14 декабря 2010 в 16:28

Межведомственный электронный документооборот: сегодняшняя ситуация

Блог компании Электронные Офисные Системы ,
ECM/СЭД

Проект «Электронная Россия» часто обсуждается и критикуется – как целиком, так и по частям. Мы расскажем лишь об одном аспекте данного проекта – о ситуации с межведомственным электронным документооборотом – в частности о том, что уже сделано в этом направлении.

Текущее состояние дел с МЭДО таково. Автоматизация документооборота в отдельных ведомствах сейчас - на довольно высоком уровне, так как проекты давно ведутся во многих структурах. Но несмотря на это, оригиналы документов и межведомственный документооборот до сих пор - практически повсеместно бумажные. Как раз на днях по ТВ показывали стопку папок всего лишь с одним из законопроектов, оправляемых на утверждение в какое-то министерство – выглядит весьма впечатляюще. Если учесть, что эти документы должны существовать далеко не в одном или даже двух-трёх экземплярах, то вопрос с защитою лесов от вырубания в нашей стране явно стоит очень остро.

Собственно внедрение МЭДО и должно решить эти проблемы, а кроме того – повлиять на скорость прохождения документов по ведомствам, привести к упрощению всех процедур, сокращению штата чиновников и так далее. Да и вообще пользы много можно получить. К слову, Герман Греф, рассказывая о том, как пришлось интегрировать базы данных нескольких ведомств региона для запуска электронной карты гражданина, упомянул о 30-процентном сокращении количества льготников, которое существовало из-за дублирования списков.

Госрегулирование
Что касается госрегулирования, то уже есть целый ряд установленных правил, регламентирующих межведомственный документооборот. Об одном из них рассказано здесь . Кроме того, утверждены технические требования по МЭДО, в том числе – и требования к шлюзу. Состав программного обеспечения автоматизированного рабочего места шлюза, к примеру, должен включать:

а) операционную систему типа Windows XP Professional Russian;
б) Secure Pack Rus 1.0 for Windows XP;
в) Office Professional Plus 2007 Russian OLP NL

Состав программного обеспечения сервера шлюза должен включать:
а) операционную систему типа Windows Server Standard Edition 2003 R2 Win32 Russian OLP NL;
б) SQL Server Standard Edition 2005 Win32 Russian OLP C.

Архитектура МЭДО
Для взаимодействия систем электронного документооборота, используемых в разных министерствах и аппарата правительства РФ, используется специализированная электронная почтовая служба, которая доставляет документы между СЭДами с помощью специализированных шлюзов.
В свою очередь, каждая система электронного документооборота, используемая в рамках проекта МЭДО, имеет свой адаптер, который при отправке документа приводит карточку документа в СЭД в единый утверждённый формат.

Данный формат основан на языке XML, и описан в Постановление Правительства об утверждении положения о МЭДО (№754 от 22 сентября 2009), а также в Распоряжение от 2 октября 2009 г. (N 1403-р) (Об утверждении технических требований по МЭДО).

Пилотный проект или что уже есть
В 2009 году в рамках программы по созданию электронного правительства был запущен первый пилотный проект по реализации межведомственного ЭДО между Аппаратом Правительства РФ и Министерством сельского хозяйства РФ, Министерством связи и массовых коммуникаций РФ и Министерством экономического развития РФ. На сегодняшний день этот самый проект уже проходит опытную эксплуатацию: к примеру, осуществляется документооборот между Аппаратом Правительства и Министерством сельского хозяйства РФ, а также между Министерством сельского хозяйства и другими ФОИВ, подключенными к системе. В будущем предполагается постепенное подключение регионов - пилотным регионом, подключаемым к МЭДО, станет Калининградская область.

МЭДО создавалась на основе существующей почтовой системы МЭДО и СЭД, используемых федеральными органами исполнительной власти. В ходе проекта была проведена разработка технических требований, включая единый формат взаимодействия СЭД и средства сопряжения СЭД ФОИВ для обеспечения работы в едином формате. Также были разработаны единые правила ведения делопроизводства, положения о системе межведомственного электронного документооборота, взаимодействия Аппарата Правительства и ФОИВ. Также проведено поэтапное расширение функциональности взаимодействия и состава пересылаемых в электронной форме документов.

В итоге система на данный момент выглядит так:

Что на данный момент позволяет делать МЭДО:
- направлять ФОИВ электронные копии резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей;
- направлять ФОИВ электронные копии протоколов совещаний в Правительстве РФ;
- направлять письма структурных подразделений Аппарата Правительства РФ в ФОИВ и организации, включённые в систему МЭДО, в электронном виде.

Кроме того, в МЭДО идет отработка таких процессов:
- порядка и технологии направления писем структурных подразделений Аппарата Правительства Российской Федерации в электронном виде;
- организация обучения администраторов автоматизированных информационных систем ФОИВ, подключаемых к системе МЭДО, порядку взаимодействия по вопросам использования основных технологических элементов сопряжения электронного документооборота;
- опытная отработка направления в Аппарат Правительства Российской Федерации электронных копий исходящих писем федеральных органов исполнительной власти и организаций;
- разработка программно-технических средств обеспечения доступа к информации о прохождении и ходе исполнения документов, направляемых в федеральные органы исполнительной власти.

Конечно, можно сказать, что пока не так уж и много сделано, но это только на первый взгляд. Каждая функция требует отработки маршрутов движения документов, согласования этих маршрутов во всех ведомствах и так далее, а их в каждом ведомстве очень много. Если говорить собственно о технических и технологических проблемах межведомственного электронного документооборота, то, пожалуй, наибольшие сложности сопряжены с подписанием электронных документов в условиях принятой технологии выпуска документов (без номера и даты), а также с организацией полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

Вот так дела обстоят с МЭДО на федеральном уровне. На уровне регионов ситуация значительно отличается, но об этом мы расскажем в следующем посте.

Проект постановления Губернатора Московской области

«О Регламенте межведомственного электронного документооборота Московской области»

Губернатор

Московской области

Постановление

___________ № _____________

г. Москва

О Регламенте межведомственного электронного

документооборота Московской области

В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации » и реализацией постановления Правительства Российской Федерации «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» постановляю:

1.Утвердить Регламент межведомственного электронного документооборота Московской области.

2. Членам Правительства Московской области, руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской областью, обеспечить соблюдение Регламента межведомственного электронного документооборота Московской области.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области

Губернатор Московской области

РЕГЛАМЕНТ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Москва, 2010

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

1.1. Назначение документа. 4

1.2. Статус документа. 5

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе. 5

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ.. 8

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота. 8

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена . 10

2.3. Права пользователей. 11

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД.. 12

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 14

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД 15

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД.. 15

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД.. 16

5.3. Отчет об исполнении документа. 17

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД.. 38

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ.. 38

Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД.. 20

Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД. 22

Приложение. Единый формат межведомственного обмена электронными документами 24

Приложение. Функциональные требования к ведомственным СЭД..

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение документа

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок обмена электронными документами в рамках концепции проекта «Межведомственный электронный документооборот ОГВ Московской области на MOSS 2007». Регламент описывает совокупность процедур, которые должны выполнять участники межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области в процессе обмена электронными документами в рамках Единой СЭД.

1.1.2. Основной целью настоящего документа является регламентация процессов межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД в целях повышения эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи, исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых документов, циркулирующих в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

1.1.3. Действие Регламента распространяется на организации (ведомства), являющиеся участниками Единой СЭД в соответствии с планом реализации подключения органов государственной власти Московской области к Единой СЭД (Приложение настоящего Регламента).

1.1.4. Настоящий Регламент включает в себя:

описание действий участников межведомственного обмена электронными документами в процессе обмена электронными документами; основные функциональные требования к ведомственным СЭД; описание формата обмена электронными документами.

1.1.5. Настоящий Регламент не включает в себя описание правил выполнения настроек ведомственных СЭД и ЦУ Единой СЭД, ведения справочников и классификаторов, ведения пользователей и управления их правами.

1.1.6. Настоящий Регламент не регламентирует организацию деятельности, осуществление полномочий и взаимодействие органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Данные направления деятельности определяются регламентами указанных органов.

1.1.7 Настоящий документ не регламентирует процессов создания исходящего документа в организации (ведомстве), принятия решения о необходимости регистрации входящего документа, принятия решения о необходимости ввода отчета об исполнении документа. Эти действия, а также обработка электронных документов, получаемых и передаваемых в рамках межведомственного электронного документооборота, осуществляются в соответствии с действующей в организации (ведомстве) Инструкцией по делопроизводству и другими нормативными и методическими документами организации (ведомства). Инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД.

1.1.8. Регламент не распространяется на устанавливаемый инструкцией по делопроизводству организации (ведомства) обмен документами на бумажном носителе.

1.1.9. Действие Регламента не распространяется на документы, содержащие сведения, имеющие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные и государственную тайну.

1.2. Статус документа

Данный документ является проектом документа, регламентирующего межведомственный электронный документооборот в рамках Единой СЭД.

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе

Применительно к настоящему Регламенту, помимо общеупотребительных, используются следующие термины, определения и сокращения:

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В контексте настоящего Регламента термины «документ» и «электронный документ» эквивалентны.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Межведомственный электронный документооборот – обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области через Центральный узел Единой СЭД.

СЭД (система автоматизации документооборота) - система, автоматизирующая процессы создания и управления документами в организации.

Ведомственная СЭД – система электронного документооборота, установленная в организации (ведомстве).

Единая СЭД – Единая Система электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, состоящая из ведомственных СЭД (ведомственные системы электронного документооборота) и Центрального узла (портал документооборота на платформе MOSS).

Центральный узел Единой СЭД (ЦУ) - портал документооборота на платформе MOSS 2007.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В контексте настоящего Регламента имеется в виду регистрация документа в ведомственной СЭД – создание регистрационной корточки документа в ведомственной СЭД.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Регистрационная карточка (РК) документа – набор реквизитов документа, формируемого ведомственной СЭД при регистрации документа и используемый при дальнейшей работе с документом на ЦУ Единой СЭД и в ведомственной СЭД.

Паспорт РК документа - электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов.

Обмен электронными документами – обмен документами (прием и передача документов), зарегистрированными в используемой организацией ведомственной СЭД, с другой организацией на уровне входящие-исходящие.

Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя через Центральный узел Единой СЭД.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, который получает адресованный ему электронный документ.

Формат обмена электронными документами – структура информации, передаваемой в процессе обмена электронными документами.

Квитанция (уведомление) о регистрации - информация об успешной доставке документа, его регистрации в организации-получателе и регистрационном номере документа. Представляет собой электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД по завершению процесса регистрации поступившего документа, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов. В контексте настоящего Регламента термины «квитанция» и «уведомление» эквивалентны.

Пользователь – сотрудник организации (ведомства), являющийся пользователем ведомственной СЭД и имеющий непосредственный доступ к функциям ЦУ Единой СЭД в соответствии с его правами доступа.

Авторизация - проверка необходимых параметров и предоставление пользователю прав на доступ к информации или выполнение определенных действий в автоматизированной системе .

Группа разбора - каталог на ЦУ, содержащий ссылки на электронные документы с неверно заданными реквизитами, являющиеся препятствием для пересылки электронного документа получателю.

ЕСО – Единый справочник организаций.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота

2.1.1. В рамках Единой СЭД взаимодействие осуществляется на основе автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством электронной почты в соответствии с описанными в настоящем Регламенте форматами и правилами.

2.1.2. Формирование электронного документа и движение его внутри организации (ведомства), а также реализация основных функций управления ведомственным архивом документов осуществляется средствами ведомственной СЭД, используемой в организации (ведомстве).

2.1.3. Ведомственные СЭД являются типовыми, обеспечивая при этом возможность настройки на организационную структуру каждого объекта автоматизации – организации (ведомства).

2.1.4. Ведомственные СЭД должны обладать возможностью полностью автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты ЦУ Единой СЭД.

2.1.5. Ведомственные СЭД должны удовлетворять требованиям, приведенным в настоящем Регламенте и его приложениях. В противном случае для обсечения возможности ее использования в рамках Единой СЭД, ведомственная СЭД должна быть интегрирована (адаптирована) к формату, принятому в Единой СЭД, либо заменена.

Ответственность за соответствующую доработку или замену ведомственной СЭД возлагается на оператора Единой СЭД или на саму организацию (ведомство).

2.1.6. Хранение данных межведомственного обмена электронными документами осуществляется на ЦУ в хранилище Единой СЭД.

2.1.7. ЦУ должен быть разработан на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

Программное обеспечение ЦУ Единой СЭД должно быть работоспособно на двух серверах (сервер приложения и сервер СУБД) следующей конфигурации:

· процессор: Pentium IV с тактовой частотой 2600 МГц;

· оперативная память: 8 Гб;

· объем дискового пространства (оба сервера): 300 Гб;

· накопитель CD-ROM;

· сетевой интерфейс;

· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов.

2.1.8. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД обеспечена возможность:

· просмотра отправляемых в другие ведомственные СЭД и получаемых из других ведомственных СЭД электронных документов;

· ввода и просмотра отчетов об исполнении электронных документов;

· поиска электронных документов на ЦУ Единой СЭД по реквизитам, по контексту;

· просмотра недоставленных электронных документов своей организации (ведомства) и внесения необходимых корректив.

2.1.9. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть обеспечена возможность доступа к ЦУ Единой СЭД посредством:

· подсистемы электронной почты при взаимодействии ведомственных СЭД (электронном документообороте);

· API (интерфейса прикладного программирования) MOSS.

Ответственность за обеспечение данных возможностей возложена на оператора Единой СЭД.

2.1.10. В целях подтверждения целостности и аутентичности передаваемых электронных документов могут использоваться средства ЭЦП. Формирование и проверка ЭЦП осуществляется с использованием СКЗИ, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг.

2.1.11. В ведомственных СЭД должна обеспечиваться безопасность информационных ресурсов посредством предупреждения и предотвращения несанкционированных воздействий по отношению к хранимой, обрабатываемой и передаваемой информации, нарушающих ее целостность, достоверность и/или доступность, соответствующая требованиям нормативно-методических и Руководящих документов Гостехкомиссии (ФСТЭК) России по защите информации от несанкционированного доступа.

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена

2.2.1. Электронный документ создается на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождается в процессе информационного взаимодействия.

2.2.2. Для каждого электронного документа в ведомственной СЭД создается РК, состав заполняемых реквизитов которой определяется нормативными документами организации (ведомства). Состав реквизитов электронного документа должен соответствовать составу реквизитов документов на традиционных бумажных носителях, установленному ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Состав реквизитов может меняться в зависимости от вида документа.

Независимо от вида документа, обязательными реквизитами являются: наименование организации (ведомства), дата регистрации документа, регистрационный номер документа, текст, подпись (или информация о подписи).

2.2.3. Обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области в рамках Единой СЭД заключается в обмене электронными сообщениями между ведомственными СЭД и ЦУ Единой СЭД. Сообщения информационного обмена должны соответствовать формату сообщений MAPI-совместимой почтовой системы и включают в себя следующие данные:

2.2.4. Формат паспорта РК создаваемых и передаваемых электронных документов определяется настоящим Регламентом (Приложение). Документ, имеющий формат, не отвечающий установленным правилам, в качестве электронного документа – объекта межведомственного обмена, в соответствии с настоящим Регламентом не рассматривается.

2.3. Права пользователей

2.3.1. Каждый пользователь ведомственной СЭД выполняет действия в ведомственной СЭД и имеет доступ к ЦУ Единой СЭД в соответствии с назначенными ему правами. Права на доступ к ресурсам ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД назначаются пользователю в соответствии с его функциональными обязанностями и определяются должностными инструкциями , Инструкцией по делопроизводству, другими нормативными и методическими документами организации (ведомства).

2.3.2. Каждый пользователь ведомственной СЭД отвечает за корректное выполнение своих функций в рамках Единой СЭД.

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД

3.1. Оператором Единой СЭД является Министерство информационных технологий и связи Московской области или другая организация, определенная для этих целей Министерством информационных технологий и связи Московской области.

3.2. Оператор Единой СЭД обеспечивает штатное функционирование ЦУ Единой СЭД и обеспечение доступа к ЦУ Единой СЭД.

3.3. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ЦУ Единой СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД, ответственный за штатное функционирование ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ЦУ Единой СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ЦУ Единой СЭД;

· управлению справочниками ЦУ Единой СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД ответственный за установку и настройку программного обеспечения ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· администрированию ЦУ Единой СЭД;

· резервному копированию единого хранилища электронных документов, участвующих в межведомственном обмене.

Администратор и системный технолог ЦУ Единой СЭД отвечают также за рассмотрение обращений представителей организаций (ведомств) - участников межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД – в части решения технических вопросов в рамках обеспечения функционирования Единой СЭД.

3.4. Оператор Единой СЭД обеспечивает проведение обучения пользователей - представителей организаций (ведомств) работе с ЦУ Единой СЭД в рамках Единой СЭД.

3.5. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников) - уполномоченное лицо оператора Единой СЭД, наделяемого полномочиями по организации подключения организаций (ведомств) к Единой СЭД и осуществлению контроля за исполнением настоящего Регламента организациями (ведомствами) – участниками межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. К работе с ведомственной СЭД и ЦУ Единой СЭД допускаются сотрудники органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, прошедшие соответствующий курс обучения и ознакомленные с настоящим Регламентом.

4.2. Каждая организация (ведомство), являющееся участником межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ведомственной СЭД в соответствии с настоящим Регламентом и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за штатное функционирование ведомственной СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ведомственной СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ведомственной СЭД;

· управлению справочниками ведомственной СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за установку и настройку программного обеспечения ведомственной СЭД. Выполняет также функции по администрированию ведомственной СЭД.

В случае невозможности осуществления обмена электронными документами в рамках Единой СЭД, вызванного некорректным функционированием ЦУ Единой СЭД, администратор обращается за решением вопроса к оператору Единой СЭД.

4.3. Права пользователей на работу с ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД определяются в соответствии с их функциональными обязанностями.

4.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящим Регламентом в организации (ведомстве) несут лица, ответственные за делопроизводство.

4.5. Организации (ведомства) - участники межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, несут ответственность за нарушение правил обмена электронными документами, установленных настоящим Регламентом, и невозможность осуществления обмена, наступившую по их вине.

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД

5.1.1. Пользователь организации-отправителя на своем рабочем месте регистрирует в ведомственной СЭД исходящий документ, создавая РК и прикрепляя к ней файл (файлы) электронного образа документа. Для обеспечения целостности и аутентичности передаваемой информации документ может быть подписан ЭЦП.

5.1.2. Пользователь со своего рабочего места средствами ведомственной СЭД отправляет электронное сообщение получателю, выполняя команду отправки. При настройке справочников в ведомственных СЭД адреса электронной почты организаций (ведомств), входящих в Единую СЭД, должны быть заменены на адрес ЦУ Единой СЭД.

5.1.3. Ведомственная СЭД отправителя автоматически в момент отправки преобразует отправляемое сообщение в соответствии с единым форматом межведомственного обмена электронными документами (Приложение) и электронное сообщение пересылается в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты.

5.1.4. Если передача электронного документа получателю не может быть выполнена (ошибка в реквизите РК – наименование организации-получателя, организация-получатель отсутствует в ЕСО или в ЕСО не указан адрес электронной почты организации-получателя), пользователь организации-отправителя получает уведомление об ошибке – сообщение электронной почты, содержащее ссылку на «группу разбора». Пройдя авторизацию на ЦУ Единой СЭД, пользователь организации-отправителя просматривает «группу разбора», просматривает РК передаваемого документа и проверяет правильность информации об организации-получателе, указанной в РК документа. По результатам анализа причины отказа в процессе доставки документа пользователь выполняет одно из следующих действий:

5.1.4.1. В случае отсутствия необходимости отправки документа получателю, которому не произошла доставка, отменяет отправку документа. Команда отмены отправки документа выполняется для каждого получается отдельно.

5.1.4.2. В случае наличия ошибки - неверно заданной информации об организации-получателе, исправляет ошибку с использованием ЕСО и выполняет повторную отправку электронного документа через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД. Пользователь вносит необходимые корректировки в РК соответствующего документа в ведомственной СЭД.

5.1.4.3. В случае отсутствия информации об организации-получателе документа в ЕСО, отменяет оправку документа данному получателю, поскольку данная организация не является участником Единой СЭД.

5.1.5. В случае доставки электронного документа и его регистрации в организации-получателе, отправитель получает квитанцию о регистрации.

5.1.6. Пользователь выполняет команду обработки квитанции о регистрации.

5.1.7. Все отправленные из организации документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД

5.2.1. Ведомственная СЭД организации-получателя получает электронный документ из ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и автоматически оповещает конечного получателя-пользователя о доставке нового сообщения.

5.2.2. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации-получателе, получатель принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного документа.

5.2.3. Для подлежащего регистрации электронного документа пользователь дает команду регистрации, ведомственная СЭД получателя преобразует документ из единого формата межведомственного обмена электронными документами во внутренний формат представления данных ведомственной СЭД и регистрирует его.

5.2.4. По завершению процесса регистрации поступившего электронного документа ведомственная СЭД автоматически формирует квитанцию о регистрации и пересылает квитанцию в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты. Формат квитанции о регистрации определен настоящим Регламентом (Приложение).

5.2.5. Все поступившие в организацию документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.3. Отчет об исполнении документа

5.3.1. Форма отчета об исполнении документа определяется Инструкцией по делопроизводству организации (ведомства).

5.3.2. Если документ предполагает необходимость ввода отчета о его исполнении, пользователь, выполнив авторизацию на ЦУ Единой СЭД, через web-интерфейс ЦУ выполняет поиск РК документа и вводит отчет об исполнении.

5.3.3. В организацию-отправитель соответствующего электронного документа автоматически направляется уведомление о поступлении отчета об исполнении - сообщение электронной почты, содержащее ссылку на страницу ЦУ Единой СЭД с электронным документом или отчетом. Пользователь имеет возможность, перейдя по ссылке, просмотреть отчет об исполнении документа.

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД

6.1. Пользователь ведомственной СЭД получает доступ к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД и возможность выполнения действий с данными в соответствии с назначенными правами доступа. Доступ реализован через пользовательский web-интерфейс.

6.2. Права доступа пользователя ведомственной СЭД к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД определяются в момент авторизации пользователя на ЦУ Единой СЭД.

6.3. Пользователь каждой подключенной к Единой СЭД организации (ведомства) имеет возможность:

· получать доступ к данным об отправленных своей организацией (ведомством) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к данным о поступивших в свою организацию (ведомство) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к архивным документам своей организации;

· выполнять поиск РК документов своей организации по реквизитам и контексту;

· просматривать РК документов своей организации, в том числе отчеты об исполнении;

· вводить отчеты об исполнении документов, поступивших в свою организацию;

· просматривать «группу разбора» своей организации;

· выполнять повторную отправку документов своей организации.

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ

7.1. Функцию поддержания ЕСО в актуальном состоянии выполняет системный технолог ЦУ Единой СЭД.

7.2. Системный технолог ЦУ Единой СЭД вносит в ЕСО данные всех организаций (ведомств), подключенных к Единой СЭД - наименование и адрес электронной почты.

7.3. При подключении к Единой СЭД новой организации (ведомства), системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно вносит соответствующие данные в ЕСО.

7.4. Системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно направляет информацию об изменениях ЕСО в организации (ведомства), подключенные к Единой СЭД, для внесения изменений в соответствующие справочники ведомственных СЭД.

7.5. Каждая организация (ведомство), подключенная к Единой СЭД, в рамках функционирования ведомственной СЭД самостоятельно актуализирует информацию об изменениях организационной структуры органов государственной власти Московской области и местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Функцию поддержания справочника в актуальном состоянии выполняет системный технолог ведомственной СЭД.

7.6. Системный технолог ведомственной СЭД каждой организации (ведомства), подключенной к Единой СЭД, своевременно направляет в ЦУ Единой СЭД информацию об изменениях в реквизитах своей организации – наименовании и/или адресе электронной почты.

Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД

1. На начальном этапе в состав Единой СЭД включаются следующие органы государственной власти Московской области, расположенные в здании Правительства Московской области по адресу: г. Красногорск 7, Бульвар Строителей, д. 1.

1) Аппарат Правительства Московской области.

16) Управление государственной и муниципальной службы Московской области.

17) Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области.

18) Министерство финансов Московской области, расположенное вне здания Правительства Московской области.

2. В дальнейшем в состав Единой СЭД должны быть включены все органы государственной власти Московской области, государственные и муниципальные учреждения, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

3. Включение в состав Единой СЭД реализуется для органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, располагающих необходимой аппаратно-программной базой и готовых к ее эксплуатации.

Для того чтобы быть включенной в состав Единой СЭД организация (ведомство) должна удовлетворять следующим условиям:

· наличие ведомственной СЭД, удовлетворяющей требованиям настоящего Регламента;

· наличие телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей возможность организации информационного обмена с ЦУ Единой СЭД;

· наличие квалифицированного персонала, выполняющего функции по:

o поддержанию корректного функционирования ведомственной СЭД;

o выполнению операций обмена электронными документами с использованием ведомственной СЭД;

o обеспечению взаимодействия ведомственной СЭД с ЦУ Единой СЭД.

· Наличие пакета нормативно-методических документов, отражающих специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД, в частности:

o Инструкция по делопроизводству;

o Должностные инструкции;

o Регламент применения ЭЦП в организации (ведомстве) (в случае использования технологии ЭЦП);

o Ролевые инструкции пользователей.

4. Включение в состав Единой СЭД осуществляется оператором Единой СЭД по заявке организации (ведомства), направляемой на имя уполномоченного лица оператора Единой СЭД. Форма заявки дана в Приложении №2 настоящего Регламента.

5. Включение в состав Единой СЭД производится при согласованности действий структурных подразделений в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области, отвечающих за информационные технологии и делопроизводство.

6. При изменения списочного состава участников Единой СЭД необходимо внесение соответствующих корректировок в настоящий Регламент и принятие изменений к нему.

Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД.

Министерство информационных технологий и связи

Правительства Московской области

(название организации – оператора Единой СЭД)

Ответственному лицу

(Должность,)

ЗАЯВКА

на включение в состав Единой СЭД

Прошу включить в состав Единой Системы электронного документооборота в органах государственной власти Московской области.

Наименование организации (ведомства):

______________________________________________________________________________

Юридический адрес:

______________________________________________________________________________

Почтовый адрес:

______________________________________________________________________________

Фактический адрес:

______________________________________________________________________________

Руководитель организации

______________________________________________________________________________

Контактное лицо

Фамилия Имя Отчество:_________________________________________________________

______________________________________________________________________________

e-mail:________________________________________________________________________

Тел/факс:______________________________________________________________________

Список сотрудников на предоставление доступа к хранилищу электронных документов на Центральном Узле Единой СЭД:

1. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

2. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

3. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

«___» _________ 200__г.

Должность руководителя (подпись) ()

Приложение.

Единый формат межведомственного обмена электронными документами

1. Общие положения и область применения…………………………………58

2.Термины и определения …………………….. …………………………….58

3.Модель сообщения…………………………………………………………..59

4.Перечень и содержание зон сообщения……………………………………60

5.Правила описания зон сообщения. 60

6.Зона «Заголовок». 61

Элемент «Header» 62

7............................................................................................................... Зона «Документ». 63

Элемент «Document» 64

Элемент «Document/RegNumer» 64

Элемент «Document/Confident» 65

Элемент «Document/Author» 66

Элемент «Document/Author/Organization» 66

Элемент «Document/Author Organization/Address» 66

Элемент «Document/Author/Organization/Econtact» 66

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/Name» 67

Элемент « Document/Author/Organization/OfficialPerson/Official 67

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/SignDate» 68

Элемент « Document/Author/OutNumber/RegNumer» 68

Элемент « Document/Author/PrivatePerson» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Name» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Address» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Econtact» 69

Элемент «Document/Validator» 69

Элемент «Document/Validator/Organization» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Address» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Econtact» 70

Элемент «Document/Validator/Organization OfficialPerson/Name» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/Official» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/SignDate» 70

Элемент «Document/Addressee» 70

Элемент «Document/Addressee/Organization» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Address» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Econtact» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Official» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Name» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Address» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Econtact» 73

Элемент «Document/Writer» 73

Элемент «Document/Writer/Organization» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Address» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Econtact» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Name» 74

Элемент « Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Official» 74

8................................................................................................ Описание зоны «Задания». 75

Элемент «Task» 75

Элемент «Task/TaskNumber» 76

Элемент «Task/Confident» 77

Элемент «Task/Referred» 77

Элемент «Task/Referred/RegNumber» 77

Элемент «Task/Referred/TaskNumber» 77

Элемент «Task/Author» 77

Элемент «Task/Author/Organization» 77

Элемент «Task/Author/Organization/Address» 78

Элемент «Task/Author/Organization/Econtact» 78

Элемент «Task/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 78

Элемент «Task/Author/Organization/OfficialPerson/Official» 79

Элемент «Task/Executor» 79

Элемент «Task/Executor/Organization» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Address» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Econtact» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Name» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Official» 80

9........................................................................................................... Зона «Расширение». 80

Элемент «Expansion» 80

Элемент «Expansion/РК» 81

Элемент «Expansion/File» 81

Элемент «Expansion/File/EDS» 82

Элемент «Expansion/AdvFields» 82

Элемент «Expansion/Rubric» 82

Элемент «Expansion/AdvInfo» 82

Элемент «Expansion/EAddress» 83

10........................................................................................... Уведомление о регистрации. 83

10.1. Зона «Заголовок» уведомления о регистрации. 83

Элемент «Header» 83

10.2. Зона «Уведомление» уведомления о регистрации. 84

Элемент «Acknowledgement» 84

Элемент «Acknowledgement/RegNumer» 85

Элемент «Acknowledgement/AckResult» 85

1. Общие положения и область применения

Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое ведомственной СЭД в процессе электронного документооборота в рамках Единой СЭД, представляет собой паспорт РК и прикрепленные к РК файлы, если таковые есть. Ведомственной СЭД формируется квитанция (уведомление) о регистрации электронного документа, поступившего через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и зарегистрированного в ведомственной СЭД.

В настоящем документе описаны структура паспорта РК и квитанции о регистрации, состав элементов и атрибутов. На форматы прикрепленных к РК файлов никаких ограничений не накладывается, вопросы работы с прикрепленными к РК файлами в настоящем документе не рассматриваются.

2. Термины и определения

В настоящем документе, помимо общеупотребительных, используются следующие термины и определения:

Адресат - организация или должностное лицо, либо гражданин, в адрес которого направлен документ.

Атрибут XML-документа - именованная уточняющая характеристика элемента XML. Состоит из пары «название»=«значение». Указывается при определении элемента XML в открывающем теге.

Входящий документ - документ, поступивший в текущую организацию из сторонней (внешней) организации.

Должностное лицо - сотрудник организации (ведомства), являющийся официальным участником документооборота - может быть адресатом документа, исполнителем документа, автором, контролером или исполнителем поручения, лицом, визирующим или подписывающим проект документа.

Заявитель - гражданин, являющийся автором документа - обращения.

Исполнитель - 1. Должностное лицо, подготовившее документ (проект документа).

2. Должностное лицо, назначенное исполнителем поручения по документу.

Исходящий документ - документ, созданный в текущей организации и направляемый внешнему адресату – организации или гражданину.

Корре спондент - организация или должностное лицо, от которого получен документ.

Обращение гражданина - документ, поступивший в текущую организацию от физического лица – гражданина.

Поручение - распоряжение, подлежащее исполнению.

Пункт документа - поручение, содержащееся в тексте документа.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный номер - реквизит документа, обозначающий номер (индекс) документа, задаваемый по правилам, принятым в зарегистрировавшей документ организации.

В конце ХХ века по всему миру стало распространяться понятие e-government, что в переводе на русский язык означает «электронное правительство». В концепции электронного правительства лежит идея использования современных информационных технологий и систем электронного документооборота в работе государственных структур. По степени внедрения этой идеи экспертами ООН оценивается уровень развития страны. Россия, по данным рейтинга 2012 года, занимает 27 место.

Внедрение автоматизированных систем в государственных структурах

Учитывая мировую тенденцию, достижения в области информационных технологий и коммуникаций, внедрение СЭД в государственные структуры, низкий рейтинг России, руководство страны обратило внимание на вопросы автоматизации работы государственного аппарата. Встал вопрос о переходе к полноценному электронному документообороту в государственном масштабе.

Поэтому не случайно на первом заседании Совета по развитию Информационного общества, состоявшемся в феврале 2009 г., Президент (в те годы Д.А. Медведев) поставил задачу создать за два года информационные и институциональные предпосылки для интеграции в глобальное информационное общество. Работы в области информатизации общества привели к созданию в России проекта электронного правительства – Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 - 2010)», утвержденной постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 (изменения вносились в 2004, 2006, 2009 и 2010 гг.).

Следует отметить, что внедрение автоматизированных технологий и систем в государственных структурах проходило не теми темпами, которые требовались для реализации задач электронного правительства.

Например, одна из них – организация процесса передачи документов между организациями для межведомственного взаимодействия. Несмотря на то что при наличии локальных сетей созданный документ может быть согласован в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью, согласование проводилось традиционными методами. Президент призвал Администрацию Президента РФ стать примером для Правительства РФ в вопросе межведомственного взаимодействия и информационной открытости.

Резюмируя вышеизложенное и оценивая результаты проектов начального этапа реализации ФЦП «Электронная Россия » (с 2002 по 2010 гг.), следует отметить, что была создана основа методологической и нормативной базы для полномасштабного применения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в обществе, бизнесе, деятельности органов государственной власти и местного самоуправления. Дальнейшее развитие проекта «Электронная Россия» и системы межведомственного электронного документооборота нашло отражение в распоряжении Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р (ред. от 20.07.2013) «О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)"» . Среди целевых индикаторов и показателей государственной программы есть и такой: долю электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота к 2015 г. планируется довести до 70% (См.: Целевые индикаторы и показатели государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы)». Приложение № 1 к государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы)»).

В рамках реализации ФЦП «Электронная Россия » интенсивно развиваются два масштабных проекта – система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). За проект МЭДО отвечает Федеральная служба охраны (ФСО), а за СМЭВ – Министерство связи и массовых коммуникаций.

Что такое система МЭДО?

Система МЭДО представляет собой федеральную информационную систему для автоматизированного обмена электронными документами в защищенном режиме между Администрацией Президента, Аппаратом Правительства, федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ) и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений. Целью создания МЭДО является повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений. То есть МЭДО – это некоторая среда, через которую органы исполнительной власти могут и должны обмениваться документами в электронной виде.

Для реализации цели повышения эффективности управления в органах государственной власти принимается ряд нормативных правовых актов, регулирующих основы МЭДО:

Положение о системе межведомственного электронного документооборота , утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 (в ред. постановлений Правительства РФ от 01.08.2011 № 641 ,от 06.09.2012 № 890 , от 06.04.2013 № 305).

Это основной документ, определяющий само понятие МЭДО и участников этой системы. В положении говорится, что система не только должна обеспечить возможность передачи документов между системами СЭД Администрации Президента и Правительства РФ, а также федеральных органов по защищенным каналам связи, но и разработать программные модули (адаптеры), обеспечивающих взаимодействие системы МЭДО и ведомственных СЭД.

Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти , утв. распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р. В них описаны требования к компонентам организации взаимодействия: СЭД, шлюз, адаптер и т.д.
О правилах делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти , утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697.

Описаны требования к Министерству связи и массовых коммуникаций по обеспечению ведения единой СМЭВ, требования к федеральным органам исполнительной власти (ФОИС), рекомендации органам государственной власти субъектов РФ и пр.

Программа РФ «Информационное общество (2011-2020 годы) » (в ред. посл. от 20.07.2013 № 606), утв. распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р. В Программе определен ответственный исполнитель – Министерство связи и массовых коммуникаций РФ. Соисполнители программы: Министерство здравоохранения и социальной защиты РФ, Министерство культуры РФ и др. Определены задачи программы, объем бюджетных ассигнований на программу, оценены состояние и прогноз развития информационных и телекоммуникационных технологий РФ и пр.
ГОСТ Р 53898-2010. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению, утв. и введен в действие приказом Росстандарта от 26.10.2010 № 327-ст. В стандарте было закреплено общее правило взаимодействия между ведомственными СЭД.
Пункт 3 раздела 3 Протокола заседания Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления от 29.06.2010 № СС-П10-18пр.

В этом документе ставились вопросы об единой системе справочников и классификаторов в целях предоставления государственных услуг в электронном виде, о готовности ведомственных систем электронного документооборота к работе в рамках МЭДО и т.д.

В настоящее время МЭДО предусматривает взаимодействие не только информационных систем федеральных органов исполнительской власти, но и иных органов государственной власти. Хотя основными участниками МЭДО определены федеральные органы власти, уже есть опыт подключения к МЭДО в качестве абонентов ряда органов власти субъектов РФ. Интерес к МЭДО со стороны таких органов, а также органов местного самоуправления неуклонно растет. Таким образом, федеральные органы власти являются обязательными (в соответствии с решением Правительства) участниками МЭДО, а органы власти субъектов РФ и органы местного самоуправления могут стать участниками МЭДО по собственной инициативе и на добровольной основе. Т.е. в соответствии с Положением о системе межведомственного документооборота участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются (рис.1):

Администрация Президента РФ;
Аппарат Правительства РФ;
федеральные органы исполнительной власти;
иные федеральные органы государственной власти.

Рис. 1. Схема участников МЭДО

Обмен электронными сообщениями

Как было указано выше, МЭДО – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота. Под взаимодействием СЭД понимается обмен между участниками МЭДО электронными сообщениями в виде:

электронных документов;
уведомлений – информации о ходе рассмотрения и исполнения документов по МЭДО.

Алгоритм обмена электронными сообщениями приведен на рис. 2.

Рис. 2. Алгоритм обмена электронными сообщениями

Алгоритм обмена предусматривает не только передачу документа, но и уведомление о его получении; отслеживается ход исполнения документа и т.д. Таким образом, каждый участник МЭДО имеет возможность оперативного получения направляемых в его адрес документов, может минимизировать время и трудозатраты на их ввод и последующую обработку в СЭД, на подготовку исходящих документов к отправке. Также у отправителя появилась возможность получения оперативной информации о состоянии работы с отправленными по МЭДО документами у их получателя (разумеется, если получатель также входит в число участников МЭДО).

За проект МЭДО (см. постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754) отвечает Федеральная служба охраны (ФСО) РФ.

В функции ФСО в рамках создания и развития МЭДО входят: организационное и методическое обеспечение, ведение адресных справочников, создание и обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МЭДО, а также поддержание ее в рабочем состоянии, обеспечение информационной безопасности МЭДО.

Для этого специалистами ФСО были разработаны следующие основные документы:

Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти РФ с использованием системы межведомственного электронного документооборота (утв. руководителем спецсвязи ФСО России 11.11.2011);
Технические требования по сопряжению региональных систем электронного документооборота с защищенной системой межведомственного электронного документооборота;
Организационно-технические условия по размещению на объектах органов исполнительской власти комплекса сопряжения ведомственных и региональных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота.
План-график сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО (2011 – 2014 годы).

Для обеспечения взаимодействия СЭД в рамках единой системы МЭДО федеральной службой охраны разработан формат обмена электронными документами в органах государственной власти России. Каждая СЭД ФОИВ, являясь участником МЭДО, должна формировать исходящие документы в этом формате для отправки в систему МЭДО, а также обрабатывать поступившие в этом формате из МЭДО документы.

В целях обеспечения сопряжения в каждой СЭД федеральных органов исполнительной власти реализована возможность автоматического преобразования документов СЭД ФОИВ в формат документов МЭДО при подготовке и отправке исходящих документов и входящих документов формата МЭДО в документы формата СЭД ФОИВ.

Таким образом осуществляется возможность обмена документами между СЭД ФОИВ и МЭДО, а также данными о ходе исполнения документов. За счет фиксации реквизитов и содержания документов происходит информирование сторон о факте создания карточки входящего документа, его регистрации или отказа от регистрации, назначение ответственных исполнителей по входящему документу, подписание и регистрация исходящего документа, подготовленного в ответ на входящий. Подключение федеральных органов исполнительной власти к МЭДО обеспечивает повышение эффективности и управляемости их внутренних бизнес-процессов, полноценный обмен информацией между участниками МЭДО, позволяет автоматически отслеживать исполнение поступивших, например, из Аппарата Правительства РФ в ФОИВ документов и наоборот – запросов ФОИВ, направленных в Аппарат Правительства.

Реализация проекта МЭДО

В основу реализации проекта МЭДО легли следующие технические решения:

1. Все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями. Реквизиты документа – файл формата XLM определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов.

Электронное сообщение содержит следующий набор реквизитов:

тип электронного сообщения, регистрационный номер исх. документа, дата исх. документа, данные о лице, подписавшем документ, подразделение – ответственный исполнитель документа, краткое содержание документа, количество страниц документа и приложения, адрес документа, связанные документы, файлы электронного документа.

2. Каждый участник МЭДО использует программно-технический компонент (так называемый шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (прием и отправка сообщений, их хранение, просмотр, поиск, выгрузка (загрузка) электронных сообщений и пр. В составе шлюза развертывается комплексное программное обеспечение «Почтовая служба».

3. Каждый участник МЭДО использует специализированное программное обеспечение, предназначенное для преобразования передаваемых или получаемых данных, входящих в состав электронных сообщений, в формат представления данных, используемых в СЭД, или в стандартный формат данных при обмене электронными сообщениями.

То есть адаптер обеспечивает:

для поступающих по МЭДО документов – их прием и преобразование из единого формата обмена во внутренний формат СЭД для обеспечения дальнейшей обработки;
для поступающих по МЭДО уведомлений – их прием и обработку, включая ввод информации из уведомления в СЭД;
для исходящих по МЭДО документов – их подготовку к передаче, преобразование из внутреннего формата СЭД в единый формат обмена;
для исходящих по МЭДО уведомлений – их формирование в едином формате обмена и подготовки к передаче.

Основной принцип и технические решения МЭДО – интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота (рис. 3).

Рис. 3. Организационно-технические решения МЭДО

На сегодняшний момент обеспечен информационный обмен между Администрацией Президента РФ и Аппаратом Правительства РФ, реализована рассылка в органы государственной власти и организации следующих документов:

актов Президента и Правительства РФ;
резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей;
протоколов совещаний в Правительстве РФ;
писем структурных подразделений Аппарата Правительства РФ.

В настоящее время по МЭДО циркулируют уведомления следующих видов:

о регистрации;
об отказе в регистрации;
о принятии к исполнению;
о подготовке доклада;
о направлении доклада;
об изменении в ходе исполнения.

Чтобы стать участником МЭДО, организация или ведомство должны быть включены в список участников МЭДО и обеспечены технико-технологической инфраструктурой для подключения используемой СЭД к МЭДО. Для реализации указанных требований нужно официально обратиться в ФСО с просьбой о включении в состав участников МЭДО и создании необходимой технико-технологической инфраструктуры; обеспечить сопряжение используемой СЭД с МЭДО – т.е. реализовать возможность обработки в СЭД сообщений, поступающих по МЭДО в едином формате обмена, а также возможность подготовки к отправке исходящих сообщений в этом формате. Для реализации данного требования следует получить у ФСО информацию по формату обмена документами и уведомлениями, по составу передаваемых сообщений, а также требования к реализации взаимодействия СЭД с МЭДО.

После этого можно обратиться к разработчику СЭД, предоставить ему полученную в ФСО информацию для выполнения разработчиками работ по реализации сопряжения СЭД с МЭДО (т.е. по разработке адаптера).

В соответствии с утвержденными Правительством РФ планами перехода к электронному документообороту между участниками МЭДО на начальном этапе подключения организаций к МЭДО обмен электронными документами осуществляется с дублированием их на бумажном носителе. По мере отработки технологии обмена электронными сообщениями предполагается отказ от направления документов на бумажном носителе при передаче этих документов с помощью МЭДО.

Внедрение МЭДО

Само внедрение МЭДО осуществляется поэтапно:

1 этап – подготовительный, который проводит ФСО России (включение организации в состав участников МЭДО, назначение организации адреса МЭДО, установка и настройка).

2 этап – адаптация модуля сопряжения, в рамках которого осуществляется сопряжение СЭД с МЭДО, и разработка документации по установке, настройке и использованию модуля сопряжения.

3 этап – внедрение.

В МЭДО уже сегодня работают все федеральные органы исполнительной власти, и обмен между ними и Аппаратом Правительства происходит только в электронном виде.

Задачи и функции СМЭВ

Параллельно с развитием МЭДО развивается и система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). СМЭВ обеспечивает прямой доступ к информационным ресурсам любого федерального органа к любому федеральному органу, входящему в состав межведомственного взаимодействия. Само понятие СМЭВ, цели и участники системы определены в Положении о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) (утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697).

В соответствии с указанным документом единая система межведомственного электронного взаимодействия – это федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников СМЭВ в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме. То есть СМЭВ обеспечивает технологическое информационное взаимодействие.

СМЭВ предназначена для решения следующих задач:

исполнение государственных и муниципальных функций в электронной форме;
предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в том числе с использованием универсальной электронной карты и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций.

Основными функциями СМЭВ являются:

передача запросов от заявителя (документов и сведений), поданных через единый портал, для получения государственных и муниципальных услуг, в подключенные к СМЭВ информационные системы, обязанные предоставлять государственные услуги;
обмен электронными сообщениями между информационными системами, подключенными к СМЭВ;
передача на единый портал информации для заявителя, в том числе информации (о ходе выполнения запросов), обработанной в информационных системах, подключенных к СМЭВ.

В целях исполнения своих функций СМЭВ обеспечивает участников МЭДО:

доступом к электронным сервисам информационных систем, подключенных к СМЭВ;
дает возможность использования централизованных баз данных и классификаторов информационных систем, подключенных к СМЭВ;
обеспечивает получение, обработку и доставку электронных сообщений в рамках информационного взаимодействия участников СМЭВ, фиксирование времени передачи, целостности и подлинности сообщений, указание их авторства и возможности предоставления сведений, позволяющих проследить историю движения электронных сообщений;
обеспечивает защиту передаваемой информации от несанкционированного доступа, искажения или блокирования с момента поступления указанной информации в СМЭВ до момента передачи ее в подключенную к СМЭВ информационную систему;
ведет реестры электронных сервисов информационных систем, подключенных к СМЭВ.

Примечание. Электронные сообщения, составляющие государственную тайну, не подлежат обработке в СМЭВ.

Как оператор, СМЭВ (согласно постановлению Правительства РФ от 08.06.2011 № 451) осуществляет функционирование системы в соответствии с законодательством РФ в области информации, информационных технологий и защиты информации, отвечает за координацию деятельности по подключению к СМЭВ, обеспечивает функционирование СМЭВ.

Интеграция информационных систем в рамках СМЭВ проходит в соответствии с Техническими требованиями к взаимодействию информационных систем в единой системе межведомственного электронного взаимодействия (утв. приказом Минкомсвязи РФ от 27.12.2010 № 190). Это требования к сетевым протоколам, электронным сервисам, проверке ЭЦП электронного сообщения, к интерфейсу информационных систем, подключаемых к СМЭВ, и т.д. Собственно СМЭВ представляет собой набор стандартов и решений, позволяющих информационным системам своих участников взаимодействовать между собой, а также с единым порталом.

Особенности использования СМЭВ и подключения к ней информационных систем отдельных органов и организаций определяются соглашениями между этими органами или организациями и Минкомсвязи России.

Чтобы стать участником СМЭВ, органу или организации, предоставляющей государственные и муниципальные услуги и исполняющей государственные и муниципальные функции, необходимо:

1. Обеспечить разработку электронных сервисов и интерфейсов взаимодействия используемой информационной системы и СМЭВ.

Для этого следует обратиться к поставщику или разработчику этой информационной системы для выполнения им работ по реализации задействованных требуемых сервисов и интерфейсов. При необходимости – получить в Минкомсвязи России информацию по требованиям к электронным сервисам и интерфейсам. Данные работы выполняются разработчиком информационной системы в сотрудничестве с ОАО «Ростелеком», которое распоряжением Правительства РФ от 21.03.2011 № 453-р назначено исполнителем работ по развитию СМЭВ в рамках мероприятий государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы)».

2. Предоставить электронный сервис в Минкомсвязи России для проведения регистрации и внесения в реестр электронных сервисов.

Для этого следует официально обратиться в Минкомсвязи России и предоставить паспорт электронного сервиса, методику испытаний и руководство пользователя электронного сервиса, а также обеспечить доступность электронного сервиса для проведения его приемки.

3. Обеспечить наличие защищенного канала связи между используемой информационной системой и СМЭВ.

Внедрение СМЭВ

Как и всякий крупный проект, развитие СМЭВ осуществляется поэтапно.

1 этап. Размещение информации об услуге (функции) в Сводном реестре государственных и муниципальных услуг (функций) и на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (далее – Единый портал).

2 этап. Размещение на Едином портале форм заявлений и иных документов, необходимых для получения услуг, и обеспечение доступа к документам для их копирования и заполнения в электронном виде.

3 этап. Обеспечение возможности для заявителей представлять документы в электронном виде с использованием Единого портала.

Сроки реализации указанных этапов зависят от конкретных участников СМЭВ, видов государственных и муниципальных услуг и функций, видов документов и информации, циркулирующей между участниками процесса оказания услуги или исполнения функции, и определены следующими нормативными и распорядительными документами:

Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.2011. № 1184 «О мерах по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде»;
Планом перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти (распоряжение Правительства РФ от 17.10.2009 № 1555-р);
Сводным перечнем первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг, предоставляемых в электронном виде учреждениями и организациями субъектов Российской Федерации и муниципальными учреждениями и организациями (распоряжение Правительства РФ от 17.12.2009 № 1993-р).

4 этап. Обеспечение возможности для заявителей осуществлять с использованием Единого портала мониторинг хода предоставления услуги.

5 этап. Обеспечение получения результатов предоставления услуги в электронном виде на Едином портале, если это не запрещено федеральными законами МВД, МИД, Федеральной налоговой службы, Федерального казначейства России и др.

В заключение еще раз отметим, что развитие системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы межведомственного взаимодействия (СМЭВ) – одна из основных задач в рамках создания электронного правительства и государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы)». Решение поставленных задач повлияет не только на имидж страны в мировом сообществе, но и увеличит эффективность национальной экономики, будет содействовать укреплению военного и научно-технического потенциала, повышению социальной и политической стабильности общества.

Серова Г.А., проф. РГГУ

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота

Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 (Собрание законодательства Российской Федерации, N 32, 08.08.2011);
(Собрание законодательства Российской Федерации, N 38, 17.09.2012) (изменения вступили в силу с 1 марта 2013 года);
постановлением Правительства Российской Федерации от 6 апреля 2013 года N 305 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 10.04.2013);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 27.12.2016, N 0001201612270071);
постановлением Правительства Российской Федерации от 17 октября 2017 года N 1260 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 19.10.2017, N 0001201710190011);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 19.03.2019, N 0001201903190011).
____________________________________________________________________

Правительство Российской Федерации

постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.Путин

Положение о системе межведомственного электронного документооборота

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 22 сентября 2009 года N 754

1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее соответственно - участники межведомственного электронного документооборота, информационные системы электронного документооборота).
постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

2. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.

3. Пункт утратил силу - постановление Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ..

4. Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе (абзац в редакции :

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;
(Подпункт дополнительно включен с 1 марта 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 года N 890)

ж) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.
(Подпункт дополнительно включен с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273)

5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен между участниками межведомственного электронного документооборота информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота (пункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

6. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

б) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

в) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение целостности передаваемой информации;

д) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

7. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

в) защищенные каналы связи.

8. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя программно-технические комплексы обработки, маршрутизации и хранения сообщений, средства мониторинга работоспособности технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота , средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

9. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

б) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

10. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Автоматизированными рабочими местами узел комплектуется по запросу участника межведомственного электронного документооборота.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

11. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

б) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота адресатов (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

в) отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 ;

г) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата (подпункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

12. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

13. Организатор межведомственного электронного документооборота осуществляет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников (классификаторов);
(Подпункт в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляют организатор межведомственного электронного документооборота и (или) участники межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота, а также путем создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи организатора межведомственного электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором межведомственного электронного документооборота или участниками межведомственного электронного документооборота у операторов связи.
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 .

14_1. Создание узлов межведомственного электронного документооборота и организация каналов связи межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов осуществляются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации.
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

14_2. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право создавать узлы межведомственного электронного документооборота, организовывать каналы связи межведомственного электронного документооборота и поддерживать технико-технологическую инфраструктуру межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

14_3. Создание узлов межведомственного электронного документооборота, организация каналов связи межведомственного электронного документооборота и поддержание в работоспособном состоянии технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, осуществляются за счет средств этих организаций.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

14_4. Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; утратил силу с 27 марта 2019 года - постановление Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 ..

15. Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и государственных внебюджетных фондов приобретаются за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Федеральной службе охраны Российской Федерации, и передаются Федеральной службой охраны Российской Федерации этим органам и фондам на безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется актом приема-передачи технических и программно-технических средств.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_1. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право приобретать технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота за счет бюджетных ассигнований соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_2. Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, приобретаются за счет средств этих организаций.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_3. Технические требования к создаваемым узлам межведомственного электронного документооборота и организуемым каналам связи межведомственного электронного документооборота, а также к приобретаемым техническим и программно-техническим средствам узлов межведомственного электронного документооборота согласуются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и организациями, созданными для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, с организатором межведомственного электронного документооборота.

Порядок согласования утверждается организатором межведомственного электронного документооборота.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484 ; в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

15_4. Технические и программно-технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность указанных средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484)

16. В случае если возникает необходимость размещения у участников межведомственного электронного документооборота дополнительных технических средств и (или) их переноса в другие помещения, финансирование выполнения комплекса работ по прокладке объектовых линий связи, приобретения оборудования и программного обеспечения и выполнения специальных работ осуществляется за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Указанные работы для обеспечения конфиденциальности и безопасности производятся поставщиком услуг, имеющим соответствующую лицензию. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение специальных работ согласуются с организатором межведомственного электронного документооборота .
(Азац в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

Настройку технических средств и средств защиты, а также установку специального программного обеспечения осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота.

17. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

18. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

19. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника (пункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

19_1. Отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота в тестовом режиме с дублированием документов на бумажных носителях должна осуществляться в течение не менее одного месяца с момента подключения участника межведомственного электронного документооборота. Период тестового режима определяется участником межведомственного электронного документооборота.
(Пункт дополнительно включен с 4 января 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2016 года N 1484)

20. Информационная система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником (пункт в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 1 августа 2011 года N 641 .

21. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется организатором межведомственного электронного документооборота и (или) участниками межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 марта 2019 года постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 года N 273 .

а) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

б) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

в) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

г) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

22. Финансирование приобретения расходных материалов (съемные носители информации, картриджи к принтерам и другие) осуществляется участниками межведомственного электронного документооборота.

23. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

24. К техническим мероприятиям относятся:

а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечение антивирусной защиты информации.

25. К организационным мероприятиям относятся:

а) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

б) определение должностных лиц участников межведомственного электронного документооборота и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

г) установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

д) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Госрегулирование
Что касается госрегулирования, то уже есть целый ряд установленных правил, регламентирующих межведомственный документооборот. Об одном из них рассказано здесь habrahabr.ru/company/eos/blog/109299 . Кроме того, утверждены технические требования по МЭДО, в том числе – и требования к шлюзу. Состав программного обеспечения автоматизированного рабочего места шлюза, к примеру, должен включать:

а) операционную систему типа Windows XP Professional Russian;
б) Secure Pack Rus 1.0 for Windows XP;
в) Office Professional Plus 2007 Russian OLP NL

В итоге система на данный момент выглядит так: