядку дела.
Заголовок дела (тома) представляет собой общее краткое наименование подшиваемых в дело (том) документов. Количество томов, подшиваемых за полугодие, квартал или месяц года в зависимости от объема подшиваемых документов зависимости, указывается в графе 3 формы.
8.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.
8.3. По окончании года делопроизводитель структурного подразделения в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел и эти данные используются при передаче дел в архив учреждения..
9. ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ
9.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
9.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в учреждении создается приказом руководителя постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) не менее 3 человек под председательством заместителя директора по общим вопросам.
9.3. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, Федеральными законами "Об архивном деле в Российской Федерации", «Перечнем типовых управленческих архивных дел, образующихся в процессе деятельности государственных органов, сетного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 01.01.2001 г. № 000 (Приложение 19) и настоящей инструкцией.