Γενικές διατάξεις του γραμματέα. Περιγραφή εργασίας του γραμματέα

Περιγραφή εργασίας
γραμματέας του διευθυντή[όνομα οργανισμού, επιχείρησης κ.λπ.]

Αυτή η περιγραφή θέσης εργασίας έχει αναπτυχθεί και εγκριθεί σύμφωνα με τις διατάξεις Κώδικας Εργασίας Ρωσική Ομοσπονδίακαι άλλους κανονισμούς που διέπουν εργασιακές σχέσειςΣτη Ρωσική Ομοσπονδία.

I. Γενικές διατάξεις

1.1. Η γραμματέας του μάνατζερ ανήκει στην κατηγορία των τεχνικών εκτελεστών.

1.2. Στη θέση του γραμματέα του διευθυντή διορίζεται άτομο με πτυχίο τριτοβάθμιας εκπαίδευσης επαγγελματική εκπαίδευση, χωρίς να προσκομίζονται απαιτήσεις για εργασιακή εμπειρία, ή δευτεροβάθμια επαγγελματική εκπαίδευση και εργασιακή εμπειρία στην ειδικότητα τουλάχιστον [αξίας] ετών.

1.3. Ο διορισμός στη θέση του γραμματέα του διευθυντή και η απόλυση από αυτήν γίνονται με εντολή του επικεφαλής της επιχείρησης κατόπιν υποβολής [συμπληρώστε ότι απαιτείται].

1.4. Η γραμματέας πρέπει να γνωρίζει:

Ψηφίσματα, οδηγίες, εντολές, άλλα διέποντα και Κανονισμοίανώτερες και άλλες αρχές που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης·

Κανονισμοί, οδηγίες, άλλα κανονιστικά έγγραφα για την τήρηση αρχείων.

Δομή και Η ομάδα διαχείρισηςεπιχείρηση και τα τμήματα της·

Καταστατικό της επιχείρησης·

Οργάνωση εργασιών γραφείου;

Μέθοδοι εγγραφής και επεξεργασίας εγγράφων.

Αρχειακές υποθέσεις;

Δακτυλόγραφο;

Κανόνες για τη χρήση ενδοεπικοινωνιών.

Πρότυπα για ένα ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης.

Κανόνες πληκτρολόγησης επιστολές των επιχειρήσεωνχρησιμοποιώντας τυποποιημένα έντυπα·

Βασικές αρχές ηθικής και αισθητικής.

Κανόνες εργασιακή επικοινωνία;

Κανόνες για τη λειτουργία εξοπλισμού υπολογιστών.

Βασικά διοικητικός νόμοςκαι εργατική νομοθεσία·

Εσωτερικοί κανόνες κανονισμούς εργασίας;

Κανόνες και κανονισμοί προστασίας της εργασίας, ασφάλειας, βιομηχανικής υγιεινής και πυροπροστασίας.

1.5. Ο γραμματέας αναφέρεται απευθείας στον επικεφαλής της [επιχείρησης, διαρθρωτικής μονάδας].

1.6. Κατά την απουσία του γραμματέα (διακοπές, ασθένεια κ.λπ.), τα καθήκοντά του εκτελεί πρόσωπο που ορίζεται σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία, το οποίο αποκτά τα ανάλογα δικαιώματα και είναι υπεύθυνο για την ορθή εκτέλεση των καθηκόντων που του ανατίθενται.

1.7. [Εισαγάγετε ανάλογα].

II. Εργασιακές ευθύνες

Γραμματέας:

2.1. Εκτελεί εργασίες για την οργανωτική και τεχνική υποστήριξη των διοικητικών και διοικητικών δραστηριοτήτων του διευθυντή.

2.2. Αποδέχεται την αλληλογραφία που λαμβάνεται προς εξέταση από τον διευθυντή, τη διαβιβάζει σύμφωνα με την απόφαση που έχει ληφθεί σε δομικές μονάδες ή συγκεκριμένους εκτελεστές για χρήση στη διαδικασία εργασίας ή την προετοιμασία των απαντήσεων.

2.3. Εκτελεί εργασίες γραφείου, εκτελεί διάφορες λειτουργίες χρησιμοποιώντας εξοπλισμός υπολογιστών, που προορίζεται για τη συλλογή, επεξεργασία και παρουσίαση πληροφοριών κατά την προετοιμασία και τη λήψη αποφάσεων.

2.4. Δέχεται έγγραφα και προσωπικές δηλώσεις για την υπογραφή του διευθυντή.

2.5. Προετοιμάζει έγγραφα και υλικά απαραίτητα για το έργο του διευθυντή.

2.6. Εξασφαλίζει την έγκαιρη εξέταση και υποβολή. διαρθρωτικών τμημάτωνκαι συγκεκριμένων εκτελεστών εγγράφων που υποβάλλονται στον διαχειριστή για υπογραφή, διασφαλίζει την ποιοτική επεξεργασία τους.

2.7. Οργανώνει το τηλεφωνικές συνομιλίεςδιευθυντής, καταγράφει τις πληροφορίες που λαμβάνει ερήμην του και θέτει υπόψη του το περιεχόμενό τους, μεταδίδει και λαμβάνει πληροφορίες μέσω συσκευών λήψης και ενδοεπικοινωνίας (τηλεφαξ, τέλεξ κ.λπ.), καθώς και τηλεφωνικών μηνυμάτων, θέτει αμέσως υπόψη του τις πληροφορίες που λαμβάνει κανάλια επικοινωνίας.

2.8. Με οδηγίες του διευθυντή, συνθέτει επιστολές, αιτήματα και άλλα έγγραφα και προετοιμάζει απαντήσεις στους συντάκτες των επιστολών.

2.9. Εκτελεί εργασίες για την προετοιμασία συναντήσεων και συνεδρίων που πραγματοποιούνται από τον διευθυντή (συλλογή απαραίτητα υλικά, ενημερώνοντας τους συμμετέχοντες για την ώρα και τον τόπο της συνεδρίασης, την ημερήσια διάταξη, την εγγραφή τους), τηρεί και συντάσσει πρακτικά συνεδριάσεων και συνεδριάσεων.

2.10. Παρακολουθεί την εκτέλεση από τους υπαλλήλους της επιχείρησης των εκδοθέντων εντολών και εντολών, καθώς και την τήρηση των προθεσμιών για την εκπλήρωση των οδηγιών και των οδηγιών του διευθυντή, που λαμβάνονται υπό έλεγχο.

2.11. Τηρεί αρχείο ελέγχου και εγγραφής.

2.12. Παρέχει ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣκεφάλι απαραίτητα μέσαοργανωτικό εξοπλισμό, είδη γραφείου, δημιουργεί ευνοϊκές συνθήκες για αποτελεσματική εργασίαηγέτης.

2.13. Εκτυπώνει, κατόπιν εντολής του διευθυντή, επίσημο υλικό που είναι απαραίτητο για την εργασία του ή εισάγει τρέχουσες πληροφορίες στην τράπεζα δεδομένων.

2.14. Οργανώνει την υποδοχή των επισκεπτών, διευκολύνει την άμεση εξέταση των αιτημάτων και των προτάσεων των εργαζομένων.

2.15. Σχηματίζει αρχεία σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, διασφαλίζει την ασφάλειά τους και τα υποβάλλει στα αρχεία εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.

2.16. Εκτελεί ατομικές επίσημες αναθέσεις του διευθυντή.

2.17. [Εισαγάγετε ανάλογα].

III. Δικαιώματα

Ο γραμματέας έχει το δικαίωμα:

3.1. Εξοικειωθείτε με τα σχέδια αποφάσεων της διοίκησης της επιχείρησης σχετικά με τις δραστηριότητές της.

3.2. Υποβολή προτάσεων για βελτίωση των εργασιών που σχετίζονται με τις αρμοδιότητες που προβλέπονται σε αυτές τις οδηγίες προς εξέταση από τη διοίκηση.

3.3. Στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς σας, ενημερώστε τον άμεσο προϊστάμενό σας για όλες τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν κατά την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων σας και κάντε προτάσεις για την εξάλειψή τους.

3.4. Ζητήστε προσωπικά ή για λογαριασμό της διοίκησης της επιχείρησης από τα διαρθρωτικά τμήματα και τους ειδικούς πληροφορίες και έγγραφα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση των επίσημων καθηκόντων τους.

3.5. Απαιτήστε από τη διοίκηση της επιχείρησης να παρέχει βοήθεια στην εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων και δικαιωμάτων της.

3.6. [Εισαγάγετε ανάλογα].

IV. Ευθύνη

Η γραμματέας είναι αρμόδια:

4.1. Για ακατάλληλη εκτέλεση ή μη εκπλήρωση των επίσημων καθηκόντων που προβλέπονται στην παρούσα περιγραφή θέσης εργασίας, εντός των ορίων που καθορίζονται εργατική νομοθεσίαΡωσική Ομοσπονδία.

4.2. Για αδικήματα που διαπράχθηκαν κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων τους - εντός των ορίων που καθορίζονται από τη διοικητική, ποινική και αστική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

4.3. Για την πρόκληση υλικές ζημιές- εντός των ορίων που καθορίζονται από την εργατική και αστική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Η περιγραφή της θέσης εργασίας έχει αναπτυχθεί σύμφωνα με [όνομα, αριθμός και ημερομηνία εγγράφου].

Προϊστάμενος δομικής μονάδας

[αρχικά, επώνυμο]

[υπογραφή]

[ΗΜΕΡΑ ΜΗΝΑΣ ΕΤΟΣ]

Σύμφωνος:

Προϊστάμενος του νομικού τμήματος

[αρχικά, επώνυμο]

[υπογραφή]

[ΗΜΕΡΑ ΜΗΝΑΣ ΕΤΟΣ]

Έχω διαβάσει τις οδηγίες:

[αρχικά, επώνυμο]

[υπογραφή]

[ΗΜΕΡΑ ΜΗΝΑΣ ΕΤΟΣ]

Γραμματέαςχρειάζεται κάθε οργανισμός, και ως εκ τούτου, η περιγραφή της θέσης ενός γραμματέα θα είναι χρήσιμη σε κάθε εταιρεία. Είναι σημαντικό να δηλωθεί ξεκάθαρα επαγγελματικές ευθύνεςγραμματείς που δεν περιορίζονται καθόλου στην απάντηση κλήσεων και στα γλυκά χαμόγελα. Σας προσφέρουμε δείγμα περιγραφής θέσης για γραμματέα διευθυντή - γενικό διευθυντή, προϊστάμενο τμήματος, διευθυντή κλάδου κ.λπ.

Περιγραφή θέσης γραμματέα

ΕΓΚΡΙΝΩ
Διευθύνων Σύμβουλος
Επώνυμο Ι.Ο. ________________
"________"____________ ____ Γ.

1. Γενικές προμήθειες

1.1. Η γραμματέας ανήκει στην κατηγορία των τεχνικών ερμηνευτών.
1.2. Ο γραμματέας διορίζεται στη θέση και παύεται από αυτήν με εντολή του γενικού διευθυντή της εταιρείας.
1.3. Ο γραμματέας αναφέρεται απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο/ προϊστάμενος διαρθρωτικής μονάδας της εταιρείας.
1.4. Κατά την απουσία του γραμματέα τα δικαιώματα και οι ευθύνες του μεταβιβάζονται σε άλλον υπάλληλο, όπως ανακοινώθηκε στην εντολή της οργάνωσης.
1.5. Στη θέση του γραμματέα διορίζεται άτομο που πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις: εκπαίδευση - ανώτερη, ελλιπής ανώτερη ή δευτεροβάθμια εξειδίκευση, εμπειρία σε παρόμοια εργασία για τουλάχιστον έξι μήνες, γνώση εξοπλισμού γραφείου (φαξ, φωτοαντιγραφικό, σαρωτής, εκτυπωτής), Microsoft Προγράμματα Office (Word, Excel).
1.6. Ο Γραμματέας καθοδηγείται στις δραστηριότητές του από:
- νομοθετικές πράξεις RF;
- Καταστατικό Εταιρίας, Εσωτερικός Κανονισμός Εργασίας, άλλα Κανονισμοίεταιρείες?
- εντολές και οδηγίες από τη διοίκηση.
- αυτή η περιγραφή εργασίας.

2. Εργασιακές αρμοδιότητες γραμματέα

Ο γραμματέας εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα:
2.1. Εκτελεί εργασίες για την οργανωτική και τεχνική υποστήριξη των διοικητικών και διοικητικών δραστηριοτήτων του διευθυντή.
2.2. Αποδέχεται την αλληλογραφία που λαμβάνεται για εξέταση από τον διευθυντή, τη διαβιβάζει σύμφωνα με την απόφαση που ελήφθη σε δομικές μονάδες ή σε συγκεκριμένο εκτελεστή για χρήση στη διαδικασία εργασίας ή προετοιμασία των απαντήσεων.
2.3. Δέχεται έγγραφα και προσωπικές δηλώσεις για την υπογραφή του διευθυντή.
2.4. Απαντήσεις σε τηλεφωνικές κλήσεις, καταγράφει και μεταδίδει επίσημες πληροφορίες στον διευθυντή, οργανώνει τηλεφωνικές συνομιλίες του διευθυντή.
2.5. Για λογαριασμό του διαχειριστή, συντάσσει επιστολές, αιτήματα και άλλα έγγραφα.
2.6. Εκτελεί εργασίες για την προετοιμασία συναντήσεων και συναντήσεων που πραγματοποιούνται από τον διευθυντή (συλλέγοντας απαραίτητο υλικό, ειδοποιώντας τους συμμετέχοντες για τον χρόνο και τον τόπο της συνάντησης, την ατζέντα, την εγγραφή τους), τηρεί και συντάσσει πρακτικά συναντήσεων και συναντήσεων.
2.7. Παρακολουθεί την εκτέλεση από τους υπαλλήλους της επιχείρησης των εκδοθέντων εντολών και εντολών, καθώς και την τήρηση των προθεσμιών για την εκπλήρωση των οδηγιών και των οδηγιών του διευθυντή, που λαμβάνονται υπό έλεγχο.
2.8. Παρέχει στον χώρο εργασίας του διευθυντή τον απαραίτητο οργανωτικό εξοπλισμό, είδη γραφείου και δημιουργεί συνθήκες που ευνοούν την αποτελεσματική εργασία του διευθυντή.
2.9. Οργανώνει την υποδοχή των επισκεπτών, διευκολύνει την άμεση εξέταση των αιτημάτων και των προτάσεων των εργαζομένων.
2.10. Σχηματίζει αρχεία σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, διασφαλίζει την ασφάλειά τους και τα υποβάλλει στα αρχεία εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.
2.11. Διοργανώνει επαγγελματικά ταξίδια για τον διευθυντή: παραγγέλνει αεροπορικά και σιδηροδρομικά εισιτήρια, κρατά ξενοδοχεία.
2.12. Εκτελεί ατομικές υπηρεσιακές αναθέσεις από τον άμεσο προϊστάμενό του.

3. Δικαιώματα γραμματέα

Ο γραμματέας έχει το δικαίωμα:
3.1. Λάβετε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εμπιστευτικών πληροφοριών, στον βαθμό που είναι απαραίτητος για την επίλυση εργασιών που έχουν ανατεθεί.
3.2. Υποβάλετε προτάσεις στη διοίκηση για να βελτιώσετε τη δουλειά σας και τη δουλειά της εταιρείας.
3.3. Ζητήστε προσωπικά ή για λογαριασμό του διευθυντή από τα τμήματα της επιχείρησης και άλλους ειδικούς πληροφορίες και έγγραφα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση των επίσημων καθηκόντων του.
3.4. Απαιτήστε από τη διοίκηση να δημιουργήσει κανονικές συνθήκες για την εκπλήρωση επίσημα καθήκοντακαι την ασφάλεια όλων των εγγράφων που δημιουργούνται ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων της εταιρείας.
3.5. Λάβετε αποφάσεις στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων σας.

4. Ευθύνη γραμματέα

Η γραμματέας είναι αρμόδια:
4.1. Για αδυναμία εκτέλεσης ή/και μη έγκαιρη, αμέλεια εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων κάποιου.
4.2. Για μη συμμόρφωση με τις τρέχουσες οδηγίες, εντολές και κανονισμούς σχετικά με την τήρηση εμπορικών μυστικών και εμπιστευτικών πληροφοριών.
4.3. Για παράβαση των εσωτερικών κανονισμών εργασίας, εργασιακής πειθαρχίας, κανόνων ασφάλειας και πυρασφάλειας.

Περιγραφή θέσης γραμματέα θα πρέπει να προβλέπει τις ευθύνες που ανατίθενται σε αυτόν τον υπάλληλο στον οργανισμό (εξάλλου, η εργασία ενός γραμματέα δεν περιορίζεται σε καμία περίπτωση στην απάντηση κλήσεων και στο χαιρετισμό των επισκεπτών). Ας δούμε πώς συντάσσονται τέτοιες οδηγίες και τι πρέπει να περιέχουν.

Ποιες είναι οι αρμοδιότητες της γραμματείας του διευθυντή;

Θα πρέπει να σημειωθεί αμέσως ότι οι γραμματείς είναι διαφορετικοί. Έτσι, σε μικρούς οργανισμούς, ο γραμματέας του διευθυντή δεν είναι μόνο ο προσωπικός του βοηθός, αλλά, στην πραγματικότητα, ο επικεφαλής όλων των εργασιών γραφείου και των υποθέσεων γραφείου. Σε μεγάλες εταιρείες και κυβερνητικές υπηρεσίεςΓραμματέα δεν μπορούν να έχουν μόνο το αφεντικό, αλλά και οι αναπληρωτές του. Αυτό σημαίνει ότι οι ευθύνες όσων εργάζονται σε αυτή τη θέση μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές.

Το CSD για τους εργαζόμενους, που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας το 1998, φέρνει κάποια σαφήνεια. Σύμφωνα με αυτό το έγγραφο, ο γραμματέας του διευθυντή:

• ασχολείται με την τεχνική και οργανωτική υποστήριξη για το έργο του διευθυντή ·
• εκτελεί εργασίες γραφείου, ειδικότερα, καταχωρεί την αλληλογραφία που απευθύνεται στον διευθυντή και μεταφέρει έγγραφα στους εκτελεστές με εντολή του·
• διασφαλίζει ότι τα έγγραφα που υποβάλλονται για εκτέλεση εξετάζονται έγκαιρα·
• υποβάλλει δηλώσεις, σχέδια εντολών και άλλη τεκμηρίωση στον διαχειριστή για υπογραφή·
• οργανώνει τηλεφωνικές συνομιλίες·
• σε περίπτωση απουσίας του διαχειριστή, καταγράφει τις εισερχόμενες πληροφορίες και τις θέτει υπόψη του διαχειριστή·
• προετοιμάζει συνεδριάσεις ή συνεδριάσεις, συντάσσει πρακτικά·
• διοργανώνει υποδοχή επισκεπτών κ.λπ.

Σε κάθε συγκεκριμένο οργανισμό μπορεί να προβλέπονται άλλες αρμοδιότητες για τον γραμματέα, τόσο αυτές που προβλέπει το ΚΑΤ όσο και όσες δεν περιλαμβάνονται σε αυτό. Συγκεκριμένα, μπορεί να ανατεθούν στον γραμματέα οι ευθύνες ενός διευθυντή γραφείου: παροχή στο γραφείο με αναλώσιμα, καλώντας επισκευαστές κ.λπ. Σε αυτήν την περίπτωση, το CSD είναι απλώς το ελάχιστο στο οποίο πρέπει να εστιάσετε και το οποίο μπορεί να συμπληρωθεί.

Σύνταξη περιγραφής θέσης εργασίας για τη γραμματέα του διευθυντή

Η εγγραφή, όπως και κάθε άλλο έγγραφο, πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες της εργασίας γραφείου, ιδίως σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003. Σύμφωνα με τα πρότυπά του, αυτό το έγγραφο πρέπει να περιέχει:

Δεν γνωρίζετε τα δικαιώματά σας;

• όνομα του ιδρύματος για το οποίο αναπτύχθηκε το έγγραφο·
• τίτλος του εγγράφου («Περιγραφή θέσης εργασίας»)·
• ένδειξη της ημερομηνίας ανάπτυξης και σύνθεσης·
• αριθμός εγγραφής σύμφωνα με τους κανόνες διαχείρισης εσωτερικών αρχείων του οργανισμού·
• ένδειξη του τόπου όπου έγινε η σύνταξη·
• σήμα έγκρισης·
• τον πραγματικό τίτλο και το κείμενο των οδηγιών·
• ένα σήμα που δείχνει εάν υπάρχουν αιτήσεις·
• σημειώσεις σχετικά με την εσωτερική έγκριση του εγγράφου με υπηρεσίες και τμήματα εντός του οργανισμού (συνήθως η έγκριση πραγματοποιείται με το τμήμα HR, νόμιμη υπηρεσία, οικονομικό τμήμα, αν και, εάν προκύψει τέτοια ανάγκη, ενδέχεται να συμμετέχουν και άλλα τμήματα στο συντονισμό).

Μπορείτε να βρείτε ένα δείγμα μιας τέτοιας περιγραφής εργασίας στον ιστότοπό μας.

Περιγραφή εργασίας του βοηθού γραμματέα - ποια είναι η διαφορά;

Σε ορισμένους οργανισμούς αντί για τακτικό γραμματέα υπάρχει η θέση του βοηθού γραμματέα. Στην πραγματικότητα, είναι δύσκολο να γίνει σαφής διάκριση μεταξύ αυτών των θέσεων, καθώς ο βοηθός μπορεί επίσης να συμμετάσχει σε οργανωτική και τεχνική υποστήριξη για το έργο του διευθυντή και να εκτελέσει άλλα καθήκοντα γραμματείας. Αντίστοιχα, όσα λέγονται για περιγραφή θέσης γραμματέαδιευθυντής, από πολλές απόψεις ισχύει για ένα παρόμοιο έγγραφο για τον βοηθό γραμματέα.

Ωστόσο, συνήθως η δουλειά ενός κριτή υποδηλώνει ότι είναι ειδικός ανώτερου επιπέδου. Με απλά λόγια, εάν ένας απλός γραμματέας απλώς εκτυπώνει επιστολές ή εντολές από τον διευθυντή, τότε ο βοηθός τις προετοιμάζει μόνος του και μόνο μετά τις διαβιβάζει στον διευθυντή για υπογραφή.

Θα πρέπει να σημαίνει ότι ο ενδιαφερόμενος όχι μόνο έχει γνώση της εργασίας γραφείου, αλλά έχει επίσης μια αρκετά σοβαρή κατανόηση του τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Συνήθως, οι ευθύνες ενός κριτή περιλαμβάνουν επιπλέον:

• επιλογή υλικών με τα οποία θα πρέπει να εξοικειωθεί η διοίκηση·
• προετοιμασία εκθέσεων για απαιτούμενα θέματα·
• συμβουλευτική διοίκηση για θέματα στα οποία ο παραπέμπων είναι ειδικός.

Κατά κανόνα απαιτείται να έχει ο αναφορέας ανώτερη εκπαίδευσηκαι γνώση ξένες γλώσσες(τουλάχιστον αγγλικά). Στην πραγματικότητα, ο αναφορέας είναι βοηθός του μάνατζερ (αλλά όχι αναπληρωτής, αφού ο αναφορέας συνήθως δεν έχει διοικητική εξουσία στον οργανισμό).

Δεδομένου ότι το επάγγελμα του βοηθού δεν ρυθμίζεται από κανονισμούς, σε ορισμένους οργανισμούς αυτό αποκαλούν τους απλούς γραμματείς του διευθυντή ή τους αναπληρωτές του. Αυτό οδηγεί σε κάποια σύγχυση, αλλά δεν απαγορεύεται από το νόμο. Επομένως, κατά την ανάπτυξη οδηγιών για έναν βοηθό γραμματέα, είναι πολύ πιθανό να ληφθούν ως πρότυπο οι οδηγίες ενός απλού γραμματέα του διευθυντή.

Η περιγραφή θέσης εργασίας του γραμματέα περιέχει απαιτήσεις για τα προσόντα του υπαλλήλου, καθορίζει τη διαδικασία υπαγωγής, διορισμού και απόλυσής του. Το έγγραφο περιγράφει λειτουργικές ευθύνες, τα δικαιώματα των εργαζομένων, οι ευθύνες του. Οι εξουσίες του γραμματέα καθορίζονται από τις ιδιαιτερότητες του οργανισμού.

Δείγμα τυπικής περιγραφής θέσης εργασίας για γραμματέα διευθυντή

ΕΓΩ. Γενικές προμήθειες

1. Η γραμματέας ανήκει στην κατηγορία των «τεχνικών εκτελεστών».

2. Ο γραμματέας αναφέρεται απευθείας στον γενικό διευθυντή/προϊστάμενο της διαρθρωτικής μονάδας.

3. Ο διορισμός ή η παύση γραμματέα γίνεται με εντολή του γενικού διευθυντή.

4. Στη θέση του γραμματέα διορίζεται άτομο με τουλάχιστον δευτεροβάθμια εκπαίδευση και εμπειρία τουλάχιστον ενός έτους σε ανάλογη θέση.

5. Κατά την απουσία του γραμματέα, τα λειτουργικά καθήκοντα, τα δικαιώματα και οι αρμοδιότητες μεταβιβάζονται σε άλλον υπάλληλο, όπως αναφέρεται στην εντολή για την οργάνωση.

6. Ο γραμματέας πρέπει να γνωρίζει:

• οργανωτική δομή;
• κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας και εθιμοτυπίας·
• οργάνωση της εργασίας γραφείου?
• βασικές αρχές της αστικής και εργατικής νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας ·
• κανόνες για τη λειτουργία οργανωτικού και υπολογιστικού εξοπλισμού·
• προγράμματα εφαρμογής (Word, Excel, κ.λπ.).
• Δακτυλόγραφο?
• κανόνες προστασίας της εργασίας, ασφάλειας, πυροπροστασίας.

7. Ο γραμματέας στις δραστηριότητές του καθοδηγείται από:

• Καταστατικό του οργανισμού.
• νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας ·
• εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας, άλλες κανονιστικές πράξεις του οργανισμού ·
• εντολές και οδηγίες από τη διοίκηση·
• αυτή την περιγραφή εργασίας.

II. Εργασιακές ευθύνες γραμματέα

Ο γραμματέας εκτελεί τα ακόλουθα λειτουργικά καθήκοντα:

1. Δέχεται επισκέπτες.

2. Παραλαμβάνει και υποβάλλει έγγραφα και προσωπικές δηλώσεις στον διαχειριστή για υπογραφή.

3. Λαμβάνει αλληλογραφία που αποστέλλεται στον διαχειριστή για εξέταση. Σύμφωνα με την απόφαση που ελήφθη, αποστέλλεται σε δομικές μονάδες ή συγκεκριμένα άτομα για χρήση στην εργασία τους.

4. Πραγματοποιεί επικοινωνία χρησιμοποιώντας μέσα επικοινωνίας, καταχωρεί και διαβιβάζει επίσημες πληροφορίες στον διαχειριστή.

5. Πραγματοποιεί δραστηριότητες που σχετίζονται με την τεχνική και οργανωτική υποστήριξη του έργου του διευθυντή.

6. Συντάσσει αιτήματα, επιστολές και άλλα έγγραφα για λογαριασμό του διευθυντή.

7. Συμμετέχει στην προετοιμασία συναντήσεων και συναντήσεων που οργανώνει ο διευθυντής. Συλλέγει απαραίτητες πληροφορίες, εγγράφεται, ενημερώνει τους συμμετέχοντες για τον τόπο, την ώρα της συνάντησης και την ημερήσια διάταξη. Καθοδηγεί και συντάσσει πρακτικά συνεδριάσεων.

8. Οργανώνει επαγγελματικά ταξίδια για τον διευθυντή: αγορά εισιτηρίων, ενοικίαση μεταφορικών, χώρων.

9. Παρακολουθεί την εφαρμογή από υπαλλήλους της οργάνωσης οδηγιών και εντολών από τη διοίκηση.

10. Σχηματίζει αρχεία, διασφαλίζει την ασφάλεια των εγγράφων, τα μεταφέρει στο αρχείο εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.

11. Εκτελεί ατομικές επίσημες αναθέσεις του διευθυντή.

III. Δικαιώματα

Ο γραμματέας έχει το δικαίωμα:

1. Λάβετε ανεξάρτητες αποφάσεις στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων σας.

2. Μην αρχίσετε να ασκείτε τις δυνάμεις σας εάν υπάρχει κίνδυνος για τη ζωή ή την υγεία.

3. Να ζητούν από τη διοίκηση να δημιουργήσει κανονικές συνθήκες για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων τους, την ασφάλεια των υλικών περιουσιακών στοιχείων και των εγγράφων.

4. Λάβουν επίσημες πληροφορίες πλήρως για την εκπλήρωση των εξουσιών τους.

5. Στείλτε προτάσεις εξορθολογισμού στη διοίκηση για να βελτιώσετε τις δραστηριότητες του οργανισμού και τη δική σας εργασία.

6. Ενημερώστε τον διευθυντή για τις εντοπισμένες ελλείψεις στις δραστηριότητες του οργανισμού, υποβάλετε προτάσεις για την εξάλειψή τους.

7. Λάβετε από υπαλλήλους δομικών τμημάτων τα απαραίτητα υλικά και εξηγήσεις για τους λόγους παραβίασης των προθεσμιών και της ποιότητας ολοκλήρωσης των εργασιών και οδηγίες διαχείρισης.

IV. Ευθύνη

Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για:

1. Διεξαγωγή μη εξουσιοδοτημένης εκπροσώπησης των συμφερόντων και των συναντήσεων του οργανισμού.

2. Αποτελέσματα ληφθέντων αποφάσεων, ίδιες ενέργειες.

3. Ακατάλληλη εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων του.

4. Παραβίαση των απαιτήσεων των διοικητικών εγγράφων του οργανισμού.

5. Κακομεταχείριση προσωπικές πληροφορίες, μεταφορά εμπιστευτικών πληροφοριών, εμπορικά μυστικά.

6. Προκαλώντας ζημιά στον οργανισμό, τους υπαλλήλους του, τους εργολάβους ή το κράτος.

7. Παραβίαση απαιτήσεων εργασιακής πειθαρχίας, εσωτερικών κανονισμών εργασίας, προτύπων ασφαλείας και πυροπροστασίας.

8. Παραβίαση εθιμοτυπίας και προτύπων επαγγελματικής επικοινωνίας.

Γραμματέας της δικαστικής συνεδρίας

Ο γραμματέας του δικαστηρίου είναι δημόσιος υπάλληλος και εργάζεται μόνο στα δικαστήρια. Παρέχει ντοκιμαντέρδικαστές, δοκιμές, συμμετέχει σε συναντήσεις. Δεδομένος εκτελεστικόςεκτελεί τις ακόλουθες λειτουργικές αρμοδιότητες:

1. Συλλέγει και προετοιμάζει το υλικό της υπόθεσης για εξέταση σε ακρόαση.

2. Τηρεί πρακτικά της ακροαματικής διαδικασίας.

3. Προετοιμάζει και αποστέλλει κλήσεις, καλεί τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση.

4. Προετοιμάζει δικαστικές υποθέσεις σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις.

Γραμματέας Γραμματέας

Ο γραμματέας γραμματέας είναι ένας υπάλληλος που διαχειρίζεται τη ροή εγγράφων του οργανισμού. Τα καθήκοντά του περιλαμβάνουν:

1. Διεξαγωγή τηλεφωνικών συνομιλιών και συνεργασία με πελάτες.

2. Παρακολούθηση έγκαιρης εκπλήρωσης υποχρεώσεων που καταγράφονται σε έγγραφα.

3. Καταχώρηση και διεκπεραίωση αλληλογραφίας.

4. Μετάφραση εγγράφων και αλληλογραφίας από ξένη γλώσσα.

5. Τήρηση αρχείου εγγράφων.

Λήψη περιγραφής θέσης εργασίας
γραμματέας του διευθυντή(.doc, 90KB)

I. Γενικές διατάξεις

1. Η γραμματέας του μάνατζερ ανήκει στην κατηγορία των τεχνικών εκτελεστών.
2. Στη θέση του γραμματέα του διευθυντή διορίζεται άτομο με ανώτερη επαγγελματική εκπαίδευση χωρίς απαιτήσεις εργασιακής εμπειρίας ή δευτεροβάθμιας επαγγελματικής εκπαίδευσης και εργασιακή εμπειρία στην ειδικότητα τουλάχιστον 2 ετών.
3. Ο διορισμός στη θέση του γραμματέα και η απόλυση από αυτήν γίνεται με εντολή του διευθυντή της επιχείρησης μετά από παρουσίαση
4. Η γραμματέας του διευθυντή πρέπει να γνωρίζει:
   1. 4.1. Ψηφίσματα, οδηγίες, εντολές, άλλα διοικητικά και κανονιστικά έγγραφα ανώτερων και άλλων οργάνων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης.
   2. 4.2. Κανονισμοί, οδηγίες, άλλα κανονιστικά έγγραφα για την τήρηση αρχείων.
   3. 4.3. Η δομή και η διαχείριση της επιχείρησης και των τμημάτων της.
   4. 4.4. Οργάνωση εργασιών γραφείου.
   5. 4.5. Τρόποι εγγραφής και επεξεργασίας εγγράφων.
   6. 4.6. Αρχειακό θέμα.
   7. 4.7. Δακτυλόγραφο.
   8. 4.8. Κανόνες χρήσης ενδοεπικοινωνίας.
   9. 4.9. Πρότυπα για ένα ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης.
   10. 4.10. Κανόνες για την εκτύπωση επαγγελματικών επιστολών με χρήση τυπικών εντύπων.
   11. 4.11. Βασικές αρχές ηθικής και αισθητικής.
   12. 4.12. Κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας.
   13. 4.13. Κανόνες για τη λειτουργία του εξοπλισμού υπολογιστών.
   14. 4.15. Βασικές αρχές διοικητικού δικαίου και εργατικής νομοθεσίας.
   15. 4.16. Εσωτερικός κανονισμός εργασίας.
   16. 4.17. Κανόνες και κανονισμοί υγιεινής, ασφάλειας, βιομηχανικής υγιεινής και πυροπροστασίας στην εργασία.
5. Κατά την απουσία του γραμματέα του διευθυντή (ασθένεια, διακοπές κ.λπ.) τα καθήκοντά του εκτελεί πρόσωπο που ορίζεται κατά τον καθορισμένο τρόπο, το οποίο αποκτά τα ανάλογα δικαιώματα και είναι υπεύθυνος για την ορθή εκτέλεση των καθηκόντων που του ανατίθενται.

II. Εργασιακές ευθύνες

Γραμματέας:

1. Εκτελεί εργασίες για την οργανωτική και τεχνική υποστήριξη των διοικητικών και διοικητικών δραστηριοτήτων του διευθυντή.
2. Αποδέχεται την αλληλογραφία που λαμβάνεται για εξέταση από τον διευθυντή, τη διαβιβάζει σύμφωνα με την απόφαση που ελήφθη σε δομικές μονάδες ή σε συγκεκριμένο εκτελεστή για χρήση στη διαδικασία εργασίας ή προετοιμασία των απαντήσεων.
3. Εκτελεί εργασίες γραφείου, εκτελεί διάφορες λειτουργίες χρησιμοποιώντας τεχνολογία υπολογιστών που έχει σχεδιαστεί για τη συλλογή, επεξεργασία και παρουσίαση πληροφοριών κατά την προετοιμασία και τη λήψη αποφάσεων.
4. Δέχεται έγγραφα και προσωπικές δηλώσεις για την υπογραφή του διευθυντή.
5. Προετοιμάζει έγγραφα και υλικά απαραίτητα για το έργο του διευθυντή.
6. Παρακολουθεί την έγκαιρη εξέταση και υποβολή από δομικές μονάδες και συγκεκριμένους εκτελεστές των εγγράφων που υποβάλλονται στον διαχειριστή για υπογραφή, διασφαλίζει την υψηλής ποιότητας επεξεργασία τους.
7. Οργανώνει τηλεφωνικές συνομιλίες του διευθυντή, καταγράφει τις πληροφορίες που λαμβάνει ερήμην του και φέρνει υπόψη του το περιεχόμενό τους, μεταδίδει και λαμβάνει πληροφορίες μέσω συσκευών λήψης και ενδοεπικοινωνίας (τηλεφάξ, τέλεξ κ.λπ.), καθώς και τηλεφωνικά μηνύματα, φέρνει πληροφορίες στον έγκαιρη προσοχή, που λαμβάνεται μέσω καναλιών επικοινωνίας.
8. Με οδηγίες του διευθυντή, συνθέτει επιστολές, αιτήματα και άλλα έγγραφα και προετοιμάζει απαντήσεις στους συντάκτες των επιστολών.
9. Εκτελεί εργασίες για την προετοιμασία συναντήσεων και συναντήσεων που πραγματοποιούνται από τον διευθυντή (συλλέγοντας απαραίτητο υλικό, ειδοποιώντας τους συμμετέχοντες για τον χρόνο και τον τόπο της συνάντησης, την ατζέντα, την εγγραφή τους), τηρεί και συντάσσει πρακτικά συναντήσεων και συναντήσεων.
10. Παρακολουθεί την εκτέλεση από τους υπαλλήλους της επιχείρησης των εκδοθέντων εντολών και εντολών, καθώς και την τήρηση των προθεσμιών για την εκπλήρωση των οδηγιών και των οδηγιών του διευθυντή, που λαμβάνονται υπό έλεγχο.
11. Τηρεί αρχείο ελέγχου και εγγραφής.
12. Παρέχει στον χώρο εργασίας του διευθυντή τον απαραίτητο οργανωτικό εξοπλισμό, είδη γραφείου και δημιουργεί συνθήκες που ευνοούν την αποτελεσματική εργασία του διευθυντή.
13. Κατ' εντολή του διευθυντή, εκτυπώνει επίσημο υλικό που είναι απαραίτητο για την εργασία του ή εισάγει τρέχουσες πληροφορίες στην τράπεζα δεδομένων.
14. Οργανώνει την υποδοχή των επισκεπτών, διευκολύνει την άμεση εξέταση των αιτημάτων και των προτάσεων των εργαζομένων.
15. Σχηματίζει αρχεία σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, διασφαλίζει την ασφάλειά τους και τα υποβάλλει στα αρχεία εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.
16. Εκτελεί ατομικές υπηρεσιακές αναθέσεις από τον άμεσο προϊστάμενό του.

III. Δικαιώματα

Ο γραμματέας έχει το δικαίωμα:

1. Εξοικειωθείτε με τα σχέδια αποφάσεων της διοίκησης της επιχείρησης σχετικά με τις δραστηριότητές της.
2. Υποβάλετε προτάσεις για τη βελτίωση των εργασιών που σχετίζονται με τις αρμοδιότητες που προβλέπονται σε αυτές τις οδηγίες.
3. Στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς σας, ενημερώστε τον άμεσο προϊστάμενό σας για όλες τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν κατά την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων σας και κάντε προτάσεις για την εξάλειψή τους.
4. Ζητήστε προσωπικά ή για λογαριασμό της διοίκησης της επιχείρησης από τμήματα της επιχείρησης και άλλους ειδικούς πληροφορίες και έγγραφα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση των επίσημων καθηκόντων του.
5. Απαιτήστε από τη διοίκηση της επιχείρησης να παρέχει βοήθεια στην εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων και δικαιωμάτων της.

IV. Ευθύνη

Η γραμματέας είναι αρμόδια:

1. Για ακατάλληλη εκτέλεση ή αδυναμία εκπλήρωσης των καθηκόντων του ατόμου, όπως προβλέπεται στην παρούσα περιγραφή εργασίας - εντός των ορίων που καθορίζονται από την ισχύουσα εργατική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
2. Για αδικήματα που διαπράχθηκαν κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων τους - εντός των ορίων που καθορίζονται από την ισχύουσα διοικητική, ποινική και αστική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
3. Για πρόκληση υλικών ζημιών - εντός των ορίων που καθορίζονται από την ισχύουσα εργατική και αστική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.